Как рассчитать kpi сотрудника

Постоянное совершенствование – вот залог выживания на современном рынке, где избалованный клиент игнорирует компании, не предоставляющие эталонного качества. Специалисты business-result расскажут об одной из популярных методик, как все время держать свое предприятие в необходимом тонусе, обеспечивать положительную динамику развития. Узнайте, как происходит и что представляет собой разработка KPI, ключевые показатели эффективности деятельности организации и система мотивации с примерами, как рассчитать данную величину, а что важнее – как именно ей пользоваться.

KPI, сложное простыми словами

Итак, перед нами совершенно новое понятие, Key Performance Indicators. Это разбор основополагающих индикаторов, которые сигнализируют о том, насколько эффективно происходит работа, существуют ли лишние издержки, достигается ли решение задачи в максимально короткие сроки и при минимуме затраченных ресурсов.

То есть, мы без труда сможем понять, на каком этапе у нас случается утечка. Где наблюдается просадка. Именно подобного рода «дыры», которые пожирают финансы, потенциал, время производства – это главная причина падения оборотного капитала.

Но потеря ресурсов может наблюдаться не только в деятельности компании в целом, но и среди отдельных сотрудников. Выполняет ли работник свои функции так, как это задумано. Если по финансовой стратегии определено, что отдел из трех кадров должен совершать 100 сделок в неделю, а он демонстрирует только 80, значит, мы наблюдаем падение эффективности на 20%. И нужно срочно выяснить, почему это происходит, какие шаги предпринять, чтобы исправить ситуацию.

Примечателен и тот факт, что данный показатель одновременно действует положительно на самого работника, выступая отличным мотивационным рычагом. Ведь индикаторы прямо свидетельствуют, за какие именно действия сотрудник получает свою плату. Черным по белому расшифрован регламент, где все кристально ясно. Сделал 100% плана – получил 40 тысяч рублей. Перевыполнил на 20%, пожаловала надбавка в 10 тыс. Уложился в более короткий срок, еще сверху 7. А если не справился с объемом, то 30% будет удержано.

То есть, мы выяснили, что показатель эффективности, премия KPI – это один из наиболее удобных методов не только оценки продуктивности, но и прямого мотивационного фактора для работника. Ему не нужно ломать голову над секретами надбавок, он видит каждое действие, которое оплачивается. И стремится соответствовать шаблону идеального сотрудника. Просыпается не только желание получить больше денег, что логично. Но и некий соревновательный дух, а также здоровая доля перфекционизма. Почему бы не получить максимум, если способ его приобретения наглядно показан.

Как нетрудно догадаться, главная проблема человека, который не хочет выкладываться на работе – отсутствие личной заинтересованности. Часто конфликт решается в форме надбавки, которая строится исходя из количества совершенных сделок. Но ведь в расчет можно брать намного больше показателей. 

Ключевые виды KPI сотрудника

Все существующие индикаторы и способы их формирования можно разбить по нескольким группам.

Целевые

Данные параметры повествуют о том, были ли достигнуты цели, поставленные в различном временном диапазоне. Существует несколько уровней планирования:

• Глобальная стратегия.
• Уровневая.
• Небольшие задачи с фреймом в пару дней.

И каждая из идей достигается на определенный процент, вплоть до 100%. Если не учитывается перевыполнение как отдельный элемент. Соответственно, группа индикаторов направлена на анализ того, насколько все эти уровни целей были достигнуты за данный отрезок времени.

Финансовые

Основной довод – прибыль. Полноценное исследование полученных дивидендов, превалирование дохода над расходами. Или дефицит бюджета. И выявление всех критериев, которые к этому привели. В условиях рассмотрения деятельности конкретного сотрудника, разумеется. А также расчет общего показателя по всему отделу, филиалу или проекту в целом.

Клиентские

Группа строится на фидбеках. В основном собирается материал о том, насколько целевой клиент был удовлетворен. Число повторных обращений, среднее время заказа одного человека, эффективность прохождения воронки продаж и многие иные аспекты.

Процессные

Разбор процедуры исполнения рабочего плана. Как протекает сам процесс, существуют ли моменты, которые его замедляют. Благодаря глубокому изучению вопроса, можно выявить элементы, которые нужно доработать или даже исключить из привычного регламента. Чтобы повысить оперативность исполнения на ощутимый процент.

Критерии развития

Этот аспект строится на том, насколько стабильно и динамично развивается проект в определенной плоскости. А именно, в плане персонала. Существует ли «текучка» кадров, ее высота, почему сотрудники не удовлетворены своей работой. Продуктивен ли каждый конкретный работник, соизмерима ли заработная плата человека и его положительный эффект для компании в целом.

Ключевые показатели результативности, достоинства и недостатки

При достижении бизнесом некоторого предельного размера, анализировать, улавливать индикаторы просто навскидку, без системы учета и упорядочивания – нереально. Одно дело вести записи о пяти сотрудниках, другое – о сотнях.

Поэтому на определенном этапе роста KPI понадобится каждому бизнесу. И нет никакой разницы, в какой именно сфере функционирует предприятие. Законы рынка остаются неизменными, правила эффективности – тоже. Ровно как и психологические аспекты человека.

Внедрение позволит достигнуть новых высот, но и потребует полновесных жертв. Давайте посмотрим на плюсы и минусы, которые ожидают бизнес после использования системы.

Положительные моменты:

• Точный расчет эффективности деятельности предприятия. Причем не только общие цифры, но и конкретика по каждому отдельному сотруднику. Что может стать наглядной демонстрацией профессиональной непригодности. Или, напротив, звоночек о том, что работник показывает очень высокие результаты, и ему срочно необходимо повышение, пока он не ушел к конкурентам.
• Прекрасная база для создания новых стратегий развития, планов по проведению мероприятий и их направлению. Конкретных схем для решения возникших задач. Это детальный разбор и анализ, с помощью которого можно постоянно корректировать вектор движения стратегического курса.
• Также, расчет выполнение KPI сотрудников позволит своевременно замечать ошибки и устранять их. Отслеживать в постоянном активе все недочеты, потери, недоработки. Еще на том этапе, пока они не превратились в серьезную проблему, которая может сказаться на всем развитии в целом. А также оперативно замечать закономерности, которые проявляются в работе штата.
• Способ легко оценить эффективность новинок, внедряемых на каждом этапе. Что из новшеств положительно или негативно сказывается на результативности сотрудников.
• Установление правил личной ответственности исполнителей за качество своей работы.

К недостаткам же можно отнести:

• Для полноценного внедрения данной системы придется вложить огромную долю финансовых средств. Если большинство учетных операций этого стиля обычно нельзя назвать затратными, то тут иная ситуация.
• Необходим точный расчет количественного и качественного фактора показателей. Ведь если их слишком много, то часть может начать игнорироваться. Это ненужное усложнение. Кроме того, существует вероятность возникновения противоречий между индикаторами. Что же касается качественного фактора, то важно сделать показатели равноценными между собой.
• Введение – это сложная задача, которая занимает значительное количество времени. Да и предварительные проверки условий также могут сильно затянуть процесс.

Процедура внедрения, этапы разработки

Итак, что такое показатели KPI в зарплате сотрудников – это ключевые моменты, функции, за достижение которых следует денежное вознаграждение. Соответственно, система направлена исключительно на штат. И от него же зависит то, насколько легко или сложно будет происходить введение.

Сама процедура строится обычно из трех этапов. Это анализ и разработка, тестирование, внедрение. И самая трудозатратная стадия, как ни странно, заключается в тесте. Стоит объяснить каждому сотруднику, что новая система – это благо для них. Она позволит легко рассчитывать собственный доход, быть уверенным, что труд будет оценен по достоинству. Иначе, если работники воспримут новшество «в штыки», то пользы от системы не будет.

Принципы и правила

Есть несколько нюансов, которые могут изрядно упростить внедрение, если их соблюдать. Это:

• Не более 10 ключевых индикаторов. Как для результативности, так и эффективности. Для оценки производственного уровня можно использовать до 80.
• Каждое подразделение должно получать достаточное количество ресурсов для осуществления эталонной деятельности.
• Лояльное отношение к сотрудникам. А лучше, вовлечение их в процесс. Необходимо заинтересовать потенциальных партнеров.
• Выявление приоритетных направлений. Следует отдавать большую часть ресурсов именно на них.

Ключевые ошибки

Можно выделить две главные группы.

• Первая строится на недостаточной информированности людей. И, как следствие, отсутствие у них нормальной вовлеченности. Оставаясь консерваторами, старожилы предприятия не хотят таких перемен. И если их вовремя не переубедить, могут быть проблемы.
• Вторая строится на отсутствие нормальной связи между параметрами. И частью из них в итоге начнут пренебрегать, они будут конкурентными по отношению друг к другу.

Как корректно рассчитать, формула

Существует несколько вариаций. Но за общую принято брать такое выражение:

Где:

• F – результат;
• C – пороговое значение, его минимум;
• D – установленный регламентом уровень, который должен быть достигнут.

Положение о KPI на предприятии, образец-пример для различных специальностей

А теперь посмотрим, как это работает. Возьмем для наглядности магазин по продаже одежды:

Направление	Необходимый результат	Текущее состояние	Уровень эффективности
Общий размер реализации	1, 5 млн	1, 76 млн	116%
Количественный фактор кросс-продаж	50	41	82%
Численный показатель повторных заявок	100	91	91%

Или отдел по работе с клиентскими обращениями:

Направление	План	Итог	Уровень
Работа с заявками	120	110	92%
Количество высоких оценок операторов	60	90	150%
Число дополнительных переходов	30	10	33%

Посмотрим на отдел доставки цветов:

Направление	План	Итог	Уровень
Доставка букетов	457	534	117%
Кросс-продажа	123	143	116%
Повторная заявка	89	42	47%

А также показатель может определяться исходя из иных критериев. К примеру, стоит рассмотреть, как уровень надбавки будет варьироваться, если изменяется параметр выполнения заданного объема работы в определенной временной перспективе. Возьмем месяц для наглядности. Ведь большая часть работников по трудовому договору получает именно ежемесячную оплату.

И лишь при полном исполнении, надбавка сразу прыгает до единицы. То есть, недобрав всего один процент, человек лишается серьезного количества финансовых средств. Что стимулирует четко ориентироваться на поставленную задачу. Это может быть и жесткая мера, но она надежно исключает провал плановых целей. С другой стороны, если сотрудник почувствует, что в конкретном месяце уже недобирает до 100, он может потерять мотивацию стараться в принципе.

Индекс реализации	Размер премиального бонуса
Менее 70%	0
От 70 до 80%	0.5
От 80 до 90%	0.6
От 90 до 99%	0.7

Примеры использования в разных брендах

Одной из ярких иллюстраций может стать сеть магазинов «Магнит». Буквально за несколько лет функционирования системы, предприятие серьезно улучшило свои позиции на рынке, повысило прозрачность сделок, а также сильно снизило текучку кадров.

Но еще более впечатляющей демонстрацией станет балльная схема «5+», которую уже девять лет с успехом применяет Сбербанк. Их продукт в корне отличается от упрощенных вариантов конкурентов, задействуя массу показателей. Они граничат друг с другом, не перекрывая, не затмевая, а лишь логично дополняя. Более того, в системе награждения есть масса переменных и способов дотации. Ведь, КиПиАй, критерии оценки эффективности работы сотрудников персонала, что это, как не метод повышения отдачи каждого работника. И зная это, Сбербанк ввел перечень вознаграждений, который включает денежные выплаты, бесплатные путевки, возможность конструирования собственного графика, лишние оплачиваемые выходные дни, посещение бассейна или спортзала. И сам работник лично выбирает, какая дотация ему по душе.

 Все гениальное, и правда, просто.

Место в планировании деятельности компании

Стоит четко понимать, что система – это база. Огромное и удобное хранилище для анализа данных, которое позволяет не только выявить ошибки или сложные моменты в работе фирмы. Оно помогает планировать будущую стратегию. Именно этот каскад сведений и даст возможность в принципе задуматься о том, как дальше развивать свой проект. Ведь сильные и слабые стороны будут видны беглым взглядом. 

Как мотивировать персонал на выполнение норм KPI

Разумеется, для этого нужно лишь донести все преимущества новой формулы. Если с этим есть сложности, всегда можно обратиться к профессионалам, которые смогут провести обучающие тренинги, поработать над мотивацией.

И специалисты business-result всегда готовы в этом помочь.

Но суть в том, что KPI по всей логике уже выгодна персоналу. Он просто об этом не знает. А вот если пользы, как таковой нет, то разработка на каком-то этапе зашла в тупик, и стала двигаться не в общих интересах, а лишь во благо руководству.

Подведем итоги

Мы разобрали, что такое КПЭ сотрудника. Выяснили, чем полезен этот комплекс, как он влияет на развитие всего предприятия. А также дали парочку наглядных расчетов. Но всегда стоит помнить, что нельзя просто взять готовый коробочный пакет и без всякой оптимизации реализовать его у себя в бизнесе. Слишком много особенностей существует у каждой компании. Всегда понадобится либо проводить адаптацию, либо разрабатывать с нуля вариацию под собственные нужды. 

Источник: business-result.ru

Что такое KPI в HR?

Чтобы ответить на этот вопрос, остановимся на первой аббревиатуре — Key Performance Indicators, то есть ключевые показатели эффективности. KPI описывают долгосрочные, стратегические цели. Так что не всё, что можно измерить в HR, — это KPI. Только метрики, напрямую связанные с общей стратегией компании, относятся к KPI.

HR-стратегия вытекает из общей стратегии компании. Соответственно, в случае с HR KPI — это те метрики, которые показывают, как HR способствует успеху компании, насколько успешно реализуется HR-стратегия компании и насколько работа HR приближает достижение бизнес-целей.

Рассмотрим на примере. У нас имеется компания, назовем ее Dodgers, которая решила сделать ставку на инновации в условиях очень конкурентного рынка. В этой связи совет директоров решил урезать расходы во всех отделах, кроме отдела разработки продуктов. Как это решение отразится на KPI HR-отдела?

Ведь всей компании надо экономить, включая HR. Эта экономия может затронуть, например, стоимость найма, которая сейчас составляет 500 тысяч долларов, а должна быть снижена до 400 тысяч. В таком случае KPI — это стоимость найма в долларах, текущий показатель — 500 000 $, целевой KPI — 400 000 $.

Другой KPI, который может быть использован в такой ситуации, — инновативность сотрудников, измеряемая во время ежегодного опроса о вовлеченности сотрудников. В настоящий момент результат — 6.2/10. Целевой KPI — 7.5/10 и выше. Добиться этого будет куда как непросто.

Таблица ключевых KPI будет выглядеть тогда таким образом:

Каждой бизнес-цели может соответствовать более одного KPI. Каждый KPI можно разложить на сумму более простых задач.

В идеале при воплощении HR-стратегии все KPI взаимосвязаны и сонаправлены. Иногда, однако, KPI конфликтуют между собой.

Например, в данном случае необходимо урезать расходы на обучение и развитие сотрудников и одновременно повысить инновативность, а это непростая задача. Стратегический вызов заключается в том, чтобы при меньшем бюджете стимулировать инновации в компании. Как видите, правильно сформулированные KPI помогают HR-службе осознать, в чем состоит ее задача с точки зрения участия в жизни компании в целом.

Список KPI в HR

В интернете много статей и заметок, перечисляющих десятки KPI. Не дайте ввести себя в заблуждение: большая часть того, что вам выдают за KPI, — просто не самые важные HR-метрики, которые совершенно не обязательно отслеживать, поскольку чаще всего они не имеют отношения к стратегии компании.

Несколько примеров метрик, которые НЕ являются KPI:

• Средняя стоимость собеседования;
• Средний срок трудоустройства (от открытия вакансии до выхода сотрудника на работу);
• Средний стаж работы в компании;
• Средняя зарплата;
• Среднее количество часов обучения на сотрудника;
• Среднее количество дней отпуска на сотрудника;
• Среднее количество дней отпуска за свой счет на сотрудника;
• Средний возраст выхода на пенсию;
• Отношение фонда оплаты труда к выручке;
• Уровень удовлетворенности обучением;
• Доля HR-сотрудников в общей численности персонала.

Почему же всё это не KPI, ведь все эти метрики сообщают нам что-нибудь об HR? Например, приходится ли один HR-сотрудник на 100 человек или на 5? Да, вся эта информация что-то говорит нам об HR-менеджменте в компании, но ничего не говорит о его эффективности. Ни одна из этих метрик не связана со стратегией компании.

У каждой компании свои KPI, поскольку каждая компания уникальна, и эта уникальность должна быть отражена в целях, которые она перед собой ставит.

Вот список того, что может считаться KPI:

• Коэффициент отсутствия. Рассчитывается как количество рабочих дней, которое сотрудник пропустил, деленное на общее количество рабочих дней.
• Стоимость отсутствия. Рассчитывается как сумма зарплаты сотрудника и стоимости управления его отсутствием (перераспределение работы на присутствующих). Этот KPI особенно важен в Европе, где сильны профсоюзы, а законы чаще оказываются на стороне сотрудников.
• Удовлетворенность компенсациями. Обычно измеряется с помощью исследований вовлеченности и удовлетворенности (методом опроса). Этот KPI может быть очень важен для снижения текучести.
• Коэффициент продуктивности персонала. Эту метрику измерить довольно трудно, но она важна при попытке оценить, насколько человеческий капитал воздействует на рост компании.
• Индекс удовлетворенности персонала. Он тоже измеряется с помощью исследований вовлеченности и удовлетворенности. Неудовлетворенность значительно влияет на уровень текучести.
• Индекс вовлеченности персонала. Измеряется с помощью всё тех же опросов и наблюдения за поведением. Высокий уровень вовлеченности положительно влияет на продуктивность и качество работы с клиентами, снижает текучесть и имеет множество других позитивных эффектов.
• Индекс инновативности сотрудников. Измеряемый тоже с помощью опросов. Чем дальше, тем больше инновации становятся ключом к успешному бизнесу, и роль HR заключается в том, чтобы поощрять и стимулировать инновативность.
• Показатель внутреннего карьерного роста. Чтобы измерить этот KPI, количество ключевых позиций в компании, которое заняли свои же «выросшие» сотрудники, делится на общее количество ключевых позиций. Внутренние повышения позволяют сотруднику быстрее освоиться на новом месте, снижают риск неудачного найма, а сами сотрудники дольше остаются в компании.
• Индекс лояльности (Net Promoter Score, NPS). Показывает, насколько сотрудники готовы рекомендовать вашу компанию как работодателя своим знакомым. Чтобы оценить, насколько сотрудники довольны работой HR, измеряйте NPS исключительно применительно к вашему отделу. В зависимости от стратегических целей компании NPS может быть отличным KPI для HR.
• Доля стоимости рабочей силы. Измеряется как отношение расходов на сотрудников к общим расходам компании. Этот KPI употребляется нечасто, но может быть использован при урезании расходов или для автоматизации процессов в компании.
• Качество найма. Этот KPI отражает процент новых сотрудников, которые получили положительные отзывы от своих начальников во время оценки эффективности (performance review). Качество найма напрямую показывает, насколько эффективен HR-отдел. Постоянно высокий уровень качества найма позволяет организации достичь своих стратегических целей.
• Коэффициент текучести. Распространенная и важная метрика, поскольку высокая текучесть, как правило, обходится компании очень дорого.
• Коэффициент недобровольной (пассивной) текучести. Не все сотрудники, уходящие из компании, делают это добровольно. Эта метрика отражает процент уволенных по инициативе компании среди всех уходящих сотрудников.
• Коэффициент добровольной (активной) текучести. А эта метрика, наоборот, показывает процент сотрудников, которые ушли по собственному желанию.
• Коэффициент нежелательной текучести. Если уволиться решил сотрудник, чье качество работы было невысоко, это вовсе не беда. А этот KPI отражает процент тех уходящих, чьи рабочие показатели были высоки.
• Эффективность обучения. Обучение эффективно тогда, когда оно достигает поставленных целей.
• Текучесть персонала в течение 90 (иногда 360) дней после найма. Если процент людей, уходящих из компании после трех месяцев работы, доходит до двузначных чисел, это уже очень плохо. Главная задача HR — нанимать подходящих людей. Если HR-служба с этим не справляется, вся компания ощущает на себе отрицательные последствия некомпетентности HR. Это важнейший KPI в рекрутинге.

Создание системы KPI: бизнес-кейс

Как уже было сказано, не все KPI релевантны. В этом разделе мы рассмотрим пример создания системы KPI для отдела рекрутинга. Пример основан на опыте реальной судостроительной компании.

Западное судостроение сейчас в кризисе. Если 50 лет назад большинство кораблей строилось в стране приписки, то теперь танкеры и крупные грузовые корабли гораздо дешевле строить в Восточной Азии.

Американская судостроительная компания обнаружила, что не может ничего противопоставить дешевизне китайской стали и рабочей силы, так что конкурировать за счет более выгодной цены оказалось невозможно.

Однако, зная, что большинство ее клиентов заинтересовано в высокотехнологичных небольших судах, эта компания решила сосредоточить инвестиции в разработке инновационных технологий и продавать новейшие корабли по гораздо более высокой цене.

Стратегические цели никогда не существуют в вакууме. Эта организация должна была сократить расходы, повысив при этом уровень инновативности сотрудников с помощью более качественного рекрутинга.

Итак, они хотели:

1. снизить стоимость рекрутинга;
2. повысить квалификацию нанимаемых сотрудников.

Стратегическая цель формулируется советом директоров. В остальном таблица читается снизу вверх: ускорение найма и повышение привлекательности работодателя позволяет снизить стоимость рекрутинга и нанимать более квалифицированных сотрудников, что, в свою очередь, ведет к стратегической цели. В задачу HR-службы входит разработка HR-целей применительно к общей стратегии компании.

Следующий этап — разработка KPI для каждой из целей. Как измерить привлекательность работодателя? А как количественно выразить снижение времени на поиск и наем?

Определив KPI для каждой цели, необходимо оценить текущий уровень и решить, какого значения вы хотите достичь.

Итак, мы создали систему KPI для HR. Отталкиваясь от стратегии компании, мы выделили ряд KPI, которые должны способствовать достижению стратегической цели. У этих KPI есть конкретные числовые значения. Мы измерили текущие показатели и задали целевые значения.

Создать для HR-службы ясные и логичные KPI, которые способствовали бы росту всей компании, непросто. Однако, если вы все сделали правильно, эти KPI позволят HR внести огромный вклад в успех общего дела, и этот вклад легко измерить и оценить, поскольку такой подход основывается на статистике и количественных показателях.

Постановка целей для HR с помощью KPI дает нам возможность принимать правильные решения, полезные для компании в целом.

Признаки хорошего KPI

Теперь вы отличаете произвольные метрики от настоящих KPI и знаете, как правильно их формулировать. Остается вопрос: каковы признаки хорошего KPI?

В статье 2009 года Вайн Экерсон привел ряд признаков хороших KPI:

• Немногочисленность. KPI не должно быть слишком много. Их не просто так называют ключевыми показателями. Выделите главное и отбросьте все остальное. В целом чем KPI меньше, тем лучше.
• Масштабируемость. Вы должны иметь возможность вникнуть в детали. Почему мы не можем снизить стоимость рекрутинга до нужного уровня? Кого нанимать дороже всего? Раскладывание KPI на более простые составляющие позволяет лучше предсказывать будущее и показывает лакуны, на которых нужно сосредоточиться.
• Ясность. KPI должны быть понятны всем. Если они сформулированы недостаточно ясно, над ними трудно работать.
• Выполнимость. Причина, по которой HR фокусируется только на KPI, связанных с результатами HR, заключается в том, что они могут влиять на них. HR не несет ответственности за выручку или успех продаж. Сосредоточьтесь только на ключевых показателях эффективности, на которые вы можете повлиять.
• Принадлежность. У каждого KPI должен быть кто-то, кто за него отвечает. Именно этот сотрудник будет вознагражден в случае успеха и привлечен к ответственности в случае провала.
• Связанность с бизнес-целью. KPI возникает в ответ на поставленную задачу, поэтому между KPI и бизнес-целями должна быть прямая связь. Например, если цель — экономия, вы не достигнете ее, нанимая более продуктивных сотрудников. Наем продуктивных сотрудников, конечно же, важен, но не в ситуации, когда компания должна сократить расходы, чтобы выжить. Может быть, вы можете на 30% уменьшить расходы на наем, не потеряв в качестве новых сотрудников. Это важнее, потому что соответствует стратегии компании.
• Непротиворечивость. Достижение одного KPI не должно мешать достижению других.

Есть и более простая система, которая всем хорошо знакома и в известном смысле обобщает вышесказанное. Я решил, однако, оставить ее напоследок, поскольку проще не всегда значит лучше.

Эта альтернатива — хорошо известная система SMART. KPI должны быть:

• Конкретными (Specific).
• Измеримыми (Measurable).
• Достижимыми (Attainable).
• Релевантными задачам (Relevant).
• Ограниченными определенными сроками достижения (Time-bound).

Понимание этих принципов позволит вам правильно установить KPI.

Когда я учился в аспирантуре, я проводил интервью с разными HR-менеджерами. Один из вопросов, который я задавал, звучал так: «Как выглядит качественный результат работы HR?»

Я до сих пор помню ответ первой из интервьюируемых — она была главой HR-службы одной из «большой пятерки» аудиторских компаний в Нидерландах. Она ответила: «У нас такого нет».

Когда я поинтересовался, что она имеет в виду, она объяснила, что просто делает свою работу эффективно. Я спросил, как измеряется качество ее работы. Она ответила:«Никак».

Меня это удивило, но еще больше меня удивило, что ей такое положение вещей не казалось странным. Не говоря уже о том, что это была аудиторская компания, ориентация на цифры должна быть у них в крови.

Целевые и фактические KPI

Последнее, что я хочу обсудить, — это разница между целевыми и фактическими KPI. Исследователи Каплан и Нортон в

Какими будут соответствующие целевой и ведущий показатели, когда бизнес-цель — поддержание уровня квалификации сотрудников? Это, например, актуально, когда постоянное повышение квалификации — обязательное условие предоставления качественных услуг.

В этом случае целевым показателем будет среднее количество часов обучения на одного сотрудника, а фактическим — процент сотрудников, прошедших обучение.

Как видите, целевые показатели зачастую менее точные, но позволяют оценить текущее выполнение KPI, тогда как фактические представляют более точные данные, но только постфактум.

Использование обоих типов KPI строит систему показателей, которая может как прогнозировать будущее, так и отслеживать достигнутые успехи.

30 сентября в Москве на саммите

Источник: hh.ru

KPI: как внедрить

Показатели эффективности (Key Performance Indicators, KPI) — это числовые индикаторы деятельности сотрудника, отдела либо предприятия в целом. На основании этих индикаторов и строится система мотивации и оплаты труда работников.

Внедрение подобной системы включает несколько этапов.

Определение стратегии развития и целей компании

На этом этапе важно определить общий вектор движения компании, а также делегировать полномочия, т. е. установить, каким образом конкретное подразделение может поучаствовать в достижении общих целей.

Определение конкретных индикаторов и разработка системы оплаты труда с их учетом

После формулировки задач для каждого подразделения необходимо установить конкретные индикаторы, с помощью которых можно оценить, насколько каждый сотрудник отдела приблизился к достижению общей цели, насколько успешно он справляется со своим участком работы.

Показатели KPI, система расчета определяются индивидуально, исходя из особенностей работы каждого сотрудника. Они могут быть, например, такими:

• для юриста: процент выигранных дел, сумма взысканных денег и т. д.;
• для маркетолога: количество привлеченных покупателей, повторных заказов, число положительных отзывов на сайте компании;
• для офис-менеджера: качество обработки корреспонденции, скорость выполнения поручений.

Важно, чтобы KPI отвечали следующим требованиям:

• определенность;
• понятность;
• измеримость;
• реалистичность выполнения.

Когда индикаторы определены, разрабатывается формула расчета KPI; пример определения заработной платы с учетом КПЭ:

В зависимости от выполнения КПЭ и начисляется премия.

Тестовый запуск

Удобно внедрить КПЭ сначала в одном отделе, чтобы провести обкатку и устранить возможные недочеты, а уже потом распространить ее действие на компанию полностью.

Анализ эффективности и доработка

В случае возникновения проблем как система КПЭ в целом, так и отдельные индикаторы могут быть переработаны.

KPI: как посчитать

На рынке существуют специализированные CRM, позволяющие отслеживать и считать КПЭ практически в автоматическом режиме. Однако для мелких компаний или в начале внедрения системы их использование может оказаться неоправданно дорогим и нецелесообразным. В таких ситуациях удобнее всего вести расчет KPI в excel или подобных табличных редакторах, имеющихся в каждом офисе.

Поскольку ключевые индикаторы непосредственно влияют на заработную плату, считать их логично по итогам месяца.

Алгоритм подсчета включает следующие шаги:

1. Определяем вес каждого показателя в порядке значимости. При этом наиболее значимым считается индикатор, чье влияние на конечный результат максимально.
2. Оцениваем, каких показателей достиг каждый сотрудник. Удобнее всего занести их в таблицу следующего вида:

3. Сравнивая плановые (целевые) значения показателя с фактически достигнутыми результатами, подсчитываем так называемый индекс KPI.

4. Суммировав индексы по каждому показателю, получаем коэффициент результативности (Кр), на основании которого и производится расчет премии по KPI.

Возможны 3 варианта:

1. Кр = 1 — работник выполнил план и получает дополнительно премию в полном размере.
2. Кр > 1 — работник перевыполнил план и к его зарплате добавляется полная премия и бонус, размер которого зависит от процента перевыполнения плана.
3. Кр < 1 — работник не выполнил план, премия в таком случае начисляется в уменьшенном размере или не начисляется вовсе.

Расчет KPI в excel: примеры и формулы

Проиллюстрируем описанный алгоритм на примере. Для удобства расчетов воспользуемся табличным редактором еxсel.

Зарплата маркетолога ООО «Маркетинг +» Николаевой О.А. состоит из следующих частей:

• оклад — 1000 у. е.;
• премия за выполнение плана — до 100 % от оклада, в зависимости от процента выполнения;
• бонус за перевыполнение плана, в зависимости от перевыполнения.

Для нее установлены следующие ключевые показатели:

В марте маркетолог Николаева О.А. сработала с такими результатами:

Рассчитаем для нее индекс KPI и коэффициент результативности:

При этом формула KPI в excel будет выглядеть следующим образом:

Николаева О.А. перевыполнила план и ее смело можно премировать.

Заработная плата будет рассчитываться следующим образом:

и составит:

Плюсы и минусы KPI

Системы, основанные на КПЭ, вовсе не универсальны и имеют как положительные, так и отрицательные стороны.

К минусам таких систем можно отнести:

• сложность внедрения. Разработка KPI достаточно сложна и затратна и влечет за собой значительные трудовые, временные и материальные затраты;
• сопротивление работников. Зачастую сотрудники не понимают, чем внедрение КПЭ может быть им полезно. А если организация идет по пути наименьшего сопротивления и вместо добавления к окладу премий или других стимулирующих выплат просто дробит его на постоянную и переменную части, недовольство работников только растет и мотивация их к труду снижается;
• невозможность внедрить систему в отношении «творческих» работников. Для дизайнеров, художников и многих других специалистов разработать КПЭ достаточно сложно. Также трудности могут возникнуть и при внедрении в отделах, непосредственно не влияющих на прибыль предприятия, а выполняющих обслуживающие функции: бухгалтерия, IT-отдел, канцелярия и пр.

К плюсам КПЭ относят:

• повышение мотивации сотрудников (при правильном внедрении). Помимо материальной (премии в зависимости от выполнения КПЭ), использовать и систему нематериального стимулирования. Например, наиболее результативные менеджеры в первоочередном порядке включаются в кадровый резерв для зачисления на руководящие должности;
• экономия фонда отплаты труда. Несмотря на высокие первоначальные материальные затраты, при дальнейшем использовании система позволяет поощрять только действительно эффективных сотрудников;
• улучшение системы контроля. При использовании KPI для оценки эффективности конкретного сотрудника можно легко оценить, с какими аспектами работы он справляется хорошо, а где возникают проблемы.

Источник: clubtk.ru