Довольно много предприятий используют возможность отправки своих работников в командировку. Рабочая поездка сотрудника может быть связана с разными видами деятельности.
Однако независимо от них, а также от того, кто именно спонсирует командировку, работнику полагаются выплаты. Их расчет регламентируется трудовым законодательством.
Правила начисления
При начислении командировочной зарплаты стоит учитывать несколько правил, часть из которых была введена относительно недавно.
Так, к примеру, теперь размер суточных, входящих в командировочные выплаты, не должен превышать 700 рублей, если сотрудник перемещается по территории России. Если же поездка предполагает выезд за границу, то размер данных начислений вырастает до 2,5 тысяч рублей.
При этом, если суточные были выплачены в иностранной валюте, то при расчете учитывается курс того дня, когда деньги были переданы работнику.
В случаях, когда работник самостоятельно приобретает валюту на полученные командировочные, расчет можно произвести двумя путями:
- При наличии справки об обмене валют бухгалтер может произвести расчет исходя из официального курса, действующего в указанный в бумаге день.
- В случае утери справки командировочные рассчитываются исходя из курса ЦБ, который действовал в день выдачи средств.
При этом, суточные не выплачиваются в том случае, если рабочая поездка длится не более одних суток.
Также стоит учесть, что все расходы, которые могут возникнуть в командировке, не подлежат обложению страховыми взносами и удержанию НДФЛ. В то же время, питание работника не относится к расходам организации, то есть, оплачивать его он должен самостоятельно.
Работодателю важно знать, что с размера суточных, превышающего установленные 700 и 2500 рублей для командировок по России и за рубежом, соответственно, удерживается НДФЛ.
Поэтому величину суточных в день рекомендуется принимать меньше установленных сумм.
Расчет командировочных чем-то похож на ту же операцию, но по отношению к отпускным, однако различия между ними все же есть.
Так, к примеру, начисления зарплаты во время служебной поездки производятся только в рабочие дни, тогда как на отдыхе деньги начисляются исходя из календарных суток. Поэтому бухгалтеру важно знать, сколько именно дней из времени поездки будут являться рабочими.
Законодательная база
Если смотреть законодательную базу — то стоит особое внимание уделить 167 статье ТК РФ.
В ней четко указывается, что работодатель не только обязан сохранить рабочее место сотрудника, пока тот пребывает в командировке, но и возместить ему все необходимые расходы, которые связаны с поездкой.
Это означает, что только выплаченная зарплата в командировке в 2018 году без каких-либо надбавок во время служебной поездки является незаконной.
Основными документами, регламентирующими расчет выплат во время командировки, являются 139 статья ТК РФ, а также Постановление Правительства № 749.
Кроме того, во внимание стоит принимать третий пункт статьи № 217 НК РФ, а также второй пункт Федерального закона № 212.
Зарплата во время командировки
Как уже было сказано, зарплата во время командировки чем-то схожа с той, что выдается в начале отпуска.
Так, ее средние размеры рассчитываются исходя из среднего годового заработка сотрудника, которого отправляют в рабочую поездку.
При этом, стоит отметить, что на время командировки работнику полагается множество выплат, которые включают в себя не только саму зарплату, но и:
- возмещение затрат на жилье;
- средства на расходы, связанные с рабочей деятельностью во время командировки;
- оплату за транспорт то места командировки и обратно.
Часть из озвученных выплат выдается работнику до начала поездки, а часть уже после его прибытия. При этом, далеко не все выплаты имеют четко определенные суммы. Все они зависят от таких факторов, как курсы валют, стоимости билетов и жилья.
Сотрудник по возращении из командировки должен отчитаться и предоставить работодателю чеки, квитанции, а также прочие документы, подтверждающие расходы во время служебной поездки.
Как оплачиваются дни?
Перед тем, как начать расчет заработной платы во время командировки, необходимо правильно определить количество оплачиваемых дней.
Как уже было сказано выше, зарплата в рабочей поездке начисляется только в те сутки, которые являются рабочими, согласно графику компании. Поэтому у бухгалтера под рукой должен присутствовать табель учета рабочего времени. Особенно это важно в тех случаях, когда график в компании является плавающим.
Как рассчитывается?
При стандартной схеме, командировочные для сотрудника рассчитываются, исходя из среднего годового заработка.
Для правильного проведения расчетов, необходимо придерживаться строго определенной схемы:
- Определить количество дней, за которые необходимо выплатить средний заработок во время рабочей поездки.
- Определить сумму тех выплат, которые необходимо произвести во время данного расчетного периода.
- Определить количество дней, которые будут включены в расчет.
- Исключить из расчета средний дневной заработок.
- Исчислить средний заработок за время, которое работник находился в командировке.
Теперь же можно рассмотреть схему более подробно. Первый пункт не нуждается в отдельном пояснении. Для второго пункта следует учесть не только средний заработок, но и все выплаты, которые так или иначе предусмотрены Положением об оплате труда во время командировки.
Для третьего пункта необходимо определить расчетный период, который должен составлять 12 календарных месяцев. При этом его длительность все же может быть изменена, но только в том случае, если об этом говорится в локальном акте компании. Также данные корректировки не должны вредить самому работнику.
При расчете дней также стоит учитывать то, что далеко не все из них могут быть включены в расчетный период.
Так, не стоит включать:
- время, когда работник находился на больничном или в отпуске, тогда как законодательно его заработок сохранялся;
- рабочие дни, когда сотрудник отсутствовал на своем месте по вине самого работодателя или же причинам, которые не завесили ни от одной из сторон;
- часы, когда сотрудник был участником забастовки, из-за которой не мог начать выполнение своей работы;
- выходные дни, когда сотрудник отсутствовал на своем месте в связи с уходом за недееспособным родственником или детьми-инвалидами;
- любые другие дни, во время которых сотрудник не мог присутствовать на работе согласно законодательству РФ, однако ему все равно начислялась средняя зарплата.
Выполнение четвертого пункта более простое. Он предусматривает деление суммы выплат, которые были произведены за время расчетного периода, на количество дней, которые работник отработал за это же время. В результате получится средний дневной заработок.
Теперь остается выполнить только пятый пункт. Для этого полученная в четвертом пункте сумма перемножается с количеством рабочих дней, найденным в первом пункте.
nam-pokursu.ru
1. Как оплатить работнику дни служебной командировки и рассчитать суточные.
2. В каком порядке возмещаются расходы на командировки.
3. Как отразить командировочные расходы в налоговом и бухгалтерском учете.
Необходимость направить работника в служебную командировку может возникнуть по самым разным причинам: участие в переговорах, заключение договора с контрагентом, покупка имущества и т.д.
дробнее о том, какие поездки сотрудников признаются служебными командировками и о порядке их документального оформления, Вы можете прочитать в предыдущей статье. Однако правильно оформить командировку – это только полдела: для бухгалтера особый интерес представляет «расходная» составляющая служебной командировки. Дело в том, что любая командировка неизбежно связана с дополнительными затратами, к которым относятся, например, расходы на проезд и проживание сотрудника в месте командирования. Кроме того, работнику за время командировки полагается оплата, рассчитанная в особом порядке. В этой статье речь пойдет как раз о выплатах, связанных со служебной командировкой, их учетном отражении и налогообложении.
Работнику, направленному в служебную командировку, полагаются следующие выплаты:
- оплата дней, проведенных в командировке;
- суточные;
- возмещение понесенных в ходе командировки расходов (на проезд, на проживание и т.д.).
На основании приказа о направлении сотрудника в командировку ему выдается аванс в сумме суточных, а также предстоящих командировочных расходов. Аванс может выдаваться как наличными из кассы, так и путем перечисления на банковскую карту сотрудника. По возвращении из командировки в течение трех рабочих дней работник представляет в бухгалтерию авансовый отчет с подтверждающими документами, на основании которого происходит корректировка выданного ранее аванса: либо работнику возмещается перерасход, либо он вносит остаток неизрасходованного аванса.
Оплата труда за дни командировки начисляется работнику по итогам соответствующего месяца вместе с заработной платой за отработанные дни и выплачивается в ближайший день, предусмотренный для выплаты заработной платы.
Так обобщенно выглядят расчеты с работником, направленным в служебную командировку. Однако все выплаты имеют свои особенности, связанные с порядком расчета, а также начисления НДФЛ и взносов. Поэтому подробнее остановимся на каждом виде выплат.
Оплата дней командировки
За рабочие дни, проведенные в служебной командировке, работнику начисляется средний заработок (п. 9 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Средний заработок за время командировки рассчитывается в соответствии с Положением об особенностях порядка исчисления средней заработной платы по следующей формуле:
СЗ = ЗП рп / Дн рп х Дн ком
где:
- СЗ – средний заработок за рабочие дни командировки;
- ЗП рп – выплаты, учитываемые для расчета среднего заработка, начисленные работнику в расчетном периоде (перечень этих выплат установлен п. 2 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы);
- Дн рп – количество дней, отработанных в расчетном периоде;
- Дн ком – количество рабочих дней, приходящихся на дни командировки.
В качестве расчетного периода принимается период, равный 12 календарным месяцам, предшествующим месяцу начала командировки. Если работник отработал в организации меньше года, то для него расчетный период будет начинаться с первого дня работы и заканчиваться последним календарным днем месяца, предшествующим месяцу начала командировки.
! Обратите внимание: Выходные или нерабочие праздничные дни, проведенные в командировке, подлежат оплате в том случае, если работник в такие дни работал или выехал в командировку, вернулся из командировки, находился в пути к месту командировки или обратно. Оплата выходных или нерабочих праздничных дней, проведенных в командировке, производится в размере не менее двойной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) или в размере одинарной дневной (часовой) тарифной ставки (части оклада) с предоставлением отгула (ст. 153 ТК РФ, п. 5 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Подробнее об этом читайте в статье «Работа в выходные и праздники: как оформить и оплатить».
***
Пример расчета оплаты служебной командировки
ООО «Альфа» направила своего работника Иванова А. В. в служебную командировку с 8 по 14 февраля 2015, при этом 8 февраля (день выезда в командировку) и 14 февраля (день возвращения из командировки) приходятся на воскресенье и субботу, соответственно. В ООО «Альфа» установлена 5-тидневная рабочая неделя. В течение расчетного периода (с 1 февраля 2014 по 31 января 2015) Иванов А.В. был в отпуске с 4 по 17 августа 2014, а также на больничном с 8 по 12 декабря 2014, остальные месяцы расчетного периода отработаны полностью. Иванову А.В. установлен оклад в размере 30 тыс. руб., дополнительных выплат в расчетном периоде не было.
- Заработная плата за неполностью отработанные месяцы составила:
- За август 2014 года: 15 714,29 руб. ( 30 000 руб. / 21 дн. х 11 дн. )
- За декабрь 2014 года: 23 478,26 руб. ( 30 000 руб. / 23 дн. х 18 дн. )
- Сумма выплат, учитываемых для расчета среднего заработка, за расчетный период составила:
- 339 192,55 руб. (30 000 руб. х 10 мес. + 15 714,29 руб. + 23 478,26 руб.)
- Количество дней, отработанных в расчетном периоде:
- 230 дн. (245 – 10 – 5)
- Средний заработок за рабочие дни командировки:
- 7 373,75 руб. (339 192,55 руб. / 230 дн. х 5 дн.)
- Оплата выходных дней, приходящихся на дни командировки (в двойном размере без предоставления отгула):
- 6 315,79 руб. (30 000 руб. / 19 дн. х 2 х 2 дн.)
- Итого оплата дней командировки:
- 15 164,29 руб. (7 37,75 руб. + 6 315,79 руб.)
***
С сумм оплаты дней, проведенных работником в командировке, удерживается НДФЛ, а также начисляются страховые взносы в том же порядке, что и с сумм заработной платы.
Суточные
При направлении работника в служебную командировку работодатель обязан возместить ему дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства – суточные (ст. 168 ТК РФ). Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также дни, проведенные в пути (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки). Как определяется фактический срок служебной командировки, и какими документами он подтверждается, рассмотрено в статье «Служебные командировки сотрудников: оформляем правильно».
Конкретный размер (норму) суточных, выплачиваемых командированным работникам, каждый работодатель устанавливает самостоятельно в соответствующем локальном нормативном акте (например, в Положении о командировках). Целесообразно отдельно прописать размер суточных для командировок по РФ и отдельно – для командировок за границу. При этом для загранкомандировок суточные выплачиваются:
- за день выезда из РФ — по нормам для командировок за границу;
- за день въезда в РФ — по нормам для командировок по РФ.
Дата выезда за пределы РФ и въезда подтверждается отметками о пересечении границы в загранпаспорте или по проездным документам (для стан СНГ).
! Обратите внимание: При направлении работника в однодневную командировку (когда день выезда в командировку и день возвращения совпадают) суточные:
- не выплачиваются, если командировка осуществляется в пределах РФ (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки);
- выплачиваются в размере 50% от нормы для командировок за границу, если командировка осуществляется за пределы РФ (п. 20 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки).
НДФЛ не удерживается с сумм суточных, не превышающих 700 руб. за каждый день командировки по РФ и 2500 руб. за каждый день загранкомандировки (п. 3 ст. 217 НК РФ). Страховые взносы не начисляются на всю сумму суточных в пределах норм, установленных локальным нормативным актом организации (ч. 2 ст. 9 Закона № 212-ФЗ).
Возмещение расходов, связанных с командировкой
Согласно ст. 168 ТК РФ работодатель обязан возместить работнику, направленному в командировку, следующие расходы:
- по проезду;
- по найму жилого помещения;
- иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.
Как и в случае с суточными, порядок возмещения расходов, понесенных работником в командировке, необходимо закрепить в локальном нормативном акте. Так, например, в локальном акте, регулирующем служебные командировки, можно прописать, что расходы на проезд к месту командировки и обратно возмещаются в сумме фактически понесенных затрат, но не более стоимости проезда транспортом определенного класса или категории (например, в салоне экономического класса в случае пользования самолетом). Таким образом, у работников не возникнет соблазна «пошиковать» в командировке за счет организации, а работодатель обезопасит себя от неоправданных расходов.
Для обоснования понесенных расходов работник по возвращении из командировки представляет авансовый отчет с подтверждающими документами. Такими документами могут служить, например:
- для расходов на проезд: проездные билеты, распечатка электронного билета или посадочного талона (в случае покупки электронного билета); чеки ККТ (если использовались услуги такси); документы, подтверждающие использование личного транспорта сотрудника (если проезд в командировке осуществлялся на личном транспорте сотрудника) и т.д.;
- для расходов по найму жилого помещения: чек ККТ и счет гостиницы; договор аренды квартиры (комнаты); договор с риэлтерским агентством (если поиск жилья произведен через него), квитанция к приходному кассовому ордеру или чек ККТ, свидетельствующие об оплате услуг агентства недвижимости, и т.д.
- для прочих расходов: документы, подтверждающие оплату услуг связи, списки телефонных вызовов с указанием дат и времени (для расходов на услуги связи); багажная квитанция (для расходов по хранению багажа) и т.д.
В ТК перечень расходов, которые работодатель компенсирует командированному работнику является открытым, то есть в числе иных расходов могут возмещаться практически любые расходы, предусмотренные локальным актом о командировках или произведенные с разрешения работодателя. Кроме того, работодатель может предусмотреть порядок возмещения расходов, понесенных в служебной командировке, по которым отсутствуют подтверждающие документы. Однако далеко не все командировочные расходы, которые работодатель оплачивает сотрудникам, освобождаются от обложения НДФЛ и страховыми взносами.
Не подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами следующие расходы на служебные командировки (п. 3 ст. 217 НК РФ, п. 2 ст. 20.2 Федерального закона № 125-ФЗ, п. 2 ст. 9 Федерального закона № 212-ФЗ):
- на проезд до места назначения и обратно,
- сборы за услуги аэропортов, комиссионные сборы,
- расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок,
- на провоз багажа,
- расходы по найму жилого помещения,
- расходы на оплату услуг связи,
- сборы за выдачу (получение) и регистрацию служебного заграничного паспорта,
- сборы за выдачу (получение) виз,
- расходы на обмен наличной валюты или чека в банке на наличную иностранную валюту.
Как видите, этот перечень является закрытым. Таким образом, если работодатель возмещает сотруднику расходы, не поименованные в перечне, например, на парковку автомобиля в командировке, то с суммы этих расходов придется удержать НДФЛ и начислить взносы (Письмо Минфина России от 25.04.2013 № 03-04-06/14428, Письмо Минздравсоцразвития России от 26.05.2010 № 1343-19).
Выплаты сотрудникам в возмещение указанных расходов на командировки освобождаются от НДФЛ и страховых взносов только при условии их документального подтверждения. Если подтверждающих документов нет, то расходы на проезд облагаются НДФЛ и взносами в полной сумме. Расходы по найму жилого помещения при отсутствии их документального подтверждения облагаются страховыми взносами целиком, а НДФЛ – в части, превышающей:
- 700 руб. в день для командировок по РФ;
- 2500 руб. в день для командировок за границу.
! Обратите внимание: В некоторых случаях расходы на проезд и проживание сотрудника в командировке при более детальном рассмотрении не признаются таковыми, и, соответственно, подлежат обложению НДФЛ и страховыми взносами:
- расходы на питание, стоимость которого отдельно выделена в счете гостиницы (п. 1 Письма Минфина от 14.10.2009 № 03-04-06-01/263);
- расходы на проезд, если даты билетов и даты командировки не совпадают (например, если сотрудник использовал отпуск в месте командировки) (п. 2 Письма Минфина от 03.09.2012 № 03-03-06/1/456).
Налоговый учет оплаты командировок и командировочных расходов
Для того чтобы расходы на служебные командировки сотрудников можно было учесть при определении налогооблагаемой базы по налогу на прибыль и УСН с объектом «доходы — расходы», такие расходы должны быть документально подтвержденными и экономически обоснованными (п. 1 ст. 252 НК РФ). Документальное подтверждение командировочных расходов включает в себя: кадровые документы, которыми оформлена командировка, документы по учету рабочего времени и оплате труда, бухгалтерские справки (по расчету суточных), документы, подтверждающие расходы сотрудника в командировке. Экономически оправданными расходы признаются в том случае, если командировка осуществляется в рамках деятельности, направленной на получение дохода, что подтверждается целями командировки, установленными в приказе.
В целях расчета налога на прибыль, а также при УСН («доходы — расходы») расходы налогоплательщика, связанные со служебными командировками сотрудников, учитываются в следующем порядке:
- В составе расходов на оплату труда (пп. 6 п. 1 ст. 346.16, ст. 255 НК РФ) – оплата по среднему заработку за время командировки, а также оплата выходных дней в командировке;
- В составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией (пп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ, пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ) – следующие расходы на командировки:
- суточные (в полной сумме, предусмотренной локальным нормативным актом);
- проезд работника к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
- наем жилого помещения, в том числе расходы на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами);
- оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений и иных аналогичных документов;
- консульские, аэродромные сборы, сборы за право въезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Указанные расходы на командировки принимаются к налоговому учету для расчета налога на прибыль на дату утверждения авансового отчета сотрудника, а при УСН:
- на дату утверждения авансового отчета – если расходы оплачены за счет выданного работнику аванса;
- на дату выплаты возмещения работнику — если расходы оплачены работником за счет собственных средств и возмещаются ему после утверждения авансового отчета.
Бухгалтерский учет оплаты командировок и командировочных расходов
|
Дебет счета |
Кредит счета |
Содержание операции |
| 26 (08, 20, 25, 23, 44) – в зависимости от цели командировки и характера деятельности организации | 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | Командировочные расходы приняты к учету на дату утверждения авансового отчета (без НДС на ОСН, с НДС на УСН) |
| 71 «Расчеты с подотчетными лицами» | 50 (51) | Выплачен аванс (возмещен перерасход по авансовому отчету) работнику на командировочные расходы |
| 26 (08, 20, 25, 23, 44) | 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | Начислена работнику оплата дней, проведенных в командировке |
| 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» | 50 (51) | Выплачена заработная плата работнику |
Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!
Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!
buh-aktiv.ru
Формула и порядок подсчета командировочных
Командировка, по сути, это тоже обязательная работа, которую кому-то нужно выполнять. Но для того, чтоб работник не нес материальных убытков в дополнении к неудобствам в связи с переездом, законодательством предусмотрена выплата командировочных.
Но, держать все формулы расчета командировочных в голове достаточно сложно, поэтому мы решили свести всю самую необходимую информацию в статье. Командировкой считается поездка, главной целью которой является решение рабочих вопросов разного рода.
Для начала расчета нужно выяснить, за какие дни должны быть начислены денежные средства. В некоторых случаях учитываются только те дни, в которые сотрудник занимался рабочими моментами или переговорами, но в большинстве случаев в расчёт берутся все дни, когда работник отсутствовал. Сюда же входят дни, проведенные в дороге, а также, выходные и праздники.
Далее просто следуйте алгоритму действий:
- Вычислите средний заработок сотрудника за последний год, который он трудится в организации. Сюда входят так же надбавки и премии, которые выплачивались работнику. Исключением является только материальная помощь, которая обычно выплачивается одноразово при определенных обстоятельствах.
- Посчитайте общую сумму денег, выплаченную за год, и разделите на количество рабочих дней.
- Посчитайте количество дней, которые работник находился в командировке. Началом командировки считается день уезда, а концом дата прибытия на предприятие.
- Умножьте количество дней, которые сотрудник отсутствовал на работе на его средний заработок за день.
Полученная сумма и будет командировочными, которых бухгалтерия должна выплатите еще до начала поездки.
Но, большинство компаний выплачивают командировочные уже после завершения поездки. Такой вариант практикуется если нет четкого понимания, насколько долго затянется командировка, и точного количества дней отсутствия работника месте.
Давайте разберемся подробнее на примере:
Работник Иванов И.И. получает зарплату в 10 000 рублей, а в прошлом году она была равной 8 000 рублей. С 1 мая его отправляют в командировку в Тверь на срок в 10 дней. Первое что следует сделать – рассчитать его среднюю заработную плату за год. Для этого 8 000*9 месяцев + 10 000 *3 месяца, итого имеем 102 000 рублей было заработано за год.
Далее нужно разделить эту сумму на количество рабочих дней в году. Иванов имеет 5-ти дневный рабочий день и 2 выходных. Таким образом он работал 202 дня. Теперь делим 102 000 на 202, и получаем 504.95 – это средняя заработая плата в день, которую начисляли работнику.
Теперь следует умножить средний дневной заработок на количество рабочих дней в командировке, их 8, поскольку выпадают 2 выходных. Получаем 504.95*8=4040 рублей. Именно такую сумму получит работник за командировку продолжительностью 10 дней.
Входят ли командировочные в расчет отпускных?
Расчет отпускных выплат – процесс трудоемкий, и зависит от большого количество факторов, одним из которых являются выплаты в связи с командировками.
Расчет выплат отпускного пособия, так же, как и командировочных осуществляется на основе среднего заработка за год. В связи с этим у многих работников возникает ряд вопросов и волнений. Но по сути эти два понятия практически не связаны между собой. Да, командировочные рассчитываются на основании среднего заработка, а также в зависимости от продолжительности поездки.
При расчёте отпускных, командировочные включаются как обычная зарплата. Таким образом, командировочные зачастую несколько выше, чем зарплата за обычные рабочие дни. Как следствие и сумма отпускных увеличивается. Получается, что чем больше вы находитесь в командировках, тем большую суму вам начислят перед отпуском.
Зарплата вместо командировочных
В некоторых случаях, даже во время поездки вам будут выплачивать не командировочные, а обычную зарплату.
Служебные поездки, в которые постоянно или часто отправляется работник по долгу своей службы могут не считаться командировкой, а простым выполнением своих служебных обязанностей. К там категориям могут относиться курьеры или настройщики оборудования.
Это же правило применяется многими компаниями, которые имеют разветвленную сеть отделений и филиалов. При этом некоторым работникам приходится регулярно посещать разные представительства. В таком случае, согласно штатному распорядку, это может так же считаться командировкой, особенно если филиалы находятся в пределах одного региона.
Если же руководство компании решило изменить способ оплаты, и перевести поездки по рабочим вопросам из командировки в обычный рабочий день, то согласно действующему законодательству, директор компании должен предупредить об этом работников и бухгалтерию минимум за 2 месяца.
Как считать поездки за границу?
Многие крупные организации, которые сотрудничают с заграничными партнерами, нередко отправляют своих представителей в другие страны в командировку. Но как же быть с расчетом денежных средств, которые должны покрывать расходы работника во время поездки?
Чаще всего размер суточных денежных средств, которые выплачиваются работнику при поездке заграницу определяется руководством и прописывается в трудовом договоре. Так же сумма обязательно оговаривается с работником непосредственно перед самой командировкой, особенно если работник едет в такую командировку не впервые.
Если путь работника до конечного пункта сначала пролегает по территории России, а потом по территории соседнего государства, то дни, которые работник едет по родине оплачиваются по стандартному среднему доходу за день. А вот поездка по просторам другой страны оплачивается по повышенному стандарту. Если же в задании работника есть несколько стран, которые ему нужно посетить, то при пересечении границы выплачивается такая сумма денег, которая предусмотрена в качестве командировочных в этой стране.
В нашей статье мы привели расчеты рентабельности активов с формулами и полным пояснением.
Как правильно рассчитать себестоимость продукции? Об этом читайте тут.
Здесь вы изучите, как правильно рассчитывается выручка и какие данные для этого нужны.
Если человек заболел в поездке — что делать?
Болезнь сотрудника в командировке – это нестандартная ситуация. Случается такое крайне редко, и обычно больничный работает только в случае серьезного заболевания. По возвращению с командировки фирма оплачивает суточные за время болезни, деньги, потраченные на аренду жилья и больничные в стандартном размере.
Стоит отметить, что больничный оплачивается только в том случае, если больничный лист оформлен правильно.
Составление сметы — расчет командировочных
Когда работника отправляют в командировку очень важно правильно составить смету поездки, чтоб потом не возникало дополнительных неурядиц и неприятных ситуаций. Определенной формы, по которой составляется смета, нет, поэтому вы можете оформлять ее в произвольном виде. В смете обязательно следует указать все растраты, которые предстоят сотруднику. Обязательными являются такие пункты:
- Проезд до места, в которое командирован работник и обратно на предприятие. Если нужно воспользоваться несколькими видами транспорта, то нужно сохранить билеты на каждый из них. В таком случае проезд компенсируется вам в полном объёме.
- Расходы, связанные с проживанием. Сюда может входить оплата за номер в отеле, съем квартиры или комнаты, в зависимости от того, на какой период времени работник прибыл в другой город.
- Суточные выплаты от организации. Как их рассчитать мы уже говорили раньше.
- Дополнительные расходы. Этот пункт чаще всего самый обширный. В него входит оплата за телефонные разговоры, интернет, оформление документов, и многое другое.
Как вы видите оформить командировочные и посчитать смету поездки не так тяжело, как может показаться на первый взгляд. Нужно просто быть предельно внимательным при расчетах и составлении сметы.
vesbiz.ru
Основные моменты ↑
Что понимают под выражением «служебная командировка», кто и когда в нее направляется? Обратимся к букве закона.
Определения
Служебная командировка – поездка сотрудника фирмы по поручению руководства на определенное время с целью выполнения служебных заданий за пределы постоянного места работы (ст. 166 Трудового кодекса России).
Признаками командировки являются:
- распоряжения начальства предприятия;
- субъекты командировки (командируемые работники);
- сроки командировки;
- место (куда отправляется сотрудник фирмы);
- служебные поручения.
Если человек постоянно находится в разъездах по работе или его деятельность требует постоянного нахождения в пути, она не будет считаться служебной командировкой.
Это касается таких профессий, как бортпроводники, экспедиторы, водители и т. д.
Порядок оформления
Оформление командировки не будет занимать много времени, если внимательно отнестись к документации.
При этом предусматривается возмещение командируемому лицу затрат на транспортные услуги, питание и проживание. Прописаны такие правила в ст. 168 ТК Российской Федерации.
В командировку можно направлять не только за границу или в другой регион России, но и в пределах одного территориального округа.
В ст. 166 говорится о месте работы, что предусматривается трудовыми договорами (прописывается адрес и название фирмы).
А значит, вы имеете право поручить исполнение служебных задач в вашем же городе, но в другой компании. Но такого мнения придерживаются не все.
Если работник исполняет поручение руководства в том же территориальном округе, где располагается рабочее место человека, многими компаниями служебная командировка не оформляется.
Это, по их мнению, просто выполнение служебных заданий в других фирмах. При оформлении командировки гарантировано:
- сохранение за сотрудником организации рабочего места и средней зарплаты;
- возмещение командировочных затрат.
Сроки нахождения в командировке могут быть установлены руководством предприятия. При этом учитывается объем и сложность служебных поручений.
| Дата начала командировки | День, когда транспорт отправляется от места работы. |
| Окончание такой поездки | День прибытия транспортного средства обратно |
Иностранному работающему лицу сроки командировки определяют по другим правилам:
| Если лицо считается временно пребывающим в пределах России | Длительность командировки не должна превысить 10 дней |
| Если лицо является временно проживающим | 40 дней на протяжении года |
Предприятия, что финансируются местными и региональными структурами, должны возмещать командировочные затраты согласно правилам, что устанавливаются нормативной документацией.
Те фирмы, что не финансируются из территориального бюджета, возмещают затраты по своему усмотрению.
Тогда нужно будет опираться на порядок оформления командировок, что прописан в коллективном договоре или другом внутреннем документе организации.
В командировку нельзя отправлять:
- беременную женщину, и работницу, у которой есть малолетний ребенок;
- несовершеннолетнего работника;
- сотрудника, что ухаживает за больным родственником;
- работника, что имеет ребенка-инвалида.
Таким специалистам может даваться поручение вне места работы, если они дали на это письменное согласие, а также нет медицинских противопоказаний.
Чтобы оформить командировку, стоит подготовить такие документы:
| Приказ по форме | Т-9, Т-9а |
| Авансовые отчеты по форме | АО-1 |
| Служебные задания с отчетами об исполнении по форме | Т-10а |
| Командировочные удостоверения по форме | Т-10 |
Основной документ – служебное задание, на основании которого издается приказ, и после этого выдается командировочное удостоверение.
Законные основания
Нормативные документы которые касаются оформления командировок – статьи главы 24 Трудового кодекса:
| 166 | Определение |
| 167 | Предоставляемые гарантии |
| 168 | Особенности возмещения затрат |
Как рассчитать командировочные расходы ↑
Если перед вами возникла задача – как провести расчеты командировочных затрат, стоит обратиться к нормативным актам за ответами. Разберем основные нюансы, которые могут вам пригодиться на практике.
По среднему заработку
За работником на период нахождения в командировке должен сохраняться средний заработок. При определении такой суммы необходимо учитывать некоторые правила.
Сам расчет проводится по единым правилам, которые прописаны в ст. 139 ТК и в Положении о нюансах исчисления среднего заработка, что утверждалось 24 декабря 2007 № 922.
При расчетах стоит учитывать все выплаты, которые производятся при определенной системе оплаты труда. Источник перечисления значения не имеет (ч. 2 ст. 139 ТК России, п. 2 Положения № 922).
Расчетным считается период в 12 месяцев, что предшествуют периоду, когда за сотрудником сохранялся средний заработок. Календарный месяц – период с 1 по 30 число месяца.
Согласно п. 9 Положения № 922, при определении размера оплаты командировки всем сотрудникам (кроме тех случае, когда установлено суммированный учет времени работы), используют средние показатели зарплаты.
Согласно законодательству, работодателем могут устанавливаться иные расчетные периоды (не 12 месяцев), если это не будет нарушать права сотрудников. Такие изменения стоит отражать в локальной документации.
Если компанией будут установлены другие периоды, рассчитанную на их основе среднюю зарплату нужно отнести в затраты при расчете базы налогообложения при определении налога на прибыль.
Среднюю дневную заработную плату во всех случаях, кроме оплаты отпуска и перечисления компенсации за неиспользованный отпуск, рассчитывают так:
Заработная плата / отработанное время
Так же определяют среднюю величину и для оплаты командировочного периода.
Оплачиваться должны все дни, которые отработаны в соответствии с графиком, что установлен в компании на период пребывания в командировке, на время нахождения в пути и период вынужденной остановки (Постановление России от 13 октября 2008 № 749).
А значит, среднюю зарплату определяют, поделив все средства, что были начислены в расчетном периоде, на отработанные в такой период дни.
Включают в заработок такие суммы, что облагаются налогом на доход физического лица:
- премиальные перечисления;
- поощрительные;
- вознаграждение работника.
Социальные пособия, единовременные выплаты не будут учтены при расчете. Все виды выплат, которые не должны включаться в расчет, перечислены в п. 5 вышеуказанного положения.
К примеру, за время нахождения работника на больничном командировочные не будут начисляться. За такое время будет выдано пособие по временной нетрудоспособности.
Остальные затраты (на проживание и т. д.) должны оплачиваться. Кстати, определяться может не только среднедневной заработок, но и среднечасовой (в зависимости от используемой системы оплаты).
Если используется суммированный учет времени работы, или учет по скользящим графикам, стоит использовать при расчете командировочных среднечасовой показатель.
Часы будут оплачены на основании оклада, тарифных дневных или часовых ставок. Если в расчетных периодах было увеличено размер должностного оклада, или ежемесячной доплаты, надбавки, показатель среднего заработка должен индексироваться.
Такие правила распространяются и на командированного сотрудника. Рассмотрим методику начисления за субботу и воскресенье, а также за праздничные дни.
Если сотрудник должен работать в выходной или праздничный день, он должен получить двойную оплату. При желании, он может вместо зарплаты потребовать дополнительные дни отдыха (ст. 153 ТК Российской Федерации).
Работа в выходные дни должна выполняться только в том случае, если работодатель давал такое поручение. В противном случае командированное лицо получит сумму, определенную из одинарного среднего заработка.
Допустим, сотрудник имеет пятидневную рабочую неделю, а в командировочный период он работал 6 дней.
В п. 8 Инструкции о командировках сказано, что на физлицо распространяется рабочий график той компании, в которую его командировано.
А значит, если в месте командировки установлено шестидневную рабочую неделю, то сотрудник должен работать 6 дней. По его возвращению не нужно будет предоставлять дополнительный день отдыха.
Кроме средней дневной зарплаты, компания должна выдавать работнику деньги на оплату транспортных услуг, питание и наем жилья.
Через 3 дня после возвращения работник должен представить отчет о понесенных затратах. Поддаются такие отчетные документы:
- билеты;
- чеки из ресторана;
- счета из гостиницы и т. д.
Если у работника остались средства, он должен вернуть их в кассу.
Как произвести расчет командировочных расходов? Установлены лимиты такого плана:
| Если командировка не предполагает выезда за границу | Платится 700 рублей в сутки |
| Если лицо выезжает за границу | 2,5 тыс. |
Если средняя зарплата на период командировок оказалась меньше текущего заработка, работодателем может выдаваться компенсация в размере разницы.
То есть, у работника есть право получить сумму, которая не будет меньше средней зарплаты. Предельной максимальной планки не установлено.
Трудовым законодательством нее регламентировано, какой вид транспорта должен использоваться работником, чтобы добраться до места работы или командировки.
А значит, если руководство организации и работник договорятся, может использоваться личный транспорт сотрудника.
Работодатель в таком случае возмещает затраты на бензин и другие затраты, что связаны с проездом к месту назначения.
Величина такой суммы будет определяться в рамках трудовых договоров (ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации).
Период пребывания в командировке не должен оплачиваться исходя из текущей зарплаты с целью уменьшения количества расчетов.
Ведь показатель среднего заработка нужно буде пересчитать в обязательном порядке. Иначе можно допустить ошибку и выплатить командировочные в меньшем размере, чем это полагается по закону.
Если работник только устроился
В расчетные периоды включается время, что отработано в месяце до момента направления командировки.
Если лицо отправляется в командировку в первые дни после заключения трудового договора, среднюю зарплату стоит определить на основании установленного оклад.
Как считать командировочные дни?
Как осуществляется расчет суточных при командировках в 2018 году? проанализируем законодательные положения.
После того, как работник предприятия вернется из командировочной поездки, он должен будет подать в бухгалтерию билеты, что подтвердят его расходы на проезд.
Дата, что отражена в таких документах, будет определена как полные сутки. Даже в тех ситуациях, когда лицо отправляется в 23.56 в понедельник, и приезжает в 00.04 в пятницу, оба такие дня будут учтены в расчете, и лицо получит за них суточные.
Суточные, что не облагаются налогом на доход физического лица – 100 рублей. Но многие работодатели увеличивают их размер.
Если день отъезда и приезда – выходной, то в соответствии с составленными трудовыми договорами человек вправе взять отгул.
Иначе такие дни будут тарифицированы в качестве сверхурочной работы. При определении дней командировки стоит учитывать обычный рабочий график сотрудника компании.
Если он должен работать три дня в неделю, за остальные дни суточные не должны выплачиваться, если другие правила не устанавливались трудовым договором или другими локальными документами.
Примеры расчета
Рассмотрим на примерах особенности расчета командировочных.
Ситуация 1
Инженера Калюжного И. Р., который работает неполную неделю (4 дня – со вторника по пятницу), командировано на период с 23 по 30.11.2015 года. Командировочные будут рассчитываться за 5 дней (с 23 по 26 число).
Ситуация 2
Коркин Г. А (менеджер предприятия) выполняет свои обязательства по скользящему графику (2 дня через 2). Рабочий день составляет 12 часов.
Для такого работника компания ведет суммированный учет времени работы. Лицо получает почасовую оплату в размере 150 рублей в час. Командировка составила 10 дней (с 21 июля 2018).
Видео: командировочные расходы — какие и сколько можно учесть в бухучёте, сумма суточных
В периоде, что учитывается при расчетах, Коркин отработал 1985 часов 115 часов сверх установленной нормы. Премиальная выплата в 2018 году произведена в размере 8,5 тыс. рублей.
За сверхурочно отработанное время компания должна заплатить двойную сумму. 2 дня командировки пришлись на выходные.
Расчетным периодом будет июль 2018 – июнь 2018. Среднечасовая зарплата – 167,02 рубля:
Размер командировочных:
Ситуация 3
Герасимова Л. Л. (логист предприятия) имеет 5-дневную рабочую неделю и 2 выходных. Заработок составляет 15 тыс. рублей с доплатой за особенные условия работы в размере 2 тыс. с 1 по 12.02.2015 года она находилась на больничном, а с 17 по 30.05. – в отпуске.
С 21.07. работница направлена в командировку длительностью 10 дней. Расчетным периодом будет июль 2018 – июнь 2018.
Средняя дневная зарплата:
Сумма выплаты за командировку:
Возникающие нюансы ↑
Не так просто бухгалтерам, которые занимаются ведением кадрового учета, еще и оформлять командировки.
Многие считаю, что если процедура осуществляется по отработанной схеме, то проблем не должно возникать. Но на практике могут возникнуть ситуации, когда специалист просто не знает, как поступить.
Например, как быть в том случае, если возникает необходимость направлять сотрудника в командировку ежемесячно. Возникают трудности и при расчете командировочный в смете. Разберемся, каких правил вам стоит придерживаться.
Если командировка каждый месяц
В законодательных документах старого образца говорится, что длительность командировки не может составлять больше 40 дней без учета периода пребывания в дороге.
Рабочие, руководители и специалисты могут отправиться в командировку для монтажа, наладки, строительства на период до 1 года. Но в Положении о командировках такие ограничения не устанавливаются.
Прописано только то, что работодатель при определении срока должен учесть сложность и объем работы. А как же быть в том случае, если сотрудник направляется в командировку ежемесячно?
Здесь стоит учитывать само определение служебной командировки. Если работа предусматривается постоянные поездки, это не будет командировка.
Как рассчитываются командировочные в смете (сводной)
При подготовке сметных расчетов (чтобы определить окончательную сумму перечислений командированному работнику) стоит внести в них сведения по всем затратам, которые понесены таким сотрудником за период исполнения поручений вне рабочего места.
Такая информация должна отражаться документально. Работник представляет авансовый отчет, прилагая все необходимые документы.
Расчет будет произведен после приезда физического лица. В нем должны суммироваться такие данные:
- часы, которые были затрачены на командировку;
- цена билетов, которые подтвердят факт оплаты проезда;
- затраты на оплату помещения, где лицо проживало;
- затраты на питание и другие услуги, которые оговариваются с работодателем;
- количество командированных работников при одновременном направлении несколько физлиц;
- незапланированные затраты (при возникновении непредвиденной ситуации)
Такая смета станет основанием для формирования окончательной суммы денег, которые полагаются работнику.
Входят ли они в расчет отпускных?
Учитываются ли командировочные при расчете отпускных? При проведении расчетов выплаты отпускной суммы, командировочные не будут учтены.
То есть, то вознаграждение, что получено сотрудников в период пребывания в командировке, должна в полной мере исключаться из окончательных расчетов отпускных.
Учитывайте такие правила при расчете размера командировочных, тогда вероятность допущения ошибки будет сведена к минимуму.
buhonline24.ru
2. Определяем заработок за расчетный период
В расчет среднего заработка включаются все выплаты, которые предусмотрены системой оплаты труда, кроме больничных, отпускных, материальной помощи и других выплат социального характера (см. 2 и 3 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922). Об особенностях учета разных премий смотрите там же в п. 15.
Если перед или во время командировки сотрудника на предприятии было повышение окладов (тарифных ставок) в целом по организации (подразделению) необходимо индексировать средний заработок для расчета командировочных (см. п. 16 Положения об особенностях порядка исчисления средней заработной платы Пост. Правительства РФ от 24.12.2007 № 922).
Пример:
Начисление Поповой А. А. за все месяцы, кроме августа и сентября, — 40 000, в августе — 26 086,96 рублей, в сентябре — 12 000 рублей. Итого за расчетный период: (40 000 рублей × 10 месяцев) + 26 086,96 рублей + 12 000 рублей = 438 086,96 рублей.
3. Вычисляем среднедневной заработок и сумму командировочных
Заработок за расчетный период делим на количество фактически отработанных в расчетном периоде дней. Затем полученное число умножаем на количество дней, проведенных в командировке. Командировочные облагаются НДФЛ.
Пример:
(438 086,96 / 225) × 5 = 9 735,27 рублей командировочных нужно выплатить Поповой А. А. На эту сумму работнику будет начислен.
Доплата до оклада
Если оплата командировочных по среднему заработку существенно меньше, чем зарплата, которую бы получил работник, если бы его не отправили в командировку, можно осуществить доплату до фактического заработка.
Если такая доплата предусмотрена трудовым или коллективным договором или локальным нормативным актом, на нее можно уменьшить налоговую базу по налогу на прибыль (см. п. 25 ст. 255 НК РФ и письма Минфина от 03.12.2010 № 03-03-06/1/756 и от 14.09.2010 № 03-03-06/2/164).
Однако рассчитывать командировочные нужно всегда, исходя из среднего заработка, а затем сравнивать их с окладом, чтобы не ухудшить положение работника, если ему выгоднее получать средний заработок.
Командировка в выходные
Бывают ситуации, когда дни служебной командировки выпадают на те дни, когда у работника по графику выходные.
Если в эти дни сотрудник к работе не привлекался, то они не оплачиваются. А если сотрудник привлекался к работе в командировке в выходной день или находился в пути, средний заработок за такие дни не сохраняется. Выходные оплачиваются не менее, чем в двойном размере либо в одинарном размере, но с правом «отгулять» выходной впоследствии (см. ст. 153 ТК РФ и ст. 106 ТК РФ).
При расчете оплаты в двойном размере нужно ориентироваться на применяемую систему оплаты труда работника (см. письма Минфина от 25.12.2013 г. № 14-2-337 и от 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).
Расчет суточных
За каждый день нахождения в командировке, включая выходные и нерабочие праздничные дни, а также за дни нахождения в пути, в том числе за время вынужденной остановки в пути работнику выплачиваются суточные (п. 1. Пол. об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).
По суточным работник отчитываться не должен (см. письма Минфина от 24.11.09 № 03-03-06/1/770, от 01.04.10 № 03-03-06/1/206).
Размер суточных устанавливает организация и закрепляет в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ст. 168 ТК РФ).
Расходы на выплату суточных учитываются при налогообложении прибыли без ограничений.
Выплата суточных освобождена от обложения НДФЛ в рамках следующих нормативов:
700 рублей за каждый день нахождения в командировке внутри страны и 2500 рублей — за пределами страны.
kontur.ru
Расчёт командировочных в 2018 году
Служебная командировка (командировка) – это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Распоряжение оформляется письменно, например, в виде приказа.
Не считаются командировкой:
- поездки в рамках работы разъездного характера;
- работа вахтовым методом.
Расчёт среднего заработка
Подчинённый оставляет официальное рабочее место для достижения производственной или деловой цели, поэтому получает оплату в размере среднего заработка.
Для расчёта среднедневного заработка необходимо полученный за 12 предыдущих месяцев доход разделить на число отработанных за это же время дней. Итог умножают на количество командировочных дней. Получается сумма оплаты труда человека в рабочем путешествии.
Когда сотрудник принят менее года назад, для расчёта берут время, отработанное на момент отъезда. Если командируется человек, только оформивший договор, оплата производится по официальному окладу.
Таблица: определение среднедневного заработка для командировки
Что не входит в расчёт среднего заработка
При расчёте среднего заработка из расчётного периода должны быть исключены периоды и выплаченные за них суммы, если:
- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребёнка;
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.
Пример расчёта среднего заработка
Работник принят в организацию 22.10.2015. Дата отправления в командировку — 06.09.2017 (среда). Дата возвращения — 15.09.2017 (пятница). Предприятие работает по стандартной пятидневной неделе.
Период для расчёта оплаты командировочных дней — с 01.09.16 по 31.08.17. Не включаются:
- 10 дней отпуска за свой счёт (с 01.06.2017 по 10.06.2017);
- 28 дней основного отпуска (с 01.08.2017 по 28.08.2017);
- 5 дней больничного (с 01.09.2016 по 05.09.2016).
За указанный 12-месячный период заработано:
- зарплата — 465 000 руб.;
- отпускные — 33 000 руб.;
- больничный лист — 3 800 руб.
Расчётная сумма = 465 000 руб. (больничные и отпускные не принимаются в расчёт). Отработанные дни = 204 (от рабочих дней по графику отнимаются дни указанных выше периодов).
Дневной средний заработок = 465 000 руб. / 204 = 2 279,41 руб.
Командировочные дни для оплаты = 7 (выходные не оплачиваются, так как трудовых задач не исполнялось).
Средний заработок на время командировки = 2 279,41 руб. *7 = 15 955,87 руб.
Расчёт суточных
Суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Суточные полагаются работнику за все дни пребывания в командировке. Выходные и нерабочие праздничные дни, время в пути (в т. ч. и вынужденные остановки) также оплачиваются. Не начисляются суточные при однодневных командировках по России.
Для расчёта суточных нужно определить продолжительность и дальность поездки. Если человек из пункта командирования может каждый день приезжать домой, суточные не платятся. Такая возможность определяется руководством в зависимости от отдалённости, транспортной доступности, сути поручаемой задачи, необходимости условий для отдыха подчинённого.
Размер суточных законодательно не ограничен, но должен регламентироваться коллективным договором или другим локальным актом. Кроме того, утверждены максимальные суммы, не подлежащие налогообложению. А с 2017 года со средств, превышающих норму, взимается не только НДФЛ, но и страховые сборы. Нормы составляют:
- не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
- не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.
К примеру, человек отправился в командировку в воскресенье 04.02.2018 и возвращается в субботу 10.02.2018. За 7 дней командирования при установленном размере 500 руб. в сутки общая сумма суточных будет равна:
500 руб. * 7 = 3500 руб.
Для отправки работника за рубеж, помимо основных правил, нужно учитывать определённую специфику. Локальным документом устанавливаются разные суммы на время в дороге для территории России и для других государств. При пересечении границы из России суточные платятся в инвалюте, как при пребывании за рубежом. В день возвращения в Россию — в рублях.
Например, работник командирован из Москвы в Париж. Самолёт вылетает из Москвы 8 апреля в 19.45 и прибывает в Париж в этот же день в 21.40. Суточные за 8 апреля должны быть выплачены работнику в иностранной валюте.
Если бы работник вылетел 8 апреля в 19.45 из Парижа в Москву, суточные нужно было бы выплатить в рублях.
Если человек отправляется в две страны (или более), суточные на день пересечения границы платятся инвалютой в сумме, полагающейся для места прибытия.
Например, в локальном нормативном акте организации установлен следующий размер суточных: 2 000 р. — при командировках в страны СНГ, 2 500 р. – при командировках в страны Европейского союза. Командированный работник 8 апреля прилетает в Берлин из Москвы, а 9 апреля — в Минск из Берлина. За 8 апреля ему выплачиваются суточные в евро в размере, эквивалентном 2 500 р., а за 9 апреля — в белорусских рублях в размере, эквивалентном 2 000 р.
Пересечение границы отслеживается по отметкам в загранпаспорте сотрудника. Суточные в инвалюте выдаются по актуальному курсу на день начисления суточных.
Видео: суточные в 2018 году
Оплата больничного в командировке
При болезни работника в командировке происходит приостановка задания до момента готовности человека к труду. В такой ситуации поездку нужно продлить.
Прежде всего заболевший должен обратиться в медицинское учреждение, чтобы зафиксировать своё состояние и получить подтверждающий акт. Пособие по временной нетрудоспособности будет произведено в обычном порядке и лишь после предоставления бухгалтеру предприятия больничного листа.
За дни болезни средний заработок не начисляется, а выплачивается пособие.
Заболевшему предприятие:
- возмещает деньги за съём жилья, если он не пребывал на лечении в больнице;
- платит суточные за все дни, даже когда он не в состоянии выполнять задание или вернуться домой.
Командировочные расходы и расчёт отпускных
В расчёт отпускных не включаются периоды отсутствия сотрудника, обеспечиваемые средним заработком. Командировка исключается из расчёта отпускных, ведь человек покидает своё рабочее место, хоть и по рабочим потребностям.
Видео: оплата командировки в выходной день
Командировка за чужой счёт
Командировочные расходы могут осуществляться принимающей стороной, если между ней и работодателем заключено соответствующее соглашение. При этом оформляет поездку, принимает отчёты о командировке и выплате расходов в этой ситуации всё равно работодатель.
Принимающей стороной возмещаются:
- расходы на проживание (гостиница, общежитие, арендное жилье); факт съёма жилья следует подтвердить документально (чеки, квитанции);
- расходы на средства передвижения — в зависимости от его вида (автобус, самолёт, поезд). Если откомандированный выбрал личный автотранспорт, то оплата топлива происходит на основе поданного в бухгалтерию путевого листа и квитанций с АЗС. Услуги такси возмещению не подлежат.
Суточные, как и средний заработок, а также сторонние затраты работника (связь, виза и т. д.) обеспечивает организация-работодатель, если другие положения не утверждены предварительно заключённым договором.
Справка-расчёт командировочных
Справка-расчёт обеспечивает первичную учётную документацию. Её выписывают для того, чтобы было дополнительное юридическое основание фиксации конкретных сумм командировочных расходов.
Законодательно образец бухгалтерской справки-расчёта не установлен. Организациям лучше составить её самим с учётом индивидуальных деловых тонкостей и отличий в делопроизводстве и утвердить актом руководителя компании или учётной политикой.
Чтобы оформить справку-расчёт командировочных, нужно указать в ней реквизиты, предусмотренные для первичных документов в ст. 9 закона «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:
- наименование документа;
- дату составления;
- название организации или ИП;
- вид и сумму командировочных расходов;
- Ф. И. О. лица, составившего документ.
Расчёт зарплаты с учётом командировки
Зарплата в поездке начисляется только за рабочие дни организации и направляемого сотрудника. Поэтому важно следить за табелем учёта рабочего времени, тем более если предприятие функционирует по нестандартному графику. Если выходные попадают в командировочный интервал, они не должны оплачиваться. Однако если свой выходной человек провёл в дороге к пункту назначения или обратно либо выполнял трудовые функции, он получает оплату в двукратном размере или в одинарном с предоставлением дополнительного отгула.
За период командирования обычная зарплата начисляться не должна. Человеку полагается средний заработок, даже если поездка длится всего один день.
Пример: как рассчитать и оплатить командировку в 2018 году
Работник трудоустроен 01.01.2017 и получает 25 000 руб. Уходил в отпуск с 10.07.2017 по 23.07.2017. Командирован на период 22.01.2018–24.01.2018.
Расчётный период: 1 января — 31 декабря 2017 года. Количество дней: 237 (247 рабочих в 2017 минус 10 отпуска).
Начисление среднего заработка происходит следующим образом:
- 11 месяцев по 25 000 руб.;
- в июле — 25 000 руб. х 11 дн. / 21 дн. = 13 095,24 руб.;
- всего — 25 000 руб. х 11 м. + 13 095,24 руб. = 288 095,24 руб.
Средний заработок: 288 095,24 руб. / 237 дн. = 1 215,59 руб.
Командировочные дни оплачиваются в размере: 3 646,77 руб. (1 215,59 руб. х 3 дн.).
Рассчитываем заработную плату: 25 000 руб. / 17 дн. × 14 дн. = 20 588,23 руб.
Общий январский доход сотрудника составит: 20 588,23 + 3 646,77 = 24 235 руб.
Пример. Расчёт зарплаты за январь 2018 года, если работник был в командировке.
П. Р. Колосов с 9 по 12 января 2018 года был в командировке, за время которой ему начислили средний заработок — 9000 р. Оклад Колосова — 42 500 р. Зарплата за 13 дней января — 32 500 р. (42 500 р.: 17 дн. × 13 дн.). Всего за январь Колосов заработал 41 500 р.
Поскольку из-за командировки человек потерял в зарплате, руководство компании по собственной инициативе предоставило Колосову оплачиваемый отгул.
При командировании подчинённого с неполным рабочим днём также начисляется средняя зарплата, рассчитанная по общему правилу. Размеры возмещения дополнительных командировочных расходов тоже не связаны с режимом работы, они выплачиваются на общих основаниях в полном объёме.
Вопросы, связанные с расходами на командировки, имеют большую актуальность. Учёт их несложен, но требует внимания и чёткого соблюдения правил. Следует помнить об исключаемых доходах и периодах из расчёта среднего заработка, начислении суточных, особенно в заграничных поездках, расчёте заработной платы командированного и ведении отчётности.
kadrovik.guru