Все операции по кассе организации отражаются в кассовой книге предприятия, которая ведется изо дня в день по всем видам деятельности. Данный регистр составляет кассир на основании приходных и расходных ордеров, а правильность ее заполнения контролирует главный бухгалтер. При проверке кассы банк и налоговые органы в первую очередь запрашивают именно этот документ, так как в нем содержится вся информация о наличных денежных потоках фирмы.
Порядок ведения кассовых операций
[ads-pc-3] [ads-mob-3]
Указание Банка РФ №3210-У от 11 марта 2014 определяет как правильно вести кассовую книгу.
Она должна быть в организации одна независимо от используемых систем налогообложения, за исключением компаний, которые выступают платежными агентами или банковскими платежными агентами в силу действия одноименных договоров. В соответствии с законодательством они должны организовать раздельный учет собственных средств и поступлений по агентским договорам.
Если фирма имеет обособленной подразделения, в нем также должна вестись отдельная кассовая книга. При этом если подразделение имеет свой баланс, то копии листов книги, заверенные печатями и подписями в отчетные периоды передаются в головную компанию. Если оно не выделено на отдельный баланс, то в самом структурном подразделении остаются заверенные копии, а оригиналы направляются в вышестоящую организацию.
Для индивидуальных предпринимателей возможен упрощенный порядок ведения операций по кассе, который в случае составления специальных регистров (книга доходов и расходов), разрешает не вести этот документ.
Кассовая книга заполняется на год.
Оформление кассовой книги предприятия
В организациях должна использоваться унифицированная форма КО-4. Составление кассовой книги может осуществляться двумя способами — вручную и с использованием специализированной программы.
Для ручного заполнения применяются типографские журналы, состоящие из двух частей. Первая – вкладной лист, вторая отрываемая часть – отчет кассира. Книгу необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью фирмы. Она подписывается директором и главным бухгалтером. При этом обязательно нужно указать количество листов.
Бывает два вида таких регистров с вертикальной и горизонтальной ориентациями. В кассовой книге с вертикальной ориентацией заполняется сразу два листа: первый ручкой, второй под копирку. С горизонтальной ориентацией необходимо согнуть лист формы КО-4 пополам, первую половину заполнять ручкой, вторую – под копирку.
Ведение кассовой книги с использованием специализированных программ предполагает распечатку работником в конце рабочего дня отчета кассира, который также скрепляется со всеми пко и рко и передается главному бухгалтеру. По истечении отчетного года кассир отправляет на печать все вкладные листы книги, сшивает их и скрепляет подписями директора, главного бухгалтера, печатью организации. Нумерация осуществляется программой самостоятельно, на последней странице указывается сколько всего листов за отчетный период.
Кассир на начало и на конец каждого отчетного периода считает остатки денежных средств, суммируя итого по поступлению и расходованию наличности за день. При этом он должен проверять соблюдение лимита кассы, то есть соизмерять остаток на конец дня с максимально разрешенным размером денег, который можно хранить здесь.
Если работник кассы видит, что возможно превышение установленного норматива, он должен сдать деньги в банк. Лучше всего это делать в течение дня предварительно.
Образец заполнения кассовой книги
[ads-pc-3] [ads-mob-3] Она включает титульный лист, на котором нужно заполнить информацию о названии организации (полное или сокращенное), код ОКПО и структурное подразделение. Там же надо записать период, в течение которого оформляется этот регистр.
Вкладной лист и отчет кассира отличаются только их названиями, заполняются они совершенно одинаково.
Вверху документа указывается текущая дата, а также порядковый номер листа.
В табличной части документа делается запись об остатке денег в кассе на начало дня. Он должен соответствовать остатку на конец предыдущего дня.
Далее кассир по мере совершения операций, заносит данные в соответствующие графы книги. В графе «Номер документа» записывается номер пко или рко. В следующем столбике необходимо указать Ф.И.О. человека или наименование юридического лица и Ф.И.О. его представителя, которые являются либо вносителями, либо получателями денежных средств. В графе «Корреспондирующий счет» заполняется соответствующий код из Плана счетов организации.
В столбцах «Приход» и «Расход» указываются вносимые или выдаваемые суммы в рублях с копейками. Завершая день, кассир считает итоги по поступлениям и расходованию денежных средств и записывает их в строку «Итого за день». Затем работник кассы высчитывает остаток денег на конец дня: остаток на начало плюс приход минус расход.
После этого он сверяет фактический остаток с получившимся. Строка «в т.ч. на заработную плату, выплаты» заполняется когда производится выплата заработной платы или стипендии, и отражает остаток денег в кассе, предназначенных для оплаты труда.
Завершив проверку, кассир подписывает отчет, складывает и считает документы. В кассовой книге необходимо указать прописью количество приходников и расходников за день. Затем документы сшиваются и передаются в бухгалтерию. Проверив отчет кассира, главный бухгалтер на нем ставит свою подпись.
Особенности составления некоторых кассовых книг
В организации в зависимости от количества составляемых кассовых документов на один день может приходится несколько листов. В этом случае идет сквозная их нумерация. Например, за 24 апреля 2015 – листы 97 и 98, за 25 апреля — лист 99.
В кассовую книгу, заполненную вручную, можно вносить исправления. Если надо откорректировать данные, не связанные с пересчетом остатков денег, делается прочерк неправильной записи и указывается нужное значение. Исправление визируется подписями главного бухгалтера и кассира. В случае, если исправления влияют на остаток, необходимо перечеркнуть весь лист и сделать надпись «Аннулировано».
blankionline.ru
Бланк кассовой книги
Скачать бланк КО-4 Word (DOC)
Скачать бланк кассовой книги бесплатно Excel (XLS)
Скачать бланк КО-4 PDF
Посмотреть бланк кассовой книги: стр. 1, стр. 2, стр. 3
Образец заполнения кассовой книги в 2018 году
Скачать образец заполнения КО-4 Excel (XLS)
Скачать образец заполнения КО-4 PDF
Посмотреть образец заполнения кассовой книги: стр. 1, стр. 2, стр. 3
Как вести кассовую книгу КО-4
Кассовая книга ведется ежедневно. Ведёт книгу уполномоченный на это кассир или другое ответственное лицо. Контроль за кассовой книгой закреплён за главным бухгалтером.
У одной организации по всей её деятельности должна быть одна кассовая книга. Если у организации есть подразделения, они могут вести свою кассовую книгу. Копии её листов передаются в головной офис в установленный организацией срок.
Листы кассовой книги заполняются или от руки, или на электронном носителе.
- Записи от руки ведутся под копирку; первый экземпляр остаётся в кассовой книге, а второй в конце отрезается и сдаётся для отчета в бухгалтерию.
- При электронном заполнении лист в книге делится на верхнюю и нижнюю часть, обе они заполняются одинаково, содержат все данные предприятия, нумеруются в порядке возрастания. Верхняя остаётся для формирования кассовой книги, нижняя сдаётся в бухгалтерию. Последний лист за месяц содержит информацию о количестве листов в этом месяце всего. Последний лист за год — количество листов за год. В дальнейшем листы сшиваются, заверяются подписью руководителя и главбуха, указывается их число.
Как заполнить бланк кассовой книги КО-4 правильно
На обложке указываются название организации (ФИО ИП), код по ОКПО, структурное подразделение, если есть. Далее указывается период, на который заводится книга (год или месяц и год).
На внутренних листах:
- сверху ставится дата его заполнения.
- в строке «остаток на начало дня» цифрами прописывается количество денег в кассе на начало дня, которое берётся из строки «остаток на конец дня» предыдущего листа.
- Записи с 1 по 5 графу делаются на основании каждого ПКО И РКО.
- заполнение графы «номер корреспондирующего счета, субсчета» заполнять индивидуальным предпринимателям необязательно.
- В графе «перенос» цифрами пишется сумма всего прихода и расхода из выше заполненных строк.
- В графе «итого за день» цифрами указывается общая сумма прихода и расхода за день.
- В поле «остаток на конец дня» указывается остаток денежных средств в кассе на конец дня. Он вычисляется по формуле: остаток на начало дня + итоговая сумма прихода за день – итоговая сумма расхода за день. Если в этом остатке есть деньги на зарплаты или выплаты социального характера и стипендий, их указывают ниже.
- В конце листа прописью указывается количество зарегистрированных ПКО и РКО, ставятся подписи кассира, заполнившего бланк, и бухгалтера.
Незаполненные строки в таблице перечёркиваются.
Заполняя бланк, кассир сверяется с данными приходных и расходных документов. Книгу проверяет бухгалтер (главный бухгалтер, в их отсутствие руководитель) и тоже расписывается.
Если в течение дня движения денег в кассе не было, никакие записи за этот день в книге не делаются.
Исправления в книге не допускаются. Если всё же при заполнении допущена ошибка, исправление подтверждается подписью кассира, заполняющего книгу, и главбуха.
Скачать другие бланки документов на 2018 год
www.business.ru
Ведение кассовой книги в 2018 году
Итак, у вас есть кассовая книга, как правильно вести 2018 годом? Процесс происходит по такой схеме. За кассу должен отвечать кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указаний № 3210-У). Контролирующая функция остается за главным бухгалтером. Каждая организация по факту сама регламентирует процесс движения наличных денежных средств. В бюджетных учреждениях, где идет постоянное движение денежных средств, обязательно должна присутствовать кассовая книга, как правильно ее вести 2018, можно отразить в следующей обобщенной схеме:
- Кассир ежедневно сводит остатки на начало и конец рабочего дня. Суммы эти должны быть равны. Если же за какой-либо день операции не производились, свод можно не формировать. Остаток автоматически перенесется на следующий день.
- Поступление денежных средств оформляется приходным кассовым ордером, выдача наличных денег проводится через расходные ордера. Номера каждому из этих документов присваиваются по порядку, а информация о них отражается в книге.
- В дни, когда осуществлялось движение наличных денег, завершать работу кассир будет подведением итогов расчетного периода. В книге отражаются все дневные операции и заверяются подписью ответственного работника. Все движения и их записи должны поступить на проверку главному бухгалтеру.
Кассовая книга, бланк, скачать Word
Перед вами бланк по форме ОКУД 0310004. По сути это пустая кассовая книга, образец заполнения вручную можно найти в конце статьи.
Заполнение кассовой книги
Если говорить об оформлении КО-4, то необходимо соблюдать следующие требования:
- на титульном листе отражаются реквизиты организации;
- бланк соответствует одному финансовому году;
- каждая страница должна быть пронумерована.
Заполнять можно как вручную, так и в бухгалтерских программах.
Некоторые учреждения ведут вручную. На первом листе открывается порядковая нумерация. Записи делаются шариковой ручкой с черными и синими чернилами. При внесении информации кассир использует копирку, чтобы продублировать вносимую запись. Отрывной частью служит та, на которой нанесена «живая» запись. Дублированная часть остается в кассовой книге. Подпись на каждой части ставится отдельно. Информация о РКО и ПКО вписывается в каждую строку. Она должна быть одинаковой в каждой из двух частей КК. Если в отчетный день совершается множество операций с ДС, и одной страницы для их внесения не хватает, то маркируется «перенос». В этой ячейке отражается приходная и расходная величина на момент переноса. Записи на следующем листе начинаются этой же цифрой.
Конец периода фиксируется итогами по ПКО и РКО, и выводится наличный остаток на конец дня. Главный бухгалтер производит сверку с первичными приходными и расходными документами и заверяет КК.
Сшивается журнал по итогам года, период — с 01 января по 31 декабря финансового года. Каждый лист должен быть пронумерован, прошит и закреплен печатью на последней странице. Обязательна запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Заверяется сшив подписями руководителя и главного бухгалтера организации (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88).
Как исправлять ошибки
Исправления ошибок в КО-4 допустимы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ № 3210-У). Если недочет не влияет на кассовый итог, то неправильное значение аккуратно зачеркивается поперек, а сверху обозначается правильная надпись. Исправление заверяется подписями ответственных лиц.
Если погрешность затронула итоговый результат, то страница с ошибкой полностью аннулируется, а верные данные отражаются на новом листе. По факту исправления составляется специальная справка с указаниями измененных значений. Исправления вносит кассир или другой ответственный за ведение.
gosuchetnik.ru
Кассовая книга (образец). Пример заполнения формы
Ниже мы опишем как правильно заполнять кассовую книгу, а для визуального восприятия прикреплен образец формы КО-4.
Если ваша кассовая книга имеет бумажный вид, следите строго за тем, что бы все листы содержали нумерацию, даже если они на текущий момент пустые. На первой странице данной книги, должно быть указано полное число листов и данная информация обязана быть заверена мокрой печатью организации с подписью руководителя. Записи в книге ведутся ежедневно, и каждую операцию с наличкой непременно вносят в день ее свершения, и прикреплением сопроводительных документов, подтверждающих данную операцию.
При поступлении материальных ценностей в кассу, на бланке КО-4 необходимо вписать «Приход», в случае, если средства изымаются из кассы, в данную строку вписываем слово «Расход».
Каждая операция сопровождается порядковым номером, кратким содержанием операции, и номером счета (корреспондирующий с счетом наличности). Ежедневно, в конце рабочего дня (смены) кассир производит подсчет наличности в кассе, сверяет сумму поступивших и выбывших средств и на основании полученной информации, вносит ее в кассовую книгу в соответствующее поле «Остаток на конец дня: ____ руб. ___ коп.»
Заполненный документ, должен быть заверен личной подписью кассир и бухгалтер организации. Стоит отметить, что число подтверждающих операции документов должно совпадать с числом дневных операций. Вся эта информация вносится в кассовую книгу КО-4 и фиксируется в 2-х экземплярах, первый остается в книге, а второй передается в бухгалтерию вместе с оригиналами подтверждающими документами.
Данная книга допускает наличие исправлений, в случаи таковых, ошибка зачеркивается (так что бы видно было неправильно внесенные данные) и сверху вписывается правильные данные. Рядом с исправлением обязан расписаться кассир и главный бухгалтер.
Титульный лист бланка должен содержать полное юридическое наименование организации, структурное подразделение, код ОКУД и ОКПО, а так же период ведения документа. При внесении любой записи в книгу, поля от кого получены или кому переданы средства, а так же их сумма.
В том случае, если ваша кассовая книга ведется в электронном виде, в конце каждого рабочего дня, необходимо сделать распечатку всех внесенных записей в двух экземплярах, проставить мокрую печать предприятия и один образец КО4 отдать в бухгалтерию а второй пошить в специальную папку.
online-buhuchet.ru
Что такое кассовая книга
Кассовая книга — это бухгалтерский документ, с помощью которого организован учёт прихода и расхода денег на предприятии. Она является обязательным атрибутом для всех организаций, где есть касса.
Форма КО-4 была введена в широкое использование в 1998 г. по инициативе Госкомстата РФ. Наличие книги кассовых расходов и приходов требует тщательного мониторинга, потому что этот документ подлежит регулярной проверке специалистов контролирующих инстанций.
Порядок ведения формы КО-4
Для крупных компаний, имеющих несколько отделений, предусматривается ведение отдельных кассовых книг в каждом из них. Иначе говоря, отделение, имеющее самостоятельный баланс, ведёт отдельную книгу.
Для правильности и систематики учёта оригинальные кассовые документы сохраняются в подразделениях. Отчёты в главное управление составляются на основании копий расходных и приходных бланков.
В таких случаях информация об остатках денег в подразделении учитывается в балансовой сводке всего предприятия. То есть отчёты по каждому подразделению заносятся в балансовый отчёт. В сводном балансе фиксируются остаточные денежные средства каждого отделения.
Нюансы ведения книги индивидуальными предпринимателями
В статьях 4.1 и 4.5 Указаний № 3210-У с 1 июня 2014 г. указано, что для ИП ведение кассовой документации необязательно. Для предпринимателей предусмотрены следующие способы мониторинга кассовой динамики:
- на основе книги учёта доходов, расходов и хозяйственных операций индивидуальных предпринимателей;
- путём контроля физических показателей (п. 9 ст. 346.29 НК РФ).
Ведение кассовую книгу
Титульный лист формы КО-4 следует оформлять по чётко нормированным требованиям. На нём отображаются главные сведения о предприятии: ОКПО — Общероссийский классификатор, наименование компании и год. В случаях индивидуального предпринимательства на титульном листе ко всем прочим данным дополняется Ф. И. О. предпринимателя.
КО-4 заполняется строго в дни, когда происходила выдача или приём денег. Оформление и ведение документации может происходить следующими способами.
Заполнение записей вручную
Рабочий процесс характеризуется тем, что работник заносит в кассовую книгу приход и расход наличных. Если информация не умещается на одном листе, то оформляют строку перенос и ведут дальнейшие записи на новой странице.
По завершении рабочего процесса сотрудник производит подсчёт остатка и расходования денег за рабочий день. Деньги, выделенные для выплат (стипендии, зарплата, авансы, командировочные и т. д.), заносятся в отдельную строку. После проведённых процедур бухгалтер обязан завизировать документ и поставить штамп.
Специалисты, обязаны провести осмотр, пересчёт и сверку на соответствие записей с расходными (РКО) и приходными кассовыми ордерами (ПКО). Наименование и количество ордеров чётко фиксируется в документе прописными буквами. У главного специалиста остаются отрывные бланки и ордера.
Ведение формы КО-4 с использованием современной техники
Современные программы бухучета предусматривают ведение кассовых книг с применением технических средств. Записи проводятся в аналогичном порядке заполнению от руки. В финале рабочего процесса происходит проверка перечня «приходников» и «расходников» (ПКО и РКО).
Для подготовки итоговой отчётности отпечатанные бланки прошивают, нумеруют и визируют подписями должностных лиц организации.
Электронный учёт кассовых операций
В этих случаях обязательно обеспечение гарантий сохранения информации. После подведения подсчётов и проверки документы визируются электронными подписями главных специалистов. В этом случае заполнять кассовую книгу не нужно, сшиваться она тоже не должна.
Сколько экземпляров кассовой книги нужно заполнить
По правилам ведения кассовых операций в РФ вначале выполняется оригинальная запись, затем нужно заполнить дубликат кассовой книги. Оригинал остаётся в организации, дубликат открепляется и выдаётся клиенту. Внешний вид обоих экземпляров должен быть идентичным. Сотрудник, отвечающий за правильное ведение учётной документации кассового оборота, ежедневно в начале рабочего дня или смены отмечает дату и остаточную сумму.
Порядок составления отчётности в ООО и у ИП
Чтобы оформить документ, нужно последовательно проверить следующие важные моменты:
- соблюдение непрерывной нумерации;
- наличие шнуровки;
- наличие подписей должностных работников;
- факт скрепления печатью.
В конце года книга подлежит проверке и утверждению, а новый год начинается с заведения очередной кассовой книги. Чаще всего в небольших предприятиях заводится журнал (примерно на 100 листов). В случае крупного предприятия, где ведутся интенсивные рабочие процессы, одного журнала может не хватить, тогда возможно заведение второго журнала с чётким соблюдением нумерации и правил.
Разрешается ли вносить исправления в форму
В случае допущения ошибочных записей и неточностей в кассовой книге необходимо провести следующие мероприятия по их устранению.
- Составление рапорта об ошибке на имя должностных лиц организации.
- Назначение членов комиссии, состоящей из сотрудников предприятия для исправления ошибок.
- Проведение аннулирования старого отчёта и оформление правильного.
- Проведение исправлений должно проводиться согласно п. 7 статьи 9 Федерального Закона РФ «О бухгалтерском учёте» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Допускается перечеркивание одной чертой, так чтобы не создавались затруднения при рассмотрении старой записи.
- Если ошибка произошла в нумерации, то необходимо перечеркнуть ошибочную цифру и сделать запись — аннулировано, с занесением достоверной даты.
Как прошить
Один раз в год все листы кассовой книги прошивают, шнуруют и нумеруют. В конце указываются следующие данные:
- число заполненных листов;
- подпись специалистов: кассира, главбуха и директора;
- печать (штамп) предприятия.
Такие требования были введены согласно постановлению № 8 «Об утверждении унифицированных форм первичной учётной документации по учётам кассовых операций и по результатам инвентаризации» Госкомстата РФ от 18. 08. 1998. В мае 2000 г. постановление было пересмотрено и отредактировано. После этого в конце прошитой книги указывается итоговое количество пронумерованных и прошнурованных листов.
Санкции и штрафы за некорректное оформление или отсутствие кассовой книги
Кассовая книга подлежит систематической оценке по внешнему виду и качеству оформления. Проверку проводят инспекторы из «Отдела оперативного контроля» региональной налоговой службы.
Нарушениями считаются следующие события:
- обнаружение денег, которые были не учтены должным образом. То есть различные поступления и расходования средств должны были оформляться специальными ордерами (ПКО, РКО), но это требование не выполнялось;
- неправильное оформление и использование кассового аппарата.
Для индивидуальных предприятий применение кассы необязательно, но выписывать товарные чеки ИП обязан.
Нарушение по неведению: можно ли избежать ответственности
При выявлении нарушений согласно статьям 15.1 КоАП РФ и 14.5 КоАП штраф составляет в размере 50 000 руб. Штраф на должностное лицо накладывается в размере 4 000—5 000 руб.
Для индивидуальных предпринимателей штраф накладывается как на должностных лиц и варьируется в пределах 5 000 рублей.
Предупреждения вместо штрафа предусматриваются в статье 14.5 КоАП (Общероссийский классификатор предприятий и организаций). Решение о наложении штрафа или предупреждения принимает руководитель налоговой инспекции.
При невыполнении некоторых условий возможность избежать штрафных санкций существует в случаях отсутствия нарушений за последний год работы.
Строгого наказания требуют следующие нарушения со стороны кассира:
- превышение допустимого лимита наличных денежных средств;
- наличие неоприходованных денег, полученных от выручки.
идея-малого-бизнеса.рф
Образец заполнения формы КО-4
В табличной части кассовой книги есть две основные графы — приход и расход. Первая заполняется, если деньги поступают в кассу, вторая — при их выбытии.
В отношении каждой сумму нужно указать номер документа, на основании которого осуществляется выдача или принятие денег, поясняющая информация о лице, с которым взаимодействует кассир, а также номер счета, с которым корреспондируется сч.50 в процессе операции.
В начале рабочего дня заполняется поле «остаток на начал дня», в конце — остаток на конец дня.
Каждый заполненный лист кассовой книги подписывается бухгалтером и ответственным кассиром. Общее число первичных документов, на основании которых выполнены записи в бланке КО-4 нужно прописью указать в конце дня.
Сведения, заполняемые в форме КО-4, фиксируется в двух экземплярах, одна — сохраняется в книге, второй экземпляр сдается бухгалтеру с приходными и расходными кассовыми документами.
Если допущена ошибка при заполнении, то ее можно исправить. Неверные сведения зачеркиваются, сверху пишутся правильные, кассир и главный бухгалтер, засвидетельствовавшие исправление, ставят свои подписи.
Электронный вариант ведения кассовой книги требует обязательной распечатки итогов каждого дня в двух экземплярах — первый передается бухгалтеру, второй для хранения подшивается в специальную папку.
blandoc.ru