Пример заполнения кассовой книги

Кассовая книга – это специальный внутренний журнал предприятий и организаций, в который вписываются все операции, проводимые при помощи наличных денежных средств. То есть все юридические лица и ИП, использующие наличные расчеты, обязаны применять в своей деятельности кассовую книгу. При этом объем наличного оборота значения не имеет, если в отчетный период происходит хотя бы одна-две такие операции, данный документ все равно должен заполняться. То, какая форма налогообложения используется, также роли не играет.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк кассовой книги .xlsСкачать образец заполнения кассовой книги .xls

Кто ответственен за ведение книги

Ведение данного документа входит в компетенцию сотрудника, который отвечает на предприятии за операции с наличными средствами (обычно это или кассир или бухгалтер организации). Также в компании должен быть организован контроль за заполнением документа, который обычно возлагается на главного бухгалтера или непосредственно руководителя предприятия.

Кассовую книгу следует оформлять самым тщательным образом, так как сведения, отраженные в ней, всегда внимательно проверяют налоговые специалисты при выездных проверках.

Любые обнаруженные ошибки могут привести к серьезному административному наказанию, в виде крупных штрафных санкций.

Основные правила оформления кассовой книги

1. Кассовая книга заводится ежегодно и ведется с начала до конца года. В случае, если она закончилась до окончания отчетного периода, оформляется вторая кассовая книга, записи в которую продолжают вноситься в хронологическом порядке.
2. Заполнять ее можно как в рукописном варианте, так и на компьютере. Вся информация должна вписываться по порядку, без пропусков.
3. Кассовая книга состоит условно из двух частей:
   • титульного листа, куда вносятся сведения о компании,
   • основных страниц, где указываются данные о проведенных наличных финансовых операциях за каждый день.
4. Каждый лист имеет два экземпляра, один из которых после заполнения нужно оставлять в книге, а второй отрезать и передавать специалистам бухгалтерского отдела. Все листы кассовой книги следует пронумеровывать в обычном порядке и прошнуровывать. Количество листов в книге следует написать на последней странице и обязательно заверить эту информацию подписью главного бухгалтера, директора предприятия и печатью (при ее наличии).


5. Допускать ошибки, помарки и неточности в документе нельзя, но если они все же случились, следует зачеркнуть неверную информацию и рядом аккуратно вписать правильную. Исправление обязательно надо заверить подписью кассира и главного бухгалтера. Заполнять кассовую книгу можно только шариковой ручкой (использование карандашей не допускается).
6. Кассовая книга должна вестись ежедневно, но если никаких кассовых операций в тот или иной день не проводилось, заполнять листы не нужно. В конце каждой рабочей смены кассир обязан сдавать документ в бухгалтерию, вместе с остальной «первичкой». После проверки внесенных в нее сведений бухгалтер расписывается в книге и возвращает ее кассиру.
7. На одном предприятии не может быть двух кассовых книг, за исключением случаев, когда у юридического лица имеются представительства и филиалы – у них должны быть свои подобные документы (при этом копии кассовой книги и платежных документов должны регулярно передаваться в головной офис).

Инструкция по оформлению кассовой книги

В самом начале

• На титульном листе книги сначала пишется полное наименование компании, которой принадлежит данный документ, структурное подразделение (при необходимости)
• Вносится код ОКПО (находится в учредительных бумагах фирмы) и вписывается год, на который открывается кассовая книга.
• На последней странице документа необходимо обязательно указать количество листов в нем, подпись руководителя, главного бухгалтера и дату закрытия кассовой книги. Оформляются указанные данные на первом листе бланка кассовой книги.

Основная часть книги

• На нужном листе следует указать дату его заполнения, а также номер (по порядку ведения кассовой книги).
• Затем в таблицу в первый столбец вписывается номер первичного документа (приходно-расходного ордера при поступлении «налички», и расходно-кассового ордера — при ее выдаче).
• Потом вносятся сведения о том, от кого получены или кому выданы средства (здесь могут быть указаны как юридические, так и физические лица), номер корреспондирующего счета. Сумма должна быть внесена в ту колонку, к которой она относится (либо приход, либо расход).
• После того, как все необходимые строки будут заполнены, пустые нужно перечеркнуть в виде буквы Z или крест накрест, а на конец дня следует подсчитать окончательную сумму в каждом столбике и указать их в ячейках «Итого».
• Ниже, в соответствующую строку следует вписать остаток наличных средств в кассе на конец дня.
• В заключение документ должен подписать кассир, заполнивший документ, а также главный бухгалтер (с расшифровками подписей).

Хранить кассовую книгу нужно не менее пяти лет.

assistentus.ru

Порядок ведения кассовых операций

[ads-pc-3] [ads-mob-3]

Указание Банка РФ №3210-У от 11 марта 2014 определяет как правильно вести кассовую книгу.

Она должна быть в организации одна независимо от используемых систем налогообложения, за исключением компаний, которые выступают платежными агентами или банковскими платежными агентами в силу действия одноименных договоров. В соответствии с законодательством они должны организовать раздельный учет собственных средств и поступлений по агентским договорам.

Если фирма имеет обособленной подразделения, в нем также должна вестись отдельная кассовая книга. При этом если подразделение имеет свой баланс, то копии листов книги, заверенные печатями и подписями в отчетные периоды передаются в головную компанию. Если оно не выделено на отдельный баланс, то в самом структурном подразделении остаются заверенные копии, а оригиналы направляются в вышестоящую организацию.

Для индивидуальных предпринимателей возможен упрощенный порядок ведения операций по кассе, который в случае составления специальных регистров (книга доходов и расходов), разрешает не вести этот документ.

Кассовая книга заполняется на год.

Оформление кассовой книги предприятия

В организациях должна использоваться унифицированная форма КО-4. Составление кассовой книги может осуществляться двумя способами — вручную и с использованием специализированной программы.

Для ручного заполнения применяются типографские журналы, состоящие из двух частей. Первая – вкладной лист, вторая отрываемая часть – отчет кассира. Книгу необходимо пронумеровать, прошнуровать и скрепить печатью фирмы. Она подписывается директором и главным бухгалтером. При этом обязательно нужно указать количество листов.

Бывает два вида таких регистров с вертикальной и горизонтальной ориентациями. В кассовой книге с вертикальной ориентацией заполняется сразу два листа: первый ручкой, второй под копирку. С горизонтальной ориентацией необходимо согнуть лист формы КО-4 пополам, первую половину заполнять ручкой, вторую – под копирку.

Ведение кассовой книги с использованием специализированных программ предполагает распечатку работником в конце рабочего дня отчета кассира, который также скрепляется со всеми пко и рко и передается главному бухгалтеру. По истечении отчетного года кассир отправляет на печать все вкладные листы книги, сшивает их и скрепляет подписями директора, главного бухгалтера, печатью организации. Нумерация осуществляется программой самостоятельно, на последней странице указывается сколько всего листов за отчетный период.

Кассир на начало и на конец каждого отчетного периода считает остатки денежных средств, суммируя итого по поступлению и расходованию наличности за день. При этом он должен проверять соблюдение лимита кассы, то есть соизмерять остаток на конец дня с максимально разрешенным размером денег, который можно хранить здесь.

Если работник кассы видит, что возможно превышение установленного норматива, он должен сдать деньги в банк. Лучше всего это делать в течение дня предварительно.

Образец заполнения кассовой книги

[ads-pc-3] [ads-mob-3] Она включает титульный лист, на котором нужно заполнить информацию о названии организации (полное или сокращенное), код ОКПО и структурное подразделение. Там же надо записать период, в течение которого оформляется этот регистр.

Вкладной лист и отчет кассира отличаются только их названиями, заполняются они совершенно одинаково.

Вверху документа указывается текущая дата, а также порядковый номер листа.

В табличной части документа делается запись об остатке денег в кассе на начало дня. Он должен соответствовать остатку на конец предыдущего дня.

Далее кассир по мере совершения операций, заносит данные в соответствующие графы книги. В графе «Номер документа» записывается номер пко или рко. В следующем столбике необходимо указать Ф.И.О. человека или наименование юридического лица и Ф.И.О. его представителя, которые являются либо вносителями, либо получателями денежных средств. В графе «Корреспондирующий счет» заполняется соответствующий код из Плана счетов организации.

В столбцах «Приход» и «Расход» указываются вносимые или выдаваемые суммы в рублях с копейками. Завершая день, кассир считает итоги по поступлениям и расходованию денежных средств и записывает их в строку «Итого за день». Затем работник кассы высчитывает остаток денег на конец дня: остаток на начало плюс приход минус расход.

После этого он сверяет фактический остаток с получившимся. Строка «в т.ч. на заработную плату, выплаты» заполняется когда производится выплата заработной платы или стипендии, и отражает остаток денег в кассе, предназначенных для оплаты труда.

Завершив проверку, кассир подписывает отчет, складывает и считает документы. В кассовой книге необходимо указать прописью количество приходников и расходников за день. Затем документы сшиваются и передаются в бухгалтерию. Проверив отчет кассира, главный бухгалтер на нем ставит свою подпись.

Особенности составления некоторых кассовых книг

В организации в зависимости от количества составляемых кассовых документов на один день может приходится несколько листов. В этом случае идет сквозная их нумерация. Например, за 24 апреля 2015 – листы 97 и 98, за 25 апреля — лист 99.

В кассовую книгу, заполненную вручную, можно вносить исправления. Если надо откорректировать данные, не связанные с пересчетом остатков денег, делается прочерк неправильной записи и указывается нужное значение. Исправление визируется подписями главного бухгалтера и кассира. В случае, если исправления влияют на остаток, необходимо перечеркнуть весь лист и сделать надпись «Аннулировано».

blankionline.ru

Порядок ведения кассовой книги

Кассовая книга — это важный документ ООО и ИП, которые в своей работе имеют дело с поступлением наличных денежных средств. При ее ведении нужно руководствоваться следующими основными правилами:

1. Книга заводится и используется в деятельности предприятия в течение одного календарного года.
2. Ведением книги занимается либо главный бухгалтер, либо лицо, которое его заменяет (чаще всего это кассир).
3. В одной организации может вестись только одна кассовая книга — вне зависимости от того, сколько видов деятельности и систем налогообложения в ней применяется. Исключением является ситуация с дочерними предприятиями — они ведут свою отдельную книгу, копию листов которой в конце года передают в головной офис компании.
4. В кассовой книге отображаются все операции предприятия — как приходные, так и расходные. Основанием для внесения данных являются ПКО и РКО (приходные и расходные кассовые ордеры соответственно).


5. Если в определенный день никакие операции на предприятии не совершались, то лист книги остается незаполненным.
6. Существует две формы ведения кассовой книги — электронная и бумажная. Правила ее заполнения напрямую зависят от выбранной формы.
7. Данные в книгу вносятся сразу же после фактического поступления или расхода денежных средств.
8. Кассовая книга имеет законодательно утвержденную форму КО-4.
9. В конце каждого дня, в котором осуществлялись операции с наличными расчетами, все внесенные в книгу данные сверяются с показателями кассовых ордеров. После выводится итоговый остаток денежных средств, который сверяется с суммой наличных в кассе.

Под итоговой суммой ставится подпись кассира или другого лица, ответственного за ведение книги. Также рассчитанные показатели каждого дня проверяются главным бухгалтером предприятия, что и подтверждается его подписью в конце листа.

Перечисленные правила касаются скорее организационных моментов, связанных с ведением книги. Далее стоит более подробно рассмотреть порядок ее оформления.

Правила оформления кассовой книги

При ведении кассовой книги в электронном виде все данные в нее вносятся на компьютере, распечатывать в конце отчетного периода книгу не нужно. Особых сложностей в заполнении такой книги нет, поэтому более подробно стоит рассмотреть именно бумажный вариант.

Существует два способа ведения кассовой книги в таком формате:

1. Покупается уже готовая книга (например, напечатанная в типографии). Стандартная книга такого рода сделана в виде журнала и обычно имеет 50 или 100 листов.

Если одной книги будет для текущего календарного года недостаточно, необходимо завести новую и продолжить фиксировать операции уже в ней. В этом случае на титульном листе новой книги нужно указать тот период времени, за который в книгу вносятся операции. После окончания года нужно заводить новую книгу, даже если в старой еще остались листы.

Все листы в журнале делятся на два вида:

• вкладные — заполняются шариковой ручкой;
• отрывные — ведутся под копирку, то есть в них полностью дублируется информация, внесенная на вкладной лист.

Оба вида листов должны иметь одинаковую нумерацию и содержать идентичные данные. После заполнения вкладной лист остается в книге, а отрывной кассир сдает в бухгалтерию. Этот лист является его отчетностью и подлежит сдаче наряду с другими документами: ПКО, РКО, ведомостями на оплату и т. п.

2. Готовятся электронные листы книги, после они распечатываются и заполняются ответственным лицом. Эти листы могут быть заполнены как от руки, так и на компьютере (в последнем случае они распечатываются уже после заполнения).

Нумерация листов — сквозная, они проставляются с начала года в порядке возрастания. Также необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и итоговое годовое значение.

Исправления в кассовой книге

При любом способе ведения в книге не допускаются какие-либо помарки или исправления. Если при заполнении книги была допущена ошибка, есть два способа внесения изменений:

1. В том случае, если ошибка не влияет на итоговую сумму денежных остатков, неверное значение зачеркивается одной чертой, а над ним или под ним ставятся правильные данные. Внесенное исправление заверяется подписями ответственных лиц — кассира и главного бухгалтера.
2. Если из-за допущенной ошибки в отражении сумм остатков появились изменения, необходимо полностью аннулировать страницу и составить новые кассовые листы, уже с внесением правильных данных. Ошибочные листы при этом перечеркиваются.

В последнем случае лицо, которое допустило ошибку (кассир) составляет рапорт на имя главного бухгалтера или директора. Далее назначается специальная комиссия, ответственная за внесение в кассовую книгу исправлений. После того как коррективы будут сделаны, кассир составляет соответствующую справку — с указанием допущенных ошибок и внесенных исправлений.

При изменении данных в кассовой книге нужно неукоснительно соблюдать все установленные требования. В противном случае сотрудники налоговой инспекции в ходе проведения проверки могут обнаружить имеющиеся нарушения и оштрафовать предприятие. Однако при этом стоит учитывать, что право на штраф есть только в том случае, когда выявленное нарушение и дата проверки имеют разницу во времени не более двух месяцев.

Титульный и вкладной листы кассовой книги

Титульный лист кассовой книги, как и у большинства других документов, содержит информацию о субъекте предпринимательской деятельности. На нем должно быть указано:

• ОКПО предприятия;
• фамилия и инициалы ИП;
• год или временной период, за который ведется книга;
• название структурного подразделения (если книга ведется на дочернем предприятии).

Что касается вкладного листа, то он представляет собой документ со строго обозначенными графами, в каждую из которых вносится соответствующая информация. На вкладном листе указываются остатки денежных средств на начало дня и данные из кассовых ордеров: их номера и суммы поступлений или расходов. Причем сумма должна вноситься в виде целых чисел — в рублях без копеек. Далее подсчитывается общая сумма совершенных операций и итог на конец дня.

Образец заполнения кассовой книги

Чтобы лучше понять, как правильно вести кассовую книгу, стоит ознакомиться с образцом ее ведения.

Образец заполнения кассовой книги можно бесплатно скачать по ссылке: бланк.

Читайте также: почему отменили круглую печать?

Как правильно рассчитать отпускные при увольнении работника, читайте у нас.

Пошаговая инструкция закрытия ИП: http://boss-consult.ru/ipooo/close/zakryitie-ip-v-2015-godu-poshagovaya-instruktsiya.html

Как сшивать кассовую книгу?

При ведении кассовой книги важным моментом является не только ее правильное заполнение, но и соблюдение всех требований оформления бухгалтерской документации. В первую очередь это касается прошивания листов и их скрепления.

Порядок сшивания листов кассовой книги также зависит от того, каким способом она ведется:

1. Купленная в типографии книга сшивается сразу. Перед началом ее заполнения необходимо:

• пронумеровать все листы;
• прошить все листы;
• на последней странице указать общее количество листов;
• поставить печать (сургучную или мастичную);
• подписать (это должен сделать руководитель предприятия и главный бухгалтер).

2. Книга, распечатанная на компьютере, прошивается в конце года. В течение года кассир или бухгалтер заполняет распечатанные листы и хранит их в отдельной папке, а после — сшивает по тем же правилам, что и готовую книгу (с указанием количества страниц, печатью и подписями руководителя и главного бухгалтера).

При ведении и оформлении кассовой книги стоит помнить о нескольких важных моментах:

• Наличие книги необходимо для тех организаций и предпринимателей, которые в своей деятельности имеют дело с наличными средствами.
• Для использования можно как купить готовую кассовую книгу, так и самостоятельно распечатать ее на компьютере.
• Ведением кассовой книги занимается специальное ответственное лицо: главный бухгалтер или кассир.
• В бумажном варианте книгу можно вести как от руки, так и при помощи технических средств (то есть заполнять на компьютере и распечатывать).

Смотрите также видео о том, как правильно заполнять кассовую книгу:

boss-consult.ru

Основные положения

Кассовая книга — это специальный журнал (регистр), в который вносят все операции, проводимые формой, с использованием наличной формы оплаты.

Такой журнал включается в отчётность индивидуального предпринимателя (ИП). Вести кассовый журнал – обязательное мероприятие при наличии операций с наличными деньгами. Ведение и составление регистра регулируется налоговым законодательством. Начиная с 2016 года, вести кассовый регистр обязаны даже те предприниматели, которые работают по упрощённой системе уплаты налогов.

Журнал оформляется по специальной форме КО-4. Вести кассовый регистр нужно внимательно и тщательно, так как его проверяют сотрудники налоговой при любой проверке налоговых органов. Если в журнале окажутся недостоверные сведения, ошибки или он неправильно оформлен, то на предпринимателя накладывают штраф. На каждый календарный год заводится отдельный кассовый журнал.

Как ведётся кассовая книга

Прежде чем увидеть пример заполнения кассовой книги рассмотрим подробности заполнения. Все кассовые операции, которые проводятся предпринимателем в течение дня, должны быть занесены в кассовый журнал. Единственные дни, когда можно не вести журнал – выходные. В кассовой книге содержатся сведения об обороте наличных средств, которое также отражено в приходно-расходной документации. По окончании рабочего дня в неё вносят итоговые данные, содержащие сведения о лимите кассы и обороте.

С помощью кассового журнала все наличные финансы фирмы становятся видны и фиксируются. Помимо обязательных сведений, регистр может содержать также сведения, которые туда решило внести руководство фирмы.

Иногда ИП может не заниматься ведением кассового регистра, но в случае, если заработная плата сотрудников выдаётся им наличными деньгами через кассу, то ведение регистра обязательно. Но даже если заработок сотрудников перечисляется им в безналичной форме, знания, как заполняется кассовая книга лишними не будут.

Сведения о ведении регистра в законах

На необходимость ведения журнала указывает Указ Центробанка от 11.03.2014 №3210-У. Там сообщается, что следует вносить все операции, связанные с поступлением или отчисление наличных средств. Коммерческая организация может иметь только один кассовый регистр.

Каждый лист должен быть пронумерован, листы прошиты и в конце стоять мастичная или сургучная печать.

После прошивки листы заверяет уполномоченное лицо или руководитель фирмы. Любые сведения, которые вносятся в регистр, должны быть продублированы. В целях дублирования можно использовать обычную копирку. Должна быть возможность оторвать одну из копий, так как она необходима кассиру для отчёта. Оригинал записей остаётся в журнале. Естественно, что номера страниц оригинала и копии должны совпадать. Внесение исправлений в кассовый журнал возможно, только если такие исправления заверены подписями главного бухгалтера и кассира. Возможно автоматизированное заполнение кассового регистра или кассовая книга в электронном виде. В таком случае страницы создаются в виде машинограмм, а листы нумеруются автоматически.

Категорически недопустимо выдавать средства из кассы, если нет подтверждения данной операции в расходном ордере подписью получателя. В противном случае отсутствующие денежные средства считаются недостачей и подлежат взысканию с кассира. Любые наличные деньги, в отсутствие необходимых кассовых документов, приравниваются к прибыли предприятия.

Помещение кассы должно быть оборудовано таким образом, чтобы обеспечить безопасное хранение денег. Также должна быть обеспечена безопасность транспортировки денежных средств в банк. Обязанность по обеспечению безопасности ложится на руководство фирмы. Невыполнение данного требования может привести не только к административной ответственности, но и к уголовной.

Сведения об обеспечении сохранности денежных средств есть в Указаниях Центробанка. Требования к наличию или отсутствию сигнализации в кассовом помещении законодательно не установлены, но есть рекомендации по хранению наличности в сейфе, ключ от которого находятся у кассира. Кроме того, есть указания, что в начале смены, перед открытием помещения и сейфа, кассир должен осмотреть замки и убедится в их сохранности, также должны быть целы решётки на окнах и дверях. Если есть следы вскрытия, необходимо сразу же сообщить в полицию и руководству организации.

Порядок заполнения

Итак, как заполнять кассовую книгу? Существуют готовые шаблоны, в соответствии с которыми ведётся кассовая книга. Все операции с наличными деньгами за день должны быть отражены на одном листе журнала. В конце дня работы необходимо сводить остатки и подбивать итоги. Затем кассовый работник составляет суточный отчёт и сдаёт все наличные средства в бухгалтерию.

В кассовом журнале каждая страница продублирована, и копия находится на отрывной части. Это сделано для того, чтобы эту копию кассир мог приложить к отчёту.

Журнал имеет восемь колонок. Первая колонка «остаток на начало дня». В эту колонку вносят сумму, которая стоит в колонке «остаток на конец дня» предыдущего дня. Вторая колонка «номер документа» в ней проставляется спецномер приходно-расходных ордеров. Третья колонка содержит данные ордеров. Сумма в этой колонке пишется полностью. Четвёртая колонка «корреспондентский счёт или номер субсчёта». Пятая колонка «ФИО предпринимателя или название организации». Шестая колонка «перенос», в ней суммируются операции, зафиксированные в предыдущих колонках. Седьмая колонка «итого за день», тут подбиваются дневные итоги. Восьмая колонка «остаток на конец дня». В ней полностью подбивается сумма за день. Эта цифра должна совпасть с суммой наличности в кассе. Оборотную сторону бланка либо заполняют, либо перечёркивают символом Z. В конце записей ставятся подписи бухгалтера и кассира.

Внешний вид регистра и правила ведения

Кассовый регистр представляет собой 70-120 страничный журнал, который обязательно содержит титульный лист. На титульном листе содержатся сведения о временном отрезке, в течение которого действует данный журнал, ФИО ИП или ОКПО организации.

В случае если журнал ведётся вручную, то листы нумеруются, шнуруются и в таком виде опечатываются. Любая запись дублируется под копирку. Ниже приведён образец заполнения кассовой книги вручную.

В обязанности работника кассы входит:

• подсчёт итогов за сутки;
• сведение кассового остатка на начало будущего дня;
• отчёт перед бухгалтерским отделом.

Проверка всех записей, внесённых в кассовый журнал, возлагается на бухгалтера. Он проверяет соответствие записей приходно-кассовым ордерам и ставит свою подпись.

В кассовом журнале вполне допускаются исправления путём перечёркивания неправильной записи и внесения правильной. Такое исправление должно быть заверено подписью кассира и бухгалтера. Затирки, подчистки и прочее в регистре недопустимы.

В конце дня, после подбития итоговых сумм кассир отдаёт в бухгалтерию отрывную копию листа из кассовой книги и всю документацию, подтверждающую операции проведённые в течение дня. Затем кассиром в регистр вносится число отданных в бухгалтерию документов и ставится подпись. Бухгалтером проверяются все данные и тоже подписывается книга.

Каждый новый день, в кассовом журнале записи начинают вносить с нового листа и обязательно проставляется номер листа, дата, остаток наличных средств на начало дня и операции в течение суток.

В начале календарного года заводится новый кассовый журнал, а в конце – на последней странице прошнурованного журнала ставят печать и пишут «пронумеровано и прошнуровано» и указывают количество листов. В интернете можно найти образец как заполнить кассовую книгу.

Вопросы, возникающие в ходе ведения регистра

При ведении кассового журнала, наиболее часто возникают вопросы следующего характера.

1. Кто осуществляет контроль за его ведением?
2. Какие моменты следует учесть при ведении регистра в обособленном подразделении?
3. Сколько кассовых книг может быть на предприятии?
4. Предусмотрен ли штраф за неполные или недостоверные данные в журнале, и если предусмотрен, то каков его размер?

Итак, ответим на эти вопросы.

1. Кто осуществляет контроль за ведением кассового регистра? Согласно Постановлению Госкомстата от 18.08.1998 №88, контроль ведения журнала должен осуществляться бухгалтером предприятия или фирмы. Этим же постановлением утверждена так же форма для кассового регистра. Порядок, в соответствии с которым осуществляется контроль, находится в политике учёта предприятия и подлежит утверждению приказом. Как правило, контроль включает в себя сверку кодов на соответствии с утверждёнными на фирме, контроль нумерации и ведения книги в целом. Также проверяется тот список документов, которые передаются в головное управление всеми специализированными подразделениями.
2. Моменты, которые следует учитывать при ведении кассового учёта в обособленных подразделениях. В любом специализированном подразделении, при проведении операций с наличными средствами нужно вносить соответствующие записи в кассовом журнале. Правила, по которым вносятся такие сведения, полностью идентичны правилам для головного предприятия. Но всё же, в подразделениях есть некоторые моменты, отличные от головного предприятия. Если подразделение вносит наличные средства на расчётный счёт предприятия в банке, то оставшаяся сумма устанавливается так же, как и для головного подразделения. Если же филиал вносит наличные средства непосредственно в кассу предприятия, в таком случае максимальная сумма устанавливается филиалом самостоятельно. Но при любой форме внесения средств максимальная сумма утверждается приказом руководителя фирмы. Копии страниц кассового журнала из филиалов в главное подразделение происходит в соответствии с установленными правилами. На обложке кассового регистра в обязательном порядке должно быть указано название филиала.
3. Сколько кассовых книг может быть на предприятии? В некоторых случаях фирма может вести несколько регистров. Ведь что такое кассовая книга? Это тот документ, в котором отражены операции с наличностью, а есть случаи, когда операции проводятся не только в головном подразделении. Первый случай — если предприятие является платёжным агентом, то у него может быть предусмотрен собственный кассовый журнал для ведения операций с наличными средствами и журнал для наличных денег, которые приняла фирма после проведения операций платёжным агентом. Второй случай – фирма имеет филиал, который осуществляет ведение собственного кассового регистра.
   
4. Предусмотрен ли штраф за неполные или недостоверные данные в журнале, и если предусмотрен, то каков его размер? За любые нарушения в ведении кассового журнала, исправления, выполненные не по правилам, внесение недостоверных или неполных сведений предусмотрена административная ответственность. Она выражается в виде штрафа в размере 40-50 тысяч рублей.

Вывод

Как видно из статьи, ведение кассовой книги довольно трудоёмкое занятие. Нужно сесть и разобраться во всех нюансах и особенностях ведения в зависимости от формы собственности предприятия или режима налогообложения. Зачастую лучше воспользоваться услугами профессионального бухгалтера, особенно если фирма достаточно велика и объём операций с наличными средствами большой.

101biznesplan.ru

Что это за книга и зачем ее вести

Кассовая книга – специальный журнал, в который записывают все операции с наличными средствами. Также она входит в перечень документов бухгалтерской отчетности, в которой зафиксированы приходно-расходные операции с наличными. Ее ведение обязательно в соответствии с нормами действующего законодательства. Причем книга обязательна даже для тех, кто находится на упрощенной системе налогообложения.

На одном предприятии или организации есть только одна кассовая книга. Это же касается и частных предпринимателей. Единственное исключение – если юрлицо имеет представительства или филиалы, которые действуют на основе собственного баланса. В таком случае филиал или представительство ведет собственную книгу, отражающую его операции. Копии первичных ордеров и страниц книги передаются в главный офис. Сведения о количестве оставшихся денежных средств находят свое отражение в кассовой книге подобного подразделения и на его балансе, затем такие сведения переносятся в сводный баланс всей фирмы.

Грамотное ведение книги очень важно, так как контролирующие органы часто ее проверяют. Если будут выявлены неточности или несоответствия, то фирму могут оштрафовать за ненадлежащее ведение бухгалтерской документации.

Кассовая книга должна вестись с начала календарного года по нарастающей. В следующем году заводится новая книга на целый год. Она представляет собой журнал из пятидесяти или ста страниц. На титульном листе пишется срок действия данной книги. Если одного журнала в году оказалось мало, то заводится еще один – записи продолжаются в хронологической последовательности и не прерываются. На новой заведенной книге указывается дата начала и окончания ее ведения. Таким образом, будет легко определить последовательность кассовых книг.

Обычно приобретается уже готовая книга с расчерченными графами и столбцами, напечатанная в типографии. Возможен и электронный вариант.

Все листы книги сразу нумеруются, то есть на чистом листе уже имеется проставленный номер. Общее количество листов указывается на последней странице и заверяется подписями руководителя и главбуха. Прошитая книга опечатывается мастичной или сургучной печатью. Если была допущена ошибка, то можно ее исправить, об этом чуть позднее.

Кто занимается ее ведением

Все записи в кассовую книгу вносит кассир. Именно он выдает и принимает денежные средства и все это подтверждает записью в журнале. Он должен подписать заполненный лист, тем самым неся всю ответственность за выполненные операции.

В конце рабочего дня кассир передает в бухгалтерию остаток денежных средств и все первичные документы – приходные и расходные ордера. Бухгалтер также подписывает лист из книги. Если отсутствует главный бухгалтер, то его заменяет руководитель. Такая процедура повторяется каждый день. Все вышеперечисленное касается предприятий или организаций.

Для того чтобы проводить кассовые операции, кассир или другой работник, уполномоченный руководителем, должен быть ознакомлен под роспись со своими должностными правами и обязанностями. Также такие операции могут проводиться непосредственно руководителем.

Как заполняется этот журнал?

На титульном листе кассовой книги содержится следующая информация:

• полное наименование предприятия или организации – если это юрлицо;
• фамилия, имя и отчество индивидуального предпринимателя – если это ИП;
• период времени, на который она заводится – год или конкретная дата, в случае, если книг несколько;
• если речь идет о подразделении – наименование подразделения;
• ОКПО.

Что касается самой книги, то записи вносят в уже готовую форму. Операции, как приходные, так и расходные за одни сутки вносят на одной странице. После каждого рабочего дня подбивается итог, сводится остаток. Все это подтверждается отчетом кассира или лица, занимающегося выдачей и приемом наличных денежных средств. Как отмечалось ранее, после всего этого полученные деньги сдаются в бухгалтерию.

Давайте рассмотрим, как выглядит лист книги. На каждом из листов есть две части с линией для отрыва. Первая часть – непосредственно страница книги, которую заполняют данными об операциях, вторая часть – отчет кассира.

По линии лист разрезают, первая его часть должна быть подшита, а к отчету прилагаются документы, подтверждающие операции – первичка. Например, выписка из приказа, заявление на получение аванса, приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер, доверенность и др.

Теперь подробно остановимся на графах книги. Вверху страницы проставляется дата, месяц и год, а также номер листа кассовой книги. Для заполнения вручную следуйте инструкции:

1. Начинаем заполнение с графы «Остаток на начало дня», здесь указывается сумма, оставшаяся в кассе на начало дня. Ее размер переносится с предыдущей страницы – графа «Остаток на конец дня».
2. Графа «Номер документа» – порядковый номер кассового ордера.
3. Следующая графа посвящена тому, от кого получен или кому выдан данный документ. Необходимо внести информацию о физическом лице – его ФИО или информацию о юрлице – наименование.
4. Номер субсчета или корреспондирующего счета. Имеются в виду данные, которые указывают на способ расходования или поступления денежных средств. Примером могут быть: 51 – расчетный счет, 70 – заработная плата, 62 – покупатели и заказчики. Обратите внимание, что индивидуальным предпринимателям не надо заполнять данные этой графы.
5. Затем идут строки «Приход» и «Расход», в них необходимо проставить сумму средств в рублях цифрами, через запятую указывают копейки. Например, сумма выданных средств выглядит так – 129,05.
6. Каждую операцию необходимо фиксировать немедленно после фактического ее осуществления и делать это только на основе первичного документа.
7. Графа «Перенос» содержит в себе сумму операций всех предыдущих строк.
8. В конце нужно подсчитать и заполнить графу «Итого за день». Отдельно для полученных средств и отдельно – выданные деньги.
9. «Остаток на конец дня». Внимательно сложите все наличные, которые прибыли и которые остались с предыдущего дня (графа «Остаток на начало дня») и отнимите выданные средства. Сумма в книге должна совпадать с фактическим состоянием – наличными в кассе.
10. Строки, оставшиеся незаполненными, перечеркиваются ручкой, чтобы нельзя было дополнить пустые поля. Делается это букой Z.
11. В конце страницы вносятся фамилии бухгалтера и кассира. Они ставят свои подписи. И обязательно указывается количество полученных приходных и расходных ордеров.

Если в данный день операций с наличными не было проведено, то книга не заполняется, а остаток на конец дня без изменений переносится на следующий день.

Современные технологии и повсеместная компьютеризация не обошла стороной и кассовую книгу. Для облегчения ее ведения появился электронный вариант. Для этого используется специальная программа – книга отображается на мониторе, в нее вносится информация, затем она может быть легко распечатана.

Подробнее о заполнении книги в программе 1С 8.2 на следующем видео:

Правила ее ведения остаются неизменными. Ежедневно кассир заполняет новый лист и в конце дня его распечатывает. Распечатывается две странички: сам отчет и вкладной лист. Кассир ставит свою подпись на листе. Если имеется электронная подпись, разрешено пользоваться ею. Каждая страничка нумеруется, и в конце года формируется книга, на последней странице которой ставится общее количество листов, заверенное подписями и печатью. Для электронной книги допустимо оформление в каждый квартал, а не за год. Отчеты и прилагающиеся документы отправляют в бухгалтерский отдел.

Исправления в кассовой книге

Если была допущена описка в книге, ее можно исправить. Ни в коем случае нельзя вырывать листы, подтирать лезвием или пользоваться штрихом. Если описка не влечет изменение остатков за какой-либо период, то необходимо сделать так: аккуратно перечеркнуть неправильные сведения, рядом написать правильную информацию. Исправление должно быть заверено двумя подписями – самого кассира и главбуха. Если на листе есть несколько  исправлений, на каждое из них ставятся обе подписи.

Если же ошибка оказалась серьезной, такой, которая меняет оборот денежных средств и не может быть исправлена зачеркиванием, то перечеркивается весь лист и пишется слово – аннулировано. Затем заполняется новый лист с правильными сведениями.

Руководитель или главбух собирает комиссию, несущую ответственность за корректировку. Составляется бухгалтерская справка, где описывается ошибка и ее исправление.

Тщательно проверяйте данные, вносимые в книгу. Срок ее хранения составляет 5 лет.

znaydelo.ru

Основные положения

Положение от 12.10.2011 года, утвержденное Центробанком, устанавливает порядок работы с кассовой книгой. Согласно ему, любой субъект хозяйствования при непосредственной работе с наличными обязан вести данную отчетную документацию. Если ранее индивидуальные предприниматели (ИП) могли не вести данный вид документации, то выход данного постановления обязал их к ведению кассовых книг вне зависимости от системы налогообложения.

Оформляется документ по форме КО-4, утвержденной Госкомстатом 18 августа 1998 года, постановление №88.

Заводят книгу в начале года и заполняют до начала следующего календарного года. Затем книга сдается в архив предприятия, где хранится 5 лет. На протяжении этого времени налоговая служба может проверить ее, дать замечания по ведению документации и даже выписать штраф.

На предприятии может быть только одна действующая кассовая книга. Неправильное ведение документа, допущение ошибок и неправильных их исправлений или же и вовсе его отсутствие при проверке может привести к штрафам.

Заполнение кассовой книги

На титульном листе отображается название организации или предприятия, Ф.И.О. предпринимателя и год, за который ведутся записи в книге. Например: «Иванов Сергей Александрович, 2016 год».

Рассмотрим основные графы и поля для заполнения с примерами записи в каждом из них.

1. Касса за. Содержит дату, когда были проведены те или иные денежные операции. К примеру, 12.05.2016.
2. Лист. Показывает номер страницы. Нумерация выставляется при создании книги. Например, 21.
3. Номер документа. Номер счета ПКО или РКО. К примеру, ПКО № 24.
4. От кого получено или кому выдано. Указываются данные физического или юридического лица, которое вносит или получает средства, вид операции. Например: «Иванову И.И.», «От Заики А.К.», «от «ООО «Стройдвор»».
5. Номер корреспондирующего счета, субсчета. Содержит номер по классификатору «Касса». Указывает на способ расхода или получения средств. К примеру, 65. Данная графа не подлежит заполнению для индивидуальных предпринимателей.
6. Приход. Полученные наличные по ПКО. К примеру, 546 руб. 40 коп.
7. Расход. Сумма, выданная клиенту по РКО. Например, 67 руб. 67 коп.
8. Итого за день. Содержит итог подсчета общих сумм выплат и поступлений. К примеру: 12786 руб. 24 коп.
9. Остаток денежных средств на конец дня. Содержит расчет остатка денег в кассе. К примеру: 4567 руб. 34 коп. Данные для этой графы высчитываются по следующей формуле: Начальная сумма + приход – расход.

При выдаче денежных средств из кассы в виде различных пособий и платы труда в кассовой книге они указываются отдельной суммой. В конце каждой страницы указывается количество ордеров (приходных, расходных).

Заполняется документ чернилами или шариковой ручкой. При этом для облегчения работы кассир может использовать копировальную бумагу при заполнении отчета кассира.

Элементы книги

Главный элемент документа – вкладной лист и отчет кассира. Они абсолютно идентичны, но при этом вкладной лист всегда в книге, отчет кассира же аккуратно вырывается из нее и прилагается к ордерам, полученным и выданным на протяжении дня. Лист и отчет за одну дату имеют одинаковую нумерацию страниц.

Заполняя книгу от руки, данные вносятся на лист книги и в отчет.

Особенности ведения кассовой книги

Работая с документом, кассир вносит в него данные на основании ордеров, как приходных, так и расходных. Один ордер – это одна запись. Изначально, в книгу вносятся все операции по приходным, а уже затем по расходным ордерам.

Ежедневно в конце дня кассир обязан сверить данные кассовых ордеров с внесенными записями и вывести остаток. Затем заверить сумму подписью. Кроме того, полученная сумма сверяется с кассой. Проверяет полученные в ходе расчетов записи главный бухгалтер, затем подписывает листы документа, которые он проверил.

При отсутствии операций с деньгами в связи с выходным, простоем предприятия или просто отсутствием клиентов остаток переносится на следующую страницу. Сумма при этом не меняется.

Ошибки при заполнении

К заполнению документа выдвигаются строгие требования. Так, необходимо следить, чтобы на страницах не было помарок и ошибок. Всё это приравнивается к нарушению кассовой дисциплины. При наличии ошибок их можно исправить следующим образом:

1. При наличии ошибок, не влияющих на итоговую сумму (номеров ордеров, наименования лиц и предприятий), необходимо зачеркнуть неверную запись одной чертой и записать над или под ним правильные данные. Внесенные изменения заверяются ответственными за ведение книги лицами.
2. В случае если ошибка привела к искажению значения итоговой суммы за тот или иной период (то есть, в документе указана неверная сумма), исправить ошибку можно с помощью перечеркивания. Страница перечеркивается по диагонали одной чертой. При этом на ней делается соответствующая пометка «Аннулировано». После этого необходимо заполнить новые кассовые листы, внеся в них исправленные данные.

При наличии ошибок кассир также обязан составить служебную записку на имя руководителя предприятия или бухгалтера, в котором будет указано наличие ошибки.

После этого руководство назначит комиссию, отвечающую за внесение поправок в документ. После внесения поправок кассир пишет справку, в которой отражаются все изменения в книге.

Проверки и штрафные санкции

Проверяет данный вид документации налоговая инспекция и при выявлении нарушений выписывает штраф. При этом ошибки и несоответствия, обнаруженные более чем через 2 месяца после их совершения, не могут быть подвергнуты штрафу.

За нарушение предусмотрены штрафы в следующих размерах:

• для ИП в размере 4 000 – 5 000 рублей;
• для юридических лиц – 40 000 – 50 000 рублей.

Данные суммы закреплены статьей 15.1 КоАП РФ.

Как сшить книгу?

Перед началом ведения кассовой книги необходимо просчитать количество необходимых листов и распечатать их.

Не рекомендуется распечатывать страницы «впритык». Лучше всего распечатать несколько дополнительных страниц на тот случай, если при заполнении книги будут допущены ошибки и понадобится вносить исправления на новых листах.

Затем все страницы нумеруются. При этом используется сквозная нумерация страниц. Книга прошнуровывается или сшивается с помощью толстых ниток, затем заверяется подписями директора и главного бухгалтера. Важно, чтобы листы невозможно было изъять из книги. Для этого книга опечатывается с помощью сургучной или мастичной печати.

На последнем листе указывается фактическое количество листов. При этом цифры должны быть расшифрованы, то есть, написаны прописью. Данный лист также подлежит подписи бухгалтера и директора предприятия.

Есть варианты, когда книга сшивается при помощи ниток, при этом их кончики опечатываются при помощи бумаги. Кроме того, листы могут склеиваться. В любом случае, они должны быть скреплены таким образом, чтобы их нельзя было не только изъять, но и вставить новые.

При оформлении кассовой книги не используются скрепки или другие виды переплета, которые не могут гарантировать целостность книги.

Электронная версия кассовой книги

Вести книгу можно не только в рукописном формате, но и в электронном варианте. При этом может быть как частичное ведение электронной книги (с распечатыванием страниц), так и полностью компьютеризованное.

При ведении в электронном варианте к началу следующего рабочего дня должны составляться машиннограмы «Вкладной лист» и «Отчет кассира», имеющие одинаковое содержание. В них должны быть отражены все необходимые реквизиты и суммы денежных поступлений.

При получении машинограммы кассир проверяет их правильность и заверяет их подписью. Вкладные листы хранятся у кассира до конца года, а отчет передается в бухгалтерию. Нумеруются листы, как и в обычной книге – в порядке возрастания. Последний лист месяца содержит отметку о количестве листов, заполненных в этом месяце.

Ведется такая электронная кассовая книга с помощью специальной программы, посредством которой листы распечатываются и затем сшиваются. Титульный лист подготавливается и прикрепляется к вкладным листам в конце года.

Электронное оформление документации допускает оформление книги не только за год, но и поквартально.

Также кассовую книгу можно вести  полностью в электронном варианте с помощью программ «1С», «Налогоплательщик Юл» и других. Удобно это делать большим предприятиям, которые имеют лицензионные версии данных программ и специалистов (кассир, бухгалтер, директор), владеющих электронной подписью.

При ведении кассовой книги в таком форме необходимо помнить, что она должна быть защищена:

• от доступа третьих лиц. Для этого необходимо применять пароль доступа к ней или же и вовсе электронную подпись;
• от потерь и искажений. Подразумевает создание резервных копий или хранение их на сервере, запись на диски и другие надежные носители информации.

Заверяется такая книга с помощью электронной подписи, получить которую можно на основании положения закона от 06.04.11 №63-ФЗ.

После приложения электронной подписи к документу в нем не допускаются исправления.

Видео: Ведение кассовой книги на программе 1С

Узнайте, как правильно создать и заполнить книгу при помощи программы 1С, не допустить ошибок при ее оформлении и внесении в нее данных. В видео-уроке показаны основные этапы не только заполнения, но и создания книги, даны разъяснения по работе с программой и основам ведения документации.

Кассовая книга – один из важнейших финансовых документов в любой организации, работающей с денежным потоком. За наличие данной документации и правильность ее оформления отвечает кассир, а также главный бухгалтер. Отсутствие кассовой книги или неправильное ее ведение приводит к штрафу.

moyaidea.ru