Как восстановить трудовую книжку — ответ на этот вопрос зависит от того, в связи с чем возникла необходимость такого восстановления.
В статье:
- Что делать, если трудовую книжку потерял работник.
- Что делать, если трудовая утеряна работодателем.
- Допустимо ли восстановление записей в трудовой через пенсионный фонд.
» style=»width: 42px; height: 42px;» title=»Значок»/> Активировать пробный доступ к журналу "Упрощенка" или сразу подписаться со скидкой 30%
Можно ли восстановить трудовую книжку?
Как таковое восстановление трудовой книжки не существует согласно российскому законодательству. Вместо этого на замену каким-либо образом утраченного документа оформляется дубликат трудовой книжки, к заполнению которого предъявляются определенные требования.
При оформлении дубликата следует руководствоваться Правилами ведения и хранения трудовых книжек, которые содержатся в Постановлении Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (Правила).
Как восстановить трудовую книжку?
Для получения дубликата трудовой необходимо, чтобы работник написал заявление по месту своего последнего (или текущего) трудоустройства. Кроме того, человеку придется обратиться ко всем своим предыдущим работодателям с запросом о выдаче справки, подтверждающей трудоустройство в определенный период по определенной должности.
На основании справок от предыдущих работодателей лицо, оформляющее дубликат, вносит записи о стаже работы.
Сколько времени занимает восстановление трудовой книжки?
Непосредственно выдача дубликата трудовой после подачи работником всех документов работодателю много времени не займет. Сотруднику кадровой службы или бухгалтерии нужно лишь корректно внести все данные в новый бланк.
Задержка может случиться только, если у предприятия не окажется в запасе чистых бланков трудовых. Их придется заказывать у одного из одобренных ГОЗНАКом поставщиков, а иногда данная процедура занимает недели.
Но основная же сложность заключается в сборе документов, подтверждающих трудовой стаж. Это может сделать исключительно владелец трудовой книжки, обратившись к каждому из своих прежних работодателей с заявлением о выдаче справки, где указываются:
- дата приема на работу со ссылкой на приказ о трудоустройстве;
- должность, на которую был принят работник;
- дата увольнения с указанием номера приказа о расторжении трудового договора.
Если кто-то из прежних работодателей такую справку не предоставит, данный период стажа в трудовой отражен быть не сможет.
У нас вы можете скачать примерный шаблон заявления на имя предыдущего работодателя на выдачу такой справки.
» style=»width: 50px; height: 50px;» title=»Как восстановить трудовую книжку»> Шаблон заявления на восстановление трудовой
Чем грозит потеря трудовой книжки работодателю?
Согласно действующему трудовому законодательству (п. 45 Правил) работодатель несет ответственность за хранение кадровых документов, в том числе за сохранность документов, учитывающих стаж своего персонала.
Поэтому утеря или порча трудовой книжки сотрудника (кроме случаев, когда утеря или порча стали следствием стихийных бедствий или иных чрезвычайных обстоятельств) грозит работодателю ответственностью в рамках статьи 5.27 КоАП.
За первый случай нарушения предусмотрено предупреждение или штраф:
- для лиц, уполномоченных руководителем должным образом обеспечить хранение кадровой документации, или для самих руководителей, а также для ИП сумма штрафа – от 1 до 5 тыс. руб.;
- для юрлиц штраф существенно выше – от 30 до 50 тыс. руб.
Повторное нарушение грозит еще более высоким штрафом.
Кроме того, Трудовой кодекс (ст. 234) обязывает работодателя возместить недополученный доход тому работнику, который не смог поступить на работу к следующему нанимателю в связи с несвоевременной выдачей ему трудовой книжки. Это значит, если работодатель потерял книжку для учета стажа своего работника и обнаружил это на момент увольнения, ему придется выплачивать такому сотруднику заработную плату вплоть до выдачи ему дубликата трудовой.
Как восстановить трудовую книжку при утере работодателем?
Алгоритм восстановления трудовой одинаков независимо от того, кто фактически повлиял на исчезновение трудовой. Во всех случаях оформляется новый бланк, на котором ставится надпись «Дубликат», а данные о работе вносятся на основании справок от предыдущих лиц, с которыми владелец книжки состоял в трудовых отношениях.
Несмотря на то, что запрос к предыдущему работодателю может направить и тот наниматель, у которого владелец утраченной книжки трудится в настоящий момент, выдать необходимую информацию получатель запроса сможет, только получив разрешение от бывшего сотрудника на разглашение персональной информации.
К сожалению, в арбитражной практике были случаи (например, дело Ленинского районного суда г. Екатеринбурга № 2-10689/2016), когда сотрудник-владелец утерянной работодателем книжки отказался подавать запросы на получение справок о периодах работы у бывших работодателей от своего имени и не дал согласие на разглашение персональной информации. Вместо этого он уволился, а по истечении полугода подал на своего работодателя в суд с целью взыскания заработка за период с момента увольнения согласно ст. 234 ТК РФ, т. к. работодатель не смог выдать при увольнении трудовую книжку. В данном случае, сотрудник воспользовался ситуацией, поэтому работодателю имеет смысл предусматривать подобные ситуации заранее и еще в момент трудоустройства получать у сотрудника письменное согласие на получение персональной информации от предыдущих работодателей. Это может быть сделано и в рамках проверки опыта работы для соответствия квалификации вакантной должности в момент приема на работу.
Обратите внимание, что п. 47 Правил подразумевает безвозмездное получение работником дубликата в случае, когда оригинал его трудовой книжки был испорчен по вине работодателя или в силу чрезвычайных обстоятельств, стихийных бедствий и т. п.
|
Статьи по теме:
|
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником?
А вот если трудовую потерял сам работник, ему придется возместить стоимость бланка. Впрочем, внутренние нормативные акты могут предусматривать и безвозмездное обеспечение сотрудников бланками трудовых книжек.
В остальном процедура аналогична. Сотрудник должен написать заявление, на основании которого работодатель оформляет дубликат.
Как восстановить записи в трудовой книжке, если она испорчена?
В случае порчи трудовой (независимо от причины порчи) на имя работника оформляется дубликат так же, как и при утере. Ровно таким же образом делаются запросы предыдущим работодателям.
Но, если остались читаемые записи в прежней трудовой, то по этим записям можно не запрашивать справки о прошлых периодах трудоустройства, а просто перенести информацию о данных периодах работы. Тогда испорченную трудовую владельцу следует хранить вместе с остальными документами, подтверждающими внесенные в дубликат записи.
П. 33 Правил говорит о том, что если по решению суда какая-либо запись в трудовой признается неверной, сотрудник вправе запросить выдачу дубликата. При оформлении такого дубликата согласно данного пункта сведения о периодах работы переносятся из оригинала книжки, никакую информацию от предыдущих работодателей запрашивать не нужно.
Как восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд?
Пенсионный фонд РФ не занимается восстановлением трудовых книжек. Но некоторую информацию, облегчающую оформление дубликата, ПФ РФ все-таки может выдать.
Работник может запросить выписку со своего лицевого счета по форме СЗИ-6, где обнаружит перечень работодателей, которые выплачивали ему заработную плату и оплачивали страховые пенсионные взносы. Правда, использовать такую справку можно лишь для понимания, к каким работодателям можно обратиться за документами, подтверждающими трудовую деятельность данного работника. Только сами работодатели укажут должность, которую занимал их бывший сотрудник, а также сведения о том, было ли данное место для работника основным или работник был совместителем.
В остальном правило неизменно: физически оформляет дубликат трудовой книжки последний работодатель.
Можно ли верить объявлениям «Восстановим трудовую книжку»?
Приобрести бланк трудовой книжки может только юридическое лицо. Кроме того, записи о прежним местах работы должны быть сделаны от лица последнего реального работодателя, и, соответственно, заверены подписью его должностного лица и печатью (при наличии).
Поэтому оформление основного документа по учету стажа даже самим его владельцем, а уж тем более сторонним лицом, нелегально, и прибегать к услугам таких помощников не стоит.
Пошаговое руководство для физического лица «Что делать, если потерял трудовую книжку»
Обнаружив пропажу трудовой, человеку следует:
- Найти все возможные документы для подтверждения своего стажа:
- надлежащим образом заверенная копия утерянной трудовой;
- оригиналы трудовых договоров с прежними работодателями;
- иные документы.
- Направить запросы прежним работодателям, период работы у которых следует подтвердить. Для получения всего перечня работодателей можно предварительно запросить выписку из лицевого счета в ПФР.
- Написать заявление на имя своего последнего (или действующего) работодателя на выдачу дубликата трудовой.
- Ожидать 15 дней, после чего забрать дубликат у прежнего работодателя или убедиться у действующего работодателя, что дубликат оформлен и внесен в книгу учета движения трудовых книжек.
www.26-2.ru
Возможные причины утери
К утере трудовой книжки относятся:
- фактическая утрата;
- повреждения, в результате которых информация, содержащаяся в ней, становится недоступной;
- некорректные записи;
- неверно проставленные печати.
Окончание трудовой книжки не является причиной для получения дубликата. В этом случае сотрудники отдела кадров добавляют в неё дополнительные листы.
Выяснение причин утраты документа необходимо для того, чтобы понять, кому предъявлять претензии и с кого требовать восстановления документа.
С момента создания трудовой книжки и появления в ней первой записи, мест её хранения может быть два. Либо она храниться по месту службы работника, если же гражданин не трудоустроен, документ находится у него на руках. Исходя из этого, причиной утраты могут быть либо действия работника, либо проблемы могут возникнуть у его работодателя.
Восстановлением будет заниматься та сторона, по чьей вине произошла утрата трудовой книжки:
| По вине работника | За хранение документа отвечает, прежде всего, его владелец.
Пока трудовая книжка находится на руках у гражданина, её отсутствие может быть обосновано:
Форс-мажорные обстоятельства или намеренные действия третьих лиц по порче документа не освобождают гражданина от ответственности за документ. Восстановление книжки и восполнение утраченных данных полностью ляжет на него. Придется получить подтверждение от каждого работодателя в том, что гражданин являлся сотрудником предприятия, какую занимал должность и в течение какого срока являлся там сотрудником. Следует помнить, что новый бланк документа, если он поврежден или утерян гражданином, будет платным. |
| По вине работодателя | Порядок работы с трудовыми книжками определен Постановлением Правительства России.
Пропажа документа по вине сотрудников организации, в которой работает гражданин, накладывает на них обязанность по сбору всех данных и созданию копии трудовой книжки. Это также относится к тем случаям, когда непосредственная вина персонала отсутствует, например, если на предприятии произошла кража или пожар. Ответственность кадровой службы:
Поэтому, по закону, пока гражданин трудоустроен, восстановлением обязана заниматься организация, в которой он работает. Если в результате возникновения форс-мажорных обстоятельств, например, воздействия стихии, произошло массовое уничтожение трудовых книжек работников, в помощь предприятию исполнительной властью региона выделяются дополнительные сотрудники. В их полномочие входит сбор данных и восстановление записей. При отсутствии документальных подтверждений, члены такой комиссии имеют право восстановить стаж на основании свидетельских показаний. Восстановление утраченного документа начинается с написания заявления. Если действующий сотрудник потерял или испортил документ, ему следует обратиться в отдел кадров на своем предприятии. Если документ утрачен в тот момент, когда гражданин не является официально трудоустроенным, обращаться следует на последнее место работы. |
Заявление
Чтобы получить дубликат утерянной трудовой книжки, заявление следует составлять по определенным правилам:
- «Шапка» документа должна содержать наименование организации и ФИО заявителя.
- «Тело» заявления должно содержать просьбу о создании дубликата (выдачу его на руки или изготовление).
- Также в содержании должна быть указана причина утраты документа.
- В заявлении чаще всего прописывают, что заявитель знает о необходимости оплатить новый бланк и согласен сделать это.
- Можно дополнить заявление правовыми основаниями, дающими заявителю законную возможность запрашивать изготовление новой трудовой книжки, и сроками исполнения обязательств.
Указывая причину утери трудовой книжки, подтверждать её документально не обязательно. Это не относится к краже документа, которую следует подтвердить копией обращения в полицию. Если причины иные, и доказательства утраты существуют, лучше приложить их к заявлению.
Рекомендуется предоставить трудовую книжку, если она испорчена, но находится у работника в наличии. В этом случае в заявлении делается приписка о приложении документа.
Образец заявления может выглядеть следующим образом*:
Кому: Директору ООО «Главстрой» Иванову Г.С.
(название должности, наименование организации, ФИО руководителя)
От менеджера по работе с юридическими лицами
Комарова Ю.И.
(ФИО и должность заявителя)
ЗАЯВЛЕНИЕ № ___
15.01.2017 мне был выдан оригинал трудовой книжки для предоставления в Пенсионный фонд. 16.01.2017 документ был у меня украден.
В связи с утратой трудовой книжки, прошу оформить мне её дубликат на основании пункта 31 Постановления Правительства России N 225.
К заявлению прилагаю: документы о предыдущих местах работы и копию заявления в полицию о краже.
___________________ Подпись сотрудника
___16.01.2017__(дата создания заявления).
*все имена и названия являются вымышленными, любое совпадение случайно.
Сотрудникам отдела кадров работник должен предоставить все сведения, которые подтверждают трудовой стаж.
Заявление составляется в двух экземплярах. На том, который остается у работника проставляется номер входящего документа из регистрационного журнала и дата поступления заявления в секретариат.
В случае, если секретарь отказывает в проставлении данных, необходимо отправлять заявление заказным письмом, с описью вложенных документов. В этом случае роль отметки о вручении будет играть корешок квитанции и почтовое уведомление о получении.
На основании заявления составляется приказ о создании дубликата трудовой книжки.
Необходимые документы
Требования к предоставлению документов, позволяющие оформить дубликат трудовой книжки исходят из той информации, которая должна быть в неё внесена.
При идеальных условиях оформленный повторно документ должен в точности повторять утерянный. Однако на практике такое бывает редко. Сложности при восстановлении трудовой книжки возникают у тех работников, которые часто меняли места службы.
Восстановление стажа — процесс трудоемкий. При нем необходимо собрать документальные доказательства работы с каждого предприятия и организации, где гражданин занимал какую-либо должность за свою трудовую деятельность.
Документы должны быть представлены либо оригиналами, либо представлять собой копии, заверенные подписями и печатями организаций, выдавших их.
Подтвердить стаж работы можно:
- трудовым договором;
- справкой с предыдущих мест работы;
- приказом, который составлялся при приеме на службу или увольнении с неё;
- приказом о смене должности или переводе в другое подразделение фирмы;
- квитанциями о получении заработной платы;
- справками из архивов или судебными решениями.
Наличие оригинальных печатей и подписей является обязательным на каждом из подтверждающих документов.
Если ответственность за восстановление документа лежит на гражданине, ему проще собрать необходимую информацию, чем работодателю, в связи с действием закона о персональных данных. Придется обосновать свой запрос и доказать, что он производится в интересах работника.
Если вся информация имеется в наличии, документ должен быть оформлен, согласно правилам:
- записи осуществляются в хронологическом порядке, начиная с данных о первом месте работы;
- в раздел бланка «Дата» вписывается день, месяц и год события (приема на работу, перевода, получения поощрения или выговора, увольнения и т.д.);
- в разделе «сведения» описывается наименование организации, событие (поступление на службу с указанием должности, перевод на иную должность, получение поощрения или взыскания, увольнение и т.д.);
- последний раздел предназначен для указания оснований для наступления событий, в нем указываются номера и даты приказов и постановлений, сделанных в отношении работника.
В отличие от оформления оригинала, в дубликате допускается вписывать в качестве оснований не сами приказы и постановления, а реквизиты документов, которые содержат ссылки на них.
Поскольку собрать все документы о предыдущих местах службы гражданина не всегда возможно, определен минимальный набор записей.
В него входят:
- возможность указать общий стаж работы без уточнений о местах работы и рабочих периодах;
- информация, если она имеется, о награждениях, поощрениях;
- информация о профессии, квалификации, специальности и должности гражданина;
- необходимость указать причину создания дубликата (номер заявления и приказа).
Если имеются данные об увольнении или переводах, они также подлежат внесению в документ.
Сроки
Тридцать первый пункт Постановления Правительства №255 обязывает специалистов отдела кадров изготовить и предоставить дубликат в установленные сроки восстановления трудовой книжки, которые соответствуют 15 дням и начинаются после подачи заявления.
Начинать отсчет следует, руководствуясь следующим:
- датой отсчета служит то число, которым заявление внесено в реестр входящих документов;
- если заявление было отправлено по почте, отсчет начнется с момента вручение, подтвержденного уведомлением;
- на текущего работодателя установленный срок не распространяется.
Выдача дубликата действующим сотрудникам на руки возможна только в исключительных случаях, под роспись и обязательна при увольнении.
Если предприятие ликвидировано
Получение подтверждения о работе может потребоваться тогда, когда предприятие, на котором работал гражданин, уже перестало существовать.
Порядок действий в таком случае следующий:
- Выяснение статуса предприятия. Ликвидация фирмы не всегда означает, что она канула в лету. Возможно, произошла смена юридического лица. В этом случае у фирмы существует правопреемник и именно к нему следует обратиться за информацией и документами.
- Если у правопреемника отсутствуют необходимые документы, придется обратиться в судебную инстанцию, заручившись поддержкой как минимум двух свидетелей. Они должны будут подтвердить, что гражданин действительно работал на ликвидированной фирме, его должность и срок службы.
- При фактической ликвидации предприятия, следует обратиться за подтверждением стажа в архив. Закрываясь, организация обязана передать свой внутренний документооборот именно в местные архивы. Это требование закреплено на законодательном уровне.
- Если информация отсутствует и в архиве, для подтверждения стажа гражданину также потребуется судебное разбирательство.
Таким образом, восстановить данные о работе на ликвидированном предприятии можно либо документом, выданным и заверенным правопреемником, архивной справкой или решением суда.
Если есть копия
Наличие ксерокопии трудовой книжки существенно ускоряет процесс создания дубликата. Если документ правильно заверен, нет необходимости дополнительно собирать данные с каждого места работы.
Копия считается юридическим документом, если она заверена на последнем месте работы гражданина подписью руководителя и печатью организации, либо подтверждена нотариально. Заверителем также может выступать специально уполномоченный сотрудник предприятия, например, начальник кадровой службы или главный бухгалтер.
В части организаций порядок создания копий закреплен правовыми нормативами. Тогда данное действие совершается в обязательном порядке.
Если гражданин имеет на руках заверенную копию:
- утратив оригинал трудовой книжки, подается заявление о создании дубликата;
- к нему прикладывается заверенная копия документа;
- дубликат создается на основе сведений, содержащихся в копии, исключая все записи, признанные в ней недействительными.
Создание заверенной копии не обязанность, а желание работодателя. В интересах сотрудника написать заявление о выдаче заверенной копии трудовой книжки при поступлении на работу и при увольнении. Согласно третьему пункту общих положений Постановления Правительства №255, выдать заверенную копию работодатель обязан в течение трех рабочих дней. Самостоятельно заверить трудовую книжку можно в нотариате.
Восстановление записей в трудовой книжке
Закон позволяет работодателям не восстанавливать записи в полном объеме при отсутствии данных о предыдущих местах службы гражданина. Если последний желает полностью восстановить данные, ему придется собрать всю необходимую информацию самостоятельно.
Если трудовая книжка утеряна, и гражданин не может самостоятельно вспомнить все места службы, можно обратиться в пенсионный фонд. Именно там можно получить справку, где будут содержаться данные, которые позволят восстановить сведения о работодателях в хронологическом порядке.
На основе этих данных гражданин сможет лично обойти все организации и собрать подтверждающие его работу документы.
Суд
К основным случаям, при которых восстановление трудовой книжки происходит через суд, относятся:
- отказ работодателя в оформлении дубликата;
- отсутствие данных о работе сотрудника на одном или нескольких предприятиях;
- отказ работодателя признать гражданина своим работником.
Через суд можно восстановить отдельную запись или полный документ. Второй вариант предпочтительнее, так как, несмотря на длительность, процесс по сбору всех необходимых данных возьмет на себя судебная система.
Именно в суде можно подтвердить факт работы показаниями свидетелей. Приглашать следует граждан, которые работали с истцом совместно. Наличие у них трудовых книжек с записями о работе на спорном предприятии будет являться косвенным подтверждением правдивости их показаний.
Иногда суд – единственный вариант повлиять на работодателя, нарушающего права сотрудника. Но, тем не менее, это крайняя мера. Дл начала стоит обратиться в трудовую инспекцию. Возможно, вопрос можно будет решить на её уровне, и это будет гораздо быстрее, чем судебная тяжба.
Пенсионный Фонд
Поскольку пенсионные отчисления регулярно производятся работодателями за каждого имеющегося сотрудника, возможность восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд вполне логична.
Получить сведения из пенсионного фонда абсолютно бесплатно может как гражданин, так и организация. Для этого следует составить заявление. К нему нужно приложить документы, имеющиеся на руках, которые прямо или косвенно подтверждают стаж гражданина.
Допускается личная подача заявления, а также его почтовое отправление. В этом случае необходимо отправлять заказное письмо с описью и уведомлением.
Формируется ответ в течение 10 дней с момента подачи запроса. Справка из пенсионного фонда содержит сведения о стаже, местах и периодах работы.
Восстановление данных, к сожалению доступно не всегда. Это связано с тем, что учет персональных данных пенсионным фондом ведется не так давно. Отсутствующие данные за длительный срок можно получить через местный госархив.
Государственный архив
Архив, который может располагать документацией по трудоустройству гражданина, располагается в том месте, где зарегистрировано или было зарегистрировано предприятие. Если фирмы, где работал гражданин, находятся в разных регионах, придется посылать несколько запросов в разные архивы.
Следует быть готовым к тому, что процедура получения архивной справки занимает много времени и будет удачной только в том случае, если документы в архиве сохранились.
Услуги и помощь
Помощь в восстановлении основных документов предлагают различные фирмы, включая те, которые организованы государством:
| Наименование организации | Описание услуги | Телефон |
| Best2NDFL |
|
+74991107793 |
| Консультация-труд.рф |
|
+74996494639 |
| Трудовая инспекция (Москва и Московская область) | Защищает права работников, которые ущемляются работодателями, в нарушении последними законодательства и норм трудового права. Предписание, выставленное трудовой инспекцией, обязательно к исполнению.
Обращаться в организацию следует в случае, если:
|
+74993224565 |
Судебные процессы и трудовые споры, относительно восстановления трудовых книжек помогут решить юристы по трудовому и гражданскому праву. Работа негосударственных фирм, помогающих восстановить трудовую книжку, платная. Цена зависит от того, какой вид услуг оказан гражданину.
Стоит быть внимательным, так как на рынке услуг существует большое количество мошенников, продающих фиктивные документы, а также предлагающих восстановление трудовых книжек. Чаще всего с реальным восполнением данных они не имеют ничего общего, а представляют собой заполнение бланка со слов, незаверенных копий и на основе другой неподтвержденной информации.
Кроме того такие фирмы часто используют для заверения поддельные печати. Эта деятельность преследуется по закону и может добавить гражданину дополнительные неприятности помимо отсутствия трудовой книжки.
Трудовой стаж
Понятие трудового стажа, о наличии которого свидетельствует трудовая книжка, является основой для социальных выплат гражданам.
Обобщенное понятие трудового стажа делится на подвиды:
- страховой;
- общий;
- специальный;
- и непрерывный.
Каждый из них зависит от определенных факторов:
| Страховой |
|
| Общий | В зачет общего трудового стажа идет любая работа, а также деятельность, являющаяся общественно полезной.
В него включаются:
Пенсия, назначаемая по возрасту доступна гражданам, при наличии у них 25 лет общего стажа для мужчин и 20 — для женщин. |
| Специфический | Наличие этого вида стажа, полученного в результате работы повышенной опасности и в специфических условиях, дает гражданину право на повышающие коэффициенты при расчете пенсий и пособий. Образец такого стажа – работа на вредных производствах. |
| Непрерывный |
|
При поиске новой работы
Часто поиск новой работы провоцирует граждан на сокрытие трудовой книжки:
- когда человек уволен по статье, с неудобной формулировкой;
- трудовая изобилует выговорами:
- претендуя на хорошую должность, гражданин стесняется предъявить трудовую книжку, так как старое место работы, по его мнению, не соответствует должному статусу.
Новый работодатель не несет ответственность за наличие у будущего сотрудника трудовой книжки до момента его поступления на работу. Его задача – принять трудовую книжку в общем пакете документов, либо, при её отсутствии, создать новую.
Если организация является первым местом работы гражданина, трудовая книжка заводится на чистом бланке. Если книжки нет, то возможно оформление новой, с указанием данных о стаже на основании предоставленных подтверждающих документов. При этом новая книжка не будет считаться дубликатом.
Все чаще идут разговоры о том, что молодым людям до 30 лет вообще нет необходимости заниматься оформлением дубликата, так как их пенсионные отчисления зафиксированы в пенсионном фонде и в будущем не будут нуждаться в ином подтверждении. Однако, насколько это утверждение верно, пока не наступило будущее, неизвестно.
Пока трудовая книжка является единственным документом, позволяющим доказать наличие стажа, её необходимо беречь. При порче и утрате, надо постараться восстановить документ оперативно, чтобы избежать потери данных о стаже.
buhuchetpro.ru
Восстановление трудовой книжки — с чего начать
Порядок действий зависит от того, по чьей вине произошла утеря документа:
- Виновником является работодатель. Если утеря или порча произошли по вине работодателя либо его представителя, то и восстановлением занимается он. Данных факт мог иметь как частный характер, т.е. утеря или порча произошла одной книжки либо это событие имело массовый характер — произошла утеря или порча всех документов или большей их части, вследствие стихийного бедствия (пожар, затопление и т.п.) либо нарушения правил хранения.
В первом случае работодатель, восстанавливая книгу, сам отправляет необходимые запросы в соответствующие организации, во втором – создается комиссия по восстановлению документов. В обоих случаях работодатель обязан восстановить формуляр своего сотрудника сам, а не перекладывать на него часть обязанностей.
- Виновником является владелец документа. Если утеря или порча произошла по вине собственника данного документа, то и сбор документов для восстановления утерянной информации, будет проводить он сам.
Как восстановить трудовую книжку при утере — порядок действий
Если книжка испорчена (обгорела, промокла, порвалась), восстанавливать придется только ту информацию, которая уничтожена. Читаемая информация (если она полная) просто переносится в новую книжку.
Как восстановить книжку при утере? Для этого надо собрать все информацию, подтверждающую вашу деятельность с обозначением предприятий и периодов работы. Для начала нужно:
- Успокоиться, собраться с мыслями и вспомнить все предыдущие места работы, отраженные в трудовой книжке, с названиями организаций и их месторасположением. Все зафиксировать на бумаге.
- Если организация находится недалеко от места вашего нынешнего проживания, съездить туда и написать заявления о предоставлении вам справки о времени и характере вашей работы в данной организации, а так же обо всех поощрениях (если таковы имели место быть), которые были отражены в утерянной трудовой книжке. В ответ на ваш запрос, специалист по кадрам предоставляет вам полную информацию, заверенную печатью и подписью руководителя предприятия.
- Если же организация, в которой вы работали, находится достаточно далеко (в другом города, области, республике), тогда данный запрос необходимо послать почтой с уведомлением о вручении. Ответная информация будет вам также передана посредством почтовой связи.
Где восстановить трудовую книжку, если организация прекратила свое существование?
Ничего не исчезает бесследно. Начнем искать следы затерянной организации и восстанавливать информацию о своей трудовой судьбе:
- Восстановление трудовой книжки в Пенсионном Фонде. Один из путей восстановления информации, это восстановление трудовой книжки через Пенсионный фонд. Вы обращаетесь в Пенсионный фонд по месту жительства с запросом, о предоставлении справки о вашем трудовом стаже. В течение десяти дней с момента получения запроса, сотрудники данной структуры выдают вам необходимый документ с указанием мест и периодов вашей работы. И все бы хорошо, но есть один нюанс: в пенсионном фонде имеется информация о трудовой деятельности только за последнее время, т.к. персонифицированный учет работников ведется недавно. Если же ваш стаж большой, то, скорее всего, информация, предоставленная вам, будет неполной.
- Восстановление через государственную архивную службу. Следующая организация, способная помочь в восстановлении вашей трудовой книжки – это государственный архив. Данная контора хранит гораздо больше сведений о трудовых доблестях граждан, нежели ПФРФ. Но и хлопот с запросами в эту инстанцию будет больше. Для того чтобы получить необходимые вам сведения, надо обратиться в архивную службу по месту регистрации ликвидированной организации. А мест этих может быть несколько, в зависимости от количества организаций-работодателей.
- Восстановление трудовой книжки в суде. В случае, если с восстановлением трудовой книжки вам не помогли предыдущие государственные органы, процесс восстановление придется доверить суду. Для этого необходимо составить иск в суд по месту жительства. Обязательно к заявлению желательно приложить какие-либо документы, хотя бы косвенно подтверждающие вашу трудовую деятельность в той или иной организации. Нелишним будет и свидетельские показания бывших сослуживцев и коллег. Посчитав необходимым, суд сам сделает часть запросов. Решение суда будет также являться подтверждающей информацией для восстановления трудовой книжки.
- Восстановление трудовой книжки по копии. Если у вас сохранилась копия утерянной трудовой книжки, то все описанные выше похождения вам не грозят. Работодатель, при оформлении дубликата просто перенесет информацию с копии в новый документ. Однако есть один важный момент – копия должна быть заверенная, и не просто заверенная, а заверенная правильно. На каждом листе копии должна стоять печать (синяя) заверяющей организации, надпись «Копия верна», должность, фамилия, имя, отчество, подпись руководителя предприятия, дата заверения. В конце, к данным пометкам добавляется фраза «Работает по настоящее время». Либо копия должна быть прошита, пронумерована и также заверена с указанием количества листов.
Завершающий этап восстановления книжки
Закончились ваши мытарства по сбору необходимой информации, и остался последний этап – написать заявления. Заявление на восстановление трудовой книжки гражданин пишет в свободной форме и вместе с собранными документами передает работодателю, который будет заниматься оформлением дубликата трудовой книжки. По российскому законодательству, после подачи заявления на оформления трудовой книжки, работодатель обязан в течение 15 дней выдать данный документ.
Анализируя полученную информацию, понимаешь – не так страшен черт как его малюют. Но, тем не менее, в следующий раз делайте со своих документов заверенные копии. Это, возможно, когда-нибудь облегчит вам жизнь.
ktovdele.ru
Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки
Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.
Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция).
Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.
Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки
С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:
- потеря ее самим работником;
- утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
- ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
- массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).
Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).
Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.
Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.
В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.
Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником
Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.
Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.
Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).
Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.
Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.
Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации
Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.
Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.
Самый простой случай – когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.
Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.
В дубликат вносятся:
- надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
- сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа – военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);
- сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении – на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
- сведения о награждениях и поощрениях – согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).
При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.
Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).
Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации
Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные.
Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом.
Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы.
Причем наименование организации, производящей запись, не вносится.
Запись может выглядеть так:
«Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня».
Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.).
Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов).
Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.
Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина
Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации
В случаях, когда вина в утрате трудовой книжки работника лежит на работодателе, он обязан сам восстановить этот документ, не возлагая на работника сбор подтверждающих документов.
Порядок действий по оформлению дубликата общий.
Но от работника тут не требуется написания заявления об оформлении дубликата утраченной трудовой книжки.
Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник
Это, пожалуй, самая сложная ситуация, ведь при ней придется искать правопреемника ликвидированного юридического лица либо ходить по различным архивам в поиске документов.
Итогом этого должны стать либо документы-первоисточники (их заверенные копии), упоминавшиеся выше, либо архивные справки.
Запрос в архив оформляется в виде заявления в свободной форме на имя директора. Там должны быть указаны следующие данные:
- ФИО заявителя;
- интересующий период;
- суть запроса и цель, для которой запрашивается информация;
- контактные данные заявителя (адрес и телефон).
Единого утвержденного образца архивной справки для восстановления трудовой книжки не существует.
Скачать образец архивной справки для восстановления трудовой книжки
Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.
Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии
Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия.
Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.
Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ
Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более.
Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может.
Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери.
Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами.
В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки.
Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.
glavkniga.ru
Утеряна трудовая книжка – как восстановить? Первые шаги
Прежде чем понять, как восстановить трудовую книжку при утере, нужно разрешить вопрос: по чьей вине трудовая книжка была утеряна. От этого зависит, на ком лежит прямая ответственность за восстановление трудового документа.
Вариантов здесь не может быть много, поскольку трудовая книжка находится либо у нанимателя (с момента официального устройства на работу), либо у трудящегося (который в настоящий момент нигде официально не трудоустроен). Соответственно, потеряться трудовая книжка может у нанимателя или работника.
В первом случае, когда виновен наниматель, восстановить трудовую книжку при утере должен именно он (наниматель). Трудовая книжка в данной ситуации может быть утеряна по беспечности самого нанимателя или его сотрудников. Напомним, что ответственность за хранение трудовых книжек полностью лежит на организации-работодателе (или индивидуальном предпринимателе) с момента трудоустройства сотрудника. Кроме того, наниматель может массово потерять трудовые книжки в случае, например, чрезвычайных ситуаций.
В случае же, когда в утере виновен сам трудящийся, то и восстанавливать трудовой документ он должен самостоятельно. А подробно, как восстановить трудовую книжку, мы рассмотрим далее.
Как восстановить утерянную трудовую книжку. План действий
|
| Скачать заявление |
- Первым шагом, как уже указывалось выше, определяется виновный в утере.
- Далее пишем заявление о восстановлении трудовой книжки (выдаче дубликата) последнему нанимателю по причине ее потери. Последний наниматель в срок до 15 дней с момента предъявления такого заявления должен выдать дубликат трудовой книжки.
Важно: чтобы зафиксировать дату написания и предъявления заявления нанимателю, подавать его нужно лично и под роспись о принятии, либо посредством заказной корреспонденции с уведомлением о вручении.
Если в утере трудовой книжки виновен сам сотрудник, то и восстанавливать недостающую информацию о трудовом стаже он будет сам. Однако работодатель может оказать содействие своему бывшему работнику. В случае вины в утере работодателя это содействие станет его обязанностью.
При массовой утере трудовых книжек информация о трудовом стаже работников восстанавливается специально созданной комиссией, которая созывается из числа работодателей, членов профсоюзных организаций, государственных органов и иных заинтересованных лиц.
- Процедура восстановления книжки одинакова для всех организаций и происходит путем направления запросов предыдущим работодателям, которые в ответ на запрос представляют справку о периоде работы, должности, трудовом стаже заявителю.
Если утеряна трудовая книжка, а работодатель ликвидирован, как восстановить книжку?
Бывают ситуации, когда предыдущий работодатель ликвидирован, т. е. прекратил свое существование, и никаких органов, отвечающих в этой организации за трудовую деятельность сотрудников, уже нет.
Безвыходная на первый взгляд ситуация решаема посредством нескольких вариантов:
- обращение за восстановлением в Пенсионный фонд РФ;
- обращение за восстановлением в Государственный архив;
- обращение за восстановлением в суд.
Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд России
Для восстановления своего трудового стажа трудящийся может обратиться в территориальное отделение Пенсионного фонда России. Запрос необходимо подать в письменном виде лично или отправить почтой, заказным письмом с уведомлением о вручении.
В течение 10 дней с момента получения запроса органы ПФР выдают справку о трудовом стаже, периодах и местах работы заявителю. Услуга предоставляется бесплатно.
Этот способ удобен, если необходимо восстановить данные за последние годы работы, поскольку персонифицированный учет введен недавно, и в органах ПФР могут содержаться неполные данные о работнике.
Восстановление трудовой книжки через государственный архив
Более надежный способ, но и более трудоемкий – это обращение в государственный архив по месту регистрации предыдущих работодателей.
В государственном архиве на запрос (также письменный) выдадут справку с информацией – где, когда и сколько работал заявитель.
Как восстановить трудовую книжку через суд
Самый длительный, но и самый верный вариант восстановления трудовой книжки – это обращение в суд для установления юридического факта, а именно трудовой деятельности.
Суд в пределах своей компетентности сам направит предыдущим нанимателям запросы, ответы на которые, как показывает практика, приходят быстрее, чем при обращении организации или физического лица.
Также для доказывания могут быть использованы свидетельские показания.
Таким образом, предаваться панике в случае утери трудовой книжки не нужно. Данные из нее можно восстановить и получить дубликат, который будет полностью заменять основной документ.
nsovetnik.ru