Опись личного дела

Опись личного дела сотрудника представляет собой естественный компонент самого личного дела. Такая папка имеет обыкновение разрастаться, включая массу бумаг различного характера. В итоге в них быстро становится не разобраться.

Опись лично дела рассчитана именно на то, чтобы навести в этом документе порядок.

Зачем нужен документ

Опись требуется, так как личное дело любого сотрудника включает массу бумаг, часть из них обязательная, часть нет. Каждая фирма составляет свой список документов, которые требуются для личного дела сотрудников.

В итоге количество этих бумаг становится настолько значительным, что без описи становится невозможно их отслеживать. Помимо этого именно по описи можно восстановить их хронологию, определить, в каком порядке они поступали в это собрание.

Также при возникновении такой потребности руководитель либо может ознакомиться с биографией сотрудника в данной организации с наименьшими усилиями, то же относится и к самому сотруднику, поскольку он имеет право получить дело на руки по требованию, кроме того предусматривается возможность ежегодного ознакомления персонала с собственными делами.

Помимо этого опись используют, когда дело переносят в архив. Во время данной процедуры информация, которая содержится в описи, переходит из данного документа в лист заверитель, который помещают в архив наряду с самим делом.

Обязательно ли вставлять опись в личное дело

Составление описи не является обязательным в общем случае. Эти инструменты помогают в управлении персоналом, в то же время законодательным образом такая обязанность для работодателя не предусмотрена. Исключение составляют лишь государственные и муниципальные учреждения, для которых подобная обязанность установлена.

В итоге как личное дело, так и опись бумаг, которые в него включены, получили такое распространение не из-за требований закона, а по той причине, что во многих случаях это действительно очень эффективные методы сбора сведений о персонале — в случае личного дела и их систематизации — в случае описи.
то же время в других случаях эти решения не оправдывают себя, к примеру, в крупных организациях с существенной текучкой кадров заводить личные дела нерационально. Напротив, в небольших компаниях для этого отсутствует экономическая возможность, в них не имеет смысла составлять столько бумаг на немногих сотрудников и хранить их. Отсутствие обязанности вести дело с описью имеет своим обоснованием помимо прочего и эти причины.

Указывается, что если в организации принято решение завести личные дела на сотрудников, то его следует оформить локальным нормативным актом, в частности, распоряжением или приказом. Именно с его помощью осуществляется правовое регулирование данного документа. Такой локальный акт должен содержать нормы, относящиеся к ведению личного дела и в общем случае описи.

При этом в принципе допускается ведение описей в произвольной форме для различных дел. Однако в реальности это неудобно, поэтому настоятельно рекомендуется прописать в нормативном акте порядок специально для этого документа и впоследствии руководствоваться именно этим порядком.

При этом существуют два частных случая, когда к папке с таким делом опись необходима:

• когда заголовок папки гласит просто «личное дело», из чего невозможно заключить, что за документы в нём находятся и каково их число;
• если папку в дальнейщем предполагается отправить в архив компании на долговременно хранение (более 10 лет) либо же постоянное, бессрочное хранение.

Порядок составления документа

Опись личного дела может быть выполнена вручную с использованием карандаша и линейки, а также распечатана на компьютерном устройстве. Последний вариант считается предпочтительным, поскольку в таком случае можно составить сколько угодно экземпляров. Бумажной основной в данном случае может служить как фирменный бланк предприятия, так и обычный лист А4.

В личном деле работника в общем случае опись располагается в самом начале данного документа. Существуют два варианта её расположения:

• её приклеивают на титульный лист папки, к которой помещается дело на обратную сторону;
• её подшивают сверху прочих бумаг внутри самой папки, прежде всего, если она состоит из множества страниц.

Листы описи разделены на графы, строгого предписания относительно требуемых граф нет. Один из возможных вариантов заполнения описи предусматривает наличие следующих колонок:

• порядковый номер бумаги;
• числовой индекс, присвоенный бумаге данного типа в этой организации;
• дата, когда документ был составлен, она прописывается арабскими цифрами;
• его название, в частности, трудовой договор, приказ, заявление и пр;
• номера листов дела, которые занимает данный документ;
• примечание, в этой графе может быть указано, оригинал ли документа помещён в папку или копия, а также день, когда он был изъят из папки и когда возвращён.

Также в документ может включаться графа, в которой будет прописываться требуемый срок хранения для различных видов документов. Устанавливается, что документы с недлинным сроком хранения помещать в дело не стоит вследствие их несущественности.

Пример оформления описи

Внизу листа в отдельных строчках под самой таблицей прописью указывается итоговое количество документов и итоговое количество листов в описи.

В общем случае опись пишется в одном экземпляре, однако если сотрудник, к чьему делу она относится, затребует себе копию, то организация обязана предоставить ему такой дубликат.

Безусловно, опись следует составлять, избегая случайных ошибок. При умышленном же занесении в документ информации, не соответствующей действительности, её составитель несёт дисциплинарную ответственность.

Опись обычно подписывает сотрудник, который её составляет. В общем случае этот работник тот же, кто занимается ведением самого дела. Он обязан также расшифровать название своего места работы и прописать фамилию, имя и отчество. Также он проставляет день составления, в который в дело был внесён последний документ.

Чаще всего данное дело поручается специалисту по кадрам. В то же время допускается и составление описи наряду заполнением личного дела в целом руководителем организации, её секретарём или иным сотрудникам. Такой порядок может быть принят на малом предприятии, в котором не нанимают кадровика, поскольку подобная компания не может себя такого позволить. Базовое требование — способность сотрудника составить опись в соответствии с требованиями, разработанными для подобного документа на данном предприятии.

Таким образом, становится невозможно прибавить в опись, а значит и в саму папку дополнительный документ или документы. При этом, поскольку дело сотруднику, который покинул предприятие, дело не выдаётся, опись в его составе отправляется в архив.

Таким образом, обязательность ведения описи для негосударственных компаний отсутствует. Если же опись личного дела на предприятии признаётся необходимой, то и при этом возможно как вести все подобные документы по единой форме, принятой локальным нормативным актом, так и составлять их совершенно по-разному.

В общем случае опись кладут в папку перед всеми документами. Сама по себе она представляет лист формата А4, разделённый на колонки, при этом их количество и содержание строго не регулируются, хотя существуют распространённые наборы граф.

Отвечать за ведение в общем случае обязан специалист по кадрам, но в частности таким сотрудником может быть и главное лицо (на небольшом предприятии), и секретарь.

Иначе говоря, нормы оформления описи существуют, но они нестрогие и диктуются целесообразностью. Именно следуя целесообразности рекомендуется не слишком отклоняться от общепринятых правил составления этих бумаг, хотя санкции по закону за такие отклонения не грозят.

В данном видео подробная и корректная информация о том, как вести и оформлять личные дела сотрудников.

znaybiz.ru

Когда составлять опись документов в личном деле работника образец

В делопроизводстве термином «дело» обозначают пакет документов, объединенных общей тематикой и помещенных в одну папку. Кадровая служба, в обязанности которой входит хранение документов, связанных с трудовой деятельностью сотрудников, подшивает и хранит их в личных делах.

Для каждого сотрудника выделяют отдельную папку – «Личное дело». На лицевую сторону папки подклеивают обложку. На ней указывают регистрационные данные папки по номенклатуре дел, наименование подразделения, в котором числится сотрудник, его фамилия, имя и отчество. 

Обложка личного дела сотрудника (образец)

Скачать образец

Какие организации обязаны вести личные дела

Вести личные дела сотрудников обязательно в отношении военнослужащих, работников государственной и муниципальной службы. Федеральное законодательство устанавливает документы, которые должны быть подшиты в личные дела перечисленных категорий работников, например:

• анкета при поступлении на работу;
• конкурсная документация;
• копии военного билета, паспорта и трудовой книжки и пр.

В коммерческой организации обязанность кадровой службы ведения личных дел сотрудников и порядок их оформления устанавливают локальным нормативным актом.

В перечень документов, которые должны хранится в личном деле, может войти несколько десятков наименований. Для облегчения их систематизации и поиска составляют внутреннюю опись личного дела. 

Внутренняя опись документов личного дела содержится в каждой папке. Составьте ее сразу, как только в личное дело будут подшиты первые документы, представленные сотрудником при трудоустройстве. Приклейте ее к внутренней стороне обложки или вшейте первым листом. Записи в опись вносите по мере формирования дела, сразу после того, как в него будут подшиваться другие документы. По мере обновления состава дела к описи составляется новая итоговая и заверительная надпись. 

Сохранить памятку

Какие документы нужно внести в опись личного дела сотрудника

В личное дело подшивайте только ту документацию, которая непосредственно относится к трудовым взаимоотношениям и деятельности работника. Документы, которые включают в опись личного дела работника, смотрите в таблице:

 

Представляемые работодателю при трудоустройстве	Копии и оригиналы документов (ст. 65 ТК РФ и другие законодательные акты)
Подтверждающие факт наличия трудовых отношений	Заявление и копия приказа о приеме на работу; трудовой договор; согласие на обработку персональных данных; анкета и автобиография; характеристики; рекомендательные письма; отзывы должностных лиц о работнике; личный листок по учету кадров и дополнения к нему
Сопровождающие трудовую деятельность работника	справки из медицинских учреждений, подтверждающие факт прохождения обязательных медосмотров; дополнительные соглашения к трудовым договорам; приказы о переводах и перемещениях; заявления и объяснительные записки работника; докладные записки; аттестационные листы и пр.

Опись в личное дело работника: образец

Законом не предусмотрена унифицированная форма внутренней описи. Организация вправе самостоятельно утвердить и использовать в учетной политике и кадровом делопроизводстве собственный бланк. Как образец используйте опись документов в личном деле работника, бланк которой представлен как приложение № 27 к Правилам работы архивов организаций (приказ Министерства культуры РФ от 31.03.2015 № 526).Когда внутренняя опись личного дела образец заполнения будет разрабатываться организацией самостоятельно, информацию вносите в табличной форме. К числу обязательных сведений относятся:

• порядковый и регистрационный номер дела;
• индекс, присвоенный в соответствии с номенклатурой дел, утвержденной на предприятии;
• дата документа;
• наименование (заголовок);
• номера листов дела;
• примечание.

Внутренняя опись документов личного дела

Скачать документ

Под таблицей разместите итоговую надпись об общем количестве единиц хранения, подшитых в дело, и под ней — заверительную. В нее внесите информацию:

• общее количество листов в деле;
• лицо, ответственное за ведение дела;
• дату обновления описи.

 Заверительная надпись описи личного дела сотрудника (образец)

Скачать образец

Последним в личное дело подшивают или приклеивают с внутренней стороны заднего листа обложки лист-заверитель. В него вносят сведения об общем количестве прошитых и пронумерованных листов, данные о физическом состоянии документов, подшитых в дело. 

Лист-заверитель личного дела (образец заполнения)

Скачать документ

Как заполнять образец внутренней описи личного дела работника

Внутреннюю опись документов личного дела можно заполнять и от руки, и на компьютере. При заполнении придерживайтесь следующих рекомендаций:

• Своевременно вносите записи о пополнении досье, сразу фиксируйте факты изъятия каких-либо бумаг.
• По мере формирования дела опись пополняется новыми записями. Если весь перечень невозможно разместить на одном листе — оформите дополнительные листы. Нумеруйте их отдельно от сквозной нумерации хранящихся в деле документов.
• После увольнения работника по окончании года передайте дело в архив компании по описи. Последняя запись в описи при закрытии реестра будет с реквизитами приказа об увольнении. Строки таблицы, оставшиеся пустыми, перечеркните, чтобы в них нельзя было внести какие-либо дополнения.
• Избегайте ошибок и неточностей. Если нужно внести изменения, зачеркните ошибочно внесенную запись и внесите верные сведения в новой строке.
• Соблюдайте правила хранения личных дел. С периодичностью не реже, чем раз в 3-5 лет проводите ревизию личных дел, проверяйте правильность ведения и систематизации. Результаты проверки оформляются актом произвольной формы.

www.kdelo.ru

Что такое личное дело работника

Данный пакет выступает в роли главного инструмента для менеджмента по работе с персоналом.

Несмотря на важность данной информации, которая при умелом использовании является отличным управленческим инструментом, личное дело на коммерческом предприятии не обязательно к формированию, но на каждого госслужащего сотрудника оно заводится в обязательном порядке. Таким же образом и к составлению личного дела не существует особых требований.

Как правильно оформить личное дело работника вы можете посмотреть в этом видео:

Кто ведет документацию и что в нее входит

При отсутствии строгих правил к составу пакета, практикой сформировано включение в него таких документов:

• Анкета;
• Автобиография;
• Ксерокопии документов об обучении работника в различных учреждениях;
• Рекомендационные листы;
• Заявление о приеме на работу и увольнении;
• Трудовое соглашение;
• Разного рода приказы (например, приказ о переводе на другую работу, приказ на отпуск и приказ о приеме на работу);
• Брачное свидетельство;
• Справки;
• Фотографии;
• Сведения из паспорта.

При этом доступны некоторые взаимозаменяемые варианты, к примеру:

• Автобиография заменяется резюме;
• Анкета – листом по учету кадров;
• Рекомендацию – характеристикой. Как написать характеристику на работника – читайте тут.

Что представляет собой личный листок по учету кадров и как его правильно вести на предприятии вы узнаете в этой статье.

Если служба государственная, то перечень бумаг более расширенный:

• Подтверждение прохождения конкурса на должность;
• Копия трудовой книжки, военного билета, гражданского состояния;
• Допсоглашения;
• Данные о прохождении военной службы;
• Экзаменационные листы;
• Документы о награждениях, повышениях по службе;
• Допуск;
• Декларация о доходах;
• Медицинское соглашение;
• Копии справок о страховом, медицинском и налоговом учете.

Важно: все копии должны удостоверяться подписью. Личные дела госслужащих изучаются ежегодно. Ведет и собирает всю эту документацию работник отдела кадров.

Порядок учета и ведения

Еще при принятии на работу сотрудника согласно приказу руководства, формируется папка, в которую попадают первичные документы, по мере ее пополнения документы нумеруются и описываются, а само дело фиксируется в специальном журнале под присвоенным порядковым номером, с указанием даты формирования, ФИО работника.

Важно: данная документация собирается и хранится на протяжении всего сотрудничества организации с данным человеком, при увольнении подобное дело закрывается и сдается на хранение в архив.

В документах недопустимо совершать ошибки и опечатки, указывать следует только достоверную информацию. Допустимо при большом объеме документации формировать разделы.

Работник обязан участвовать в сборе необходимых бумаг и при появлении новой информации указывать на нее и подтверждать документально.

Оформление и хранение

Каждое отдельное дело имеет опись и обложку, которая содержит основные данные:

• Номер согласно фиксированию в журнале регистрации;
• Дата начала формирования документа и окончания, которая проставляется согласно приказу увольнения или перевода.

Все документы внутри папки нумеруются и шнуруются. Если предстоит перевод на другую службу, то документ не сдается в архив после его закрытия, а при увольнении оно закрывается, хранится внутри организации 10 лет, а далее сдается в архив.

Важно: в архиве все дела хранятся 75 лет, отсчет которых начинается с даты увольнения, если работник занимал руководящий пост хранение бессрочное.

Доступ к делам имеет уполномоченный сотрудник, руководитель предприятия и сам работник. Передача бумаг выполняется согласно приказу.

Опись и формирование

Порядок заполнения и учета личных дел должен подробно описываться в приказе организации по формированию личных дел.

Согласно такому распоряжению директора необходимо все сведения о делах вносить в регистрационный журнал согласно порядковому номеру, который присваивается документу в момент его открытия.

Кроме номера в журнале делается краткое описание дела – ФИО работника, дата формирования, закрытия или сдачи в архив.

Изменения в документы доступно вносить только ответственному работнику, прочие сотрудники исключительно по приказу руководителя.

Изменения необходимо выполнять аналогично изменениям в трудовой книге – горизонтально вычеркивать устаревшие данные, а сверху писать новые.

Порядок заполнения папки личного дела

Титульный лист

Титульный лист заполняется согласно ГОСТовским требованиям:

• Вверху документа необходимо оставить место для штампа, чтобы была возможность сделать запись архивным работникам;
• Немного ниже следует указать полное наименование и реквизиты организации;
• Под этой записью, также по центру необходимо указать сведения об отделе, данная запись должна иметь несколько пустых строк, для возможности корректировки записи на случай перевода сотрудника;
• Далее указывается номер дела с обозначением индекса, к примеру, «Дело No07 – 369»;
• Далее идет наименование папки – ФИО работника;
• В правом нижнем углу необходимо указывать даты открытия и закрытия дела, а также период хранения, после описи необходимо указать количество листов в документе.

Оформление документов

Относительно оформление документов он обязан:

• Принять;
• Пронумеровать;
• Описать;
• Подшить;
• При необходимости внести изменения;
• Закрыть дело;
• Сдать в архив.

Также он обязан под роспись ознакомить сотрудника с личным делом, выполнять подобную процедуру необходимо не менее одного раза в год, это необходимо для поддержания актуальности информации.

Для этого необходимо завести ведомость, в которой работник буде ежегодно расписываться о прочтении документации.

Важно: личные дела по требованию выдаются на руки правоохранительным и контролирующим органам.

Внутренняя опись

Внутренняя опись документов составляется согласно унифицированной формы Приложение 10.

В нее входит:

• Регистрационный номер документа;
• Присвоенный индекс;
• Дата фиксирования документа;
• Заголовок;
• Номера листов согласно нумерации дела;
• Примечание.

Заключение

Коммерческие предприятия имеют право выбора вести личные дела сотрудников или нет, однако при положительном решении необходимо все детально продумать, издать указ и инструкцию по правилам ведения документации, назначить ответственное лицо, которое имеет представление, с чем имеет дело и при этом неусыпно контролировать руководителем весь процесс.

Что представляет собой личное дело работника и в чем его особенности – смотрите в этом видео:

fbm.ru

Для чего нужна опись 

Опись представляет собой содержание какого-то дела, перечень документов, собранных на основе хронологии. По ним предварительно можно сложить определенный портрет личности работника.

Личное дело формируется:

• на кадетов, курсантов;
• госслужащих (гражданских, сотрудников правоохранительных органов, службы МЧС и т. п.);
• военнослужащих;
• работников предприятий, где есть секретные цеха (в частности, оборонно-промышленного комплекса). 

Личные дела в учреждениях и органах, где служат указанные категории работников, ведутся в соответствии с правилами, установленными ведомственными актами (например, приказом ФСТ РФ «Об утверждении Положения…» от 07.11.2008 № 441-к).

Вопрос, вести или нет личные дела в прочих организациях, остается на их усмотрение. Если принято положительное решение, все детали оформления дела на работника, в том числе каким образом составляется опись, если она есть, утверждаются в локальном акте предприятия.

Личное дело работника включает:

• его автобиографию;
• заполненную анкету;
• заявление о приеме на работу;
• характеристику с прошлого места работы;
• копии дипломов об образовании и других документов, вкладываемых в папку при оформлении на работу. 

Пока человек трудится, его личное дело дополняется сведениями о поощрениях, взысканиях, служебными записками, результатами аттестации и т. п.

При каждом вложении документа в опись вносится соответствующая запись, тем самым выстраивается хронология информации.

Таким образом, в личном деле содержатся оригиналы и копии документов, о чем делается соответствующая пометка в описи. 

Образец описи документов в личном деле работника 

Личное дело и, соответственно, опись заполняются все время, пока работник числится в организации.

Для каждого документа рекомендуется указывать в описи:

• его дату и номер;
• название;
• номер листа в личном деле;
• является документ оригиналом или копией. 

Опись удостоверяется подписью ее составителя с указанием даты составления.

При увольнении работника его личное дело отправляется в архив. Оно заканчивается заявлением об увольнении или другим документом, где указана причина увольнения, а также копией соответствующего приказа.

Перед передачей личного дела в архив в описи:

• пустые поля перечеркиваются буквой Z;
• делается запись об общем количестве документов и страниц;
• ставится подпись ответственного сотрудника отдела кадров (обязательно указывается его должность и Ф. И. О.) и дата сдачи в архив. 

Скачать образец описи документов в личном деле работника можно здесь: Образец описи в личное дело. 

Итак, личное дело содержит комплект документов в отношении сотрудника, вкладываемых по мере их поступления, т. е. в хронологическом порядке. Внутренняя опись позволяет соблюдать указанный порядок. В ней кратко отражены все имеющиеся в личном деле документы, их количество, расположение внутри папки с делом.

rusjurist.ru

Основные сведения

Соответствующий документ принято заводить при поступлении сотрудника на работу. Опись подлежит последующему изменению, согласно продвижению по должности работника, до момента окончания трудовых взаимоотношений с собственником фирмы. Заведение личных дел характерно и для других сфер деятельности, включая образование, медицину, правоохранительную систему. Важно понимать, как правильно составляются бумаги, что в них должно быть, когда они обязательны, у кого и сколько хранятся.

Имеющееся на предприятии личное дело работника должно содержать все документы, касающиеся конкретного человека. Оно обычно имеет стандартную обложку и включает специальные бумаги, имеющие непосредственное отношение к сотруднику фирмы. Зачастую оформление дела выполняется согласно регламентирующим правилам, включая ГОСТ-51141-98, 17914-72, федеральные законы. После того, как работающий решил разорвать отношения с работодателем, его документация передается на хранение в архив организации, срок чего определяется внутренним распоряжением.

Важно понимать, что личные дела работников не являются безусловной документацией, которую обязаны вести все руководители компаний. Обычно бумаги составляются государственными органами, муниципальными инстанциями, крупными предприятиями, для ведения информации, ее учета по каждому сотруднику. Собственники мелких фирм предпочитают обходиться без составления специальных бумаг. С точки зрения законодательства стоит отметить, что конкретных требований по данному вопросу не существует, при этом стоит придерживаться указа президента РФ №609.

Досье на работника зачастую оформляется кадровым отделом, либо бухгалтерией предприятия. Его составление производится согласно утвержденному порядку, который определяет:

• Лицо, на которое необходимо завести личное дело;
• Перечень документации, требуемой для последующей обработки данных;
• Место хранения картотеки;
• Срок размещения личных дел сотрудников предприятия.

Особенно важно вести формирование личных дел сотрудников на предприятиях, имеющих значительную текучку кадров. Нередко работодатели предпочитают оформлять данные бумаги не на весь персонал, а на отдельные категории служащих. В данном аспекте необходимо отметить:

• Руководителей;
• Заместителей руководящего состава;
• Ведущих специалистов фирмы;
• Материально ответственных лиц, включая кладовщиков, кассиров;
• Сотрудников, готовых и имеющих заинтересованность относительно продвижения по карьерной лестнице.

Игнорирование приведенных рекомендаций способно негативным образом сказаться как на эффективности рабочего процесса, так и на деятельности руководителя фирмы.

Обеспечение сохранности

Руководитель должен не столько составлять, но и обеспечивать должное хранение личных дел сотрудников. Документы категорически запрещается передавать кому бы то ни было на руки. Хранение бумаг допускается в традиционном архиве либо электронном виде. Обычно все дела имеют как минимум бумажный вариант исполнения, входящий номер.

Как правило, основная ответственность по их размещению и использованию возлагается на собственника организации. Обычно все дела хранятся не менее 75 лет, что делает соответствующий процесс практически бесконечным. Они сортируются таким образом, чтобы обеспечивался свободный и быстрый доступ к искомому документу. Как пример, бумаги упорядочивают в алфавитном порядке, по профессиям, должностям, месяцам, годам и т.д.

Информация, размещаемая в архивах предприятий на каждого работника, обычно носит конфиденциальный характер. Важно ограничить к ней доступ соответствующим образом. Многие предприятия используют систему шифрования данных. Работа с базой выполняется либо руководителем, либо отделом кадров. По требованию служащего может быть предоставлена копия персонального документа.

Личное дело сотрудника является закрытой информацией, которая не может передаваться подчиненным работодателя. Даже после увольнения досье должно сохраняться в архиве предприятия. Все данные для отдела кадров, сотрудников и других заинтересованных лиц могут быть выданы в виде копии с оригиналов документов.

Структура

Скачать личное дело (.DOC)

Скачать опись личного дела (.DOC)

Регламента по формированию личного дела работника не существует. Собственник фирмы на свое усмотрение выбирает способ сбора и хранения информации для досье сотрудника. Обычно в основной пакет документов входит:

• Приказ по предприятию относительно трудоустройства соискателя;
• Письменное обращение потенциального работника к руководителю компании;
• Распорядительный документ относительно увольнения сотрудника;
• Акт предоставления человеку трудовой книжки, при наличии от него письменного требования;
• Анкетные данные кандидата на должность;
• Оформленное заявление касательно увольнения служащего.

Все указанные бумаги желательно включать в личное дело подчиненного. Интересно, что ряд данных по законодательству РФ недопустимо использовать в служебных документах. Руководитель компании должен понимать, что запрещается осуществлять следующие действия:

• Делать копии бумаг без наличия на то оснований, хранить их с оригиналами в одной папке;
• Выполнять смешанное хранение временной и постоянной документации;
• Вносить в бумаги личные сведения, связанные с вероисповеданием, политическими взглядами и т.д. не связанные с необходимыми работодателю данными.

Служащий, при нарушении собственных прав относительно приватности персональных данных вправе подать на нарушителя иск.

Дополнительная информация

Оформление личных дел производится исключительно на усмотрение руководителя компании. Им же могут устанавливаться правила и регламент их хранения. Кроме учтенных документов обычно включаются дополнительно копии следующих бумаг:

• СНИЛС;
• Личной карточки по форме Т2;
• Военного билета или приписного удостоверения;
• Общегражданского паспорта;
• Идентификационного номера налогоплательщика;
• Фотокарточки, используемой для внутренних документов, анкет;
• Свидетельства, аттестата, диплома о получении образования;
• Должностной инструкции работника;
• Характеристики с прошлого места работы;
• Автобиографии.

Работодатель вправе использовать личное же дело у работника, образец которого легко скачать с нашего сайта, документы, связанные с его непосредственной деятельностью. Речь идет о приказах наказания, актах об отказе в подписи ознакомления, уведомлении о переводе на другую должность, результатах аттестации рабочего места либо исполнителя и т.д.

Особое внимание стоит уделить вопросу, как должна храниться соответствующая документация. Игнорирование простейших требований способно принести руководителю организации массу хлопот. Опись дел является справкой, где указаны все прилагаемые к папке досье бумаги. Она обычно идет сразу после титульного листа. Ее отсутствие не позволит контролировать оборот документации и создаст все условия для того, чтобы работодателя можно было обвинить в служебном подлоге или краже бумаг из личного дела работника.

Задачей организации является не только включение в личное дело стандартной информации, но и дополнительных сведений. Среди прочих не лишним является отметка о наличии благодарностей, наград, медалей, грамот, других достижений. Желательно, чтобы объем папки одного работника не выходил по толщине за пределы 40 мм, либо 250 листов. Если документов оказывается больше – необходимо завести вторую папку. Руководитель предприятия вправе проверить личные дела уволенных сотрудников, провести их ревизию с целью удаления ненужной, не актуальной информации.

Основные рекомендации

Никаких особых требований к тому, как правильно оформить соответствующий документ не существует. Достаточно взять типовую папку «дело», в которую поместить все необходимые бумаги на конкретного сотрудника. Титульный лист должен иметь стандартное оформление. По центру указывается фамилия, имя, отчество служащего, ниже указывается дата начала ведения дела.

Предприятие, обязано систематизировать сведения на каждого своего работника. Для этого заводится рабочий журнал учета, отражающий всю необходимую информацию по досье, включая:

• Регистрационный номер дела;
• Личные сведения сотрудника организации;
• Наличие других папок, касающихся работника;
• Анкетные сведения подчиненного.

Специальная форма журнала не предусмотрена, поэтому он составляется на усмотрение руководителя фирмы. Отличным вариантом учета существующих на предприятии документов является занесение их в единый реестр посредством компьютера. Рекомендуется опись и хранение бумаг осуществлять в следующем хронологическом порядке:

1. Заявление о трудоустройстве;
2. Стандартный пакет документов;
3. Бумаги, которые появляются в ходе обычной деятельности работника, включая заявления, справки, благодарности и т.д.

Достаточно удобно хранить личные дела в алфавитном порядке, что позволит без труда по фамилии работника найти нужную папку.

Нюансы составления описи

Согласно общим правилам составления документации соответствующая опись должна быть выполнена на отдельном листке бумаги. Вариант ее представления можно взять по унифицированной форме Росархива. Рекомендуется придерживаться следующего алгоритма:

• Определяется список дел, подлежащих отправке на хранение в архив;
• Производится систематизация документации;
• Создается и распечатывается форма описи;
• Заполняются предусмотренные образцом заголовки;
• Выполняется итоговая опись.

Возможны ситуации, когда оформляемый документ не будет иметь специального индекса, ввиду отсутствия у предприятия соответствующей номенклатуры. В подобных случаях рекомендуется оставлять имеющийся заголовок. Правильным считается ситуация, когда дела вносятся на протяжении одного года. Некоторые ситуации позволяют использовать одну опись для нескольких документов, сделанных в разные периоды, при условии, что они не были переданы на хранение в архив.

Дела можно как разделять, так и соединять, с отражением соответствующей информации в описи. Вполне нормальным считается ситуация, когда отдел кадров включает личные сведения в один документ, а служебные бумаги – в другой. Дела, состоящие их нескольких томов, принято разделять по папкам с отдельной нумерацией.

Кадровые специалисты обязаны создавать, вести дела предприятия, соответствующим образом передавать их на хранение и правильно завершать. Несвоевременное выполнение указанной работы приведет к последующим проблемам по узакониванию всего рабочего архива предприятия.

imeetepravo.com

Опись материалов личных дел работников — что это такое

Личное дело представляет собой совокупность всех документов, касающихся определенного сотрудника. Как правило, они хранятся в отдельной папке. Чтобы иметь точные сведения о бумагах, находящихся в ней, составляется их опись.

Перечень бумаг, которые входят в дело, не регламентирован для частных организаций. Во многом он зависит от специфики работы либо категории сотрудника. Поэтому частники могут самостоятельно его определять и устанавливать.

При определении списка документов, которые должны содержаться в личном деле государственного служащего, следует обратить внимание на ст. 20, 22, 24, 26, 49 и др. ФЗ от 27.07.2004 № 79 «О государственной гражданской службе Российской Федерации». В них указан перечень документов, связанных с назначением гражданина на должность гражданской службы и ее прохождением.

Для кого опись обязательна

В соответствии с законодательством, ведение личных дел работников не является обязанностью каждого работодателя. Такие дела должны формировать кадровые службы организаций государственного и муниципального подчинения.

Требование составления описей персональных дел сотрудников содержится в «Правилах работы архивов организаций». С чем это связано?

Во-первых, этот реестр значительно облегчает поиск нужных бумаг при работе с личным делом работника.

Во-вторых, ведомость в обязательном порядке составляется при сдаче дел в архив предприятия, где хранится после увольнения сотрудника в течение 75 лет (см. п. «а», «б» ст. 656 «Перечня типовых управленческих документов…»).

Условие о необходимости составления этого документа при формировании дел закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте организации.

Кто составляет реестр

Как правило, составлением занимается сотрудник отдела кадров, на которого возложена обязанность ведения личных дел работников предприятия.

Правила оформления

Опись в личном деле работника, бланк которой подлежит заполнению, находится в самом начале папки. В ней перечисляется вся содержащаяся в личном деле документация.

Для ее оформления существует унифицированная форма, утвержденная Архивными правилами (Приложения 2, 10). Она желательна для применения в государственных учреждениях. Частные компании могут разработать собственную форму бланка и использовать его в работе.

В табличную часть данного регистра вносятся следующие сведения о документах:

• № п/п;
• индекс документа;
• дата составления;
• заголовок;
• номера листов дела;
• примечание.

Чаще всего опись состоит из нескольких страниц. Они нумеруются отдельно от страниц самого дела. Согласно п. 3.5.5 Основных правил работы архивов организаций, в папке такие бумаги, как приказы, заявления и т. д., располагаются в следующей последовательности: от первых к последним. Первым делом подшиваются материалы, касающиеся трудоустройства, а далее — связанные с трудовой деятельностью в организации и увольнением сотрудника.

Опись подписывается кадровиком, ответственным за ее оформление. Непременно указывается его должность и Ф.И.О. Также должна быть вписана дата составления — она вносится по завершению наполнения дела.

Опись личного дела работника, образец

Бланк описи

Скачать

Сроки хранения

Согласно «Перечню типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», дела вместе с описями хранятся в архиве предприятия не менее 75 лет.

clubtk.ru