Процедура увольнения сотрудника подходит к концу. Все формальности о сроке предупреждения, документальном оформлении и прочие требования выполнены вне зависимости от причины увольнения. Остается только выдача документов при увольнении, в частности, трудовой книжки (ТК). В какой срок это надо сделать и как правильно оформить?
Запись в трудовой книжке
Прежде чем отдавать документы на руки работнику, их следует оформить надлежащим образом. В частности, сделать запись в ТК о расторжении трудового договора. Содержание этой записи зависит от причины ухода с работы. В ней обязательно должна быть указана статья, по которой уволен работник, и ее часть. Выглядеть это может, например, так:
Кроме содержания, существуют общие правила оформления:
- записи должны быть пронумерованы;
- дату нужно указывать без точек;
- обязательно нужно указать документ, на основании которого сделана запись (обычно это приказ);
- информация должна быть заверена подписью уполномоченного лица с расшифровкой Ф.И.О. и должности, а также круглой печатью (если организация ее использует).
После того, как оформление закончено, работника нужно ознакомить с данными под личную подпись. Все это следует из Правил ведения и хранения трудовых книжек, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Расчет и выдача ТК на руки работнику
Выдача документов при увольнении по собственному желанию или по иной причине всегда осуществляется работодателем в последний рабочий день (день увольнения). Уволенный сотрудник должен получить все бумаги лично в руки под подпись. Это предусмотрено нормами статьи 84.1 ТК РФ. Разберемся, какие документы обязан выдать работодатель при увольнении в обязательном порядке. В их числе:
- ТК вместе с вкладышем в нее (если он заведен);
- оригиналы бумаг, предоставленные ранее (например, медицинская книжка);
- справка о сумме заработка за последние два года;
- сведения об исчисленных и уплаченных страховых взносах (СЗВ-М).
Также работник может потребовать выдать и ряд других бумаг, например копии приказов о приеме на работу, о переводах и т. д.
Если работника нет на месте
Бывают такие ситуации, когда в свой последний рабочий день в организации сотрудник на работе отсутствует.
этому у руководства попросту нет возможности отдать ему лично трудовую книжку и другие бумаги. В этом случае работнику обязаны направить письменное уведомление о необходимости явиться при первой возможности и забрать свои документы. В этом же уведомлении может содержаться запрос на разрешение направить ТК почтой. Если такое разрешение не будет получено, делать этого нельзя. Необходимо продолжать хранить все бумаги у себя, дожидаясь, пока человек не заберет их лично или не пришлет доверенное лицо. Аналогичный порядок предусмотрен в том случае, если сотрудник отказался забирать свою ТК.
Важно понимать, что с момента направления такого уведомления в адрес работника руководство организации освобождается от ответственности за задержку выдачи ТК.
Ответственность организации
Если руководство организации не выдало уволенному сотруднику трудовую книжку по своей вине, то оно обязано возместить заработную плату за все время такой задержки. При этом переносится даже дата расторжения контракта. Новым днем прекращения трудового договора в этом случае является фактический день выдачи на руки документов. Для надлежащего оформления этого мероприятия работодатель обязан издать новый приказ и внести новую запись. При этом прежняя запись в ТК о дате прекращения действия контракта считается недействительной. Аналогичный порядок действует при внесении ошибочной записи или некорректной причине увольнения.
Источник: ppt.ru
Оформление приема на работу
Трудовым кодексом Российской Федерации предусмотрено, что отношения между работником и работодателем возникают на основании соответствующего договора.
Помимо заключения соглашения, обязательным является предъявление работодателю трудоустраивающимся гражданином необходимых документов, перечень которых содержится в статье 65 Трудового кодекса России.
Такими документами являются:
- документ, удостоверяющий личность физлица (паспорт, иностранный паспорт, водительское удостоверение, паспорт моряка и прочие);
- трудовая книжка, если сотрудник ранее состоял в трудовых отношениях. Важно отметить, что при оформлении на работу в первый раз трудовая книжка заводится организацией или индивидуальным предпринимателем;
- свидетельство пенсионного страхования (СНИЛС);
- военный билет или иные документы воинского учета;
- диплом об имеющемся у работника образовании;
- иные справки и заключения, предусмотренные законом для некоторых случаев.
Следует подчеркнуть, что кадровики не должны выдать работнику трудовую книжку после ознакомления, так как она хранится у работодателя.
Все записи о приеме на работу вносятся в вышеназванный документ исключительно в соответствии с законодательством России и приказом, издаваемым при трудоустройстве гражданина.
Оформление увольнения
Трудовое законодательство Российской Федерации предусматривает порядок оформления прекращения отношений с работниками. Названный алгоритм является обязательным для исполнения обеими сторонами соответствующего договора.
Для признания прекращения трудового соглашения законным оно должно обосновываться причинами, изложенными в ТК РФ. Увольнять по иным основаниям нельзя.
Важно подчеркнуть, что при расторжении договора между работником и работодателем заинтересованная сторона должна заблаговременно сообщить о своем намерении на увольнение.
Обязательным является издание приказа, в котором должны быть указаны причина и дата увольнения.
Вышеназванный документ является основанием для внесения записи в соответствующую книжку работника. Последнему при увольнении выдается трудовая книжка и производится окончательный расчет по причитающимся суммам.
При осуществлении выплат в пользу бывших сотрудников следует руководствоваться статьей 140 Трудового кодекса Российской Федерации. Выдача всех сумм должна быть осуществлена в день прекращения трудового договора. Если это невозможно, то в дату, следующую за моментом получения соответствующего требования.
Возврат трудовой книжки при увольнении
В соответствии со статьей 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации расторжение соглашения между работодателем и сотрудником по любому законному основанию обязательно сопровождается изданием приказа. Он доводится до сведения работника, что подтверждается личной подписью последнего.
Важно отметить, что последний рабочий день одновременно является и моментом увольнения физического лица. И именно в эту дату работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и закончить финансовые взаимоотношения.
После получения названного документа каждому бывшему сотруднику целесообразно внимательно ознакомиться с записями, внесенными в нее последним работодателем, и в случае выявления ошибок незамедлительно потребовать их устранения.
Следует учесть, что согласно пункту 10 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225, запись об увольнении сотрудника вносится в последний рабочий день.
Как указывалось ранее, согласно ТК РФ возврат трудовой книжки при увольнении производится в последний день присутствия гражданина на своем рабочем месте. Пунктом 41 Правил предусмотрено, что сотрудник обязан засвидетельствовать факт получения документа, расписавшись об этом в личной карточке и соответствующей книге учета.
Без исполнения указанной обязанности доказать факт получения работником трудовой книжки будет затруднительно.
Работник в последний день не получил трудовую книжку
На практике возможна ситуация, когда должны отдать трудовую книжку при увольнении работнику, но он отказывается от ее получения или отсутствует на предприятии.
Если такое событие имеет место, то работодатель обязан в последний рабочий день направить сотруднику уведомление. В данном сообщении необходимо указать на факт нахождения документа у организации и предложить физическому лицу получить его лично или же письменно согласиться на высылку документа почтой. Данное уведомление следует отправлять с описью вложения заказным регистрируемым отправлением.
Действующие в России правила выдачи трудовой книжки при увольнении запрещают отправку документа почтой без соответствующего согласия сотрудника.
Данные предписания содержатся в статье 84.1 Трудового кодекса России, а также в пункте 36 Правил, введенных в действие Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
С момента направления сотруднику вышеуказанного уведомления работодатель освобождается от любых негативных последствий, связанных с невыдачей документа.
Если же организация проигнорирует данное требование законодательства Российской Федерации, то она обязана будет компенсировать бывшему работнику весь не полученный последним заработок с момента увольнения до даты получения трудовой книжки.
В указанном случае дата, когда должны отдать трудовую книжку бывшему сотруднику при увольнении, будет определяться днем фактического получения документа и подтверждения данного события собственноручной подписью работника в необходимых формах.
Если же гражданин согласен на почтовый способ доставки документации, связанной с работой, то в указанном случае расписываться в личной карточке и книге учета не нужно. Достаточно лишь самого факта направления документов ценным регистрируемым почтовым отправлением.
Источник: glavkniga.ru
Когда должны отдать трудовую книжку при увольнении
Выдайте сотруднику трудовую книжку в последний день работы. Такое правило закреплено ст. 84.1. ТК РФ и п. 35 Правил, утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225.
Кадровик не может отдать документ позже этого срока: на день раньше или день позже дня прекращения трудовых отношений. Даже если сотрудник уходит в отпуск с последующим увольнением — отдайте ему необходимые документы в последний день его работы (ч. 4. ст. 84.1 ТК РФ, Определение КС РФ от 25.01.2007 №131-О-О).
Когда выдается трудовая книжка по почте, подготовьте специальное уведомление о необходимости явиться за ней или дать свое согласие на отправку. Образец такого документа вы можете скачать выше.
Сроки и порядок выдачи трудовой книжки при увольнении
По общему правилу все бумаги при увольнении нужно отдать в последний день работы сотрудника.
Однако работник может попросить выдать их и после ухода из компании. В таком случае, срок выдачи трудовой книжки не должен превышать три рабочих дня с момента такого обращения (ч. 6. ст. 84.1 ТК РФ).
В случае, если вы уже отправили уведомление с просьбой явиться за документами, то направьте письмо сразу после получения письменного согласия сотрудника. Чем быстрее вы направите телеграмму, тем меньше вероятность конфликтов с коллегами.
Увольнение день в день: как выдается трудовая книжка
Шаг 1. Издайте приказ об увольнении
В приказе укажите основание, дату и причину увольнения. Ознакомьте с приказом под подпись.
Скачать приказ >>
Шаг 2. Внесите в трудовую запись об увольнении
В отдельной графе укажите дату, причину и номер приказа об увольнении (п. 5.1. Инструкции по заполнении трудовых книжек). Образец заполнения смотрите здесь.
Шаг 3. Заверьте соответствующую запись подписью работодателя и печатью организации
Шаг 4. Внесите сведения об увольнении в личную карточку Т-2
Запись об увольнении в личной карточке Т-2 удостоверяется подписями кадровика и уволенного работника организации.
Шаг 5. Заполните журнал учета трудовых книжек
В журнале учета зафиксируйте факт выдачи документа, даже если отправили его по почте (п. 41 постановления Правительства от 16.04.2003 № 225).
Для этого укажите в 13 графе способ отправки документа — почтовой связью. Внесите дату и номер почтовой квитанции.
Например, «Трудовая книжка отправлена по почте 17.03.2019 г.».
Подробнее о том, как заполнить книгу учета движения трудовых книжек, если сотрудник уходит из компании, читайте в статье.
★ Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как выплатить сотруднику окончательный расчет, выдать трудовую книжку и справки в день увольнения.
Выдача трудовой книжки при увольнении: 3 способа
Способ №1. Выдача документа на руки
Если сотрудник не увольняется, выдать трудовую книжку на руки можно только при оформлении пенсии. В остальных случаях отдайте заверенную копию .
Способ №2. Отправка по почте
Когда работнику не отдают трудовую книжку при увольнении, ему направляют специальное уведомление. В нем просят либо забрать трудовую книжку, либо дать согласие отправить ее почтой.
Составьте уведомление в произвольной форме и укажите в нем:
- Наименование организации — отправителя;
- Личные данные и адрес работника;
- Причину и цель направления документа;
- Телефон отдела кадров для связи.
Подпишите бумагу у генерального директора и поставьте печать организации, если компания использует ее в работе.
Скачать образец вы можете в начале статьи.
Отправьте уведомление любым способом: телеграммой, заказным письмом с описью вложения или воспользуйтесь курьерской доставкой.
Направьте письмо по адресу, который указан в трудовом договоре или заявлении сотрудника. Не забудьте про срок отправки — документ нужно доставить до 23:59 последнего рабочего дня.
Если вы направляете уведомление заказным письмом, составьте опись вложения и заполните бланк уведомления о получении. С его помощью вы докажете, что сотрудник получил письмо. Даже если тот не забирал его на почте.
Чтобы избежать возможных конфликтов, попросите написать заявление в свободной форме с указанием адреса отправки документов. При необходимости укажите в нем личные данные представителя. Он понадобится, если бывший коллега не может забрать письмо или лично получить бумаги.
После получения согласия, отправьте трудовую книжку не позднее трех рабочих дней со дня его получения (ч. 6 ст. 84.1 ТК). Составьте опись вложения документов и уведомление о вручении.
Не стоит отправлять трудовую книжку, если работник дал свое согласие устно или прислал по электронной почте. В таком случае, попросите продублировать просьбу по обычной почте. Тогда вас не обвинят в утрате или задержки трудовой книжки.
Способ № 3. Выдача по доверенности
Чтобы получить книжку за уволенного работника, оформите нотариальную доверенность на представителя (ст. 185 ГК РФ). Забрать бумаги может и родственник — главное, чтобы он обладал на это необходимыми полномочиями.
Заявление на возврат трудовой книжки при увольнении
Подобное заявление составлять необязательно. Написать его нужно только в трех случаях:
- Работнику не отдали документы в день увольнения лично в руки.
- Кадровик не направил трудовую по почте.
- Сотруднику нужно оформить пенсию.
Укажите дату, причину выдачи книжки и поставьте свою подпись. В качестве основания используйте следующую формулировку: «Прошу выдать мне трудовую книжку для подтверждения страхового стажа в Пенсионном фонде РФ при оформлении пенсии».
При приеме такого заявления проверьте, чтобы в нем было выражено желание работника лично получить трудовую книжку, указана дата и подпись. Работник также может указать желаемую дату получения документа.
Скачать заявление вы можете в начале статьи.
Выдача трудовой книжки: компенсация за нарушение сроков
Если работодатель несвоевременно выдаст трудовую книжку, ему грозит либо материальная ответственность, либо штраф.
Материальная ответственность (ст. 234, 236 ТК). Поскольку без трудовой сотрудник не может устроиться на работу, он может потребовать возместить ему материальный ущерб за весь срок задержки выдачи документа (ст. 234 ТК РФ).
Административная ответственность в виде штрафа для:
- организации — от 30 000 до 50 000 руб.;
- должностных лиц, например руководителя, — от 1000 до 5000 руб.;
- предпринимателей — от 1000 до 5000 руб (ч. 1, 2 ст. 5.27 КоАП).
Если сотрудник не передал материальные ценности, не подписал обходной лист или нарушил иные договоренности с работодателем, последний не может задержать ему выдачу документов.
Читайте в «Системе Кадры»:
Когда работодатель освобождается от ответственности
- Если работник отказался от получения или не явился за трудовой книжкой. В таком случае храните ее до востребования.
- Если последний рабочий день не совпал с днем оформления трудовых отношений.
Например, при увольнении за прогул, осуждении работника к наказанию или прекращении срочного договора с женщиной, срок которого был продлен до окончания беременности или отпуска по беременности и родам (пп. «а» п.6 ч.1. ст. 81 ТК РФ, п.4. ч.1. ст. 83 ТК РФ, ч.2. ст. 261 ТК РФ).
Источник: www.kdelo.ru