Строка «Организация». Указывается наименование организации (например, ООО «Морковь»). Если РКО заполняет ИП, то так и указываем (например, ИП Сергеев П.П.)
В строчке ниже указывается наименование и код структурного подразделения в организации. Если структурных подразделений нет — ставится прочерк.
Строка «Код по ОКПО». Указывается код по ОКПО согласно данным в уведомлении из Росстата.
Поле «Номер документа». Указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. По правилам кассовые документы нумеруются по порядку с начала каждого календарного года.
Поле «Дата составления». Указываем дату выдачи денежных средств из кассы! И никак иначе. Дата указывается в формате — ДД.ММ.ГГГГ. Например, 02.06.2018.
ТАБЛИЧНЫЙ БЛОК «ДЕБЕТ» (ИП его не заполняют):
Пишем Код структурного подразделения организации (при наличии), на которое делается РКО.
Графа «Корреспондирующий счет, субсчет». Указывается номер счета, по дебету которого отражается выдача денежных средств из кассы согласно плану счетов бухучёта, например:
• 51 – сдача денежных средств в банк для зачисления на р/с
• 60 – расчеты с поставщиками и подрядчиками
• 70 – расчеты с персоналом по оплате труда
• 71 – расчеты с подотчётными лицами
• 73 – расчеты с персоналом по прочим операциям
• 75-2 – расчеты с учредителями по выплате доходов
Графа «Код аналитического учета». Отражается соответствующий код по счету, указанному в предыдущей графе (при условии, что в организации предусмотрено наличие таких кодов).
Графа «Кредит. Указывается номер счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы организации. Обычно это счет 50.1 – «касса». ИП эту графу не заполняют.
Графа «Сумма». Записывается цифрами сумма денег, выдаваемая из кассы.
Графа «Код целевого назначения». Указывается код назначения использования выбывших денежных средств. Эта графа заполняется, только если организация применяет соответствующую систему кодирования.
Строка «Выдать». Указывается в дательном падеже (кому?) ФИО физического лица или наименование организации, которому (ой) выдаются деньги.
Строка «Основание». Прописывается основание для выдачи денежных средств (содержание финансовой операции). Например, «Сдача наличных денежных средств в банк»; «Выдача наличных в подотчёт на хозяйственные расходы».
Строка «Сумма». Указываем сумму денежных средств, которые выдаются из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк.
Строка «Приложение». Указываются прилагаемые первичные и другие документы, на основании которых выдаются деньги (приказы, заявления, квитанции).
В следующих строках ставится подпись руководителя организации и главного бухгалтера (или другим уполномоченным на это лицом). Подпись руководителя в РКО необязательна при условии, если в прилагаемых к расходнику документах он дал разрешение на проведение операции.
Строка «Получил». Заполняется лицом, которому выдаются денежные средства из кассы. При этом рубли указываются прописью с заглавной буквы, а копейки – цифрами. Если остаётся пустая строка после написания суммы в рублях – в ней ставится прочерк. Ниже ставится подпись получателя и дата получения денег.
При выдаче денег по расходному ордеру кассир требует предъявить документ (паспорт, военный билет, водительские права и др.), удостоверяющий личность получателя. В следующей строке кассир записывает наименование, номер, дату и место выдачи этого документа.
Строка «Выдал кассир». Кассир ставит свою подпись с расшифровкой, НО только после выдачи денежных средств по РКО.
ip-spravka.ru
Как лучше скачать бланк РКО — в Word или другом формате
Бланк расходного кассового ордера может быть представлен в 2 основных форматах — Word и Excel. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки.
Word-документы открываются в большем количестве программ — в распространенных операционных системах (Windows, Linux, MacOS), как правило, всегда есть предустановленное ПО, способное работать с файлами соответствующего формата.
С Excel-файлами корректно работает относительно немного решений — Microsoft Excel, Open Office Calc и их аналоги, включая «облачные» виды ПО. Как правило, в современных ОС по умолчанию они не установлены.
Если вы решили скачать бланк расходного кассового ордера в формате Excel, то в вашем распоряжении окажется более универсальный файл. Например, когда он создан в одной версии Microsoft Excel, то без проблем распознается в любых других, а в большинстве случаев также и в сторонних программах. В то время как Word-файлы в силу особенностей их структуры не всегда корректно распознаются в программах, отличающихся от тех, в которых были созданы.
Еще один аргумент за то, чтобы скачать бланк РКО в Excel заключается в удобстве его заполнения на компьютере. Структура файлов данного типа такова, что бухгалтеру труднее ошибиться с заполнением нужных данных на ПК, так как ячейки для ввода информации выделены. При заполнении Word-документа есть вероятность по ошибке затронуть иные элементы форматирования документа, вследствие чего его структура может быть нарушена.
Какой унифицированной форме должен соответствовать бланк РКО
В соответствии с положениями указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У российские организации обязаны использовать в качестве бланка РКО унифицированную форму КО-2 (соответствующую номеру 0310002 по ОКУД). Данная форма утверждена постановлением Госкомстатата РФ от 18.08.1998 № 88.
Подробнее о законодательных требованиях к первичным документам читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 действуют новые правила ведения кассовых операций, ознакомиться с которыми вы можете здесь.
Как скачать бланк РКО бесплатно
Скачать расходный кассовый ордер по форме КО-2, то есть полностью соответствующий по своей структуре требованиям законодательства, вы сможете на нашем сайте:
Скачать расходный кассовый ордер
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Важно не только скачать РКО актуальной формы в одном из представленных форматов, но и удостовериться, что файл не имеет атрибута «только для чтения» (иначе редактировать на ПК его не получится). Для этого нужно найти его на диске, щелкнуть по нему правой кнопкой мыши, выбрать «Свойства» и снять при необходимости галочку напротив соответствующего атрибута.
Скачать расходный кассовый ордер — это еще полдела, возникнет следующая задача — корректно заполнить его. Рассмотрим ключевые моменты данной процедуры.
Нужно ли распечатать бланк расходного кассового ордера КО-2
Заполнение РКО может осуществляться как на компьютере — с последующей распечаткой, так и вручную — с использованием уже распечатанного бланка (п. 4.7 указаний № 3210-У). Также могут быть задействованы автоматизированные решения — в этом случае распечатка РКО необязательна (файлы ордеров сохраняются в памяти соответствующих программ и подписываются с помощью ЭЦП). Правда, в последнем случае организации придется покупать электронные подписи для всех лиц, которые должны ставить подпись на этих документах: руководителю, главбуху, кассиру, а также остальным сотрудникам (в том числе подотчетникам).
Заполненный образец РКО может выглядеть так:
Скачать образец РКО
Данный заполненный образец расходного кассового ордера может быть использован как образец для кассира вашей организации.
На что следует обратить особое внимание, заполняя бланк расходного кассового ордера:
- в графе «Код ОКПО» необходимо указать данные, соответствующие тем, что содержатся в реестрах государственной статистики;
- если предприятие не имеет структурных подразделений, то в соответствующей графе формы нужно ставить прочерк;
- в графе «Номер документа» следует фиксировать номер РКО по порядку, как правило, исчисление начинается с 1 января каждого года;
- сумму в табличной части формы можно указывать в рублях и копейках через запятую или дефис (например, 200,75 или 200-75);
- в пункт «Код целевого назначения» данные вносятся, только если организация на практике задействует систему кодов, по которым определяется расход и приход денежных средств;
- в пункте «Сумма», что располагается ниже таблицы, следует указывать сумму денежных средств, выдаваемых по РКО, в рублях — прописью с заглавной буквы первое слово, в копейках — цифрами;
- в графе «Основания» нужно указать содержание хозяйственной операции
- в графе «Приложение» приводятся сведения о документе, который является основанием для проведения кассовой операции (например, это может быть платежная ведомость — при выдаче зарплаты наличными) с указанием номера и даты его составления.
Подробнее о заполнении платежной ведомости читайте в статье «Образец заполнения расчетно-платежной ведомости Т 49».
Если РКО заполняет ИП, не нанимающий кассиров, то в графе «Выдал» должны быть его данные. Если ИП не нанимает бухгалтера, на РКО должна стоять только его подпись как руководителя организации.
Нововведения в порядке оформления РКО 2019 года
К счастью, изменений в порядке заполнения РКО в 2019 году не было. Они были раньше. Так, 19.08.2017 вступило в силу указание ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-у, которое внесло ряд изменений в порядок заполнения и выдачи расходных кассовых ордеров:
- Кассир вправе составить в конце рабочего дня один РКО на всю сумму, выданную за день из кассы, но при условии, что на выданные деньги есть фискальные документы онлайн-кассы.
- Кассир обязан проверить, есть ли подписи главбуха и бухгалтера или директора на РКО, однако подписи отныне сверяют с образцами, только если документ составили на бумаге.
- Если РКО оформлен в электронном виде, то получатель денег вправе поставить на документе свою электронную подпись.
- Выдать деньги под отчет можно по приказу директора, заявление от подотчетника теперь просить не обязательно. Однако выбранный порядок выдачи средств (по заявлению или приказу) следует закрепить в Положении о расчетах с подотчетными лицами.
- Задолженность сотрудника по полученному ранее авансу больше не является причиной для отказа в новой выдаче подотчетных средств.
Подробнее о всех изменениях в порядке выдачи под отчет читайте здесь.
Итоги
Расходный кассовый ордер заполняется при выдаче денежных средств из кассы. Правила его заполнения строго регламентированы и регулируются по большей части указанием № 3210-У. В 2019 году заполнять РКО нужно по хорошо всем знакомым правилам.
nalog-nalog.ru
Расходный кассовый ордер форма КО-2
Документу присваивается индивидуальный номер согласно журналу регистрации приходных и расходных кассовых ордеров, ставится дата заполнения бланка, которая равна дате выдачи денег из кассы.
Вверху формы пишется наименование организации и ее код ОКПО.
Далее нужно указать корреспондирующие счета бухгалтерского учета, которые участвуют в операции выдачи наличных средств. В графе «дебет» ставится номер счета в зависимости от назначения выдачи денег из кассы (счет 71 при выдаче средств подотчетному лицу, счет 70 — при выдаче зарплаты сотрудникам, счет 76 (60) — при оплате услуг, работ, ТМЦ сторонним организациям). Если по указанному счету ведется аналитический учет, то его также нужно указать в соответствующей графе бланка. В графе «кредит» пишем счет 50 «Касса».
В графе «сумма» – пишется выдаваемая сумма денежных средств цифрами.
Графы «код структурного подразделения» и «код целевого назначения» заполняются в том случае, если на предприятии есть соответствующие системы кодирования.
Под таблицей в строке «выдать» пишем ФИО лица, которому выдаются деньги по данному бланку ордера.
«Основание» – указываем содержание операции.
«Сумма» – прописью, с большой буквы пишется выдаваемая сумма, оставшееся пустое место заполняется прочерком, копейки цифрами.
В «Приложении» к бланку ордера указываются документы, прилагаемые к бланку расходного кассового ордера и служащие обоснованием выдачи наличных.
Подписывает расходник главный бухгалтер, руководитель предприятия. Скачать образец заполнения ордера можно ниже.
Теперь на основании заполненного таким образом бланка формы КО-2 можно выдать деньги из кассы. После чего сотрудник компании либо представитель сторонней организации, получивший деньги, должен подтвердить факт выдачи суммы, для этого он заполняет строки «получил», «дата», «подпись».
В строке «по» пишутся реквизиты документов, которые подтверждают его личность (например, паспорт).
Внизу расходного кассового ордера КО-2 кассир, выдавший деньги, ставит свою подпись.
Все расходные кассовые ордера подлежат обязательной регистрации в журнале приходных и расходных кассовых документов форма КО-3, скачать которой можно по ссылке.
Образец заполнения приходного кассового ордера, который оформляется при поступлении денег в кассу, можно посмотреть и скачать в этой статье, там же можно скачать и сам бланк приходного ордера.
Видео-урок. Как заполнить расчетно кассовый ордер в 1С Бухгалтерия 8.3: пошаговая инструкция
Практический видео урок по заполнению расчетно кассового ордера в 1С Бухгалтерия 8.3. Урок ведет эксперт сайта “Бухгалтерия для чайников” Ольга Ликина, бухгалтер по заработной плате ООО “М.видео менеджмент”. По этапам разбирается ключевые аспекты заполнения ордера.
online-buhuchet.ru
Главные детали
В первую очередь, нужно понять, что представляет собой такой документ и в каких случаях он может потребоваться. Действующее законодательство устанавливает четкие требования по отношению к оформлению расходных кассовых ордеров в тех или иных случаях.
Что это такое
Расходный кассовый ордер относится к категории документов первичного учета кассовых операций, и по этой бумаге осуществляется выдача наличности из кассы компании. В соответствии с действующим законодательством составляться такой ордер должен в соответствии с формой №КО-2.
Бланк должен в обязательном порядке иметь подпись руководителя компании, главного бухгалтера или других лиц, имеющих соответствующие полномочия. При этом стоит отметить тот факт, что директор компании не может подписывать подобные документы в том случае, если его разрешительная резолюция присутствует на прилагаемых заявлениях, счетах или каких-либо других бумагах.
Выдача денег по кассовому ордеру осуществляется только после того, как уполномоченное лицо предъявит свое удостоверение личности, так как из него нужно записать соответствующие данные. Помимо этого, получатель должен в обязательном порядке написать собственноручно расписку о получении денег с указанием их точной суммы. Если этого не будет сделано, то в таком случае выданная сумма будет относиться к недостаче и, соответственно, взыскиваться с уполномоченного кассира.
Роль документа
Оформление кассового ордера осуществляется в следующих целях:
- подтвердить факт выплаты указанной суммы средств;
- вести учет наличности, которая была выдана из кассы;
- упростить контроль над корректностью расчета налоговой базы и доходов организации со стороны уполномоченных органов;
- упростить ведение бухгалтерского и налогового учета.
Соблюдение формы №КО-2 является строго обязательным, причем документ в обязательном порядке должен изготавливаться с использованием специализированных автоматических средств. Это крайне важное требование, и его несоблюдение в конечном итоге может привести к признанию документа недействительным и дальнейшему наложению административного штрафа на организацию.
Форма КО-2
Общие требования
Есть несколько важных требований, которые предъявляются к процедуре оформления таких документов:
- составлением кассового ордера должен заниматься не кассир, а главный бухгалтер компании;
- ордер на приход или расход может выдаваться только в одном экземпляре;
- ордера заполняются с использованием пера, шариковой ручке или принтере с темными чернилами через специальное оборудование, обеспечивающее полную сохранность записи на те сроки, которые устанавливаются действующим законодательством;
- запрещено вносить какие-то корректировки в документ, и в случае возникновения ошибок документ нужно уничтожить, и затем составить новый;
- денежные средства по ордеру можно выплачивать или принимать только в день заполнения документации;
- категорически запрещено выписывать ордера о получении или предоставлении денег тем лицам, которые занимаются внесением или получением наличности;
- кассовая документация после составления документов должна оформляться по хронологии, причем каждая бумага должна иметь свой индивидуальный номер, после чего делается их переплет и сохранение в присвоенных папках;
- если документация содержит себе сумму, выраженную в другой денежной национальной единице, ее нужно будет обязательно прописать в документе.
Нормативная база
В процессе проведения любых кассовых операций нужно основываться на Указаниях Банка России №3210-У, изданных 11 марта 2019 года, так как именно этот нормативный акт считается основным. Все указания, которые он содержит в себе, должны соблюдаться в обязательном порядке, тем более, что он включает в себя только два раздела – указание и отдельное приложение, в котором определяется возможный лимит остатка наличности.
Не стоит забывать о том, что законодательство реформируется буквально каждый год, и в частности, изменения вносятся в указанный выше документ. Именно поэтому ответственным лицам стоит регулярно отслеживать всевозможные обновления, и в первую очередь, это относится к руководителям компаний и главным бухгалтерам.
Правила проверки
Ответственному лицу при оформлении или получении кассового ордера нужно будет проверить следующее:
- наличие всех необходимых подписей на документе, включая подписи главного бухгалтера, руководителя компании или какого-либо другого сотрудника, имеющего соответствующие полномочия;
- наличие полного перечня необходимых реквизитов;
- правильность составления кассового ордера;
- наличие необходимых бумаг, которые должны прилагаться к такому ордеру.
Если было обнаружено хоть одно нарушение, по причине которого документ перестает соответствовать правилам, полный пакет бумаг должен отправляться обратно в отдел бухгалтерии для проведения последующей доработки. Оформление документов по закону должно осуществляться в полном соответствии с установленной формой, и как только все документы, переданные кассиру, будут проверены, должна проводиться их регистрация в специализированном регистрационном журнале.
Нюансы оформления расходного кассового ордера
Любая компания или частный предприниматель должны оформлять определенный пакет документов при проведении тех или иных хозяйственных операций.
Кассовый ордер предназначен для ведения учета всех финансовых операций, и порядок заполнения его является следующим:
| Поле «Организация» | Указывается полное наименование организации, в то время как «Структурное подразделение» представляет собой тот отдел, который занимается оформлением ордера. |
| «Номер документа» | Нужно указать уникальный номер данного ордера в соответствии с данными из журнала регистрации. Ведение кассовых ордеров предусматривает необходимость обязательной их нумерации. |
| «Дебет» | Указывается уникальный код того структурного подразделения, которое занимается выдачей денег, а также уникальный номер счета-корреспондента и субсчета, дебет которого показывает расход указанной суммы из кассы. Помимо этого, указывается также код аналитического учета счета-корреспондента. |
| «Кредит» | Нужно записать соответствующий номер бухгалтерского счета, на основании кредита которого осуществляется выдача указанной суммы. В основном рассматривается счет 50. |
| «Код целевого назначения» | Должен включать в себя код, отображающий, в каких целях используются денежные средства, выделенные из кассы. Если подобные коды компанией не используются, нужно поставить прочерк. |
| «Сумма, руб.коп.» | Включает в себя детальное указание суммы, которая расходуется из кассы. |
| «Выдать» | Нужно указать ФИО лица, которое получает указанную сумму наличных средств. |
| «Основание» | Нужно написать, в чем заключается суть проводимой хозяйственной операции. К примеру, речь может идти о предоставлении материальной помощи, предоставлении командировочного аванса и других целях. |
| «Сумма» | Нужно прописью снова указать, какое количество денег передается получателю. |
| «Приложение» | Включает в себя полный перечень первичной документации, на основании которой выдается сумма наличности из кассы. |
После того, как все перечисленные данные будут указаны, нужно будет поставить свои подписи руководителю и главному директору, и затем уже заполнить остальные данные тому лицу, которое получает указанную сумму.
Прочие советы по заполнению
Процедура оформления кассового ордера включает в себя множество отдельных нюансов, в которых также стоит разобраться еще до того, как заниматься составлением подобных бумаг.
Утвержденная форма
Заполнение документа должно осуществляться в соответствии с форматом №КО-2, примерное описание разделов которого было показано выше. При этом стоит отметить, что если на получение средств оформлена доверенность, этот факт обязательно нужно указать в самом ордере.
Дополнительные бумаги, прилагаемые к ордеру, могут включать в себя соответствующий приказ о выдаче средств, заявление, квитанцию или какие-либо другие документы. Если после указания всей нужной информации остается свободное место, его нужно в обязательном порядке зачеркнуть, чтобы исключить возможность дописывания каких-то других сведений.
Реквизиты бланка
Реквизиты бланка нужно заполнять в соответствии с той формой, которая была указана выше, и после заполнения всех данных ставятся подписи главного бухгалтера и директора компании. Если их нет на рабочем месте, свою подпись может поставить только тот сотрудник, который имеет соответствующие полномочия, выданные указанными лицами.
Если же к ордеру прилагаются какие-то документы, которые были подписаны руководителем, то в таком случае не обязательно будет ставить соответствующую подпись на нем самом.
Работа с Excel и 1С
Ведение расходного кассового ордера предусматривается в электронном виде, но делать это также нужно в полном соответствии с унифицированными формами. Ведение формы может осуществляться с помощью специализированного программного обеспечения, такого как «1С: Бухгалтерия» или стандартного Microsoft Excel.
Перед тем, как выдавать денежные средства, форму нужно обязательно распечатать на принтере для того, чтобы уполномоченные лица поставили свои подписи и прописали сумму средств к получению.
Помимо этого, в электронной форме может вестись и журнал по форме КО-3, но его также нужно будет распечатать на принтере во время окончания отчетного периода. Достаточно важным требованием в данном случае является обязательная нумерация страниц.
Кто подписывает
На стандартной форме №КО-2 обязательно должны присутствовать подписи нескольких лиц:
- директор компании;
- главный бухгалтер;
- кассир;
- получатель.
При этом стоит отметить, что подпись должна быть расшифрована, а при наличии определенных факторов, упомянутых выше, руководитель может не ставить свою подпись. В остальном требования должны соблюдаться неукоснительно, так как даже малейшее нарушение формата приводит к тому, что оформленный кассовый ордер признается недействительным.
buhuchetpro.ru
Оформление расходного кассового ордера
РКО заполняется на компьютере либо выписывается от руки сотрудником бухгалтерии в одном экземпляре. Помарки и любые исправления не допускаются. Расходный кассовый ордер регистрируется в журнале регистрации расходных и приходных кассовых документов (форма № КО-3), подписывается главным бухгалтером либо уполномоченным лицом, а также руководителем организации (подпись руководителя не является обязательной в случае, если его резолюция, разрешающая выдачу денег из кассы, есть на приложениях к РКО). Заполненный бланк расходного кассового ордера проверяется кассиром на правильность составления. Приложения к РКО погашаются кассиром надписью «Оплачено» либо штампом с проставлением даты на них. Расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.
Как заполнять расходный кассовый ордер
Бланк расходного кассового ордера имеет унифицированную форму № КО-2. Приведем инструкцию по заполнению расходного кассового ордера:
- в поле «Организация» пишется наименование организации, выдавшей РКО;
- в графе «Структурное подразделение» указывается название структурного подразделения организации, выдавшего РКО (при его отсутствии ставится прочерк);
- в строке «Номер документа» указывается порядковый номер РКО в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов (нумерация РКО должна быть непрерывной);
- в поле «Дата составления» проставляется дата выдачи денег из кассы организации арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ.;
- в графе «Дебет» указывается код структурного подразделения, в котором производится выдача денег (при его отсутствии ставится прочерк); номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отражается выбытие наличных денежных средств из кассы; код аналитического учета по корреспондирующему счету (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
- в строке «Кредит» ставится номер бухгалтерского счета, по кредиту которого отражается выдача денежных средств из кассы (как правило, это счет 50 «Касса»);
- в графе «Сумма, руб. коп.» указывается выдаваемая из кассы денежная сумма цифрами;
- в поле «Код целевого назначения» заносится код назначения использования выбывших из кассы денежных средств (если применение таких кодов не предусмотрено в организации, ставится прочерк);
- в строке «Выдать» указывается ФИО лица в дательном падеже, кому будут выданы деньги из кассы организации;
- в графе «Основание» пишется содержание хозяйственной операции (например: аванс на командировочные расходы, для сдачи в банк, выдача материальной помощи и т.п.);
- в строке «Сумма», так же, как и в приходном кассовом ордере, указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) выдаваемых денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
- в поле «Приложение» пишутся реквизиты прилагаемых первичных документов, на основании которых выдаются деньги из кассы предприятия (доверенность на получение денег – если деньги выдаются работнику сторонней организации, квитанция, приказ, заявление и пр.).
Ниже идут подписи и расшифровки подписей руководителя организации и главного бухгалтера.
Затем следуют строки, которые заполняет лицо, получающее деньги из кассы:
- в строке «Получил» указывается прописью с заглавной буквы сумма (в рублях) получивших денежных средств из кассы предприятия, копейки пишутся цифрами. Следует отметить, если после указания суммы в рублях осталось свободное место в строке, оно прочеркивается;
- ниже лицо, получившее деньги из кассы, указывает дату получения денежных средств и ставит свою подпись.
Следующие строки заполняются кассиром после выдачи денег по РКО: в них он указывает наименование, номер, дату и место выдачи документа, удостоверяющего личность человека, которому выдаются денежные средства из кассы предприятия, ниже ставит свою подпись и расшифровку подписи (фамилия и инициалы).
working-papers.ru
Важные аспекты ↑
В соответствии с нормами Положения Банка России №373-П применение расходного кассового ордера по форме КО-2 допускается в следующих обстоятельствах:
- перечисление денежной выручки организации на расчетный банковский счет;
- при выдаче наличности сотруднику, если от него требуется осуществление действий в интересах организации. В документе прописывается сумма выдаваемых средств и срок, на который деньги выдаются. Также указывается конкретная цель выдачи, не противоречащая Указанию ЦБ РФ №1843-У;
- при выдаче наличности работнику для его личных расходов;
- при снятии наличности предпринимателем для нужд собственного предприятия, в котором он является единственным сотрудником.
Независимо от того как подготовлены документы, от руки или на компьютере, применяются расходные ордера исключительно в бумажном виде.
Обусловлено это необходимостью подписей на РКО ответственного субъекта, а также лица, принимающего деньги. Заверение расходного ордера посредством электронно-цифровой подписи законом не дозволяется.
Расходный ордер необходим для надлежащего оформления процесса выдачи наличности из кассы. В документе отмечается не только сумма, но и принявшее ее лицо. Обязательно указываются основания выдачи.
Форма РКО КО-2 унифицирована. Утверждена она для применения всеми предпринимателями и организациями, которые имею кассу, и осуществляют движение средств по ней.
Документ не причисляется к БСО, и заменить таковые не может. Но непременно РКО должен регистрироваться в Журнале регистрации приходных/расходных кассовых ордеров.
По завершении рабочего дня на основании всех расходников определяется кредитовая часть операций с выведением сальдо на конец дня.
Что это такое
Кассовым ордером называется документ, который представляет собой одновременно приказ кассиру от главбуха или руководителя и отчет кассира о приеме/выдаче наличных средств.
Кассовые ордера это не только документ учета кассовых операций. Это еще и инструмент контроля кассира. Ревизионное значение данный документ обретает при недоразумениях с остатком по кассе.
Расходный ордер принадлежит к категории документов кассовой дисциплины. Используется он при выдаче наличности из кассы предпринимателя.
При этом готовый документ остается в кассе после предварительной регистрации в регистрационном журнале по форме КО-3.
Кто подписывает документ
После того как РКО зарегистрирован в учетном журнале, требуется его подписание. Подписывается он руководителем юрлица и главным бухгалтером.
При отсутствии данных лиц расходный ордер может заверяться лицами с соответствующими полномочиями. Надо заметить, что подпись руководителя не считается обязательной, если таковая наличествует в прилагаемых документах.
Заполненный бланк передается кассиру. Он обследует верность оформления документа и требует документ, подтверждающий личность получателя.
Кассир вправе выдать деньги исключительно тому лицу, которое указано в РКО. При наличии ошибки в ордере, кассир возвращает его в бухгалтерию. При выдаче наличности кассир требует от получающего деньги лица расписаться в графе «Получил».
Также указывается сумма к выдаче, которая может выдаваться в любой валюте. После того как процесс передачи средств завершен кассир фиксирует данные получателя.
Затем расписывается, делает расшифровку подписи и ставит дату осуществления операции. В приложенных документах кассиром ставится печать «Оплачено» либо штамп с указанием даты операции.
Действующие нормативы
Унифицированная форма ордера КО-2 была утверждена Постановлением Госкомстата России №88 от 18.08.1998.
По ст.14-21 «Порядка ведения кассовых операций в РФ», ратифицированным решением Совета директоров ЦБ РФ №40 от 22.09.1993, должно соблюдать регламент создания формы КО-2 и правила отпуска наличности из кассы организации.
Суть действующих законодательных требований такова: «Расходный кассовый ордер оформляется в формате А5. Выписывается он в одном экземпляре бухгалтером, заверяется главбухом или руководителем, либо лицами их замещающими.
Затем документ регистрируется в регистрационном журнале формы КО-3. В расходнике указывается суть хозяйственной операции в качестве основания. Также прописывается перечень прилагаемых документов с указанием их номеров и времени составления».
Указанием ЦБ РФ №3352-У утверждена новая форма расходного кассового ордера для кредитных организаций. Теперь данные организации обязаны применять новый расходный кассовый ордер.
Образец заполнения 0402009, как именуется новая форма, почти аналогичен стандартной форме РКО. Отличием являются, что данный документ применяется не только при выдаче наличности, но и драгметаллов.
Образец формирования кассового расходного ордера ↑
Порядок формирования расходного ордера строго регламентирован законодательством. Так правилами устанавливается, что документ подписывают руководитель или бухгалтер либо уполномоченные лица.
Но полномочия должны обязательно подтверждаться соответствующим приказом руководства либо надлежащей доверенностью. Отдельные источники утверждают, что заполнять ордер можно лишь в машинописном формате.
Это в корне не верно. Законом не предусмотрено ограничений по формату заполнения. Можно заполнять документ и от руки. Главное это наличие в РКО всех необходимых реквизитов.
Особого внимания заслуживает графа «Основание». Нередко ее игнорируют, хотя она считается обязательной. Основание в расходном ордере это один из элементов учета применения денежных средств.
От правильного заполнения этой графы зависит довольно много. Исходя из указанного основания, определяется необходимость уплаты налоговых и иных платежей с выдаваемой суммы.
Где взять бланк
По сути, расходный кассовый ордер это первичный учетный документ. Формы таких документов можно найти в непосредственно утвердивших их правовых актах. Здесь следует сделать уточнение относительно обязательности утвержденного формата.
Ч.4 ст.9 нового закона «О бухучете» разрешила предпринимателям с 1.01.2013 разрабатывать собственные формы первичной учетной документации при условии соблюдения основных требований.
Однако это не касается кассовых ордеров, которые по-прежнему должны применяться исключительно в утвержденной ранее форме. Найти нужный бланк, как правило, не составляет труда.
Многие веб-сайты предлагают бесплатное и платное скачивание необходимых унифицированных форм.
При использовании компьютеризованной системы для бухучета поиск бланка не требуется в принципе. В памяти системы содержатся все необходимые формы документов, нужных для кассового и бухгалтерского учета.
Общие правила составления
Общие правила по заполнению КО-2 касаются, прежде всего, правильности заполнения строк документа. Заголовок документа должен содержать название организации и структурного подразделения. При отсутствии подразделений проставляется прочерк.
Далее можно начать заполнение граф:
| Код ОКПО | Проставляется код, присвоенный предпринимателю органами статистики на момент регистрации |
| Номер документа | Указывается соответствующий порядковый номер ордера. Все расходники нумеруются последовательно и беспрерывно с начала года |
| Дата составления | Прописывается дата на момент выдачи денежных средств. Заполнять ее нужно в формате ДД.ММ.ГГГГ. Когда указываемое число меньше десяти перед ним ставится ноль |
| Дебет/Кредит | Прописываются соответствующие счета бухучета. Организация на УСН может не заполнять эти строки, поскольку освобождена от ведения бухучета |
| Сумма руб., коп. | Пишется расходуемая сумма средств из кассы. Значение пишется в рублях и копейках с разделением запятой |
| Код целевого назначения | Заполнить строчку нужно, если предприятие применяет систему кодировки для расхода/прихода денежной наличности |
| Выдать | Пишется в дательном падеже Ф.И.О. лица, которое получает деньги |
| Основание | Прописывается вид расходной операции |
| Сумма | Пишется сумма к расходу – рубли пишутся прописью, а копейки – цифрами |
| Приложение | Здесь перечисляются вся первичная документация, прилагаемая к ордеру и являющаяся основанием для выдачи средств. Указываются номера документов и даты составления |
| Получил | Данную графу заполняет непосредственно получатель денег. Он пишет полученную сумму – прописью рубли и цифрами копейки. Затем проставляет подпись и дату получения средств. Пишется наименование удостоверяющего личность документа получателя, дата и место его выдачи. Строка оформляется кассиром либо самим получателем |
| Выдал кассир | Эта строчка оформляется только после выдачи денег. Пишется фамилия кассира, его подпись с расшифровкой |
Как заполнить онлайн
Заполнять РКО можно при помощи различных онлайн сервисов. Порядок и последовательность заполнения ордера при этом сохраняется. Примечательно, что при онлайн заполнении можно автоматизировать процесс оформления документа.
Перед началом использования автоматизированной системы в ее память заносятся необходимые реквизиты организации. Впоследствии данные организации будут автоматически заноситься в создаваемый документ.
От пользователя потребуется заполнить всего несколько строк. В частности нужно будет указать сумму, основание, получателя и приложения. Порядковый номер, как и дата создания, формируются автоматически.
Оформленный расходный ордер можно распечатать на принтере перед выдачей средств. Подписи на документе ставятся только от руки. Применение электронно-цифровой подписи не допускается.
Пример заполнения
Для лучшего понимания процедуры заполнения расходного кассового ордера желательно ознакомиться с примерами по заполнению подобных документов.
Особенности при формировании документа ↑
Порядок формирования расходника детально расписывается во многих источниках. Но, невзирая на это, многие предприниматели не учитывают определенных особенностей данного процесса.
Отметить можно следующие моменты:
| Оформлять расходный ордер необходимо перед выдачей средств из кассы | Нельзя заранее подготовить документ и использовать его при необходимости |
| Если деньги выдаются по доверенности | То это факт следует непременно отметить в документе |
| Оформлять РКО можно только в единственном экземпляре | Причем документ не должен содержать исправлений или помарок |
| Печать на расходном ордере вовсе не является обязательным атрибутом | Как многие полагают. Наличие/отсутствие печати не имеет особого значения, особенно при приложении распорядительных документов с печатью или первичной учетной документации. Также не требуется и печати принимающей стороны, даже если таковая является лицом юридическим |
| Расходный ордер формируется | На основании оправдательной документации |
| Ордер, составленный для отпуска вознаграждения сотрудникам или для инкассации | Не заверяется руководством. Подписываться им должен только оправдательный документ |
Если в подотчет
Правила выдачи денежных средств из кассы в подотчет определяются Указанием ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014.
При выдаче наличных средств из кассы подотчетному лицу на расходы, касающиеся реализации деятельности юрлица готовится РКО в соответствии с письменным заявлением от подотчетного лица.
Заявление пишется в произвольной форме, содержит данные о сумме средств, периоде, на какой выдается наличность, дату и подпись руководителя.
Обязанностью получившего подотчетные деньги лица является возврат выданных средств в продолжение трех рабочих дней со времени истечения периода, на который выдавались средства либо в день выхода на работу.
Трата средств должна быть подтверждена надлежащими документами и авансовым отчетом.
Предъявление авансового отчета требует проверки его бухгалтерией, утверждения руководством и окончательного расчета по данному документу.
Выдаваться под отчет деньги могут только при абсолютном погашении подотчетным лицом всякой задолженности по принятой ранее подотчетной наличной сумме.
На выдачу зарплаты
Согласно «Порядку ведения кассовых операций» при выдаче зарплаты по ведомости составлять расходный кассовый ордер обязательно.
Также можно составить РКО по каждому отдельному сотруднику, указав в качестве основания «Выдача заработной платы». При выдаче зарплаты по ведомости расходный ордер оформляется кассира, как на получающее лицо.
В графе «Получил» пишется Ф.И.О. кассира, основанием становится выдача зарплаты работникам. Приложением выступает платежная ведомость.
В получении суммы расписывается кассир, который и становится ответственным за полученную сумму.
Образец заполнения расходного кассового ордера на зарплату по ведомости отличается от обычного заполнения лишь основанием и тем, что получателем является сам кассир.
Этот порядок предусмотрен и п.1.6 Положения Банка России №373-П от 12.10.2011.
В соответствии с этим документом зарплату должен выдавать кассир. На всю сумму денег, выдаваемых в качестве зарплаты по ведомости, составляется один расходный кассовый ордер.
В целом заполнение расходного кассового ордера не представляет особой сложности. Но обязательно нужно учитывать особенности заполнения данного документа.
Неправильное или ненадлежащее оформление документа станут основанием для признания документа недействительным.
buhonline24.ru