Авансовый отчёт по командировке бланк


Авансовый отчет – это документ, который оформляется с целью учета средств, выданных сотрудникам для выполнения определенного служебного задания (поездки в командировку, закупки ГСМ для транспорта организации и т. д.). Его составление необходимо для подтверждения израсходованных подотчетными лицами сумм.

Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из командировки.


). Его составление необходимо для подтверждения израсходованных подотчетными лицами сумм.Отчет формируется вручную или с помощью программных средств, например, прикладного решения 1С. Документ предоставляется подотчетным лицом в бухгалтерию в течение 3 дней с момента израсходования средств или возвращения из " />

Бланк авансового отчета 2017-2018 года

Предлагаем бесплатно скачать бланк авансового отчета, действующий в 2018 году.

Как заполнять авансовый отчет?

Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:

  • Номер и дата составления отчета.
  • Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
  • Наименование структурного подразделения.
  • ФИО и должность подотчетного лица.
  • Сумма аванса.
  • Назначение аванса.
  • Информация об остатке/перерасходе аванса.
  • Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
  • Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
  • Расписка подотчетного лица с подписью.

Образец заполнения бланка авансового отчета

Правильно оформить авансовый отчет 2017-2018 года вам помогут образы заполненных бланков, которые представлены для бесплатного скачивания в разных форматах.

Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.

kub-24.ru

Авансовый отчет — что это такое, бланк, образец заполнения, изменения

Рассмотрим, каков порядок оформления такого документа действует в 2016 году, чтобы не нарушать законодательства и не нарваться на претензии от проверяющих структур.

Обязанность подотчетного работника – представить в установленные сроки отчет и документы, что могут обосновать понесенные расходы.

Но при подготовке такой отчетности стоит придерживаться четких правил, что устанавливаются не только законодательством России, но и руководителем компании посредством утверждения локальных документов.

Назначение документа

С помощью авансового отчета работниками компаний предоставляется подтверждение израсходованных сумм, что ранее выдавались по приказу работодателя.

То есть, авансовый отчет – документ, что подтверждает потраченные средства, выданные из кассы предприятия на определенные потребности – на командировку, хозяйственные нужды.


Действующие нормативы

Правила, по которым ведутся кассовые операции, утверждены Указанием ЦБ Российской Федерации от 11 марта 2014 № 3210-У.

Авансовые отчеты заполняются работниками, которым выдавались целевые средства организацией.

Работник заполняет бланк и передает его  сотруднику бухгалтерии предприятия, его проверяют и подписывают уполномоченные лица.

Сумма сверх предусмотренного лимита выдается по расходно-кассовому ордеру. На базе авансовых отчетов списывают деньги, выданные подотчет.

Унифицированная новая форма бланка (АО-1) Как заполнять?

Применим такой бланк для учета денег, что выдаются лицу, что считается подотчетным, на хозяйственные или иные затраты.

После утверждения составленного бланка авансового отчета, бухгалтер его списывает и проводит в бухучете.

При необходимости осуществляется возмещение расходов сверх лимитов. Такой документ стоит составлять в одном экземпляре на бумаге или в электронном виде.

Форма АО-1 может применяться ООО с любой формой собственности (это не касается бюджетного учреждения). В общем, форма не претерпела изменений, кроме введения такого раздела, как расписка.

Бухгалтером, что принял у сотрудника документ, снизу бланка оформляется расписка о том, что отчет принят. Далее составленную расписку он передаст работнику.

Скачать унифицированную форму бланка авансового отчета (АО — 1)

Составление документа по шагам

Рассмотрим подробнее, как составляется авансовый отчет. Подотчетным лицом вписываются на лицевой стороне бланка:

Вся документация, что подтверждается расходы, отражается на обратной стороне (графы 1 – 6), прописываются суммы.


Графа 1 Должна содержать номер, что присваивается документу, подтверждающему затраты
Во 2-й и 3-й графе Отражают дату, когда документ составляется
Графа 4 Отражает вид произведенных затрат (к примеру, покупка канцтоваров)
Графа 5 Содержит данные о сумме затрат в рублях
Графа 6 Заполняется при использовании иностранной валюты
В пункте итого Пишут итоговую сумму по графам 5 и 6

Бухгалтер должен поставить подпись, что подтвердит принятие бланка на проверку. Специалист отражает его номер и дату, итоговую сумму затрат и количество прилагаемой документации.

В составленной расписке указывают день, когда документ представлен. Такая расписка должна передаваться подотчетным сотрудникам.

В графе 9 вписываются номера счетов бухгалтерии, что будут дебетированы на сумму затрат.

Затем работник бухгалтерии вносит сведения на лицевой стороне АО-1. Отражает:

Сведения, что вписываются в таблицу, должны формироваться из информации, отраженной в графе 9 (на оборотной стороне авансового отчета).

Далее средства списываются, проводятся окончательные расчеты с подотчетными лицами.

Пример заполнения


Приведем образец того, как может быть заполнен авансовый отчет.

obrazets_avansovogo_otcheta_01_12_2016

Установленные сроки предоставления авансового отчета

Чтобы не допустить этого, выясним, когда стоит представить отчет руководству и сколько такие бланки должны храниться на предприятии.

Дата сдачи в бухгалтерию

Все сроки предоставления документации устанавливает руководитель предприятия.

Такие особенности рассмотрены в п. 11 правил ведения всех кассовых операций в России, что были принят Советом Директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 № 40.

Подается отчет:

По окончанию периода На который выдавались подотчетные средства (такой период устанавливается руководством) – пункт 6.3 Указания № 3210-У
После возвращение командированного лица из поездки
После того, как работник выйдет на работу После окончания отпускного периода или временной нетрудоспособности, если сроки, на которые выдавались деньги, истекли в такие периоды

Хранение в организации

Есть одно «Но» — таких сроков 3. документацию со сведениями о сроках хранения можно разделить на такие группы:

Сроки оговариваются в таких положениях:

В подпункте 8 п. 1 ст. 23 Налогового кодекса России Где говорится о необходимость хранить бухгалтерские и налоговые документы (а также иные справки) в течение 4 лет
П. 4 ст. 283 НК Российской Федерации Где сказано, что источник, подтверждающий убыток, должен храниться 10 лет, пока затраты могут понижать базу налогообложения
Ст. 29 нормативного акта России от 6 декабря 2011 № 402-ФЗ Где прописано, что первичные документы нужно хранить субъектами экономических отношений 5 лет по окончанию отчетных периодов

Компания должна обеспечить сохранность таких документов, предусмотреть безопасные условия.

Основным источником является Приказ, утвержденный чиновниками 25 августа 2010 № 558, где указано, что отчет должен храниться не менее 5 лет (подпункт 4 п. 4 второго раздела).

Наличие документов, подтверждающих расходы

Если нужно направить работника в командировку, оформляются такие справки:

После того, как будет предъявлено приказ и будет составлено расходный кассовый ордер, подотчетное лицо получает деньги из кассы.

Разберемся, какие документы можно считать оправдательными (такими, что подтвердят израсходование денежных средств по назначению, с отражением наименования, количества и стоимостью купленных материальных ценностей). Это:


Кассовый чек Он не считается разновидностью первичной документации, но налоговые работники при проведении проверок могут его затребовать, поскольку им подтверждается фактическая оплата. На чеках должна стоять четкая печать, все сведения должны быть читаемыми. Если такой документ не будет представлен, затраты можно принимать при наличии других справок. То есть, допускается предоставление авансового отчета без кассового чека в 2016 году
Бланк строгой отчетности При проверке такого документа будет проверяться, правильно ли он составлен и использована ли установленная форма.На нем должны отражаться такие данные:

  • наименование, серия и номер бланка;
  • название фирмы, ФИО индивидуального предпринимателя;
  • месторасположение юрлица;
  • ИНН;
  • услуга;
  • цена;
  • оплата;
  • даты;
  • должность лица, который выдал документ и т. д.
Товарный чек Которые не имеет унифицированной формы. Как оформить по чекам израсходование сумм?В обязательном порядке нужно отражать такие сведения:

  • название документа;
  • дату, когда документ составляется;
  • название фирмы;
  • хозоперация;
  • суммы;
  • данные о составившем чек лице;
  • подпись.

Указание номера и печати не обязательное требование

Накладные Форма ТОРГ-12
Счета-фактуры
Чеки кассовой техники
Платежные документы По приходным кассовым ордерам

После возвращения командированный работник представить авансовый отчет и сопутствующие документы в бухгалтерию.

Все справки оформляются согласно требованиям, прописанным в законодательных документах. Если нарушить их, вас ожидают претензии от представителей налоговых структур, штрафы.

Есть ряд нюансов, о которых стоит помнить компаниям, которые практикуют выдачу подотчетных средств своему персоналу.

К примеру, не все знают, как быть с нумерацией авансовых отчетов, какие особенности составления документа на хозяйственные потребности. Новички также допускают ошибки при заполнении бланка в программе 1С.

Как сделать АО на хозяйственные нужды?

После выполнения задания представляется акт выполненных работ, что подписывается комиссией. Должна ли бухгалтерия дать документ, что подтвердит закрытие аванса?

Акты – подтверждение того, что работа выполнена, но они не являются доказательством оплаты поставщикам. Должны выдаваться квитанции к приходным кассовым ордерам, чеки.

Все полученные документы и авансовый отчет сотрудник предприятия должен представить бухгалтеру. Отрывную часть авансового отчета будет возвращено работнику.

Это будет доказательством предоставления отчетности в компанию по подотчетным средствам. И, кстати, при израсходовании подотчетной суммы на хозяйственные потребности, стоит заполнить отдельные АО-1.

Работа по документу в 1С

По поводу проводок в авансовых отчетах – указывают суммы затрат по всем операциям, дебет счетов, субсчета.


Сверяются проводки и суммы, что были приняты, номера счетов, по которым велся дебет затрат.

Если прилагаемая документация представлена на иностранном языке, ее переводят. При выявлении перерасхода средств или остатков, бухгалтером проставляются отметки на первых страницах авансового отчета.

При заполнении документа в 1С следует придерживаться следующих шагов:

Откройте документ «Авансовый отчет» Для этого перейдите на вкладки «Касса» или «Производство», выберите нужный пункт. Можно также нажать «Касса» на главном меню
Откроется журнал документов де хранят сведения об авансовых отчетах. Создайте новый документ (кликните «Добавить»)
Установите значения шапки бланка Если нет нужного пункта, создайте ее в процессе
Для того чтобы выбрать физлицо Кликните «…» с правой стороны, найдите пункт «Физическое лицо»

Есть такие виды закладок:

После того, как вы нажмете «+», в таблицу будет добавлено строку. Выберите необходимый тип документа, к примеру, при выдаче денег через кассы по РКО.

Откроется журнал кассовых ордеров, где нужно будет выбрать необходимый документ.


Далее табличная часть будет заполняться сведениями, отраженными в расчетно-кассовых ордерах.

Нажмите «+» и добавьте товар.Если товар вносили в справочники номенклатуры, все столбцы будут заполнены автоматически. Отразите количество. При указании нескольких товаров действие стоит повторить.

Во вкладке «Прочее» отражают данные о затратах такого плана — на горючие вещества, интернет-услуги и т. д.

Печатная форма должна выводиться нажатием кнопки «Печать» или «Авансовый отчет». Проведите документ, нажав необходимый пункт или «ОК».

Нюансы в бюджетном учреждении

Допускается безналичный перевод средств работнику (на банковские карточки). Авансовые отчеты для бюджетного учреждения должны оформляться по форме, что была утверждена правительством.

В государственной фирме необходимо использовать форму 0504505. Об этом говорится в Приказе Минфина от 30 марта 2016 № 52н.

При заполнении бланка стоит опираться на установленные правила. Персональная информация вносится в документ на лицевой стороне отчета.

Другая сторона должна содержать информацию об израсходовании сумм. Бухгалтером проверяются данные граф 7 – 10, после чего бланк передается на утверждение руководству компании.

Но есть другое ограничение – по расчетам за предоставленную продукцию или услуги за наличность. Лимит равен 100 тыс. руб. А значит, разовые платежи не могут превышать такой предел.

В 2016 году внесено некоторые поправки в законодательные документы регулирующие выдачу подотчетных сумм.

Ранее такие средства могут получить только работник, который заключал с работодателем трудовой договор. Теперь такое право есть и у лиц, работающих по гражданско-правовым договорам.

Так, например, деньги подотчет могут выдаваться на приобретение материала, что используется при выполнении работ по договору гражданско-правового характера.

Но для получения суммы подотчет все работники должны написать заявление, в котором отражаются такие данные:

Раньше директор проставлял на каждом образце заявления сумму и сроки. В 2016 году такие сведения можно набирать на персональном компьютере.

То есть, сотрудник компании должен отчитаться (подать авансовый отчет) по полученным средствам и погасить все задолженности.

Право производить перечисления на расчетные счета подотчетных средств появилось после утверждения Письма Министерства Финансов России от 25 августа 2014 № 03-11-11/42288.

Для перечисления на карту нужно:

Наличные средства теперь также должны отражаться в налоговом и бухгалтерском учете:

При выдаче Оформляют расходные кассовые ордера
Делают проводку Дт 71 Кт 50, 51 Сумма выдана
Остаток возвращается в кассу Выписывается приходный кассовый ордер
Делают проводку Дт 50, 51 Кт 71

Допускается отражение подотчетных денег, что перечислены на корпоративные карты. Пишется заявление в свободной форме, руководителем издается приказ.

Ведь в соответствии с п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273 НК средства подотчет не могут уменьшить базу налогообложения.

Не стоит также начислять страховые взносы и удерживать налог на доход физического лица. Может включаться НДС в авиабилетах. В остальном же просто следуйте простым правилам.

Источник: http://buhonline24.ru/vyplaty-rabotnikam/podotchet/avansovyj-otchet.html

Как оформить авансовый отчет

Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного сотрудника по ранее выданному ему авансу.

Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается. Представить авансовый отчет работник должен не позднее трех рабочих дней по  истечении срока, на который выданы денежные средства, или со дня возвращения из командировки.

Такое требование содержится в пункте 6.3 Порядка ведения кассовых операций в РФ, утвержденного Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Авансовые отчеты составляется по форме, утвержденной в учетной политике организации для целей бухучета.

Бланк заполняется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. Авансовые отчеты могут составляться как в бумажном виде, так и в электронном (на компьютере).

Как заполнить авансовый отчет

На  оборотной стороне авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы и суммы затрат по  ним (графы 1 – 6).,примеры докмуентов:

Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в документе.

На лицевой стороне авансового отчета указывается стандартная информация:

Далее бухгалтером заполняется таблица, в которой указывается сумма аванса, сумма израсходованных денежных средств и остаток (или перерасход), а также соответствующие бухгалтерские проводки.

Проверенные авансовые отчеты утверждаются руководителем или уполномоченным на это лицом и принимаются к учету.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру.

Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерией производится списание подотчетных денежных сумм.

Авансовый отчет: проводки

Операции с подотчетными лицами отражаются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». В бухгалтерском учете делаются следующие проводки:

Дебет 71 — Кредит 50 (51) — выданы денежные средства под отчет;

После того, как сотрудник приобрел материальные ценности для организации, он оформляет авансовый отчет. На основании отчета бухгалтер делает следующие проводки:

Дебет 08 — Кредит 71 — приобретены основные средства;

Дебет 10 —  Кредит 71 — приобретены материалы;

Дебет 40 — Кредит 71 — приобретены товары.

Если у подотчетного лица остались денежные средства, он их возвращает в кассу организации или на расчетный счет:

Дебет 50 (51) — Кредит 71 — возвращены неизрасходованные денежные средства.Ошибки в авансовом отчете

Нередко в организациях первичные документы оформляются небрежно.

В  частности, бланк авансового отчета может быть заполнен не полностью или вообще отсутствовать, может не хватать документов, подтверждающих расходы. Часто авансовые отчеты не утверждены руководителем.

Обратите внимание: важно правильно заполнить авансовый отчет.

А значит, указанные в документе суммы не  включаются в состав расходов для целей налогообложения прибыли.

Источник: https://www.rnk.ru/article/157941-avansovye-otchety

Учет командировочных расходов — проводки, документы, суточные

Разберем последовательно этапы оформления командировки: документы, которые нужно заполнить, отражение необходимых бухгалтерских проводок, правильный учет командировочных расходов.

Оформление документов

Одним из важных моментов правильного оформления командировки – это заполнение необходимых командировочных документов. К ним относятся:

Первым делом нужно заполнить служебное задание, в котором необходимо отразить информацию о сотруднике, направляемом в поездку, о задачах, которые ему поставлены.

Далее на основании этого задания должен быть составлен приказ на командировку, на основании которого уже будут заполняться остальные документы.

Для заполнения можно воспользоваться существующими формами Т-9 для одного работника и Т-9а, если в командировку направляется несколько работников.

Данный приказ утверждает, кто отправляется на выполнение служебного задания, дату отъезда командируемого из организации, продолжительность поездки, а также место назначение.

Первый позволит отчитаться сотруднику по произведенным в связи с командировкой расходам, при этом к заполненному авансовому отчету должны быть приложены документы, подтверждающие затраты командируемого.

Второй документ позволит подтвердить нахождение работника по месту назначения, так как содержит подписи и печати тех организаций, в которых командируемый побывал.

Ответственно подойдите к оформлению командировочных документов, особенно последних двух, ведь именно они помогут принять к учету произведенные затраты и учесть их при расчете налога на прибыль.

Продолжительность командировки

При этом первый день командировки – это день выезда за пределы территории нахождения работодателя до 00.00 местного времени.

Последний день командировки – это день возвращения до 00.00 местного времени.

То есть если работник уехал 5 ноября в 23.00, а вернулся 7 ноября в час ночи, то длительность командировки принимается равной 3-м дням.

Учет расходов

К командировочным расходам относятся:

Выезжая из организации, работник получает определенную сумму денег на расходы. Эта сумма отражается в авансовом отчете, после своего возвращения работник должен будет отчитаться о реальных своих тратах и вернуть остатки выданной суммы в кассу (если деньги останутся), либо, если расходы превысят выданную сумму, то получить деньги, потраченные сверх выданной суммы, из кассы организации.

Суточные

Максимальный и минимальный размер суточных нормативными документами не ограничен.

Организация самостоятельно устанавливает величину суточных, которую планирует выплачивать работника при направлении в командировку, и фиксирует ее в коллективном договоре, образец которого можно скачать здесь, или в локальных актах организации.

В законодательных документах по поводу суточных расходов устанавливается только допустимые нормы, в пределах которых суточные не облагаются НДФЛ.

Для командировок по России не облагаются подоходным налогом суточные в пределах 700 руб., для командировок за пределы РФ – 2500 руб.

На самом деле, заплатить можно и больше, только с величины суточных сверх предельных сумм придется удержать НДФЛ.

Документом, на основании которого выплачиваются суточные, выступает командировочное удостоверение, в котором указано, когда работник покинул организацию и когда вернулся.

Проживание

Если номер в гостинице оплачивается наличными, то должен присутствовать гостиничный или фискальный чек, если безналичными – акт, счет-фактура, гостиничный чек. Если номер бронируется заранее, то стоимость брони также включается в расходы на проживание.

Дополнительные расходы, произведенные работником в гостинице (сауна, бассейн, массаж, обслуживание номера, питание в ресторане и т.д.), в качестве затрат на проживание не принимаются.

Если для проживания снимается квартира, то должен быть заключен договор аренды жилого помещения, если эта квартира снимается организацией для работника. Если же сотрудник самостоятельно снимает квартиру, то следует заключать договор найма жилья.

Транспорт

Еще один вид расходов, которые стоит выделить отдельно – это транспортные расходы. В этот вид расходов включаются:

Если командируемый для своего перемещения берет транспорт в аренду, то расходы в этом случае также учитываются в качестве расходов на командировку.

Документы, подтверждающие данный вид расходов – это проездные документы, билеты, договор аренды транспорта, а также иные документы, подтверждающие факт оплаты.

Как отчитаться за командировку работнику

В дебет 71 счета заносятся выданные командируемому суммы, в кредит – командировочные расходы и возврат неистраченных сумм.

При отъезде на основании авансового отчета работник получает определенную сумму денег, получение денежных средств отражается проводкой Д71 К50.

При возвращении у работника может остаться какая-то сумма, в этом случае она возвращается в кассу предприятия, при этом заполняется приходный кассовый ордер и выполняется проводка Д50 К71.

Также возможна ситуация, что в командировке работник может потратить большую сумму, чем ему выдана, в этом случае работнику возмещается сумма, потраченная им сверх выданных денег, при этом заполняется расходный кассовый ордер, а в бухгалтерском учете отражается проводка Д71 К50.

В зависимости от назначения командировки расходы списываются на соответствующие счета:

Возможна ситуация, что работодатель покупает билет работнику самостоятельно и при отъезде в командировку выдает купленный билет работнику, в этом случае следует выполнить следующие проводки:

Если какие-то расходы работника работодатель не принимает, то они могут быть возмещены путем внесением их работником в кассу предприятия (проводка Д50 К71) либо удержанием из его заработной платы (проводка Д70 К71).

Проводки по учету командировочных расходов:

Проводки-по-командировке

Источник: http://buhland.ru/oformlenie-komandirovki-dokumenty-rasxody-provodki/

Бухгалтерские тонкости командировок

Обычно бухгалтеры списывают затраты по командировкам на расходы и тут же о них забывают. Но, измеряя всех вояжеров одной меркой, легко нарушить правила бухучета и занизить налоги.

Не страшно, когда в году сделана всего одна неправильная проводка по командировкам. Но если таких ошибок хотя бы две, то инспекция расценит их как «систематическое… неправильное отражение на счетах бухгалтерского учета… хозяйственных операций» (ст. 120 НК РФ).

Если нарушение совершалось в течение одного года, сумма штрафа – 5000 рублей. Если же в течение нескольких лет – штраф возрастет до 10 000 рублей.

Ну а если произошло занижение базы по какому-либо налогу (в нашем случае по налогу на рекламу и налогу на имущество), штраф увеличивается до 10 процентов суммы неуплаченного налога, но будет не меньше 15 000 рублей.

Как правильно списать в бухучете затраты на командировку – зависит от ее цели.

Расходы по таким командировкам относят на счет 20 «Основное производство» проводка:

Дебет 20 Кредит 71 – утвержден авансовый отчет по командировке.

Если же командировка связана с коммерческой деятельностью фирмы, то ее нужно учесть на счете 44 «Расходы на продажу». Поездка с целью заключить договор с покупателем – как раз такой случай.

В налоговом учете затраты на командировки относят к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ). Эти затраты уменьшают налогооблагаемую прибыль.

Давайте познакомимся

К управленческим также следует отнести расходы на командировки сотрудников, представляющих фирму в суде.

Еще один пример – это поездка бухгалтера в филиал фирмы, чтобы присутствовать там при налоговой проверке или разобраться во взаимоотношениях с контрагентом.

При этом не обязательно, что командировка достигнет своей цели. К примеру, контракт, заключать который ездил сотрудник, может сорваться.

В таком случае, чтобы обосновать расходы по командировке и уменьшить на них налогооблагаемую прибыль, попросите работника в отчете о командировке указать причины, по которым договор не состоялся.

За покупками

Списывать затраты по таким командировкам надо на увеличение первоначальной стоимости купленного имущества (п. 6 ПБУ 5/01 «Учет материально-производственных запасов», п. 6 ПБУ 14/2000 «Учет нематериальных активов» и п. 8 и 12 ПБУ 6/01 «Учет основных средств»).

Пример 1

За железнодорожные билеты Русаков заплатил 3500 руб. (НДС не выделен), за гостиницу – 944 руб. (в том числе НДС – 144 руб.). Суточные составили 400 руб.

Вернувшись из командировки, Русаков в тот же день сдал в бухгалтерию авансовый отчет. Согласно учетной политике, фирма отражает фактическую стоимость товаров непосредственно на счете 41 без использования счета 15.

В учете бухгалтер «Пассива» сделал записи:

Таким образом, балансовая стоимость купленных товаров составила 204 700 руб. (200 000 + 4700).

В налоговом учете командировочные расходы также нужно включать в стоимость приобретенных в ходе командировки товаров.

На выставку

Другое дело – если на выставке сотрудник представляет стенд и продукцию своей фирмы. Как правило, фирмы участвуют в выставке, чтобы продемонстрировать свои изделия, расширить рынок сбыта продукции, установить деловые контакты.

При этом круг посетителей выставки не ограничен. Все эти условия попадают под определение рекламной акции (ст. 2 Закона от 18 июля 1995 г. № 108-ФЗ «О рекламе»). С суммы рекламных расходов надо заплатить налог на рекламу.

Этого требует пункт 1 статьи 21 Закона от 27 декабря 1991 г. № 2118-1 «Об основах налоговой системы в Российской Федерации».

Обратите внимание: этот налог платят и фирмы, работающие на «упрощенке» и ЕНВД.

Пример 2

На выставку командированы 5 сотрудников. Билеты и гостиницу оплатили по безналу – соответственно 8000 руб. (в том числе НДС – 1220,34 руб.) и 37 500 руб. (в том числе НДС – 5720,34 руб.).

Суточные составили 3000 руб. Ставка налога на рекламу в Москве – 5 процентов. Бухгалтер «Актива» отразил расходы по участию в выставке проводками:

Чтобы в этом случае уменьшить налог на рекламу, в приказе на командировку можно указать, что сотрудник едет заключать контракт с конкретным поставщиком или вести переговоры о сотрудничестве.

Тогда его командировочные расходы не попадут под определение «реклама», и платить налог с них вам не придется.

Совет!

Чтобы этого избежать, продумайте формулировку приказа.

Если вы укажете в качестве цели командировки не покупку товаров (материалов, оборудования), а переговоры о сотрудничестве, маркетинговые исследования и т. п., то сможете списать командировочные расходы сразу. автор — Н. Габец, эксперт ПБ

Источник: http://www.buhgalteria.ru/article/n26977

Ответы по проводкам (взято с форума)

Поступили в кассу с расчётного счёта денежные средства на выплаты зарплаты

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 51

Начислена амортизация основных средств

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 02

Внесена в кассу предприятия сумма учредительного взноса в уставный капитал

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 75

Получена от фирмы и зачислена на расчётный счёт сумма краткосрочного займа

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 66

Перечислена с расчётного счёта в погашение задолженности перед бюджетом по налогам

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 51

Перечислена с расчётного счёта в погашение задолженности перед внебюджетными фондами

ДЕБЕТ 69 КРЕДИТ 51

Выдана из кассы заработная плата торговым работникам за предыдущий месяц

ДЕБЕТ 70 КРЕДИТ 50

Подотчётным лицом приобретены канцелярские принадлежности

ДЕБЕТ 10/9 КРЕДИТ 71

Выдана из кассы подотчётному лицу в погашению задолженности за приобретённые канцелярские принадлежности

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

Выдана из кассы директору на командировочные расходы

ДЕБЕТ 71 КРЕДИТ 50

На расчётный счёт поступили средства от покупателей

ДЕБЕТ 51 КРЕДИТ 62

Отражена стоимость поступивших товаров по покупной стоимости

ДЕБЕТ 41/1 КРЕДИТ 60

Отражена стоимость поступивших товаров НДС 18%

ДЕБЕТ 19/3 КРЕДИТ 60

НДС принят к налоговому вычету

ДЕБЕТ 68 КРЕДИТ 19/3

Представлен и утверждён авансовый отчёт директора по командировочным расходам

ДЕБЕТ 20 КРЕДИТ 71 (директор упомянут не случайно, скорее всего сч 26, но возможно и 20, и другие счета, зависит от цели командировки; ставьте счет 26)

В результате инвентаризации выявлена недостача

ДЕБЕТ 94 КРЕДИТ 50

Недостача отнесена на виновное лицо

ДЕБЕТ 73/2 КРЕДИТ 94

Внесено в кассу виновным лицом в возмещение недостачи

ДЕБЕТ 50 КРЕДИТ 73/2

Источник: https://www.buhonline.ru/forum/index?g=posts&t=100991

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ: БУХГАЛТЕРСКИЕ ПРОВОДКИ, ОТРАЖЕНИЕ В УЧЕТЕ

Практически любая организация посылает курьеров с деньгами и важными документами к контрагентам, командирует сотрудников, выдает представительские суммы и т.д.

Нюансов учета подотчетных денег множество.

Предприятиями должен быть определен перечень сотрудников, которым могут выдаваться под отчет наличные денежные средства на административно-хозяйственные и операционные расходы, утвержденный приказом (распоряжением) руководителя.

В данный перечень могут включаться только постоянно работающие в организации лица, в том числе на условиях совместительства.

Предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

Операции с подотчетными суммами требуют тщательного документального оформления.

Выдача подотчетных сумм оформляется организационно-распорядительным документом, утвержденным руководителем, в котором должны быть указаны:

Если распорядительный документ отсутствует, то работник, получивший денежные средства под отчет, должен отчитаться по ним в течение рабочего дня.

Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером.

Если выдаются денежные средства на командировочные расходы, необходимо оформить следующие документы:

Срок командировки

Определяется руководителем организации. При этом следует учитывать, что он не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

Какой день считается началом командировки?

При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00 часов и позднее — последующие сутки.

Если станция, пристань, аэропорт находятся за чертой населенного пункта, учитывается также время, необходимое для проезда до станции, пристани, аэропорта.

К числу возмещаемых командировочных расходов относятся затраты:

Что делать с остатком неиспользованных командировочных денег?

Подотчетные лица не всегда могут оценить достоверность и необходимое количество бухгалтерских документов.

Если сотрудник представляет неполный пакет документов или недостоверные документы, то нередко налоговые органы доначисляют «зарплатные» налоги.

Если работник своевременно не отчитался по суммам, выданным под отчет, организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника. При этом необходимо соблюдать следующие условия:

blognalog.com

Общие положения о порядке составления авансового отчёта

Главным документом, устанавливающим и подтверждающим командировочные расходы, является авансовый отчёт. На сегодняшний день он остаётся единственным документом, подтверждающим расход средств физического лица за время командировки.

Прикладывать ли к отчёту командировочное удостоверение

Документ, который составлялся на протяжении десятилетий, с 2016 года отменили. Согласно постановлению Правительства России № 1595 от 29.12.2014 с 1 января 2016 года оформлять командировочные удостоверения нет необходимости. Теперь выдача удостоверений действующим государственным законодательством не регламентируется и является сугубо личным делом компании.

При желании предприятие вправе выдать своему работнику такой документ на бланке старого образца. Можно также оформить его в виде письма произвольной формы, написанного в адрес организации, куда направляется сотрудник.

Обязательно ли заполнять авансовый отчёт

Существуют по меньшей мере три ситуации, в которых отчёт можно не составлять:

  1. Если в командировке работник расходовал исключительно собственные средства. На практике сотрудник компании, обладающий подтверждающими его затраты документами, пользуется своим правом на их компенсацию, предоставляя в организацию авансовый отчёт. Однако это делается только на добровольной основе с целью возврата потраченных средств. Никто не обладает правом заставить работника оформить авансовый отчёт, если он не настаивает на возврате средств.
  2. Когда никакого денежного аванса перед отбытием в командировку физическое лицо не получало. Заявку на выплату израсходованных в командировке средств в этом случае разрешается подавать в произвольной форме, и в том числе, чтобы не придумывать новые формы документов, на утверждённом бланке авансового отчёта.
  3. Когда расходы в командировке несёт индивидуальный предприниматель. Авансовый отчёт сам на себя ИП может не заполнять.

В письме ФНС № АС-42/14504@ от 31.08.2012 указано на недопустимость применения штрафных санкций в отношении индивидуального предпринимателя за не составление им авансового отчёта.

В этом случае для оформления понесённых расходов вместо авансового отчёта ИП может использовать расходный кассовый ордер, в котором отображаются потраченные суммы с указанием на номера соответствующих расходных накладных или иных финансовых документов.

Особенности оформления документа

Оформление авансового отчёта на специальном бланке начиная с 2012 года не регламентируется (закон правительства РФ № 402 от 06.12.2011). Фирмы вправе разрабатывать для составления этого документа свои, ведомственные, формы бланков. Однако фактически в деловой практике везде для составления авансового отчёта применяют форму бланка АО-1.

Образец заполнения формы №АО-1

Подписание и согласование документа

Авансовый отчёт о командировочных расходах подписывает подотчётное лицо — сотрудник, вернувшийся из командировки.

Авансовый отчёт проверяется на ошибки в бухгалтерии предприятия. После проверки документа и исправления возможных ошибок бухгалтер делает правильный расчёт сумм и составляет расписку о принятии отчёта с сопровождающими документами.

После этого бухгалтер выдаёт подотчётному лицу отрывную часть авансового отчёта. В ней указываются следующие сведения:

  • фамилия, имя и отчество командировочного;
  • номер отчёта;
  • дата составления отчёта;
  • сумма прописью командировочных расходов, вычисленная в строгом соответствии с имеющимися документами;
  • количество принятых документов, составляющих авансовый отчёт;
  • число листов в принятых документах.

После проверки авансовый отчёт подписывается бухгалтером и главным бухгалтером предприятия.

Проверенный отчёт предоставляется руководителю компании на утверждение. Для этого начальник ставит на лицевой стороне авансового отчёта подпись и указывает фамилию.

Только после прохождения всех перечисленных процедур авансовый отчёт о командировочных расходах принимается к учёту с последующей оплатой в кассе предприятия.

Можно ли оформить документ в электронном виде

В настоящее время, согласно с положениями статьи 6 закона № 63-РФ «Об электронной подписи» от 06.04.2011, авансовый отчёт разрешается составлять в электронном виде. И также в этом законе прописано, что такой «документ, составленный в электронном виде, подписывается простой электронной подписью или неквалифицированной электронной подписью». Причём подготовленный в электронном виде авансовый отчёт равносилен документу на бумаге, подписанному собственноручной подписью.

Составление авансового отчёта в электронном виде подразумевает присутствие у причастных к оформлению служебных лиц (подотчётного сотрудника, бухгалтера и главного бухгалтера), личных простых или усиленных неквалифицированных электронных подписей.

Штрафные санкции за нарушения срока предоставления документа

Авансовый отчёт предоставляется в бухгалтерию предприятия не позднее чем через 3 суток после окончания командировки. Если эти сроки нарушены, то, полученные сотрудником на командировочные расходы деньги считаются его задолженностью. Таким образом, при несвоевременном отчёте о выданных авансом средствах они могут быть удержаны работодателем из зарплаты работника (ст.137 ТК РФ).

Возможна ситуация, когда предприятие не удержало со своего работника выданные на командировку под отчёт средства, за которые он вовремя не отчитался. В таком случае эти деньги включаются в общую сумму, из которой высчитываются страховые взносы.

Такое требование указано в приложении к письму ФСС РФ № 02–09–11/06–5250 от 14.04.2014, где говорится об обложении страховыми взносами некоторых выплат. В этом письме неподтверждённые документально, а поэтому подлежащие возвращению, суммы командировочных расходов приравниваются к выплатам в пользу работников, иначе говоря, к доходам физических лиц.

Бухгалтерские проводки сумм авансовых отчётов на командировку

Обычно командировочные расходы отражаются в дебетовом счёте 20(26) и кредитном счёте 71. В определённых обстоятельствах при выдаче аванса в бухгалтерии применяются другие проводки по счетам. Чтобы заполнить отчёт правильно, следует воспользоваться данными приведёнными ниже.

Таблица: бухгалтерские проводки в зависимости от целей выдачи аванса

Предъявление авансового отчёта по командировке относится к непременным условиям работы практически каждого предприятия. Составление этого важного документа регулируется трудовым и налоговым законодательством. Чтобы сделать корректный авансовый отчёт, работник должен приложить все оправдательные документы.

sb-advice.com

Служебная командировка

Командировкой считается направление сотрудника на небольшой срок на переговоры в другую организацию, филиал с проверкой и иные мероприятия, находящиеся вне расположения рабочего места, по согласованию с руководителем для выполнения определенных работ в соответствии со ст. 166 Трудового кодекса РФ. При направлении в командировку руководитель предоставляет сотруднику следующие гарантии:

  • на время командировки за сотрудником сохраняется его рабочее место;
  • сохраняется зарплата в среднем размере, который рассчитывается согласно Постановлению Правительства РФ № 922 от 24.12.2007 «Об особенностях порядка исчисления средней заработной платы»;
  • сотруднику возмещаются затраты, понесенные в связи с командировкой, такие как найм жилья, оплата проезда и другие, согласно ст. 168 ТК РФ.

Авансовый отчет по командировке в 2017 году

При направлении сотрудника в командировку наниматель обязан оформить следующие документы:

  • служебную записку работника о командировке с указанием места назначения, причин необходимости командировки, сроков и выполняемых в командировке работ;
  • приказ о направлении сотрудника в служебную командировку, оформляемый после утверждения руководителем командировки по форме Т-9, утвержденной Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004;
  • выдаваемые сотруднику вместе с приказом командировочное удостоверение по форме Т-10 и служебное задание по форме Т-10(а).

По возвращении из служебной командировки работник согласно п. 26 Положения об особенностях направления работника в служебную командировку, утвержденного Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008, должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет по командировке, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата РФ № 55 от 01.08.2001 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет».

В Положении по командировкам прописаны следующие моменты:

  • как исчисляется срок командировки;
  • как подтверждается фактический срок командировки;
  • сохранение заработной платы на период командировки и оплата работы в выходные дни, проведенные работником в командировке;
  • выдача аванса для оплаты командировки;
  • перечень расходов, которые возмещаются командированному работнику, такие как оплата жилья, транспортные расходы, суточные, иные расходы, понесенные работником.

Оформление авансового отчета

У работника, который впервые побывал в командировке, может возникнуть логичный вопрос, как оформить авансовый отчет по командировке. Это довольно просто, если разобраться, к тому же сейчас существует ряд систем, которые помогают сотрудникам оформлять документы, а бухгалтерии их проверять.

А теперь все же разберемся с оформлением отчета:

  • как и везде, первым пишется наименование организации;
  • номер и дата документа часто проставляются после заполнения у уполномоченного сотрудника;
  • указываются структурное подразделение и должность командированного;
  • указывается причина составления отчета – «служебная командировка»;
  • сотрудник вносит показатели аванса и фактических затрат;
  • позже в бухгалтерии уже пропишут номера и суммы дебета и кредита согласно правилам ведения бухгалтерского баланса;
  • далее сотруднику необходимо на втором листе описать прилагаемые документы к авансовому отчету по командировке;
  • после заполнения отчета сотрудник передает его в бухгалтерию, где отчет проверяют и согласовывают;
  • затем отчет передается на утверждение руководителю.

Таким образом, в заполнении авансового отчета нет ничего сложного. Главное, чтобы не были утеряны или испорчены документы, подтверждающие расходы.

Приведем образец заполнения авансового отчета по командировке.

glavkniga.ru

Что такое авансовый отчёт по командировке

Авансовый отчёт по командировке — это бухгалтерский документ, который каждый работник заполняет по возвращении из служебной поездки, отражая в нём все подлежащие возмещению расходы, понёсённые в связи с командировкой, и прилагает к нему документы, подтверждающие эти траты.

Для бухгалтерии компании-работодателя этот документ выполняет сразу две функции:

  • выступает подтверждением расходов при выдаче аванса перед убытием работника в командировку (а выдать ему аванс — обязанность работодателя, предусмотренная законом);
  • служит основанием для перечисления работнику средств, полагающихся ему в виде компенсации его трат.

Ключевое значение имеет авансовый отчёт и с позиций налогового учёта:

  • согласно ст. 252 и п. 1 ст. 264 Налогового кодекса (НК) РФ, командировочные расходы — это прочие расходы в связи с производством и реализацией;
  • в соответствии со ст. 313 и 314 НК РФ, эти расходы должны подтверждаться первичными бухгалтерскими документами, к которым относится и авансовый отчёт;
  • для проведения расходов по учётной документации нужна дата, в которую эти расходы были понесены, по закону такой датой применительно к тратам на командировку признаётся авансовый отчёт.

В целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведённых расходов <…>. Расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты <…>, осуществлённые (понесённые) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтверждёнными расходами понимаются затраты, подтверждённые документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации<…>. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

ст. 252 Налогового кодекса РФ

До 2015 года пакет обязательных командировочных документов был довольно толстым. Он включал в себя, в частности, командировочное удостоверение и бланк служебного задания с отчётом о его выполнении. К 2018 году в результате последних изменений в законодательстве обязательными для всех по закону остались лишь авансовый отчёт и приказ о командировке. Все остальные приобрели факультативный характер. Если их использование по-прежнему практикуется в организации и это отражено в локальном акте, регламентирующем служебные поездки работников (чаще всего это положение о командировках в организации, но допускаются и другие варианты, например, совокупность отдельных приказов), оформлять их по-прежнему нужно. А если нет, то они не нужны. Но в случае с авансовым отчётом обязательность его оформления даже не обсуждается.

Как заполнять авансовый отчёт по командировке

Стандартный бланк авансового отчёта по форме АО-1 (скачать бланк) содержит лицевую и оборотную сторону.

На лицевой указываются такие сведения:

  • Ф. И. О. подотчётного лица (командированного работника);
  • его табельный номер (как правило, этот пункт заполняет бухгалтер);
  • должность;
  • данные первичного документа (чаще всего расходный кассовый ордер, если деньги выдавались наличными, или данные документа, подтверждающего перевод средств на корпоративную карту), подтверждающего выдачу аванса. В ряде компаний практикуется частичная выдача аванса, если можно так выразиться, в натуральной форме когда компания вместо выдачи сотруднику, например, денег на проезд приобретает для него билет. В этом случае билет выдаётся сотруднику на руки перед поездкой, а в авансовом отчёте он отражается в числе документов, подтверждающих получение аванса (чаще всего этот раздел заполняет бухгалтер);
  • сведения об остатке предыдущего аванса, если применимо (может заполняться бухгалтером).

Оборотная сторона бланка посвящена собственно расходам. Здесь нужно последовательно указать:

  • дату, когда был понесён расход;
  • порядковый номер подтверждающего документа;
  • наименование расхода;
  • сумму;
  • наименование подтверждающего документа.

Каждому пункту посвящена отдельная графа.

Часто и у командированных, и у некоторых бухгалтеров возникает непонимание, какую именно дату указывать применительно к билетам. Ведь в нём указываются две даты — дата продажи и день отправления. А приобретаются билеты, если работник знал о командировке заблаговременно, как правило, предварительно. Опытные бухгалтеры советуют в этом случае указывать дату не поездки, а приобретения билета, то есть когда расход был фактически понесён. Сам же билет прилагается к отчёту как подтверждение целевого использования средств — что поездка состоялась.

Если вместо денег на проезд работнику выдали билет, тот отражается и в разделе о выданном авансе, и на оборотной стороне в числе понесённых расходов.

В случае заграничной командировки суммы расходов в рублях и иностранной валюте вносятся в предусмотренные для них графы.

Первичные документы, подтверждающие расходы, приклеиваются на отдельный лист формата А4, который затем подшивается к заполненному бланку отчёта. Впрочем, чаще всего от самого командированного требуется лишь сохранить и предоставить бухгалтерии все эти документы, а дальше с ними разбираются сами бухгалтеры.

Алгоритм сдачи авансового отчёта обычно такой:

  1. Сотрудник по возвращении из командировки заполняет и подписывает авансовый отчёт, прикладывает к нему все подтверждающие документы и передаёт всё это в бухгалтерию.
  2. Бухгалтер проверяет отчёт и расписывается в нём, подтверждая, что его принял.
  3. Отчёт утверждают главный бухгалтер и первое лицо компании, ставя свои подписи в соответствующих графах.
  4. Сотрудник возвращает неизрасходованный остаток аванса или получает компенсацию перерасхода.

Схема может корректироваться в зависимости от организационной структуры конкретной компании. Ведь в малом бизнесе зачастую есть только один штатный бухгалтер, а может его и не быть, функции же главбуха возлагаются на директора, который и расписывается один за всех. Но общее правило в том, что отчёт должны утвердить главный бухгалтер и директор, а перед подписанием всю документацию желательно проверить профессионалу.

Фотогалерея: образец заполнения авансового отчёта

Сроки сдачи авансового отчёта после командировки

Сдать авансовый отчёт работник обязан в течение трёх рабочих дней по возвращении из командировки. Таково требование закона.

Если же он этого не сделает, работодатель получает право взыскать с него всю сумму выданного аванса через удержания из зарплаты или в суде.

В свою очередь, об удержаниях он должен издать приказ в течение месяца по истечении крайнего срока сдачи авансового отчёта. При этом сумма таких удержаний не может быть больше 20% причитающихся работнику выплат. Когда удержания проводятся сразу по нескольким статьям (например, ещё не до конца удержан аванс по предыдущей командировке, за которую тот же сотрудник тоже вовремя не отчитался), их размер разрешается увеличить до половины зарплаты.

Если же работник с решением работодателя несогласен или тот пропустил месячный срок для издания приказа, ситуация подлежит разрешению только в суде.

Так что сделать всё вовремя в интересах, в первую очередь, самого работника.

Иногда бухгалтеры терзаются сомнениями, не будет ли проблем в свете того, что авансовый отчёт датирован одним числом, а расходы другими. Но никаких проблем с этим нет. Более того, командировка обычно длится больше одного дня, а отчитаться о ней работник получает возможность лишь по возращении. Впрочем, это же правило действует и применительно к случаям, когда дело касается разовой траты подотчётных средств — например, на закупку материалов, инструментов, оборудования и т. п. Если расходы были понесены в один день, а авансовый отчёт утверждён в течение трёх дней после этого, ничего страшного.

Даты [в подтверждающем документе и авансовом отчёте] не должны быть одинаковыми. Дата на чеке — это когда работник приобрёл товары. А дата на авансовом отчёте — это когда он отчитался о потраченных суммах в бухгалтерию. Это необязательно должен быть один день.

Тимур Унароков, юрист, г. Москва

https://pravoved.ru/question/1277188/

Подтверждающие документы к авансовому отчёту по командировке

Для подтверждения расходов используются все финансовые документы, которые есть на руках у сотрудника и подтверждают его траты в связи с командировкой, предусмотренные законом или согласованные с руководством.

Например, если работник был направлен на отраслевую выставку, он может приобрести там интересующие компанию образцы продукции — как в рамках служебного задания, так и по собственной инициативе, предварительно согласовав этот момент и бюджет затрат с начальством. Логично, что и эти его расходы должны быть возмещены.

В качестве таких документов используются:

  • билеты;
  • распечатанные бланки электронных билетов (маршрут-квитанций);
  • посадочные талоны, прилагаемые к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт;
  • товарные чеки;
  • бланки строгой отчётности;
  • командировочное удостоверение, если в организации принято выписывать такие документы;
  • отчёт о выполнении служебного задания, если его оформление практикуется в компании.

Суточные отдельному документальному подтверждению не подлежат, а даты поездки, на основании которых рассчитывается этот вид командировочных расходов, в 2018 году подтверждаются билетами или, если работник добирался в пункт назначения и обратно на служебном или личном транспорте, путевыми (маршрутными) листами. Но если в самой компании принято оформлять командировочное удостоверение, ставшее с 2017 года необязательным, и этот порядок закреплён в её локальном акте, дни командировки считаются на основании сделанных в нём отметок, а само оно прилагается к авансовому отчёту наряду с другими документами.

Особенности подтверждения расходов по заграничной командировке

В случае с заграничной командировкой прилагаются документы и по расходам, подлежащим подтверждению в связи со спецификой таких поездок, а значит и подтверждающие их документы:

  • квитанция об оплате госпошлины за изготовление загранпаспорта, если у сотрудника его изначально не было и ему пришлось оформить его в связи с предстоящей загранкомандировкой;
  • подтверждение оплаты услуг визового центра;
  • квитанции или иные подтверждения оплаты консульских и визовых сборов, в том числе и в иностранной валюте (порядок оформления таких документов определяется политикой консульства конкретной страны — средства могут приниматься и подтверждаться в рублях, евро или иной валюте, например, долларах США);
  • копии первой страницы загранпаспорта и страниц с отметками о пересечении границ.

Если работник имеет второе гражданство, дающее ему право на безвизовый въезд в другие страны (например, является не только россиянином, но и одновременно гражданином Литвы, Республики Молдова или Украины, имеющим право на безвизовый въезд в Евросоюз), к отчёту он прилагает копии всех загранпаспортов, использованных в поездке. Ведь из РФ он согласно закону должен выезжать по российскому загранпаспорту.

В правоотношениях с Россией её граждане признаются только россиянами, сколько бы ещё паспортов у них ни было, за исключением стран, с которыми у России заключены соглашения о двойном гражданстве, но с государствами Евросоюза и теми, граждане которых имеют право безвизового въезда в ЕС, у РФ таких нет. А вот в другие страны имеет полное право въезжать по тому паспорту, который ему удобнее. А при таком раскладе это выгоднее и работодателю, поскольку отпадает необходимость компенсировать траты на визу. Иностранный паспорт при этом должен иметь нотариально заверенный перевод на русский язык.

Дата пересечения границы имеет значение при расчёте суточных. Ведь их размер в поездках по России и за границей чаще всего отличается. При этом по пути туда суточные по норме для другой страны считаются со дня въезда в неё, а на обратном пути со дня въезда в РФ — по внутрироссийской ставке. Например, если работник командирован в Германию и добирался туда и обратно самолётом, пересекая границы в день вылета, суточные с первого до предпоследнего дня командировки ему полагаются по ставке для Германии, а за день приезда — по российской.

Если работник был командирован в страну, для въезда в которую достаточно внутреннего паспорта РФ, включая Республику Беларусь (ведь на границе с ней паспортного контроля, как известно, нет), дни приезда и отъезда определяются по билетам или иным документам, позволяющим установить даты прибытия в пункт назначения и возвращения в начальный пункт командировки.

Немаловажную роль при подтверждении расходов на загранпоездку играет справка об обмене валюты. Этот документ применяется, если сотрудник получил аванс рублями и обменял их на валюты страны назначения. Если она приложена к отчёту, пересчёт всех валютных расходов в рубли ведётся по отражённому в ней курсу. Если справки нет, ничего страшного, но считать придётся по курсу ЦБ РФ на день утверждения отчёта.

Проводки по учёту командировочных расходов

Для проведения командировочных расходов по бухгалтерии используются такие счета:

  • 71 — расчёты с подотчётными лицами (из разряда Активно-Пассивных счетов), аванс отражается по дебету, расходы — по кредиту;
  • 70 — расчёты с персоналом по оплате труда;
  • 51 — расчётный счёт;
  • 50 — касса;
  • 94 — недостачи и потери предприятия.

В зависимости от характера операций используются такие проводки:

  • При выдаче аванса:
    • Дебет 71 — Кредит 50 — сотруднику выдан аванс наличными из кассы, бухгалтер оформил расчётно-кассовый ордер (РКО), сотрудник его подписал.
    • Дебет 71 — кредит 51: аванс перевели со счёта фирмы на счёт работника. Подтверждением выдачи аванса служит банковская платёжка.
  • Для закрытия выданных работнику сумм по возвращении работника из командировки:
    • Дебет 10 — Кредит 71 — покупка материалов (если они приобретались во время командировки).
    • Дебет 41 — Кредит 71 — покупка товаров.
    • Дебет 20 — Кредит 71, Дебет 26 — Кредит 71, Дебет 24 — Кредит 71 — торговая или производственная деятельность предприятия.
  • Для расчётов при недоиспользовании или перерасходе аванса:
    • Дебет 50 — Кредит 71 — сотрудник израсходовал аванс не полностью, остаток вернул в кассу наличными.
    • Дебет 51 — Кредит 71 — аванс израсходован не полностью, остаток работник перечислил на расчётный счёт.
    • Дебет 71 — Кредит 50 — сумма перерасхода возвращена работнику наличными из кассы, оформлен расходный кассовый ордер.
    • Дебет 71 — Кредит 51 — сумма перерасхода перечислена с расчётного счёта предприятия на расчётный счёт работника.
    • Дебет 94 — Кредит 71 — аванс в части, за которую работник не отчитался (например, потому что потерял подтверждающие документы), или в сумме не утверждённых работодателем расходов, списывается с недостачи компании.
    • Дебет 70 — Кредит 94 — часть аванса, подлежащая возврату, подлежит удержанию из зарплаты работника.

Фотогалерея: варианты проводок по командировочным расходам

Пример учёта расходов на командировку

Компания направила в командировку сотрудника на 10 дней. Его суточные равны одной тысяче рублей в день, на дорогу туда и обратно он потратил 10 тысяч рублей, в том числе НДС 1800 рублей. Проживание в гостинице обошлось ему в восемь тысяч рублей, в том числе НДС 1440 рублей. Компания является плательщиком НДС.

Сумма аванса сотруднику составила 25 тысяч рублей.

Подтверждённые командировочные расходы составили:

Проезд — 10 тысяч рублей.

Проживание — 8 тысяч рублей.

Суточные — 10 тысяч рублей.

Итого: 28 тысяч рублей, в этой сумме авансовый отчёт был утверждён.

Учитывая, что сумма аванса была равна 25 тыс., перерасход составил 3 тысячи рублей.

kadrovik.guru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.