Сколько хранятся авансовые отчеты подотчетных лиц

Цитата:Служебные записки являются основанием расходования наличных средств, по окончании месяца служебные записки из кассовой книги извлекаются. Является ли нарушением извлечение служебных записок из книги? К каким документам должны подшиваться служебные записки, где и в течение какого периода храниться?
Ответ: Извлечение заявлений подотчетных лиц (служебных записок) из кассовой книги не может рассматриваться как нарушение требований Положения о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации (утв. Банком России 12.10.2011 N 373-П) (далее — Положение). Однако такие служебные записки должны храниться в течение 5 лет, следующих за годом окончания их делопроизводством (отчетного года).
Обоснование: Согласно п. 1.8 Положения кассовые операции, проводимые юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем, оформляются приходными кассовыми ордерами 0310001, расходными кассовыми ордерами 0310002 (кассовыми документами).
В кассовых документах указывается основание для их оформления и перечисляются прилагаемые подтверждающие документы (расчетно-платежные ведомости 0301009, платежные ведомости 0301011, заявления, счета, другие документы) (п.
1 Положения).
В соответствии с п. 4.4 Положения для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет расходный кассовый ордер 0310002 оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату.
Согласно п. 1.9 Положения юридическое лицо, индивидуальный предприниматель обеспечивают наличие кассовых документов, других документов, оформляемых при ведении кассовых операций, в течение сроков, установленных законодательством об архивном деле в Российской Федерации.
Кроме того, согласно ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет после отчетного года.
Как установлено ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.200.
авления и организаций с указанием сроков хранения (далее — Перечень). Перечень включает типовые управленческие архивные документы, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций при осуществлении однотипных (общих для всех или большинства) управленческих функций, независимо от формы собственности, с указанием сроков хранения.
Действие Приказа Минкультуры России N 558 распространяется в том числе на коммерческие организации, не подведомственные Минкультуры России (Решение ВАС РФ от 21.02.2012 N 14589/11).
В п. 362 подразд. 4.1 разд. 4 Перечня, содержащего сведения о документах бухгалтерского учета и отчетности, перечислены документы, подлежащие хранению на предприятии в течение 5 лет. К ним относятся: первичные учетные документы и приложения к ним, зафиксировавшие факт совершения хозяйственной операции и явившиеся основанием для бухгалтерских записей (кассовые документы и книги, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, ордера, табели, извещения банков и переводные требования, акты о приеме, сдаче, списании имущества и материалов, квитанции, накладные и авансовые отчеты, переписка и другое).
Исчисление сроков хранения производится с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством (п.
4 Перечня).
Таким образом, можно прийти к выводу, что расходные кассовые ордера с приложенными к ним заявлениями подотчетных лиц (служебными записками) должны храниться в течение 5 лет, следующих за годом окончания их делопроизводством (отчетного года).
Порядок хранения кассовых документов и других документов, оформленных при ведении кассовых операций, Положением не регламентирован, поэтому извлечение заявлений подотчетных лиц (служебных записок) из кассовой книги не может рассматриваться как нарушение требований Положения. Иными словами, порядок хранения заявлений на выдачу наличных средств из кассы организация определяет самостоятельно.
О. Ю.Поздеев
Консультационно-аналитический центр
по бухгалтерскому учету
и налогообложению
18.03.2014

www.buhonline.ru

В нормативных документах установлены разные сроки хранения Отчета об использовании денежных средств, выданных на командировку или под отчет(1) (далее — Отчет).
Так, в соответствии с п.336 Перечня № 578(2) первичные документы и приложения к ним, фиксирующие факт выполнения хозяйственных операций и послужившие основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах (кассовые документы, авансовые отчеты и т.п.), подлежат хранению в течение 3 лет, но при условии завершения проверки органами ГНС по вопросам соблюдения налогового законодательства. В случае возникновения споров, возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения.

В то же время согласно п.44.3 ст.44 НКУ(3) налогоплательщики обязаны обеспечить хранение первичных документов не менее чем 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой они используются, а в случае ее непредставления — с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности.
При ликвидации налогоплательщика указанные документы за период деятельности налогоплательщика не менее чем 1095 дней, предшествующих дате ликвидации, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Согласно п.44.4 ст.44 НКУ в случае если первичные документы связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования, принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, они подлежат хранению до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не меньше сроков, предусмотренных п.44.3 ст.44 НКУ.

Таким образом, при отсутствии административного или судебного обжалования, по НКУ срок хранения документов составляет не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, причем независимо от того, проводилась за этот период проверка контролирующими органами или нет.

Официальные органы ранее акцентировали внимание на том, что применительно к бухгалтерской документации ориентироваться следует на более «жесткие» по сравнению с НКУ сроки хранения из действующего до 01.01.2013 г. Перечня № 41(4) (см., к примеру, письмо Государственной архивной службы Украины от 13.09.2012 г. № 01.2/2855, Государственного комитета архивов от 06.03.2007 г. № 01-321, разъяснение в разделе 020.01 ЕБНЗ(5)). Однако с 01.01.2013 г. ситуация несколько изменилась(6).

Как известно, большинство налогоплательщиков теперь представляют в органы ГНС только годовую налоговую декларацию по налогу на прибыль. И для них предельный срок хранения первичных документов, в том числе и Отчетов, по НКУ может составлять 4 года со дня составления документа. К примеру, если Отчет был составлен 01.02.2013 г., а декларация за 2013 г. подана 01.02.2014 г., то такой Отчет должен храниться до 01.02.2017 г. В то время как согласно Перечню № 578 он подлежит хранению до 01.02.2016 г. (при условии проведения проверки).
Исходя из этого, во избежание конфликтных ситуаций с налоговыми органами, при хранении Отчетов имеет смысл ориентироваться на более «жесткие» сроки:

– если проверка была проведена, то Отчет следует хранить в течение 1095 дней со дня представления декларации, при составлении которой он использовался;
– если проверки не было, то Отчет целесообразно сохранять до момента проведения проверки;
– если предприятие осуществляет административное обжалование или судебное разбирательство, для которых используется Отчет, его следует сохранять до окончания такого разбирательства, но не менее 1095 дней со дня представления декларации, при составлении которой он использовался.

Источник: газета Бухгалтерия, Влада КАРПОВА, консультант по бухгалтерскому учету и налогообложению, к.э.н.

www.buh-galter.info

Центральные детали

Все подотчётные лица, получившие деньга на производственные расходы, обязаны в установленный срок подавать полный отчёт того, на что были потрачены средства компании. Ведомость по затратам предоставляется в бухгалтерию предприятия, к которой должны прилагаться квитанции и чеки от покупок, платы за проживание в отеле, оплату проезда и пр.

Правила оформления выдачи подотчётных денег, а также дальнейшей отчётности по затратам, установленные Порядком ведения кассовых операций в РФ. Так, согласно им, предприятия имеют право выдавать подотчётные средства не только сотрудникам основного офиса, но и филиалам, не состоящим на самостоятельном балансе.

Кроме того, законодательством касательно подотчётных средств установлено следующее:

• выдача денег может осуществляться сотрудникам только с целью оплаты расходов, связанных с деятельностью компании (к примеру, оплата командировки);
• лицо, получившее подотчётные средства, обязывается в течение трёх рабочих дней, по завершении срока, указанного в заявлении при выдаче денег, либо со дня приезда из командировки, отчитаться о потраченных суммах бухгалтеру предприятия;
• сотрудники организации, ранее не отчитавшиеся за предыдущие выданные им подотчётные деньги, не могут получить новые средства.

Отчет о целевом использовании средств

Что касательно передачи выданных денег третьему лицу, то подотчётное лицо не имеет права совершать подобные сделки.

Главное основание для выдачи подотчётных средств — распоряжение директора предприятия. Однако без согласия сотрудника на получение денег, бухгалтерия не вправе выписать их сотруднику.

Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи.

Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии.

Общие моменты

Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения.

То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах.

Исключением является личная инициатива, в остальных случаях никто не вправе заставлять подотчётное лицо составлять авансовый отчёт до истечения срока пользования деньгами.

Наличные подотчётные средства, выписываемые сотрудникам для оплаты хозяйственных нужд, возмещения расходов за покупку бензина либо оплату проезда в общественном транспорте, выдаются конкретному кругу лиц. Список данных сотрудников определяется руководителем организации и им же утверждается.

Наличные средства под отчёт для командировочных целей выдаются в пределах суммы, установленной на конкретном предприятии. Определяет сумму руководство организации. При надобности она может быть увеличена.

Основанием для выдачи командировочных является приказ руководителя о направлении сотрудника в служебную поездку.

Если в заявлении на выдачу работник организации не укажет срок, на который он получает деньги, то отчёт о расходах нужно будет предоставить в течение трёх рабочих дней после их получения.

Приказ и документы

Основой процедуры выдачи подотчётных средств является составление приказа вышестоящего руководства. Только на его основании бухгалтерия организации вправе списать с основного счёта предприятия оговариваемую сумму на производственные расходы. Бланк приказа можно скачать в интернете либо составить его в свободной форме, пример которой также с лёгкостью найти на просторах интернета.

Распоряжение должно содержать такую информацию:

• перечень лиц, которым полагается выдача подотчётных средств;
• должности сотрудников;
• суммы, полагаемые к выдаче под отчёт;
• срок использования средств;
• дата подачи авансовой отчётности.

Скачать образец заявления о выдаче аванса под отчет

Все сотрудники, которым полагается выдача денег под дальнейший отчёт, должны в обязательном порядке ознакомиться с приказом и поставить свои подписи, тем самым подтверждая факт того, что они прочитали распоряжение и дают согласие на получение средств.

Также с данными лицами обязательно заключается договор о материальной ответственности и только после этого они могут отправляться в кассу для получения наличности.

Какие документы нужны для оформления подотчётных расходов?

Законодательством РФ о ведении кассовых дел установлен перечень документов, необходимых к предоставлению при выдаче денег под отчёт:

• служебная записка, содержащая в себе причину выдачи средств, а также данные об инициаторе выдачи и получателе (записка не нужна, если инициатором является директор предприятия);
• приказ, который составляет и заверяет руководитель;
• кассовый расходный ордер.

Если средства списываются со счёта организации на производственные расходы, связанные с трудовыми поручениями, то для получения наличности может дополнительно понадобиться один из следующих документов:

• командировочное удостоверение;
• книга регистрации командировочных сотрудников;
• рабочее задание;
• доверенность на оплату расходов от лица компании;
• книга учётов имеющихся доверенностей.

Зачем и основные цели

Подотчётные выплаты производятся с целью оплаты расходов, необходимых для нормальной работы предприятия. Выдаются данные средства как сотрудникам фирмы, так и подрядчикам, предоставившим организации свои услуги.

Законодательством установлен перечень основных затрат, которые предприятие вправе компенсировать подотчётными деньгами.

Так, назначение платежа может быть следующим:

• оплата служебных поездок (командировка);
• наём жилья сотруднику за счёт фирмы;
• на приобретение товарно-материальных ценностей;
• представительские расходы;
• оплата работ и услуг, выполненных для организации;
• покупка канцелярских и бытовых принадлежностей для офисов фирмы и пр.

Запрещено вовлекать подотчётные средства в процесс основного денежного оборота организации: осуществлять крупные расчёты между предприятиями и частными предпринимателями. Максимальный лимит, который директор вправе выписать под отчёт для операций, связанных с приумножением основных средств, не превышает 100 тыс. рублей.

Установленные сроки

Обязательное условие подотчётных выплат — предъявление бухгалтерии полный отчёт о затратах. Отчётность следует подавать по истечении срока использования средств, а именно спустя три дня после его окончания.

Выдача денег в подотчёт осуществляется на тот срок, который укажет руководство фирмы. Каждое предприятие самостоятельно определяет не только сумму, но и длительность использования денег под отчёт.

Дело в том, что законом не предусмотрены конкретные сроки возврата данных средств. Организации могут выдать их, к примеру, как на три дня, так и полгода. Для каждого сотрудника директор сам определяет время подачи отчётности.

Практические советы при выдаче денег в подотчёт

Деньги под отчёт предприятие вправе выдавать как сотрудникам, состоящим в их штате, так и подрядным организациям. Однако с последними из них могут возникнуть проблемы, связанные с подачей авансового отчёта.

Дело в том, что нередко бывают случаи найма недобросовестных подрядчиков, которые зная, что не числятся в компании и с них никаких средств удержать не могут, попросту не выполняют обязательства по предъявлении отчёта по затратам, из-за чего в бухгалтерии фирмы возникают проблемы.

Что делать в этом случае? Выдавать средства при работе предприятия, не состоящего в штате, следует только после того, как подрядчик подпишет бумаги о материальной ответственности перед фирмой. Также руководство организации с целью перестраховки вправе внести в договор некоторые изменения, к примеру, указать, что при несвоевременной подаче отчёта, на сумму, выданную подрядчику, будет начислять пеня в размере 1% за каждый просроченный день.

Кроме того, выдавая средства под отчёт, необходимо придерживать следующих правил:

• при перечислении денег на банковскую карту бухгалтеру нужно указывать назначение платежка, как подотчётный;
• заявление на получение средств должно содержать информацию касательно формы выдачи: наличная либо безналичная;
• проинструктировать работника касательно того, что полученные им средства нельзя передавать другим сотрудникам, иначе при проверке не избежать сложностей;
• не выписывать деньги без предварительно составленного подотчётным лицом заявления, в противном случае предприятию будет грозить штраф в размере 50 тыс. руб.;
• деньги, затраченные в иностранной валюте, при отчётности следует переводить в рубли.

В последнем случае сотруднику для более точного подсчёта расходов необходимо иметь документ, подтверждающий курс валют, по которому он производил обмен. Если такого документа нет, то бухгалтерия конвертирует валюту в рубли по текущему курсу ЦБ РФ.

Нюансы процедуры

Выдавать новые подотчётные деньги можно только после авансового отчёта работника за ранее полученные средства на расходы. Если у сотрудника имеются незакрытые долги по данному факту, то выписав ему деньги, компания нарушит кассовую дисциплину, что наказывается штрафом.

Что касательно подачи отчёта, то она осуществляется в письменном виде. Законодательством предусмотрена специальная форма бланка, подлежащего к заполнению, а также перечень обязательных документов, необходимых к предъявлению, чтобы доказать факт произведённых затрат.

Скачать образец приказа о подотчетных лицах

Авансовый отчёт сдаётся сотрудником в течение трёх дней со дня окончания командировки либо срока, указанного в заявлении на выдачу.

Что стоит помнить

Требовать от сотрудника отчёт по затратам за полученные средства нужно, только если деньги на расходы он получил заранее. Если же он тратил личные деньги, которые компания потом возместила, выдав подотчётные, то авансовый отчёт он подавать не должен. В этом случае достаточно перед выдачей денег взять у работника заявление на компенсацию расходов в интересах предприятия и документы, подтверждающие их: квитанции, чеки, накладные и пр.

Если сотрудник не предъявит соответствующие документы, то при проверке подотчётные средства будут восприниматься налоговиками, как доходные и на них начислят НДФЛ.

Скачать отчет о целевом использовании средств по форме 6

Что касательно возврата оставшихся средств, то вернуть работник их вправе любым удобным для него способом:

• наличными в кассу;
• на расчётный счёт компании.

Однако в этом случае может возникнуть проблема с самим банком. Так, некоторые финансовые учреждения отказываются принимать наличные, если предприятие выдавало их в электронном виде.

Чтобы избежать данной проблемы, перечисляя средства через банк, не нужно упоминать, что это подотчётный возврат. Лучше всего указать деньги, как прочие поступления, или аннулировав приходный ордер, вернуть остаток средств работнику и провести возврат, как удержание задолженности из заработной платы.

Спорные моменты и проверка

Часто при получении и выдаче подотчётных средств возникают проблемные моменты, решать которые необходимо сразу и на месте. Часто неопытные бухгалтеры откладывают их решение на потом и выписывают сотруднику нужную сумму, что потом заканчивается штрафами либо увольнением.

В таблице ниже приведены примеры спорных моментов, возникающих довольно часто:

Ситуация	Решение
Сотруднику срочно потребовались подотчётные, а руководителя нет на работе.	Оформить приказ может заместитель директора или бухгалтер, но только при наличии доверенности на проведение данной процедуры.
Руководитель в устной форме попросил выделить ему деньги под дальнейший отчёт.	Выдача подотчётных осуществляется исключительно при наличии письменного заявления и директор не исключение.
Сотруднику необходима сумма больше установленного лимита в 100 тыс.	Оформить сделку возможно только в наличной форме. Если деньги необходимо перевести на карту банка, то превышение лимита будет считаться нарушением кассового ведения.
Деньги выписываются подрядчику из кассы для покупки стройматериалов по гражданскому договору.	В 2019 году все лица, трудоустроенные по правовому гражданскому договору, юридически являются сотрудниками предприятия. Поэтому выдача подотчётных в этом случае не является нарушением кассовой дисциплины.
В бухгалтерии настаивают на подписании договора о материальной ответственности.	Если сотрудник состоит в штате организации, то подписание такового договора не является обязательным. В случае невозврата средств долг можно будет удержать из его заработной платы.

Наличные из кассы

Чтобы предприятие могло осуществлять выдачу наличных средств под отчёт оно должно иметь кассу. По этой причине подотчётные деньги можно получить исключительно через кассу торговой организации, которая для таких целей ведёт специальную кассовую книгу.

Любые суммы, выдаваемые из кассы, будь то зарплата либо средства на расходы предприятия, выделяются сотрудникам на основании расходного ордера, в котором фиксируется следующая информация:

• данные сотрудника, получившего деньги;
• сумма;
• целевое назначение;
• номер приказа;
• срок использования;
• дата выдачи.

Размер подотчётных определяет директор фирмы, и он же снимает нужную сумму с расчётного счёта предприятия. Если денег нужно не много, то их можно взять из остатка наличности, находящейся в кассе на момент обращения сотрудника.

Схема для директора

Выдача подотчётных средств для руководителя фирмы производится в таком же порядке, как и в случае с остальными сотрудниками. Никаких особенностей и привилегий в получении расходных денег под отчёт для директоров законом не предусматривается, ведь они такие же работники компании, как и все.

Процедура оформления, как и в общих случаях, начинается с составления приказа и написания заявления. Отличие только в том, что в заявлении не нужно писать «Директору ООО…», достаточно указать наименование компании и заверить документ подписью и печатью.

Скачать пример заполнения приказа о выдаче денег под отчет руководителю

Скачать бланк приказа о выдаче денег под отчет руководителю

Если при налоговой проверке выяснится факт выдачи директору подотчётных средств, но не обнаружится заявления, то фирме грозит штраф в размере 50 тыс. за нарушение законодательства касательно ведения кассовых операций.

Алгоритм

Для начисления подотчётных средств в законодательстве установлен определённый порядок, состоящий из нескольких этапов:

• проверка относительно долгов за ранее выданные суммы;
• составление заявления;
• оформление расходного ордера;
• проводка ордера в кассе;
• проверка кассовой книги.

Пишется заявление в свободной форме на имя руководителя предприятия и лично сотрудником, на которого будут выделяться деньги. В нём обязательно указывается сумма наличности и срок использования.

Расходный ордер оформляется главным бухгалтером, кассиром либо управляющим компании. Подписывает его так же бухгалтер или директор, в зависимости от того, кто из них есть на рабочем месте.

Перед выдачей средств кассир обязан проверить полученный расходник, а также удостовериться в личности подотчётного лица, затребовав паспорт или иной документ.

После в кассовую книгу производится запись о полученном ордере и выданных средствах под отчёт. Ответственным за данный процесс является бухгалтер либо главный бухгалтер, если они отсутствуют на рабочем месте, то запись вносит директор.

Отражение в бухучёте

Все денежные расходы фирмы отражаются в бухгалтерском отчёте. Кроме того, каждая финансовая операция имеет свою кодировку, установленную Налоговым Кодексом РФ.

Так, если подотчётные были выданы для канцелярских либо бытовых расходов, либо на оплату ремонтных работ для предприятия, то в налоговом бухгалтерском отчёте данная операция проводится по 44-фз — Федеральный закон, относящийся к сфере продаж, услуг и работ по обеспечению муниципальных и государственных нужд.

Бухгалтерская проводка по выдаче денег под отчёт производится в день списания средств с общего счёта компании. Если в налоговом отчёте не указать данные средства, как подотчётные, то ФНС примет это за нарушение. Кроме того, за получение этих денег с подотчётного лица будет изъят налоговый сбор.

Все бухгалтерские отчёты предприятия ведутся в программе 1С, подотчётные средства не являются исключением. В случае невозврата остатка денег или отчёта по тратам в установленные сроки, недостающую сумму отражают как по кредиту — расчёт с подотчётными лицами, так и по дебету — недостачи и потери.

В дальнейшем недостающие суммы списываются и вносятся в программу, как оплата труда персоналу либо расчёты за прочие расходные операции. Сам неизрасходованный аванс удерживается из заработной платы подотчётного лица, что также подлежит бухгалтерской проводке.

buhuchetpro.ru

В каких документах установлены сроки хранения авансовых отчетов?

Документы, связанные с хозяйственной деятельностью субъектов, можно разделить условно на 2 категории:

• налоговые (используются при исчислении налогов, взносов);
• бухгалтерские (дополняют налоговые в части ведения учета кадров, активов, контроля над расходами и в иных аспектах).

Авансовые отчеты — это бухгалтерская документация. Относятся они к категории первичных документов (п. 1 постановления Госкомстата РФ от 01.08.2001 № 55).

Подробнее о форме авансового отчета, установленной законодательством, читайте в статье «Унифицированная форма № АО-1 — авансовый отчет (скачать)».

Основные положения законодательства, устанавливающие правила хранения авансовых отчетов, зафиксированы в:

• ст. 23 НК РФ;
• ст. 283 НК РФ;
• ст. 29 закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

Основной источник права, устанавливающий порядок хранения авансовых отчетов в государственных и муниципальных организациях – приказ Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Изучим ключевые положения отмеченных НПА подробнее.

Статья 23 НК РФ: хранить отчет надо 4 года

В положениях подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ сказано о том, что фирмы обязаны, если в НК РФ не зафиксированы иные нормы, в течение 4 лет обеспечивать сохранность сведений, относящихся к бухгалтерскому либо налоговому учету, а также представленных в иных документах, которые задействуются для исчисления и перечисления в бюджет налогов, подтверждения доходов и расходов.

Авансовый отчет относится к документам, которые подтверждают расходы фирмы. Данные отчеты предоставляются наемными сотрудниками работодателям в подтверждение того, что подотчетные денежные средства израсходованы по назначению. Компания-работодатель, в свою очередь, может задействовать авансовые отчеты и документы, прилагающиеся к ним, с целью уменьшения налогооблагаемой базы.

Таким образом, авансовые отчеты попадают под юрисдикцию рассматриваемой части НК РФ.

Статья 283 НК РФ: хранить отчет требуется 10 лет

В нормах, которые содержатся в п. 4 ст. 283 НК РФ, сказано о том, что компании обязаны хранить источники, подтверждающие убытки, в случае переноса таковых на будущие периоды. Авансовый отчет относится к их числу, поскольку, как мы отметили выше, подтверждает корректность расходования средств, выданных работодателем наемному сотруднику.

В соответствии с п. 4 ст. 283 НК РФ отчеты нужно хранить на протяжении всего периода, пока соответствующие расходы снижают налоговую базу. Таковой может составлять до 10 лет, следующих за тем периодом, в котором зафиксирован соответствующий убыток (п. 2 ст. 283 НК РФ), в данном случае связанный с расходованием денежных средств наемным сотрудником.

Статья 29 закона 402-ФЗ: отчет необходимо хранить 5 лет

В соответствии с положениями п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ первичная документация, к которой относятся и авансовые отчеты, должна храниться субъектом экономических отношений как минимум 5 лет после отчетного года.

Подробнее о критериях отнесения документов к первичным читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».

Авансовые отчеты, как правило, дополняются различными квитанциями, ПКО, товарными чеками и иными документами, удостоверяющими фактическую оплату работником товаров и сервисов с помощью подотчетных денежных средств. Таковые могут быть отнесены к категории иных источников, которые связаны с бухучетом в соответствии с п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ. Компания должна обеспечивать их сохранность, как и в случае с авансовыми отчетами, не менее 5 лет после отчетного года.

Фирма обязана хранить отчеты и дополняющие их источники в безопасных условиях (п. 3 ст. 29 закона № 402-ФЗ). Если у фирмы меняется руководитель, то он должен корректным образом принять документы бухучета в порядке, установленном фирмой (п. 4 ст. 29 ФЗ № 402).

Приказ Минкультуры № 558: госорганизациям следует хранить отчеты 5 лет

В таблице, которая размещена в подп. 4 п. 4 разд. II приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558, указано, что первичные источники, а также документы, дополняющие их, в том числе авансовые отчеты и прилагающиеся к ним квитанции, чеки, ПКО, должны храниться государственными и муниципальными структурами 5 лет и даже дольше, если к моменту истечения данного срока не завершена ревизия.

Итоги

Существует 3 НПА, устанавливающих порядок хранения авансовых отчетов для негосударственных организаций.

Минимальный срок обеспечения их сохранности фиксируется в нормах ст. 29 закона № 402-ФЗ и составляет 5 лет. Он корреспондирует с положениями подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ. В соответствии с ними авансовые отчеты необходимо хранить 4 года. И даже если фирма обеспечит сохранность источников в течение сроков, указанных в ст. 23 и ст. 29 НК РФ, авансовые отчеты, возможно, потребуется сохранять и дольше, если таковые используются для подтверждения расходов, перенесенных на другие периоды (п. 4 ст. 283 НК РФ). Соответствующий срок в корреляции с переносом убытков организации может составить 10 лет.

nalog-nalog.ru

Общие сведения

Авансовый отчет имеет вид двухстороннего бланка (форма № АО-1), а местом его «прописки» является альбом унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств. Аванс выдается работнику в виде наличных денег через кассу предприятия. В расходном кассовом ордере кассир отмечает цель выдачи этих средств.

Список сотрудников организации, которые имеют право на получение подотчетных средств, содержится в соответствующем приказе руководства, хранимом в бухгалтерии. Положения данного приказа также определяют срок предоставления того или иного аванса. Закон говорит, что подотчетные средства могут выдаваться на сколь угодно долгий срок, определяемый руководством организации.

Чтобы получить подотчетные деньги на командировку, сотрудник должен иметь командировочное удостоверение, а руководитель организации – издать соответствующий приказ. Сроки сдачи авансового отчета о расходовании подотчетных средств работником – не позднее чем через три дня после истечения периода, на который он эти средства получил. Сколько хранятся авансовые отчеты? Согласно ст. 29 Закона «О бухгалтерском учете», срок хранения авансовых отчетов составляет пять лет. Образец оформления авансового отчета вы можете посмотреть здесь.

Как правильно оформить авансовый отчет

Авансовый отчет по подотчетным средствам оформляется последовательно и аккуратно. Его составление и порядок заполнения бланка выглядят следующим образом:

• Бланк с лицевой стороны предназначен для указания на нем информации по названию организации, Ф.И.О. подотчетного работника, его должности, наименования отдела предприятия, в котором работает этот сотрудник. Кроме того, на лицевой стороне проставляется номер документа, дата его оформления и назначение подотчетных денег.
• Далее заполняется таблица в левой части лицевой стороны бланка – там указывается информация о предыдущих подотчетных средствах, о деньгах, полученных в данный момент и сумма расхода. Если имеет место быть перерасход или остаток денежных средств, то их суммы также указываются в авансовом отчете.
• Оборотная сторона бланка (АО-1) предназначена для записи списка документов, которые подтверждают совершенные траты (пункты 1-6). К таким документам относится командировочное удостоверение, чеки и квитанции, транспортные накладные. Возле названия каждого документа проставляется сумма расхода по нему в рублях. Всем бумагам, которые являются приложениями к авансовому отчету, присваивается номер, соответствующий их положению в таблице на оборотной стороне бланка отчета.
• В случае если подотчетные средства были выданы работнику в иностранной валюте, то дополнительно заполняется графа 1а на лицевой стороне бланка, а также графы 6 и 8 на обороте.

Далее заполненный сотрудником отчет переходит в руки бухгалтера, который вносит свои записи в данный документ. В таблицу «Бухгалтерская запись» на лицевой стороне бланка вписываются номера корреспондентских счетов и суммы. На обороте прописываются цифры израсходованных средств, принятых к учету (пункты 7-8), а также счета, дебетируемые по указанным суммам (пункт 9).

Следующий этап – проверка правильности заполнения бланка авансового отчета, которую также осуществляет бухгалтер. Если все записи внесены корректно, то на отчет ставится отметка о проверке и утверждении, заполняется расписка на лицевой стороне авансового отчета, и он передается подотчетному сотруднику. Заверяется этот документ подписями бухгалтера и главного бухгалтера.

На этом «мытарства» авансового отчета не заканчиваются, и он отправляется на подпись руководителю предприятия. Только после подписания начальством документ принимается к учету и осуществляется списание подотчетных денег. Остаток средств отправляется в кассу организации, перерасход – на зарплатный счет подотчетного сотрудника.

И, напоследок, запомните! Нельзя выдавать наличные подотчетные деньги сотруднику, который имеет долг по предыдущему авансу. Также неприемлем доступ к подотчетным деньгам третьих лиц.

zhazhda.biz

Деньги в ПОДОТЧЕТ

Согласно пункта 6.3. Указания ЦБ РФ № 3210-У для выдачи денежных средств работнику средства в подотчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, расходный кассовый ордер оформляется согласно распорядительного документа (приказа руководителя) фирмы (ИП) или письменному заявлению работника, составленному в произвольной форме и содержащему надпись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. На что можно выдать деньги? Сотрудник может потратить сумму только на конкретные цели, прописанные в заявлении или приказе. Ознакомьте сотрудника с приказом под подпись.

Организация обязана организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни (ч. 1 ст. 19 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). Порядок контроля за хозяйственными операциями, в том числе за выдачей денег подотчетным лицам, определяет руководитель организации. Поэтому именно он обычно ограничивает список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет. Для этого руководитель может издать приказ.

Не делайте список сотрудников, имеющих право получать деньги подотчет, частью приказа об учетной политике. Если список подотчетников утвердить отдельным документом, то его можно будет изменить в любое время. Вносить же изменения в учетную политику можно только в строго ограниченных случаях (ч. 6 ст. 8 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).

Для обеспечения правильности учета, достоверности информации и контроля при расчетах с сотрудниками, получившими деньги под отчёт утвердите «ПОЛОЖЕНИЕ о расчетах с подотчетными лицами»

Какие санкции возможны, если выдать подотчётные деньги на год?

Подотчетники не всегда успевают в установленный срок отчитываться за те суммы, что получили авансом и предоставить товарные чеки. Чтобы опозданий было как можно меньше, в организации могут принять решение оформлять деньги денежные средства на подотчет на долгий срок. Например, на год, или полгода. Законно ли это? А был ли подотчет ?

ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ выдачи ДЕНЕГ в ПОДОТЧЕТ

Как происходит выдача денег? Дана пошаговая инструкция.

1. Получить письменное заявление подотчетного лица или приказ руководителя

Только при наличии таких документов организация вправе оформить расходный кассовый ордер (п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Заявление пишется в произвольной форме, но должно обязательно включать: сумму аванса; срок выдачи; на что выдать деньги; визу руководителя; дату составления. Заявление можно составить в печатном виде, а можно написать от руки.

Деньги выдаются согласно распорядительного документа, при этом необходимо руководствоваться перечнем документов, отнесенных к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, которая включена в Общероссийский классификатор управленческой документации 0К 011-93.

На каждого подотчетника не обязательно оформлять отдельный приказ

В одном документе может быть указано несколько подотчетников.

Распорядительный документ (приказ) должен содержать следующие сведения:

• фамилию, имя и отчество (при наличии) подотчетного лица;
• суммы наличных денег;
• срока, на который они выдаются;
• подпись руководителя;
• дату и регистрационный номер документа.

2. Проверять задолженность ?

Рекомендуется проверит отчитался ли сотрудник по предыдущим авансам. Для проверки можно воспользоваться анализом счета 71. Если на текущую дату по сотруднику есть дебетовое сальдо по подотчету, выдавать деньги снова не рекомендуется, но и не запрещено! Выдавать наличные на хознужды можно, даже если сотрудник не погасил задолженность по прошлому авансу. Требование о том, что сотрудник должен сначала отчитаться за предыдущий аванс, из подпункта 6.3 указания Банка России № 3210-У убрали.

3. Оформить выдачу денег, проводки подотчета

На основании завизированного руководителем заявления или приказа кассир организации должен оформить расходный кассовый ордер согласно правил бухгалтерского учета, указать назначение аванса. Образец заполнения.

Расходный кассовый ордер оформляйте на основании его письменного заявления в произвольном виде, которое приложите к кассовому ордеру. Принимайте заявление только если в нем есть:

• запись о сумме наличных денег, выдаваемых под отчет;
• запись о сроке, на который выдаются наличные деньги;
• подпись руководителя;
• дата.

Дебет 71 Кредит 50 — выданы из кассы деньги под отчет.

Подотчетному лицу можно перечислить деньги на карточку — зарплатную или корпоративную (письмо Минфина России от 25.08.2014 в„– 03-11-11/42288). В платежном поручении следует указать назначение платежа: под отчет на хозяйственные нужды, под отчет на командировку и т. п. В заявлении сотрудник должен указать просьбу перечислять подотчетные деньги на его личную карту, указав реквизиты.

Дебет 71 Кредит 51 — с расчетного счета перечислены деньги под отчет на личную карточку сотрудника.

Расчеты по корпоративным картам ведутся с помощью счета 55. Деньги ставятся под отчет лицу только в момент снятия им средств с карты в банкомате.

4. Проконтролировать срок использования подотчетных сумм

Срок, на который выдаются денежные средства, прописывается в заявлении. Подотчетное лицо должно сдать авансовый отчет и/или вернуть полученные деньги (остаток) в течение трех рабочих дней после срока, указанного в заявлении ( п. 6.3 Указаний ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У), или возвращения из командировки (п. 26 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 в„– 749).

Если нарушить сроки представления авансового отчета, ИФНС может начислить работнику НДФЛ, посчитав выданную сумму доходом ( п. 8 письма Минфина РФ, ФНС РФ от 24.12.2013 в„– РЎРђ-4-7/23263).

Сроки выдачи средств под отчет на различные нужды можно закрепить в приказе по предприятию. На хозяйственные нужды срок отчета по полученным суммам можно установить любой.

5. Утвердить авансовый отчет

Подотчетным лицом отчитаться за израсходованные деньги можно с помощью авансового отчета. К авансовому отчету нужно приложить все подтверждающие затраты документы — товарные чеки, накладные, акты, счета-фактуры и т. д. Остаток денег нужно вернуть в кассу предприятия. Если работник потратил часть личных денег, после проверки отчета ему возместят перерасход.

Соблюдение Учета КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ, кассовой ДИСЦИПЛИНЫ и применение ККТ в подотчете

Период, на который можно выдавать сотрудникам наличные деньги, законодательство никак не ограничивает. Тут самое главное то, чтобы этот срок выдачи денег в подотчет завизирован руководителем организации. Потому что в письменном заявлении сотрудника, составленного в произвольной форме и содержащему запись о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, ставится подпись руководителя и дата подписания заявления.

Т.е. в целом процедура выдачи наличных средств под отчет на расходы, связанные с осуществлением деятельности осталось прежней. Как и раньше, основанием для такой выдачи служит заявление сотрудника с резолюцией руководителя.

Однако раньше сумму наличных и срок, на который они выдаются, должен был собственноручно писать руководитель в своей распорядительной надписи. Теперь же, и сумма и срок указываются в тексте заявления, а руководитель пишет только «выдать». Это ближе к реальности. Форма заявления о выдаче денег под отчет так и осталась свободной.

Поэтому, директор, когда подписывает заявление на выдачу денег РІ подотчет, на свое усмотрение вправе решить, кому и на какой срок выдавать деньги в каждой конкретной ситуации. Например, на срочную покупку факса конечно же он может выделить один день. А на заявлении в под отчет работника, отправляющегося в длительную командировку, руководитель может сделать запись о годовом сроке.

Индивидуальными предпринимателями, ведущими в соответствии с законодательством Российской Федерации о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физических показателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, кассовые документы могут не оформляться, кассовая книга может не вестись!!!

Нужно ли соблюдать лимит наличных расчетов при расходовании сотрудником подотчетных средств

Да, нужно. Но только если эти средства выданы для расчетов по договорам организации или предпринимателя. Потому, что, когда подотчетными наличными сотрудник оплачивает от своего имени оказанные лично ему услуги, лимит расчетов не применяют. Такой подход применяют, например, к тратам в командировке. Например, на наличные расходы сотрудника по оплате мини-бара в гостинице или химчистки за счет организации лимит не действует.

Во всех остальных случаях, когда сотрудник использует выданные средства для расчетов, лимит соблюдать обязательно. Речь идет о платежах по договорам, которые он заключает от имени организации или предпринимателя по доверенности или по уже заключенным соглашениям.

Нужно ли применять ККТ, если организация покупает товар через подотчетника

Нет, не нужно. Сотрудник, который получил деньги в подотчет, действует по поручению организации. Таким образом, получается, что фактически два юридических лица совершают один расчет, который следует оформлять одним чеком. Этот чек формирует продавец. Подтверждают это письма Минфина от 05.09.2018 в„– 03-01-15/63182, от 20.08.2018 в„– 03-01-15/58956, ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566, УФНС по г. Москве от 14.08.2018 № 17-15/176342.

Нужно ли пробивать чек, когда организация выдает деньги подотчетнику, а также когда он возвращает остаток денег в кассу

Нет, не нужно. Выдача денег подотчетнику и возврат им неизрасходованных денег в кассу не является расчетами за товары (работы, услуги). Поэтому выбивать кассовый чек в данном случае не требуется. Это следует из статьи 1.1, пункта 1 статьи 1.2 Закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ. Подтверждают это письма Минфина от 20.08.2018 № 03-01-15/58954, ФНС от 10.08.2018 № АС-4-20/15566.

Как Подотчетные суммы перечислять сотруднику с расчетного счета на его личную банковскую карту?

Да, возможно перевести деньги на карту физического лица работника. При соблюдении некоторых условий организация вправе перечислять деньги на личные банковские карточки подотчетных лиц. К такому выводу пришел Минфин России в письме от 25.08.14 в„– 03-11-11/42288. Денежные средства в подотчет можно перечислять на личные карты сотрудников в целях:

• оплаты командировочных расходов;
• оплаты расходов организации по поставкам товаров, выполнению работ, оказанию услуг (например, на покупку горюче-смазочных материалов);
• компенсации документально подтвержденных расходов.

Деньги под отчет не обязательно выдавать из кассы

Подотчетные суммы, в т.ч. на покупку бензина, можно выдать работнику не только наличкой, но и перевести по безналу на его «зарплатную» карту.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетниками. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, по кассовому ордеру, либо с использованием личных карт сотрудников».

Р’ унифицированном бланке авансового отчета РїРѕ форме РђРћ-1 предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Поэтому организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными. Потому что с 2013 года для организаций негосударственного сектора бланки, утвержденные ранее Госкомстатом России, не являются обязательными к применению. Однако эти изменения не коснулись кассовых и банковских документов. Принимая решение использовать свои бланки, следует убедиться, что каждая представленная на утверждение руководителю форма — старая или обновленная — в итоге имеет все семь обязательных реквизитов. Их перечень установлен в статье 9 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Итак, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

ВОПРОСЫ-ОТВЕТЫ по подотчету, авансовому отчету

Можно ли физику-подрядчику выдать наличные под отчет?

Теоретически нет никаких ограничений. Об этом же пишет Центробанк в Письме ЦБ РФ от 02.10.2014 в„– 29-Р -Р -6/7859.

Ведь договор подряда, заключенный с физлицом, относится к договорам гражданско-правового характера, а наличие такого договора позволяет выдавать деньги под отчет.

Но если вы не хотите присваивать статус подотчетника физику-подрядчику, то вы вправе выдавать таким людям наличные по РКО с формулировкой «на исполнение такого-то договора». В Указании (Указание Банка России от 11.03.2014 N 3210-У) не сказано, что наличные расходы, связанные с ведением деятельности юрлица, могут оплачиваться исключительно путем выдачи денег под отчет – в нем просто установлены правила для случая, когда такие расходы оплачиваются через выдачу денег под отчет.

Но все же будет нелишним добавить в договор с подрядчиком пункт, где будет приведен перечень расходов за счет организации, необходимых для исполнения договора, и где будет сказано, что деньги могут выдаваться исполнителю из кассы. И в РКО делайте ссылку именно на этот пункт договора.

Подотчетные лица рассчитываются по безналу с помощью личной карты, несмотря на то что изначально получили на расходы наличные деньги.

О совершении операции путем безналичного расчета свидетельствуют отчетные документы. ФНС считает, что можно принять к учету расходы, оплаченные картой (письмо ФНС от 22.06.2011 в„– ЕД-4-3/9876).

Вы не забыли, что при перечислении денежных средств на личные банковские карты сотрудников для оплаты хозяйственных нужд (товаров, материалов) в приказе об учетной политике организации следует предусмотреть положения, определяющие порядок расчетов с подотчетными лицами посредством их личных банковских карт (письмо Минфина РФ от 25.08.2014 в„– 03-11-11/42288).

В графе «Покупатель» товарного чека, БСО написано «Частное лицо»

Если подотчетное лицо не попросит продавца оформить документы на организацию, продавец в графе «Покупатель» напишет «Частное лицо». Можно ли учесть такую накладную в расходах?

В целях уменьшения облагаемой базы по налогу на прибыль налогоплательщики вправе учесть подобные накладные. Расходы в целях налогообложения принимаются при соблюдении условий п. 1 ст. 252 НК РФ: расходы должны быть обоснованы и документально подтверждены.

Подтвердить расходы могут правильно оформленные первичные документы (накладные, акты). Согласно ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. При этом форма такого документа должна содержать обязательные реквизиты, установленные п. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ:

• наименование документа; дата составления документа; наименование организации, от имени которой составлен документ;
• содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении; наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личные подписи указанных лиц.

Реквизит «Покупатель» не относится к обязательным реквизитам. Поэтому отсутствие этого реквизита или указание в наименовании покупателя «Частное лицо» не препятствует принятию расходов по накладной.

Работник купил ТМЦ за свой счет и принес чеки. Как возместить эти расходы?

Налоговые органы по-разному оценивают подобные ситуации. В одних случаях считают работника подотчетным лицом, в других — расценивают операцию как приобретение у сотрудника имущества.

Одним из возможных вариантов может быть заключение с сотрудником договора поручения (ст. 971 ГК РФ). В этом случае организация поручает сотруднику найти и приобрести определенные ТМЦ с заданными характеристиками и обязуется компенсировать сотруднику понесенные расходы по приобретению этого имущества.

Существует ли максимальная сумма, которую можно выдать подотчетному лицу? На какой срок допустимо выдавать подотчетные средства?

Законодательно не установлено лимита денежных средств, которые могут быть выданы в подотчет сотруднику. Также не установлен и единый максимальный срок использования подотчетных сумм.

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У регламентирует только порядок оформления выдачи подотчетных средств (наличие заявления с указанием суммы и сроков), а также содержит требование о том, что подотчетное лицо обязано в течение трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами.

Предприятие вправе самостоятельно установить лимиты выдаваемых сумм и максимально возможные сроки. При этом возможно установление разного размера сумм и разного срока для разных категорий сотрудников (в зависимости от занимаемой должности и назначения выдаваемых подотчетных средств). Для этого предприятие разрабатывает и утверждает внутренние локальные акты.

Ошибки в отчете и как их исправить

Авансовый отчет должен утвердить руководитель. Только по документу с его визой можно учитывать расходы. Но если директор утвердит отчет с ошибками, сумму подотчета инспекторы признают доходом работника, доначислят НДФЛ и взносы. Судьи могут поддержать налоговиков (определение ВС РФ от 09.03.16 № 302-КГ16-450).

Опасные ошибки показаны на образце. Суммы в отчете должны совпадать с данными в учете. К первичке нужно приложить документы, которые подтверждают расходы. В отчете компания также отражает долг по предыдущим подотчетным. Теперь выдать под отчет можно, даже если работник не отчитался за предыдущий аванс. Поэтому, если данные в строке «остаток» заполнены, это не ошибка.

Бывший работник не вернул подотчетные средства: начислять ли НДФЛ и взносы?

Задолженность по подотчетным суммам не является для физлица экономической выгодой и не относится к его доходу (определение ВС РФ от 21.04.16 № 306-КГ16-3205). Если подотчетные суммы не израсходованы работником, либо израсходованы не полностью, они образуют задолженность физлица перед организацией и подлежат возврату (постановление ФАС Поволжского округа от 01.04.13 в„– Рђ55-15647/2012).

А налогооблагаемым доходом невозвращенные подотчетные средства признаются в следующих случаях:

• если долг взыскать невозможно из-за истечения срока исковой давности. Датой получения дохода будет являться дата, с которой такое взыскание стало невозможно;
• если работодатель принял решение простить задолженность по подотчетным суммам. Датой получения дохода будет являться дата принятия решения о прощении долга.

Таким образом, если работодатель решил не взыскивать с бывшего работника упомянутые суммы (простить долг), они рассматриваются как выплаты, произведенные в рамках трудовых отношений. Соответственно, такие выплаты должны облагаться НДФЛ и страховыми взносами.

Другие вопросы

• Наличные деньги (рубли) под отчет иностранному сотруднику из кассы
  Организация вправе выдать сотруднику-иностранцу наличные деньги (рубли) под отчет. Т.к. вне зависимости от статуса сотрудника-иностранца, выдача ему денег (рублей) под отчет не признается валютной операцией
• Может ли филиал выдавать деньги под отчет сотрудникам, которые числятся в головном отделении организации
  Да, может. Обособленные подразделения не признаются отдельными юридическими лицами (п. 3 ст. 55 ГК РФ).
• Нужно ли заключить с сотрудником, которому выданы деньги в под отчет, договор о полной материальной ответственности
  Нет, не нужно. Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31 декабря 2002 г. № 85.

Универсальный бланк Авансового отчета

С 2013 года было разрешено использовать свои бланки, а не унифинированные. Поэтому можно отказаться от унифицированного бланка авансового отчета — формы № АО-1. А разработать свою форму об авансовом отчете. Главное условие: авансовый отчет должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч.2 статьи 9 закона 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Остальные поля из формы отчета по авансовым суммам можно убрать.

Бланк скачать: Унифицированная форма авансового отчета форма АО-1.xls Excel (58 кб)

Новый бланк авансового отчета

Унифицированный бланк форма АО-1 очень громоздкий, там много ненужных полей. Таблица, где отражаются бухгалтерские записи — не нужна. Поскольку проводки можно увидеть в регистрах бухучета.

Таблица на оборотной стороне отчета тоже не нужная.

Расписка, которая под линией отреза — это анахронизм, тоже выкидывается, уже давно не несет никакой пользы, и потому его можно спокойно выкинуть.

Что нужно оставить в форме авансового отчета ?

Данные о предыдущем авансе — остаток или перерасход. Они позволяют сразу видеть, есть ли непогашенные обязательства между вами и сотрудником.

Информацию о приложениях, то есть о подтверждающих документах, товарных чеках, также лучше оставить. Ведь такие бумаги — важная и неотъемлемая часть отчета. Без них вы попросту не подтвердите расходы. Смотрите, например письмо УФНС России по г. Москве от 19 июля 2012 г. № 17-15/64647.

Бланк скачать: Упрощенная форма авансового отчета.xls Excel (48 кб)

www.assessor.ru