Кассовая книга (КК) — это внутриорганизационный документ, иллюстрирующий совокупность всех операций в организации за конкретную дату (рабочий день). Ее унифицированный номер обозначается как КО-4 (постановление Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88). С 2013 года она не является обязательной, теперь это решение принимается учреждением самостоятельно. Бланк документа может быть разработан и закреплен локальными нормативно-правовыми актами организации. В статье вы найдете: инструкцию, как заполнять кассовую книгу, образец.
Ведение кассовой книги в 2018 году
Итак, у вас есть кассовая книга, как правильно вести 2018 годом? Процесс происходит по такой схеме. За кассу должен отвечать кассир (п. 4, пп. 4.6 п. 4 Указаний № 3210-У). Контролирующая функция остается за главным бухгалтером. Каждая организация по факту сама регламентирует процесс движения наличных денежных средств. В бюджетных учреждениях, где идет постоянное движение денежных средств, обязательно должна присутствовать кассовая книга, как правильно ее вести 2018, можно отразить в следующей обобщенной схеме:
- Кассир ежедневно сводит остатки на начало и конец рабочего дня. Суммы эти должны быть равны. Если же за какой-либо день операции не производились, свод можно не формировать. Остаток автоматически перенесется на следующий день.
- Поступление денежных средств оформляется приходным кассовым ордером, выдача наличных денег проводится через расходные ордера. Номера каждому из этих документов присваиваются по порядку, а информация о них отражается в книге.
- В дни, когда осуществлялось движение наличных денег, завершать работу кассир будет подведением итогов расчетного периода. В книге отражаются все дневные операции и заверяются подписью ответственного работника. Все движения и их записи должны поступить на проверку главному бухгалтеру.
Кассовая книга, бланк, скачать Word
Перед вами бланк по форме ОКУД 0310004. По сути это пустая кассовая книга, образец заполнения вручную можно найти в конце статьи.
Заполнение кассовой книги
Если говорить об оформлении КО-4, то необходимо соблюдать следующие требования:
- на титульном листе отражаются реквизиты организации;
- бланк соответствует одному финансовому году;
- каждая страница должна быть пронумерована.
Заполнять можно как вручную, так и в бухгалтерских программах.
Некоторые учреждения ведут вручную. На первом листе открывается порядковая нумерация. Записи делаются шариковой ручкой с черными и синими чернилами. При внесении информации кассир использует копирку, чтобы продублировать вносимую запись. Отрывной частью служит та, на которой нанесена «живая» запись. Дублированная часть остается в кассовой книге. Подпись на каждой части ставится отдельно. Информация о РКО и ПКО вписывается в каждую строку. Она должна быть одинаковой в каждой из двух частей КК. Если в отчетный день совершается множество операций с ДС, и одной страницы для их внесения не хватает, то маркируется «перенос». В этой ячейке отражается приходная и расходная величина на момент переноса. Записи на следующем листе начинаются этой же цифрой.
Конец периода фиксируется итогами по ПКО и РКО, и выводится наличный остаток на конец дня. Главный бухгалтер производит сверку с первичными приходными и расходными документами и заверяет КК.
Сшивается журнал по итогам года, период — с 01 января по 31 декабря финансового года. Каждый лист должен быть пронумерован, прошит и закреплен печатью на последней странице. Обязательна запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов». Заверяется сшив подписями руководителя и главного бухгалтера организации (Постановление Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88).
Как исправлять ошибки
Исправления ошибок в КО-4 допустимы (п. 4.7 Указания ЦБ РФ № 3210-У). Если недочет не влияет на кассовый итог, то неправильное значение аккуратно зачеркивается поперек, а сверху обозначается правильная надпись. Исправление заверяется подписями ответственных лиц.
Если погрешность затронула итоговый результат, то страница с ошибкой полностью аннулируется, а верные данные отражаются на новом листе. По факту исправления составляется специальная справка с указаниями измененных значений. Исправления вносит кассир или другой ответственный за ведение.
gosuchetnik.ru
| |
При ведении кассовой книги ручным способом листы книги перед использованием должны быть пронумерованы, прошнурованы и опечатаны сургучной или мастичной печатью. На последнем листе кассовой книги указывается общее количество листов и заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.
Записи в кассовую книгу производятся сразу же после получения или выдачи наличных денежных средств по каждому кассовому документу (приходному или расходному кассовому ордеру). Все записи делаются в двух экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Первый экземпляр называется вкладным листом кассовой книги, второй – отрывным листом. Первый и второй экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.
В конце каждого рабочего дня кассиром рассчитываются итоги зарегистрированных за день кассовых операций, и выводится остаток денег в кассе на следующее число. Эти данные вносятся в кассовую книгу, после чего второй (отрывной) экземпляр листов книги (содержащий копию записей) отрывается и передается в бухгалтерию в качестве отчета кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами.
Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера организации.
Порядок ведения кассовой книги автоматизированным способом
Согласно ч.III Порядка ведения кассовых операций в РФ допускается ведение кассовой книги автоматизированным способом 
(например в программе 1С:Бухгалтерия). При этом способе листы кассовой книги формируются автоматически, на основании зарегистрированных в программе кассовых документов. В соответствии с требованиями порядка ведения кассовой книги необходимо к началу следующего рабочего дня формировать в программе и выводить на печать вкладной лист кассовой книги и отчет кассира. Сформированные листы должны иметь одинаковое содержание и включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги. Нумерация листов кассовой книги в программе должна осуществляться автоматически в порядке возрастания с начала года.
Вкладной лист книги, сформированный последним за месяц, должен содержать общее количество листов кассовой книги, сформированных за прошедший месяц, а вкладной лист, формированный последним за год — общее количество листов книги за год.
После распечатки отчета кассира и вкладного листа кассир обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.
Сформированные вкладные листы кассовой книги брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.
Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.
Тема 3.10. Журнал кассира-операциониста
Краткое изложение теоретических вопросов:
Журнал кассира-операциониста (форма N КМ-4) – применяется для учета операций по приходу и расходу наличных денег (выручки) по каждой контрольно-кассовой машине организации, а также является контрольно-регистрационным документом показаний счетчиков (Рисунок 8).
Журнал кассира ведут следующим образом: в начале смены или рабочего дня в графах с первую по третью кассир отмечает смену или дату, номер отдела и свои ФИО.
В графу 4 вписывают порядковый номер счетчика (отчет фискальной памяти) на окончание предыдущей смены или рабочего дня.
Графа «Показания» заполняется только при перерегистрации, проверке, передаче в ремонт или снятии машины с учета сотрудником центра технического обслуживания или налоговой инспекции. В дальнейшем кассир дожжен переписать данный показатель.
До начала смены или рабочего дня кассиром в графе записываются показания денежного счетчика на начало дня, которые заверяются в графах 7 и 8 подписями кассира и представителя администрации предприятия соответственно.
По окончанию смены или рабочего дня кассир в графе 9 записывает конечные показания счетчика.
В графу 10 вписывают сумму выручки за смену или день, которая должна быть равна разнице между графами 9 и 6.
Графы 11-14 содержат сведения о том, что в конце дня сдает кассир в главную кассу: наличные деньги (графа 11), количество и сумма оплаченных документов (графы 12, 13), общая сданная сумма в главную кассу на конец дня (графа 14, равная сумме граф 11 и 13).
Графы 12, 13 заполняют при оплате товара кредитной картой. Фактически денежные средства поступают не в кассу, а на расчетный счет предприятия. Однако выручку следует все равно провести через кассу. Таким образом, графа 12 содержит данные о количестве операций по кредитным картам, а графа 13 – выручку по ним.
Необходимо обратить внимание, что именно по этой причине сумма Z-отчета не соответствует наличным средствам.
Графа 15 содержит записи о суммах, которые были выписаны по возвращенным чекам (основание данных – акт о возврате денежных средств клиентам по неиспользованным чекам в кассу, форма № КМ-3) и количество нулевых чеков, напечатанных за смену или рабочий день.
По окончанию смены или дня кассиром составляется справка-отчет по форме № КМ-6, которая сдается вместе с выручкой по приходному кассовому ордеру старшему кассиру.
Сделанные записи подтверждаются подписями старшего кассира, кассира-операциониста и администратора предприятия (организации) после проверки фактической выручки, показаний счетчиков на конец смены или дня. Для этого заполняют графы 16-18. Приказами утверждаются конкретные лица, которые должны проверять, принимать и подтверждать выручку, сданную кассиром.
Если результаты сумм на контрольной ленте расходятся с фактической выручкой, то выясняются причины расхождения, а выявленные излишки или недостачи заносят в определенные графы журнала кассира.
Помарки или подчистки в данном документе недопустимы. Вносимые исправления оговариваются и заверяются подписями кассира, главного бухгалтера и руководителя организации.
Заполненные журналы должны храниться на предприятии не менее пяти лет.
При использовании нескольких ККТ дополнительно заполняется форма № КМ-7, содержащая данные о показаниях счетчиков машин и выручке предприятия.
megalektsii.ru
Что представляет собой данный вид отчетности
Документ данного вида выполнен в виде брошюры, состоящей из документов, в которых указан приход и расход денег. В соответствии с законами РФ, книга может иметь бумажный или электронный вид. Осуществлять заполнение и ведение книги может бухгалтер, кассир или какое-либо другое лицо, имеющее на это законное право.
Контроль документооборота осуществляет директор или главный бухгалтер. В том случае, если книга ведется лицом, являющимся предпринимателем, он отвечает за то, чтобы она была качественно и своевременно заполнена. В случае неверного введения данных, ответственность также будет нести предприниматель. Чаще всего, она будет заключаться в необходимости заплатить штраф.
Стоит отметить, что это не документ первичного типа. Именно по этой причине она не может быть адаптирована под различные учеты на предприятиях, а строго регламентируется в соответствии с формой, а также правилами введения данных. Отметим, что данные должны вноситься каждый день.
В данном документе нужно максимально верно отображать различные операции, связанные с движением денег по счету. После окончания рабочего дня, данные в книге сравниваются с кассовыми документами, которые поступили. После этого высчитывается лимит, который переходит на следующий рабочий день. При верном заполнении всей информации, ставится подпись ответственным лицом. Здесь идет речь про кассира или сотрудника бухгалтерии.
Чтобы обеспечить организацию на предприятии полноценного учета денег, нужно верно осуществлять ведение приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, а также ведомостей платежного типа и учета рабочего времени сотрудников организации.
Порядок ведения на 2018 год
Отражение всех проведенных операций по торговле может быть осуществлено в двух вариантах – электронном или бумажном. Во втором случае документ распечатывается, скрепляется и нумеруется. Далее документ прошивается и заверяется подписью директора предприятия. Вместо подписи директора также можно использовать подпись главного бухгалтера.
Особенности ведения кассовой книги в 2018 году следующие:
- В том случае если в документе бумажного вида по каким-либо причинам были указаны неточные данные, то они могут быть исправлены. Для этого неверные данные зачеркиваются и вносятся новые. Отметим, что стирать неверно внесенную информацию запрещено. Все исправления должны быть заверены подписью ответственного лица.
- Документ должен быть «прошит» минимум один раз в год. Ежегодно заводится новая книга.
- Сверка электронного варианта документа может осуществляться при помощи электронной подписи. В данном случае вовсе не обязательно ее распечатывать. Это можно будет сделать и в конце календарного года.
Нюансы заполнения документа
Отметим, что еще несколько лет назад ведение должно было осуществляться только в том случае, если предприниматель выполнял торговлю за наличные деньги. В 2014 году налоговое законодательство несколько изменилось.
Индивидуальные предприниматель может не осуществлять ведение документации, если в его деятельности присутствуют расчетные и платежные ведомости, осуществляющие фиксацию выплат по заработной плате работникам, которые были наняты на работу.
В данном случае реестр выступает в качестве вспомогательного отчетного документа для предпринимателя. С его помощью им может быть осуществлено контролирование всех операций финансового характера по своей деятельности. Отметим, что это является достаточно удобным для предпринимателей.
Особенности заполнения в электронном виде
В целом, выбор в пользу бумажного или электронного вариантов зависит от количества расходных и приходных ордеров за смену или удобства заполнения. Ведение в электронном виде более удобное, так как в колонки может быть внесено значительно больше информации. К тому же, записи могут быть корректированы.
Как уже отмечалось, в случае с бумажным вариантом, если произошла ошибка, то ее нужно зачеркнуть и обязательно заверить подписью ответственного лица – это влияет на время заполнения и соответственно, оптимизацию всего рабочего процесса.
Существуют определенные требования для электронной документации:
- Человек, который ведет книгу, должен осуществлять записи про остатки наличных денежных средств. Остаток денежных средств на конец прошлого рабочего дня должен быть равен остатку на начало следующей смены. Данные о том, что сотруднику была выдана зарплата, указывают отдельно.
- После завершения работы (рабочего дня) бухгалтером сверяются данные в электронном документе. Далее, им ставится электронная подпись, подтверждающая точность информации.
Образец
В образце данного вида документации следует в обязательно порядке брать в учет следующие правила. Прежде всего, на главной странице (титульном листе) должны присутствовать реквизиты ИП или юридического лица. Помимо этого, здесь же указывается промежуток времени, на который заводится книга.
На всех листах, в верхней части, размещается дата его заполнения. В ячейке, указывающей на остаточное количество денег, на начало рабочего дня, в цифровой форме вносится сумма. Данная сумма переносится из одной ячейки в другую. В соответствии с информацией расходных и приходных кассовых ордеров, необходимо выполнить заполнение пяти столбцов:
- В первый вносится информация про номер ордера.
- Во втором указывается ФИО человека, получившего и сдавшего денежные средства в кассу.
- Третий может быть заполнен только организацией.
- В последующие два столбца необходимо вносить сумму расходов и приходов денежных средств.
Как можно заметить, по сравнению с предыдущими годами, заполнение кассовой книги не сильно изменилось. Специалисты, регулярно сталкивающиеся с документацией данного вида, рекомендуют осуществлять процедуру в электронном режиме. Это позволяет в значительной степени сэкономить свое время во время проверки и время ответственных лиц, заполняющих документацию.
Очень важно убедится в том, что заполнение выполняется человеком, который предметно разбирается в вопросе. Если данные были внесены правильно, то по окончанию календарного года становится в значительной степени меньше проблем, которые связаны с посещением налоговой.
В том же случае, если пренебречь данным вопросом, то с большой долей вероятности, в налоговой могут возникнуть серьезные проблемы. Для их решения потребуется обращаться к компетентным специалистам, что влечет за собой трату времени и денег предпринимателя или юридического лица.
Типичные ошибки при формировании кассовой книги представлены в данном видео.
znaybiz.ru
Основные моменты ↑
Кассовая книга является специализированным журналом (регистром), куда вносятся все сведения об осуществляемых компанией операциях сопровождающихся наличными расчетами.
Журнал входит в бухгалтерскую отчетность ИП. Ведение кассовой книги является обязательным. Составляется и оформляется регистр по правилам налогового законодательства.
С 2018 года кассовая книга обязательна для всех предпринимателей, включая тех, кто работает по упрощенной налоговой системе. Журнал составляется строго по форме КО-4.
К ведению книги кассового учета нужно относиться серьезно, потому что во время налоговой проверки ее тщательно изучают сотрудники ФНС.
В случае неправильного оформления кассовой книги или по причине совершенных ошибок, внесения недостоверной информации с предпринимателя взимается штраф.
Ведется журнал кассового учета с начала и до конца текущего года. Как вести кассовую книгу должно быть известно каждому бизнесмену.
Что это такое
Книга кассового учета – документ, в котором собраны все кассовые операции, проводимые предпринимателем на протяжении дня. Кассовая книга ведется каждодневно, за исключением выходных.
В ней должно отражаться движение наличных денег, которое подтверждается приходной и расходной кассовой документацией. В конце дня в нее вписываются итоговые данные, которые включают обороты и расчеты лимита кассы.
В журнале регистрируются все приходно-расходные операции, включая расчеты сумм, корреспондирующих счетов и характер проведенных транзакций. Благодаря регистру фиксируются все финансовые потоки в наличной форме в работе фирмы.
Кассовая книга является обязательным документом, в который руководство фирмы может включать самостоятельно разработанную первичную документацию.
Кассовая книга как собственно и любое обращение наличности должна соответствовать нормативным актам Центробанка.
Какова роль документа
Каждый бизнесмен, осуществляя предпринимательскую деятельность должен вести ее в соответствии с законодательством России.
Тем более если это касается расчетов по оплате налогов, составлению и оформлению отчетности и другой аналогичной документации.
К числу таких обязательных документов можно отнести кассовую книгу, наличие которой является обязательной для тех, чья деятельность связана с наличными деньгами.
В отдельных случаях ИП может обойтись без кассовой книги. Однако если зарплата выплачивается работникам в наличной форме через кассу фирмы, то потребуется кассовая книга.
При этом если заработная плата сотрудникам компании начисляется безналичным платежом на платежные карточки, то предприниматель обязательно должен знать, что собой представляет кассовая книга, и какую информацию надо в нее вносить.
ИП должен уметь правильно ее вести, оформлять разбираться в нюансах ее заполнения. Поэтому иногда лучше воспользоваться услугами бухгалтера, который знает, как нужно вести книгу учета.
Законодательная база
Основанием для заполнения кассовой книги является Указание Центробанка от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…». В журнале должны учитываться все денежные поступления/ отчисления.
В организации по закону должна быть одна книга кассового учета. На листах обязательно должна быть нумерация. Журнал также должен быть прошнурован, а в конце книги ставится сургучная или мастичная печать.
Прошитые листы заверяются подписью руководителя или уполномоченного лица. Опечатка производится мастичной печатью с использованием клея в составе, которого есть жидкое стекло.
Листы журнала должны быть сделаны из папиросной бумаги, краска штемпельная. При этом бумагу с оттиском печати нужно смазать с обеих сторон клеем, а после того как она будет опечатана, следует нанести повторно слой клея.
Все записи в книге кассового учета осуществляются в 2-х экземплярах. Для этого можно использовать обычную копирку.
Копия должна быть отрывной, так как она является частью отчета кассира.Оригинал сохраняется в кассовой книге. Нумерация оригинала и копии должна быть идентичной.
В кассовой книге нельзя подчищать и исправлять записи, за исключением исправлений, подтвержденных подписями кассира и главбуха.
Допускается автоматизированное ведение кассовой книги. В этом случае листы должны быть созданы в форме машинограмм, а нумерация листов осуществляется автоматически.
Выдачу средств из кассы, без подтверждения в виде росписи поставленной получателем в расходном кассовом ордере или при остатке наличных денег в кассе делать категорически запрещено.
Вся выданная денежная сумма будет отнесена к недостаче, затем взыскана с кассира. Все денежные средства в наличной форме, без подтверждения соответствующими кассовыми документами, считаются излишком и зачисляются в прибыль фирмы.
Руководство предприятия обязано оборудовать помещение надлежащим образом и создать условия для хранения денег в помещении кассы.
Это правило распространяется также на период транспортировки денег из финансовых учреждений и вовремя сдачи их в отделение банка. Иначе руководство компании будет нести административную или уголовную ответственность.
Рекомендации о том, как обеспечить хранение денежной массы в помещении и при транспортировке содержаться в пункте 7 Указаний Центробанка.
Требования, касающиеся технической оснащенности, а также установки сигнализации в помещении кассы компании распорядительным документов не установлены.
Однако рекомендуется хранить наличные деньги в несгораемых шкафах из металла, ключи от которого должны быть у кассира. В случае потери ключа желательно сообщить в полицию и сменить замок.
До того, как открыть помещение и несгораемый шкаф кассиру надо убедиться в сохранности замков, решеток на окнах, дверях и печатей, а также в исправности сигнализации.
При обнаружении повреждений кассир должен сообщить об этом инциденте руководству фирмы и в полицию.
Если на предприятии работает только один кассир, то при необходимости его временной замены нужно заключить договор с другим сотрудником. Это поможет избежать возможных недоразумений в будущем.
Порядок ведения кассовой книги ↑
Имеются готовые формы, по которым заполняется кассовая книга. Все операции, которые проходят в кассе в течение суток, должны отображаться на одной странице регистра.
По истечении рабочего дня нужно свести остатки и подвести итоги. Далее кассир по результатам своей работы составляет отчет, а всю наличность сдает в отдел бухгалтерии.
В кассовой книге все листы отрываются, так как одна часть сделана для того, чтобы отрывать, а другая остается в ней. Чтобы оторвать лист можно согнуть его по специальной линии и писать под копирку.
Журнал заполняется так:
| Колонка «Остаток на начало дня» | Включает в себя сумму, которая отображена на предыдущем листе в столбце «Остаток на конец дня» |
| В колонку «Номер документа» | Пишется специальный номер ордеров прихода и расхода |
| В колонку №2 | Вносятся данные из ордеров, сумма прихода и расхода пишется полностью (руб./коп) |
| В корреспондирующий счет вписывается | счет – 51, заказчики и покупатели – 62, зарплата – 70, подотчет – 71 (ИП номер могут не писать) |
| Перенос» объединяет операции из предыдущих строк | Оборот бланка нужно заполнить или прочеркнуть символом Z |
| Итоги в течение дня выводятся по приходу/расходу | Остаток на конец дня должен быть идентичен остатку на его начало |
| В нижней части листа кассир и бухгалтер | Фиксируют число поступивших кассовых ордеров и ставят подписи |
Строение документа
Внешне регистр выглядит как 50-100 страничный журнал. В ней должен быть бланк титульного листа, который заполняется сведениями о периоде действия регистра. Для книги учета финансовый лимит не устанавливается.
Необходимые данные для оформления
Титульный лист журнала отображает:
- ОКПО компании.
- ФИО предпринимателя.
- Год ведения книги учета.
- Название структурного подразделения.
Общие правила составления вручную (инструкция)
Если журнал ведется вручную, то следует все листы пронумеровать, прошнуровать и опечатать на последнем листе. Все записи производить в 2-х экземплярах.
Для этого используется копировальная бумага. Обязанности кассира:
- просчитывать итоговые операции за сутки;
- высчитывать остаток наличности в кассе на начало будущего дня;
- передавать отчет в бухгалтерию (отрывную копию страницы), приход/расход в ордере.
Все записи в регистре должны проверяться бухгалтером и соотносится с числом ордеров. После чего он обязан подтвердить документ, поставив подпись в регистре.
В кассовой книге, составленной вручную можно делать исправления, перечеркивая неправильные данные и вписывая достоверные.
А вот подчистки в журнале недопустимы. Если же происходят какие-то исправления, то необходимо подтвердить их подписью главбуха и кассира.
Пример заполнения
Любое поступление и расход наличности на протяжении дня занесутся в книгу кассового учета. Также операции должны подтверждаться приходным/расходным кассовым ордером.
В журнал записи вносятся каждый день, за исключением выходных. Под конец дня кассир должен проверить все записи, которые были внесены в книгу, потом все подсчитать и поставить подпись.
Бухгалтеру следует отдать отрывной лист и документы, подтверждающие операции. Дальше он заносит в кассовую книгу число переданных документов и скрепляет все своей подписью.
Затем бухгалтер все еще раз перепроверяет. Кассовая книга состоит из 2 частей. Они заполняются параллельно:
- отрывной лист, который передается в бухгалтерию;
- кассовая книга.
Каждый день журнал начинается с нового листа, где указывается:
- дата и номер листа;
- все операции и обороты на протяжении суток;
- остаток наличности за прошлый день.
Кассовую книгу нужно открывать ежегодно. В конце года журнал прошнуровывается, а на последнем листе ставиться печать и вносится следующая запись «прошнуровано и пронумеровано столько-то листов».
Образец документа
Оформление титульного листа журнала:
- название организации (юридическое лицо);
- ФИО (ИП);
- временной промежуток действия регистра (1 год);
- название подразделения;
- ОКПО.
В книге учета записи вносятся в готовый формуляр. Приходные/расходные операции, проведенные в течение одних суток, делаются на одном листе.
В конце рабочего дня сводится остаток, который подтверждается отчетом кассира. Затем деньги передаются в бухгалтерию.
Каждый лист журнала делиться на 2 части благодаря линии отрыва. Одна из них является страницей книги с показателями о совершаемых операциях, другая – отчет кассира.
Свернув лист по линии отрыва, и подложив его под копирку можно одновременно внести записи в обе части. Графы книги. В верхней части листа вписывается дата, месяц, год и номер страницы.
Рекомендации для заполнения вручную:
| «Остаток на начало дня» | Вносится сумма остатка в кассе на начало дня. Размер суммы берется с предыдущего листа – графа «Остаток на конец дня» |
| Колонка «Номер документа» | Это номер кассового ордера |
| В следующую колонку | Вносится ФИО предпринимателя или название организации |
| Номер субсчета или корреспондирующего счета | Это данные о способе расхода или поступления денег (51 – счет, 62 – покупатели/заказчики, 70 – зарплата). ИП не заполняют эту колонку |
| «Приход» и «Расход» | Вносится сумма цифрами в руб./коп через запятую (129,05 руб.) |
| «Перенос» | Вносится сумма всех операций из предыдущих строк |
| «Итого за день» | Подбивается итог полученных и выданных денег |
| «Остаток на конец дня» | Суммируются наличные деньги прибытия и остаток за прошлый день. Из этой суммы вычитаются выданные деньги. Полученная сумма должна быть аналогична сумме наличных денег в кассе |
Незаполненные строки нужно перечеркнуть ручкой, так чтобы невозможно было что-то дописывать в пустые поля. Это можно делать символом Z. Внизу записывается фамилия бухгалтера и кассира. Там же ставятся их подписи.
Часто задаваемые вопросы ↑
Ведение кассовой книги сопровождается следующими вопросами:
- Кто контролирует ведение КО-4.
- Какие нюансы возникают в обособленных подразделениях.
- Какое количество журналов должно быть на предприятии.
Также налогоплательщиков волнует вопрос о том, какой штраф ожидает предприятие в случае несвоевременных или не полностью внесенных операции с наличными деньгами?
Представители налоговой службы могут оштрафовать предприятие за неведение кассовой книги в соответствии с КоАП РФ. Сумма штрафа составляет от 40 до 50 тыс. руб.
На кого возлагается контроль за ведением КО-4
Как уже говорилось, что кассовая книга – это документ, который разработан для каждодневной фиксации всех кассовых операций компании.
Унифицированная форма журнала была утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 №88. Следовательно, вопрос, кто осуществляет контроль над ведением кассовой книги, отпадает сам собой.
Так как согласно этому документу обязанность контролировать правильность ведения журнала возложена на главного бухгалтера.
Порядок проведения контроля утверждается приказом руководителя или отображается в учетной политике предприятия.
Обычно методы ведения контроля предусматривают следующие аспекты:
- проверка нумерации кассовой книги;
- изучение ведения журнала;
- сверка кодов по фирме;
- проверка списка документов, которые должны быть переданы специальными подразделениями в головное управление.
Нюансы в обособленных подразделениях
Каждое специальное подразделение предприятия, когда проводятся операции с наличной денежной массой, должно отмечать это в кассовой книге. Правила ее оформления такие же, как и в головном предприятии.
Вместе с тем в обособленных подразделениях есть некоторые особенности:
| Когда филиал предприятия самостоятельно вносит наличность на расчетный счет | Который открыт предприятием в банке, то остаток суммы устанавливается как для организаций. Если подразделение сдает наличность в кассу предприятия, то лимит они устанавливают самостоятельно. Тем не менее, в обоих случаях лимит должен быть закреплен приказом директора предприятия |
| Передача копий страниц кассовой книги обособленных подразделений | Головную организацию осуществляется в установленном порядке |
| На обложке кассовой документации обязательно указывается | Структурное подразделение |
Сколько книг должно вести предприятие
В компании разрешается ведение нескольких журналов, если:
| Предприятие – платежный агент | Тогда у предприятия предусмотрена отдельно кассовая книга для проведения наличных операций и вторая для денежных средств, принятых компанией при осуществлении деятельности платежного агента |
| У предприятия есть обособленное подразделение | Которое имеет собственную кассовую книгу |
Подбивая итог нужно выделить несколько ключевых моментов. Ведение кассовой книги является обязательным, если субъект хозяйствования осуществляет операции с наличными деньгами.
Ответственным за ведение журнала является главный бухгалтер предприятия или предприниматель. Нарушение порядка ведения кассовой книги предусматривает наложение штрафных санкций на налогоплательщика.
buhonline24.ru
Как правильно вести кассовую книгу в 2018 году
В каждой организации, приказом руководителя должен быть назначен человек, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и книгу. Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном. И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из них подробнее.
Для начала, рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения этого учетного документа и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:
- В начале смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
- Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.
- В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи и выводит остаток. Записи, сделанные за день заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего учетный документ передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.
Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению документа, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.
Отдельно нужно отметить требования к хранению этого учетного документа. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в организации 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.
Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка
Проще всего организовать ведение такого документа в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить данные о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток и распечатать листы за день в двух экземплярах. Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.
Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы необходимо сформировать в журнал и прошить. На последнем листе должно быть указано общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати фирмы, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде. В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств.
Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению
Ведение кассовой книги в 2018 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:
На титульном листе нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.
Каждый лист делится на две части:
- одна остается в книге;
- вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.
Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре. Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку "перенос", в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент. Следующий лист начинается с этих же сумм.
В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке "в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии". После того, как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.
Правильно заполненный лист за день выглядит так:
Административная ответственность
Нарушение ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:
- в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
- в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на руководителя или главного бухгалтера.
Кассовая книга бланк скачать
ppt.ru
Что это за документ?
Она ведется ежедневно, за исключением не рабочих дней, и в ней находит свое отражение всё движение наличных средств, оформляемое приходными и расходными кассовыми документами. По окончанию дня в ней подводится итог – указываются обороты, — и высчитывается лимит кассы, который переходит на следующий день.
Кассовая книга фактически – это своеобразный регистр, содержащий в себе перечень приходных и расходных операций с указанием первичных документов, на основании которых проводятся данные операции, с указанием сумм, корреспондирующихся счетов и даже характера операции. С помощью этой книги фиксируется весь наличный поток предприятия.
Кассовая книга относится к обязательным бланкам. И, несмотря на то, что на текущий момент разрешается самостоятельно предприятиям разрабатывать первичные документы, эта книга имеет строгую унифицированную форму, поскольку не относится к документам бухгалтерского учета. Кассовая книга предназначена для фиксирования всех кассовых операций, проводимых компанией в наличной форме. А обращение наличности регулируется нормативными актами Центрального Банка РФ.
Однако кассовая книга не для всех является обязанностью!
Особенности ведения документа предпринимателями
Прежде всего, стоит отметить, что обязанность оформления наличных операций унифицированными формами кассовых документов и вообще их учет не зависит от применяемой налоговой системы.
Кассовые документы должны вести все: и те, кто находится на общем режиме, и те, кто признается спецрежимниками. Почему? Потому что операции с наличными средствами – это самостоятельная отрасль учета, данные которой активно используется при налогообложении и при ведении бухучета.
Однако у кассового учета есть свои нюансы, касающиеся, в частности, обязанности предпринимателя его вести. Так, у ИП есть право выбора: он может кассовые документы оформлять, а может этого и не делать.
Но данное право зависит от соблюдения им сразу нескольких и одновременных условий:
- он обязан учитывать свои доходы, либо расходы и доходы, и (или) другие объекты налогообложения, или физические показатели, которые характеризуют конкретный вид деятельности;
- учет должен вестись только по нормам налогового законодательства РФ, т.е. в соответствии с Налоговым Кодексом РФ;
- и обязанность ведения такого учета должна быть предусмотрена исключительно Налоговым Кодексом РФ.
В противном случае, на предпринимателя ложится обязательство по оформлению кассовых операций согласно Указанию №3210-У Центробанка России в полном объеме. Однако если все-таки предприниматель, несмотря на соблюдение всех вышеуказанных условий, решит вести кассовый учет, делать это ему придется в строгом соответствии с Указанием №3210-У. Т.е.:
- с оформлением приходных и расходных унифицированных кассовых документов;
- с оформлением Кассовой Книги;
- самостоятельно или с привлечением уполномоченного лица;
- с установлением кассового остатка или без такового. Правда, в этом случае нужно издать приказ: об отсутствии лимита кассы. Иначе, даже 0 будет считаться лимитом, а его превышение хотя бы на 1 копейку будет наказываться штрафом.
А вот для юридического лица выбора – оформлять или нет кассовые операции – не предусмотрено.
Нюансы оформления для организаций
Все юридические лица обязаны оформлять наличные денежные операции кассовыми документами! Эта обязанность распространяется и на малые, и на крупные компании; и на те предприятия, у которых есть или нет обособленных подразделений.
Единственное, малые предприятия имеют право не устанавливать кассовый остаток. Но об этом должен быть оформлен соответствующий приказ.
Кассовая книга и иные кассовые документы у организации ведутся:
- на бумаге или в электронном формате;
- непосредственно руководителем компании или уполномоченным лицом;
- с применением унифицированных форм;
- независимо от налоговой системы, которую применяет предприятие.
Сама же Кассовая книга обязана вестись в строгом соответствии с требованиями, изложенными в Указании №3210-У Банка РФ.
Порядок ведения документа рассмотрен в следующем видеосюжете:
Основные правила ведения и заполнения
Все поступающие и выдаваемые в течение дня наличные средства должны быть оформлены кассовыми документами – приходным или расходным кассовым ордером, – с последующим занесением произведенных операций в Кассовую книгу. Записи в Книгу вносятся ежедневно, исключая не рабочие дни и те дни, в течение которых не было движения наличных средств. Причем, все записи вносятся строго на основании расходных или приходных кассовых ордеров, оформленных в соответствии с нормативными требованиями и имеющих унифицированную форму.
По окончании рабочего дня кассир обязан произвести сверку данных, занесенных в кассовую книгу и отраженных в кассовых документах. И только после этого он выводит остаток, ставит свою подпись. А отрывной лист Книги вместе с подтверждающими операции документами передается бухгалтеру, который указывает в экземпляре Книги кассира о количестве полученных документов и ставит свою подпись. Далее принявший документы бухгалтер (или главный бухгалтер) проводит дополнительную сверку.
Кассовая книга имеет две части, которые заполняются одновременно:
- отрывную часть, которая передается в бухгалтерию и там хранится вместе с первичными кассовыми документами, подтверждающими проведение операций;
- непосредственно сама Книга, которая остается на руках у кассира.
Ежедневно Книга начинается с отдельного листа, на котором указывается:
- текущая дата и номер листа (причем, у отрывного листа все записи без исключения, в том числе и номер листа, идентичны неотрывному экземпляру);
- операции и обороты за день;
- остаток наличности с предыдущего дня и лимит на конец дня.
Сама кассовая книга открывается новая на каждый год. Но при этом количество листов в ней и количество ее экземпляров, приходящихся на конкретную организацию, зависит от объема производимых за день и, соответственно, за год операций. Так, в течение дня может быть заполнен не один ее лист!
Кассовую книгу, как правило, прошнуровывают в конце года, а ее шнуровку – на последней странице скрепляют печатью и записью «прошнуровано и пронумеровано ___ листов».
На предприятии допускается ведение нескольких Книг, когда:
- компания является платежным агентом. В этом случае у нее отдельно предусматривается Книга для ее собственных наличных операций и отдельно – для денег, которые были приняты фирмой при выполнении обязанностей платежного агента;
- при наличии обособленных подразделений, у каждого из которых своя Книга.
Вести Книгу можно и на бумаге и в электронном формате.
Нюансы оформления
Если Книга ведется на бумажном носителе, то ее заполнение возможно и вручную, т.е. сразу на бумаге, или с помощью, например, компьютера и с последующим выведением на бумаге в конце дня.
Что касается кассовой книги, оформляемой в электронном формате, то для этой цели используются специальные технические средства, которыми:
- обеспечивается защита от несанкционированного вмешательства в них, защита от искажений и утраты накапливаемой ими информации;
- обеспечивается хранение документов на срок не меньше 5 лет;
- гарантируется возможность создания копий на бумаге при необходимости.
Что касается порядка ведения Кассовой книги на бумаге и в электронной форме, то он одинаков для обоих вариантов и соответствует требованиям ЦБ РФ, утвержденным в Указании №3210-У.
Но стоит отметить, что документы, сформированные в электронном виде:
- подписываются электронной подписью с учетом норм Федерального закона «Об электронной подписи» №63ФЗ;
- по своей юридической силе равны аналогам на бумажном носителе;
- должны составляться без ошибок, поскольку в них не допускается внесение изменений, как только такой документ подписан. Однако и в бумажных документах, несмотря на допущение исправлений, на практике не приветствуются ошибки.
Специфика для обособленных подразделений
Каждое обособленное подразделение компании при проведении операций с наличностью отражает их в своей собственной Кассовой книге. Порядок ее оформления аналогичен, что и для Книги головного предприятия.
Однако есть своя специфика:
- лимит. Если подразделение организации сдает самостоятельно наличные средства на расчетный счет, открытый головному предприятию в банке, то для этого подразделения кассовый остаток определяется в порядке, предусмотренном для юридических лиц. Если же подразделение сдаёт наличную выручку в кассу головной компании, то лимит определяется самим подразделением. Однако и в том, и в другом случае лимит закрепляется приказом только руководителя головной компании!
- передача копии листа Кассовой книги. Обособленные подразделения предоставляют головной компании копию Листа Книги в установленном ею порядке;
- на обложке Книги должно быть обязательно указано структурное подразделение.
А в остальном ведение кассовой книги должны отвечать Указанию №3210-У ЦБ РФ.
Как правильно формировать данный документ в 1С 8.2, рассказано в данном видеоматериале:
www.delasuper.ru