Для выплаты предприятием денег в виде авансов, премий, зарплат работникам, применяют первичные документы, платежные ведомости и расходный кассовый ордер (РКО).
В данной статье будет подробно рассмотрена ведомость по форме Т-53.
Что такое за документ
Платежная ведомость является деловой бумагой, в которой указывается сумма зарплаты, полученной на руки сотрудникам той или иной организации.
Составляется она в одном экземпляре бухгалтерией предприятия. Бухгалтерия сама выбирает какую форму ведомости ей применять на практике (помимо ведомости формы Т-53 — платежная ведомость, используются формы Т-49 — расчетно-платежная, Т-51 — расчетная).
По ней можно получить сумму денег сразу нескольким сотрудникам, что также является плюсом для бухгалтерии, так как РКО выписывается на каждого отдельно, но в этом есть и недостаток — отсутствие конфиденциальности (минус для сотрудника).
Кто подписывает ведомость
Перед тем, как кассир приступит к выдаче сумм, указанных в ведомости, сотрудникам, она заверяется у директора компании. Подпись ведомости служит стартом для действий кассира к выдаче денег.
После получения денег работниками с подтверждающими от них подписями, правильно ли заполнена ведомость, она согласовывается главным (старшим) бухгалтером. В случае отсутствия недочетов, подписывается им же.
Правила заполнения документа
Ведомость состоит из 6 полей в виде таблицы, где указывается номер, фамилия работника, сумма к выдаче, подпись работника в ее получении. Чаще всего заполняется бухгалтерией в электронном виде и выводится на печать. Небольшие предприятия, у которых отсутствуют средства интернет связи, приобретают бланки Т-53 в специализированных магазинах.
В титульном листе таблицы указывается наименование фирмы, компании, ее структурное подразделение (если таковое имеется) и в графе корреспондирующий счет указывается дебет счета 70. Указывается дата — с какого числа и по какое будет производиться выплата сумм, количество общей суммы прописью и цифрами. Подпись директора предприятия с расшифровкой его подписи и указанием его должности, подпись главного (старшего) бухгалтера с расшифровкой его подписи. Дата подписи ведомости бухгалтером.
Далее следует табличная часть. В ней указывается номер и дата (которая не должна быть позже даты подписи бухгалтера и выдачи средств кассиром) составления документа. Указывается расчетный период — с какого числа и по какое.
Если предприятие включает в состав своих работников не десятки, а сотни специалистов, то табличная часть ведомости может занять несколько листов. В первой графе таблицы указывается порядковый номер специалиста. Во второй его табельный номер, он прописан в личных карточках каждого работника. В третьей графе указывается полностью фамилия, имя, отчество (для избегания путаницы, если на предприятии имеются специалисты с повторяющейся фамилией и именем). В четвертом столбце указывается сумма денег к выплате (цифрами). Пятый столбец включает в себя подпись работника после получения им суммы. И, наконец, шестой столбец предусмотрен для выдачи средств посредством доверенностей или заявлений другими лицами за работника, указанного в ведомости. Если нет таковых оснований, в строке ставится прочерк.
Если при составлении ведомости кассиром были выявлены ошибки, ведомость передается на переделку в бухгалтерию. Если таковой возможности нет (болезнь, отсутствие бухгалтера по ряду причин), в ведомости аккуратно зачеркиваются неверные данные и вносятся исправления.
Закрытие платежной ведомости
Когда истекает дата выплаты средств, указанная в титульной части, то даже если не все выплаты были произведены, кассир обязан осуществить закрытие ведомости. Напротив каждого не получившего денежные средства работника заносится запись «депонированно».
Далее он подсчитывает суммы выданных и депонированных сумм, указывая их в конце табличной части ведомости прописью и цифрами. Указывается должность ответственного за выплату сумм работника, его личная подпись с расшифровкой. На общую выданную из кассы предприятия сумму денег выписывается кассовый ордер, номер которого и дата его составления, указываются также в конце табличной части ведомости. Затем она передается бухгалтеру и подписывается им с указанием подписи, с ее расшифровкой и датой подписи.
znaydelo.ru
Порядок применения ведомости
Согласно законодательству работодатели по трудовым контрактам должны осуществлять выплату зарплаты два раза в месяц. Эти сроки определяются внутренним нормативным актом предприятия, и их необходимо строго соблюдать.
Если выдача осуществляется достаточно большому количеству сотрудников через кассу, целесообразно использовать платежную ведомость, для которой Госстатом предусмотрена форма Т-53. Ее выписывает бухгалтер-расчетчик после начисления зарплаты за прошедший месяц или в сроки, установленные в фирме в качестве периода выдачи аванса. Основанием для заполнения этого документа является расчетная ведомость.
В соответствии с учетной политикой компания имеет право вместо этих двух бланков применять такой документ, как расчетно платежная ведомость форма 49. Это часто используется на малых предприятиях с целью оптимизации документооборота. Главное отличие платежной ведомости от формы 49 в том, что она предназначена только для выплаты денег. Расчет оплаты труда, а также сумм удержаний производится в другом документе (форма Т-51).
Форма платежной ведомости предусмотрена во всех специальных программах по бухучету, в которых она заполняется в автоматическом режиме. Допускается также использовать типографские бланки, которые заполняются вручную. После создания документа его передают в кассу фирмы и в установленные сроки должностные лица выдают наличность, а сотрудники, получив ее, расписываются в ведомости.
На общую выданную зарплату кассир или бухгалтер выписывает РКО. Вовремя не полученную сотрудниками зарплату кассир суммирует в документе при закрытии ведомости и отправляет в банк с пометкой «Депонировано». Это означает, что данные деньги резервируются на расчетном счете и не могут расходоваться компанией на другие цели.
Образец заполнения платежной ведомости по форме Т-53
Лицевая сторона
Верхняя часть бланка содержит название компании, регистрационный код ОКПО в статистике, а также наименование отдела, если существует значительная организационная структура. Под кодами необходимо указать корреспондирующий счет.
Далее записываются установленные сроки для выдачи зарплаты на предприятии, в течение которых она будет выплачиваться. В основном это три идущих подряд дня. В следующей строке указывается общая сумма денег к выдаче как прописью, так и цифрами.
Затем платежную ведомость визируют директор и главный бухгалтер с расшифровкой своих должностей и Ф.И.О.
Ниже рядом с названием формы проставляется номер документа по порядку и дата ее выписке. Затем в графах записываются начальная и конечная даты периода, за который производится выплата зарплаты.
Оборотная сторона ведомости
В первом столбце ее указывается номер записи, далее табельный номер работника, а потом полностью личные данные. В следующей графе цифрами заносится денежная сумма, которую сотруднику необходимо выдать на руки. Факт получения денег работник отражает своей личной подписью в пятом столбце. В разделе «Примечание» кассир вписывает необходимые для него пометки, например, наименование и реквизиты доверенности при получении денег не лично сотрудником.
Если зарплата в установленные сроки не была получена, кассиром делается в столбце «Подпись» отметка о депонировании.
В последней строке определяется итоговая сумма.
Ведомость может включать несколько листов, поэтому ниже указывается их количество.
Далее прописью и цифрами при закрытии ведомости записывает общие суммы выданных и депонированных денег. После этого он ставит свою подпись и вносит сведения о свое должности и Ф.И.О.
В следующей строке проставляются реквизиты выписанного РКО (расходный кассовый ордер) — его номер и дата оформления.
После проверки платежной ведомости ответственным должностным лицом, он ее визирует и проставляет дату. Здесь же нужно указать его личные данные.
ip-on-line.ru
Платёжная ведомость Т-53 отражает информацию о факте выдачи работникам заработной платы. Именно он часто используется в различных компаниях, поскольку вести отчётность таким образом достаточно удобно и данная ведомость имеет ряд преимуществ.
Эту платёжную ведомость использовать более рационально, чем РКО, поскольку согласно ему можно выдать деньги нескольким сотрудникам и выдача может быть проведена за несколько дней, но информация о сумме выплат в этом случае не будет конфиденциальной. Такая форма удобней и формы Т-49, ведь не содержит расчёта выплаты.
Заполнение платёжной ведомости Т-53
Титульный лист платёжной ведомости Т-53 мало отличается от формы Т-49 и заполняется аналогично. Отличием является графа «Корреспондирующий счет», здесь указываем «дебет 70», ведь таким образом задолженность по оплате труда уменьшается.
Остальные листы – таблица, в которой можно внести данные по десяткам сотрудников. В строке «Количество листов» отмечаем их количество.
В первой графе, понятно, прописываем номер по порядку.
Во-второй: его табельный номер. Эта информация содержится в личной карточке сотрудника.
В третьей графе, «Фамилия, инициалы», прописываем и фамилию, и имя, и отчество. Это позволит избежать путаницы, если в организации работают родственники или однофамильцы.
Четвёртая графа – сумма, которую нужно начислить работнику. Её записывают рядом с левой вертикальной черте, а не посредине.
Последняя графа – итоговая, для подсчёта общей суммы.
После того, как таблица оформлена и проставлены подписи на титульном листе, документ должен проверить кассир. В случае, если заполнена платёжная ведомость Т-53 неверно, её вновь вернут в бухгалтерию на переоформление или доработку. Если все данные верны, на основании этой ведомости кассир начинает выдачу заработной платы сотрудникам.
Далее заполнять платёжную ведомость Т-53, должен кассир.
В пятой графе, напротив своей фамилии, работник, получив деньги, ставит свою роспись.
Шестая графа, содержит данные о документах, согласно которым осуществляют выплаты. Например, паспорт, данные о доверенности или заявки на выплату денежных средств и прочее. Если необходимости в этом нет, в графе проставляют прочерки.
Кассир обязан полностью заполнить платёжную ведомость Т-53 к сроку, установленному в платёжной ведомости. Если по каким либо причинам некоторым сотрудникам к оговоренной дате выплачены не были, В 5-ой графе указывается «депонировано».
На листе, который будет последним, кассир указывает сумму, которая была сотрудникам выплачена и сумму депонированную. Эти данные указывают и в цифрах и прописывают буквами. Затем, эти суммы он заверяет личной подписью и оформляет кассовый ордер на всю сумму, которая работникам была выдана. Причём, номер РКО и дата составления указывают в платёжной ведомости Т-53.
Теперь, ведомость возвращают в бухгалтерию, где её должен заверить подписью главный бухгалтер.
Все ведомости, на основании которых проводились оплаты, регистрируют в соответствующем журнале (Т-53а). Его заводят в организации на один год. Ведомости хранятся в ней в течении пяти лет.
Строго следуйте рекомендациям и будьте внимательны, чтобы не столкнуться с трудностями и необходимостью перезаполнять документ. Надеемся, вы получили полную информацию о том, как заполнить платежную ведомость Т-53.
Скачать:
Образец платежной ведомости Т-53 (2964)
Платежная ведомость Т-53 (бланк) (1948)
bbcont.ru
Документы для выдачи зарплаты за первую половину месяца
Аванс – это часть заработной платы, поэтому основанием для выдачи будут те же документы, что и на выплату расчета по заработной плате:
- штатное расписание;
- документ, содержащий личные данные, в том числе сведения о надбавках (выслуга лет, размер районного коэффициента, налоговые вычеты, стаж);
- табель учета рабочего времени;
- приказы руководства: на очередной отпуск, на премирование, на отпуск без сохранения заработной платы, на оказание материальной помощи, удержание подотчетных сумм и пр.;
- больничные листы;
- в отдельных случаях – заявление на аванс;
- платежная ведомость или иной платежный бланк.
Основным документом для расчета суммы аванса и заработной платы считается табель учета рабочего времени. Этот документ должен вестись ответственным лицом (табелировщиком) ежедневно. В документе отражаются данные о фактически отработанном времени и причины неявки на работу.
Дополнительные документы (приказы, больничные листы) понадобятся бухгалтеру для сверки правильности заполнения табеля.
Далее производится выдача денежных средств на основании платежной ведомости или иного бланка.
Многие хозяйствующие субъекты выдают расчетные листы один раз в месяц при начислении заработной платы за весь период. Формально это не верно.
Ст. 136 ТК РФ говорит, что работодатель обязан предоставлять информацию работнику при выплате заработной платы, а значит, два раза в месяц – при выдаче аванса и остатка.
Сроки и порядок выплаты аванса.
Выплата через кредитную организацию
Выдача аванса через банк сильно упрощает ведение бухгалтерского учета. Для совершения операции оформляется платежное поручение на выплату денежных средств.
Сначала составляется реестр с перечислением получателей, их банковских реквизитов и сумм к выдаче. На основании реестра составляется платежное поручение.
Главное условие при оформлении платежного поручения – корректно указать реквизиты получателя и плательщика.
После того, как прошла выплата, платежное поручение вместе с реестром хранится по общим правилам хранения бухгалтерских документов. Расписываться в реестре работникам не нужно.
Рекомендуем также прочитать: положен ли аванс, если сотрудник был в отпуске?
Наличными в кассе предприятия
Существуют строгие правила выдачи наличных денег в кассе предприятия.
Аванс может выплачиваться как по расходным кассовым ордерам, так и с использованием специальной платежной ведомости.
Бланк этого документа утвержден Госкомстатом, но может быть разработан экономическим субъектом самостоятельно.
Унифицированная форма Т-53 удобна для заполнения и содержит все необходимые реквизиты.
Как оформить платежный документ?
Ведомость может составляться как по всей организации, так и по отдельному подразделению предприятия.
На титульном листе бланка ведомости Т-53 указывается наименование экономического субъекта и структурного подразделения, если выплата производится по отдельному участку, цеху и так далее.
В графе «корреспондирующий счет» указывается номер бухгалтерского счета, на который будут отнесены расходы (20, 44 и т. д.).
В графе «в кассу для оплаты в срок» указывается период, в который деньги будут находиться в кассе для уплаты аванса. Законом установлен трехдневный срок, после чего остаток денег депонируется и возвращается в банк. Срок указывается с даты выдачи по дату окончания выплаты включительно (например, с 16 февраля 2018 по 18 февраля 2018). Учет депонированной зарплаты.
Указывается итоговая сумма аванса прописью и цифрами. Нужно ли из суммы удерживать НДФЛ?
Далее следует подписи руководителя и главного бухгалтера с расшифровкой.
В поле платежной ведомости Т-53 для указания расчетного периода указывается первая половина календарного месяца, за которую проводится выдача аванса – с первого по пятнадцатое число.
В содержательной части документа приведен список работников с указанием порядкового и табельного номера, фамилии и инициалов.
Напротив каждой фамилии указывается сумма к выплате. Получив аванс, работник расписывается в ведомости.
Если в трехдневный срок работник не получил наличные, то средства депонируются с соответствующей отметкой. По истечении трех дней в ведомости проставляется выданная и задепонированная сумма. Лицо, выдающее деньги (кассир) подписывает бланк.
На основании формы Т-53 бухгалтер выписывает расходный кассовый ордер, номер которого проставляется в ведомости.
После этого платежный документ Т-53 регистрируется в журнале и хранится в общем порядке бухгалтерских документов.
Скачать бланк и образец заполнения формы Т-53
Так выглядит заполненный образец:
Полезное видео
Более подробно о размере аванса, сроках выдачи и оформлении выплат, рассказано в данном видео:
azbukaprav.com
Для чего используется платежная ведомость
Платежная ведомость применяется для отражения выплаты заработной платы работникам организации, но только тем, кто получает зарплату наличными, а не на пластиковые карты.
Платежная ведомость составляется в одном экземпляре в бухгалтерии и передается в кассу для оплаты (в т.ч. на аванс).
Форма платежной ведомости разрабатывается организацией самостоятельно и закрепляется в учетной политике. Может организация использовать и форму платежной ведомости № Т-53, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. Расскажем о некоторых особенностях заполнения платежной ведомости по форме № Т-53.
О заполнении платежной ведомости по форме № Т-53
На титульном листе платежной ведомости (форма № Т-53) указывается общая сумма, подлежащая выплате.
Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем организации или уполномоченным им на это лицом.
В платежной ведомости по истечении срока выплаты против фамилий работников, не получивших заработную плату, в графе 5 делается отметка «Депонировано». При необходимости в графе «Примечание» формы № Т-53 указывается номер предъявленного документа (к примеру, при получении зарплаты по доверенности).
В конце таблицы платежной ведомости на выдачу зарплаты после последней записи проводится итоговая строчка для проставления общей суммы ведомости.
В конце самой ведомости указываются суммы выплаченной и депонированной заработной платы.
На выданную сумму заработной платы составляется расходный кассовый ордер (форма № КО-2), номер и дата которого проставляются на последней странице платежной ведомости.
Платежная ведомость (бланк): скачать
Форма Т-53 «Платежная ведомость» содержится в Постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1. По коду формы (Т-53) ведомость на выдачу зарплаты (бланк) без труда можно найти в справочно-правовой системе «КонсультантПлюс».
В формате Excel в удобной для заполнения форме платежную ведомость на выдачу заработной платы скачать можно тут.
glavkniga.ru
Структура бланка Т-53
Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05 января 2004 года был утверждён унифицированный бланк платёжной ведомости Т-53. До настоящего времени он остаётся обязательным к применению.
Предприятие имеет право включить в утверждённый Госкомстатом образец заполнения платёжной ведомости Т-53 дополнительные столбцы и реквизиты (не меняя основной информации). Разработанную новую форму следует утвердить локальным нормативным актом или прописать в учётной политике.
Бланк платёжной ведомости Т-53 представляет собой две части. Первая часть — лист №1 (титульный), вторая часть — таблица на одном и более листах.
Лист №1 (титульный) формы Т-53
На титульном листе указываются информационные сведения о предприятии и ведомости:
- дата создания и номер документа;
- период расчёта вознаграждения, за который производятся выплаты;
- информация о предприятии (организации) и структурном подразделении (если необходимо);
- счёт корреспонденции в бухгалтерском учёте (обычно счёт 70);
- коды формы (ОКУД и ОКПО);
- установленные руководителем даты выдачи денежных средств из кассы;
- итоговая сумма по ведомости для выплаты (прописными буквами и цифрами, первое слово пишется с заглавной буквы)
Лист подписывается руководителем и главбухом предприятия. Расшифровка подписей обязательна.
Ниже приведен образец заполнения платёжной ведомости Т-53 (титул) на оформление выплаты из кассы денежных средств в ООО «Шоколадная фабрика» на сумму 48 900 рублей за расчётный период май 2013 года. Ведомость № 5 от 04 июня 2013 года действительна к выплате с 4 июня 2013 года по 6 июня 2013 года:
Табличная часть формы Т-53
Второй и последующие листы представляют собой таблицу, которая содержит следующие реквизиты:
- порядковый номер строки;
- ФИО и табельный (учётный) номер работника;
- сумму наличных к выплате (в рублях);
- подпись в получении денег, в этой графе также делаются отметки о депонировании или выдаче денежных средств по доверенности;
- примечание.
В конце на листе подсчитывается итог по выплаченным суммам.
На заключительном листе после таблицы указывается следующая информация:
- количество листов в ведомости;
- выплаченная по ведомости итоговая сумма цифрами и прописью (первое слово пишется с заглавной буквы);
- итоговая сумма к депонированию прописью и цифрами;
- расходный кассовый ордер с указанием номера и даты выписки, по которому в бухгалтерском учёте списывается выданная сумма.
Форма Т-53 подписывается кассиром или лицом, производившим выдачу денег из кассы, и бухгалтером, проверившим правильность заполнения ведомости. Все подписи сопровождаются расшифровками и датируются.
Ниже — образец заполнения платёжной ведомости Т-53 (табличной части). В данном случае — без депонирования:
А вот образец заполнения платежной ведомости Т-53 (табличной части) с указанием невыплаченных сумм (предназначенных депонированию) и сумм, выданных по доверенности:
Порядок оформления
Расчётная ведомость составляется бухгалтером-расчётчиком в одном экземпляре после окончательного расчёта зарплаты или в межрасчётный период для выплаты аванса, отпускных, расчёта при увольнении и прочих начислений.
Руководитель вместе с главным бухгалтером определяют дни выплаты, подписывают документ и передают его в кассу для выдачи наличных денег.
Кассир (при его отсутствии — руководитель организации) в установленные дни выдаёт денежные средства, работники расписываются в их получении.
По окончании дней выдачи кассир «закрывает» ведомость. Если кто-то не успел получить деньги, то напротив его фамилии в графе 5 (там, где должна быть подпись о получении) делается запись «Депонировано». На заключительном листе документа цифрами и прописью указывается итог по выданной и депонированной сумме.
Подписанную кассиром, выдававшим наличные, ведомость проверяет бухгалтер. Если всё в порядке, то он заверяет ведомость подписью и заполняет РКО (расходный кассовый ордер).
РКО заполняется на итоговую сумму, выданную по ведомости.
Информация о РКО (дата выписки, номер) указывается на заключительном листе расчётной ведомости.
Образец выписки РКО к «закрытой » ведомости на выплату зарплаты:
Достоинства и недостатки
Унифицированная форма Т-53 (платёжная ведомость) понятна и удобна в использовании. Бухгалтеру-расчётчику достаточно заполнить один документ на выплату средств любому количеству сотрудников. Это особенно удобно для предприятий с большой численностью.
По расчётной ведомости выдача заработной платы и других начислений может производиться в течение пяти дней, что удобно для предприятий со сменными графиками, при которых сотрудники работают не каждый день.
К недостаткам формы относится то, что информация по начисленным суммам становится доступной многим работникам. Право на конфиденциальность информации о заработной плате нарушается.
Не очень удобным можно считать то, что в форме Т-53 присутствует только итоговая сумма для получения на руки после вычета подоходного налога и других удержаний. Составляющие заработной платы (оклад, премия, оплата сверхурочных и другие возможные начисления и удержания) в этой ведомости не отражаются.
fb.ru