Возврат неиспользованных подотчетных сумм

Все чаще компании отказываются от наличного денежного оборота. Это позволяет не тратиться на оборудование кассы, исключает необходимость получения и сдачи наличных денежных средств в банке, а при больших денежных оборотах значительно снижает издержки на содержание в штате кассиров, инкассаторов и охранных служб.

Порядок выдачи денежных средств под отчет

Выдача работнику денег на командировочные, хозяйственные и прочие расходы, связанные с осуществлением деятельности компании является обычной практикой. Порядок выдачи денежных средств под отчет регламентируется Указанием ЦБ РФ от 11.03.14г. №3210-У.

Для минимизации наличного денежного оборота, в том числе, переводятся в безналичную форму расчеты с сотрудниками. Возможность использования банковских карт сотрудников, в том числе зарплатных, для расчетов по подотчетным суммам МинФин подтвердил еще в 2013 году в Письме № 02-03-10/37209.

Достаточно часто возникает вопрос: если возможно перечисление денег под отчет на банковскую карту работника, то возможен ли возврат подотчетных сумм на расчетный счет предприятия?

Сотрудник должен вернуть полученные суммы на командировочные или хозяйственные расходы, которые не были им израсходованы, в следующие сроки:

• в день истечения срока, на который были выданы денежные средства;
• в первый день выхода на работу после окончания командировки, отпуска, болезни и т.д., если окончание срока, на который были выданы деньги под отчет, приходится на эти периоды.

Российское законодательство не содержит каких-либо разъяснений о том, как может работник возвратить деньги, полученные под отчет: осуществив возврат подотчетных сумм в кассу или безналичным переводом. Приказ МинФина № 94н разрешает корреспонденцию счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» по возврату денежных средств со счетами 50 «Касса» и 51 «Расчетные счета». Таким образом, возврат на расчетный счет возможен, а в случае, если в организации работа с наличными сведена минимуму или вовсе отсутствует, является единственно возможным вариантом.

Как правильно оформить платеж по возврату денежных средств из подотчета

Порядок перечисления неиспользованных денег, полученных под отчет, по безналичному расчету необходимо разъяснить каждому сотруднику, получающему такие суммы. Сотрудник должен иметь актуальные реквизиты компании, в которых должны быть указаны:

• полное наименование организации;
• ИНН/КПП;
• номер расчетного счета;
• наименование банка;
• корреспондентский счет и БИК

В назначении платежа необходимо обязательно указать «перечисление неиспользованных подотчетных сумм».

Бухгалтерские проводки по возврату подотчетных сумм

Бухгалтер сделает следующие проводки при возврате подотчетных сумм на расчетный счет:

Дебет 51 Кредит 71

Данная проводка будет сделана на основании выписки банка. Никаких дополнительных документов прилагать нет необходимости.

clubtk.ru

Общая информация

Компании предоставляют сотрудникам под отчет деньги на расходы в командировках и проводят это через кассу либо при помощи зарплатной карточки работника. Имеет ли право работник сам выбрать, как вернуть деньги:

• В кассу;
• На расчетный счет или;
• При помощи удержания из его дохода.

О наличии дебиторской задолженности и в частности о полной сумме работника следует оповестить заранее и официально. Подотчётный сотрудник обладает правом:

• Согласиться с представленным ему вердиктом;
• Попытаться его оспорить.

Возврат оставшихся, неиспользованных денег должен быть произведён в течение ближайших трех суток с момента завершения срока возврата выданного под отчет аванса (данный момент рассмотрен в УБР № 3210-У, п. 6.3).

Но данное правило допустимо применять только в случае возврата наличности. При необходимости вернуть безналичные средства руководство организации должно установить с подотчетным работником отдельный график возврата. Каждый из процессов должен быть зафиксирован соответствующими нормативными документами организации.

Полученные от подотчётного сотрудника средства должны быть отражены в бухучете следующими проводками:

Важно: для того чтобы произвести безналичный расчет руководство должно самостоятельно установить порядок расчета с подотчётным работником.

Отличительные черты возврата

Существует несколько различных варианта средств:

• Стандартный возврат наличными средствами;
• Возврата на рублевый или валютный счета;
• Возможен возврат на расчетный счет компании.

Для того чтобы последнее стало возможным требуется в нормативных документах сделать советующую запись о том что возврат средств на расчётный счет допустим. Кроме этого уполномоченный работник обязан обозначить в качестве назначения платежа при переводе возврат подотчётных средств. Это избавит от нежелательных затруднений с налоговой инспекцией.

Также возможны ситуации, когда подотчётное лицо попросту увольняется при этом, забыв (или намеренно) вернуть средства в кассу предприятия. Если расчет с данным работником пока не был произведен, можно удержать часть денег с его зарплаты. Но данная процедура должна быть оговорена:

• Как с самим работником;
• Так и с согласия руководства.

Только после этого возможен вычет. Согласие данного работника на сделку требуется зафиксировать в заявлении, составленном подотчётным работником. Данное заявление будет обладать законной силой с момента его составления. Именно в этот срок руководитель и должен окончательно принять решение об удержании средств с сотрудника. Если решение в установленный срок не было принято тогда взыскать невозвращенные средства можно будет только через суд.

Процесс удержания денег должен быть отражен в бухгалтерском учете при помощи проводки Д 70 К 71. Но списанная сума никак не может превышать 20 процентов от оклада сотрудника. Наче это противоречит статье 137 Трудового Кодекса.

Если же подотчётное лицо уволилось и уже успело получить, расчет тогда потребовать возврат подотчетных сумм в кассу можно будет только через суд. Аналогично и в случае если данный сотрудник не согласен с размером удержания.

Сроки возврата

Как уже писалось выше работник должен отчитаться за получение под отчет средства не позже чем через три дня после того как завершится срок на который эти деньги выдавались. Для этого он должен предоставить главбуху и просто бухгалтеру отчет (а если их как раз нет на месте тогда руководителю) авансовый отчет с подтверждающими траты документами. С какой именно даты следует отчитывать данный срок зависит в первую очередь от того на какие именно цели были предоставлены подотчётные деньги.

1. Если средства были предоставлены под отчет на хоз. нужды, тогда он обязан за них рассчитаться в течение трех суток с момента завершения срока, на который ему предоставлялись деньги.
2. Если средства были предоставлены под отчет на командировочные траты, тогда он должен будет отчитаться в течение трех рабочих дней после возвращения из командировки.

Процесс проверки авансового отчета, а также его утверждение начальством, а кроме этого полный расчет по нему, производится в срок, установленный самим руководителем. Это означает, что вернуть данную сумму работник должен в срок, который определит и установит сам руководитель.

Ответственность подотчётного лица

Согласно действующему трудовому кодексу (пункту 2 статьи 243) за подотчётные средства и, в особенности за нерастраченные остаточные деньги работник должен нести финансовую ответственность. Если будет обнаружена недостача или невозврат денег в кассу:

• Бухгалтер предприятия должен признать факт недостачи;
• Сотрудник перестает быть ответвлённым, подотчётным лицом.

После того как факт недостачи будет обнаружен в организации должна быть проведена инспекция и выяснены причины ее возникновения. Сам работник должен предоставит объяснение относительно невозврату оставшихся средств, в письменном виде. Если по каким-либо причинам подотчётное лицо отказывается объясняться относительно произошедшей недостачи, тогда согласно статье 247 трудового кодекса составляется специальный акт.

Руководство должно быть в курсе, что возврат нерастраченных подотчётных средств описывается соответствующими проводками. Это необходимо для того чтобы избежать неприятностей от налоговой инспекции. Помимо этого стоит помнить, что заявление сотрудника может являться основанием для того чтобы удержать средства из заработной платы работника. Если данного документа нет, тогда руководство организации не имеет право удерживать материальные средства из заработной платы. Иначе уже сама организация может понести за это наказание.

Комиссия в случае перевода

Если при перечислении денег была уплачена дополнительная комиссия за перевод, то следует выяснить должен ли подотчётный работник возмещать или нет. Данный момент в первую очередь должен зависеть от формулировки в локальном акте компании. Именно в нем и описан порядок командировочных расходов, а также в положении безналичных расчетов.

Если локальными положениями организации варианты возврата аванса нерастраченного аванса через электронный банк либо возмещения банковской комиссии по подобному переводу, тогда возвращать сотруднику средства, уплаченные в банк за данную операцию, предприятие не обязано.

В этом случае в колсоглашении либо в локальных положениях компании могут быть установлены:

• Разновидности командировочных расходов;
• Размеры данного возмещения расходов;
• Порядок возмещения;
• Способы возмещения неиспользованного аванса (например, безналичные, наличные, через электронный банк и прочие);
• Список необходимых документов, требуемых для того чтобы подтвердить все расходы (это относится и к банковской комиссии или при возврате не потраченного аванса).

Ели возмещение уплаченной комиссии перечислено в нормативных документах компании, тогда организация может учитывать ее в пункте расходов налога на прибыль, как и прочие производственные расходы.

Локальные положения организации могут содержать положения о возмещении сотруднику различных расходов производимых с разрешения руководства или без него. Это относится и к возмещениям банковской комиссии при возврате средств в режиме онлайн.

buh-spravka.ru

Особенности возврата денег в кассу подотчетным лицом

Организации (ИП) могут выдавать под отчет денежные средства двумя способами:

• переводом на счет сотрудника или корпоративную карту (письмо Минфина РФ от 05.10.2012 № 14-03-03/728);
• выдачей наличных денежных средств (указание Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У).

Если сотрудник использовал не все выданные ему подотчетные деньги, он должен осуществить их возврат в установленные для этого у работодателя сроки (п. 6.3 указания № 3210-У).

Размер возвращаемой суммы определяется по итогам проверки и утверждения авансового отчета по израсходованным суммам. Составить такой отчет нужно не позднее 3 рабочих дней с даты истечения срока, на который были выданы деньги (п. 6.3 указания № 3210-У). Срок выдачи фиксируется в заявлении, составленном работником на выдачу аванса, или в распорядительном документе работодателя о выдаче денег под отчет. С 19.08.2017 (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) оформление работником заявления больше не является обязательным условием для выплаты подотчетных сумм. Осуществить ее можно на основании распорядительного документа руководителя юрлица (или ИП).

ВАЖНО! Указание № 3210-У распространяет свои нормы только на правила выдачи и возврата средств в наличной форме. Для безналичных расчетов по подотчетным суммам его положения не применяются, и работодателю, использующему такой способ, необходимо утвердить порядок расчетов с подотчетниками внутренним документом.

Можно ли осуществить возврат подотчетных средств на расчетный счет

Действующее законодательство не запрещает сотрудникам осуществлять возврат подотчетных сумм на расчетный счет работодателя. Однако во избежание споров с налоговыми органами необходимо закрепить во внутреннем нормативном документе возможность возврата подотчетными лицами неизрасходованных средств на расчетный счет компании или зафиксировать такой вариант возврата в заявлении (распоряжении) на выдачу авансовых сумм.

Сотруднику, осуществляющему перевод, для идентификации перечисления необходимо прописать в назначении платежа, что он производит возврат подотчетных сумм.

И все же оптимальный способ возврата подотчетных средств, исключающий какие-либо разногласия с контролерами, — в кассу предприятия.

Как отражается в бухучете сумма возврата взятых в под отчет денежных средств

Компания, получив подотчетные суммы от сотрудника, отражает в бухучете проводки:

• Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу наличных средств;
• Дт 51 Кт 71 — возврат подотчетных сумм на рублевый банковский счет предприятия;
• Дт 52 Кт 71 — возврат подотчета на валютный счет фирмы;
• Дт 94 Кт 71 — отражение задолженности подотчетника при невозврате им выданных сумм.

О том, как поступить, если сотруднику не хватило подотчетных средств, читайте в статье «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Как вернуть денежные средства из подотчета, если сотрудник у вас больше не работает

В ситуации, когда подотчетные деньги сотрудник не вернул и уволился, можно поступить следующим образом:

• Если сотруднику еще не выплачена зарплата, то, задолженность можно удержать из его зарплаты, при наличии решения руководителя и согласия сотрудника. При этом удержание не должно превышать 20% от зарплаты (ст. 138 ТК РФ).
• Если с сотрудником все расчеты прекращены или он не согласен с размером удерживаемых сумм, взыскать задолженность можно только в судебном порядке.

О том, можно ли задержать выплату средств, причитающихся работнику при увольнении, если он не вернул подотчетные суммы, читайте в материале «Расчет при увольнении по собственному желанию – 2017».

Итоги

Возврат подотчетных сумм может быть осуществлен как в наличной, так и в безналичной форме. Для минимизации рисков по возникновению споров с налоговыми органами возможность возврата средств в безналичной форме следует зафиксировать во внутреннем нормативном акте.

nalog-nalog.ru

Общие сведения

Об образовании дебиторской задолженности и ее размере сотрудник должен быть официально извещен. Подответное лицо может как согласиться с предъявленным вердиктом, так и попытаться опровергнуть его.

Возврат остатка неиспользованных подотчетных сумм осуществляется не позднее 3 суток с момента окончания периода, установленного для возврата аванса под отчет (согласно УБР № 3210-У, п. 6.3). Это правило применимо только к возврату наличных сумм. Для безналичного расчета руководитель учреждения обязан установить расчетный порядок с подотчетными лицами самостоятельно. Кроме того, оба процесса фиксируются в нормативных документах предприятия.

Полученные деньги от подответного сотрудника отражаются в бухгалтерском учете следующими записями:

• Дебет счета 50, кредит счета 71 – возврат финансов в кассу учреждения.
• Дебет 52, кредит 71 – возврат сверх выданных финансов на валютный счет организации.
• Дебет 94, кредит 71 – запись о долге подотчетного лица в случае невозврата неизрасходованных средств.
• Дебет счета 51, кредит счета 71 – возврат излишне выданной суммы на банковский счет фирмы.

Особенности возврата

Кроме наличного возврата средств, а также возврата денег на валютный и рублевый счет, возврат денег подответным лицом возможен и на расчетный счет учреждения. В этом случае нужно сделать запись в нормативных бумагах предприятия о допустимости возврата излишних подотчетных сумм на расчетный счет фирмы. Помимо этого, уполномоченный сотрудник должен обозначить назначение платежа при переводе как возврат подотчетных сумм. Это поможет избежать проблем с налоговой инстанцией.

Бывают ситуации, когда подответный сотрудник увольняется, так и не вернув подотчетную сумму в кассу предприятия. В случае, когда с сотрудником не был произведен итоговый расчет, можно удержать сумму задолженности из его заработной платы. Данный момент оговаривается с сотрудником и его руководителем, и только при согласии обеих сторон допускается удержание долга из зарплаты. Согласие сотрудника на такую сделку должно фиксироваться в заявлении подотчетного лица. Заявление имеет силу лишь месяц с момента его написания. В этот период руководитель фирмы должен принять решение об удержании финансов из зарплаты. Если решение не принимается в срок, погашение задолженности происходит только через суд.

Кроме того, операция по удержанию средств отражается в бухучете следующей проводкой – дебет счета 70, кредит счета 71 (списание остатка авансовой суммы в качестве выплаты зарплаты). Однако данная сумма не должна превышать 20% оклада (согласно ТК РФ, ст. 138).

Если же уволенным сотрудником уже была получена зарплата либо он не согласен с размером удержанных финансовых средств, взыскание задолженности производится через суд.

Ответственность

Согласно ТК РФ, ст. 243, п. 2, за подотчетные деньги, в частности неизрасходованный остаток, уполномоченный работник несет материальную ответственность. В случае невозврата излишне выданных средств бухгалтер признает недостачу, а работник теряет статус подответного лица.

После выявления недостачи предприятие должно провести инспекцию для определения причин ее возникновения. Сотрудник обязан предоставить объяснение о причине невозврата излишней суммы в письменном виде. Если по тем или иным соображением работник отказывается отчитываться о недостаче, уполномоченным специалистом составляется отвечающий требованиям акт согласно ст. 247 ТК РФ.

Руководителю необходимо знать, что возврат неизрасходованных подотчетных сумм обязательно должен сопровождаться соответствующими проводками в бухучете во избежание проблем с налоговым органом. Кроме того, не стоит забывать, что заявление сотрудника – это основание для удержания задолженности из его заработной платы. При отсутствии такого документа руководитель не имеет права удерживать долг из оклада работника. В противном случае ответственное лицо может понести за это наказание. Зная эти особенности возврата, можно избежать многих трудностей в этом деле.

zhazhda.biz

Возврат подотчетных сумм в кассу бюджетного учреждения

Сотрудник, получивший денежные средства на основании распоряжения руководителя, обязан предоставить авансовый отчет не позднее трех рабочих дней с момента окончания периода, на который выдан подотчет. Такие нормы установлены в пункте 6.3 Указаний Банка России № 3210-У. Причем сотрудник сдает не только авансовый отчет, но и все подтверждающие документы (квитанции, билеты, чеки, накладные и прочее). Весь пакет проверяет бухгалтерия, затем отчет утверждает руководитель. Подробно мы рассказывали в статье о том, как организовать расчеты с подотчетными лицами.

Полученные деньги приходуются в кассе учреждения специальным документом — приходным кассовым ордером. Также мы писали о правилах ведения кассовой дисциплины. По итогам дня кассир подсчитывает остаток денежных средств в кассе: если он превышает предельно допустимый лимит остатка кассы, то разницу следует сдать на расчетный счет госорганизации.

Пример возврата в кассу

Допустим, завхоз ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» получил подотчет 10 000 рублей на приобретение бытовой химии. Средства были переведены на банковскую карту сотрудника. Завхоз израсходовал 9500 рублей. Оставшиеся 500 рублей возвращены в кассу учреждения. Кассир в конце рабочего дня внес остаток на счет в банке.

Операция	Дебет	Кредит	Сумма, рублей
Перечислен аванс на приобретение бытовой химии завхозу на банковскую карту	0 208 34 560	0 201 11 610	10 000,00
Приняты расходы на приобретение бытовой химии на основании утвержденного авансового отчета	0 105 36 340	0 208 34 660	9500,00
Средства возвращены в кассу учреждения, сформирован приходный кассовый ордер	0 201 34 510	0 208 34 660	500,00
Деньги выданы кассиру для внесения на расчетный счет компании, сформирован расходный кассовый ордер и объявление на взнос наличными	0 210 03 560	0 201 34 610	500,00
Денежные средства внесены на расчетный счет	0 201 11 510	0 210 03 660	500,00

Возврат на расчетный счет

Необходимость самостоятельного возврата подотчетных сумм возникает в ситуациях, когда в организации не предусмотрены операции с наличными деньгами. В таком случае руководитель обязан утвердить в учетной политике или в отдельном распоряжении порядок выдачи подотчетных средств, их использования и возврата.

Если банковская организация взимает комиссию, возмещать данный вид расходов или нет, определяет руководитель в положении о расчетах с подотчетниками либо в отдельном приказе.

Если в учреждении нет кассы или возможность внести деньги отсутствует, например, срочная командировка или продолжительная болезнь, то сотрудник может вернуть задолженность самостоятельно. Для этого ему понадобятся платежные реквизиты. Особое внимание при этом следует обратить на назначение платежа и код бюджетной классификации.

Назначение платежа — «возврат неиспользованных подотчетных сумм». В противном случае средства поступят в невыясненные платежи либо в доход организации, а это неправильно. Деньги должны поступить строго в счет возмещения расходов.

КБК для возврата в бюджетное учреждение зависит от назначения подотчета:

• за суточные, проживание (гостиница) и проезд (билеты) — 00000000000000000112;
• выделенные на хозяйственные нужды — 00000000000000000244;
• выданные на закупку товаров/работ/услуг в сфере информационно-коммуникационных технологий — 00000000000000000242;
• на госпошлины — 00000000000000000852.

Пример возврата на расчетный счет

Секретарь ГБОУ ДОД ДЮСШОР «АЛЛЮР» направлена в служебную командировку на 10 дней. Аванс был перечислен на банковскую карту в сумме 15 000 рублей. По возвращению секретарь отчиталась за подотчетную сумму 13 000 рублей. Неиспользованный остаток в сумме 2000 рублей самостоятельно перевела на Р/С. В назначении платежа она указала «возврат неиспользованного подотчета за проживание», КБК 00000000000000000112.

В таьлице собраны проводки, которые понадобятся, чтобы отразить в бухучете возврат подотчетных сумм на счет.

Операция	Дебет	Кредит	Сумма, рублей
Подотчетные суммы перечислены на банковскую карту секретаря	0 208 12 560	0 201 11 610	15 000,00
Утвержден авансовый отчет, приняты произведенные расходы	0 401 20 212	0 208 12 660	13 000,00
Неиспользованный остаток поступил на Р/С учреждения	0 201 11 510	0 208 12 660	2000,00

gosuchetnik.ru

Передача суммы под отчёт

Подотчётные суммы, как правило, выдаются сотрудникам компании либо физическим лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. Сотрудники, получившие денежные средства под отчёт, называются подотчётными лицами. Взяв деньги, они обязаны отчитаться о расходах, а неизрасходованные суммы должны вернуть в кассу. Когда же сотрудник сумел потратить денежных средств (ДС) больше, чем выдала ему организация, фирма должна возместить перерасход.

Кому ещё могут выдаваться средства

В некоторых случаях фирма может дать ДС под отчёт своему подрядчику (письмо Центробанка от 02.10.2014 № 29–1-1–6/7859). У подрядчика возникает обязанность отчитаться за полученные суммы, о чём лучше всего прописать в договоре для предотвращения спорных ситуаций. Отсутствие отчёта для такого подрядчика будет грозить неустойкой в размере 1% от суммы.

На какие нужды можно взять под отчёт

При выдаче подотчётных сумм в заявке нужно указывать цели, на которые они выдаются. В зависимости от цели, выделяют следующие виды расходов по подотчётным суммам:

• ТМЦ;
• командировочные;
• хозяйственные;
• представительские;
• затраты по договорам.

Виды хозяйственных расходов

Выдача ДС на ТМЦ логична, так как порой нужна срочная закупка материалов для продолжения работ. Покупка безналичным путём через организацию иногда увеличивает срок получения желаемого товара. Покупка ГСМ также входит в данную категорию.

Командировочные расходы более обширны, к ним можно отнести: суточные, проживание, билеты и некоторые другие расходы, которые закреплены в нормативных актах руководителем организации.

К хозяйственным расходам можно отнести почтовые расходы, расходы на нотариальные услуги.

Почтовые расходы подтверждаются кассовыми чеками.

В представительские расходы входит угощение представителей других организаций или участников совета директоров при проведении переговоров. Транспортировка указанных лиц до места проведения встречи и обратно тоже имеет отношение к такому виду расходов. К той же категории относятся затраты на услуги переводчика.

Расходы по договорам от имени фирмы могут включать в себя вышеперечисленные затраты.

Порядок оформления расходной операции

Подотчётные суммы выдаются материально ответственным лицам. Они несут ответственность за денежную наличность по организации в целом. Учёт такого вида операций отражён в указании Банка России от 11.03.14 № 3210-У. Лицо, отвечающее за кассу предприятия, обязано вести приём наличных, выдавать ДС под отчёт, возмещать перерасход подотчёта, принимать неизрасходованные ДС в полном объёме и частично.

Руководитель компании или ИП должен самостоятельно выбрать порядок контроля за операциями и утвердить его. Следовательно, контроль за выдачей ДС под отчёт также регламентируется им. В приказе он самостоятельно определяет список сотрудников, которые имеют право на получение ДС под отчёт.

Выдача денежных средств под отчёт сотруднику

Для того чтобы сотрудник смог получить наличные ДС на законных основаниях, ему необходимо написать заявление. Самое важное в заявлении — срок, на который выданы денежные средства. В противном случае сотруднику придётся вернуть деньги по истечении трёхдневного срока (п.6.3 Указания № 3210-У). Это заявление обязательно к оформлению, ведь иначе компании грозит штраф в размере 50 тыс. руб. (ст. 15.1.КоАП РФ).

Образец приказа на получение денег

По правилам документооборота за заявлением обычно следует приказ, форму которого утверждает сама организация в своих внутренних нормативных актах. В приказе следует указать суммы, сроки и список лиц, которым выдаются ДС.

Распоряжение о выдаче средств персоналу организации

Любой сотрудник может выбрать способ получения ДС под отчёт: наличными из кассы или на свою зарплатную карту. В первом случае следует оформить РКО, во втором необходимо использование такого документа как платёжное поручение.

Получение денег по расходному кассовому ордеру

Важно помнить, что если сотрудник будет покупать что-либо у контрагента наличными деньгами от имени компании, то необходимо не превысить лимит, а именно — не больше 100 тысяч рублей по одному договору (п. 6 Указания №3037-У). При нарушении этого лимита компании также грозит штраф в 50 тыс. руб. (ст. 15.1 КоАП РФ).

Перечисление аванса на зарплатную карту

Весьма удобным способом получения является выдача подотчётных денег на карту, что предусмотрено законодательством (Указание Банка Росии №3037-У). Для избежания проблем, которые могут возникнуть при налоговой проверке, важно закрепить данный способ расчётов в учётной политике компании.

Собственно, из-за того что расчёты наличными деньгами тяжелее контролировать, государство стремится их минимизировать. «Чемоданы» денег все дальше уходят в прошлое.

Форма заявления для перевода средств на банковский счёт

Для получения подотчётных сумм на карту сотрудник должен написать соответствующее заявление. Иначе налоговая проверка решит, что были перечислены не подотчётные суммы, а доход, который облагается НДФЛ в обязательном порядке. В заявлении сотрудник указывает реквизиты карты, срок, сумму и основание для выдачи. В платёжном поручении в поле «Назначение платежа» бухгалтер должен написать: «Перевод средств под отчёт».

Как работнику отчитаться о неиспользованных суммах

Для того чтобы отчитаться о произведённых расходах, работник должен приложить к авансовому отчёту (АО) не только основные отчётные документы, но и слипы, которые выдаются только при оплате картой.

Отражение расчётов с подотчётными лицами в бухгалтерском балансе

Основной счёт бухгалтерского учёта, который показывает дебетовые и кредитовые движения подотчётных сумм — это счёт 71. Когда сотрудник берёт ДС из кассы, то делается проводка: ДТ 71 — КТ 50. Перечисление денег на карту выглядит так: ДТ71 — КТ51.

Если сформировать оборотную ведомость по счету 71, то по дебету будут видны поступления, а по кредиту — расходы. В итоге сальдо по дебету показывает задолженность сотрудника перед фирмой, а кредит — перерасход.

Выдача подотчётных сумм директору

Выдача подотчётных сумм руководителю должна быть регламентирована и подкреплена документально. Такая обязанность возникает из-за того, что с директором, как и с другими сотрудниками (ст. 11 ТК РФ) тоже заключён трудовой договор. Следовательно, руководитель фирмы является наёмным работником, что обязывает его писать заявление на выдачу подотчётных сумм наравне со всеми остальными сотрудниками. Нелепость такой ситуации, когда директор подписывает заявление самому себе вполне можно решить двумя способами.

1. Заявление составляется не на имя директора, а на имя компании. Директор подписывает это заявление, тем самым разрешая выдачу денег под отчёт.
2. Заявление составляется директором, но подписывает его другое должностное лицо, закрепить полномочия которого нужно в нормативных актах фирмы на локальном уровне.

Какой из двух вариантов выбрать, решает руководство фирмы, но без заявления от директора выдача подотчётной суммы — это нарушение порядка расчётно-кассового обслуживания.

Основным отличием случая оформления заявления директора является то, что разрешающая подпись уже не требуется, поскольку ставя подпись под заявлением, директор тем самым и согласовывает выдачу средств самому себе. В связи с этим и текст такого заявления директора будет немного отличаться от того, который бы оформлял иной штатный сотрудник (чтобы документ не выглядел так, что директор сам себе разрешает выдать деньги под отчет).

В итоге, если есть заявление от директора, то приказ можно не составлять. Подписанный документ подкладывается к расходному ордеру, если выдача проводилась через кассу, а если перевод осуществлялся безналичным путём — к платёжному поручению.

Составление авансового отчёта

Если сотрудник вернулся из командировки, то у него возникает обязанность отчитаться о полученных суммах в течение 3 дней после возвращения (п.26 Положения о служебных командировках). Если сотрудник не ездил в командировку, но брал подотчётные деньги на какие-либо нужды, то отчитаться он должен либо в течение 3 дней после покупки, либо той датой, которую компания назначила сама при выдаче аванса.

Интересен тот факт, что если сотрудник не брал деньги под отчёт перед тем, как совершить покупку, АО ему составлять не надо. Достаточно принести подтверждающие документы и написать заявление, в котором он просит вернуть потраченные ДС. Необходимо указать причину затрат и их обоснование.

Как подтвердить обоснованность затрат

Для того чтобы сотрудник мог отчитаться после того, как потратил выданные деньги под отчёт, он должен предоставить документы, подтверждающие его расходы, и составить авансовый отчёт.

Как написать и оформить отчёт о командировке: https://ipshnik.com/vedenie-ip/otchetnost-ip/sluzhebnoe-zadanie-na-komandirovku.html

Оправдательные документы

Документами, которые подтверждают фактические затраты, являются чеки, бланки строгой отчётности, билеты, посадочные талоны, электронные билеты, счета из гостиниц. Утеря оправдательных документов ведёт к трудностям при списании произведённых затрат, поэтому так важно, чтобы сотрудники были проинформированы о том, чтобы документы были принесены в бухгалтерию своевременно. Немаловажным фактом является и то, что сумма утерянного чека, признаваемая расходом сотрудника, подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

Заполнение авансового отчёта

Оформление АО происходит частично самим сотрудником, частично бухгалтером.

Обычно сотрудник заполняет в АО следующие графы: фамилия, имя, отчество, структурное подразделение, должность, перечень документов с датами, номерами и наименованиями расходов и сумм.

Все остальное заполняет бухгалтер.

К АО прикрепляются оригиналы документов, делаются копии чеков, так как кассовые чеки имеют тенденцию к выцветанию по истечении определённого времени.

Подробнее об оформлении авансового отчёта можно почитать тут: https://ipshnik.com/vedenie-ip/buhgalterskaya-otchetnost/avansovyiy-otchet-po-komandirovke-2016.html

Сколько должны храниться документы

Авансовые отчёты и приложения к ним необходимо хранить 5 лет, так как они могут в любой момент понадобиться, к примеру, при проведении налоговой проверки. Срок хранения регламентирован Федеральным законом №402-ФЗ от 06.12.2011.

Срок сдачи АО

Сроки составления и представления в бухгалтерию авансового отчёта предельно ясны: 3 дня с того момента, как сотрудник вернулся из командировки (п.6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 N 3210-У). Но ситуация может осложниться болезнью сотрудника, также возможен вариант ухода в отпуск. Такие причины являются уважительными, а это означает, что командируемый сотрудник вполне может отчитаться по АО сразу же после окончания больничного листа либо по возвращении из отпуска, но не позже.

Удержание задолженности из заработной платы

Вполне возможно, что найдётся такой сотрудник, который не сможет вернуть ДС, оставшиеся после поездки в командировку. Иногда бывают и нечестные работники, которые взяв денежные средства на ТМЦ, не приносят отчётные документы, ссылаясь на их отсутствие.

Как удержать средства в случае их невозврата

Работодатель может удержать недостающую сумму из заработной платы работника, но в ограниченном размере, а именно — не более 20% от зарплаты, полученной за месяц (ст. 138 ТК РФ). Если недостающая сумма меньше, то удержать её получится в предстоящий месяц расчёта зарплаты.

В тех случаях, когда сумма невозврата большая, придётся удерживать её частями. Такое возмещение убытков необходимо оформить приказом и получить письменное согласие работника. Лучше взять с такого сотрудника заявление с его подписью, в котором говорится о том, что он не возражает против компенсации перерасхода из зарплаты. При отсутствии какого-либо документального подтверждения, где фигурирует добровольное согласие работника на удержание, компания рискует оказаться в суде.

Максимальный период взыскания остатка задолженности

Конечно, может так получиться, что приказ не издали в ближайший месяц либо требуемую сумму не удержали. Так образуется задолженность за работником перед организацией. Если работник не станет её возвращать, то такая задолженность будет числиться вплоть до истечения срока исковой давности (срок исковой данности — 3 года) либо до судебных разбирательств.

Налогообложение подотчётных сумм

К счастью, подотчётную сумму сотруднику организации выгоднее вернуть фирме, так как такие суммы могут быть квалифицированы налоговыми органами как получение дохода. Следовательно, такой исход событий грозит обложением НДФЛ и страховыми взносами (п. 5 приложения к Письму ФСС РФ от 14.04.2015 № 02‑09‑11/06–5250).

Проводка при взыскании средств с работника

Для правильного отражения удержания подотчётных сумм из зарплаты делается следующая проводка: ДТ 94 — КТ 71 — списание подотчётной суммы, которая не была возвращена в срок. Проведение непосредственного удержания из заработной платы выглядит следующим образом: ДТ 70 — КТ 94.

Возврат неизрасходованных подотчётных сумм

Вполне возможна и такая ситуация: выдали сотруднику деньги под отчёт, а он их не потратил. Естественно, сотрудник фирмы обязан полностью вернуть сумму в кассу не позднее даты, которая отражена в заявлении на предоставлении аванса (Указание № 3210-У). Следует помнить, что такой порядок расчётов предусмотрен лишь для наличных взаиморасчётов. Порядок расчётов с подотчётными деньгами в безналичной форме лучше всего закрепить в локальных актах компании.

Куда внести излишки денег

Если сотрудник желает вернуть ДС, перечисленные ему на карту, наличными в кассу, он имеет на это право. И также работник может вернуть деньги с помощью карты на расчётный счёт компании, только нужно будет указать, что это «прочие поступления», так как операционисты могут отказать в переводе.

Часто бывают ситуации, что сотрудник не потратил всю сумму полностью. В результате образовался денежный остаток, который ему необходимо вернуть. В таком случае остаток возвращается так же, как и вышеприведённая сумма, с той лишь разницей, что при этом ещё и предоставляется АО с приложением в виде отчётных документов.

Как отразить возврат средств в бухгалтерском учёте

Когда приходит время вернуть неизрасходованные подотчётные суммы или их остаток после произведённых расходов в кассу, проводка выглядит так: ДТ 50 КТ 71 — возврат в кассу, ДТ 51 КТ 71 — возврат на банковский счёт компании. Если сотрудник не вернул подотчётную сумму целиком либо частично, делается следующая проводка: ДТ 94 — КТ 71.

Последствия нарушения порядка выплаты подотчётных сумм

Иногда случаются недочёты и у бухгалтеров, в частности, к ним относится повторная выдача ДС сотруднику, который не отчитался. Такой исход событий грозит наложением штрафа на компанию до 50 тыс. рублей (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ). Исключением считается ситуация, когда работник пришёл за новой ДС, не отчитавшись за ранее полученные деньги, но в документах при получении ранней выдачи фигурирует более поздняя отчётная дата.

Как закрыть долг подотчётника при отсутствии документов

Бывают ситуации, когда у организации есть подотчётные суммы, которые хотелось бы списать, но оправдательных документов нет из-за того, что сотрудник их не предоставил. Даже на законодательном уровне такое списание не приветствуется (ст. 9 закона «О бухгалтерском учёте» от 06.12.2011 № 402-ФЗ), так как любая хозяйственная деятельность должна быть оправдана и подтверждена документально. К счастью, проблему можно решить нижеприведёнными способами.

Как оформить АО при отсутствии документов

Если сотрудник ездил в командировку либо покупал ТМЦ, а чеки и накладные потерял, всегда можно попытаться их восстановить, запросив копии (п. 1 ст. 252 НК РФ). Когда же восстановление требуемых документов увенчалось успехом, составляется АО и прикрепляется объяснительная записка к нему, где излагается причина отсутствия оригиналов документов.

Предоставление материальной помощи

Известно, что выдача материальной помощи в год на одного сотрудника составляет 4 тыс. рублей (п. 28 ст. 217 НК РФ, ст. 9 закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ). Такая сумма взносами и НДФЛ не облагается, что облегчает задачу фиктивного списания подотчётного долга в виде материальной помощи или подарка сотруднику. Помните, что подарок сотруднику фирмы на сумму более 3 тыс. рублей важно оформить документально в виде договора дарения (п. 2 ст. 574 ГК РФ).

Еще один вариант списания долга с 71 счёта — выдача беспроцентного займа (ст. 807 ГК РФ), что позволяет растянуть возврат суммы во времени. В этом случае придётся учесть требование НК РФ и обложить НДФЛ сумму материальной выгоды в размере 35%.

Подробнее о материальной помощи к отпуску — как и когда выплачивается, в каком размере и т.д. — читайте на нашем сайте: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/materialnaya-pomoshh-k-otpusku.html

Рассмотренные варианты списания должны быть использованы в зависимости от ситуации. Только при детальном анализе обстоятельств можно правильно выбрать способ списания.

К сожалению, системе российского документооборота ещё далеко до упрощения бухгалтерского учёта, что хорошо видно из технологии учёта подотчётных сумм. Остаётся ждать и надеяться, что в дальнейшем будут отменены лишние бумаги, определённые суммы не будут облагаться НДФЛ и дополнительными страховыми взносами, а безналичный расчёт в организации вытеснит расчётно-кассовое обслуживание. Это существенно упростит жизнь бухгалтерам и, возможно, остальным сотрудникам.

ipshnik.com