Книга учета проверок

Зачем нужен журнал учета проверок юридического лица и индивидуального предпринимателя

Журнал учёта проверок юридического лица и индивидуального предпринимателя позволяет хранить и анализировать сведения о проведённых плановых и внеплановых мероприятиях надзорных ведомств, фиксировать в одном месте все выявленные нарушения и указания по их устранению.

При проведении надзора контролирующая и проверяемая сторона придерживаются норм ФЗ №294 «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля». Этот закон определяет:

само понятие проверки (плановой и внеплановой);
процедуру назначения и сроки проведения контроля;
порядок подведения итогов.

Форма документа

Типовая форма журнала учёта утверждена Приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 N 141, наряду с формой акта самой проверки. Однако ответственность за его отсутствие законодательство не предусматривает. Если вы не ведёте этот документ, инспектор делает в акте соответствующую запись. Отсутствие журнала будет расценено как недостаток, который вам будет рекомендовано устранить.

По типовой форме бланки изготавливаются в типографиях, но можно скачать бесплатно журнал учета проверок юридического лица и распечатать листы самостоятельно.

Правила оформления и заполнения документа

Документ состоит из:

титульного листа;
страниц, содержащих сведения о контроле.

Ведением в организации занимается ответственное лицо, назначенное приказом руководителя, как правило, это секретарь. Ответственный сотрудник заполняет титульный лист с указанием:

названия компании (ФИО ИП);
даты начала ведения;
юридического адреса организации (адреса места жительства ИП);
номера ОГРН (ИНН ИП)
ФИО руководителя;
ФИО самого ответственного работника.

Руководитель ставит подпись и печать. Заверение документа печатью для организаций обязательно согласно статье 16 ФЗ N 294. Индивидуальные предприниматели самостоятельно ведут документацию, заверяя ее печатью при наличии.

Все графы основного раздела заполняются проверяющими инспекторами. Задача ответственного работника или предпринимателя — пронумеровать и прошить страницы. Когда место закончится, число страниц указывают на титульном листе. Храниться документ в компании должен 5 лет, после этого его можно не архивировать, а сразу уничтожить.

Инспектор, осуществляющий надзор, полностью заполняет основное содержание журнала учёта. В нём 12 граф, первые 6 из которых заполняются в начале, а оставшиеся — по окончанию процедуры:

дата начала и завершения мероприятия по контролю;
длительность в рабочих днях (или в часах — для малых предприятий);
название контролирующего органа;
номер и дата распоряжения о проведении проверки;
предмет контроля, его цель;
плановость или внеплановость мероприятия с указанием основания;
номер акта, дата составления;
нарушения;
номер предписания об устранении, дата составления;
ФИО инспектора;
ФИО экспертов, если они привлекались;
Подпись инспектора.

Образец заполнения журнала учёта проверок юридического лица

Приведём пример заполненного бланка. Напомним, что раздел из 12 пунктов заполняет должностное лицо проверяющего органа.

Скачать журнал учета проверок юридических лиц в формате word

Источник: ppt.ru

Камеральная проверка и книга учета проверок

Организация должна приобрести книгу учета проверок в течение 1 месяца с даты постановки на учет в налоговых органах

Форма книги учета проверок, а также правила ее ведения утверждены постановлением Совета Министров РБ от 18.03.2010 № 383 «О некоторых мерах по реализации Указа Президента Республики Беларусь от 16 октября 2009 г. № 510» (далее – постановление № 383).

Указанная книга должна быть у каждого юридического лица и каждого его обособленного подразделения (филиала или представительства), имеющего учетный номер плательщика (далее – обособленное подразделение), а также у любого представительства иностранной организации в Республике Беларусь. При этом факт осуществления или неосуществления какой-либо деятельности значения не имеет.

Кроме того, необходимо дополнительно оформить книгу на каждое торговое место на рынке, торговый объект и иной объект осуществления деятельности, расположенные вне места нахождения юридического лица или обособленного подразделения (за исключением транспортных средств, используемых для перевозок пассажиров и грузов на основании специального разрешения (лицензии)). Примерныйперечень таких объектов определен постановлением № 383.

Приобрести книги учета проверок можно у юридических лиц (индивидуальных предпринимателей), осуществляющих их реализацию на основании заключенных договоров с республиканским унитарным предприятием «Информационно-издательский центр по налогам и сборам».

Основные правила ведения книги поверок

Приобретенную книгу (несколько книг) нужно:

1) заполнить в части сведений о проверяемом субъекте, пронумеровать, прошнуровать, скрепить подписью руководителя юридического лица и печатью;

2) представить в налоговый орган по месту постановки на учет организации, ее обособленного подразделения, имеющего учетный номер плательщика, представительства иностранной организации для регистрации.

Регистрацию книги производит налоговый орган в день ее представления.

При регистрации налоговый орган должен проставить на первом листе книги учета проверок дату регистрации и внести сведения о зарегистрированной книге учета проверок в электронный банк данных.

Представить и получить зарегистрированную книгу (так же как и представить для регистрации) вправе:

· непосредственно руководитель юридического лица на основании документа, удостоверяющего его служебное положение (приказ о назначении на должность руководителя, или выписка из решения общего собрания, правления или иного органа управления проверяемого субъекта, или трудовой договор (контракт), или гражданско-правовой договор, или удостоверение руководителя некоммерческой организации), а также документа, удостоверяющего его личность;

· иной представитель юридического лица (необходимо при себе иметь паспорт или иной документ, удостоверяющий личность, и доверенность на получение книги).

Важно! Доверенность, выдаваемая от имени юридического лица, должна быть удостоверена подписью его руководителя и заверена печатью юридического лица. Нотариального удостоверения не требуется;

3) заполнить в части сведений о лице, назначенном в качестве ответственного за ее хранение (Ф.И.О., занимаемая должность).

Назначение ответственного лица также обязательно по каждому обособленному подразделению, каждому торговому и иному объекту деятельности, расположенному вне места нахождения юридического лица или его обособленного подразделения. Если иное не определено юридическим лицом (в частности, решением его руководителя), то ответственным за хранение книги будет являться его руководитель.

Организация должна выдавать книги проверяющему (руководителю группы проверяющих) только после представления им предписания на проведение проверки, а также служебного удостоверения.

Контролирующий (надзорный) орган обязан до проведения проверки внести сведения о ее проведении в книгу учета проверок (при представлении данной книги).

Названное правило не действует в отношении проверок, проводимых с использованием метода:

· контрольной закупки товарно-материальных ценностей;

· контрольного оформления заказов на выполнение работ (оказание услуг).

В таких случаях сведения о проверке должны быть внесены в книгу после завершения контрольной закупки товарно-материальных ценностей либо контрольного оформления заказов на выполнение работ (оказание услуг).

Важно! Законодательством не предусмотрена ответственность за отсутствие книги учета проверок, нарушение порядка ее приобретения, регистрации в налоговом органе, ведения (в т.ч. за ведение книги по неустановленной форме).

Глеб Ростоцкий, юрист

Источник: www.gb.by

Для чего нужен журнал

Число проводимых в организациях различного рода проверок с каждым годом только растет. Государство осуществляет контроль за финансовой стороной работы предприятия (в том числе налоговой составляющей), за документооборотом, за соблюдением правил санитарной, противопожарной и прочими видами безопасности и т.д. За год количество визитов представителей различного рода надзорных структур в крупных компаниях может превысить десяток. При этом проверки могут быть как плановыми, заранее согласованными, так и внеплановыми, что, безусловно, в некоторой степени нервирует бизнес.

ФАЙЛЫ
Скачать пустой бланк журнала учета проверок юридического лица .docСкачать образец журнала учета проверок юридического лица .doc

Журнал учета проверок имеет вполне определенное назначение: с его помощью руководство организации регистрирует факт осуществленного контрольного мероприятия, а также следит за частотой проверок со стороны той или иной государственной надзорной инстанции.
рнал четко структурирует тип и содержание каждой проведенной проверки, фиксирует ее длительность, дает сведения о ведомстве, которое ее осуществило и т.п., он же предоставляет возможность руководству проверяемого предприятия вкратце ознакомиться с ее первоначальными итогами. А поскольку периодичность практически каждого вида проверок закреплена в законодательстве, излишнее рвение какой-либо контролирующей инстанции при помощи этого документа в дальнейшем можно оспорить.

Таким образом, благодаря журналу компания не только может систематизировать и правильно спланировать свою работу, но и защитить свои интересы.

Кто ответственен за ведение журнала

Заполнять журнал может любой работник предприятия, в чьи должностные обязанности включена эта функции: секретарь, юрисконсульт или специалист какого-либо структурного подразделения.

Сюда же вносит свои данные и представитель контролирующего ведомства. А вот ответственность за наличие и содержание журнала несет не только тот, кто его непосредственно формирует, но и руководитель организации.

Что будет если не вести журнал

Конечно, никто не может обязать компанию вести журнал учета проверок, поэтому некоторые представители предприятий им пренебрегают, тем более законодательно ответственность за его отсутствие не предусмотрена. Однако такое отношение в дальнейшем может негативно сказаться на деятельности организации (например, работники какого-либо ведомства начнут превышать свои служебные полномочия и зачастят с визитами).

Могут ли проверяющие отказаться от отметки в журнале

В практике российских компаний случаются ситуации, когда представители государственной надзорной структуры отказываются вносить запись о проведенной проверке в журнал.

С их стороны эти действия являются нарушением закона и их можно обжаловать, поначалу обратившись к непосредственному начальству проверяющих лиц, а, затем, если компромисса достичь не удастся – с помощью суда или прокуратуры.

Как вести журнал

Для журнала существует утвержденная на законодательном уровне форма, рекомендованная к применению. Вносить в нее правки нельзя, кроме того, нежелательно допускать при заполнении какие-либо ошибки и неточности, вся информация должна быть точна и достоверна.

Журнал составляется в единственном оригинальном экземпляре, причем вести его можно как в живом, так и в электронном виде. Правда электронный бланк после окончательного формирования нужно распечатать для того, чтобы ответственный работник организации и представитель контролирующей структуры могли поставить свои подписи.

Все листы журнала должны быть пронумерованы по порядку и прошиты.

На последней странице ставится печать предприятия (если таковая имеется) и подпись ответственного сотрудника с указанием количества страниц в документе.

Сведения о журнале нужно внести в номенклатуру дел, а затем передать в отдел канцелярии (или другой, занимающийся аналогичными функциями) на ответственное хранение.

Образец журнала учета проверок юридического лица

Если вам нужно внести данные в журнал учета проверок юридического лица, а вы никогда раньше этого не делали, посмотрите образец заполнения документа и прочитайте разъяснений к нему – с их помощью вы наверняка без труда сделаете то, что от вас требуется.

Первым делом заполните титульный лист: впишите сюда дату начала ведения журнала (она может совпадать с датой первой проверки, которая будет отражена в бланке), затем укажите наименование организации – с расшифровкой организационно-правового статуса, ее адрес, номер свидетельства о государственной регистрации.
После этого обязательно отметьте сотрудника, на которого возложена ответственность за ведение журнала, а также данные о руководителе фирмы: его должность, ФИО, потом он же в этой части документа должен поставить свою подпись.
Далее переходите к основному разделу (на каждую проверку отводится одна страница). Внесите сюда даты начала и окончания проверочных действий, количество часов или дней, затраченных на проверку.
Обозначьте название и номер проверяющей инстанции, а также укажите документ, на основании которого действуют ее представители (обычно это какой-то приказ или распоряжение).

Отметьте цель и задачи проверки, информацию о том, какой характер она носит: плановый или внеплановый.
Обязательно включите в журнал сведения об акте, который пишется по результатам каждого подобного мероприятия.
Если были выявлены какие-то нарушения, обозначьте их коротко (подробности обычно фиксируются непосредственно в акте), также укажите данные о предписании об устранении нарушений, если оно было выдано.
В заключение в бланк надо включить информацию о работнике надзорного ведомства, приводившего проверку, а также экспертах, если таковые были к ней привлечены, они же должны поставить в документе свои подписи.

Источник: assistentus.ru

Для чего нужен

Юридические лица и индивидуальные предприниматели регулярно подвергаются проверкам со стороны разных контролирующих органов. Как правило, нарушения находят в большинстве случаев. Все выявленные недочеты подлежат занесению в акт и специальную книгу, наличие которой рекомендуется, но не является обязательным.

Для коммерсантов книга регистрации инспекционных мероприятий нужна вовсе не для учета недочетов. В первую очередь журнал проверок юридических лиц защищает интересы руководителя проверяемой компании. Благодаря сведениям, внесенным в книгу учета, он имеет возможность подать жалобу в вышестоящее ведомство, если не согласен с количеством или с результатами инспекции.

Кроме того, цель реестра заключается в том, что он позволяет контролировать время, которое отведено государственным организациям для выявления недостатков.

Например, время, отведенное на плановую или внеплановую инспекцию, не должно превышать двадцать рабочих дней. Причем в этот срок составляется проверочный акт по результатам инспекции. Для малого бизнеса общее время инспекции за календарный год не должно превышать:

50 часов — для малого предприятия;
15 часов — для микропредприятия;
15 часов — для индивидуальных предпринимателей.

Ответственность за отсутствие книги не предусмотрена законом, поэтому некоторые компании не ведут журналы проверок.

Как выглядит

Указания по форме журнала утверждены приказом Минэкономразвития России от 30.04.2009 № 141 (ред. от 30.09.2016) О реализации положений Федерального закона «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» (зарегистрирован в Минюсте России 13.05.2009 № 13915).

Пример заполнения журнала учета проверок юридического лица (титульный лист)

Пример заполнения листа учета проверок

Правила заполнения

Руководитель организации издает приказ, в котором назначается ответственный за ведение журнала. На титульном листе делается запись:

Ф.И.О. руководителя компании;
юридический адрес;
номер ОГРН и др.

Ответственный документ прошивает, а страницы пронумеровывает. Книга должна иметь подпись первого лица компании, оттиск печати организации, дату начала заполнения. Законодательство обязывает заверять документ печатью, как указано в статье 16 «Порядок оформления результатов проверки» ФЗ «О защите прав юрлиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» от 26.12.2008 № 294.

Отвечая на вопрос, как правильно оформить журнал учета проверок индивидуального предпринимателя, отметим, что по форме он ничем не отличается от такой же книги публичного акционерного общества. Сам вид журнала представляет собой 12 граф, шесть из которых заполняются должностным лицом в начале надзора, а оставшиеся 6 — в конце.

Последующие листы журнала должны вести проверяющие, которые вносят сведения:

о времени проведения инспекции;
установленных нарушениях при их наличии;
персональных данных проверяющих и др.

В дальнейшем эта информация используется проверяющими органами для фактического контроля устранения нарушений.

Хранение

Хранится этот документ в организации. На основании пункта 176 перечня типовых управленческих архивных документов, срок хранения составляет 5 лет.

Источник: clubtk.ru