Что такое депонированная зарплата

Термин «депонирование» берет истоки от латинского значения depono — «кладу, оставляю». Он сродственнен таким словарным значениям как «депозит», «депонент". Отсюда проясняется и смысл термина «депонирование» — он отражает процесс организованного хранения чего-либо. В нашем варианте — денежных средств физического лица. Получается, депонированная зарплата – это зарплата, которая находится на сохранении в банке у предпринимателя — работодателя, и ждет, пока работник надумает её получить. Поводы не получения заработанных средств трудящимися могут быть различными. Ключевой момент всей ситуации таков — когда весь коллектив предприятия является в нужное время за зарплатой, то работник N так и не приходит за ней. Такая ситуация требует ряда действий, направленных на решение проблемы, и от бухгалтера и от опоздавшего получателя.

Когда происходит депонирование вовремя не востребованных средств?

Обстоятельства, когда наемному работнику осуществляются переводы посредством банка, нас не интересуют. В этом варианте деньги автоматически перечисляются на карту, и совершенно все равно, где и что «в час икс» делает получатель. Особенность ситуации кроется в том, что «депонированная зарплата» относится к кассовым видам операций, а раздача людям заработанных средств через кассу происходит в четко назначенные дни. «Кассой» может называться огороженный участок внутри помещения, под нее может отводится и отдельный кабинет или комната. Не суть важно. Главное, чтобы они отвечали всем условиям, которые требуются для содержания денег. И был грамотный специалист, осознающий свою материальную ответственность и знакомый с кассовой дисциплиной.

Когда дело касается заработной платы, определенный процент предпринимателей не пользуется банковскими услугами. Но отнюдь не потому, что они не хотят идти «в ногу со временем», а просто ими движет предпринимательский расчет и экономия. Особенно, если это маленькая фирма с очень небольшим штатным набором — при небольшом количестве сотрудников, обращаться к банкирам финансово более затратно и нерентабельно, чем просто рассчитаться с работниками посредством кассы. Бывает, конечно, что, в силу консерватизма руководителя предприятия, все сотрудники получают заработанное наличным расчетом.

Каковы сроки по выдаче зарплаты через кассу?

Итак, деньги в кассу поступили, однако, после всех выплат, некоторая сумма на балансе все же осталась не выплаченной, поскольку ее никто не востребовал. В финансовых нормативах прописаны жестко ограниченные временные сроки, в которые в кассе разрешено хранить остатки денежных средств. После раздачи зарплаты служащим, невостребованные деньги, превышающие лимит допустимых сумм в кассе, не должны храниться в ней, их ждет возвращение на банковские счета фирмы. Деньги для зарплаты хранятся в кассе организации, и, соответственно, выдаются, в течение трех-пяти дней, включая день, с которого они начинают выплачиваться.

Обычно по России это все же три дня, а вот для северных районов нашей страны сделано исключение – там «живые деньги» для зарплаты могут храниться все пять дней. Итак, если местоположение фирмы не на берегах Северного-ледовитого океана, то кассир вправе держать не востребованную вовремя сумму на предприятии три дня — пока выдается вся зарплата. Получается, с одной стороны, организация совершила действия, направленные на то, чтобы сотрудник не остался без своего заработка. С другой стороны – это не дало никаких результатов, деньги остались на фирме. Такая зарплата больше не отражается как задолженность фирмы сотрудникам – она переходит в разряд депонированных средств. Надо отметить, зарплатные средства, выплату которых задержали по вине предприятия, не могут быть депонированы.

Как правильно учитывать депонирование зарплаты?

Человек, получивший заработную плату, обязан расписаться рядом со своей фамилией в платежной ведомости. Учетный процесс может быть составлен так, что при расчете зарплаты бухгалтерия делает расчетную ведомость, а для выплаты используется платежная. Возможно существование и единой расчетно-платежной ведомости, где видны и расчет и получение средств. Деньги получает только тот человек, который указан в ведомости. Бывает так, что работник затрудняется получить свои деньги лично, тогда он вправе выдать доверенность другому лицу. Если передача зарплаты происходит по доверенности, то перед распиской в ее получении кассир отмечает «по доверенности».
цо, имеющее доверенность, расписывается в ведомости, а доверенность остается у специалиста и прилагается к документу — ведомости. Но вот отпущенное время закончилось, а в кассе "лишние" деньги — за ними не пришли даже по доверенности. Тогда кассир делает отметку «депонировано» напротив фамилий лиц, не получивших зарплату. Затем заполняется реестр депонированных сумм и в конце ведомости оставляется запись о фактически выданных и подлежащих депонированию суммах. На все выплаченные деньги создается единый расходный кассовый ордер. Сумма оставшейся, а значит потенциально отправляемой на хранение заработной платы, считается отдельно и регистрируется в ведомости. После всех сверок и проверки главным бухгалтером, ведомость закрывается и направленные на депонирование средства идут в банк на специальный счет предприятия. На сданные суммы также составляется общий расходник. Теперь зарплата обретает новый статус — называется депонированной, а сотрудник, не получивший ее – депонент. Если кассир будет медлить с отправкой денег в банк и оставшиеся средства не будут удалены из кассы, а осядут в сейфе предприятия — тогда может возникнуть случай административной ответственности, и у определенных контролирующих служб появятся претензии к деятельности фирмы.

Пример оформления депонированной зарплаты в программе 1С Бухгалтерия

Для отражения и структурирования всех депонированных сумм, рекомендуется составлять соответствующий реестр. Сейчас он не обязателен, но по факту — необходим. Данный реестр помогает оценить сложившуюся картину по задолженностям определенным работникам, если они уже изрядно накопились. В подобном реестре необходимо обозначать:

табельный номер сотрудника,
его фамилию и инициалы,
расчетный период (за который не выдана зарплата),
сумму задолженности
номер платежной ведомости,
подпись ответственного лица.

Какие проводки в бухгалтерском учете отражают депонирование средств и их выдачу?

Депонирование – это бухгалтерская операция по организации хранения временно не востребованных средств по зарплате, поэтому ее нужно отразить проводкой:

Дебет 70 — Кредит 76, субсчет 4 (расчеты по депонированным суммам). Счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами", субсчет 4 "Расчеты по депонированным суммам" предназначен специально для этого случая.

Проводка по возвращению не востребованной суммы в банк на счет фирмы выглядит так: Дебет 51 — Кредит 50

Изъятие средств из банка, уже по желанию работника, происходит по расходному кассовому ордеру, который выписывается на получение суммы, равной зарплате.

Выглядит это так: Дебет 50 — Кредит 51 — получение фирмой средств в банке, ответственном за ее обслуживание.

Дебет 76, субсчет 4 «Расчеты по депонированным суммам» — Кредит 50 (Касса) — непосредственная выдача затребованных средств.

Это стандартные манипуляции бухгалтера по депонированию и выдаче средств. Не сложный и длительный процесс, а обычная рутинная бухгалтерская работа. На ее выполнение не тратится большое количество времени, особенно если бухгалтерия не была слишком загружена на тот момент, когда работник подал заявление на выплату по своей зарплате.

Бухгалтер обязан известить работника, что его денежные средства подлежат депонированию. Для уведомления о депонировании сотруднику дается справка с информацией о состоянии его зарплаты.

Как получить депонированную зарплату?

Депонированная зарплата выдается при наличии расходно-кассового ордера. Действия специалиста нам известны, а что предпринять человеку, своевременно не получившему выплату? Заболел он, что поделаешь, доверенных лиц нет. Мало кому можно доверить сокровенное. В этом случае для ее получения нужно совершить несколько действий:

Первое — обратиться в бухгалтерию письменно, либо с устной просьбой о предоставлении не выплаченной суммы в определенный срок — сегодня, завтра, через два дня. Срок, в течение которого получаются деньги, может быть прописан в договоре предприятия, но за неимением такового, заинтересованное лицо вправе получить свои деньги незамедлительно. Для работника — это просто его зарплата, которую он хочет все-таки получить. Это для бухгалтера-кассира она приобрела такой статус, и ее немедленная выдача может быть сопряжена с некоторыми трудностями. Например, в кассе может не оказаться нужных сумм. Заявление обязательно передается секретарю компании для регистрации.
Второе — рекомендуется немного подождать. Бухгалтерия снимет деньги в банке и после этой операции совершит выплаты по зарплате. Часто это происходит в течение одного дня или вообще нескольких часов. Однако бывает, что на эту операцию уходит и несколько дней. На некоторых предприятиях прописывается установленный порядок выдачи депонированной зарплаты. Ее могут выплатить со следующей, с авансом или в день выплаты депонированных средств, если он предусмотрен договором.

В случае, когда депонент желает получить заработную плату раньше, чем он появится на работе и сможет забрать ее лично — то возможно перечисление заработка на расчетный счет в банке или на карточку работника. Однако, делается это исключительно по письменному заявлению сотрудника, при личном указании номера счета. Наличие такого заявления обязательно, но его оформление может быть произвольным.

Облагается ли налогом депонированная зарплата?

Депонированная зарплата ни налогами, ни взносами не облагается. Эти операции производятся при ее начислении. А депонированная зарплата, как правило, уже готова попасть в руки своего владельца, и к тому времени из нее произведены все требуемые законодательством налоговые вычеты. Соответственно, сумма таких денежных средств остается постоянной и не меняется только от того, что она не попала вовремя к адресату.

Что делать бухгалтеру, если зарплата так и осталась на хранении у фирмы?

Ситуации неявки депонента редко, но бывают. Особенно на предприятиях с большим числом сотрудников . Не исключено такое явление и в маленьких фирмах. Но на практике виноваты не столько трагические случаи, смерть или бесследная пропажа человека, сколько простые банальные ситуации. Да и о крупных суммах речь обычно не идет. Например, когда человек оформлен по внешнему совместительству, либо имеет несколько трудовых книжек. Тогда при его фактическом увольнении из учреждения, отделу персонала затруднительно грамотно все учесть и провести, а кассирам выдать деньги.

Когда образовываются депонированные средства, фирма имеет кредиторскую задолженность перед работником. Если человек еще работает на предприятии, ему нужно напомнить о "зависших" средствах. Возможно, он о них забыл, потому что речь шла о какой-то мелкой компенсации. Если же служащий уволился — не нужно ждать, когда пройдет время и срок давности истечет. Срок давности по невостребованной сумме — три года и рассчитывается на общих основаниях. Понятно, что при "равнодушии" работника к своим деньгам по прошествии трех лет, фирмой приобретается полное право списать задолженность на совершенно законных основаниях. Тогда сумма долга причисляется к внереализационным доходам предприятия. Это побочные доходы, их получение никак не касается основной деятельности учреждения.

Заключение и рекомендации

Депонированная зарплата – зарплата, вовремя не полученная сотрудником и вновь отправленная в банк на хранение, до ее дальнейшего востребования заинтересованным лицом, когда ему будет угодно. Не получивший не обязан отчитываться в бухгалтерии, почему его не было. Депонирование (хранение) — обычная бухгалтерская операция в рамках действующего закона РФ.

Рекомендации:

Работникам:

Такую зарплату можно получить когда угодно, по требованию. Не стоит слишком затягивать с получением. Исключение — что-то упущено, о чем-то забыто, а бухгалтерия об этом не проинформировала.
ли в течение трех лет работник так и не увидел свою зарплату или сумма была настолько мала, что он о ней забыл, законодательством РФ определен общий срок исковой давности, равный трем годам. Три года спустя работник уже не сможет затребовать свои сбережения, потому как в силу вступает разрешение о списании денежных остатков по зарплате. Поэтому только в течение трех лет у работника есть время, чтобы все-таки получить зарплату в бухгалтерии, или, при необходимости, в качестве истца потребовать ее в судебном порядке.

Бухгалтерам и руководителям:

Если в кассе фигурирует не выплаченная денежная сумма, желательно поинтересоваться, почему ее не забрали ни в установленный срок, ни позже, в качестве депонированной. И выплатить по первому запросу. Стараться не пускать на самотек случаи, когда на счетах фирмы долго «висит чья-то неизвестная», уже потерявшая своего владельца сумма. Существует вероятность возникновения спора с работником, когда он все-таки «поздно, но спохватится». Да и вообще у работодателя в дальнейшем гипотетически могут быть проблемы судебного характера по этому поводу. В конце концов ему придется назначить и заплатить компенсацию сотруднику. Необходимая компенсация к выплате складывается из размера ставки Банка России.

Пример ситуации с получением депонированной зарплаты:

Гражданин Петров Г. А. работает в ООО «Эверест» по трудовому договору. Он содержит вот такие условия, касающиеся депонированной зарплаты: деньги выдаются, если в кассе имеется необходимое количество наличных и только по письменному заявлению работника в день обращения. Не задерживаются более пяти дней с момента обращения, если нужен предварительный заказ в банке.

Дата получки в ООО «Эверест» в десятых числах. Этот срок оговорен и в положении об оплате труда. Десятого Петров Г. А. находился дома по болезни и на работе оказался лишь восемнадцатого апреля. Его заработок был депонирован — доверенных лиц на получение зарплаты у него не было. Когда после болезни он пришел на службу, то принес заявление с просьбой о выдаче своего сохраненного заработка. Нужной суммы в кассе тогда не случилось. Поэтому бухгалтер подала заявку на снятие наличных с счета в банк и получила искомую сумму только двадцать первого числа. В конце дня она уже была у Петрова Г. А.

Мнение эксперта:

Надо сказать, это крайне редкое явление, на практике многим специалистам оно почти уже не встречается. А если и произошел какой-нибудь разовый прецедент, кассир на короткое время, если знает, что сотрудник скоро появится, может отложить сумму в сейф, хотя это уже не правильно. Или даже может взять расходный ордер и деньги, и поехать к человеку, если он в больнице, например, и отдать ему деньги на месте. Зарплата нужна всем и быстро. Но даже если это не частое явление, все равно грамотный бухгалтер-кассир должен знать о депонировании хотя бы в общих чертах. Эти знания пригодятся в случае смерти человека или других внезапных форс-мажорных ситуациях на предприятии. В последнее время на форумах встречала вопросы специалистов по теме депонирования. Например, умер сотрудник, какие документы должны предоставить родственники, чтобы получить его зарплату? И еще, это может быть не только солидная зарплатная сумма, о которой мало кто из сотрудников может забыть и не прийти за ее получением. Это могут быть маленькие суммы, оставшиеся от всякого рода компенсаций, за неиспользованный отпуск и т.д. и их обязательно надо учитывать.

www.finanbi.ru

Что это такое?

Иными словами, это наличные средства, которые не были выплачены работнику, но поступили вовремя в расположение предпринимателя или работодателя, в общем.

Если обратиться к происхождению слова, то слово «депонирования» можно точно перевести как «хранение». Само слово имеет свои корни во французском языке и походит от слова «depot», что в переводе значит «хранилище» или «склад».

Работник может столкнуться с депонированной заработной платой лишь в том случае, если он получает заработанные средства напрямую через кассу, а не через банковскую карточку. В последнем случае работник получает средства автоматически через бухгалтерию предприятия или фирмы, а не идет за ними в кассу.

Стоит также учитывать, что выдача зарплаты через кассу выгодна мелким предприятиям, ведь имея маленькое количество сотрудников использовать услуги банка просто финансово невыгодно, проще рассчитаться с работниками путем выдачи заработанного через выручку в кассе. Но бывают случаи, когда сотрудник по той или иной причине не смог забрать средства и тут вступает в дело депонирование.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему обращайтесь через форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефонам:

Москва: +7(499)350-66-30.
Санкт-Петербург: +7(812)309-36-67.

В каких случаях может возникнуть необходимость депонирования зарплаты?

Бывают случаи, когда работники или сотрудники не получают в нужное время заработную плату, именно тогда и происходит депонирование заработной платы. Важно знать, что расчет налогов и различных взносов не влияет на депонирование, ведь все нужные расчеты проводятся в момент начисления заработка, а не в момент получения или депонирования.

Сроки хранения

Существует определенное время, установленное директором фирмы или предпринимателем, за которое нужно рассчитаться со всеми сотрудниками предприятия.

В случае, если ЗП не была получена в срок, она будет считать депонированной, а сам получать – депонентом.

Срок получение депонированной зарплаты не существует, если работник по какой-то причине не получил ЗП, по истечению срока хранения ЗП в кассе он обращается в бухгалтерию предприятия и получает уже депонированную заработную плату в любое рабочее время.

Важно знать, что срока исковой давности по депонированию ЗП не установлено законодательством РФ, тем не менее, есть общий срок исковой давности, который равен трем годам. За это время в судовом порядке истец может затребовать выплату через суд, в случае, если того требует ситуация.

Как выдать депонированную заработную плату

Действия работника

Выдача работнику депонированной ЗП происходит по расходному кассовому ордеру. Конечно, если в кассе присутствует нужная сумма для выплаты в день, когда работник затребовал выплату депонированной заработной платы.

В противном случае человек вынужден ожидать, пока бухгалтерия затребует нужные средства в банке и сможет произвести выплаты, обычно на это уходит не больше одного рабочего дня, а то и несколько часов.

Алгоритм действия работника в случае получения депонированной зарплаты крайне прост:

Обратиться в бухгалтерию с заявлением о требовании выплаты депонированный заработной платы в определенный срок (сегодня, завтра или в нужное вам время).
Ожидать ответа бухгалтерии.
Получить депонированную ЗП, после проведения всех нужных операций бухгалтером.

Действия бухгалтера

Как и любые другие денежные операции проводимые бухгалтерией депонирование зарплаты работника отражается в соответствующей бухгалтерской проводке по счету бухучета.

Примеры бухгалтерских проводок:

Дебет 70 (Расчеты с работниками по ЗП) – Кредит 50 (Касса).
Дебет 70 (Расчеты с работниками по ЗП) – Кредит 76, субсчет 4 (Расчет по депонированной ЗП).
Когда определенная часть зарплаты или вся ЗП была не выплачена в связи с болезнью конкретного работника или другой причиной.
Дебет 51 (Расчетный счет) – Кредит 50 (Касса).
Согласно требованиям Центробанка РФ в случае, если работник не получил зарплату, средства должны быть возвращены на расчетный счет предпринимателя, чтобы потом была возможность выплаты депонированной ЗП.

Таким образом, мы видим, что бухгалтерские операции по депонированию заработной платы не являются сложными или длительными, это обычная бухгалтерская работа, которая выполняет в считанные минуты, а может и часы, если бухгалтерия была загружена в момент подачи заявления о получении депонированной зарплаты.

Что представляет собой уведомление о депонировании зарплаты?

Для этого существуют уведомления о депонировании ЗП. На вид это простая справка, которая доносит до работника конечную информацию о состоянии его ЗП.

Алгоритм действий после получения уведомления о депонировании ЗП мы описали выше.

Что делать, если за зарплатой никто не пришел?

Как мы упоминали выше, если за заработной платой не явился работник или его доверенное лицо с распиской, ЗП через несколько дней депонируется. Исходя из законодательства РФ, бухгалтер обязан возвратить денежные средства на счет предприятия в банке в течение предписанного срока.

zakonguru.com

Причины депонирования заработной платы

В соответствии с п. 2 указания Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У, юридические лица обязаны установить лимит наличных денежных средств, которые могут храниться в кассе организации. Накопление средств, размер которых превышает указанную сумму, допустимо лишь в дни выдачи зарплаты, пособий, стипендий и некоторых других видов выплат. Если по какой-либо причине (например, в случае временной нетрудоспособности, нахождения в отпуске без сохранения заработной платы, выполнения государственных обязанностей и т. п.) работник не смог своевременно получить заработную плату, излишки средств отправляются обратно в банк, а зарплатная ведомость закрывается.

Очевидно, что депонированную заработную плату выплачивают лишь в том случае, если денежные средства выдаются работникам наличностью через кассу. Если же деньги перечисляются на банковские счета работников, необходимость в учете депонированной зарплаты отпадает.

Как производится выплата депонированной заработной платы?

Точный порядок и сроки выплаты депонированной зарплаты должны быть установлены положениями локальных нормативных актов, действующих на предприятии.

Как правило, депонированная зарплата выплачивается:

в следующий установленный на предприятии день выдачи заработной платы или аванса;
в определенный день, отведенный для выдачи депонированной заработной платы.

В некоторых случаях (например, когда установленный для организации лимит наличности, которая может храниться в кассе, позволяет держать в ней некоторое количество свободных средств) работник может получить зарплату непосредственно в день обращения к работодателю с соответствующим требованием.

Если же денег в кассе нет, а дожидаться установленного дня работник не хочет, он может обратиться в бухгалтерию предприятия с соответствующим заявлением, указав в нем желаемую дату выдачи денежных средств. Работодатель не имеет права отказать работнику в удовлетворении его волеизъявления и обязан запросить средства в банке сразу же после получения требования. Отказ в выдаче заработной платы является нарушением положений ст. 136 Трудового кодекса РФ и может быть оспорен посредством обращения в трудовую инспекцию или суд.

В течение какого времени может быть выдана не полученная в срок заработная плата?

Согласно разъяснениям, которые были даны в письме ФНС РФ «О сроке исковой давности в отношении задолженности…» от 6.10.2009 № 3-2-06/109, срок исковой давности по депонированной заработной плате составляет 3 года с того дня, когда она должна была быть выплачена работнику. В том случае если по истечении указанного срока работник так и не обратился к работодателю с требованием о выплате денежных средств, задолженность может быть списана.

Если работнику за 3 года не была выплачена депонированная заработная плата — проводка по ее списанию составляется следующим образом:

Счет Дт	Счет Кт	Проводка	Сумма
76.4	91	Списание депонированных средств в качестве внереализационных доходов	Сумма депонированной зарплаты

К какой задолженности относят расчеты по не выданной в срок заработной плате? Невыплаченная заработная плата: порядок депонирования

Расчеты по депонированной заработной плате относят к кредиторской задолженности предприятия. Их учет должен вестись отдельно для каждого работника предприятия с использованием Книги аналитического учета депонированной заработной платы, денежного довольствия и стипендий, утвержденной приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н.

П. 6.5 указания Центробанка РФ «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У установлен порядок, в котором должна быть депонирована невыданная заработная плата:

в последний день, установленный для выдачи зарплаты, кассир проставляет в ведомости оттиск штампа или вручную пишет слово «депонировано» напротив фамилий работников, которые не получили причитающиеся им средства;
производится расчет итоговой суммы выданной и депонированной зарплаты и их сверка с суммой, указанной в расчетной ведомости;
ведомость визируется кассиром и передается на подпись главному бухгалтеру предприятия;
депонированные средства сдаются в банк.

Налогообложение депонированной зарплаты и уплата страховых взносов

В соответствии с п. 3 ст. 226 Налогового кодекса РФ, обязанность работодателя по уплате налога с дохода работника возникает в день фактической выплаты ему денежных средств, а не в день получения этих средств из банка. Это значит, что депонирование заработной платы является прямым основанием для увеличения срока, в течение которого НДФЛ перечисляется в бюджет. В этом случае работодатель должен уплатить налог не позднее дня, следующего за днем выплаты зарплаты.

А вот уплатить страховые взносы в установленные сроки работодателю придется даже в том случае, если заработная плата была депонирована. В соответствии с положениями п. 1 ст. 424 Налогового кодекса РФ, датой осуществления выплат работнику является дата начисления заработной платы, а не ее фактической выдачи. П. 3 ст. 431 Налогового кодекса РФ устанавливает срок, в течение которого необходимо произвести уплату взносов — это нужно сделать не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным.

Как депонирование заработной платы отражается в бухгалтерском учете: составляем проводки

Если депонирована невыданная зарплата — проводка должна найти свое отражение в соответствующих финансовых документах. Как правило, при депонировании наличности составляется не одна, а несколько проводок, которые фиксируют не только перевод средств в разряд депонированных, но и их дальнейшее движение на расчетный банковский счет и обратно в кассу с целью последующей выдачи работникам.

Учет депонированной заработной платы на предприятиях выполняется в следующем порядке:

1. Депонирована невыплаченная заработная плата — проводка выглядит следующим образом:

Счет Дт	Счет Кт	Проводка	Сумма
70	76.4	Депонирование неполученных средств	Сумма невыданной зарплаты

2. Перечисление депонированных средств на расчетный банковский счет компании. Составляется следующая проводка:

Счет Дт	Счет Кт	Проводка	Сумма
51	50	Зачисление денег на банковский счет организации	Сумма невыданной зарплаты

3. Получение в банке наличности для выплаты депонированной зарплаты с составлением следующей проводки:

Счет Дт	Счет Кт	Проводка	Сумма
50	51	Получение в банке наличных средств, подлежащих выплате	Сумма выплаты

4. Выдача депонированной заработной платы — проводка имеет следующий вид:

Счет Дт	Счет Кт	Проводка	Сумма
76.4	50.1	Выдача депонированной зарплаты из кассы	Сумма выплаты

Указанные проводки депонированной заработной платы обязательны к составлению во всех случаях, когда на предприятии возникает необходимость в депонировании наличности, подлежащей выдаче работникам в качестве зарплаты.

Итак, под депонированной заработной платой понимаются наличные средства, которые должны были быть выплачены работнику (или работникам) предприятия, но по какой-либо причине не были получены им и остались в кассе. Такие средства должны быть перечислены на расчетный счет организации, а затем вновь получены наличностью для выплаты работникам.

Каждая операция в ходе движения депонированных денежных средств должна найти свое отражение в виде соответствующей проводки. Если депонирована не полученная в срок заработная плата — проводка состоит из двух счетов и составляется предельно просто. Всего при депонировании зарплаты потребуется составить четыре проводки.

***

Таким образом, само по себе возникновение депонированной заработной платы не является нарушением действующего законодательства, однако несвоевременная выплата депонированных средств работнику может повлечь за собой трудовой спор.

nsovetnik.ru

Депонирована не выданная (не полученная в срок) заработная плата. Куда относят расчеты по депонированной зарплате

Депонированной называется зарплата (далее — ЗП), начисленная работодателем, но не полученная сотрудником вовремя. В настоящий момент, когда выплата вознаграждения за труд нередко производится в безналичной форме на карточные счета работников, проблема депонирования ЗП встает только перед работодателями, выдающими зарплату сотрудникам в наличной форме.

Денежные средства, накопленные в кассе сверх определенного лимита, подлежат передаче в банк на хранение (см. п. 2 указания ЦБР «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У, далее — указание № 3210-У)). Однако в день выдачи ЗП превышение такого лимита допускается. В целом превышение лимита кассы позволительно в течение 5 дней, включая день снятия со счета наличных денежных средств на выдачу ЗП (п. 6.5 указания № 3210-У). После этого невыданная ЗП подлежит депонированию.

После депонирования ЗП у работодателя перед работником возникает кредиторская задолженность (см. также статью по ссылке Срок исковой давности по кредиторской задолженности — 2016). Погашение такой задолженности произойдет после выдачи работнику ЗП, списание — после окончания срока исковой давности.

Тот факт, что сотрудник не явился за получением ЗП в надлежащие сроки, не лишает его права получить ее позже, а работодатель, в свою очередь, не правомочен провести ее списание до того, как истечет срок исковой давности.

До истечения срока исковой давности депонированные суммы ЗП не могут быть списаны не с бухгалтерского, ни с налогового учета (см. письма Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161, ФНС РФ от 06.10.2009 № 3-2-06/109).

Реестр депонированной не выданной в срок заработной платы (скачать бланк) и иная необходимая документация

По истечении отведенного Указаниями 3210-У срока на выдачу ЗП производится сверка и учет, кто из работников не получил начисленную ему ЗП за соответствующий период, а невостребованные суммы депонируются.

Притом схема действий кассира, ответственного за выдачу ЗП, такова:

Осуществление проверки и учета работников, не получивших ЗП, и проставление отметки: «Депонировано» в графах 23 или 5 соответственно в расчетно-платежной или платежной ведомости (их стандартизированные формы Т-49 и Т-53 утв. постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1). В ведомости также прописью и цифрами фиксируется, какая сумма фактически была выдана, а какая депонирована.
Составление реестра депонированных сумм. Имеется унифицированная форма такого документа, утв. приказом Минфина РФ от 30.03.2015 № 52н (ссылка для скачивания с примером заполнения приведена ниже). Предназначение такого реестра — систематизация сведений о не выплаченных в регламентированные сроки сумм депонировано ЗП.
Составление расходного кассового ордера на сумму выплаченной ЗП. Реквизиты ордера вносятся в платежную (расчетно-платежную) ведомость. Также необходимо реквизиты такого ордера и сумму выданной из кассы ЗП зафиксировать в кассовой книге. Расходник составляется по форме КО-2, утв. постановлением Госкомстата от 18.08.1998 № 88.
Сдача неполученной ЗП для размещения на счете в банк на следующий день после завершения допустимого срока хранения наличных сумм (п. 6.5 указания № 3210-У).

Скачать стандартизированную форму реестра депонированной ЗП можно по данной ссылке:

Реестр депонированной зарплаты — образец.

На каком счете учитывается депонированная зарплата и как отражается записью на счетах ее выдача?

Учет расчетов по депонированной ЗП осуществляется по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», субсчету 4 «Расчеты по депонированным суммам».

При этом самыми первыми бухгалтерскими проводками после сведения данных по выданным суммам ЗП и по депонированным, будут следующие:

Дебет 70 Кредит 76.4 — депонирование неполученных средств, проводимая сумма равна сумме не выданной ЗП, подлежащей депонированию.
Дебет 51 Кредит 50 — перечисление денег на расчетный счет организации в банке, проводимая сумма равна сумме не выданной ЗП.

Необходимо отметить, что хотя ЗП депонируется в данном случае, а срок, когда она будет востребована (и будет ли востребована вообще), неизвестен, работодатель обязан в установленные законом сроки произвести уплату сумм во внебюджетные фонды, т. к. согласно п. 1 ст. 424 Налогового кодекса РФ моментом произведения выплаты сотруднику является день начисления ему ЗП, а не день ее выплаты по факту.

Удержание же налога на доходы физлиц производится уже в момент фактической выдачи суммы ЗП на руки (п. 3 ст. 226 НК РФ).

Как мы уже обозначили, счет депонированной заработной платы в проводках — 76.4. Рассмотрим проводки, с помощью которых производится учет ее выдачи:

Дебет 50 «Касса» Кредит 51 «Расчетный счет» — получение в банке наличных денег, подлежащих выдаче, проводимая сумма равна сумме выплат.
Дебет 76.4 «Расчеты с персоналом по оплате труда» Кредит 50.1 «Касса организации» — выдача депонированной ЗП из кассы работодателя, проводимая сумма равна выплачиваемой сумме.

Выплата депонированной зарплаты: если зарплата должна быть выдана из кассы

Депонированная ЗП может выдаваться работнику:

В день очередной выдачи ЗП в соответствии с утвержденными в организации сроками.
Любой иной день, согласованный работником и работодателем. При этом депонированная сумма вполне может быть выдана работнику непосредственно в день обращения, если имеющийся в кассе объем денежных средств позволяет это сделать.

Отказ работодателя в выдаче депонированной ЗП, если работник обратился за ней до истечения общего срока исковой давности, является нарушением закона (ст. 136 Трудового кодекса РФ).

Порядок выдачи наличных средств в счет оплаты труда производится по общей схеме в соответствии с указанием № 3210-У: кассир оформляет расходник по форме КО-2, а также заносит необходимые сведения в платежную или расчетно-платежную ведомости. При этом подпись получателя денег ставится во всех названных документах (п. 6.2 указания № 3210-У).

Как списать депонированную зарплату

Отметим наиболее важные нюансы, которые необходимо учесть при осуществлении данной процедуры:

Срок и основания для списания. Списание может быть осуществлено по истечении общего срока исковой давности, т. е. если ЗП не была востребована работником в течение 3 лет с момента, когда она должна была бы быть выдана (см. письмо Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/1/161, письмо ФНС РФ от 06.10.2009 № 3-2-06/109). Если же работник обратился к работодателю до истечения этих 3 лет за ее получением, а работодатель отказал ему в этом, то у первого имеется 3 месяца на обращение в суд за защитой своих прав, т. к. ТК РФ регламентирован срок в 3 месяца именно для обращения работника в судебный орган с момента нарушения его прав, а не к работодателю — с момента начисления ЗП.
Бухучет. Списание депонированной ЗП производится по такой проводке: Дебет 76.4 Кредит 91.1 — суммы депонентской задолженности с истекшим сроком исковой давности в расчетах с работниками предприятия списаны на прочие доходы организации, сумма проводки равна сумме списанной кредиторской задолженности.
Налоговый учет. Внереализационные доходы, в счет которых будет списана невостребованная депонированная ЗП, могут относиться только к тому отчетному периоду (году), в котором срок исковой давности по кредиторской задолженности завершился (см. письмо ФНС России от 08.12.2014 № ГД-4-3/25307@).

Итак, депонирование ЗП — это вынужденная мера организации, обязанной сдавать на хранение в банк все суммы наличности из кассы, превышающие установленный лимит. Депонированная ЗП может быть востребована работником в течение 3 лет со дня, когда она должна была быть им получена.

По истечении срока исковой давности невостребованная ЗП может быть списана. внереализационные доходы.

rusjurist.ru

Алгоритм действий кассира и бухгалтерии при депонировании заработной платы

За своей заработной платой работник может обратиться в течение трёх дней, начиная с установленного срока её выдачи. По истечении данного срока кассир:

напротив фамилии не получившего зарплату работника в расчётно-платёжной (форма Т-49) или платёжной (форма Т-53) ведомости ставит штамп или пишет «депонировано», в конце ведомости указывает суммы выплаченной и депоминнированной зарплат (суммы записываются в графу «Межрасчётные выплаты»), сверяет их с общим итогом по платёжной ведомости и расписывается;
составляет реестр депонированных сумм;
оформляет расходный кассовый ордер (№КО-2) на сумму фактически выплаченной зарплаты, пишет его номер и дату заполнения на платёжной ведомости, заносит его реквизиты и выплаченную сумму в кассовую книгу.

Недополученная (депонированная) зарплата согласно Положению Банка России о лимите денег в кассе возвращается на расчётный счёт организации. Сумму её кассир заносит в реестр. Такие реестры составляют после каждой выдачи зарплаты, если она не была получена кем-либо из работников.

Бланк реестра может разработать сама организация. Но в любом случае там прописываются ФИО работника, табельный №, итоги, сумма зарплаты выданной и депонируемой.

Ещё один документ, необходимый к заполнению – книга учёта депонентов. В отличие реестра, здесь в обязательном порядке указывается номер расходного кассового ордера, оформляемого при выдаче депонированной зарплаты. Данные о таковой зарплате приводятся здесь за год. В книге 12 граф, в которых можно поставить отметку о выдаче зарплаты – по числу месяцев.

Но если по итогам года здесь продолжают числиться невыданные суммы, информация о них переносится в новую книгу. Каждая такая книга учёта сохраняется в течение пяти лет, исключая случаи, когда документы используются в судебных делах.

При этом дата, служащая точкой отсчёта для хранения книги – не дата депонирования зарплаты, а 1 января года, идущего за годом появления кредиторской задолженности.

Если депонированные суммы выплачиваются, делается запись по дебету счёта 76-4 и кредиту счетов учёта денежных средств:

50 –при выдаче зарплаты из кассы организации,
51 – при перечислении её на счёт сотрудника в банке.

Зарплатные операции отражаются в бухгалтерском учёте по следующим проводкам:

Дт70Кт76-4 – когда обнаруживается депонированная сумма,
Дт51Кт50 –когда сумма из кассы возвращается в банк,
Дт50Кт51 – когда сумма из банка возвращается в кассу и выдаётся работнику.

Пошаговая инструкция по депонированию заработной платы содержится в этом видео-уроке:

Депонированная заработная плата и налоги

Депонирование никак не влияет на налогообложение и зарплату работника, поскольку к моменту выдачи зарплаты налоги уже перечислены в бюджет. Данный процесс регулирует положение Центробанка России 2011 года. НДФЛ перечисляется не позже дня получения денег на выплату зарплаты с расчётного счёта на кассу.

Приходится делать сразу три проводки:

Дт50Кт51 – получение денег в кассу,
Дт68Кт51 – сумма НДФЛ,
Дт68Кт51 – оплата во внебюджетные фонды.

К моменту перечисления организация не имеет понятия, кому из работников будет выдана зарплата, а кому – нет. Депонированные суммы списываются с учётом подсчёта налога на прибыль.

Нюансы налогового учёта обусловлены способом начисления зарплаты работникам:

если она начисляется через банк и выдаётся в том месяце, в котором была начислена, разницы между учётом налоговым и бухгалтерским не возникает;
если она выплачивается по методу кассовому, то поскольку бухгалтерский учёт включает сумму депонированной зарплаты в состав расходов, а налоговый учёт – нет, то в месяце, в который была начислен зарплата, возникает ощутимая разница. В результате образуется отложенный налоговый актив (ОНА). Списание его происходит только после выдачи зарплаты.

Перечисление налоговых платежей по зарплате (НДФЛ, страховых взносов) происходит не позднее дня выдачи зарплаты, а пенсионных платежей и страховых отчислений – максимум до середины следующего месяца. Если организация работает с упрощённой системой налогообложения, наличие депонированных сумм не влияет на налоговую базу.

Выдавать депонированную зарплату организации необходимо по первому требованию работника.

Куда обратиться работнику?

За депонированной заработной платой работник может обратиться в когда угодно– к кассиру или бухгалтеру.

Если работник обращается к кассиру, тот обязан доложить об этом в бухгалтерию. Бухгалтер оформляет запрос и при необходимости отсылает заявку в банк. Если работник пишет письменное заявление, кассир передаёт его секретарю для регистрации в соответствии с правилами организации.

В некоторых случаях организация во избежание споров прописывает сроки выдачи депонированной зарплаты во внутреннем уставе. При этом днём выдачи может являться день выдачи зарплаты, аванса или отдельный специально предусмотренный день.

Если депонированная зарплата не была получена работником в срок, и он забыл о ней, он имеет право о ней напомнить в течение трёх лет и взыскать причитающиеся ему деньги (ст.196 ГК РФ).

Если работник не получает заработную плату по вине работодателя, сумму депонированной считать нельзя. Ст. 136 ТК РФ оговаривает, что работник должен получить зарплату по месту выполнения работ.

Если бухгалтерия расположена вдали от этого места, и предлагает работнику заехать непосредственно к ней, работник не обязан тратить своё время. Невыплата зарплаты в этом случае признаётся задержкой, а не депонентом.

Если работник не получил депонированную сумму по причине смерти, она выдаётся его родственникам или лицам, проживающим с покойным.

Непосредственная выдача депонированной зарплаты производится по расходному ордеру. Его номер и дата впоследствии указываются в книге депонентов. Проводятся операции только через кассу. Подсчёт суммы депонирования и выплат осуществляется в ведомости на зарплату. Платёжную ведомость заполняют по установленной форме.

Существует и специальная форма в случае. Когда начисленная зарплата не совпадает с реальной суммой к выдаче при увольнении работника или внеплановом его отпуске. Если депонированную зарплату получают сразу несколько работников, также оформляют платёжную ведомость.

В конце кассир проводит сверку, подписывает документы главный или старший бухгалтер организации, а при отсутствии их – руководитель. Надо также учесть, что если день выдачи зарплаты совпадает с праздником, зарплата выдаётся днём ранее. А срок передачи денег на расчётный счёт увеличивается на число праздничных дней.

Что делать, если сумма оказалась невостребованной?

Основаниями к списанию являются:

данные проведённой инвентаризации, подтверждённые соответствующим актом;
письменное обоснование при помощи бухгалтерской справки, где указываются время образования задолженности организации перед работником и её причина, а также обращается внимание на то, что срок исковой давности (на протяжении которого работник мог обратиться за депонированной зарплатой) истёк;
приказ или распоряжение руководителя о списании задолженности по зарплате.

Без оформления вышеназванных документов оснований для списания задолженности нет, а внереализационный доход не образуется.

Списание производится отдельно по каждому работнику. Датой учёта списанной суммы становится последний день месяца, в котором истёк срок обращения работника за депонинрованной зарплатой.

Разрешение конфликтных ситуаций относительно депонированных выплат

К сожалению, не всеми работодателями депонированная зарплата выплачивается аккуратно. Иногда о выплатах её умалчивается, либо просьбы о её выплате игнорируются. Однако работник, в течение трёх месяцев не получивший свой депонированный заработок, имеет право обратиться в трудовую инспекцию либо в суд.

На выявление и сверку сумм депонированной задолженности направлена инвентаризация расчётов организации.

fbm.ru

Кассовая дисциплина

Порядок выполнения операций регулируется положением Центрального банка № 373-П. На предприятии выделяется комната под кассу, в которой создаются условия для хранения средств (сейф, закрытый на замок). В течение тех трех дней выплаты зарплаты в помещении не должно быть посторонних лиц. У кассира должны быть такие документы:

платежная ведомость;
кассовая книга;
приходный, расходный ордера (ПКО, РКО);
ведомости выдачи и получения средств;
книга проведения операций;
ведомость учета зарезервированных средств.

Через кассу проводятся выплаты поставщикам и покупателям, пособия, стипендии, передача средств на расчетный счет, подотчет, выручка от продажи товаров и активов, любые другие перемещения наличных средств.

Деньги должны запираться в сейф, ключ от которого хранится у кассира. Назначенный на эту должность человек должен быть ознакомлен с правилами ведения операций и подписать договор о материальной ответственности. В кассе нельзя хранить много денег. Предельную сумму устанавливает руководитель, исходя из особенностей деятельности организации. Суммы, невостребованные по истечении трех лет, переносятся на доход предприятия. Книга учета депонированных средств хранится 5 лет. Отсчет начинается с 1 января года, следующего за периодом возникновения задолженности. Каждое движение средств сопровождает ордерами и записью в кассовой книге. В конце дня материально-ответственно лицо проводит сверку остатка денег с учетными данными и передает их в бухгалтерию.

Ревизии касс

Специальная комиссия в заранее установленные сроки пересчитывает наличные денежные средства в кассе, осуществляет сверку ценностей и документации. Если существуют подозрения в нарушении дисциплины или кассир заболел и его нужно временно заменить другим сотрудником, то такие ревизии проводят внепланово.

Выдача заработной платы

Для передачи средств создается расходная ведомость, в которой указывают данные каждого работника и сумму, назначенную к выплате. В этот период в кассе можно хранить деньги сверх установленных лимитов в течение трех дней. Если выдача приходится на праздники, то средства необходимо выплатить на день раньше. Если сотрудник своевременно не явился за деньгами, они подлежат депонированию.

Резервирование сумм

Депонированная зарплата — это выплаты, которые сотрудник не получил в срок по какой-либо причине. Такая ситуация может возникнуть, если человек был в командировке или заболел. По возвращении на место работы он обращается в бухгалтерию с просьбой о выдаче средств. Срок депонированной зарплаты законодательно ограничен тремя годами. Для получения денег необходимо предварительно снять их с расчетного счета в банке. Поэтому чаще всего средства выдаются в день аванса или зарплаты. Все налоги уплачиваются в период начисления зарплаты. Поэтому на момент выдачи средств сумма не меняется.

Оформление

На третий день выплаты зарплаты кассир заполняет платежную ведомость. Если напротив конкретной фамилии не стоит подпись сотрудника, то в документе делается пометка «депонировано». На эту сумму оформляется расходный ордер. После того как главный бухгалтер сверит все документы, средства возвращаются в банк на специальный счет и хранятся там до следующего дня выплаты. Если после выдачи средств лимит в кассе не превышен, то депонированная зарплата может храниться на предприятии до востребования.

В реестре по ДТ прописывается номер расходного ордера и сумма, а в графе «кредит» — дата появления задолженности. Книга депонированных сумм заводится на 1 год. Если долг не выплачен, то остаток переносится на следующий период. По истечении трех лет он списывается на основании инвентаризации расчетов и приказа руководителя. Документ оставляется отдельно по каждому работнику. Учет списанной суммы осуществляется в последний день месяца, в котором истек срок давности.

Выплата депонированной зарплаты

Сотрудник пишет заявление на имя директора с просьбой получить средства, регистрирует его у секретаря и передает в бухгалтерию. На основании этого документа производится выплата. Бумагу можно и не составлять, а обратиться устно, если это предусмотрено трудовым договором. Если платежная ведомость закрыта, то депонированная зарплата выдается по РКО. В документе указываются коды организации, наименование операции. Сотрудник в графе «получил» указывает сумму в рублях прописью и цифрами, данные паспорта и доверенности, если средства получает третье лицо. Ордер подписывается директором, главным бухгалтером и остается на предприятии.

Нарушения

По закону работодатель обязан выплатить работнику средства в полном объеме. Процедура регулируется Трудовым кодексом. Если работодатель отказывается выполнить это обязательство, сотрудник может обратиться в инспекцию по труду. Суд примет иск только после трех месяцев просрочки.

Депонированная зарплата: проводки

Зарезервированные средства учитывается на счете 76-4. Эти суммы относятся на расходы в месяц начисления. Списание депонированной зарплаты происходит через три года на счет 91 «Внереализационные расходы». Если предприятие находится на общей системе налогообложения, учет сумм может отразиться на налогах.

Депонирование денег фиксируются проводкой Дт 70 Кт 76-4. Возврат средств в банк из кассы отражается такой записью: Дт 51 Кт 50. Проводка Дт 50 Кт 51 свидетельствует, что выдана депонированная зарплата. Все записи оформляются на одну сумму. По истечении срока давности средства списываются на внереализационные расходы: Дт 76-4 Кт 91. Налоговый актив отображается проводкой Дт 09 Кт 68 субсчет «Расчеты по НПП организации».

Налогообложение

Депонирование средств не влияет на начисление обязательных платежей. Все удержания проводятся в момент учета заработной платы. Списание средств зависит от способа калькуляции налога на прибыль предприятия. Если используется метод начисления, то разницы между НУ и БУ не возникает. Если применяется кассовый метод, то отложенный актив списывается после закрытия задолженности. НДФЛ и страховые взносы уплачиваются не позднее дня выдачи заработка, пенсионные платежи — не позднее середины следующего месяца. Если предприятие действует на упрощённой системе, то депонированные суммы на базу начисления налога влияния не оказывают.

Пример

Сотрудникам предприятия 28 февраля была начислена зарплата в сумме 350 тыс. руб. Для ее выплаты 3 марта с расчетного счета было снято 304,5 тыс. руб. Эта сумма поступила в кассу. Тогда же перечислен НДФЛ в размере 45,5 тыс. руб. В период выплаты один из сотрудников не явился. Он получил свою зарплату в размере 21 750 руб. 17 марта. По результатам инвентаризации, проведенной в конце месяца, была выявлена невыплаченная депонированная зарплата, начисленная одному из сотрудников в 2011 году. Ее срок давности истекает 5 марта. Списанию подлежит сумма в 17,4 тыс. руб.

Операция	ДТ	КТ	Сумма, тыс. руб.	Первичный документ
28.02
Начислена заработная плата	20	70	350	Расчетно-платежная ведомость
Удержан НДФЛ	70	68-3	45,5	Регистр налогового учета
03.03
Удержан НДФЛ	68-3	51	45,5	Выписка банка по счету
Получены в банке деньги на оплату труда	50	51	304,5	ПКО
05.03
Выплачена зарплата за февраль	70	50	282,75	Расчетно-платежная ведомость
Депонирована невыплаченная сумма	70	76-4	21,75	Расчетно-платежная ведомость
Сумма возвращена на счет в банке	51	50	21,75	РКО
Списана невостребованная задолженность	76-4	91-1	17,4	Акт инвентаризации
17.03
Получены в банке средства на выплату депонированной зарплаты	50	51	21,75	ПКО
Выплачена работнику сумма месячного заработка	76-4	50	21,75	РКО

Заключение

Сегодня большинство сотрудников получает заработную плату на банковскую карту, но некоторые организации все еще выдают средства через кассу. Если сотрудник своевременно не являлся за деньгами, то образуется депонированная зарплата. Счет 76-4 используется для учета таких средств. Кассир в платежной ведомости делает пометку «депонировано» и оформляет РКО на соответствующую сумму.

Зарезервированные средства подлежат выплате по первому требованию сотрудника в ближайший день получения аванса. Если задержка в выдаче средств составит больше трех месяцев, то следует обращаться в суд.

businessman.ru