Авансовый отчет пример заполнения

Зачем нужен авансовый отчет

Авансовый отчет выступает обязательным условием процедуры выдачи денег подотчет. Работник должен отчитаться о совершенных тратах в положенный срок именно таким образом.

Образец заполнения авансового отчета 2019 г. подотчетным лицом относится к обязательной отчетности предприятия. Его основная цель — полный контроль над финансовыми расходами в бюджетной организации. С помощью отчетности можно не только проверить движение расходуемых средств, выданных на исполнение потребностей учреждения, но и списать произведенные траты.

Кто может стать подотчетным лицом

Подотчетные средства выдаются руководителем работнику предприятия на осуществление общепроизводственных или общехозяйственных расходов. За выданные суммы сотрудник должен отчитаться в положенный срок посредством авансового отчета. Именно поэтому служащий, получив денежные средства на нужды предприятия, называется подотчетным лицом.

С 2014 года получать аванс могут не только непосредственные работники предприятия, но и внештатные служащие, которые заключили с работодателем гражданско-правовые договоры (п. 5 Указания ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014).

Подотчетные средства могут быть переданы ответственным служащим не только в наличной форме, но также на банковскую карту путем безналичного перевода (Письмо Минфина РФ № 03-11-11/42288 от 25.08.2014).

Работодатель также может определить круг подотчетных сотрудников в специальном приказе. Работники, в свою очередь, должны выразить согласие с данным назначением. Распоряжение руководства утверждает список ответственных сотрудников, которые могут получать подотчетные средства.

Все подотчетные лица должны в обязательном порядке отчитываться о произведенных расходах, прилагая подтвердительную документацию, и предоставлять авансовый отчет в бухгалтерию в положенный срок.

Срок сдачи

Поговорим о сроках предоставления расчета. В текущем финансовом году срок предоставления авансового отчета подотчетным лицом, равно как и порядок заполнения, остались прежними.

Положения п. 6.3. Указаний Центрального Банка России от 11.03.2014 № 3210-У законодательно утверждают сроки сдачи авансового отчета подотчетным лицом. Сдача документации должна производиться в положенный срок — отчет должен быть оформлен и предоставлен в бухгалтерию в течение 3 дней по факту выхода сотрудника на работу.

Общие правила

Нет единого, законодательно регламентированного формального вида. Бухгалтер может оформлять авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1 или же разработать персональную форму отчета, издав соответствующий приказ.

Документация может вестись как в бумажном, так и в электронном виде. Если заполнение в учреждении предусмотрено в электронной форме, то АО подписывается электронной подписью каждым из участников подотчетного процесса.

Существует ряд общепринятых правил заполнения (Постановление Госкомстата № 55 от 01.08.2001):

1. Отчет формируется в пределах трехдневного срока с момента истечения периода, на который выданы подотчетные средства (его необходимо определить приказом или распоряжением), возвращения сотрудника из командировочной поездки или же выхода работника после больничного при условии, что указанный день возврата подотчета пришелся на время нетрудоспособности.
2. При нарушении срока возвращения авансовых денег работодатель может применить к сотруднику санкции, в том числе и материальные.
3. Бухгалтер оказывает полное содействие подотчетному лицу в заполнении.
4. Заполненный и оформленный в соответствии со всеми правилами документ подписывается руководителем организации.
5. К отчетности прилагается первичная документация, подтверждающая произведенные расходы (чеки, билеты, выписки, счета).

Порядок составления

Нужно отразить сведения:

• информация об учреждении, номер и дата оформляемого документа;
• о работнике, получившем авансирование;
• величина выданных денежных средств и их целевое назначение;
• фактические расходы (прикладываются все подтверждающие первичные документы).

В лицевой части также фигурируют данные о движении и списании аванса и об аналитических счетах, отражающих учет денежных средств в организации. Вся заполненная информация заверяется подписями ответственного бухгалтера, выдававшего деньги и принявшего возврат подотчетных сумм по авансовому отчету, а также главного бухгалтера и служащего, получившего требуемую сумму подотчет.

Бухгалтером заполняется отрывная расписка, подтверждающая проверку первичных документов. После оформления и отрыва она остается у подотчетного лица.

На оборотной стороне работником вносится детализированная расшифровка расходов по отчету, а ответственный сотрудник бухгалтерии указывает сумму к учету и бухгалтерский счет, через который будут проведены затраты.

Авансовая отчетность формируется в единственном оригинальном экземпляре. Так как она входит в номенклатурный внутренний документооборот учреждения, оттиск печати ставить не обязательно.

Пошаговая инструкция

Заполнение авансового отчета не составит большого труда. Его должны сформировать в положенный срок подотчетный сотрудник и бухгалтер.

Сотрудник, получивший денежные средства подотчет, заполняет лицевую сторону.

Ему необходимо указать следующую информацию:

• краткое, полное наименование организации, ее код в соответствии с классификацией ОКПО;
• реквизиты отчета — его номер и дата;
• далее необходимо оставить место для визирования отчетности руководителем компании — после проверки документа бухгалтером руководитель ставит свою подпись, дату и указывает подотчетную сумму прописью;
• фамилию, имя и отчество подотчетного лица, его должность, табельный номер и структурное подразделение;
• назначение выданной подотчет суммы.

После внесения первичной информации подотчетному служащему необходимо заполнить табличную часть отчета.

Если руководствоваться формой АО-1, то сотруднику надлежит вписывать сведения в левую и правую таблицы.

В левой таблице указываются данные об авансированных денежных средствах:

• общая сумма;
• денежная единица аванса — рубль или иностранная валюта;
• остаток или перерасход (при наличии).

В правой таблице приводятся бухгалтерские сведения: счета и субсчета, по которым будет проведен аванс, с указанием точных размеров затрат. Эту часть заполняет бухгалтер.

Далее необходимо прописать оправдательную документацию: количество чеков и квитанций, подтверждающих расход.

В лицевой части документа также отведено место для резолюции главного бухгалтера. После проверки сведений таблицы и документов, предоставленных в срок, главбух прописывает цифрами и прописью отчетную сумму.

Если по авансу образовался перерасход или же, наоборот, остаток денежных средств, это также нужно отразить в отчетности. Указывается и приходный (расходный) кассовый ордер, на основании которого были произведены операции с остатками.

После табличной части отчета ставят подписи бухгалтер, кассир и главный бухгалтер.

Далее нужно заполнить оборотную сторону.

В первую очередь в таблице приводятся реквизиты и наименование всех приложений — подтвердительной документации (чеки, счета, билеты, квитанции). Нужно прописывать не только их номер и дату, но также точную учетную сумму и счета, субсчета, по которым будут проводиться данные операции. Табличную часть оборотной стороны заверяет своей подписью лицо, которое получило аванс.

В завершении оформляется расписка бухгалтера, которая будет отрезана и передана служащему. Отрезная часть подтверждает факт того, что сотрудник отчитался за выданный аванс и предоставил все необходимые документы. Бухгалтер под свою подпись заполняет данные: Ф.И.О. ответственного работника, реквизиты АО-1, сумму аванса прописью, количество оправдательных документов и дату, в которую отчитался служащий. Бухгалтер подписывает документ только в том случае, если отчетность предоставлена в положенный срок.

Как бухгалтеру проверить отчет

Как было сказано выше, авансовый отчет должен быть предоставлен в бухгалтерию в положенный срок. При этом компания имеет право определить свой срок для предоставления отчета, закрепив этот норматив в своих локальных правовых актах, а также в учетной политике.

После того как отчетность по выданному авансу будет предоставлена в бухгалтерию, ее необходимо проверить. Бухгалтер должен проверить не только корректность заполнения документации, но и правильность внесенных сумм, и их соответствие предоставленным чекам и прочим подтвердительным регистрам.

После проверки бухгалтер заполняет лицевую сторону отчета и отдает ответственному сотруднику отрывную расписку, подтверждающую сдачу авансовой отчетности.

Сроки отчета по командировке

В том случае, когда работник заполняет в связи с командировкой, порядок оформления остается прежним. Отчетность также должна быть предоставлена в трехдневный срок с момента возвращения сотрудника на рабочее место, а подтверждающими первичными документами командировки будут проездные (авиа и ж/д) билеты, счета за гостиничное обслуживание, чеки. Без подтверждения остаются только суточные.

Составляется в одном экземпляре и подписывается всеми ответственными сотрудниками.

Авансовый отчет для индивидуальных предпринимателей

Отдельный вопрос — отчеты индивидуальных предпринимателей и сроки их подачи. Например, если ИП имеет возможность вести хозяйственный учет, то заполнение авансовых отчетов ему не требуется. В случае ведения хозяйственного учета ИП надлежит заполнять книгу учета доходов и расходов в соответствии с установленными правилами. ИП надлежит составлять финансовые отчеты для налоговой инспекции с целью корректной процедуры налогообложения. Однако стоит помнить, что вести хозяйственный учет можно, только если предприниматель оформил упрощенную систему налогообложения. В таких случаях отчеты составляются на основании фактически произведенных расходов и оформленных проводок.

Если же ИП находится на основной системе налогообложения, то авансовый отчет он составляет в том же порядке и в те же сроки, что и компании. Согласно Указаниям 3210-У, отчетность можно формировать и в специализированных бухгалтерских программах.

Порядок составления авансового отчета для ИП:

• подотчетное лицо пишет заявление о предоставлении аванса, далее на него выписывается расходный кассовый ордер;
• подотчетное лицо отчитывается о произведенных расходах, прикладывая все чеки;
• формируется авансовый отчет;
• данные о затратах вносятся в книгу учета доходов и расходов.

Таким образом, наличие авансового отчета подотчетного лица индивидуального предпринимателя, находящегося на УСН, не является обязательным. Законодательством не предусмотрены нормативные документы, устанавливающие обязанность и сроки подачи отчетов по авансу для ИП на упрощенке.

Аналогичной является ситуация и для индивидуальных предпринимателей на ЕНВД. Все приходные и расходные операции отражаются в книге учета доходов и расходов, и подтверждаются приходными и расходными ордерами соответственно. Вся документация и отчетность подтверждаются подписью самого ИП. Реквизиты приходных и расходных ордеров вносятся в книгу учета согласно срокам их исполнения.

gosuchetnik.ru

Выдача средств

Получение наличности подотчетным сотрудником осуществляется в кассе предприятия. Основанием для этого выступает расходный ордер. В нем должно указываться целевое назначение средств.

Руководитель предприятия издает приказ, в котором закрепляет перечень служащих, имеющих право получить средства на хозяйственные нужды. В этом же локальном акте устанавливаются сроки, на которые суммы могут быть выданы.

Сдача авансового отчета

Этот документ передается в бухгалтерию в трехдневный срок с момента окончания периода, на который были выданы средства. Бланк сдается вместе с бумагами, подтверждающими расходование денег. При этом сотрудник осуществляет расчет затрат и остатка средств.

Образец заполнения авансового отчета: лицевая сторона

Документ предоставляется в одном экземпляре.

Если взять любой образец авансового отчета, можно увидеть, что он заполнен с обеих сторон. На лицевой части подотчетный сотрудник указывает:

• Номер документа.
• Дату заполнения авансового отчета.
• Ф. И. О., должность и отдел, в котором он работает.
• Табельный номер (при наличии).
• Назначение аванса.

В левой части на этой же стороне необходимо заполнить таблицу. В ней приводятся данные о предыдущем авансе, средствах, полученных в настоящее время, сумме расходов, перерасхода и остатке.

Оборотная сторона

Обратная часть образца авансового отчета предназначена для указания перечня документов, подтверждающих затраты. В качестве них могут выступать:

• Командировочное удостоверение.
• Чеки ККМ.
• Квитанции.
• Товарные, транспортные накладные.
• Счета-фактуры и пр.

Подотчетный сотрудник указывает также суммы расходов по документам. Нумерация бумаг, приложенных к отчету, осуществляется в порядке их указания в бланке.

Нюанс

На лицевой стороне присутствует строка 1а, а на оборотной – 6 и 8. В авансовом отчете эти поля заполняются в случае, если средства были выданы подотчетному лицу в инвалюте. К примеру, служащий был направлен в командировку за границу.

Рекомендации для бухгалтера

Специалист заполняет сначала лицевую сторону бланка. В первую очередь, в таблицу «Бухгалтерская запись» необходимо внести сведения о номерах корреспондирующих счетов и суммах.

На обратной стороне бланка отражаются расходы, принятые к учету. В авансовом отчете эти сведения заносятся в графы 7 и 8. Кроме того, указываются счета (субсчета), по дебету которых проводятся суммы затрат (гр. 9).

После этого оформляются подтверждающие документы, проверяется правильность оформления бланка и целевого расходования средств. Завершив все процедуры, бухгалтер ставит отметку на отчете. Он указывает, что документ проверен, и утверждена сумма затрат (она пишется цифрами и прописью).

На лицевой стороне также заполняется расписка, которая передается подотчетному сотруднику.

На бланке должны стоять подписи проверявшего документ сотрудника и гл. бухгалтера с расшифровками.

При необходимости в форму отчета вносятся сведения о суммах остатка либо перерасхода, реквизиты документов (ордеров), по которым будет осуществляться окончательный расчет.

Утверждение руководителем и списание сумм

Проверенный отчет передается директору организации. Он должен его подписать. Для этого в верхней части на лицевой стороне документа есть соответствующая графа. Подписать бланк может не только руководитель, но и другой сотрудник, имеющий полномочия. После утверждения отчет принимают к учету на списание средств.

Остаток аванса приходуется в кассу предприятия.

Запреты

Если подотчетное лицо имеет задолженность по ранее предоставленным авансам, выдача средств не допускается. Кроме того, запрещено передавать деньги, полученные служащим, третьим лицам.

Сроки хранения

Они устанавливаются законодательством. Для разных документов установлены свои периоды хранения. Как правило, предприятия выбирают максимальный период.

На основании подп. 8 1 пункта 23 статьи НК, налоговые и бухгалтерские бумаги и прочие справки необходимо хранить не меньше 4-х лет. В п. 4 283 нормы Кодекса предусмотрен 10-летний период для документов, подтверждающих убытки. Стоит сказать, что сведения о расходах используются организациями для уменьшения облагаемой базы.

В ФЗ № 402 установлено, что хранить первичную документацию нужно не меньше 5 лет с момента завершения отчетного периода.

Работа в «1С»

Авансовый отчет оформляется, как правило, на компьютере. Для этого можно использовать программу Exel или «1С». Последняя применяется на большинстве предприятий. Рассмотрим коротко схему оформления в «1С».

Для работы нужно открыть документ «Авансовый отчет». Его создают из вкладки «Производство» или «Касса». В меню следует выбрать необходимый пункт.

После этого откроется журнал документации. Здесь хранятся данные обо всех отчетах. Для создания нового документа нужно нажать на кнопку «Добавить». Далее необходимо выбрать «Физическое лицо».

После этого выбирается необходимый тип документа. Например «Выдача средств в кассах по РКО». Далее откроется журнал ордеров. Здесь выбирается нужный документ.

В табличной части отражаются сведения, присутствующие в ордерах.

После этого заполняется вторая закладка. Здесь нужно указать продукцию, приобретенную подотчетным сотрудником. К примеру, это могут быть бланки. Нажав на «+», можно добавить новую позицию.

Если при приобретении использовалась возвратная тара, эту информацию необходимо отразить в соответствующей графе.

При оприходовании материалов и товара с помощью сч. 631 используется вкладка «Оплата». В графе «Прочее» отражается информация о дополнительных расходах. К примеру, это могут быть затраты на горюче-смазочные материалы, пользование Интернетом и т. д.

Чтобы вывести документ на бумажный носитель, нужно нажать на кнопку «Печать».

fb.ru

В каком случае применяется авансовый отчет

В начале каждого года на предприятии желательно издавать приказ по подотчетным лицам, то есть лицам которым разрешено получать денежные средства для осуществления расходов в производственных целях. Здесь же определяются цели и продолжительность времени, в течение которого осуществляется расходование.

Деньги можно выдавать на основании расходного кассового ордера (РКО) как работникам предприятия, так и привлекаемым со стороны по гражданским договорам людям. Возможно перечисление их на карточку подотчетника.

Данный нормативный акт строго определяет перечень направлений выдачи денежных средств в подотчет. К ним относятся приобретение топлива, канцтоваров, хозяйственные и представительские расходы и т.д. Для некоторых операций предусмотрен только безналичный порядок. Также существует лимит расчетов наличными между компаниями по одному договору, который составляет 100 тыс. рублей.

Форма авансового отчета установлена Госкомстатом. Предприятия имеют право на ее основе разрабатывать собственный бланк, в соответствии с особенностями хозяйственной деятельности.

Работник, получивший деньги в подотчет, может заполнять его самостоятельно или передать ответственному бухгалтеру, который в автоматическом режиме составит авансовый отчет форма АО-1, используя подтверждающие первичные документы.

На основании утвержденного этого бланка, работнику предприятия потребуется вернуть неизрасходованные деньги. Для этого следует применять приходный кассовый ордер (ПКО).

Авансовый отчет образец заполнения

Авансовый отчет по форме АО-1 – лицевая сторона

Рассмотрим подробнее, как заполнить авансовый отчет.

В верхней части бланка указывается наименование фирмы и его код согласно справочнику ОКПО.

Ниже слева, после названия документа, нужно написать его порядковый номер и дату составления. Правая часть, которая начинается после слов «Утверждаю», заполняется руководителем компании. Там он прописью указывает итоговую сумму отчета, ставит должность, подпись, дату утверждения.

Далее записывается название подразделения, в котором оформлен сотрудник, его Ф.И.О., табельный номер и должность. Также нужно указать на какие нужды были выданы денежные средства.

После этого бланк разделяется на две таблицы, которые заполняются бухгалтером. В левой фиксируется движение денежных средств — остаток или перерасход, полученная сумма, потраченная сумма, итоговый остаток.

В правой таблице бухгалтер проставляет корреспонденции счетов и соответствующие им суммы.

Ниже работник указывает сколько документов он предоставляет и сколько листов они занимают.

После проверки бухгалтер указывает прописью и цифрами его сумму и подписывает его. Также документ заверяет главный бухгалтер.

Если у работника остался остаток или был совершен перерасход средств, нужно проставить номер и дату кассового документа и сумму операции.

Также необходимо заполнить и отрывную часть авансового отчета для регистрации его в журнале.

Авансовый отчет по форме АО-1 – оборотная сторона

Эта сторона представляет собой таблицу, в которую подотчетное лицо заносит информацию о предоставляемых документах. Каждому из них должна соответствовать одна строка.

В графу 1 ставится номер строки. В графах 2 и 3 записывается дата и номер подтверждающего документа, в графу 4 — его название.

В графу 5 работник ставит сумму по документу в рублях, или в графу 6 — в валюте.

Все пустые графы необходимо прочеркнуть. В конце таблицы в строке «Итого» записывается общая сумма. После заполнения подотчетное лицо заверяет правильность указанных данных своей подписью.

Бухгалтер после проверки правильности данных и обоснованности расходов заполняет графы 7 и 8, где ставит сумму, реально принимаемую к учету, а в графе 9 указывает корреспондирующий счет. В дальнейшем обобщенные данные из этих граф переносятся им на лицевую сторону документа.

Нюансы

Под отчет можно выдавать суммы более 100 тысяч рублей — этот лимит не распространяется на расчеты с сотрудниками. Но сумма по любому из представленных документов не должна превышать этот лимит.

Если работник отправляется в командировку за границу, то можно выдать ему подотчетные суммы в валюте. Ее компания самостоятельно обменивает в банке. В таком случае данную сумму указывают по курсу, который был установлен на дату выдачи.

С 2015 года разрешено выдавать в подотчет подрядчикам. Он также после расходования средств обязан предоставить авансовый отчет. Однако в этом случае графа «Табельный номер» не заполняется, а в графе «Должность» указывается «подрядчик».

Подотчетную сумму можно перечислить работнику на карту. Для этого он должен подать заявление, а реквизиты операции (дата и номер платежного поручения) указываются в графе «Получен аванс».

ip-on-line.ru

Авансовый отчет образец заполнения

Рассмотрим образец заполнения авансового отчета.

Заполнение бланка авансового отчета подотчетным лицом

Заполнение авансового отчета по форме № АО-1 подотчетным лицом начинается с лицевой стороны. Первым делом вносятся следующие данные: наименование организации, фамилия и инициалы сотрудника, его должность или профессия, табельный номер, дата составления документа, графа назначение аванса (представительские либо хозяйственные расходы).

Далее на оборотной стороне унифицированной формы АО-1 указываются документы, которые подтверждают произведенные расходы, в графах 1-6, также вносятся сумма понесенных затрат по ним. К отчету прикладываются все подтверждающие документы, их необходимо пронумеровать в том же порядке, как они занесены в ведомость.

В графе 1 указывается номер по каждому оправдательному документу, присваивается по порядку.

В строке 2 необходимо писать дату, когда был составлен документ, а в графе 3 вносится его номер.

В графе 4 необходимо указать виды произведенного расхода (к примеру, это могут быть канцелярские затраты).

В строке 5 вносится сумма расхода денежных финансов, если она производилась в рублях, а коль она была в иностранной валюте, то данные о средствах заносятся в графу 6.

В конце указывается итоговая сумма, израсходованная подотчетным лицом, в зависимости от типа валюты, либо в “Итого” Графы 5 (в рублях), либо Строки 6 (в валюте).

Заполнение бухгалтером организации – инструкция

После заполнения подотчетным лицом своей части документа, он передает его вместе со всеми оправдательными бумагами в бухгалтерию. Бухгалтер получает авансовый отчет по форме № АО-1 от подотчетного лица, расписывается в принятии бланка, проставляет его номер и дату, итоговую сумму расходования денежных средств и указывает количество подтверждающих произведенные затраты документов. В конце отчета ставится дата предоставления документа, после этого подотчетному лицу передается расписка бухгалтера.

После проверки правильного оформления документов и расходования денег, сцетовод на оборотной стороне заполняет строки 7-8, где указывает суммы затрат, которые будут приняты к бухгалтерскому учету, а в графе 9 вносятся данные по дебетуемым бухгалтерским счетам, куда относятся суммы расходов.

Далее на лицевой стороне формы указывается: остаток денежных средств (или сумма перерасхода) от предыдущего аванса, сумма полученного аванса из кассы организации, сумма израсходованных по нему денег, остаток авансовых сумм или величина перерасхода, бухгалтерская запись отражения хозяйственных операций с отнесением их на соответствующие счета учета. Графа “Бухгалтерская запись” заполняется на основании данных из оборотной стороны графы 9.

После этого проводится проверка правильного оформления документа, арифметического соответствия всех сумм отчета и факт расходования денег по назначению. Если все нормально и не выявлено никаких ошибок, отчетность передается руководителю организации на утверждение. После утверждения руководителем производится списание подотчетных сумм, а также окончательные взаиморасчеты с подотчетным лицом.

В случае неполного расходования авансовых сумм подотчетное лицо должно вернуть остаток денежных средств в кассу организации на основании приходного кассового ордера, а если был произведен перерасход авансовых сумм, то выплачивается разница сотруднику по расходному кассовому ордеру.

Бланк авансового отчета

Авансовый отчет бланк скачать.

Авансовый отчет форма АО-1.

Образец заполнения АО-1 скачать.

infportal.ru

Что такое авансовый отчёт по командировке

Авансовый отчёт по командировке — это бухгалтерский документ, который каждый работник заполняет по возвращении из служебной поездки, отражая в нём все подлежащие возмещению расходы, понёсённые в связи с командировкой, и прилагает к нему документы, подтверждающие эти траты.

Для бухгалтерии компании-работодателя этот документ выполняет сразу две функции:

• выступает подтверждением расходов при выдаче аванса перед убытием работника в командировку (а выдать ему аванс — обязанность работодателя, предусмотренная законом);
• служит основанием для перечисления работнику средств, полагающихся ему в виде компенсации его трат.

Ключевое значение имеет авансовый отчёт и с позиций налогового учёта:

• согласно ст. 252 и п. 1 ст. 264 Налогового кодекса (НК) РФ, командировочные расходы — это прочие расходы в связи с производством и реализацией;
• в соответствии со ст. 313 и 314 НК РФ, эти расходы должны подтверждаться первичными бухгалтерскими документами, к которым относится и авансовый отчёт;
• для проведения расходов по учётной документации нужна дата, в которую эти расходы были понесены, по закону такой датой применительно к тратам на командировку признаётся авансовый отчёт.

В целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведённых расходов <…>. Расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты <…>, осуществлённые (понесённые) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтверждёнными расходами понимаются затраты, подтверждённые документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации<…>. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

До 2015 года пакет обязательных командировочных документов был довольно толстым. Он включал в себя, в частности, командировочное удостоверение и бланк служебного задания с отчётом о его выполнении. К 2018 году в результате последних изменений в законодательстве обязательными для всех по закону остались лишь авансовый отчёт и приказ о командировке. Все остальные приобрели факультативный характер. Если их использование по-прежнему практикуется в организации и это отражено в локальном акте, регламентирующем служебные поездки работников (чаще всего это положение о командировках в организации, но допускаются и другие варианты, например, совокупность отдельных приказов), оформлять их по-прежнему нужно. А если нет, то они не нужны. Но в случае с авансовым отчётом обязательность его оформления даже не обсуждается.

Как заполнять авансовый отчёт по командировке

Стандартный бланк авансового отчёта по форме АО-1 (скачать бланк) содержит лицевую и оборотную сторону.

На лицевой указываются такие сведения:

• Ф. И. О. подотчётного лица (командированного работника);
• его табельный номер (как правило, этот пункт заполняет бухгалтер);
• должность;
• данные первичного документа (чаще всего расходный кассовый ордер, если деньги выдавались наличными, или данные документа, подтверждающего перевод средств на корпоративную карту), подтверждающего выдачу аванса. В ряде компаний практикуется частичная выдача аванса, если можно так выразиться, в натуральной форме когда компания вместо выдачи сотруднику, например, денег на проезд приобретает для него билет. В этом случае билет выдаётся сотруднику на руки перед поездкой, а в авансовом отчёте он отражается в числе документов, подтверждающих получение аванса (чаще всего этот раздел заполняет бухгалтер);
• сведения об остатке предыдущего аванса, если применимо (может заполняться бухгалтером).

Оборотная сторона бланка посвящена собственно расходам. Здесь нужно последовательно указать:

• дату, когда был понесён расход;
• порядковый номер подтверждающего документа;
• наименование расхода;
• сумму;
• наименование подтверждающего документа.

Каждому пункту посвящена отдельная графа.

Часто и у командированных, и у некоторых бухгалтеров возникает непонимание, какую именно дату указывать применительно к билетам. Ведь в нём указываются две даты — дата продажи и день отправления. А приобретаются билеты, если работник знал о командировке заблаговременно, как правило, предварительно. Опытные бухгалтеры советуют в этом случае указывать дату не поездки, а приобретения билета, то есть когда расход был фактически понесён. Сам же билет прилагается к отчёту как подтверждение целевого использования средств — что поездка состоялась.

Если вместо денег на проезд работнику выдали билет, тот отражается и в разделе о выданном авансе, и на оборотной стороне в числе понесённых расходов.

В случае заграничной командировки суммы расходов в рублях и иностранной валюте вносятся в предусмотренные для них графы.

Первичные документы, подтверждающие расходы, приклеиваются на отдельный лист формата А4, который затем подшивается к заполненному бланку отчёта. Впрочем, чаще всего от самого командированного требуется лишь сохранить и предоставить бухгалтерии все эти документы, а дальше с ними разбираются сами бухгалтеры.

Алгоритм сдачи авансового отчёта обычно такой:

1. Сотрудник по возвращении из командировки заполняет и подписывает авансовый отчёт, прикладывает к нему все подтверждающие документы и передаёт всё это в бухгалтерию.
2. Бухгалтер проверяет отчёт и расписывается в нём, подтверждая, что его принял.
3. Отчёт утверждают главный бухгалтер и первое лицо компании, ставя свои подписи в соответствующих графах.
4. Сотрудник возвращает неизрасходованный остаток аванса или получает компенсацию перерасхода.

Схема может корректироваться в зависимости от организационной структуры конкретной компании. Ведь в малом бизнесе зачастую есть только один штатный бухгалтер, а может его и не быть, функции же главбуха возлагаются на директора, который и расписывается один за всех. Но общее правило в том, что отчёт должны утвердить главный бухгалтер и директор, а перед подписанием всю документацию желательно проверить профессионалу.

Фотогалерея: образец заполнения авансового отчёта

Сроки сдачи авансового отчёта после командировки

Сдать авансовый отчёт работник обязан в течение трёх рабочих дней по возвращении из командировки. Таково требование закона.

Если же он этого не сделает, работодатель получает право взыскать с него всю сумму выданного аванса через удержания из зарплаты или в суде.

В свою очередь, об удержаниях он должен издать приказ в течение месяца по истечении крайнего срока сдачи авансового отчёта. При этом сумма таких удержаний не может быть больше 20% причитающихся работнику выплат. Когда удержания проводятся сразу по нескольким статьям (например, ещё не до конца удержан аванс по предыдущей командировке, за которую тот же сотрудник тоже вовремя не отчитался), их размер разрешается увеличить до половины зарплаты.

Если же работник с решением работодателя несогласен или тот пропустил месячный срок для издания приказа, ситуация подлежит разрешению только в суде.

Так что сделать всё вовремя в интересах, в первую очередь, самого работника.

Иногда бухгалтеры терзаются сомнениями, не будет ли проблем в свете того, что авансовый отчёт датирован одним числом, а расходы другими. Но никаких проблем с этим нет. Более того, командировка обычно длится больше одного дня, а отчитаться о ней работник получает возможность лишь по возращении. Впрочем, это же правило действует и применительно к случаям, когда дело касается разовой траты подотчётных средств — например, на закупку материалов, инструментов, оборудования и т. п. Если расходы были понесены в один день, а авансовый отчёт утверждён в течение трёх дней после этого, ничего страшного.

Даты [в подтверждающем документе и авансовом отчёте] не должны быть одинаковыми. Дата на чеке — это когда работник приобрёл товары. А дата на авансовом отчёте — это когда он отчитался о потраченных суммах в бухгалтерию. Это необязательно должен быть один день.

Подтверждающие документы к авансовому отчёту по командировке

Для подтверждения расходов используются все финансовые документы, которые есть на руках у сотрудника и подтверждают его траты в связи с командировкой, предусмотренные законом или согласованные с руководством.

Например, если работник был направлен на отраслевую выставку, он может приобрести там интересующие компанию образцы продукции — как в рамках служебного задания, так и по собственной инициативе, предварительно согласовав этот момент и бюджет затрат с начальством. Логично, что и эти его расходы должны быть возмещены.

В качестве таких документов используются:

• билеты;
• распечатанные бланки электронных билетов (маршрут-квитанций);
• посадочные талоны, прилагаемые к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт;
• товарные чеки;
• бланки строгой отчётности;
• командировочное удостоверение, если в организации принято выписывать такие документы;
• отчёт о выполнении служебного задания, если его оформление практикуется в компании.

Суточные отдельному документальному подтверждению не подлежат, а даты поездки, на основании которых рассчитывается этот вид командировочных расходов, в 2018 году подтверждаются билетами или, если работник добирался в пункт назначения и обратно на служебном или личном транспорте, путевыми (маршрутными) листами. Но если в самой компании принято оформлять командировочное удостоверение, ставшее с 2017 года необязательным, и этот порядок закреплён в её локальном акте, дни командировки считаются на основании сделанных в нём отметок, а само оно прилагается к авансовому отчёту наряду с другими документами.

Особенности подтверждения расходов по заграничной командировке

В случае с заграничной командировкой прилагаются документы и по расходам, подлежащим подтверждению в связи со спецификой таких поездок, а значит и подтверждающие их документы:

• квитанция об оплате госпошлины за изготовление загранпаспорта, если у сотрудника его изначально не было и ему пришлось оформить его в связи с предстоящей загранкомандировкой;
• подтверждение оплаты услуг визового центра;
• квитанции или иные подтверждения оплаты консульских и визовых сборов, в том числе и в иностранной валюте (порядок оформления таких документов определяется политикой консульства конкретной страны — средства могут приниматься и подтверждаться в рублях, евро или иной валюте, например, долларах США);
• копии первой страницы загранпаспорта и страниц с отметками о пересечении границ.

Если работник имеет второе гражданство, дающее ему право на безвизовый въезд в другие страны (например, является не только россиянином, но и одновременно гражданином Литвы, Республики Молдова или Украины, имеющим право на безвизовый въезд в Евросоюз), к отчёту он прилагает копии всех загранпаспортов, использованных в поездке. Ведь из РФ он согласно закону должен выезжать по российскому загранпаспорту.

В правоотношениях с Россией её граждане признаются только россиянами, сколько бы ещё паспортов у них ни было, за исключением стран, с которыми у России заключены соглашения о двойном гражданстве, но с государствами Евросоюза и теми, граждане которых имеют право безвизового въезда в ЕС, у РФ таких нет. А вот в другие страны имеет полное право въезжать по тому паспорту, который ему удобнее. А при таком раскладе это выгоднее и работодателю, поскольку отпадает необходимость компенсировать траты на визу. Иностранный паспорт при этом должен иметь нотариально заверенный перевод на русский язык.

Дата пересечения границы имеет значение при расчёте суточных. Ведь их размер в поездках по России и за границей чаще всего отличается. При этом по пути туда суточные по норме для другой страны считаются со дня въезда в неё, а на обратном пути со дня въезда в РФ — по внутрироссийской ставке. Например, если работник командирован в Германию и добирался туда и обратно самолётом, пересекая границы в день вылета, суточные с первого до предпоследнего дня командировки ему полагаются по ставке для Германии, а за день приезда — по российской.

Если работник был командирован в страну, для въезда в которую достаточно внутреннего паспорта РФ, включая Республику Беларусь (ведь на границе с ней паспортного контроля, как известно, нет), дни приезда и отъезда определяются по билетам или иным документам, позволяющим установить даты прибытия в пункт назначения и возвращения в начальный пункт командировки.

Немаловажную роль при подтверждении расходов на загранпоездку играет справка об обмене валюты. Этот документ применяется, если сотрудник получил аванс рублями и обменял их на валюты страны назначения. Если она приложена к отчёту, пересчёт всех валютных расходов в рубли ведётся по отражённому в ней курсу. Если справки нет, ничего страшного, но считать придётся по курсу ЦБ РФ на день утверждения отчёта.

Проводки по учёту командировочных расходов

Для проведения командировочных расходов по бухгалтерии используются такие счета:

• 71 — расчёты с подотчётными лицами (из разряда Активно-Пассивных счетов), аванс отражается по дебету, расходы — по кредиту;
• 70 — расчёты с персоналом по оплате труда;
• 51 — расчётный счёт;
• 50 — касса;
• 94 — недостачи и потери предприятия.

В зависимости от характера операций используются такие проводки:

• При выдаче аванса:
  • Дебет 71 — Кредит 50 — сотруднику выдан аванс наличными из кассы, бухгалтер оформил расчётно-кассовый ордер (РКО), сотрудник его подписал.
  • Дебет 71 — кредит 51: аванс перевели со счёта фирмы на счёт работника. Подтверждением выдачи аванса служит банковская платёжка.
• Для закрытия выданных работнику сумм по возвращении работника из командировки:
  • Дебет 10 — Кредит 71 — покупка материалов (если они приобретались во время командировки).
  • Дебет 41 — Кредит 71 — покупка товаров.
  • Дебет 20 — Кредит 71, Дебет 26 — Кредит 71, Дебет 24 — Кредит 71 — торговая или производственная деятельность предприятия.
• Для расчётов при недоиспользовании или перерасходе аванса:
  • Дебет 50 — Кредит 71 — сотрудник израсходовал аванс не полностью, остаток вернул в кассу наличными.
  • Дебет 51 — Кредит 71 — аванс израсходован не полностью, остаток работник перечислил на расчётный счёт.
  • Дебет 71 — Кредит 50 — сумма перерасхода возвращена работнику наличными из кассы, оформлен расходный кассовый ордер.
  • Дебет 71 — Кредит 51 — сумма перерасхода перечислена с расчётного счёта предприятия на расчётный счёт работника.
  • Дебет 94 — Кредит 71 — аванс в части, за которую работник не отчитался (например, потому что потерял подтверждающие документы), или в сумме не утверждённых работодателем расходов, списывается с недостачи компании.
  • Дебет 70 — Кредит 94 — часть аванса, подлежащая возврату, подлежит удержанию из зарплаты работника.

Фотогалерея: варианты проводок по командировочным расходам

Пример учёта расходов на командировку

Компания направила в командировку сотрудника на 10 дней. Его суточные равны одной тысяче рублей в день, на дорогу туда и обратно он потратил 10 тысяч рублей, в том числе НДС 1800 рублей. Проживание в гостинице обошлось ему в восемь тысяч рублей, в том числе НДС 1440 рублей. Компания является плательщиком НДС.

Сумма аванса сотруднику составила 25 тысяч рублей.

Подтверждённые командировочные расходы составили:

Проезд — 10 тысяч рублей.

Проживание — 8 тысяч рублей.

Суточные — 10 тысяч рублей.

Итого: 28 тысяч рублей, в этой сумме авансовый отчёт был утверждён.

Учитывая, что сумма аванса была равна 25 тыс., перерасход составил 3 тысячи рублей.

kadrovik.guru

---

Акценты этой статьи:

• авансовый отчет обязательно составляется работником в случае получения денежных средств в виде аванса на командировку или под отчет и служит основанием для списания выданных ему средств, а также для возмещения расходов, понесенных за свой счет;
• отчет составляется по форме, утвержденной Минфином;
• отчет, поданный с нарушением установленных законодательством сроков либо вообще не поданный, влечет за собой наложение на предприятие штрафа в размере 25 % выданной суммы, админштрафа, а также удержание с работника начисленных на такую сумму НДФЛ (с применением натурального коэффициента) и военного сбора;
• ошибка, допущенная в авансовом отчете, исправляется корректурным способом с одновременным проведением корректирующих записей в бухгалтерском и налоговом учете.

---

Для чего составляется авансовый отчет

Что представляет собой авансовый отчет?

Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет), относится к сводным учетным документам. Такие документы отражают операции, которые уже зафиксированы в первичных документах и в соответствии со ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее – Закон № 996) могут составляться для контроля и упорядочения обработки данных. Они обобщают показатели первичных документов, давая возможность уменьшить количество учетных записей на счетах.

Первичными документами, на основании которых составляется Отчет, являются проездные билеты, счета на проживание в командировке, накладные, чек банкомата, слип и др., то есть документы, которые подтверждают дату и сумму расходов, понесенных в результате хозяйственной операции.

Для чего нужен Отчет?

Отчет обязательно составляется в случае, если работнику выдавали средства (пп. 170.9.2 Налогового кодекса, далее – НК):

• в виде аванса на командировку;
• под отчет на хозяйственные (производственные) цели, на расходы, связанные с исполнением некоторых гражданско-правовых действий.

В этих случаях Отчет подтверждает, в каком количестве и на какие цели работник потратил выданные ему средства. К Отчету должны прилагаться оригиналы документов, подтверждающие расходы.

Отметим, что действующее законодательство не обязывает коммерческое предприятие снабжать работника авансом на командировку. Расходы можно возместить и по факту, после возвращения работника из командировки.

Кроме того, иногда работодатель поручает работнику приобрести для предприятия товары (работы, услуги) за собственные средства, с последующей компенсацией расходов. В таких случаях работнику тоже придется составить Отчет, но уже для того, чтобы компенсировать свои расходы.

Таким образом, Отчет служит основанием:

• для списания с подотчетного лица средств, выданных на командировку или под отчет;
• возмещения работнику расходов, понесенных за счет личных средств;
• отражения в бухгалтерском и налоговом учете операций, проведенных в связи с выполнением служебного задания (поручения).

По какой форме составляется Отчет?

В пп. 170.9.2 НК прямо сказано, что Отчет подается по форме, установленной центральным органом исполнительной власти, который обеспечивает формирование и реализует государственную налоговую и таможенную политику. На сегодня действует форма, утвержденная приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841 (далее – Приказ № 841). Этим же документом утвержден порядок составления Отчета (далее – Порядок № 841).

А если Отчет представлен по форме, отличной от установленной?

Если форма Отчета, поданная работником в бухгалтерию, отличается от формы, законодательно установленной на момент его представления, то контролирующий орган может попытаться не признать его на основании пп. 170.9.2 НК. По сути, это равносильно неподаче Отчета со всеми вытекающими отсюда последствиями для кассовой дисциплины, НДФЛ и военного сбора (см. ниже).

Если Отчет не составлен

При неподаче Отчета пострадают и работник, получивший средства на командировку или под отчет, и предприятие. Объясним подробнее почему.

Кассовая дисциплина. В этом случае будут нарушены требования к выдаче наличных средств под отчет или на командировку, установленные Положением, утвержденным постановлением Правления НБУ от 15.12.04 г. № 637 (далее – Положение № 637). Ведь работник не вернул полученные средства в сроки, предусмотренные п. 2.11 Положения № 637, и не подал отчет об их расходовании. Превышение установленных сроков использования выданных под отчет наличных, а также выдача наличных под отчет без полного отчета за ранее выданные средства грозят предприятию штрафом в размере 25 % выданных под отчет и невозвращенных сумм (абзац пятый ст. 1 Указа Президента от 12.06.95 г. № 436/95, далее – Указ № 436). Кроме того, на должностных лиц предприятия будет наложен административный штраф.

НДФЛ и военный сбор. Если работник не вернул полученные средства в течение месяца, на который приходится предельный срок их возврата, и не подал Отчет, тогда сумма таких средств становится для него налогооблагаемым доходом в виде излишне израсходованных средств, не возвращенных в установленный срок (пп. 164.2.11 НК, п. 4 Порядка № 841). Базу обложения НДФЛ по ставке 18 % в этом случае определяют с применением повышающего коэффициента, установленного п. 164.5 НК и равного 1,21951 [100 : (100 – 18)].

Сумма выданных средств облагается также военным сбором по ставке 1,5 % (п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НК), но без применения повышающего коэффициента.

Уплатить налоги в бюджет нужно не позднее 30-го числа следующего месяца (пп. 168.1.5 НК).

Налог, начисленный на сумму излишне израсходованных денежных средств, удерживается работодателем за счет любого налогооблагаемого дохода (после его налогообложения) работника за соответствующий месяц, а при недостаточности суммы — за счет налогооблагаемых доходов следующих отчетных месяцев до полной его уплаты (абзац третий пп. «б» пп. 170.9.1 НК).

Налог на прибыль. Согласно абзацу первому п. 44.1 НК для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухучета и других документов, ведение которых предусмотрено законодательством. Отсюда контролирующие органы делают вывод, что налогоплательщикам запрещается формирование показателей налоговой отчетности на основании данных, не подтвержденных этими документами (см., например, письмо ГФС от 09.06.16 г. № 12672/6/99-99-1502-02-15 на с. 16 этого номера).

НДС. Надлежащим образом оформленные первичные документы, подтверждающие расходы, документы, подтверждающие связь командировки с хозяйственной деятельностью предприятия (заключенный договор, приглашение принимающей стороны и др.) и наличие налоговой накладной, зарегистрированной в ЕРНН, обеспечат налоговый кредит (если в составе расходов присутствует НДС) без обязанности начислить налоговые обязательства. Соответственно в случае отсутствия Отчета расходы физлица не признают связанными с хоздеятельностью предприятия, а значит, придется начислять налоговые обязательства. А на основании других документов, предусмотренных п. 201.11 НК (чеков, счетов гостиницы и пр.), налоговый кредит и вовсе не удастся отразить, ведь он отражается на дату утверждения Отчета.

На какие реквизиты Отчета обращают внимание проверяющие

Прежде всего контролирующие органы проверяют:

• дату представления Отчета;
• остаток предыдущего аванса, не использованного работником и не возвращенного в кассу в сроки, установленные п. 2.11 Положения № 637;
• сумму внесенного в кассу остатка аванса по данным Отчета и дату его внесения. Такой остаток должен быть возвращен в сроки, предусмотренные п. 2.11 Положения № 637;
• наличие подписей руководителя, бухгалтера и подотчетного лица;
• правильность расчета НДФЛ и военного сбора в специальном разделе Отчета.

Каковы последствия «неправильных» реквизитов Отчета

Отчет сдан после истечения предельного срока его подачи. Чем это чревато?

Отчет должен быть составлен в сроки, предусмотренные пп. 170.9.2 и 170.9.3 НК (см. таблицу). При этом не имеет значения, в какой валюте выданы денежные средства – в гривнях или иностранной валюте для загранкомандировки. Если же аванс на командировку либо другие цели не выдавался, то, на наш взгляд, соблюдать такие сроки необязательно.

Сроки представления Отчета

Последствия запоздалой подачи Отчета аналогичны последствиям его неподачи (см. выше) в отношении:

• кассовой дисциплины (штраф в размере 25 % выданных под отчет сумм за нарушение кассовой дисциплины и админштраф);
• начисления и удержания НДФЛ с применением натурального коэффициента, предусмотренного п. 164.5 НК;
• начисления и удержания военного сбора.

В то же время операции, подтвержденные запоздалым Отчетом и оригиналами первичных документов, будут отражаться в налоговом и бухгалтерском учете в обычном порядке на дату подачи Отчета в бухгалтерию. Входной НДС учитывается по правилам разд. V НК, установленным для отражения налогового кредита. То есть если Отчет (вместе с кассовыми чеками и счетами гостиниц с указанными в них суммами НДС) будет представлен после истечения установленных сроков, то право на налоговый кредит у предприятия сохранится. При этом кредит может быть отражен в период подачи Отчета.

Что будет, если в Отчете фигурирует остаток предыдущего неиспользованного аванса?

У проверяющих появится желание проверить, не нарушена ли кассовая дисциплина, то есть не подпадает ли данная ситуация под действие абзаца пятого ч. 1 Указа № 436. Напомним, это чревато штрафом в размере 25 % выданных под отчет, неиспользованных и невозвращенных сумм, а также админштрафом. Кроме того, согласно пп. 164.2.11 НК может возникнуть объект для начисления и удержания НДФЛ с применением натурального коэффициента, а также военного сбора.

Что будет, если нарушена дата внесения в кассу остатка аванса (остаток внесен по истечении предельного срока либо возвращена неполная сумма остатка)?

Это свидетельствует о нарушении кассовой дисциплины и подпадает под действие абзаца пятого ч. 1 Указа № 436 и пп. 164.2.11 НК (см. выше).

Что будет, если в Отчете отсутствуют какие-либо подписи, предусмотренные его формой?

Подпись – это обязательный реквизит первичного и сводного учетного документа (п. 2 Закона № 996). Поэтому ее отсутствие может обернуться непризнанием такого документа контролирующим органом. То есть Отчет могут посчитать неподанным со всеми вытекающими отсюда последствиями (см. выше).

Если в Отчете допущена ошибка

Ошибки, допущенные при заполнении Отчета, нужно обязательно исправить, ведь они влекут за собой ошибки в бухучете и, следовательно, в налогообложении прибыли.

Например, работник неправильно перенес сумму из чека (завысил ее) в таблицу Отчета, а бухгалтер недосмотрел и тоже неправильно отразил ее в учете, завысив расходы. В результате налогооблагаемая прибыль предприятия оказалась заниженной, а у работника на руках осталась невозвращенной часть аванса. А это уже влечет за собой штрафы и начисление НДФЛ и военного сбора (см. выше), а также налога на прибыль.

При выявлении такой ошибки на основании бухгалтерской справки в учете проводятся необходимые корректировки и доначисления, а неправильные записи в Отчете исправляются корректурным способом (путем зачеркивания таких сумм и написания правильных). Также в Отчете заполняется соответствующий раздел, где начисляются НДФЛ и военный сбор.

Примеры заполнения Отчета в разных ситуациях

Пример 1
Согласно приказу о командировке начальник отдела сбыта ООО «Доверие» (г. Полтава) Горобец В. Я. 30 августа 2016 года выехал в командировку на служебном автомобиле по маршруту г. Полтава – г. Сумы – г. Полтава. Перед поездкой он получил на личную платежную карточку суточные в сумме 3 820 грн. из расчета на 7 дней (с 30.08.16 г. по 05.09.16 г.). Размер суточных 260 грн. утвержден Положением о командировках на предприятии. 6 сентября командированный работник вернулся на рабочее место и подал в бухгалтерию Отчет с подтверждающими документами, где указал расходы на общую сумму 4 030 грн. (в т. ч. НДС – 32,90 грн.). Перерасход средств в сумме 210 грн. предприятие перечислило Горобцу В. А. на его личную платежную карточку после утверждения Отчета руководителем 7 сентября.

Работник должен заполнить Отчет следующим образом (см. фрагмент 1).

---

!                 На данный реквизит документа обращают особое внимание проверяющие.

1                Дата представления Отчета должна попадать в срок, установленный пп. 170.9.2 или 170.9.3 НК.

2                Заполняется работником. При этом правильность заполнения граф и поданные первичные документы проверяются лицом, выдавшим работнику средства. Обычно это работник бухгалтерии.

3                Считаем, что если аванс на командировку выдавался в безналичной форме путем перечисления на корпоративную платежную карточку, то в графе «Одержано» Отчета работник указывает только использованную (списанную с платежной карточки) сумму денежных средств. Если же аванс был перечислен на личную платежную карточку, то в этой графе следует отразить всю сумму аванса.

4                Заполняется лицом, выдавшим работнику средства.

5                В этом разделе Отчета приводится расчет НДФЛ (с учетом натурального коэффициента). Отметим, что в действующей форме Отчета место отведено только для расчета НДФЛ. Однако это не может быть причиной для нарушения законодательства и неудержания военного сбора. Поэтому считаем, что в данном разделе нужно определить и сумму военного сбора. Такая информация (под подпись) доводится до сведения работника.

6                Отрывную часть Отчета заполняет и подписывает должностное лицо предприятия, которому работник сдает Отчет. Для работника «Розписка» является документом, подтверждающим своевременность подачи Отчета и полноту представления прилагаемых к нему первичных документов.

7                Отчет утверждается личной подписью руководителя предприятия (налогового агента).

---

Пример 2
Согласно приказу о командировке коммерческий директор ООО «Зори Украины» Плескач Ю. В. 1 сентября 2016 года отбыл в командировку в Париж (5 дней) через Варшаву (1 день) для участия в международной выставке. Общий срок командировки – 6 дней. Перед поездкой он получил наличными 5 500 евро (на проживание и суточные). 7 сентября командированный работник вернулся на рабочее место и представил Отчет с подтверждающими документами, где указал расходы в сумме 4 900 евро и 1 215 польских злотых.

Поскольку инвалюта аванса отличается от инвалюты, представленной в Отчете, сумму расходов, понесенных в Польше, следует пересчитать в евро по правилам п. 19 разд. III Инструкции № 59:

• если работник подал вместе с Отчетом документ (квитанцию) об обмене одной инвалюты на другую, то нужно применить обменный курс, указанный в таком документе;
• если документа (квитанции) об обмене одной инвалюты на другую нет, тогда надо воспользоваться кросс-курсом, рассчитанным по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения Отчета.

При проверке Отчета расходы в польских злотых были переведены бухгалтером в евро исходя из кросс-курса, рассчитанного по курсу НБУ на дату подачи Отчета. Курс НБУ на 07.09.16 г. составил 29,9602 грн/евро и 6,9052 грн/польский злотый. Соответственно кросс-курс 1 польского злотого равен 0,2305 евро (6,9052 : 29,9602). Это значит, что 1 215 польских злотых соответствуют 280,06 евро (1 215 х 0,2305). Расчет кросс-курса может быть оформлен в виде отдельного приложения к Отчету либо произведен прямо в таблице Отчета, в графе, где указываются суммы документов.

Инвалюта (евро) в таблице проводок Отчета была пересчитана в гривни по курсу НБУ на 07.09.16 г.

Остаток неиспользованной инвалюты (109 евро 94 цента) работник вернул в кассу вместе с Отчетом (см. фрагмент 2).

---

1                Пересчет евро в гривни можно оформить бухгалтерской справкой.

2                Неиспользованная часть аванса возвращается в тех денежных единицах, в которых был выдан аванс (п. 17 разд. III Инструкции № 59). Если сумма аванса меньше суммы расходов, понесенных работником в командировке, предприятие обязано возместить ему расходы в гривнях по курсу НБУ на день выплаты указанных средств не позднее окончания третьего банковского дня после утверждения руководителем Отчета. Работнику-нерезиденту (по его желанию) деньги могут быть выплачены и в инвалюте (п. 2.5 Правил, утвержденных постановлением Правления НБУ от 30.05.07 г. № 200).

uteka.ua