Личное дело: что это такое и зачем вести
Прежде всего, это комплекс документации, которая характеризует деятельность сотрудника на конкретном рабочем месте. Дело считают заведенным с того момента, как только в нем появился первый документ. Ведением обычно занимается отдел кадров, реже бухгалтерия.
Часто личное дело ставят на один уровень с трудовой книжкой, хотя это ошибочно. В трудовой книжке никакой информации, кроме прошлого и настоящего места работы, не содержится, в отличие от досье.
Состав личного дела меняется и дополняется по мере того, как человек осуществляет свою трудовую деятельность.
На кого оформлять
В обязательном порядке личные дела ведут на тех, кто занят на государственной гражданской службе. Этого требует законодательство РФ. Предприниматели же могут регламентировать этот вопрос локальными нормативными актами. А это значит, что сотрудники отдела кадров могут заводить личные дела только на основных работников.
В эту группу входят:
- Руководящий состав и лица, их замещающие;
- Главные специалисты;
- Лица, которые несут ответственность за имущество и ценности;
- Сотрудники с перспективой продвижения по карьерной лестнице.
Но все-таки нелишним будет заводить такие досье на всех сотрудников, так как в них отражена информация о работниках, которая может потребоваться в любой момент.
Кто обладает допуском к делам
Вносит информацию и сдает дела в архив только назначенный приказом руководителя кадровик либо бухгалтер. Если произойдет утечка конфиденциальной информации из дела, вся ответственность за это упадет именно на этого человека.
Во избежание подобных неприятных ситуаций, личные дела лучше хранить в специально отведенном помещении, либо в сейфах и металлических шкафах, к которым третьи лица доступ получить не смогут.
Помимо этого, ответственное лицо не реже чем 1 раз в 12 месяцев обязано ознакомить каждого работника с его личным делом.
Предоставление дел правоохранительным органам
При необходимости и при наличии соответствующего запроса бумаги из личных дел работников могут быть предоставлены сотрудникам правоохранительных органов.
Оформление личного дела
Посмотрите короткое видео о том, как оформлять личное дело сотрудника и станет все понятно:
Прежде чем говорить о ведении личных дел, подробнее остановимся на том, как их правильно оформлять. Формирование дела начинают с даты принятия человека на работу и продолжают до момента его увольнения. Для каждого дела лучше брать отдельный скоросшиватель, или хотя бы файл.
Когда работник отдела кадров формирует личное дело, он должен помнить о том, что:
- Оригиналы документов лучше заменять ксерокопиями, во избежание ситуации, когда теряется подлинник важного документа (нередки случаи, когда теряются оригиналы дипломов, а восстановить их непросто);
- В дело вкладывают один экземпляр каждого документа;
- Документацию временного хранения и постоянного – вместе не хранят;
- Лучше чтобы одно дело не превышало 4 см. толщины;
- Приложения лучше хранить в одном месте с документацией.
Все личные дела следует оформлять одинаково, а также вести журнал учета личных дел, во избежание утери важной документации.
Итак, образец оформления личного дела:
- Обложка личного дела содержит фамилию и инициалы сотрудника, дату, когда дело было начато;
- Если отдельных папок для того чтобы хранить дела, нет, то в одной папке их лучше располагать в алфавитном порядке;
- Количество страниц не должно превышать 250 шт.;
- На каждой папке проставляется учетный номер дела.
Что должно быть в личном деле сотрудника
Состав личного дела не регламентируется на уровне нормативных актов. Строго утвержден он только для гос. служащих. Любая организация может воспользоваться утвержденным списком и решить, какую документацию включать в дела своих сотрудников, а какую нет.
Список таков:
- Ксерокопия паспорта (чаще всего первая страница, семейное положение и место регистрации);
- Ксерокопия диплома, документа о повышении квалификации и так далее;
- Ксерокопия СНИЛС;
- Если работник военнообязанный – копия подтверждающего это документа;
- Ксерокопия ИНН;
- Документация о прохождении профосмотра и медосмотра (если это предусмотрено деятельностью компании);
- Справка о том, есть у гражданина судимость, либо отсутствии таковой (если это предусмотрено законодательством);
- Заявление о приеме на работу, написанное сотрудником лично;
- Автобиография;
- Экземпляр трудового договора;
- Ксерокопия трудовой книжки;
- Материалы об аттестации (если проводилась);
- Фотографии работника, которые периодически обновляются;
- Опись личного дела.
Этот список может изменяться, дополняться, в зависимости от того, какую деятельность компания ведет и какую кадровую политику осуществляет.
Помимо этого, все документы нужно расположить в деле в порядке хронологии: самые первые те, что были вложены во время приема человека на работу, затем те, что появились во время его деятельности.
Запрещается законом включать в дело информацию о личной жизни сотрудника, о его взглядах на политику и религию, если он не давал на это письменное согласие.
Образцы и бланки документов для личного дела
- Анкета для личного дела
- Внутренняя опись личного дела
- Титульный лист / обложка личного дела
Образец заполнения внутренней описи для личного дела и листа зеверителя.
Порядок ведения дел
Этот процесс включает в себя:
- Внесение записей в соответствующих разделах;
- Процедуру изъятия документации, которая стала неактуальной либо в ней больше нет надобности;
- Проверку личных дел на сохранность документации;
- Хранение документации в составе личного дела.
Если у работника меняются персональные данные, обычно они сообщают об этом в кадровую службу. Лучше, конечно, делать это письменно. После того как сотрудник отдела кадров вносит в дело соответствующую запись, подлинный документ возвращают работнику. При необходимости нужно снять копию с документа и вложить ее в дело.
Все записи вносятся только основываясь на подлинниках документации либо на копиях, удостоверенных нотариусом. Записи вносятся от руки черными, синими или фиолетовыми чернилами, аккуратно, не допуская помарок и исправлений. Если нужно, записи заверяют, используя печать организации и подпись работника отдела кадров.
Не рекомендуется использовать для внесения записей гелевые ручки, так как чернила подобного типа подвержены быстрому выцветанию.
Все листы, которые подшиты в деле, нумеруют. А нумерацию отражают во внутренней описи. Такую опись составляют, чтобы учитывать документы, которые хранятся более чем 10 лет.
Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела.
Журнал регистрации: как вести
Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников. Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. Содержание каждой графы можно менять в зависимости от организации.
В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.
Внесение дополнительной информации производится обычно в графе «Другое» или «Примечания».
Электронное личное дело
Сейчас множество российских компаний внедрили или начали внедрять автоматизацию кадрового делопроизводства. Это сложно назвать следованием моде, скорее необходимостью. Личные дела сотрудников все чаще ведут и хранят в базах данных компьютера. Документы в бумажном виде используют, но по большей части в качестве перестраховки.
Вести и хранить личное дело в электронном виде прежде всего удобно. Сотруднику кадровой службы не нужно глотать пыль, перекладывая дела, для того, чтобы найти нужное. Поэтому одно из безусловных преимуществ электронных дел – это возможность найти все быстро, без лишних затрат времени и сил.
Стоит отметить, что не всю документацию можно вести в электронной форме, трудовые книжки, к примеру, нельзя.
Если в документе должна содержаться личная подпись сотрудника, он должен быть еще и в бумажном виде.
Как поступать с делами уволенных сотрудников
Когда человек увольняется, его дело закрывают, извлекают из папки и прошивают. При этом обязательно оформляют лист-заверитель. Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые.
Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.
В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается. Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.
Заключение
Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.
Вести или нет личные дела на сотрудников предприниматель решает сам, но несомненно их наличие – это существенный плюс для любой компании.
kakzarabativat.ru
Что такое личное дело
К сожалению, в системе высших учебных заведений отсутствует факультет подготовки сотрудников отдела кадров (ОК). Специалисты этого профиля в лучшем случае обучались по специальности «Делопроизводство». Примечательно, что опыт работы кадровиков передаётся из поколения в поколение. Этим и объясняется косность структуры. К признакам такого консерватизма можно смело отнести ведение в компаниях личных дел работников.
В настоящее время такого документа нет не только в унифицированных формах, но и в рекомендуемых. Действующим законодательством формирование ЛД предусмотрено только для госслужбы, где формируется номенклатура и резерв сотрудников.
В предприятиях иных форм собственности, где такие дела ведутся, имеется шкаф, часто несколько шкафов с пыльными папками, материалы которых просто повторяют сведения из карточки Т-2 по учёту кадров. И всё же, в чём заключаются порядок формирования и состав личного дела работника?
Состав ЛД работника
Материалы ЛД содержат ксерокопии кадровых документов. Таких как приказы, заявления и т. п. Сторонники ведения ЛД сотрудников указывают на то, что копии документов о работнике, сведения об аттестации удобнее хранить по признакам персонализации, а не в алфавитном порядке по фамилиям сотрудников. Сегодня этот вопрос полностью передан на усмотрении руководства компании и должен регламентироваться внутренним положением или уставом организации.
Основы кадрового делопроизводства в 2017 году
В своей деятельности кадровая служба руководствуется, прежде всего, Конституцией, Трудовым кодексом РФ, федеральными и региональными законодательными актами, инструкцией по делопроизводству отдела кадров (если такая имеется) и распоряжениями руководства. В частности, статья 85 ТК РФ (с изменениями в редакции 2017 года) характеризует понятие персональных данных и степень их конфиденциальности. А ст. 87 ТК РФ в общих чертах определяет порядок обработки личных данных. Ведение ЛД этим статьям не противоречит.
Если внутренним уставом предприятия предусмотрено ведение личных дел на работающих сотрудников, то оформить их нужно грамотно, соблюдая правила делопроизводства ГОСТ Р-6.30–2003, созданный для унифицированных форм, но приемлемый и для ведения любой документации отдела кадров.
Формирование ЛД по правилам делопроизводства, принятым в организации
Обязательная комплектация ЛД предусмотрена только для госслужащих. Для этой категории граждан разработаны форма и содержание папки с личным делом. Здесь и дальше используются ссылки на формат ведения ЛД госслужащих, определённый главой 2 ФЗ № 79 от 27.07.2004 (ранняя редакция от 16.10.2003) и Указами Президента РФ № 640 от 01.06.1998 и № 885 от 12.08.2002.
Структура личного дела сотрудника
Комплектация личного дела сотрудника начинается с момента его приёма на работу и продолжается до его увольнения, после чего документ сдаётся в архив. Об этом говорит п. 3.5.3 Правил, предусмотренных для организации работы архивов предприятий (решение Росархива от 06.02.2002).
Сколько должно храниться ЛД
Сроки хранения ЛД зависят от категории сотрудника и сроков хранения содержащихся в деле документов. Как правило, это может быть от 5 до 50 лет.
Инструкция по оформлению
Для оформления личного дела нужны: папка — скоросшиватель, дырокол и документы. Если принято заявления, приказы и прочие материалы делопроизводства хранить отдельно (часто такие документы остаются в бухгалтерии), то в ЛД подшиваются копии.
Перечень материалов приводится в п.5 Указа № 640. После исключения норм, касающихся особенностей госслужбы, список применим и к любой другой компании.
Общие требования можно сформулировать следующим образом:
- на обложке обязателен номер дела по книге регистрации, Ф. И. О. сотрудника, дата начала и окончания дела, номера трудовой и медицинской книжек (при необходимости), срок хранения. Обложкой является сама папка или лист формата А-4 с указанными данными, наклеенный на неё;
- обязательна опись документов, содержащихся в ЛД. Опись постоянно пополняется по мере изменения статуса сотрудника либо его карьерного роста;
- затем следует подшить анкету, собственное резюме работника, копию диплома или аттестата;
- далее — копии личных документов: паспорт, ИНН и т. п.;
- заявление о приёме на работу (копия), приказ о назначении на должность;
- трудовой контракт;
- документы о перемещениях сотрудника по службе и изменениях его статуса (в хронологическом порядке);
- можно включать результаты аттестации, служебные записки, сведения о квалификации.
Последними подшиваются материалы о завершении трудовой деятельности на этом предприятии. Это могут быть заявление об увольнении, приказ о расторжении трудового договора, выписка из трудовой книжки и т. п.
По завершении формирования личного дела материалы, содержащиеся в папке, прошиваются крепкой ниткой в нижней части страниц, шагом 1–1,5 см.
С оборота последней страницы концы ниток заклеиваются квадратным куском бумаги с печатью предприятия, и делается запись такого содержания: «В данном деле содержится ____ документов на ____ листах. Материалы прошиты, пронумерованы и скреплены печатью компании ____».
Нумерация листов производится карандашом в правом верхнем углу.
Образец титульного листа
На титульном листе размещают персональные данные работника и сведения о периоде его работы на этом предприятии. Фотография не является обязательным элементом обложки.
На работника компании может быть заведено только одно ЛД. Сбор информации негласными методами преследуется по закону.
Порядок работы с личным делом
Если вы занялись ведением ЛД сотрудников, то помните про закон о конфиденциальности информации. В тех случаях, когда в уставе вашего предприятия прописана необходимость оформления ЛД, следует составить перечень лиц, имеющих доступ к ним.
Сам сотрудник имеет право ознакомиться со своим личным делом. В практике крупных компаний сотрудников знакомят с ЛД в обязательном порядке, под расписку, как правило, один раз в год.
Персональные данные, в соответствии с Указом Президента № 188 от 06.03.1997, относятся к категории конфиденциальных. Категорически запрещено включать в перечень документы, содержащие сведения о личной жизни, политической и религиозной принадлежности сотрудника (ст.8 ФЗ № 119 от 31.07.1995, в редакции 31.05.2003 и 31.01.2005). Уточнения № 58-ФЗ от 27.05.2003.
Личные дела не могут передаваться сторонним организациям, кроме как, по запросу правоохранительных органов. Запрещено хранить ЛД в филиалах, которые не являются юридическим лицом и не могут быть работодателем.
Ответственность инспектора по кадрам
Основные проверки кадровой службы осуществляет служба управления Минтруда. Такие проверки носят плановый характер. Кадровиков также (в пределах компетенции) имеют право проверять: служба занятости, территориальное управление социального страхования и правоохранительные службы по конкретным жалобам.
К инспекторам отдела кадров возможно применение штрафных санкций в размере 500 рублей за каждый неправильно заполненный документ. Но это касается только унифицированных форм, к которым личные дела сотрудников не относятся.
Однако если вы ведёте ЛД в обход устава предприятия (где это не предусмотрено локальными распоряжениями), исполнительная служба российского Комитета по надзору за средствами коммуникации и ИТ имеет право применить к вам штрафные санкции за «сбор и обработку излишних персональных данных». Кроме того, сам сотрудник может обратиться в суд с иском к вам о защите прав личности за нарушение конфиденциальности в соответствии с Законом РФ № 152 «О защите персональных данных».
Простой и эффективный выход из ситуации существует. Электронный формат ведения личных дел сокращает представительские расходы на кадровое обеспечение и избавляет от многих проблем.
Ведение ЛД сотрудников является добровольным и регламентируется внутренними положениями предприятия или компании. По сути, ЛД копирует сведения листка учёта кадров Т-2. Всё больше организаций переходят на электронный вариант учёта информации о своих сотрудниках.
dela.biz
Из чего состоит (структура)
Обычно это папка, в которую подшиваются документы, связанные с оформлением работника, периодом работы, его увольнением из организации и необходимые для обеспечения деятельности организации. Каждое дело ведется в одном экземпляре, официальные бумаги в нем подшиваются по хронологии, брошюруются, нумеруются, к делу обязательно прилагается внутренняя опись.
Порядок ведения и перечень документов в личное дело сотрудника утверждается работодателем. Обычно в данный перечень включают:
- согласие на обработку персональных данных;
- копии документов об образовании, подтверждающие квалификацию работника;
- заключение медицинской комиссии (если требуется для занимаемой должности);
- справку о наличии (отсутствии) судимости (если требуется);
- трудовой договор (экземпляр работодателя);
- копию приказа о приеме на работу;
- договор о неразглашении конфиденциальной информации, коммерческой тайны и др.;
- договор о материальной ответственности и т. д.
В период работы досье пополняют:
- аттестационные листы, характеристики (отзывы о работе);
- копии документов о повышении квалификации;
- копии приказов о перемещении, поощрениях, объявленных взысканиях;
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- докладные и служебные записки, объяснения, акты, уведомления и др.
При увольнении в дело подшиваются заявление и копия приказа об увольнении.
Мы разобрались, какие документы хранятся в личном деле сотрудника.
Сколько хранить
Такое досье — документ длительного хранения. Поэтому не нужно подшивать в него бумаги, срок хранения которых составляет менее 5 лет (заявления и приказы на отпуск, отгул, справки с места жительства, о состоянии здоровья и т. д.).
Запрещается получать, обрабатывать и приобщать к личному делу персональные данные, не установленные ФЗ о политических, религиозных и иных убеждениях, частной жизни, членстве в общественных объединениях, в том числе в профессиональных союзах. Также запрещается хранить подлинники дипломов, военного билета, трудовой книжки и т. д.
Следует отметить, что в отношении госслужащих приобщение и хранение копий персональных документов в их персональных делах предусмотрено нормативным актом (п. 16 «Положения о персональных данных государственного гражданского служащего РФ и ведении его личного дела», утвержденного Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609). В отношении других категорий работников (коммерческие, бюджетные организации) обработка персональных данных может осуществляться в рамках заранее определенных, законных целей и ограничивается их достижением (ч. 2 ст. 5 ФЗ от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»). То есть чтобы хранить копии персональных документов, в Инструкции по работе с личными делами необходимо зафиксировать их перечень и обосновать цели их хранения.
Учет, внесение изменений и хранение
Сформированные личные дела регистрируются в журнале их учета. Номер дела и порядковый номер в журнале должны совпадать. Форма журнала не регламентирована.
Информация, хранящаяся в деле, должна быть актуальной. Поэтому в обязанность кадровых служб входит своевременное внесение в них всех изменений (персональных данных, регистрации актов гражданского состояния, смены должности и пр.) и приобщение поступающих документов к личным делам (заявлений, приказов, распоряжений и т. д.). Для того чтобы внести соответствующие изменения в учетные документы, работник должен подать заявление на имя руководителя организации и приложить к нему копии бумаг, служащих основанием для внесения правок. Нельзя вносить изменения со слов сотрудника, а им запрещается самостоятельно вносить какие-либо корректировки, изымать имеющиеся в нем документы и приобщать новые.
Личные дела должны храниться в месте, обеспечивающем к ним ограниченный доступ. Это могут быть как отдельные помещения, так и металлические запирающиеся шкафы (сейфы). Дела уволенных работников хранятся отдельно от действующих, а по истечении трех лет передаются в архив (для госслужащих — по истечении 10 лет).
Выдача личных дел работников
Порядок выдачи персональных дел во временное пользование должен быть утвержден в ЛНА. В нем необходимо зафиксировать правила и сроки выдачи документов работникам и сторонним организациям.
Личные дела во временное пользование выдаются только сотрудникам, которым это право предоставлено приказом руководителя. Дела выдаются на время, необходимое для выполнения конкретной задачи. Как правило, оно ограничивается пределами рабочего дня. По окончании рабочего времени кадровые работники обязаны проверить наличие папок в хранилище и принять меры по их возвращению в случае необходимости.
Работники могут ознакомиться с материалами своего дела с разрешения руководителя кадровой службы по заявлению в случаях, предусмотренных законодательством РФ, а также запрашивать из него копии любых документов. Ознакомление с материалами дела производится в специально оборудованном помещении под подпись в присутствии кадрового работника, ответственного за эту работу.
Сторонним организациям дело выдается только с разрешения руководителя организации при поступлении официального запроса, в котором обязательно должна быть указана цель получения информации. В случае принятия положительного решения по запросу дополнительно оформляется акт в 2-х экземплярах, которые подписываются руководителями обеих сторон и заверяются печатями. Один экземпляр акта остается в организации, второй направляется вместе с делом. В акте указывается срок, на который выдается личное дело, цель его выдачи, количество листов и т. д.
Стоит отметить, что согласно ФЗ от 27.07.2006 № 152, персональные данные могут быть переданы третьей стороне только с письменного согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
Все факты выдачи личных дел фиксируются в соответствующем журнале либо на каждое дело заводится контрольная карточка, в которой отражается данная информация, и карточка-заместитель, которая ставится взамен дела.
gosuchetnik.ru
Что такое личное дело работника
Данный пакет выступает в роли главного инструмента для менеджмента по работе с персоналом.
Несмотря на важность данной информации, которая при умелом использовании является отличным управленческим инструментом, личное дело на коммерческом предприятии не обязательно к формированию, но на каждого госслужащего сотрудника оно заводится в обязательном порядке. Таким же образом и к составлению личного дела не существует особых требований.
Как правильно оформить личное дело работника вы можете посмотреть в этом видео:
Кто ведет документацию и что в нее входит
При отсутствии строгих правил к составу пакета, практикой сформировано включение в него таких документов:
- Анкета;
- Автобиография;
- Ксерокопии документов об обучении работника в различных учреждениях;
- Рекомендационные листы;
- Заявление о приеме на работу и увольнении;
- Трудовое соглашение;
- Разного рода приказы (например, приказ о переводе на другую работу, приказ на отпуск и приказ о приеме на работу);
- Брачное свидетельство;
- Справки;
- Фотографии;
- Сведения из паспорта.
При этом доступны некоторые взаимозаменяемые варианты, к примеру:
- Автобиография заменяется резюме;
- Анкета – листом по учету кадров;
- Рекомендацию – характеристикой. Как написать характеристику на работника – читайте тут.
Что представляет собой личный листок по учету кадров и как его правильно вести на предприятии вы узнаете в этой статье.
Если служба государственная, то перечень бумаг более расширенный:
- Подтверждение прохождения конкурса на должность;
- Копия трудовой книжки, военного билета, гражданского состояния;
- Допсоглашения;
- Данные о прохождении военной службы;
- Экзаменационные листы;
- Документы о награждениях, повышениях по службе;
- Допуск;
- Декларация о доходах;
- Медицинское соглашение;
- Копии справок о страховом, медицинском и налоговом учете.
Важно: все копии должны удостоверяться подписью. Личные дела госслужащих изучаются ежегодно. Ведет и собирает всю эту документацию работник отдела кадров.
Порядок учета и ведения
Еще при принятии на работу сотрудника согласно приказу руководства, формируется папка, в которую попадают первичные документы, по мере ее пополнения документы нумеруются и описываются, а само дело фиксируется в специальном журнале под присвоенным порядковым номером, с указанием даты формирования, ФИО работника.
Важно: данная документация собирается и хранится на протяжении всего сотрудничества организации с данным человеком, при увольнении подобное дело закрывается и сдается на хранение в архив.
В документах недопустимо совершать ошибки и опечатки, указывать следует только достоверную информацию. Допустимо при большом объеме документации формировать разделы.
Работник обязан участвовать в сборе необходимых бумаг и при появлении новой информации указывать на нее и подтверждать документально.
Оформление и хранение
Каждое отдельное дело имеет опись и обложку, которая содержит основные данные:
- Номер согласно фиксированию в журнале регистрации;
- Дата начала формирования документа и окончания, которая проставляется согласно приказу увольнения или перевода.
Все документы внутри папки нумеруются и шнуруются. Если предстоит перевод на другую службу, то документ не сдается в архив после его закрытия, а при увольнении оно закрывается, хранится внутри организации 10 лет, а далее сдается в архив.
Важно: в архиве все дела хранятся 75 лет, отсчет которых начинается с даты увольнения, если работник занимал руководящий пост хранение бессрочное.
Доступ к делам имеет уполномоченный сотрудник, руководитель предприятия и сам работник. Передача бумаг выполняется согласно приказу.
Опись и формирование
Порядок заполнения и учета личных дел должен подробно описываться в приказе организации по формированию личных дел.
Согласно такому распоряжению директора необходимо все сведения о делах вносить в регистрационный журнал согласно порядковому номеру, который присваивается документу в момент его открытия.
Кроме номера в журнале делается краткое описание дела – ФИО работника, дата формирования, закрытия или сдачи в архив.
Изменения в документы доступно вносить только ответственному работнику, прочие сотрудники исключительно по приказу руководителя.
Изменения необходимо выполнять аналогично изменениям в трудовой книге – горизонтально вычеркивать устаревшие данные, а сверху писать новые.
Порядок заполнения папки личного дела
Титульный лист
Титульный лист заполняется согласно ГОСТовским требованиям:
- Вверху документа необходимо оставить место для штампа, чтобы была возможность сделать запись архивным работникам;
- Немного ниже следует указать полное наименование и реквизиты организации;
- Под этой записью, также по центру необходимо указать сведения об отделе, данная запись должна иметь несколько пустых строк, для возможности корректировки записи на случай перевода сотрудника;
- Далее указывается номер дела с обозначением индекса, к примеру, «Дело No07 – 369»;
- Далее идет наименование папки – ФИО работника;
- В правом нижнем углу необходимо указывать даты открытия и закрытия дела, а также период хранения, после описи необходимо указать количество листов в документе.
Оформление документов
Относительно оформление документов он обязан:
- Принять;
- Пронумеровать;
- Описать;
- Подшить;
- При необходимости внести изменения;
- Закрыть дело;
- Сдать в архив.
Также он обязан под роспись ознакомить сотрудника с личным делом, выполнять подобную процедуру необходимо не менее одного раза в год, это необходимо для поддержания актуальности информации.
Для этого необходимо завести ведомость, в которой работник буде ежегодно расписываться о прочтении документации.
Важно: личные дела по требованию выдаются на руки правоохранительным и контролирующим органам.
Внутренняя опись
Внутренняя опись документов составляется согласно унифицированной формы Приложение 10.
В нее входит:
- Регистрационный номер документа;
- Присвоенный индекс;
- Дата фиксирования документа;
- Заголовок;
- Номера листов согласно нумерации дела;
- Примечание.
Заключение
Коммерческие предприятия имеют право выбора вести личные дела сотрудников или нет, однако при положительном решении необходимо все детально продумать, издать указ и инструкцию по правилам ведения документации, назначить ответственное лицо, которое имеет представление, с чем имеет дело и при этом неусыпно контролировать руководителем весь процесс.
Что представляет собой личное дело работника и в чем его особенности – смотрите в этом видео:
fbm.ru
Личное дело сотрудника, требования к его оформлению
Существующее законодательство не регламентирует порядок ведения ЛД. Поэтому рекомендуется разработать положение, в котором будут оговорены детали формирования, ведения и хранения этого пакета документов, его состав и круг лиц, имеющих доступ к нему. За основу этого локального нормативного акта можно взять Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела».
Документы, подлежащие включению в ЛД, можно условно поделить на три категории:
- представляемые и формируемые при поступлении на работу:
- копии паспорта, СНИЛС, ИНН, военного билета, диплома, сертификатов, аттестата;
- анкеты и резюме;
- рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы;
- медицинские справки;
- заявление о приеме на работу;
- трудовой договор;
- копия приказа о приеме на работу и т. д.;
- возникающие во время трудовой деятельности:
- должностная инструкции;
- копии свидетельства о браке, разводе, рождении ребенка, установлении инвалидности;
- дополнительные соглашения к трудовому договору;
- справки о медосмотрах;
- копии приказов о переводе, повышении, снятии дисциплинарного взыскания и т. п.;
- копия трудовой книжки;
- аттестационные листы, копии свидетельств о повышении квалификации и т. д.;
- связанные с прекращением трудового договора:
- заявление об увольнении;
- копия приказа об увольнении.
Оформление и хранение
За оформление и ведение ЛД обычно отвечает сотрудник отдела кадров. В его обязанности входит формирование дела, заверка копий, хранение, ведение описи, внесение и изъятие документов и т. д. Процесс сбора сведений о подчиненном начинается с момента его приема на работу и продолжается в ходе всей его трудовой деятельности. Каждое дело хранится в отдельной папке, на титульном листе которой должно быть указано:
- название организации;
- Ф.И.О. работника;
- структурное подразделение, в котором занят сотрудник;
- номер ЛД;
- дата начала и окончания его ведения;
- количество листов (не больше 250);
- срок хранения.
На обложку папки приклеивается опись документов. В нее вносятся сведения о внесении и изъятии бумаг из дела. Бланк описи разрабатывается самостоятельно или же используется форма, утвержденная для государственных предприятий.
Опись личного дела сотрудника, образец оформления — 2019
Правила ведения ЛД должны быть разработаны на предприятии, но по общему правилу, все бумаги в папке должны размещаться в хронологическом порядке.
Поскольку ЛД содержат персональные данные работника, наниматель обязан обеспечить соответствующие условия хранения. Папки с делами должны содержаться в металлических шкафах, закрывающихся на ключ в защищенных от сырости и огня помещениях. Доступ к документам может иметь только ограниченный круг лиц, оговоренный в специальном положении.
Большинство кадровых официальных бумаг нужно хранить в течение 75 лет. Следовательно, этот срок распространяется и на дела сотрудников. Если компания прекратила свое существование, бумаги передаются в архив. Согласно пункту 3.7.25 «Основных правил работы архивов организаций», одобренных решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, ЛД работников передаются в архив не позднее чем через 3 года после окончания делопроизводства по ним.
Оформление личного дела сотрудника (образец по ГОСТу), титульный лист
Скачать
clubtk.ru
Понятие личного дела
Оно представляет собой подшивку документов, сгруппированных в отношении каждого сотрудника и скрепленных в единую папку с описью.
Формирование личных дел является обязательным только для государственных органов и муниципальных властей. Их составление и ведение на других предприятиях происходит по усмотрению администрации компании.
Данную обязанность возлагают на отдел кадров, который начинает личное дело сотрудника в момент его приема на работу и закрывает при увольнении. Оно включает личные данные работника,документы оформляемые на самом предприятии, и т.д.
Основными регламентирующими правилами являются ГОСТ 51141-98 и 17914-72, а также федеральные законы по государственной службе. Но их требования обязательны для заведений и учреждений. Другие фирмы могут их использовать в своей работе, или же осуществлять оформление личного дела по своим методикам.
Тем не менее, на все предприятия распространяются положения закона «О персональных данных», согласно которому работодатель признается оператором по их обработке, а следовательно он должен обеспечить защиту личной информации своих сотрудников и предотвратить ее разглашение.
Поэтому, личные дела должны храниться в местах, куда ограничен доступ посторонним работникам предприятия. А обращения за сведениями, содержащимися в составе личного дела, нужно контролировать и фиксировать в специальных регистрах. Несанкционированное разглашение личной информации влечет привлечение фирмы к административной ответственности.
Оформление и ведение личного дела
[ads-pc-2] [ads-mob-2]
Папка на работника открывается в момент его приема. Первой в нее подкалывается оформляемая на работника личная карточка, содержащая помимо основных сведений о нем, фотографию сотрудника. Далее в дело подшиваются все представленные сотрудником копии документов. Сюда же включаются заполняемые им при оформлении бланки.
В течение всей деятельности на предприятии в дело сотрудника ответственные должностные лица подкалывают в хронологическом порядке документацию, относящуюся к нему, например, различные заявления, докладные, объяснительные. Издаваемые приказы на предприятии по личному составу в отношении сотрудника можно не вшивать в папку с его делом, если они фиксируются в личной карточке. Можно в дело подшивать выписки из данных документов.
Все листы личного дела должны иметь сквозную нумерацию.
При расторжении трудового контракта папка со всеми документами закрывается. Перед передачей ее в архив желательно составить опись личного дела, если она не оформлялась с самого начала. Она представляет собой поименный список всех содержащихся в ней документов с указание номеров страниц. Это может быть разработанный организацией шаблон, куда вписываются только страницы, или заполненный от руки или с помощью компьютера перечень.
При закрытии на лицевой папке проставляется дата завершения личного дела, и присваивается индекс в соответствии с имеющейся номенклатурой дел.
В соответствии с законодательством, срок хранения личных дел составляет 75 лет.
Документы, включаемые в личное делопроизводство
В личное дело каждого работника подкалываются представленные им резюме и рекомендации, заполненные на предприятии анкеты, заявление о приеме на работу, личная карточка по форме Т-2, приказ о приме на работу. Желательно в папку также включать копии паспорта, свидетельства о постановке на налоговый учет, пенсионного свидетельства, документов об образовании, свидетельства рождения на детей, о браке (разводе), водительских удостоверений, и другие. Все копии должны быть заверены работником отдела кадров, который принимал их и сверял с оригиналами.
В личном деле должен присутствовать трудовой контракт с сотрудником, а также все заключаемые с ним дополнительные соглашения.
По мере работы в личное дело сотрудника подшиваются его заявления о предоставлении отпусков, служебные записки, докладные, объяснительные, акты о правонарушениях, представления к награждениям и т. д. При необходимости разглашения его личных данных, с сотрудника нужно брать согласие на это, которое также нужно включать в данную папку. После увольнения сюда прикладываются также заявление об увольнении и приказ руководителя об увольнении.
Трудовая книжка работника должна хранится отдельно от личного дела в специализированном шкафу, желательно в сейфе, так как она является бланком строгой отчетности и регистрироваться в журнале регистрации трудовых книжек.
Образец заполнения титульного листа и описи личного дела
[ads-pc-4] [ads-mob-4]
На лицевой стороне титульного листа проставляется название компании, и ее структурного подразделения. В правом углу записывается номер дела, а также количество листов описи.
В центральной части документа заполняется Ф.И.О. сотрудника, на которого заводится дело. В правом нижнем углу указываются даты начала и завершения дела, а также количество листов в нем и срок хранения. При отправлении дела в архив на титульном листе проставляется индекс, согласно принятой номенклатуры дел.
Опись должна содержать номер и заголовок (Ф.И.О.) дела, к которому она составляется.
Далее, в табличной ее части по мере включения в папку листов, заполняются сведения о подшитых бланках. Здесь указывается номер по порядку, индекс документа (если он есть), его наименование, количество страниц.
В конце списка нужно цифрами и прописью записать общее количество приложений, а также листов описи. Список подписывается ответственным лицом, с указанием его должности, личных данных, а также проставляется дата составления.
blankionline.ru