Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если ПКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер ПКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.
Поле «Дата составления». ПКО составляется в день поступления денег в кассу! И никак иначе. Дата указывается в формате — ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2017.
Графа «Дебет». Указывается номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства. Обычно это счет 50 – «касса». ИП эту графу не заполняют.
ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «КРЕДИТ». ИП его не заполняют.
Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается ПКО.
Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета (субсчёта) источника поступления денежных средств согласно плану счетов бухучёта, например:
• 51 – поступление денежных средств с расчётных счетов организации
• 62 – поступление денежных средств от покупателей и заказчиков
• 71 – возврат денег от подотчётных лиц
• 75-1 – внесение учредителями денежных средств в уставной капитал
• 90-1 — выручка
Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).
Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, поступивших в кассу.
Графа «Код целевого назначения». Указывается код назначения использования поступивших денежных средств (обычно при целевом финансировании). Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.
Строка «Принято от». Указывается:
— ФИО физлица в родительном падеже – если деньги принимаются от работника организации.
— «Наименование организации» через «ФИО» (см. образец ниже) — если деньги принимаются от работника сторонней организации.
Строка «Основание». Прописывается основание поступления денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Оплата по договору №31 от 22.10.2015»; «Возврат остатка подотчётных сумм».
Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые поступают в кассу. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.
Строка «В том числе». Указывается сумма и ставка НДС. Если в финансовой операции не предусмотрен налог на добавленную стоимость, то ставим прочерк, либо делаем запись «Без НДС».
Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы (при наличии).
Отрывная квитанция. В ней дублируются данные из ПКО.
ip-spravka.ru
Общие моменты ↑
Выдача финансов из кассы возможна несколькими путями:
- с помощью расчетно-платежной ведомости;
- при помощи платежной ведомости;
- используя расходный кассовый ордер.
Выдавать деньги из кассы с помощью ордера можно не только сотрудникам (при выплате заработной платы), но и работнику кассы для передачи им денег в банк.
Оформление кассовых операций в организации и их учет оформляются с помощью ордеров – расходных и приходных. Расходный ордер необходим для выплаты наличности из кассы. Форма его – КО-2.
При его использовании выдача денег происходит в следующих ситуациях:
| Выдача финансов одному человеку | Сотруднику предприятия или нештатному работнику |
| При выданной единой суммы | Посредством платежного документа или расчетного счета |
| Выдача средств кассиру | Чтобы внести их в банк или на счет организации |
Для получения финансов по ордеру получателю необходимо предоставить паспорт или другой документ, который подтверждает его личность. После получения средств пишется расписка.
Если при оформлении кассового ордера расписки не обнаружится, то выплаченные деньги считаются недостачей. С кассира взимается вся сумма полностью.
Также по расходному ордеру можно получить наличные средства по доверенности. При этом необходимо указать личные данные доверенного лица (полностью).
Доверенность прилагается к бланку ордера. Если операций несколько, то к документу прилагается ксерокопия доверенности.
Сумма для выдачи не может быть больше 100 тысяч рублей. В противном случае оформляется безналичный расчет. Расходным ордером можно регистрировать несколько операций хозяйственного типа.
Типы операций, которые сопровождаются оформлением кассового ордера:
- оплата за услуги поставщика;
- операции иного характера;
- выдача финансов сотруднику предприятия под отчет;
- сдача средств в банк.
Расходник разрешено вести в электронном формате. Перед тем как выдать наличные средства, бланк ордера необходимо распечатать.
Деньги выдаются как в российской валюте, так и в иностранной. Расходный кассовый ордер не разрешено выдавать на руки получателю. Он всегда остается в кассе организации.
При составлении кассового ордера необходимо помнить следующее:
- оформляет документ бухгалтер организации, а не кассир;
- выписывается ордер в одном экземпляре;
- при заполнении использовать чернила черного цвета;
- исправления недопустимы. Если обнаружится ошибка, необходимо составить новый ордер;
- выплата финансов в наличной форме возможна только в день составления расходного ордера;
- выдавать на руки документ нельзя;
- кассовые ордеры необходимо пронумеровать, прошить и хранить на предприятии.
Выписывать расходный ордер кассы разрешено на один день. Это и будет являться сроком его действия. Наличку нужно будет получить в этот же день. За сохранность ордера отвечает назначенное ответственное лицо.
Хранить нужно в сейфе или в кабинете, который охраняется. Если необходимо взять документ, то нужно письменное разрешение от руководящего лица компании или старшего бухгалтера.
Документ разрешено брать только на время работы, в конце дня его необходимо положить на место. Кассовый ордер хранится 3 года. Если счета отсутствуют – 75 лет.
При выдаче финансов под отчет необходимо указать следующую информацию:
- выдаваемая работнику сумма;
- срок;
- подпись руководящего лица учреждения;
- дата получения средств работником.
Определения
| Ордер кассы | Одна из главных форм движения финансов по кассе |
| Расходный кассовый ордер | Первичный документ учета операций кассы, согласно которому выдаются деньги |
| Журнал регистрации ордеров | Книга, применение которой необходимо при регистрации приходных и расходных ордеров из кассы, ведомостей и заявлений |
| Кассовая книга | Документ, имеющийся в организации, и применяемый для учета средств, которые поступают в кассу и выдаются ею. В организации она должна быть одна. В книгу кассир обязан ежедневно записывать сумму, которая осталась в кассе. Подпись книги руководителем и главным бухгалтером обязательна |
Какова роль документа
Расходный ордер кассы необходим для учета выплат наличных средств из кассы организации. Он является основанием для выдачи финансов.
Законодательная база
В соответствии с Указанием № 3210-У Центрального банка (принято 11 марта 2019 года), во время выдачи средств из кассы оформляется расходной ордер.
Согласно Решению №40 Совета директоров Центрального банка (принятое 22 сентября 1993 года), заполнение формы КО-2 обязательно при выдаче средств из кассы.
На основании 14 статьи Решения выдача налички возможна и по другим документам (расчетно-платежные ведомости, счета). Но на них должен быт штамп ордера.
Унифицированная форма ордера была разработана Постановлением Государственного комитета статистики № 88, принятым 18 августа 1998 года, «Об утверждении форм первичной учетной документации по учету кассовых операций».
В соответствии c положением банка №373, форма КО-2 заполняется в таких случаях:
- при сдаче выручки для перечисления на счет;
- во время выдачи финансов под отчет;
- при выдаче сотруднику организации для личных нужд – командировочные, больничные;
- для нужд организации.
Порядок ведения операций кассы был утвержден Советом директоров Центрального банка Российской Федерации.
Согласно статье 15.1 Кодекса административных правонарушений, при неправильном оформлении расходного ордера организации грозит штраф.
Для предприятий он составляет 50 тысяч рублей, для руководящих лиц – 5 тысяч рублей. Налоговый кодекс также устанавливает штраф размером 10 тысяч рублей за неправильное оформление и ведение кассовой документации.
Исправлять данные в расходном кассовом ордере недопустимо – об этом гласит Указание №3210 банка. Подпись руководителя организации обязательна – пункт 4.3 Указания.
Как формируется унифицированная форма КО-2 – расходный кассовый ордер ↑
Форма ордера КО-2 формируется в специальном журнале первичной документации предприятия.
Сотрудник отдела бухгалтерии формирует документ в единственном экземпляре, руководитель организации и главный бухгалтер его подписывают. Далее происходит его регистрация в журнале ордеров.
Когда документ поступает к кассиру, проверяется следующее:
- наличие необходимых подписей;
- правильно ли оформлены документы;
- имеются ли прилагаемые справки.
Порядок составления
Существуют требования к процессу оформления расходного ордера:
- личные данные получателя не должны отличаться от тех, которые указаны в ордере;
- сумма наличных не может быть выше 100 тысяч рублей;
- необходима личная подпись получателя денег;
- если финансы выдаются по доверенности, то ее необходимо прилагать к бланку ордера.
Заполнить ордер нетрудно, важно знать, как правильно составить документ. Для этого существует определенный порядок. Сначала необходимо в верхней части указать название организации.
Если имеется структурное подразделение, указать его, а также код. Узнать код организации можно в Государственном комитете статистики.
Дата в документе проставляется та, когда выдавались деньги из кассы. В расходном ордере необходимо обязательно указать такие разделы:
| Название организации | Полное; того учреждения, из кассы которого выплачиваются финансы в наличной форме |
| Код фирмы | Присваивается во время регистрации предприятия |
| Номер ордера и дата составления | Номер должен соответствовать тому, который указан в регистрационном журнале документов |
Выделяют следующие этапы в составлении РКО:
- Бухгалтер оформляет документами осуществление хозяйственной операции в тех случаях, когда – выдается заработная плата или премия, наличные под отчет и прочее.
- Осуществление самоконтроля денег, которые были внесены.
- Передача ордера главному бухгалтеру для подписи.
- Подтверждение цели выдачи средств, поступление документа в кассу.
- Проверка кассиром на правильность составления и наличие подписей.
- Сверка данных получателя, выдача финансов.
Какой указать код целевого назначения
Код целевого назначения указывается в том случае, если финансы поступили в кассу в порядке целевого финансирования.
Для выдачи зарплаты коды целевого назначения в расходном кассовом ордере указываются следующие:
| 02 | Выдача заработной платы и премий |
| 03 | Выдача депонированной зарплаты |
| 05 | Командировочные или нужды хозяйственного типа |
| 06 | Выплаты иного характера |
| 16 | Заработная плата выдана |
| 15 | Выданы средства под отчет |
Коды целевого назначения в расходном кассовом ордере в бюджете следующие:
| 250 | Выплата безвозмездного характера |
| 230 | Обслуживание долга государству |
| 260 | Средства, которые были переданы в фонд социального обеспечения |
Образец заполнения
Для бланка расходного ордера кассы существует унифицированная форма – КО-2.
Инструкция по заполнению:
| Указать название учреждения | Которое выдает документ |
| При наличии структурного подразделения | Указать |
| Номер документа | Обязателен |
| Проставить дату | Выдачи денег из кассы |
| В поле «Дебет» указать код структурного подразделения | Из которого выдаются финансы – номер счета и субсчета |
| В графе «Кредит» | Проставить номер счета бухгалтерии |
| Сумму, которая выдается | Прописывается цифрами |
| В графе «Выдать» | Указываются личные данные получателя |
| В поле «Основание» | Написать содержание хозяйственной операции, например, аванс |
| Написать реквизиты первичной документации | Которая прилагается к ордеру |
Подписи (руководящего лица организации и старшего бухгалтера) и их расшифровки обязательны.
После этого идут поля, которые должен заполнить получатель денег:
- указывается сумма полностью (буквами), копейки – цифрами;
- дата получения и личная подпись.
Возникающие нюансы ↑
При ведении расходного кассового ордера имеются нюансы, о которых важно знать. Заполнять документ нужно в тот день, когда выдаются деньги.
Сумму прописывает получатель, а не кассир. Дубликаты кассового ордера не разрешены, документ создается в единственном экземпляре.
Также не разрешены исправления или прочие помарки, такой ордер будет считаться недействительным. Этот документ является официальным, поэтому наличие штампа организации обязательно.
Если расходный кассовый ордер предназначен для выдачи заработной платы сотрудникам, то для каждого рабочего создается отдельный.
Бывают исключения – составлять ордер можно на несколько сотрудников, но сумма при этом указывается для каждого из них отдельно. Из этого ордера формируется специальная ведомость.
Особое внимание при заполнении ордера необходимо уделить графе «Основание». Часто ее не заполняют и оставляют пустой. Так делать нельзя.
Это обязательный для заполнения раздел. Основание считается учетным элементом использования финансов. От его заполнения зависит правильность выплаты.
Например, при выдаче заработной платы нужно будет выплатить конкретную сумму и оплатить налоги. Заполнять расходной ордер можно от руки или используя современную технику для печатания.
Если передается контроллером в кассу
Прежде чем попасть в кассу, расходный ордер необходимо зарегистрировать в специальном журнале формы КО-3. Ордер необходимо погасить и приложить к кассовой книге.
При передаче контроллеру для проверки
Обязанность контроллера состоит в проверке расходного ордера из кассы.
Получив документ, он проверяет следующее:
- имеются ли подписи уполномоченных лиц организации, также устанавливается их подлинность;
- правильно ли оформлен ордер и все ли реквизиты указаны;
- прилагаются ли необходимые приложения и справки.
Если обнаруживается хотя бы одно нарушение, контроллер возвращает документ на исправление.
Таким образом, без наличия расходного ордера кассы выдача наличных средств недопустима. Заполняется бланк в соответствии с требованиями, подписи руководителя организации и бухгалтера обязательны.
Прежде чем поступить в кассу, документ необходимо тщательно проверить. Кассовую дисциплину нарушать нельзя.
buhonline24.ru
Требования
Согласно законам РФ, основные требования заключаются в следующем:
- полные инициалы получателя обязательно должны совпадать с теми, которые указаны в документе по форме КО-2;
- размер денежных средств к предоставлению не может превышать 100000 рублей, в противном случае операция происходит по безналичному расчету;
- получатель денежных средств персонально должен указать буквами размер к получению, а также поставить дату и подпись.
Все сведения, которые указаны на получателя в доверенности, должны в обязательном порядке совпадать с информацией, отображенной в документе по форме КО-2.
Предоставление финансовых средств для потребностей компании наемным рабочим осуществляется исключительно при условии составленного заявления, в котором должна находиться подпись непосредственного руководства личной ручкой относительно размера денег и периода.
Дополнительно документ заверяется подписью с отображением периода подписания заявления, причем подотчетные лица должны будут отчитаться в кассу на протяжении 3 календарных дней по завершению периода выдачи.
Предоставление финансовых средств под отчет осуществляется исключительно после полного закрытия долговых обязательств по предыдущим полученным суммам.
Как правильно заполнить
В верхней части документа в поле «Компания» необходимо прописать полное наименование фирмы и ее структурное подразделение. В случае отсутствия структурного подразделения, во втором поле нужно поставить почерк.
В разделе «Коды» в верхнем правом углу отображается код ОКПО из информационного письма Госкомстата, предоставленного организации в процессе регистрации.
В поле «Нумерация документации» отображаются сведения относительно регистрационного номера и времени в формате ДД.ММ.ГГГГ из журнала КО-3. Время в журнале должно отображать период предоставления финансовых средств на руки из кассы компании. Что касается полей «Дебет» и «Кредит», они обязательно заполняются исключительно бухгалтерами.
В поле «Дебет» отображается код структурного подразделения в том случае, если финансовые средства предоставляются исключительно в структурном подразделении компании. Дополнительно в этом поле отображается код аналитического учета, однако, при условии использования компанией подобной кодировки, в противном случае нужно ставить прочерк.
В поле «Кредит» осуществляется фиксация номера счета, по кредиту которого осуществляется предоставление финансов. В поле «Сумма, руб. коп.» отображается исключительно цифрами сумма, которая предоставляется из кассы.
В том случае, если компания утвердила персональную систему кодирования, возникает необходимость в заполнении графы «Код целевого назначения».
В графе «Предоставить» необходимо указать полные инициалы рабочего исключительно в родительском падеже, которому предоставляют деньги.
По графе «Основания» отображают содержание денежной операции, к примеру, командировочные затраты либо же предоставление под отчет.
В поле «Размер» с заглавной буквы необходимо прописью указать размер предоставляемых денег. Причем копейки должны быть отображены только цифрами.
В поле «Приложение» в обязательном порядке перечисляется вся без исключения первичная документация, на баз которой предоставляются деньги. Если средства предоставляются рабочему посторонней фирмы, то к расходному ордеру следует приложить нотариально составленную доверенность на получение денег.
В графе «Получатель» лицо, которое получило деньги, должно отобразить полный размер денежных средств прописью, причем копейки только цифрами. Затем нужно проставить время и подпись в специально отведенных местах.
Графу «Предоставил кассир» следует оформлять только в том случае, когда непосредственный кассир предоставил денежные средства на основании расходного кассового ордера. Обязательно уполномоченное лицо должно поставить подпись и отобразить личные инициалы. Вся без исключения документация, которая относится к сопроводительной с КО-2, должна быть помечена печатью «Оплачено».
Код целевого назначения
Необходимость в отображении кода целевого назначения возникает в тех случаях, когда финансовые средства поступили в кассу по установленному порядку целевого финансирования.
Для предоставления заработной платы, необходимо отображать такие коды целевого использования:
- 02 – начисление зарплаты и различных премиальных выплат;
- 03 – предоставление депонированной заработной платы;
- 05 – начисление финансовых средств на командировочные и хозяйственные потребности;
- 06 – начисление финансовых средств на прочие потребности;
- 16 – подтверждает факт предоставления зарплаты наемному сотруднику;
- 15 – подтверждает факт выдачи денег подотчетным лицам.
Что касается кодов целевого использования в РКО в бюджете, то они имеют вид:
- 250 – предоставление денег на безвозмездной основе;
- 230 –осуществление обслуживания долговых обязательств государству;
- 260 – подтверждение факта предоставления денежных средств в территориальное представительство Фонда социального обеспечения.
Данные коды являются основными, которые используют компании в процессе своей трудовой деятельности.
Кто подписывает и ставится ли печать
Как только рассматриваемый ордер будет зарегистрирован в специальном учетном журнале, возникает необходимость в его подписании. Это должны сделать руководители компаний совместно с главным бухгалтером.
В случае отсутствия необходимых лиц, документ может быть заверен сотрудниками, у которых есть необходимые полномочия. Необходимо помнить, что подпись руководства организации не является обязательной, если она уже фигурирует в какой-либо сопроводительной документации.
Сформированный документ должен быть передан ответственному кассиру, который проверит его на предмет достоверности указанных сведений.
Печать «Оплачено» должна быть проставлена кассиром во всей сопровождающей документации. Допускается возможность вместо печати поставить дату совершения операции (если компания не использует печать).
Как правильно заполнить ордер? Подробности — в данной инструкции.
znaybiz.ru
| Строка | Содержание |
| Номер документа | Номер по порядку |
| Дата составления | Дата получения денег |
| Дебет | Счет 50 (Для индивидуальных предпринимателей не обязательно) |
| Код структурного подразделения | Заполняют обособленные подразделения организации согласно присвоенным им кодам |
| Корреспондирующий счет | Счет в кредит которого относится поступившая сумма (Для индивидуальных предпринимателей не обязательно) |
| Код аналитического учета | Код по системе аналитического учета (Для индивидуальных предпринимателей не обязательно) |
| Сумма | Сумма поступивших денежных средств (цифрами) |
| Код целевого назначения | Заполняется, если в кассу поступили деньги в порядке целевого финансирования (в основном для некоммерческих организаций) |
| Принято от | ФИО физического или наименование юридического лица, вносящего деньги |
| Основание | Содержание операции по поступлению денег (например: "поступила выручка от продаж", "поступили деньги из банка" и т.д.) |
| Сумма | Сумма поступивших денег — прописью с большой буквы, пустое место прочеркивается |
| В том числе | Ставка и сумма (цифрами) налога НДС (если операция не облагается НДС — "без налога НДС") |
| Приложение | Реквизиты документа (название, номер и дата) по которому поступили деньги (договор, корешок банка, счет-фактура и т.д.) |
Выписанный приходный ордер подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).
Корреспонденция счетов по приходу денежных средств.
| № | Содержание операции | Дебет | Кредит |
| 1. | Поступила выручка от реализации за наличный расчет | 90-1 | |
| 2. | Поступили деньги с расчетного счета | ||
| 3. | Поступили деньги от покупателей | ||
| 4. | Возвращен остаток подотчетных сумм | ||
| 5. | Поступления от сотрудников организации | ||
| 6. | Поступления от учредителей |
Хранение наличных денег в кассе
Согласно Порядку ведения кассовых операций в РФ обеспечение сохранности наличных денежных средств возложено на руководителя организации.
К рекомендованным правилам по обеспечению сохранности наличных денег относятся следующие:
1. Помещение кассы должно быть изолированно, во время совершения операции двери кассы должны быть закрыты
2. В помещение кассы доступ посторонних лиц запрещен
3. Наличные деньги должны храниться в специальных сейфах и хранилищах, ключи от которых имеются у ограниченного количества лиц (оригиналы у кассира, дубликаты — у директора).
4. Помещения кассы ежедневно опечатываются кассирами
5. Не допускается хранение в кассе наличных денег, не принадлежащих организации.
6. При транспортировке денег кассир должен быть обеспечен транспортом и охраной.
7. В случае недееспособности кассира приказом руководителя назначается лицо его замещающее, на которое также возлагается полная материальная ответственность.
8. Разрешается заключать договора инкассации с банками и договора страхования со страховыми компаниями.
9. Все документы, связанные с приходом и расходом денежных средств хранятся в архиве организации 5 лет.
Выдача наличных денег из кассы
Выдача наличных денег из кассы происходит в следующих случаях:
— Выплата заработной платы и приравненных к ней платежей (премии, отпускные, пособия)
— Выдача денег под отчёт сотрудникам организации
— Сдача наличных денег в банк
— Выплата поставщикам
— Выплаты учредителям
Порядок выдачи наличных денег юридическим лицом/индивидуальным предпринимателем
| Элемент | Характеристика | Основание |
| Оформление выдачи наличных денег | Выдача наличных денег под отчет проводится по расходным кассовым ордерам (сокращенно — РКО). Выдача наличных денег для выплат заработной платы, стипендий и других выплат проводится по РКО, расчётно-платёжным ведомостям0301009, платёжным ведомостям 0301011 | п. 4.1 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
| Подготовка к выдаче наличных денег | Кассир выдает наличные деньги непосредственно получателю, указанному в РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости), при предъявлении им паспорта или другого документа, удостоверяющего личность , либо при предъявлении получателем доверенности и документа, удостоверяющего личность. Перед выдачей наличных денег кассир, получив РКО (расчетно-платежную ведомость , платежную ведомость), проверяет наличие подписей руководителя, главного бухгалтера или бухгалтера (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера — наличие подписи руководителя) и их соответствие имеющимся образцам, соответствие сумм наличных денег, проставленных цифрами, суммам, проставленным прописью. При выдаче наличных денег по расходному кассовому ордеру кассир проверяет также наличие подтверждающих документов, перечисленных в РКО, и соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, данным предъявляемого получателем документа, удостоверяющего его личность. | п. 4.2 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
| Оформление выдачи наличных денег по доверенности | Кассир проверяет соответствие фамилии, имени, отчества (при наличии) получателя наличных денег, указанных в РКО, фамилии, имени, отчеству (при наличии) доверителя, указанным в доверенности, а также соответствие указанных в доверенности и РКО фамилии, имени, отчества (при наличии) доверенного лица и данных документа, удостоверяющего его личность, данным предъявленного доверенным лицом документа. В расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) перед подписью лица, которому доверено получение наличных денег, кассир делает надпись "по доверенности". Доверенность прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). В случае выдачи наличных денег по доверенности, оформленной на несколько выплат или на получение наличных денег у разных юридических лиц, индивидуальных предпринимателей, делаются ее копии, которые заверяются в порядке, установленном руководителем. Заверенная копия доверенности прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). Оригинал доверенности (при наличии) хранится у кассира и при последней выдаче наличных денег прилагается к РКО (расчетно-платежной ведомости, платежной ведомости). | п. 4.2 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
| Действия кассира при выдаче наличных денег | При выдаче наличных денег по РКО кассир подготавливает сумму наличных денег, подлежащую выдаче, и передает РКО получателю наличных денег, который указывает получаемую сумму наличных денег (рублей — прописью, копеек — цифрами) и подписывает РКО. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы получатель наличных денег мог наблюдать за его действиями, и выдает получателю наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в РКО. Получатель наличных денег пересчитывает под наблюдением кассира полистно, поштучно полученные им наличные деньги. Кассир не принимает от получателя наличных денег претензии по сумме наличных денег, если получатель наличных денег не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги. После выдачи наличных денег по РКО кассир подписывает его. | п. 4.3 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
| Выдача наличных денег в подотчет работнику | Для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя, работнику под отчет (далее — подотчетное лицо) РКО оформляется на основании письменного заявления подотчетного лица, составленного в произвольной форме и содержащего собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату. Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий 3-х рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами. Проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем. Выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным лицом задолженности по ранее полученной под отчет сумме наличных денег. | п. 4.4 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
| Выдача наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения | Порядок выдачи по РКО необходимых для совершения кассовых операций наличных денег уполномоченному представителю обособленного подразделения определяется юридическим лицом. | п. 4.5 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
| Выдача заработной платы, стипендий и других выплат | Предназначенная для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумма наличных денег устанавливается согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости ). Срок выдачи наличных денег на эти выплаты определяется руководителем и указывается в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Продолжительность срока выдачи наличных денег по выплатам заработной платы, стипендий и другим выплатам не может превышать 5 рабочих дней (включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты). Старший кассир выдает необходимую для выплат заработной платы, стипендий и других выплат сумму наличных денег согласно расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) кассирам, проводящим выдачу наличных денег, под роспись в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств или по РКО на срок, установленный в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Кассир подготавливает подлежащую выдаче сумму наличных денег и передает расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость) работнику для подписания. Кассир пересчитывает подготовленную к выдаче сумму наличных денег таким образом, чтобы работник мог наблюдать за действиями кассира, и выдает ему наличные деньги полистным, поштучным пересчетом в сумме, указанной в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). Работник пересчитывает полученные им наличные деньги. Кассир не принимает от работника претензии по сумме наличных денег, если работник не пересчитал под наблюдением кассира полученные им наличные деньги. В последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат, кассир в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) проставляет оттиск штампа или делает надпись "депонировано" напротив фамилий работников, которым не проведена выдача наличных денег, подсчитывает и записывает в итоговой строке сумму фактически выданных наличных денег и сумму, подлежащую депонированию и сдаче в банк, сверяет указанные суммы с итоговой суммой в расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и оформляет в произвольной форме реестр депонированных сумм. После оформления реестра депонированных сумм кассир заверяет своей подписью расчетно-платежную ведомость (платежную ведомость), реестр депонированных сумм и передает их для сверки соответствия записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) и подписания главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю. На фактически выданные суммы наличных денег по расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) оформляется РКО, номер и дату которого кассир проставляет на последней странице расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости). При оформлении реестра депонированных сумм руководителем соответствие записей в реестре депонированных сумм с данными расчетно-платежной ведомости (платежной ведомости) заверяется им самим. | п. 4.6 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
Заполнение расходного кассового ордера.
| Строка | Содержание |
| Номер документа | Номер по порядку |
| Дата составления | Дата выдачи денег |
| Код структурного подразделения | Заполняют обособленные подразделения организации согласно присвоенным им кодам |
| Корреспондирующий счет | Счет в дебет которого относится выдаваемая сумма |
| Код аналитического учета | Код по системе аналитического учета |
| Кредит | Счет 50 |
| Сумма | Сумма выдаваемых денежных средств (цифрами) |
| Код целевого назначения | Заполняется, если выдаются деньги в порядке целевого финансирования (в основном для некоммерческих организаций) |
| Выдать | ФИО физического или наименование юридического лица, получающего деньги |
| Основание | Содержание операции по выдаче денег (например: "выдано в подотчет", "сдана выручка в банк" и т.д.) |
| Сумма | Сумма выданных денег — прописью с большой буквы, пустое место прочеркивается |
| Приложение | Реквизиты документа (название, номер и дата) по которому выдаются деньги (заявление сотрудника, квитанция банка, платежная ведомость и т.д.) |
| Получил | Получатель денег прописью пишет полученную сумму, пустое место прочеркивается |
| По | Реквизиты документа, удостоверяющего личность получателя денег |
Выписанный расходный ордер подшивается к отчету кассира (отрывной лист Кассовой книги).
Корреспонденция счетов по выдаче денежных средств из кассы.
| № | Содержание операции | Дебет | Кредит |
| 1. | Выплачена зарплата из кассы | ||
| 2. | Выдано под отчет на хозяйственный расходы | ||
| 3. | Выданы дивиденды учредителям | ||
| 4. | Переданы деньги инкассатору | ||
| 5. | Оплачена задолженность поставщикам |
Кассовая книга и отчетность кассира
Порядок ведения кассовой книги юридическим лицом/индивидуальным предпринимателем
| Элемент | Характеристика | Основание |
| Цель ведения кассовой книги | Для учета поступающих в кассу наличных денег, за исключением наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом), и выдаваемых из кассы, ведется кассовая книга 0310004 Платежный агент, банковский платежный агент (субагент) помимо кассовой книги ведет кассовую книгу для учета наличных денег, принятых платежным агентом, банковским платежным агентом (субагентом). | п. 5.1 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
| Осуществление записей в кассовой книге | Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому ПКО (РКО), оформленному на полученные (выданные) наличные деньги. | п. 5.2 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
| Выведение остатка на конец рабочего дня | Кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег на конец рабочего дня и проставляет подпись. | п. 5.3 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
| Проверка записей кассовой книги | Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии — руководителем и подписываются лицом, проводившим указанную сверку. | п. 5.4 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
| Выведение остатка в кассовой книге в случае, если не было кассовых операций | Если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились и записи в кассовую книгу не осуществлялись, остатком наличных денег на конец рабочего дня считается сумма остатка наличных денег, выведенная в последний из предшествующих рабочий день, в течение которого проводились кассовые операции. | п. 5.5 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
| Ведение кассовой книги в обособленном подразделении | Обособленное подразделение после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня передает лист кассовой книги за этот рабочий день не позднее следующего рабочего дня юридическому лицу. В случае оформления кассовой книги на бумажном носителе обособленным подразделением передается отрывной второй экземпляр листа кассовой книги, а в случае оформления кассовой книги с применением технических средств — распечатанный на бумажном носителе второй экземпляр листа кассовой книги. Передача обособленным подразделением листа кассовой книги юридическому лицу может осуществляться в электронном виде в соответствии с законодательством РФ. В этом случае передача листа кассовой книги на бумажном носителе осуществляется в соответствии с правилами документооборота, утвержденными юридическим лицом. | п. 5.6 Положения 373-п от 12.10. 2011 г |
helpiks.org
- Строка «Организация». Здесь следует указать полное наименование компании, привести код по ОКПО, который присваивается отделом статистики;
- Стока «Структурное подразделение». Она заполняется в том случае, если наличные средства поступили из отдела данной компании (это может быть дневная выручка одной из торговых точек). Во всех остальных случаях в данной строке ставится прочерк.
- Номер документа. Согласно правилам, нумерация ПКО начинается с 01.01 текущего года. В данной графе ставим номер ПКО.
- Дата составления. Обратите внимание, что вся первичная документация составляется в день совершения хозяйственной операции, следовательно дата ПКО должна совпадать с датой его заполнения.
- Графа «Дебет». В нее следует занести номера соответствующих счетов, а также их кодовые обозначения, если в компании принята система кодирования. В данную графу заносятся номера счетов, по дебету которых оформляются наличные средства. Организации, которые выдают ПКО, в графе «Дебет» ставят, например, счет 50 «Касса». В случае необходимости здесь указывается номер субсчета, определяемый согласно рабочему плану счетов предприятия.
- Графа «Кредит», код структурного подразделения, корреспондирующий счет и субсчет соответственно должны быть указаны требуемые данные — номер счета, в случае необходимости — субсчета, по кредиту которых оформляется приход наличных средств в кассу компании.
- Графа «Сумма». Здесь указывается сумма наличных средств, поступивших в кассу компании. В данной графе сумма указывается арабскими цифрами.
- Графа «Код целевого назначения». Если в компании не утверждена система кодирования, то в данной графе ставится прочерк.
- Строка «Принято от». Здесь возможно два варианта заполнения. Если наличные средства поступают от сотрудника вашей компании, то нужно просто указать его имя, отчество и фамилию. Если денежные средства поступают из другой компании, то нужно указать и полное наименование компании и фамилию, имя и отчество сотрудника через которого данные наличные средства были переданы. Оформляется это с использованием слова «через«. Например, «Принято от ООО «Коммуникативные технологии» через Преображенского Ф.Ф.»
- Строка «Основание». Здесь следует указать содержание хозяйственной операции. Например, «розничная выручка» или «оплата по договору».
- Строка «Сумма». В данной строке, в отличие от графы с аналогичным названием, следует указать сумму поступающих наличных средств прописью. Сделать это необходимо с самого начала строки и с прописной (заглавной) буквы. Если в сумме присутствуют копейки, то они указываются цифрами. В том случае, если в строке, в которой указывается сумма, остается пустое место, то его следует прочеркнуть.
- Строка «В том числе». Здесь следует указать сумму НДС. Она указывается цифрами. Если налога нет, то указывается: «без НДС».
- Поле «Приложение». Если к ПКО прилагаются документы, То здесь следует указать их название, номера и даты составления. На самих прилагаемых документах должен стоять оттиск штампа «Получено». Он ставится сразу после поступления наличных средств в кассу компании.
www.sekretariat.ru
Особенности оформления
Индивидуальный предприниматель (далее ИП) должен самостоятельно определить и назначить лицо, в обязанности которого будет входить оформление кассовых документов. Это является одним из элементов кассовой дисциплины.
Такими лицами на предприятии могут быть:
- главный бухгалтер или сотрудник бухгалтерии.
- кассир или старший кассир. Такой вариант возможен в случае отсутствия в штате должности гл. бухгалтера.
- сам ИП — при отсутствии гл. бухгалтера и кассира в штате.
Представители малого бизнеса (ИП) освобождены от обязательного оформления кассовых документов в т. ч. приходного кассового ордера (далее ПКО) и могут заполнять их по собственному желанию. В случае, если предприниматель выбрал вариант – оформление ПКО, ему необходимо руководствоваться следующим законодательным актом: Указание ЦентроБанка РФ № 3210-У от 11.03.14 г. В данном Указании регламентируется порядок оформления операций с наличными денежными средствами, составление приходного ордера и оговариваются сроки его хранения. В нем также ПКО присвоен номер строгой отчетности 0310001.
Бланк ПКО (пример)
Для верного заполнения и оформления документа (ПКО) необходимо знать и соблюдать ряд установленных правил.
Ниже рассмотрим основные из них:
- Приходный кассовый ордер обладает юридической силой только в случае наличия подписи такого должностного лица, как бухгалтер, кассир или руководитель предприятия. Таким образом, ПКО должен быть подписан должностным лицом, которое выполняет обязанности по ведению и соблюдению кассовой дисциплины. Возможен вариант подписания ПКО с использованием электронной подписи. Пример, когда такой вариант встречается на практике: кассовый узел размещен удаленно от места нахождения бухгалтерии или офиса директора и приходный кассовый ордер может быть подписан электронной подписью.
- Руководитель обязан обеспечить кассира штампом или печатью, карточками образцов подписей должностных лиц и возложить на него обязанность по их хранению. Данное средство используется при подтверждении факта проведенной кассовой операции, а именно проставляется кассиром на ПКО после прихода денежной наличности в кассу.
- Допускается два варианта ведения и оформления ПКО: на бумаге или в электронном виде. Удобный вариант ведения первичных бухгалтерских документов, в том числе и кассовых выбирается руководством предприятия (ИП) самостоятельно. Основное отличие: при оформлении на бумаге бланк заполняется вручную, а при оформлении в электронной форме, используется техника и специальное ПО. Такой спец. техникой являются компьютеры, принтеры.
- При поступлении ПКО в кассу предприятия кассир обязан выполнить ряд действий, перед тем как принять наличные, согласно установленного порядка.
На какие моменты в ПКО ему следует обратить внимание:
- наличие всех необходимых подписей на ордере и их соответствие образцам, указанным в карточках. Карточки образцов всегда хранятся в кассе;
- сумма, указанная цифрами должна полностью соответствовать указанной прописью;
- после приема наличных кассир должен подписать ордер и поставить штамп или печать и передать квитанцию лицу, вносящему средства в кассу.
- внести запись по ПКО в кассовую книгу. Запись вносится по каждому ордеру.
Печать при оформлении ПКО проставляется не на самом бланке, а на квитанции, которая не предназначена для хранения вместе с самим ордером, а передается клиенту или покупателю. При этом заверять квитанцию печатью нужно только в том случае, если она есть у предпринимателя.
На практике ИП сталкивается не только с оформлением ПКО, отражающим приход денежной наличности в кассу предприятия, но также с ПКО при кассовом обслуживании в банке. Порядок оформления такого приходного ордера закреплен в Положении ЦБ РФ № 318-П от 24.04.08 г. Указанным Положением присвоен номер форме документа (строгой отчетности) – 0402008.
Бланк ПКО по форме 0402008
Пример операций, при которых используется приходный кассовый ордер (форма строгой отчетности 0402008):
- прием банком денежной наличности от ИП с целью зачисления на расчетные счета;
- оплата ИП налогов;
- прием банком средств для зачисления на вкладные счета и т.д.
Составление и формирование данного документа (форма строгой отчетности 0402008) осуществляется работником банка.
На что следует обратить внимание ИП при осуществлении выше перечисленных операций:
- кассир банка должен выдать квитанцию;
- ИП следует проверить правильность указания в ПКО реквизитов получателя и отправителя (номер расчетного счета, наименование);
- выданная квитанция должна иметь подпись кассира и обязательно печать или штамп.
Образец заполнения ПКО по форме 0402008 (пример)
Следует также рассмотреть предприятия, которые в своей работе применяют специальную технику (кассовый аппарат) с выдачей фискального чека. Например, магазин продуктов выдает своим покупателям кассовый чек. По окончании рабочего дня на основании контрольной ленты, содержащей информацию по каждому чеку, составляется один приходный кассовый ордер по форме строгой отчетности 0310001 на одну итоговую сумму. Отметим, что если ИП работает с кассовой техникой и обязан выдавать кассовые чеки, то даже в случае её поломки, он не имеет права выдать вместо фискального чека другой документ, подтверждающий оплату. В этом случае нужно приостановить работу до исправления неисправности. Это требование является законодательно регламентированным, и нарушать его нельзя.
ПКО как документ строгой отчетности не всегда может быть приравнен к кассовому чеку. Он может заменить чек, если ИП оказывает услуги или является плательщиком ЕНВД. В иных случаях выдача квитанции ПКО клиенту вместо чека незаконна.
Как правильно заполнить ПКО
Форма ПКО утверждена Постановлением Комитета статистики от 18.08.1998 № 88 с изменениями и дополнениями. В Постановлении бланку присвоен номер КО – 1. Следует отметить, что ПКО состоит из 2-х частей: квитанция и сам ордер. Квитанция – это отрывная часть ордера, которая выдается лицу, вносящему наличные.
Главное требование: не допускается внесение исправлений, зачеркиваний и подчисток.
Рассмотрим в таблице более подробно какие реквизиты содержит бланк и на что необходимо обратить внимание осуществляя оформление приходного кассового ордера.
| Наименование строки, ячейки бланка | Какие реквизиты необходимо указывать | Частые ошибки |
| Организация | Указывается полное название предприятия, фирмы, компании | Сокращение названия |
| Структурное подразделение | Вписывается только в случае наличия подразделения или филиала предприятия | Не проставляется прочерк (в случае если нет филиала) |
| Номер документа и дата | Дата и номер должен соответствовать журналу регистрации | Не проводится регистрация документа |
| Дебет | Указывается номер бухгалтерского счета | |
| Кредит | Указывается номер бухгалтерского счета | |
| Сумма | Вписывается цифровое значение | Не проставляется разделитель целой части от копеек |
| Код назначения | Код целевой, согласно применяемого на предприятии. Может не указываться | |
| Принято от | ФИО вносящего средства | Используется сокращение имени и отчества |
| Основание | Содержание операции. Пример, внесение неиспользованного аванса на командировку | Не указывается |
| Сумма (прописью) | Вписывается сумма буквами | В оставшемся пустом месте строки не ставится прочерк |
| В т.ч. | указывается размер НДС, при отсутствии делается надпись «без налога (НДС); | Вместо надписи «без налога» ставится прочерк |
| Приложение | Заполняется при наличии первичных документов | Не указываются даты и номера документов |
| Раздел подписей | Место для подписей: гл. бухгалтера, кассира, в случае отсутствия подписывается ИП | Не указывается расшифровка данных подписавшего, а именно ФИО |
| М.П. (штампа) | Место для штампа кассира | |
| Линия отреза | Место отрыва ордера от квитанции | Квитанция не отрывается и храниться в кассовом узле, а должна быть выдана лицу, вносившему средства. |
Образец правильного заполнения ПКО (пример)
Печать (штамп) проставляется кассиром только на квитанции. На самом ПКО не предусмотрено проставление оттиска печати.
Организация процесса хранения ПКО, как бланка строгой отчетности на предприятии является обязанностью непосредственно руководителя. Срок хранения также определятся руководителем, но он не может быть менее 5 лет.
ipprof.ru