У каждого гражданина РФ, работающего по трудовому договору, должна быть трудовая книжка. Этот документ несёт всю информацию о трудоустройстве гражданина, а также о его стаже.
Бывают ситуации, когда гражданину необходимо предоставить трудовую книжку в качестве доказательства о трудоустройстве и стаже. Её могут потребовать сотрудники банка, ПФР, ФСС. Так как трудовая книжка выдаётся только после увольнения сотрудника, необходимо взять заверенную копию документа.
В этой статье мы поговорим о том, какие есть правила заверения копии трудовой книжки.
- Как правильно заверить копию трудовой книжки — образец заверенной ксерокопии
- Как заверить ксерокопию документа для банка
- В каких ещё случаях могут потребовать ксерокопию трудовой книжки
- Ошибки при заверении ксерокопии документа
- Какие изменения коснутся заверения копии документа в 2018 году
Как правильно заверить копию трудовой книжки — образец заверенной ксерокопии
Копия трудовой выдаётся по заявлению работника. В соответствии со ст. 62 ТК РФ копия трудовой книжки выдаётся только по письменному заявлению сотрудника. Гражданин обязан составить письменное заявление на имя организации о выдаче ему ксерокопии документа. Заявление составляется в произвольной форме. Образец правильного составления заявления:
В верхнем правом углу необходимо указать кому адресовано заявление. Например: «директору ООО «Альянс» Маркову Владимиру Петровичу». Здесь же указываете от кого заявление. Например, от Сидорова Ивана Ивановича.- Посередине пишется: Заявление. И пишете, что на основании ст. 62 ТК РФ просите выдать копию трудовой книжки, заверенной в установленном порядке.
В заявлении необязательно указывать причину выдачи документа. Вы можете умолчать об этом. Работодатель не имеет права спросить вас о причине выдачи заверенной ксерокопии документа. Так же, как и не имеет права отказать вам в выдаче документа.
В конце заявления ставится дата составления и подпись. Заявление рассматривается работодателем не более 3 дней. После чего работодатель издаёт приказ о выдаче и назначает ответственного сотрудника. Например, это может быть специалист по кадрам.
Ксерокопия делается бесплатно.
Заверение ксерокопии по настоящим правилам:
- Дубликаты должны быть разборчивыми. Листы заверяются по установленным правилам: Правила Госстандарта и Указу ПВС 9779-Х. Особых требований к печати нет. Она может быть, как общая от организации, а может быть, и от отдела кадров.
- На последней странице документа ставится запись: «Работает в настоящее время». Под ней ставится подпись руководителя или сотрудника, которому доверено оформление. Правила Госстандарта раскрывают понятие подпись – это наименование должностного лица, его подпись и расшифровка. Например: «Копия верна. Инспектор отдела кадров В.В. Смирнов. Число. Подпись».
- Листы документа нумеруются и скрепляются. Заверенный документ передаётся сотруднику.
Как заверить ксерокопию документа для банка
Практически все банки для одобрения кредита просят подтвердить, где вы работаете, на какой должности и какое время.
елать это можно только предоставив трудовую книжку. Именно этот документ свидетельствует о том, что гражданин трудится официально. Когда документ на руках, то с предоставлением доказательства не возникнет труда. Гражданину необходимо прийти с документом в нотариальную контору и заверить копии документа. Также необходимо предоставить паспорт. После этого отдаёте документы нотариусу. Ему необходимо сделать копии листов и заверить их. На всю процедуру уйдёт не более получаса.
Если вы работаете официально, тогда необходимо обратиться к работодателю за этой процедурой. Мы уже рассмотрели чуть выше процедуру получения заверенной копии документа от работодателя. Вам нужно написать заявления подождать от трёх до пяти дней и получить свою копию.
Только после этого можно идти в банк.
В каких ещё случаях могут потребовать ксерокопию трудовой книжки
До недавнего времени ксерокопия документа требовалась для оформления загранпаспорта. Но, со вступлением в законную силу Приказа ФМС РФ №320 в 2013 году, такая необходимость отпала. То есть гражданин имеет право не предоставлять трудовую книжку. Теперь, чтобы подтвердить трудовую деятельность, необходимо просто заполнить соответствующее поле в анкете.
Поэтому требование сотрудников паспортного стола о предъявлении трудовой книжки, считается неправомерным. В этом случае гражданин имеет законное право не выполнить это требование. А также пожаловаться на действие сотрудника.
Потребовать ксерокопии трудовых книжек могут и сотрудники ФСС (Фонд социального страхования) и ПФР. Это необходимо при расчёте пособий по временной нетрудоспособности или в связи с материнством. А для этого необходимо знать стаж гражданина.
Ошибки при заверении ксерокопии документа
Существует ряд ошибок, которые делают при заверении ксерокопии книжки. Рассмотрим самые те ошибки, которые совершать не нужно:
Не нужно размещать на одном листе А4 сразу несколько страниц документа. Рекомендуется на одном развороте размещать не больше двух страниц документа.- Неверно указывается название записи. В настоящее время запись ставится так, «Копия верна». Лучше всего ставить «Верно». Так некоторые организации могут придираться к такой формулировке. Особенно, это любят делать сотрудники банков.
- Неправильная подпись. Подпись ставится тем сотрудником, который по приказу обязан заверить копии документа.
- Неправильная печать. Организация может иметь несколько разных печатей. Но для заверения используется круглая печать с названием организации или штамп кадровой службы.
- Банки могут запросить и дополнительные требования. Например: кроме полного имя заверителя, нужно ещё проставить надпись о месте нахождения трудовой книжки, также должна быть отметка о трудовой деятельности, для банка важна и форма копии, они требуют размещение одной страницы трудовой книжки на отдельном листе, который отдельно будет заверен печатью.
Какие изменения коснутся заверения копии документа в 2018 году
Предполагалось, что изменения вступят уже в 2018 году, но было решено перенести на следующий год. В соответствии с новым ГОСТом правила заверения будут зависеть от того, для чего нужна копия трудовой книжки.
В первую очередь нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки, где есть записи. Все копии должны быть читабельными. Если необходимо предоставить копию для сторонней компании, такой как банк или пенсионный фонд, тогда необходимо придерживаться следующим правилам:
- На документе обязательно ставить запись «Верно».
- Необходимо указать Фамилию, Имя и Отчество сотрудника, который занимался заверением книжки.
- Проставляется дата заверения.
- С 1 июля 2018 года придётся делать ещё и отметку о том, где хранится трудовая книжка. То есть нужно проставить адрес.
- Копии трудовой книжки необходимо прошивать. Сложенные листы прошиваются по левому краю. После этого, левый край заклеивается бумагой. На ней ставится печать компании. Печать должна стоять частично на бумаге и на листе документа.
Если копия книжки будет использоваться внутри компании, то ставить печать о местонахождении оригинала не стоит. Как оформить копии для внутреннего использования копий трудовой книжки:
- Ставится отметка «Верно».
- Фамилия, имя, отчество и подпись должностного лица.
- Дата заверения.
Новые правила вступят в законную силу с 1 июля 2018 года. Стоит отметить, что некоторые требования уже предъявлялись банками. Но это было неправомерно. Со следующего года, эти правила станут законными и оформлять копии трудовой книжки необходимо будет по-новому.
Итак, мы рассмотрели правила оформления копии трудовой книжки. Заверить копии можно двумя способами: на работе, через кадровую службу или через нотариуса. Если у вас трудовая книжка на руках, тогда обращайтесь к нотариусу, так вы сэкономите время. Если трудовая книжка у работодателя, тогда необходимо составить заявление на имя директора и ждать, когда вам выдадут заверенную копии книжки.
Заверенная копия книжки может понадобиться для выдачи кредита, то есть для банка или для назначения пенсии, то есть для пенсионного фонда. До недавнего времени такой документ требовался для получения загранпаспорта, теперь это не нужно. Достаточно того, что гражданин укажет свой трудовой стаж в специальной графе анкеты.
pravovik.guru
Как заверить трудовую книжку по новым правилам 2018
С 01.07.2018 заверять документ следует, опираясь на новые требования. Поэтому обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Его планировали ввести в действие с 01.07.2017, но Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата его введения была перенесена на 01.07.2018.
Согласно новому ГОСТу, правила заверения теперь напрямую зависят от того, для какой цели человеку нужна копия ТК.
Прежде всего нужно сделать копии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копия трудовой книжки (2018) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке с указанием места хранения оригинального бланка.
Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2018 году для сторонней организации:
- на документе ставится отметка «Верно»;
- указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;
- указывается дата заверения;
- с 01.07.2018 нужно делать указание на то, где хранится оригинал ТК.
Многие банки требуют, чтобы образец заверения трудовой книжки с 1 июля 2018 года также содержал запись о том, что ее владелец «работает по настоящее время». В новом ГОСТе нет указания на необходимость внесения в документ такой фразы. Но для банков она является дополнительным подтверждением того, что у потенциального заемщика есть постоянный источник дохода и он сможет вернуть кредит. Поэтому если для кредитной организации важно присутствие этой фразы, ее нужно внести.
Ниже мы разместили образец, как заверить трудовую книжку, работает по настоящее время 2018.
Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.
Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно. Предлагаем вашему вниманию образец, как по-новому заверить трудовую книжку.
Образец заверения трудовой книжки с 2018 года для внутреннего документооборота компании:
- указывается запись «Верно»;
- Ф.И.О., должность, подпись кадровика;
- дата заверения.
Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года
С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации, под реквизитом «Подпись», следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». Как правильно должно быть оформлено заверение? Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.
Где можно заверить документ
Если человек работает, для ее получения ему нужно обратиться с заявлением в отдел кадров предприятия, на котором он трудится. Также выдать ксерокопию может бухгалтер организации, если на него возложена функция ведения кадрового документооборота, а отдел кадров отсутствует. В течение трех дней после получения заявления бумаги должны быть выданы сотруднику на руки. Отказать в этом ему не имеют права.
В случае если гражданин является безработным, оформить копию ТК ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы, а затем проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.
Ошибки при оформлении документа
Часто встречается следующая ошибка: печать организации не захватывает текст и подпись кадровика и находится в «пустом» месте страницы. Оттиск печати должен быть расположен по правилам.
Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.
clubtk.ru
У каждого нашего соотечественника, трудоустроенного в соответствии с ТК РФ, есть трудовая книжка. И, несмотря на то, что в будущем планируется отмена этого документа, на данный момент множество организаций может потребовать копию трудовой. Именно поэтому многих россиян интересует вопрос о том, как заверить копию трудовой книжки правильно.
Как правильно заверить копию трудовой книжки?
Что нужно знать?
Для того чтобы копия трудовой книжки была принята требующей ее инстанцией, необходимо правильно ее оформить и заверить. В противном случае бумага будет считаться недействительной (не имеющей юридической силы), вследствие чего будет озвучен отказ в приеме документов.
У трудоустроенных граждан трудовая книжка хранится в отделе кадров предприятия, поэтому самостоятельно снять ее копию не получится.
Внимание: Для получения заверенной копии необходимо направить на имя руководителя предприятия запрос в письменном виде с указанием причины предоставления копии.
Копия трудовой книжки может понадобиться для:
- оформления кредита;
- оформления загранпаспорта;
- оформления на работу по совместительству;
- назначения пенсии по старости;
- получения визы.
Правила заверения
Для того чтобы заверить ксерокопию трудовой книжки работодателю прежде всего потребуется отснять копии всех страниц документа.
Осуществить это возможно с помощью любого копировального оборудования, но при условии, что копия не будет содержать размытый или нечитаемый текст.
Важно: Недопустимо изготовление двухсторонних копий: информация должна содержаться на одной стороне каждого листа.
Важно: Работодатель обязан выдать копию трудовой книжки в течение трех дней после получения заявления. В противном случае он может быть привлечен к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.
Сроки выдачи копии могут быть нарушены только при наличии веской причины:
- отсутствия работника (владельца трудовой книжки) на рабочем месте;
- отказа работника получать заверенную копию.
Трудовая книжка и ее копия могут быть признаны недействительными в случае, если:
- документ содержит некорректную информацию или ошибку в имени, фамилии или отчестве владельца документа;
- на титульном листе отсутствует подпись уполномоченного на заполнение трудовой книжки сотрудника или печати организации;
- не совпадают даты выпуска бланка и даты заполнения документа.
Срок действия
Срок действия официально заверенной копии трудовой книжки не определен на законодательном уровне, поэтому полностью зависит от организации, которой потребовалась заверенная копия этого документа.
Как показывает практика, при выдаче кредита банк требует копию трудовой, чтобы убедиться в платежеспособности потенциального заемщика. Поэтому средний срок действия такой копии равен одному месяцу, но в некоторых случаях может быть сокращен и до двух недель.
Для предоставления документов в суд – срок действия копии не ограничен.
Если окончание срока действия копии пропущено, то для «обновления» копии достаточно простого удостоверения копии уполномоченным на то лицом с проставлением печати и указанием даты заверения.
Кроме того, в любой момент работник может обратиться к работодателю за изготовлением новой копии.
Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?
Одним из самых важных этапов заверения копии трудовой книжки является правильное оформление копии последней страницы трудовой. Обусловлено это тем, что на этом листе проставляется такая информация, как:
- формулировка «работает по настоящее время в должности…»;
- фамилия, имя и отчество заверяющего сотрудника, его подпись, дата заверения и печать организации;
- фраза «копия верна».
От правильного заверения копии документа зависит возможность реализации законных прав гражданина, в противном случае предприятие, запрашивающее копию трудовой, может отказать в услуге.
Если после заверения и до предоставления копии в какую-либо организацию человек увольняется или меняет должность, то ксерокопия документа теряет юридическую силу.
Как оформить: пошаговая инструкция
Алгоритм изготовления и заверения копии трудовой книжки выглядит следующим образом:
- сотрудник составляет письменное заявление на имя руководителя организации с указанием:
- полного наименования фирмы;
- должности и ФИО руководителя;
- должности и ФИО сотрудника;
- просьбы выдать копию трудовой книжки со ссылкой на статью 62 ТК РФ;
- даты составления.
- работодатель рассматривает заявление и в течение трех дней издает приказ о выдаче копии и назначении ответственного сотрудника;
- уполномоченный сотрудник изготавливает копии всех страниц трудовой книжки и заверяет листы согласно действующим Правилам Госстандарта и Указу ПВС 9779-X;
- на последней странице копии уполномоченный сотрудник делает запись «работает по настоящее время», проставляет собственную должность, дату (арабскими цифрами в последовательности ДД.ММ.ГГГГ), подпись и расшифровку (фамилию и инициалы);
- ответственный за заверение копии сотрудник нумерует и скрепляет листы, а изготовленную копию документа передает работнику.
Образцы заверенных копий трудовой книжки
«Работает по настоящее время»
На законодательном уровне предусмотрен ряд способов внести отметку о текущем трудоустройстве сотрудника. Как правило, у каждого кадрового отдела есть собственный вариант, который организация считает наиболее корректно сформулированным. Однако не каждая такая запись является юридически верной.
Официальным вариантом является фраза «осуществляет трудовую деятельность в должности «…» по настоящее время». В качестве лаконичного варианта чаще всего используется формулировка «работает по настоящее время».
Ксерокопия
Для загранпаспорта
До начала прошлого года предоставление копии трудовой книжки в миграционную службу для получения заграничного паспорта было обязательной процедурой. Но в настоящий момент данное правило отменено, несмотря на то, что в анкете заявителя по-прежнему указываются данные о трудоустройстве.
Для кредита в банке
Для того чтобы копию трудовой книжки приняли в банковском учреждении, необходимо правильно ее заверить:
- на каждую страницу нанести надпись «копия верна» и проставить текущую дату;
- под надписью «копия верна» указать ФИО сотрудника, заверяющего копию;
- на каждой копии проставить печать организации;
- на последней странице с указанием места работы нанести надпись «работает по настоящее время», заверить страницу;
- печать организации необходимо ставить так, чтобы часть ее оттиска покрывала и подпись, и текст;
- можно не ставить подписи и печати на каждой странице, но в таком случае все листы должны быть сшиты, а с обратной стороны последней копии концы нити должны быть зафиксированы небольшим листом с указанием количества прошнурованных листов, подписи и оттиска печати.
Важно: Копия трудовой книжки должна быть читабельной и не иметь никаких помарок.
Большинство финансовых учреждений не требует предоставления документов, подтверждающих трудовую деятельность в течение всей жизни. Как правило, достаточно подтверждения наличия работы в последний год, что можно подтвердить ксерокопией первого листа и последних заполненных страниц трудовой книжки.
Таким образом, правильно заверенная копия трудовой книжки позволяет нашим соотечественникам реализовывать собственные права: выходить на пенсию, получать кредиты, оформлять визы. Поэтому отнестись к получению корректно заверенной копии документа необходимо предельно серьезно.
Видео
Смотрите на видео про трудовые книжки от А до Я:
Несмотря на четко установленные стандарты, до сих пор часто встречаются трудовые книжки, которые были оформлены с ошибками. Из-за строгости требований, любое несоответствие может превратить документ в недействительный. Поэтому необходимо подходить к заполнению и заверке документов со всей максимальной ответственностью, чтобы предотвратить подобные ситуации в будущем.
biz-faq.ru
В практике каждого сотрудника кадровой службы возникает ситуация, когда работнику организации необходимо выдать заверенную копию документа. Как это правильно сделать?
Справка
Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»).
Согласно ст. 62 Трудового кодекса РФ копии документов, связанных с работой, должны быть заверены надлежащим образом и предоставляться работнику в течение трех рабочих дней со дня подачи письменного заявления. К таким документам относятся копии приказа о приеме на работу, приказов о переводах на другую работу, приказа об увольнении с работы; выписки из трудовой книжки; справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах обязательного пенсионного страхования, о периоде работы у данного работодателя и др.
Трудности с заверением копии приказов возникают редко, так как требования к оформлению организационно-распорядительных документов подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее – ГОСТ Р 6.30-2003). В описании реквизита «Отметка о заверении копии» (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003) говорится, что при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Например:
Пример
1. Формат копии
Многие работники кадровой службы копируют на одном листе два разворота (четыре страницы) трудовой книжки. Это оправдано с точки зрения экономии бумаги, однако во многих инстанциях принципиально требуют, чтобы каждый разворот (две страницы) был на отдельном листе. Копии делают только с заполненных листов трудовой книжки и, при наличии, с вкладыша.<
На основании п. 4.1. ГОСТ Р 6.30-2003 примем за стандарт копии лист формата А4 (210х297 мм). При копировании книжная ориентация предпочтительнее альбомной, так как, во-первых, она более удобна для чтения (нет необходимости переворачивать лист); во-вторых, такая ориентация копии в отличие от альбомной точно отражает размер и формат оригинала.
Таким образом, копия трудовой книжки должна быть сделана на листе формата А4, один разворот на одном листе, предпочтительна книжная ориентация.
2. Отметка о копийности
В большинстве инстанций просят ставить отметку о копийности в виде надписи «Копия верна», в ГОСТ Р 6.30-2003 же рекомендовано проставлять заверительную надпись «Верно». С одной стороны, требования организаций указывать слово «копия» на копии документа выглядят вполне логичными, но они противоречат нормам ГОСТ Р 6.30-2003./
На сегодняшний день, к сожалению, ГОСТ Р 6.30-2003 – единственный нормативный акт, регулирующий вопрос о заверении копии документа. Однако,
- ГОСТ носит рекомендательный характер, то есть обязать придерживаться его требований нельзя;
- ГОСТ составлен исключительно для организационно-распорядительных документов (приказы, распоряжения, инструкции, положения и др.), но это не подходит для трудовой книжки. Трудовая книжка – это особый документ, у которого свое назначение, своя форма и иной состав реквизитов;
- ГОСТ устарел! Он был выпущен более 10 лет назад и основывается в основном (с незначительными изменениями) на стандартах советского времени (1972 г. и 1990 г. и заменившем их ГОСТ 1997 г.). В то время не было того понятия «копия», которое есть сейчас. Сейчас это не выписка из документа, сделанная от руки или составленная на печатной машинке, а ксерокопия или скан – фотографическое изображение оригинала документа. Применительно к трудовой книжке трудно спутать копию с оригиналом, а вот по отношению к другим документам часто невозможно определить, где оригинал, а где копия. Именно поэтому на законодательном уровне необходимо пересмотреть правила и вместо «Верно» использовать формулировку «Копия верна»;
- нормативная база не успевает отражать сложившуюся практику. Сейчас требования ГОСТ известны в основном узким специалистам, имеющим профильное образование, и работникам государственных органов. Большинству работников коммерческих организаций, которые, как правило, и требуют копию трудовой, непонятна надпись «Верно», они не знают про реквизит «Отметка о заверении копии» и не используют его. Для них заверенная копия должна содержать слово «копия». А так как чаще всего заверенная копия требуется для банков, возникают недопонимания между работником, у которого заверенную по ГОСТ копию не принимают, и работником кадровой службы, который вынужден доказывать, что он прав. Эти конфликты отнимают очень много рабочего времени;
- если следовать ГОСТ, то реквизит «Отметка о заверении копии» должен быть проставлен в виде надписи, то есть полностью прописываться работником кадровой службы от руки. Но в настоящее время в условиях огромных объемов работы это лишняя трата времени. Использование готовых печатей, самонаборных штампов и датеров существенно экономит время, и отказываться от этого в пользу формулировки ГОСТ скорее всего нецелесообразно.
Спорным также представляется вопрос о расположении отметки о копийности. Многие опять же ссылаются на ГОСТ Р 6.30-2003, однако, как уже отмечалось выше, этот стандарт рассчитан лишь на организационно-распорядительные документы. Трудовая книжка, являясь основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, не входит в систему организационно-распорядительных документов. Также на каждой странице трудовой книжки может не быть реквизита «Подпись», после которого должна располагаться отметка о заверении копии.
Часто сотрудники кадровой службы проставляют эту отметку в правом верхнем углу. Возможно, это делается по аналогии с оформлением дубликата трудовой книжки. Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа (п. 3.1 Национального стандарта РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). В соответствии с п. 1.2. Инструкции по заполнению трудовой книжки, утв. постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 10 (далее – Инструкция по заполнению трудовой книжки), «в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись «Дубликат». Представляется, что такое расположение отметки о копийности не совсем корректно. Во-первых, дубликат документа и его копия – это различные понятия, и смешивать их недопустимо. Во-вторых, в правом верхнем углу трудовой книжки располагаются серия и номер документа, при наличии – надпись «Дубликат», и отметка о копийности будет закрывать эти реквизиты.
Поэтому наиболее рациональный выход в рассматриваемой ситуации – ставить отметку о копийности в левом нижнем углу копии, при этом текст или иные реквизиты должны хорошо читаться и не перекрываться отметкой. Такое расположение оправданно тем, что соотносится как с рекомендациями ГОСТа, так и с требованиями организаций о проставлении этой отметки в тексте, а не на пустом листе.
Таким образом, отметка о копийности состоит из надписи «Копия верна», которая располагается в левом нижнем углу копии.
3. Подпись заверяющего лица
В соответствии с действующим Указом Президиума ВС СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствовании предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ № 9779-Х) верность копии документа свидетельствуется подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица. В п. 45 Правил ведения и хранения трудовых книжек сказано, что «ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя». Это же должностное лицо имеет право заверять копии трудовых книжек. Реквизит «подпись» оформляется в соответствии с п. 3.22 ГОСТ Р 6.30-2003.
Таким образом, подпись заверяющего лица состоит из должности, личной подписи и расшифровки подписи и располагается ниже отметки о копийности.
4. Печать
На копию трудовой книжки необходимо ставить печать, так как оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица. Согласно ГОСТ Р 6.30-2003 «допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации», в соответствии с п. 2.2 Инструкции по заполнению трудовой книжки это может быть либо печать организации, либо печать структурного подразделения (кадровой службы). На наш взгляд, оттиск печати целесообразно ставить правее отметки о копийности на самой копии, а не на пустом листе.
Таким образом, копию трудовой книжки необходимо заверять либо круглой печатью организации, либо печатью кадровой службы.
5. Дата
На копии обязательно должна ставиться дата – это предписывает действующее законодательство (п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 и п.1 Указа № 9779-Х). Данный реквизит позволяет заверить актуальность сведений, содержащихся в трудовой книжке, а также отмечает «срок годности» заверенной копии: до 30 календарных дней. Это указано в требованиях к документам, подтверждающим трудовую занятость заемщика, при обращении в банк. Данные требования, например, размещены на официальных сайтах некоторых банков: Сбербанка, Юникредит. Дата может проставляться как в цифровом, так и в буквенно-цифровом формате (например, 08.10.2014 или 08 октября 2014 г.).
Таким образом, на копии ниже подписи должна проставляться дата заверения.
6. Отметка о подлиннике
Пункт 1 Указа № 9779-Х предписывает делать на копии отметку, что подлинник документа находится в данном предприятии, учреждении, организации, однако по ГОСТу такая отметка не предусмотрена. В большей степени это требование правомерно для документов, которые созданы в организации (учредительные, организационно-правовые, распорядительные и другие документы), но не для трудовой книжки. В соответствии с п. 35 Правил ведения и хранения трудовых книжек трудовая книжка хранится у работодателя в течение всего периода работы и выдается работнику на руки только в день увольнения (последний день работы). В связи с этим для копии трудовой книжки отметка о нахождении подлинника представляется лишней.
7. Способы заверения копии
В делопроизводственной практике применяются два способа заверения копии трудовой книжки:
- заверяют постранично – рассмотренные выше реквизиты проставляют на каждой странице;
- прошивают несколько листов – все листы нумеруют по порядку, сшивают, на обороте последнего листа наклеивают лист с заверительной надписью о том, сколько листов прошито, пронумеровано и скреплено печатью, заверяют подписью и печатью.
Из судебной практики, касающейся признания юридической силы копии документов, следует, что заверена должна быть каждая страница документа, а не его подшивка. Под словами «заверенных проверяемым лицом копий» следует понимать удостоверение <…> копий документов путем проставления на них необходимых реквизитов, т.е. печати и подписи полномочного должностного лица, придающих им юридическую силу (Постановление ФАС Московского округа от 05.11.09 № КА-А41/11390-09).
Таким образом, копия трудовой книжки должна быть заверена постранично.
8. Дополнительные надписи
Во многих организациях требуют на копии после последней внесенной в трудовую книжку записи ставить дату и делать надпись «Работает по настоящее время». Однако это требование незаконно, так как, во-первых, копия документа должна полностью воспроизводить информацию подлинника документа, а во-вторых, согласно Инструкции по заполнению трудовых книжек, само отсутствие записи о расторжении трудового договора не подтверждает, что работник продолжает работать по настоящее время. На практике отсутствие этой лишней надписи приводит к тому, что у работника не принимают заверенную копию трудовой книжки, а сотруднику кадровой службы во избежание конфликтов со сторонними организациями приходится вносить незаконную надпись. Часто эту надпись просят также отдельно заверять. На наш взгляд, это требование абсолютно безосновательно, так как каждая страница копии заверяется.
Таким образом, заставлять делать надпись «Работает по настоящее время» неправомерно, однако работников кадровой службы вынуждают так поступать.
9. Штампы
Заверять копию трудовой книжки можно как вручную, так и с использованием штампов – в действующем законодательстве запрета на это нет. В организациях с большой численностью работников и с большими объемами документооборота в кадровой службе целесообразно использовать штампы. Это могут быть либо отдельные штампы («Копия верна», штамп с реквизитом «Подпись», датер), либо общий штамп, содержащий все необходимые реквизиты. Такой способ заверения копий документов помогает существенно сэкономить время, так как от руки ставится только личная подпись. Итак, в настоящее время не существует единых правил заверения копий трудовой книжки. Каждая организация выдвигает собственные требования исходя из своих внутренних стандартов. Для того чтобы избежать спорных ситуаций, необходимо законодательное закрепление правил оформления копии трудовой книжки.
Пример заверенной копии трудовой книжки
Ксения Белоконева — к.фил.н., специалист отдела управления персоналом ООО «ТОЙОТА БОШОКУ», Санкт-Петербург. Редакция журнала «Кадровик»
hr-portal.ru
Правовые основы
Потребность срочно взять дубликат трудовой книжки связана с многими обстоятельствами:
- Копия нужна при оформлении пенсии, когда будет решаться вопрос с ее начислением.
- При поездке за рубеж и оформлении заграничного паспорта она может быть тоже затребована.
- Наиболее часто ее предоставляют для получения потребительского кредита.
Также дубликат может понадобиться при назначении инвалидности или обращении в суд, а также в ряде других случаев:
- Согласно ГОСТу национального стандарта в копии этого документа должны быть проставлены все реквизиты.
- В Трудовом кодексе и постановлении правительства за № 225 указывается на то, что копия обязательно выдается не позднее трех дней после подачи соответствующего заявления.
- Вместо полной копии трудовой книжки иногда достаточно сделать выписку, касающуюся отдельных сроков. Поэтому будет нужна первая страница, а также та, которая относится к определенному трудовому периоду.
- Разработаны нормативы, касающиеся заверения копии. Это затрагивает каждый лист, а также формат, подпись, печать.
К сожалению, на практике далеко не всегда те люди, которые должны выдавать этот документ, знакомы с правилами делопроизводства и поэтому ошибки встречаются не так редко.
Кто должен заверять копию
Крупные предприятия, организации и компании, как правило, имеют отделы кадров. Поэтому будет вполне достаточно написать заявление, в котором только следует указать, что требуется копия для определенной организации и поставить подпись, расшифровку и дату.
В небольших или индивидуальных предприятиях, занимающихся малым бизнесом, кадровые вопросы обычно берет на себя руководитель или бухгалтер. В данном случае заявление писать уже необязательно, потребуется устная просьба. Через три дня прошение должно быть удовлетворено.
Если же человек не имеет работы на данный период, то ему придется обратиться к нотариусу, который заверит копию.
Как заверить: пошаговая инструкция
Всю процедуру получения нужно разделить на несколько этапов. Она не занимает много времени, но требует определенной аккуратности и правильно оформленных страниц. Мелочей здесь нет, так как надо придерживаться определенных стандартов.
- Все страницы, которые содержат записи, должны иметь ксерокопию хорошего качества и без изменения масштаба. Лучше всего использовать книжную ориентацию, лист белой бумаги формата А4.
- Внизу каждой ксекорокопированной страницы ставится печать, а затем запись “Копия верна”. Обязательно должна стоять дата, а также должность, фамилия, имя и отчество человека, который заверил копию, вместе с его подписью.
- На последней странице, кроме номера записи, ФИО уполномоченного, подписи, даты и печати обязательно прописывается примерно такой текст: “В настоящее время работает на должности…”.
- Можно попробовать заверить все и другим способом. Для этого на каждую страницу ксерокопии внизу справа ставится номер. Потом все прошнуровывается и приклеивается бумажный квадрат на место крепления ниток. На нем делается соответствующая запись, где должно быть указано: “Прошито и пронумеровано, а также количество листов”. Сюда ставится печать, дата, должность, подпись, фамилия, имя и отчество лица, которое имеет на это полномочия.
Важно обратить внимание на то, как была проставлена печать. Оттиск не должен находиться в стороне и должен захватывать текст и подпись. Есть еще некоторые тонкости, на которые не помешает обратить внимание.
Особенности
Некоторые неопытные кадровики предпочитают сэкономить бумагу и на одном листе размещают сразу четыре страницы копии трудовой книжки. Однако не в каждой инстанции смогут принять такой, пусть даже правильно заверенный документ. Лучше, чтобы на разворот приходилось по две страницы.
- Некоторые нормативные акты стали устаревать и сегодня принято ставить внизу надпись “Копия верна”, хотя еще недавно использовали лишь одно из этих слов. Но в коммерческих организациях могут этого не понять и возникнут ненужные споры между ними и кадровиками.
- Отметку, подпись, ФИО и печать все же следует ставить в левом нижнем углу каждой странице, а не в правом верхнем, как это делается при оформлении дубликата трудовой книжки.
- Подпись может поставить только руководитель или уполномоченное лицо. Это связано с тем, что обязательно каждый работодатель издает приказ, в котором указывается лицо, несущее ответственность за хранение, учет и выдачу всех трудовых книжек. Одним словом, должен быть человек, который официально занимается кадровыми вопросами. Им может быть и сам работодатель. Поэтому на копии указывается должность и личная подпись.
- Сегодня количество печатей, которые стали использоваться в работе, резко возросло, но для заверения нужно поставить круглую печать организации или специальную печать кадровой службы. если таковая имеется.
- Дата является обязательным атрибутом, так как срок действия копии ограничен и именно на нее будут обращать пристальное внимание. Ее ставят ниже подписи в цифровом или используя буквы и цифры.
- Законодательство не запрещает применять некоторые штампы, которыми часто пользуются кадровые службы в крупных компаниях. Это может быть общий штамп со всеми реквизитами и останется лишь поставить подпись и дату. Применяют отдельные, в частности “Копия верна” или “Подпись”.
- По инструкции надпись на последней странице, говорящую о том что человек работает по настоящее время, вообще-то делать необязательно. Но в последние годы сложилась такая практика, когда многие организации обращают на нее внимание и требуют, чтобы она там присутствовала. Поэтому кадровики и руководители вынуждены ее ставить.
- Если придется заверять копию свой трудовой у нотариуса, то здесь, в принципе, соблюдается тот же порядок действий. Делается хорошая ксерокопия с соблюдением всех масштабов. Вместо работодателя документ удостоверит непосредственно сам нотариус и поставить печать, подпись, а также фамилию и свои инициалы. С таким документом можно вполне официально обращаться в различные организации, которые его затребуют. Правда в выдаче кредита могут и отказать. Финансисты предпочитают выдавать его тем, кто имеет работу на данный момент.
Правильное оформление копии требует особой тщательности и здесь малейшая ошибка приведет к тому, что все придется переделывать, а это связано с потерей времени, сил и денежных средств.
Срок действия
После того как копия трудовой книжки будет получена, она станет действительной в течение только одного месяца.
Следует учитывать один момент. Если за это время в трудовую будут внесены изменения, например, связанные с новым местом работы или увольнением, то копия будет считаться недействительной и использовать ее не представляется возможным.
Однако копия, которая была заверена у нотариуса, будет фактически иметь неограниченный срок действия. Но он сразу закончится, как только в книжку внесут первую запись.
Образец заверения
Здесь представлен образец того, как надо правильно заполнить копию трудовой, которая обычно входит в комплект с другими документами.
Стоит обратить внимание на то, что заверяющая надпись ставится слева внизу каждой страницы.
Печать должна захватывать как ксерокопию, так и подпись и другие данные.
Некоторые пробелы в законодательстве не позволяют на сегодняшний день иметь четко разработанный стандарт для заверения копии трудовой книжки. Пока что приходится исходить из сложившейся практики, хоть это и противоречит некоторым нормативам.
arenateam.ru
Как оформить копию трудовой книжки?
Статья 66 Трудового кодекса Российской Федерации гласит, что трудовая книжка – это документ, который содержит сведения о трудовой деятельности и стаже сотрудника.
Форма и порядок составления трудовых книжек утверждены в двух нормативных правовых актах:
- в Правилах, закрепленных Постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года N 225 (далее – Правила);
- в Инструкции, закрепленной Постановлением Минтруда Российской Федерации от 10 октября 2003 года N 69 (далее – Инструкция).
Трудовая книжка ведется работодателем и находится у него на хранении. Следовательно, доступ к этому документу работник имеет только в случае увольнения, так как в этом случае трудовая книжка выдается ему на руки. При очередном трудоустройстве работодатель также заберет трудовую книжку у принятого на работу сотрудника. Такой порядок установлен положениями статей 65, 66, 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации.
Следовательно, сделать копию или выписку из трудовой книжки работник (за исключением случаев, когда он не осуществляет трудовую деятельность, вследствие чего трудовая книжка находится у него на руках) может, только обратившись к своему работодателю (или к представителю нанимателя, если вопрос касается государственной или муниципальной службы).
На основании статьи 62 Трудового кодекса Российской Федерации и пункта 7 Правил работодатель обязан предоставить работнику по его требованию копию или выписку из трудовой книжки. Вопрос же о том, как правильно оформить копию трудовой книжки, а также образец такого оформления напрямую законодательством не урегулированы. Однако полагаем, что в ситуации, когда у лица просят предоставить копию трудовой книжки, имеется в виду копия, сделанная при помощи копировальной техники (другими словами, ксерокопирования), с проставлением подтверждающей идентичность оригиналу подписи.
Работодатель на основании статьи 62 Трудового кодекса обязан предоставить работнику копии любых документов, связанных с работой, следовательно, не является исключением и копия трудовой книжки.
Как правильно сделать и заверить копию трудовой книжки?
Для предоставления такой копии работник обращается к работодателю с соответствующим заявлением. Работодатель же, в свою очередь, обязан изготовить и предоставить копию не позднее трех рабочих дней.
Как правило, такая копия изготавливается кадровым структурным подразделением (при наличии).
Согласно пунктам 1 и 5 Порядка выдачи копий документов, касающихся прав граждан, утвержденного 04 августа 1983 года (данный правовой акт принят еще в СССР, но действует и на сегодняшний день), копия подтверждается подписью руководителя (либо иного полномочного лица) и закрепляется печатью. На копии следует указать дату ее изготовления и отразить тот факт, что оригинал документа хранится в организации.
Отвечая на вопрос, как делается копия трудовой книжки, обязательно следует учитывать положения специального государственного стандарта.
В соответствии с пунктом 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03 марта 2003 года N 65-ст при подтверждении идентичности копии документа оригиналу ниже реквизита «Подпись» приводится формулировка «Верно».
Кроме этого, на копии должны быть указаны должность подтверждающего копию лица, его личная подпись с расшифровкой Ф.И.О. (напр., Коновалова С.Ю.) и дата подтверждения.
Рассмотрение вопроса, как делать копию трудовой книжки. следует завершить еще одной рекомендацией.
Если копируется много страниц трудовой книжки, может быть целесообразным заверение одного, последнего, листа копии. С этой целью все копии следует прошить по порядку нумерации страниц, а нитку прошивки приклеить к обратной стороне последнего листа при помощи листка маленького размера. На этом листке следует указать количество подтверждаемых страниц копии, проставить подпись подтверждающего должностного лица. Штамп печати следует проставить таким образом, чтобы он отразился как на обратной стороне последнего листа копии, так и на маленьком листке, с помощью которого приклеена нить.
glavkniga.ru