В процессе работы организации возникают ситуации, когда руководителям подразделений и прочим сотрудникам необходимо донести до руководства различные сведения. Сделать это нужно в письменном виде. Для этого используется либо служебные, либо докладные записки.
Что это такое
Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию. В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо.
Чаще всего они встречаются в кадровом делопроизводстве, поскольку информация, доводимая до сведения руководства, почти всегда касается сотрудников организации. Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии (приказы, служебные расследования).
Кто и кому их пишет
Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.
При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:
- сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
- можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
- всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
- даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.
Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.
В каких случаях применяется
Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения:
- о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции;
- о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.
Иными словами, она носит информационный характер и предполагает, что дальнейший порядок действий определяет именно вышестоящее руководство.
Порядок передачи
Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:
- Оформление записки.
- Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
- После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
- Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.
- После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.
Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное. В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.
Правила оформления
Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства.
На бланке или нет
Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.
Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере.
В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.
Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок.
Источник: delat-delo.ru
Как пишется докладная записка на сотрудника: образец
Докладная записка: образец (незаполненный) выглядит так:
Как написать докладную о нарушении трудовой дисциплины
Как известно, каждый, кто устраивается на работу, читает и подписывает должностную инструкцию. Если в процессе работы он не выполняет указанные в инструкции функции либо выполняет их не так, как надо, то это повод наказать его. Это может быть все что угодно: регулярные опоздания, прогул, неправильно оформленные документы…
Любые действия, которые влекут за собой убытки, — наказуемы. Вы, как непосредственный руководитель, можете решить эти проблемы путем предупреждений или бесед. Но если разговоры не действуют, то сотрудника нужно наказывать. Главное, делать это по закону.
Как утверждают многие, докладная записка о нарушении трудовой дисциплины может служить лучшим средством для борьбы с опозданиями.
Но как? Ведь все решения о дисциплинарных взысканиях в компании принимает только ее высшее руководство. Именно для того, чтобы уведомить начальство о проступке сотрудника, и пишется докладная записка, адресованная, допустим, генеральному директору фирмы.
Кстати, докладную может написать не только вышестоящее лицо, но и любой сотрудник. Однако внутренние документы ряда фирм предусматривают строгий порядок подачи жалоб. Согласно ему, рядовой сотрудник обязан не писать докладную, а пожаловаться непосредственному начальству.
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей
Как пишется докладная? Специального формата этого документа в российском Трудовом кодексе нет. Однако в каждой организации могут быть внутренние документы, среди которых имеются и утвержденные шаблоны докладных. Писать ее можно и на компьютере, и от руки. Общие же правила составления официальных документов диктуют следующую форму написания. Докладная на сотрудника, вернее, ее схема, выглядит так.
- Правый верхний угол: кому адресовано письмо (должность и Ф.И.О.).
- Ниже: от кого (должность и Ф.И.О.).
- Ниже по центру (с соблюдением отступа): название — докладная записка.
- Далее — основной текст послания. Здесь заявитель перечисляет перечень тех обязанностей сотрудника (со ссылкой на внутренние документы, к примеру правила внутреннего распорядка или должностную), которые он не выполнил.
- Далее указывается, к чему привели действия сотрудника, какие последствия повлекли за собой его проступки.
- Завершается основной текст записки предложением о дисциплинарных мерах, которые, по мнению непосредственного руководителя, необходимо применить к проштрафившемуся сотруднику, чтобы ситуацию исправить.
- Внизу слева ставится дата написания документа.
- Внизу справа — подпись.
При необходимости к докладной можно приложить некие доказательства вины работника, скажем фотографию рабочего стола, если он целый день не работает, а сидит в интернете. Ссылки на такие приложения делаются в основном тексте записки.
Докладная: пример написания
Например, ваш сотрудник неправильно оформил накладную на товар. В результате этого машину с продукцией, которая проехала какое-то количество километров и спалила какое-то количество бензина, представители заказчика отказались разгружать. Исправленную версию заказчик отказался принимать в электронном виде, требуя оригинал. Вам пришлось срочно переоформлять документы и отправлять курьера на легковой машине на склад заказчика.
Докладная записка: пример
Директору ООО «Веселушка» Иванову С.П.
от начальника производственного цеха ООО «Веселушка» Петрова И.П.
докладная записка.
Довожу до Вашего сведения, что работник производственного цеха Сидоров Л.Е. неправильно оформил накладную на поставку товара (5 тонн) для компании «Потребитель нашей продукции». В результате неправильного оформления накладной заказчик отказался выгружать товар. Чтобы исправить ситуацию, пришлось задействовать автомобиль «Жигули» для передачи исправленной накладной заказчику.
Последствиями такого халатного отношения сотрудника, выписывавшего накладную, стали простой автомобиля на складе; использование легкового автомобиля; повышенный расход ГСМ; испорченная репутация поставщика.
За халатное отношение к работе прошу объявить Сидорову Л.Е. выговор.
Дата
Подпись
Все, докладная готова! Что дальше? Если во внутренних документах фирмы есть указание на порядок согласования подобных документов, например их должны сначала рассмотреть и поставить резолюцию, допустим, директор по производству или служба безопасности, значит, вы, следуя указанной нормативом навигации, передаете документ в соответствующие подразделения.
Докладная записка (образец по ГОСТУ) при плохом поведении
Если указания на порядок согласования нет, то идете с этой бумагой в приемную и отдаете секретарю, при этом он отмечает документ в списке входящих и присваивает ему номер.
Докладная записка о невыполнении должностных обязанностей (образец)
И что делать дальше? Ничего! Только ждать последствий (а они обязательно будут, ведь на официальную бумагу, которой является докладная записка, обязательно должен быть официальный же ответ). Дисциплинарные меры воздействия обозначаются в приказе по организации. Но бывает и так, что изложенные факты потребуется проверить. Тогда приказ содержит информацию о мероприятиях, которые необходимы, чтобы подтвердить или опровергнуть указанные вами факты.
Докладная: образец о хамстве коллеге или клиенту
Источник: how2get.ru
Что это такое и какие цели она преследует
Это документ, который должен донести определенную информацию до вышестоящего руководства. В данной ситуации данные о том, что какой-либо сотрудник не справляется со своими задачами.
Однако сам работник может различными путями избежать наказания за подобный проступок.
Причины оповещения
Существует перечень оснований, по которым составляется данный документ. Также в фирме в локально — правовых актах может содержаться дополнительная информация о причинах.
Наиболее распространенными вариантами являются:
- систематическое опоздание на работу. Это основание означает, что сотрудник часто нарушает временной распорядок и приступает к работе с запозданием;
- отсутствие на рабочем месте. Сотрудник без уважительных причин, а также без письменных просьб покидает свое рабочее место. Это влечет нарушения в рабочем процессе, а также финансовые убытки;
- нарушение устава компании. В нем содержаться правила, которые касаются организации рабочего процесса. Например, установленный кодекс одежды. Также существуют стандартные правила, касающиеся запрета на употребление алкоголя или же курения на рабочем месте;
- невыполнение поручений от вышестоящего руководства;
- игнорирование своих должностных обязанностей, прописанных в условиях трудового договора.
Что из себя представляет образец докладной записки о невыполнении должностных обязанностей
Чтобы правильно написать записку, стоит придерживаться правил заполнения данного документа.
Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016 он обязательно должен включать в себя следующие пункты:
- Левый верхний угол. Указывается наименование предприятия, а также его руководитель. Указывается должность, а также ФИО этого лица.
- Ниже указывается ФИО и должность лица, подающего и заполняющего данный документ.
- Еще ниже указывается дата составления данного документа, а также подразделение.
- В середине документа указывается вся его суть. Пишется дата совершения нарушения, излагается содержание самого поступка, также указывается лицо, совершившее его.
- Внизу ставится подпись лица, подающего данный документ.
Однако дополнительно в документе можно указать следующее:
- В заключении указываются обстоятельства данного нарушения. При наличии уважительных причин, наказание для сотрудника смягчается.
- Также к записке прикладываются различные документы, подтверждающие позицию работника. Это могут быть различные справки из больницы, либо же выписки и заключения. Если доказывать нечего, то сотрудник признает свою вину за случившееся и соглашается с тем, что он понесет наказание.
- В ситуации, когда работник может предложить пути разрешения сложившейся ситуации, либо он исправил негативные последствия своего проступка, эта информация также указывается в документе.
Сам документ лучше всего передать лично в руки руководителю фирмы, либо же лицу, исполняющему его обязанности.
Также существует ряд правил по составлению данного документа:
- Руководитель фирмы не имеет права требовать объяснения поступка, а также привлекать сотрудника к ответственности, если с момента совершения виновного действия прошло полгода.
- Документ должен быть составлен в течение месяца, с момента совершения проступка. Если прошло больше времени, то заполнение записки не имеет смысла.
- Трудовым законодательством Российской Федерации не предусмотрена конкретная форма данного документа, поэтому он составляется в произвольной форме. Важно, чтобы вся информация в нем была написана от первого лица.
С данным документом обязательно должны быть ознакомлены обе стороны, также он регистрируется в специальном журнале, и храниться 3 года.
Особенности составления для отдельных профессий:
- Дворник или уборщица. В записке указывается то, что данный человек не справляется с задачей поддержания чистоты.
- Бухгалтер. При заполнении важно ссылаться на статью ТК, которую нарушил сотрудник.
- Учитель. Документ должен быть адресован директору школы, который проведет проверку. Те же условия при подаче ДОУ.
- Начальник. Документ подается вышестоящему руководству, либо в инспекцию труда. Пример:
Последствия
Если нарушение произошло однократно, то работодатель имеет право применить следующие виды взыскания:
- денежный штраф;
- лишение премии;
- устное замечание;
- выговор.
В ситуации, когда сотрудник регулярно нарушает устав фирмы и не выполняет свои обязанности, руководитель предприятия имеет полное право уволить его. Этот аспект регулируется статьей 81 пункт 5 ТК РФ.
Пишется по требованиям законодательства или по личному желанию
Трудовым законодательством не предусмотрено обязательств по составлению данного документа. Таким образом, написание докладной записки является сугубо личным делом каждого сотрудника.
У данного действия есть ряд преимуществ:
- повышается деловая атмосфера в коллективе;
- поддерживается дисциплина на предприятии;
- сотрудники начинают ответственней относиться к своей работе.
Однако также существует ряд недостатков:
- возникновение конфликтов в коллективе;
- вариант использования данного документа в личных целях.
В локально-правовых актах компании может содержаться информация об обязанности составления данного документа.
Может ли обвиняемый работник противодействовать процессу
Сотрудник может воспользоваться своими юридическими знаниями. Например, если он не подписал документ, в котором прописаны его обязанности, то фактически он их не знал, а значит, ничего не нарушил.
Также, работник может:
- подать жалобу в инспекцию труда, если он считает, что наказание незаслуженно.
- подать на работодателя иск в суд.
Таким образом, докладная записка – крайне полезный для фирмы документ. Она помогает наказывать нарушителей и улучшает эффективность работы. Однако данный документ вносит разлад в коллектив, а также не исключено его использование в личных целях.
Источник: lgotyboss.ru