Продолжение. Начало: Внутренний аудит банка: регламентация и другие аспекты деятельности службы.
Практическую часть нашего цикла статей начнем с аудита кассовых операций – направления деятельности, без которого не обходится ни один банк.
По некоторым видам деятельности кредитных организаций Банк России выпускает методические рекомендации для своих уполномоченных представителей, осуществляющих проверки банков. Имеется такой документ и по кассовым операциям – это Письмо ЦБ РФ от 1 октября 2004 г. № 116-Т «О методических рекомендациях по проверке кассовой работы в кредитных организациях (их филиалах)». Его можно также применять в целях осуществления проверок службой внутреннего аудита, с учетом того, что упоминаемое там Положение № 199-П заменено ныне действующим Положением ЦБ РФ от 24 апреля 2008 г. № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации».
Письмо № 116-Т не распространяется на проверки операций с наличными денежными средствами в иностранной валюте и другими валютными ценностями, в том числе операций в обменных пунктах. Особенности проведения таких проверок определены главой 11 Инструкции Банка России от 25 августа 2003 г. № 105-И «О порядке проведения проверок кредитных организаций (их филиалов) уполномоченными представителями Центрального банка Российской Федерации».
Вниманию читателей предлагаются некоторые аспекты проведения проверок кассовых операций, так как полное подробное описание их аудита потребовало бы отдельного цикла статей (чтобы убедиться в этом, достаточно оценить объем Положения № 318-П и Письма № 116-Т).
Программа проверки.
В программу проверки кассовых операций могут входить следующие мероприятия:
— ревизия касс;
— проверка организации кассовой работы (в том числе эффективность системы внутреннего контроля);
— оценка достоверности отражения кассовых операций в бухгалтерском учете;
— анализ эффективности деятельности кассовых подразделений;
— оценка влияния нарушений и недостатков в кассовой работе на финансовое состояние и перспективы деятельности банка.
Можно также включить сюда проверку порядка осуществления банком контроля за кассовой дисциплиной клиентов, но это, на наш взгляд, лишнее. Тем более что, как правило, работники кассовых подразделений этим не занимаются, а наличие слова «кассовый» в названии операции еще не означает, что ее нужно проверять вместе с операциями кассовых подразделений.
Вообще, осуществление контроля кассовых операций клиентов – настолько самостоятельный вид деятельности, что тянет на отдельную проверку (если, конечно, Банк России не отменит эту обязанность кредитных организаций, как когда-то собирался).
Если вам покажется, что и этого недостаточно, можно включить в программу проверки еще и контроль за действующей в банке процедурой выявления, временного хранения, гашения и уничтожения денежных знаков с радиоактивным загрязнением. Наличие множества нарушений и недоработок по этому направлению деятельности практически гарантировано в любом банке.
Еще одна непростая тема, как для проверяющих, так и для проверяемых – применение контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов.
Ревизию можно проводить как в операционных кассах, так и в валютно-обменных пунктах, и даже в банкоматах. Кроме пересчета денег и ценностей в хранилище, стоит обратить внимание на условия их хранения и обеспечение сохранности.
Проверка организации кассовой работы включает анализ следующих моментов:
— наличие утвержденных внутрибанковских нормативных актов по кассовой работе, их актуальность и соответствие действующему законодательству;
— наличие положений о кассовых подразделениях, должностных инструкций кассовых работников;
— определение функционального соответствия выполняемых сотрудниками обязанностей положениям о структурных подразделениях и должностным инструкциям;
— наличие планов работы кассовых подразделений, утвержденных в установленном порядке, отчетов о выполнении планов;
— наличие и выполнение планов обучения сотрудников кассовых подразделений; периодичность повышения квалификации, прохождения аттестации и т.д.;
— контроль за совершением кассовых операций с клиентами (удобство обслуживания, соблюдение кассовыми работниками требований законодательства и нормативных актов);
— наличие замечаний по предыдущим проверкам службы внутреннего аудита и внешних проверяющих, устранение выявленных недостатков;
— определение уровня качества текущего и последующего контроля.
Основные законодательные и нормативные акты.
Как правило, в акте проверки указывается перечень нормативных актов, на основании которых осуществляется и контролируется данный вид деятельности банка (его подразделения).
Для кассовых операций это, прежде всего, указанное выше Положение № 318-П.
Другим «программным» документом в области наличных расчетов следует признать Положение Банка России от 5 января 1998 г. № 14-П «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации».
Есть и еще более ранний документ – «Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденный Решением Совета Директоров ЦБ РФ 22 сентября 1993 г. № 40. Этот порядок, как Положение № 14-П, больше относится к предприятиям и организациям, чем к банкам, однако в перечне нормативных актов оба документа можно указать.
Отдельные требования к порядку организации кассовой работы в банке присутствуют в Положении Банка России от 26.03.2007 г. № 302-П «О Правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» (см. пункт 1.8. Раздела 1 «Организация бухгалтерской работы и документооборота» Части III).
Правда, при внимательном прочтении этого раздела из 302-П возникает стойкое впечатление, что данный кусок текста просто забыли исключить из Правил ведения бухгалтерского учета после разработки и утверждения Положения о порядке ведения кассовых операций. Чего стоит только «приходный кассовый ордер под копирку в трех экземплярах», который в соответствии с пунктом 1.8.6. выписывается при приеме денежной наличности от работника кредитной организации на внутрибанковские счета! Или, скажем, специальный журнал, под расписку в котором оформляется передача расходных кассовых документов в кассу (пункт 1.8.5.). Но, тем не менее, текст этот является частью действующего нормативного акта, а значит, его требования, насколько бы смешными они не казались, банки должны выполнять. А аудиторы, соответственно, контролировать их выполнение.
Единственная возможность контролера избежать ежеминутных пробежек в кассу с расходными кассовыми документами и специальным журналом состоит в наличии специальных технических приспособления: если рабочее место лица, контролирующего расходные кассовые операции, находится рядом с кассой или соединено с кассой предохраненным от доступа извне транспортным устройством. В таком случае по усмотрению руководителя кредитной организации может быть установлен порядок передачи расходных кассовых документов контролером кассиру без его расписки.
Впрочем, мы забегаем вперед – речь пока идет лишь о нормативных актах, регулирующих кассовые операции и денежное обращение в Российской Федерации.
Порядок работы с наличной иностранной валютой установлен Указанием Банка России от 14 августа 2008 г. № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации».
Бухгалтерский учет по таким операциям установлен Указанием Банка России от 11 июня 2004 г. № 1446-У «О порядке бухгалтерского учета уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, с участием физических лиц».
Если в программу аудита кассовых операций входит проверка обменных пунктов и/или валютных операций, то в перечень используемых нормативных актов включаем Инструкцию Банка России от 28 апреля 2004 г. № 113-И «О порядке открытия, закрытия, организации работы обменных пунктов и порядке осуществления уполномоченными банками отдельных видов банковских операций и иных сделок с наличной иностранной валютой и валютой Российской Федерации, чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте».
Признаки платежеспособности банкнот и монеты Банка России и правила обмена поврежденных банкнот и монеты установлены Указанием Банка России от 26 декабря 2006 г. № 1778-У «О признаках платежеспособности и правилах обмена банкнот и монеты Банка России».
Радиоактивным денежным знакам посвящена Инструкция Банка России от 4 декабря 2007 г. № 131-И «О порядке выявления, временного хранения, гашения и уничтожения денежных знаков с радиоактивным загрязнением».
Основным документом, регулирующим применение контрольно-кассовой техники, является Федеральный закон от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Письмо № 116-Т и Инструкцию № 105-П в акте проверки указывать не обязательно, даже если вы в процессе аудита не выпускали их из рук и практически выучили наизусть.
Кроме государственных нормативных актов, в этом разделе целесообразно указать и внутрибанковские – тем более, что проверка их актуальности и качества входит в перечень обязательных аудиторских процедур.
В соответствии с требованиями Приложения 2 к Положению Банка России от 16 декабря 2003 г. № 242-П «Об организации внутреннего контроля в кредитных организациях и банковских группах» в числе внутрибанковских документов по кассовым операциям в обязательном порядке должны быть документы, определяющие:
— порядок осуществления наличных расчетов;
— совершение операций с валютными ценностями;
— совершение кассовых операций, инкассации денежных средств и других ценностей.
Трудно сказать, что подразумевали разработчики Положения № 242-П под «порядком осуществления наличных расчетов», но, как нам кажется, его вполне можно изложить в документе, описывающем порядок совершения кассовых операций. Во всяком случае, требований наличия у банка отдельного внутреннего документа по каждой из пятнадцати позиций, перечисленных в Приложении 2 к Положению № 302-П, нам пока не встречалось.
Документы, подлежащие проверке.
В числе документов, подлежащих проверке (их перечень готовится и передается проверяемому подразделению), указываем:
— положение о кассовом подразделении банка;
— должностные инструкции кассовых работников;
— договоры о материальной ответственности с лицами, непосредственно работающими с наличными деньгами и материальными ценностями;
— заключение территориального учреждения Банка России о соответствии кассового узла банка по его устройству и технической укрепленности требованиям ЦБ РФ;
— образцы подписей операционных (бухгалтерских) работников банка, уполномоченных подписывать кассовые документы;
— кассовые журналы по приходу и по расходу;
— книги учета принятых и выданных денег и ценностей;
— кассовые книги;
— журналы учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок;
— кассовые документы дня;
— оборотные ведомости по счетам банка за проверяемый период;
— баланс банка на дату проверки правильности заключения операционной кассы;
— выписки из лицевых счетов по учету кассовых операций (балансовый счет № 202 «Наличная валюта и чеки (в том числе дорожные чеки), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте»;
— выписки из лицевых счетов по учету ценностей и документов (внебалансовый счет № 912 «Разные ценности и документы», № 907 «Неразмещенные ценные бумаги», № 908 «Ценные бумаги прочих эмитентов»;
— справки кассиров приходных и расходных касс;
— выписки по лицевым счетам отдельных клиентов.
Перечень может быть дополнен и детализирован.
Процедуры и методы, применяемые в ходе проверки.
Проверка соблюдения предельной величины остатка денежной наличности в кассе.
Аудитор должен ознакомиться с документами, устанавливающими минимальный размер денежной наличности в кассе банка в соответствии с пунктом 1.2. Положения № 318-П. Необходимо также проверить внутренние организационно-распорядительные документы, распределяющие минимальный лимит между структурными подразделениями банка (филиалами и дополнительными офисами, имеющими право на наличие у них остатка денежной наличности после завершения рабочего дня).
Не забываем убедиться в том, что в территориальное учреждение Банка России своевременно направлено письменное сообщение о суммах минимального остатка хранения наличных денег.
По данным бухгалтерской отчетности (балансов, оборотных ведомостей) на определенные даты (в течение определенного периода) анализируется соответствие фактических остатков наличных денег в хранилищах банка нормативной величине.
Проверка технической укрепленности помещений для совершения операций с ценностями.
Требования к помещениям для совершения операций с ценностями установлены Приложением 1 к Положению № 318-П. Они могут не применяться, если кредитной организацией заключен договор имущественного страхования наличных денег с соблюдением условий, предусмотренных пунктом 1.4. Положения № 318-П.
Проверка правильности оформления первичных кассовых документов.
Как правило, такая проверка осуществляется выборочным методом. В общем случае первичные кассовые документы проверяются на предмет:
— соответствия суммы цифрами сумме прописью;
— наличия подписей операционных (бухгалтерских) работников, оформивших и проверивших первичный кассовый документ, и их соответствия имеющимся образцам подписей;
— правомерности визирования должностными лицами кассовых документов и санкционирования различных видов кассовых операций;
— наличия первичных документов (оснований для совершения приходных или расходных кассовых операций) в необходимых случаях;
— правильности заполнения реквизитов «Назначение взноса» (в приходных документах);
— наличия штампа «Вечерняя касса» на документах, принятых после окончания операционного дня;
— наличия подписи клиента (получателя или вносителя денежных средств);
— соответствия номеров счетов клиентов, указанных в первичных кассовых документах, записям в лицевых счетах клиентов и в кассовых журналах.
При проверке правильности оформления расходных кассовых документов (денежных чеков, расходных кассовых ордеров) необходимо установить:
— соответствие номера чека и номера контрольной марки;
— наличие данных, удостоверяющих личность получателя денежных средств;
— наличие записанных номеров денежных чеков из выданной чековой книжки в карточках образцов подписей должностных лиц клиента и их соответствие номеру чека, по которому производилась выдача денег;
— идентичность подписей лиц, подписавших денежный чек, с подписями должностных лиц клиента, указанных в карточке образцов подписей.
При проверке правильности оформления переводов физических лиц с их банковского счета (банковского вклада) или без открытия счета осуществляется проверка наличия первичных документов, являющихся основанием для оформления расчетных документов и приходных кассовых ордеров. Таким документом может служить заявление на перевод, либо иной документ, предназначенный для представления/заполнения физическими лицами при перечислении денежных средств без открытия банковского счета (пункт 1.2.3. Положения Банка России от 1 апреля 2003 г. № 222-П «О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации»).
Проверка соответствия первичных документов учетным регистрам.
Необходимо проверить (опять-таки лучше выборочно) соответствие сумм первичных документов суммам, отраженным в соответствующих регистрах учета кассовых операций. При этом анализируется:
— соответствие сумм в приходных документах (объявлениях на взнос наличными и приходных кассовых ордерах) суммам в кассовом журнале по приходу;
— соответствие сумм в расходных документах (денежных чеках, расходных кассовых ордерах) суммам в кассовом журнале по расходу;
— соответствие сумм, указанных в кассовых журналах по приходу и по расходу, данным справок кассиров о сумме принятых и выданных денег, поступивших и выданных из кассы денежных документов;
Проверка своевременности отражения операций в учете.
Аудитор должен убедиться в своевременности отражения (зачисления и списания) средств клиентов по их счетам. Средства, поступившие в операционную кассу (в течение операционного времени), отражаются на счетах клиентов в тот же день; поступившие в вечернее время – не позднее следующего рабочего дня.
Для проверки сумма денежных средств и дата их внесения по объявлению на взнос наличными, отраженные в кассовом журнале по приходу, сверяются с записями по лицевым счетам выбранных клиентов.
Наблюдение за совершением кассовых операций.
Путем визуального наблюдения за действиями кассовых работников определяется соответствие их фактических обязанностей (функций) должностным инструкциям.
Расходные документы, подписанные операционным (бухгалтерским) и контролирующим работником, должны передаваться непосредственно в кассу, а не в руки клиенту, желающему получить наличные.
Необходимо обратить внимание на возможные факты осуществления операций, при которых клиент, не внося денег в кассу, предъявляет одновременно приходных и расходный кассовый документ (например, денежный чек и объявление на взнос наличными).
У кассовых работников должны иметься образцы подписей операционных (бухгалтерских) работников, уполномоченных оформлять и контролировать приходные и расходные кассовые документы.
У контролирующих работников, в свою очередь, должны быть карточки с образцами подписей клиентов – юридических лиц и индивидуальных предпринимателем.
Весьма полезно для проверяющего поприсутствовать при открытии и закрытии хранилища ценностей. Порядок открытия и закрытия хранилища определен Главой 19 Положения № 318-П.
Проверка правильности заключения операционной кассы.
В процессе проверки правильности заключения операционной кассы необходимо:
— сверить остатки денег в справках о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов в справках о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет с остатками в книге учета принятых и выданных денег;
— сверить соответствие количества и суммы документов, сданных кассовыми работниками, данным справок, включая справки кассовых работников операционных касс вне кассового узла;
— сверить соответствие суммы денег, принятой от кассовых и инкассаторских работников, данным справок, распечаток банкоматов, контрольных ведомостей, журнала учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок;
— сверить остатки в книге учета денежной наличности и других ценностей с остатками в балансе на балансовом счете 20202 «Касса кредитных организаций»;
— проверить наличие подписей операционного работника в справках о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов, в справках о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет и в журнале учета принятых сумок с ценностями и порожних сумок;
— сопоставить данные по сводной справке о кассовых оборотах за день с лицевыми счетами к балансовому счету 20202 «Касса кредитных организаций» и с данными оборотной ведомости по счету 20202;
— проверить полноту и порядок формирования и брошюрования кассовых документов, в частности соответствие сумм первичных и вторичных кассовых документах, соответствие количества документов количеству, указанному в ярлыке на папке сброшюрованных документов.
Проверка правильности формирования и хранения кассовых документов.
При проведении такой проверки следует принимать во внимание следующие моменты.
Кассовые документы должны быть сформированы в дело (сшив) за каждый день не позднее следующего рабочего дня или первого рабочего дня после выходного дня, нерабочего (праздничного) дня. Если объем операций велик, сшивов одного дня может быть несколько.
Кассовые документы с разными сроками хранения формируются в разные сшивы. Сроки хранения должны определяться внутрибанковским документом под названием «Положение об архиве», «Номенклатура дел» или что-то в этом роде, так как действующим в настоящее время законодательством сроки хранения документов в кредитных организациях не установлены.
Форма штампа (ярлыка) на обложке сшива кассовых документов должна соответствовать форме 0402443 (Приложение 21 к Положению № 318-П).
Сверка оборотов по документам с данными бухгалтерского учета осуществляется главным бухгалтером (его заместителем) не позднее следующего дня после дня осуществления соответствующих операций.
Оценка качества текущего и последующего контроля.
При формировании суждения о качестве контроля по кассовым операциям аудитор может принимать во внимание:
— наличие контрольных подписей уполномоченных сотрудников на кассовых документах в установленных случаях;
— разграничение полномочий по доступу к информации и осуществлению действий в автоматизированных банковских системах;
— отлаженность и соблюдение процедур сверки данных в учетных регистрах;
— частоту и объективность проведения последующих проверок.
Важным показателем качества контроля является наличие и объем замечаний, выявленных при внешних проверках (Банка России и аудиторской организации). Следует проверить выполнение мероприятий по замечаниям предыдущих проверок, а также обратить внимание на наличие повторных замечаний и неисправленных недостатков.
Самым убедительным свидетельством наличия качественной системы контроля является отсутствие или минимальное число случаев реализованного операционного риска в работе кассовых подразделений (хищений, недостач, мошенничества и т.д.).
Инвентаризация (ревизия) кассы.
Строго, говоря, ревизия кассы не обязательно должна осуществляться в ходе проверки внутреннего аудита. Нормативные акты Банка России требуют проведения ревизии в следующих случаях.
Положение № 318-П, Глава 19 «Хранение и ревизия наличных денег в кредитной организации, ВСП»:
— не реже одного раза в год;
— при смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, кассового работника внутреннего структурного подразделения (ВСП);
— по требованию руководителя, членов рабочей группы, осуществляющих проверку кредитной организации, ВСП (речь идет о проверках, осуществляемых уполномоченными представителями Банка России).
Банк самостоятельно определяет необходимость проведения ревизий наличных денег:
— при временной смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, а также кассовых работников ВСП;
— при организации посменной работы указанных работников;
— в других случаях.
В соответствии с пунктом 2.2. Указания ЦБ РФ от 08.10.2008 г. № 2089-У «О порядке составления кредитными организациями годового отчета» в состав мероприятий, проводимых кредитными организациями в рамках подготовки к составлению годового отчета входит проведение инвентаризации по состоянию на 1 ноября или 1 декабря отчетного года денежных средств и ценностей…, а также ревизии кассы по состоянию на 1 января нового года (на отчетную дату).
Как легко заметить, проверки внутреннего аудита не входят в перечень случаев, когда осуществляется обязательная ревизия кассы. Тем не менее, в большинстве случаев аудит кассовых операций без ревизии наличных денежных средств не обходится.
При проведении ревизии служба внутреннего аудита может руководствоваться порядком, изложенным в пунктах 19.13. – 19.16. Положения № 318-П. Если процедура ревизии в рамках внутреннего аудита отличается от ревизии, проводимой в обязательных случаях, то порядок ее проведения (в том числе форму акта ревизии) целесообразно изложить в соответствующем внутрибанковском документе.
Для проведения ревизии создается комиссия, состав которой устанавливается распорядительным документом кредитной организации. В состав комиссии не должны входить работники, выполняющие операции с ревизуемыми, проверяемыми наличными деньгами.
Ревизия должна проводиться таким образом, чтобы не нарушать порядка осуществления операций с наличными деньгами и исключить возможность сокрытия излишков или недостач наличных денег и ценностей.
В процессе ревизии проверяется фактическое наличие и пересчитываются находящиеся в хранилище не только наличные денежные средства, но и ценности (например, бланки векселей, ценные бумаги, находящиеся в банке в залоге (закладе) или по договорам хранения и так далее). Обязательной проверке и пересчету подлежат бланки чековых книжек, предназначенные для реализации (выдачи) клиентам.
Результаты ревизии оформляются актом в произвольной форме в одном экземпляре. Форма акта должна содержать:
— фирменное наименование кредитной организации (кредитной организации и филиала; кредитной организации и ВСП; кредитной организации, филиала и ВСП);
— дату составления акта;
— фактическое наличие наличных денег, находящихся в хранилище ценностей, сейфе ВСП;
— соответствие (несоответствие) фактического наличия наличных денег данным бухгалтерского учета и книги 0402118;
— выявленные расхождения суммы фактического остатка наличных денег с данными бухгалтерского учета и книги 0402118;
— иную информацию о проведении ревизии наличных денег и ее результатах, необходимую кредитной организации.
В случае выявления расхождения суммы фактического остатка наличных денег с данными бухгалтерского учета и книги 0402118 руководством кредитной организации (руководителем (его заместителем) и главным бухгалтером (его заместителем) принимаются меры по выявлению и устранению причин их несоответствия.
Объяснительные записки в оправдание суммы остатка кассы не принимаются.
Акт ревизии наличных денег подписывается работниками, участвовавшими в ревизии (членами комиссии), а также присутствующими при проведении ревизии наличных денег, и должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовым работником ВСП.
По результатам проведенной ревизии наличных денег руководителем кредитной организации (его заместителем) принимаются меры по устранению выявленных недостатков.
Акт ревизии, проведенной в рамках проверки внутреннего аудита, хранится в материалах проверки.
Кстати, об иных ревизиях. Наличие в банке практики действительно внезапных ревизий (не входящих в сферу деятельности службы внутреннего аудита) является необходимым условием существования эффективной системы внутреннего контроля.
Характерные ошибки и нарушения.
К наиболее распространенным ошибкам и нарушениям при осуществлении кассовых операций можно отнести следующие:
— осуществление индивидуальными предпринимателями расчетов наличными денежными средствами;
— заполнение не всех установленных реквизитов в приходных и расходных кассовых документах;
— наличие исправлений или подчисток в кассовых документах;
— отсутствие подписей получателей или вносителей денежных средств в первичных кассовых документах;
— в первичных кассовых документах имеются не все подписи должностных лиц банка, оформивших, проверивших и исполнивших данный документ, либо подписи не соответствуют образцам, либо документы подписаны с нарушением полномочий (функций) должностными лицами банка;
— номера денежных чеков, по которым производилась выдача денежных средств, не соответствуют указанным в карточке образцов подписей данного клиента;
— денежный чек заполнен не чернилами или шариковой ручкой и не «от руки»;
— кассирами не ведутся или неправильно заполняются книги учета принятых и выданных денег;
— сверка оборотов не оформляется подписями кассира в кассовом журнале и операционного (бухгалтерского) работника в справках кассиров;
— в кассовых журналах отсутствует подпись главного бухгалтера о сверке общей суммы по кассовому журналу с общей суммой по всем приходным, расходным документам вечерней кассы;
— производились операции, при которых клиент, не внося денег, предъявляет кассиру одновременно приходный и расходный кассовый документ;
— при приеме наличных денежных средств от клиентов – физических лиц для осуществления переводов без открытия банковского счета по квитанциям (извещениям, иным документам, предназначенным для представления (заполнения) физическими лицами) не оформляется приходный кассовый документ или реестр платежей, указанный в пункте 3.1. Положения № 318-П;
— не заверены операционным работником суммы кассовых оборотов, указанные в справках о сумме принятых денег и количестве поступивших в кассу денежных документов и в справках о сумме выданных денег и полученной сумме под отчет;
— нет в наличии лент подсчета оборотов по приходным и расходным документам; не идентичны итоговые суммы на лентах подсчета, а также в кассовой книге и в данных бухгалтерского учета (кассовых журналах и распечатках по оборотам внебалансовых счетов);
— не подшиваются кассовые документы в отдельные папки за каждый операционный день; не подшиваются в отдельные папки документы, срок хранения которых превышает 5 лет, не делается пометка об этом на лицевой стороне кассовых документов;
— отсутствуют на лицевой стороне папок подписи кассового работника, формировавшего папки, заведующего кассой, главного бухгалтера;
— форма штампа (ярлыка) на лицевой стороне папки кассовых документов отличается от типовой;
— в хранилище ценностей под ответственностью заведующего кассой не хранятся кассовые документы за последние 12 месяцев;
— в помещениях хранилища находятся личные вещи и денежные средства кассовых работников.
Практически полный и весьма детальный перечень возможных нарушений можно найти в Приложении 5 к Письму № 116-Т.
Продолжение следует.
Источник: bankir.ru
В каких случаях нужна проверка
Напомним, ревизию кассы можно проводить как по плану, так и нет. Законодательство устанавливает ряд ситуаций, когда хозяйствующий субъект обязан провести плановую проверку (приказы Минфина № 34н и № 49):
- на должность материально-ответственного лица заступает новый сотрудник;
- в случае хищения наличности;
- перед формированием годовой бухотчетности;
- в случае реорганизации (ликвидации) фирмы;
- при наступлении ЧС (это могут быть природные катаклизмы, аварии, техногенные катастрофы).
Внеплановая проверка проводится без предварительного уведомления МОЛ, чтобы удостовериться в его порядочности и профессионализме. Часто ревизия вскрывает факты злоупотребления денежными средствами, несоблюдения правил их хранения, некорректного оформления операций, отсутствия первички. И если такие нарушения не будут выявлены и устранены до инспектирования кассовой дисциплины налоговиками, то некомпетентность отдельных сотрудников может повлечь печальные последствия для фирмы в целом.
Найти квалифицированных сотрудников — цель любого кадровика. Найти грамотного и опытного бухгалтера, которому можно доверить финансы компании, это еще и головная боль руководителя предприятия. И даже при наличии в штате завидных специалистов главбуху требуется приложить немало усилий, чтобы отладить бухгалтерский учет и контроль кассовых операций.
Ответственность руководителя за ведение бухгалтерского учета и финансовую отчетность ООО
Потребительский спрос способствует постепенному внедрению достаточно новой для отечественного рынка услуги — аутсорсинга кассовых операций, которая, несмотря на молодость, успела зарекомендовать себя в качестве эффективной меры снижения затрат компаний на содержание и оплату ошибок некомпетентного персонала и организации образцового документооборота.
Кто проводит ревизию
Проведение надзорных мероприятий возлагается на инвентаризационную комиссию. В качестве членов комиссии могут выступать:
- административный персонал фирмы;
- сотрудники бухгалтерии;
- прочие работники (юристы, экономисты и пр.);
- внутренние и внешние аудиторы;
- специалисты аутсорсинговой компании.
Для утверждения состава комиссии директором организации издается постановление (приказ, распоряжение) в свободной форме (в качестве образца можно воспользоваться бланком № ИНВ-22 из приказа Госкомстата № 88). Переиздавать его ежегодно не требуется, если в организации не происходило каких-либо кадровых перестановок (смена МОЛ, увольнение одного из членов комиссии пр.).
Если предприятие достаточно крупное (например, имеет много подразделений в разных регионах), то контроль за ведением кассовых операций проводят единовременно несколько комиссий, сформированных из служащих местного ОП.
Правила проведения ревизии
Порядок проведения контроля кассовых операций изложен в Методических указаниях, утвержденных приказом Минфина № 49.
Перед проведением инвентаризации все кассовые операции завершаются, а все последние расходные и приходные документы передаются комиссии.
Первым делом ревизоры пересчитывают наличность в операционной кассе и сверяют с учетными данными бухгалтерской программы, включая данные онлайн-ККТ (если организация применяет кассовую технику). В случаях, когда в кассе компании хранятся иные ценности (чековые книжки, акции, векселя и пр.), они также подлежат пересчету.
Затем проводится контроль оформления кассовых операций: проверяется правильность заполнения ордеров и иной первичной документации, полнота и своевременность отражения движения наличных средств в регистрах учета.
Параллельно контролируется соблюдение кассового лимита (если он был утвержден) и лимита расчета наличными в рамках одного договора.
По итогам ревизии может быть установлено, что фактический остаток наличных полностью соответствует данным учета, либо выявляется недостача или излишек средств.
Аудит кассы и кассовых операций
Оформление результатов ревизии
По окончанию надзорного мероприятия членами комиссии в присутствии МОЛ составляется акт проверки и опись ЦБ и БСО. Допустимо как использование форм Госкомстата (№ ИНВ-15, ИНВ-16), так и бланков, разработанных самой организацией.
Акт заполняется в 2 экземплярах, подписывается всеми ревизорами и МОЛ, после чего доводится до сведения руководства. Один экземпляр выдается на руки кассиру, второй — остается в организации. В случае смены МОЛ акт заполняется три раза — по одному для каждой стороны.
Если в ходе ревизии была выявлена недостача, произошедшая по вине МОЛ, решением руководителя эта сумма может быть удержана с виновного работника.
Источник: 1c-wiseadvice.ru
Что такое ревизия кассы
Под ревизией кассы принято понимать ряд мер, которые проводят контролирующие органы или ИП и руководство организаций для проверки того, насколько соответствуют операции с наличными средствами, осуществляемые кассирами и работниками бухгалтерских отделов, требованиям закона.
Кассовая дисциплина
Для того, чтобы в процессе будущей ревизии кассы, которая неизбежно рано или поздно последует, не нашлось каких-либо серьезных ошибок и недочетов, следует с самого первого дня работы с кассовой техникой тщательно придерживаться кассовой дисциплины. Под ней подразумевается обязательная фиксация всех операций с наличными средствами в специальной кассовой книге, работа с приходно-расходными ордерами, ведение расчетно-платежной ведомости и т.д.
Кроме того, все ИП и предприятия должны отвести для кассы специально огороженное место или даже выделить отдельный кабинет для того, чтобы не допустить проникновения посторонних людей к контрольно-кассовой технике и тем самым исключить вероятность различных правонарушений. Следует помнить о том, что допустить к работе с кассой можно не каждого из сотрудников бухгалтерского отдела, а только того, кто прошел специальное обучение.
Кто проводит ревизию кассы
Проводить ревизию кассы могут:
- специалисты территориальных налоговых инспекций;
- сотрудники Росфиннадзора;
- руководство предприятия в лице уполномоченных сотрудников или аудиторской компании.
Раньше, до 2012 года, проверять контрольно-кассовую дисциплину в организациях и ИП могли представители банковских структур, но сейчас у них это право отсутствует.
В какие сроки проводится ревизия
Если решение о ревизии кассы принимается на уровне руководства предприятия или индивидуальным предпринимателем для внезапной проверки работы бухгалтерии и кассира, то сроки ревизии выбираются на их усмотрение и проводятся на основании изданного приказа. Однако, закон учитывает и те случаи, когда ревизия кассы является обязательной процедурой. Это:
- время перед годовой отчетностью;
- увольнение или временная замена кассира;
- в случае выявления злоупотреблений наличными средствами или краж.
Кроме того, ревизия обязательно должна проводиться как минимум по итогам полугодия, а еще лучше – ежеквартально или ежемесячно, в самом начале или конце месяца.
Необходимые условия для ревизии кассы
Инициация ревизии обязательно должна сопровождаться соблюдением определенного ряда условий. В частности, если ревизию решило провести руководство предприятия, то должен быть издан соответствующий внутренний приказ. Если же решение о проведении ревизии приняли контролирующие органы, то есть либо налоговая служба, либо Росфиннадзор, то они должны заранее уведомить проверяемую организацию или ИП о надвигающейся проверке. При этом в уведомлении, как и в приказе, обязательно должны быть прописаны сроки ревизии, а также состав и полномочия ревизионной группы. Участники ревизии со стороны контролирующих структур непосредственно перед тем, как приступить к ревизии, обязаны предоставить руководству компании свои удостоверения личности. Только после этого им могут быть предъявления все необходимые (в том числе конфиденциальные) документы, а также финансовая наличность в кассе.
Как правило, ревизоры стремятся к тому, чтобы проверка соответствовала следующим параметрам:
- неожиданность, внезапность для проверяемой стороны;
- профессионализм и обоснованность – это самые важные качества, которые должны обязательно быть у проверяющих. И хотя эти качества встречаются не всегда, только компетентность и объективность могут обеспечить правильность ревизии, а значит защитить проверяемых от негативных последствий ревизии и возможных несправедливых претензий со стороны правоохранительных органов;
- непрерывность — то есть все действия для грамотного проведения ревизии должны совершаться единовременно, в один день, без каких бы то ни было перерывов и проволочек;
- открытость. Результаты проверки на всех этапах должны обсуждаться с руководством компании, поскольку это экономит время, а также способствует устранению ошибок и неточностей, которые могут допустить проверяющие.
Этапы ревизии кассы
Ревизия кассы всегда проходит в связке с ревизией кассовой дисциплины, в несколько шагов.
- Подготовка к ревизии. На этой стадии кассир передает ревизорам расписку о том, что все деньги оприходованы, документы учтены, а также последний кассовый отчет. В свою очередь председатель ревизионной группы визирует все кассовые документы пометкой «до ревизии»;
- Подсчет остатков наличности в кассе. На этом этапе, помимо механического пересчета денежных средств, оставшихся в кассе, ревизоры проверяют наличие и движение бланков строгого учета и сопоставляют их с журналами регистрации. По итогам этого этапа составляется акт ревизии денежной наличности;
- Анализ и требование обоснований фактов превышения остатков денежных средств в кассе, если таковые будут обнаружены;
- Контроль за соблюдением требований по обеспечению сохранности наличности в кассе. В частности, здесь ревизоры проверяют наличие и исправность сейфов, проверяют, как организовывается перевозка наличности, а также смотрят результаты предыдущих проверок и их периодичность;
- Проверка соблюдения кассовой дисциплины. Этот этап включает в себя сразу целый перечень действий, таких как проверка правильности заполнения различных ведомостей и кассовой книги, оформления первичных кассовых документов, проверка оприходования получаемых денежных средств и обоснованности различных выплат из кассы и т.д.;
- Контроль за целевым использованием полученных финансов;
- Составление полного отчета по проверке кассовой дисциплины и приложение к нему соответствующего акта по ревизии кассы.
Четкое следование этому алгоритму позволяет получить точные сведения о положительных и отрицательных сторонах в финансовой деятельности фирмы, поэтому переоценить роль данной процедуры сложно.
Окончание ревизии кассы: акт
Главный документ, который в обязательном порядке должен быть составлен по результатам ревизии кассы – акт по строго установленной законом форме ИНВ-15. Сведения, которые должны быть в нем указаны:
- о конкретной сумме наличности в кассе;
- о размере денежных средств по документам;
- сравнение двух вышеназванных позиций и вывод. Если данные совпадают, значит все в норме и предприятие или ИП ведут кассу образцово и в строгом соответствии с законом, если же они разнятся, то, значит, в кассе присутствует либо недостача, либо излишки, что в равной степени является отступлением от нормы. В конце акта ревизорская группа обязательно предлагает меры по устранению обнаруженных нарушений.
Внимание! При выявлении излишков кассир обязательно должен в письменной форме объяснить причину их появления, если же обнаруживается недостача, то она взимается с ответственного за ведение кассы сотрудника.
Важно! По результатам проверки ревизоры вполне могут обратиться в следственные органы, если найдены какие-либо крупные правонарушения, злоупотребления и т.п. деяния.
Подводя итог к написанному, можно сказать, что строгое соблюдение кассовой дисциплины гарантирует не только отсутствие проблем внутри компании, но и предотвращает возможные негативные последствия, которые может вызвать ревизия кассы и кассовой дисциплины со стороны внешних контролирующих структур.
Источник: assistentus.ru