Для учета всех кассовых операций по принятию или выдаче денежных средств, проводимых организацией, используется кассовая книга (унифицированная форма КО-4). Кассовая книга ведется на каждом предприятии в единственном экземпляре на стандартном бланке КО-4. Организация на свой выбор может вести книгу как вручную, так и на компьютере (предусмотрены оба варианта).
Ведение КО-4 в электронном виде
Данный вариант ведения книги возможен только в случае обеспечения на предприятии мер по сохранению кассовых документов.
При данном ведении учета к началу рабочего дня кассир составляет два экземпляра бланков «Вкладной лист» и «Отчет кассира», которые содержат необходимые данные. Эти бланки нумеруются по порядку сначала года. В конце месяца (года) на последнем «вкладыше» прописывается общее число листов за месяц (год).
В обязанности кассира входит тщательная проверка полученных данных, после чего он подписывает бланки. Вкладные листы он хранит у себя в течение трех лет, а отчет направляет (по расписку) в бухгалтерию, с приложенными приходными и расходными кассовыми документами.
Данный способ ведения кассовой книги предполагает распечатку вкладных листов по мере необходимости (или в конце года), после чего они брошюруются и подписываются руководителем и главным бухгалтером с проставлением количества страниц за год.
Ведение КО-4 вручную
Некоторые организации ведут КО-4 вручную, поэтому заводят ее на определенное время (зависит от количества страниц).
Нумерация листов осуществляется до начала работы с ней, а общее количество заверяется на последней странице руководителем и главным бухгалтером.
Кассовая книга прошивается и опечатывается мастичной печатью так, чтобы нельзя было вынуть листы.
Варианты заполнения кассовой книги
- Вертикальное расположение страниц. При таком раскладе вся информация за день располагается на одной страничке. Отчет кассира составляется двумя способами:
- Отчет кассира – следующая страница книги. Первые и вторые экземпляры страниц нумеруются одинаковыми номерами. При заполнении шариковой ручкой между листами кладется копирка. Вторые экземпляры отрываются и являются отчетом кассира. Первые экземпляры остаются в кассовой книге.
- Отчет кассира — вкладной чистый лист. Нумерация — сплошная. На чистом листе печатается «Отчет кассира за «__» ______г». Записи ведутся через копирку. В конце рабочего дня записи в отчете сверяются бухгалтером с записями в кассовой книге.
- Горизонтальное расположение страниц. Каждая страница книги включает в себя две равные части: с горизонтальной разлиновкой оформляется кассиром, как первый экземпляр, а без горизонтальных линеек, как второй экземпляр лицевой и оборотной сторон через копирку шариковой ручкой. Для этого лист необходимо сложить по линии отреза, подкладывая отрывную часть под неотрывную, и прокладывая между ними копирку. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части.
Первым и вторым частям листов присваивается один номер. Первые части остаются в кассовой книге, а вторые отрывают, так как они являются отчетом кассира и до конца дня не отрываются.
При заполнении бланка вначале заполняются приходные документы, а потом уже расходные.
В конце рабочего дня подводятся итоги операций, выводится остаток денежных средств в кассе на следующее число. После чего кассир передает (под роспись) в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист с приходными и расходными кассовыми документами.
Правильность ведения кассовой книги проверяет главный бухгалтер организации.
В случае, если среди остатка денежных средств есть деньги, отложенные на выплату заработной платы и пособий, их сумму указывают в отдельной строке (см. лимит остатка кассы).
Источник: taav.ru
Титульный лист:
В строке «Организация» указывается наименование организации в соответствии с учредительными документами (например, Общество с ограниченной ответственностью «Компания» или ООО «Компания»).
В строке «по ОКПО» необходимо указать код по ОКПО в соответствии с полученным уведомлением из Росстата. Если код не был присвоен, поставьте прочерк.
Далее указывается наименование структурного подразделения организации, оформляющего кассовую книгу (если в организации нет структурных подразделений, поставьте прочерк).
Посередине указывается период, на который оформляется кассовая книга (например, КАССОВАЯ КНИГА на апрель 2020 г.).
Кассовый лист:
В строке «Касса за» указывается день, за который формируется лист кассовой книги (например, за «15» апреля 2020 г.). В этой же строке необходимо указать порядковый номер кассового листа.
Далее необходимо указать сумму остатка наличных денег, которая была в кассе на начало рабочего дня. Она указывается в первой строке таблицы в столбце 4 – «Приход».
Строки в таблице заполняются в соответствии с приходными (ПКО) и расходными (РКО) кассовыми документами, оформленными в течение рабочего дня:
В столбце «Номер документа» построчно указываются порядковые номера приходных или расходных кассовых ордеров.
В столбце «От кого получено или кому выдано» построчно указываются ФИО физических лиц или наименования организаций (ИП) от которых были получены или которым были выданы наличные деньги в соответствии с ПКО и РКО.
В столбце «Номер корреспондирующего счета, субсчета» необходимо построчно указать номера корреспондирующих счетов по каждому ПКО и РКО.
В столбце «Приход» построчно указываются суммы наличных денег, которые поступили в кассу по каждому приходному кассовому ордеру. Для РКО этот столбец не заполняется.
В столбце «Расход» построчно указываются суммы наличных денег, которые были выданы из кассы по каждому расходному кассовому ордеру. Для ПКО этот столбец не заполняется.
В строке «Итого за день» указывается сумма поступивших и выданных наличных денег за рабочий день в соответствии с приходными и расходными кассовыми документами.
В строке «Остаток на конец дня» указывается сумма наличных денег, которая осталась в кассе на конец рабочего дня. Если среди остатка есть деньги, отложенные на выплату зарплаты, стипендии и социальных пособий, то следует указать их сумму в отдельной строке ниже.
Далее кассир, ответственный за заполнение кассовой книги, должен поставить свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).
В конце кассового листа бухгалтер, уполномоченный на проверку кассовой книги должен прописью указать количество полученных приходных и расходных кассовых документов и поставить свою подпись с расшифровкой.
Источник: www.malyi-biznes.ru
Обновленный перечень кассовых документов
Нововведения в области контрольно-кассовой техники направлены не только на усовершенствование функционирования системы кассового обслуживания, но и на разработку обновленного перечня первичных документов. В настоящий момент организации освобождены от необходимости создания документации, утвержденной Госкомстатом, которая заполнялась ранее. Все изменения обусловлены обновлением Федерального закона № 54 от 22.05.2003.
Несмотря на корректировки в действующем законодательстве, организации, ведущие кассу, в обязательном порядке должны заполнять приходные и расходные ордера и книгу по унифицированной форме КО-4 (Постановление № 88 от 18.08.1998). Таким образом, ведение КК по общему правилу продолжится и в процессе использования онлайн-кассы.
Согласно нововведениям, утвержденным ФЗ-54, организации вправе не применять целый ряд унифицированных форм (унифицированные формы КМ 1 – КМ 9), утвержденных Постановлением Госкомстата № 132 от 25.12.1998 (Разъяснения Минфина и ФНС, Письма № 03-01-15/54413 от 16.09.2016, № ЕД-4-20/18059@ от 26.09.2016, № 03-01-15/19821 от 04.04.2017). После внедрения ККТ ведение данной первичной документации является для учреждений добровольным. Автоматизация учета максимально упрощает ведение первичного документооборота.
При этом действующий порядок ведения операций по кассе, закрепленный в Указаниях ЦБ РФ № 3210-У от 11.03.2014, обязывает каждый хозяйствующий субъект отражать движение наличных денежных средств в КО-4 (п. 4.1 Указаний) с использованием ПКО и РКО (п. 4.6 Указаний). Организации, у которых отсутствуют движения наличных денег, могут не вести КК.
Ведение кассовой книги в 2020 году при наличии ККТ
Каждое учреждение самостоятельно выбирает формат ведения КК: электронно или в бумажном виде. Если КО-4 ведется в электронной форме, ее необходимо распечатывать, прошивать, заверять подписями руководителя и главного бухгалтера и закреплять печатью.
Образец заполнения кассовой книги 2020 вручную будет аналогичным предыдущим отчетным периодам. В бумажный бланк вносятся данные о движении денежных средств. Записи в бумажной КК также заверяются подписями руководства организации.
Оформление и ведение КО-4 регулируется Указаниями ЦБ РФ № 3210-У. Несмотря на значительные новшества и внедрение онлайн-касс, порядок заполнения КК остался неизменным:
- все данные вносятся в книгу по факту движения денежных средств на основании предоставленных в кассу ПКО и РКО;
- остаток на конец дня переносится на начало следующего операционного дня, в котором зафиксированы движения наличности, и сверяется с фактическим остатком денег.
При использовании онлайн-оборудования кассир вносит денежные средства на основании Z-отчета, при помощи которого закрывают смену (отчетность о закрытии смены). Кассир или иное ответственное лицо формирует отчет о гашении, сведения из отчетности направляются в ИФНС. КК заполняется бухгалтерией на основании полученной из Z-отчета информации.
При использовании онлайн-касс электронная КК может не распечатываться, а подписываться при помощи электронной цифровой подписи и храниться на специальных носителях. Новая КО-4 начинается с началом нового отчетного периода — года и хранится, согласно 402-ФЗ, в течение 5 лет.
Источник: gosuchetnik.ru
Табличная часть документа представлена в виде двух одинаковых листов, один из которых (основная часть) остается в кассовой книге, а второй (отрывная часть) передается в бухгалтерию в качестве отчета кассового работника. Внесение данных в обе части документа осуществляется абсолютно одинаково.
Строка перед таблицей
- Период, за который заполняется лист формы КО-4. Порядок ведения кассовых операций (Указание Банка России № 3210-У от 11.03.14) устанавливает, что в те дни, когда приходные и расходные операции по кассе не производились, заполнять форму КО-4 не нужно;
- Номер листа кассовой книги.
Таблица
- Номер первичного документа (приходного или расходного ордера);
- Данные о лице, передавшем или получившем денежные средства. В этом столбце могут быть отражены сведения как о физлицах – контрагентах организации, так и о компаниях-партнерах;
- Номер корреспондирующего счета. Счет указывают в зависимости от основания получения или выдачи средств. Например, если из кассы выдаются деньги под отчет, следует указать 71 счет, а если деньги выдаются поставщику, то 60 счет;
- Сумма прихода или расхода. В зависимости от того, поступили ли средства в компанию или были выданы из кассы, сумму отражают в соответствующем столбце «Приход» или «Расход».
Для отражения операций по кассе в течение дня предусмотрено две страницы документа. Первая содержит сведения об остатке средств на начало дня, а также сроки для отражения текущих операций с наличкой за день. В нижней части расположена строка «Перенос», предназначенная для подведения итогов страницы и переноса остатка на следующую страницу документа.
В том случае, если операций с наличными средствами было немного и лист полностью не заполнен, с целью предотвращения внесения недействительных записей на всю незаполненную область таблицы кассир должен поставить букву Z (это касается как первой, так и второй страницы разворота).
После того как все сведения о приходе и расходе наличных денег отражены, необходимо подбить итоговые суммы и указать остаток денежных средств по состоянию на конец дня. Остаток указывается с учетом средств, которые запланированы для выдачи заработной платы и пособий. Правила ведения кассовой дисциплины определяют возможность компаний хранить деньги в кассе сверх установленного лимита в периоды выдачи заработной платы в течение трех дней.
После заполнения кассир, ответственный за составление кассовой книги, ставит свою подпись и расшифровку в документе и передает его отрывную часть, а также приходные и расходные кассовые ордера в бухгалтерию.
Работник бухгалтерии проверяет записи в кассовой книге, указывает количество приходных и расходных документов прописью, ставит свою подпись и расшифровку в форме КО-4.
Источник: nalog-spravka.ru
Для чего нужна — назначение
Основной целью ведения кассовой книги является фиксирование реализовываемых потоков денежных средств предприятия (приход, расход).
То есть данная форма служит, прежде всего, для учета операций по кассе предприятия.
Данные записи помогают отслеживать передвижение наличных средств в организации.
Возникшие неясности в ходе осуществления проверки контролирующими органами с помощью представления кассовой книги сможет прояснить ситуацию и увидеть подлинную картину операционного учета наличных денег.
Помимо этого, накануне составления годовой отчетности необходимо осуществлять инвентаризацию денежных средств, документов, бланков строгой отчетности.
Инвентаризация также направлена на проверку полноты, правильности и точности отображения в кассовом учете операций за проверяемый период и соблюдения норм действующего законодательства, направленных на регулирование кассовой дисциплины.
Управленческий учет предприятия не может обойтись без кассовой книги, здесь максимально детально отображаются доходы и расходы фирмы, способные повлиять на принятие решения в части использования прибыли компании.
Читайте также: Что такое выписка из кассовой книги и для чего она нужна?
Обязательно ли наличие на предприятии?
На всех предприятиях, осуществляющих операции с наличностью, должна быть кассовая книга.
Применяемая система налогообложения в компании или ее организационно-правовой статус не подразумевает применение какой-либо льготы.
Ведение онлайн-касс не освобождает от оформления кассового журнала по утвержденным нормам.
Официально освобождены от составления подобного бланка ИП, осуществляющие учет объектов налогообложения (доходов, расходов, натуральных показателей), охарактеризованные определенной категорией экономической деятельности. О ведении кассовой книги ИП читайте здесь.
Учет, при этом, должен оформляться по установленному регламенту. Данная норма обозначена в пункте 4.1 Указаний Банка России (№ 3210-У).
За какой период формируется?
Кассовая книга начинается с первого дня календарного года и ведется по нарастающей до его завершения. На следующий год оформляется новый документ, нумерация документов начинается с номера 1 и далее по порядку.
Кассовая книга представляется в виде журнала, число его страниц варьируется от 50 до 100.
Какие требования и правила предъявляются к ведению вручную?
Унифицированный бланк КО-4 является единой формой ведения финансовых операций на предприятии. Некоммерческие организации применяют бланк код по ОКУД 0310004, бюджетные учреждения — код по ОКУД 0504514.
Законодательством РФ разрешено несколько вариантов ведения данной отчетности:
- на типографских бланках, заполненных от руки;
- на компьютере внесение информации в соответствующую форму с последующей распечаткой заполненных листов;
- в специализированных программных комплексах электронно, с последующим формированием электронного документа с электронно-цифровой подписью — порядок заполнения книги в электронном формате.
Заполнением бланка и осуществлением операций с наличностью должен заниматься кассир или иной специалист предприятия, наделенный соответствующими правами и обязанностями распоряжением руководителя.
Если должность кассира отсутствует в штатном расписании учреждения, то обязанности по заполнению бланка возлагаются на бухгалтера или главного бухгалтера.
В небольшой компании, где численность сотрудников равна 1-2 специалистам, регистрацию кассовой дисциплины можно доверить сторонней организации или непосредственному руководителю.
Что является основанием для оформления?
Указание Центробанка от 11 марта 2014 года (№3210-У) служит основанием для оформления основного кассового документа.
Соответствующие записи в кассовую книгу вносятся, основываясь на расходные и приходные документы кассы, оформленные по нормам действующего законодательства.
Как правильно заполнить титульный лист?
Форма документа (0310004) представляет собой 2 части: первая — обложка бухгалтерского регистра, вторая — итоговый лист журнала.
Как выглядит кассовая книга:
Для оформления титульного листа, как правило, выбирается плотная бумага для более длительной сохранности документа. Срок ее хранения равен 5 годам.
Форма журнала утверждена постановлением Госкомстата № 88 от 18 августа 1998 года, о чем сообщается в правом верхнем углу формы КО-4.
Титульный лист содержит информацию:
- полное название хозяйствующего субъекта, код его ОКПО;
структурное подразделение (при наличии);- обозначение срока, за который составлена книга (год).
На последнем листе книги указывается число пронумерованных и прошнурованных страниц в фактическом числовом значении.
Сведения заверяются печатью компании (при наличии) и росписями руководителя и главного бухгалтера с расшифровкой.
Итоговой записью книги является фиксирование даты заверения данных о количестве страниц в документе в книге.
Инструкция и порядок заполнения формы КО-4 на бумажном носителе
Следуя новым Указаниям, порядок оформления кассовой документации подразделяется на обычный и упрощенный (ИП и малый бизнес). Обычные условия распространяются на все юридические компании, за исключением кредитных учреждений.
С июня 2014 платежные контрагенты, учитывая денежные средства, полученные в результате их деятельности, оформляют отдельную кассовую книгу.
Также отдельными документами должны оформляться все операции по приходу и расходу наличности в пределах деятельности платежного агента.
Новый Указ Центрального банка не изменил существующие унифицированные формы бланков.
Алгоритм заполнения КО-4:
- фиксируется число, месяц и год в шапке документа, осуществляется проверка нумерации страниц;
- проставляется цифрами остаток на начало дня, который должен соответствовать остаткам на конец дня предыдущего листа книги (последней страницы предшествующего года);
- проставляются номера приходных и расходных ордеров (нумерация ПКО и РКО хронологическая сквозная);
- записываются сведения об источниках поступления денежных средств, о ФИО получателя, о направлении расходов;
- фиксируется номер субсчета, корреспондирующего счета (50 — «Касса» в корреспонденции с другими счетами: 51 «Расчетный счет», 70 «Заработная плата», 71 «Подотчетные суммы»), частные предприниматели данный столбец не заполняют;
- отражаются суммы в графах приход и расход в рублях и копейках;
- вносится сумма всего расхода и прихода в графе «перенос»;
- записывается итоговые суммы прихода и расхода за рабочий день;
- проставляется остаток денежных средств по формуле: остаток на начало+приход-расход;
- проставляются количество приходных и расходных ордеров.
Денежными документами также считаются: оплаченные талоны на ГСМ, питание, путевки, почтовые марки, конверты с марками и иные бланки, имеющие стоимость и хранящиеся у кассира.
Кто должен подписывать?
В кассовом журнале автографы проставляют кассир и бухгалтер. При отсутствии второго расписывается непосредственный глава фирмы.
Если кассовые операции осуществляются частным предпринимателем, то наличие только его подписи будет соответствовать нормам.
Читайте также: Порядок исправления кассовой книги.
Скачать бесплатно бланк и образец в excel и word
Скачать бланк кассовой книги КО-4 – word, excel.
Скачать пример заполнения формы КО-4 – excel.
Нужно ли оформлять при отсутствии операций по кассе?
Если в течение рабочего дня не было движения наличных средств в кассе, то на эту дату кассовая книга не составляется.
Полезное видео
О порядке ведения кассовой книги, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Несмотря на существование и стремительное увеличение объемов потока безналичных расчетов между предприятиями, частными лицами многие бизнесмены все же не отрицают использование операций с финансовыми средствами в наличной форме.
Кассовая книга всегда является объектом для детальной проверки всевозможными контролирующими органами, её правильное заполнение должно контролироваться главным бухгалтером или директором предприятия с предельным вниманием.
Данное обязательство необходимо отобразить в учетной политике компании.
Источник: praktibuh.ru