Правила ведения личных дел работников

Личное дело: что это такое и зачем вести

Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.

Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.

Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.

На кого оформлять

В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.

В эту группу входят:

• Руководящий состав и лица, их замещающие;
• Главные специалисты;
• Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
• Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.

Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.

Кто обладает допуском к делам

Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.

Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.

Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.

Предоставление дел правоохранительным органам

При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.

Оформление личного дела

Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:

Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.

Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:

• Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
• В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
• Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
• Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
• Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.

Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел, во избежание утери важной документации.

Итак, образец оформления личного дела:

• Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
• Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
• Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
• На каждой папке проставляется учетный номер дела.

Что должно быть в личном деле сотрудника

Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.

Список таков:

• Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
• Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
• Ксерокопия СНИЛС;
• Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
• Ксерокопия ИНН;
• Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
• Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
• Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
• Автобиография;
• Экземпляр трудового договора;
• Ксерокопия трудовой книжки;
• Материалы об аттестации (если проводилась);
• Фотографии работника, которые периодически обновляются;
• Опись личного дела.

Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.

Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.

Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.

Образцы и бланки документов для личного дела

• Анкета для личного дела
• Внутренняя опись личного дела
• Титульный лист / обложка личного дела

Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.

Порядок ведения дел

Этот процесс включает в себя:

• Внесение записей в соответствующих разделах;
• Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
• Проверку личных дел на сохранность документации;
• Хранение документации в составе личного дела.

Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.

Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.

Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию.

Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.

Журнал регистрации: как вести

Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».

Электронное личное дело

Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.

Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.

Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.

Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.

Как поступать с делами уволенных сотрудников

Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.

Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Заключение

Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.

kakzarabativat.ru

Формирование личных дел работников

Руководствуются хронологическим принципом, т.е. документы в личное дело работника помещаются по мере их появления. После увольнения работника личное дело считается законченным делопроизводством и готовится к передаче в архив. При этом дела госслужащих передаются в архив после 10 лет хранения в кадровой службе (нормативное требование, поскольку при переводе гражданского служащего в другой государственный орган его личное место передается по новому месту работы), остальных работников – желательно не позднее 3-х лет после завершения их делопроизводством.

Ввиду важности документов, составляющих личное дело, требуется составлять внутреннюю опись по определенной форме (см. образец внутренней описи дела), при этом она всегда нумеруется отдельно от остальных документов дела. Затем в процессе подготовки к архивному хранению завершенного личного дела количество листов внутренней описи отмечается влисте-заверителе(посмотрите образец).

На каждого сотрудника формируется самостоятельное личное дело. Допускается затем в процессе подготовки к архивному хранению группировать личные дела в так называемые наряды, т.е. прошить их в общем деле (особенно при небольшом количестве образующихся личных дел в год). В этом случае во внутренней описи документов дела должна содержаться информацию с перечнем включенных в них личных дел (ФИО работников и номера листов каждого дела, чтобы облегчить его использование в дальнейшем).

Но все-таки затем не очень будет удобно использовать такое «общее» дело. Поэтому целесообразнее прошивать дела как самостоятельные единицы хранения. Но на каждого гражданского служащего должно быть заведено только отдельное дело (это нормативное требование).

Оформление личного дела

В процессе оформления следующая информация должна в обязательном порядке быть отражена на обложке личного дела(образец приводится по ссылке):

• заголовком личного дела будет указание фамилии, имени и отчества конкретного работника в именительном падеже;

• в документах дела могут быть варианты написания фамилии, имени или отчества работника. В этом случае они должны быть зафиксированы в заголовке личного дела (обычно в скобках). Например:

Ахмерова Айслу Насимовна (Алла Николаевна)

Сухоручко (Калинина) Вера Олеговна

• в случае формирования в общем деле в наименование заголовка добавляются буквы, с которых начинаются фамилии работников, чьи личные дела включены в данный том:

Личные дела сотрудников, уволенных в 2010 году, «А»-«Н»

То же, «П»-«Я»

• согласно нормативным актам крайние даты следует проставлять такие же как в приказах о поступлении и увольнении с работы, в некоторых организациях крайние даты определяют согласно датам поступления и увольнения с работы (последний вариант все-таки не совсем правильный);

• в личном деле могут быть документы, датируемые более ранней датой, чем дата приказа о приеме на работу (тем не менее, это не принимается во внимание при определении крайних дат личного дела работника);

• срок хранения личных дел работников – 75 лет ЭПК, руководителей – вообще постоянно согласно ст. 656 Типового перечня – 2010 года(при оформлении дела для архивного хранения номер статьи не переносится на обложку, указывают только срок хранения личного дела), он не зависит от возраста работника и начинает отсчитываться с момента его увольнения;

• важно зафиксировать количество листов дела.

Итак, в статье перечислены основные включаемые документы в состав личного дела, рассмотрены наиболее важные требования к формированию, хранению личного дела работника и оформлению обложки. Об особенностях систематизации личных дел читайте в отдельной статье – Опись дел по личному составу.

studfiles.net

Какие документы входят в состав

В состав документов, которые составляют личное дело работника, входят следующие бумаги:

1. Заполненная лицом анкета, которая предоставлялась ему при приеме на работу.
2. Копии всех страниц паспорта. На ксерокопии должны быть отчетливо видны номер паспорта, а также вся содержащаяся в нем информация.
3. Копия ИНН работника.
4. Копия карточки страхового свидетельства (СНИЛС).
5. Для мужчин прилагают копию военного билета или приписного свидетельства.
6. Копию документов об имеющемся образовании сотрудника. Это может быть диплом ВУЗа, свидетельства о повышении квалификации, документы о прохождении стажировки и т.д.
7. Фотография сотрудника (цветная или черно-белая).
8. Копия приказа, на основании которого работник был зачислен в штат организации.
9. Копия договора, который заключался при приеме лица в штат. Иногда прилагают копию его должностной инструкции. В отдельных случаях должностные инструкции хранятся в специально предназначенном для них месте.
10. Копии приказов о переводе работника в другое подразделение, на другую должность и т.д.
11. Если сотрудник уже не числится в организации, тогда копия его приказа об увольнении.
12. Опись личного дела (перечень документов, который содержится в нем).

Требования законодательства на 2018 год

На 2018 год относительно порядка формирования и ведения дел сотрудников существуют следующие положения:

1. Если лицо является работником органа государственной службы, то составление такого пакета документов является необходимым. Такое положение отражено в соответствующем Федеральном законе №42.
2. Относительно других организаций и фирм, относящихся к частным, законодательными актами и нормами не вменяется в обязанность ведение личных дел. Такой процесс лишь рекомендуется как желательный, поскольку значительно облегчает доступ к информации для налоговых перечислений, получения данных о стаже и т.д.

Кто и когда формирует

За формирование личного дела несет ответственность начальник отдела кадров. Он, в свою очередь, может поручить такую обязанность рядовому работнику ОК, который может отвечать за личные дела отдельного подразделения или же всех работников фирмы или предприятия.

Личное дело открывается непосредственно в день приема гражданина на работу – сразу же после формирования туда вносят все предоставленные копии основных документов работника (паспорта, диплома, ИНН и т.д.), резюме, которое было предъявлено на собеседовании.

В последствии, при необходимости и по мере поступления дополнительных бумаг, копий приказов, кадровая служба осуществляет дополнение папки, обязательно занося все их наименования в отдельную опись каждого личного дела.

Порядок ведения и оформления

Порядок оформления личных дел и их последующего ведения выглядит таким образом:

• поступление сотрудника на работу;
• предоставление всей документации (ксерокопий);
• формирование дела сотрудником ОК;
• последовательное дополнение папки в случае появления новых сведений и бумаг.

Стоит отметить, что несмотря на очевидное удобство ведения подобной документации, многие организации, особенно с большой текучестью кадров, постепенно отказываются от их оформления.

Инструкция по заполнению

Инструкция по заполнению журнала содержит такие пункты, обязательные к выполнению кадровыми работниками:

1. Личное дело заводится в виде отдельной папки (бумажная, скоросшиватель, с завязками) и все документы или их копии помещаются непосредственно в нее.
2. Вся основная информация должна содержаться на титульном листе личного дела работника для того, чтобы при необходимости воспользоваться ей без просматривания каждой отдельной папки. На нее обычно клеят лист, на котором отражаются сведения о ФИО работника, дате заведения (она совпадает с датой поступления на работу), возможно также указывать должность.
3. Также для облегчения поиска рекомендовано все дела располагать в алфавитном порядке.
4. Существует определенное правило касательно максимально возможного количества страниц личного дела – оно не должно превышать 250 листов.

Хранение и выдача

Порядок хранения документов и личных дел предполагает соблюдение таких правил:

1. Для расположения личных дел обычно выделяют отдельное помещение (если штат сотрудников достаточно большой), шкаф или ящик.
2. Располагают папки вертикально, корешками наружу (чтобы они были видны).
3. Доступ к месту хранения имеют исключительно сотрудники кадровой службы.
4. Все имеющиеся личные дела заносят в специальный журнал – таким образом производится обобщение информации обо всех имеющихся документах.
5. Дела сотрудников хранят в порядке систематизации – по отдельным подразделениям, отделам, а также в алфавитном порядке – такой способ значительно облегчает поиск необходимых документов при возникновении такой потребности.
6. Срок хранения личных дел может определяться внутренними правилами организации, но обычно он не превышает 75 лет, хотя для отдельных должностей может быть и больше.
7. При необходимости копии содержащихся бумаг личного дела могут быть выданы работнику в последний день пребывания его в организации – непосредственно перед увольнением.

Преимущества составления и нюансы

Имеется одно основное преимущество составления и ведения личного дела сотрудника – это обобщение и систематизация информации обо всех работниках, которые трудоустроены на конкретном предприятии.

Такие документы могут понадобиться во многих случаях – при определении возможности перевода на другую должность, повышении оклада, представлении к премии, предоставлению контролирующим органам любой необходимой информации, получению сведений об уже уволенных сотрудниках, систематизация любых прочих данных.

При составлении личного дела необходимо обращать внимание на такие нюансы:

1. Не стоит размещать в личном деле документы для временного хранения – туда обычно подкалывают (приклеивают) те бумаги, которые будут находиться постоянно.
2. Лучше не прибегать к хранению каких-либо оригиналов – гораздо приемлемее содержать в деле копии.
3. Каждый из входящих в состав документов хранится в единственном экземпляре.
4. Если к основным документам имеются приложения, располагать их также стоит в одной папке.

Необходимость для совместителя

При определении порядка ведения и заполнения дел сотрудников по имеющимся совместителям не существует каких-либо ограничений или особенностей.

В том случае, если фирма или предприятие ведут учет подобных документов, то и по совместителю аналогичная папка со всеми ксерокопиями должна иметься в наличии.

Особенности оформления можно узнать из данного видео.

znaybiz.ru

Общие вопросы

Для начала все-таки следует заметить, что ведение личных дел работников – не обязательный процесс в отношении абсолютно всех категорий нанимателей. В соответствии с российским законодательством личные дела необходимо вести только на граждан, которые замещают должности госслужбы. Необходимо дополнить, что соответствующий порядок регламентируется Указом Президента «По поводу порядка в отношении ведения дел лиц, которые замещают государственные должности России в порядке назначения, а также госдолжности относительно федеральной службы» от 01.06.1998 года.

Обязанность, включающая формирование и ведение личных дел работников, может возлагаться на работодателя – государственное предприятие (организацию) также посредством отраслевого нормативного акта. К примеру: приказ Российского потребительского надзора от 16.03.2005 года, которым утверждается Регламент Федеральной госслужбы, относящийся к надзору в области защиты потребительских прав и человеческого благополучия (по пункту 7.7 этой бумаги ведение личных дел возложено именно на управление делами), а также постановление «По поводу Федеральной таможенной службы» от 21.08.2004 года, посредством которого утверждается Положение о ФТС. На основании данного документа сформировано и введено в оборот Положение о ГУК (главное управление кадров). В соответствии с пунктом пятнадцатым Положения, на ГУК ФТС возлагается ведение личных дел всех сотрудников службы.

Кроме того, процедура ведения личных дел сотрудников может быть предписана управляющей компанией (иными словами, вышестоящей организацией). На остальных же предприятиях и в организациях руководство наделено правом принятия решения по поводу необходимости исполнения рассматриваемого процесса, а также (в случае решения в положительную сторону) – на какие категории сотрудников целесообразно вести дела личного характера. Положение о ведении личных дел работников предписывает, что анализируемая процедура, как правило, касается следующих категорий граждан:

• Сотрудников, осуществляющих трудовую деятельность на руководящих должностях (непосредственный руководитель структуры, его помощники (заместители), руководство в отношении структурных подразделений и так далее).
• Сотрудников компании, на которых по действующему российскому законодательству устанавливается материальная ответственность (например, главный бухгалтер, его заместители, кассир и так далее).

Правила ведения личных дел работников, как выяснилось, не подразумевают некоторой обязательности. Однако многие частные компании предусматривают ведение дел личного характера в отношении абсолютно всех своих сотрудников. Это не зависит от статуса и ранга, а также от выполняемой рабочей деятельности (кстати, именно поэтому сюда включается даже технический персонал). Почему? Дело в том, что ведение личных дел работников – весьма удобный источник получения информации. Кроме того, данное положение касается абсолютно каждого работника. В единой папке собраны важнейшие копии приказов по сотруднику, его личная документация, а также иные необходимые бумаги. Важно отметить, что именно инструкция по ведению личных дел работников, носящих личную природу, служит инструментом закрепления сведений.

Создание личного дела

Сегодня создание дел личностной природы осуществляется для организованной группировки документированных данных по поводу работника, переданных им нанимателю при переводе или приеме на ту или иную должность. Инструкция о порядке ведения личных дел работников предполагает, что все соответствующие операции, так или иначе, возлагаются на специально уполномоченного специалиста или на кадровый орган, несущий индивидуальную ответственность за организацию добросовестного обращения с подобной документацией.

Создание дел личностного характера осуществляется сразу же после приема или перевода сотрудника на руководящую должность или должность, в соответствии с которой по законодательству обеспечивается установка материальной ответственности. Порядок ведения личных дел работников не исключает и другую должность тогда, когда это предписано посредством инструкции по поводу порядка произведения тех или иных операций над личными делами работников.

По методическим рекомендациям Московского городского архива, а также ВНИИДАД ФАС РФ в личные дела, так или иначе, входит документация, представленная сотрудниками при трудоустройстве, а также формирующаяся в процессе их последующей профессиональной деятельности на определенном предприятии или в организации. Так, сюда относятся следующие бумаги:

• Личный лист в соответствии с учетом кадров или же соответствующая анкета.
• Дополнение к анкете или личному листу.
• Автобиография сотрудника.
• Копии документации об образовании.
• Второй экземпляр трудового договора.
• Договор по поводу материальной ответственности.
• Рекомендательные письма с прошлых мест работы (характеристики).
• Заявление по поводу приема на работу (перевода на соответствующую должность).
• Копии приказов или выписки из них, соответствующие приему на работу или перемещению на иную должность.
• Выписки из документации (или же копии бумаг) по поводу награждения или привлечения сотрудника к дисциплинарной ответственности.
• Копии (выписки) документации об аттестации (аттестационные листы, отзывы и так далее).

Сохранность личного дела

Положение о ведении личных дел работников предполагает, что с целью организации абсолютной их сохранности и удобства обращения с ними в процессе формирования бумаги помещаются (а именно, подшиваются посредством нитки и иглы на четыре прокола) в обособленную папку.

Важно отметить, что кроме перечисленной выше документации в личных делах могут размещаться и некоторые иные бумаги (к примеру, документы по поводу прохождения работником конкурса, относящегося к замещению вакантной должности; копии бумаг по поводу награждения сотрудника, присвоения ему званий почета и так далее). Помимо этого, в личные дела помещаются заверенные фотографии справки работника, однако они не подшиваются.

Порядок ведения личных дел работников подразумевает и первичное их оформление. Таким образом:

• Каждому личному делу присваивается индивидуальный учетный номер.
• Осуществляется заполнение соответствующих позиций на корешке личного дела и лицевой обложке.
• В личное дело обязательно вкладывается внутренняя опись.

Ведение трудовых книжек и личных дел работников

Нужно отметить, что ведение дела личностного характера не прекращается на протяжении всего периода работы каждого из сотрудников той или иной структуры тогда, когда ее правила не противоречат этому. Таким образом, ведение личного дела в любом случае предусматривает следующие пункты:

• Ведение записей в необходимых разделах дела.
• Помещение документации, которая подлежит хранению в составе личного дела.
• Изъятие документации, надобность в которой миновала.
• Периодическая проверка состояния личного дела в соответствии с предметом сохранности включенных в него бумаг.

Ведение личного дела работника в организации предполагает, что внесение записей в документацию личного дела производится на основании определенных документов или же их заверенных копий. Важно дополнить, что необходимые нюансы по исполнению процедуры уполномоченное должностное лицо может уточнять до внесения конкретных записей при личной беседе с работником. Абсолютно все записи, которые уместны в отношении документации при ведении личного дела, производятся шариковой или перьевой ручкой синего, черного или фиолетового цвета от руки. Положение о порядке ведения личных дел работников подразумевает исключение в документации исправлений, а также уместность разборчивого почерка. Тогда, когда возникает действительная необходимость, данные записи заверяются посредством подписи уполномоченного должностного лица из службы управления персоналом. Помимо этого, ставится печать предприятия.

Дополнительные сведения

Предполагающее приказ, ведение личного дела работника обеспечивается по следующему правилу: тогда, когда документация накапливается, она подлежит обязательному распределению в личном деле в соответствии с разделами. Кроме того, внутри разделов бумаги располагаются в последовательности хронологии. Важно отметить, что отдельные документы, подшитые в личное дело, так или иначе, подлежат нумерации. Информацию о данных бумагах (с учетом нумерации страниц), в границах которых она располагается в личном деле, в любом случае отражает внутренняя опись.

Стандартная инструкция о ведении личных дел работников РБ говорит, что сотрудники обязуются своевременным образом предоставить сведения в кадровую службу. Данная информация, как правило, трактует изменения в индивидуальных данных, которые включены в состав личного дела. Обычно оформляется это в письменном виде как заявление. Помимо того, документация, подтверждающая изменения, служит приложением. Несколько позже, когда все записи внесены в личное дело, документация, так или иначе, возвращается работнику. Кстати, в случае необходимости с данных документов сначала делаются и заверяются копии, которые впоследствии приобщаются к личному делу.

Хранение и учет личных дел

После того как ведение личных дел работников в полной мере изучено, целесообразно рассмотреть вопрос хранения и учета. Так, данные процедуры организуются для безошибочного и быстрого поиска дел личного характера, обеспечения их абсолютной сохранности, а также конфиденциальности информации, которая содержится в документации, от несанкционированного доступа.

Важно отметить, что личные дела работников той или иной компании включены в номенклатуру дел подразделения кадров в соответствии с общим названием «Личные дела». Помимо этого, там указываются и сроки их хранения. Как правило, период хранения бумаг достигает семидесяти пяти лет.

Постановление о ведении личных дел работников предписывает, что документация хранится в кадровой службе (обычно именно для подобных целей там обустраивается помещение) отдельно от иных бумаг. Необходимо дополнить, что кадровая служба хранит лишь личные дела актуальных сотрудников. Дела же уволенных работников передаются в соответствии с установленным законодательством порядком на хранение в архив структуры или же в территориальный архив.

Необходимо отметить, что условия хранения, так или иначе, должны обеспечивать абсолютную сохранность непосредственно личных дел, а также помещенной в них документации (информации) от разглашения или хищения. Именно поэтому сегодня рекомендуется обеспечивать хранение личных дел посредством сейфов (шкафов), располагая их в вертикальном положении на полках (корешками наружу).

Что же еще?

Кстати, внутри шкафа или сейфа на дверце могут размещаться сводные описи в отношении хранящихся личных дел. Важно то, что доступ к информации имеют исключительно уполномоченные должностные лица, а также их руководители. Тогда, когда количество личных дел превышает допустимое, они учитываются в специализированном реестре или журнале. Систематизация дел осуществляется одним из следующих методов:

• В соответствии с порядком номеров.
• В соответствии с прямым алфавитным порядком.
• В соответствии с разделами по наименованиям подразделений структуры согласно штатному расписанию, внутри же разделов – в алфавитном порядке прямого счета или по порядку номеров.

Для того чтобы сократить общее количество учетных единиц, хранить личные дела можно в составе так именуемых нарядов – групп алфавита для хранения. Таким образом, абсолютно каждому личному делу, которое включено в наряд, предшествует лист бумаги с ФИО сотрудника. Необходимо дополнить, что личные дела, состоящие в наряде, также группируются в соответствии с алфавитным порядком. В начале же наряда располагается сводная опись личных дел, включенных в него.

Выдача личного дела на время

Выдача дел личной природы сотрудникам той или иной структуры во временное пользование для того, чтобы они могли ознакомиться со сведениями, внесенными туда, производится, как правило, исключительно в случае разрешения руководства кадровой службы. Ознакомление сотрудника с собственным личным делом под расписку обычно осуществляется непосредственно в присутствии должностного сотрудника, который несет ответственность за обращение с документацией такого плана.

Необходимо отметить, что ознакомление работников с личными делами происходит не реже одного раза на протяжении года, а также в соответствии с просьбой указанных лиц в других случаях, установленных российским законодательством. При ознакомлении с собственными личными делами сотрудников той или иной организации строго запрещается:

• Осуществлять какие-либо исправления в уже произведенных записях личных дел.
• Вносить в личные дела новые записи.
• Извлекать из личных дел имеющуюся там документацию или помещать в них новую.
• Задерживать личные дела сверх предоставленного уполномоченными лицами периода времени.

Важные нюансы

В случае выявления в записях неточностей или обнаружения устаревшей документации в составе дела личного характера работник наделен правом заявления по данному поводу в кадровую службу структуры. Необходимо дополнить, что к заявлению следует приложить бумаги, в соответствии с которыми целесообразным будет внесение определенных изменений в ранее осуществленные записи, или же копии отдельных единиц документации для того, чтобы совершить замену.

Важно знать, что выдача дела личного характера на временное пользование производится именно по тому периоду времени, который необходим для исполнения нужных операций, согласно перечню лиц, наделенных правом на получение личных дел, который утвержден руководством структуры. Кстати, факт выдачи дела личной природы, так или иначе, фиксируется в контрольной карточке (журнале).

Важно знать, что ознакомление (работа) с личным делом осуществляется в специально предназначенном для данных целей помещении. Кроме того, время ознакомления (работы), так или иначе, ограничивается рамками рабочего дня. Так, в конце рабочего дня сотрудник, ответственный за обращение с личными делами, обязан убедиться в факте возвращения всех личных дел, которые были выданы на временное пользование, на места хранения. В случае необходимости должностное лицо обязуется принять соответствующие меры по возвращению или розыску документации.

Передача личных дел или же отдельных бумаг в их составе на временное пользование иным учреждениям (организациям, предприятиям) осуществляется исключительно в случае разрешения руководства структуры на основании надлежаще оформленного запроса.

Важно знать, что по поводу выдачи личного дела формируется акт, один экземпляр которого, так или иначе, передается вместе с личным делом или отдельным документом уполномоченному лицу запрашивающей стороны. Второй же экземпляр хранится в делах структуры непосредственно до возвращения личного дела или отдельного документа на первоначальное место хранения.

Изъятие бумаг из личного дела

Важно отметить, что изъятие отдельных единиц документации из личного дела осуществляется исключительно после разрешения руководства при условии оформления соответствующей записи, размещенной в графе «Примечание» внутренней описи. В случае временного изъятия бумаги на ее место (а именно, между листами соседних бумаг) по правилам вкладывается карта-заместитель (иными словами, справка-заместитель), где указывается дата и причина изъятия с подписью лица, которое выдало документ, а также подписью того сотрудника, который получил его в соответствии с актуальными для структуры правилами временного пользования.

Для того чтобы обеспечить абсолютный контроль за сохранностью личных дел в том или ином учреждении (организации, предприятии) ежегодным образом (а именно, не позднее первого квартала, который следует за отчетным) осуществляется проверка их состояния и наличия. Необходимо знать, что выявленные в процессе контрольного мероприятия недочеты и недостатки в любом случае фиксируются в акте, который сразу же после утверждения председателем комиссии предоставляется руководству организации для рассмотрения и последующего принятия решений относительно утерянной или недостоверной документации.

businessman.ru

Нормативная база

Прежде всего следует разработать локальный нормативный акт (положение или инструкцию по ведению ЛД), в котором прописываются правила и требования к оформлению, содержанию, ведению, хранению личных дел и т. д.

При составлении личного дела сотрудника требования к его оформлению регламентированы следующими НПА:

1. Трудовой кодекс РФ (глава 14).
2. ФЗ от 27.07.2006 № 152 «О персональных данных».
3. ФЗ от 22.10.2004 № 125 «Об архивном деле в РФ».
4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002.
5. ГОСТ Р 6.30-2003, принятые Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст (с 01.07.2018 прекращает свое действие в связи с введением Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденного Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст).
6. Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков хранения».

Также можно обратиться к нормативным документам, регламентирующим кадровую работу в данном направлении в госструктурах, которые могут помочь в разработке ЛНА:

• Федеральный закон от 27.07.2004 № 79;
• Федеральный закон от 02.03.2007 № 25;
• Указ Президента РФ от 01.06.1998 № 640;
• Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609.

Правила ведения и оформления

В бюджетных и коммерческих организациях личные дела могут вестись на всех сотрудников либо выборочно. Например, только на руководителей или на руководящий состав и материально ответственных лиц и т. д.

Оформлением, ведением и хранением дел, как правило, занимаются кадровые службы. Данная ответственность закрепляется за ними приказом руководителя. Как правильно оформить личное дело сотрудника (образец), можно посмотреть ниже.

Обязательно утверждается список лиц, кому разрешается доступ к персональным делам: к ознакомлению с материалами и получению их во временное пользование для выполнения определенной работы.

По определению ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Дело — это документ или совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Соответственно, оформление личного дела сотрудника, образец по ГОСТу, — это, условно говоря, папка, в которую подшиваются ,бумаги, содержащие сведения о работнике, о его трудовой деятельности и стаже.

Формирование дела начинается с момента приема сотрудника на работу. Оно ведется в единственном экземпляре. На каждого сотрудника заводится отдельная папка. Информацию внутри дела размещают в хронологическом порядке. Если в деле хранятся копии личных документов работников, они должны быть соответствующим образом заверены. Как правило, к личному делу приобщаются все материалы, связанные с трудовой деятельностью работника. Их условно можно разделить на три группы. Документы, связанные с:

• оформлением на работу (согласие на обработку персональных данных, анкета, копии документов об образовании, различные справки, трудовой договор, приказ о приеме, договоры материальной ответственности, о неразглашении конфиденциальной информации и др.);
• собственно самим трудовым процессом (дополнительные соглашения к трудовому договору; приказы о перемещениях, поощрениях, наложении дисциплинарных взысканий, присвоении категорий; справки (заключения) периодических медицинских осмотров (обследований); аттестационные листы; уведомления; копии документации о повышении квалификации и т. д.);
• увольнением (заявление об увольнении; приказ об увольнении).

Ведение дела подразумевает: внесение в учетные документы записей обо всех изменениях в анкетно-биографических данных и трудовой деятельности, приобщение поступающих материалов и их изъятие, выдача сведений и заверение копий, заполнение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел, закрытие и передача в архив и т. д.

Личные дела подлежат учету и регистрируются в соответствующем журнале. Его форму можно разработать самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Личное дело сотрудника: образец оформления 2018 года

Скачать

Внутренняя опись

Одновременно с формированием дела оформляется внутренняя опись, которая составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Опись составляется по форме, приведенной в Приложении 10 Основных правил работы архивов организаций, и заполняется на протяжении всего времени его ведения.

Сколько хранить и где

В отделе кадров дела сотрудников хранятся в течение всего периода их работы в организации. Для этих целей оборудуется специальное место, исключающее доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или утраты. Обычно это запираемые сейфы или металлические шкафы либо помещения.

Когда сотрудник увольняется, личное дело закрывается. Дело закрыто — это значит, что оно полностью оформлено и прошито. При этом вначале подшивается внутренняя опись с итоговой записью о количестве в нем листов и документов, а в конце — лист-заверитель. На титульном листе указывается дата закрытия дела (дата увольнения) и срок его хранения, который начинает исчисляться с 1 января года, следующего за годом закрытия.

Личные дела уволенных хранятся в организации в течение трех лет, затем сдаются в архив. Если дело создано после 2003 года, то срок его хранения составляет 50 лет, если ранее — то 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125). Если в личном деле подшиты документы с разными максимальными сроками хранения, то все дело хранится по старшему сроку.

gosuchetnik.ru

«Кадровик. ру», 2013, N 4

ПРАВИЛА И РЕКОМЕНДАЦИИ ВЕДЕНИЯ ЛИЧНЫХ ДЕЛ

Законодательное регулирование ведения личных дел в организациях различных организационно-правовых форм в настоящее время отсутствует. Исключение составляют федеральные органы исполнительной власти, которым закон предписал обязательное ведение личных дел, определил состав документов и порядок их расположения в личном деле государственных гражданских служащих, о чем будет сказано ниже.

Специалистов кадровых служб интересуют пять вопросов, касающихся личных дел:

— обязательно ли вести личные дела?

— на какие категории работников их заводить?

— какие документы помещать в личное дело?

— в какой последовательности располагать документы в личном деле?

— как передавать личное дело на архивное хранение?

Это надо знать. Личное дело — это совокупность документов, содержащих полные сведения о работнике и его трудовой деятельности.

Отсутствие правовой базы по ведению личных дел привело к тому, что руководство негосударственных и бюджетных организаций самостоятельно решает, необходимо ли вести личные дела, а также на работников каких категорий их заводить. Необходимость ведения дел может быть зафиксирована или в правилах внутреннего трудового распорядка, или в инструкции по кадровому делопроизводству, или в приказе руководителя организации.

Есть компании, в которых личные дела не ведут. Поскольку личное дело необходимо руководству и специалистам кадровых служб как справочник о трудовой деятельности конкретного работника, копии всех документов помещают в отдельный файл после личной карточки формы Т-2, которая в обязательном порядке заводится на каждого сотрудника.

Руководство организации может принять решение о ведении личных дел на всех работников, должности которых включены в штатное расписание, — от уборщика служебных помещений до генерального директора. Наиболее оптимальным представляется ведение личных дел на работников трех категорий: руководящий состав, специалисты, материально ответственные лица.

Состав документов, помещаемых в личное дело, также носит рекомендательный характер. Есть правило о порядке расположения документов в личном деле: «документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления» <1>.

———————————

<1> Пункт 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций. М., 2002.

Практикой выработаны некоторые требования к личным делам работников.

Личное дело оформляется кадровой службой после издания приказа о приеме на работу и ведется по каждому принятому сотруднику до его увольнения. Оно ведется в одном экземпляре и представляет собой папку-скоросшиватель, куда в хронологической последовательности помещаются документы.

Документы в деле следует располагать в следующей последовательности:

— внутренняя опись документов дела;

— дополнение к личному листку по учету кадров;

— личный листок по учету кадров;

— автобиография;

— копии документов об образовании;

— копия документа (или выписка из него) об утверждении в должности (в случаях, предусмотренных законодательством);

— характеристика;

— трудовой договор;

— копия приказа о приеме на работу;

— копии приказов о переводах, поощрениях.

Если личное дело заводится на определенную категорию работников, в него помещают документы, фиксирующие особенности их трудовой деятельности. Например:

— выписка из собрания трудового коллектива (если руководитель избирается трудовым коллективом) или решение совета директоров, решение общего собрания акционеров;

— списки научных трудов и изобретений, выписки из протоколов заседаний ученого совета учебного заведения при избрании на должность, присвоении званий и т. д. (для научных и научно-педагогических работников, замещающих должности на конкурсной основе).

Далее в хронологической последовательности помещают копии документов:

— подтверждающих изменение биографических данных работника (документы органов ЗАГС, дипломов и др.);

— отражающих профессиональные качества работника (характеристики, аттестационные листы, отзывы и др.).

Специалист кадровой службы, ответственный за ведение личных дел, обязан своевременно вносить копии документов об изменении в служебном положении или биографических данных работника. Основанием внесения изменений и дополнений в личное дело служат:

— приказы руководителя организации — о служебном положении;

— документы учебных заведений (дипломы, удостоверения, свидетельства, аттестаты) — об образовании;

— документы органов ЗАГС — об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения.

Корректировать со слов работника записи в документах, помещенных в личное дело, нельзя.

Последний документ, помещаемый в личное дело, — копия приказа о прекращении трудового договора (увольнении).

На копиях приказов по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, увольнении) ставят заверительную надпись, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 <2> (см. пример 1).

———————————

<2> Пункт 3.26 ГОСТ 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Пример 1.

Верно

Менеджер по кадрам Соломина О. К. Соломина

11.02.2013

Заверительная надпись придает копии документа юридическую силу. Заверенные копии документов могут удостоверяться печатью кадровой службы или печатью организации. В личное дело не рекомендуется помещать документы, хранящиеся до 10 лет (справки о состоянии здоровья, с места жительства, о предоставлении учебного отпуска и др.).

Личное дело на каждого работника формируется в отдельной папке-скоросшивателе. Оформление ее обложки включает:

— наименование организации;

— номер дела;

— фамилию, имя, отчество сотрудника;

— дату приема на работу (дата, проставленная в приказе о приеме на работу);

— дату окончания личного дела (дата увольнения);

— количество листов (проставляется при обработке дела для сдачи в архив);

— срок хранения дела.

Важно знать сроки хранения личных дел. Постоянно хранятся личные дела руководителей организаций; членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации; членов (депутатов) представительных органов Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления; работников, имеющих государственные и иные звания, премии, награды, степени. Срок хранения личных дел всех остальных работников, включая государственных, гражданских и муниципальных служащих, — 75 лет <3>. Это срок хранения личного дела в архиве организации, куда передаются дела уволенных работников.

———————————

<3> Пункты «а», «б» ст. 656 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения. М., 2010.

В кадровой службе ведется журнал учета личных дел. Он включает шесть граф, куда записывают порядковый номер личного дела, фамилию, имя, отчество работника, его табельный номер, должность и структурное подразделение (см. пример 2).

Пример 2.

Журнал учета личных дел

N п/п	Фамилия, имя, отчество	Табельный номер	Дата поступления на работу	Структурное подразделение	Должность (профессия)
1	2	3	4	5	6

Порядковый номер личного дела в журнале учета указывается на лицевой стороне обложки личного дела и на личной карточке формы Т-2.

Ежегодно в кадровой службе проводят проверку наличия и состояния личных дел. Факт проверки фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров. Внизу оборотной стороны листа предусмотрен реквизит «отметки о проведении проверок наличия и состояния личных дел», где пишут «личное дело проверено», указывают дату проверки, должность и подпись работника, ее проводившего. В случае выявления недостатков в оформлении и ведении личных дел составляют акт. Результаты проверки доводятся до руководителя организации.

Личные дела хранятся в сейфах или в специальных запирающихся шкафах. Располагают их в алфавитном порядке (в небольших организациях) или по порядку номеров. При переходе работника в другую организацию личное дело остается на прежнем месте, за работником оно не передается.

Личное дело может быть выдано во временное пользование по запросу государственных органов с разрешения руководителя организации. На выданное дело заводят карточку-заместитель. На ней указывают: когда, куда и кому выдано личное дело. Лица, получившие личное дело, расписываются в карточке-заместителе. При возвращении дела в ней проставляют дату возврата. Карточку-заместитель вкладывают в дело. Если из личного дела изымают отдельный документ (документы), на его место помещают справку, подписанную работником, ответственным за ведение кадрового делопроизводства. В справке указывают, с какой целью, на каком документальном основании изъят документ из личного дела и кому передан. В документы дела, выданные во временное пользование, запрещено вносить исправления, новые записи, также запрещено заменять документы, разглашать содержащиеся в них сведения.

Личные дела относятся к делам строгой отчетности, их нельзя выдавать работникам, на которых они заведены. Обычно перечень лиц, имеющих право просматривать личные дела, дается в положении о защите персональных данных работника.

Хранят личные дела в кадровой службе. Ответственность за их хранение возлагается на руководителя организации и руководителя кадровой службы. В кадровой службе хранятся только личные дела работающих сотрудников. При увольнении в личное дело помещают заявление работника об увольнении и приказ о прекращении трудового договора (увольнении).

Личные дела работающих хранятся в кадровой службе. Дела уволенных сотрудников передаются из кадровой службы в архив организации. Если архива нет, личные дела уволенных работников оформляют в соответствии с установленными правилами и переставляют на полку, отведенную для хранения личных дел уволенных.

Оформляется личное дело уволенного работника при передаче в архив организации следующим образом. Первый документ, помещаемый в личное дело, — внутренняя опись документов, помещенных в личное дело. Она содержит сведения о наименовании, количестве и нумерации листов, порядковых номерах документов дела, их индексах. Листы внутренней описи нумеруются отдельно от листов документов, включенных в дело.

Внутренняя опись подписывается ее составителем. Подпись включает наименование должности составителя в соответствии со штатным расписанием, личную подпись, ее расшифровку с инициалами имени и отчества, которые проставляются перед фамилией. Обязательно указывается дата составления описи (см. пример 3).

Пример 3.

Форма внутренней описи документов дела

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов ед. хр. N ______________

N п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	При- меча- ние
1	2	3	4	5	6

Итого ___________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи __________________________.

(цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела Подпись Расшифровка подписи

Дата

В конце дела помещают лист-заверитель. Он составляется с целью учета количества листов в деле и особенностей их нумерации. Лист-заверитель имеет форму, установленную «Основными правилами работы архивов организаций» (см. пример 4).

Пример 4.

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N _____

В деле подшито и пронумеровано ___________________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов __________________________________________;

пропущенные номера листов ________________________________________

+ листов внутренней описи ________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Лист-заверитель составляется на отдельном листе, который помещается за последним документом дела. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистую оборотную сторону последнего листа документа. Если забыли подшить в дело лист-заверитель, его разрешается приклеить на внутреннюю сторону обложки дела.

Количество листов указывается цифрами и прописью, причем сначала пишут количество листов дела, затем ставят знак «+» и количество листов внутренней описи.

Если есть особенности в нумерации листов, они обязательно описываются в заверительной надписи. Это могут быть:

— литерные и пропущенные номера;

— наклеенные листы (если их нет, ставится прочерк);

— номера конвертов с вложенными документами и количество вложенных в них листов.

Заверительная надпись подписывается сотрудником, который ее составлял.

В тех случаях, когда в оформленное дело вносят какие-либо изменения (в состав или состояние дела, в случае повреждения, замены подлинных документов копиями и т. д.), составляется акт, изменения вносят в лист-заверитель со ссылкой на акт.

Практика кадрового делопроизводства использует объединение небольших по объему личных дел уволенных сотрудников в одно дело. Главное условие — дело не должно превышать 250 листов. Отдельные личные дела сшиваются вместе по году увольнения, располагаются в алфавитном порядке и разделяются чистым листом бумаги, на котором указываются фамилия, имя, отчество уволенного работника. На документы объединенного личного дела составляется внутренняя опись, где перечисляются в алфавитном порядке фамилии, имена и отчества с указанием соответствующих страниц в объединенном деле.

Порядок ведения личных дел государственных служащих более четко определен федеральным законодательством.

Личное дело государственного служащего — это основной документ учета государственных служащих, содержащий информацию обо всей его трудовой деятельности. Порядок ведения личных дел и состав документов в них определен в Указе Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 <4>.

———————————

<4> Пункты 6 — 10 Указа Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» (в ред. Указов Президента РФ от 31.05.1999 N 680, от 23.10.2008 N 1517).

Законом установлены правила ведения личных дел для этой категории работников:

1. Личные дела ведутся на всех государственных гражданских служащих.

2. На государственного служащего заводится одно личное дело, которое передается в другую организацию в случае перевода служащего.

3. Установлены состав документов и порядок их размещения в личном деле:

а) заявление о согласии на замещение государственной должности Российской Федерации или о поступлении на федеральную государственную службу;

б) документы о прохождении конкурса на замещение вакантной государственной должности федеральной государственной службы (если гражданин принят на государственную службу по результатам конкурса) либо испытания, если таковое устанавливалось;

в) копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

г) копии документов, подтверждающих профессиональное образование, повышение квалификации, наличие ученой степени или ученого звания, если таковые имеются;

д) копии решений о присвоении государственных наград Российской Федерации, награждении Почетной грамотой Президента РФ, об объявлении благодарности Президента РФ, присуждении почетных и специальных званий, государственных премий, если таковые имеются;

е) медицинское заключение установленной формы;

ж) сведения, сообщенные гражданином о себе при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, по форме, установленной Президентом Российской Федерации;

з) копии решений о назначении лица на государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, об освобождении лица от замещаемой должности, а также о переводе лица на другую должность;

и) сведения о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и об имуществе, принадлежащем ему на праве собственности;

к) справки о соблюдении гражданином ограничений, связанных с замещением государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы;

л) информация о начале проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также проверки сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений, сообщенная ему под расписку;

м) первичные документы и справка подразделения федерального государственного органа, организующего проверку, о результатах проверки достоверности и полноты сведений, представленных гражданином при назначении на государственную должность Российской Федерации или поступлении на федеральную государственную службу, а также сведений о соблюдении лицом, замещающим государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, установленных законодательством Российской Федерации ограничений;

н) документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по государственной должности Российской Федерации или государственной должности федеральной государственной службы связано с использованием таких сведений;

о) информация о предоставлении сведений о доходах лица, замещающего государственную должность Российской Федерации, и имуществе, принадлежащем ему на праве собственности, общероссийским средствам массовой информации по их обращениям;

п) данные об ознакомлении лица, замещающего государственную должность Российской Федерации или государственную должность федеральной государственной службы, с документами его личного дела;

р) аттестационный лист федерального государственного служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв на него;

с) копии решений о присвоении лицу квалификационного разряда (классного чина, дипломатического ранга), воинского или специального звания;

т) копии решений о поощрении федерального государственного служащего, а также копии решений о наложении на него дисциплинарного взыскания до его снятия или отмены.

Ведение нескольких личных дел на одного государственного служащего не допускается.

Государственным служащим предписано не реже одного раза в год знакомиться с документами их личных дел. Если после ознакомления с документами своего личного дела государственный служащий хочет дать пояснение, он дает его в письменном виде, которое помещается в личное дело.

Личные дела лиц, освобожденных от замещения государственных должностей федеральной государственной службы в связи с прекращением ими федеральной государственной службы, хранятся кадровыми службами соответствующих федеральных государственных органов в течение 10 лет со дня освобождения от должности, после чего передаются в архив.

Подводя итоги рассмотрения правил и рекомендаций по ведению личных дел, можно сделать ряд выводов:

1. Ведение личных дел в негосударственных организациях основано на нормах обычного права, т. е. на традициях и обычаях. Правовая база закрепляет лишь порядок передачи личных дел в архив организации.

2. Личные дела государственных гражданских служащих ведутся по правилам, закрепленным законодательством РФ.

3. Основные различия между ними состоят в том, что личные дела ведутся в обязательном порядке на всех государственных гражданских служащих; личные дела государственных гражданских служащих передаются вслед за ними в случае их перевода или перехода в другую организацию.

Л. Вялова

К. и. н.,

доцент

РГГУ

Москва

Подписано в печать 17.04.2013

hr-portal.ru