Порядок заполнения приходного кассового ордера


Оформление приходно-кассового ордера – важный элемент кассовой дисциплины. Он заполняется при поступлении наличности в кассу фирмы и всегда идет в связке с квитанцией.

Приходно-кассовый ордер может оформляться абсолютно в любых ситуациях: когда деньги поступают от учредителя, при возмещении ущерба, нанесенного сотрудниками предприятия, от реализации имущества фирмы, в качестве оплаты за товар от покупателя и т.д.

С 2014 года оформление приходно-кассовых ордеров, в связи с упрощением порядка ведения кассы в организациях, перестало быть обязательным, там не менее до сих пор этот документ имеет широкое распространение.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк приходно-кассового ордера .xlsСкачать образец заполнения приходно-кассового ордера .xls

Правила оформления приходно–кассового ордера


Унифицированного образца приходно-кассового ордера нет, поэтому каждое предприятие может разработать его форму по своему усмотрению или воспользоваться шаблоном. В последние годы распространено явление, когда предприятие, самостоятельно разработав бланк ПКО, печатают его в типографии и бухгалтеры затем заполняют его вручную. Не менее часто встречаются ситуации, когда бланк заполняется прямо на компьютере, а затем распечатывается на принтере. Таким образом, оформлять ордер можно как от руки, так и печатать на компьютере, но в любом случае, он должен содержать «живые» подписи.

Подписывается документ специалистом отдела бухгалтерии или уполномоченным сотрудником, а также кассиром. Заверять бланк печатью необязательно, так как с 2016 года юридические лица, как ранее и индивидуальные предприниматели имеют право не использовать в своей работе печати и штампы.

Документ оформляется в единственном экземпляре и хранится в бухгалтерии.

Следует отметить, что заполнение карандашом, ровно как помарки, ошибки и исправления в приходно-кассовом ордере недопустимы – этого следует избегать, в крайнем случае, лучше документ переоформить.

После заполнения приходно-кассовый ордер необходимо зарегистрировать в журнале внутренней регистрации приходных и расходных ордеров, а квитанцию, оторвать по пунктирной линии разреза и отдать человеку, внесшему в кассу деньги.

Инструкция по заполнению приходно-кассового ордера

Стандартный бланк приходно-кассового ордера условно можно разделить на две части.


Часть первая

Первая включает в себя наименование организации с указанием ее организационно-правого статуса (ИП, ООО, ЗАО, ОАО), а также структурное подразделение, которое его выписывает (заполняется по необходимости, можно поставить прочерк). Также здесь нужно указать код организации по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) – найти его можно в учредительных документах организации.

Далее, чуть ниже, напротив наименования документа в соответствующей ячейке следует написать его номер по внутреннему документообороту, а именно — журналу регистрации приходников и расходников (нумерация приходных ордеров должна быть непрерывной), а также дату его заполнения.

Часть вторая

Вторая часть приходно-кассового ордера является основной и включается в себя сведения, касающиеся непосредственно финансового поступления.

  • В столбце «Дебет» следует поставить номер бухгалтерского счета, по дебету которого приходуются поступившая наличка (чаще всего здесь ставится цифра 50, т.е. «Касса»). Эта ячейка не является обязательной, так что ее можно оставить пустой.
  • Далее в столбце «Кредит» надо поставить код отдела или подразделения, на которое приходуются финансы (тоже можно поставить прочерк) и номер корреспондирующего счета, по которому отражается поступление в кассу. Также по необходимости надо заполнить столбик «код аналитического учета» (но если такие коды в организации не применяются, ячейку заполнять не нужно).

  • Затем в столбец «Сумма» вносится денежная сумма (цифрами), поступившая в кассу.
  • В ячейку «Код целевого назначения» надо занести код назначения поступивших денег, но только если такие коды используются в организации.
  • Ниже нужно указать, от кого именно поступили деньги (фамилию, имя, отчество человека), а также основание (здесь надо вписать название хозяйственной операции, например, «заем средств», «возврат аванса», «оплата по договору» и т.п.)
  • В строке «Сумма», опять вписываем сумму входящих средств, но уже прописью. После внесения записи, в оставшееся пустым поле надо поставить прочерк (во избежание фальсификации документа). Здесь же нужно выделить НДС, а если НДС не используется, то это необходимо также отметить.
  • В строке «Приложение» указываются реквизиты прикрепленных первичных документов (при их наличии).

Образец заполнения приходно-кассового ордера

В заключение под документом нужно поставить подписи главного бухгалтера и кассира, принявшего деньги. Квитанция заполняется абсолютно аналогично и затем отрывается по линии разреза и передается на руки лицу, передавшему деньги.

assistentus.ru

Приходный кассовый ордер (ПКО) в 2017–2018 гг.


ПКО относится к первичным документам бухгалтерского учета и отражает факт поступления денег в кассу.

Формат и требования к заполнению приходного кассового ордера регламентированы постановлением Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации» от 18.08.1998 № 88. Форму КО-1, которая осталась неизменной и для 2017 года, можно скачать на нашем сайте.

Как заполняется приходный кассовый ордер (ПКО)?

Скачать приходный кассовый ордер

О документе, которым оформляют расходные операции по кассе, читайте в статье «Унифицированная форма № КО-2 — расходный кассовый ордер».

Как заполнить приходный кассовый ордер

Текущая форма приходного кассового ордера обязательна к применению, и в операциях с наличными должна использоваться только она.

Ответственность за несоблюдение формы первички раскрывается в материале «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».


Однако формат заполнения приходного кассового ордера согласно постановлению Госкомстата № 88 может быть определен самостоятельно: применяется как заполненная от руки форма, так и другие варианты. В настоящее время все бухгалтерские программы оснащены опцией заполнения таких документов, подобный сервис есть и на специализированных сайтах.

Указание ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У предусматривает возможность оформления ПКО:

  • На бумажном носителе – либо полностью от руки, либо бухгалтер вносит информацию в форму КО-1 на компьютере, затем распечатывает документ и подписывает его у уполномоченных лиц организации.
  • В электронном виде – с применением технических средств с учетом защиты ПКО от несанкционированного доступа. В таком случае электронный приходник подписывается электронной подписью (п. 4.7 указания № 3210-У).

Как правильно осуществить оформление приходного кассового ордера (пример)

Для начала необходимо обратить внимание, что приходный кассовый ордер имеет 2-компонентный вид, т. к. содержит сам ПКО и квитанцию. Они оформляются общим экземпляром ПКО за подписью главного бухгалтера (бухгалтера, кассира и директора) и сохраняются в бухгалтерии. Квитанция подписывается аналогично, затем регистрируется в кассовой книге и передается тому, от кого принята наличность.

Электронные ПКО подписываются электронными подписями, а квитанцию бухгалтер может направить вносителю денег на электронную почту (п. 5.1 указания № 3210-У).

Кассир проверяет, есть ли подписи уполномоченных лиц на ПКО, подписи сверяются с образцами, только если документ составлен на бумаге.

Правила заполнения приходного кассового ордера следующие:


  • По полю «Организация» заполняем название компании или ИП.
  • «Номер документа» и «Дата составления» — номер и дата соответственно, согласно журналу регистрации.
  •  «Дебет — кредит» — проводки в соответствии с хозоперацией.
  • «Принято от» — указываем имя или название того, от кого поступили деньги (от подотчетника, заказчика, банка, учредителя и т. д.).
  • «Основание» — название хозоперации, на основании которой произошло поступление денег.
  • «Сумма» — полученная сумма указывается прописью.
  • «В том числе» — сумма НДС (при наличии).
  • «Приложение» — указываем документы, на основании которых был осуществлен приход денег: авансовый отчет, договор и др.

Квитанция к ПКО оформляется по аналогии с приходным кассовым ордером.

Подробнее о квитанции к ПКО читайте в статье «Квитанция к приходному кассовому ордеру — бланк, образец».

С 19.08.2017 в порядке ведения кассовых операций произошли значительные изменения (указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У). Относительно ПКО основное нововведение следующее: кассир может составить общий КО-1 в конце дня на всю сумму в кассе, которую подтверждают фискальные документы (кассовые чеки и БСО онлайн-ККТ).

Образец заполнения ПКО при получении денег от контрагента


Между контрагентами также могут быть осуществлены наличные расчеты при наличии соответствующего договора. В этом случае также применяется приходный кассовый ордер.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Не забывайте об ограничениях расчета наличными между юрлицами — в текущем году это 100 000 руб. в рамках одного договора.

Если поступление денег связано с получением выручки, то одновременно с выдачей ПКО необходимо применение кассового аппарата и оформление кассового чека. Исключением являются лица, освобожденные от применения ККТ.

О том, какие изменения произошли в работе с денежной наличностью в связи с внесением изменений в закон о ККТ, читайте в материале «Как вести учет денег при использовании онлайн-кассы?».

Заполнение полей следующее:

  • Проводки в ПКО — Дт 50 – Кт 62, 76.
  • В поле «Принято от» будет указано наименование организации-контрагента.
  • «Основание» — следует указать номер договора.
  • «В том числе» — нужно проставить сумму НДС.
  • Приложением будет являться договор.

Данные в квитанции к ПКО будут аналогичными.

Образец заполнения ПКО при получении денег от контрагента

Скачать образец заполнения ПКО

Итоги


Приходный кассовый ордер следует оформлять по каждому расчету наличными. Заполнение ПКО было детально рассмотрено в статье, что позволит избежать проблем при его оформлении.

С последними изменениями в порядке ведения кассовых операций вы можете ознакомиться в статье «Порядок ведения кассовых операций в 2017 году».

nalog-nalog.ru

Когда выписывается приходный кассовый ордер

Поскольку приходный кассовый ордер является первичным документом бухгалтерского учета, следовательно, он должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни (ч. 3 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»), то есть по факту поступления наличных денежных средств в кассу организации, индивидуального предпринимателя.

Таким образом, выписывать приходный кассовый ордер необходимо в момент сдачи наличных денежных средств в кассу хозяйствующего субъекта.

В каких случаях заполняется форма приходного кассового ордера

Приходный кассовый ордер заполняется, когда поступают наличные денежные средства в кассу организации следующих случаях:


  • оприходование поступившей выручки. При продаже товаров (работ, услуг) за наличные, когда покупателю выдается чек ККТ или БСО, по итогам рабочей смены на всю сумму наличной выручки составляется только один ПКО;

  •  возврат неиспользованных подотчетных денег;

  • получение денег с расчетного счета;

  • возврат заимствованных средств;

  • средства, вносимые в уставный капитал.

Форма приходного кассового ордера

Для приходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-1), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

В соответствии с формой N КО-1 приходный кассовый ордер имеет две части: непосредственно сам приходный ордер и квитанцию к приходному кассовому ордеру. Квитанция к приходному кассовому ордеру выдается лицу, сдавшему наличные деньги в кассу организации. Квитанция к приходному кассовому ордеру должна быть заверена печатью организации, подписана так же, как сам приходный ордер, и кроме того квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается кассиром, приходующим деньги. При этом сам приходный кассовый ордер должен остаться в кассе.

Оформление приходного кассового ордера

Приходный кассовый ордер оформляется:


  • главным бухгалтером;

  • бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа организации, индивидуального предпринимателя (далее — бухгалтер);

  • руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

При этом приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер или бухгалтер, а при их отсутствии — руководитель, кассир.

В случае ведения кассовых операций и оформления кассовых документов руководителем кассовые документы подписываются руководителем.

Приходный кассовый ордер может оформляться на бумажном носителе или с применением технических средств, предназначенных для обработки информации, включая персональный компьютер и программное обеспечение.

Если приходный кассовый ордер оформляется с применением технических средств, то его необходимо распечатать на бумажном носителе.

Исправлений в приходном кассовом ордере не допускается.

Порядок заполнения приходного кассового ордера

Бланк приходного кассового ордера выписывается в одном экземпляре работником бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

При этом квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным, и кассиром, заверяется печатью (штампом) кассира.

Заполнение бланка приходного кассового ордера

Заполняется бланк приходного кассового ордера следующим образом:

В строке «Организация» указывается полное наименование организации и ее код ОКПО, присвоенный отделом статистики.

Следующая строка заполняется только в том случае, если денежные средства поступают из структурного подразделения данной организации (например, выручка из торговой точки), иначе там ставится прочерк.

ПКО нумеруются, как правило, начиная с 1 января текущего года — порядковый номер ставится в графе «Номер документа».

В связи с тем, что первичные документы должны заполняться в день проведения операции, в графе «Дата составления» указывается текущее число.

В графах «Дебет» и «Кредит» заносятся номера соответствующих счетов и кодов, если организация применяет кодирование:

Так в графу «Дебет» заносится номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства. Предприятия, выдавшие ордер, в этой графе ставят счёт 50 «Касса»Здесь же может быть указан номер субсчета в соответствии с рабочим планом счетов организации.

В графе «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета и, если необходимо, субсчета, по кредиту которого отражается поступление денежных средств в кассу организации. Это могут быть такие счета, как 90.1 «Выручка от продаж», 51 «Расчётные счета», 62 «Расчёты с покупателя ми и заказчиками», 71 «Расчёты с подотчётными лицами», 73 «Расчёты с персоналом по прочим операциям», 75 «Расчёты с учредителями».

В графу «Сумма» цифрами вносится сумма средств, приходуемая в кассу.

В графе «Код целевого назначения» ставится прочерк, если в организации не принята система кодирования.

В строке «Принято от» пишется ФИО работника организации, либо при расчетах между организациями — наименование организации и ФИО сотрудника через которого переданы средства. При этом вносится слово «через», например «Принято от «Наименование организации» через «ФИО сотрудника через которого переданы средства»».

В поле «Основание» необходимо занести содержание операции, например «розничная выручка» или «оплата по договору».

В строке «Сумма» правила требуют указать всю сумму поступающих средств прописью с начала строки с заглавной буквы (копейки указываются цифрами). Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его прочеркивают.

Здесь следует обратить внимание на такую особенность. Если в графе «Сумма» полученная сумма была указана с копейками, то и в этой строке сумма также указывается с копейками. Если же сумма была указана без копеек, то и в строке про копейки не упоминается. 

В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или делается запись «без налога (НДС)».

Прилагаемые документы с указанием их номеров и дат заполнения располагаются в поле «Приложение». Сами эти документы непосредственно после получения денег погашаются штампом «Получено» с указанием текущей даты.

Заполнение квитанции к приходному кассовому ордеру

Квитанция к приходному кассовому ордеру должна содержать все те же сведения, что и сам ордер.

В отрывной квитанции, прилагающейся к приходному кассовому ордеру, заполняется такая информация:

  • Наименование организации

  • Номер и дата составления документа

  • Принято от

  • Основание

  • Сумма

  • В том числе

  • Главный бухгалтер (подпись)

  • Кассир (подпись)

Действия кассира после получения денежных средств

После этого кассир принимает деньги и после их получения ставит свою подпись, фамилию и инициалы на приходном ордере и квитанции.

На квитанции кассир указывает также дату приема денег и заверяет свою подпись печатью. Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный ордер

После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе.

При этом делается запись о принятых деньгах в кассовой книге (форма N КО-4).

Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов

Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал регистрации кассовых документов КО-3 — предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров. 

Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.

Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая — для расходных (графы 5-8).

Штрафные санкции за отсутствие ПКО

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится приходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.

Также отсутствие первичных кассовых документов у организации-покупателя может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Сроки хранения приходных кассовых ордеров

Сроки хранения приходных кассовых ордеров составляют, как и для всех первичных документов, пять лет после отчетного года.

www.audit-it.ru

Правильное проведение записей в финансовой документации

Предлагаем пример заполнения приходного кассового ордера. Но следует отметить и запомнить порядок заполнения и такие важные особенности:

  • выписывается и заполняется сотрудником бухгалтерии от руки либо сведения вносятся на компьютере в единичном экземпляре;
  • при заполнении ПКО 2017 не разрешается делать корректировку и опечатки.

Бланк-ордер состоит из таких элементов:

  • основная часть приходного ордера (остается в бухгалтерии);
  • отрывная квитанция (отдается тому, кто делает финансовый взнос).

Эта часть бланка к ПКО обязательно подтверждается подписями сотрудника кассы, главбуха или доверенного лица и скрепляется кассовой печатью. Далее бланк отчетности фиксируется в регистрационной книге приходно/ расходной кассовой документации, где ему присуждается нумерация.  Правильно, если печать размещается так, чтобы ее большая часть помещалась на отрывной части бланка с заходом на сам ордер.

Не разрешено редактировать и поправлять ПКО, поэтому в случае исправлений следует переоформить финансовую бумагу.

Порядок заполнения приходного кассового ордера

Инструкция по внесению данных

Предлагаем рассмотреть наглядно образец заполнения приходного кассового ордера.

Проиллюстрируем, как заполнять приходный кассовый ордер (2016).  Сведения в документоформу вносятся так:

  • в колонке «Организация» правильно указать название учреждения (согласно учредительной документации), выдавшего приходный ордер;
  • в графу «Структурное подразделение» вписываем наименование подраздела учреждения (если оно существует) либо вводим знак пропуска;
  • в строчку «Номер документа» заносим порядковую нумерацию ПКО, согласно его нахождения в книге регистрации документации;
  • в колонке «Дата составления» проставляем датировку поступлення финансов в кассу по форме: дд.мм.гггг.;
  • в графу «Дебет_» вносим данные бухсчета;
  • в строчке «Кредит» заполняется код-шифр структурного подраздела, на которое вносится наличка или ставим пропуск при неимении такого;
  • в рубрику «Сумма,_ руб._ коп._» заносим количество денег, поступающих в кассу (цифрами);
  • в колонке «Код целевого назначения» записываем шифр предназначения внесенных средств (если коды не применяются предприятием, отмечаем прочерк);
  • в строчке «Принято от_» делаем запись о названии учреждения и Ф.И.О. субъекта, делающего внос денег в кассу;
  • в графе «Основание» уточняем суть данной операции (оплата или осуда согласно договора, вырученный доход и т.п.);
  • в поле «Сумма», начиная с большой буквы, прописью пишем число (руб.) внесенных денег, а копейки записываем цифрами. Оставшееся пространство в строчке прочеркиваем;
  • в колонке «В том числе» цифрами устанавливаем сумму НДС. Если сделка не облагается пошлиной, ставим пометку «Без НДС»;
  • в строку «Приложение» правильно записываем исходные данные дополнительных первичных документов (при их наличии).

Порядок внесения информации в отрывную часть (форму) кассового ордера ничем не отличается от самого ПКО 2017.

Для чего регистрировать деньги в кассовой документации

Финансовые средства вносят в кассу для:

  • зачисления с номинального счета;
  • прибыль за проданный товар;
  • возвращение неизрасходованных денег (выдача под. отчет сотруднику);
  • отдача займов (фидуциарий), выплата компенсации и убытка;
  • взнос соучредителями и основателями денег (уставной фонд).

При любом внесении налички в кассу организации или предпринимателя, оформление ПКО 2017 становится непременной процедурой. Получение финансовых средств без заполнения ПКО считается нарушением закона кассовой дисциплины.

Выборочное или фрагментарное внесение наличных средств по ПКО может стать причиной фальсификации сведений в бухгалтерской и налоговой отчетности. При проведении инспекции эта оплошность будет рассматриваться как грубое правонарушение.

До 2017 года существовала такая система наказания за данное нарушение (штрафное взыскание):

  • от 4 и болем тисяч рублей (физическое лицо);
  • от 40 до 50 тыс. рублей (предприятие).

Согласно Российскому законодательству, калькуляция между учреждениями, юридическими лицами и предприятиями, как правило, производятся по безналичному расчету. Обязательного использования контрольно-кассовых приборов требуют наличные расчеты с физлицами. Каждое учреждение обязуется иметь кассу и оформлять кассовую книгу по общепринятой документоформе.

Порядок заполнения приходного кассового ордера

Поведение кассира при получении ПКО

Порядок приема ПКО кассиром:

  • проверка подписи главбуха и ее достоверности;
  • точность оформления;
  • наличие упомянутых в документах дополнений.

Способ ведения учёта на предприятии – вручную  или с использованием програмного обеспечения, обуславливает и формирование кассового ордера (на компьютере или от руки). Обязательным условием является:

  • заполнение ордера именно в день получения денег в кассу;
  • реквизиты документа записываются в журнал по определенной форме, предназначенной для учета и записи кассовых документов.

При отступлении от любого из выше перечисленных предписаний, кассиру следует вернуть документы на доработку и соответствующее оформление.

Скачать бланк приходного кассового ордера форма КО-1 в формате Excel

Скачать образец заполнения приходного кассового ордера форма КО-1 в формате Excel

ipexperts.ru

Форма КО-1

Приходный кассовый ордер (ПКО) представляет собой первичный документ, куда вносятся сведения по факту поступления наличности в кассу. Как правило, в начале финансового года бухгалтер или кассир фирмы приобретает альбом унифицированных форм, являющий собой подшивку бланков приходных и расходных ордеров. В течение всего года он изымает их для учета операций с денежными средствами.

Следует отметить, что стандартный приходный ордер в бухгалтерской практике носит название форма КО-1 и заполняется на каждую операцию в единичном экземпляре.

Предназначение

предназначение приходно-кассового ордера

В процессе деятельности любой фирмы наличность может вливаться в кассу фирмы из следующих источников:

  • в виде выручки от продаж;
  • с банковского счета;
  • после продажи имущества;
  • в форме возвратов неиспользованных средств;
  • в порядке уплаты штрафов;
  • от учредителей в процессе инвестирования ими в уставной капитал.

По факту совершения всех перечисленных операций оформляются приходные кассовые ордера. Вместе с ними выписывается и отрывная квитанция, которая выдается на руки лицу, предоставившему наличность в кассу.

В ПКО обязательно указываются источник притока средств и их сумма по каждой отдельной операции.

Это позволяет не только соблюдать предписанную законом кассовую дисциплину, но и вести грамотный учет движения наличности на предприятии.

Законодательство

Порядок и обязательные требования к заполнению приходных кассовых ордеров подробно изложены в положении ЦБ РФ, которое носит название «Порядок ведения кассовых операций РФ». Этот акт вступил в силу в 1993 году и с той поры, именно форма КО-1 служит основным документом учета поступлений денежных средств в кассу.

В статьях 13,19,20,21 данного документа расписано, как правильно заполнять ПКО и отрывные квитанции при приеме денежных средств. Подчеркивается здесь и важность подписей-подтверждений. Так, кассир или другое уполномоченное лицо ставят личную подпись на каждой приходной бумаге, подтверждая, тем самым, её достоверность. Для юридических лиц обязательным является заверение каждого ПКО печатью.

В 1998 году Госкомстат РФ издал постановление №88, в котором окончательно узаконил ПКО, как унифицированный документ первичного учета кассовых операций.

Как заполнять приходный кассовый ордер?

как заполнять приходно-кассовый ордер

Заполнение приходного документа – процедура довольно простая. Уполномоченное лицо вносит достоверные данные в обязательные поля, а пустые строки помечает прочерками.

Оформление ПКО осуществляется только после приема суммы наличных денег  и их поштучного пересчета в присутствии предоставившего их лица. Фактическая сумма и вносится в документ, деньги поступают в кассу и на ордере проставляется личная подпись бухгалтера.

Кто заполняет?

Приходный документ по закону имеют право заполнять бухгалтер или кассир, которые берут на себя ответственность за достоверность внесенных в поля формы данных. Если фирма действует в форме ИП и не имеет финансовых работников, то приходные ордера заполняет сам владелец бизнеса.

Порядок оформления ПКО можно представить в виде такой последовательности операций:

  1. Средства передаются в фирму конкретным лицом;
  2. Кассир пересчитывает наличность и заполняет приходный ордер и отрывную квитанцию;
  3. После регистрации в учетном журнале отрывная квитанция выдается лицу, передавшему средства в кассу;
  4. Кассир подписывает приходный документ, указывает в нем свои Ф.И.О. и заверяет его печатью, если таковая имеется в компании.

Следует отметить, что печать на ПКО ставится так, чтобы она краешками касалась и квитанции, и приходного документа.

Смотрите также видео о ПКО для получения наличных в банке

Обязательные реквизиты приходного ордера

Поскольку приходный ордер является элементом кассовой дисциплины, то у него имеются обязательные реквизиты, в том числе:

  • Поля для указания регистрационного номера документа и даты его заполнения;
  • Места для внесения наименования компании, её ОКПО и структурного подразделения, принявшего денежные средства;
  • Поля, где прописываются наименование плательщика или его Ф.И.О., а также номер корреспондирующего счета;
  • Графа для указания источника прихода средств и их суммы.

Что касается отрывной квитанции, то в ней имеются те же самые поля, что и в основном документе, следовательно, информацию следует просто продублировать.

Процесс заполнения ПКО

Начиная заполнять ПКО, следует в первой строке указать название организации, а под ней – структурное подразделение, в которое поступила наличность. Если фирма небольшая и работает на правах ИП, то в строке «Структурное подразделение» можно поставить прочерк.

Что касается кодов ОКПО и ОКУД, то их можно посмотреть в справке Госкомстата. Пометка «Номер документа» определяет позицию ПКО в журнале регистрации. Ордера нумеруются по порядку с самого начала финансового года.

В графе «Дата составления» указываются число, месяц и год. Причем делается это арабскими цифрами, которые разделяются точками. Если случится, что первое число состоит из одного символа, то перед ним приписывается ноль. Указанная в приходном документе дата показывает точный момент поступления денег в кассу, что немало важно в учетной политике фирмы.

Основными графами ПКО являются дебет и кредит. Порядок их заполнения таков:

  • По дебету прописывается номер счета или субсчета, по которому приходуются средства.
  • По кредиту – код структурного подразделения, получившего средства, или самого предприятия, а также субсчет и аналитический счета, если такая система учета принята в организации.

В графе «Сумма» прописывается точный размер поступившей наличности в рублях и копейках цифрами. Последний столбец заполняется в том случае, если такая система используется фирмой: в нем указывается, куда именно направлена наличность.Если после указания суммы в строке остается пустой промежуток, то его закрывают прочерком. В строке ниже рассчитывается приток за вычетом НДС.

В строки под основной таблицей вносят Ф.И.О. лица, от которого были приняты денежные средства, а также источник их поступления. Например, оплата за товары и услуги, возврат неиспользованной наличности, штраф и т.п.

Разного рода первичные документы, если таковые имеются, описываются в графе «Приложение». Как правило, эти бумаги выступают основанием для выписки ордера и впоследствии прикрепляются к нему.

Вся указанная в ПКО информация аккуратно дублируется на отрывную квитанцию, после чего бухгалтер или кассир заверяет документ своей подписью с её подробной расшифровкой. Здесь же указываются Ф.И.О. заполнившего бланк лица.

Образец заполнения приходного кассового ордера на выручку смотрите здесь. В нем предельно ясно представлены все нюансы оформления ПКО:

Заполнение ПКО онлайн и в электронном виде

приходно-кассовый ордер в электронном виде

Приминая во внимание тот факт, что большинство компаний ныне ведут бухгалтерию в электронном виде, закон не запрещает заполнять и ПКО на компьютере в специальных программах.

Наиболее известными бухгалтерскими электронными сервисами ныне считаются такие разработки, созданные компаней 1С, как:

  • ИНФО-Бухгалтер;
  • Галактика;
  • Парус;
  • ABACUS и др.

Заполнить приходный кассовый ордер онлайн можно и  через такие популярные сервисы, как «Мое дело», «Бухонлайн» и «СКБ-Контур». Работая в них, кассир просто оформляет записи в основной части ордера, а информация тут же автоматически дублируется на отрывную квитанцию и регистрирует документ в электронном журнале, присваивая ему номер.

Таким образом, заполнение приходных документов онлайн может обеспечить кассиру или бухгалтеру преимущества по сравнению с обычным оформлением их на бумажном носителе.

Они заключаются в следующем:

  • Экономия времени, поскольку данные прописываемые единожды автоматически копируются на отрывную квитанцию и в журнал регистрации первичных бумаг.
  • Возможность избежать ошибок и своевременно их исправить.
  • Архив документов формируется автоматически, а, значит, в конце года можно распечатать все ПКО сразу в хронологическом порядке.
  • Наличие автоматической нумерации документов позволяет исключить разного рода мошеннические операции;
  • Страницы с ордерами можно хранить в формате Excel и PDF.

Если компания практикует ведение кассовой книги в электронной форме, то систему онлайн-заполнения ПКО можно связать с ней, чем обеспечить её автоматическое заполнение.

Следует отметить, что в конце года все ПКО распечатываются и подшиваются в отдельную папку, где и хранятся на протяжении 5-ти лет.

Учёт и хранение

Основными вехами в учете первичных документов на современных предприятиях являются:

  1. Журнал учета ПКО и РКО.
  2. Подшивка с приходными документами.
  3. Кассовая книга.

В конце каждого дня все ордера заносятся в кассовую книгу. На основании них формируется информация о притоке и оттоке средств и выводится их остаток в кассе.

Как отмечалось ранее, при выписке ПКО регистрируется в учетной книге под индивидуальным порядковым номером. В конце года именно по ней проводится сверка всех притоков средств на предприятие. После оформления все приходные документы подшиваются в отдельную папку со скоросшивателем в хронологическом порядке. В конце папки следует вставить итоговый лист, в котором за подписью бухгалтера указывается, сколько именно бумаг было оформлено за год и подшито в папку.

Стоит отметить, что кассовая дисциплина 2018 года исключает необходимость ведения ПКО и РКО фирмами, функционирующими на правах ИП. Однако с точки зрения повышения эффективности внутрифирменного учета такая практика все же весьма уместна.

По итогам финансового года журнал учета, скоросшиватель с ПКО и кассовую книгу закрывают и хранят на предприятии в течение пяти лет. Данные всех трех документов должны полностью совпадать.

Если при заполнении ордера была допущена ошибка

ошибка при заполнении приходно-кассового ордера

Порядок оформления ПКО, регламентируемых законодательством запрещает наличие любого рода ошибок в этом документе. Именно поэтому любые помарки и исправления повлекут за собой необходимость полностью переписать ордер.

В практике бухгалтерской деятельности встречаются случаи, когда ПКО оформлен без помарок, в то время как в нем имеются следующего характера несоответствия:

  • Нарушены стандартные правила заполнения;
  • Не везде имеются подписи уполномоченного лица;
  • Неверно, неправильно или неразборчиво указана сумма.

При обнаружении этих неточностей документ также придется переоформить. Особенно актуален данный аспект для крупных предприятий, где приходные ордера оформляет кассир, а заверяет их главный бухгалтер.

Таким образом, процедура оформления приходных ордеров не таит в себе серьезных трудностей, главное вносить достоверные данные в отведенные поля и следить за правильностью оформления этих первичных документов. По итогам месяца желательно сверять все оформленные ПКО с записями в кассовой книге, дабы вовремя выявить неточности в финансовом учете компании ещё до завершения финансового года.

ipopen.ru

  1. Строка «Организация». Здесь следует указать полное наименование компании, привести код по ОКПО, который присваивается отделом статистики;
     
  2. Стока «Структурное подразделение». Она заполняется в том случае, если наличные средства поступили из отдела данной компании (это может быть дневная выручка одной из торговых точек). Во всех остальных случаях в данной строке ставится прочерк.
     
  3. Номер документа. Согласно правилам, нумерация ПКО начинается с 01.01 текущего года. В данной графе ставим номер ПКО.
     
  4. Дата составления. Обратите внимание, что вся первичная документация составляется в день совершения хозяйственной операции, следовательно дата ПКО должна совпадать с датой его заполнения.
     
  5. Графа «Дебет». В нее следует занести номера соответствующих счетов, а также их кодовые обозначения, если в компании принята система кодирования. В данную графу заносятся номера счетов, по дебету которых оформляются наличные средства. Организации, которые выдают ПКО, в графе «Дебет» ставят, например, счет 50 «Касса». В случае необходимости здесь указывается номер субсчета, определяемый согласно рабочему плану счетов предприятия.
     
  6. Графа «Кредит», код структурного подразделения, корреспондирующий счет и субсчет соответственно должны быть указаны требуемые данные — номер счета, в случае необходимости — субсчета, по кредиту которых оформляется приход наличных средств в кассу компании.
     
  7. Графа «Сумма». Здесь указывается сумма наличных средств, поступивших в кассу компании. В данной графе сумма указывается арабскими цифрами.
     
  8. Графа «Код целевого назначения». Если в компании не утверждена система кодирования, то в данной графе ставится прочерк.
     
  9. Строка «Принято от». Здесь возможно два варианта заполнения. Если наличные средства поступают от сотрудника вашей компании, то нужно просто указать его имя, отчество и фамилию. Если денежные средства поступают из другой компании, то нужно указать и полное наименование компании и фамилию, имя и отчество сотрудника через которого данные наличные средства были переданы. Оформляется это с использованием слова «через«. Например, «Принято от ООО «Коммуникативные технологии» через Преображенского Ф.Ф.»
     
  10. Строка «Основание». Здесь следует указать содержание хозяйственной операции. Например, «розничная выручка» или «оплата по договору».
     
  11. Строка «Сумма». В данной строке, в отличие от графы с аналогичным названием, следует указать сумму поступающих наличных средств прописью. Сделать это необходимо с самого начала строки и с прописной (заглавной) буквы. Если в сумме присутствуют копейки, то они указываются цифрами. В том случае, если в строке, в которой указывается сумма, остается пустое место, то его следует прочеркнуть.
     
  12. Строка «В том числе». Здесь следует указать сумму НДС. Она указывается цифрами.  Если налога нет, то указывается: «без НДС».
     
  13. Поле «Приложение». Если к ПКО прилагаются документы, То здесь следует указать их название, номера и даты составления. На самих прилагаемых документах должен стоять оттиск штампа «Получено». Он ставится сразу после поступления наличных средств в кассу компании.

www.sekretariat.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.