Кипиай, или ключевые показатели эффективности – это уникальная система, которая совсем недавно пришла в российский бизнес. На сегодняшний день пока нет более надежного метода, с помощью которого можно оценить эффективность работы предприятия, поэтому использование данной системы практикуется не только в России, но и по всему миру.
Понятие KPI
Для начала давайте полностью раскроем вопрос, что это такое – KPI, или ключевые показатели эффективности.
Ки пи ай – это уникальная система, при помощи которой можно рассчитать эффективность работы каждого, отдельно взятого работника организации. Благодаря такой системе можно не только понять, насколько результативной является деятельность сотрудников, но и мотивировать их на повышение своих рабочих навыков. Самые оптимальные показатели эффективности для каждого отдельного работника не должны превышать цифру 5.
Чтобы понять, как правильно оперировать данной системой, необходимо более тщательно и глубоко изучить виды показателей эффективности, а также рассмотреть примеры KPI.
к оглавлению ↑
Разновидности и группы KPI
Показатели кипиай принято разделять на несколько подгрупп, исходя из полученных при расчете результатов определенной сферы деятельности.
- Финансовые затраты.
- Производительность компании, подразумевающая расчет kpi в процентном коэффициенте. Этот процент показывает, насколько высока загрузка мощностей того или иного предприятия.
- Продуктивность работы фирмы. Данная подгруппа показателей эффективности KPI базируется на сопоставлении определенных данных (например, статьи затрат и выручки за определенный период времени).
- Итоговые подсчеты, которые базируются на количественном выражении результатов, касающихся деятельности сотрудников компании.
Ключевой показатель эффективности строится на нескольких принципах. Если не взять их в расчет, то полученные данные будут недостоверными. Вот эти принципы:
- Все показатели должны измеряться в количественном числе.
- Полученные данные должны иметь прямое отношение к деятельности фирмы.
- Результаты не должны быть затратными, причем как по временным рамкам, так и по ресурсам.
Ранее мы рассмотрели вопрос, что такое КПЭ, разделив его на 3 небольшие подгруппы. Однако градация на этом не заканчивается, поскольку данная система имеет также свои разновидности. Всего их начитывается две. Это оперативные, и стратегические КПЭ. Давайте для начала разберемся, что это за оперативная система KPI.
Оперативные кипиай – это показатели, при помощи которых можно оценить эффективность деятельности компании на данный момент. Говоря проще, данные, полученные при расчете kpi, отражают то, насколько качественно работают сотрудники фирмы в текущий период времени.
Помимо этого, оперативные системы кипиай помогают сопоставить выполненные работниками задачи с теми условиями, которые были для этого созданы. На основании полученных результатов руководство предприятия может оценить качество изготавливаемого продукта, условия его поставки и дальнейшего распространения.
Что же такое стратегический kpi показатель? Такие показатели отражают эффективность деятельности фирмы за определенный отрезок времени. С их помощью можно найти недочеты в работе персонала и скорректировать его деятельность на следующий период времени (например, на ближайший месяц, квартал, полугодие и т. д.).
Помимо качества работы сотрудников, обработке поддаются также финансовые данные. На основании результатов расчета КПЭ характеризуются денежные потоки, которые помогают понять, насколько рентабельным является сама организация, и насколько востребована продукция, производящаяся ею.
к оглавлению ↑
Сферы применения КПЭ и ее расчет
Поскольку с тем, что такое kpi, или, говоря простыми словами, ключевые показатели эффективности, мы разобрались, необходимо перейти к следующему, не менее важному, вопросу: где и зачем они применяются? А также рассмотреть формулу, по которой проводится их расчет.
Показатель эффективности – это численное измерение поставленных (и выполненных) целей и задач, которые играют важную роль для успешного продвижения бизнеса. Благодаря составленному отчету, где за основу взяты все необходимые индикаторы (они рассматривались выше), руководство организации имеет возможность в полной мере оценить, как выполнялся разработанный план, а также чего удалось добиться за определенный период.
КПЭ используется в различных сферах бизнеса. Для каждой из них существует свой перечень показателей, проходящих обработку, и на основании которых вычисляется показатель, отражающий эффективность работы предприятия.
к оглавлению ↑
Сфера продаж
Чтобы приумножить состояние, необходимо понимать, что такое KPI в продажах, и какую важную роль они играют. Рассчитать эти показатели можно на основе:
- полученной за определенный период финансовой прибыли;
- выручки от осуществляемых фирмой продаж;
- себестоимости производимых товаров;
- процентного количества некачественных товаров;
- суммы оборотных активов;
- общей стоимости всех запасов предприятия.
Показатели KPI в розничной торговле базируются на 5 основных принципах:
- проценте продаж за 1 час или день работы торговой точки;
- средней сумме заплаченных покупателем денег за товар (эта сумма подсчитывается за счет пробитых чеков);
- количестве проданной за 1 раз продукции;
- соотношении зарплат работников к выручке за продажу товара;
- конверсии продаж.
Таким образом, получив все необходимые подсчеты, можно быстро откорректировать работу персонала, значительно увеличив количество проводимых сделок, что, в свою очередь, способствует приумножению доходов магазина.
к оглавлению ↑
Производственная отрасль
Что такое кипиай показатель в производстве, и на основе чего он рассчитывается? Прежде всего, при подсчете коэффициента эффективности, за основу берут:
- показатели среднедневного расхода сырья, из которого изготавливается продукция;
- объемы израсходованного и оставшегося в запасе сырья;
- объемы незавершенного производства;
- эффективность труда сотрудников;
- различные расходы на производстве;
- стоимости ремонта оборудования;
- условия, сроки и стоимость хранения готовой продукции.
Чтобы получить правильные данные, необходимо знать, как рассчитать KPI. Для этого существует специальная формула:
(qф/qпл)×100%
Теперь давайте расшифруем показатели:
- qф – фактический объем всех осуществляемых фирмой продаж;
- qпл – объем продаж, который только планируется осуществить.
Полученные благодаря этой форму данные – это так называемый критерий эффективности.
к оглавлению ↑
Примеры КПЭ
Чтобы в полной мере понять, что такое кипиай, давайте рассмотрим некоторые примеры ключевых показателей эффективности. Для лучшего понимания сути каждая из профессий, которая учитывается при расчете, будет рассматриваться отдельно. В нижеприведенной таблице указан не только род деятельности, но и показатель, на основании которого проводится исчисление критерия эффективности.
| Номер | Должность | Показатель для расчета | Формула для расчета |
| 1 | Руководитель маркетингового отдела | Общий процент от выполнения ранее разработанного плана. | Общая формула расчета, описанная выше. |
| 2 | Маркетолог | Общий процентный показатель всех марок на рынке | Рассчитывается на основании данных всех сторонних маркетинговых фирм. |
| 3 | Главбух | Своевременность подачи налоговой службе декларации о доходах предприятия. | Данные, полученные из налоговой инстанции. |
| 4 | Бухгалтер | Общий процент от выполненных финансовых операций | Для данной профессии существует своя формула расчета кипиай: (qпср/qпобщ)×100%, где первый показатель в скобках подразумевает число финансовых операций, которые были выполнены своевременно, а второй – общие результаты, касающиеся всех платежных операций. |
| 5 | Начальник юридического отдела | Берется за основу общее число выигранных судебных процессов. | Соотношение числа выигранных дел к общему количеству судебных процессов. Полученный результат умножается на 100%. |
| 6 | Юрист | Сумма денег, которая была взыскана с других предприятий в пользу организации, где работает человек. Также берется во внимание количество денег, которое при этом было сохранено компанией. | В расчет берутся все данные отчетов, составленных юридическим отделом. |
Если снова взять за основу пример kpi менеджера по продажам, то с помощью полученных после проведения расчета данных начальник отдела менеджмента сможет выявить не только положительные, но и отрицательные моменты в деятельности своих подчиненных. Так, он будет в точности знать, какое количество необходимых звонков и встреч провел менеджер по продажам, были ли они результативными, много ли людей стали постоянными клиентами и т. д.
Если полученные данные не соответствуют разработанному плану, то это означает, что человеку, занимающемуся этим видом деятельности, не хватает, либо знаний и навыков, либо упорства и желания работать.
Все рассмотренные выше примеры KPI, или ключевых показателей эффективности, полностью отражают суть этого понятия. Конечно, сразу разобраться во всех этих тонкостях (особенно начинающему бизнесмену) сложно. Однако лучше потратить немного времени на глубокое изучение этой важной темы, чем нести финансовые потери, способные серьезно навредить развитию и успешному продвижению бизнеса.
С уважением, Виктория – блог inetsovety.ru
inetsovety.ru
Зачем нужен KPI
Что касается практического применения KPI, этот показатель вводится на предприятиях для того, чтобы было удобно измерять результаты работы фирмы в целом, отдельных подразделений и непосредственно сотрудников, а также мотивировать персонал на достижение требуемых результатов.
С помощью данных индикаторов можно создать если не совершенную, то весьма эффективную систему мотивации и стимулирования сотрудников компании.
Конечно, их использование имеет смысл в основном для тех работников, труд которых более всего влияет на финансово-экономические показатели предприятия. В страховых компаниях это прежде всего агенты, в торговых фирмах – менеджеры по продажам, а в рекрутинговых конторах – консультанты по подбору персонала. Используются KPI также и для определения результативности работы административно-управленческого персонала.
Ключевые показатели эффективности можно разделить на:
- запаздывающие – отражают результаты деятельности по истечении периода. К ним относятся финансовые показатели, которые показывают потенциал, но не передают текущую эффективность подразделений и компании в целом;
- оперативные (опережающие) – дают возможность управлять ситуацией в пределах отчётного периода с целью достижения заданных результатов по его истечении. Они говорят о текущей ситуации в компании, параллельно показывая, какие денежные потоки могут быть в будущем, а также демонстрируют качество процессов и продукции и степень удовлетворенности клиентов.
По видам ключевые показатели могут быть следующими:
- KPI результата – показывают количество и качество результата.
- KPI затрат – показывают затраченные ресурсы.
- KPI функционирования – относятся к показателям выполнения бизнес-процессов и позволяют оценить, насколько соответствует процесс требуемому алгоритму его выполнения.
- KPI производительности – производные показатели, характеризующие соотношение полученного результата и времени, затраченного на его получение.
- KPI эффективности (показатели эффективности) – это также производные показатели, которые характеризуют соотношение полученного результата к затратам ресурсов.
Например, в сфере страхования, особенно в европейских и американских компаниях, где такая система уже давно оправдала себя и используется повсеместно, KPI позволяют повысить количество продаж за счет прозрачности и четкого понимания необходимых действий, которые сотрудник должен предпринять.
Использовать KPI можно в любом бизнесе, связанным с продажами. Например, при продаже цветов. Читайте, как открыть магазин цветов и начать свой собственный цветочный бизнес.
Систему KPI можно использовать для мотивирования продавцов магазина одежды, используя такие метрику оценки их эффективности, как количество продаж. Читайте здесь о том, как открыть магазин одежды с нуля и сколько это стоит.
Оценка эффективности деятельности также находит применение и в сфере услуг. По этой ссылке http://predp.com/biz/idea/kak-otkryt-agentstvo-nedvizhimosti.html можно ознакомиться с информацией об открытии агенства недвижимости и узнать как начать риэлторский бизнес.
Примеры использования KPI в бизнесе
В компаниях, занимающихся прямыми продажами, в основном используются KPI эффективности, которые показывают соотношение холодных звонков, встреч с клиентами к количеству продаж.
Страховой консультант (или менеджер по продажам), используя ключевые показатели, принятые в компании, видит четкую картину своей активности. Он понимает, что для того, чтобы выйти на запланированный доход, ему нужно продать определенное количество полисов (товаров), сделав перед этим определенное количество встреч и звонков. Стандартным KPI для новичков страхования жизни считается 1/10, то есть, чтобы совершить одну продажу, нужно провести 10 встреч, а на каждую встречу приходится в среднем 10 звонков.
В качестве примера ключевых показателей для менеджера по продажам можно также привести такие варианты: «количество новых клиентов не меньше…», «объем продаж не ниже…», «размер среднего контракта по клиенту в пределах…» и так далее. Это уже другой вид показателей – KPI результата.
Подобные KPI являются персональными, и их не должно быть слишком много на каждого сотрудника. Достаточно трех-пяти; главное, чтобы они были четко сформулированы и легко измеримы. Примером для продающего подразделения или компании в целом может служить ключевой показатель результативности «средний доход на клиента», включенный в стратегическую цель «Увеличить средний доход на клиента с 25 рублей до 30 рублей на 2014 год».
Если снова взять в качестве примера менеджера по продажам, то ключевые показатели позволяют начальнику отдела продаж выявить проблемные точки: делает ли менеджер достаточное количество звонков и встреч, большая ли у него клиентская база и т. д. Если же показатели выполняются, а нужного количества продаж нет – значит, у данного сотрудника страдает качество работы: не хватает навыков, знаний, настойчивости и т. д.
Все эти моменты легко отслеживаются именно по KPI, поэтому вся деятельность продающих подразделений в успешных компаниях, занимающихся активными продажами, в основном построена на использовании этого индикатора.
Виды показателей и их количественные значения зависят как от направления деятельности предприятия, так и от его стратегии, поэтому в разных компаниях могут принимать разные значения.
predp.com
KPIs. Что это?
Этот показатель нужен, чтобы понять, выполнила ли фирма или отдельные ее сотрудники задачи на текущий месяц. Индикаторы продуктивности влияют на способ мотивирования персонала, формируют уровень премии. Это достаточно эффективная система стимулирования. Но она имеет смысл в том случае, когда применяется в отношении тех работников, от которых напрямую зависит прибыль компании. К их числу относятся менеджеры по продажам, консультанты по подбору персонала, страховые агенты. Система KPI ключевых показателей определяет результативность работы административно-управленческого отдела.
Управление по целям
Управление по целям — это способ регулирования деятельности, с помощью которого можно предвидеть возможные результаты работы, запланировать пути достижения результатов. Система разработана во второй половине XX века, сегодня она дополнена управленческими концепциями, что ее в большей мере усовершенствовало — это метод КПЭ.
Автор делится своими наблюдениями и сообщает, что одно из наибольших влияний на развитие организации оказывает анализ эффективности деятельности частей организации. Он утверждает, что оценка работоспособности — это одна из слабо проработанных областей управления. Подтверждает свои слова статистикой: 60 % руководителей высшего уровня того времени недовольны системой оценки результатов деятельности.
Виды ключевых показателей
Мотивация персонала и KPI — это схожие понятия. С помощью индекса эффективности работы создается система мотивации сотрудников. Различают несколько типов:
- запаздывающие;
- опережающие.
Запаздывающие показатели KPI отражают результаты деятельности за выбранный период. К ним обычно относят финансовые показатели. Они демонстрируют то, насколько желание заказчика соответствует возможностям компании. В силу того что итоги подводятся в конце поставленного срока, описать эффективность на текущий момент невозможно.
Оперативные показатели помогают представить, какие финансовые ресурсы потребуются в будущем. Они характеризуют качество процессов, степень удовлетворенности заказчика, показывают, чем занимаются подразделения компании в данный момент.
Внедрение KPI: правила и принципы
При разработке важно найти оптимальный баланс между целями и имеющимися ресурсами. В основе создания ключевых показателей лежат следующие принципы.
- Надежные партнерские отношения между субъектами фирм. Именно это является устойчивой базой для эффективного планирования программы развития.
- Концентрация внимания на приоритетных задачах. Многочисленные примеры показывают, что с внедрением новой системы возникает потребность в глобальных переменах. К ним относится необходимость пересмотра объема полномочий сотрудников, изменение структуры подразделений в целом. Правильная расстановка приоритетов помогает безболезненно внедрить новый метод.
- Учет всех сопутствующих и вспомогательных элементов при анализе эффективности каждого KPI.
- Четкое разделение рабочих процессов, согласование операционных задач со стратегической целью.
- Снабжение каждого сотрудника необходимыми ресурсами для выполнения поставленной задачи и координирования процессов.
- Разработка механизмов контроля хода работы для персонала и руководства.
Эти принципы являются направляющими элементами. Они задают общий курс, поэтому в зависимости от рода деятельности компании могут быть добавлены некоторые задачи. После планирования переходят к реализации, отрабатывается пилотный проект, проводится анализ. Затем происходит полноценное внедрение системы, сопровождаемое комплексным мониторингом.
Мотивация команды на KPI
Мотивировать команду можно не только деньгами. Конечно, денежное вознаграждение — это очень сильный стимул для выполнения поставленных планов. Однако некоторые приятные бонусы, такие как внеочередные выходные, бесплатное посещение тренингов и многое другое, вдохновляют сотрудников не хуже, чем зарплата. Система бонусного поощрения помогает улучшить эффективность. В этом случае оклад сотрудника формирует и результаты работы, и выполненные плановые задачи. Бонусы, полученные за закрытые цели, обмениваются на деньги или подарки.
В работе одной из успешных компаний применяются следующие системы мотивации. За успехи в работе сотрудники получают внутреннюю валюту. Для достижения целей они прилагают максимальные усилия и выполняют поставленные планы. Баллы можно обменять на один из предложенных вариантов досуга: прыжок с парашютом, путешествия, новый гаджет и прочее.
Плюсы и минусы
К преимуществам относится возможность увеличения вознаграждения сотрудника. Это зачастую положительно сказывается на его мотивации. Кроме того, работник в большей степени осознает себя частью организации, в которой работает. Его легче контролировать, оценивая только фиксированные обязанности.
К недостаткам относятся такие ситуации, когда показателей слишком много и их сложно выполнить, соответственно, это незначительно влияет на размер бонусов. Как следствие, это негативно сказывается на мотивации сотрудника.
Этапы разработки KPI. Примеры
Для лучшего понимания того, как строится данная система, необходимо разобрать живой пример.
Необходимо разобрать ключевые этапы работы компании «МаксРайз Консалтинг». Это поможет объяснить, что это — KPIs, более подробно.
Основные моменты:
- анализ организационной структуры компании, функций подразделений и персонала;
- изучение ответственности и компетенции всех сотрудников;
- выявление ключевых стратегических показателей, определение текущей результативности компании;
- составление связи между стратегией и показателями эффективности;
- распределение целей компании по структурным подразделениям, разработка индивидуальных KPI для сотрудников;
- разработка способа сбора показателей работы;
- назначение исполнителей для мониторинга и контроля функционирования системы;
- разработка системы материальной и нематериальной мотивации на основе показателей результативности;
- автоматизация системы.
Разработка KPI интернет-маркетолога
Что это — KPIs, также легко понять на следующем примере.
Формула расчета КПЭ будет работать только тогда, когда все задачи являются измеряемыми. Можно выделить пять основных показателей эффективности:
- рост числа клиентов;
- увеличение числа положительных отзывов;
- повышение лояльности клиентов;
- разработка стратегии для возврата клиентов и совершения повторных покупок;
- увеличение узнаваемости и доверия к бренду.
Для выполнения этих целей маркетолог нанимает дизайнеров, аналитиков, копирайтеров, программистов. Для оплаты их работы необходимо обеспечить соответствующие материальные ресурсы.
Для запуска системы KPI необходимо:
- выделить главную цель компании и желаемый результат;
- конкретизировать цели;
- разбить оклад маркетолога, назначить фиксированную сумму и бонусы;
- определить ключевые показатели оценки;
- составить план с оптимальным значением показателя эффективности.
Расчеты для системы КПЭ маркетолога
Расчет KPI на практике выглядит так. Выбираются все показатели эффективности: число привлеченных клиентов, совершенных покупок текущими клиентами, число положительных отзывов. Определяется вес каждого показателя. Это значение получается исходя из соотношения общего веса, которое равно единице, а также веса каждого показателя. В итоге:
- индекс новых клиентов — 0.5;
- повторных покупок — 0.25;
- отзывов — 0.25.
Теперь необходимо проанализировать статические данные за полгода. Средний показатель прироста клиентов — это 160. В течение месяца 30 человек совершили повторную покупку, 35 оставили положительный отзыв.
В качестве планового значения можно назначить увеличение каждого показателя на 20 %. Соответственно, за месяц нужно привести 192 клиента, сделать так, чтобы 42 существующих клиента повторили покупку, а 42 человека оставили положительные отзывы.
В результате получаем следующие данные.
По таблице видно, что общий индекс KPI составил 113.70 %, а значит, план перевыполнен. Для получения индекса KPI показателя эффективности использовалась следующая формула: вес × факт ÷ цель.
Назначение премии
Теперь необходимо рассчитать оплату маркетолога. Общая сумма вознаграждения — 800 единиц. Размер фиксированной ставки — 560 единиц, премия — 240 единиц. Полная премия выдается за выполнение 100 % плана. Поскольку план был перевыполнен, назначается бонус. После расчетов получается сумма в 832 единицы валюты.
Иногда подключаются новые значения. Это могут быть показатели невыполненных задач, особенно в приоритетных целях. Например, если из 100 % выполнено только 70, переменная часть не выплачивается.
Заключение
Внедрение KPI эффективности — достаточно сложный процесс. Многим сотрудникам трудно переключиться с привычного способа работы на новую систему. Сопротивление преодолевается постепенным внедрением этого метода. Персоналу объясняется, что такое показатели эффективности, какие преимущества можно получить. Новая система тестируется в течение некоторого времени, учитываются ошибки, определяются показатели эффективности для каждого сотрудника и компании в целом. Внедрение переменной зарплаты осуществляется поэтапно. Сначала ставка состоит на 90 % из фиксированной суммы, а 10 % составляет премия. Далее оклад сотрудника будет состоять из 80 % фиксированной ставки и 20 % премии. Последним этапом изменения способа оплаты станет соотношение 70 % на 30, где большая часть — это фиксированная ставка.
Коэффициент эффективности не только увеличивает результативность бизнеса, это сплачивает и мотивирует команду. Благодаря этому инструменту каждый сотрудник стремится принести прибыль компании.
www.nastroy.net
Определение ключевых показателей
Очень важно разработать такие KPI, которые будут соотноситься с главными целями вашей компании и будут реально достижимыми. То есть, такими, на которые может влиять сам сотрудник. Нет смысла ставить показатели, на которые человек никак не может повлиять – например, количество звонков с сайта для отдела продаж (для отслеживания подключите коллтрекинг). Это KPI для маркетолога или SEO-специалиста.
Подумайте, какую роль играет сотрудник в вашей компании, и что вы хотите чтобы он выполнял лучше. Это и может стать вариантом KPI. У каждого сотрудника в компании должны быть свои показатели эффективности.
Для сотрудника отдела продаж это будут: количество исходящих звонков, размер среднего чека, заключенные сделки, количество отправленных КП.
KPI юриста – количество выигранных дел и сохраненных таким образом средств для компании.
Работу маркетолога можно оценивать по доле рынка, которую занимает предприятие, по количеству привлеченных клиентов и по ROI.
Для SEO-специалиста ключевыми показателями могут быть позиции сайта, ROI, количество заявок с сайта.
Это интересно: Составляем отчёты в Google Analytics
Разрабатывая KPI, очень важно грамотно прописать формулы расчета, разъяснить их, и согласовать с каждым сотрудником. Важно добиться понимания, за что конкретно, и как будет насчитываться заработная плата каждому сотруднику. Человек должен понимать, на что он может повлиять и как, чтобы заработать больше, и улучшить состояние дел в компании.
Этапы внедрения KPI
Внедрение системы ключевых показателей проходит в несколько этапов.
1. Разработка KPI в привязке к целям и общей стратегии компании.
На этом этапе нужно изначально определить общие цели компании. Это может быть выход в топ-10 компаний в своей нише в регионе, определенный оборот продаж, выход на международный рынок и другие. Когда вы определите цели, нужно разделить их на важные (приоритетные) и не приоритетные. Иначе вы можете направить усилия сотрудников не в то русло.
Привлекайте к созданию пирамиды целей начальников отделов и сотрудников. Чем больше людей вовлечено в процесс, тем лучше. Чем больше вы соберете информации, и если прислушаетесь ко мнению самих сотрудников – тем больше вероятность, что цели будут реальными, достижимыми.
Как пример возьмем отдел продаж в вашей компании. Обсудите с начальником отдела и сотрудниками, насколько реально поднять объем продаж на Х процентов. Для этого каждому сотруднику нужно увеличить средний чек на Х, и количество звонков клиентам. Определите конкретные числа, не оторванные от реальности – это и может стать KPI для сотрудников данного отдела.
Более подробно: Как разработать показатели KPI
2. Внедрение в процесс, объяснение сотрудникам.
Внедрение системы нужно начать именно с пояснения сотрудникам, зачем она нужна. Если просто внедрить ключевые показатели, по указанию сверху, можно натолкнуться на непонимание и отторжение данной системы. Если мнение сотрудников не учитывается, и их просто ставят перед фактом – создать сильный коллектив и достичь поставленных целей не получится.
Разрабатывая стратегию, вы уже должны принять во внимание пожелания сотрудников. Теперь останется постепенно вводить новую схему работы.
Каждого нового сотрудника при найме на работу нужно ознакомить с системой оценки эффективности его работы, объяснить, что стоит за каждым показателем.
3. Контроль.
Теперь возникает следующий вопрос: нужно как-то определять эффективность работы сотрудников, контролировать и вести учет ключевых показателей. Только так вы сможете справедливо оплачивать их работу. Придется считать и учитывать конкретные ключевые показатели: например, количество звонков в день для отдела продаж, количество единиц продукции для отдела производства и т.п. Поэтому нужно продумать и ввести систему отчетности, и автоматизировать процесс учета показателей.
Проще всего сделать это с помощью специального программного обеспечения. В случае с отделом продаж отслеживать эффективность каждого сотрудника поможет CRM – система работы с клиентами. Здесь каждый сотрудник сможет фиксировать данные о клиентах, о звонках, о результатах беседы с клиентом и прочее.
Если у вас есть хороший IT-отдел, вы можете разработать свое решение для ведения отчетности на базе Excel.
Можно выбрать какой-то хороший трекер для командной работы – их на рынке огромное множество.
Идеальное решение должно:
- обеспечивать контроль работы каждого сотрудника;
- собирать данные в едином формате и сводить их в одну базу;
- помогать рассчитывать заработную плату.
4. Анализ эффективности и доработка.
Если вы все сделали правильно, то каждый сотрудник сможет отслеживать свои показатели и взаимосвязь между ними и заработной платой.
Анализируйте эффективность подчиненных. Правильно введенная система оценки ключевых показателей позволит вам не только подбивать итог в конце месяца или квартала – вы сможете увидеть несостыковки еще в самом процессе выполнения работ. Ваша задача как руководителя – вовремя выявлять такие проблемы и устранять их.
Если сотрудник показывает плохие результаты — это еще не повод увольнять его или лишать премии. Рассмотрите возможность повышения квалификации, обучения, дополнительного разъяснения системы работы в компании.
Также периодически вам нужно будет пересматривать ключевые показатели для каждого сотрудника. Можно делать это и каждый месяц, при расчете заработной платы. Некоторые из них могут стать неактуальны, некоторые могут потерять вес, или нужно будет пересмотреть количественные показатели. Вы можете поручить эту задачу сотруднику отдела кадров.
Обязательно давайте обратную связь. Сотрудник должен понимать, какие действия приводят к положительному результату, а какие – нет. Возможно, удастся разработать систему развития для каждого отдельного сотрудника.
Что точно вырисуется со временем – вы увидите, кто уже готов к повышению, а кому вообще не место в вашей компании.
Это интересно: Контент-анализ текстов
Расчёт заработной платы с учётом KPI
Введение системы KPI обязательно должно влиять на порядок начисления заработной платы. Обычно используется следующая схема: заработная плата разделяется на оклад и бонусы. Оклад сотрудник получает в любом случае, неважно, достиг он ключевых показателей или нет. А вот количество денег в премиальной, бонусной части напрямую зависит от старания сотрудника, от того, скольких показателей он достиг или не достиг.
Распространенные ошибки при введении KPI и изменением расчета зарплаты:
- при введении KPI зарплата урезается. Если сотрудник получал 15 000 рублей, а после введения системы ключевых показателей его оклад упал до 10 000, а остальное нужно еще заработать – это слабо мотивирует человека не только работать, но и оставаться в вашей компании вообще. Потому прежде чем вводить систему KPI, нужно подумать над бюджетом – у вас должны быть заложены дополнительные средства для премирования сотрудников;
- незначительный размер премии, или наоборот, слишком маленьких оклад. В первом случае у сотрудника небольшая материальная мотивация работать достаточно хорошо, во втором – тоже, так как в случае не достижения показателей человек останется ни с чем. И это будет отпугивать от работы в вашей компании новых потенциальных сотрудников. Идеальное соотношение – 75% оклад и 25% премии.
Можете использовать для расчета формулу:
И всегда выполняйте свои обещания. Если человек заработал премию – он должен ее получить в любом случае.
Внедрение системы KPI – долгий и кропотливый процесс. Он требует не только времени, но и ресурсов – моральных, материальных. Зато уже в скором времени, после некоторого периода адаптации, вы увидите качественный и количественный рост своей компании. Сразу станет видно, какие сотрудники являются балластом, а те, кто хорошо выполняет свою работу, будут вознаграждены по заслугам. И самое главное – все будут понимать общую цель компании, и вносить свой вклад в ее достижение.
internet-marketings.ru
Что такое KPI простыми словами
KPI — это коэффициент, определяющий эффективность работы того или иного предприятия: насколько оно удачно функционирует, достигает ли поставленных целей.
Расшифровка этой аббревиатуры выглядит следующим образом — Key Performance Indicators, что на русский принято переводить как «ключевые показатели эффективности».
Если переводить дословно, то слово «key» означает «ключевой», «существенный», «indicators» — «показатели», «индикаторы», а вот со словом «performance» возникают трудности при переводе, поскольку здесь его сложно трактовать однозначно. Существует стандарт, который дает наиболее правильный перевод этого слова, разделяя его на два термина: эффективность и результативность. Эффективность показывает, как соотносятся затраченные средства и достигнутые результаты, а результативность — в какой степени компании удалось достигнуть того результата, который был намечен.
Стало быть, KPI правильнее переводить как «ключевой показатель результата деятельности». Выражаясь простыми словами, так сказать, для чайников, можно заметить, что эта система помогает разобраться, какие меры нужно принять для улучшения эффективности. Эффективность же охватывает все действия, произведенные за установленный временной отрезок, а также пользу, полученную предприятием от каждого отдельно взятого работника.
Индикаторы KPI бывают следующие:
- KPI производительности — показывает соотношение затраченных денежных и временных ресурсов с достигнутым результатом;
- KPI затрат — показывает, сколько задействовано ресурсов;
- KPI результата — иллюстрирует полученный в ходе выполнения задач итог.
Есть система KPI и в интернет-маркетинге. Здесь ее можно разбить на 4 группы:
- Процессные KPI — оценивают сам процесс работы, насколько он эффективен. Анализируя эти показатели, можно выявить замедляющие факторы в работе и устранить их, что позволит быстрее достичь желаемого результата.
- Целевые KPI — указывают, достигнуты ли намеченные маркетинговые цели.
- KPI внешней среды — показатели, не зависящие от сотрудников. Например, скачки цен.
- KPI проекта — коэффициент эффективности отдельно взятого проекта, например, показателей сайта.
Все эти ключевые индикаторы используются не только в качестве данных для статистического отчета, это еще и мощный управленческий инструмент, который имеет свои определенные задачи.
Для чего нужен KPI
Такая система вводится на фирмах для удобства измерения результатов работы отдельных сотрудников, подразделений, а значит, и всего предприятия. Она не является совершенной, но очень хорошо выполняет свои функции. В задачи KPI входит стимулирование сотрудников и их мотивация на достижение запланированных результатов.
Систему KPI целесообразно применять относительно работников, чей труд непосредственно влияет на экономические показатели компании. Так, если фирма занимается продажами, то KPI надо вводить для менеджеров; в страховых компаниях — для агентов и т. д.
Ключевые показатели KPI
Ключевые показатели эффективности KPI бывают двух видов:
- Запаздывающие. Именно они показывают итоги проделанной работы. Это финансовые показатели, определяющие потенциальные возможности предприятия, но они не могут отразить эффективность ни всей фирмы, ни ее подразделений.
- Оперативные. Эти показатели, которые называют еще опережающими, дают возможность направлять дела в нужное русло в течение отчетного периода и приводить их к конечному нужному результату. Именно на основании оперативных показателей эффективности можно сделать анализ качества рабочих процессов, производимого товара, а также понять, насколько доволен этим товаром потребитель.
Как правильно внедрить KPI: этапы разработки
При внедрении KPI в компании необходимо учитывать ее специфику, цели и задачи, течение бизнес-процессов. Данная система в корне изменит принцип начисления заработной платы, поэтому важно объяснить сотрудникам, что эффективность их работы будет напрямую влиять на уровень дохода, и это полезно в первую очередь для них. Персонал нужно обучать, потому что с внедрением новой системы разрабатывается соответствующая документация: коллективный и трудовой договоры, штатное расписание и все остальные бумаги, имеющие отношение к оплате труда.
Не стоит торопиться и вводить систему KPI сразу во всей фирме. Для начала ее лучше протестировать на одном-двух отделениях, чтобы отработать новую систему оплаты и другие, сопряженные с этим процессы.
Такой пилотный проект позволит внести нужные коррективы в режиме реального времени и избежать дальнейших ошибок, потому что на данном этапе уже будут видны недостатки, которые необходимо устранить, а также выявлены трудности, которые система вызывает у специалистов компании.
После тестирования новой системы и ее корректировки можно переходить на следующий этап и внедрять ее в другие отделы, все работники которых должны стремиться к достижению общей цели. Если этот принцип не будет соблюден, то сотрудники будут испытывать затруднения и дискомфорт, а это отрицательно скажется на их работе. Как следствие, все усилия по внедрению системы KPI окажутся напрасными.
Когда KPI будет введен, предоставится возможность приспосабливаться к изменяющейся рыночной среде и корректировать стратегию работы. А также каждый год необходимо оптимизировать порядок премирования.
Потому как данная система не является простой для внедрения, следует придерживаться определенных правил и принципов, которые могут стать незаменимыми помощниками при переходе на KPI:
- Правило «10/80/10». Оно гласит, что компания должна определить 10 ключевых индикаторов результативности, 80 производственных индикаторов и 10 индикаторов эффективности. Не рекомендуется использовать намного больше индикаторов KPI, потому что это чревато перегрузкой менеджеров лишней ненужной работой, а руководители непременно озаботятся выяснением причин невыполнения показателей, мало сказывающихся на результативности вообще.
- Согласование производственных показателей и стратегического плана. Индикаторы производственной деятельности не имеют никакого значения, если они не соотнесены с нынешними критическими факторами успеха (КФУ), объединенными в сбалансированную систему показателей (ССП), и стратегией предприятия.
- Управляемость и контролируемость. Каждому подразделению компании, отвечающему за свой показатель, необходимо предоставлять ресурсы для его управления. Результат же должен контролироваться.
- Интеграция процессов оценки показателей, отчетности и повышения производительности. Необходимо ввести порядок оценивания показателей и отчетности, который подтолкнет сотрудников к требуемым конкретным действиям. С этой целью должны проводиться отчетные собрания для рассмотрения решаемого вопроса.
- Партнерство. Чтобы небезуспешно повышать производительность, стоит обеспечить партнерские отношения между всеми вовлеченными сотрудниками. Поэтому способ внедрения новой системы нужно разрабатывать вместе. Это позволит всем понять, в чем плюсы нововведений, а также убедиться в необходимости перемен.
- Перенесение усилий на главные направления. Чтобы повысилась производительность, нужно расширить полномочия специалистов: помочь в повышении квалификации, предложить разработать собственные KPI, обеспечить проведение тренингов.
Как рассчитать KPI
Пункт 1. Чтобы рассчитать KPI, необходимо выбрать от трех до пяти показателей эффективности, которые будут критериями оценки специалиста. Например, для интернет-маркетолога они могут быть следующими:
- Численность посетителей сайта, привлеченных специалистом.
- Цифра, которая показывает, сколько покупок сделали клиенты, которые уже ранее обращались в компанию.
- Число похвальных рекомендаций, откликов клиентов в соцсетях или на сайте организации после покупки товара или услуги.
Пункт 2. Далее нужно определить вес каждого индикатора. Суммарно же вес должен быть равен 1, а самый большой всегда принадлежит важнейшему показателю, поэтому картина получается следующая:
- новые заказчики — 0,5;
- покупатели, сделавшие повторный заказ — 0,25;
- положительные рекомендации — 0,25.
Пункт 3. Теперь необходимо проанализировать данные по всем выбранным индикаторам за последние полгода и составить план:
| KPI | Исходное значение (среднемесячные индикаторы) | Плановое значение |
| Прирост новых заказчиков | 160 | Увеличение на 20%, или 192 новых заказчика |
| Доля заказчиков, совершивших повторную покупку | 30 | Увеличение на 20%, или 36 повторных покупок |
| Доля заказчиков, написавших позитивный отклик, рекомендацию | 35 | Увеличение на 20%, или 42 отзыва |
Пункт 4. Следующий этап — вычисления в Excell KPI-показателей. Необходимо воспользоваться формулой расчета KPI: индекс KPI = Вес KPI*Факт/Цель.
| Ключевые индикаторы (вес KPI) | Цель | Факт | Индекс KPI |
| KPI 1 (0,5) | 20% | 22% | 0,550 |
| KPI 2 (0,25) | 20% | 17% | 0,212 |
| KPI 3 (0,25) | 20% | 30% | 0,375 |
| Коэффициент результативности | 1,137 | ||
| 113,70% | |||
Здесь цель — это показатель, которого должен достичь работник согласно плану, а факт — это то, что он наработал в реальности. Итоговый показатель равен 113,70%, это хороший результат, однако, если рассмотреть таблицу подробнее, то можно увидеть, что маркетолог выполнил плановые нормативы не до конца.
Пункт 5. Рассчитываем заработную плату. Будем основываться на том, что общий заработок маркетолога насчитывает 800$, из которых постоянная часть (оклад) — 560$, а переменная (премиальная) — 240$. За стопроцентный индекс работнику полагается оклад и полная премия, но из-за того, что план перевыполнен, маркетолог получит дополнительные бонусы в размере 13,7% от премиальной части, то есть 32,88$. В итоге зарплата работника составит 560$+240$+32,88$=832,88$.
А вот когда сотрудник не выполняет план, и показатель его эффективности ниже 99%, то размер премии пропорционально сокращается.
С помощью таких расчетов и составления таблицы можно увидеть те проблемы и сложности, с которыми сталкивается интернет-маркетолог.
Низкие показатели могут быть связаны с тем, что план составлен неправильно или сама стратегия повышения лояльности неверна. Проблемный участок нужно контролировать, и, если дела со временем не улучшатся, то правильным выходом из ситуации будет изменение показателей эффективности.
Благодаря такому подходу формируется понимание принципа действия KPI. Ориентируясь на цели, расчет можно дополнять новыми значениями. Это может быть система штрафов, число решенных и нерешенных задач и многое другое. Например, если работа по плану сделана менее чем на 70%, сотрудник не получит премию совсем.
Имеется еще альтернативный способ расчета зарплаты относительно процента выполнения плана:
| Индекс KPI | Коэффициент премии |
| Ниже 70% | 0 |
| 70 — 80% | 0,6 |
| 80 — 89% | 0,7 |
| 90 — 95% | 0,8 |
| 96 — 98% | 0,9 |
| 99 — 101% | 1 |
| 102 — 105% | 1,3 |
| 106 — 109% | 1,4 |
| Более 110% | 1,5 |
KPI на практике
KPI-показатель эффективности используется практически всеми компаниями, которые занимаются прямыми продажами. Рассмотрим кое-какие примеры для менеджера по продажам. Взяв на вооружение утвержденные ключевые индикаторы, он увидит ясную картину своей деятельности: ему станет понятно, сколько товара нужно продать, чтобы выйти на определенный доход, какие плановые показатели выполнить.
Для страхового консультанта, который является новичком в своей профессии, оптимальным показателем эффективности будет 1/10: чтобы продать один страховой полис, нужно встретиться с 10 потенциальными покупателями.
Существует также KPI результата, например, «число новых клиентов не ниже n», «объем продаж не ниже n» и т. п. Эти индикаторы персональные, и лучше, когда их количество меньше 5, а главное — они должны быть легко измеримы и четко сформулированы.
Помимо мотивации сотрудников, руководители компании используют KPI в качестве инструмента для анализа работы своих подчиненных.
Эта система позволяет четко увидеть пробелы в деятельности и на каком этапе они возникли. Например, начальник отдела продаж отслеживает клиентскую базу менеджера, какое количество звонков и встреч делает работник. Если эти показатели выполняются в достаточном объеме, но продаж мало, можно сделать вывод, что у сотрудника не хватает определенных знаний, навыков или личностных качеств для успешной работы.
KPI и планирование на предприятии
Показатели KPI могут применяться при планировании и контроле деятельности. После того как работа была проделана, измеряются фактические показатели, и, если они серьезно отклоняются от плановых не в лучшую сторону, то производится анализ и корректировка дальнейшей деятельности. Поскольку все показатели «продиктованы» реальным процессом, а не выдуманы самостоятельно, такое планирование будет способствовать достижению необходимых целей организации.
Как мотивировать персонал на выполнение KPI
Благодаря применению системы KPI, при оплате труда фиксируются плановые и фактические показатели. Это дает руководителю ясное понимание того, как мотивировать сотрудника и за что. Сотрудник при этом тоже четко видит плюсы и минусы своей работы и осознает, какие действия могут принести ему вознаграждение, а за что полагается взыскание.
Например, страховой консультант продал большее количество страховых полисов, чем было запланировано, и расширил клиентскую базу множеством новых клиентов. Таким образом, он перевыполнил план и дополнительно к своей зарплате получит бонус в виде премии. С другой стороны, если этот же менеджер продал полисов гораздо меньше, чем было намечено планом, он может вовсе лишиться премии и получить «голый» оклад, ведь его личные показатели будут низкими.
Однако, мотивировать сотрудников можно не только деньгами.
За выполнение показателей можно наградить интересными тренингами, оплаченными компанией, внеплановыми выходными, подарками и другими «пряниками», которые вдохновят работника не хуже, чем деньги. Но в данном случае зарплата сотрудника всегда фиксированная, а согласно системе KPI, ведется расчет баллов, которые сотрудник может обменять на желаемые бонусы.
Чтобы составить KPI для сотрудников, нужно ориентироваться на общую для всех сотрудников цель и сильную мотивацию. Работа в команде заинтересованных специалистов как часовой механизм способна в короткие сроки привести компанию к достижению всех поставленных целей.
В каких случаях KPI не нужен
В молодой компании, которая только начала свое существование, вводить систему KPI нецелесообразно. Система управления здесь еще не сформировалась, а успешное развитие обусловлено работой генерального директора. Чаще всего он же выполняет функции специалистов по финансам и по кадрам.
А также не стоит внедрять KPI в тех подразделениях, которые из-за этого могут отрицательно повлиять на остальные отделы фирмы. Например, IT-служба, представители которой должны решать поставленные перед ними проблемы (ремонт офисной техники) в кратчайшие сроки. Ведь бывает так, что у одного из сотрудников вышел из строя компьютер, и работа остановилась, а от работы этого сотрудника зависит весь отдел.
Если же зарплата айтишника вычисляется по системе KPI, то он не пойдет сразу работать. Сначала необходимо составить заявку на устранение поломки. Эту заявку должен одобрить старший специалист IT-отдела, после чего задача ставится в очередь на реализацию и ждет рассмотрения.
В итоге задача, требующая 5 минут на выполнение, отнимает гораздо больше времени, на протяжении которого работа всего отдела, где сломался один компьютер, не движется вообще.
Именно поэтому внедрять систему KPI полезно с умом, в противном случае она способна сильно навредить.
Ошибки при внедрении KPI
Наиболее распространенной ошибкой является введение KPI для одной лишь статистики.
В конечном счете получается, что индикаторы одного подразделения не имеют никакой связи с индикаторами другого.
Например, службе снабжения одного предприятия необходимо было сократить расходы. Поэтому, чтобы получать сырье со скидкой, работники приобретали его в больших объемах, а также закупали товар с браком. Это привело к переполненности складов, заморозке финансов в сырье, что перекрывало все плюсы.
Тем временем производственный отдел имел свой приоритетный показатель — коэффициент загрузки производственного оборудования. Для эффективного использования времени сотрудники производили в больших количествах некоторую продукцию, чтобы экономить ценные минуты на переоборудовании станков. Но от этого неминуемо страдало выполнение плана по продажам коммерческим отделом, ведь отсутствовал необходимый ассортимент, и в конкретный отрезок времени клиент мог приобрести только товар одного вида.
В итоге сложилась ситуация, когда каждый тянет одеяло на себя, а цели не достигает никто. Результат свелся к нулю, и вся работа была сделана напрасно.
Еще одна распространенная ошибка — это фокусирование внимания исключительно на материальных показателях, которые являются результирующими: уровень продаж, доход и проч. Однако, только когда ключевые показатели имеют не финансовый, а упреждающий характер, можно достигать целей гораздо эффективнее.
Например, сколько звонков должен сделать менеджер по продажам, сколько встреч провести, сколько заключить договоров, чтобы добиться того самого результирующего KPI? Именно на основе таких нефинансовых факторов должна строиться система мотивации сотрудников, а на финансовые должны ориентироваться непосредственно руководители отделов.
А также серьезным промахом будет ситуация, когда не обозначены лица, ответственные за тот или иной показатель. Например, порядок поощрений не подразумевает премиальные выплаты или их урезание руководителем за выполнение или невыполнение плана. В таком случае начальник не может отвечать за действия подчиненных, ведь он не имеет никакой возможности оказывать на них влияние.
Плюсы и минусы от внедрения системы KPI
Работа по системе KPI имеет много преимуществ:
- Установлено, что в компаниях с такой системой сотрудники работают на 20 — 30% эффективнее.
- Специалисты будут четко понимать, какие задачи являются первоочередными и как их выполнить.
- При грамотно внедренной системе показателей существенно облегчается контроль деятельности компании, благодаря чему проблемы обнаруживаются уже на этапе их возникновения и решаются, не успев нанести вред.
- При расчете заработной платы действует принцип справедливости: тот, кто работал старательно, получает больше. Это позволяет организации удерживать ценные кадры.
- Фонд оплаты труда становится средством мотивации персонала, а не основным источником расходов.
Есть у системы KPI и недостатки. В первую очередь минусом является то, что на внедрение тратится много времени и сил, ведь все показатели нужно детально прорабатывать. Скорее всего, нужно будет переобучать сотрудников, разъяснять им информацию об изменении условий труда и новых задачах.
Однако, основной недостаток состоит в том, что эффективность в итоге оценивается не всегда корректно. Этого можно миновать, если на этапе разработки системы безупречно сформировать критерии, по которым будет производиться оценка кипиай.
kakzarabativat.ru