Авансовый отчет по командировке

Если, вернувшись, сотрудник заболел или отсутствует на своем рабочем месте по иной уважительной причине, он обязан предоставить необходимые сведения о прошедшей командировке в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу.

Все сведения сотрудник должен предоставить в письменном виде по форме № АО-1 «Авансовый отчет», утвержденной Постановлением Госкомстата от 01.08.2001 № 55.

Форма № АО-1 «Авансовый отчет»

Указанная форма заполняется сотрудником в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию со всеми документами, сведения о которых указаны в форме № АО-1. При этом работник заполняет не всю форму, а только часть лицевой и оборотной стороны. Остальную часть заполняет бухгалтерия.

Заполняет работник

Заполнение формы начинается как обычно с «шапки» документа.

1. Указываем наименование организации и восьмизначный код по ОКПО


2. В графах «номер» и «дата» проставляем соответствующие реквизиты

3. В графе «Отчет в сумме» указываем цифру, которую сотрудник потратил в командировке. Например, если ему было выдано пятьдесят тысяч рублей, а он потратил шестьдесят, то в этой графе он указывает шестьдесят тысяч. Или наоборот, если было выдано пятьдесят тысяч, о потрачено было двадцать, то и отчет будет на двадцать тысяч рублей

4. Вносим наименование структурного подразделения и его код (если он есть)

5. Указываем фамилию, имя, отчество отчитывающегося, его табельный номер и должность

6. В графу «Назначение аванса» вписываем цель командировки

Далее переходим к левой стороне таблицы, расположенной на лицевой стороне формы.

7. В графе «Получен аванс…» указываем реквизиты расходного кассового ордера (если деньги выдавались наличными в кассе, если было безналичное перечисление указываем только сумму) и выданную сумму

8. В графе «Итого получено» указываем сколько получили всего

9. Далее указываем сколько израсходовал сотрудник

10. И вписываем остаток денежных средств, которые он должен вернуть

Далее переходим к заполнению оборотной стороны бланка

Предположим, что сотрудник добирался к месту командирования и обратно на самолете, жил в гостинице (питание было включено в стоимость проживания), а к месту работы в командировке добирался пешком (гостиница рядом с местом работы).


11. В первую строку вписываем реквизиты проездных документов

12. Далее заносим сведения о документе, подтверждающего проживание в гостинице

13. Вносим сведения о сумме выданных суточных

14. В графу «Итого» вносим сумму израсходованных средств, которая должна соответствовать сумме, на которую подается отчет (см. пункт 3)

После того, как работник внесет все необходимые сведения в графы и столбцы, он подписывает авансовый отчет, прикладывает к форме бланка № АО-1 все имеющиеся у него документы на которые он ссылался, нумерует их, вносит сведения о количестве приложенных документов в соответствующий раздел формы (расположен на лицевой стороне) и передает весь этот пакет документов в бухгалтерию.

Заполняет бухгалтерия

Сотрудник бухгалтерии должен внимательно проверить отчет работника в его присутствии на предмет наличия ошибок и неточностей (при обнаружении ошибок работнику придется заполнять форму заново).

15. Если бухгалтера все устраивает, в графе «Отчет проверен» он делает соответствующую запись и подписывается

16. Бухгалтер принимает от работника неизрасходованные деньги в кассу (если выдавались наличными, если было безналичное перечисление деньги будут удержаны по заявлению работника на основании авансового отчета), указывает сумму и реквизиты документа, по которому произведен возврат средств, и подписывается еще раз

17. Далее бухгалтер заполняет отрывную часть бланка, подписывает ее и передает работнику


18. На оборотной стороне формы работник бухгалтерии вносит сведения о принятых к учету денежных суммах и разносит их по соответствующим счетам. Суммы, которые вписал сотрудник и бухгалтер должны совпадать

19. На лицевой стороне в правой таблице бухгалтер вносит сведения об израсходованных суммах и счетах

20. Далее бухгалтер прикладывает к форме отчета копию приказа о командировании работника и несет его на подпись к главному бухгалтеру, который еще раз проверяет все сведения и документы, подписывает отчет и отправляет на утверждение к генеральному директору

21. Генеральный директор утверждает отчет и возвращает его в бухгалтерию где он храниться пять лет со всеми приложенными к нему документами, после чего уничтожается установленным в организации порядком

На основании сведений, указанных в форме № АО-1, бухгалтерией организации производится списание денежных сумм в установленном законом порядке.

Так же начальство может запросить отчет о коммандировке в свободной форме.

clubtk.ru

Что нужно знать ↑

Авансовый отчет заполняется на специальном бланке, форма которого утверждена Федеральной службой государственной статистики и называется № АО-1.

Организации вправе доработать эту форму – дополнить новыми графами или убрать лишние.

Рекомендации по составлению авансового отчета представлены в Постановлении Госкомстата №55 от 01.08.2001 г.


Основные определения

Авансовый отчет рассматривается как первичная учетная документация, подтверждающая использование выданных средств.

Авансовый отчет подает подотчетное лицо – т. е. тот, кому выписали деньги, после чего документ подается в бухгалтерию и там проходит проверку. Проверенный бухгалтером документ подписывает директор организации.

Выдача наличных из кассы осуществляется по расходному кассовому ордеру, где прописываются цели расходования денег.

В бухгалтерии обычно имеется приказ, в котором перечислены лица, имеющие право на получение подотчетных средств.

Данным приказом определяется и период, на который предоставляются деньги (сроки выдачи законодательством не ограничены).

Основанием для выдачи денег в командировку может послужить командировочное удостоверение, либо приказ руководства о направлении сотрудника в служебную поездку.

Деньги не могут быть выданы работнику, за которым числится долг по предыдущему авансу, также не допустима передача подотчетных средств другому человеку.

Утверждение бланка документа

Бланк отчета представляет собой форму № АО-1 и включен в альбом унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств.


Данная форма определена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 №55. Бланк представлен в виде двухсторонней унифицированной формы и подлежит обязательному заполнению в единичном экземпляре командируемым и бухгалтером.

Законодательная база

С 01.01.2013 г. формы первичной документации не являются обязательными к использованию, однако обязательными остаются документы, применяемые для первичного учета.

Они также установлены уполномоченными органами согласно действующему законодательству (например, кассовая документация).

Об этом говорится в Информации Министерства финансов РФ № ПЗ-10/2012. Для ведения бухучета могут применяться формы первичной документации и учетных регистров.

Они разработан хозяйствующим субъектом самостоятельно, а также другие рекомендованные документы (например, бланки, внесенные в альбомы унифицированных форм первичной документации).

В соответствии с ч. 4 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ, документы первичного учета, используемые для подтверждения хозяйственной деятельности организации, должны быть утверждены руководством этой организации.

Таким образом, для формирования авансового отчета можно использовать:

  1. Форму № АО-1.
  2. Электронную форму, подписанную квалифицированной электронной подписью (письмо от 12.04.2013 г. № 03-03-07/12250).
  3. Самостоятельно составленный бланк, утвержденный руководством организации и содержащий предусмотренные законодательством реквизиты.

Что касается последнего пункта, то отсутствие обязательных реквизитов (перечень определен п. 2. Ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ) может привести к проблемам с налоговыми органами.

Неправильное заполнение собственной формы приведет к тому, что налоговая откажется принимать указанные в документе затраты.

Согласно ст. 252 НК РФ, расходами считаются аргументированные и документально удостоверенные траты, произведенные налогоплательщиком.

Это же условие применимо к удостоверяющим документам, прилагаемым к авансовому отчету. Постановление Госкомстата содержит рекомендации по использованию и заполнению формы авансового отчета.

В постановлении сказано, что отчет может быть составлен в бумажном или электронном виде.

На обратной стороне командируемое лицо прописывает список документов, подтверждающих затраты во время служебной поездки (квитанции, билеты, чеки и т. д.), и отмечает суммы затрат.

Бухгалтер просматривает целевое расходование денег, комплект удостоверяющих документов, правильность оформления, производит расчет сумм.

Правило касаемо сроков сдачи отчета определено п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. №3210-У.

В письме Минфина РФ от 12.04.2013 г. №03-03-07/12250 говорится, что если документ оформляется в электронном виде, необходимо его заверение простой или усиленной квалифицированной ЭЦП (письмо Министерства финансов РФ от 20.08.2015 г. № 03-03-06/48232).


Как оформить авансовый отчет по командировке ↑

Оформление отчета осуществляется по приезду работника из командировки. Сотрудник получает бланк в бухгалтерии и начинает самостоятельно, либо с помощью бухгалтера заполнять форму.

Далее необходимую информацию вносит бухгалтер, после чего проверяет отчет с приложенными к нему документами и подает его на подтверждение руководству.

Необходимые данные

Авансовый отчет заполняется на основании подтверждающих документов, которые также подаются в бухгалтерию.

Если работник производил расчет наличными, к отчету прикладываются:

  • кассовые чеки;
  • квитанции к приходному кассовому ордеру или бланки строгой отчетности.

При безналичном расчете (например, банковской картой), отчет составляется на основании:

Оригиналов слипов Документов, оформляемых при оплате покупок картой
Квитанций От операций банкоматов и терминалов

К документам, подтверждаемым затраты сотрудника, также относятся билеты на поезд, счета на оплату жилплощади и т. д.

Порядок формирования документа

Авансовый отчет заполняется на бланке формы № АО-1. Документ состоит из трех листов:


Сначала заполняется шапка документа Указывается остаток по ранее выданным авансам (включая задолженность), далее указывается фактически израсходованная сумма по чекам и итоговый остаток в виде разницы данных сумм. Бухгалтер делает запись по дебету 26, кредиту 71 — подотчетное лицо отчиталось по командировке, проводка
Второй лист представляет собой расписку С подотчетной суммой, подтверждающей проверку отчета бухгалтером
Третий и другие листы включают детализацию затрат Номера и даты подтверждающих документов, на что израсходованы средства (суточные, билет и т. д.). Здесь расписывается подотчетное лицо
К авансовому документу прикрепляются Все предоставленные работником дополнительные документы

После того, как бухгалтер проверит целевое расходование денег и наличие подтверждающих затраты документов, авансовый отчет подается руководителю.

Здесь важно отметить то, что неподтверждение отчета руководителем является поводом к тому, чтобы налоговые органы отказали в принятии расходов.

Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой проведения внереализационных и других затрат считается дата ратификации авансового отчета.

Если средства были перерасходованы, бухгалтер выдает из кассы сумму перерасхода. При этом оформляется расходный кассовый ордер на перерасход.

Если деньги были потрачены не полностью, остаток возвращается в кассу. Такая процедура подтверждается приходным кассовым ордером.


На основании ратифицированного авансового отчета бухгалтер осуществляет списывание подотчетной суммы.

Пример заполнения

В заполнении авансового отчета участвуют командируемое лицо и бухгалтер. В первом случае сотрудник начинает заполнение с указания на лицевой стороне основной информации.

Как составить и что прописывать:

  • название учреждения;
  • дата заполнения;
  • ФИО;
  • специальность (должности);
  • табельный номер;
  • цели аванса (хозяйственные или представительные затраты);
  • на лицевой стороне слева также заполняется таблица, содержащая информацию о ранее предоставленном авансе, выданных в настоящий момент деньгах и их расходовании (перерасход или остаток).

На оборотной стороне в графах с первой по шестую перечисляются удостоверяющие расходы документы, здесь же отмечаются потраченные суммы.

Документы пронумеровываются в соответствии с очередностью их перечисления. В первой графе командируемое лицо прописывает порядковый номер подтверждающего документа.

Во второй и третьей графе отмечаются дата составления и номер документа. В четвертой графе отмечается тип расхода (например, оплата за жилье).

В пятой графе прописывается сумма произведенных трат (если расход произведен в иностранной валюте – в шестой графе). Итоговая сумма затрат отмечается в строчке «итого» в пятой или шестой графе.

Бухгалтер при принятии заполненного отчета и удостоверяющих документов ставит свою подпись, указывает номер и дату отчета, итоговую сумму трат и количество представленных документов.


В расписке ставится дата подачи отчета, после чего она вручается работнику.

После проверки всех внесенных работником сведений бухгалтер приступает к заполнению на обратной стороне седьмой и восьмой графы (размеры затрат, подлежащих учету) и графы девятой (номера счетов бухучета).

Затем бухгалтер возвращается к лицевой стороне документа и отмечает:

  1. Оставшиеся средства (или перерасход) по ранее выданному авансу.
  2. Размер выданного из кассы аванса.
  3. Размер потраченных денег.
  4. Оставшиеся средства (перерасход) авансовой суммы.
  5. Бухгалтерскую учетную запись.

Данные для заполнения таблицы бухгалтерских записей берутся из девятой графы с оборотной стороны отчета.

Проанализированный отчет подписывается директором фирмы (ФИО и роспись с расшифровкой), либо заменяющим его лицом. Для этих целей вверху лицевой стороны отведена специальная строчка.

После заверения руководством отчетный документ принимают к учету с целью списания подотчетных сумм. Такой образец написания авансового отчета по командировке в 2019 году наиболее распространен.

Возникающие нюансы ↑

При заполнении авансового отчета могут возникнуть некоторые трудности. Обычно это происходит в ситуации, когда сотрудник отправляется в служебную командировку за границу или сразу по возвращении из командировки выходит в отпуск.

На самом деле, ничего сложного в этом нет – в первом случае может лишь потребоваться перевод некоторых строк, а во втором достаточно уложиться в установленные сроки сразу после выхода из отпуска.

Как быть при загранкомандировке?

Сотрудник, возвратившийся из командировки, должен подать в бухгалтерию авансовый отчет не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выдавались средства.

Данное правило закреплено п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У и действует для заграничных служебных командировок.

Реквизиты, отнесенные к иностранной валюте (строчка 1а на лицевой стороне бланка, графы шестая и восьмая на обратной стороне), заполняются в случае предоставления работнику денег в иностранной валюте, согласно определенному российским законодательством порядку.

Если часть документов, удостоверяющих затраты во время заграничной командировки, составляется на иностранном языке, по мнению контролирующих органов, на отдельном листке нужно выполнить построчный перевод этих документов на русский язык.

Как сделать перевод? Это можно сделать самостоятельно, либо с помощью специализированной фирмы переводов.

Для билетов на самолет и иных транспортировочных документов на иностранном языке Министерство финансов требует перевод одних реквизитов, необходимых для подтверждения затрат (ФИО пассажира, место назначения, рейс, дата вылета и прилета, сколько стоит билет).

Перевод сведений, не имеющих особого значения для удостоверения затрат (например, условия применимости тарифа, правила авиаперелета и провоза багажа и т. д.) выполнять не нужно.

По мнению налоговиков, необходимость в переводе электронного билета на самолет полностью отсутствует.

Данный билет является унифицированной международной формой документа, поэтому большинство реквизитов заполняется согласно Единому международному кодификатору.

Вместе с тем, переводить другие подтверждающие документы (счета из отеля, счет за аренду автомобиля или такси и т. д.) все же придется. Это необходимо для установления целевого характера расходования средств.

Если перевод осуществляется сотрудником специализированной компании, расходы на перевод можно отнести к прочим расходам.

Если из командировки в отпуск

Если сотрудник по возращении из командировки сразу отправляется в отпуск, ему не обязательно идти на работу и предоставлять авансовый отчет. Срок сдачи документа в такой ситуации нарушен не будет.

В соответствии с п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. №749, срок подачи авансового отчета отсчитывается в рабочих днях, поэтому заполнением документа можно заняться по выходу из отпуска.

Каковы сроки предоставления

На сдачу отчета работнику отводится три рабочих дня с момента:

  1. Истечения срока предоставления средств. Данный срок прописывается в заявлении сотрудника на выдачу денег под отчет.
  2. Возвращения из служебной поездки.
  3. Выхода на работу из отпуска или с больничного, если срок предоставления средств закончился в этот период.

Таким образом, на составление и подачу авансового отчета работнику дается три рабочих дня с момента выхода на работу после командировки или окончания срока предоставления денег.

Составление авансового отчета обычно не вызывает трудностей у сотрудников. В бланке четко указаны все графы, которые требуется заполнить, в случае неясностей можно обратиться к бухгалтеру.

Никаких проблем не возникнет, если на руках имеются все документы, подтверждающие расходование подотчетных средств.

Также важно соблюдение сроков (сотруднику дается три рабочих дня на подачу документа). Если по возвращении из поездки подотчетное лицо уходит в отпуск, авансовый отчет подается после выхода из отпуска.

buhonline24.ru

Авансовый отчет: проводки, утверждение, проверка

Вряд ли существует такая компания, в которой никогда не возникает потребности приобрести что-либо за наличный расчет или отправить сотрудника в командировку. Это значит, что авансовый отчет, проводки по нему, порядок работы с документами – актуальные вопросы. Если вам важно в них разобраться, читайте статью.

Что такое авансовый отчет?

Это документ, который содержит информацию о том, на какие цели был израсходован выданный сотруднику в служебных целях аванс. В качестве доказательства к отчету прилагаются оправдательные документы: чеки, билеты, товарные накладные и другие финансовые бумаги.

Для отчета существует утвержденная типовая форма №АО-1. Документ относится к группе первичных. Заполнением формы занимается подотчетное лицо, то есть тот человек, который получил деньги на выполнение задания. Задача бухгалтерии – проверить авансовый отчет, проводки отразить в учете. Бланк содержит две части: основу, которая остается на хранение, и расписку, передаваемую сотруднику.

Утвержден авансовый отчет по командировке проводка

Как отразить отчет в бухгалтерской программе?

Для отражения данных по подотчетным лицам предназначен счет 71, который относится к группе активно-пассивных. Давайте разберем, как вносить в базу авансовый отчет, проводки, характерные для этого документа.

Начинается все с выдачи денежных средств подотчетному лицу. Делается запись по дебету 71 и кредиту 50, если средства выданы из кассы предприятия. Бывает, что аванс перечисляют с расчетного счета на банковскую карту, тогда запись будет Дт 71 Кт 51. Документом служит либо расходный кассовый ордер с подписью подотчетного лица, либо банковское платежное поручение, выписка с расчетного счета.

После того как задание выполнено и оправдательные документы предоставлены, нужно закрыть сумму аванса. В дебете могут быть разные счета, это зависит от того, на что именно были выданы деньги. Если на покупку материалов, то задействуется счет 10, если товаров, то 41. Авансовый отчет по командировке проводки имеют следующие: дебет счетов 20, 26, 44 в зависимости от того, связана поездка с производственной деятельностью предприятия или с торговой. В общем виде запись будет выглядеть так: Дт 10(41, 20, 26, 44) Кт 71.

Редко бывает, что сумма выдается точно. Обычно денег больше, чем нужно или меньше. Для возврата неиспользованной суммы существует проводка Дт 50 Кт 71, если был перерасход по авансовому отчету — проводка Дт 71 Кт 50(51).

Если сотрудник оказался недобросовестным, осуществил нецелевое расходование или не предоставил документы, то делается запись Дт 94 Кт 71 – списание суммы в недостачи и потери предприятия. Затем Дт70 Кт 94 – удержание из заработной платы сотрудника денег, выданных под авансовый отчет. Проводки основные на этом заканчиваются.

Утвержден авансовый отчет по командировке проводка

Сроки сдачи отчета и ответственность

Согласно законодательству, подотчетное лицо обязано предоставить в бухгалтерию оправдательные документы в течение трех дней после того, как завершено служебное задание.

Если сотрудник не сделал этого, то выданная сумма расценивается как займ работнику. Бухгалтер обязан рассчитать материальную выгоду от пользования ресурсами предприятия. Помимо этого, необходимо начислить и перечислить в бюджет НДФЛ с суммы материальной выгоды, ставка в таком случае составляет 35%.

Ответственность достаточно серьезная, поэтому сроки предоставления оправдательных документов лучше не нарушать.

Как заполнить авансовый отчет?

Форму обычно выдают в бухгалтерии предприятия. Можно воспользоваться и специальными сервисами в интернет.

Порядковый номер отчета проставит бухгалтер, сотрудник же должен указать дату заполнения. Затем вносится информация в блок данных об организации: название, ОКПО, должность и ФИО руководителя, ФИО главного бухгалтера и бухгалтера, который непосредственно занимается проверкой отчета.

Далее заполняется информация о подотчетном лице: ФИО сотрудника, должность, название подразделения и код, табельный номер.

Оба эти блока в форме, выдаваемой бухгалтерией, обычно уже заполнены.

В специальную таблицу нужно вписать все оправдательные документы с номерами, датами и названиями, указать сумму по каждому. Подсчитать итог.

Утвержден авансовый отчет по командировке проводка

Контроль и утверждение

Сданный документ проходит проверку, делаются бухгалтерские проводки по авансовым отчетам. В чем заключается контроль?

В первую очередь нужно убедиться в том, что расходование средств было целевым. Затем проверяется наличие всех необходимых документов, правильность их оформления. Нужно проконтролировать и заполнение отчета, особенно обратить внимание на арифметическую часть.

Расходование наличных денежных средств подтверждается чеками с расшифровкой позиций или приложенными товарными чеками, корешками приходных кассовых ордеров, прочими бланками строгой отчетности.

Утвержден авансовый отчет по командировке проводка

Если сотрудник рассчитывался при помощи банковской карты, то должны быть квитанции терминалов оплаты, чеки.

Подотчетному лицу нужно выдать расписку в том, что все необходимое им было сдано и принято для проверки. Отчет заверяется подписями руководителя, главного бухгалтера и ответственного специалиста. После того как проверены и утверждены авансовые отчеты, проводка по ним сделана, они отправляются на хранение.

Можно ли принять к вычету НДС?

Если оправдательными документами служат чеки, то принять по ним НДС к вычету нельзя, даже если он в документе выделен. Основанием служит только счет-фактура, при его наличии вычет правомерен.

Круг подотчетных лиц

Далеко не каждый сотрудник имеет право на получение аванса. Если организация будет выдавать деньги всем желающим, это вызовет вопросы у контролирующих органов. Поэтому круг подотчетных лиц должен быть ограничен. В него входят только те сотрудники, которые действительно по характеру своих обязанностей должны выполнять задачи, требующие получения аванса.

Помимо ограничения круга лиц должен быть введен лимит на суммы. Оформляется это при помощи специального приказа, в котором прописывают, кто именно имеет право получать аванс, на какие цели и в каком размере. Приказ хранится в бухгалтерии.

Утвержден авансовый отчет по командировке проводка

Если сотрудник не отчитался по сумме, выданной ему в подотчет ранее, он не имеет права на получение аванса до тех пор, пока не будет предоставлена оправдательная документация.

Бухучет командировочных расходов

За время нахождения штатного сотрудника в командировке за ним сохраняется средний заработок (ст.167 ТК РФ)

Автор: Михаил Беспалов

начисление зарплаты в размере среднего заработка сотруднику за время командировки отражается проводкой:

Дебет 20 (08, 10, 25, 26, 28, 44, 91) Кредит 70 – начислена зарплата в размере среднего заработка за время командировки.

Помимо среднего заработка, организация компенсирует сотруднику командировочные расходы (суточные, расходы на проживание, стоимость проезда и т.д.) (ст.168 ТК РФ). Порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Цель командировки определяется по служебному заданию. С учетом особенностей служебного задания сумму расходов, указанных в утвержденном авансовом отчете, следует отразить проводкой:

Дебет 08 (10) Кредит 71 – если командировка была связана с приобретением внеоборотных активов или материально-производственных запасов;

Дебет 20 (25, 26) Кредит 71 – если командировка была связана с основной деятельностью производственной организации;

Дебет 44 Кредит 71 – если командировка была связана со сбытом готовой продукции или основной деятельностью торговой организации;

Дебет 28 Кредит 71 – если командировка была связана с возвратом и транспортировкой бракованной продукции;

Дебет 91-2 Кредит 71 – если командировка была связана с получением прочих доходов (носила непроизводственный характер).

При оплате командировочных расходов организацией, а не сотрудником (например, безналичная оплата услуг гостиницы, проездных билетов и т.д.) в бухучете делается проводка:

Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачены услуги гостиницы, проездные билеты и т.д. для сотрудника, направленного в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника расходы на командировку списываются проводкой:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) – списаны расходы на командировку.

Если организация приобретает для командированного сотрудника проездные билеты, то учесть их нужно на субсчете 50-3 «Денежные документы» (Инструкция к плану счетов):

Дебет 50-3 Кредит 76 (60) – приобретен проездной билет сотруднику, направленному в командировку;

Дебет 71 Кредит 50-3 – выдан проездной билет сотруднику, направленному в командировку.

После утверждения авансового отчета сотрудника стоимость использованного проездного билета списывается на расходы:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 71 – списана на расходы стоимость проездного билета, использованного сотрудником в командировке.

Такой порядок отражения командировочных расходов основан на положениях п. 5 и 7 ПБУ 10/99, а также Инструкции к плану счетов (счета 71, 50-3).

На практике возникает вопрос, как отразить в бухучете приобретение командированному сотруднику электронного билета к месту командировки (обратно), если компания не получает маршрут/квитанцию, оформленную на бланке строгой отчетности.

В целом электронный билет представляет собой документ, используемый для удостоверения договора перевозки пассажира и багажа, в котором информация о перевозке представлена в электронно-цифровой форме. Такое определение содержится в приказах Минтранса России от 8 ноября 2006 г. № 134 и от 23 июля 2007 г. № 102. Таким образом, электронный билет не является бумажным документом. Поэтому в отличие от билетов в бумажной форме учесть его в кассе организации в составе денежных документов невозможно (Инструкция к плану счетов).

Покупку электронного билета следует отразить в бухучете как обычную оплату услуг сторонней организации (например, авиакомпании):

Дебет 76 (60) Кредит 51 – оплачен электронный билет, приобретенный для сотрудника, направленного в командировку (на основании платежного поручения).

После того как сотрудник предъявит документы, подтверждающие поездку (например, распечатку электронного билета, посадочный талон, маршрут /квитанцию), следует списать стоимость электронного билета на затраты (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается проводкой:

Дебет 26 (20, 25, 44) Кредит 76 (60) – отнесена стоимость проездного билета на расходы организации.

На практике также возникает вопрос, как отразить в бухучете командировочные расходы (в т.ч. оплату времени нахождения в командировке по среднему заработку) сотрудника, выполнявшего задание по заключению договоров на будущий год

Однозначного ответа на этот вопрос законодательство не содержит. С одной стороны, если сотрудник отправлен в командировку для заключения договора, это обычные командировочные расходы организации (расходы по обычным видам деятельности) (п. 5 и 7 ПБУ 10/99). Сотрудник выполняет свои обязанности, определенные его служебным заданием. Расходы относятся к периоду, в котором состоялась командировка, т.е. условие списания затрат в бухучете соблюдено (п.18 ПБУ 10/99). Поэтому правомерны такие проводки:

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 71 (76, 60) – учтены командировочные расходы сотрудника;

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 70 – начислена зарплата в размере среднего заработка сотруднику за время командировки.

Подтверждает изложенный подход письмо УМНС России по г. Москве от 27 февраля 2001 г. №03-12/9748. Однако с другой стороны, порядок отражения в бухучете командировочных расходов зависит от цели командировки. Поскольку цель командировки – заключение договора на будущий год, то командировочные расходы относятся к будущим отчетным периодам. Поэтому они должны отражаться на счете 97 «Расходы будущих периодов» (Инструкция к плану счетов). Начать списывать их на себестоимость можно с момента вступления в силу заключенного договора равномерно в течение срока его действия (п. 65 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности). Так полностью соблюдается условие о соответствии понесенных расходов полученным доходам (п. 19 ПБУ 10/99). В бухучете это отражается так:

Дебет 97 Кредит 71 (76, 60), 70 – учтены в составе расходов будущих периодов командировочные расходы сотрудника, средний заработок за время командировки;

Дебет 20 (44, 25, 26) Кредит 97 – списана часть затрат на текущие расходы (с момента начала действия договора).

Таким образом, оба подхода соответствуют законодательству, и организация может выбрать один из них.

Далее отметим, что суммы НДС по командировочным расходам должны быть выделены в счетах-фактурах, бланках строгой отчетности и проездных документах (п. 10 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от 2 декабря 2000 г. №914). Если командировочные расходы уменьшат налогооблагаемую прибыль, то НДС списывается проводками:

Дебет 19 Кредит 71 (76, 60) – учтен НДС по командировочным расходам;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Сумму НДС по расходам, которые не уменьшают налогооблагаемую прибыль, принять к вычету нельзя (п. 7 ст. 171 НК РФ), ее следует списать проводкой:

Дебет 91-2 Кредит 19 – списан НДС по расходам непроизводственного характера.

Рассмотрим пример отражения в бухучете командировочных расходов. Так в период с 17 по 19 марта 2010 г. начальник отдела снабжения ООО «Вега» был в служебной командировке в г. Москве. Цель командировки – заключение договоров на поставку материалов. 20 марта 2010 г. руководитель организации утвердил авансовый отчет, представленный начальником отдела снабжения.

К авансовому отчету приложены:

– счет гостиницы на сумму 9440 руб. (в счете указано, что стоимость услуг включает в себя НДС, но сумма налога не выделена);

– два авиабилета на общую сумму 11800 руб. (в билетах сумма НДС – 1800 руб. – выделена отдельной строкой).

За время нахождения в командировке сотруднику положены суточные в размере 700 руб. в сутки (согласно приказу руководителя компании).

В результате в бухучете ООО «Вега» сделаны следующие записи:

Дебет 26 Кредит 71 – 2100 руб. (700 руб. х 3 дня) – отражены суточные;

Дебет 26 Кредит 71 – 8000 руб. (9440 руб. – (9440 руб. × 18/118)) – включена в расходы стоимость проживания сотрудника в гостинице;

Дебет 19 Кредит 71 – 1440 руб. (9440 руб. – 8000 руб.) – выделен расчетным путем НДС со стоимости услуг по проживанию в гостинице;

Дебет 91-2 Кредит 19 – 1440 руб. – списана сумма НДС по командировочным расходам, не подтвержденная документально;

Дебет 26 Кредит 71 – 10000 руб. – отнесена на расходы стоимость проезда;

Дебет 19 Кредит 71 – 1800 руб. – выделен НДС со стоимости проезда;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19 – 1800 руб. – принят к вычету НДС по командировочным расходам.

Командировочные расходы, в т.ч. суточные

Расходы, понесенные в связи с оплатой чартерных рейсов, не являются расходами, связанными с осуществлением деятельности, направленной на получение дохода. Кроме того, оплата проезда директора организации в период нахождения в отпуске, не связана с его трудовой деятельностью в связи с чем, такие расходы не должны учитываться для целей налогообложения.

  • 17.02.2011 Что касается других документов, которыми должна оформляться командировка в соответствии с Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 n 1 (в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы n Т-9 и Т-9а) и служебное задание (форма n Т-10а)), то их наличие и оформление определяется внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательны
  • 28.01.2010 Командировочные расходы не учитываются в первоначальной стоимоти основного средства
  • Бухгалтерский учет и аудит

    Вопреки изложенному в кассационной жалобе инспекции, нет никаких оснований утверждать, что требованиями бухгалтерского законодательства предусмотрено начисление амортизации по объекту основных средств, приобретенному с условием перехода права собственности после полной его оплаты, только с момента юридического перехода всего объема прав. Суды правильно указали, что основными критериями признания являются наличие контроля над

  • 17.09.2013
    Согласно пунктам 1 и 4 постановления Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 г. № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды» представление налогоплательщиком в налоговый орган всех надлежащим образом оформленных документов, предусмотренных законодательством о налогах и сборах, в целях получения налоговой выгоды является основанием для ее получения, если налоговым органом не доказано, что сведения, со
  • 11.09.2013

    Изучив представленные документы, суд апелляционной инстанции пришел к выводу, что они составлены формально, поскольку часть комплектующих принята к учету и списана в производство ранее дат, указанных в товарных накладных на их приобретение; часть комплектующих списана в производство в большем объеме, чем это необходимо для изготовления изделий.

    Квалификация: Финансовый директор;Главный бухгалтер;Руководитель, Менеджер, Аналитик,Экономист. Сертификат CPA. Регистрация на обучение.

  • «СПЕЦИАЛИСТ ПО МСФО» Ф1, Ф2, ДипИФР, Трансформация, Консолидация на практике. Сертификат CPA. Регистрация на обучение. Очное или дистанционное. АКЦИЯ!
  • Новое в расчете НДС, налога на прибыль и страховых взносов во II полугодии 2017 г. Изменения в ТК РФ для бухгалтера (зачет часов ИПБ)
  • Защита и экономия в бизнесе: новые безопасные схемы 2017-2019 г. с учетом решений Верховного суда по холдингам и однодневкам (15-16 августа 2017 г.)
  • Дебиторская и кредиторская задолженности: отражение в бухгалтерском и налоговом учёте. Тарасова Н.А.
  • Все семинары
  • Картотека

    Инструкции для бухгалтера

    Тесты для бухгалтера

    Бухгалтерские тонкости командировок

    Разные командировки имеют свою специфику учета. Бухгалтер ее должен знать. Иначе организация «нарвется» как минимум на пятитысячный штраф.

    Редкая фирма обходится без командировок. На задание может уехать любой сотрудник: и рабочий, и руководитель. Обычно бухгалтеры списывают затраты по командировкам на расходы и тут же о них забывают. Но, измеряя всех вояжеров одной меркой, легко нарушить правила бухучета и занизить налоги. Не страшно, когда в году сделана всего одна неправильная проводка по командировкам. Но если таких ошибок хотя бы две, то инспекция расценит их как «систематическое. неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета. хозяйственных операций» (ст. 120 НК РФ). Если нарушение совершалось в течение одного года, сумма штрафа – 5000 рублей. Если же в течение нескольких лет – штраф возрастет до 10 000 рублей. Ну а если произошло занижение базы по какому-либо налогу (в нашем случае по налогу на рекламу и налогу на имущество), штраф увеличивается до 10 процентов суммы неуплаченного налога, но будет не меньше 15 000 рублей. Как правильно списать в бухучете затраты на командировку – зависит от ее цели.

    В командировку – как на работу

    Нередко работников отправляют в командировки, непосредственно связанные с производственной деятельностью фирмы. К примеру, если фирма оказывает услуги в соседнем регионе, то ей скорее всего придется отправить туда своих сотрудников. Расходы по таким командировкам относят на счет 20 «Основное производство» проводкой: Дебет 20 Кредит 71 – утвержден авансовый отчет по командировке. Если же командировка связана с коммерческой деятельностью фирмы, то ее нужно учесть на счете 44 «Расходы на продажу». Поездка с целью заключить договор с покупателем – как раз такой случай. В налоговом учете затраты на командировки относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль.

    Давайте познакомимся

    Если командировка связана с управленческой деятельностью фирмы, затраты на нее нужно списать по дебету счета 26 «Общехозяйственные расходы». Такими командировками, например, будут поездки, в которых работник (чаще всего руководитель) проводит переговоры, подписывает контракты и т. д. К управленческим также следует отнести расходы на командировки сотрудников, представляющих фирму в суде. Еще один пример – это поездка бухгалтера в филиал фирмы, чтобы присутствовать там при налоговой проверке или разобраться во взаимоотношениях с контрагентом. При этом не обязательно, что командировка достигнет своей цели. К примеру, контракт, заключать который ездил сотрудник, может сорваться. В таком случае, чтобы обосновать расходы по командировке и уменьшить на них налогооблагаемую прибыль, попросите работника в отчете о командировке указать причины, по которым договор не состоялся.

    За покупками

    Другой случай – когда сотрудников направляют для совершения покупок: товаров, материалов, основных средств и т. д. Списывать затраты по таким командировкам надо на увеличение первоначальной стоимости купленного имущества (п. 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», п. 6 ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов» и п. 8 и 12 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»).

    Пример 1 ООО «Пассив» направило своего экспедитора Владимира Русакова за товаром в другой регион. Партия товара стоит 236 000 руб. (в том числе НДС – 36 000 руб.). За железнодорожные билеты Русаков заплатил 3500 руб. (НДС не выделен), за гостиницу – 944 руб. (в том числе НДС – 144 руб.). Суточные составили 400 руб. Вернувшись из командировки, Русаков в тот же день сдал в бухгалтерию авансовый отчет. Согласно учетной политике, фирма отражает фактическую стоимость товаров непосредственно на счете 41 без использования счета 15. В учете бухгалтер «Пассива» сделал записи: Дебет 41 Кредит 60 – 200 000 руб. (236 000 – 36 000) – приняты к учету товары; Дебет 19 Кредит 60 – 36 000 руб. – учтен НДС по товарам; Дебет 41 Кредит 71 – 4700 руб. (3500 + 944 – 144 + 400) – учтены командировочные расходы в стоимости товаров; Дебет 19 Кредит 71 – 144 руб. – учтен НДС по командировочным расходам. Таким образом, балансовая стоимость купленных товаров составила 204 700 руб. (200 000 + 4700).

    В налоговом учете командировочные расходы также нужно включать в стоимость приобретенных в ходе командировки товаров.

    На выставку

    Если сотрудник поехал на выставку, чтобы узнать о ценах на товары, то расходы на командировку отнесите к затратам на изучение рынка, отразив на счете 44 «Расходы на продажу». Другое дело – если на выставке сотрудник представляет стенд и продукцию своей фирмы. Как правило, фирмы участвуют в выставке, чтобы продемонстрировать свои изделия, расширить рынок сбыта продукции, установить деловые контакты. При этом круг посетителей выставки не ограничен. Все эти условия попадают под определение рекламной акции (ст. 2 Закона от 18 июля 1995 г. № 108-ФЗ «О рекламе»). С суммы рекламных расходов надо заплатить налог на рекламу. Этого требует пункт 1 статьи 21 Закона от 27 декабря 1991 г. № 2118-1 «Об основах налоговой системы в Российской Федерации». Обратите внимание: этот налог платят и фирмы, работающие на «упрощенке» и ЕНВД.

    Пример 2 Московская фирма «Актив» решила участвовать в выставке, проходящей в г. Санкт-Петербурге. Туда отправили стенд, который ранее уже использовался. На выставку командированы 5 сотрудников. Билеты и гостиницу оплатили по безналу – соответственно 8000 руб. (в том числе НДС – 1220,34 руб.) и 37 500 руб. (в том числе НДС – 5720,34 руб.). Суточные составили 3000 руб. Ставка налога на рекламу в Москве – 5 процентов. Бухгалтер «Актива» отразил расходы по участию в выставке проводками: Дебет 60 Кредит 51 – 8000 руб. – оплачены билеты для сотрудников; Дебет 60 Кредит 51 – 37 500 руб. – оплачена гостиница; Дебет 71 Кредит 50 – 3000 руб. – выданы командировочные; Дебет 44 Кредит 60 – 38 559,32 руб. (8000 – 1220,34 + 37 500 – – 5720,34) – списаны командировочные расходы на посещение выставки; Дебет 19 Кредит 60 – 6940,68 руб. (1220,34 + 5720,34) – учтен НДС по командировочным расходам; Дебет 44 Кредит 71 – 3000 руб. – списаны суточные; Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на рекламу» – 4578 руб. ((50 000 руб. + 38 559,32 руб. + + 3000 руб.) $ 5%) – начислен к уплате в бюджет налог на рекламу.

    Чтобы в этом случае уменьшить налог на рекламу, в приказе на командировку можно указать, что сотрудник едет заключать контракт с конкретным поставщиком или вести переговоры о сотрудничестве. Тогда его командировочные расходы не попадут под определение «реклама», и платить налог с них вам не придется.

    совет Фирме невыгодно включать расходы на командировку в стоимость купленных товаров. Ведь в результате в налоговом учете на них нельзя будет единовременно уменьшить налогооблагаемую прибыль, и помимо этого возрастет налог на имущество. Чтобы этого избежать, продумайте формулировку приказа. Если вы укажете в качестве цели командировки не покупку товаров (материалов, оборудования), а переговоры о сотрудничестве, маркетинговые исследования и т. п. то сможете списать командировочные расходы сразу.

    Н. Габец, эксперт ПБ

    Источники: http://businessman.ru/new-avansovyj-otchet-provodki-utverzhdenie-proverka.html, http://taxpravo.ru/analitika/statya-259972-buhuchet_komandirovochnyih, http://www.klerk.ru/buh/articles/7947/

    buhnalogy.ru

    Содержание

    Для начала рассмотрим общий механизм того, как заполнить образец авансового отчёта по командировке.

      1. В выданном бухгалтерией бланке работник заполняет:
        • наименование организации;
        • своё Ф.И.О;
        • должность;
        • структурное подразделение;
        • цель выдачи денежных средств (командировка).

    Однако эти реквизиты обычно уже указывают, если предприятие использует бухгалтерское программное обеспечение.

    1. Затем работник пишет дату составления отчёта и заполняет строки на его другом листе. Туда он вписывает:
      • наименования подтверждающих документов;
      • суммы расходов по ним.

    avansovyj_otchet_blank

    То есть для того, чтобы бухгалтерия приняла документ, нужно всего лишь сохранить все чеки и сделать правильный арифметический подсчёт. Поэтому в том, как составить авансовый отчёт по командировке по образцу, нет ничего сложного.

    На нашем сайте бланк рассматриваемого отчета можно скачать здесь (+ правила заполнения).

    Траты на поездку

    Перед командировкой сотрудник примерно знает, сколько ему понадобится на поездку. Либо аванс рассчитает бухгалтерия, согласно утверждённым на предприятии нормам и прошлым расценкам на аналогичную командировку.

    Во многих организациях бухгалтерия самостоятельно заказывает билеты от имени предприятия. Бухгалтерский учёт таких расходов будет отличен от ситуации, когда сотрудник покупает билеты сам.

    Независимо от того, кто будет вести расчёт будущих и состоявшихся затрат, состав включаемых в авансовый отчёт командировочных расходов будет неизменным. К ним относят:

    1. суточные;
    2. проезд;
    3. проживание в гостинице;
    4. иные расходы, утвержденные во внутреннем положении организации.

    Также дополнительно учитывают расходы на:

    • оформление загранпаспорта, визы;
    • взносы за право проезда и выезда транспорта;
    • если работник командирован на личном автомобиле, соответственно оплачивают бензин.

    Что приложить

    По возвращении на предприятие сотруднику надлежит приложить к авансовому отчёту по командировке документы – доказательства:

    • кассовые чеки (наиболее распространённый документ);
    • бланки строгой отчётности (БСО);
    • корешки приходных кассовых ордеров (выдают другие организации/ИП при внесении платы за определённые услуги/товары);
    • накладные.

    Чеки и БСО рекомендуем проверять тщательно. И тем более – не терять! Иначе бухгалтерия может отказать в возмещении расходов на командировку при их отсутствии.

    Одна из самых распространённых «ошибок» при проверке документов – это отсутствие кассового чека. Однако ведение торговли или оказания определенных услуг без применения кассового аппарата – вполне допустимо. Главное – попросить продавца, чтобы он по всем правилам оформил БСО либо поставил свой штамп, написал «Работаем без ККМ» и подписал.

    Также см. «Онлайн кассы: кто, как и когда должен их применять».

    Электронные документы как БСО

    На деле бланки строгой отчетности – это практически главнейшие документы командировки: билет на поезд, автобус, самолёт и др.

    По этим квиткам будут считать дни служебной поездки. Они подтверждают транспортные, а значит – основные расходы любой командировки.

    Работник (или бухгалтерия за него) может оформить билет через Интернет. Тогда для него будет сформирован электронный посадочный талон. Авансовый отчёт впоследствии нужно обязательно сопроводить этим квитком.

    Также см. «Какие документы относятся к БСО».

    ehlektronnyj_posadochnyj_talon

    Также см. «Какие реквизиты обязательно должны быть на БСО».

    Что в бухучете

    После проверки расходов на целесообразность, были ли они целевыми или нет, арифметической стороны документации, бухгалтер проверяет приложенные к отчёту документы.

    В бухгалтерском учёте, когда утвержден авансовый отчёт по командировке, проводки будут такие:

    Ситуация Проводка
    Покупка работником материалов Дт 10 – Кт 71
    При покупке товаров Дт 41 – Кт 71
    Списание суточных Дт 20 Кт 71
    Возврат невостребованных денег в кассу предприятия Дт 50 – Кт 71
    Возврат невостребованных денег на расчётный счет Дт 51 – Кт 71
    Доначисление денег работнику, если пришлось вложить свои Дт 71 – Кт 50 или Дт 71 – Кт 51
    Работник не предоставил подтверждающие документы или понёс нецелевые расходы. Сумму списывают в недостачи Дт 94 – Кт 71
    Недостачу удерживают с работника Дт70 – Кт 94

    Воспользовавшись приведённой в статье информацией, вам не придется испытывать сложности с составлением авансового отчёта по командировке, а бухгалтерии – с отражением проводок в учёте.

    Далее приведен образец, как заполнить авансовый отчет по командировке в 2019-м году.

    buhguru.com

    Форма авансового отчета

    Унифицированная форма № АО-1, которую рекомендовано использовать для составления отчета по командировке, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.

    Сроки

    Отчитаться по итогам служебной поездки работник обязан не позднее чем через 3 дня после возвращения. Если командированный сотрудник из поездки вернулся, но на работу так и не вышел:

    • заболел;
    • ушел в отпуск;
    • снова получил задание уехать по рабочим вопросам,

    то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ. Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.

    Оправдательные документы

    Каждая запись в бланке обязательно должна быть подтверждена документально. Это могут быть:

    • билеты (авиа, жд или автобусные);
    • чеки об оплате такси;
    • оплаченные счета гостиниц;
    • прочие.

    Без подтверждающих бумаг можно указать только суточные, которые выплачиваются в фиксированных суммах.

    Образец заполнения авансового отчета по командировке

    Рассмотрим на примере, как заполнить унифицированный авансовый бланк. Штатный сотрудник ООО «Весна», специалист по логистике Кошкин Марат Сергеевич был командирован в ООО «Осень», расположенное в городе Белгород для налаживания поставок продукции. Перед поездкой он получил подотчет 30 000 рублей. После возвращения он должен за них отчитаться. Для этого сперва заполняется шапка авансового бланка:

    Авансовый отчет по командировке

    Обратите внимание, что все, что отмечено зеленым на образце, заполняет сам работник, а то, что красным — отметка об утверждении директором, которая ставится уже после рассмотрения документа и проведения его по бухгалтерии.

    Далее идет информация, которую заполняет бухгалтер. Тут нужно указать, сколько денег работник получил и на основании какого документа, а также сколько он израсходовал и какой получился остаток, который должен быть возвращен в кассу. Эту информацию пишут слева бланка, а справа есть специальное поле «Утвержден авансовый отчет по командировке», проводка ставится по дебету счета 44 и кредиту счета 71 в отношении принятых расходов, и по дебету счета 19 по сумме НДС в составе оплаченных сумм. Счет 44 «Расходы на продажу» используют торговые организации, при другом виде деятельности проводки могут быть иными. Подписать бланк должны три должностных лица:

    • бухгалтер, сверяющий расчеты;
    • главный бухгалтер компании;
    • кассир, который выдал деньги и принял их остаток.

    Все суммы в бланке указываются не только цифрами, но и прописью.

    Авансовый отчет по командировке

    На обратной стороне бланка сам работник должен расписать все суммы своих расходов. Указать приобретение билетов с номерами (отдельной строкой включенную сумму НДС), а также размер полученных суточных. Бухгалтер должен оставить расписку, что принял от подотчетного лица заполненный бланк и все прилагающиеся к нему документы. В конце ставится подпись и дата заполнения.

    Авансовый отчет по командировке


    Образец: как заполнить авансовый отчет по командировке

    ppt.ru

    Общие положения о порядке составления авансового отчёта

    Главным документом, устанавливающим и подтверждающим командировочные расходы, является авансовый отчёт. На сегодняшний день он остаётся единственным документом, подтверждающим расход средств физического лица за время командировки.

    Прикладывать ли к отчёту командировочное удостоверение

    Документ, который составлялся на протяжении десятилетий, с 2016 года отменили. Согласно постановлению Правительства России № 1595 от 29.12.2014 с 1 января 2016 года оформлять командировочные удостоверения нет необходимости. Теперь выдача удостоверений действующим государственным законодательством не регламентируется и является сугубо личным делом компании.

    При желании предприятие вправе выдать своему работнику такой документ на бланке старого образца. Можно также оформить его в виде письма произвольной формы, написанного в адрес организации, куда направляется сотрудник.

    Обязательно ли заполнять авансовый отчёт

    Существуют по меньшей мере три ситуации, в которых отчёт можно не составлять:

    1. Если в командировке работник расходовал исключительно собственные средства. На практике сотрудник компании, обладающий подтверждающими его затраты документами, пользуется своим правом на их компенсацию, предоставляя в организацию авансовый отчёт. Однако это делается только на добровольной основе с целью возврата потраченных средств. Никто не обладает правом заставить работника оформить авансовый отчёт, если он не настаивает на возврате средств.
    2. Когда никакого денежного аванса перед отбытием в командировку физическое лицо не получало. Заявку на выплату израсходованных в командировке средств в этом случае разрешается подавать в произвольной форме, и в том числе, чтобы не придумывать новые формы документов, на утверждённом бланке авансового отчёта.
    3. Когда расходы в командировке несёт индивидуальный предприниматель. Авансовый отчёт сам на себя ИП может не заполнять.

    В письме ФНС № АС-42/14504@ от 31.08.2012 указано на недопустимость применения штрафных санкций в отношении индивидуального предпринимателя за не составление им авансового отчёта.

    В этом случае для оформления понесённых расходов вместо авансового отчёта ИП может использовать расходный кассовый ордер, в котором отображаются потраченные суммы с указанием на номера соответствующих расходных накладных или иных финансовых документов.

    Особенности оформления документа

    Оформление авансового отчёта на специальном бланке начиная с 2012 года не регламентируется (закон правительства РФ № 402 от 06.12.2011). Фирмы вправе разрабатывать для составления этого документа свои, ведомственные, формы бланков. Однако фактически в деловой практике везде для составления авансового отчёта применяют форму бланка АО-1.

    Образец заполнения формы №АО-1

    Подписание и согласование документа

    Авансовый отчёт о командировочных расходах подписывает подотчётное лицо — сотрудник, вернувшийся из командировки.

    Авансовый отчёт проверяется на ошибки в бухгалтерии предприятия. После проверки документа и исправления возможных ошибок бухгалтер делает правильный расчёт сумм и составляет расписку о принятии отчёта с сопровождающими документами.

    После этого бухгалтер выдаёт подотчётному лицу отрывную часть авансового отчёта. В ней указываются следующие сведения:

    • фамилия, имя и отчество командировочного;
    • номер отчёта;
    • дата составления отчёта;
    • сумма прописью командировочных расходов, вычисленная в строгом соответствии с имеющимися документами;
    • количество принятых документов, составляющих авансовый отчёт;
    • число листов в принятых документах.

    После проверки авансовый отчёт подписывается бухгалтером и главным бухгалтером предприятия.

    Проверенный отчёт предоставляется руководителю компании на утверждение. Для этого начальник ставит на лицевой стороне авансового отчёта подпись и указывает фамилию.

    Только после прохождения всех перечисленных процедур авансовый отчёт о командировочных расходах принимается к учёту с последующей оплатой в кассе предприятия.

    Можно ли оформить документ в электронном виде

    В настоящее время, согласно с положениями статьи 6 закона № 63-РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011, авансовый отчёт разрешается составлять в электронном виде. И также в этом законе прописано, что такой «документ, составленный в электронном виде, подписывается простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью». Причём подготовленный в электронном виде авансовый отчёт равносилен документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью.

    Составление авансового отчёта в электронном виде подразумевает присутствие у причастных к оформлению служебных лиц (подотчётного сотрудника, бухгалтера и главного бухгалтера), личных простых или усиленных неквалифицированных электронных подписей.

    Штрафные санкции за нарушения срока предоставления документа

    Авансовый отчёт предоставляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через 3 суток после окончания командировки. Если эти сроки нарушены, то, полученные сотрудником на командировочные расходы деньги считаются его задолженностью. Таким образом, при несвоевременном отчёте о выданных авансом средствах они могут быть удержаны работодателем из зарплаты работника (ст.137 ТК РФ).

    Возможна ситуация, когда предприятие не удержало со своего работника выданные на командировку под отчёт средства, за которые он вовремя не отчитался. В таком случае эти деньги включаются в общую сумму, из которой высчитываются страховые взносы.

    Такое требование указано в приложении к письму ФСС РФ № 02–09–11/06–5250 от 14.04.2014, где говорится об обложении страховыми взносами некоторых выплат. В этом письме неподтверждённые документально, а поэтому подлежащие возвращению, суммы командировочных расходов приравниваются к выплатам в пользу работников, иначе говоря, к доходам физических лиц.

    Бухгалтерские проводки сумм авансовых отчётов на командировку

    Обычно командировочные расходы отражаются в дебетовом счёте 20(26) и кредитном счёте 71. В определённых обстоятельствах при выдаче аванса в бухгалтерии применяются другие проводки по счетам. Чтобы заполнить отчёт правильно, следует воспользоваться данными приведёнными ниже.

    Таблица: бухгалтерские проводки в зависимости от целей выдачи аванса

    Предъявление авансового отчёта по командировке относится к непременным условиям работы практически каждого предприятия. Составление этого важного документа регулируется трудовым и налоговым законодательством. Чтобы сделать корректный авансовый отчёт, работник должен приложить все оправдательные документы.

    sb-advice.com


  • Добавить комментарий

    Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

    Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

    Adblock
    detector