Как написать деловое письмо о сотрудничестве, чтобы его открыли, внимательно прочитали и — откликнулись? Цель любого делового письма — заинтересовать. Поэтому очень важно четко и доступно преподнести свою идею, предложение.
В написании делового письма есть 3 слагаемых успеха.
- Предложение должно быть актуальным для адресата.
- Письмо должно быть написано официальным, но живым языком, без канцеляризмов и витиеватых выражений.
- Текст письма должен быть хорошо структурированным.
Если письмо не соответствует хотя бы одному из перечисленных пунктов, то, как правило, адресат с первых строк теряет к нему интерес и не дочитывает.
Источник изображения https://pixabay.com/.
Исходя из своей практики, мы выделим несколько важных правил, которые помогут написать грамотное письмо-предложение о сотрудничестве.
1. Правило обращения
Неверно: «Ув. зам. директора!»
Верно: «Здравствуйте, Сергей Иванович!»
Необходимо четко знать, кому вы направляете письмо о сотрудничестве: должность адресата, его сферу компетенции и обязательно — имя. Следует избегать сокращений: «г-нов» и прочих «ув. зам. директоров». Таким образом, написание делового письма следует начинать с уважительного личного обращения.
2. Правило первого абзаца
Неверно: «Мы молодая динамично развивающаяся компания «Икс», которая предлагает лучшие…»
Верно: «Меня зовут Иван, я представляю компанию «Икс». Я предлагаю выгодное сотрудничество, суть которого состоит…»
Главная ошибка деловых писем — восхваление себя и своей компании с первого же абзаца. Первая реакция на такое письмо-предложение — закрыть его и не тратить время на чтение набора штампов. Поэтому в первом абзаце лучше кратко представиться и сразу переходить к сути предложения.
3. Правило исключительности
Неверно: «Мы рассылаем предложения компаниям-производителям техники…»
Верно: «Мы встречались с представителями вашей компании на профессиональной выставке…»
У потенциального партнера должно возникнуть ощущение собственной исключительности. Если адресат понимает, что он просто попал в массовую рассылку, он закроет письмо и не станет его читать дальше. Поэтому здесь важно пояснить, откуда вы узнали про компанию и почему решили сделать предложение именно ей.
4. Правило аргументации
Неверно: «Только у нас лучшие цены и большой выбор…»
Верно: «Чтобы вы могли принять решение о сотрудничестве, приведем несколько аргументов в пользу нашего предложения».
Вместо общих фраз лучше привести четкие и убедительные факты, почему ваше предложение лучшее.
5. Правило обратной связи
Неверно: «Если вас заинтересовало предложение, перезвоните нам c9 до 6…»
Верно: «Буду ждать ответа! С уважением, Иван, компания «Икс». Моб.тел.: 8-029-566…»
В конце письма о сотрудничестве важно четко сформулировать, чего вы ждете от своего потенциального партнера: позвонить, откликнуться, заказать и т.д. При этом следует избегать директивных фраз или напротив, выражений, демонстрирующих неуверенность в вашем сотрудничестве. В завершение обязательно следует указать свои контактные данные.
Это лишь основные правила, позволяющие составить правильное деловое письмо. Конечно, можно воспользоваться готовыми образцами, представленными в интернете. Но их выдает шаблонность и безличность. Поэтому лучше писать деловое письмо о сотрудничестве самостоятельно.
Испытываете трудности в попытке подобрать верные слова для делового письма? Обращайтесь к специалистам Protext — составим письма о сотрудничестве, которые будут работать на вас!
Марина КАЦМАЙОР, копирайтер ProText
8.08.2017.
Источник: protext.by
Подготовка: что сделать до создания КП
До того, как создавать презентацию продукта или бизнеса, стоит понять, кому мы адресуем наше предложение, и какие КП до нас сделали конкуренты.
Изучите потребности потенциальных клиентов
До того как вы спросили своих потенциальных клиентов, что может их интересовать в КП, ваша убежденность в их потребностях — лишь допущения и гипотезы.
Отличный способ узнать, что писать о своем продукте и что стоит включить в КП для клиентов — устроить опрос.
Для опроса выбирайте людей, которые могут быть заинтересованы. Например, если вы делаете коммерческое предложение по грузоперевозкам, то обращайтесь к людям, которые работают в этой сфере. Найдите нужные контакты в профильных группах на Фейсбук или во ВКонтакте, на форумах, попросите контакты среди знакомых или позвоните в контору, где работает ваша целевая аудитория. Лучше всего задавать вопросы лично и не останавливаться на первом вопросе, запрашивать уточнения.
Спросите у респондентов:
- На что вы опираетесь, выбирая подрядчика/поставщика/продукт?
- Почему эти качества важны для вас?
- На какие особенности в сфере Х вы обращаете больше всего внимания?
- Когда вы в последний раз получали коммерческое предложение, что подтолкнуло вас его принять? Или что побудило отказаться?
- Какие иллюстрации вам важно видеть в КП?
- В каком виде вам удобнее всего получить КП?
- Есть ли еще что-либо, что вы хотели бы сказать относительно моего продукта/услуги или коммерческого предложения?
Последний вопрос — обязательный. Иногда именно на него люди дают самые полезные ответы.
Проанализировав ответы, вы сможете определиться, на какие преимущества продукта делать акцент и какую информацию включить в предложение.
При составлении опроса придерживайтесь двух правил:
1) Вопросы должны касаться прошлого или настоящего и взывать к эмоциям. То есть вместо вопроса «Что бы вы хотели увидеть в нашем КП?» поставьте вопрос так: «Вспомните коммерческое предложение, которое вы приняли. Что в нем было особенного?».
2) Не подсказывайте респондентам ответ, дайте им возможность высказаться. То есть не задавайте вопросы, на которые можно ответить «да» или «нет». И не давайте людям варианты ответа. Вопрос «Что вы считаете важнее — цену или качество» — неудачный, т.к. респондент может считать важнее внешний вид или отзывы о продукте. Лучше спросить: «На что вы опираетесь, выбирая продукт Х?» Так вы можете узнать истинные ценности респондентов. Они могут отличаться от тех, что вы считаете главными.
Чтобы мотивировать респондентов ответить, пообещайте скидку на услуги, небольшой подарок или устройте лотерею среди респондентов.
Узнайте, какие коммерческие предложения отправляют ваши конкуренты
Наверняка коммерческое предложение в вашей области уже создавал кто-то до вас. Всегда можно посмотреть приемы других, что-то позаимствовать, развить чужую удачную мысль или увидеть, какие ошибки допустили ваше конкуренты.
Два простых способа найти чужие КП — сделать запрос в Google или Яндекс, либо запросить КП, представившись заинтересованным лицом.
Например, вам надо найти коммерческое предложение по аренде. Вы просто вводите это в поисковой системе и начинаете просматривать варианты.
Отрывок из КП от ООО «Югорспецстрой». Здесь можно позаимствовать структуру описания магазина — удобную таблицу, где наглядно видны все главные цифры
Если поисковик не выдает ничего дельного — обращайтесь к конкурентам под видом клиента. Главное — отправляйте письмо с нейтральной почты — Gmail или Mail.ru, где не будет видно вашего доменного и личного имени.
Содержание коммерческого предложения
КП должно обязательно ответить клиенту на эти вопросы:
- Кто вы и что предлагаете
- Почему ваш продукт / услугу стоит заказать
- Какие у вас преимущества перед конкурентами
- Как продукт выглядит
- Сколько стоит
- Как и где получить
Желательно, чтобы адресат нашел ответы также и на эти вопросы:
- В каких ситуациях продукт можно использовать
- Какие есть гарантии качества
- Как другие люди отзываются об этом товаре/услуге или где это можно почитать
Коммерческое предложение должно рассказывать об одном продукте, либо представлять линейку схожих. Не пытайтесь перечислить всё, если у вас большой ассортимент. Так велик шанс сбить читателя с толку. Выбирайте что-то одно или объединяйте в группу со схожими качествами. У вас должна быть возможность описать всё, что вы включили в КП, одним предложением.
Структура коммерческого предложения
По логике КП очень походит на продающий текст. Здесь работают те же принципы, уловки и структура.
Стандартно КП включает:
- Короткое вступление / содержание. Лаконичное описание сути вашего КП.
- Оффер. То, что вы предлагаете в конкретном КП.
- Выгоды. Причины купить ваш продукт / заказать услугу.
- Подтверждение качества. Факты, отзывы, гарантии.
- Цены. Сколько ваш продукт будет стоить, и от чего зависит цена.
- Призыв к действию. Указания, что делать, если продукт заинтересовал, и контакты, по которым связаться.
Как это может выглядеть в жизни? Показываем на примере КП в формате презентации.
Первая страница — брендовая. Здесь мы заявляем о том, кому принадлежит КП. Желательно, чтобы она была оформлена в фирменном стиле и ассоциировалась с вашим продуктом. Подойдут фирменные цвета и фотографии товаров на фоне.
Эта страница важна, если ваше КП содержит много пунктов. Так читателю будет легче ориентироваться. Ко всем пунктам в презентации также можно проставить номера страниц, где искать информацию.
Здесь мы кратко описываем, что мы хотим продать.
Здесь мы взываем к логике потенциального клиента и обоснованно подтверждаем, что наш продукт/услуга — хороший выбор.
Страница с выгодами — самая важная. По ней клиент поймет, стоит ли работать именно с вами. Пишите о том, что вас отличает от конкурентов.
Здесь можно написать, что будет, если продукт испортится, или как вы будете действовать, если не сможете оказать услугу в срок.
Отзывы должны быть реальными. Если вы только начали бизнес, или нет осмысленных рекомендаций — лучше обойтись без них.
Здесь указывают отдельные продукты, комплекты, скидки за объем и аргументацию цены.
На странице контактов всегда указывайте и номер телефона, и электронный адрес. Дайте человеку выбор и удобное для него средство связи.
Если вам понравились изображения из примера выше, вы можете использовать этот шаблон коммерческого предложения в сервисе Canva. В шаблон можно вставить свой текст и картинки и отправить партнерам. Это бесплатно.
Или эти шаблоны:
Другие шаблоны и образцы коммерческого предложения в конце статьи.
Частые ошибки в содержании КП
Свойства и характеристики вместо преимуществ и выгод
Кто-то продает отопительные системы, а кто-то продает теплый дом. Кто-то продает платье из нейлона, а кто-то — платье, которое не мнется и не вытягивается. Клиент понимает и сразу чувствует выгоду, только когда мы показываем, как свойства продукта применяются в реальной жизни.
Вместо того, чтобы называть клиенту ощутимые преимущества, компании часто ограничиваются качествами продукта. Но этого не достаточно. Важно объяснить человеку, что он получит, как это улучшит его жизнь.
| Свойства и характеристики | Преимущества и выгоды |
| Белый
Хлопковый Платиновый |
Сочетается со всем
Дает телу дышать Прослужит более 10 лет |
Сравните эти примеры:
| Так себе | Лучше |
| У планшета стальной корпус | У планшета стальной корпус. Он не разобьется, даже если упадет с пятого этажа. |
Команда профессионалов, качественные и выгодные услуги, высокие стандарты — это всё корпоративные штампы. Они не дают читателю ничего кроме вашей личной высокой оценки своей же работы. Подтверждайте фактами.
| Так себе | Лучше |
| У нас работает команда профессионалов.
Мы предоставляем качественные услуги по доступной цене. Делаем со всей ответственностью. |
Все наши логисты работают в области не менее 5 лет.
Клиенты оценивают наш дизайн на 5 из 5. Логотипы от 15 000 рублей. Если велосипед сломался в первые 2 года — отремонтируем или заменим бесплатно. |
Дешевый, самый лучший, в топ-10, прочный — еще один пласт неинформативных оценок. Клиент будет думать: если дешевый, то насколько? Если самый лучший — то по мнению кого? Если в топ-10, то наверняка на 9 или 10 месте.
| Так себе | Лучше |
| Доставляем грузы быстро и надежно. | Груз из Москвы в Санкт-Петербург приходит в течение 24 часов даже в выходные и праздники. Если груз пришел с опозданием, покрываем потери партнера. |
Текст в том месте, где лучше просто вставить картинку
Демонстрация — лучшая реклама. Не пытайтесь решить все задачи коммерческого предложения текстом.
| Так себе |
| Часы Daniel Wellington идеально подходят для пар.
Носите их с близким человеком. Часы идеально дополнят ваш образ, и вы будете выглядеть единым целым. |
| Лучше |
Нет цены
Представьте ситуацию: вы выбираете телефон в магазине электроники. Перед вами большой ассортимент, но не указаны цены. Это напрягает и затрудняет выбор. Часто цена — решающий фактор для принятия решения.
Когда цены нет, человек может преувеличить стоимость, решить что продукт слишком дорогой, и даже не поинтересуется реальной ценой. Покупатель скорее согласится на предложение другой, более «прозрачной» компании.
Если у вас нет фиксированной цены, стоит указать цену «от» и «до», примеры расценок на типовые услуги и информацию о том, что влияет на итоговую сумму. Например, в коммерческом предложении на поставку товара можно указать, что стоимость поставки одной тонны груза из Санкт-Петербурга в Москву обойдется в 10 тысяч рублей.
Нет структуры
КП, где слишком много информации на одном слайде или странице и сплошные полотна текста, читать не хочется.
Для структурирования текста используйте:
- Заголовки и подзаголовки
- Списки и таблицы
- Картинки
- Рамки и плашки
Неправильно определены потребности целевой аудитории
Можно описать продукт в лучшем виде, но не учесть, что ЦА видит преимущества в другом. Яркий пример — когда B2B сегменту пытаются продать продукт, а не возможность удобно перепродавать этот продукт. Как вариант, торговой точке присылают презентацию продукта, где о нем собрана ключевая информация, которая нужна конечному потребителю. Но при этом ничего про поставки, гарантии, заключение договора и возможную наценку.
Подумайте, что важно знать именно вашему адресату. По типу адресата КП делится на два основных вида:
- Для конечного клиента (B2C). Здесь нужны преимущества продукта/услуг, фотографии, отзывы, гарантии, цены, контакты, информация по доставке и оплате.
- Для бизнеса (B2B). Здесь также важны все пункты, что и для B2C. Но также понадобятся сроки и варианты поставки, регулярность, цены и скидки в зависимости от количества, оптовые условия, минимальная закупка, дополнительные услуги и бонусы, возможная наценка, ограничения, маркетинговая стратегия, информация о востребованности, правила хранения и прочее.
Отсутствие контактов и понятного призыва к действию
Люди делают то, что вы им говорите, или используют те инструменты, которые вы им даете. В конце коммерческого предложения всегда указывайте номер телефона и электронный адрес. Можно сделать призыв к действию:
- Чтобы заказать, пишите на почту … или звоните по номеру … .
- Отправьте нам запрос ответным письмом, чтобы получить бесплатный аудит сайта.
- Чтобы получить образцы, пришлите нам свой фактический адрес, и мы пришлем курьера.
Дизайн коммерческого предложения
Хороший текст не поможет, если оформление будет скучным и непривлекательным. Вот несколько правил, как сделать КП красивым, удобным и выделяющимся.
Текст должен хорошо читаться
На читаемость больше всего влияют:
- Контраст цвета фона и цвета букв
- Отступы между строками
- Шрифт
Самый безопасный вариант — светлый и однотонный фон и темный шрифт. Если вы хотите выделить какую-то особую мысль, можно прописать ее светлым шрифтом на темном фоне. Но не увлекайтесь — такой прием сказывается на читаемости. Наши глаза лучше воспринимают черный текст на белом листе и все, что близко к этому.
Если хочется использовать темный фон и светлый шрифт — выбирайте для фона спокойные цвета: темно-зеленый, синий, серый, а шрифт делайте белым или с едва заметным оттенком.
Текст должен отчетливо читаться, иначе адресату будет некомфортно, и вместо того, чтобы вникать в суть предложения, адресат будет тратить силы на разбор текста.
Вокруг текста и между смысловыми блоками нужен воздух. Между строками должны быть такие отступы, чтобы буквы не сливались. Но нельзя ставить и большие отступы, т.к. они замедляют скорость чтения. Оптимально — 1,2–1,5 строки.
В Canva высота строки меняется в меню «Интервалы». Для этого нужно выделить нужный текст:
Шрифт лучше подбирать строгий и понятный. Это деловое предложение, и не стоит использовать рукописные или декоративные шрифты. Потенциальный клиент может посчитать вас несерьезным партнером.
Для электронных КП подходит крупный шрифт без засечек (Roboto, Arimo, Helvetica, Inter), если печатаете — с засечками (Ledger, Times Neue Roman, Free Serif и Georgia). Если у вас есть подходящие корпоративные шрифты, используйте их.
Узнать о том, как подбирать русские шрифты, можно из нашей статьи «Гид по выбору кириллических шрифтов».
Дизайн должен помогать структуре текста
Когда текст разделен на абзацы, структурирован заголовками и списками — важно не перетрудиться с оформлением и не нарушить порядок. С помощью дизайна стоит правильно расставить акценты и добавить идентичность.
В дизайне должен быть виден ваш бренд: лого, цвета, фирменный стиль.
Придерживайтесь на каждом слайде одной цветовой палитры, добавляйте уместные иллюстрации, оформляйте списки оригинальным образом. Выделяйте важные моменты, чтобы клиент их не пропустил:
Цвета должны сочетаться
Находить хорошие цветовые сочетания сложно. Если перенасытить КП цветами и выбрать устаревший шрифт, КП будет походить на предложение из 90-ых. Выход — делать дизайн минималистичным, не использовать больше трех цветов и избегать сочетаний, которые кажутся непривычными.
Другой способ — не рассчитывать на себя, а использовать инструменты или готовые шаблоны. С подбором цветовой гаммы помогут инструменты Color palettes и Color palette generator.
На главной странице Color palettes удачные сочетания цветов:
Если нажать на сочетание, вы попадете на страницу с названиями и кодами этих цветов:
Также можно найти комбинации с нужным цветом, если ввести его в поиске. Например, можно ввести цвет своего логотипа:
Если вы используете в КП фотографии, то можно здорово обыграть фото теми же цветами, что и на картинке. Для этого загрузите в Color palette generator свою фотографию. Программа выдаст ее палитру цветов с кодами. Код можно использовать в сервисе Canva.
Больше о сочетаниях цветов и их влиянии на потребителя можно узнать из наших статей:
Значение цветов: как применить в дизайне и маркетинге
100 цветовых сочетаний, которые привлекут нужную аудиторию
Нужны качественные фотографии, картинки и инфографика
Чем привлекательнее товар — тем больше его фотографии нужны в презентации. Но даже если вы оказываете услуги, не забудьте вставить пару фотографий с места работы. Это могут быть изображения во время процесса, фотографии вашей дружной команды или результата работы. Фотографии всегда нагляднее и понятнее текста. Когда потенциальные клиенты увидят вас, ваш процесс работы и довольных клиентов, они станут больше вам доверять.
Что писать в сопроводительном письме к коммерческому предложению
Мы изучили клиентов и конкурентов, сделали хорошее коммерческое предложение и готовы его отправлять. Теперь нужно составить письмо, которое подтолкнет адресата открыть и изучить КП.
Для начала разберем, какому типу адресатов мы шлем предложение. Адресаты делятся на «холодных» и «теплых». «Холодные» ничего не знают о вашей компании и не ждут от вас писем. «Теплые» — это те, кто слышал о вас или уже запросил ваше КП.
С «холодными» устанавливаем контакт
Ваше КП для этого типа аудитории — спам. Слать подробную презентацию «холодной» базе контактов бесполезно:
- часть писем не пройдет контент-фильтр в почтовом сервисе из-за «тяжести письма» — массовые рассылки со вложенным файлом и ссылками часто попадают в «спам»;
- к вашему файлу не будет доверия, получатель может посчитать его вирусным и не откроет презентацию;
- слишком длинное первое письмо напрягает — вы вторгаетесь в чужое пространство и тут же пытаетесь заставить адресата прочитать большой объем информации.
От «холодных» нужно сперва получить обратную связь. Для первого контакта подойдет короткое располагающее письмо, звонок или сообщение в соцсетях.
Рассылать спам легко. Неперсонифицированные рассылки отправлять всегда проще, чем заранее обработать базу, но в этом мало смысла. Такой прием может отправить ваше доменное имя или электронную почту в блеклист, вы испортите базу контактов и понизите ценность своей почты. Обязательно переводите базу из «холодной» в «теплую».
Что важно при первом контакте:
- Придумайте лаконичный информативный заголовок, который даст адресату понять примерное содержание письма. Излагайте суть и не пытайтесь креативить. Не пишите заглавными буквами и не ставьте рядом много одинаковых символов, чтобы привлечь внимание: письма с такими заголовками часто попадают в спам.
- Назовите имя, должность и ваш бизнес. Это вызывает доверие.
- Укажите причину, по которой вы отправили письмо. В ней адресат должен увидеть четкую пользу для себя. Подскажите получателю, как ваше предложение может ему помочь.
- Узнайте, на правильную ли почту вы отправляете предложение. Всегда старайтесь выйти на лицо, принимающее решение.
- Задайте открытый вопрос в конце письма. Важно, чтобы получатель был заинтересован на него ответить. Можно спросить, какие пункты он хотел бы видеть в КП.
Во время первого соприкосновения с потенциальным клиентом ваша задача — заинтересовать, стимулировать к ответу. Нужен короткий текст по сути. Не пытайтесь расписать все преимущества товара или услуги. Здесь наша цель — подтолкнуть читателя выйти на связь, дать вам правильный контакт и отправить запрос на подробную информацию. Не рассчитывайте на закрытие сделки с первого письма.
К «теплым» адресатам обращаемся лично
К «теплым» нужно обращаться адресно и сразу переходить к сути.
Делайте письмо именным
Если само коммерческое предложение еще можно создать стандартным для всех, то делать общую рассылку по всем потенциальным партнерам не стоит. Люди любят получать личные письма, которые готовились именно для них. Более того, если слать письмо на почту формата «[email protected]», нужный человек может его не получить, и оно застрянет на уровне администратора почты. Отправляйте письмо конкретному человеку — тому, кто принимает решение. Убедитесь, что верно написали имя, фамилию и должность адресата. Сильный ход — напомнить человеку, когда вы пересекались:
Сокращайте вес приложенных документов до минимума
Никому не хочется скачивать файлы по 100 МБ. Постарайтесь максимально облегчить вес КП — отправляйте его в PDF весом до 5 мб. Сжать PDF можно на SmallPdf.com. Если предложение весит больше 10 мб, и совсем нет возможности сократить вес, загрузите документ на файлообменник и пришлите адресату ссылку. Например, через WeTransfer.
Добавьте контакты
Номер телефона и сайт компании должны быть не только в КП, но и в каждом письме, которое вы отправляете. Не заставляйте потенциального клиента открывать документ еще раз, чтобы найти ваши контакты.
В письме можно также продублировать призыв к действию, чтобы у клиента не возникало сомнений в том, что он должен сделать. Уточните, что ему нужно написать / позвонить / отправить запрос через форму и т.п.
Задайте вопрос
Как и письмо для «холодных» адресатов, сопроводительное письмо для «теплых» стоит завершить вопросом, чтобы подтолкнуть человека к контакту. Лучше задавать вопрос, который предполагает развернутый ответ, а не просто «да» или «нет».
Оставлять вопрос без ответа невежливо. Поэтому вопросом вы повышаете свой шанс получить обратную связь.
Что можно спросить:
- «Скажите, что вы думаете по поводу моего предложения?» — получив ответ на этот вопрос, вы можете посоветовать клиенту дальнейшие действия, если предложение ему интересно. Если предложение не заинтересовало или что-то смутило, то можно поработать над возражениями.
- «Скажите, какие моменты вам хотелось бы узнать поподробнее?» — вы даете возможность адресату запросить недостающую информацию.
- «Когда ждать ответ по поводу предложения?» — ответ на этот вопрос дает вам дату или время следующего контакта, когда можно вежливо напомнить о себе.
Можно задавать и другие, но не больше двух. Иначе адресат может ответить выборочно и не всегда на самый важный для вас вопрос.
Напоминайте о себе
Если адресат не отвечает, не стесняйтесь отправить ему письмо с напоминанием. Прилично напоминать о себе не раньше, чем через 2-3 рабочих дня. Чтобы человеку не надо было искать старое письмо, продублируйте его содержание в напоминании.
Чтобы точно помнить, кому и когда отправлять напоминания, стоит завести таблицу с датами и комментариями. Например, в Google Drive → создать → Google таблица.
Если человек не отвечает на почту, стоит ему позвонить: письмо могло попасть в спам или затеряться в почте. При разговоре обязательно договоритесь, когда можно будет еще раз созвониться, чтобы обсудить предложение.
Подборка шаблонов и образцов коммерческих предложений
Мы подобрали шаблоны коммерческих предложений, которые лучше всего подходят под определенные типы бизнеса. Вы можете брать за основу их в том виде, в котором мы рекомендуем, или менять слайды на любые другие, и распечатать в высоком качестве.
Коммерческое предложение на товар
Коммерческое предложение на услуги
Коммерческое предложение о сотрудничестве
Коммерческое предложение по аренде
Коммерческое предложение от транспортной компании
Источник: www.canva.com
Другие разделы образцов и примеров текстов
Вы можете использовать в работе над коммерческими текстами другие примеры и образцы работ специалистов ONLYES. Если текст по нужной тематике не представлен, сделайте заказ.
ПРЕЗЕНТАЦИОННЫЕ ПИСЬМА. Некоторые примеры и образцы работ.
КОММЕРЧЕСКИЕ ПРЕДЛОЖЕНИЯ. Образцы и примеры выполненных работ.
ДЕЛОВЫЕ ПИСЬМА И ПРОШЕНИЯ. Фрагменты текстов и образцы.
БИЗНЕС-ТЕКСТЫ ДЛЯ САЙТОВ. Ссылки на web-сайты заказчиков.
БИЗНЕС-ЛЕГЕНДЫ ДЛЯ КОМПАНИЙ. Некоторые фрагменты текстов.
РЕКЛАМНЫЕ СТАТЬИ И PR-ТЕКСТЫ. Статьи, буклеты, листовки, релизы.
РЕЧИ, ИМИДЖЕВЫЕ ИНТЕРВЬЮ. Примеры и образцы текстов.
ПРИГЛАШЕНИЯ И ПОЗДРАВЛЕНИЯ. Примеры корпоративных текстов.
СПОНСОРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ. Образцы спонсорских пакетов, писем.
РЕЗЮМЕ, СОПРОВОДИТЕЛЬНЫЕ ПИСЬМА. Образцы хороших резюме и писем.
РАЗНЫЕ ДЕЛОВЫЕ ТЕКСТЫ. Примеры нестандартных бизнес-текстов.
Как с нами связаться
Звоните нам по телефону
и задавайте менеджеру интересующие Вас вопросы.
Наша электронная почта:
Источник: onlyes.ru
Польза от составления письма с предложением о сотрудничестве
Началом любой сделки является оферта, или предложение. Это очевидно всем, не только юристам. Офертой называется предложение заключить договор о сотрудничестве. Обычно она составляется в письменном виде и содержит все условия соглашения. Письмо с предложением о сотрудничестве ― пример искусства деловой коммуникации: от этого документа во многом зависит исход сделки.
В наше время получила широкое распространение такая разновидность оферты, как официальное письмо о сотрудничестве. Оно являет собой гармоничное сочетание традиционных деловых элементов, которые присутствуют во многих документах, уникального торгового предложения и рекламного описания того, что предлагается (работы, товара, услуги).
Документ о сотрудничестве нацелен на то, чтобы компания, которую вы выбрали в качестве потенциального партнера, заинтересовалась выгодными условиями, и сделка состоялась бы.
Кто обычно занимается составлением текста предложения о сотрудничестве? К примеру, это может быть уполномоченный работник компании или человек, возглавляющий отдел развития. В любом случае итоговый материал должен быть одобрен руководителем предприятия (а в некоторых случаях он самостоятельно составляет подобные документы). Адресатом предложения о сотрудничестве является директор фирмы, которой предлагают партнерство, его заместитель или другой работник, обладающий полномочиями для принятия решений по данным вопросам. Впрочем, что бы ни было написано в «шапке» письма, итоговое решение по оферте принимает глава фирмы.
Основное при составлении предложения о сотрудничестве ― это сделать его достаточно привлекательным, чтобы зацепить возможного партнера. К тексту данного документа предъявляются требования содержательности, грамотности и интересности для адресата. В идеале после получения оферты компания должна запросить у вас коммерческое предложение или прайс-лист по вашей продукции (услугам).
И хотя письмо-предложение о сотрудничестве является одним из примеров официальных документов, для него не существует общепринятого шаблона: оно составляется в свободной форме или в соответствии со стандартами конкретной компании. Цели и возможности предприятия, которому адресуют такую оферту, могут быть очень разными, поэтому и нет единого примера документа, одинаково подходящего для любых ситуаций. Обязательным является лишь соблюдение грамматических правил русского языка, соответствие текста нормам бизнес-этики и стандартам делопроизводства.
Как написать предложение о сотрудничестве: пример правильного составления документа
Перед тем как приводить примеры написания коммерческого предложения о сотрудничестве, изучим общую инструкцию по его составлению.
Приветствие
Как и другие официальные письма (например, благодарственные), коммерческое предложение о сотрудничестве адресуют либо организации в целом, либо отдельному её работнику (что не мешает созданию массовых рассылок, которые формируют у адресатов впечатление, что письмо пишут лично ему, а не сотням людей под копирку). И оно должно обязательно начинаться с приветствия, что бы ни говорили на этот счет «эксперты» из Интернета. Приветствовать можно по-разному, главное ― не опускать эту часть письма.
Наличие красивой «шапки» с логотипами и названием фирмы тоже рекомендуется.
Использование государственных символов нежелательно (даже если у вашей фирмы есть право на это): излишняя официозность может насторожить потенциального партнера, и он не станет с вами работать, предпочтя кого-то из конкурентов. Оформление и текст предложения о сотрудничестве должны демонстрировать исключительно деловые намерения вашей организации, но не её привилегии и готовность ими воспользоваться.
Приветствовать адресата нужно всегда, даже если вы печатаете коммерческое предложение на самой простой бумаге. Эта часть письма должны быть отделена от основного текста и соответствующим образом оформлена: выделена курсивом, жирным шрифтом, плашкой с орнаментом и т. п. Впрочем, превышать меру с декором и применять сразу все изобразительные средства не стоит: заголовок не должен перетягивать внимание с основной части письма.
Даже разрабатывая бланк предложения о сотрудничестве самостоятельно, найдите возможность обратиться к профессиональному дизайнеру, который даст вам ценные советы по поводу графических элементов, шрифтовых гарнитур и т. п. Практика знает много примеров, когда предложения о сотрудничестве с компанией, даже грамотно составленные, были отправлены в урну из-за неаккуратного оформления.
Письмо возможному контрагенту, «теплое» или «холодное», может быть направлено на имя:
В соответствии с адресатом выбираются и формы приветствия.
Примеры приветствий для отдельного лица:
Важный момент: даже зная фамилию адресата (а она почти всегда известна при написании «теплого» письма), включать её в текст коммерческого предложения нежелательно. Многие получатели таких писем, видя свою фамилию в них, воспринимают этот как избыток внимания или даже угрожающий намек (что неудивительно в отечественных реалиях). Реакция на письмо будет негативной. И тем более не следует упоминать фамилию получателя в «холодной» рассылке: это будет отпугивать и настораживать читателя.
Примеры уместных обращений к юридическим лицам в предложении о сотрудничестве:
В подавляющем большинстве случаев ваше письмо попадет в первую очередь в руки секретарю (если только вы не обращаетесь к ИП или очень маленькой фирме из нескольких сотрудников). Но приветствовать секретаря не следует: его обязанности сводятся к разбору и передаче входящей корреспонденции выше, а сам он никаких решений по поводу партнерства и заключения контрактов не принимает. Во избежание досадных недоразумений адресуйте любые коммерческие предложения, включая «холодные», руководителю компании либо ответственному лицу, чтобы документ точно оказался у них и не осел в корзине для бумаг у секретаря.
Заголовок
Заголовок является не менее значимым элементом предложения о сотрудничестве, чем приветствие. От основного текста его тоже визуально отделяют. Заголовок должен сразу захватывать внимание адресата, даже если вы пишете в государственную организацию (это можно проверить посредством поиска предприятия по ИНН). Грамотно составленный и оформленный документ будет прочтен, но поскольку ему придется конкурировать с массой подобных писем, однообразных и скучных, желательно как-то выделить его, сделать более привлекательным.
Пропуск заголовка и изложение сути оферты сразу после приветствия ― грубая ошибка, особенно если вы адресуете письмо государственной или полугосударственной структуре. Каким бы официальным ни был этот документ, читать его всё равно будет человек. А от первого впечатления во многом зависит результат обращения.
У каждого послания ― неважно, персональное это предложение или массовая рассылка ― должен быть собственный, индивидуально разработанный заголовок.
Есть много примеров хороших заголовков для предложений о сотрудничестве (в сфере продаж и не только), но единого, подходящего на все случаи жизни, не существует.
К примеру, коммерческое предложение от завода, изготавливающего железобетонные конструкции, может звучать так:
А вот примеры заголовков для магазинов строительных товаров:
Примеры броских заголовков для бухгалтерской фирмы:
Следует избегать слишком длинных заголовков и профессиональной терминологии. Предложение о сотрудничестве в какой-то мере можно рассматривать как пример художественного текста. Малопонятной лексике в нём не место. Уточнить интересующие моменты получатель письма сможет и позже, в ходе переговоров о заключении контракта и при работе над ним. Не пытайтесь предвосхитить все возможные вопросы.
Можно обратиться к профессиональному копирайтеру, если с помощью коммерческого предложения вы хотите получить максимальный эффект. Составление только части документа обойдется вам дешевле, чем заказ всего текста, и на адресата будет оказано нужное воздействие, чтобы он прочел письмо до конца.
Если вы создаете предложение о сотрудничестве сами, без участия дизайнера, то отдавайте предпочтение разреженным, хорошо читающимся шрифтам. Длинное тире тоже уместно в заголовке ― оно делает его похожим на лозунг.
Смысл предложения
Сочинив заголовок, переходите к составлению основного текста. Сутью предложения является описание товаров и услуг, которые вы продаете (без излишней детализации, чтобы читатель не заскучал и не отбросил ваше письмо на середине).
Описывать свою продукцию следует, исходя из собственных интересов. Чего вы хотите добиться посредством сотрудничества? Продвинуть свою франшизу, обрести право пользоваться производственными мощностями, получить помощь и дополнительные ресурсы для работы над тем или иным проектом?
К примеру, завод железобетонных конструкций, планирующий открытие филиала в соседнем регионе и нуждающийся в сторонних мощностях, будет рассылать потенциальным контрагентам предложение следующего содержания:
Суть предложения должна быть сформулирована емко и кратко (даже если охватывает несколько самостоятельных проектов и направлений деятельности). Все детали можно будет подробно обсудить позже, при разработке договора, а коммерческое предложение предназначено лишь для того, чтобы адресат уловил смысл вашего запроса.
Завлечение адресата
Чем можно убедить возможного контрагента в прибыльности и выгодности сотрудничества? Всеми доступными средствами. Это, к примеру, автономия в решениях, готовность компенсировать все затраты, предоставление скидок, повышение прибыли от продаж.
Но эти обещания должны быть реалистичными. 99,9 % от суммарной прибыли либо лидерство на европейских рынках ― примеры неосуществимого, что сразу насторожит контрагента.
Приведем образец удачного и грамотного привлечения внимания адресата.
Контакты
Коммерческое предложение о сотрудничестве всегда заканчивается контактными данными, чтобы получатель мог оперативно связаться с вашей фирмой, уточнить все интересующие моменты, назначить встречу или презентацию, а в будущем ― подписание договора. Желательно указать не только телефоны (мобильный и городской, а также номера отделов компании), но также и email, юридический адрес, ссылки на корпоративные страницы в социальных сетях. Это не тот случай, когда нужно опасаться перегрузить читателя информацией. Наоборот, чем больше каналов связи у него будет, тем проще ему с вами связаться. А значит, выше вероятность сотрудничества.
Благодарность
В самом конце поблагодарите адресата за то, что он уделил внимание вашему предложению. Панибратский и заискивающий тон допускать нельзя, но и слишком сухое прощание оставляет неприятное впечатление. Используйте стандартные фразы из нижеприведенных примеров: «Искренне надеемся на сотрудничество!», «С благодарностью за уделенное время и с надеждой на дальнейшее сотрудничество», «Желаем успехов и процветания вашей компании!»
Благодарность выделяют в отдельный абзац, чтобы она не сливалась с остальным письмом.
13 дополнительных советов по составлению предложения о сотрудничестве
Как усилить предложение о сотрудничестве, чтобы его не «похоронить»
Чтобы усилить предложение о сотрудничестве, используйте:
- Факты ― чтобы придать веса и достоверности вашим словам.
- Результаты исследований ― играют ту же роль, что и факты.
- Цифры ― по убедительности превосходят словесные описания.
- Расчеты и выкладки ― покажите клиенту или будущему партнеру, как он сможет увеличить свою прибыль благодаря вам.
- Картинки ― они наглядны и хорошо запоминаются.
- Таблицы, графики ― прекрасно демонстрируют динамику роста.
- Перечень клиентов ― хорошо, если среди них есть известные личности, организации, бренды (это укрепляет доверие к вам).
- Отзывы, истории клиентов ― людям нравятся чужие истории, особенно с хэппи-эндом. Пусть ваши текущие партнеры опишут сотрудничество с вами.
А вот примеры того, что вредит любому предложению о сотрудничестве:
Примеры других ошибок при составлении делового письма с предложением о сотрудничестве
Рекомендации профессионалов помогут вам написать идеальное коммерческое предложение о сотрудничестве. Есть и другой вариант, старый и проверенный: учиться на чужих примерах, чтобы не повторять промахов конкурентов. Вот примеры самых распространенных ошибок в предложениях о сотрудничестве с компанией:
- Перечислять достоинства своей компании списком.
Все эти похвалы самим себе должны быть подкреплены доказательствами. Как убедить, что ваша продукция (услуга) ― самая качественная и выгодная по цене? Например, привести отзывы клиентов, уже попробовавших её. Хорошо, если это будут известные персоны (артисты, знаменитые спортсмены, телеведущие и т. п.) либо другие медийные лица ― представители компаний с надежной репутацией. Увлекательные истории клиентов об опыте использования продукта тоже отлично работают. В конце рассказа должны быть итоги применения товара, желательно с цифрами и фактами. Кроме того, обязательно напишите, какую прибыль извлекли другие ваши партнеры от сотрудничества с вами.
- Писать слишком скупо и кратко.
Краткость, конечно, сестра таланта, но лишь до тех пор, пока она не мешает читателю понять смысл текста.
Одна страница ― предельно допустимый размер предложения о сотрудничестве. Однако если вы не уместились в этот объем, то перейдите на следующую страницу и доведите свою идею до конца. Человек дочитает текст, если он заинтересовался.
- Повторять основную мысль.
Для вящей убедительности авторы предложений о сотрудничестве возвращаются к одной и той же идее по нескольку раз, раскрывая её с разных сторон. Но, если вы предлагаете потенциальному контрагенту нечто действительно стоящее, он и сам это поймет. Не нужно «вдалбливать» одну мысль на протяжении всего текста.
- Перегружать письмо цифрами.
Финансовые расчеты ― солидный аргумент в пользу сотрудничества. Казалось бы, они придают вес любому документу. Но, если это ваш первый контакт с потенциальным контрагентом, не нужно обрушивать на него все расчеты в первом же письме. Укажите ожидаемый уровень рентабельности, а прочие выкладки продемонстрируете при личной встрече. Это подстегивает интерес.
- Писать сложно, заумно, громоздко.
Коммерческое предложение должно быть, прежде всего, понятным. Пишите живым, простым и ясным языком, не скатываясь в канцелярит или научный стиль. Короткие фразы с некоторой недосказанностью влияют эффективнее, чем правильные, громоздкие предложения на полстраницы.
- Копировать чужие формулировки.
Повторяя фразы конкурентов, вы совершаете те же ошибки, что и они. Ваша цель ― не просто расхвалить свой товар или услугу, потому что так делают все, но и показать его уникальность, незаменимость, высокий уровень качества. Избегайте рекламных штампов и навязших в зубах оборотов! Докажите, что ваш товар исключительный, а сотрудничество с вами выгодно для компании.
- Рассылать всем одинаковые предложения о сотрудничестве.
Некоторые фирмы забрасывают своих потенциальных партнеров одинаковыми предложениями. Такие письма, в которых отсутствует даже намек на индивидуальность, обычно остаются без ответа, и о сотрудничестве остается только мечтать.
Предложения читают живые люди, и они хотят почувствовать, что текст адресован именно им и их компании, а не какому-то безликому получателю.
- Хвастаться.
Неумеренное и неаргументированное самовосхваление вызывает только скептическую улыбку и у ваших знакомых, и у потенциальных деловых партнеров. Качество товара или услуги должно говорить само за себя, тогда контрагент сможет проверить его по другим каналам и убедиться, что ваши слова обоснованы. Красочное хвастовство само по себе неубедительно. Действуйте тоньше: включайте в свое предложение о сотрудничестве, к примеру, экспертные оценки, отзывы; оставляйте деликатные намеки.
Правила написания предложения о сотрудничестве в социальных сетях
У многих людей, столкнувшихся с необходимостью написать предложение о сотрудничестве, возникает проблема: как набраться смелости, чтобы обратиться к известному блогеру или «звезде». А также ― не утратить решимости писать подобные письма дальше, получая в ответ отказы или молчание.
Это забавно: те же люди нисколько не боятся создавать и вести профили своего бизнес-проекта в социальных сетях, развивать производство или продажи, набирать персонал и формировать команду. А многие при этом активно практикуют такие виды досуга, как рискованное вождение, поедание шаурмы из привокзального киоска, экстремальный спорт. Но как только нужно написать письмо о сотрудничестве, накатывает страх.
Вся проблема заключается в получении отказов. Это всегда болезненно. Но избежать их невозможно, можно лишь минимизировать их количество. Впрочем, любой отказ (даже жесткий) ― это:
- тоже какой-то результат;
- еще не конец: ваше предложение не стодолларовая купюра и не может нравиться абсолютно всем.
Но, как ни печально, 70 % всех отказов на подобные оферты ― вина авторов. Упорная осада нескольких известных персон, которые выбраны вами в качестве потенциальных партнеров, бомбардирование их письмами ― неудачная тактика. Направьте усилия на поиск новых платформ для размещения рекламы, правильный подбор адресатов и выбор удачного момента для контакта с ними.
Примеры наиболее популярных ошибок в предложениях о сотрудничестве с блогерами:
- Некоторые авторы предложений о сотрудничестве совершенно не стесняются предлагать свой товар или услугу (платок, ожерелье, игрушку) в подарок, тут же приписывая, что ожидают в ответ на это публикацию отзыва в социальных сетях. В чем здесь ошибка? В том, что либо вы отдаете нечто безвозмездно, либо по бартеру, прося об услуге взамен. Получается некоторая путаница.
- Не менее популярен в предложениях о сотрудничестве такой ход, как явная лесть и восхищенные похвалы адресату в начале послания. Вот примеры: «Не можем дождаться ваших новых постов», «Если бы не Вы, в «Инстаграме» нечего было бы смотреть», «Выучил ваш блог почти наизусть» и т. п. Настоящая, идущая от души похвала, конечно, приятна (особенно от подписчика), но коммерческое предложение ― это всё-таки деловое письмо, а не послание от фаната. Придерживайтесь делового стиля речи.
- Рассылать письма, написанные под копирку, нескольким известным блогерам. Каждый из них ― известная личность, ежедневно получающая множество шаблонных посланий от подписчиков: «Просто потрясающий блог!», «Какой стиль, какая энергетика!», «Ждем каждый пост с огромным нетерпением!». Кроме того, они общаются и друг с другом, поэтому, обнаружив, что вы всем пишете одно и то же, блогеры не станут иметь с вами дел.
Каковы же принципы составления правильного предложения о сотрудничестве?
Трезво оценивайте пользу и выгоду своего предложения. Перед тем, как предлагать блогеру бартер, поинтересуйтесь его расценками на публикации. Возможно, заказные посты у него стоят от 40 тыс. руб., и тогда предлагать в обмен на публикацию брелок или небольшую игрушку просто неприлично.
Стоимость того, что вы предлагаете, должна быть сопоставима со стоимостью поста. Если же этот человек вообще не пользуется подобными товарами или услугами, предложите просто заплатить ему.
Несколько примеров писем с коммерческим предложением о сотрудничестве
Чтобы оферта получилась привлекательной и мотивировала к взаимной работе, ознакомьтесь с удачными примерами написания коммерческого предложения о сотрудничестве, созданными другими компаниями. Посмотрите разные варианты. Не нужно целиком копировать чужой текст, изменив только контактные данные и названия, ― это считается плохим тоном в деловом общении (и есть большая вероятность опозорить свою организацию, если контрагент уже читал оригинал этой оферты). Пользуйтесь чужими примерами только для вдохновения и чтобы понять, какие письма действительно работают.
Пример первый
Пример второй
Пример третий
Пример четвертый
Пример пятый
На основе этих примеров писем о сотрудничестве вы можете разработать собственное. Используйте все возможности коммерческого предложения в полной мере!
Источник: sales-generator.ru