Копия трудовой книжки заверенная работодателем образец

Вы хотите заверить у нотариуса копию своей трудовой книжки? Давайте разберем как это верно сделать, не допустив досадных ошибок.

Документ, содержащий в себе информацию относительно этапов профессиональной деятельности работника, – это трудовая книжка (ТК). Такая информация отличается достаточной востребованностью: оформление разрешения по поводу выезда за рубеж, банковского кредита, пенсии и т. д.

Чтобы непосредственно обеспечить возможность мероприятий, подобных тем, что упомянуты выше, нет потребности предъявления оригинала документа. Достаточно его копии, но только в том случае, если ее оформление проведено по правилам, закрепленным законодательно.

Копия ТК

При необходимости предъявления оригинала ТК надо иметь в виду, что он находится у работодателя, поэтому должны быть законные причины для его получения на руки. Хотя в большинстве случаев государственные органы и другие структуры довольствуются копией рассматриваемого вида документа.

Копией ТК следует считать документ, который создан посредством технических устройств в виде того же ксерокса или принтера, дополненного сканером. При этом созданная таким образом копия должна содержать все требуемые печати и подписи.

Когда может быть нужна копия:

1. При устройстве на вторую работу
2. Получении малого кредита в банке или займа в микрофинансовой организации
3. Для полноценного оформления прав на пенсию в ПФ (оригинал находится в организации, можно представить копию)
4. Комплект документов на визу
5. Социальные льготы по закону
6. оформление пенсионных выплат;
7. процедура усыновления;
8. получение загранпаспорта

И разные другие случаи. Полезным будет сделать и хранить заверенную копию трудовой как страховку в случае утери и порчи оригинала трудовой. Это поможет доказать и восстановить оригинал.

Оформление копии

Трудовая – это бланк строгой отчетности, который хранится в сейфе или другом важном месте в организации. Чтобы сделать копию, следует сначала получить оригинал. С запросом о выдаче на время оригинала трудовой можно обратиться:

1. Директору
2. Главбуху
3. Начальнику отдела кадров или специалисту по кадрам

Порядок ваших действий:

• Обращаетесь к одному из вышеуказанных лиц
• Написать заявление на получение копии трудовой. Составляется оно с соблюдением стандартных требований, в основной части документа указывается просьба выдать копию трудовой книжки и цель, для которой она требуется. При этом отсутствие уважительной причины для получения копии не является основанием для отказа в ее выдаче – работодатель обязан выдать документ в любом случае.
• Ждете получения копии. Работодателю на оформление этого документа дается 3 дня с момента подачи сотрудником заявления.

Пример (образец) заявления на выдачу копии трудовой книжки

Скачать это пример

В результате работник должен получить оформленный и заверенный документ. Обязанность по подготовке копии лежит на лице, которое отвечает на предприятии за кадровую деятельность и ведение трудовых книжек. Этот порядок действий используется в том случае, если гражданин трудоустроен и его книжка хранится у работодателя. Однако если он является безработным, но ему требуется копия, изготавливает он ее самостоятельно.

Когда вы сделаете ксерокопии всех страниц их можно заверить у руководителя по последнему месту работы. Если данное предприятие или организация были ликвидированы, то единственный вариант – обращаться к нотариусу. Стоит учитывать, что у копии трудовой книжки установлен определенный срок действия.

Срок действия копии книжки

• Копия, предоставленная работодателем (руководителем, главным бухгалтером, кадровой службой предприятия) действительна в течение одного месяца.
• Документ, заверенный нотариально, не имеет ограниченного срока действия.

В обоих случаях копия может использоваться только до того момента, пока в нее не будут внесены новые записи о работе. После этого документ становится недействительным и не может дальше использоваться.

Делаем копию правильно!

Копия книжки может быть сделана в виде простых листов или же скреплена и прошита в соответствии со всеми требованиями делопроизводства. Как правило, решение о том, как будет выглядеть документ, может принимать сам работник.

Правила:

• На каждом листе должна иметься заверительная надпись «Копия верна». Рядом с ней должна быть дата, подпись ответственного лица и печать (всего предприятия, бухгалтерии или отдела кадров).
• Копии снимаются со всех листов книжки, где есть записи, не исключая титульный лист и вкладыши в трудовую.
• На последней странице копии должна быть фраза «Работает по настоящее время в той же должности» или с указанием новой должности, если сотрудник был переведен.
• Листы копии могут быть скреплены степлером или сшиты. В последнем случае документ нумеруется, и на обороте указывается количество страниц в нем, ставится дата, подпись, печать и отметка «Копия верна».
• Страницы трудовой могут быть отксерокопированы или распечатаны. Единственное требование – высокое качество печати и нормальная читаемость документа. Если какие-то части дубликата будут неразборчивыми или стертыми, это может привести к его недействительности.
• Печать, проставленная на страницах копии, не должна размещаться на пустом поле документа – частично она должна охватывать подпись и заверительную надпись.Нарушение этих пунктов приведет к тому, что копия будет считаться недействительной.

Копия трудовой книжки, заверенная работодателем (образец, пример)

• Не всегда требуется полная копия трудовой книжки. Зачастую достаточно предоставить информацию, касающуюся отдельных периодов, входящих в трудовой стаж. Тогда сотрудник отдела кадров снимает копию только с первой страницы, содержащей личные данные, и со страниц, относящихся к требуемому периоду. Не обязательно снимать копии на ксероксе. Можно набрать идентичный текст на компьютере. Этот способ предпочтительнее, если записи в книжку внесены неразборчивым почерком или невозможно сделать качественную ксерокопию.


• Право заверять копии трудовых книжек имеет ограниченный круг сотрудников. Это, как правило, руководитель предприятия или начальник отдела кадров. На небольших фирмах при отсутствии отдела кадров заверить документ может главный бухгалтер. Если копия трудовой книжки требуется пенсионеру или неработающему на данный момент человеку, можно обратиться в отдел кадров по последнему месту работы, специалисты которого обязаны оформить документ надлежащим способом.
• Можно заверить только последний лист скопированной трудовой книжки. Для этого все подготовленные листы необходимо сшить, а нитку вывести на последний лист и проклеить небольшим бланком, на котором указано количество заверяемых страниц и проставлена подпись уполномоченного лица. Оттиск печати должен располагаться на подписи, частично на бланке с информацией и на последнем листе трудовой книжки, к которому он клеится.

Ошибки при оформлении документа

Часто встречается следующая ошибка: печать организации не захватывает текст и подпись кадровика, и находится в «пустом» месте страницы. Оттиск печати должен быть расположен так, чтобы захватывать копию.

Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно сделать новую ксерокопию нужной страницы и заверить ее должным образом.

Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2017 года

В скором времени заверять документ станут, опираясь на новые требования. Изначально планировалось ввести в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 c 1 июля 2017. Но приказом Росстандарта  от 25.05.2017 N 435-ст дата его введения была перенесена на 1 июля 2018 года.

Прежде всего, сначала нужно сделать ксерокопии всех страниц, на которых имеются записи. Они должны иметь хорошее качество. Если копия оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в следующем порядке с указанием места хранения оригинального бланка:

Для сторонней организации

• на документе ставится отметка “Верно”;

• указывается Ф.И.О., должность сотрудника, ответственного за оформление кадровых документов;

• указывается дата заверения;

• с 1 июля 2018 года нужно делать указание на то, где хранится оригинал трудовой книжки.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать бумагу, а частично лист документа.

Если документ оформляется для использования внутри компании, запись о местонахождении бланка вносить не нужно:

Как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года, образец записи

С 1 июля 2018 года внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации, под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение документа, с которого копия была снята. Запись может звучать следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Копия для банка (особенности)

При рассмотрении заявки потенциального заемщика банки зачастую требуют предоставить копию трудовой книжки. Такая необходимость связана с желанием получить следующую информацию:

• место работы;
• стаж (общий, непрерывный на текущем месте работы);
• уровень платежеспособности и кредитоспособности;
• подтвердить официальное трудоустройство и наличие постоянного источника дохода.

Если кадровый специалист не знает, как оформить копию трудовой книжки для банка, ему необходимо изучить общие требования к такому документу, которые ничем не отличаются от типовых условий.

Важные моменты:

• Если последняя запись расположена внизу страницы, обязательно нужно сделать копию и следующей за ней пустой страницы – это нужно, чтобы доказать, что сотрудник не был уволен или переведен на другую должность.
• Конкретные требования по форме копии лучше уточнить в банке. Для некоторых допустимо делать на одном листе два разворота трудовой книжки, а в других учреждениях это может стать основанием для отказа.

Обратите на них внимание, иначе вам могут отказать, например, в выдаче кредита.

Даже если она будет составлена в соответствии со всеми нормативными требованиями, в займе может быть отказано, если сотрудники банка сочтут документ несерьезным. При этом не принять правильно оформленную копию в банке не могут, но вот отказать в кредите банк имеет полное право.

Чтобы понять, как долго копия будет действительна в конкретном банке, нужно изучить условия предоставления пакета необходимых документов. Требуется она в следующих случаях:

• для оформления ипотеки;
• для оформления крупного займа или кредитной карты с большим лимитом;
• для получения доступа к продуктам с господдержкой.

Сбор документов – очень важный фактор, который может стать решающим при рассмотрении заявки. В списке необходимых документов банки прописывают, сколько действует копия трудовой книжки для кредита или другого банковского продукта. Практика показывает, что действие этого документа длится месяц после его заверения у руководителя учреждения или кадрового специалиста. Даже при оформлении ипотеки актуален такой временной промежуток.

Заверяем у нотариуса

Копии документов, заверенные нотариально, всегда имеют преимущества перед другими дубликатами. Такой способ, хоть он и является более затратным, предоставляет документу большую юридическую силу и, говоря о том, сколько действует, знайте, что она имеет практически неограниченный срок действия.

Что касается трудовой книжки, то ее нотариально заверенная копия действительна до того момента, пока в документ не будут внесены изменения или он не утратит своей силы.

Стоимость заверения трудовой варьируется в зависимости от региона работы и расценок конкретного нотариуса. Для того чтобы заверить копию у нотариуса, потребуется минимальный пакет документов:

• паспорт;
• трудовая книжка;
• генеральная доверенность (в некоторых случаях).

Кроме наличия этих документов, важным условием также является качество самой трудовой – она должна быть оформлена с соблюдением всех требований, не иметь повреждений или неправильных исправлений. В случае недействительности трудовой нотариус имеет полное право отказать в оформлении ее копии, причем при необходимости отказ должен быть обоснован в письменном виде.

Справка 2-НДФЛ

При оформлении кредита в составе пакета необходимых документов, кроме копии трудовой обязательно указывается справка 2-НДФЛ. В ней содержатся сведения о доходах, которые конкретный сотрудник получил за определенный период, а также сумма отчисленных налогов. За получением этой справки необходимо обращаться в бухгалтерию предприятия-работодателя. Документ может быть выполнен в печатной форме или заполнен от руки – любая из этих форм по правилам допустима.

Однако для банка лучше предоставить именно печатную версию – рукописный вариант выглядит несолидно и вряд ли вызовет доверие у банковских сотрудников. Еще одно обязательное требование для этой справки – наличие на ней подписи бухгалтера. Если документ будет подписан другим сотрудником, который отвечает за финансы предприятия (финансовым, генеральным директором, кассиром), это тоже может стать причиной для отказа в кредите.

Копия трудовой может понадобиться во множестве жизненных ситуаций – для оформления некоторых документов, получения кредитов и выплат и т. п. При этом работник имеет право на ее получение вне зависимости от того, есть ли у него для этого серьезные основания.

dedadi.ru

Как правильно заверить копию трудовой книжки — образец заверенной ксерокопии

Копия трудовой выдаётся по заявлению работника. В соответствии со ст. 62 ТК РФ копия трудовой книжки выдаётся только по письменному заявлению сотрудника. Гражданин обязан составить письменное заявление на имя организации о выдаче ему ксерокопии документа. Заявление составляется в произвольной форме. Образец правильного составления заявления:

• В верхнем правом углу необходимо указать кому адресовано заявление. Например: «директору ООО «Альянс» Маркову Владимиру Петровичу». Здесь же указываете от кого заявление. Например, от Сидорова Ивана Ивановича.
• Посередине пишется: Заявление. И пишете, что на основании ст. 62 ТК РФ просите выдать копию трудовой книжки, заверенной в установленном порядке.

В заявлении необязательно указывать причину выдачи документа. Вы можете умолчать об этом. Работодатель не имеет права спросить вас о причине выдачи заверенной ксерокопии документа. Так же, как и не имеет права отказать вам в выдаче документа.

В конце заявления ставится дата составления и подпись. Заявление рассматривается работодателем не более 3 дней. После чего работодатель издаёт приказ о выдаче и назначает ответственного сотрудника. Например, это может быть специалист по кадрам.

Ксерокопия делается бесплатно.

Заверение ксерокопии по настоящим правилам:

• Дубликаты должны быть разборчивыми. Листы заверяются по установленным правилам: Правила Госстандарта и Указу ПВС 9779-Х. Особых требований к печати нет. Она может быть, как общая от организации, а может быть, и от отдела кадров.
• На последней странице документа ставится запись: «Работает в настоящее время». Под ней ставится подпись руководителя или сотрудника, которому доверено оформление. Правила Госстандарта раскрывают понятие подпись – это наименование должностного лица, его подпись и расшифровка. Например: «Копия верна. Инспектор отдела кадров В.В. Смирнов. Число. Подпись».
• Листы документа нумеруются и скрепляются. Заверенный документ передаётся сотруднику.

Как заверить ксерокопию документа для банка

Практически все банки для одобрения кредита просят подтвердить, где вы работаете, на какой должности и какое время. Сделать это можно только предоставив трудовую книжку. Именно этот документ свидетельствует о том, что гражданин трудится официально. Когда документ на руках, то с предоставлением доказательства не возникнет труда. Гражданину необходимо прийти с документом в нотариальную контору и заверить копии документа. Также необходимо предоставить паспорт. После этого отдаёте документы нотариусу. Ему необходимо сделать копии листов и заверить их. На всю процедуру уйдёт не более получаса.

Если вы работаете официально, тогда необходимо обратиться к работодателю за этой процедурой. Мы уже рассмотрели чуть выше процедуру получения заверенной копии документа от работодателя. Вам нужно написать заявления подождать от трёх до пяти дней и получить свою копию.

Только после этого можно идти в банк.

В каких ещё случаях могут потребовать ксерокопию трудовой книжки

До недавнего времени ксерокопия документа требовалась для оформления загранпаспорта. Но, со вступлением в законную силу Приказа ФМС РФ №320 в 2013 году, такая необходимость отпала. То есть гражданин имеет право не предоставлять трудовую книжку. Теперь, чтобы подтвердить трудовую деятельность, необходимо просто заполнить соответствующее поле в анкете.

Поэтому требование сотрудников паспортного стола о предъявлении трудовой книжки, считается неправомерным. В этом случае гражданин имеет законное право не выполнить это требование. А также пожаловаться на действие сотрудника.

Потребовать ксерокопии трудовых книжек могут и сотрудники ФСС (Фонд социального страхования) и ПФР. Это необходимо при расчёте пособий по временной нетрудоспособности или в связи с материнством. А для этого необходимо знать стаж гражданина.

Ошибки при заверении ксерокопии документа

Существует ряд ошибок, которые делают при заверении ксерокопии книжки. Рассмотрим самые те ошибки, которые совершать не нужно:

• Не нужно размещать на одном листе А4 сразу несколько страниц документа. Рекомендуется на одном развороте размещать не больше двух страниц документа.
• Неверно указывается название записи. В настоящее время запись ставится так, «Копия верна». Лучше всего ставить «Верно». Так некоторые организации могут придираться к такой формулировке. Особенно, это любят делать сотрудники банков.
• Неправильная подпись. Подпись ставится тем сотрудником, который по приказу обязан заверить копии документа.
• Неправильная печать. Организация может иметь несколько разных печатей. Но для заверения используется круглая печать с названием организации или штамп кадровой службы.
• Банки могут запросить и дополнительные требования. Например: кроме полного имя заверителя, нужно ещё проставить надпись о месте нахождения трудовой книжки, также должна быть отметка о трудовой деятельности, для банка важна и форма копии, они требуют размещение одной страницы трудовой книжки на отдельном листе, который отдельно будет заверен печатью.

Какие изменения коснутся заверения копии документа в 2018 году

Предполагалось, что изменения вступят уже в 2018 году, но было решено перенести на следующий год. В соответствии с новым ГОСТом правила заверения будут зависеть от того, для чего нужна копия трудовой книжки.

В первую очередь нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки, где есть записи. Все копии должны быть читабельными. Если необходимо предоставить копию для сторонней компании, такой как банк или пенсионный фонд, тогда необходимо придерживаться следующим правилам:

• На документе обязательно ставить запись «Верно».
• Необходимо указать Фамилию, Имя и Отчество сотрудника, который занимался заверением книжки.
• Проставляется дата заверения.
• С 1 июля 2018 года придётся делать ещё и отметку о том, где хранится трудовая книжка. То есть нужно проставить адрес.
• Копии трудовой книжки необходимо прошивать. Сложенные листы прошиваются по левому краю. После этого, левый край заклеивается бумагой. На ней ставится печать компании. Печать должна стоять частично на бумаге и на листе документа.

Если копия книжки будет использоваться внутри компании, то ставить печать о местонахождении оригинала не стоит. Как оформить копии для внутреннего использования копий трудовой книжки:

• Ставится отметка «Верно».
• Фамилия, имя, отчество и подпись должностного лица.
• Дата заверения.

Новые правила вступят в законную силу с 1 июля 2018 года. Стоит отметить, что некоторые требования уже предъявлялись банками. Но это было неправомерно. Со следующего года, эти правила станут законными и оформлять копии трудовой книжки необходимо будет по-новому.

Итак, мы рассмотрели правила оформления копии трудовой книжки. Заверить копии можно двумя способами: на работе, через кадровую службу или через нотариуса. Если у вас трудовая книжка на руках, тогда обращайтесь к нотариусу, так вы сэкономите время. Если трудовая книжка у работодателя, тогда необходимо составить заявление на имя директора и ждать, когда вам выдадут заверенную копии книжки.

Заверенная копия книжки может понадобиться для выдачи кредита, то есть для банка или для назначения пенсии, то есть для пенсионного фонда. До недавнего времени такой документ требовался для получения загранпаспорта, теперь это не нужно. Достаточно того, что гражданин укажет свой трудовой стаж в специальной графе анкеты.

pravovik.guru

У каждого нашего соотечественника, трудоустроенного в соответствии с ТК РФ, есть трудовая книжка. И, несмотря на то, что в будущем планируется отмена этого документа, на данный момент множество организаций может потребовать копию трудовой. Именно поэтому многих россиян интересует вопрос о том, как заверить копию трудовой книжки правильно.

Как правильно заверить копию трудовой книжки?

Что нужно знать?

Для того чтобы копия трудовой книжки была принята требующей ее инстанцией, необходимо правильно ее оформить и заверить. В противном случае бумага будет считаться недействительной (не имеющей юридической силы), вследствие чего будет озвучен отказ в приеме документов.

У трудоустроенных граждан трудовая книжка хранится в отделе кадров предприятия, поэтому самостоятельно снять ее копию не получится.

Внимание: Для получения заверенной копии необходимо направить на имя руководителя предприятия запрос в письменном виде с указанием причины предоставления копии.

Копия трудовой книжки может понадобиться для:

• оформления кредита;
• оформления загранпаспорта;
• оформления на работу по совместительству;
• назначения пенсии по старости;
• получения визы.

Правила заверения

Для того чтобы заверить ксерокопию трудовой книжки работодателю прежде всего потребуется отснять копии всех страниц документа.

Осуществить это возможно с помощью любого копировального оборудования, но при условии, что копия не будет содержать размытый или нечитаемый текст.

Важно: Недопустимо изготовление двухсторонних копий: информация должна содержаться на одной стороне каждого листа.

Важно: Работодатель обязан выдать копию трудовой книжки в течение трех дней после получения заявления. В противном случае он может быть привлечен к ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.

Сроки выдачи копии могут быть нарушены только при наличии веской причины:

• отсутствия работника (владельца трудовой книжки) на рабочем месте;
• отказа работника получать заверенную копию.

Трудовая книжка и ее копия могут быть признаны недействительными в случае, если:

• документ содержит некорректную информацию или ошибку в имени, фамилии или отчестве владельца документа;
• на титульном листе отсутствует подпись уполномоченного на заполнение трудовой книжки сотрудника или печати организации;
• не совпадают даты выпуска бланка и даты заполнения документа.

Срок действия

Срок действия официально заверенной копии трудовой книжки не определен на законодательном уровне, поэтому полностью зависит от организации, которой потребовалась заверенная копия этого документа.

Как показывает практика, при выдаче кредита банк требует копию трудовой, чтобы убедиться в платежеспособности потенциального заемщика. Поэтому средний срок действия такой копии равен одному месяцу, но в некоторых случаях может быть сокращен и до двух недель.

Для предоставления документов в суд – срок действия копии не ограничен.

Если окончание срока действия копии пропущено, то для «обновления» копии достаточно простого удостоверения копии уполномоченным на то лицом с проставлением печати и указанием даты заверения.

Кроме того, в любой момент работник может обратиться к работодателю за изготовлением новой копии.

Как и зачем нужно заверять последнюю страницу?

Одним из самых важных этапов заверения копии трудовой книжки является правильное оформление копии последней страницы трудовой. Обусловлено это тем, что на этом листе проставляется такая информация, как:

• формулировка «работает по настоящее время в должности…»;
• фамилия, имя и отчество заверяющего сотрудника, его подпись, дата заверения и печать организации;
• фраза «копия верна».

От правильного заверения копии документа зависит возможность реализации законных прав гражданина, в противном случае предприятие, запрашивающее копию трудовой, может отказать в услуге.

Если после заверения и до предоставления копии в какую-либо организацию человек увольняется или меняет должность, то ксерокопия документа теряет юридическую силу.

Как оформить: пошаговая инструкция

Алгоритм изготовления и заверения копии трудовой книжки выглядит следующим образом:

• сотрудник составляет письменное заявление на имя руководителя организации с указанием:
  • полного наименования фирмы;
  • должности и ФИО руководителя;
  • должности и ФИО сотрудника;
  • просьбы выдать копию трудовой книжки со ссылкой на статью 62 ТК РФ;
  • даты составления.
• работодатель рассматривает заявление и в течение трех дней издает приказ о выдаче копии и назначении ответственного сотрудника;
• уполномоченный сотрудник изготавливает копии всех страниц трудовой книжки и заверяет листы согласно действующим Правилам Госстандарта и Указу ПВС 9779-X;
• на последней странице копии уполномоченный сотрудник делает запись «работает по настоящее время», проставляет собственную должность, дату (арабскими цифрами в последовательности ДД.ММ.ГГГГ), подпись и расшифровку (фамилию и инициалы);
• ответственный за заверение копии сотрудник нумерует и скрепляет листы, а изготовленную копию документа передает работнику.

Образцы заверенных копий трудовой книжки

«Работает по настоящее время»

На законодательном уровне предусмотрен ряд способов внести отметку о текущем трудоустройстве сотрудника. Как правило, у каждого кадрового отдела есть собственный вариант, который организация считает наиболее корректно сформулированным. Однако не каждая такая запись является юридически верной.

Официальным вариантом является фраза «осуществляет трудовую деятельность в должности «…» по настоящее время». В качестве лаконичного варианта чаще всего используется формулировка «работает по настоящее время».

Ксерокопия

Для загранпаспорта

До начала прошлого года предоставление копии трудовой книжки в миграционную службу для получения заграничного паспорта было обязательной процедурой. Но в настоящий момент данное правило отменено, несмотря на то, что в анкете заявителя по-прежнему указываются данные о трудоустройстве.

Для кредита в банке

Для того чтобы копию трудовой книжки приняли в банковском учреждении, необходимо правильно ее заверить:

• на каждую страницу нанести надпись «копия верна» и проставить текущую дату;
• под надписью «копия верна» указать ФИО сотрудника, заверяющего копию;
• на каждой копии проставить печать организации;
• на последней странице с указанием места работы нанести надпись «работает по настоящее время», заверить страницу;
• печать организации необходимо ставить так, чтобы часть ее оттиска покрывала и подпись, и текст;
• можно не ставить подписи и печати на каждой странице, но в таком случае все листы должны быть сшиты, а с обратной стороны последней копии концы нити должны быть зафиксированы небольшим листом с указанием количества прошнурованных листов, подписи и оттиска печати.

Важно: Копия трудовой книжки должна быть читабельной и не иметь никаких помарок.

Большинство финансовых учреждений не требует предоставления документов, подтверждающих трудовую деятельность в течение всей жизни. Как правило, достаточно подтверждения наличия работы в последний год, что можно подтвердить ксерокопией первого листа и последних заполненных страниц трудовой книжки.

Таким образом, правильно заверенная копия трудовой книжки позволяет нашим соотечественникам реализовывать собственные права: выходить на пенсию, получать кредиты, оформлять визы. Поэтому отнестись к получению корректно заверенной копии документа необходимо предельно серьезно.

Видео

Смотрите на видео про трудовые книжки от А до Я:

Несмотря на четко установленные стандарты, до сих пор часто встречаются трудовые книжки, которые были оформлены с ошибками. Из-за строгости требований, любое несоответствие может превратить документ в недействительный. Поэтому необходимо подходить к заполнению и заверке документов со всей максимальной ответственностью, чтобы предотвратить подобные ситуации в будущем.

biz-faq.ru

Где и как оформить копию

Трудовая книжка – это юридический документ, который важен для любой инстанции, когда гражданин трудоустроен. Она находится в отделе кадров или у руководителя. Если человек нетрудоустроен, то она находится у него на руках.

Заверение и получение копии зависит от того, где именно хранится документ. Если это трудоустроенный человек, то заверение у работодателя, если это нетрудоустроенный, то заверение в нотариальной конторе. Если человеку отказывают в действии, то необходимо потребовать аргументированный отказ.

Оформление копии осуществляется в несколько основных этапов:

1. Личное посещение компании. Если это нотариальная организация, то необходимо просто обратиться, если работодатель, то необходимо подать заявление установленного образца.
2. Стоит определить количество страниц, необходимых для заверения. Некоторые компании могут требовать предоставить документ с заверением нескольких страниц. Поэтому гражданину необходимо убедиться, какие именно периоды должны быть заверены.
3. Получение копии и ожидание ее заверения. После подачи письменного заявления гражданину придется ожидать около 3 рабочих дней. После этого человек сможет получить необходимый готовый документ.

Оформляется копия трудовой книжки на бесплатной основе в течение 3 дней. Правила выдачи регламентируются Постановление Министерства труда №69.  Можно оформить копию трудовой книжки у работодателя.

Перед тем как заверить документ, нужно его изготовить. Как правило, это копирование документа через специализированное оборудование. При этом запрещается двухсторонний ксерокс. В обязательном порядке все сведения обязаны проставляться только на одной стороне листа.

В соответствии с действующим законодательством, на каждой странице проставляется надпись должности уполномоченного лица, верность заполнения, а также роспись с расшифровкой. Как правило, это сотрудник отдела кадров. Возможно удостоверение документа любой печатью компании.

Копия выдается на бесплатной основе, как уже говорилось, в трехдневный срок. Работодатель не вправе потребовать от работника какого–либо вознаграждения за такое действие. Работник не обязан отвечать на вопросы относительно того, зачем именно нужна копия. Право на доступ к своим данным оговаривается статьей 89 Трудового кодекса Российской Федерации.

Порядок совершения действий следующий:

1. Заявитель составляет письменное обращение к работодателю. Здесь происходит адресация самому руководителю, проставляется должность работника, документ обозначается как «Заявление». В содержательную часть прописывается просьба с ссылкой на законодательную базу вопроса.
2. Руководство рассматривает заявление в указанные период, а затем издает указ о выдаче копии трудовой книжки.
3. Уполномоченный сотрудник на бесплатной основе изготавливает копию всех страниц документа, проставляет печать и подпись. Заполнение происходит в соответствии со всеми правилами Государственного стандарта.
4. На последней странице проставляется надпись, что работает по настоящее время, если работник еще трудоустроен.
5. Все листы подлежат нумерации и скреплению.

Составление заявления

Копия трудовой книжки может потребоваться в различные инстанции. Как правило, это государственные инстанции социального или административного типа, а также банковские организации. Копия трудовой необходима для трудоустройства, особенно по совместительству.

Стандартного или унифицированного заявления нет. Поэтому гражданин вправе в свободной форме подать заявление на получение заверенной копии документа.

Но здесь в обязательном порядке должны быть представлены сведения:

• информация о работодателе, если подается именно по месту трудоустройства;
• должность обращающегося и его фамилия, имя и отчество;
• информация с просьбой выдачи копии;
• дата составления и подпись с расшифровкой.

Документ можно создать на формате А4 как письменно, так и на компьютере. Главное — иметь оригинал подписи заявителя. Заявление составляется в двух экземплярах:

• первый остается в отделе кадров и регистрируется;
• второй передается представителю компании.

Особенности

Для каждого отдельного учреждения, куда предоставляется документ, имеются свои особенности заверения трудовой книжки. И любой кадровик должен их знать, иначе придется снова инициировать данный процесс.

Для кредита в банке

Трудовая книжка – это неотъемлемый продукт для получения кредитных обязательств в банке. Именно потенциальный заемщик обязуется предоставить документ.

Оформление здесь представляет собой следующие нюансы:

• надпись «Копия верна» и штамп проставляются на каждой странице в документе;
• на каждой странице указывается должность уполномоченного сотрудника и подпись с расшифровкой;
• под записью о последнем месте трудоустройства в графе номера записи проставляется порядковый номер, дата и фраза «Работает по настоящее время».

Для ПФР

Для Пенсионного фонда сейчас не требуется предоставление ни копии, ни оригинала документа. Ранее эта потребность существовала и имела следующие особенности:

• заверялись все страницы без исключения с проставлением штампа;
• в обязательном порядке все страницы имели подпись и расшифровку уполномоченного сотрудника;
• проставлялась отметка об увольнении по причине пенсионного возраста или отметка о трудоустройстве в настоящее время.

Если не работаешь или трудовая на руках

Если трудовая книжка на руках, то необходимо прийти в нотариальную компанию и оформить просьбу на получение услуги. Для этого необходимо уточнить, какие именно страницы в ту или иную инстанцию нужны для заверения.

Как правило, в течение дня этот документ заверяется и проставляется отметка о выдаче.

Последняя страница

Последняя станица заполняется в зависимости от трудоустройства граждан. Если это нетрудоустроенный гражданин, то проставляется подпись, дата и штамп уполномоченного лица.

После ознакомления с документом гражданин самостоятельно проставляет свою подпись в виде согласия с корректным оформлением бумаг. Затем документ прошивается. На обратной стороне нитки связываются и заклеиваются листом. Размер листа 5 на 5 сантиметров, далее проставляется отметка «Пронумеровано и прошито» с подписью уполномоченного сотрудника и датой изготовления. Проставляется и штамп компании.

Запись «Работает по настоящее время»

Действующее законодательство предусматривает несколько методов внесения записи. Практически в каждой компании имеется свой алгоритм действий, но не каждая такая запись становится корректной. Варианты следующие:

1. Официально возможный вариант выглядит следующим образом – «Осуществляет трудовую деятельность в должности аналитика по настоящее время».
2. Лаконичным вариантом становится – «Работает по настоящее время».

Чаще используют последний метод.

Правила оформления

Многие работодатели не знают, как правильно оформляется такой документ. Чтобы он был признан корректным, нужно осуществлять следующий порядок:

• «Копия верна» – проставляется собственноручно или штампом;
• расшифровка фамилии в обязательном порядке;
• под надписями проставляется печать компании, фамилия, имя и отчество уполномоченного сотрудника;
• каждый лист в обязательном порядке заверяется надписью о верности;
• каждый ксерокс производится на новом листе бумаги, двухсторонняя печать не приветствуется (не стоит забывать и о титульном листе);
• печать проставляется, не задевая основной текст.

Обязательные реквизиты, подпись и печать

Из обязательных реквизитов стоит выделить:

• наименование организации;
• любую печать или штамп;
• подпись уполномоченного сотрудника и ее расшифровку;
• подпись заявителя и расшифровку;
• должность уполномоченного.

Что запрещено

Многие кадровики совершают ошибки, которые впоследствии признают документ недействительным. Недопустимым здесь становится следующее:

• нельзя сканировать;
• нельзя изменять масштаб при создании копии;
• на текущих страницах ни в коем случае не вносить исправления или пометки;
• цифры и буквы должны быть различимыми (требование к качеству документа);
• соблюдение сроков предоставления в инстанцию;
• если в оригинале документа вносились изменения, а в копии этого не указано, то документ также признается недействительным.

Сроки действия

Копия трудовой книжки действует только 1 месяц со дня создания. После этого необходимо совершать действие еще раз.

Как было сказано ранее, создание документа – несложная процедура. Главное — соблюдать все особенности при оформлении.

Подробности по оформлению дубликата трудовой книжки представлены в данном видео.

znaybiz.ru

Оформление трудовых отношений

Основным документом, регламентирующим взаимоотношения между работником и работодателем, является Трудовой кодекс Российской Федерации.

Согласно статье 56 ТК России взаимные обязательства работника и работодателя фиксируются в трудовом договоре. С момента заключения указанного соглашения у его сторон возникают права и обязанности, общий перечень которых приведен в статьях 21 и 22 Трудового кодекса России.

Помимо исполнения обязательств, перечисленных в вышеназванных статьях ТК РФ, работодатель должен вести на своих работников трудовые книжки. Записи в них, как следует из содержания статьи 66 Кодекса, подлежат внесению по истечении пяти рабочих дней с момента начала исполнения должностных обязанностей соответствующим физическим лицом.

Правительство Российской Федерации своим Постановлением от 16.04.2003 N 225 утвердило Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей. Названные предписания являются обязательными к применению работниками, а также организациями и индивидуальными предпринимателями.

В соответствии с пунктом 7 Правил каждый работник может затребовать у своего работодателя заверенную копию трудовой книжки. Эта же норма устанавливает обязанность последнего в течение трех рабочих дней удовлетворить указанный запрос физического лица. Однако образца копии трудовой книжки, заверенной работодателем, названный акт нормотворчества не содержит.

Следует отметить, что статья 62 Трудового кодекса России предусматривает аналогичное право работника на получение копий документов, связанных с выполнением им своих должностных обязанностей. Указанное физическое лицо может запросить надлежащим образом заверенную выписку из трудовой книжки.

Внимания заслуживает тот факт, что положения ТК РФ также не отвечают на вопрос, как заверить копию трудовой книжки. Образец оформления такого документа в предписаниях Кодекса также не содержится.

Заверение копии трудовой книжки

В настоящее время на территории России применяется «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Данный нормативный акт утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 N 65-ст.

Пункт 3.26 ГОСТа содержит образец заверения копии трудовой книжки. В этой же норме указаны все реквизиты, необходимые для надлежащего оформления соответствия копии документа его оригиналу:

• отметка «Верно»;
• должность работника, выполнившего заверение;
• его личная подпись и ее расшифровка;
• дата удостоверения копии;
• проставление оттиска печати.

Аналогичный порядок закреплен в Указе Президиума ВС СССР от 04.08.1983 N 9779-X, из которого также можно узнать, как должна быть заверена копия трудовой книжки.

Важное дополнение, введенное названным Указом, заключается в том, что при удостоверении копии документа необходимо проставлять оттиск печати организации.

Оформление копии трудовой книжки

В большинстве случаев оформления копии трудовой книжки в порядке, предусмотренном нормативными актами России, достаточно. Однако для конкретных ситуаций алгоритм оформления может быть несколько иным.

Например, для того, чтобы ответить на вопрос, как заверить трудовую книжку для кредита, необходимо руководствоваться требованиями конкретного банка, так как отсутствует нормативный порядок подобного оформления.

Проведя анализ таких требований, можно отметить, что для большинства банков копия трудовой книжки должна содержать как общие реквизиты, так и отметку о том, что работник продолжает работать в организации по настоящее время.

Условием правильного заверения трудовой книжки является необходимость проставления отметок о соответствии копии ее оригиналу на каждом листе. Как показывает практика, прошивать такой документ путем заверения только сшивки нельзя.

Указанное требование обязательно для случаев выдачи копий трудовых книжек. Для большинства прочих документов допустимо использовать заверение не каждого листа, а только сшивки.

Для чего нужна заверенная копия трудовой книжки?

Перечень случаев, когда работнику может потребоваться копия его трудовой книжки, достаточно широк. Он не ограничивается только получением кредита.

Например, копия трудовой книжки может потребоваться при получении российским гражданином иностранного паспорта. Приказ МИД России от 29.03.2016 N 4270 не содержит обязательного требования о предоставлении копии трудовой книжки. Однако сведения о работе физического лица должны быть указаны в соответствующем поле заявления согласно данным, изложенным в трудовой книжке. Для этой цели следует запросить у работодателя ее заверенную копию.

Также некоторые консульские учреждения иностранных государств в составе пакета документов, необходимых для получения визы, могут потребовать предоставить в их адрес копию книжки. Каждая страна самостоятельно разрабатывает такой перечень.

Всем работникам рекомендуется иметь у себя заверенную копию трудовой книжки. Данный документ будет полезен, например, если произойдет утеря или порча ее оригинала. Пример заверения копии трудовой книжки для этого случая указан в пункте 3.26 ГОСТа, приведенного выше.

Помимо случаев, указанных выше, копия трудовой книжки может потребоваться для составления резюме и предоставления ее для изучения будущему работодателю.

Заверенная копия указанной книжки может потребоваться работнику в случае его поручительства по кредиту третьего лица. Образец заверения работодателем трудовой книжки для банка (независимо от цели ее предоставления) можно скачать по данной ссылке. Такое удостоверение подлинности допускается использовать и для предоставления в другие организации.

Следует подчеркнуть, что перечень случаев, когда работнику может потребоваться копия трудовой книжки, не установлен законодательно и не является исчерпывающим. Он подлежит корректировке с учетом жизненных обстоятельств и разных целей.

Где заверить трудовую книжку, если не работаешь?

При наступлении некоторых событий копия трудовой книжки может потребоваться и от неработающего гражданина. В данном случае заверить ее у работодателя не получится.

Неработающему гражданину заверить копию его трудовой книжки сможет нотариус. В силу статьи 77 Основ законодательства России о нотариате именно он наделен правом свидетельствовать верность копии документа его оригиналу. В данном случае удостоверяется только факт соответствия подлинника и его копии. Нотариус не проверяет его содержание.

Следует помнить, что нотариус оказывает свои услуги на возмездной основе. Работодатель же обязан заверить копию трудовой книжки абсолютно бесплатно.

glavkniga.ru

Без заявления — никаких документов

Прежде чем рассказать про образец заверения копии трудовой книжки, напомним, что она является собственностью трудящегося, но временно находится у работодателя, который заносит в нее необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, надо не просто попросить сотрудника отдела кадров, а написать на имя начальства соответствующее заявление. Ниже вы можете увидеть образец заявления на выдачу копии трудовой книжки. Его форма не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы оно было подписано лично заявителем.

Образец заявления о выдаче копии трудовой книжки

Отметим, что локальными нормативными актами компании может быть установлена и иная форма обращения. В таком случае соответствующий бланк выдается работнику, который заполняет его по предусмотренным правилам.

Очень важный момент: причины для обращения за копией трудовой книжки могут быть разными, но в заявлении трудящийся указывать их не обязан. Это не предусмотрено законодательством. Поэтому если в разработанных на предприятии формах заявления требуется указать, в связи с чем понадобилось заверить документы, связанные с работой, инспекторы ГИТ могут расценить это как нарушение законодательных норм.

Кадровикам также следует помнить, что рассмотреть обращение работника за ксерокопией трудовой книжки или иных документов необходимо в трехдневный срок. Причем не только рассмотреть, но и успеть подготовить запрашиваемые выписки. Все они предоставляются бесплатно.

Образец: как правильно заверить копию трудовой книжки

Ксерокопия трудовой, выданная по запросу работника, в нашем случае — это официальная бумага. Поэтому он должен соответствовать определенным требованиям. Разберем их подробно, чтобы узнать, как правильно заверить трудовую книжку, а затем приведем образец заверенного бланка.

1. Отсканировать (распечатать) надо все заполненные листы, начиная с титульного.
2. Каждый лист должен содержать напечатанный текст только с одной стороны. Если текст напечатан с обеих сторон листа, его могут не принять.
3. Текст после печати должен быть четким и легко читаемым.
4. Листы должны быть пронумерованы и прошиты, как это делается нотариусами. На обороте последнего листа необходимо «запломбировать» концы нити бумажной наклейкой и написать, сколько собрано листов.
5. Заверять необходимо каждую из страниц. Это должно делать лицо, которому предоставлено такое право локальным нормативным актом организации или доверенностью. В противном случае кадровик обязан заверить бумаги у генерального директора.
6. Согласно п. 3.26 Постановления Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст, лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», затем указывает свою должность, ставит подпись и расшифровку, проставляет дату.
7. Считается, что подтверждать достоверность данных необходимо еще и печатью организации-работодателя. Однако в Постановлении Госкомстандарта № 65-ст на этот счет сказано, что это допускается, но не обязательно. Кроме того, в РФ некоторые компании освобождены от обязанности иметь круглые печати, поэтому они физически не могут их проставлять. Но заверенные ими выписки будут иметь такую же силу.
8. Относительно места расположения записи «Верно», подписи и даты лица, удостоверяющего дубликат, печати. Все это должно захватывать заверяемые данные, но не закрывать и не перекрывать их.
9. Важно помнить, что Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст действует до 01.07.2018. С этой даты вступает в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов», утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст. Планировалось, что он вступит в силу с 01.07.2017, но Приказом от 25.05.2017 № 435-ст Росстандарт перенес дату вступления нового ГОСТа. Правила заверения работодателями документов можно посмотреть в п. 5.26 нового стандарта. В основном все сохраняется, за исключением небольшого нюанса. Чиновники требуют, чтобы дополнительно была надпись «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за … год». Это необходимо для того, чтобы получатель копии был проинформирован о месте хранения оригинала.
10. В некоторых случаях работник может попросить написать фразу «Работает по настоящее время». Законодательно запрет на это не установлен, поэтому делать соответствующую запись допустимо.

Образец: как заверить трудовую книжку до 01.07.2018

С 01.07.2018 документ должен выглядеть иначе

В большинстве случаев неправильно распечатанную и оформленную ксерокопию работник приносит назад кадровику и тому приходится все переделывать. Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

ppt.ru