Как проводится инвентаризация кассы

Порядок проведения инвентаризации кассы на территории России установлен Федеральным законом от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», Приказом Минфина РФ от 29.07.1998 г. № 34н «Об утверждении Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ», Приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».

Цель проведения инвентаризации кассы — проверка правильности и реальности текущего учета кассовых операций, выявление ошибок в расчетах, контроль над сохранностью денежных средств и денежных документов в кассе, соблюдение принципа материальной ответственности должностных лиц.

В каких случаях проводится инвентаризация кассы?

Существует два вида инвентаризаций кассы — плановая инвентаризация и внеплановая (внезапная) ревизия кассы.

Плановая инвентаризация кассы осуществляется в случаях, установленных нормативно-правовыми актами, ее сроки и регламент проведения утверждаются заранее в учетной политике и других дополнительных распорядительных документах организации.

Так, обязательно проведение инвентаризации кассы:


  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
  • при форс-мажорных обстоятельствах, в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций;
  • при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина (основание — п. 1.5 Методических указаний № 49).

Внеплановая инвентаризация кассы (ревизия), напротив, проводится внезапно, неожиданно для материально ответственного лица с целью проверки его добросовестности и компетентности. Например, ревизии кассы осуществляется:

  • для усиления системы внутреннего контроля на предприятии;
  • выявления причины возникшей ошибки в учете;
  • по требованию ревизоров, следственных и контрольных органов.

Действующим законодательством не определены сроки проведения внезапной (внеплановой) инвентаризации кассы, поэтому организациями и предпринимателями они определяются самостоятельно. В приказе о внеплановой инвентаризации следует указать причину проведения такой инвентаризации кассы.

Кто проводит инвентаризацию кассы?

Для проведения инвентаризации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств создаются рабочие инвентаризационные комиссии (основание — п. 2.2 Методических указаний N 49).

Состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель. Документами о составе комиссии могут быть приказ, постановление, распоряжение и т п. (основание — п. 2.3 Методических указаний N 49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются:

  • представители администрации организации;
  • работники бухгалтерской службы;
  • представители службы внутреннего аудита или сотрудники независимых аудиторских компаний;
  • сотрудники службы безопасности или другие специалисты компании (экономисты, менеджеры и др.).

Следует иметь в виду, что отсутствие даже одного утвержденного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными (основание — п. 2.3 Методических указаний № 49).

Нормативные документы не обязывают ежегодно переиздавать приказ о составе инвентаризационной комиссии в том случае, если в организации отсутствовали кадровые перестановки.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Непосредственно перед началом проведения инвентаризации все кассовые операции прекращаются, комиссии предоставляются последние приходные и расходные кассовые документы. Материально ответственные лица подтверждают, что все расходные и приходные документы сданы в бухгалтерию или переданы комиссии, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, все выбывшие средства списаны в расход.

Далее проводится сама инвентаризация кассы, которая включает в себя полный подсчет имеющейся наличности в кассе. Пересчет денег производится под строгим наблюдением всех членов комиссии. Выявленную сумму денежных средств сравнивают с остатками по данным первичных документов и бухгалтерской программы, обязательно проверяются и показатели ККМ.


В то случае, если в организации осуществляются наличные расчеты с применением ККМ, инвентаризация кассы начинается с проверки фактического наличия в операционных кассах контрольно-кассовой техники, при этом должны быть в наличии документы, связанные с приобретением, регистрацией и вводом в эксплуатацию каждой ККМ.

На практике возможны три варианта результата инвентаризации кассы: соответствие данных учета фактическому наличию денежных средств, выявлена недостача, обнаружен излишек денежных средств в кассе.

Оформление результатов проведения инвентаризации кассы

Для оформления результатов инвентаризации денежных средств в кассе, а также разных ценностей и документов (наличных денег, марок, чеков (чековых книжек) и других), находящихся в кассе могут оформляться «Акт инвентаризации наличных денежных средств» по форме ИНВ-15 и «Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности» по форме ИНВ-16.

Результаты проведенной инвентаризации денежных средств в кассе оформляются актом в двух экземплярах и подписываются всеми членами комиссии и лицами, ответственными за сохранность ценностей, и доводятся для сведения руководителя организации. Один экземпляр акта передается в бухгалтерию организации, второй остается у материально ответственного лица.

При смене материально ответственных лиц акт составляется в трех экземплярах. Один экземпляр передается материально ответственному лицу, сдавшему ценности, второй — материально ответственному лицу, принявшему ценности, и третий — в бухгалтерию.


Для отражения результатов внезапной проверки фактического наличия денежных средств, находящихся в кассе организации или предпринимателя, применяется «Акт о проверке наличных денежных средств кассы» по форме № КМ-9.

Фактический остаток денежной наличности в кассе сверяется с данными журнала кассира-операциониста, оформляемого по форме № КМ-4. При расхождении результатов сумм на контрольной ленте с суммой наличных денежных средств устанавливается причина расхождения, а выявленные недостачи или излишки заносят в соответствующие графы журнала кассира-операциониста, затем оформляется «Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины» по форме  № КМ-1. Применение акта по форме КМ-1 обязательно при использовании ККТ (основание – Письмо ФНС России от 23.06.2014 N ЕД-4-2/11941).

В том случае, если в результате проведения инвентаризации кассы была выявлена недостача, руководителем принимается решение об удержании суммы недостачи с материально ответственного лица или если в недостаче нет вины кассира или она не доказана о списании недостачи за счет средств организации. Решение руководителя отражается на оборотной стороне акта.


Недопустимо хранение личных денежных средств работников в кассе организации, потому что не только недостача, но и излишек денег в кассе является нарушением кассовой дисциплины. Выявленные в кассе излишки денежных средств должны быть изъяты комиссией, оприходованы и также отражены в акте. Помарки, подчистки и исправления в инвентаризационных описях запрещены (основание — п. 2.9 Методических указаний № 49).

В бухгалтерском учете результаты инвентаризации кассы в зависимости от ее результата оформляются проводками:

  • Дебет 50 Кредит 91-1 — Выявлена сумма излишка в кассе;
  • Дебет 94 Кредит 50 — Выявлена сумма недостачи в кассе;
  • Дебет 73 Кредит 94 — Выявленная недостача в кассе отнесена на виновных лиц;
  • Дебет 91-2 Кредит 94 — Возмещена (погашена) недостача наличных денежных средств в операционной кассе за счет прочих расходов организации.

В заключении хочется сказать о том, что своевременно проведенная инвентаризация денежных средств в кассе — это прежде всего залог сохранности денежных средств компании, поэтому к процедуре инвентаризации кассы всегда стоит подходить со всей серьезностью и должной основательностью.


Ольга Ульянова,
эксперт по вопросам бухгалтерского, налогового и управленческого учета, финансовый директор и совладелица консалтинговой компании «ЭКВИТИ ОМ» (сервис-паровоз). Имеет два высших образования — экономическое и юридическое. Стаж работы в холдинговых структурах, крупных международных компаниях на руководящих позициях (главный бухгалтер, финансовый директор, заместитель генерального директора по бухгалтерскому учету и аудиту, аудитор).

kontur.ru

Когда обязательна процедура?

Инвентаризация кассы проводится:

  1. При передаче имущества компании в аренду, его продаже, выкупе, а также в предусмотренных законодательством случаях при преобразовании муниципального/государственного унитарного предприятия.
  2. При выявлении фактов порчи ценностей, злоупотреблений, хищения.
  3. При реорганизации (ликвидации) компании перед составлением соответствующего баланса и в прочих случаях, установленных в законодательстве или нормативных актах Минфина.
  4. Перед формированием бухгалтерской отчетности за год.
  5. В случае пожара, стихийных бедствий, аварий и прочих ЧС, спровоцированных экстремальными условиями.

Учетная политика может предусматривать иные случаи, при которых выполняется инвентаризация кассы. Вместе с этим должны быть установлены сроки ее осуществления (например, ежеквартально).

Порядок проведения инвентаризации кассы


Проверка операций и их документального оформления осуществляется в ходе выездного и внутреннего контроля. Первый выполняется учредителем, уполномоченными органами. Статья 19 ФЗ, регламентирующего ведение бухучета, предписывает обязанность хозяйствующего субъекта осуществлять внутреннюю проверку операций, совершенных на предприятии. Порядок инвентаризации кассы предусматривает формирование комиссии, действующей постоянно. Ее состав утверждается распоряжением (постановлением, приказом) руководства компании. В случае отсутствия хотя бы одного участника комиссии при инвентаризации кассы результаты проверки признаются недействительными.

Документальное оформление

До начала сверки фактического наличия денег комиссия получает приходные и расходные ордера (для каждого из них есть свой образец). Инвентаризации кассы (в рамках внешнего и внутреннего контроля) оформляются:

  1. Сличительной ведомостью (описью ф. 0504086). Она необходима для отражения итогов проверки денежных документов и бланков отчетности. В описи фиксируются расхождения между данными по фактическому наличию учетных объектов и сведениями бухучета посредством их сопоставления.
  2. Ведомостью ф. 0504088. Этот документ используется для отражения итогов проверки денежной наличности — сведений о фактическом количестве средств в кассе и по учетным сведениям, по излишкам и недостаче, обнаруженным при инвентаризации, номерам последних расходного и приходного ордеров.

Если при проведении проверки были выявлены лишние средства, недостаток их либо прочие отклонения от данных бухучета, составляется ведомость расхождений. В ней указываются показатели по каждому объекту в стоимостном и количественном выражении. На основании этой ведомости составляется акт инвентаризации кассы. Бланк этого документа является типовым и утвержден на законодательном уровне (ф. 05040835). Указанная выше схема используется при выполнении внутренней проверки. В рамках выездного контроля оформляется только документ, отражающий результаты, которые показала инвентаризация кассы (бланк можно увидеть в статье).

Особенности процедуры

Инвентаризация кассы может предусматривать:

  1. Выборочную проверку правильности ведения журнала по операциям с наличностью и безналом.
  2. Сверку первичной документации с выписками по счетам, открытым в территориальных подразделениях Федерального казначейства, контроль законности ее оформления.
  3. Проверку своевременности и полноты оприходования средств, которые поступают в кассу.
  4. Контроль правильности списания денег на затраты, использования по целевому назначению.
  5. Проверку сохранности и наличия средств.
  6. Контроль соблюдения порядка составления записей Кассовой книги.
  7. Проверку соблюдения установленного лимита по остатку денег.
  8. Контроль наличия заключенного договора о материальной ответственности лица, уполномоченного фиксировать и выполнять кассовые операции.

Составленный по результатам проверки акт инвентаризации кассы подписывается всеми членами уполномоченной комиссии.

Важный момент

В процессе подсчета фактического присутствия в кассе объектов к учету принимаются наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги. К ним в том числе относят авиабилеты, путевки в санатории, вексельные, почтовые и прочие марки и так далее. Проверка фактического количества бланков строгого учета осуществляется по их видам (к примеру, по талонам на ГСМ). При этом учитывается начальный и конечный номер того или другого документа. Проверку проводят и по каждому участку хранения, и материально ответственному лицу.

Превышение установленного предела наличности

Акт инвентаризации кассы может показать несоблюдение утвержденного лимита по остатку денег. С 1 января 2013 года проведение кассовых операций осуществляется казенными учреждениями по Положению №373-П. Этим документом предусматривается, что для осуществления наличных расчетов следует ввести максимально допустимый предел средств, который может присутствовать на предприятии в месте осуществления данных операций. Накопление в кассе компании наличности сверх утвержденного лимита разрешено в дни выдачи з/п, выплат, входящих в фонд оплаты труда и относящихся к социальным начислениям, стипендий, включая дату получения их с лицевого счета, а также нерабочие, выходные праздничные дни, если юрлицо осуществляет в эти периоды кассовые операции. Максимально допустимый предел устанавливается по правилам, которые приведены в приложении к Положению №373-П, или определяется учредителем относительно подведомственных ему подразделений.

Возложение обязанностей на неуполномоченного работника

Инвентаризация кассы предусматривает проверку надлежащего оформления полномочий ответственного лица. На предприятиях, осуществляющих операции с наличностью, утверждается соответствующая должность. Кассир является материально ответственным лицом, что указывается в трудовом договоре с ним. В случае его отсутствия возложение его обязанностей на другого сотрудника без соответствующего документального оформления не допускается. Для назначения специалиста на временное замещение должности необходимо издать распоряжение (приказ).

Нарушения при оформлении ордеров

Часто инвентаризация кассы выявляет отсутствие подписей в приходных и расходных документах, являющихся основанием для выдачи и получения наличности. В соответствии с п. 2.2 указанного выше Положения, ордера должен визировать главбух или бухгалтер. При их отсутствии право подписи принадлежит кассиру или руководителю предприятия. Ответственное лицо снабжается печатью или штампом с реквизитами, подтверждающими выполнение операции.

Правила отражения в учете

В ходе инвентаризации проверяется наличие подписей руководителя предприятия и главного бухгалтера либо уполномоченных на это лиц на документах, принимаемых к отражению в отчетности. Без этих реквизитов данные бумаги к учету не принимаются. Исключение составляют документы, подписываемые администрацией органа госвласти, местного управления. Особенности оформления этих бумаг установлены в законодательстве и прочих нормативных актах. В остальных случаях отсутствие подписи главного бухгалтера на приходных/расходных ордерах выступает в качестве нарушения кассовой дисциплины.

Обязанности уполномоченного лица

В соответствии с Порядком №40 (п. 20) при получении ордеров либо документов, заменяющих их, кассир должен проверить:

  1. Присутствие и подлинность подписи гл. бухгалтера, а на расходной форме — разрешительной отметки руководителя или уполномоченного лица.
  2. Правильность составления документов.
  3. Наличие приложений, перечисленных в ордерах.

В случае несоблюдения одного из приведенных выше условий кассир обязан вернуть документы обратно в бухгалтерию для исправления ошибок. Расходные и приходные ордера либо заменяющие их формы после выдачи или получения денег должны быть немедленно подписаны ответственным за операции лицом. Приложенная документация погашается штампом либо отметкой «Оплачено» и указанием даты. Таким образом, при применении Порядка №40 отсутствие подписи гл. бухгалтера при наличии ее на заявлении в ходе проведения инвентаризации не будет считаться нарушением кассовой дисциплины.

Спорный момент

В некоторых случаях при инвентаризации контролеры признают нарушением отсутствие подписи кассира рядом с пометкой «Получено» на приходном ордере. Согласно законодательству, поступление средств отражается на основании ф. 0310001. Форма приходного ордера, а также рекомендации по его правильному заполнению приводятся в Постановлении №88. Этот документ регламентирует унифицированные бланки первичной отчетности по учету кассовых операций и результатов инвентаризации. По нормам п. 84 Постановления №88, приходный ордер оформляется как в ходе ручной обработки информации, так и при использовании для этого вычислительно-технических средств. Этот документ выписывается работником бухгалтерии в одном экземпляре, подписывается главбухом или иным уполномоченным лицом и кассиром. Квитанция по ордеру визируется этими же сотрудниками, а также удостоверяется штампом. Документ проходит регистрацию в соответствующем журнале и выдается лицу, сдавшему деньги. Сам приходный ордер оставляют в кассе. В нем указывают:

  1. Содержание выполненной хозяйственной операции в строке «Основание».
  2. Сумму НДС, вписываемую цифрами в строку «В том числе». Если работа, изделие, услуга налогом не облагаются, указывается «Без налога».

В приходном ордере в строке «Приложение» перечисляют первичные и прочие документы с номерами и датами их оформления. В графу «Кредит, код подразделения» вносятся соответствующие сведения по структурному отделу, на который приходуются средства. Таким образом, в Постановлении №88 не содержится требований об обязательном присутствии подписи кассира возле штампа. Такое предписание отсутствует также и в Инструкции №157н. Из этого следует, что отсутствие отметки уполномоченного лица не будет являться нарушением законодательных норм.

www.syl.ru

Кассовая дисциплина: основы

Осуществление любой предпринимательской деятельности предполагает получение, расходование и хранение денежных средств (далее ДС) организацией. Свод правил, регламентирующих порядок оформления подобного рода операций, называется кассовой дисциплиной. Последняя не предполагает в обязательном порядке наличия у организации кассового аппарата. Не зависит она и от выбранной системы налогообложения. Важно одно – если на предприятии имеется движение ДС, кассовую дисциплину необходимо соблюдать в соответствии с установленными нормами.

Она сводится к:

  • оформлению кассовых документов, с помощью которых отслеживается движение ДС в кассе;
  • установлению и соблюдению лимита кассы (см. ниже);
  • выдаче подотчет работникам n-ой суммы денег согласно установленным правилам;
  • соблюдению движения наличных денег по одному договору не более 100 тыс.руб.

Кассовая инвентаризация –  проверка соблюдения кассовой дисциплины.

Кто должен соблюдать кассовую дисциплину?

Кассовую дисциплину соблюдают все организации и ИП, у которых имеется движение ДС. С лета 2014 г. был введен упрощенный порядок ведения кассовой дисциплины (Указание от 11 марта 2014 г. № 3210-У и Указание от 7 октября 2013 г. № 3073-У) В первую очередь это касается индивидуальных предпринимателей, а именно:

  • обязательно формирование только платежных и расчетно-платежных ведомостей (выдача заработной платы);
  • не устанавливаются лимиты по остаткам кассы.

Для всех остальных форм организационной собственности обязательно ведение всех кассовых документов, к числу которых помимо вышеперечисленных относят:

Название

Назначение

Приходный кассовый ордер (ПКО) Оформляется при поступлении ДС в кассу
Расходный кассовый ордер (РКО) Сопровождает выдачу ДС из кассы
Кассовая книга В нее заносятся все операции по ПКО и РКО.В конце каждого рабочего дня данным книги выносится остаток наличных в кассе и сверяют с фактически имеющейся в ней суммой денег
Книгу учета Необходима, если в организации имеется несколько кассиров, в ней отражают данные по передаче средств между старшим кассиром и другими кассирами. Заверяется действие подписями с обеих сторон.

Расчет лимита остатка по кассе. Пример

Лимит остатка – это максимальная сумма ДС, которую можно оставить в кассе на хранение по истечении рабочего дня. Из определения следует, что остаток в кассе может быть меньше заявленной суммы. При фиксировании превышения наличности в кассе по указанному лимиту, к предприятию могут применены штрафные санкции от 40000-50000 руб. (15.1 КоАП РФ). Поэтому руководителю предприятия во избежание подобной ситуации заранее отследить сумму, которая остается в кассе на конец рабочего дня (см. → лимит кассы в кассовой дисциплине в 2018).

Но прежде всего необходимо правильно рассчитать допустимый лимит. Рассчитывается он двумя способами;

Есть выручка Нет выручки*
Выручка в рублях / Расчетный период (за который была произведена выручка), дни * Количество времени, которое прошло между днями сдачи банкнот в банковское учреждение, дни  (не более 7 дней) Объем оборота наличности за отчетный период, в рублях / Расчетный временной отрезок времени, где учтены объем наличных выдач, определяется в днях * Отчетный период между числами получения наличных в банковской структуре, рабочие дни.

*Имеется в виду, что расчеты с контрагентами происходят по безналичному расчету, все остальные операции – с выдачей и получением наличности.

Для наглядности рассчитаем лимиты остатков в обоих случаях:

1.Выручка предприятия за 2015 г составила 350000 руб. Организация работает по графику, не предусматривающему выходные дни. Наличные в банк предоставляются кассиром по понедельникам, средам и пятницам.
Лимит остатка=350000/31*2=22580,65 руб.

2.Организация розничной торговли работает на УСН. Все расчеты с заказчиками происходят в безналичной форме. Необходимая сумма наличности, которая идет на оплату счетов с поставщиками берется из банка. За расчетный период был выбран декабрь. Итого имеем за этот период обналиченную сумму денег из банка в размере 60 000 руб., зарплата рабочим также выплачивается по безналу, рабочих дней за указанный период 20, наличные в банк поступают по понедельникам и четвергам.

Лимит остатка = 60000/20*3=90000 руб.

Цели и задачи инвентаризации кассы

Касса – место хранения и учета не только наличных и безналичных ДС, кассовые документы и все имеющиеся ценности. К последним относят авиабилеты, путевки в санаторий, ценные бумаги, бланки и т.п. Суть инвентаризации отражается в поставленных перед ней задачами:

  • недопущение хищения средств из кассы;
  • проверка соответствия данных, отраженных в кассовых документах с фактически имеющимися наличными и иными ценностями;
  • удостовериться в правильности ведения учетных документов;
  • выявление нарушений ведения кассовых операций

Для проведения инвентаризации создается инвентаризационная комиссия, цель которой не просто выявить правильность или нарушение кассовой дисциплины и иных недочетов ведения кассовой документации, но также выявить причины несоответствия с целью дальнейшего их предотвращения (см. → какая ответственность при нарушении кассовой дисциплины в 2018).

Инвентаризационная комиссия устанавливает:

  • определяет круг лиц, если те имеются, несущих материальную ответственность за сохранность ценностей, находящихся на кассовом учете, а также размер этой ответственности;
  • определяет размер дебиторской задолженности и возможные сценарии ее сокращения;
  • выясняет, откуда могли появиться недостача или излишек;
  • по факту несоответствия отраженным данным по кассовым документам с фактически имеющимся в кассе ценностям потребовать от материально-ответственных лиц подробные объяснения.

Мероприятия по инвентаризации проводят согласно регламенту, описанному в Методических рекомендациях по инвентаризации им. и фин. обязательствам, а также Порядком ведения кассовых операция в России.

Какова периодичность и обязательно ли проведение ревизии?

Инвентаризации кассы – это запланированное мероприятие, периодичность которого может быть прописана в учетной политике предприятия. На предприятии проводится как минимум одна ежегодная проверка наличности в кассе, дата проведения которой известная за ранее. Необходимы также

Обязательный характер инвентаризации присутствуют в следующих случаях:

  • перед датой составления годовой бухгалтерской отчетности;
  • если предприятию предстоит процедура реорганизации, ликвидации или иного преобразования;
  • меняется кассир;
  • замечено хищение или недостача.

Инвентаризация кассы является инструментом внутреннего контроля для оценки ведения хозяйственных операций. Результаты инвентаризации способны помочь в подготовке к аудиторской проверке. Внезапные проверки способствуют сокращению нарушений в части ведения кассовых документов и учета наличности в кассе.

Порядок проведения инвентаризации кассы

Поскольку инвентаризации – один из самых эффективных способов оценки наличности в кассе, порядок ее проведения должен быть четко регламентирован, чтобы не вызывало сомнений правильность отражения результатов ревизии.

Инвентаризацию кассы условно можно поделить на 4 этапа представленных в таблице ниже:

Этап

Содержание

I.Подготовка ·   Руководителем (директором) подписывается приказ о проведении проверки наличности в кассе, в котором оговариваются дата инвентаризации, сроки предоставления отчетов о результатах проверки, утверждается приказ с составом инвентаризационной комиссии.

·   Кассир в письменной форме подтверждает, что все кассовые документы переданы бухгалтерии для дальнейшей проверки. Делается это с целью предотвращения появления якобы неучтенных документов после проведения проверки.

 

II.Проверка реального наличия ДС Члены инвентаризационной комиссии считают по факту остаток наличности в кассе. Ценные бумаги и иные ценности пересчитывают полистно. Если речь идет о крупной сумме наличных средств, составляется инвентаризационная опись с указанием номинала купюр и их количеством. Данные записываются и отождествляются с цифрами, предоставленными кассирами на начало проведения ревизии кассы.

Помимо пересчета ценностей учитываются условия хранения ДС, правильной работы программного обеспечения, в частности отражения и учета кассовых документов в системе.

III.Оформление акта ИНВ-15 Результаты проверки заносятся в акт инвентаризации по форме ИНВ-15, который подписывается всеми членами инвентаризационной комиссии. При надлежащем ведении кассовой отчетности, результат по ходу проверки должен совпасть с данными, отраженными в кассовых документах. Результаты (отклонение в большую или меньшую сторону, совпадение) заносят в сличительной ведомости.
IV. Анализ результатов Выявление нарушений и дальнейший учет отклонений.

Какие нарушения могут быть выявлены и учет результатов

  1. Нарушение в стоимостном выражении установленных лимитов остатков по кассе (превышение допускается ли в дни выдачи заработной платы).
  2. Не соответствии фактически имеющейся наличности в кассе с данными кассовых документов (превышение или недостача)
  3. Списание сумм без имеющихся на то подтверждающих документов.
  4. Отсутствие или некорректное заполнение первичных документов.
  5. Ведение кассовых документов  с ошибками и т.п.

Надлежащее проведение ревизий направлена на снижении рисков растраты кассы, надлежащее ведение кассовых документов, а следовательно правильности ведения бухгалтерского учета, и в целом способствует финансовой стабильности организации вне зависимости от ее правовой формы.

Ответы на часто задаваемые вопросы по инвентаризации кассы

Вопрос №1. Обязательно ли ежегодно издавать приказ о составе инвентаризационной комиссии?

Нормативные акты, регламентирующие данный вопрос, не обязывают к этому. Необходимость возникает, если обновились члены инвентаризационной комиссии. В этом случае приказ необходимо обновлять, как только изменился состав инвентаризационной комиссии.

Вопрос №2. В учетной политике организации четко прописаны периодичность проведения инвентаризации наличности и ценностей в кассе. Правомерно ли со стороны руководства фирмы проведение внеплановой проверки?

Действующие нормативно-правовые акты не противоречат проведению внеплановой проверке. Ее правомерность должна быть подкреплена приказом руководителя организации.

Вопрос №3. Необходимо ли проводить регулярную инвентаризацию кассы если установлен нулевой лимит.

Нулевой лимит никак не влияет на периодичность проведения инвентаризации. Он лишь предполагает недопущение остатков наличных денег в кассе на конец дня. Однако, движение ДС на протяжении рабочих суток будет, а значит необходимо правильное отражение всех хозяйственных операций.

Вопрос №4. Необходимо ли проводить инвентаризацию кассы, если за предприятием числится только директор, и надо ли при этом создавать инвентаризационную комиссию?

Комиссия предполагает состав минимум из двух человек, поэтому создание ее на предприятии, где числится только директор априори невозможно. Отсутствие инвентаризационной комиссии не освобождает от необходимости проведения ревизии. Только в данном случае вся ответственность за частоту проверки ляжет на директора, согласно соответствующим положениям в законе «О бухгалтерском учете».

Вопрос №5.  На момент проведения инвентаризации один из членов комиссии не смог присутствовать в виду болезни. Имеется на руках справка, подтверждающая нахождения человека на больничном в этот период времени. Являются ли легитимными результаты проверки.

Отсутствие даже одного члена комиссии пусть и по уважительной причине является основанием для признания инвентаризации кассы недействительной. В обязательном порядке все члены комиссии, указанные в приказе руководителя учреждения должны физически присутствовать в момент проверки, а результаты проверки подтверждены живой подписью каждого заявленного человека. Как правило, инвентаризационная комиссия состоит из бухгалтеров, аудитора и собственно руководителя организации.

online-buhuchet.ru

Для обеспечения достоверности предоставляемых данных по бухгалтерскому учету и отчетности каждым предприятием в обязательном порядке проводится инвентаризация кассы и имущества. Проведение ревизии направлено на проверку и контроль сохранности денежной наличности и прочих ценностей, находящихся в кассе.

Инвентаризация кассы может проводиться в соответствии с установленным графиком, то есть планово или внезапно (внепланово).

Обязательными случаями проведения контроля являются:

— перед сроком составления бухгалтерской годовой отчетности;

— при ликвидации, реорганизации или преобразовании предприятия;

— при смене кассового работника;

— в случае обнаружения хищения или недостачи.

Инвентаризация кассы проводится согласно Положению о порядке ведения кассовых операций. Данным документом установлено, что, помимо ежегодной проверки, обязательны внезапные инвентаризации с пересчетом всей наличности и других ценностей. Количество ревизий не ограничено. Как правило, число их определяется соответствующей отметкой в учетной политике предприятия.

До 2012 года порядок кассовых операций определялся Методическими указаниями, установленными еще в далеком 1993 году. С 1 января прошлого года в силу вступило новое Положение о порядке ведения кассовых операций с монетой и банкнотами Банка России на территории России №373-П. Данное положение распространяется на ИП, организации, перешедшие на УСН и юридические лица, в обязательном порядке ведущие бухгалтерский учет. Определенные моменты установлены для получателей — организаций бюджетных средств. Устаревшие документы не упоминали способы ведения учета для индивидуальных предпринимателей, в связи с резким расширением сектора малого бизнеса, новое положение было просто необходимо.

Согласно новому положению, инвентаризация кассы, то есть порядок ее проведения, сроки и документальное обеспечение, не изменились. Однако касса предприятия (сама комната, в которой хранятся денежные средства, ценности и важная документация) теперь не оборудуется, как было установлено ранее, и штрафы за несоответствие отменили.

Перед проведением ревизии создается инвентаризационная комиссия, утверждаемая приказом руководителя организации. Как правило, сюда входят: главный бухгалтер предприятия, руководители отделов аудита, контроля и само руководство. В первую очередь проверяется остаток учетный, то есть тот, который отражен в текущем отчете кассира. Данную величину сравнивают с фактическим наличием денежных средств в кассе. Если фактический остаток превышает учетный, то это излишек денежных средств, который признается внереализационным доходом предприятия. В случае обнаружения недостачи, та величина, которой нет в наличии, подлежит взысканию с кассового работника.

Ценности, находящиеся в кассе, пересчитываются поштучно. Сюда могут входить путевки в санатории, ценные бумаги и бланки, билеты и прочее. Ценные бумаги, а также бланки документов строгой отчетности считают полистно (по видам, в соответствии с их начальными и конечными номерами).

В конце ревизии составляется Акт о проведении инвентаризации, где указывается наличие всех ценностей, их стоимость, а также порядковые номера последних расходных, приходных ордеров. В случае выявления несоответствия строку с объяснением возникновения недостач или излишков заполняет кассир.

fb.ru

Порядок проведения инвентаризации кассы

Процедура проведения инвентаризации предполагает несколько шагов: подготовка, проверка реального наличия средств и тождественность его с учетными бухгалтерскими данными, оформление акта инвентаризации и анализ полученных сведений.

Порядок проведения инвентаризации кассы На этапе подготовки руководителем предприятия формулируется приказ о проведении инвентаризации кассы, который определяет дату проведения инвентаризации, сроки предоставления материалов по результатам проверки и учреждается комиссия во главе с председателем и в количестве не меньше трех человек. Комиссия обеспечивает точность и полноту внесение информации, своевременность и обоснованность формирования материалов проверки. Важно отметить, что отсутствие даже одного члена комиссии, служит причиной для признания недействительными результатов проверки.

Непосредственно инвентаризация начинается с письменного подтверждения кассиром того, что все приходные и расходные кассовые документы, на основании которых осуществлялось движение денежных средств, учтены в отчете и переданы в бухгалтерию или предъявлены комиссии, а также все наличные поступления в кассу — оприходованы, а расходы — отражены по соответствующим статьям.

Эта мера заранее предотвращает возможные заявления материально ответственных лиц, после проверки кассы, о существовании документов, не учтенных в последнем кассовом отчете. Остаток по кассе, указанный в отчете является учетной величиной, с которой сличается фактический выведенный показатель.

В ходе документальной проверки комиссия удостоверяется:

  • в следовании порядку кассовой дисциплины
  • соблюдении правил порядка приема и выдачи наличных
  • достоверности сведений по операциям с обслуживающим банком
  • документальном подтверждении списания денежных средств
  • наличии договора о материальной ответственности кассира

Особое внимание уделяется кассовой книге, которая требует дополнительного контроля следования правилам ведения:

  • последовательность нумерации страниц
  • книга должна быть прошнурована и опечатана
  • записи в книги должны быть сделаны своевременно и документально подтверждены, подчистки и несогласованные исправления не допускаются
  • должен соблюдаться правильный подсчет итоговых сумм и перенос записей остатков с одной страницы на другую.

В условиях автоматизации системы бухгалтерского учета при проверке кассовой книги производится установление правильности работы инструментов программного обеспечения для обработки кассовых документов.

Параллельно в ходе инвентаризации комиссией проверяются условия оснащения сохранности денежных средств:

  • наличие в помещении кассы сейфов
  • работающей сигнализации в кассе
  • обеспечение пожарной безопасности
  • условия сохранности при доставке с банка

Акт инвентаризации кассы

При добросовестном ведении учета кассовых операций и корректной работе кассира, сумма фактического остатка денежной наличности совпадает с учетным. Расхождения свидетельствуют об обнаружении недостачи либо излишка, что говорит об ошибках или злоупотреблении работниками. В этом случае ответственными лицами проводятся служебные расследования по выявлению причин их образования, наказанию виновных и предупреждению подобных ситуаций в дальнейшем.

Результаты инвентаризации (отклонения или полное соответствие) отражаются в сличительной ведомости.

Ведомость служит основанием для обобщения полученной информации в бланке акта инвентаризации кассы формы № ИНВ-15, в котором обязательно заполняется:

  • полное название предприятия, структурного подразделения, вид деятельности.
  • номер акта и дата его составления
  • номер и дата приказа, на основании которого, проводилась инвентаризация
  • подпись материально ответственного лица и расшифровка ФИО.

В графах табличной части отражаются:

  • фактическое количество в кассе денежных средств, ценных бумаг и прочих денежных документов, и сумма по данным учета прописью
  • результат сопоставления этих позиций (излишек или недостача)
  • номера последних документов движения по кассе (приходных и расходных кассовых ордеров)

Порядок проведения инвентаризации кассы В специальном разделе акта кассир обязан письменно объяснить причины обнаруженных нарушений. Информация по акту доводится до сведения руководства предприятия, затем утверждаются дальнейших мероприятиях по итогам инвентаризации.

Составляется акт инвентаризации кассы в двух экземплярах, а в случае нового назначения кассира — в трех, подписывается материально ответственным лицом и всеми членами инвентаризационной комиссии. Оригинал акта сдается в бухгалтерию, копия остается у материально-ответственного лица.

Как найти контрагента по ИНН или ОГРНКак происходит проверка контрагента по ИНН?

Как правильно рассчитать ЕНВД, читайте в нашей статье.

Порядок заполнения формы 4-ФСС на 2015 год: http://boss-consult.ru/otchet/fss/zapolnenie-formy-4-fss-na-2015-god.html

Возможные нарушения в инвентаризации

Нарушения, выявляемые при проверке, могут возникать как в результате халатности и невнимательности материально-ответственного лица, так и преднамеренного искажения данных, а также как результат отсутствия на предприятии отлаженной системы проведения внезапных проверок.

На практике наиболее часто обнаруживаются:

  • отсутствие первичных кассовых документов
  • некорректное оформления кассовых документов
  • математические ошибки при итоговых подсчетах
  • излишнее списание денег с кассы, списание сумм без документальных оснований
  • вторичное использование одних и тех же документов
  • несвоевременное заполнение учетных регистров
  • отсутствие печатей, подписей руководителя или главного бухгалтера
  • списание сумм без оснований или использование в качестве учетных документов различного вида расписок
  • отсутствие росписей на расходных кассовых документах получателей средств
  • выполнение во время отсутствия кассира его обязанностей другим работником без документального оформления и др.

Таким образом, качественное и регулярное проведение инвентаризаций денежных средств в кассе обеспечивает соответствие между фактическими и учетными данными, предотвращает случаи растраты денежных средств и гарантирует надлежащее ведение учета согласно требованиям, предъявляемым кассовым операциям, что в целом способствует финансовой стабильности предприятия.

boss-consult.ru

Когда проведение инвентаризации кассы обязательно?

В пункте 1.5 Методических указаний № 49 поименованы случаи, когда проведение инвентаризации кассы обязательно, а именно:

  • при передаче имущества организации в аренду, выкупе, продаже, а также в случаях, предусмотренных законодательством при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
  • перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
  • при смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
  • при установлении фактов хищений, злоупотреблений, порчи ценностей;
  • в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
  • при ликвидации (реорганизации) организации перед составлением ликвидационного (разделительного) баланса и в других случаях, предусмотренных законодательством РФ или нормативными актами Минфина.

В учетной политике могут быть установлены иные случаи, когда обязательно проведение инвентаризации кассы, и сроки ее проведения (например, может быть предусмотрена ежеквартальная инвентаризация).

Какими документами оформляется проведение инвентаризации?

Касса инвентаризируется в ходе выездной проверки (которая проводится учредителем, различными контрольными органами) и в результате мероприятий внутреннего контроля.

В статье 19 Закона о бухгалтерском учете установлено, что экономический субъект обязан организовать и осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Для проведения инвентаризации в рамках внутреннего контроля в учреждении создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия, которая в том числе осуществляет проверку кассы (п. 2.2 Методических указаний № 49). Состав этой комиссии ­утверждается приказом (постановлением, распоряжением) руководителя организации (п. 2.3 Методических указаний № 49).

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации учреждения, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (ревизоры, экономисты и т. д.).

Отсутствие хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания ее результатов недействительными.

До начала проверки фактического наличия денежных средств в кассе учреждения инвентаризационная комиссия получает приходные кассовые ордера (ф. 0310001) и расходные кассовые ордера (ф. 0310002), составленные в день проведения кассовых операций, которые еще не были отражены в кассовой книге (ф. 0504514).

При проведении инвентаризации (как в рамках внутреннего контроля, так и при внешних проверках) оформляются:

– инвентаризационная опись (сличительная ведомость) бланков строгой отчетности и денежных документов (ф. 0504086).

Она применяется для отражения результатов проверки бланков строгой отчетности и денежных документов, проведенной в учреждении. Заметим, что согласно п. 50 Инструкции № 162н денежные документы хранятся в кассе учреждения.

В инвентаризационной описи (ф. 0504086) выявляются расхождения между сведениями о фактическом наличии объекта учета и данными бухгалтерского учета путем их сопоставления;

– инвентаризационная опись наличных денежных средств (ф. 0504088). Она применяется для отражения результатов проведенной инвентаризации наличных денежных средств в кассе учреждения, то есть сведений о наличии денежных средств в кассе учреждения фактически и по учетным данным (цифрами и прописью), сведений по недостаче и излишкам, выявленным по результатам инвентаризации, номеров последних приходного и расходного кассовых ордеров.

Если в ходе проведения инвентаризации (в рамках внутреннего контроля) были выявлены излишки, недостача или иные отклонения фактических показателей от данных бухгалтерского учета, оформляется ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092). В ней фиксируются установленные расхождения с данными бухгалтерского учета: недостачи или излишки по каждому объекту учета в количественном и стоимостном выражении.

Ведомость расхождений по результатам инвентаризации (ф. 0504092) является основанием для составления акта о результатах инвентаризации (ф. 0504835).

При проведении выездной инвентаризации кассы ее результаты отражаются в акте, составляемом по ее итогам.

Каковы особенности проведения проверки кассы?

Инвентаризация кассы предполагает:

  • выборочную проверку ведения журнала операций по счету «Касса», журнала операций с безналичными денежными ­средствами;
  • сверку первичных бухгалтерских документов с выписками по лицевым счетам, открытым в территориальных органах федерального казначейства, проверку правильности и законности их оформления;
  • контроль за полнотой и своевременностью оприходования денежных средств, поступающих в кассу;
  • проверку правильности списания денежных средств на расходы, использования их по целевому назначению (на выдачу заработной платы, командировки, хозяйственные нужды и т. д.);
  • проверку наличия и сохранности денежных средств;
  • контроль за соблюдением порядка ведения записей в кассовой книге;
  • проверку наличия договора о материальной ответственности кассира;
  • проверку соблюдения лимита остатка денежных средств в кассе.

При подсчете фактического наличия ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы (почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.) (п. 3.40 Методических указаний № 49).

Проверка фактического наличия бланков документов строгой отчетности производится по видам бланков (например, по талонам на ГСМ) с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам (п. 3.41 Методических указаний № 49).

Какие нарушения выявляются в ходе инвентаризации кассы?

Как показывают результаты проверок, в ходе инвентаризации кассы выявляются следующие нарушения.

Несоблюдения установленного лимита остатка денежных средств в кассе учреждения

С 1 января 2013 года ведение кассовых операций казенными учреждениями осуществляется в соответствии с Положением № 373-П. Данным документом предусмотрено, что для ведения наличных денежных расчетов учреждению следует установить максимально допустимую сумму наличных денег, которая может храниться в месте для проведения кассовых операций, определенном руководителем юридического лица после выведения в кассовой книге (ф. 0504514) суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня (лимита остатка наличных денег).

Нормы п. 1.4 Положения № 373-П допускают наличие денежных средств в кассе учреждения в объеме, превышающем установленный лимит остатка наличных денежных средств, в выходные и праздничные дни.

Как определено в названном пункте, казенные учреждения обязаны хранить на лицевых счетах наличные деньги сверх установленного лимита остатка наличных денег (свободные денежные средства).

Накопление казенным учреждением наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, входящих в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы, и выплат социального характера (других выплат), включая день получения наличных денег с лицевого счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни, если юридическое лицо производит в эти дни кассовые операции.

В других случаях накопление юридическим лицом в кассе наличных денег сверх установленного лимита остатка наличных денег не допускается.

Данный лимит определяется по правилам, приведенным в приложении к Положению № 373-П, либо устанавливается учредителем в отношении подведомственных ему учреждений.

Возложение обязанностей кассира на работника ввиду отсутствия работника, постоянно выполняющего функции кассира

При временном отсутствии работника, выполняющего обязанности кассира, его трудовые обязанности выполняет другой сотрудник без документального оформления. Как установлено в п. 1.6 Положения № 373-П, кассовые операции у юридического лица ведутся кассовым или иным работником, определенным указанными лицами из числа сотрудников этого юридического лица, с установлением работнику соответствующих должностных прав и обязанностей, с которыми он должен ознакомиться под подпись. Иными словами, на выполнение трудовых обязанностей временно отсутствующего кассира должен быть назначен приказом (распоряжением руководителя) другой сотрудник, причем дата приказа должна соответствовать дате начала периода отсутствия кассира.

Например, И. А. Иванов, выполняющий в учреждении функции кассира, с 19.08.2013 отбывает в отпуск. Об этом свидетельствует рапорт И. А. Иванова, подписанный руководителем учреждения. В приказе о возложении обязанности кассира на другого работника должна быть проставлена дата до 19.08.2013.

www.klerk.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector