Как рассчитываются суточные в командировке

Перед большинством предприятий встаёт необходимость командирования подчинённых. Это как долгосрочные, так и короткие поездки на большие и малые расстояния, длительность которых определяет руководитель на основании объёма, сложности и других особенностей служебного поручения. При этом важно не только организовать поездку, но и правильно рассчитать командировочные.

Расчёт командировочных в 2018 году

Служебная командировка (командировка) – это поездка работника по распоряжению работодателя на определённый срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Распоряжение оформляется письменно, например, в виде приказа.

Не считаются командировкой:

  • поездки в рамках работы разъездного характера;
  • работа вахтовым методом.

Расчёт среднего заработка

Подчинённый оставляет официальное рабочее место для достижения производственной или деловой цели, поэтому получает оплату в размере среднего заработка.

Для расчёта среднедневного заработка необходимо полученный за 12 предыдущих месяцев доход разделить на число отработанных за это же время дней. Итог умножают на количество командировочных дней. Получается сумма оплаты труда человека в рабочем путешествии.

Когда сотрудник принят менее года назад, для расчёта берут время, отработанное на момент отъезда. Если командируется человек, только оформивший договор, оплата производится по официальному окладу.

Таблица: определение среднедневного заработка для командировки

Что не входит в расчёт среднего заработка

При расчёте среднего заработка из расчётного периода должны быть исключены периоды и выплаченные за них суммы, если:

  • за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством РФ, за исключением перерывов для кормления ребёнка;
  • работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;

  • работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
  • работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
  • работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
  • работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством РФ.

Пример расчёта среднего заработка

Работник принят в организацию 22.10.2015. Дата отправления в командировку — 06.09.2017 (среда). Дата возвращения — 15.09.2017 (пятница). Предприятие работает по стандартной пятидневной неделе.

Период для расчёта оплаты командировочных дней — с 01.09.16 по 31.08.17. Не включаются:

  • 10 дней отпуска за свой счёт (с 01.06.2017 по 10.06.2017);
  • 28 дней основного отпуска (с 01.08.2017 по 28.08.2017);
  • 5 дней больничного (с 01.09.2016 по 05.09.2016).

За указанный 12-месячный период заработано:

  • зарплата — 465 000 руб.;
  • отпускные — 33 000 руб.;
  • больничный лист — 3 800 руб.

Расчётная сумма = 465 000 руб. (больничные и отпускные не принимаются в расчёт). Отработанные дни = 204 (от рабочих дней по графику отнимаются дни указанных выше периодов).

Дневной средний заработок = 465 000 руб. / 204 = 2 279,41 руб.

Командировочные дни для оплаты = 7 (выходные не оплачиваются, так как трудовых задач не исполнялось).

Средний заработок на время командировки = 2 279,41 руб. *7 = 15 955,87 руб.

Расчёт суточных

Суточные — это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства. Суточные полагаются работнику за все дни пребывания в командировке. Выходные и нерабочие праздничные дни, время в пути (в т. ч. и вынужденные остановки) также оплачиваются. Не начисляются суточные при однодневных командировках по России.

Для расчёта суточных нужно определить продолжительность и дальность поездки. Если человек из пункта командирования может каждый день приезжать домой, суточные не платятся. Такая возможность определяется руководством в зависимости от отдалённости, транспортной доступности, сути поручаемой задачи, необходимости условий для отдыха подчинённого.

Размер суточных законодательно не ограничен, но должен регламентироваться коллективным договором или другим локальным актом. Кроме того, утверждены максимальные суммы, не подлежащие налогообложению. А с 2017 года со средств, превышающих норму, взимается не только НДФЛ, но и страховые сборы. Нормы составляют:


  • не более 700 руб. за каждый день нахождения в командировке на территории РФ;
  • не более 2 500 руб. за каждый день нахождения в заграничной командировке.

К примеру, человек отправился в командировку в воскресенье 04.02.2018 и возвращается в субботу 10.02.2018. За 7 дней командирования при установленном размере 500 руб. в сутки общая сумма суточных будет равна:

500 руб. * 7 = 3500 руб.

Для отправки работника за рубеж, помимо основных правил, нужно учитывать определённую специфику. Локальным документом устанавливаются разные суммы на время в дороге для территории России и для других государств. При пересечении границы из России суточные платятся в инвалюте, как при пребывании за рубежом. В день возвращения в Россию — в рублях.

Например, работник командирован из Москвы в Париж. Самолёт вылетает из Москвы 8 апреля в 19.45 и прибывает в Париж в этот же день в 21.40. Суточные за 8 апреля должны быть выплачены работнику в иностранной валюте.

Если бы работник вылетел 8 апреля в 19.45 из Парижа в Москву, суточные нужно было бы выплатить в рублях.

СПС «КонсультантПлюс»


Если человек отправляется в две страны (или более), суточные на день пересечения границы платятся инвалютой в сумме, полагающейся для места прибытия.

Например, в локальном нормативном акте организации установлен следующий размер суточных: 2 000 р. — при командировках в страны СНГ, 2 500 р. – при командировках в страны Европейского союза. Командированный работник 8 апреля прилетает в Берлин из Москвы, а 9 апреля — в Минск из Берлина. За 8 апреля ему выплачиваются суточные в евро в размере, эквивалентном 2 500 р., а за 9 апреля — в белорусских рублях в размере, эквивалентном 2 000 р.

СПС «КонсультантПлюс»

Пересечение границы отслеживается по отметкам в загранпаспорте сотрудника. Суточные в инвалюте выдаются по актуальному курсу на день начисления суточных.

Видео: суточные в 2018 году

https://youtube.com/watch?v=Lp2Zkee2UAQ

Оплата больничного в командировке

При болезни работника в командировке происходит приостановка задания до момента готовности человека к труду. В такой ситуации поездку нужно продлить.


Прежде всего заболевший должен обратиться в медицинское учреждение, чтобы зафиксировать своё состояние и получить подтверждающий акт. Пособие по временной нетрудоспособности будет произведено в обычном порядке и лишь после предоставления бухгалтеру предприятия больничного листа.

За дни болезни средний заработок не начисляется, а выплачивается пособие.

Заболевшему предприятие:

  • возмещает деньги за съём жилья, если он не пребывал на лечении в больнице;
  • платит суточные за все дни, даже когда он не в состоянии выполнять задание или вернуться домой.

Командировочные расходы и расчёт отпускных

В расчёт отпускных не включаются периоды отсутствия сотрудника, обеспечиваемые средним заработком. Командировка исключается из расчёта отпускных, ведь человек покидает своё рабочее место, хоть и по рабочим потребностям.

Видео: оплата командировки в выходной день

https://youtube.com/watch?v=czbTsEskspY

Командировка за чужой счёт

Командировочные расходы могут осуществляться принимающей стороной, если между ней и работодателем заключено соответствующее соглашение. При этом оформляет поездку, принимает отчёты о командировке и выплате расходов в этой ситуации всё равно работодатель.

Принимающей стороной возмещаются:


  • расходы на проживание (гостиница, общежитие, арендное жилье); факт съёма жилья следует подтвердить документально (чеки, квитанции);
  • расходы на средства передвижения — в зависимости от его вида (автобус, самолёт, поезд). Если откомандированный выбрал личный автотранспорт, то оплата топлива происходит на основе поданного в бухгалтерию путевого листа и квитанций с АЗС. Услуги такси возмещению не подлежат.

Суточные, как и средний заработок, а также сторонние затраты работника (связь, виза и т. д.) обеспечивает организация-работодатель, если другие положения не утверждены предварительно заключённым договором.

Справка-расчёт командировочных

Справка-расчёт обеспечивает первичную учётную документацию. Её выписывают для того, чтобы было дополнительное юридическое основание фиксации конкретных сумм командировочных расходов.

Законодательно образец бухгалтерской справки-расчёта не установлен. Организациям лучше составить её самим с учётом индивидуальных деловых тонкостей и отличий в делопроизводстве и утвердить актом руководителя компании или учётной политикой.

Чтобы оформить справку-расчёт командировочных, нужно указать в ней реквизиты, предусмотренные для первичных документов в ст. 9 закона «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ:


  • наименование документа;
  • дату составления;
  • название организации или ИП;
  • вид и сумму командировочных расходов;
  • Ф. И. О. лица, составившего документ.

Расчёт зарплаты с учётом командировки

Зарплата в поездке начисляется только за рабочие дни организации и направляемого сотрудника. Поэтому важно следить за табелем учёта рабочего времени, тем более если предприятие функционирует по нестандартному графику. Если выходные попадают в командировочный интервал, они не должны оплачиваться. Однако если свой выходной человек провёл в дороге к пункту назначения или обратно либо выполнял трудовые функции, он получает оплату в двукратном размере или в одинарном с предоставлением дополнительного отгула.

За период командирования обычная зарплата начисляться не должна. Человеку полагается средний заработок, даже если поездка длится всего один день.

Пример: как рассчитать и оплатить командировку в 2018 году

Работник трудоустроен 01.01.2017 и получает 25 000 руб. Уходил в отпуск с 10.07.2017 по 23.07.2017. Командирован на период 22.01.2018–24.01.2018.


Расчётный период: 1 января — 31 декабря 2017 года. Количество дней: 237 (247 рабочих в 2017 минус 10 отпуска).

Начисление среднего заработка происходит следующим образом:

  • 11 месяцев по 25 000 руб.;
  • в июле — 25 000 руб. х 11 дн. / 21 дн. = 13 095,24 руб.;
  • всего — 25 000 руб. х 11 м. + 13 095,24 руб. = 288 095,24 руб.

Средний заработок: 288 095,24 руб. / 237 дн. = 1 215,59 руб.

Командировочные дни оплачиваются в размере: 3 646,77 руб. (1 215,59 руб. х 3 дн.).

Рассчитываем заработную плату: 25 000 руб. / 17 дн. × 14 дн. = 20 588,23 руб.

Общий январский доход сотрудника составит: 20 588,23 + 3 646,77 = 24 235 руб.

Пример. Расчёт зарплаты за январь 2018 года, если работник был в командировке.

П. Р. Колосов с 9 по 12 января 2018 года был в командировке, за время которой ему начислили средний заработок — 9000 р. Оклад Колосова — 42 500 р. Зарплата за 13 дней января — 32 500 р. (42 500 р.: 17 дн. × 13 дн.). Всего за январь Колосов заработал 41 500 р.

Поскольку из-за командировки человек потерял в зарплате, руководство компании по собственной инициативе предоставило Колосову оплачиваемый отгул.

БСС «Система Главбух»


При командировании подчинённого с неполным рабочим днём также начисляется средняя зарплата, рассчитанная по общему правилу. Размеры возмещения дополнительных командировочных расходов тоже не связаны с режимом работы, они выплачиваются на общих основаниях в полном объёме.

Вопросы, связанные с расходами на командировки, имеют большую актуальность. Учёт их несложен, но требует внимания и чёткого соблюдения правил. Следует помнить об исключаемых доходах и периодах из расчёта среднего заработка, начислении суточных, особенно в заграничных поездках, расчёте заработной платы командированного и ведении отчётности.

kadrovik.guru

Нормы суточных

Размер суточных за один день командировки может быть любым. Сумма оговаривается в коллективном договоре или локальном нормативном акте. Если характер деятельности сотрудника подразумевает регулярные командировки, то таблица с суточными, в зависимости от места, может быть приложена к трудовому договору.

Налоговым Кодексом определено, что суточные до 700 рублей для внутренних поездок и 2500 рублей для заграничных не облагаются НДФЛ.

Как рассчитываются суточные в командировке

Если сотрудник отправляется в командировку в местность, откуда есть возможность ежедневно возвращаться домой, то суточные ему не оплачиваются. Целесообразность таких поездок определяет руководитель.

Расчет количества дней в командировке для суточных

Суточные выплачиваются сотруднику за каждый день командировки, включая выходные и праздничные дни, а также вынужденные задержки (не по вине сотрудника). Сотрудник имеет право на суточные, если во время командировки он был на больничном листе. Началом отчета продолжительности командировки считается день выезда. Например, если сотрудник вылетает из своего города в 23.55 10 апреля, то именно этот день и будет считаться началом командировки, и за него работодатель обязан заплатить суточные.

Дата прибытия считается аналогичным образом. Например, сотрудник закончил свою работу 10 апреля и выехал в тот же день поездом в свой населенный пункт. Поезд прибывает в 00.05 11 апреля. Этот день еще считается периодом командировки и за него положены суточные. Также необходимо учитывать время, необходимое на дорогу с аэропорта, пристани, вокзала, если они находятся за пределами города. Такой порядок расчета утвержден Постановлением правительства РФ №749 от 13.10.2008 года.

Как рассчитываются суточные в командировке

Расчет при заграничной командировке

Расчет суточных при командировке за границу имеет ряд особенностей. Ее длительность считается таким же образом. При этом:

  1. за период, когда сотрудник находился на территории страны, суточные выплачиваются по норме для внутренних командировок (в том числе за период, необходимый для прибытия в аэропорт);
  2. за период, когда сотрудник находился на территории другой страны, суточные ему должны выплатить по нормам для заграничной командировки и в местной валюте.

Суточные в день прибытия в другую страну считаются по нормативам для заграничной командировки. В день, когда сотрудник вернулся в страну, суточные он получает по нормам для внутренней командировки. Даты пересечения границы проверяются по отметке в паспорте. В командировках в страны СНГ, при пересечении границ которых не ставится отметка в паспорте, даты отъезда и приезда считаются по проездным документам.

Если в период командировки сотрудник переезжает с одной страны в другую, то за день пересечения границы выплата суточных при командировках производится по норме страны прибытия.

Обратите внимание — как рассчитываются суточные в командировках по странам СНГ:

Как посчитать суточные при командировке (примеры)

Сотрудник направлен в командировку в Германию. Самолет вылетает в 00.30 04 апреля. Для того чтобы добраться до аэропорта, который находится за чертой города, и пройти регистрацию, ему необходимо выехать автомобилем не позже 22.00. Командировка заканчивается 10 апреля, а самолет из Франции вылетает 10 апреля в 23.00 и прилетает 11 апреля. Коллективным договором, предусмотрено, что суточные при командировках по РФ составляют 750 рублей, заграницу – 2500 рублей. Расчет командировочных будет выглядеть следующим образом:

  1. Начало командировки – 03 апреля. За этот день сотрудник получит – 750 рублей.
  2. С 4 по 10 апреля суточные считаются по 2500 за день: 8 дней *2500 = 20000 рублей (эти средства должны быть выплачены в евро).
  3. Последний день командировки – 11 апреля. За этот день сотруднику положено 750 рублей командировочных.

Например, была запланирована аналогичная командировка, но в связи с плохими погодными условиями вылет самолета был задержан на сутки. Фактически самолет вылетел в 23.00 11 апреля и прилетел 12 апреля. В такой ситуации сотруднику должны заплатить за 10 и 11 апреля по 2500 рублей суточных, а за 12 апреля – 750 рублей.

Налогообложение суточных

С первого января текущего года вступили в силу изменения Налогового Кодекса. Если ранее суммы свыше 750 и 2500 рублей для внутренней и заграничной командировки соответственно облагались только НДФЛ, то теперь с них необходимо уплатить еще и страховые взносы.

otdelkadrov.online

Справка: как пользоваться калькулятором командировочных

Шаг 1. Укажите ваш общий трудовой заработок за расчетный период. Расчетный период — это 12 месяцев, фактически предшествующих командировке. То есть, грубо говоря, вам нужно умножить вашу заработную плату на 12. Это не совсем точный способ, потому что всегда есть месяцы, где зарплата ниже (например, за счет больничных), и наоборот, есть месяцы, где она выше (например, за счет премии). Идеально, конечно, посчитать суммы выплат по всем 12-ти месяцам точно. Если вы их знаете (помните или есть распечатки), то советуем так и сделать для более корректного расчета.

11661-1

Шаг 2. Укажите, сколько дней вы отработали в этот расчетный период (напомним, это 12 месяцев до месяца командировки).

11661-2

Обратите внимание, что здесь считаются только рабочие дни, исключая отпускные, больничные и предыдущие командировки.

Введенные вами на 1 и 2 этапах цифры уже подскажут внимательному читателю, как рассчитать средний заработок для командировки. Результат расчета мы увидим чуть ниже, а пока скажем, что для получения этого показателя нужно просто поделить первое на второе. Чистая математика. 🙂

Шаг 3. Напишите, сколько дней длилась (или будет длиться) ваша командировка. Считайте все календарные дни, включая выходные и праздники (если они туда попали).

11661-3

Шаг 4. Последний этап — размер суточных, который принят в вашей организации. Уточнить этот размер можно в бухгалтерии. Особенность в том, что каждая компания или учреждение имеет право устанавливать удобный для нее размер суточных с учетом установленного в законах минимума. Так что эту цифру знает только ваш бухгалтер.

11661-4

Результат: калькулятор моментально произведет нужные расчеты, и вы получите такие итоги (на нашем примере):
11661-5

Здесь:

  • размер суточных к выдаче — это сумма, которая должна быть вам заплачена за все дни командировки. Напомним, выходные не исключаются, за них тоже получите оплату;
  • средний дневной заработок — это основной показатель, который используется для расчетов в нашем случае. Это тот самый главный средний заработок для командировки 2019, от которого зависит итоговая сумма выплат командированному работнику;
  • размер командировочных — ваша итоговая оплата командировки по среднему заработку 2019. В нее включаются и суточные, и оплата по среднему заработку. Командировка таким образом полностью оплачена.

Справка: как рассчитываются суточные при командировках в 2019 году?

Практически каждый работник может быть направлен руководством для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы, т. е. в командировку. Одних такие поручения радуют, других огорчают, но всех без исключения волнует вопрос — сколько денег ему при этом должны выплатить и как посчитать командировочные расходы.

На что вправе рассчитывать командированный сотрудник

В соответствии с действующим законодательством, работодатель обязан оплатить командированному работнику:

  • расходы по проезду и найму жилого помещения (билеты, бензин, гостиница или аренда квартиры и т. д.);
  • суточные;
  • другие возможные расходы, если на них дало добро начальство.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками работников государственных или муниципальных учреждений, определяется соответствующим федеральным или муниципальным нормативным правовым актом (обычно постановлениями Правительства). Для всех остальных работников вопрос, как рассчитать командировочные расходы, определяется коллективным договором или другим локальным нормативным актом предприятия.

При направлении в служебную поездку работнику обычно выдается некая сумма денег авансом — на оплату проезда и проживания, а также в виде суточных. В зависимости от правил и положений, принятых в конкретной организации, человеку могут быть вручены уже приобретенные проездные документы и оплачен номер в гостинице, но вот суточные должны выдать наличными или перечислить на карточку до отправления в командировку.

2018-02-16_17-31-56

Сколько заплатят за один день

Ни минимальный, ни максимальный размер суточных законом на 2019 год не определен, поэтому их размер каждая организация устанавливает самостоятельно, обычно это прописано в коллективном договоре. Поэтому сумма, выплачиваемая на дополнительные расходы командированным сотрудникам разных предприятий, бывает различной и может колебаться от 100 рублей до нескольких тысяч.

Как считаются суточные в командировке

Посчитать полагающуюся вам сумму довольно просто: нужно размер суточных, принятых в вашей организации, умножить на количество дней командировки, включая выходные, праздничные, время нахождения в пути.

Если сотрудник командирован за границу, то за время нахождения в другой стране расчет он получит в соответствующей валюте и в размерах, установленных для загранкомандировок.

Если в служебную поездку сотрудник едет из России за границу, то дата пересечения российской границы включается в дни, за которые деньги должны быть выплачены в иностранной валюте. Соответственно, при возвращении в Россию дата пересечения границы включается в дни, за которые дополнительные командировочные расходы оплачиваются в рублях.

На что обратить особое внимание

Ситуация 1. Подоходный налог

Василий Пуговкин работает инженером на одном из сибирских заводов. И вот его решили на целых десять дней отправить в Москву на конференцию. По колдоговору суточные на его предприятии составляют 1200 рублей в день, соответственно, Василий прикинул, что на десять дней ему должны выдать расчет двенадцать тысяч. Однако, в бухгалтерии ему выдали меньшую сумму. Василий в недоумении: в чем он ошибся, почету так мало и как рассчитать суточные в командировке?

А все дело в том, что статьями Налогового кодекса РФ установлены предельные размеры суточных, которые не облагаются НДФЛ — 700 рублей для командировок по России и 2500 руб. в сутки — для зарубежных поездок. Поэтому с суммы, превышающей 700 рублей в день, бухгалтерия удержала 13 % НДФЛ, в результате выплата составила не 12 000, а 11 350 рублей.

2018-02-16_17-29-50

Ситуация 2. Не выплатили деньги до командировки

Семена Петровича в срочном порядке решили отправить в служебную поездку. Гостиницу оплатили по безналу, билеты на самолет купили, а вот деньги на расходы пообещали перечислить позже. Семен Петрович в раздумьях, как поступить. Оказаться в чужом городе без денег не хочется, но и не поехать страшно — вдруг уволят.

Как поступать в такой ситуации, зависит только от самого работника, в частности, от наличия у него собственных денежных средств и от степени его доверия обещаниям руководства. Но отказ сотрудника от командировки по причине неполучения им положенного аванса на расходы не может повлечь за собой дисциплинарную ответственность. Вина в этом случае лежит не на работнике, а на работодателе, не выполнившем свою обязанность по своевременному расчету и выплате суточных.

how2get.ru

Направление работника в командировку

Направление работника в командировкуДля направления работника в командировку руководитель издает приказ, который подготавливает отдел кадров. Прежде чем отправить сотрудника в поездку, надо убедиться, что это возможно:

  1. Нельзя требовать от работника выполнения работ, отсутствующих в трудовом договоре.
  2. Запрещается командировать беременных женщин.
  3. Нельзя без письменного согласия отправить родителей-одиночек с детьми до 5 лет, матерей с детьми до 3 лет, сотрудников с детьми-инвалидами.
  4. Запрещено направлять сотрудника, если он не может ехать по состоянию здоровья.

В случае если отделу кадров надлежит получить согласие человека на командировку, нужно составить уведомление, в котором сотрудник может выразить свое согласие. Уведомление должно быть зарегистрировано в Журнале уведомлений и предложений.

До 2015 года отдел кадров заполнял командировочное удостоверение с приложением служебного задания по установленным формам Т-10 и Т-10а. С 2015 года использование командировочных удостоверений не является обязательным, и бухгалтерия не вправе требовать его наличия.

В случае отказа работодателя от использования унифицированных документов в приказе о направлении необходимо прописать цель приезда. Распоряжение в обязательном порядке регистрируется в журнале приказов по личному составу.

Изменения законодательства 2018 года

Закон об оплате командировокПеремены в законодательстве закрепляют упрощение документооборота, принятое с 2015 года. Командированный по новым правилам может не отчитываться в письменном виде по своей поездке.

Согласно законодательству, выезды в обособленное подразделение, находящееся в другом административном округе, приравнивается к служебным поездкам.

Наиболее значительные изменения коснулись размера страховых взносов, начисляемых на суточные. Ранее, согласно закону №212-ФЗ, суточные расходы не облагались страховыми взносами во внебюджетные фонды и взносами на травматизм.

На 2018 год зафиксирована определенная сумма, которая не подлежит обложению:

  • 700 рублей суточных при поездках по России;
  • 2500 рублей за пределами России.

Так как организация внутренним нормативным актом может устанавливать любой размер суточных, то все суммы, превышающие лимит, подлежат налогообложению страховыми сборами, кроме сборов на травматизм.

Виды и порядок оплаты

Виды и порядок оплатыПосле оформления приказа командированному сотруднику выдается денежный аванс для осуществления необходимых расходов. В оплачиваемые служебные расходы входят:

  • оплата проезда;
  • аренда жилого помещения;
  • суточные;
  • затраты на служебные цели по поручению руководства;
  • прочие сопутствующие затраты.

Оплата издержек на проезд к месту командировки и обратно включает в себя затраты на общественный транспорт до вокзала, аэропорта, передвижения внутри пункта назначения от гостиницы до места работы при условии, что работник предоставит маршрутные квитанции, билеты.

При авиаперелетах сотрудник приносит распечатку электронного билета и посадочный талон. При использовании железнодорожного транспорта в перечень необходимых документов входят билеты, контрольные купоны, также оплачиваются страховые сборы и белье.

Если сотрудник к месту командировки отбывает на личном транспорте, то он должен написать служебную записку, приобщить путевой лист и квитанции с бензоколонок.

Расходы на проезд оплачиваются в полном размере согласно документам, но организация может закрепить ограничения локальным актом, например, установить оплату авиаперелета только в эконом-классе. Если работник вопреки нормативам покупает билет в бизнес-класс, то работодатель вправе отказать компенсировать разницу в стоимости билетов в случае отсутствия объективных причин.

Для подтверждения издержек на наем жилого помещения служащий сохраняет квитанцию, чек или счет-справку, полученные в гостинице. В стоимость входит проживание, дополнительные услуги, оказываемые в гостинице.

Если сотрудник арендует квартиру, то он заключает договор, который послужит доказательством понесенных затрат. Если он не представляет документы, то работодателю разрешено по своему желанию определить размер компенсации.

Суточные – это расходы работника помимо проезда и проживания. Зачастую они служат для компенсации затрат на питание. Внутренними нормативными документами работодатель может самостоятельно регулировать размер суточных в зависимости от занимаемой должности и региона, но не меньше законодательного уровня. Если поездка укладывается в один день, то суточные могут не выплачиваться.

Затраты на служебные цели могут быть любыми. Виды таких затрат не регулируются законодательством и обговариваются внутри организации. В любом случае, человек обязан представить полный пакет документов.

В прочие сопутствующие расходы могут входить:

  • сервисный или комиссионный сбор;
  • страховой сбор;
  • на оформление визы, паспорта;
  • за возврат или обмен билетов;
  • мобильная связь.

Расчеты заработка за дни поездки

Временной отрезок, проведенный служащим в командировке, считается рабочим, следовательно, кроме компенсации затрат, человеку необходимо начислить заработную плату. В табеле учета рабочего времени дни служебной поездки отмечаются буквой «К».

По среднему заработку

Оплата по среднему заработкуРасчет может быть произведен по среднему заработку. Чтобы исчислить средний заработок, нужно учесть все типы выплат, предустановленные системой оплаты труда за предшествующие командировке 12 месяцев.

То есть это будет фактически начисленный заработок со всеми премиями. Сумма начисленной за 12 месяцев заработной платы разделяется на количество рабочих дней в расчетном периоде и умножается на количество рабочих дней поездки.

Пример: командировка длится с 1 по 7 октября 2017 года, рабочих дней – 5. Для расчета надо взять сумму выплат с 1 октября 2016 года по 30 сентября 2017 года. Ежемесячная заработная плата составляет 11 500 рублей:

  • за период с 1 октября 2016 года по 30 июня 2017 года сотруднику начислено 103 500 рублей;
  • с 1 по 31 июля сотрудник был в отпуске, отпускные составили 11 607 рублей;
  • с 1 августа по 30 сентября он получил 23 000 рублей;
  • итого сумма выплат за 12 месяцев составит 138 107 рублей.

Фактически полученная заработная плата:

Так как время отпуска в расчет не входит, то средний заработок будет исчислен следующим образом:

В данном примере рассмотрен подсчет командировочных с исключенными днями, которыми послужили дни ежегодного очередного отпуска.

По окладу

Если в организации применяется суммированный учет рабочего времени, то расчет среднего заработка надо делать не по дням, а по часам.

Пример: в организации принята 40-часовая рабочая неделя. Работник находился в командировке 3 рабочих дня в октябре 2017 года, то есть 24 часа. Расчетный период с 1 октября 2016 года по 30 сентября 2017 года в рабочих днях составляет 247, а в часах — 1973. За это время работнику начислено 138 000 рублей.

Оплата по окладуБывает, что оплата труда за период командировки по среднему заработку ниже, чем если бы расчет производился исходя из оклада. Ранее руководство могло выбрать способ расчета и склониться в пользу расчета по окладу.

Однако по статье 139 ТК РФ и Постановлению Правительства РФ №922 законодатель строго указывает, что необходимо рассчитывать командировочные исходя из среднего заработка. За расчет по окладу работодателя привлекут к административной ответственности.

Также разрешено в локальных нормативных документах организации установить выплату разницы до оклада, но оформляться она будет как разница между начисленным средним заработком и окладом.

При неполном годе

Если человек не отработал в организации полных 12 месяцев перед началом командировки, то расчет среднего заработка производится за фактически отработанное рабочее время. Если вернуться к предыдущему примеру, то получится следующее:

  1. Сотрудник устроился на работу 1 мая 2017 года.
  2. Количество рабочих дней с 1 мая 2017 года по 30 сентября 2017 года – 106.

Выплачено за период:

Средний заработок:

Оплата труда за период командировки:

Исключенные дни

В период расчета рабочих дней для определения среднего заработка не входят:

  • дни отпуска;
  • дни больничного листа;
  • выходные и праздничные дни;
  • время отпуска по уходу за ребенком;
  • время простоя по вине работодателя;
  • отпуск без сохранения заработной платы;
  • время прошлых командировок;
  • дополнительные оплачиваемые дни по уходу за детьми-инвалидами.

Соответственно, выплаты за эти периоды не входят в расчет среднего заработка. Расчет среднего заработка без учета вышеперечисленных периодов называется с исключенными днями.

Отдельные условия возмещения

Отдельные способы возмещенияВремя командировки для целей выплаты суточных считается по календарным дням.  Дни отбытия и прибытия составляют период расчета.

Время, проведенное в дороге до аэропорта или до вокзала, суммируется к периоду служебной поездки. Человек может не выходить на постоянное место работы в день отбытия или прибытия по договоренности с руководителем.

Если выезд или приезд попадают на выходной день, то для человека он считается рабочим, если это произошло не по его инициативе.

Суточные за эти дни выплачиваются. Что касается среднедневного заработка, то по договоренности с работодателем человек получает дополнительный оплачиваемый выходной либо среднедневной заработок в двойном размере.

Пример: сотрудник выехал из дома 7 октября 2017 года (в субботу), чтобы рано утром в понедельник приступить к выполнению задания. 8 октября он прибыл в гостиницу, значит, два выходных дня провел в пути.

Командировка продлится до 12 октября. Организация должна оплатить средний заработок за 4 рабочих дня и двойной размер за 2 выходных. Среднедневной доход – 562,22 рубля.

Оплата питания командированному сотруднику Положением о командировках не предусмотрена, но работодателю не запрещено отдельно компенсировать питание, если возмещение предусмотрено в коллективном договоре или внутреннем нормативном акте по командировкам. Но в отличие от расходов на проезд, проживание, затраты на питание будут облагаться НДФЛ.

Как оплачивается рабочий день в командировке? Ответ на вопрос — на видео.

Особенности отражения документов

НДФЛ также будут облагаться суточные свыше 700 рублей по России и 2500 тысяч за рубежом. Помимо обложения НДФЛ и страховыми взносами, в налоговом учете все командировочные затраты входят в косвенные расходы по налогу на прибыль.

Если сотрудник не может подтвердить расходы документально, однако работодатель их компенсировал, то стоит подумать, включать ли их в расчет налога на прибыль. В большинстве случаев налоговая не принимает к учету сомнительные расходы, хотя встречается судебная практика, когда решение выносилось в пользу работодателя.

При расчете УСН принцип такой же. Командировочные затраты входят в список расходов для целей налогообложения, если они подтверждены документально и экономически целесообразны.

В бухгалтерском учете командировочные затраты оформляются авансовым отчетом, так как сотрудник выступает как подотчетное лицо, получившее на руки денежные средства.

Особенности отражения документовВ авансовом отчете на основании предоставленных документов бухгалтер обязан рассчитать стоимость проезда, проживания, суточные и прочие расходы. Сотрудник должен отдать все документы, написать служебные записки.

Бухгалтер дополнительно прикладывает к авансовому отчету копию приказа о командировке, командировочное удостоверение и служебное задание в случае наличия. Все издержки относятся на соответствующие счета в зависимости от учетной политики компании.

В бухгалтерском учете принимаются все расходы, которые работодатель согласился компенсировать, даже без подтверждающих документов. Впоследствии документально подтвержденные расходы входят в форму №2 Отчета о финансовых результатах в строку «Управленческие расходы», не подтвержденные — в строку «Прочие расходы».

Размер суточных по России и за границей

Законодательство определяет минимальный размер суточных: на территории России — 700 рублей, за рубежом — 2500 рублей.

Соответственно, работодатель может регулировать размер суточных только в сторону их повышения. Размер суточных должен быть закреплен в локальном нормативном акте.

Разница по курсу, который мог измениться ко дню прибытия, должна быть компенсирована, если служащему пришлось понести дополнительные расходы во время пребывания за границей. Пока работник совершает путь по территории России, суточные рассчитываются по нормам пребывания в нашей стране, при пересечении границы начисления происходят по зарубежным лимитам.

Особенности оплаты трудового дня в командировке представлены ниже.

znaybiz.ru

Суточные в командировке

Расчет суммы суточных зависит от срока планируемой поездки, а также маршрута, указанного в соответствующем приказе. После того, как сотрудник из командировки вернулся, бухгалтер пересчитывает суточные, учитывая при этом некоторые обстоятельства поездки. При необходимости сумму суточных корректируют.

Важно! Если работодатель не выдает сотруднику суточные до поездки, то после нее выплата должна производиться с учетом процентов!

Разберем поэтапно оформление сотрудника в командировочную поездку

  1. Количество дней командировки

В командировочные необходимо включить:

  • Все дни пути, включая выезд до места и обратно;
  • Дни командировки, даже если на это время часть дней составляют выходные и праздничные дни;
  • Дни задержки, если она была вынужденной;

Днем отъезда считается та дата, в которую сотрудник выезжает в командировку из того населенного пункта, в котором он работает. День возвращения определяют по аналогии, то есть это дата прибытия сотрудника в населенный пункт, где он трудится. Причем не имеет значение, в какое именно время приехал сотрудник. Дата отправления и возвращения берется та, что указана в билетах сотрудника. Например, дата и время отправления поезда 10 ноября 23.59 ч. Несмотря на то, что до следующих суток осталась всего 1 минута, суточные за 10 ноября должны быть выплачены в 100% размере.

Нередко в командировку сотрудник отправляется на самолете, а аэропорт находится за городом. С этим обстоятельством могут быть связаны некоторые сложности в определении даты прибытия и отправления. Следует помнить, что аэропорт находится вне населенного пункта, поэтому то время, которое сотрудник потратит на то, чтобы добраться в аэропорт и обратно тоже должно быть учтено (Читайте также статью ⇒ Служебная командировка на север: оплата).

Важно! Задержка в командировке должна быть подтверждена документами, иначе учесть такие расходы при расчете налога на прибыль будет нельзя.

Подробнее на примере

Петрова О.П. работает бухгалтером в г. Москва. Ее отправляют в командировку на самолете, вылет которого планируется из аэропорта 10 ноября в 0.50 ч. До аэропорта добраться в среднем можно за 50 мин., но чтобы пройти регистрацию на рейс, выехать Петровой придется хотя бы за 1,5 часа до самолета, а это уже 9 ноября. Соответственно 9 ноября принимаем за первый день командировки и суточные за него начисляем в полном размере.

Тот же принцип нужно применять и ко времени возвращения сотрудника. Даже если время прибытия назад – 00.01 ч и в этот же день сотрудник выходит на работу – суточные за этот день выплачиваются.

  1. Дни за границей. Отдельно следует выделить определение дней командировки, которые сотрудник проводит за границей. Такие командировки, как правило, оплачиваются в более высоком размере. Определяются такие дни с того момента, как сотрудник пересек границу РФ. При возвращении день въезда уже в расчет не включается. По нему расчет производят уже исходя из суточных, выплачиваемых при командировках по РФ. Дату как выезда и прибытия определяют как по отметке в загранпаспорте, так и по проездному документу.
  2. Расчет суточных. Размер суточных, установленных в организации умножают на количество дней, которые мы определили выше. Если сотрудник также был в загранкомандировке, то установленную в организации сумму суточных нужно умножить на дни командировки за пределами РФ. Полученные результаты складывают и получают общую сумму выплаты.

Важно! Размер суточных организация определяет самостоятельно! Главное утвердить суммы во внутренних документах компании. Пример такого документа – положение о командировках.

Как правило, сумма суточной выплаты для командировок внутри страны составляет 700 рублей, а для заграничных поездок – 2500 рублей. Устанавливают такие суммы компании из-за того, что по суточным такого размера платить НДФЛ не придется, а вот с превышения сумма – нужно будет оплатить как НДФЛ, так и взносы в ПФР. Однако, определенного лимита законодательством не установлено, поэтому компания может закрепить для себя любую другую сумму (Читайте также статью ⇒ Как оформить прогул в командировке).

Важно! Если сотрудник направляется в загранкомандировку, то суточные ему можно выдать рублями, либо валютой.

  1. Однодневные командировки. Отдельно стоит рассмотреть однодневные командировки по РФ и за ее пределы. При поездках по РФ, ограниченных одним днем, когда сотрудник может возвращаться каждый день домой, выплата суточных не положена. Это следует из Положения №749. Однако, по ТК РФ все командировочные расходы сотрудника должны быть возмещены и продолжительность командировок на это не влияет. В связи с этим, порядок возмещения должен быть утвержден в документах организации, а расходы, производимые сотрудниками в командировках должны быть документально подтверждены.

Что же касается командировок за пределы РФ, длительность которых не превышает одного дня, то суточные сотруднику положены, но с некоторым ограничением. Для такой выплаты лимит составляет 50% от установленной в организации суммы суточных. Например, в компании суточные по загранпоездкам установлены в 2500 рублей. Если поездка составляет один день, то учесть в расходах можно будет только 50% этой суммы, то есть 1250 рублей. С этой же суммы можно будет не начислять взносы и не удерживать НДФЛ (Читайте также статью ⇒ Суммы, не облагающиеся страховыми взносами).

Расчет налогов и страховых взносов с суточных

НДФЛ и взносы Порядок обложения
НДФЛ Начисляется на суммы, превышающие следующий размер:

·      700 рублей – по РФ;

·      2500 рублей – за пределами РФ

Страховые взносы Начисляются на суммы, превышающие следующий размер:

·      700 рублей – по РФ;

·      2500 рублей – за пределами РФ

Взносы на травматизм Не начисляются

Суточные в составе расходов

Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.

Налог Учитываются в составе расходов
Налог на прибыль ·      Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ);

·      Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок)

УСН «доходы минус расходы» Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита

Пример расчета суточных при загранкомандировке

Петрову О.П. направляют в командировку в г. Минск на 4 календарных дня, с 13 по 16 ноября. Суточные для командировки в организации предусмотрены следующие:

  • Для загранкомандировок – 45 евро;
  • Для командировок по РФ – 950 рублей в день.

До отъезда Петровой выплатили сумму в размере 4500 рублей. По приезду, Петрова предоставила документы, из которых следует, что Петрова уехала в Минск 12 ноября, а границу пересекла 13 ноября. Возвращаясь, границу Петрова пересекла 15 ноября, а вернулась 16 ноября.

Суточные Петровой положены следующие:

По загранпоездке за 13, 14 и 15 ноября – по 45 евро, то есть 135 евро;

По поездке по РФ за 12 и 16 ноября – по 950 рублей, то есть 1900 рублей.

После предоставленного Петровой авансового отчета, ей были пересчитаны суммы суточных выплат.

Законодательная база

Законодательный акт Содержание
Постановление правительства РФ №749 от 13.10.2018 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
Глава 24 ТК РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность»
Статья 264 НК РФ «Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией»
Статья 217 НК РФ «Доходы, не подлежащие налогообложению»

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?

Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.

Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?

Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.

Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?

Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.

online-buhuchet.ru

Понятие суточных

Под суточными в трудовом законодательстве РФ понимается такой вид командировочных расходов работника, которые он несет во время служебной командировки в связи с проживанием вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ). По своей правовой природе выплачиваемые работодателем суточные служат компенсацией работнику тех дополнительных затрат, которые неизбежно возникают у работника, поскольку он находится вне своего постоянного места жительства. Для того, чтобы понять, как считаются суточные в командировке, необходимо изучить нормы, предусмотренные Положением об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749 (далее — Положение).

За какой период начисляются и выплачиваются суточные в 2016 году?

За каждый день, когда работник по заданию руководства был в командировке, сотруднику начисляются и выплачиваются суточные (абз. 3 п. 11 Положения). При этом в оплачиваемый период входят не только те дни, в течение которых работник выполнял задание руководителя, но и иные периоды, предусмотренные законодательством. К числу дней, за которые выплачиваются суточные, относятся:

  • дни, затраченные работником для проезда к месту командировки (включая время, когда работник по обстоятельствам, от него не зависящим, был вынужден произвести остановку в пути);
  • выходные и нерабочие праздничные дни;
  • период нетрудоспособности сотрудника, наступившей в период служебной командировки, если работник по состоянию своего здоровья не мог вернуться из места командировки к месту своего жительства (п. 25 Положения).

Суточные не подлежат оплате также и в тех случаях, когда работник, исходя из имеющихся транспортных условий и характера порученной ему в командировке работы, может возвращаться к месту своего жительства каждый день (п. 11 Положения). Необходимо отметить, что, по мнению Минтруда России (письмо от 28.11.2013 N 14-2-242), выплата суточных при однодневных командировках будет считаться нарушением трудового законодательства РФ, даже если работодатель предусмотрел выплату суточных в этих случаях в локальном нормативном акте.

Каков размер суточных при командировках в 2016 году?

Ответ на вопрос о том, как считать суточные в командировке, будет неполным, если не рассмотреть вопрос о том, в каком размере подлежат оплате суточные работодателем.

Размер суточных устанавливается работодателем в порядке, определенном трудовым законодательством. При этом в зависимости от того, за счет каких средств (из какого источника) финансируется организация-работодатель, порядок установления величины суточных регулируется по-разному:

  • Федеральные органы государственной власти, внебюджетные фонды РФ федеральные государственные учреждения.

Суточные для работников данных учреждений и организаций при командировках по территории нашей страны и за рубежом устанавливаются Правительством РФ (ч. 2 ст. 168 Трудового кодекса РФ). Пунктом 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729 размер суточных определен в размере сто рублей за каждый день командировки. Суточные сверх вышеуказанного размера могут выплачиваться данными организациями и учреждениями за счет имеющейся у них экономии средств федерального бюджета (п. 3 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 N 729). Расчет суточных при командировке за границу вышеуказанных работников производится на основании конкретного размера суточных, установленных постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 N 812, в зависимости от того, в какую страну направляется работник.

  • Органы государственной власти субъектов РФ, территориальные фонды обязательного медицинского страхования, региональные государственные учреждения, органы местного самоуправления, муниципальные учреждения.

В отношении работников данных учреждений и организаций расчет суточных при командировке внутри России и за рубежом производится исходя из величины, установленной нормативными правовыми актами органов власти субъектов РФ и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления (ч. 3 ст. 168 Трудового кодекса РФ).

  • Внебюджетные организации и индивидуальные предприниматели.

Размер суточных, подлежащих выплате работникам, занятым у данных работодателей, определяется в коллективном договоре или локальном нормативном акте (ч. 4 ст. 168 Трудового кодекса РФ). Обратите внимание, что действующее законодательство о труде не устанавливает максимальный размер суточных, подлежащих выплате сотрудникам внебюджетных организаций и индивидуальных предпринимателей. В данном случае все зависит от финансовых возможностей каждого отдельного работодателя.

Важным при установлении размера суточных является то, что налоговое законодательство РФ устанавливает предельные размеры суточных, не облагаемых налогом на доходы физических лиц. Указанный предельный размер суточных составляет не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке по территории нашей страны и не более 2500 рублей за каждый день нахождения в командировке за рубежом (абз. 12 п. 3 ст. 217 Налогового кодекса РФ).

glavkniga.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector