Оплата суточных


Как оплачивается командировка в 2018 году

Оплата командировочных регулируется Трудовым кодексом РФ, Налоговым кодексом РФ, постановлениями Правительства (ключевое из них — постановление №749 от 13.10.2008), а также локальными нормативными актами. В локальных актах необходимо прописать вопросы оплаты, которые не регулируются законодательно. Например, какую гостиницу оплатить начальнику и рядовому сотруднику, какой выбирать класс в самолёте (эконом, бизнес), оплачивать ли питание, багаж, максимальный размер суточных и пр. И также вопросы оплаты командировочных можно прописать в коллективном трудовом договоре или индивидуальных трудовых соглашениях.

Оплата командировки по среднему заработку работника: порядок расчёта

В командировке сотруднику выплачивается зарплата — за те дни, когда он фактически работает. Однако размер зарплаты определяется не по окладу, а по среднему заработку за год.
обы рассчитать средний заработок, нужно общую сумму выплаты зарплаты за последний календарный год разделить на количество фактически отработанных дней. Отпускные, больничные и различные социальные выплаты не учитываются, как и не учитываются дни, когда работник отсутствовал, в том числе дни простоя. Если сотрудник ещё не проработал год, его средняя зарплата рассчитывается исходя из количества фактически отработанных дней и полученной за них зарплаты.

Пример расчёта среднего заработка при неполном годе работы

Лётчик-испытатель Л.А. Гаврюшин работает на предприятии «Скорость света» в Петропавловске-Камчатском с сентября по ноябрь, а 1 декабря ему предстоит поехать в командировку в Эдинбург. За время работы он один раз болел в течение пяти дней (в сентябре). В сентябре и октябре его зарплата составила 150 тыс. рублей, а в ноябре — 200 тыс. рублей. График работы 5/2. В сентябре был 21 рабочий день, из них фактически отработано 16 (меньше из-за болезни), поэтому за сентябрь Л.А. Гаврюшину начислена зарплата в размере 114,3 тыс. рублей (150*16/21). В октябре и ноябре было по 22 рабочих дня. В октябре лётчик-испытатель получил материальную помощь 20 тыс. рублей.

Средний заработок Л.А. Гаврюшина для расчёта командировочных составит (114300+150000+200000)/(16+22+22)=464300/60=7738 рублей. Именно такую зарплату лётчик-испытатель будет получать за каждый рабочий день в командировке. Обратите внимание, что материальная помощь 20 тыс. рублей в расчётах не учтена.


Видео: оплата труда в командировке

Когда возможна доплата к командировочным

В некоторых ситуациях сотрудник может получить доплату в командировке — обычно при существенной разнице между среднегодовым заработком и окладом.

Например, А.Н. Сидоров месяц назад был назначен заместителем начальника отдела, а до этого был рядовым специалистом. Получится, что при расчёте командировочных будет учитываться зарплата рядового сотрудника за 11 месяцев и зарплата замначальника за один месяц. При этом в командировке А.Н. Сидоров будет выполнять обязанности заместителя, а если руководствоваться нормативами, то зарплата его должна быть ниже — чуть больше, чем у рядового сотрудника. Это противоречит здравому смыслу, поэтому на предприятиях часто предусмотрены доплаты до текущего оклада.

Как оплачиваются ночные и сверхурочные часы работы в командировке

С согласия работника он может привлекаться к работе в ночное время и сверхурочно. За это ему положена компенсация: за первые 2 часа — в полуторном размере от оклада, за последующие часы — в двойном. Но также вместо компенсации сотрудник может получить дополнительный отдых.

Как оплачивается командировка в выходные и праздничные дни

Если в выходные и праздничные дни сотрудник работал, то, во-первых, на это необходимо его разрешение. Во-вторых, есть два вида компенсации работы в выходной:

  • двойная оплата труда (можно и больше);
  • стандартная оплата труда и отгул после возвращения из командировки.

Сотрудник вправе самостоятельно выбрать, что ему важнее — двойная зарплата или дополнительный выходной.

Пример расчёта зарплаты с учётом работы в выходные дни

Специалист по обслуживанию котельного оборудования П.С. Комиссаров, работающий на предприятии «Котёл Мастерс» в Санкт-Петербурге, отправлен в Москву в командировку на девять дней, из которых семь — рабочих. Так как задание в командировке было срочным, П.С. Комиссаров работал в выходные дни — 13 и 14 января. П.С. Комиссаров выбрал в качестве компенсации повышенную оплату труда. При среднем заработке 3 тыс. рублей в день ему выплачено по 3 тыс. рублей за 5 дней (15 тыс. рублей) и по 6 тыс. рублей за два выходных (ещё 12 тыс. рублей). Итого его зарплата в командировке составила 27 тыс. рублей (транспортные расходы и проживание оплачены дополнительно).

Видео: оплата командировки в выходной день

Оплата работы сдельщиков в командировке

При сдельной оплате труда зарплата рассчитывается исходя из средней оплаты на своём предприятии в час.


Пример оплаты сдельщикам

Токарь шестого разряда И.К. Комиссаржевский на основном месте работы вытачивает в среднем 4320 деталей в месяц. За каждую деталь он получает 10 рублей. За смену И.К. Комиссаржевский вытачивает 240 деталей. Смена длится шесть часов. Считаем производительность токаря в час: 240/6=40 деталей. За 40 деталей И.К. Комиссаржевский получает 400 рублей (40*10), это его заработок в час. Токарь направлен с симферопольского завода «Фиолент» на феодосийский завод «Море» на неделю, в которой пять рабочих дней. В командировке И.К. Комиссаржевский трудится по такому же графику — по шесть часов. Его зарплата за смену составит 400*6=2400 рублей. За пять рабочих смен токарь получит 2400*5=12 тыс. рублей.

Оплата при посменной работе

При работе по сменам на предприятии есть график для всех сотрудников. На него нужно опираться и при работе в командировке. Если сотрудник работает и в те дни, которые не прописаны в его графике, он получает за них оплату, как за выходной день — как минимум по двойному тарифу.

Пример расчёта оплаты

Повар горячего цеха В.В. Александров работает в пекарне «Вкусные булочки» по графику 2/2. В.В. Александров отправлен в командировку из Севастополя в Краснодар на 10 дней — с 1 по 10 августа. Его средний заработок — 1,5 тыс. рублей за смену.


Таблица: пример графика работы повара

Таким образом, за 1, 2, 5, 6, 9, 10 августа В.В. Александров получит зарплату по среднему заработку — 1,5 тыс. рублей, а за 3, 4, 7, 8 августа — в двойном размере (в соответствии с его письменным заявлением о готовности работать в выходной).

Зарплата В.В. Александрова в командировке составит = 6*1500+4*3000=9000+12000=21 тыс. рублей.

Оплата по совместительству

Если работник трудится на двух должностях, где одна основная, вторая — по совместительству, то ему сохраняется средний заработок на той работе, с которой его отправляют в командировку. На другом месте работы в таком случае оформляется отпуск без содержания. Если же в командировку отправляют обе организации, зарплата сохраняется в обеих организациях.

Какие расходы, связанные с командировкой, подлежат возмещению

К основным расходам командированного относятся:

  • проживание;
  • проезд до места командировки и обратно;
  • питание.

При этом обязательно возмещаются расходы на проезд и проживание, а питание обычно оплачивается из суточных и основной зарплаты.


Оплата проживания в командировке в 2018 году

Чаще всего командированные выбирают для проживания гостиницу — так удобнее и проще подтвердить расходы. Так как разброс цен в гостиницах очень существенный, обычно во внутреннем положении о командировках прописывается, гостиницу какого класса могут позволить себе руководитель, другие управленцы, рядовые сотрудники.

Можно в командировке проживать и на съёмной квартире, но чтобы подтвердить расходы, владелец квартиры должен вести бизнес легально, например, быть индивидуальным предпринимателем. В таком случае он сможет выдать подтверждающий документ.

Если у принимающей стороны есть собственное общежитие, обычно рядовых сотрудников размещают в нём.

В случае если у командированного возникла задержка в пути (например, отменены самолёты из-за плохой погоды, в связи с чем сотрудник не может выполнить пересадку и улететь), работодатель оплачивает ему проживание во время ожидания.

При размещении в гостинице оплачивается только проживание (выпить в баре или сходить в SPA за счёт работодателя не получится).

Когда сотрудник в командировке проживает у родственников или друзей, компенсация ему не положена.

Оплата проезда в командировку

Работодатель обязан компенсировать стоимость проезда до места командировки и обратно. Если место командировки находится далеко от основного, чаще всего это билеты на самолёт. Возможны и другие варианты поездки — на поезде, автобусе, такси, личном автомобиле.


Судебная практика показывает, что расходы на такси также включаются в оплату проезда. Но при этом учитывается их целесообразность (например, ночное отправление самолёта).

Как возмещаются расходы при поездке в командировку на личном транспорте

При поездке на личном автомобиле к месту командировки возмещаются расходы на бензин, ремонт, парковку. И также работодатель может заплатить компенсацию, размер которой определяет самостоятельно. Есть и другой вариант — оформить поездку на личном авто в командировку как аренду машины сотрудника для производственных нужд.

Оплата питания

Законодательно оплата питания сотрудников не предусмотрена, но работодатель может оплатить питание по собственной инициативе.

Часто в гостиницах завтрак входит в стоимость проживания. В таком случае можно скорректировать размер суточных на стоимость завтрака. Можно этого и не делать — в таком случае стоимость завтрака не учитывается при расчёте налога на прибыль и учитывается в страховых взносах и НДФЛ.

Суточные

Суточные выдаются командированным на сопутствующие нужды — чаще всего это питание. При этом отчитываться по суточным работник не обязан. Суточные платятся даже за дни в пути (а также вынужденной остановки в пути) и за праздничные и выходные дни, когда командированный не работает.

Размер суточных может быть любым, но есть суммы, которые не облагаются НДФЛ:


  • 700 рублей — по России;
  • 2500 рублей — за границей.

Суточные могут быть и больше, но тогда с суммы, превышающей указанные, нужно взыскать подоходный налог.

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за её пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Пункт 3 статьи 217 Налогового кодекса РФ

http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_28165/625f7f7ad302ab285fe87457521eb265c7dbee3c/

За дни отправления и прибытия суточные тоже выплачиваются в полном объёме — даже если сотрудник выехал в 23.59.


Пример расчёта суточных при заграничной поездке

Менеджер П.Л. Буханкин направлен в командировку из Москвы в минский филиал (Беларусь) для улучшения показателей по продажам обогревателей. Размер суточных на предприятии стандартный. П. Л. Буханкин вылетает из Москвы 25 марта в 23.00 и прибывает 26 марта в 01.30. 26–27 марта П. Л. Буханкин выполняет поставленные задачи в Минске, затем 27 марта в 16.00 улетает обратно в Москву. За 25 и 27 марта менеджеру будут выплачены суточные в размере 700 рублей, за 26 марта — по заграничному тарифу (2500 рублей). Размер суточных составит 700*2+2500=3900 рублей.

При однодневных поездках суточные не положены, хотя работодатель может выдать компенсацию по своему усмотрению.

Иные расходы

Все дополнительные расходы в командировке возмещаются исходя из их производственной необходимости. Например, если сотрудник решил в командировке потратить деньги на развлечения, то он оплачивает их из собственного кармана, а если ему в связи с характером работы нужно взять с собой внушительный багаж, его оплатит работодатель. В целом же компенсации подлежат любые дополнительные расходы, одобренные работодателем.

Так как страховка входит в стоимость проездных билетов, обычно работодатель её оплачивает. Если в связи со служебной необходимостью сотрудник вынужден пользоваться городским транспортом (метро, троллейбусы, маршрутки), обычно работодатель их возмещает. То же самое касается мобильной связи и интернета — оплачиваются при производственной необходимости.


Загранпаспорт и виза

В иностранной командировке работодатель обязан взять на себя расходы по оформлению визы, заграничного паспорта. Суточные за границей пересчитываются в валюту на дату начисления. Другие расходы в командировке возмещаются по курсу приобретения иностранной валюты. Если справки об обмене валют нет, то по курсу Банка России.

Если организация привлекает иностранца, который не является работником компании, это не считается командировкой, соответственно, сопутствующие расходы не возмещаются.

Оплата больничного

Когда командированный заболел, работодатель обязан оплатить ему пособие по временной нетрудоспособности, дополнительные расходы на проживание (если пришлось задержаться из-за болезни и лечение не проходит амбулаторно) и суточные.

Влияние командировочных на размер отпускных

Командировки не учитываются при расчёте размера отпускных — как по зарплате, так и по количеству дней.

Пример расчёта отпускных с учётом командировки

Старший инспектор П.Е. Криворучко за расчётный период (12 календарных месяцев) дважды был в командировке — с 10 по 24 мая и с 15 по 18 июня. Он хочет взять отпуск с 1 сентября, а значит, обе командировки попадут в расчётный период. Отпуск стандартной продолжительности — 28 дней. Зарплата П.Е. Криворучко за год без учёта командировочных составила 620 тыс. рублей. За прошедший год старший инспектор ни разу не болел. А также сотрудник получил командировочные по среднему заработку в размере 33,5 тыс. рублей.

Вычисляем расчётное количество дней в мае и августе, так как дни командировки выпали на эти месяцы (пятнадцать в мае и четыре в августе). Среднемесячное количество календарных дней составляет 29,3.

Расчётное количество дней в мае составит (29,3/31)*(31–15)=(29,3/31)*16=15,1 дня.

Вычисляем расчётное количество дней в августе (29,3/30)*(30–4)= (29,3/30)*26=25,4 дня.

Количество дней в расчётном периоде составит 10*29,3+15,1+25,1=334,5 дня.

И, наконец, считаем отпускные (620000/334,5)*28=1853,5*28=51898,4 рубля.

Как подтверждаются сроки командировки

При расчёте суточных срок командировки определяется исходя из дат на проездных документах. Фактически отработанные дни и часы фиксируются принимающей стороной.

Когда выплачивают командировочные

Деньги на проездные билеты, проживание, запланированные дополнительные траты и суточные выдаются перед командировкой (как минимум за день), а заработок в командировке — уже после, в соответствии с графиком выплат на предприятии. Для выдачи аванса составляется смета с примерными расходами. Выдаётся аванс наличностью или перечисляется за пластиковую карту (счёт) работника. Но бывает если командировка срочная, то аванс работнику не успевают выдать. В таком случае он вправе не ехать в командировку.

Подтверждение расходов в командировке

Все расходы в командировке, по которым предполагается возмещение, должны быть задокументированы. Это билеты на все виды транспорта, чеки с АЗС и т. п. Проживание в гостинице подтверждается счётом и чеком, в арендованной квартире — договором аренды и распиской в получении денег.

Электронные проездные документы подтверждаются:

  • для самолёта — бумажной квитанцией билета и посадочным талоном (или контрольным купоном);
  • для поезда — контрольным купоном.

Проезд в такси подтверждается кассовым чеком или квитанцией в форме бланка строгой отчётности.

Командированный получает деньги на расходы до командировки, а после возвращения он в течение трёх рабочих дней подать авансовый отчёт, где описано, на что был израсходован аванс, и окончательный отчёт. Если есть неизрасходованные суммы, их нужно вернуть предприятию, а если был обоснованный перерасход, то его оплатит работодатель. Суточные при этом не включаются в отчёты.

Если документы утеряны

Некоторые документы можно восстановить. Например, можно запросить справку из аэропорта или гостиницы о стоимости билетов или проживания. Если восстановить документы нет возможности, руководитель организации сам принимает решение, оплачивать расходы или нет.

Налоговый и бухгалтерский учёт командировочных

Командировочные расходы в пределах установленных норм относятся к прочим и учитываются при расчёте налога на прибыль. При этом они не учитываются при исчислении страховых сборов и подоходного налога. Исключение для взимания НДФЛ — суточные с суммы более чем 700 рублей в пределах России (2500 рублей за границей) и расходы, не подтверждённые документально. Доплаты до оклада в командировке тоже можно учесть при расчёте налога на прибыль.

Страховые взносы с суточных взимаются с суммы свыше 700 и 2500 рублей (для России и заграницы соответственно).

Таблица: бухгалтерские проводки командировочных расходов

Видео: оформление командировки в программе 1С: «Зарплата и управление персоналом»

Оплата за счёт принимающей стороны

По согласованию с принимающей стороной она может взять на себя все командировочные расходы. Для подтверждения заключается соглашение (письменно). Этот аспект нужно прописать и в приказе о командировке.

Командировка за собственный счёт

Оплата проживания, проезда и суточных — это установленное законом требование, поэтому командировка за свой счёт — нарушение, которое грозит работодателю штрафом от 30 до 50 тыс. рублей. Иногда работодатели требуют от работника написать заявление о командировке за свой счёт, а расходы компенсируют постфактум. Однако в этом случае работодатель может не дать командировочные, поэтому сотрудник может на законных основаниях отказаться. Если же работодатель настаивает или уволил за отказ, необходимо обращаться в Инспекцию по труду и прокуратуру.

Судебная практика

По некоторым вопросам позиция ведомств и судебных органов различается.

НДФЛ с выплат в однодневной командировке

В министерстве финансов РФ считают, что с подтверждённых расходов в однодневной командировке не нужно взимать НДФЛ, но если расходы не подтверждены, НДФЛ берётся с разницы между выплатой и минимальным размером суточных (700 и 2500 рублей для России и заграницы соответственно). Эта позиция закреплена в письме минфина от 01.03.2013 № 03–04–07/6189. Высший арбитражный суд РФ занял другую позицию — суточные не облагаются НДФЛ, так как не являются экономической выгодой работника (постановление Президиума ВАС РФ от 11.09.2012 № 4357/12).

Проживание в арендованной квартире, не подтверждённое документами

Если нет договора аренды и расписки арендодателя, работодателю разрешено учесть проживание в командировке в расходах при определении налоговой базы по налогу на прибыль в суммах, предусмотренных для суточных (700 рублей по стране и 2500 рублей за её пределами). Это зафиксировано в Постановлении арбитражного апелляционного суда №5 от 11.12.2009 № 05АП-5540/2009 по делу № А59–2701/2009, арбитражного апелляционного суда №14 от 02.06.2008 по делу № А05–4612/2007.

Оплата выходного в день отъезда в командировку

Верховный суд РФ отказал гражданину В.А. Марченко, который посчитал, что абзацы 1 и 3 пункта 8 Инструкции от 07.04.1988 № 62 «О служебных командировках в пределах СССР» ограничивают права сотрудников и противоречат Трудовому кодексу РФ. В суде выступали министерство финансов и министерство труда РФ, а также прокурор Генеральной прокуратуры. Суд признал претензии истца необоснованными (решение от 20.06.2002 № ГКПИ 2002–663). Согласно разъяснениям министерства труда, если день отправления в командировку выпадает на выходной, он оплачивается в двойном размере.

Командировка для сотрудника влечёт для него дополнительные расходы, которые работодатель обязан компенсировать. Обязательной компенсации подлежат проезд, проживание и суточные, в заграничных поездках — оформление загранпаспорта и визы. Другие расходы компенсируются по согласованию с работодателем и закрепляются в нормативных актах предприятия.

kadrovik.guru

Нормативная база

ТК и НК, Постановления Правительства, инструкции и разъяснительные письма Минфина России дают полную и подробную картину о составе, вариантах учета и возмещения суточных командировочных расходов.

Трудовой кодекс РФ

Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729

Статья 1101 ГК РФ

Статьи НК РФ

Постановление Правительства РФ от 29.07.2015 N 771

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595

Письмо Минфина 03-03-06-57885

Письмо Минфина 03-04-06.6-111

Письмо Минфина 03-04-06-6-221

Письмо Минфина от 3 сентября 2012 г. N 03-03-06-1-456

Письмо Минфина 03-03-06-1-545

Письмо Минфина 03-03-06-1-30978

Письмо Минфина 03-03-06-1-31945

Письмо Минфина 02-03-10-37209

Виды командировочных расходов

Отправляя сотрудника в служебную поездку для выполнения индивидуального поручения, работодатель обязан компенсировать командировочные расходы своего работника:

  • на проезд к месту выполнения производственного задания и обратно;
  • стоимость услуги найма жилого помещения;
  • суточные;
  • прочие затраты, произведенные с разрешения руководителя или закрепленные в Положении о командировке.

Что такое суточные расход и что в них входит?

Командированный сотрудник гарантировано получает за каждый день фиксированную сумму, не зависящую от внешних факторов выполнения задания, которая носит название «суточные».

Целью этой статьи командировочных расходов является обеспечение нормальной жизнедеятельности человека, вынужденного некоторое количество времени находится вне привычной обстановки.

Нет необходимости подтверждать суточные документально. Человек вправе использовать их по своему усмотрению.

В каких случаях выплачиваются и обязательны ли?

Начисление и оплата суточных носит постоянный характер, и подразумевает элемент гарантии и заботы руководства о командированном работнике.

Полученная сумма аванса всегда включает в себя и величину суточных, рассчитанных на основании приказа на командировку.

Отменили ли их?

В 2018 году Минфин РФ выдвинул идею об отмене суточных, надеясь впоследствии этой мерой повысить размер налога на прибыль.

Работодатели и сотрудники отрицательно высказались по этому поводу. Средства массовой информации широко освещали вопрос возможности отмены суточных.

Планам Минфина практически не суждено было сбыться. Изменения законодательно не прошли.

Суточные при командировках в 2018 году

Размер, нормы и лимиты по новым правилам.

Трудовым законодательством определен размер суточных:

Для служебных поездок в пределах Российской Федерации 700 руб.
Для командировок за границу 2 500 руб.

Следует отметить, что эти величины следует считать минимальным размером для коммерческих организаций. Границу верхних пределов предприятия определяют самостоятельно.

Размер суточных при командировке с питанием не изменяется.

Все надбавки и доплаты к суточным, которые устанавливаются в организациях, должны найти отражение в Положении о командировках.

На что можно тратить?

На что выдаются суточные? Подтверждения использования суточных не требуется при оформлении авансового отчета после служебной поездки.

Каждый вправе использовать эти суммы по своему усмотрению на ежедневные расходы. Но в большинстве случаев, командированные сотрудники расходуют суточные на оплату питания и проезд на городском транспорте.

За сколько дней выдаются?

После подписания приказа на командировку и по заявлению командированного сотрудника выдается аванс на предстоящую служебную поездку.

Если в течение трех дней командировка отменяется, аванс должен быть возвращен в кассу предприятия. Срок выплаты также ограничивается периодом между оформлением приказа и фактическим отбытием сотрудника.

Оплата для разных случаев

Общие правила

Схема возникновения, оплаты, отчетности и перерасчета по командировочным проста и полностью соответствует взаимоотношениям по вопросу суточных:

  • Возникает производственная необходимость в направлении сотрудника в командировку.
  • Оформляется приказ с перечислением условий и требований по данной служебной поездке.
  • По расходному кассовому ордеру выдается аванс, рассчитанный исходя из данных приказа. В сумму аванса включаются и суточные.
  • Командированный сотрудник отправляется к месту назначения, выполняет производственное задание и возвращается обратно.
  • В течение трех дней после возвращения, работник составляет авансовый отчет, к которому прикладывает подтверждающие расход документы (чеки, квитанции, счета и прочее).
  • Экономические службы предприятия проверяют авансовый отчет, после чего его утверждает руководитель организации. Размер суточных контролируется датами приезда и отъезда на проездных документах.
  • Производится окончательный расчет по выданному авансу и фактически затраченным средствам. Перерасход дополнительно выплачивается сотруднику, экономия возвращается в кассу организации.

Однодневная командировка

Если командированный сотрудник имеет возможность каждый день возвращаться на место жительства, суточные в командировке не начисляются и не выплачиваются.

К возмещению будут приниматься только расходы на проезд.

Поездка за счет принимающей стороны

В письменном соглашении, заключенном обеими сторонами, оговаривается источник финансирования командировки.

Если служебную поездку оплачивает принимающая сторона, то в сумму компенсации будут включаться и суточные.

В бюджетных учреждениях могут оплачивать только разрешенный законодательно размер суточных. Расходы, осуществленные сверхнормы, к возмещению не принимаются.

Две поездки в один день

В Положении о командировках целесообразно отметить ситуацию, когда работник в течение дня может перемещаться в несколько мест с разными нормами суточных.

Выплаты должны происходить по нормативам, утвержденным для местности прибытия.

Работа за границей

Алгоритм действий соответствует общим правилам выплат суточных.

В приказе на загранкомандировку необходима формулировка цели поездки в точном соответствии с действующим законодательством.

Размер суточных по заграничной поездке утверждается в Положении о командировках, минимальная граница которых зафиксирована в законодательных актах, а максимальная устанавливается руководством предприятия.

При досрочном окончании поездки

Возвратившись из командировки раньше установленного срока, сотрудник оформляет авансовый отчет.

Экономическими службами предприятия производится перерасчет ранее выданного аванса. Излишне полученные средства возвращаются в кассу организации.

Работа в выходные дни

Суточные выплачиваются за каждый календарный день нахождения в служебной командировке. Сотруднику будут начислены суточные за выходные дни, даже не смотря на то, что он не работал в этот период.

Поездка в страны СНГ

Суточные в страны ближнего зарубежья начисляются по нормам заграничных поездок.

Как посчитать? Примеры

Вызывает живой интерес вопрос: «Как платятся суточные?».

Рассмотрим несколько случаев.

Пример 1:

Инженер Иванов П.С. (ООО «Сигнал» г.Самара) был направлен с 6 июня в г.Нижневартовск для испытания оборудования сроком на 10 дней. Согласно Положению о командировках, оплата суточных на территории России установлена в размере 1 200 руб.

Сотруднику начислены суточные в размере 12 000 руб.: (1 200 руб. * 10 дн.= 12 000 руб.)

Пример 2:

Технолог Савельев М.Ф. (ООО «Стимул» г.Москва) командирован с 1 июня в г.Екатеринбург для проверки технологического процесса сроком на 25 дней. Суточные по локальным актам утверждены в размере 1250 руб. Служебное задание было выполнено раньше срока. Сотрудник вернулся на постоянное место жительства 18 июня.

Перед поездкой Савельев М.Ф. получил аванс, в состав которого были включены суточные в размере 31 250 руб.

(1 250 руб. * 25 дн. = 31 250 руб.)

Фактически технолог должен был получить суточных в размере 22 500 руб.

(1 250 руб. * 18 дн. = 22 500 руб.)

Савельев М.Ф. вернул в кассу организации излишне полученные средства 8 750 руб.

(31 250 – 22 500 = 8 750 руб.)

Налогообложение

Суточные, начисленные в пределах норм (законодательный минимум или утвержденный в Положении о командировках размер выплат):

  • уменьшают налогооблагаемую базу для расчета налога на прибыль;
  • не подлежат налогообложению для расчета НДФЛ и страховых взносов.

Начисление НДФЛ

С величины суточных, начисленных сверх положенного норматива, производится начисление НДФЛ и страховых взносов.

Можно избежать этой процедуры, если закрепить необходимый размер выплат в местных нормативных актах.

Удержание с суммы, превышающей лимит

Налогооблагаемая база для расчета налога на прибыль не уменьшается на суммы, превышающие допустимый предел.

Сверхлимит подлежит обложению в обязательном порядке:

  • налогом на доходы физических лиц;
  • страховыми сборами во внебюджетные фонды.

Документальное оформление

В настоящее время значительно упрощен список необходимых документов, в частности отменены:

  • командировочные удостоверения;
  • задания на командировку;
  • журнал учета командировок.

Приказ

Унифицированная форма приказа (№ Т-9 или № Т-9а) включает в себя всю необходимую информацию:

  • Реквизиты организации-отправителя.
  • Название, номер и дата документа.
  • Информация о работнике, направляемого в служебную поездку.
  • Пункт прибытия.
  • Срок выполнения задания.
  •  Задание для выполнения.
  • Способ прибытия к месту назначения и обратно.
  • Причина оформления приказа.
  • Источник финансирования.

Бланки вы можете скачать на нашем сайте:

Бланк формы Т-9

Бланк формы Т-9а

Часто задаваемые вопросы

Можно ли не платить суточные работнику?

Если служебная поездка длится более одного дня, возмещать расходы, относящиеся к статье «суточные», необходимо в обязательном порядке.

Считать ли, если работник в поездке заболел?

Организация направляет сотрудника в командировку. В это время он заболевает.

По возвращении работника на постоянное место работы, предприятие компенсирует ему следующие расходы:

  • суточные за все время командировки, включая период по больничному листу;
  • затраты по аренде жилья;
  • оплата больничного листа.

Сотрудникам возмещается размер командировочных расходов в 2018 году.

Суточные не зависят от фактически произведенных расходов. Это фиксированная величина.

Для возмещения командированным работникам ежедневных расходов в полном размере, предприятия должны зафиксировать необходимые размеры суточных в местных локальных актах.

kadriruem.ru

Порядок командирования и виды выплат, положенных работнику

При появлении у нанимателя необходимости отправить работника в командировку соблюдается следующий порядок действий:

  1. Порядок командирования и виды выплатПервым делом издаётся соответствующий приказ;
  2. На основании этого распорядительного документа выписывается командировочное удостоверение, на документе проставляется отметка о выбытии работника из места расположения предприятия;
  3. Непосредственный начальник командированного сотрудника составляет служебное задание;
  4. Бухгалтерия перечисляет на карт-счёт сотрудника или выдаёт наличными через кассу аванс в размере положенных суточных и предполагаемых растрат;
  5. В трёхдневный срок после прибытия из служебного выезда сотрудник возвращает в бухгалтерию подписанное руководством командировочное удостоверение с пометками о приезде/отъезде и авансовым отчётом;
  6. На основании авансового отчёта бухгалтерия доплачивает недостающую сумму расходов или принимает через кассу излишне выданный аванс;
  7. Оплата труда во время командировки производится вместе с перечислением зарплаты за календарный месяц, в котором был осуществлён служебный выезд, на основании табеля учёта отработанного времени.

Командированному сотруднику полагаются следующие типы выплат за труд вне территориальной единицы, где располагается предприятие-наниматель и находится его основное рабочее место:

  1. Оплата по среднему заработку – командировка предполагает сохранение заработной платы в таком размере;
  2. Компенсация понесённых расходов на дорогу к месту командирования, проживание и иные нужды, связанные с рабочим процессом;
  3. Суточные за каждый день служебного выезда (если выезд предполагает возвращение домой в тот же день – такая выплата не производится).

Основаниями для произведения командировочных выплат являются следующие документы:

  • Приказ о направлении в командировку;
  • Командировочное удостоверение с пометкой о приезде и отъезде из каждого места назначения (в том числе и из направившей сотрудника организации) с подписями уполномоченных лиц и печатями соответствующих организаций;
  • Авансовый отчёт, в котором подробно описан приход и расход выданных денежных сумм;
  • Документы, подтверждающие произведённые сотрудником затраты (билеты, счета, чеки и т.д.) – они наклеиваются на отдельный лист бумаги и прилагаются к авансовому отчёту;
  • Табель учёта рабочего времени за период работы, в котором был произведён командировочный выезд, — для расчёта зарплаты за дни выезда.

Далее рассмотрим детально каждую из причитающихся командированному сотруднику выплат с обозначением всех важных нюансов и возможных спорных моментов.

Оплата работы в командировке

Расчёт заработка за период нахождения в служебной командировке производится исходя из средней зарплаты сотрудника. Первым правилом на этот счёт является порядок определения периода работы, данные о доходах за который берутся в расчёт:

  • Оплата работы в командировкеПо общему правилу средняя величина дохода считается за календарный год, предшествующий началу месяца, в котором лицо было командировано;
  • Если человек ещё не отработал одного года в компании, его средняя зарплата будет рассчитана за время, прошедшее с момента его приёма на работу до начала соответствующего календарного месяца;
  • Принятым и командированным в одном календарном месяце людям период исчисления среднего заработка определяется по количеству фактически отработанных ими дней.

После определения расчётного периода важно правильно исключить из него дни, когда получая от организации различного рода выплаты, сотрудник по факту не работал. Среди них:

  • Дни нахождения на больничном и в декрете;
  • Дни, оплаченные по средней зарплате (отпуск, командировка);
  • Дни простоя по вине нанимателя;
  • Отпуск за свой счёт и отпуск по уходу за ребёнком;
  • Период забастовки без участия данного работника;
  • Установленные законодательством специальные выходные дни для присмотра за ребёнком-инвалидом.

Средний доход за период труда в режиме неполного рабочего времени считается исходя из фактически отработанного времени. При суммированном учёте рабочего времени расчёт производится исходя из среднечасового заработка.

Для получения искомой суммы потребуется произвести следующие действия:

  1. Выплаты, начисленные сотруднику за период расчёта, следует разделить на сумму отработанных дней из этого же периода;
  2. Полученную сумму умножают на число дней командировки.

При расчёте средней зарплаты для командировочных выплат иногда возникают следующие ситуации, касающиеся соотношения обычной ежедневной зарплаты сотрудника со средней:

  1. Когда средняя зарплата превышает обычный оклад, командировочные выплаты производится по среднему;
  2. Если средний заработок ниже, чем ежедневный оклад, локальные НПА большинства организаций разрешают производить доплату во избежание ущемления прав работающих.

На практике очень часто возникают случаи, когда человеку приходится проводить свои выходные дни в командировке:

  1. Непосредственно исполняя служебные обязанности;
  2. Находясь в дороге к месту назначения или возвращаясь домой.

На такой случай законодательство содержит нормы, устанавливающие следующие варианты вознаграждения:

  • Оплата в двойном размере;
  • Одинарная оплата с предоставлением по прибытию к месту работы отгула.

Спорный вопрос, касающийся оплаты последующих выездов по службе работника, которому были произведены «удвоенные выплаты», в настоящее время не имеет чёткого ответа. Неофициальное толкование правительственных источников призывает не учитывать двойную оплату командировочных дней в период расчёта средней зарплаты.

Как оплачиваются командировочные — расчёт суточных

Как оплачиваются командировочные - расчёт суточныхВыплата суточных по большей части регулируется коллективными договорами или другими локальными актами юридических лиц. И основным ограничением для нанимателя в вопросе установления размера таких выплат является обложение превышающих лимит сумм налогом на доходы физических лиц (НДФЛ). В соответствии с этим критерием размеры ежедневного суточного вознаграждения командированным работникам в большинстве компаний не превышают:

  • 700 руб. — размер суточных в командировке в 2018 году по России;
  • 2 500 руб. – в загранкомандировке.

Как отмечалось ранее, специфика однодневной командировки предполагает в большинстве случаев прибытие домой в день выезда. Суточные же выплаты призваны возместить затраты работника, вызванные круглосуточным пребыванием вне своего жилища, в чужом населённом пункте. В связи с этим суточные выплаты за однодневную командировку облагаются НДФЛ. Исключение из данного правила составляют лишь однодневные загранкомандировки, за которые работнику начисляется половина установленного в организации размера суточного возмещения.

Важными особенностями рассматриваемого вида командировочных выплат являются:

  • отсутствие законодательного требования о документальном подтверждении их расходования командированным лицом;
  • начисление суточных за каждый день служебного выезда, включая праздники и выходные дни.

Некоторая специфика расчёта суточных выплат существует для оплаты заграничных командировок:

  1. Выдаются суточные в иностранной валюте по курсу, существующему на момент выдачи денежных средств;
  2. Суточные за последний день загранкомандировки целесообразно выплачивать в размере, установленном для внутригосударственных выездов (700 руб.), что связано с пересечение в тот день границы РФ (налоговые органы, давая такие рекомендации, ссылаются на п. 18 Положения о командировках).

Некоторые компании практикуют полную оплату питания командированного лица вместо выплаты суточных.

Расчет командировочных с исключенными днями

Пример:

Зарплата сотрудника с 1 июня 2014 года по 31 мая 2015 года 5000 рублей. С 1 июня 2014 года сотрудник берет отпуск 28 дней. Сотрудник проболел 10 календарных дней — с 14 по 23 марта(в марте 31 день из них 21 отработанных) 2013 года включительно.

  • Д — количество календарных дней отпуска.
  • М — количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде;
  • Кдн1 — количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах;
  • Котр1 — количество календарных дней в «неполных» месяцах, приходящихся на отработанное время.

Оплата командировок — возмещение затрат

Оплата командировок - возмещение затратКомпенсация понесённых лицом расходов в связи с его пребыванием в командировке также регулируется локальными НПА юридического лица, но ограничивается необходимостью оплачивать НДФЛ. Так, не подлежат обложению налогом и страхованию следующие виды командировочных затрат:

  • За проезд (в том числе за провоз багажа);
  • За найм жилья;
  • За услуги связи;
  • За загранпаспорт и визы;
  • За обмен валюты.

При этом затраты на аренду жилья освобождаются от налога с определённым лимитом  их посуточного размера:

  • 700 руб. – для служебных выездов в пределах РФ;
  • 2 500 руб. – для загранкомандировок.

Важным правилом освобождения перечисленных расходов от НДФЛ является их документальное подтверждение. Подтверждающими документами считаются:

  1. Проездной билет, бумажная распечатка электронного проездного документа, посадочного талона, кассовый чек из такси, документация, подтверждающая использование личного транспорта – для подтверждения транспортных расходов;
  2. Счёт или кассовый чек из гостиницы, договор найма жилья, договоры, счета, чеки об оплате риэлтерских услуг – для подтверждения расходов на проживание;
  3. Счета для оплаты услуг связи, списки телефонных звонков, багажный чек – для подтверждения других затрат.

В локальных НПА организации-нанимателя могут быть предусмотрены, как любые другие виды командировочных затрат и их ограничений, так и даже оплата расходов без предъявления подтверждающих документов.

В заключение отметим, что любое нарушение прав и интересов работника, в том числе и неправильное начисление командировочных выплат, может быть обжаловано им в суде. Ответы на другие вопросы по теме, к примеру, о том, как отказаться от командировки, вы также можете найти на нашем сайте.

laudit.ru

Суточные в командировке

Расчет суммы суточных зависит от срока планируемой поездки, а также маршрута, указанного в соответствующем приказе. После того, как сотрудник из командировки вернулся, бухгалтер пересчитывает суточные, учитывая при этом некоторые обстоятельства поездки. При необходимости сумму суточных корректируют.

Важно! Если работодатель не выдает сотруднику суточные до поездки, то после нее выплата должна производиться с учетом процентов!

Разберем поэтапно оформление сотрудника в командировочную поездку

  1. Количество дней командировки

В командировочные необходимо включить:

  • Все дни пути, включая выезд до места и обратно;
  • Дни командировки, даже если на это время часть дней составляют выходные и праздничные дни;
  • Дни задержки, если она была вынужденной;

Днем отъезда считается та дата, в которую сотрудник выезжает в командировку из того населенного пункта, в котором он работает. День возвращения определяют по аналогии, то есть это дата прибытия сотрудника в населенный пункт, где он трудится. Причем не имеет значение, в какое именно время приехал сотрудник. Дата отправления и возвращения берется та, что указана в билетах сотрудника. Например, дата и время отправления поезда 10 ноября 23.59 ч. Несмотря на то, что до следующих суток осталась всего 1 минута, суточные за 10 ноября должны быть выплачены в 100% размере.

Нередко в командировку сотрудник отправляется на самолете, а аэропорт находится за городом. С этим обстоятельством могут быть связаны некоторые сложности в определении даты прибытия и отправления. Следует помнить, что аэропорт находится вне населенного пункта, поэтому то время, которое сотрудник потратит на то, чтобы добраться в аэропорт и обратно тоже должно быть учтено (Читайте также статью ⇒ Служебная командировка на север: оплата).

Важно! Задержка в командировке должна быть подтверждена документами, иначе учесть такие расходы при расчете налога на прибыль будет нельзя.

Подробнее на примере

Петрова О.П. работает бухгалтером в г. Москва. Ее отправляют в командировку на самолете, вылет которого планируется из аэропорта 10 ноября в 0.50 ч. До аэропорта добраться в среднем можно за 50 мин., но чтобы пройти регистрацию на рейс, выехать Петровой придется хотя бы за 1,5 часа до самолета, а это уже 9 ноября. Соответственно 9 ноября принимаем за первый день командировки и суточные за него начисляем в полном размере.

Тот же принцип нужно применять и ко времени возвращения сотрудника. Даже если время прибытия назад – 00.01 ч и в этот же день сотрудник выходит на работу – суточные за этот день выплачиваются.

  1. Дни за границей. Отдельно следует выделить определение дней командировки, которые сотрудник проводит за границей. Такие командировки, как правило, оплачиваются в более высоком размере. Определяются такие дни с того момента, как сотрудник пересек границу РФ. При возвращении день въезда уже в расчет не включается. По нему расчет производят уже исходя из суточных, выплачиваемых при командировках по РФ. Дату как выезда и прибытия определяют как по отметке в загранпаспорте, так и по проездному документу.
  2. Расчет суточных. Размер суточных, установленных в организации умножают на количество дней, которые мы определили выше. Если сотрудник также был в загранкомандировке, то установленную в организации сумму суточных нужно умножить на дни командировки за пределами РФ. Полученные результаты складывают и получают общую сумму выплаты.

Важно! Размер суточных организация определяет самостоятельно! Главное утвердить суммы во внутренних документах компании. Пример такого документа – положение о командировках.

Как правило, сумма суточной выплаты для командировок внутри страны составляет 700 рублей, а для заграничных поездок – 2500 рублей. Устанавливают такие суммы компании из-за того, что по суточным такого размера платить НДФЛ не придется, а вот с превышения сумма – нужно будет оплатить как НДФЛ, так и взносы в ПФР. Однако, определенного лимита законодательством не установлено, поэтому компания может закрепить для себя любую другую сумму (Читайте также статью ⇒ Как оформить прогул в командировке).

Важно! Если сотрудник направляется в загранкомандировку, то суточные ему можно выдать рублями, либо валютой.

  1. Однодневные командировки. Отдельно стоит рассмотреть однодневные командировки по РФ и за ее пределы. При поездках по РФ, ограниченных одним днем, когда сотрудник может возвращаться каждый день домой, выплата суточных не положена. Это следует из Положения №749. Однако, по ТК РФ все командировочные расходы сотрудника должны быть возмещены и продолжительность командировок на это не влияет. В связи с этим, порядок возмещения должен быть утвержден в документах организации, а расходы, производимые сотрудниками в командировках должны быть документально подтверждены.

Что же касается командировок за пределы РФ, длительность которых не превышает одного дня, то суточные сотруднику положены, но с некоторым ограничением. Для такой выплаты лимит составляет 50% от установленной в организации суммы суточных. Например, в компании суточные по загранпоездкам установлены в 2500 рублей. Если поездка составляет один день, то учесть в расходах можно будет только 50% этой суммы, то есть 1250 рублей. С этой же суммы можно будет не начислять взносы и не удерживать НДФЛ (Читайте также статью ⇒ Суммы, не облагающиеся страховыми взносами).

Расчет налогов и страховых взносов с суточных

НДФЛ и взносы Порядок обложения
НДФЛ Начисляется на суммы, превышающие следующий размер:

·      700 рублей – по РФ;

·      2500 рублей – за пределами РФ

Страховые взносы Начисляются на суммы, превышающие следующий размер:

·      700 рублей – по РФ;

·      2500 рублей – за пределами РФ

Взносы на травматизм Не начисляются

Суточные в составе расходов

Рассмотрим как учитываются суточные выплаты в составе расходов по налогу на прибыль и при расчете УСН.

Налог Учитываются в составе расходов
Налог на прибыль ·      Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита (за исключением однодневных командировок за пределами РФ);

·      Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах 50% утвержденного в организации лимита (для однодневных загранкомандировок)

УСН «доходы минус расходы» Включается в состав расходов сумма суточных, в пределах утвержденного в организации лимита

Пример расчета суточных при загранкомандировке

Петрову О.П. направляют в командировку в г. Минск на 4 календарных дня, с 13 по 16 ноября. Суточные для командировки в организации предусмотрены следующие:

  • Для загранкомандировок — 45 евро;
  • Для командировок по РФ – 950 рублей в день.

До отъезда Петровой выплатили сумму в размере 4500 рублей. По приезду, Петрова предоставила документы, из которых следует, что Петрова уехала в Минск 12 ноября, а границу пересекла 13 ноября. Возвращаясь, границу Петрова пересекла 15 ноября, а вернулась 16 ноября.

Суточные Петровой положены следующие:

По загранпоездке за 13, 14 и 15 ноября – по 45 евро, то есть 135 евро;

По поездке по РФ за 12 и 16 ноября – по 950 рублей, то есть 1900 рублей.

После предоставленного Петровой авансового отчета, ей были пересчитаны суммы суточных выплат.

Законодательная база

Законодательный акт Содержание
Постановление правительства РФ №749 от 13.10.2018 «Об особенностях направления работников в служебные командировки»
Глава 24 ТК РФ «Гарантии при направлении работников в служебные командировки, другие служебные поездки и переезде на работу в другую местность»
Статья 264 НК РФ «Прочие расходы, связанные с производством и (или) реализацией»
Статья 217 НК РФ «Доходы, не подлежащие налогообложению»

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос №1: Как рассчитать компенсацию за суточные, если их выплатили после поездки?

Ответ: Расчет компенсации производят так же, как и расчет при задержке заработной платы. Проценты при этом считаются исходя из ставки ЦБ РФ за каждый день, что работодатель просрочил выплату, то есть по ставке не ниже 1/150.

Вопрос №2: Может ли размер суточных при командировке по России быть меньше 700 рублей?

Ответ: Конечно. Сумма в 700 рублей ограничивает не размер суточной выплаты, а предел, свыше которого на суточное потребуется начислить взносы и уплатить НДФЛ. Установить же размер суточных Вы праве абсолютно любой.

Вопрос №3: Что делать, если сотрудник не может предоставить проездной билет из командировки?

Ответ: В этом случае можно взять те документы, которые могут подтвердить командировку, например, подтверждающие съем жилья, служебная записка с места направления сотрудника или с путевым листом.

online-buhuchet.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.