Приказ об изменении графика отпусков образец

Ответ

Ответ на вопрос:

В соответствии с ч. 2 ст. 123 ТК РФ, график отпусков обязателен как для организации (учреждения), так и для сотрудников. Следовательно, соблюдение графика отпусков является обязательным и для работника и для работодателя.

При этом, утвержденную заранее в графике дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и работодателем. Причем инициатором такого переноса могут выступать обе стороны.

Если период отпуска меняется по инициативе сотрудника, то ему необходимо написать заявление с указанием причины переноса. Если инициатором переноса отпуска выступает работодатель, то ему необходимо направить сотруднику соответствующее уведомление с просьбой выразить свое согласие или отказ в переносе.

Мы рекомендуем почитать о Программах для составления графика отпусков материал по этой ссылке.

Если обе стороны на перенос отпуска согласны, то сотрудник службы персонала оформляет приказ о переносе отпуска в произвольной форме и вносит соответствующие изменения в график отпусков (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Утверждать график в новой редакции не требуется. Внести все необходимые корректировки (т. е. фактические даты отпуска) позволяет сама форма графика (графы 8 и 9 формы № Т-7).

Таким образом, можно сделать вывод, что если фактические периоды отпусков не соответствуют запланированным датам, то об этом необходимо сделать отметку в графике отпусков в графах 8 и 9, а затем указать фактическую дату в графе 7.

Также повторимся, что основанием на перенос отпуска может служить заявление работника. Следовательно, Вам необходимо в графике отпусков просто дозаполнить графы 7,8 и 9 в соответствии с заявлением работника.

Заполнив график отпусков таким образом, Вы сможете избежать ответственности за не соблюдение графика отпусков.

Подробности в материалах Системы Кадры:

1.Ответ: Как оформить перенос отпуска сотрудника

Н.З. Ковязина

Утвержденную заранее в графике дату отпуска можно перенести по договоренности между сотрудником и работодателем. Причем инициатором такого переноса могут выступать обе стороны.

Подробнее о том, как Вносить изменения в график отпусков мы написали в материале по ссылке.

В частности, сотрудник может потребовать перенести отпуск, а работодатель обязан будет исполнить такое требование в случаях, когда:

во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник исполнял государственные обязанности, если по закону на время выполнения этих обязанностей он освобождается от работы;
сотруднику несвоевременно выплатили отпускные или предупредили об отпуске менее чем за две недели до его начала.

Кроме того, перенос отпуска на другое время допускают:

если во время ежегодного оплачиваемого отпуска сотрудник заболел;
если предоставление отпуска может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации. В этом случае перенесенный отпуск работник должен использовать не позднее 12 месяцев после окончания рабочего года, за который его предоставляли. Исключение составляют госслужащие, в отношении которых это норма действует с ограничением;
в других случаях, предусмотренных законодательством или локальными нормативными актами организации. Например, при отзыве сотрудника из основного отпуска, при досрочном предоставлении отпуска отдельным категориям сотрудников, указанным в части 4 статьи 122 Трудового кодекса РФ.

Это следует из положений статьи 124 Трудового кодекса РФ.

Внимание: для госслужащих ограничена возможность перенести отпуск на следующий рабочий год, даже если это неблагоприятно отразится на учреждении.

Госслужащим запрещено переносить основную часть отпуска в 28 календарных дней на следующий рабочий год, даже если использование отпуска в текущем году может неблагоприятно сказаться как на работе самого служащего, так и его работодателя. При таких обстоятельствах перенести и использовать в следующем рабочем году можно только часть ежегодного отпуска, которая превышает 28 календарных дней. Таким образом, госслужащий в обязательном порядке должен использовать 28 календарных дней отпуска ежегодно: полностью или частями с учетом общих правил деления отдыха на части.

Эксперт делится важной информацией о приказе о внесении изменений в приказ в материале по ссылке.

Такой порядок установлен в частях 9.1–9.3 статьи 46 Закона от 27 июля 2004 г. № 79-ФЗ. Аналогичные разъяснения дают специалисты Минтруда России в письме от 21 марта 2016 г. № 18-4/10/В-1771.

Если обе стороны на перенос отпуска согласны, то сотрудник службы персонала оформляет приказ о переносе отпуска в произвольной форме и вносит соответствующие изменения в график отпусков (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1). Утверждать график в новой редакции не требуется. Внести все необходимые корректировки, а именно уточненные даты отпуска позволяет сама форма графика (графы 8 и 9 формы № Т-7).

Если перенос отпуска происходит уже после издания приказа о его предоставлении и заполнения раздела VIII личной карточки сотрудника внесенную в карточку информацию следует уточнить. Порядок внесения исправлений в указанный раздел карточки законодательством не установлен, поэтому работодатель может внести изменения в произвольной форме.

О Приказе об утверждении графика отпусков читайте подробнее здесь.

Источник: www.kdelo.ru

Может ли работодатель менять график отпусков

Согласно ст. 123 Трудового кодекса, график отпусков является обязательным документом в кадровом делопроизводстве, который ежегодно утверждается руководством организации. Данный документ имеет следующие особенности:

При его подготовке необходимо учесть мнение профсоюзной организации, если такая действует в организации (если профсоюз не создан, то график утверждается руководством).
График отпусков должен быть утвержден не позднее, чем за 2 недели до года ухода сотрудников в отпуск. Так, график отпусков на 2020 год подлежит утверждению не позднее 17 декабря 2019 года.
После утверждения графика работодатель и сотрудники обязаны его придерживаться.
В процессе формирования графика отпусков нельзя не учитывать, что некоторые категории работников имеют преимущества при выборе времени отпуска.

Сама процедура утверждения графика отпусков никак законодательно не прописана. Это можно сделать двумя способами: через издание отдельного приказа об утверждении документа либо через подписание руководством отдельного грифа по утверждению графика в самой форме документа (он есть в форме Т-7).

Так как график отпусков утверждается заблаговременно, зачастую в нем нет возможности предусмотреть особые обстоятельства, которые могут потребовать переноса срока отпусков. Например, служебную необходимость, увольнение или болезнь сотрудника. Таким образом, изменение графика отпусков допускается и не запрещено законодательно.

Необходимость внесения изменений в график отпусков вызвана следующими причинами:

неактуальная информация в графике может повлечь за собой привлечение работодателя к ответственности за непредоставление отпуска в положенные сроки;
незапланированное отсутствие работника на своем месте может отрицательно повлиять на производственный процесс;
несогласованный отпуск может негативно сказаться на работе бухгалтерии.

По каким основаниям можно переносить отдых

Основаниями для переноса отпуска сотрудника по инициативе работодателя могут стать:

Важное задание, которое может выполнить только конкретный работник.
Срочная командировка по производственной необходимости.
Внедрение в компании инновационных методов работы, установка нового оборудования, замена ПО.
Прохождение компанией реорганизационных процедур: по слиянию, поглощению, сокращению штата и пр.
Внеплановые проверки деятельности компании контролирующими инстанциями.
Болезнь руководителя, должностные обязанности которого допускается переложить на ограниченное число лиц.

В любом случае нужно учитывать, что для изменения времени выхода в отпуск конкретного работника требуется получение его согласия на это. Данное правило указано в ст. 124, 125 ТК.

Если изменение графика происходит по инициативе работодателя (если он намерен досрочно вызвать сотрудника из отпуска), то он должен издать приказ об отзыве из отпуска.

Веские причины для изменения графика отпусков могут возникнуть также и у самого сотрудника. В их числе могут значиться семейные, личные или финансовые обстоятельства (в частности, выход в декретный отпуск, предстоящее увольнение, необходимость переноса отпуска для того, чтобы он совпал с периодом отдыха супруга).

Стоит учитывать, что некоторые категории работников могут взять отпуск в любое удобное для них время и работодатель не вправе им отказать. Речь идет о следующих категориях работников:

несовершеннолетних работниках;
совместителях;
сотрудницах перед декретным отпуском;
мужьях женщин, находящихся в отпуске по уходу за ребенком;
имеющих двух и более детей в возрасте до 12 лет;
отдельных категориях чернобыльцев;
почетных донорах;
супругах военнослужащих;
усыновивших младенца до 3 месяцев;
иных категориях по ст. 322 Трудового кодекса.

Как правильно внести изменения

В действующем приказе не содержатся нормы, которые указывают на необходимость внесения изменений и дополнений к графику отпусков. Модифицирование графика отпусков допускается двумя основными способами:

Путем оформления дополнительного соглашения к действующему графику отпусков.
Путем внесения изменений в существующий график отпусков.

Первый вариант обычно используется при принятии на работу нового сотрудника в течение календарного года, а второй – при переносе запланированной даты отдыха сотрудника.

Сроки внесения изменений в график отпусков нигде не прописаны. Но очевидно, что соответствующие правки должны вноситься в график в течение календарного года, в который действует такой график, и не позднее выхода сотрудников в отпуск.

Но если работодатель решить письменно зафиксировать отпуск таких сотрудников, то целесообразно утверждение нового графика в качестве дополнения к существующему. График будет составляться по общим правилам, но в графе с примечаниями нужно будет прописать дату выхода нового работника на работу. Дополняющий график также подлежит утверждению руководством и предварительному согласованию с профсоюзом.

В случае изменения даты предполагаемого начала отпуска сотрудника (на примере унифицированной формы графика Т-7) правки в график вносятся следующим образом:

Графа 6 с плановой датой ухода в отпуск остается неизменной.
Графы 8, 9, 10 заполняются следующим образом: в графе «8» указываются документы, которые стали основанием для переноса отпуска; в графе «9» – дата начала отпуска, «10» – основание для переноса отпуска сотрудника (например, работник является чернобыльцем, матерью-одиночкой с детьми до 12 лет или внешним совместителем).

В качестве документов, которые стали основанием для изменения графика, могут выступать:

письменное заявление работника о переносе запланированной по графику отпусков даты;
справка совместителя с основного места работы с указанием новой даты начала отпуска;
приказ о предоставлении отпуска с последующим увольнением;
заявление на декретный отпуск от работницы (тогда работодатель должен дать ей отпуск до декрета или после него) и пр.

Когда работодатель не использует в своей работе форму графика Т-7, а пользуется собственной утвержденной формой, то правки вносятся им по аналогичной схеме с указанием новой даты отпуска, документа-основания для переноса отпуска и указанием категории сотрудника, дающую ему право на перенос даты отпуска.

Приказ

В случае переноса периода отпуска изменение даты выхода в отпуск должно быть оформлено соответствующим приказом с указанием причин, которые послужили основанием для этого. С данным приказом в обязательном порядке нужно ознакомить под подпись всех лиц, указанных в нем.

Обязательное оформление приказа об утверждении измененного графика отпусков нигде не прописано. Но если приказной порядок принят сложившейся в компании системой документооборота, то его подготовка возможна.

В приказе следует отобразить следующие аспекты:

Наименование компании-работодателя.
Название документа, который оформляется («Приказ»).
Дата и место подготовки приказа.
Порядковый номер документа (по внутренней системе нумерации).
Причина издания приказа (для внесения изменений в утвержденный график отпусков).
Основная часть с сущностью волеизъявления руководителя (например, решение отозвать сотрудников из отпуска досрочно).
Подписи руководителя и лиц, которые перечислены в приказе.

Источник: pravo.team

В каких случаях составляется?

Оформление приказа о внесении изменений в график отпусков возможно во многих случаях, причем инициатором может выступать и сотрудник, и руководство компании.

Важно! Для корректировки необходимо документальное основание в форме приказа, который, в свою очередь, составляет при наличии обосновывающих бумаг.

Например, это может быть заявление от работника, больничный, служебная или докладная записка и т.д

На практике чаще всего график меняется после утверждения в следующих случаях:

наличие больничного;
исполнение гособязанностей в отпуске;
досрочный отзыв по производственной необходимости;
семейные обстоятельства сотрудника;
нарушение работодателем ТК РФ — не выданы в срок отпускные, нет уведомления о предстоящем отдыхе за 2 недели;
важная работа, не допускающая отлагательств, например, проверки контролирующих структур;
срочные командировки и т.д.

В некоторых ситуациях для переноса отпуска и изменения графика требуется согласие работника и работодателя, иногда корректировки проводятся обязательно, независимо от желания второй стороны.

Подробнее о порядке изменения графика отпусков и примеры внесения исправлений смотрите в этой статье.

Непосредственно утверждение формы Т-7 проводится перед началом года, на который составлено расписание, с помощью приказа такого образца.

Процедура переноса отдыха на следующий год по инициативе работника и работодателя.

Как оформляется по заявлению работника?

Если инициатива по внесению изменений в действующий график исходит от работника, то обязательно нужно получить письменное изложение просьбы. Обычно это заявление, где указано пожелание относительно переноса отпускных дат на другой срок, а также приведена причина для этого действия.

Не всегда работодатель должен сразу же составлять приказ, в некоторых случаях он может действовать на свое усмотрение с учетом потребности компании.

Например, получив заявление о переносе в связи с больничным, работодатель вправе и отказать, так как есть альтернатива — просто продлить отпускное время. ТК РФ оставляет право за директором по решению данного вопроса.

Если же заявление работник подал в связи с нарушением работодателем обязанностей, например, не уведомил за 2 недели о начале отдыха, то отказа быть не может. Следует сразу составить приказ.

Форма распоряжения свободная, желательно на фирменном бланке. Бланк стандартный и включает ряд обязательных реквизитов распорядительных документов:

название предприятия;
название бланка;
дата его оформления;
место нахождения организации;
присвоенный номер;
основание составления;
распорядительная составляющая;
подпись директора;
ознакомительная подпись ответственных лиц и сотрудников, в отношении которых вносятся изменения в график отпусков.

При оформлении приказа на внесение корректировок в график Т-7 нужно обратиться внимание на основание и основную часть документа.

В основании пишется причина для исправлений и переноса отпускных дат. В основной части — перечень распоряжений, подлежащих исполнению.

В число распоряжений приказа входят:

Перенести начало ежегодного отпуска конкретных сотрудников на другую дату — даются пояснения по длительности переносимого отдыха и дат.
Внести изменения в график — приводится его номер и дата.
Назначить ответственного за исполнение.

Образцы приказа о переносе отпуска можно скачать также здесь.

Образец при переносе в связи с больничным

Ниже приведен пример приказа для скачивания.

Обратите внимание, на приказе должны стоять подписи следующих лиц:

директора,
работника, чей отпуск подлежит корректировке;
ответственных лиц, на которых возлагается внесение изменений в график и контроль за исполнением.

Образец приказа об изменении графика Т-7 в связи с больничным — скачать:

Подробнее о переносе отпуска при больничном.

Как пишется по желанию работодателя?

Когда инициатива идет от руководства компании, следует учитывать положения ТК РФ. В большинстве случаев для изменения дат отпуска нужно получить согласие от работника в письменном виде.

Важно! Приказ составляется на основании заявления или согласия работника, а также дополнительных документов, обосновывающих необходимость переноса.

Например, это может быть служебная записка начальника подразделения, которые пишет о том, что коллектив отдела не справляется с текущими задачами. Или же причиной может быть уведомление из контролирующего органа о предстоящей проверке, в этом случае можно перенести отпуск, например, главного бухгалтера.

Предлагаем скачать образец заявления о досрочном отзыве на работу по производственной необходимости.

Порядок составления приказа, когда инициатор — работодатель, аналогичен заявленному выше образцу. Также нужно заполнить общие реквизиты и указание причину для издания документа. Чаще всего пишется общая формулировка — в связи с производственной необходимостью.

В распорядительной части отдаются распоряжения относительно тех действий, которые нужно предпринять:

если сотрудник пребывает в отпуске, то отдается приказ на досрочный отзыв на работу;
далее пишется о необходимости переноса отпускных дат на другой срок;
кадровику дается поручение внести поправки в график отпусков;
назначается сотрудник, который должен проконтролировать исполнение приказа, можно эту функцию оставить за собой.

Пример при производственной необходимости

Ниже приведен пример оформления приказа, когда инициатива по изменению дат отпуска в графике идет от руководства. В данном случае получено письменное согласие от работника, о чем сделана отметка в документе.

Образец приказа о внесении изменений в связи с производственной необходимостью — скачать:

Источник: azbukaprav.com

Когда оформляется?

Распоряжение о внесении изменений — это обязательный документ, который служит основанием для редактирования графика отпусков.

Оформляется он в случаях, когда появляется необходимость изменить запланированные даты отпусков одного или нескольких сотрудников.

Причиной этого может быть инициатива работодателя, когда ввиду незапланированных обстоятельств нужно подобрать более удобные даты отдыха персонала, которые помогут избежать производственных проблем и простоев. Например, связано это может быть с вводом или выводом нового оборудования, изменений технологических процессов, увольнением сотрудников, нахождении их на больничном.

Также поводом для внесения изменений и составления приказа может быть заявление работника, когда выражается просьба сместить даты предоставления ежегодного отпуска по каким-либо семейным обстоятельствам. Причины могут быть самые различные, обычно именуются одной формулировкой «семейные обстоятельства».

Как составить по заявлению работника?

Если у работники изменились обстоятельства, и ему нужно поменять период отпуска — перенести его на другие даты, то пишется заявление на имя руководителя.

В заявлении работник указывает, на какие даты нужно сместить его отдых, и что послужило тому причиной. Работодатель решает вопрос о переносе в индивидуальном порядке в зависимости от возможностей компании и уважительности причины.

Если производственное положение позволяет внести корректировки в график без нарушения работы организации, то работодатель составляет приказ.

В распоряжении указываются следующие моменты:

место и дата составления;
реквизиты организации;
название и номер документа;
основание для составления — внесение изменений в график на основании заявления работника;
распоряжение изменить график отпусков и перенести отпускное время сотрудника на другие даты (указываются конкретные даты);
подпись руководителя;
подписи ответственных лиц и сотрудника, чьи отпускные даты в графике редактируются.

Образец составления приказа в данном случае можно скачать ниже.

Как написать по инициативе работодателя (производственная необходимость)?

Более частой причиной переноса выступает инициатива работодателя. График отпусков планируется заранее, и высока доля вероятности появления незапланированных обстоятельств, которые требуют внести корректировки в распределение отпусков.

О появлении обстоятельств составляется бумага, например, докладная или служебная записка, которая и будет служить основанием для оформления приказа и внесения изменений в график Т-7.

В этом случае в приказе указываются те же сведения, что и в случаях, когда корректировки производятся по заявлению работника.

Следует указать, что послужило причиной издания распоряжения, а также перечислить документы основания.

Важно понимать, что работники, чьи отпуска переносятся, должны быть ознакомлены под роспись с данными изменениями. Для этого на приказе, помимо утверждающей подписи руководителя, всегда ставятся подписи ответственных лиц и сотрудников, которых касаются корректировки.

Скачать образец

Источник: 9trud.ru