Если вы выплачиваете гражданам доходы, облагаемые НДФЛ, значит, являетесь налоговым агентом. И должны вести налоговые регистры (карточки) по каждому работнику. В них вы отражаете, сколько денег человеку начислено, удержано, применялся ли налоговый вычет по НДФЛ и др. (п. 1 ст. 230 НК РФ).
Раньше информация из этих карточек требовалась вам лишь для справок 2-НДФЛ. Теперь же данные, указанные в регистрах, нужны и для того, чтобы заполнить отчет 6-НДФЛ.
Так что если вдруг вы прежде не вели налоговые регистры, начните это делать хотя бы с начала этого года. Если же оформляете карточки давно, сейчас самое время провести их ревизию. Ведь отчетности по НДФЛ стало больше, а значит, и карточку кому-то нужно поменять, внести в нее дополнительную информацию.
Наши советы помогут вам оформлять налоговые регистры так, чтобы отчеты по НДФЛ вы могли заполнять быстро и без затруднений.
Форма налоговой карточки по учету НДФЛ
Форма налоговых карточек по НДФЛ не утверждена, вы выбираете ее сами и утверждаете учетной политикой. Однако в документе важно указать все сведения, необходимые для расчета НДФЛ. Их перечень приведен в пункте 1 статьи 230 НК РФ. Кроме того, полезно будет добавить в форму дополнительные данные, которые требуются для отчета 6-НДФЛ. Информацию о том, что нужно указывать карточках по НДФЛ, мы свели в таблицу (см. ниже).
Так что если вы пока не вели регистры, разработайте свою форму, включив в нее все перечисленные реквизиты. Если у вас уже есть эти карточки, например, ведутся в бухгалтерской программе, просмотрите их внимательно. И при необходимости обратитесь в фирме, обслуживающей вашу компьютерную программу, чтобы их специалисты добавили в регистры нужные данные.
Типовой бланк формы карточки мы подготовили, вы можете скачать ее бесплатно на свой компьютер. Эта форма действует в 2019 году.
Программа Упрощенка 24/7 ведет налоговый учет НДФЛ в электронном виде. Получите бесплатный доступ к программе на 30 дней и попробуйте сами. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.
Попробовать бесплатно
Таблица. Какие данные должны быть в налоговой карточке по НДФЛ
|
Реквизит |
Что указать в регистре |
|---|---|
|
Сведения о получателе дохода |
Укажите ФИО, ИНН работника, дату рождения, гражданство, реквизиты паспорта или иного документа, адрес по месту регистрации в РФ или по месту проживания (для иностранцев) |
|
Статус налогоплательщика |
Занесите в регистр налоговый статус налогоплательщика на начало года: резидент или нерезидент. Если статус поменяется, укажите эту информацию в регистре |
|
Виды и суммы доходов |
Записывайте суммы доходов за каждый месяц по видам и кодам*, а также даты их фактического получения |
|
Виды и суммы вычетов |
Укажите суммы стандартных, имущественных и социальных вычетов, которые вы предоставили работнику за каждый месяц, а также коды этих вычетов*. По социальным и имущественным вычетам запишите в налоговом регистре также реквизиты подтверждающих уведомлений из налоговой инспекции |
|
Суммы исчисленного, удержанного и перечисленного в бюджет НДФЛ |
По каждой выплате укажите сумму исчисленного налога, а также удержанного и уплаченного в бюджет. Кроме того, занесите в регистр даты удержания и перечисления налога и номер платежного поручения. Также поставьте крайний срок уплаты НДФЛ, предусмотренный НК РФ. Отметьте в регистре, если налог был не удержан, удержан излишне или возвращен работнику |
|
Фиксированные авансовые платежи |
Если у вас трудятся иностранцы на патенте, запишите в их регистрах суммы уплаченных, зачтенных в счет исчисленного налога, а также оставшихся на конец месяца авансов |
* Коды для доходов и вычетов по НФДЛ посмотрите в приложениях 1 и 2 к приказу ФНС России от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@.
Важно: вы можете добавить в форму регистра дополнительные графы и таблицы, необходимые вам. Например, указать количество детей работников и их возраст, чтобы было понятно, в каком размере предоставлять стандартный вычет. А если работник не является налоговым резидентом, целесообразно в его регистре каждый месяц записывать количество дней, которое он пробыл в России. Тогда, начисляя зарплату, вы будете знать, изменился его налоговый статус или нет.
Каждый год заводите новые карточки по НДФД
Если вы вели налоговые регистры в прошлом году, продолжать их сейчас не нужно. Распечатайте карточки за 2017 год и подшейте в папку вместе с другими прошлогодними документами. А с 1 января 2019 года начните вести новый регистр на каждого работника. Если прежде карточек на работников у вас не было, тоже начните их вести, начиная с января. Прошлогодние регистры вам тоже лучше оформить, ведь их налоговики вправе затребовать при проверке. Но это вы сможете сделать позднее.
Поясним, почему с нового года нужно оформлять новые регистры. Дело в том, что налоговый период по НДФЛ — календарный год (ст. 216 НК РФ). Поэтому доходы, полученные работником в прошлом году, на расчет текущего налога уже не влияют. Соответственно и для отчетов 6-НДФЛ вам потребуются сведения, рассчитанные нарастающим итогом с начала текущего года.
Важно: в налоговых карточках вы отражаете данные за каждый месяц и рассчитываете итоги по году. Но форму 6-НДФЛ вы будете сдавать ежеквартально. Поэтому целесообразно подводить в регистрах и промежуточные итоги за каждый квартал. Тогда в отчет вы сразу сможете включить данные за I квартал, полугодие и 9 месяцев года.
Разберитесь, когда доход считается полученным
В регистрах вы будете указывать доходы физлиц и ставить даты, когда они фактически получены. Но далеко не всегда дата фактического получения в целях расчета НДФЛ — это день, когда вы реально выплатили сотруднику деньги или передали какое-то имущество. Здесь нужно ориентироваться прежде всего на нормы, прописанные в статье 223 НК РФ, а не на фактические расчеты с сотрудником. Чтобы вам не запутаться в формулировках статьи 223 НК РФ, всю важную информацию мы изложили доступным языком и привели ее в таблице 2 на с. ##.
Таблица. Когда сотрудник получает доход в целях расчета НДФЛ
|
Вид дохода |
Дата фактического получения дохода (в этот день нужно исчислить НДФЛ с выплаты, ст. 223 НК РФ) |
Крайний срок уплаты НДФЛ в бюджет (п. 6 ст. 226 НК РФ) |
|---|---|---|
|
Зарплата |
Последний день месяца, за который начислена зарплата |
День, следующий за днем выплаты последней части зарплаты за месяц |
|
Отпускные |
День выплаты денежных средств |
Последнее число месяца, в котором выплачены деньги |
|
Пособие по временной нетрудоспособности |
||
|
Материальная помощь и прочие денежные выплаты |
День, следующий за днем выплаты денег |
|
|
Подарки в виде имущества и прочие доходы в натуральной форме |
День передачи имущества |
День, следующий за днем выплаты ближайшего дохода в денежной форме |
|
Сверхнормативные суточные, выплаченные командированным сотрудникам |
Последний день месяца, в котором утвержден авансовый отчет по командировке |
|
|
Материальная выгода от экономии на процентах по заемным средствам* |
Последний день каждого месяца, когда сотрудник пользовался заемными средствами |
* Вы должны будете удержать НДФЛ с дохода работника в виде материальной выгоды, если выдали ему беспроцентный заем, или процентный, но под ставку меньше 7,33% годовых (подп. 1 п. 2 ст. 212 НК РФ и Указание Банка России от 11.12.2015 № 3894-У).
Важно: указывайте в регистрах ту сумму дохода работника, которая была начислена, а не получена «на руки». Уменьшать на НДФЛ ее не нужно. Ведь в форме 6-НДФЛ вы также отражаете начисленные доходы сотрудников.
Доходы, облагаемые по различным ставкам, записывайте в отдельных разделах
Большинство доходов, которые вы выплачиваете работникам, являющимся резидентами РФ, облагается по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Сюда относятся зарплата, премии, отпускные, больничные и т.п. Все эти суммы вы запишете в налоговом регистре. Но если к каким-то доходам сотрудника вы применяете ставку 35%, заведите в его карточке дополнительный раздел. Тогда в первом разделе вы будете отражать доходы, облагаемые по ставке 13%, а в другом — по 35%. Например, по ставке 35% вы начисляете НДФЛ с материальной выгоды от экономии на процентах по заемным средствам (п. 2 ст. 224 НК РФ). Фрагмент заполненного регистра для доходов, облагаемых по ставке 13%, дан ниже.
Налоговая карточка за 2019 год<…> Раздел 4. Данные о полученных доходах, подлежащих обложению по ставке 13%
<…> |
|||||||||||||||||||||||||
В налоговом регистре сотрудника — нерезидента, заведите разделы для доходов, облагаемых по ставке 30%, а также 15%, если он является участником или акционером и получает от вас дивиденды (п. 3 ст. 224 НК РФ).
Отдельные страницы в карточке для доходов, облагаемых по разным ставкам, во-первых, нужны, чтобы проще было начислить НДФЛ. А во-вторых, в этом случае удобнее заполнять отчеты. Ведь в форме 6-НДФЛ доходы, облагаемые по разным ставкам, вы тоже будете отражать в отдельных разделах 1 и 2.
Важно: дивиденды облагаются НДФЛ по ставке 13% (п. 1 ст. 224 НК РФ). Однако в налоговом регистре удобно эти доходы записывать обособленно, например, в специальной таблице «Данные о полученных дивидендах». Дело в том, что в форме 6-НДФЛ суммы дивидендов и налога с них требуется отражать в отдельных строках.
Необлагаемые доходы в регистре не отражайте, а частично облагаемые записывайте (1 уровень)
Если вы выплатили сотруднику доход, которые не облагается НДФЛ, например, пособие по уходу за ребенком, в карточке его записывать не нужно (п. 1 ст. 217 НК РФ). Ведь на расчет налога эта сумма не повлияет. И в отчетах по НДФЛ ее также отражать не требуется (письмо Минфина России от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118).
Если же доход частично облагается налогом, в регистре фиксируйте выплату в полной сумме. Например, вы выдали сотруднику подарок, стоимость которого превышает 4000 руб., а НДФЛ начислили только с дохода свыше этой суммы (п. 28 ст. 217 НК РФ). Тогда запишете в карточке всю стоимость подарка и отдельно вычет, равный 4000 руб. Фрагмент налогового регистра, где отражена такая операция, смотрите ниже.
Налоговая карточка за 2019 год<…>Раздел 8. Расчет налоговой базы и суммы налога по ставке 13%
<…> |
||||||||||
Важно: записывайте в регистр также доходы в виде подарков или материальной помощи, которые меньше 4000 руб. В этом случае не обязательно доход будет равен вычету. Дело в том, что необлагаемая сумма определяется не по каждому отдельному доходу, а нарастающим итогом с начала года (п. 28 ст. 217 НК РФ). А если вы не укажете в карточке подарок дешевле 4000 руб., вы пропустите момент, когда лимит превышен и нужно начислять налог.
Учитывайте отдельно стандартные, социальные и имущественные вычеты
Если вы предоставляете сотруднику вычеты на детей, а также имущественный или социальный, записывайте их в отдельных разделах регистра. Тогда вам будет удобнее вычислить сумму конкретного вычета, чтобы отразить ее в отчетах по НДФЛ. И вы легко отследите момент, например, когда социальный или имущественный вычет уже использован.
По имущественным и социальным вычетам вносите в регистры также реквизиты уведомлений, полученных работниками в налоговой инспекции. Обратите внимание, что на каждый год требуется новое уведомление, по прошлогоднему документу вычеты не полагаются.
Важно: не забудьте, что в 2019 году стандартные вычеты на детей надо предоставлять, пока доход сотрудника не превысил 350 000 руб. (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ).
Указывайте исчисленный, удержанный и перечисленный в бюджет НДФЛ
В регистре отражайте по каждому виду дохода сумму НДФЛ, которая:
— исчислена;
— удержана;
— перечислена в бюджет.
Рядом поставьте даты, когда налог исчислен, удержан и уплачен. Дата исчисления совпадает с днем, когда вы начисляете сумму дохода. Дата удержания налога — это день, когда вы выплатили деньги за минусом НФДЛ. А дату перечисления определите по платежному поручению, рядом запишите его реквизиты. Кроме того, добавьте в регистры графу, где вы будете указывать крайний срок уплаты в бюджет НДФЛ, удержанного с работника. Такая информация нужна для формы 6-НДФЛ. Срок уплаты НДФЛ указаны в статье 226 НК РФ. А мы для вашего удобства привели их в таблице 2 на с. ##.
Важно: если вы выдали сотруднику доход в натуральной форме, удержать налог вы можете из ближайшего денежного дохода. В этом случае датой удержания НФДЛ будет день, когда вы в следующий раз платите деньги сотруднику. При этом не забудьте, что удержать за один раз разрешается не более 50% от суммы начисленной выплаты (п. 4 ст. 226 НК РФ)
www.26-2.ru
Нанимая работника, индивидуальный предприниматель выступает для своего сотрудника, в том числе, в качестве налогового агента. В его обязанности так же входит подготовка документации и уплата подоходного налога за своего работника. Одним из таких документов является и форма 1-НДФЛ. Конечно, сейчас эта форма была отменена, точнее, была заменена новым документом, а именно – налоговым регистром. Но, при его подготовке можно взять на вооружение многим знакомую налоговую карточку.
Эта налоговая карточка отражает доход и налог физического лица, за которого отвечает налоговый агент. Ведение такого документа было обязательно, ведь это первичная документация. Она должна была быть заполнена в конце каждого месяца, после произведения выплат сотруднику и удержания налогов с этих выплат. Основанием для её подготовки служили договорные отношения между работодателем и сотрудником. В том числе, гражданско-правовые договора, если доходы, которые получает сотрудник на их основании, подлежат налогообложению. Если же налог на какие-то выплаты не начисляется, в эту форму они не заносятся.
Заполнение налоговой карточки 1-НДФЛ
Налоговая карточка имеет форму, утверждённую законом, законом же регламентируется и её заполнение. Заполняется карточка на каждого сотрудника, т.е. физическое лицо. Пример её заполнения обязательно есть в налоговой инспекции или на соответствующих сайтах. Но, как было сказано, использовать её сегодня не совсем корректно.
В результате внесённых в закон изменений, с 2012 года налоговые агенты должны вести не карточки, а налоговые регистры. Форма этого документа утверждена не была и составляет её работодатель самостоятельно. Разработать её можно в соответствии с личными предпочтениями. Главное, обязательно включить в форму такие данные:
• Информация непосредственно о налогоплательщике.
• К какому виду относится доход, тут нужно указать и действующий код.
• Виды представленных обязательных налоговых вычетов (так же не забываем о коде).
• Сумма самого дохода.
• Дата получения этого дохода.
• Дата перечисления и удержания НДФЛ.
• Реквизиты документа, которым выплаты можно подтвердить.
Тем не менее, чтобы не тратить время на разработку, многие индивидуальные предприниматели продолжают на практике использовать всё тот же, привычный вариант, а именно, ведут налоговые карточки. Столкнувшись с такой ситуацией при проверке, сотрудник налоговой может сделать соответствующее замечание. Уйти от такой возможности достаточно просто – достаточно придерживаться предъявляемых требований и вести налоговый регистр. Тем более, что она составляется и заполняется так, как считает нужным работодатель. Большинство за основу берут именно форму 1-НДФЛ, она просто трансформируется, в результате, и получаем тот самый налоговый регистр. Ведь по факту они выполняют одну и ту же функцию.
Но, так поступая, нельзя забывать, что в карточке отсутствуют некоторые поля, которые сегодня налоговый агент заполнять должен обязательно. Их нужно так же включить в регистр. К таким обязательным сегодня сведениям относят:
• Дата, которой был перечислен НДФЛ.
• Реквизиты, присвоенные платёжному документу.
• Доход, которым облагается особа, которая является нерезидентом РФ.
• Социальные вычеты, которые предоставляет налоговый агент.
• Имущественные вычеты, которые предоставляет налоговый агент.
В то же время, некоторые сведения, которые были обязательными в карточке, в регистр могут не войти. Это доходы, которые особой были получены в результате продажи своего имущества, доходы нотариусов и ИП. Эти пункты можно, точнее желательно, вычеркнуть.
Не нужно вносит в налоговый регистр и тех, кому какие-то суммы выплачиваются, но с них индивидуальному предпринимателю не нужно выплачивать налог, например, арендаторов и т.д.
Не стоит вести общий налоговый регистр и тем, кто имеет небольшой штат работников. По примеру карточки, срез лучше вести отдельно по каждому сотруднику.
В общем, прежний опыт можно успешно использовать и сегодня, значительно упростив себе задачу по заполнению и подготовке нового документа. Так налоговая карточка по форме 1-НДФЛ, может быть востребована и сегодня.
Скачать:
Налоговая карточка по форме 1-НДФЛ (2469)
Налоговая карточка — форма 1-НДФЛ (1608)
bbcont.ru
Понятие 1-НДФЛ
После 2011 года все налоговые агенты заполняют регистр 1-НДФЛ. В нем указываются те же сведения, но по каждому налогоплательщику отдельно.
В регистре должны быть отражены суммы всех доходов и налогов, выплаченных предприятием или предпринимателем своим сотрудникам или временно принятым работникам. Если посмотреть внимательно то, регистр очень похож на прежнюю форму 1-НДФЛ. И поскольку каждый работодатель обязан самостоятельно «под себя» разрабатывать регистр, то естественно, что за образец берется как раз та самая форма. Они похожи, но есть различия, которые необходимо знать и учитывать при ведении регистра подоходного налога.
Форма регистра
Чтобы начать использовать регистр учета 1-ндфл нужно открыть шаблон этого документа в бухгалтерской программе и применить его к своему предприятию. В случае, когда вы самостоятельно хотите разработать его, можно взять за основу раннее применявшуюся форму 1-НДФЛ.
В регистре должны быть следующие сведения:
- Фамилия, имя, отчество работника;
- Число, месяц и год рождения;
- ИНН сотрудника;
- Резидент или нерезидент. Этот пункт необходим, так как позволяет рассчитать правильно ставку налога;
- Общее количество доходов, выплаченных сотруднику. Обязательно нужно указывать коды доходов и дату выдачи зарплаты;
- Общее количество налоговых вычетов. Здесь тоже стоит отметить коды, согласно которым были сделаны вычеты. Указываем далее сумму дохода за минусом положенного вычета;
- Итоговая сумма налогов, которая была посчитана и вычтена из зарплаты. День, когда данная сумма была вычтена из зарплаты и день, когда был перечислен налог. Также указываются основания перечисления, т.е. число и номер платежки.
Порядок заполнения
При поступлении на работу сотрудник обязан предоставить необходимые сведения о себе, которые заносятся в его личную карточку и хранятся в отделе кадров или бухгалтерии. Затем, при начислении заработной платы, на каждого работника заводят регистр 1-НДФЛ. Его заполняют согласно сведениям, указанным в личной карточке сотрудника. Если каких-либо индивидуальных данных сотрудника не хватает, необходимо уточнить их.
В целом, внесение сведений в регистр не отличается от обычного заполнения налоговой карточки 1-ндфл. Туда нужно носить все данные налогоплательщика, величину дохода и величину налогового вычета, положенного по закону и подтвержденного соответствующими документами. Также необходимо указывать дату и порядковый номер документа, согласно которому произошло перечисление средств.
Заполнять регистр должен работодатель или представитель работодателя. Сдавать в налоговую документ тоже входит обязанность работодателя.
Применяемые коды
При заполнении налоговой карточки 1-НДФЛ применяются специальные коды доходов и вычетов. Наиболее часто используются следующие коды доходов:
- 2000 – начисленная и выплаченная заработная плата, а также премия и другие выплаты;
- 2012 – оплата отпускных налогоплательщику;
- 2300 – оплата больничных листов;
- 2400 – полученные доходы от аренды, автомобилей, связанных с перевозками грузов, а также от сдачи в аренду различных трубопроводов, ЛЭП, компьютерных сетей и т.д.;
- 1400 – передача на праве аренды некоего имущества, кроме транспорта и средств связи;
- 2760 – выплаченная материальная помощь работающим или вышедшим на пенсию сотрудникам;
- 4800 – другие выплаты, в том числе за неиспользованные дни положенного по закону отпуска.
Коды вычетов, которые следует использовать для заполнения регистра 1-НДФЛ:
- Так называемые «детские» стандартные вычеты с номера 114 по 125 включительно;
- Имущественные: номера 311, 312;
- Социальные: №№ 320, 321,324;
- Профессиональные: №№ 403-405 включительно;
- Особые вычеты, в определенных пределах: №№ 501, 503, 505,508.
Подробнее прочитать о кодах вычетов можно в Приложении №2, Приказ ФНС от 10 сентября 2015 г.
Пример заполнения
Заполняется для налоговой инспекции бланк 1-НДФЛ в 9 разделах. В них указывают сведения о доходах и вычетах физического лица, являющегося сотрудником организации.
В разделе 1 следует указать данные о работодателе, такие как:
- Код налоговой инспекции к которой относится работодатель;
- ИНН компании и его КПП и ОГРН;
- Юридический адрес и телефон компании;
- Полное название организации.
Во втором разделе должны быть озвучены данные физического лица, за которого компания или предприниматель уплачивает налоги. В случае, когда работник является жителем другой страны необходимо указывать его точный адрес в родной стране с кодом государства.
Третий раздел отчета содержит информацию о налоговой базе, на которую будет начисляться подоходный налог. Эта информация должна быть внесена в таблицу, где указаны:
- Сумма дохода;
- Величина начисленных налогов;
- Общая сумма положенных и подтвержденных документами, вычетов;
- Сумма начисленных и выплаченных налогов.
Далее:
- Следующий раздел – дивиденды. Здесь можно увидеть сумму полученных дивидендов и величину начисленного налога по ставке 9%.
- В пятом разделе отражаются виды доходов, облагаемые по повышенной ставке 35% и относящиеся к выигрышам в лотереях и конкурсах.
- Очередные разделы 6 и 7 являются итоговыми по видам налогов и доходов. Здесь же нужно указать сумму вычетов.
- Заключительный раздел посвящен корректировке и перерасчетам предыдущих помарок. После произведенных доработок нужно произвести доплату в бюджет или сделать запрос на возврат излишне уплаченных сумм в налоговую инспекцию.
Документ подписывается руководителем и визируется печатью предприятия.
Бланк вы можете скачать здесь.
Образец заполнения 1-НДФЛ
Сроки сдачи
Регистр 1-НДФЛ оформляется ежемесячно на каждого работника отдельно. В него вносят данные о полученных доходах, в том числе отпускных, премиальных и компенсационных выплатах. Также туда входят все вычеты и сумма налога, подлежащая уплате в казну.
После этого оформленный документ должен быть сдан в налоговую инспекцию. Полученные сведения дают возможность фискальным службам осуществлять надзор за надлежащим порядком исчисления и уплаты налогов.
uriston.com
Справка 1-НДФЛ, раздел 1
Этот раздел включает в себя основные сведения о налоговом агенте (организации), а точнее, такие данные, как:
- ИНН и КПП организации, выступающей налоговым агентом по НДФЛ;
- код ИФНС, в которую будут подаваться сведения о налогоплательщике (как правило, это налоговая, в которой зарегистрирована организация — налоговый агент);
- наименование налогового агента и его ОКТМО.
Целесообразно в этот раздел также добавить ОГРН фирмы и ее телефон.
Справка 1-НДФЛ, раздел 2
В этом разделе отображаются сведения о физлице-налогоплательщике, которому организация выплатила доход и удержала НДФЛ. На него представляются такие данные:
- ИНН физлица-налогоплательщика в России и стране гражданства;
- Ф. И. О.;
- дата рождения;
- документ, удостоверяющий личность, и его код;
- гражданство с указанием кода страны;
- данные о количестве дней пребывания в РФ (для определения налогового статуса (резидент, нерезидент) за каждый месяц налогового периода).
Справка 1-НДФЛ, раздел 3
В этой части 1-НДФЛ происходит непосредственный расчет налоговой базы НДФЛ по ставкам 13 и 30% (13% — это основная ставка в РФ, а 30% — ставка с дохода для нерезидентов).
В форме 1-НДФЛ бланк содержит таблицу, в которой помесячно за весь год сводятся показатели по кодам доходов и также помесячно указываются предоставленные вычеты.
Коды доходов для справки 2-НДФЛ 2018 года можно посмотреть в нашей статье «Список кодов доходов в справке 2-НДФЛ (2012, 4800 и др.)».
После этого в 1-НДФЛ формируется налоговая база и рассчитывается налог НДФЛ. Указывается удержанный налог. Выявляются долги по налогу с учетом долгов на начало года.
В этот раздел 1-НДФЛ целесообразно добавить:
- даты получения доходов;
- даты удержания налога;
- даты уплаты налога в бюджет;
- сведения о платежном документе на перечисление налога;
- сведения о налоговых вычетах по их видам (стандартный, социальный, имущественный, профессиональный, инвестиционный), кодам, суммам за каждый месяц налогового периода и основаниях их применения;
- сведения о величине фиксированных авансовых платежей, уплаченных иностранными гражданами, принимаемой в уменьшение суммы исчисленного налога;
- сведения об основаниях для уменьшения исчисленной суммы налога на сумму уплаченных налогоплательщиком-иностранцем фиксированных авансовых платежей (реквизиты уведомления из ФНС, заявление налогоплательщика, реквизиты документа об уплате фиксированных авансовых платежей).
Справка 1-НДФЛ, раздел 4
В этом разделе 1-НДФЛ содержатся сведения о начисленных и выплаченных дивидендах, а также об исчисленной и удержанной сумме НДФЛ и о долгах по налогу. Этот раздел в разрабатываемом регистре можно не использовать, так как вся эта информация может быть указана в разделе 3 по соответствующему коду дохода.
Разъяснения ФНС РФ о порядке отражения дивидендов в отчетности по НДФЛ читайте в материале «Как отразить дивиденды в 6-НДФЛ и 2-НДФЛ».
Справка 1-НДФЛ, раздел 5
В этом разделе приводятся все доходы, облагаемые по ставке 35%.
Таблица ведется по каждому коду дохода, учитывается вычет в сумме 4 000 руб., предусмотренный п. 28 ст. 217 НК РФ. Затем формируется налоговая база, далее указывается сумма налога, исчисленная и удержанная, а также долги по налогу.
Нелишним будет указать в этом разделе 1-НДФЛ и даты получения дохода, удержания налога, дату уплаты налогов с данными о платежном документе.
Справка 1-НДФЛ, раздел 6
В этом разделе подводится итог по всем ставкам НДФЛ, рассчитанным в предыдущих разделах по итогам налогового периода (года).
Упраздним в 1-НДФЛ недействующие ставки, оставим только актуальные на сегодня: 13, 30 и 35%. В разделе указывается общая сумма налога за год — исчисленная, удержанная, переданная на взыскание в налоговый орган. Также учитывается пересчет за предшествующие налоговые периоды, показываются долги на конец периода.
Данный раздел рекомендуется дополнить:
- датой получения дохода;
- датой исчисления налога;
- датой удержания налога;
- сроком перечисления налога;
- датой фактического перечисления налога;
- КБК и ОКТМО, по которому перечисляется налог.
Подробнее о действующих ставках НДФЛ читайте в статье «Сколько процентов составляет НДФЛ в 2017-2018 годах?».
Справка 1-НДФЛ, раздел 7
Здесь организация указывает по каждому коду отдельно доходы, выплаченные физическому лицу за каждый месяц, налогообложение которых осуществляется налоговым органом. Но, следуя ст. 226 НК РФ, налоговый агент обязан удерживать НДФЛ со всех выплат физическому лицу. Поэтому наличие данного раздела все же не совсем целесообразно.
Подробнее о налоговых агентах читайте в статье «Налоговый агент по НДФЛ: кто является, обязанности и КБК».
Справка 1-НДФЛ, раздел 8
В этой части 1-НДФЛ учитываются выявленные ошибки в текущем налоговом периоде за предыдущие налоговые периоды и расписываются показатели предыдущих форм 1-НДФЛ по прошедшим годам; делается перерасчет, в ходе которого исправляются выявленные ошибки. В разделе указываются результаты пересчета НДФЛ по всем выявленным ошибкам предыдущих лет.
Справка 1-НДФЛ, раздел 9
В этой части 1-НДФЛ указываются предоставленные справки 2-НДФЛ в налоговый орган и выданные сотруднику на руки, а также номер и дата выданной справки.
Когда справка 2-НДФЛ должна быть представлена работнику и в ИФНС, читайте в материале «Порядок выдачи справки 2-НДФЛ работнику».
В конце справки 1-НДФЛ стоит подпись сотрудника, проверившего правильность заполнения карточки 1-НДФЛ на каждого работника.
Итоги
Сегодняшнее законодательство не обязывает вести 1-НДФЛ на каждого сотрудника в течение года. Но в соответствии со ст. 230 НК РФ организация должна вести налоговые регистры, которые ей необходимо разработать самостоятельно. Для упрощения создания налоговых регистров целесообразнее всего скачать форму 1-НДФЛ, доработать ее согласно приведенными нами рекомендациями по каждому разделу и заполнить полученный регистр по каждому физическому лицу, которому организация выплатила доход.
Прочитать о ведении налогового регистра по НДФЛ и скачать его образец можно в нашей статье «Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?».
nalog-nalog.ru
Основные моменты ↑
Несмотря на то, что документ 1-НДФЛ был преобразован из карточки в налоговый регистр (Приказ ФНС N ММВ-7-3/576@) этот отчет до сих пор составляется работодателями.
В этой форме имеются специальные поля для отражения:
- Доходов физических лиц, полученных ими в течение месяца и квартала.
- Налоговых вычетов, которые привели к сокращению налоговой базы.
- Величины фактических выплат по НДФЛ, направленных в казну.
При составлении 1-НДФЛ налоговые агенты обязаны учитывать действующие коды-идентификаторы доходов и налоговых отчислений, а также виды налоговых вычетов, положенных работникам, а также документов подтверждающих такое право.
В итоге представленные сведения должны стать основанием для идентификации налогоплательщика и установления его статуса.
В форме 1-НДФЛ обязательно прописываются даты выплаты дохода работнику и удержания НДФЛ, а также указывать реквизиты платежных документов.
В настоящее время документ интегрирован с программой 1С, что позволяет автоматизировать учет доходов и налоговых отчислений по каждому из работников.
Если налоговый агент не представит вовремя 1-НДФЛ для проверки в налоговые органы, то он будет облагаться штрафом в 10 000 рублей (ст. 120 НК РФ).
Понятия
| НДФЛ | Общегосударственный налог федерального значения, который начисляется на все виды денежных поступлений физических лиц по ставке 13%, 30%, 9% и 35%. Часто его также называют подоходным налогом (гл. 23 НК РФ) |
| Форма 1-НДФЛ | Представляет собой особую налоговую карточку, которая позволяет учитывать все доходы гражданина, а также величину налоговых вычетов и начисленных на налоговую базу отчислений (Приказ ФНС N БГ-3-04/583). Эту бумагу часто рассматривают в качестве документа первичного учета по каждому отдельному физическому лицу, которые ведется его работодателем |
| Регистр налогового учета | Аналог 1-НДФЛ, который при этом имеет свободную форму составления. Иными словами, налоговый агент вправе вносить в документ аналитические данные относительно денежных поступлений работников и начисленных на них налогов в любом удобном для них виде |
В настоящее время 1-НДФЛ составляется на основании формы, установленной ФНС России, однако до сих пор его часто называют регистром подоходного налога.
Кто должен сдавать справку
Ранее уже упоминалось, что документ 1-НДФЛ должен формироваться по денежным поступлениям каждого физического лица.
При этом заполняет ее не сам гражданин, а его налоговый агент – работодатель. В самих организациях 1-НДФЛ рассматривается в качестве первичного документа налогового учета.
Существует несколько правил заполнения 1-НДФЛ, а именно:
- она формируется по итогам каждого месяца, когда составляются ведомости по зарплате и на доходы работника начисляется налог;
- бухгалтерия формирует сведения по каждому отдельному работнику и заносит их в справку.
Стоит отметить, что налоговые агенты отражают в 1-НДФЛ только не все доходы. Так, не отражаются в ведомости:
- пособия по беременности и родам;
- выплаты по случаю рождения или усыновления ребенка;
- пособия по уходу за ребенком;
- выплаты по безработице.
Нормативная база
Вопросы, касающиеся взимания подоходного налога с физических лиц, находят подробное отражение в главе 23 Налогового кодекса РФ.
При этом в статье 230 точно указано, что:
| Налоговые агенты | Ведут учет денежных поступлений физических лиц, а также установленных по ним вычетов и начисленных налогов при помощи специальных регистров |
| Налоговые регистры | Также рассматриваются в качестве формы 1-НДФЛ имеют строго установленную форму |
Сама форма 1-НДФЛ была принята и утверждена в 2003 году Приказом ФНС N БГ-3-04/583. Позднее было разрешено заполнять документ в свободном виде – так, как это удобно налоговому агенту.
Ныне наблюдается возврат к прежней схеме, поскольку это обеспечивает более упорядоченный процесс учета доходов, вычетов и налоговых отчислений.
Порядок подачи налоговой карточки 1-НДФЛ ↑
Как уже было установлено выше – карточка 1-НДФЛ формируется на базе утвержденного ФНС бланка, причем этот процесс осуществляется ежемесячно.
Такой подход обеспечивает одновременность ведения налогового и бухгалтерского учета в компании и исключает возможность расхождения сведений.
Процесс составления 1-НДФЛ сводится к следующему:
- В бухгалтерии работодателя к концу каждого месяца составляются ведомости по выплате зарплаты, премиальных и компенсационных платежей, а также отпускных.
- На основании приведенных в них сведений составляются справки 1-НДФЛ, которые включают в себя информацию о каждом отдельном работнике.
- Документ передается в ИФНС . Он предоставляет налоговым органам информацию обо всех денежных поступлениях отдельного сотрудника и фактической суммы налога, начисленной на них.
Состав документа (бланк)
Бланк 1-НДФЛ 2019 года прилагается к данной статье. Он состоит из 9-ти разделов, в которых в удобном виде представляются сведения о денежных поступлениях, налоговых вычетах и налоговых платежах, касающихся конкретного лица.
Целесообразно определить более подробно содержание отдельных частей документа.
Раздел 1 – налоговый агент
Здесь указываются сведения о налоговом агенте (работодателе), в частности:
- ИНН и КПП;
- код ИФНС, к которой по месту регистрации относится компания;
- полное наименование и ОКТМО налогового агента;
- адрес, ОГРН и контактный телефон фирмы.
Раздел 2 — налогоплательщик
В этой части 1-НДФЛ приводятся сведения, относительно физического лица, выступающего плательщиком подоходного налога, а именно:
- ИНН и СНИЛС;
- Ф.И.О и дата рождения;
- паспортные данные;
- место жительства и регистрации.
Если плательщик не является резидентом РФ, то в этом разделе указываются также код страны его регистрации и адрес в этой стране.
Раздел 3 – налоговая база
Одна из самых важных частей документа, где отражается величина налоговой базы, на которую впоследствии начисляется подоходный налог по ставке 13% (резиденты) и 30% (нерезиденты).
Здесь приводится таблица, в которой подробно расписываются:
- величина дохода;
- размер налоговых отчислений;
- сумма вычетов;
- объем начисленных и фактически уплаченных налогов и долг перед ИФНС.
В конце раздела приводятся реквизиты платежного документа, в котором первоначально отражался начисленный НДФЛ.
Раздел 4 – дивиденды
Этот раздел посвящен решению учредителей компании, касающемуся уплаты дивидендов (дата, сумма), а также начисленного на них подоходного налога. По сути, здесь отражается налоговая база, облагаемая по ставке 9%.
Раздел 5 – особые виды доходов
Выигрыши в конкурсах и лотереях облагаются по ставке 35%. Именно они и находят отражение в этой части документа.
Раздел 6 – итоговые сведения по налогам
В этой части приводится сводная информация по начисленному и уплаченному в казну налогу по ставкам 13%, 30%, 9% и 35%. Итоги подводятся по данным на конец месяца.
Раздел 7 – итоговые сведения по доходам
В седьмом разделе указываются суммарные доходы каждого физического лица, а также суммарная величина налогов по каждому работнику. Здесь же указываются и налоговые вычеты. В конце раздела устанавливается итоговая сумма.
Раздел 8 – перерасчеты
Эта часть создана специально для корректировки ошибок, допущенных в предыдущем налоговом периоде. Здесь приводятся перерасчеты, после чего делается доплата или формируется запрос в ИФНС на возврат части уплаченного ранее НДФЛ.
Раздел 9 – 2-НДФЛ
Здесь прописываются итоговые сведения из справки 2-НДФЛ, а также ее реквизиты и дата выдачи.
Это позволяет выделить из общей суммы денежных поступлений физического лица доходы от трудовой деятельности.
В конце документа проставляется подпись работника (налогоплательщика) и дата его составления.
Алгоритм формирования
Налоговое законодательство четко закрепляет за налоговыми агентами, в лице которых выступают работодатели, ведение формы 1-НДФЛ или налогового регистра (ст. 230 НК РФ).
При этом обязательными полями в документе выступают:
- Налоговая база в целом и по отдельным видам налоговых ставок.
- Имущественные, стандартные, профессиональные, инвестиционные и социальные вычеты.
- Начисленные суммы подоходного налога.
На основании сведений регистра ИФНС должна с легкостью идентифицировать того или иного налогоплательщика по таким параметрам, как:
- сумма дохода;
- положенные вычеты;
- фактические платежи и задолженности;
- реквизиты платежных документов;
- личные данные физического лица.
Удобство составления формы 1-НДФЛ состоит в том, что она ведется отдельно – в разрезе каждого конкретного плательщика.
Пример заполнения (образец)
Форма 1-НДФЛ обладает весомым преимуществом перед налоговыми регистрами, которые формировались в произвольной форме:
| Во-первых | Все поля документа по каждому налогоплательщику одинаковы, что упрощает проверку данных ИФНС |
| Во-вторых | В 1-НДФЛ указывают также дату составления и реквизиты платежных документов, что обеспечивает более эффективный процесс сверки данных |
| В-третьих | В форме 1-НДФЛ 2019 года отображаются также и вычеты из налоговой базы, которые позволяют установить ее точную величину |
По сути, уточненная форма 1-НДФЛ может рассматриваться как более совершенный вид налоговой декларации.
Она, в свою очередь, способна аккумулировать немало полезной информации, необходимой налоговому ведомству для осуществления камеральных проверок.
Если обнаружена ошибка ↑
Нередко в процессе составления справки 1-НДФЛ бухгалтера допускают ошибки. В этом свете им следует знать основные правила их исправления в данном документе, а именно:
- Если ошибка допущена в 1-2 разделах, то неверные данные аккуратно перечеркиваются, а рядом вписываются корректные сведения. При этом в конце документа указывается «Исправленному верить».
- Если неточность допущена в 3-9 разделах, то ошибка не исправляется – неточность будет указана в декларации за следующий период в разделе 8.
Единственным случаем, когда исправления допускаются в 3-9 разделах, является ситуация завершения функционирования организации.
Иными словами, если фирма работает последний месяц, то ошибки в 1-НДФЛ исправляются прямо на месте.
Таким образом, в 2019 году 1-НДФЛ продолжает оставаться налоговой карточкой в которой отражаются сведения относительно денежных поступлений, налоговых вычетов и выплат по НДФЛ конкретного лица.
Составляется она не самим налогоплательщиком, а его работодателем, который играет роль налогового агента.
Документ представляется в ИФНС ежемесячно – по мере начисления зарплаты и обложения ее налоговыми выплатами.
buhonline24.ru
Что должен содержать регистр налогового учета по НДФЛ
Обязательные компоненты регистра – это (п. 1 ст. 230 НК РФ):
- сведения, идентифицирующие физлицо (ф.и.о., ИНН, дата рождения и т.д.). Обычно в числе сведений о получателе дохода указывается вся та информация, которая отражается в справке 2-НДФЛ (утв. Приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485@). Ведь она заполняется как раз по данным из регистра;
- статус налогоплательщика – резидент или нерезидент (п. 2 ст. 207 НК РФ), без которого невозможно определить ставку по НДФЛ;
- суммы доходов, полученных физлицом, с указанием кодов доходов (Приложение № 1, утв. Приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@), а также дат их выплаты;
- суммы вычетов, предоставленных физлицу, с указанием кодов вычетов (Приложение № 2, утв. Приказом ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@). Также в регистре должны быть отражены суммы доходов, уменьшенных на вычеты (Письмо Минфина от 29.12.2010 № 03-04-06/6-321 (п. 2));
- суммы исчисленных и удержанных налогов, даты удержания и даты перечисления НДФЛ, а также реквизиты платежного документа (номер и дата), на основании которого налог был уплачен.
Пример налогового регистра по НДФЛ
glavkniga.ru