Утверждение штатного расписания как правильно

Продуманная организация труда персонала на предприятии позволяет обеспечить успех, прозрачность. Директор должен распределить обязанности между сотрудниками, назначить главных по отделам, осуществлять контроль над выполнением поставленных задач.

Наиболее распространенная форма штатного расписания, используемая повсеместно – Т – 3. Эту форму утвердил Госкомстат России. Руководитель организации может добавлять в графе «Примечания» ту информацию, которую посчитает нужной.

Эта информация должна относиться к делу – к кадровой структуре организации, выдаче заработных плат или надбавок, режиму работы сотрудников. Сам же документ утверждается приказом.

В каких случаях требуется?

При правильном построении деятельности компании, разделении труда и организации графиков работы сотрудников, руководитель должен составлять штатное расписание в конце каждого года.

В случае, если были произведены глобальные перестановки в системе кадров, документ может быть составлен в любое время.

В некоторых случаях достаточно лишь внесения корректировок. В силу расписание вступает лишь после того, как был утвержден новый документ может быть действителен лишь после вступления в силу Приказа о введении нового расписания или внесения изменений в старый документ.

Его составление – важная часть в организации трудовой деятельности компании.

Это важный документ при налоговых и иных проверках. Он также необходим в суде, при рассмотрении дела по увольнению сотрудников.

Работодатель может:

осуществлять контроль над организационной структурой на предприятии;
фиксировать точную численность работников на каждой должностной позиции;
контролировать систему оплаты труда;
осуществлять контроль над надбавками.

Как составить приказ об утверждении штатного расписания в 2016 году?

Согласно правилам, составлением расписания должны заниматься экономисты, однако чаще всего это поручается бухгалтерам.

Текст приказа могут подготовить сотрудники по поручению директора. Однако подписывают расписание и приказ директор или его заместитель.

Как часто требуется его издание?

Достаточно издания нового штатного расписания раз в год. В случае необходимости оно может быть переиздано в течение года.

Каждое издание или переиздание сопровождается составлением нового приказа. Это практикуется в том случае, если произошли глобальные перемены в кадровой системе.

При сокращении штата необходимо привести количество кадровых единиц в полное соответствие с реальными цифрами.

Структура и форма документа

Составленный руководителем компании приказ – это документ, подтверждающий начало действия нового расписания или внесение незначительных поправок в старое.

В документе заполняются такие разделы, как:

подразделения компании;
дата и номер приказа;
дата и номер утверждаемого расписания;
количество сотрудников;
общая сумма заработной платы.

Руководитель имеет право внести в штатное расписание любую информацию, которая, по его мнению, позволит оптимизировать работу в организации и закрепить ее приказом.

Штатное расписание может быть составлено на один отдел или сразу все структурное подразделение, а может быть разделено по категориям работников. Самые распространенные категории: рабочие, обслуживающий персонал, АУП и ИТР.

В таблице показаны основные разделы штатного расписания.

Наименование раздела	Описание
Наименование и код структурного подразделения	Указывается полное и сокращенное название организации
Должность сотрудника	Записываются все действующие на предприятии должности по отдельности
Количество единиц в штате	Количество работающих на определенной должности человек в штате
Оклад и различные виды надбавок	Указывается сумма оклада и в случае назначения — надбавки, такие, как за выслугу лет, премиальные
Итог по сумме	Общее количество начислений по зарплате
Примечание	—

До тех пор, пока не будет подписан приказ, штатное расписание не вступает в силу, и данные, указанные в нем, не являются действительными.

Приказ требуется не только при составлении нового документа, но и при внесении изменений в старое расписание.

Реквизиты

Основные пункты документа:

дата составления;
порядковый номер документа, согласно действующей системе на предприятии и количеству ранее составленных Приказов;
полное название организации или филиала;
реквизиты.

Пример

Приказ, необходимый для того, чтобы штатное расписание вступило в силу.

Скачать образец приказа о внедрении нового штатного расписания можно тут:

Бланк приказа об утверждении штатного расписания

Заполнять штатное расписание следует, придерживаясь общепринятых правил:

вначале указывается наименование предприятия;
указывается точная дата нового расписания и его номер;
из штатного расписания выписывается количество сотрудников и общая сумма заработной платы.

Бухгалтер или экономист предприятия должен взять в качестве образца стандартную форму для приказа о новом штатном расписании и подогнать ее под требования руководителя.

Не рекомендуется внесение глобальных изменений в образец. Приказ должен быть кратким и емким, не переполненным ненужной информацией. Название компании обязательно должно полностью соответствовать тому, что указано в указанному в учредительных документах.

Под словом «Утверждено» проставляется номер приказа, а также дата его составления.

Следует обратить внимание на то, что недопустимо в документе писать цифры прописью.

Ставка сотрудников, оклад и надбавки – все это записывается цифрами.

В случае, если при заполнении расписания были допущены ошибки, для их корректировок потребуется издание нового приказа руководителя.

Для сохранения тайны сведений, заполненный бланк не распространяется по организации. Делается всего 1 копия. Оригинал хранится у руководителя, копия – у главного бухгалтера.

Кто визирует?

Визирование документов осуществляется должностными лицами, назначенными организацией. Указывается должность визирующего, личная подпись и ее расшифровка.

Где и как долго хранится?

Приказы по штатному расписанию хранятся в папке с приказами, относящимися к кадрам в организации. Непосредственно штатное расписание хранится в отдельной папке постоянно и переносится в архив сотрудником отдела бухгалтерии.

В случае необходимости документы могут быть выданы из архива руководителю предприятия или доверенным лицам.

На крупных предприятиях новое расписание составляется на срок не менее года.

Приказ об утверждении штатного расписания подписывается сразу же после его составления. О введении изменений руководитель компании может объявить сотрудникам лично или на собрании. Также руководство сообщает и о вводе нового расписания на год.

Чтобы изменить расписание, также необходимо составить приказ о внесении поправок.

Законодательство Российской Федерации не предъявляет строгих требований к штатному расписанию.

Руководители организаций вправе сами выбирать лучший способ ведения документа: его срок действия, данные, вносимые в расписание.

Некоторые компании не ведут подобную документацию, однако это, в большинстве случаев, отрицательно сказывается на их деятельности. Расписание может пригодиться при возникновении конфликтов в связи с сокращением штата, а также для урегулирования количества сотрудников на каждой из должностей во избежание переплат и уменьшения бюджета организации.

kadriruem.ru

Штатное расписание — основа деятельности предприятия

Именно внесение изменений в штатное расписание является отправной точкой для осуществления конкретных преобразований на предприятии. Речь идёт не только об изменениях в графике работы, ведь при любых переменах в системе очень важно учитывать продуктивность и результативность работников — эти показатели не должны быть ниже предыдущих за аналогичный период.

Руководство компании может избежать неприятных ситуаций, в частности трудовых споров, претензий со стороны контролирующих органов, если отнесётся с ответственностью к процессу оформления изменений в штате.

Когда меняется штатное расписание, издаётся соответствующий приказ.

На каких основаниях изменяют штатное расписание

Изменения в штатное расписание вносят в следующих случаях:

Преобразование (модификация) компании, что требует исключения некоторых должностей или введения новых.
Уменьшение масштабов деятельности, когда появляется необходимость в сокращении численности штатных сотрудников.
Развитие бизнеса, которое влечёт набор новых работников.
Повышение или понижение фонда заработной платы.
Реорганизационные процессы на предприятии.
Корректировка наименований должностей.

Данный список не ограничен представленными случаями, но именно эти встречаются на практике наиболее часто.

Существуют ли исключения и ограничения по закону

Предъявленные Трудовым кодексом регламентирующие требования касаются причин, по которым могут быть изменены качество и численность штата.

Что касается ограничений, если они не противоречат основным требованиям уставных документов предприятия (род деятельности, сфера производства товаров или предоставления услуг, технология изготовления и т. д.), каждое предприятие вправе вносить любые корректировки и изменения в плане создавшейся ситуации.

Кто должен составлять штатное расписание и вносить изменения

В законодательстве нет чёткого указания на то, кто должен заниматься штатным расписанием. Так или иначе участвовать в комплектации кадрового состава могут все. Даже рядовые сотрудники имеют право подавать ходатайства о необходимости упразднения и введения ставок, переводе на другую должность. Технически составляет штатное расписание тот, на кого руководство возложило такую обязанность. Обычно это кадровик, экономист или бухгалтер. В небольших предприятиях штатным расписанием занимается сам учредитель.

Как правильно внести изменения в штатное расписание

Порядок действий и оформление приказа будут несколько отличаться в зависимости от того, по какой причине вносятся изменения.

Увеличение и уменьшение оклада

Первоосновой приведения в правовое поле повышение окладов сотрудников компании является издание соответствующего приказа, в котором должны быть указаны:

Перечень должностей, по которым будет производиться повышение оклада.
Размеры новых окладов (конкретно по каждой должности).
Точная дата внесения изменений.

Обе стороны трудовых отношений подписывают соглашение к трудовому договору по поводу повышения оклада, на основании чего издаётся приказ. Многие руководители используют унифицированную форму, но трудовое законодательство позволяет составлять этот документ в свободной форме, приемлемой для данного предприятия, с учётом его специфики.

Все вопросы, касающиеся оплаты, являются одной из основ трудовых отношений. Работодатель должен придавать этому важное значение, особенно в плане выполнения законных требований. Исходя из этого, после документального оформления повышения окладов сотрудникам, следует внести соответствующие коррективы в трудовой контракт. Те, кого коснулись изменения, должны быть ознакомлены с приказом, подтвердив это своей подписью.

В случае уменьшения оклада, конечно, отношения субъектов значительно усложняются. Законным может считаться уменьшение оплаты без согласия сотрудника в случаях, вызванных конкретными технологическими или экономическими причинами. Хотя это не является утешительным фактором для работника, подлежащего сокращению.

Нередки случаи, когда руководитель ведёт себя некорректно, предлагая в принудительном тоне заключить дополнительный трудовой договор о снижении размера зарплаты. Причём делает это, превышая свои полномочия и пользуясь служебным положением. Если работник не соглашается, руководитель позволяет себе угрожать ухудшением условий работы или даже увольнением. Такие случаи однозначно расцениваются как нарушение трудового законодательства и, естественно, являются причиной для подачи иска в суд. Такие моменты усугубляют трудовые споры и доводят до такого уровня, когда по-другому с ними справиться невозможно.

Реорганизация компании и оптимизация штата: ввод, вывод и замена должностей

В штатное расписание в период реорганизации вводятся новые должности и исключаются те, которые не составляют интереса для предприятия. С новыми должностями вопрос понятен, ведь желающих их занять в настоящее время достаточно. А вот с сокращёнными или выведенными за штат рабочими всё значительно сложнее.

Сокращение штата и ликвидация отделов

Администрация предприятия обязана подготовить служебную записку о предстоящем сокращении за два месяца до события. Уволенному работнику выплачивается выходное пособие — среднемесячный заработок в течение двух месяцев от момента прекращения трудовых отношений.

В приказе о сокращении численности трудового коллектива необходимо указать следующие данные:

Список сокращаемых должностей.
Точная дата сокращения.

Очень важным моментом, который должны учитывать работодатели, являются категории сотрудников, не подлежащие сокращению.

При переименовании должностей руководитель также должен уведомить об этом сотрудника письменно за 2 месяца до внесения изменений (ст.74 ТК РФ).

Наличие вакансий является самым безболезненным выходом при сокращении, ведь работодателю не придётся испытывать лишние негативные эмоции, когда он вынужден лишать человека работы. Если под сокращение попадают незанятые должности, составляется акт, на основании которого вносятся изменения.

Видео: консультация юриста об увольнении по сокращению; категории лиц, которых не могут сократить

Введение новых штатных единиц и отделов

Приказ о введении новых должностей содержит такую информацию:

Наименование должности. Если вводится целый отдел, указывается его название и список должностей.
Точная дата вступление изменений в силу.

В данном случае момент издания приказа совпадает с моментом штатных нововведений. Это возможно потому, что данные изменения не отражаются на судьбе сотрудников предприятия. С нововведениями знакомят в первую очередь кадровиков, которые будут заниматься разработкой должностных инструкций.

Порядок действий при переименовании должности

Новое наименование должности часто происходит в сфере трудовых отношений, в производственных и административных процессах. К примеру, можно вспомнить, что в недалёком прошлом в торговле была очень распространённой должность товароведа. Сейчас вряд ли осталась такая интерпретация, ей на смену пришло понятие «менеджер».

Так вот, при переименовании должности изменение происходит, как говорится, без лишних движений. Издаётся приказ по тому же принципу, как и при введении новой штатной единицы, с той лишь разницей, что в документе должно указываться предыдущее название должности, а затем новое.

В ситуации, когда на должности работает сотрудник, изменение наименования проводится с его ведома и согласия. Опытный руководитель всегда найдёт общий язык с подчинёнными и сумеет доходчиво объяснить причину изменений и основательно аргументирует. Если трансформации вызваны серьёзными технологическими и организационными факторами, работодатель вправе произвести изменения даже без согласия работника (ст. 74 ТК РФ). Далее обе стороны подписывают соглашение по поводу модификации названия должности. После этого издаётся соответствующий приказ. Кадровик вносит информацию в личную карточку и трудовую книжку сотрудника.

Методика внесения изменений в штатное расписание

Прежде чем внести изменения, начальник отдела или другого структурного подразделения готовит на имя руководителя компании докладную записку с подробным обоснованием и экономическими расчётами.

Правила составления приказа

Приказ издаётся на основании ст. 74 ТК РФ, как правило, он называется «О внесении изменений в штатное расписание» или «О частичном…». Констатирующая часть заполняется аргументацией на уровне данного предприятия, уточняются нюансы изменений.

На фирменном бланке руководитель издаёт приказ. Текст данного документа состоит из двух частей: констатации и распоряжения. Первая часть — законное основание и причина, вторая — конкретные изменения с указанием сроков и ответственных за исполнение.

Если компания представляет собой сложную структуру с большим штатом, названия должностей могут повторяться. Поэтому в приказе необходимо указывать не только должность, но и конкретное структурное подразделение.

Уведомление сотрудников

Содержимое приказа документа должно быть доведено до всех штатных сотрудников, которых касаются нововведения. Они должны внимательно ознакомиться с ним, принять к сведению и расписаться на обратной стороне.

Если сотруднику понадобится выписка из расписания, она выдаётся на основании ст. 62 ТК РФ. Выписка содержит сведения о выплатах по конкретной должности. Руководствуясь ст. 88 ТК РФ, информация об окладах остальных работников в выписке не указывается.

В каких случаях нужно утверждение нового расписания

При частичных, незначительных коррекциях, изменения вносятся в отдельные графы действующего документа. При существенных модификациях возникает необходимость разработки нового расписания штата сотрудников.

Обычно штатное расписание составляется сроком на год. Если нужно переименовать должность или ввести новую в середине года, в штатное расписание вносятся изменения приказом. Количество повторных изменение законом не ограничивается. А оформить новое штатное расписание можно будет на следующий год.

Обоснование изменений: служебная записка

Руководство предприятия готовит служебное письмо, обращённое к сотрудникам. Оно содержит уважительное обращение и подробное объяснение необходимости внесения изменений, особенно если это касается сокращения. В записке предлагаются варианты выхода из ситуации. Это может быть предложение занять другую должность.

Если предстоящее сокращение вызвано серьёзными технологическими обстоятельствами, работодатель вправе сократить должность без согласия сотрудника. Однако этот факт не исключает требования в написании руководителем служебной записки. В этом случае он должен проявить уважение и такт, особенно по отношению к работникам, которые добросовестно исполняли свои обязанности. Здесь имеет место человеческий фактор, когда сотрудник получает моральную травму в связи с потерей работы. Именно проявление деликатности не позволит усугубить и без того затруднительное положение человека, а значит не вызовет в нём протеста и не вынудит его идти на крайний шаг — подачу иска в суд.

Внесение изменений в штатное расписание должно иметь в первую очередь обоснованный характер. Информация должна быть доведена до ведома сотрудников, а лицо, на которое возложена обязанность выполнения контроля, должно отчитаться о результатах проделанной работы. Работодатель должен владеть основами юридической грамоты и не допускать лишних трудовых споров, ведь существуют боле уязвимые категории работников, которые застрахованы от попадания в список сокращённых.

ipshnik.com

Штатное расписание – это план комплектования кадрового состава. Некоторые компании пренебрегают составлением штатного расписания, поскольку оно не является первичным документом, а форма № T-3, которая применяется для его подготовки, носит рекомендательный характер. Однако на практике штатное расписание необходимо, и помогает работодателю как для внутреннего контроля и управления, так и при общении с проверяющими органами. Сегодня разбираемся во всех аспектах его подготовки и ведения.

Чем грозит отсутствие штатного расписания?

Штатное расписание обычно просят представить трудовые и налоговые инспекции при проверках. Его отсутствие трактуется как нарушение законодательства о труде и охране труда. За такое нарушение должностное лицо штрафуют на 1-5 тыс. рублей, организацию – на сумму 30-50 тыс. рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Штатное расписание помогает обосновать увольнение сотрудников по сокращению штата при рассмотрении дела в суде. Без штатного расписания работодателю сложно доказать, что увольнение оправдано. Также невозможно будет доказать, что на момент увольнения в организации не было вакансий, которые можно предложить сокращаемым работникам (работодатель обязан при сокращении предложить другие рабочие места по ст. 179 ТК РФ).

Кто и как должен составлять и вести штатное расписание?

Вообще говоря составление штатного расписания – святая обязанность экономиста по труду из отдела организации и оплаты труда (Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, постановление Минтруда России № 37 от 21 августа 1998 года). Однако по факту штатное расписание готовят бухгалтеры, кадровики и юристы. Официально отвечают за штатное расписание руководитель компании и главный бухгалтер, поскольку они его подписывают.

Штатное расписание может быть составлено на любой срок, но обычно его делают на год. Чтобы эта процедура всякий раз проходила как по маслу, стоит описать ее в Инструкции по делопроизводству:

указать сроки и правила разработки и внесения изменений;
форму приказа об утверждении штатного расписания;
ответственных за формирование и подписание штатного расписания и приказов лиц;
состав правовых и локальных нормативных актов работодателя, на основании которых создается штатное расписание;
работников, с которыми необходимо согласовывать проект штатного расписания и изменения в него.

По какой форме составлять штатное расписание?

Штатное расписание – локальный нормативный акт, описывающий организационную структуру компании и ее персонал. Расписание составляется по форме № Т-3 (Постановление №1 Госкомстата РФ «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 5 января 2004 года), которая является рекомендательной. Ее можно адаптировать под нужды компании. Однако, на наш взгляд, лучше использовать форму № Т-3, поскольку она содержит все нужные данные.

Как заполнять форму № Т-3?

Реквизиты формы оформляем следующим образом:

Наименование организации должно полностью соответствовать тому, что закреплено в учредительных документах, включая сокращенное наименование и наименование на иностранном языке. Если есть сокращенное наименование, оно указывается в скобках, следом за полным.

Код организации — восемь знаков кода по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

Дата составления в формате ЧЧ.ММ.ГГГГ

Период действия. Указывается, сколько будет действовать штатное расписание и с какой даты оно вступает в силу.

Заполняем графы, всего их 10.

Наименование структурного подразделения указывается без сокращения в соответствии с классификатором подразделений, утвержденным работодателем. Если классификатора нет, то а алфавитном порядке или в порядке убывания числа сотрудников подразделения.

Если от наименования подразделения зависит предоставление работникам льгот, нужно указать название подразделения в соответствии с отраслевыми классификаторами вредных производств и другими соответствующими документами.

Код структурного подразделения. Также указывается в соответствии с классификатором, в котором они расположены по функциональной важности. Если классификатора нет, коды можно присвоить подразделениям, расположенным в алфавитном порядке или по иному принципу.

Должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория), квалификация. Указывается без сокращений в составе структурного подразделения, начиная от руководителя, заканчивая техническим исполнителем. Внимание: у рабочих – профессии, у служащих – должности (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Количество штатных единиц указывается по каждой должности или профессии. Если предусматривается работа по совместительству – указывается в соответствующих долях (например, 0,5; 2,75 и т.д.).

Тарифная ставка, оклад указывается в размере месячной заработной платы в зависимости от системы оплаты труда (тариф, оклад, процент от прибыли, коэффициент трудового участия и проч.) Размер оклада необходимо указывать в рублях или в процентах, коэффициентах и проч. От практики указывать зарплаты в долларах лучше отказаться. Формально это не запрещено, в ТК РФ говорится только об обязанности работодателя платить зарплату в рублях. То есть оклад просто переводится в рубли по текущему курсу. Однако судебная практика говорит о том, что здесь есть нарушение.

Трудовой кодекс РФ не содержит норм, прямо запрещающих работодателю установить размер заработной платы в иностранной валюте (условных единицах), так как в ч. 1 ст. 131 ТК РФ говорится только о выплате заработной платы в денежной форме в валюте РФ (в рублях). Но согласно ч. 3 ст. 129 ТК РФ тарифная ставка и оклад имеет фиксированный размер, который должен быть неизменным в течение срока действия договора. А поскольку размер оклада всякий раз считается по текущему курсу, падение курса доллара, по мнению суда, может привести к ухудшению условий оплаты труда работника.

Надбавки. В графах 6-8 указываются стимулирующие и компенсационные выплаты, установленные законом или по инициативе работодателя.

В графе Всего указывается общая сумма граф 5-8 (оклад и надбавки), умноженная на количество штатных единиц.

Примечание заполняется, если информация в графах формы неоднозначна и требует пояснения.

Подписи под проектом штатного расписания ставят руководитель и главный бухгалтер.

Не забудьте проставить номер документа в соответствующей графе формы.

Проект штатного расписания готов, что дальше?

Штатное расписание утверждается соответствующим приказом по основной деятельности. В тексте приказа указывается факт утверждения штатного расписания, общее количество штатных единиц и срок введения документа в действие. Приказ подписывается руководителем компании или другим уполномоченным лицом, а затем — регистрируется в Журнале регистрации приказов по основной деятельности. Регистрационный номер проставляется на приказе. Затем приказ и штатное расписание отправляется на бессрочное хранение, как правило, вместе с другими приказами по основной деятельности.

Как вносить изменения?

Поскольку штатное расписание утверждается приказом, то и изменения в него вносятся также приказом. Дата выпуска приказа об изменении и дата вступления изменений в силу обычно не совпадают. Если изменения незначительны, выпускаются поправки к расписанию, а если масштабны – составляется новое штатное расписание с новым приказом о его утверждении.

Изменения штатного расписания обычно затрагивают сотрудников, поэтому за ним следует изменение трудовых договоров. В большинстве случаев для их применения требуется согласие работников, соблюдение сроков уведомления персонала и прочее.

Внимание: ознакомление работника с приказом о внесении изменения в штатное расписание не является подтверждением его согласия на изменение условия трудового договора.

Посмотрим, как отразить изменение оклада сотрудников. Работодатель обязан за два месяца уведомить об этом персонал, а затем издать приказ о внесении изменений в штатное расписание. В приказе указываются должности, новые оклады и дата вступления изменений в силу. Сотрудники отдела кадров, которые будут вносить изменения в трудовые договоры, знакомятся с приказом под подпись.

Затем с работниками заключают дополнительные соглашения. В них недостаточно ограничиться фактом увеличения или уменьшения оклада – нужно указать причины (по ст. 22 и 132 ТК РФ зарплата работника зависит от квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда). В противном случае сотрудник, например, сможет потребовать доплатить ему за предыдущие периоды, в которые он делал то же самое, но за меньшие деньги.

Внимание: уменьшать размер оплаты труда в одностороннем порядке по ст. 74 ТК РФ можно только при изменении организационных или технологических условий труда. Например, при принятии новой политики управления персоналом, при модернизации производства, уменьшении объема выпускаемой продукции, реорганизации производства.

Однако для такого маневра должность и квалификация работника не должны меняться, работодатель обязан доказать, что определенные трудовым договором условия не могли быть сохранены, а непринятие решения о снижении окладов привело бы к массовым сокращениям персонала. Аргументов в виде снижения спроса на услуги или продукцию или падение прибыли недостаточно.

blog.ucmsgroup.ru

Кто этим занимается в компании?

Утверждает штатное расписание в начале года начальник компании путем издания указа об его утверждении. Действует принятый документ в течение календарного года.

Руководителям подразделений следуют надлежащие извлечения из штатного расписания.

Порядок проведения

Алгоритм утверждения штатного расписания представляется таким образом:

Издается приказ о непосредственном составлении штатного расписания.
Приказ фиксируется в журнал.
С документом знакомятся заинтересованные работники.
Исследуется общая структура компании.
Оформляется непосредственно штатное расписание.
Выпущенный документ согласовывается с руководством.
Подготавливается ещё один приказ об утверждении расписания.
Документ обязательно регистрируется в журнале.

Прежде чем публиковать приказ на штатное расписание, руководитель должен подобрать ответственного за ведение и сохранение документа. В роли него выступает эксперт кадровой службы. При этом подписывает график управляющий кадрового департамента либо главный бухгалтер, однако в случае, если таковых в компании не имеется, расписывается руководитель либо другое уполномоченное лицо.

Управление компании может вводить в штатное расписание любую информацию, что дает возможность улучшить работу. При этом документ может расширяться как на одно подразделение, также на все предприятие.

Утверждается штатное расписание в начале календарного года, вступает в действие с 1-го числа месяца, чтобы упростить начисление заработной платы, которая меняется с его внедрением. Указом руководителя утверждаются и все изменения, какие в него записываются.

В случае если изменения не записывались либо были небольшими, годичное переутверждение не требуется, в данном случае довольно оформить только список изменений как дополнение к штатному расписанию.

Утвердить новое расписание может только руководство компании. Формируется приказ о необходимости внедрить в действие новый документ с определенного числа. Назначается отвечающий за подготовку нужной документации и контроль по выполнению приказа. «Старое» штатное расписание полностью теряет собственную силу.

Новое расписание имеет свою значимость, если структурное подразделение ликвидируется либо увольняется большое число работников. В случае если изменениям подвергаются ряд должностей, то данный вид уже не подойдет, и целесообразнее принять вспомогательное соглашение.

Необходимые бумаги

Чтобы осуществить утверждение штатного расписания, необходим только образец приказа. Другие документы законодательством не предусмотрены. Помимо этого, понадобится печать компании.

При этом работодатель должен обращать особенное внимание на правильность заполнения указа о внедрении и утверждении штатного расписания, либо применять типовой образец, заменяя в нем наименование компании и индивидуальные данные работников.

Скачать бланк приказа об утверждении штатного расписания
Скачать образец приказа об утверждении штатного расписания

Сроки осуществления и время действия документа

Период действия расписания можно не указывать. Если не определить промежуток его действия, то возможно использовать eго на протяжении всей работы компании дo внесения в нeго каких-либо перемен и дополнений.

Когда утверждается для работы учреждения?

Ограничение касательно времени утверждения штатного расписания имеется только лишь для бюджетных учреждений — утверждают штатные расписания в месячный cрок с самого начала года (согласно 1-го абзаца п. 45 постановления КМУ No 228 от 28.02.2002 г. «Oб утверждении порядка формирования, рассмотрения, принятия и основных требований к выполнению смет бюджетных органов»).

Остальные (небюджетные) работодатели пересматривают, проводят утверждение штатного расписания по мере необходимости. Штатное расписание утверждается приказом рукoводителя компании, который составляется в свободной форме.

Утвердить штатное расписание можно с 1 января следующего года.

Можно ли утвердить задним числом?

«Задним числом» внедрение в действие штатного расписания невозможно — это является единственным ограничением. Проект документа необходимо согласовывать не только с вышестоящими руководителями, однако и с менеджерами структурных подразделений либо отдельными работниками.

После этого с расписанием знакомятся под подпись главные бухгалтеры и руководители профессиональных служб. После этого возможно подготавливать приказ о штатном расписании либо применять уже готовый образец.

В случае если в компании учтена практическая деятельность обнуления нумерации с начала последующего года, нумерация штатного расписания должна быть обнулена. Однако данный вопрос может решаться персонально в любой определенной компании руководителями.

Если в документ записывались частые изменения, рациональнее начать новую нумерацию, а не продлевать старую. В целом это облегчит работу профессиональных экспертов, даст возможность избежать недоразумений.

Заключение

Как видим, штатное расписание представляет собой документ, утвержденный высшим руководством. Он может помочь систематизировать информацию относительно профессионального состава компании и определить соответствие между должностями и должностными окладами.

Таким образом, штатное расписание – значимый документ в компании, позволяющий реализовывать квалифицированную профессиональную политику. Теперь вы знаете, как утверждается документ.

101million.com

Нормативные акты

Подробные разъяснения по сути составления штатного расписания, его целевого предназначения, формы и способов ведения прописаны в Трудовом кодексе РФ, в частности, 57 статье.

В рамках данного документа указано, что должность сотрудника или его профессия в аспекте конкретного профессионального показателя в двустороннем соглашении о труде и штатном расписании должны быть абсолютно одинаковыми.

Аналогичные правила и требования отражены в Письме Роструда, рекомендованном к применению с 2014 года. В нем указано, что расписание следует составлять с периодичностью, определяемой потребностью конкретной организации.

Чем грозит отсутствие

Документ, как правило, проверяют налоговые и трудовые инспекторы. Его отсутствие регламентировано Трудовым кодексом РФ как административное нарушение, облагаемое штрафными санкциями в размере до 5000 рублей физическое лицо и до 50000 рублей юридическое.

Без его наличия нельзя будет представить доказательную базу на предмет обоснованности увольнений, юридической оправданности сокращения штатных единиц и прочих спорных вопросов, решаемых в судебном порядке.

Разработка, порядок утверждения и сроки

По поводу разработки проекта и лиц, уполномоченных им заниматься, закон однозначного определения не дает. Это способен сделать сам руководитель, который также может поручить разработку бухгалтеру или иным уполномоченным сотрудникам, компетентным в данном вопросе.

В рамках должностных обязанностей к процессу могут быть привлечены кадровые и юридические отделы.

Алгоритм составления в соответствии с утвержденными графами:

Название – прописывается наименование структурного подразделения в пределах внутренней иерархии.
Код подразделения – присваивается директором.
Профессия работника в рамках единого тарифного классификатора.
Число штатных сотрудников. Если имеются вакантные должности, эти сведения так же нужно отразить в своде.
Заработная плата – тарифная ставка или должностной оклад, надбавки, премии, доплаты и компенсации с указанием общей денежной суммы выплат в рублях.
Примечания заполняется по внутреннему усмотрению с учетом специфики деятельности предприятия.

Подписывает документ исполнительный сотрудник, а утверждает приказом его главный руководитель. Наличие печати возможно, но не обязательно.

Срок действия документа не имеет временных ограничений до тех пор, пока этого не потребуют происходящие кадровые изменения. Хранится свод, утративший юридическую силу, в течение 3 лет в архиве компании.

Как часто нужно составлять

Дата штатного расписания учреждения – главный показатель, характеризующий временной период его действия в первоначальном варианте.

В норме каждая новая версия оформляется с периодичностью в один календарный год. Если предполагаются преждевременные кадровые смещения, меняется характер и количество единиц, внести дополнения можно в любое подходящее для этого время.

Сроки вносимых поправок регламентируются любым отчетным периодом, циклом продолжительностью 12 месяцев, либо на время, приходящееся на первый день нового промежутка, к примеру, на 6 месяцев или квартал.

Из этого следует, что менять профессию сотрудника, размеры выплат по труду можно неограниченное число раз – законом такие действия не запрещены. А вот необходимость оставления нового штатного расписания на фоне происходящих событий – мера обязательная и подлежит исполнению.

Что делать после утверждения проекта

После утверждения документа проект, по сути, должен стать основным рычагом регулирования всех кадровых вопросов на производстве.

При грамотном заполнении его наличие сделает процесс ведения учета более оптимизированным и мобильным.

С того момента, как механизм действия утвержден и запущен, любые изменения должны четко отображаться в исходном варианте свода путем внесения изменений, поправок и дополнений.

Это касается:

реорганизационных мероприятий;
оптимизации штатной структуры подразделения;
сокращения либо, напротив, расширения персонала сотрудников;
законодательных нормативных обновлений.

Все нюансы дублируются в других источниках кадрового учета:

личных трудовых книжках работников;
карточках штатных единиц.

При этом в обязательном порядке требуется соглашение коллектива (в письменном подтверждении данного решения).

Если о таких нововведениях сотрудника следует оповестить заблаговременно – по закону на это отводится 60 дней, то в расписание и все сопутствующие документы эта информация вносится на этапе ее официального утверждения руководителем. Основное требование в данном случае – своевременность внесения записей.

Порядок внесения изменений

Все дополнения и поправки в ранее действующий свод по персоналу должны быть подкреплены внутренним руководящим распоряжением или приказом.

Алгоритм внесения изменений следующий:

Обновляется полностью все штатное расписание. Новый документ имеет другой регистрационный номер номенклатуры, присвоенный распоряжением по основной деятельности предприятия.
Вносимые поправки слишком незначительны. В этом случае содержание свода остается прежним, а все новшества прописываются во внутреннем приказе по функционированию учреждения. Важно, чтобы его заголовок отражал суть своего предназначения, например, «О внесении перечня дополнений к штатному расписанию».

Особенности для ООО

ООО – наиболее распространенный вид деятельности. Принцип составления штатного расписания существенных различий от его стандартного исполнения практически не имеет.

Предпочтительно применять типовую форму бланка Т-3. При этом каждый директор подобной организации правомочен разработать такой внешний вид документа, с которым ему будет удобно работать.

Основное правило — максимально правильно оформить шапку свода о персонале, подробно приписать наименование, учредительный пакет бумаг, на основании которых осуществляется деятельность, а также код по ОКПО.

Если в ООО имеются филиалы, они работают по общему расписанию, персонально для каждого его отделения документ составлять не нужно. Достаточно будет просто снабдить их копиями и довести содержание для заинтересованных должностных лиц.

Административная ответственность на такие формы деятельности распространяется в той же мере, что и другие организации.

Вся информация про штатное расписание представлена в данной инструкции.

znaybiz.ru

В нашу редакцию нередко поступают вопросы, касающиеся ведения такого важного кадрового документа, как штатное расписание. Ответы на наиболее актуальные из них мы представили в данной статье.

Для чего нужно штатное расписание?

В соответствии с Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденными постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее – Постановление № 1), штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответсвии с ее Уставом. Оно содержит перечень структурных подразделений, наименование должностей, специальностей, профессий с указанием квалификации, сведения о количестве штатных единиц.

Для работодателя штатное расписание является весьма удобным «инструментом», выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно:

позволяет четко проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения);
закрепляет штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
позволяет проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;
устанавливает и закрепляет размеры надбавок;
облегчает отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.

Обязательно ли наличие штатного расписания?

На данный момент существуют две точки зрения относительно обязанности работодателя по ведению штатного расписания.

Согласно первой наличие данного локального нормативного акта является обязательным, поскольку непосредственно затрагивает трудовую функцию работника и оплату его труда. Так, в Трудовом кодексе РФ штатное расписание упоминается в ст. 15, содержащей определение трудовых отношений, и в ст. 57, согласно которой существенным условием трудового договора является трудовая функция, а именно: работа по должности в соответствии со штатным расписанием, профессии, специальности с указанием квалификации, конкретный вид поручаемой работнику работы.

Согласно другой точке зрения работодатель самостоятельно решает вопрос о необходимости ведения штатного расписания. Обоснованием такой позиции служат следующие аргументы. Во-первых, Постановлением № 1 утверждена рекомендуемая к использованию унифицированная форма штатного расписания (№ Т-3). Упоминается штатное расписание и в Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минтруда России от 10.10.2003 г. № 69 (далее – Инструкция № 69). В частности, в п. 3.1 Инструкции отмечается, что записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации.

Как видим, ни в одном из перечисленных нормативных актов не закреплена обязанность работодателя по оформлению штатного расписания. Вместе с тем рекомендуем не пренебрегать ведением этого кадрового документа, поскольку проверяющие органы придерживаются именно первой точки зрения.

Так, Фонд социального страхования РФ обращает внимание страхователей (работодателей) на необходимость составления штатного расписания как документа, служащего для подтверждения правильности начисления страховых взносов¹. Пенсионный фонд РФ при осуществлении сбора сведений о трудовом стаже застрахованных работников также неоднократно обращал внимание на необходимость наличия штатного расписания в организациях².

Зачастую и налоговые органы при проведении выездных проверок запрашивают штатное расписание организации. К примеру, в решении Арбитражного суда г. Москвы от 28.04.2007 г. по делу № А40-4332/07-117-33 отмечается, что «Налоговый кодекс РФ возлагает на налогоплательщика обязанность представлять по требованию налогового органа документы и сведения, необходимые для налогового контроля. То обстоятельство, что трудовые договоры, штатное расписание, личные и индивидуальные карточки не являются документами налогового учета, само по себе не опровергает обязанности организации иметь такие документы и представлять их для выездной налоговой проверки, поскольку содержащиеся в них сведения могут иметь существенное значение для налогообложения».

Нередко отсутствие штатного расписания проверяющие органы расценивают как нарушение законодательства о труде и охране труда, за которое должностное лицо может быть оштрафовано на сумму от 500 до 5 000 руб., а организация – на сумму от 30 000 до 50 000 руб. (ст. 5.27 КоАП РФ). Но в силу того, что четкой обязанности работодателя по ведению этого документа в законодательстве не предусмотрено, данные санкции можно попытаться оспорить в судебном порядке.

Кто должен разрабатывать и утверждать штатное расписание?

После принятия решения о необходимости составления штатного расписания (если, конечно, его еще нет в организации) возникает следующий вопрос – кто должен разрабатывать данный документ кадрового учета?

Законодательство не определяет круг ответственных лиц, поэтому предполагаем, что этим вопросом должен заниматься руководитель предприятия. Может быть составлен отдельный приказ, возлагающий обязанность по составлению штатного расписания на конкретного сотрудника, либо эта обязанность может быть закреплена в трудовом договоре или должностной инструкции работника.

Как правило, в небольших организациях составлением штатного расписания занимаются сотрудники кадровой службы и (или) бухгалтерии, реже – работники юридической службы. В крупных компаниях – планово-экономический отдел или отдел организации труда и заработной платы. Если речь идет об индивидуальном предпринимателе, то этим может заниматься кадровик, бухгалтер (при наличии таковых в штате) или же сам предприниматель.

Утверждается штатное расписание приказом (распоряжением), подписанным руководителем организации или уполномоченным им на это лицом (см. Пример 1). Реквизиты данного документа указываются в поле «Утверждено приказом организации от «____» _____________ 200__ № __» унифицированной формы № Т-3.

Обратите внимание, что даты составления, утверждения и вступления в силу штатного расписания могут не совпадать. Так, штатное расписание может быть утверждено позже его составления, а дата его введения (вступления в законную силу) быть более поздней по сравнению с датами утверждения и составления.

С учетом того, что заработная плата начисляется работникам помесячно, штатное расписание логично вводить в действие с первого числа месяца.

В унифицированной форме № Т-3 также указывается период, на который утверждается штатное расписание. В связи с этим возникает следующий вопрос:

С какой периодичностью должно составляться штатное расписание?

Четкого ответа в законодательстве нет. Однако учитывая, что штатное расписание – это плановый документ, целесообразно составлять его на один год. Вместе с тем штатное расписание может быть утверждено один раз и действовать на протяжении нескольких лет.

Как правильно заполнить унифицированную форму № Т-3?

Итак, приступим непосредственно к составлению штатного расписания. Самым распространенным способом его оформления является заполнение унифицированной формы № Т-3. При этом следует руководствоваться Указаниями по применению и заполнению форм первичной учетной документации, утвержденными Постановлением № 1.

Оформляем «шапку». Прежде всего в поле «Наименование организации» необходимо указать наименование организации в соответствии со свидетельством о регистрации. Если в свидетельстве содержится и полное, и краткое наименование, то в штатном расписании можно указать любое из них.

Затем указываются код по ОКПО (Общероссийскому классификатору предприятий и организаций), номер документа и дата его составления. Для удобства регистрации номер штатного расписания может содержать буквенный индекс (например, ШР).

Унифицированная форма № Т-З включает следующую формулировку: «Штатное расписание на период ______ с «___» ______ 20__ г.». Казалось бы, обозначение периода действия документа предполагает указание даты не только начала, но и окончания данного периода. Нужно ли указывать окончание действия штатного расписания или достаточно обозначить, что штатное расписание вступает в законную силу с определенной даты? Очевидно, что унифицированная форма предполагает именно второй вариант. Объясняется это тем, что в процессе осуществления деятельности в организации может возникнуть потребность в изменении штатного расписания, поэтому точно спрогнозировать срок окончания его действия весьма затруднительно.

Содержательная часть. Для удобства заполнения графы содержательной части штатного расписания пронумерованы. Всего их 10. Разберем заполнение унифицированной формы № Т-3, уделив внимание каждой графе.

В графе 1 («наименование») указывается наименование соответствующего структурного подразделения. Это могут быть как филиалы, представительства, так и отделы, цеха, участки и т.д. (п. 16 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 17.03.2004 г. № 2 «О применении судами Российской Федерации Трудового кодекса Российской Федерации»).

Для удобства работы со штатным расписанием структурные подразделения лучше располагать группами согласно их иерархии от администрации до обслуживающих подразделений. Например, в первую очередь будут указаны подразделения, осуществляющие общее руководство (дирекция, бухгалтерия, отдел кадров и др.), затем – производственные подразделения или подразделения, осуществляющие основные функции организации, и в конце – вспомогательные и обслуживающие подразделения (административно-хозяйственная служба, отдел снабжения, склад и пр.).

В графе 2 («код») проставляются коды структурных подразделений, присвоенные им работодателем. Как правило, коды обозначаются цифрами, количество которых варьируется в зависимости от сложности структуры организации. Это позволяет определить место каждого отдела (подразделения, группы и др.) в общей организационной структуре. К примеру, финансовому департаменту присвоен код 02. Соответственно, входящие в состав департамента финансово-плановый отдел и бухгалтерия будут иметь коды 02.01 и 02.02.

В том случае, если в организации используется централизованная система документооборота, код структурного подразделения можно не указывать.

В графе 3 указываются должность (специальность, профессия), разряд, класс (категория) квалификации работника. Лучше, если эти данные будут приведены в соответствии с:

Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94 (введен постановлением Госстандарта России от 26.12.1994 г. № 367);
Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих (утвержден постановлением Минтруда РФ от 21.08.1998 г. № 37).

Конечно, эти справочники устаревают и многие должности, появившиеся в последние годы, в них отсутствуют (например, должность офис-менеджера). Поэтому различия в наименованиях должностей, профессий, специальностей в квалификационных справочниках и в кадровых документах организации допустимы. Однако если с выполнением работ по определенным должностям, профессиям, специальностям связано предоставление компенсаций и льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, профессий или специальностей и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, указанным в квалификационных справочниках, утверждаемых в порядке, устанавливаемом Правительством РФ (ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Инструкции № 69). Иначе права на льготы работник иметь не будет.

Согласно ст. 57 ТК РФ должность принимаемого на работу сотрудника должна соответствовать той, что указана в штатном расписании. Имеют место случаи, когда наименование должности, используемое в трудовом договоре, не соответствует штатному расписанию либо такая должность вообще не предусмотрена штатным расписанием. В этом случае противоречие, существующее между трудовым договором и штатным расписанием, должно решаться в пользу трудового договора (ст. 8 ТК РФ). Работник будет выполнять трудовую функцию, предусмотренную трудовым договором (то есть работать по установленной в договоре должности, специальности или профессии), а кадровику придется вносить соответствующие изменения в штатное расписание. Как это сделать, мы рассмотрим чуть позже. А пока продолжим заполнение формы.

При заполнении графы 4 («Количество штатных единиц») указывается число штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям). В случае, когда предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству, количество штатных единиц указывается в соответствующих долях, например, 0,25; 0,5; 2,75 и пр.

Учитывая, что принимать новых работников можно лишь на свободные позиции, в штатном расписании можно указать не только существующие штатные единицы, но и вакантные. Иными словами, если в организации работают 10 человек и при этом в штатном расписании тоже указано 10 штатных единиц, то при расширении штата придется вносить изменения в штатное расписание. А можно сразу заложить большее число штатных единиц (например, 12). Таким образом, в штатном расписании можно держать кадровый запас на перспективу.

Один из вопросов, вызывающих сложности на практике, связан с оформлением совместителей. Например, на одной должности могут работать несколько человек по совместительству или с неполным рабочим днем. В этом случае в штатном расписании указывается суммарное количество штатных единиц по соответствующей должности.

Предположим, на должности экспедитора два человека работают на полной ставке, а один – на полставки. В этом случае в графе 4 следует указать 2,5 штатные единицы.

В графе 5 («Тарифная ставка (оклад) и пр.») в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации, указывается месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и пр. При этом заработная плата определяется в рублевом эквиваленте.

Напомним, что в соответствии со ст. 133 ТК РФ размер должностного оклада (тарифной ставки) не может быть ниже законодательно установленного минимального размера оплаты труда (в настоящий момент – 4 330 руб.). При этом система оплаты труда должна быть установлена локальным нормативным актом (например, Положением об оплате труда).

Как видно из приведенного примера, штатное расписание определяет оклад по соответствующей должности, но не вознаграждение конкретному работнику

В графах 6–8 («Надбавки») указываются стимулирующие и компенсационные выплаты работникам (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.) или введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

фиксированной суммы (при изменении оклада размер надбавки может быть оставлен в прежнем размере или также изменен);
в виде процентной надбавки (в этом случае размер надбавки меняется вместе с окладом).

Обратите внимание: если системой оплаты труда предусмотрена возможность установления индивидуальных надбавок по каждой должности, то в графе 3 каждую должность нужно выделить в отдельную строку, а в графе 4 напротив каждой должности проставить единицу.

Еще один частый вопрос, волнующий в том числе и кадровиков: можно ли работникам, занимающим одинаковые должности, установить разные оклады, например, предусмотрев в штатном расписании вилку окладов? И в юридической литературе, и на практике к решению данного вопроса существует два противоположных подхода. Так, некоторые специалисты полагают, что это вполне допустимо. В обоснование данной точки зрения приводится ст. 132 ТК РФ, согласно которой заработная плата каждого работника зависит от его квалификации, сложности выполняемой работы, количества и качества затраченного труда и максимальным размером не ограничивается. С учетом этого заработная плата должна устанавливаться дифференцированно и зависеть, в первую очередь, от квалификации работника, на основании чего сотрудникам, занимающим одинаковую должность, но имеющим разные квалификационные категории, могут быть установлены разные оклады.

По мнению других специалистов, каждой должности соответствует один размер оклада. В том случае, если необходимо установить различную заработную плату работникам, занимающим одинаковые должности, размер заработной платы целесообразно регулировать с помощью различных надбавок (например, за интенсивность работы).

В графе 9 отмечается общая сумма, образуемая путем сложения граф 5–8, то есть сумма окладов по всем штатным единицам конкретной должности с учетом установленных надбавок. Если графы 5–9 невозможно заполнить в рублевом эквиваленте (например, в связи с применением бестарифной, смешанной и других систем оплаты труда), указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (в процентах, коэффициентах и т.д.). При этом подсчет общей суммы (итога) по графам 5–9 возможен, если тарифные ставки и надбавки установлены в одинаковых единицах за одинаковый период времени.

Графа 10, как следует из ее названия, предназначена для различных примечаний. При их отсутствии она остается незаполненной.

После внесения данных во все графы следует заполнить строку «Итого», расположенную внизу таблицы. Для этого подсчитываются количество штатных единиц, суммы окладов, надбавок и сумма месячного фонда заработной платы по вертикальным столбцам.

Оформленное штатное расписание подписывают руководитель кадровой службы или лицо, на которое возложена обязанность по ведению кадрового делопроизводства, а также главный бухгалтер организации.

В унифицированной форме штатного расписания проставление печати не предусматривается. В связи с этим печать ставить можно, но не обязательно.

Образец заполнения штатного расписания представлен в Примере 5.

Как вносить изменения в штатное расписание?

Рано или поздно любой кадровик сталкивается с изменением сведений, содержащихся в штатном расписании. Например, возникает необходимость в введении новой штатной единицы или целого подразделения либо сокращении уже имеющегося, в изменении окладов, тарифных ставок, переименовании подразделения или должности и т.д.

Внести изменения в утвержденное штатное расписание можно двумя способами:

Вариант 1. Изменить само штатное расписание, то есть утвердить новое штатное расписание с новым (следующим по порядку) регистрационным номером

Вариант 2. Внести изменения в действующее штатное расписание.

В этом случае штатное расписание остается прежним, меняется лишь ряд его позиций (содержание граф). Изменения вносятся приказом, после чего штатное расписание корректируется. В качестве заголовков соответствующего приказа можно использовать следующие: «Об изменении штатного расписания», «О частичном изменении штатного расписания», «О внесении изменений в штатное расписание» и др. В приказе следует указать основание внесения изменений в штатное расписание (например, реорганизация компании, оптимизация управленческой работы, совершенствование структуры организации и т.п.).

Если организация имеет сложную структуру, рекомендуем при внесении изменений в действующее штатное расписание указывать в приказе не только соответствующую должность, но и структурное подразделение, штатный состав которого затрагивают вносимые изменения. Это обусловлено тем, что в разных подразделениях могут быть должности с одинаковыми названиями.

Каких-либо нормативов о том, с какой периодичностью необходимо обновлять штатное расписание, не существует. Следовательно, делать это можно по мере необходимости.

Не забывайте, что изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Об этом сказано в п. 3.1 Инструкции № 69.

Обратите внимание, что постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник (если структурное подразделение было указано в трудовом договоре) – не что иное, как перевод на другую работу (ч. 1 ст. 72.1 ТК РФ). В качестве изменения трудовой функции работника расценивается и изменение названия должности, определенное сторонами и закрепленное в трудовом договоре, независимо от причин такого изменения (например, в связи с изменением штатного расписания).

Когда вносить изменения при сокращении штата?

Сокращение численности или штата работников является одним из оснований для внесения изменений в штатное расписание. Сокращение численности организации предполагает исключение из штатного расписания отдельных штатных единиц, тогда как сокращение штата – отдельных должностей. Сокращаемые по тому или иному основанию работники подлежат увольнению по п. 2 ст. 81 ТК РФ.

Учитывая, что в соответствии со статьей 180 ТК РФ о предстоящем увольнении по сокращению численности или штата работники должны быть предупреждены не менее чем за два месяца до увольнения, новое штатное расписание может быть введено в действие не ранее чем через два месяца после его составления. Наличие штатного расписания может подтвердить, что увольнение работников было оправдано (то есть у работодателя будет возможность наглядно продемонстрировать отсутствие рабочих мест).

При устранении обстоятельств, повлекших изменение штатного расписания в сторону уменьшения штатных единиц, работодатель может восстановить сокращенные позиции путем внесения изменений в штатное расписание или утвердив новое.

Можно ли изменить унифицированную форму?

В постановлении Госкомстата России от 24.03.1999 г. № 20 «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации» отмечается, что в унифицированные формы первичной учетной документации (кроме форм по учету кассовых операций), утвержденные Госкомстатом России, организация при необходимости может вносить дополнительные реквизиты. При этом не допускается удаление тех реквизитов, что уже присутствуют в данной форме (в том числе код, номер формы, название документа).

Все изменения, вносимые в унифицированную форму, должны быть оформлены распорядительными документами организации. Кроме того, сами форматы бланков, указанных в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, являются рекомендуемыми и могут изменяться. Так, при изготовлении бланков на основе унифицированных форм допускается вносить изменения в части расширения и сужения граф и строк, добавлять вкладные листки – для удобства размещения и обработки необходимой информации.

Что такое штатная расстановка?

Во многих организациях практикуется ведение «рабочей» формы штатного расписания – штатной расстановки, иначе называемой замещением должностей или штатным списком. Главное отличие этого документа от штатного расписания заключается в его динамичности, в том, что он может оперативно изменяться в зависимости от происходящих (численных и качественных) изменений в личном составе предприятия и не требует издания приказа о его утверждении и изменении.

Поскольку штатное расписание, показывая общее количество штатных единиц (должностей) на предприятии, не дает возможности определить, вакантна должность или занята и кто из сотрудников ее занимает, в штатной расстановке, как правило, указываются именно эти сведения – фамилии и инициалы работников предприятия, занимающих должности, предусмотренные штатным расписанием, и статус должности – закрытый или вакантный.

В этот документ могут включаться и другие данные, такие, как табельный номер сотрудника, стаж его работы в компании, особая категория (несовершеннолетний, инвалид, пенсионер, имеющий детей до трех лет и т.д.). За основу штатного списка можно взять утвержденное штатное расписание организации и добавить необходимые графы в соответствии с потребностями конкретной организации. Ни обязанность по ведению штатной расстановки, ни ее унифицированная форма на сегодняшний день нормативными актами не установлены. Единственное, что регламентируется, – это срок хранения утративших силу документов. В соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 г., штатные расстановки подлежат хранению в течение 75 лет, после составления новых. При этом штатные расписания должны храниться в течение 3 лет, начиная с года, следующего за тем, в котором оно утратило силу.