Каких правил налоговым агентам следует придерживаться при заполнении регистра налогового учета по НДФЛ?
Где взять бланк, что и когда отразить в документе? Есть ли образец, на который можно опираться при формировании регистра?
Молодые специалисты вряд ли слышали о таком документе, как 1-НДФЛ, ведь сейчас вместо него заполняют налоговые регистры. Что же это такое, для чего и когда используется?
Этот бланк относится к первичной документации предприятия, поэтому разобраться с его составлением просто необходимо, чтобы корректно формировать данные для заполнения 2-НДФЛ. Какие сведения содержит Налоговый кодекс?
Основные сведения ↑
НДФЛ – налог, который занимает следующее место после налога на прибыль и НДС. Поэтому стоит разобраться во всех нюансах налогообложения.
Рассмотрим, кто, когда и как должен исчислять сумму налога и уплачивать ее в бюджет. Обратимся к нормативной базе, где прописаны все необходимые данные.
Основы налогообложения
НДФЛ – налог на доход физического лица, который является прямым платежом, осуществляемым населением Российской Федерации.
Плательщиками такого налога являются граждане России и другие лица, что получают прибыль в пределах российской территории (иностранцы и лица без гражданства).
Плательщики могут быть резидентами и нерезидентами. От статуса будет зависеть размер используемой при расчетах подоходного налога ставки.
Определить, является лицо резидентом или нерезидентов, можно при подсчете количества дней пребывания в РФ. Если суммарное количество за 12 месяцев превысит 183, лицо считается резидентом (ст. 207 Налогового кодекса).
Объект обложения налогом:
Прибыль от источника, что находится на территории государства или за рубежом | Для резидентов |
Прибыль от источника, находящегося в пределах РФ | Для нерезидентов (ст. 208, 209, 217 НК Российской Федерации) |
В 217 статье также содержится список видов прибыли, что не облагается налогом. НДФЛ могут уплачивать сами физические лица или их налоговые агенты.
Агентом признается фирма, ИП, нотариус, адвокат, обособленное подразделение иностранного предприятия, работающего в пределах РФ, от которых получено прибыль.
Расчеты налога на доход физического лица проводятся налоговым агентом нарастающим итогом по окончанию каждого месяца.
Налоговая база – получение прибыли в деньгах или натуральном выражении, которая может уменьшаться на налоговый вычет, предусмотренный ст. 218, 219, 219.1, 220, 221 НК.
Допускается использование вычетов только в тех случаях, когда доход облагается НДФЛ по ставке 13%. В иных ситуациях льготы такого плана не предоставляются (ст. 210, 211, 212, 213, 214 Налогового кодекса).
Перечислим возможные ставки (ст. 217, 214 НК):
9% | При расчетах сумм с дивидендных выплат, произведенных резидентам |
13% | Общая ставка, используемая резидентами, а также зарубежными высококвалифицированными специалистами (нормативный документ России от 25.07.02 № 115-ФЗ) |
15% | С дивидендов, получаемых нерезидентами |
30% | При расчете суммы налога нерезидентами, которые получили прибыль в пределах территории России |
35% | При получении приза, подарка, выигрыша и т.п. |
Сроки перечисления исчисленного налога:
Для налогового агента | Не позже того дня, когда получены средства в банках для выплат работнику; не позже следующего дня после произведения платежа физическому лицу |
Для лиц, которые не являются налоговыми агентами | 15 числа в июле, октябре и январе следующего года после окончания налогового периода |
Уплата производится в территориальный орган налоговой инспекции, где фирма состоит на учете, или где живет сам плательщик (при перечислении НДФЛ за себя).
Необходимая документация
Налоговыми агентами и отдельными физическими лицами должна подаваться декларация, составленная по форме 3-НДФЛ.
Граждане должны представить такой вид отчетности в двух случаях:
- когда есть необходимость самостоятельного исчисления и перечисления сумм НДФЛ в государственные структуры (при получении дохода от продажи имущества, выигрышах, а также в отношении того дохода, с которого не было удержано налог агентом);
- при желании получить налоговые вычеты, то есть возместить часть уплаченного налога из бюджета.
Сдавать декларацию нужно до конца апреля в следующем году после окончания налогового периода. Допускается заполнять бланки в электронном виде или от руки.
Помимо декларации необходимо готовить и такие справки:
- 2-НДФЛ – бланк, в котором отражаются доходы конкретного работника, что были получены в течение налогового периода. Если такой отчет не подан своевременно, лицо уплатит штраф, предусмотренный ст. 126 НК. При нарушении порядка подачи, искажении сведений в документе также применимы правила, описанные в ст. 15.6 КоАП. Обязанность составлять 2-НДФЛ должен исполнять налоговый агент, который перечсиляет сумму заработка или иные средства работнику.
- При желании гражданина получить детский вычет, стоит подать соответствующее заявление (Письмо от 5 сентября 2012 года № 03-04-05/8-1064).
- Заявление о возврате переплаченного налога (при необходимости).
- Налоговый регистр – документ, где отражена прибыль плательщика НДФЛ, суммы налогов, которые с него удержаны, предоставленные вычеты.
Нормативная база
Согласно ст. 230 п. 1 абз. 1 НК, налоговыми агентами должен вестись налоговый регистр для проведения расчетов по НДФЛ.
Указываются также доходы, что получил гражданин, не являющийся налоговым агентом, при продаже имущества или имущественных прав.
Это же касается и ИП (ст. 226 п. 2, ст. 227, ст. 228 НК). Об этом же сказано и в документе Министерства финансов от 29.12.10 № 03-04-06/6-321.
Если на фирме не ведется учет дохода сотрудника с помощью налогового регистра, представителем уполномоченного органа будет выписан штраф в размере 1 тыс. рублей.
В том случае, когда нарушения зафиксированы несколько лет подряд, штраф может составить 30 тыс.
Если нарушения привели к занижению базы налога, сумму штрафа будет исчислено как 20% от недоплаченного НДФЛ, но не меньше 40 тыс. (ст. 120 НК России). Должностные лица будут оштрафованы на 300-500 рублей.
Как заполнять регистр налогового учета по НДФЛ? ↑
Некоторыми работодателями ведется общий налоговый регистр (один на всех работников). В том случае, когда численность штата не велика, это будет удобно.
Но если следовать законодательству, регистр налогового учета по НДФЛ необходимо вести на каждое лицо в отдельности. Рассмотрим правила составления такого документа.
Где взять бланк?
Налоговые регистры должны разрабатывать налоговые агенты самостоятельно. Это касается юридических лиц, предпринимателей, частнопрактикующих лиц, которые имеют наемный персонал.
За основу можно брать налоговую карточку, только добавив несколько пунктов. Но есть примеры составленных регистров и в интернете, на которые можно опираться.
Основные правила по формированию
Так как разработка налогового регистра осуществляется на основании налоговой карточки, стоит учесть основную задачу – сформировать годовой документ о прибыли работника.
Именно поэтому стоит придерживаться структуры справки 1-НДФЛ. Что же стоит отразить в документе?
Прибыль, что не является объектом налогообложения, в независимости от величины, в регистре отражать не нужно (законодательный акт от 29.04.09 № 03-04-06-01/109).
Правила предусмотрены для заполнения налоговой карточки, но они могут использоваться и при ведении налогового регистра.
Та прибыль, что освобождена от обложения налогом в рамках установленного норматива, в регистрах фиксируется. К примеру, матпомощь не будет облагаться НДФЛ, если ее сумма выйдет за пределы 4 тыс. рублей (п. 28 ст. 217 НК).
Об этом говорится в документе, утвержденном 13.02.12 № 03-04-06/6-34, а также 14.11.07 № 03-04-06-01/392. Бывает, что гражданин устраивается на работу, но имеет прибыль от другого налогового агента.
В таком случае работодатель не будет отражать эти доходы в налоговом регистре. Но сам размер дохода должен фиксироваться.
Такие показатели нужны для правильного проведения расчетов по налоговым вычетам в налоговом периоде.
Сведения стоит вносить на основании документа 2-НДФЛ, который выдан на прежнем месте работы. Отражаются ли суммы, что уплачены гражданину при покупке у него сельскохозяйственного товара?
Это будет зависеть от наличия документального подтверждения происхождения продукции (ст. 217 п. 13 НК). Необходимые документы может выдать садово-огородное товарищество.
При невозможности представить подтверждающую документацию фирма будет удерживать НДФЛ и отражать его в налоговых регистрах (п. 2 ст. 230 Налогового кодекса).
В документе должны содержаться такие сведения:
- данные лица, который является налоговым агентом (ИНН, КПП, код налоговой инспекции, ОКАТО);
- данные о плательщике: ИНН, номер свидетельства, выданный ПФР, ФИО, паспортные данные, гражданство, адрес;
- статус (резидент/нерезидент);
- проведение расчета базы налога и НДФЛ с учетом необходимой ставки, то есть отражается величина налогооблагаемой прибыли;
- данные о пересчитанных суммах за прошлые налоговые периоды;
- коды прибыли, которые содержатся в специальных справочниках;
- сумма налога, что был удержан;
- код налога;
- указывается в регистре налогового учета по НДФЛ перечисленная сумма налога;
- дата уплаты налога;
- перечень платежек с необходимыми реквизитами, что являются подтверждением факта уплаты сумм;
- сведения о налоговых вычетах.
Информация должна заполняться ежемесячно после произведения перечисления сумм заработной платы и других средств работнику, проведения начисления и удержания налога.
Не нужно вписывать в документе данные:
- по декретным пособиям;
- о единовременных выплатах при рождении малыша;
- о перечислениях при уходе за малолетним ребенком.
Стоит учесть, что налогооблагаемая прибыль должна быть сгруппирована по ставкам и КБК, и соответственно, отражается в разных разделах регистров. По аналогии ведется учет сумм перечисленного налога.
Особое внимание стоит уделить структурированию раздела, в котором указываются сведения о стандартных налоговых вычетах. Их учет стоит осуществлять каждый месяц.
Необходимо создать дополнительные строки, где будут отражаться:
- социальные вычеты по взносам добровольного характера по пенсионному обеспечению;
- имущественный вычет по затратам на покупку объекта, процентам ипотеки;
- профессиональный вычет.
Средства по вычетам, что полагаются работнику и были предоставлены, стоит прописывать в отдельности. При составлении документа стоит знать и такие правила:
- Сумма НДФЛ отражается в рублях без копеек, остальные показатели – в рублях с копейками.
- Суммы в валюте следует пересчитать по курсу ЦБ на момент, когда прибыль получена.
- Следует опираться на справочники «Коды документации», «Коды регионов», а также доходов и вычетов.
- Для отражения адреса, стоит использовать классификатор по странам мира.
- Формировать документ можно в бумажном или электронном виде.
Часто возникают трудности с отражением отпускных, когда начало и конец таких периодов приходятся на разные месяцы.
Здесь стоит опираться на такое положение — данные отражают на момент получения дохода (ст. 223 НК), то есть тот день, когда осуществлено перечисление средств. Об этом говорится в законодательном акте от 6.03.08 № 03-04-06-01/49.
Образец заполнения
К примеру, физическое лицо работает на предприятии с начала августа 2010 года. У гражданина есть один ребенок, которому исполнилось 9 лет.
Работник имеет право получить детский вычет в размере 1400 рублей (в соответствии с законодательными актами, которые были актуальны на то время).
На протяжении 2012 года лицо получает заработок в размере 15 тыс. Перечисление осуществляется дважды — 20 числа – авансовые суммы, 5 числа в следующем месяце – сама зарплата.
15.05.2012 г. гражданин получает пособие по временной нетрудоспособности по больничному листу. Размер – 4 932 рубля. Заработок в мае – 10 тыс.
20 июня работник получил материальную помощь (в честь дня рождения) – 6 тыс. 15.08.2012 лицо отправляется в отпуск на 14 дней. 13 числа выплачено в связи с этим 7,2 тыс. рублей.
Все перечисленные суммы должны отражаться в налоговом регистре по доходам сотрудника предприятия, а также учтены при расчете НДФЛ. Разберемся на другом примере, как отразить отпускные.
Фирма платит сотруднику каждый месяц зарплату в размере 15,8 тыс. рублей. С 26.11.2012 по 14.12.2012 года человек отправляется в отпуск.
Отпуск приходится на конец одного месяца и начало другого. Начисление – 10 тыс. Лицо не имеет детей, а значит, не может использовать стандартный вычет.
20.11 получено авансовую сумму зарплаты – 7,9 тыс. Налог с отпускных:
10 тыс. * 13% = 1,3 тыс.
21 числа получено отпускные в размере 8,7 тыс., и в этот же день компания перечисляется сумму налога. Отпускные включены в доход работника за ноябрь.
30 числа физическое лицо получает зарплату за период 1 – 25 ноября – 13 158 рублей, с который удержано налог в размере 1711 рублей. Заработок за период с 20 по 25 число лицо получило в размере 3541 рублей (13 158 – 1711 – 7,9 тыс.).
За ноябрь в налоговом регистре бухгалтер отразит сумму 10 тыс. (отпускные), поставит код 2012, а также сумму заработка 13 158, код которого 2000.
За пример составления налогового регистра можно взять такой бланк:
Выписка из регистра
В абз. 8 п. 1 ст. 231 НК говорится, что при подаче заявления о возврате излишне удержанного и уплаченного НДФЛ в государственные структуры налоговым агентом должна предоставляться выписка из регистра налогового учета.
Прилагаются также документы, которые подтвердят, что налог был излишне удержан или перечислен. Такие же положения содержатся в законе от 27 июля 2010 года № 229-ФЗ.
Подать заявление о возврате с выпиской можно в течение 3 лет с момента, когда налог уплачен (ст. 78 п. 7 НК).
Часто возникающие вопросы ↑
Если о декларации и другой документации в законодательстве содержится много информации, то при формировании регистра налогового учета возникает немало вопросов.
К примеру, не ясно, сдавать такой отчет или нет, распечатать его или можно оставить на электронных носителях, кому подписать такие бланки. Разберемся в таких нюансах.
Нужно ли распечатывать документ?
В законодательстве нет правил о хранении регистра налогового учета. А значит, сохранять такую документацию можно по общим правилам с остальной бухгалтерской отчетности.
Но, все же, рекомендуется распечатывать такие бланки, сшивая их в книгу. Это необходимо для удобства проведения собственных проверок и сверки с бухгалтерским учетом.
Хотя регистр и является внутренним документом организации, на его основании ведется налоговый учет. Бланки не нужно будет никуда относить – они должны оставаться на предприятии.
Но представители уполномоченных структур могут запросить регистры при проведении камеральных проверок.
Кто подписывает регистр налогового учета?
Справка должна быть подписана руководителем фирмы или другим должностным лицом, которое имеет такое право в соответствии с внутренней документацией (приказами директора и т. п.).
Регистры могут подписывать:
- главные бухгалтеры;
- заместители главбуха;
- бухгалтеры, что несут ответственность за проведение расчетов заработной платы.
При формировании регистров налогового учета налоговые агенты должны руководствоваться общими рекомендациями.
Но за работодателями остается право составлять свой бланк и вписывать данные в соответствии со своими разработками.
Главное – документ у вас должен быть, чтобы при необходимости можно было его предъявить.
buhonline24.ru
Что такое налоговый регистр?
Точное определение, что собой представляет налоговый регистр, в Налоговом Кодексе РФ присутствует лишь в главе 25 «Налог на прибыль» – в ст.314. В этой статье сказано, что налоговыми регистрами являются формы, в которых для целей расчета налогов происходит систематизация данных за конкретный период.
Дополнительно к этому определению из анализа каждой главы Налогового кодекса, посвященной своему налогу, можно выделить общие характеристики налоговых регистров:
- группировка данных происходит без распределения по бухгалтерским счетам;
- систематизация информации в регистрах происходит за отчетный период, с нарастающим итогом или без такового – в зависимости от специфики налога;
- данные берутся из первичных документов, справок бухгалтера и иных аналогичных источников;
- формирование налоговых данных происходит на основании утвержденной Учетной политики;
- регистры могут быть представлены на бумаге или в электронном виде;
- записи в регистрах ведутся в строгом хронологическом порядке, без пропусков и изъятий;
- хранение регистров должно обеспечить им защиту от несанкционированных исправлений;
- все исправления вносить могут только лица, на которых возложена ответственность за ведение регистров.
Стоит отметить, что налоговые регистры предназначены не просто для систематизации данных, а для правильного и достоверного определения налоговой базы. Из них берутся сведения для составления деклараций и для внесения налоговых платежей.
Регистр для учета НДФЛ: форма, содержание и структура
Все регистры для налогового учета можно условно разделить на две группы:
- общие регистры. К ним относится, например, Книга по учету доходов и расходов налогоплательщиков, которые применяют упрощенный налоговый режим (утв. Минфином РФ в Приказе №135н, 22.10.12г.); Книга учета доходов для предпринимателей, которые работают на патентной налоговой системе (Приказ №135н, МинФин РФ, 22.10.2012г.), и т.д.
В этих Книгах происходит учет всех операций, которые имели место быть в ходе предпринимательской деятельности и отражение которых обязательно для целей расчета налогов и вытекает из требований норм соответствующих налоговых глав. Формы этих Книг строго унифицированы и не подлежат корректировке налогоплательщиком. Кроме того, данные регистры часто истребуются налоговыми органами при проведении ими камеральных проверок деклараций; - аналитические регистры. Название «аналитический» закреплено в статье НК РФ 314, но находит свое применение и в иных налоговых главах. В частности, в главе 23 «НДФЛ», в статье 230 закреплена обязанность налогового агента по отражению всех доходов, выплаченных им своим сотрудникам и иным физическим лицам, в регистрах.
Форма самого регистра по НДФЛ, а также порядок отражения в нем данных аналитического характера, разрабатываются налоговым агентом самостоятельно.
Но при этом указанный документ должен содержать в себе сведения следующего характера:
- все доходы, какие получены физическим лицом, и все предоставленные ему налоговые вычеты. Налоговые вычеты и доходы в регистре показываются только те, которые за налоговый период были получены от налогового агента. Например, имущественный вычет, если его предоставил налоговый орган, не отражается в регистре по НДФЛ;
- вся сумма рассчитанных и удержанных налогов НДФЛ;
- данные о налогоплательщике, позволяющие четко идентифицировать его;
- вид выплаченных этому лицу доходов и предоставленных вычетов;
- расходы и иные суммы, которые могут в соответствии с нормами главы 23 НК РФ уменьшать налоговую базу. А также виды этих расходов и иных платежей.
Виды доходов, вычетов и расходов проставляются с отражением кодов, которые утверждены ФНС РФ в приказе №ММВ-7-11/387@ от 10.09.15г.
даты выдачи (перечисления) доходов; - даты удержания НДФЛ с доходов физического лица;
- даты перевода в бюджет удержанных налогов;
- реквизиты документов, которые подтверждают перечисление налогов в бюджет;
- статус физического лица, как налогоплательщика. Этот статус должен быть идентичен тому, какой впоследствии будет проставляться в форме «Справка 2-НДФЛ». Взять сведения о статусе можно из приказа ФНС РФ №ММВ-7-11/485@ от 30.10.15г. А чтобы правильно проставить статус, можно руководствоваться письмом ФНС РФ № БС-4-11/4272@ от 15.03.16г. В этом письме рассмотрены отдельные вопросы по оформлению справки № 2-НДФЛ.
Все вышеуказанные реквизиты носят обязательный характер, а потому они должны все присутствовать в налоговом регистре. Однако дополнить новыми реквизитами данную форму можно, если этого требует специфика расчетов с физическими лицами или специфика самой хозяйственной деятельности налогового агента.
Порядок заполнения, ведения и хранения
При этом:
- сам регистр должен содержать в себе сведения за налоговый период, т.е. за календарный год;
- все сведения в регистре указываются с нарастающим итогом – для целей подготовки формы 6-НДФЛ, которая составляется и сдается по окончании квартала, 6-ти, 9-ти месяцев и года. При этом итог выводится по каждому месяцу начисления дохода с последующим обобщением за квартал, 6 месяцев и т.д.
- готовится документ в отечественной валюте – в рублях. Причем, сумма налога к внесению в бюджет и к удержанию из доходов налогоплательщика рассчитывается в целых рублях (без копеек) и с соблюдением всех правил округления (свыше 50 копеек – все округляется в сторону увеличения). Что касается отражения доходов, то они проставляются в той сумме, в какой начислены, – без округлений. Сведения о начисленных доходах берутся из расчетных ведомостей;
- заводится регистр на каждого налогоплательщика, в отношении которого была произведена выплата дохода;
- заполняться регистр может и от руки, и с помощью программного обеспечения, но только тем лицом, которое ответственно за расчет оплаты труда и иных вознаграждений в пользу физических лиц. Именно этот сотрудник вправе вносить изменения в регистр и подтверждать выполненные им корректировки своей подписью;
- в регистр сведения вносятся из первичных документов, которые содержат в себе данные о начисленных и выплаченных доходах, о начисленных, удержанных и переведенных в бюджет суммах налогов;
- регистр составляется по окончании месяца, когда есть точные и конечные данные о доходах, вычетах и прочих показателях. Но итоговые данные по регистрам должны быть готовы и проверены к моменту заполнения 6-НДФЛ за соответствующий период.
Хранится регистр не менее 5-ти лет на предприятии; в условиях, которые защищают его от несанкционированного внесения в него корректировок. Если регистр составлен в электронной форме, то в течение всего срока его хранения должна быть обеспечена возможность вывода данных регистра на бумажный носитель.
Нюансы оформления
Идентифицирующими данными налогоплательщика, которые должны быть отражены в шапке регистра, являются:
- фамилия и имя физического лица, а отчество – если предусмотрено;
- дата рождения указывается полностью – число, месяц и все цифры года;
- сведения о документе, удостоверяющем личность. Этим документом может быть не только паспорт, но и военный билет, удостоверение беженца, и иные;
- ИНН (если он есть у налогоплательщика);
- гражданство;
- адрес проживания в РФ и адрес прописки, в том числе и за пределами РФ.
Тут же – в шапке регистра – следует указать и статус налогоплательщика.
Виды доходов – это отдельная графа в регистре, которая должна стоять до или после графы с суммой дохода и датой его выплаты.
Виды вычетов можно узнать из того же приказа, который утверждает коды для доходов, – из приказа №ММВ-7-11/387@, утвержденного ФНС РФ 10.09.2015г. Коды вычетов проставляются рядом с графой, отражающей их денежное выражение.
Суммы доходов рекомендуется указывать в регистре до налогообложения (т.е. без учета применяемых вычетов) и для целей налогообложения (т.е. уменьшенными на вычеты).
Дата получения дохода должна соответствовать дате фактической выдачи зарплаты и иного дохода из кассы (наличными) или с расчетного счета (при переводе средств на банковские карты налогоплательщиков).
В регистре должны быть указаны также:
- ставка НДФЛ (отдельной графой);
- сумма исчисленного и удержанного налога;
- полная дата удержания налога;
- полная дата его перечисления в бюджет, которая соответствует дате списания средств с расчетного счета налогового агента;
- реквизиты платежного поручения, которые можно получить в банке из выписки по расчетному счету. В регистр вносится дата платежного документа и его номер.
Что касается отражения необлагаемых сумм доходов, то мнения по этому поводу делятся. Поэтому если указанные суммы не найдут своего отражения в налоговом регистре, то это не будет ошибкой.
Правилам ведения данных регистров посвящена следующая видео лекция:
www.delasuper.ru
Для чего нужен регистр по НДФЛ
Налоговый регистр по НДФЛ прежде всего необходим для составления справок по форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@. Напомним, что справки 2-НДФЛ налоговые агенты обязаны представлять по окончании налогового периода (п. 2 ст. 230 НК РФ). Кроме того, налоговый регистр может оказаться полезен самому налоговому агенту. При условии правильного ведения налоговый регистр позволит:
- вовремя выявить случаи излишне удержанного НДФЛ. Напомним, что налоговый агент обязан сообщить физическому лицу о фактах излишне удержанного налога в течение десяти дней со дня обнаружения (п. 1 ст. 231 НК РФ);
- отслеживать суммы доходов в целях предоставления стандартного налогового вычета. Не забудьте, что вычеты «на детей» предоставляются до месяца, в котором доход физического лица превысит 280 000 руб. за налоговый период (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ);
- контролировать суммы предоставленных социальных налоговых вычетов (абз. 3 п. 2 ст. 219 НК РФ);
- правильно рассчитать сумму доходов, облагаемых НДФЛ при превышении определенной величины (например, доходы в виде подарков или суммы материальной помощи, оказываемой работодателями своим работникам, облагаются НДФЛ, если превысят 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК РФ)).
Отсутствие налогового регистра по НДФЛ проверяющие могут посчитать грубым нарушением правил учета доходов и расходов (п. 2 письма ФНС России от 29.12.2012 № АС-4-2/22690). А за данное нарушение в п. 1 ст. 120 НК РФ предусмотрен штраф в сумме 10 000 руб. Если же нарушения выявлены более чем в одном налоговом периоде, размер штрафа составит 30 000 руб. (п. 2 ст. 120 НК РФ).
Обязательные реквизиты регистра
Регистры налогового учета должны содержать (п. 1 ст. 230 НК РФ):
1) сведения, которые позволят идентифицировать налогоплательщика;
2) вид выплачиваемых налогоплательщику доходов в соответствии с кодами, утвержденными приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@;
3) вид предоставленных налоговых вычетов в соответствии с кодами, утвержденными приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@;
4) суммы дохода;
5) даты выплаты доходов;
6) статус налогоплательщика;
7) даты удержания и перечисления налога в бюджет;
8) реквизиты платежных документов на перечисление налога.
Прокомментируем некоторые реквизиты.
Суммы дохода
Суммы дохода следует указывать в том размере, в каком они были начислены, то есть без их уменьшения на вычеты. Такие разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 29.12.2010 № 03-04-06/6-321 и ФНС России от 13.10.2011 № ЕД-4-3/16950@.
Дата выплаты дохода
В отношении даты выплаты доходов необходимо отметить следующее. НК РФ не содержит такого понятия, как «дата выплаты доходов», в ст. 223 НК РФ определены только даты фактического получения доходов. Вопрос: какую именно дату следует занести в регистр?
В письме Минфина России от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37 говорится, что при выплате заработной платы на карточные банковские счета работников в регистре нужно указывать дату, когда организация перечислила денежные средства. В письме финансового ведомства от 29.12.2010 № 03-04-06/6-321 отмечено, что в регистрах должны фиксироваться даты фактического получения налогоплательщиком дохода, определяемые в соответствии со ст. 223 НК РФ.
В более позднем письме от 18.04.2014 № 03-04-06/17867 Минфин России подчеркнул, что датами получения дохода, отражаемыми в регистрах налогового учета, являются последние числа каждого месяца, за которые налогоплательщикам начислен доход в виде оплаты труда. Однако указание в регистре даты выплаты дохода, по мнению финансового ведомства, не является грубым нарушением правил учета доходов и расходов. Думаем, что это разъяснение и стоит принять к сведению.
Статус налогоплательщика
При указании статуса налогоплательщика в налоговом регистре целесообразно будет использовать ту же кодировку, что и в справке 2-НДФЛ. Если налогоплательщик является налоговым резидентом Российской Федерации, ставится код 1, для лиц, не являющихся налоговыми резидентами, ставится код 2. В случае, когда налогоплательщик не является налоговым резидентом РФ, но признается в качестве высококвалифицированного специалиста в соответствии с Федеральным законом от 25.07.2002 № 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации», указывается код 3 (п. 2.3 Рекомендаций по заполнению справки 2-НДФЛ, утвержденных приказом ФНС России от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611@).
К сведению
Налоговыми резидентами признаются физические лица, фактически находящиеся на территории РФ не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). При этом период нахождения физического лица в Российской Федерации не прерывается на периоды его выезда за рубеж для краткосрочного (менее шести месяцев) лечения или обучения, а также для исполнения трудовых или иных обязанностей, связанных с выполнением работ (оказанием услуг) на морских месторождениях углеводородного сырья.
Если в организации трудятся иностранцы или граждане РФ, которые в силу своих служебных обязанностей или по другим причинам часто бывают за границей, то в налоговый регистр целесообразно включить таблицу для определения налогового статуса физического лица. Отметим, что количество дней нахождения лица на территории РФ необходимо определять на каждую дату фактического получения дохода лица, то есть последний день месяца, за который выдается заработная плата. Так, например, при выплате зарплаты за октябрь 2014 г. нужно считать количество дней за период с ноября 2013 по октябрь 2014 г. включительно (письмо ФНС России от 22.10.2014 № ОА-3-17/3584@).
Таблица. Определение налогового статуса физического лица (нарастающим итогом)
Месяц |
Январь |
Февраль |
Март |
Апрель |
Май |
Июнь |
Июль |
Август |
Сентябрь |
Октябрь |
Ноябрь |
Декабрь |
Количество дней нахождения на территории РФ |
35 |
63 |
94 |
124 |
155 |
185 |
216 |
235 |
228 |
246 |
218 |
234 |
Налоговый статус |
2 |
2 |
2 |
2 |
2 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
1 |
Дата удержания налога
Как правило, дата удержания налога совпадает с датой выплаты доходов (п. 4 ст. 226 НК РФ). Это правило не выполняется для доходов в натуральной форме. Кроме того, есть вопросы с определением даты удержания налога при выплате заработной платы.
При выплате дохода в натуральной форме удержать НДФЛ сразу невозможно. Эту нужно сделать при ближайшей денежной выплате (письмо Минфина России от 28.11.2007 № 03-04-06-01/420). Например, работнику вручили подарок 18 ноября, а ближайшая выплата заработной платы — 30 ноября. В этом случае в налоговом регистре дата выплаты дохода будет указана 18 ноября, а дата удержания НДФЛ — 30 ноября.
Как уже говорилось ранее, датой выплаты дохода в виде заработной платы будет последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК РФ). По мнению Минфина России, налоговый агент должен удерживать и перечислять налог один раз в месяц при окончательном расчете (см., например, письма от 15.08.2012 № 03-04-06/8-143, от 09.08.2012 № 03-04-06/8-232, от 17.07.2008 № 03-04-06-01/214 и от 16.07.2008 № 03-04-06-01/209). Таким образом, в налоговом регистре в качестве даты удержания НДФЛ при выплате заработной платы нужно указывать последнее число соответствующего месяца.
Дата перечисления налога в бюджет
Дату перечисления налога в бюджет следует отражать на основании отметки банка в платежном поручении на перечисление НДФЛ. Напомним, что согласно п. 6 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны перечислять суммы исчисленного и удержанного налога не позднее дня фактического получения в банке наличных денежных средств на выплату дохода, а также дня перечисления дохода со счетов налоговых агентов в банке на счета налогоплательщика либо по его поручению на счета третьих лиц в банках. В иных случаях налог следует перечислять не позднее дня, следующего за днем фактического получения налогоплательщиком дохода (для доходов в натуральной форме или в виде материальной выгоды — не позднее дня, следующего за днем фактического удержания налога).
К сведению
Напомним, что согласно п. 1 ст. 230 НК РФ налоговые агенты вправе разрабатывать формы налоговых регистры по НДФЛ самостоятельно с учетом обязательных реквизитов только с 2011 г. (изменения были внесены Федеральным законом от 27.07.2010 № 229-ФЗ). До 2011 г. учитывать доходы физических лиц нужно было по форме, разработанной Минфином России. Однако такая форма так и не была разработана, поэтому Минфин России (письмо от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155) допускал возможность использования самостоятельно разработанной формы или формы 1-НДФЛ «Налоговая карточка по учету доходов и налога на доходы физических лиц за 2003 год», утвержденной приказом МНС России от 31.10.2003 № БГ-3-04/583. Форму 1-НДФЛ можно взять за основу для налогового регистра и сейчас, но в нее следует добавить такие обязательные реквизиты, как дата выплаты дохода, дата удержания и перечисления налога в бюджет, а также реквизиты платежного документа.
Реквизиты, которые стоит добавить
Как уже было указано выше, исходя из позиции Минфина России (письма от 18.04.2014 № 03-04-06/17867, от 14.02.2012 № 03-04-06/6-37 и от 29.12.2010 № 03-04-06/6-321), можно сделать вывод, что в налоговом регистре должны быть указаны сведения не только о дате выплаты дохода, но и дате фактического получения дохода. Поэтому нелишне будет добавить такой реквизит в налоговый регистр.
Кроме того, поскольку регистр НДФЛ является основанием для заполнения справки 2-НДФЛ, то целесообразно в регистре отразить данные, необходимые для заполнения раздела 2 этой справки. По мнению автора, в регистре, кроме ИНН и ФИО физического лица, стоит указывать такие реквизиты, как дата рождения, гражданство (код страны), код документа, удостоверяющего личность, серию и номер документа, адрес места жительства в РФ (почтовый индекс, код региона, район, город, населенные пункт, улица, дом, корпус, квартира), адрес в стране проживания (код страны, адрес). В этом случае заполнить справку 2-НДФЛ будет проще.
Также, по мнению автора, в налоговом регистре следует фиксировать данные о предоставленных налоговых вычетах физическому лицу в течение налогового периода. Ведь такая информация необходима для заполнения справки 2-НДФЛ. Еще можно посоветовать добавить в налоговый регистр такой реквизит, как сумма дохода с учетом налоговых вычетов.
Образец формы налогового регистра по НДФЛ дан в приложении.
www.eg-online.ru
НДФЛ всегда переплачен потому, при разл. ситуациях: отпуск, затем в отпуске б/л (сторно отпуск); отпуск, затем отзвали из отпуска и т.д. и т.п.
Вот выкладываю жутко читаемую статью из СПС
1. Как разработать форму налогового регистра по НДФЛ
Для ведения налогового учета по НДФЛ желательно разработать такую форму регистра, которая отвечала бы двум условиям:
1) была удобной в использовании, то есть:
• простой в заполнении, чтобы не возникло путаницы с теми или иными данными;
• наглядной, чтобы на ее основе можно было легко заполнить отчетность по НДФЛ, своевременно отследить излишне удержанный НДФЛ и т.д.;
• учитывала особенности налогового агента и его работников-налогоплательщиков (в частности, количество и налоговый статус сотрудников, виды выплачиваемых им доходов и пр.);
2) отражала все обязательные сведения.
Образец заполнения налогового регистра по НДФЛ, разработанного на основе формы 1-НДФЛ1.1. Какие формы регистра применяются при ведении налогового учета по НДФЛ
Утвержденной формы налогового регистра по НДФЛ нет. Поэтому форму регистра по НДФЛ и порядок отражения в нем данных вам необходимо разработать самостоятельно (п. 1 ст. 230 НК РФ). В таком регистре ведется учет (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):
• доходов, начисленных и выплаченных физлицам;
• предоставленных им налоговых вычетов, а также сумм, которые уменьшают налоговую базу;
• исчисленного, удержанного и перечисленного с таких доходов НДФЛ.
Количество применяемых организацией регистров налоговым законодательством не ограничено, поэтому можно предусмотреть любой из следующих вариантов:
1) отдельную форму регистра на каждый вид выплачиваемых доходов;
2) единую форму регистра, учитывающую все возможные виды доходов.
Хотя и нет специального требования, все же рекомендуем утвердить форму регистра по НДФЛ в качестве приложения к учетной политике.1.2. Какие сведения нужно отразить в налоговом регистре по НДФЛ
Налоговый регистр по НДФЛ должен в обязательном порядке содержать сведения (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):
• идентифицирующие налогоплательщика, включая его статус налогового резидентства;
См. также: Как определить статус налогоплательщика для целей уплаты НДФЛ
• о выплаченных ему доходах: вид и код дохода, сумму дохода до уменьшения на вычеты и с учетом налоговых вычетов (до уменьшения на сумму НДФЛ), дату его фактического получения и выплаты;
• о предоставленных вычетах: вид и код вычета, его сумму, а также сведения о расходах и суммах, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ;
• об исчисленном и удержанном НДФЛ: сумму налога, дату его удержания и перечисления, а также реквизиты платежных поручений на уплату НДФЛ.
Для учета доходов физлиц, у которых часто меняется налоговый статус (иностранцы либо граждане РФ, которые часто выезжают за границу), целесообразно выделить в регистре отдельную таблицу или поле с данными об их статусе по каждому месяцу налогового периода.
Дополнительно в регистре можно указать сведения:
• о налоговом агенте;
• о сумме дохода с прошлого места работы (для работников, принятых на работу не с начала года), чтобы правильно рассчитать стандартные вычеты;
• любую другую информацию, необходимую налоговому агенту.
Не отражаются в налоговом регистре доходы (ст. 217, п. п. 1, 2 ст. 227, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ):
• не облагаемые НДФЛ (за исключением доходов, освобождаемых от налогообложения в пределах норм);
• выплаченные физлицу за приобретенное у него имущество (имущественные права), так как в этом случае физлицо само исчисляет и уплачивает налог;
• выплаченные индивидуальному предпринимателю или лицу, которое занимается частной практикой, так в этом случае физлицо также само исчисляет и уплачивает налог.
При этом доходы, которые облагаются НДФЛ частично, отражаются в регистре в полной сумме. Это нужно для того, чтобы отслеживать необлагаемый лимит и, в случае его превышения, включать часть дохода, которая вышла за пределы, в налоговую базу.1.3. Как сгруппировать сведения в регистре налогового учета по НДФЛ
Сведения из налогового регистра по НДФЛ используются для заполнения Справки 2-НДФЛ и Расчета 6-НДФЛ. Поэтому в регистре данные сведения целесообразно сгруппировать в соответствии со структурой этих форм.
1.4. Как разработать налоговый регистр на основе формы 1-НДФЛ
При разработке регистра за основу можно взять утратившую силу форму карточки 1-НДФЛ. Однако ее форма во многом не соответствует действующим положениям Налогового кодекса РФ. Например, в ней не предусмотрено отражение некоторых обязательных сведений, таких как даты выплаты доходов, удержания и перечисления НДФЛ в бюджет, реквизиты платежного документа (п. 1 ст. 230 НК РФ).
Поэтому ее нужно дополнить необходимыми реквизитами и убрать из нее лишнюю информацию.
При разработке налогового регистра по НДФЛ на основе карточки 1-НДФЛ из нее можно удалить:
• разд. 7 "Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами", поскольку в отношении таких доходов организация налоговым агентом не является и налоговый учет по ним вести не должна. Это следует из п. 1 ст. 230 НК РФ;
• разд. 9 "Сведения о представлении справок".
В новом регистре останутся следующие разделы из формы 1-НДФЛ, в которые рекомендуется внести следующие основные изменения.
В разд. 1 "Сведения о налоговом агенте" код "ОКАТО" следует заменить на код "ОКТМО".
В разд. 2 "Сведения о налогоплательщике (получателе доходов)" структуру рекомендуем частично изменить и дополнить (п. 1 ст. 230 НК РФ):
1) данными из справки о полученных физлицами доходах;
2) таблицей, где подробно отражаются помесячные данные об изменении налогового статуса работника на случай, если в организации имеются работники-иностранцы, у которых налоговый статус в течение года меняется.
В разд. 3 "Расчет налоговой базы и НДФЛ (для доходов, облагаемых по ставке 13% и 30%)" рекомендуем внести следующие изменения (п. 1 ст. 230 НК РФ):
1) дополнить новыми строками для отражения следующих сведений:
• даты получения дохода;
• даты перечисления дохода;
• даты удержания налога;
• даты перечисления налога;
• реквизитов платежного документа на перечисление налога;
• имущественных вычетов;
• социальных вычетов;
2) ввести для наглядности две строки для стандартных вычетов: "Стандартные вычеты на детей" и "Иные стандартные вычеты" — вместо одной строки "Стандартные налоговые вычеты";
3) удалить коды стандартных вычетов, поскольку они изменились. Они будут проставляться при заполнении формы;
4) ввести строки для отражения сумм фиксированного авансового платежа (пп. 2 п. 1, п. 6 ст. 227.1 НК РФ), если в организации работают иностранцы, использующие патент;
5) скорректировать существующие, а также ввести новые поля для отражения сведений о праве на вычеты и подтверждающих документах после таблицы расчета налоговой базы (по примеру карточки 1-НДФЛ).
forum.klerk.ru
С чего начать
Прежде чем сделать под себя регистр по НДФЛ, надо определить, для чего он нужен. А необходим он вам как налоговому агенту для того, чтобы:
- правильно рассчитать налог, подлежащий удержанию из доходов работника;
- на основании данных регистров быстро заполнить справки
2-НДФЛ на каждого работника и по окончании года отчитаться перед налоговой инспекциейп. 2 ст. 230 НК РФ; - в случае налоговой проверки предъявить проверяющим регистр и избежать штрафа за его отсутствие.
Поэтому в регистре должны быть обязательные реквизиты, прямо упомянутые в НК, а также все данные, которые есть в справке
Обязательные реквизиты регистра по НДФЛ
Обязательные реквизиты, которые должны быть в регистре по НДФЛ, таки
1) сведения, позволяющие идентифицировать налогоплательщика (ф. и. о., ИНН). Также в регистре лучше сразу указать паспортные данные (номер, серию, адрес места жительства), так как они нужны для заполнения справки
2) статус налогоплательщика (резидент/нерезидент);
3) виды выплачиваемых доходов и их коды;
4) виды предоставленных налоговых вычетов и их коды;
5) суммы доходов и суммы вычетов;
6) даты выплаты доходов;
7) даты удержания налога;
8) даты перечисления налога;
9) реквизиты платежного документа на перечисление налога в бюджет (дата и номер).
Первые пять реквизитов вопросов не вызывают, и проблем отразить их в налоговом регистре нет. Все данные о работнике можно оформить так же, как и в разделе 2 справки
Понятно, что суммы доходов работников вы будете брать из своих первичных документов (расчетно-платежных, расчетных ведомостей, актов и т. п.). Коды доходов и коды вычетов берутся из Справочников, приведенных в приложениях № 3 и № 4 к Приказу ФНС, которым утверждены форма справки
А статус налогоплательщика можно кодировать
Если работник — иностранец или просто часто бывает за границей в командировках, то, чтобы фиксировать, как в течение года меняется его статус, можно сделать в начале регистра такую таблицу.
Отслеживать в течение года статус нужно еще и потому, что вычеты предоставляются работнику только в отношении доходов, облагаемых по ставке
Дата выплаты дохода
В гл. 23 НК РФ нет такого понятия, как «дата выплаты дохода». Поэтому надо исходить из буквального смысла этого термина. В регистре по НДФЛ в качестве даты выплаты любого дохода надо указывать дату реального перечисления денег сотруднику. Кстати, так же считает и Минфин. Например, он разъяснил, что если зарплата выплачивается путем зачисления денег на карточные счета работников, то в регистре надо указывать именно дату перечисления денег на карточки работнико
Вид доходов | Дата выплаты доходо |
Любые доходы в денежной форме (включая оплату труда, выплаты по ГПД, отпускные, больничные, дивиденды и др.) | День выплаты дохода из кассы либо перечисления денег на счет работника в банке |
Доходы в натуральной форме | День передачи работнику имущества (оказания ему услуг, выполнения для него работ) |
Материальная выгода, полученная от экономии на процентах при выдаче работнику займа | День уплаты работником процентов по займу |
Материальная выгода, полученная от приобретения товаров (работ, услуг) или ценных бумаг | День приобретения работником товаров (работ, услуг), ценных бумаг |
Поскольку зарплата должна выплачиваться два раза в месяц (за первую половину месяца — до окончания месяца, как правило, с
Дата удержания НДФЛ
Организация обязана удержать НДФЛ из доходов работника при их выплат
Рассчитать налог, подлежащий удержанию, нужно раньше — в момент начисления дохода работнику. То есть в день начисления зарплаты, премий, надбавок, доплат, пособий по болезни, отпускных, доходов по ГПД и т. п. Это будет налог исчисленный, и его вы указываете в соответствующей графе регистра по НДФЛ.
А вот удержать исчисленный НДФЛ из доходов работника нужно, как мы уже сказали, только при их непосредственной выплате.
В большинстве случаев дата удержания налога будет совпадать с датой выплаты доходов (например, при выплате отпускных, больничны
При выплате доходов в натуральной форме (например, при выдаче подарков) удержать НДФЛ в момент выплаты дохода невозможно. Это нужно сделать при ближайшей выплате денег работнику, например при выплате ему зарплаты, отпускных, пособий по болезни и
Теперь разберемся с зарплатой. Она, как мы уже сказали, выплачивается два раза в месяц. И что же, два раза удерживать НДФЛ? Контролирующие органы неоднократно разъясняли, что исчислять, удерживать и перечислять в бюджет НДФЛ с зарплаты (в том числе за первую половину месяца) нужно один раз в месяц при окончательном расчете дохода сотрудника по итогам каждого месяца, за который ему был начислен дохо
Таким образом, датой получения дохода в виде оплаты труда как за первую, так и за вторую половину месяца является последний день месяца, за который зарплата начислена. И на эту же дату нужно исчислить НДФЛ за меся
Казалось бы, все просто: при выплате зарплаты за первую половину месяца (аванса) НДФЛ удерживать не надо. Однако если вы выплатите работнику сумму аванса без удержания НДФЛ, то по окончании месяца может сложиться ситуация, когда вы не сможете перечислить НДФЛ в бюджет, так как вам не из чего будет удержать налог. Например, вы выплатили работнику аванс, НДФЛ с него не удержали. А потом оказалось, что за вторую половину месяца работнику не положена зарплата по какой-то причине (например, он заболел или находился в отпуске за свой счет). И получается, что удержать НДФЛ вам просто не из чего. А перечислять в бюджет НДФЛ за счет собственных средств вы не можете, это прямо запрещено Кодексо
- <или>выплачивать зарплату за первую половину месяца за вычетом рассчитанного с нее НДФЛ, но НДФЛ не начислять (проводку Дт счета 70 – Кт счета 68 не делать) и не удерживать. Тогда в конце месяца вы всегда сможете удержать весь НДФЛ за месяц из доходов работника;
- <или>исчислять (делать проводку Дт счета 70 – Кт счета 68) и удерживать НДФЛ с аванса, но в бюджет его сразу не перечислять. А перечислить сумму налога, удержанную со всей зарплаты за месяц, один раз — при выплате зарплаты по итогам месяца. Однако такой вариант может вызвать лишние вопросы налоговиков при выездной проверке (мол, раз удержали налог, то почему не перечислили, возможность ведь была);
- <или>исчислять, удерживать и перечислять НДФЛ при каждой выплате зарплаты, то есть два раза в месяц (делать проводки: при исчислении НДФЛ — Дт счета 70 – Кт счета 68, а при перечислении налога — Дт счета 68 – Кт счета 51).
Дата перечисления НДФЛ и реквизиты платежки
Это дата, которая указана в отметке банка на платежке на перечисление НДФЛ. Напомним, что срок, в который налог должен быть перечислен в бюджет, зависит от способа выплаты доходо
Способ выплаты доходов | Срок перечисления НДФЛ |
Из кассы за счет денег, полученных в банке | В день получения денег в банке |
Из кассы за счет выручки | Не позднее следующего дня после выплаты дохода |
Перечисление на банковский счет работника или по его поручению на счета других лиц | В день перечисления дохода |
В неденежной форме (в натуральной форме или в форме материальной выгоды) | Не позднее дня, следующего за днем удержания налога. А удержать НДФЛ надо в ближайший день выплаты денежного дохода |
Если вы выплачиваете доход (за исключением зарплаты за первую половину месяца) работнику безналичным путем и перечисляете налог вовремя, то дата выплаты дохода, дата удержания налога и дата его перечисления у вас будут совпадать.
Всем известно, что НДФЛ перечисляется в бюджет сразу за всех работников организации (или работников одного подразделения) одной платежкой. Поэтому если удержанный НДФЛ перечислен в бюджет полностью, то в налоговом регистре у каждого работника будет указан один и тот же номер платежки и ее дата.
Общие правила по ведению регистра
ПРАВИЛО 1. На каждого работника ежегодно нужно заводить отдельный регист
ПРАВИЛО 2. В регистре все выплаченные работнику доходы, облагаемые по ставке 13%, и предоставленные вычеты отражаются как помесячно, так и нарастающим итогом с начала года. Ведь НДФЛ по этим доходам рассчитывается нарастающим итогом с начала года по итогам каждого месяца за вычетом НДФЛ, удержанного в предыдущих месяцах текущего год
А вот доходы, облагаемые по другим ставкам, можно отражать только помесячно. В этом случае НДФЛ исчисляется отдельно по каждой сумме дохода без предоставления вычето
ПРАВИЛО 3. Если работник принят на работу не с начала года, то в начале регистра можно указать такие сведения.
Сумма дохода берется из справки
Если работник имеет право на детские вычеты, то в начале регистра лучше сделать еще одну табличку.
Из нее будет сразу видно: с какого месяца надо начать предоставлять вычет и когда перестать это делать, какую сумму вычета предоставить и какой код вычета присвоить.
ПРАВИЛО 4. В регистре можно не отражать доходы, которые в полной сумме не облагаются НДФЛ, например пособия по беременности и родам, ежемесячное пособие по уходу за ребенком до полутора
А вот доходы, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленного лимита (например, суточные свыше 700 руб., материальная помощь и подарки, облагаемые в части, превышающей 4000 руб. в год и др.), в регистре отражать над
ПРАВИЛО 5. Если у организации есть обособленные подразделения, то налоговые регистры по НДФЛ нужно вести в каждом ОП отдельно.
А если работник одновременно получает доходы и в ГП, и в ОП, то на него надо завести два регистра по НДФЛ. В этом случае для правильного расчета НДФЛ вычеты на детей удобнее предоставлять в каком-то одном месте — либо в ГП, либо в ОП.
Вести регистры в каждом ОП нужно для того, чтобы не было проблем с перечислением НДФЛ и представлением справок
ПРАВИЛО 6. Суммы НДФЛ отражаются в регистре в целых рублях, а все остальные суммы — в рублях и копейка
ПРАВИЛО 7. Форму регистра по НДФЛ лучше утвердить приказом руководителя.
Заполняем регистр по НДФЛ
Как это сделать, покажем на примере.
***
При желании вы можете дополнять регистр любыми данными, которые вам нужны. Если доходы облагаются по разным ставкам, то можно сделать обобщающую таблицу, где будут указываться общая сумма дохода и общая сумма удержанного и перечисленного налога.
Если на конец года вы не успели возвратить работнику излишне удержанный с его дохода НДФЛ и продолжаете возвращать его в следующем году, то сумму долга перед работником можно показать в дополнительной таблице в начале регистра.
А в конце регистра вы можете указать номер справки
glavkniga.ru