Как оформить материальную помощь сотруднику различными способами, подробно изложено в статье. Кроме того, читатель узнает, какие виды материальной помощи могут быть выплачены, какие документы могут понадобиться для получения выплат, как оформить заявление и служебную записку о выплате матпомощи и подготовить приказ, на основании которого она будет перечислена работнику.
Понятие материальной помощи, ее общая характеристика и порядок оформления
Как оформить материальную помощь?
В каких случаях матпомощь может выплачиваться?
Как выплачивается матпомощь? Закрепление порядка выплаты в локальных актах организации
Закрепление порядка выплаты материальной помощи в коллективном договоре
Перечень документов, которые могут быть необходимы для оформления матпомощи работнику
Заявление о предоставлении матпомощи и его образец, служебная записка (служебка)
Возможно ли получение матпомощи без документов?
Образец приказа о предоставлении матпомощи
Назначение платежа при выплате матпомощи
Итоги
Понятие материальной помощи, ее общая характеристика и порядок оформления
Матпомощь представляет собой денежную выплату работнику организации, которая производится на основании решения, принятого руководством фирмы ввиду наступления события, с которым связывается необходимость выплаты. Исчерпывающего перечня таких событий ни ТК РФ, ни иные нормативные акты, регулирующие трудовые отношения, не содержат. Формально матпомощь может выплачиваться при наступлении у сотрудника любой ситуации, которую руководство организации связывает с необходимостью выплаты.
Как правило, положения о порядке и основаниях выплаты матпомощи закрепляются либо в локальных актах предприятия, либо в коллективном договоре. Однако это не означает, что при отсутствии локального регулирования работодатель не имеет права выплачивать матпомощь, поскольку произведение такого рода выплат — его прерогатива. В то же время обязанности выплачивать денежные суммы работникам, если регулирование порядка осуществления выплат в организации отсутствует, у работодателя нет.
Как оформить материальную помощь?
Порядок оформления и выплаты матпомощи трудящимся не закрепляется на законодательном уровне, однако, исходя из общих положений ТК РФ и иных актов в сфере регулирования трудовых правоотношений, можно прийти к выводу о том, что:
- выплата может быть осуществлена на основании заявления работника, служебной записки непосредственного начальства служащего либо без таких документов, на основании волеизъявления руководства организации;
- решение о произведении выплат принимает работодатель, т. е. необходим распорядительный акт, который выражает такую волю (приказ, распоряжение);
- четкий порядок выплат может быть закреплен в локальной документации или коллективном договоре.
В каких случаях матпомощь может выплачиваться?
Выделяют следующие виды материальной помощи:
- единовременная (разовая) или периодическая;
- выраженная в денежной форме (рублях) либо в натуральной форме, в частности лекарствами, вещами и т. д.
- связанная с определенными событиями в текущей деятельности служащего (например, выход в очередной оплачиваемый отпуск), с негативно характеризующимися событиями (например, болезнь родственника трудящегося) либо с позитивно характеризующимися обстоятельствами (например, рождением у сотрудника ребенка).
К основаниям для выплат можно отнести:
- уход трудящегося на пенсию по возрасту;
- рождение детей;
- свадьбу работника;
- заболевание сотрудника;
- заболевание членов его семьи;
- смерть родственника;
- очередной оплачиваемый отпуск.
Поскольку порядок выплат может отличаться в различных организациях, а в каких-то фирмах и вовсе не закрепляется, далее рассмотрим наиболее типичные способы оформления матпомощи.
Как выплачивается матпомощь? Закрепление порядка выплаты в локальных актах организации
Ч. 2 ст. 5 ТК РФ закрепляет, что трудовые отношения могут быть урегулированы различными способами, в частности, посредством принятия коллективных договоров, соглашений либо локальных актов. Относительно порядка выплаты материальной помощи возможны следующие варианты:
- принимается коллективный договор, регулирующий порядок выплат матпомощи;
- утверждается локальный акт, в котором прописаны порядок и основания для выплат;
- данный вопрос вообще игнорируется (что также не противоречит законодательству).
Порядок принятия локальных актов закреплен в ст. 8 ТК РФ. Право на их принятие работодателем установлено ч. 1 ст. 22 ТК РФ. В них могут закрепляться в том числе права и обязанности работодателя и трудящихся, что следует из положений ст. 20 ТК РФ.
Не исключается, что такие права и обязанности могут закрепляться и относительно необходимости выплаты работодателем и возможности получения работниками сумм матпомощи. При этом соблюдение принятого на предприятии локального акта обязательно для обеих сторон трудовых отношений.
Локальный акт — это распорядительный документ, оформляемый работодателем, поэтому при его принятии руководство фирмы, как правило, делает акцент на своих правах, но не обязанностях. Это и понятно, поскольку загонять себя в рамки, прописывая обязательства по выплате сумм матпомощи работодателям невыгодно. Гораздо выгоднее с точки зрения управленца оставить этот вопрос размытым, не закрепляя конкретных обязательств, но тем не менее оставляя возможность выплат на свое усмотрение.
В этом плане работники, желающие закрепить порядок выплаты матпомощи, добьются более эффективных результатов, если инициируют процедуру переговоров с целью принятия коллективного договора.
Закрепление порядка выплаты материальной помощи в коллективном договоре
В силу ст. 40 ТК РФ коллективный договор — это правовой акт, который регулирует различные отношения внутри фирмы. Он заключается между работниками и работодателем, через представителей, путем проведения коллективных переговоров (гл. 6 ТК РФ).
Ч. 1 ст. 41 ТК РФ, определяющая содержание и структуру коллективного договора, не исключает, что в таком документе могут закрепляться и обязанности работодателя по выплате матпомощи, порядок таких выплат.
Если, принимая локальный акт, работодатель действует самостоятельно (в некоторых случаях учитывается мнение профсоюза, в силу ч. 2 ст. 8 ТК РФ), то коллективный договор принимается путем активного обсуждения его содержания представителями обеих сторон трудовых отношений, что подразумевает, что в таком документе права работников на получение матпомощи будут отражены более детально. Кроме того, сотрудники могут самостоятельно инициировать процедуру проведения коллективных переговоров, а работодатель не вправе отказаться от участия в них.
В договоре целесообразно отразить детальный порядок и случаи выплаты матпомощи, что позволит урегулировать данные правоотношения.
Перечень документов, которые могут быть необходимы для оформления матпомощи работнику
Поскольку вопрос о выплате матпомощи не урегулирован на законодательном уровне, не закрепляется и обязательного пакета документов, которые требуется представить работнику с целью получения выплаты. В то же время коллективные договоры и локальные акты могут устанавливать такой перечень.
Поскольку матпомощь выплачивается ввиду наступления в жизни сотрудника различных событий, документы должны подтверждать факт их наступления. Основным документом является заявление либо служебная записка. На их основании инициируется процедура выдачи матпомощи.
Какие документы требуется предоставить дополнительно, зависит от ситуации:
- Если сотрудник претендует на матпомощь в связи с рождением ребенка, следует представить свидетельство о рождении.
- Если сотрудник заболел и ему необходимы деньги на лечение, потребуется заключение врача и/или врачебной комиссии, а также иные документы, подтверждающие факт наличия заболевания.
- Если сотрудник уходит в отпуск и в связи с этим хочет получить матпомощь, доказательствами ухода в отпуск могут послужить график отпусков, приказ работодателя. Данные документы уже имеются у руководства, поэтому в такой ситуации целесообразно представить только заявление на выплату.
- В случае если член семьи сотрудника умер, необходимо представить работодателю свидетельство о смерти либо судебное решение о признании члена семьи умершим.
Заявление о предоставлении матпомощи и его образец, служебная записка (служебка)
Для того чтобы работодатель узнал о том, что в жизни служащего произошло событие, которое может послужить основанием для выплаты матпомощи, сотруднику нужно уведомить его об этом. Уведомление производится на основании заявления.
Форма заявления законом не закреплена, однако может быть приведена в локальном акте или коллективном договоре. Требований к заявлению законодательство также не содержит.
Образец такого документа может выглядеть следующим образом:
Директору ООО «Ирис»
Петрову Т. Н.
От старшего менеджера
Карпова Т. Г.
Заявление
Прошу предоставить мне материальную помощь в размере 5000 руб. в связи с необходимостью покупки лекарств для лечения обнаруженного заболевания почек.
Приложение: копия заключения врачебной комиссии БУЗ «Московская городская поликлиника» от 12.07.2017 № 127-ЗК, копия рецепта от 12.07.2017 № 129571, выданного врачом Анисимовой Р. В.
12.07.2017 Карпов Т. Г. /Карпов/
Заявление подается в 2 экземплярах. На одной копии ставится отметка о дате вручения и подпись лица, которому заявление передано, а вторая копия передается работодателю.
Второй способ уведомления работодателя о наступлении определенного события, связанного с необходимостью выплаты матпомощи, — служебная записка, составленная, например, непосредственным начальником сотрудника.
Образец служебной записки может выглядеть следующим образом:
Директору ООО «Ирис»
Петрову Т. Н.
От начальника отдела продаж
Игнатьева Т. В.
Служебная записка
Довожу до Вашего сведения, что у старшего менеджера Карпова Т. Г. 12.07.2017 родился ребенок — дочь, Карпова В. Т. Прошу рассмотреть возможность о выдаче Карпову Т. Г. материальной помощи в размере 5000 руб.
Игнатьев Т.В. /Игнатьев/ 12.07.2017
Возможно ли получение матпомощи без документов?
Получение матпомощи без документов возможно только в том случае, если решение принимается работодателем по его собственной инициативе. Если же инициатором прошения о перечислении сумм матпомощи является служащий, обязательным документом является заявление. В случае когда о выплате матпомощи сотруднику просит его непосредственный начальник, обязательным документом является служебная записка.
Решение о выдаче матпомощи может быть принято работодателем и без документов, доказывающих факт наступления того или иного события в жизни сотрудника. Их наличие по общему правилу необязательно (если иное не закреплено в локальном акте либо коллективном договоре). В то же время работодатель может отказать в выплате ввиду недоказанности наступления в жизни служащего события, которое приводится в качестве основания для выплаты матпомощи.
Образец приказа о предоставлении матпомощи
Выплата матпомощи производится на основании приказа работодателя. Его форма законодательно не закреплена. В то же время она может быть определена положениями локального акта или коллективного договора.
Приказ может быть оформлен по следующему образцу:
ООО «Ирис»
Москва
ПРИКАЗ
О выплате материальной помощи
12.07.2017 № 124-лс
В связи с заболеванием главного менеджера операционного отдела ООО «Ирис» Иракова Р. В., подтвержденным представленными им документами (копия заключения врачебной комиссии БУЗ «Московская городская поликлиника» от 12.07.2017 № 127-ЗК, копия рецепта от 12.07.2017 № 129571),
ПРИКАЗЫВАЮ:
Выплатить Иракову Р. В. материальную помощь в размере 5 000 руб.
Выплату матпомощи произвести вместе с выплатой очередной заработной платы за август 2017 года.
Основание: заявление Иракова Р. В. от 12.07.2017, копия заключения врачебной комиссии БУЗ «Московская городская поликлиника» от 12.07.2017 № 127-ЗК, копия рецепта от 12.07.2017 № 129571
Директор ООО «Ирис» Васильев О. В. /Васильев/
Назначение платежа при выплате матпомощи
При перечислении сумм материальной помощи необходимо указать в платежном поручении назначение платежа. Кроме того, следует сослаться на сведения о приказе, на основании которого сумма выплачивается.
Например, графа «Назначение платежа» может быть заполнена следующим образом: материальная помощь Иванову А. А. в связи с рождением ребенка, выплаченная на основании приказа директора ООО «Ирис» от 12.07.2017 № 1.
Необходимость указания правильного назначения платежа связана в том числе с налогообложением. Некоторые виды матпомощи, в силу ст. 217 НК РФ, не облагаются налогом. К ним относятся и суммы матпомощи в связи с рождением детей (до 50 000 руб. на каждого ребенка). Назначение платежа будет служить доказательством, что деньги потрачены именно на выплату матпомощи.
Итоги
Таким образом, ответ на вопрос, как оформить материальную помощь сотрудникам, может быть различным. Это связано с тем, что в зависимости от локальной документации, принятой в организации, порядок оформления выплат может варьироваться. В то же время во всех случаях выплата производится на основании приказа работодателя.
Источник: nalog-nalog.ru
Правовая специфика ситуации с материальной помощью
Прежде всего необходимо определиться с термином "материальная помощь" и тем, что она собой представляет. В Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 52495-2005 "Социальное обслуживание населения. Термины и определения", утв. Приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 30.12.2005 N 532-ст, материальная помощь является "социально-экономической услугой, состоящей в предоставлении клиентам денежных средств, продуктов питания, средств санитарии и гигиены, средств ухода за детьми, одежды, обуви и других предметов первой необходимости, топлива, а также специальных транспортных средств, технических средств реабилитации инвалидов и лиц, нуждающихся в постороннем уходе". Однако данное определение связано с материальной помощью лицам, пострадавшим в результате терактов, стихийных бедствий, техногенных катастроф и т.п. На категории материальной помощи в процессе трудовых отношений данное определение не распространяется. Существует масса нормативных актов федеральных органов исполнительной власти и внутренних нормативных документов коммерческих организаций, регламентирующих порядок и процедуру выдачи материальной помощи. В целом все указанные документы дают следующие классификации материальной помощи и особых обстоятельств, при наступлении которых она выплачивается:
- материальная помощь в случаях получения ущерба для здоровья;
- материальная помощь в случае понесения непредвиденного материального ущерба;
- материальная помощь в случаях наступления событий, требующих значительных расходов (свадьбы, похороны, рождение ребенка и т.п.).
Материальная помощь не связана с результатом деятельности организации или с индивидуальными результатами работника. Материальная помощь носит непроизводственный характер и не связана с оплатой труда работников. Часто организации допускают методологическую ошибку, включая суммы материальной помощи в состав расходов на оплату труда, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. При этом в ряде случаев работодатели ссылаются на требования трудового законодательства, ошибочно полагая, что материальная помощь является выплатой стимулирующего характера и ссылаясь на ст. 135 ТК РФ. Однако это не соответствует требованиям законодательства. В ст. 135 ТК РФ указывается, что заработная плата работнику устанавливается трудовым договором в соответствии с системой оплаты труда, установленной работодателем. В систему оплаты труда, кроме должностного оклада, включаются доплаты и надбавки стимулирующего и компенсационного характера, установленные локальными нормативными актами, коллективным и/или трудовым договором и соответствующим требованиям трудового законодательства. Ссылки на коллективный или трудовой договор являются еще одной ошибкой работодателей: они почему-то считают, что упоминание возможности выплаты материальной помощи в трудовом или коллективном договоре обязывает их это делать на регулярной основе, превращая материальную помощь в скрытую форму премирования.
Материальная помощь носит индивидуальный характер, выдается по личному заявлению сотрудника. Она также не может носить регулярный характер и оказываться в целях компенсации понесенных работником затрат.
Пример 1. Предприятие в целях компенсации роста коммунальных тарифов ежемесячно оказывало работникам материальную помощь в размере 3500 руб. При этом от работников не истребовались какие-либо подтверждающие документы и заявления. Такая материальная помощь выплачивалась ежемесячно. Ежемесячная сумма составляла 420 000 руб. (120 человек x 3500 руб.). За год сумма составила 5 040 000 руб. Сумма выплат относилась в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. При проведении выездной проверки налоговые инспекторы признали такие выплаты необоснованно занижающими налоговую базу по налогу на прибыль. По результатам проверки предприятие было вынуждено сдать уточненную декларацию по налогу на прибыль, а также уплатить штрафы и пени.
Материальная помощь, как уже отмечалось, выплачивается на основании личного заявления работника, к которому прилагаются документы, подтверждающие факт особых обстоятельств, позволяющих получить материальную помощь. При принятии руководителем организации положительного решения издается приказ, в котором указывается сумма получаемой сотрудником материальной помощи и срок, в который она должна быть выплачена.
Важное значение имеет определение размера материальной помощи, так как это связано с необходимостью уплатить НДФЛ. Согласно п. 28 ст. 217 НК РФ налог на доходы физических лиц не уплачивается в случаях, если выплаты материальной помощи в связи с выходом на пенсию, но только если ее размер не превышает в течение налогового периода 4000 руб.
Пример 2. Сотрудник организации выходит на пенсию. Согласно внутренним нормативным документам выходящий на пенсию работник получает четыре должностных оклада в виде четырех должностных окладов. Должностной оклад работника 48 000 руб., четыре оклада составляют сумму в 192 000 руб. Следовательно, обложению НДФЛ подлежит сумма в 188 000 руб. (192 000 — 4000).
Не облагаются НДФЛ и выплаты в связи с рождением ребенка. Сумма выплаты не должна превышать 50 000 руб. Причем данная сумма выплаты при рождении двух детей и более устанавливается на каждого ребенка. Это правило распространяется и на случаи усыновления детей.
В случае если во внутренних документах организации в качестве материальной помощи указаны выплаты работникам в связи со смертью члена (членов) семьи (согласно п. 1 ст. 238 НК РФ), то для определения того, кого следует считать членами семьи, необходимо руководствоваться нормой ст. 2 Семейного кодекса РФ, согласно которой к членам семьи относятся родители, супруги и дети (усыновители и усыновленные).
Во внутренних документах по вопросам выплаты материальной помощи организации не должны допускать размытых и неоднозначных формулировок. Например, "выплаты по личным заявлениям работников", "в целях социальной защиты" или "другие случаи". В такой ситуации налоговый орган, безусловно, будет предъявлять претензии к организации-налогоплательщику и обвинять в искусственном занижении налоговой базы по налогу на прибыль. Все выплаты, производимые в пользу работников, должны осуществляться только по утвержденному перечню. Если выплаты производятся филиалом организации, то его внутренний документ по вопросам выплаты материальной помощи не должен отличаться от аналогичного документа, принятого головной организацией, или расширительно его трактовать.
Налог на прибыль и материальная помощь
Согласно п. 23 ст. 270 НК РФ сумма материальной помощи не признается расходом в целях исчисления налога на прибыль. Суммы страховых взносов на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний включаются в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией, согласно ст. ст. 264 и 272 НК РФ. Данные суммы признаются прочими расходами для целей налогообложения по налогу на прибыль в момент начисления.
Министерство финансов РФ по данному вопросу занимает однозначную позицию: расходы организации на выплату материальной помощи своим работникам не учитываются в целях исчисления налога на прибыль, вне зависимости от оснований ее выплаты. Главное финансовое ведомство страны делает акцент на том, что суммы материальной помощи не включаются в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, независимо от того, что ее выплата предусматривается трудовыми или коллективным договорами. Позиция Минфина России изложена в Письмах от 27.08.2009 N 03-03-06/1/549, от 20.02.2008 N 03-03-06/1/120, от 01.08.2007 N 03-03-06/4/103. В Письме Минфина России от 21.05.2008 N 03-04-05-01/172 указывается, что выплата материальной помощи организацией своим бывшим работникам — пенсионерам также не включается в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль. Таким образом, выплаты всех категорий материальной помощи своим работникам организация должна осуществлять только за счет чистой прибыли.
В связи с вышеуказанным интересна позиция Минфина в отношении материальной помощи, оказанной работнику в неденежной форме, которая квалифицируется как выплата, произведенная в пользу работника и уменьшающая налоговую базу по налогу на прибыль в соответствии со ст. 255 НК РФ <1>. Однако в данном случае должно быть соблюдено следующее условие: доля заработка работника в неденежной форме не должна превышать 20% от суммы начисленной ему месячной заработной платы. Кроме того, обязанность работодателя осуществлять выплаты работнику в неденежной форме должна быть закреплена в трудовом или коллективном договорах.
<1> Письмо Минфина России от 22.03.2006 N 03-03-04/1/272.
Пример 3. Организация пригласила на работу в головной офис сотрудника филиала. При приеме на работу с ним был заключен трудовой договор, по которому работодатель обязывался предоставить работнику квартиру для проживания. Заработная плата работника составляет 120 000 руб. в месяц, 20% от нее — 24 000 руб. Следовательно, организация может истратить на предоставление жилья не более 24 000 руб. Если работник нашел более комфортабельное и более дорогое жилье, то доплачивать разницу между вышеуказанной суммой и стоимостью жилья он должен самостоятельно.
По вопросу отнесения сумм выплат работнику на расходы у арбитражных судов имеются противоречивые мнения.
Судебно-арбитражная практика. Согласно Постановлению ФАС СЗО от 05.08.2009 по делу N А13-12387/2008 в случаях, если выплата материальной помощи к отпуску определена коллективным договором и выплаты производятся в пользу работников, не имеющих взысканий и нарушений трудовой дисциплины, то по своей правовой природе такая выплата носит стимулирующий характер и включается в состав расходов на оплату труда. Указанные выплаты непосредственно связаны с выполнением работником своих служебных обязанностей и поэтому относятся в уменьшение налоговой базы по налогу на прибыль.
Согласно Постановлению ФАС ВВО от 30.09.2008 по делу N А29-813/2008 в случаях, если выплаты работникам единовременной материальной помощи при выходе на пенсию производятся на основании трудовых или коллективного договора и при соблюдении требований трудовой дисциплины и непрерывности трудового стажа, то такие выплаты включаются в состав расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль и (по мнению суда) носят стимулирующий характер.
Согласно Постановлению ФАС УО от 07.11.2007 N Ф09-9008/07-С2 материальная помощь к отпуску признана стимулирующей выплатой.
Однако имеется и отрицательная для налогоплательщика судебная практика по данному вопросу. Причем в ряде случаев одни и те же суды по этому вопросу принимают различные решения.
Судебно-арбитражная практика. В Постановлении ФАС УО от 17.02.2009 N Ф09-465/09-С2 указывается, что материальная помощь не является стимулирующей выплатой или надбавкой, а является одним из видов социальных гарантий, не связанных с эффективностью трудовой деятельности работника и выполнением им своих функциональных обязанностей.
В Постановлении ФАС СЗО от 02.07.2008 по делу N А05-6193/2007 указывается, что выплаты материальной помощи должны производиться за счет чистой прибыли, остающейся в распоряжении организации после уплаты всех налогов, выплаты дивидендов и т.п. Таким образом, материальная помощь не учитывается в составе расходов, формирующих налоговую базу по налогу на прибыль, согласно ст. 270 НК РФ.
Материальная помощь оказывается организацией своим сотрудникам при возникновении у них особых обстоятельств/проблем с целью создания благоприятных материальных условий для разрешения возникших обстоятельств/проблем. Следовательно, материальная помощь не носит стимулирующий характер и не направлена на поощрение работников за добросовестный труд, а носит социальный характер, то есть подпадает под действие нормы п. 23 ст. 270 НК РФ и не включается в состав расходов по оплате труда, формирующих налоговую базу по налогу на прибыль. Кроме того, включение материальной помощи в состав расходов на оплату труда противоречит требованиям трудового законодательства. В ст. 129 ТК РФ говорится о том, что заработная плата представляет собой вознаграждение за труд, а также выплаты компенсационного и стимулирующего характера. Выплачиваемая же материальная помощь не связана с выполнением работниками своих трудовых обязанностей, предусмотренных должностными инструкциями, трудовыми договорами и прочими внутренними документами организации. Следовательно, ее нельзя учесть в составе расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль.
Также надо учитывать и тот факт, что материальная помощь не может носить регулярный характер и выплачиваться всем без исключения работникам организации.
"Упрощенец" и материальная помощь
Применение упрощенной системы налогообложения предполагает, что организация уменьшает полученные доходы на произведенные расходы в соответствии со ст. 346.16 НК РФ. Причем для "упрощенцев" налоговым законодательством не предусмотрены какие-либо особые условия и отличия от общей системы налогообложения по налогу на прибыль. Поэтому суммы материальной помощи не включаются в расчет налоговой базы по налогу на прибыль.
Согласно ст. 346.11 НК РФ "упрощенцы" уплачивают взносы на обязательное пенсионное страхование своих работников. Согласно Письму Минфина России от 24.12.2007 N 03-11-04/2/313 суммы пенсионных взносов "упрощенцы" учитывают в налоговой базе по единому налогу. Следовательно, на материальную помощь, выплачиваемую "упрощенцем" своим работникам, начисляются взносы на обязательное пенсионное страхование. Но это относится только к суммам материальной помощи в связи со свадьбами, смертями и рождением ребенка. Начиная с 01.01.2010 на все виды материальной помощи, выплачиваемой "упрощенцем" своим работникам, необходимо уплачивать взносы в социальные фонды. Исчисление и уплата "упрощенцами" НДФЛ с сумм материальной помощи, выплачиваемой ими своим работникам, производится в общеустановленном порядке.
А как у бюджетников?
В бюджетных организациях действует внутренний нормативный документ, определяющий случаи, при наступлении которых выплачиваются суммы материальной помощи своим работникам. При разработке такого порядка бюджетные организации и учреждения руководствуются нормативными документами федеральных министерств и ведомств. В этих документах четко прописывается порядок и основания выплаты материальной помощи сотрудникам. В подведомственных федеральным органам исполнительной власти предприятиях и учреждениях действуют положения, разработанные на основании рекомендованных отраслевых типовых положений.
В тех случаях, если бюджетная организация осуществляет виды деятельности, по результатам которых уплачивается налог на прибыль (например, образовательное учреждение или учреждение здравоохранения), то в соответствии с п. 23 ст. 270 НК РФ расходы на выплату материальной помощи не включаются в расчет налоговой базы по налогу на прибыль.
Бюджетные организации, не занимающиеся коммерческой деятельностью, применяют бюджетную классификацию своих расходов в соответствии с Указаниями о порядке применения бюджетной классификации РФ, утв. Приказом Минфина России от 25.12.2008 N 145н. В соответствии с данной классификацией материальная помощь отражается в подстатье 263 "Пенсии, пособия, выплачиваемые организациями сектора государственного управления". Если же бюджетная организация будет учитывать материальную помощь по подстатье 211 "Заработная плата" (а на практике это случается), то такие расходы будут квалифицироваться как нецелевое использование бюджетных средств.
Рассматривая вопросы оказания материальной помощи, необходимо остановиться и на налоговых последствиях оказания материальной помощи за счет средств профсоюзной организации. Профсоюзные организации выплачивают материальную помощь своим членам за счет ежемесячно перечисляемых членских взносов. Такая материальная помощь не облагается взносами в социальные фонды, так как она выплачивается не работодателем, а общественной организацией, сообществом ряда работников одной организации. Также получаемая от профсоюза материальная помощь не облагается НДФЛ. В Письме Минфина России от 27.11.2007 N 03-04-06-01/416 указывается, что данная категория материальной помощи налогом на доходы физических лиц не облагается.
Материальная помощь и НДФЛ
В соответствии с п. 1 ст. 210 НК РФ в расчет налоговой базы по налогу на прибыль включаются все виды доходов, полученных налогоплательщиком в налоговом (отчетном) периоде, как в денежной, так и в натуральной форме. В состав доходов, полученных в денежной форме, включаются и суммы материальной помощи.
На практике существует ряд норм, которые регулируют особенности обложения НДФЛ различных видов материальной помощи. Особенно это важно в тех случаях, когда всевозможные виды материальной помощи закреплены в коллективных и трудовых договорах.
Начиная с 01.01.2010 от уплаты НДФЛ освобождаются суммы материальной помощи членам семьи умершего работника организации (п. 8 ст. 217 НК РФ). Данная норма установлена Федеральным законом от 19.07.2009 N 202-ФЗ "О внесении изменений в главы 23 и 25 части второй Налогового кодекса Российской Федерации и о признании утратившими силу отдельных положений Федерального закона "О внесении изменений в часть первую, часть вторую Налогового кодекса Российской Федерации и отдельные законодательные акты Российской Федерации". Ранее такие выплаты облагались НДФЛ и выдавались семьям умерших работников за минусом 13%. Логика в обложении НДФЛ выплат лицам, не состоящим с организацией в трудовых или гражданско-правовых отношениях, отсутствовала, и законодатель внес в Налоговый кодекс РФ давно назревшие изменения. Также не подлежит обложению НДФЛ и сумма материальной помощи, выдаваемой на похороны членов семьи. Причем категория членов семьи определяется ст. 2 Семейного кодекса РФ. Если же материальная помощь выдана на похороны родственников, не являющихся членами семьи, то такая выплата подлежит налогообложению по ставке 13% и включается в налоговую базу.
В случае если организация выплачивает своему сотруднику материальную помощь на проезд к месту отдыха в отпуске или на проезд на похороны членов семьи, то существует мнение, что такие выплаты подлежат обложению НДФЛ только в части суммы, превышающей 4000 руб. Однако, по мнению автора, указанная норма будет применяться только в том случае, когда работник организации получит материальную помощь на поездку на похороны члена семьи, указанного в ст. 2 Семейного кодекса РФ, а не родственника вообще. Выплата материальной помощи на поездку в отпуск возможна только при поездке в целях лечения или восстановления здоровья.
Не подлежат налогообложению, согласно п. 8 ст. 217 НК РФ, и суммы материальной помощи работнику в связи с рождением или усыновлением ребенка, но только в размере, не превышающем 50 000 руб. на каждого ребенка. Такая норма действует с 01.01.2008.
Пример 4. Организация выплатила своему работнику на рождение ребенка сумму в размере его должностного оклада. Должностной оклад работника составил 65 000 руб. Из них 15 000 руб. было превышением законодательно установленного предельного размера в 50 000 руб. Следовательно, данная сумма будет облагаться по ставке 13% и составит 1950 руб. Следовательно, на руки работнику будет выдано 58 050 руб.
Материальная помощь к отпуску, выплачиваемая организацией своему работнику, подлежит обложению НДФЛ, так как не включена в перечень видов единовременной материальной помощи, перечисленной в п. 8 ст. 217 НК РФ. Также не подлежит обложению НДФЛ материальная помощь, выплачиваемая пострадавшим от террористических актов на территории Российской Федерации, и материальная помощь, выплачиваемая в связи со стихийными бедствиями и чрезвычайными обстоятельствами в целях возмещения причиненного материального ущерба или вреда здоровью.
Для организаций важен вопрос размера выплат материальной помощи, так как от этого зависит и размер налогооблагаемой суммы. Согласно п. 28 ст. 217 НК РФ материальная помощь, выплачиваемая организацией своему работнику, не подлежит обложению НДФЛ в тех случаях, если ее размер в течение налогового периода (т.е. года) не превышает 4000 руб.
Пример 5. В течение года организация выплатила материальную помощь своему работнику по следующим основаниям:
- на приобретение лекарств — 18 000 руб.;
- к отпуску — 45 000 руб.
Общая сумма материальной помощи за год (налоговый период) составила 63 000 руб. Налогом на доходы физических лиц должна облагаться сумма в размере 59 000 руб. (63 000 руб. — 4000 руб.). Сумма налога составит 7670 руб.
Налоговые органы также придерживаются мнения, что НДФЛ должна облагаться сумма материальной помощи, превышающая 4000 руб. <2>.
<2> См., в частности, Письмо ФНС России от 05.06.2006 N 04-1-04/300.
Обложение материальной помощи взносами в социальные фонды
До 2010 г. материальная помощь, выплачиваемая организацией своим сотрудникам, не подлежала обложению ЕСН, что и приводило к различного рода "схемотворчествам" и скрытому премированию, то есть выплатам премий под видом материальной помощи.
С 01.01.2010 ситуация изменилась. ЕСН был заменен прямыми выплатами в ПФР, ФСС и ФОМС в соответствии со ст. 24 Федерального закона от 24.07.2009 N 213-ФЗ <3>.
<3> Федеральный закон от 24.07.2009 N 213-ФЗ "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации и признании утратившими силу отдельных законодательных актов положений (законодательных актов) Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ, Фонд социального страхования РФ, Фонд обязательного медицинского страхования и территориальные фонды обязательного медицинского страхования".
Если ранее, до 01.01.2010, при начислении ЕСН на суммы материальной помощи учитывалось, что такие выплаты не включаются в состав расходов, формирующих налоговую базу по налогу на прибыль, то начиная с 01.01.2010 начисление страховых взносов не зависит от этого. Взносы будут начисляться в любом случае.
Согласно ст. 7 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ страховые взносы будут начисляться на выплаты, производимые по трудовым договорам. То есть в тех случаях, когда выплата материальной помощи будет входить в систему оплаты труда и регламентироваться трудовыми и коллективными договорами или же локальными нормативными актами, она будет облагаться страховыми взносами. Если же материальная помощь будет носить разовый характер (это выплаты, в связи со стихийными бедствиями, в связи с юбилеями и пр.), то такие выплаты не будут включаться в состав расходов на оплату труда. Однако данное послабление не дает повода для "схематизации" материальной помощи, да это и проблематично: налоговые инспекторы смогут выявить факты массовой выдачи материальной помощи по незаконным основаниям.
Статьей 9 Закона N 212-ФЗ установлено, что страховые взносы начисляются на все включенные в систему оплаты труда выплаты материальной помощи, если они превышают сумму в 4000 руб. То есть законодатель максимально сблизил НДФЛ и страховые взносы в социальные фонды в части максимально допустимого размера, после которого такие выплаты подлежат обложению.
В настоящее время в части начисления страховых взносов на суммы материальной помощи имеется интересная судебная практика. Она интересна еще и тем, что суды выносили свои решения уже после принятия вышеуказанных федеральных законов.
Судебно-арбитражная практика. Согласно Постановлению ФАС ЗСО от 12.11.2009 по делу N А27-8325/2009 материальная помощь не признается объектом для начисления страховых взносов ввиду того, что эти выплаты не являются оплатой труда работников. Аналогичные выводы содержатся в Постановлении ФАС УО от 23.09.2009 N Ф09-7181/09-С2 и в Постановлении ФАС МО от 12.08.2009 N КА-А40/7282-09.
Мнение арбитражных судов логично: материальная помощь не является элементом системы оплаты труда и поэтому не должна облагаться взносами в социальные фонды. Но поскольку в 2010 г. утратили силу все судебные решения и разъяснения главного финансового ведомства по вопросам формирования налоговой базы по ЕСН, то необходимо руководствоваться требованиями Закона N 212-ФЗ.
Поэтому при выплате материальной помощи к отпуску (а это одна из наиболее распространенных форм материальной помощи) организация должна исходить из того, предусмотрена эта выплата трудовыми и коллективным договорами или нет. Начисляться взносы должны с суммы, превышающей 4000 руб.
Пример 6. Организация выплатила (в соответствии с трудовым договором и локальным нормативным актом) сотруднику к отпуску материальную помощь в размере должностного оклада. Должностной оклад данного работника составляет 60 000 руб. Из этой суммы под обложение не подпадает 4000 руб. Следовательно, социальными взносами будет облагаться сумма в 56 000 руб. На эту сумму организация начислит:
- взносы в Пенсионный фонд по ставке 20% — 11 200 руб.;
- взносы на обязательное социальное страхование в случае временной нетрудоспособности по ставке 2,9% — 1624 руб.;
- страховые взносы на обязательное медицинское страхование по ставке 3,1% — 1736 руб.
Итого общая сумма начислений в социальные фонды составила 14 560 руб.
На практике в ряде организаций выплаты материальной помощи к отпускам сотрудников предусматриваются коллективным и трудовыми договорами, в которых указывается, что такого рода выплата предусмотрена как форма оплаты труда и непосредственно связана с выполнением сотрудником своих должностных обязанностей.
В части выплат взносов в ФСС в 2010 г. продолжает действовать Перечень выплат, на которые не начисляют взносы по социальному страхованию, изложенный в Постановлении Правительства РФ от 07.07.1999 N 765.
Д.Новинский
Налоговый консультант,
аттестованный аудитор
Источник: WiseEconomist.ru
Что такое материальная помощь
Определение, что такое материальная помощь, в законодательстве РФ отсутствует, упоминается о ней в Налоговом кодексе, Федеральном законодательстве. В глобальном смысле это поддержка, оказываемая нуждающимся людям в денежной или вещественной форме. Разделить термин можно на такие сферы:
- Государственная социальная помощь.
- Поддержка на предприятии.
Она может иметь разовый характер или быть целевой, является одним из источников дохода. Размер социальной помощи определяется в рамках регионов, городов. Она может быть предоставлена в натуральной форме — в виде одежды, средств индивидуальной гигиены, строительных материалов, продуктов. Финансовая поддержка не облагается налогом в таких случаях:
- при стихийных бедствиях;
- при гибели близкого родственника,
- благотворительная и гуманитарная помощь;
- после террористических актов;
- малоимущим семьям.
Предоставляется она как государственными органами, так и негосударственными организациями, благотворительными фондами, производственными предприятиями.
Помощь от государства
В России предусмотрена программа поддержки малоимущих слоев и граждан, оказавшихся в трудной жизненной ситуации. В Федеральном законе от 17 июля 1999 года N 178-Ф указано, в каких случаях выплачивается материальная помощь. Предусмотрена она при обстоятельствах, которые влияют на условия жизнедеятельности человека, если преодолеть их самостоятельно лицо не может.
В категорию граждан, которые имеют право на финансовую поддержку, входят инвалиды, студенты, матери-одиночки, пенсионеры, малоимущие граждане и многодетные семьи (количество детей для получения статуса отличается по регионам).
Виды материальной помощи и ее размер различны для каждого региона, среди них наиболее востребованы следующие:
- Адресное социальное пособие для малоимущих граждан. Семья имеет право на доплату, если доход на одного члена ниже прожиточного минимум.
- Единовременное пособие малоимущим семьям и лицам, утратившим имущество в результате чрезвычайных ситуаций.
- На погребение.
- Материнский капитал и ежемесячные выплаты при рождении ребенка.
- По контракту (для обучения, открытия собственного производства, для трудоустройства).
- На транспортные расходы. Предоставляется в случае кражи или утери документов, денег, нахождении на лечении и иных обстоятельствах (рассматривается уполномоченным органом в зависимости от ситуации).
Выделяются и такие виды поддержки, как получение денежных средств на лечение, предоставление медикаментов, мебели, продуктов питания, топлива, средств на покупку бытовой техники. Так, например, пенсионеры имеют право на материальную помощь на проведение ремонта, социальное обслуживание на дому, бесплатный проезд в общественном транспорте, льготы для оплаты коммунальных услуг.
При пожаре
В результате возгорания (независимо от его причин) происходит уничтожение имущества граждан. Мат помощь может быть оказана в виде строительных материалов, предоставления нового жилья во внеочередном порядке или денежной компенсации. Выплаты зависят от стоимости уничтоженного имущества и дохода семьи.
Разовое пособие лицам, пострадавшим от пожара, оказывается в том случае, если они были зарегистрированы и проживали по адресу, где случилось возгорание. Оформить компенсацию можно не позднее 3 месяцев со дня пожара.
Как получить материальную помощь от государства
Чтобы получить финансовую помощь необходимо обратиться в уполномоченные органы с заявлением и прилагающимися к нему нужными документами. Это может быть орган социальной защиты населения или многофункциональный центр по месту регистрации. В зависимости от ситуации орган государственной власти определяет, какие документы нужны для оформления денежных выплат или компенсации в вещественной форме:
- Малоимущим категориям для подтверждения низкого уровня доходов необходима справка с места работы.
- Для приобретения лекарственных препаратов требуется копия рецепта и квитанции, подтверждающие расходы. Подать их следует не позднее 3 месяцев с момента приобретения препаратов.
- Для компенсации на восстановление документов (паспорт, ИНН, данные из реестров РАГС) предоставляются копии, подтверждающие расходы, или справка о приеме документов.
- Гражданам, имеющим детей до 12 лет и оказавшимся безработными, нужно в течение 12 месяцев подать копию свидетельства о рождении ребенка, справку о взятии на учет в центре занятости.
- Лицам, освободившимся из мест лишения свободы, потребуется документ об освобождении от наказания.
- Студентам из малоимущих семей или проживающим отдельно необходима справка из образовательного учреждения. Поддержка предоставляется только учащимся дневной формы обучения.
Порядок, как получить материальную помощь от государства на погребение, зависит от того, был ли умерший гражданином РФ, пенсионером, несовершеннолетним лицом. В Управление социальной защиты следует обратиться лицам, взявшим на себя расходы по захоронению не работавшего человека, который не был пенсионером, родителям мертворожденных детей по истечении 196 дней беременности. Обратиться за поддержкой следует не позднее 6 месяцев с момента смерти.
В случае гибели лица, состоящего на учете по безработице, необходимо предоставить справку в службу занятости для прекращения выплат. В таком случае выплачивается единовременная помощь в размере максимального пособия.
В каждом регионе существуют общие правила, как оформить материальную помощь. Для этого дополнительно нужно подготовить копию паспорта, документы, содержащие информацию о доходах семьи за 3 последних календарных месяца, справку о составе семьи, СНИЛС.
Пособие по временной нетрудоспособности по беременности выплачивается по месту работы из средств ФСС, а для не трудоустроенных женщин — органами соцзащиты. Для получения выплаты необходимо подать заявление, больничный лист и справку о доходах. Обратиться с документами следует не позднее чем через 6 месяцев со дня окончания больничного.
Заявление рассматривается в течение 10 рабочих дней. О результате лицу сообщается в письменном виде. В письме указывается размер и порядок получения выплаты или необходимых предметов.
Отказ можно получить в случае предоставления неполного пакета документов или недостоверных сведений. Обжаловать его можно через суд или подать заявление повторно.
Материальная помощь от работодателя
Материальная помощь работникам организации выплачивается в индивидуальном порядке, определяется коллективным или трудовым договором согласно ст. 8 Трудового кодекса. Законодательство не обязывает работодателя осуществлять подобные выплаты, они являются добровольными и на практике существуют на большинстве предприятий.
Финансовые выплаты не являются стимулом к труду и не зависят от личных достижений работника — это поддержка нанимателем своих работников в особых жизненных ситуациях. Выплачиваться она может по личному заявлению сотрудника, после которого издается соответствующий приказ. Инициативу может проявить и руководитель без подачи заявления от подчиненного.
Выплаты не могут иметь регулярный характер и бывают нескольких видов:
- целевые — знаменательные семейные события, такие как юбилей, свадьба, рождение ребенка или смерть близкого родственника;
- нецелевые — предусмотрены при возникновении у служащего тяжелой материальной ситуации.
Размер материальной помощи на предприятии устанавливается руководством учреждения и определяется в зависимости от ситуации и дохода организации. Она подлежит обязательному бухгалтерскому учету, источником выплат является чистая прибыль предприятия, поэтому предоставляют ее в основном в конце года.
Выплата полагается как действующим, так и бывшим сотрудникам. Поддержка может быть поощрительной (при уходе на пенсию) или социальной (к таким выплатам относится помощь на оздоровление по причине инвалидности, приобретение лекарств).
При рождении ребенка
Размер денежной выплаты при рождении или усыновлении ребенка определяется внутренним актом предприятия (коллективным договором или трудовым соглашением). Предоставляется на основании копии свидетельства о рождении для детей и заявления. Подать документы родитель может не позднее 1 года после появления на свет младенца. Если выплата в связи с отпуском по уходу за ребенком превышает 50000 руб. на каждого новорожденного, то она будет облагаться налогом, поэтому работодатель устанавливает ее в таких пределах.
К отпуску
На многих предприятиях практикуется выделение денежных средств к отпуску работника. Эта единовременная выплата предусматривается внутренним положением. Однако она является элементом оплаты труда, поэтому учитывается при исчислении налога на прибыль.
При смерти близкого родственника
Денежная поддержка в связи со смертью члена семьи может предоставляться как работающему сотруднику, так и бывшему коллеге. В случае смерти сотрудника выплаты оформляют родственники, а при их отсутствии лица, организовавшие погребение. Для получения матпомощи необходимо написать заявление на имя руководителя и приложить копию свидетельства о смерти или документа о признании его умершим (решение суда). В бюджетных организациях размер выплаты составляет 2 оклада, а в частных эта выплата может устанавливаться в любом размере.
Другие случаи
Материальная помощь сотрудникам может быть предоставлена на обучение, оплату лечения, приобретение медикаментов, улучшение условий проживания, могут быть частично компенсированы средства на приобретение транспортного средства. Работодатель не ограничен в возможности оказания посильной поддержки коллегам на работе. Отказать он имеет право, если ситуация закреплена в коллективном договоре, но на предприятии нет свободных средств.
Как оформить материальную помощь сотруднику
Правильный порядок выплаты материальной помощи в учреждениях единый. Для получения денег или материалов работнику необходимо:
- подать заявление в отдел кадров, делопроизводителю или непосредственно начальнику (зависит от штатного состава);
- приложить необходимые документы, подтверждающие необходимость выплаты.
Если руководящим органом выносится положительное решение, то документы передаются бухгалтеру для исполнения. Порядок, как получить материальную помощь, определяется бухгалтерией организации. В бюджетных учреждениях документы обрабатываются дополнительно казначейством. Оформляется выплата на банковскую карту или выдается наличными через кассу.
Выплаты в связи с тяжелым финансовым положением в приказе четко не формулируются. Порядок, как оформить материальную помощь сотруднику, отражается в локальном акте предприятия, но может и не быть документально зафиксирован.
Источник: VotPosobie.ru