| Оглавление:
1. Порядок и способы оформления ПКО 2. Инструкция по заполнению приходного ордера 3. Образец заполнения РКО 4. Штрафы за отсутствие и сроки хранения ПКО |
Скачать бланк ПКО в excel или в формате word
Скачать образцы ПКО: Взнос учредителя, Возврат подотчета, Возмещение ущерба, Деньги из банка на ЗП, Заем ООО от учредителя, По договору от юр. лица, Розничная выручка у ИП, Торговая выручка ООО |
Приходный ордер – это унифицированный бланк, который заполняется по факту поступления наличных денег в кассу организации (ИП).
Компания обязана оформить ПКО в следующих случаях:
- Внесение средств в уставный капитал;
- Возврат неиспользованных сумм подотчетных средств;
- Возмещение ущерба сотрудником;
- Реализация имущества, принадлежащего компании;
- Возврат или поступление заемных средств;
- Поступление денег со счета компании;
- Приход наличной выручки от хозяйственной деятельности (на конец рабочего дня заполняется один ПКО на всю сумму выручки).
Индивидуальные предприниматели оформлять ПКО, как и другие бланки кассовой дисциплины (например: РКО, кассовую книгу и пр.), не обязаны, но могут применять такие документы по собственной инициативе в целях учета и контроля за перемещением и расходованием наличных средств.
Порядок и способы оформления ПКО
Унифицированный бланк ордера (№ КО-1) утвержден Постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 №88.
Документ состоит из двух частей: приходный кассовый ордер и квитанция к ПКО.
Ордер выписывается в одном экземпляре. Нумерация производится по порядку в хронологической последовательности, датой отсчета является 1 января каждого нового года.
Лицом, в обязанности которого входит заполнение приходного ордера, может являться:
- сотрудник организации (кассир, бухгалтер и др.), назначенный распоряжением руководителя компании;
- главный бухгалтер;
- руководитель (если в штате компании нет главного бухгалтера или бухгалтера).
Подписывают ПКО: главный бухгалтер (бухгалтер или директор) и кассир.
Если руководитель организации (ИП) единолично проводит кассовые операции и оформляет первичную документацию, на ПКО ставится только подпись руководителя (ИП).
Оформление бланка производится:
1) Ручным способом.
2) На компьютере с последующей распечаткой:
- в текстовом или табличном редакторе;
- с помощью специализированных программ и онлайн-сервисов.
3) В электронном виде. При таком способе документооборота кассовые бланки должны быть заверены квалифицированной электронной подписью.
Исправления и помарки при заполнении ПКО категорически не допускаются!
Квитанция к ордеру заполняется одновременно с ПКО, подписывается и заверяется печатью.
Для проставления оттиска печати могут быть использованы:
1) Основная круглая печать организации.
Следует отметить, что с момента вступления в силу закона от 06.04.2015 №82-ФЗ организации имеют право отказаться от использования круглой печати.
2) Простые (вспомогательные) печати и штампы, находящиеся у работников фирмы, ответственных за их сохранность и использование.
Оттиск печати должен располагаться целиком на квитанции и не заходить на сам приходный ордер.
Кассир, получивший заполненный бланк из бухгалтерии, обязан:
- сверить все данные ордера;
- проверить документ на отсутствие помарок и исправлений;
- удостовериться в подлинности подписи главного бухгалтера (или другого ответственного лица);
- проверить наличие указанных приложений.
Если все правила соблюдены, кассир принимает деньги. Прилагающиеся к ордеру документы следует погасить штампом или сделать надпись от руки: «Получено» («Оплачено») с указанием даты.
Оформленный ПКО остается в организации и подшивается к отчету кассира (второй экземпляр листа кассовой книги), а квитанция передается лицу, сдавшему наличность.
Сведения об ордере вносятся в журнал регистрации ордеров (№ КО-3). Запись о принятых денежных средствах отражается в кассовой книге компании.
Инструкция: как заполнить приходный кассовый ордер
Унифицированная форма заполняется следующим образом:
- В поле «Организация» указывается полное название компании в соответствии с учредительными документами.
- В окне «по ОКПО», указывается соответствующий код согласно уведомлению Росстата.
- Строка «Структурное подразделение» заполняется при наличии у компании подразделений и только в ситуациях, когда деньги сдает сотрудник представительства.
- Далее заполняются порядковый номер бланка и текущая дата.
- В ячейках «Дебет» и «Кредит» указываются номера счетов бухучета или коды (если компания использует кодирование).
ИП эти ячейки не заполняют.
Операции по приходу наличности в организацию отражаются по дебету счета 50 (также следует указать субсчет в соответствии с рабочим планом счетов фирмы).
По кредиту записывается корреспондирующий счет – источник прихода денежной наличности, например:
- 51 (52) – приход наличных денег с банковского счета фирмы;
- 60 – поставщик вернул аванс;
- 62 (76) – поступили деньги от заказчиков и покупателей;
- 66 (67) – получены заемные средства;
- 73-1 (2) – сотрудник возместил материальный ущерб;
- 75-1 – собственник внес долю в уставный капитал;
- 90-1 – поступила выручка от реализации продукции (услуг, работ).
- «Код структурного подразделения» заполняется при наличии кода у подразделения, на которое оформляется ордер.
- «Код аналитического учета» – вносится код аналитики корреспондирующего счета (если такие коды в организации предусмотрены).
- В ячейку «Сумма» записывается полученная сумма наличных денег в числовом выражении.
- Ячейка «Код целевого назначения» заполняется, если компания использует систему кодирования.
- В строку «Принято от» записываются Ф.И.О. работника компании. При расчетах между контрагентами указывается название фирмы и Ф.И.О. сотрудника, который передал деньги, при этом используется предлог «через». Например: ООО «Меридиан» через Иванова К.М.
- В строку «Основание» заносится содержание операции.
- В строке «Сумма» расшифровывается прописью сумма поступивших средств, при этом копейки указываются цифрами.
- В строке «В том числе» записывается ставка и сумма НДС. Если операция не подлежит обложению НДС, указывается: «Без НДС».
- В поле «Приложение» перечисляются наименования, номера и даты прилагаемых документов.
При заполнении вручную бланков, изготовленных типографским способом, следует поставить прочерки в пустых ячейках. Также после внесения суммы прописью нужно обязательно прочеркнуть пустое место в строке, во избежание фальсификации документа.
Квитанция ПКО содержит сведения, идентичные данным приходного ордера.
Образец заполнения приходного кассового ордера 2019
Взнос учредителя в уставный капитал
Возврат подотчетных средств
Возмещение ущерба виновным лицом
Получение денег из банка на выплату зарплаты
Заем ООО от учредителя
Оплата по договору от юридического лица
Розничная выручка у ИП
Торговая выручка ООО
Источник: nalog-spravka.ru
Важные аспекты ↑
Одним из важнейших элементов кассовой дисциплины считается приходный кассовый ордер. Им отмечается всякий прием денежных средств в кассу организации или индивидуального предпринимателя.
Обыкновенно документ составляется по окончании дня на совокупный объем, поступивших за всю рабочую смену денег.
Относительно создания отдельного приходного кассового ордера по какой-либо определенной операции, то данное действие остается полностью на усмотрение самого субъекта.
Строгих требований в этом случае не предполагается. Юрлицо само решает, как удобнее оформлять поступление наличности, руководствуясь действующей учетной политикой.
Что касается формата заполнения документа, то это зависит от самого предприятия. Некоторые юридические лица ведут документацию в бумажном виде.
Другие автоматизируют процессы и применяют компьютерное заполнение. В любом случае приходник составляется лишь в одном экземпляре.
Основные термины
Приходным кассовым ордером (ПКО) именуется отчетный документ, оформляемый при поступлении денежной наличности в кассу любой организации. Данный документ унифицирован с августа 1998 года.
Фото: квитанция к ПКО
Без этого документа обойтись невозможно. Именно ПКО в качестве первичного учетного документа подтверждает любое поступление денег.
Состоит приходный кассовый ордер из двух частей – непосредственно ордера и отрывной квитанции к нему. Оформленный документ остается в кассе.
Но предварительно требуется зарегистрировать его в журнале регистрации приходных и расходных документов по форме КО-3. ,
Категорически запрещено наличие помарок и исправлений в ордере. Приходный кассовый ордер является формой документального оформления движения денежных средств.
Он представляет собой неотъемлемую часть в вопросе контроля над состоянием кассы. ПКО является основание для отображения данных в бухучете.
Важен он и при принятии управленческих решений. На данное время бланк приходного кассового ордера обладает утвержденной формой КО-1. Она является межотраслевой. Применять ее могут все субъекты предпринимательской деятельности.
Право подписи документа
Надлежаще оформленный приходный кассовый ордер подписывается кассиром. Также подписать документ должен бухгалтер либо главный бухгалтер.
При отсутствии таковых подписывает ПКО лицо, заменяющее их. Таковым может стать руководитель организации либо индивидуальный предприниматель.
Отрывную квитанцию подписывают те же лица. Затем отрывная часть ордера заверяется печать. Только после этого можно передать ее лицу, внесшему денежные средства в кассу. Печать должна присутствовать лишь на отрывной квитанции.
Популярным является мнение, что оттиск печати должен захватывать часть подписи. Такое можно не редко увидеть на практике. Но на деле это неправильно и считается нарушением правил по заполнению документов.
Кассир обязан проверить и сверить все данные ПКО. Важно убедиться в подлинности подписи бухгалтера или замещающего его лица. Данные в ордере должны быть записаны верно, без исправлений и ошибок.
При указании приложений, нужно убедиться в их наличии. Если все установленные правила соблюдены, отклонений не замечено, то кассир принимает наличность.
При этом он проставляет дату свершения операции, подписывает бланк и передает клиенту квитанцию ПКО. При обнаружении ошибок кассир возвращает приходник на переделку.
После передачи квитанции основная часть приходного кассового ордера остается в кассе. Прием наличных в кассу должен осуществляться именно в тот день, когда произошло составление и подписание документа.
Нормативная база
Форма приходного кассового ордера утверждена Постановлением Госкомстата №88 от 18.08.1998. Применяться она начала с 1999 года. При этом дополнять форму новыми реквизитами или удалять имеющиеся нельзя.
Даже, несмотря на принятие в 2014 году ФЗ №402 «О бухгалтерском учете». Обусловлено это тем, что данный кассовый документ не предназначается для бухучета.
Он включается в понятие кассового учета, который регулирует оборот денежных средств в кассе организации. Обязанность по применению исключительно формы КО-1 для оформления принимаемых денежных средств учреждена и Банком России.
Это очевидно из Указания №3210-У от 11.03.2014 «О порядке ведения кассовых операций».
ПКО состоит из двух частей и каждая из них обязательна к заполнению. Оформлять прием наличности в кассу приходным кассовым ордером обязаны лишь юридические лица.
Банк России в Указании №3210-У разрешил индивидуальным предпринимателям самостоятельно принимать решение по поводу применения утвержденных кассовых документов.
Но это касается только случаев, когда ИП ведут учет доходов/расходов и иных обязательных объектов при учете норм налогового законодательства. В противном случае ИП обязаны применять те же кассовые унифицированные формы, что и юрлица.
Составляется приходный кассовый ордер при любом поступлении денег в кассу:
- при возврате выданной под отчет суммы;
- в случае возврата выданного излишка по зарплате;
- при сдаче выручки;
- при получении денег от покупателя;
- при снятии средств с расчетного счета и т.д.
Требования к заполнению ПКО остаются неизменными при любых обстоятельствах.
Онлайн заполнение приходного кассового ордера ↑
При осуществлении приходных операций дозволяется применять бухгалтерские онлайн-сервисы либо автоматизированные системы.
При помощи подобных средств можно существенно ускорить оформление ПКО. Наиболее часто используются такие программы как «1С», «БЭСТ», «ИНФО-Бухгалтер», «Парус» и прочие.
Пользоваться системой при заполнении приходника удобно еще и тем, что автоматически определяется номер документа и также автоматически он регистрируется в журнале учета.
Плюсом для ведения бухучета становится и то, что базы программ нормативных документов регулярно обновляются. Это устраняет риск применения устаревших форм.
Пошаговая инструкция
Алгоритм заполнения формы КО-1 при построчном заполнении выглядит следующим образом:
- организация – указывается название предприятия или иного юрлица.
- ОКПО – вписывается код, присвоенный Госстатом. При отсутствии кода в графе проставляется прочерк.
- структурное подразделение – здесь прописывается наименование подразделения, занимающегося формированием приходного кассового ордера.
- номер документа – пишется порядковый номер документа, который должен быть последовательным.
- дата составления – ставится дата создания документа. Важно чтобы даты взноса и оформления наличности совпадали.
- дебет – ставится бухгалтерский счет 50.1 «Касса», что означает поступление денег в кассу.
- код структурного подразделения – прописывается значение присвоенного кода, на который осуществляется оформление наличных средств.
- корреспондирующий счет/субсчет – проставляется кредитовый бухгалтерский счет. При этом номер счета зависит от вида операции:
| 51 | При поступлении средств в кассу с собственного расчетного счета |
| 71 | При возврате неизрасходованных подотчетных денег |
| 73 | При возврате денежных средств при недостаче |
| 91 | При выявлении излишков в кассе |
| 90-1 | При реализации товаров либо оказании услуг за расчет наличными средствами |
| 75 | При внесении денег учредителями в целях пополнения уставного капитала |
- код аналитического учета – отражает внутреннюю аналитику счета.
- сумма – пишется цифрами сумма, внесенная при оплате.
- принято от – указывается фамилия физлица или наименование юрлица, внесших деньги в кассу.
- основание – записывается за что получены деньги.
- сумма – прописью и без сокращений пишется полученная сумма.
- в том числе – прописывается цифрами сумма НДС. Если организация не выплачивает НДС, так и пишется «Без НДС».
- приложение – расписывается перечень всех сопутствующих документов с указанием номера каждого и даты составления.
После того как ПКО заполнен в единственном экземпляре можно перейти к следующему шагу по его оформлению:
| Документ подписывает кассир и бухгалтер | При отсутствии последнего – руководитель организации либо его заместитель |
| Заполняется корешок от ПКО | И передается получателю |
| Приходный кассовый ордер заверяется печать | — |
Нужно помнить, что все приходные ордера нумеруются по порядку. Отсчет начинается с первого января каждого нового календарного года.
При работе в 1С
В программе 1С имеются готовые шаблоны всех документальных форм, необходимых для бухучета. Для начала работы нужно занести в память программы данные организации и сформировать аналитику.
При каждом последующем оформлении ПКО не придется писать название юрлица, ОКУД, ОКПО. Система самостоятельно их впишет.
Так же автоматически будут проставлены дата составления документа и порядковый номер его. Сделать приходный кассовый ордер онлайн в 1С можно так:
| Войти в программу | И открыть вкладку «Банк и касса» |
| Из выпавшего меню | Выбрать «Приходный кассовый ордер» |
| В открывшемся окошке | Нажать кнопки «Действия» → «Добавить» |
| В созданном документе указать сумму и наименование контрагента | Для указания суммы следует нажать на значок калькулятора в графе о сумме. Ниже в строке о контрагенте нужно нажать на многоточие. Из выпавшего списка следует выбрать нужную группу и нужного субъекта |
| Далее нужно нажать на закладку «Печать» | На открывшейся странице указывается от кого приняты средства. Здесь же указываются прилагаемые документы |
| Для сохранения данных | Следует нажать кнопку «Записать» |
Для просмотра всех приходных кассовых ордеров и поиска любого из них необходимо войти во вкладку «Банк и касса», нажать «Приходный кассовый ордер». Можно просматривать все созданные приходники и каждый из них по отдельности.
Как распечатать бланк
Перед тем как распечатать сформированный бланк в 1С нужно еще раз проверить правильность его заполнения. При обнаружении каких-либо ошибок можно изменить неточности в ручном режиме.
Для этого нужно выбрать документ, нажать кнопку «Движение документа». Далее следует проставить галочку в пункте «Ручная корректировка». После этого в документ модно внести необходимые изменения и правки.
После выправки ордера нажимается кнопка «Записать». Далее нажимается кнопка «Приходный кассовый ордер», возле кнопки нарисован значок принтера.
На распечатанном ордере ставятся необходимые подписи и печать. Вдоль разрывной линии отделяется квитанция, которая передается получателю. Сам ордер сохраняется в бухгалтерии.
Преимущества и недостатки
Возможность онлайн заполнения приходного кассового ордера не означает, что нельзя заполнять документ на компьютере в режиме оффлайн или вручную.
Все эти варианты имеют место быть. Что касается именно онлайн создания приходника, то можно отметить такие преимущества как:
| Отсутствие необходимости внесения общих данных при заполнении каждого нового приходного ордера | Все нужные обязательные сведения система запоминает и проставляет сама |
| В памяти программы сохраняются данные о постоянных покупателях | Что позволяет быстро заполнить графу «Принято от» |
| Не нужно следить за нумерацией | Которая происходит автоматически |
| Возможность ошибок сведена до минимума | К тому же при необходимости неправильно вписанные данные можно сразу же исправить |
| Требуется минимум времени | На заполнение ордера |
К недостаткам можно отнести ситуации, когда Интернет недоступен. Это может случиться вследствие проблем у провайдера, при профилактических работах или повреждении кабеля. В таком случае пользоваться готовым образцом более удобно.
Возможность заполнения приходного кассового ордера онлайн значительно облегчила процесс ведения бухучета.
Автоматизация процедуры заметно экономит время и снижает в разы вероятность ошибок. При этом недостатки онлайн программ практически не ощущаются, являясь скорее исключением из правил.
Источник: finance-exp.ru
Где можно бесплатно скачать бланк приходного кассового ордера
Скачать бланк приходно-кассового ордера (ПКО) вы можете на нашем сайте:
Скачать бланк приходно-кассового ордера
Мы предлагаем вам бесплатно скачать бланк ПКО в 2 наиболее распространенных файловых форматах — Word и Excel. При этом в Excel представлен уже заполненный бланк, расположенный ниже.
Однако скачать приходный кассовый ордер — это еще не все, следует удостовериться в том, что это актуальная форма документа.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 действуют новые правила ведения кассовых операций, ознакомиться с которыми вы можете здесь.
Ссылка, с помощью которой можно скачать бланк ПКО на нашем сайте, будет содержать документ, соответствующий всем законодательным требованиям. Рассмотрим их.
Каким требованиям должен соответствовать бланк приходно-кассового ордера
На нашем сайте вы можете скачать бланк ПКО по форме КО-1 (соответствующей номеру 0310001 по ОКУД), утвержденной постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 № 88. Использовать только эту форму российским организациям предписывает указание Банка России от 11.03.2011 № 3210-У.
Подробнее о том, каким стандартам должны соответствовать первичные документы, читайте в статье «Первичный документ: требования к форме и последствия ее нарушения».
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! ИП, ведущие в соответствии с законодательством РФ о налогах и сборах учет доходов или доходов и расходов и (или) иных объектов налогообложения либо физпоказателей, характеризующих определенный вид предпринимательской деятельности, могут не оформлять кассовые документы и кассовую книгу (пп. 4.1, 4.6 указания № 3210-У).
Как заполнять бланк ПКО
Скачать бланк приходного кассового ордера — это первый этап задачи, а следующим шагом будет корректное заполнение данного документа. Заполненный образец ПКО может выглядеть так:
Скачать заполненный образец ПКО
Приходный кассовый ордер может быть оформлен на бумаге либо с применением технических средств – данные вносятся на компьютере, затем ПКО распечатывают и подписывают. Кроме того, приходник может быть оформлен в электронном виде при условии обеспечения защиты от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации. В таком случае ПКО подписывается электронной подписью (п. 4.7 указания № 3210-У).
Заполненный образец приходного кассового ордера вы можете распечатать и разместить на рабочем столе кассира вместе с инструкцией по его заполнению, которую мы приведем ниже.
Заполнение бланка ПКО: нюансы
Существует ряд нюансов, характеризующих процедуру заполнения бланка приходного кассового ордера. Рассмотрим их.
Графу «Структурное подразделение» следует заполнять, только если наличные средства принимаются от сотрудника организации. Если их передает другое юрлицо или физлицо, то в соответствующем пункте формы следует ставить прочерк.
Пункты «Дебет», «Кредит» содержат счета Плана счетов (утвержден приказом Минфина от 31.10.2000 № 94н) в соответствии с сутью хозоперации.
Графу «Код целевого назначения» заполняют организации, которые задействуют соответствующую систему кодирования.
Графа «Сумма руб., коп» формы КО-1 заполняется только цифрами, рубли и копейки разделяются запятой (например, «200,75»). В графе «Сумма прописью» прописью указываются рубли (с заглавной буквы первое слово), цифрами — копейки. Следует также поставить прочерк (если документ заполняется на компьютере, то непрерывную последовательность идущих друг за другом тире) в свободных местах соответствующей графы после указания суммы прописью.
Если фирма не работает с НДС, то в графе «В том числе» следует вписать «Без НДС». В противном случае – соответствующий размер НДС.
В пункте «Приложение» следует зафиксировать первичные документы, являющиеся основанием для внесения цифр в ПКО (например, отчет кассира).
Не считая основной части формы КО-1, потребуется также заполнить квитанцию, которая входит в структуру ПКО. Квитанция будет присутствовать в документе на одной странице с основной частью формы. Что касается проставления печати, то исходя из обычаев делового оборота, печать часто проставляется так, чтобы часть ее была на квитанции, а другая часть на ПКО. Заметим, что в этом случае возможны претензии со стороны налоговых органов. Однако их можно попытаться оспорить (см., например, постановление Седьмого арбитражного апелляционного суда от 06.04.2010 № 07АП-1517/10). Кроме того, на сегодняшний день подобные споры представляются нам малоактуальными, так как в связи с вступлением в силу закона от 06.04.2015 № 82-ФЗ печать для организаций перестала быть обязательным реквизитом.
См. также материал «Печать не является обязательным атрибутом первички».
Ордер должен подписать кассир или иное уполномоченное лицо. Кассир сверяет подписи уполномоченных лиц на ПКО с образцами (кроме ситуации, когда приходник выписан в электронной форме).
Если документ заполняет ИП и не нанимает кассира, то соответствующие полномочия по подписанию документа возлагаются на него. Квитанция выдается лицу, которое внесло денежные средства в кассу.
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Если вы заполняете ПКО в электронном виде и подписываете электронной подписью, то квитанцию вносителю денежных средств вы можете отправить по его просьбе на электронную почту (п. 5.1 указания № 3210-У).
С 19.08.2017 кассир может выписать общий приходный кассовый ордер в конце дня на всю сумму поступлений денежных средств, подтвержденную фискальными документами – кассовыми чеками и БСО онлайн-кассы (п. 4.1 указания № 3210-У).
Итоги
Приходный кассовый ордер – первичный документ, оформляемый на бланке унифицированной формы КО-1. ПКО заполняется при поступлении денежных средств в кассу, может иметь как бумажную, так и электронную форму. В последнем случае ПКО подписывается электронными подписями.
Источник: nalog-nalog.ru