Форма отчета по командировке

Как написать отчет о командировке

Определение понятия «командировка» содержится в ст. 166 ТК РФ. Командировкой считается поездка по поручению нанимателя на определенный период за пределы постоянного места труда.

Направление в поездку, так же как и возврат из нее должны быть правильно оформлены. При планировании сотруднику выдается служебное задание, составляется приказ о направлении в командировку. Результаты же своей поездки сотрудник должен отразить в отчете. Необходимость в отчетности возникает прежде всего из-за невозможности контроля работника за пределами компании, а также для контроля израсходованных денежных средств.

Отчет содержит краткую информацию об итогах достижения поставленных в служебном задании целей. Описывается, что было сделано, каких результатов получилось достичь в результате поездки.

Унифицированная форма отчета Т-10а “Служебное задание” содержит:

  • данные о работнике, направляемом в служебную поездку;
  • даты поездки;
  • место назначения;
  • организация-плательщик;
  • основание направления (номер приказа);
  • цель;
  • краткий отчет.

Обязателен ли отчет о командировке

Кроме того, отчет о командировке возможно написать в свободной форме. Также компания может разработать свой бланк, при этом необходимо прописать в ЛНА компании обязанность сотрудника заполнять форму по возвращении из командировки.

В такой бланк рекомендуется включить следующие графы:

  • ФИО, должность работника;
  • место и даты поездки;
  • поставленные цели и задачи;
  • проведенные встречи;
  • результаты проведенных встреч;
  • даты составления и подпись командировочного. 

► Командировка или вахта? Как сэкономить на выплатах

Кто подписывает

Стандартная форма краткого отчета о выполнении задания в командировке содержит три подписи.

Первая — подпись руководителя отдела, который направляет работника в поездку.

Вторая — самого работника. Ей он подтверждает свое согласие на командировку и факт ознакомления с ее условиями. Работодателю стоит помнить, что он не может направлять в командировку беременных женщин и подростков до 18 лет. Кроме того от служебной поездки могут отказаться:

  • матери или отцы одиночки с детьми до 5 лет;
  • родители детей до 3 лет;
  • родителе детей-инвалидов;
  • лица, ухаживающие за больными родственниками (при наличии соответствующего медицинского заключения).

Третья подпись — руководителя предприятия. Для малых компаний, где все решения принимает непосредственно директор, допускается наличие только двух подписей: директора и работника.

Сопроводительные документы

Для документального оформления и сопровождения служебной поездки оформляется достаточно большой пакет документов. Часть из них формируется еще на этапе подготовки, другая по возвращении.

При планировании командировки работодатель:

  • берет согласие на поездку с тех категорий персонала, которые по закону могут отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ);
  • подготавливает приказ;
  • оформляет служебное задание.

► Может ли компания признать корпоратив командировкой

По возвращении работник, помимо составления отчета о поездке, собирает пакет сопроводительных документов:

  • квитанции и чеки об оплате гостиниц;
  • проездные билеты;
  • билеты на посещение мероприятий, если они были целью визита;
  • авансовый отчет.

Авансовый отчет по командировке вместе с отчетом о поездке предоставляется работодателю в 3-х дневный срок. Положение об этом должно быть закреплено в ЛНА компании.


Главная новость Диспансеризация-2019: как организовать работу и не перестараться

Тема номера За какие выходки на корпоративе работника можно уволить

В каких случаях можно наказать сотрудников после корпоратива и когда лучше этого не делать

Как составить авансовый отчет по командировке

Необходимость заполнения авансового отчета по командировке связана с тем, что расходы по поездке ложатся на плечи компании (ст. 168 ТК РФ). И сотрудник по возвращении отчитывается за произведенные траты.

Работодатель должен компенсировать сотруднику:

  • проездные билеты или сумму потраченную на ГСМ;
  • аренду квартиры или гостиницы;
  • иные расходы связанные с проживанием (суточные).

Авансовый отчет по командировке заполняется по унифицированной форме № АО-1. 

Стандартно заполняется шапка документа с названием компании, ФИО и подразделения сотрудника. Номер документу присваивается работниками бухгалтерии. В табличную часть сотрудник вносит лишь суммы аванса и фактически понесенные затраты. На втором листе приводится расшифровка всех затрат, с указанием номеров квитанций и их дат. Остальные графы отчет заполняются сотрудниками бухгалтерии самостоятельно.

► Как уволить бездельника: три формулировки для ПВТР

Отчет необходимо сдавать в бухгалтерию предприятия, предварительно подписав его у руководителя. Согласование требуется для того, чтобы избежать приписок со стороны сотрудников, ведь бухгалтер не знает всей специфики работы того или иного специалиста и может пропустить излишние расходы.

Сроки предоставления


Так как обязанность заполнять и предоставлять отчет о служебной поездке законодательно отсутствует с 2015 года, то и регламентированных сроков его сдачи не существует. Этот вопрос должен быть оговорен в ЛНА компании вместе с вопросом об обязательности такого отчета на конкретном предприятии.

Однако, это касается лишь части отчета о проделанной работе, но никак не касается авансового отчета о командировке. Его срок сдачи строго регламентирован и составляет 3 дня. Поэтому, на наш взгляд, целесообразно прописать в ЛНА для отчета о проделанной работе такой же срок.

www.pro-personal.ru

Бланк задания в командировку

После внесения корректировок в законодательные нормы предприятия вправе продолжать применять командировочное задание. Какой бланк использовать? Типовая форма Т-10а утверждена Госкомстатом в Постановлении № 1 от 05.01.04 г. Это небольшой документ на одном листе. Организация может разработать собственный бланк, включив в него все необходимые реквизиты. Бланк отчета о командировке, образец в конце статьи, включен в ф. Т-10а.

Как заполнить служебное задание


Когда организация решила использовать унифицированный бланк ф. Т-10а, какие данные следует отразить в этом документе и каким способом? Заполнить форму разрешается как «на бумаге», так и электронно. Предварительно кадровик (или иное ответственное лицо работодателя) должен составить приказ об отправлении специалиста в поездку по делам предприятия. Затем заполняется сама форма Т-10а.

Какие данные внести в разделы задания на командировку:

  • Шапка документа – здесь приводится точное наименование компании, код ОКПО. Также вносится № задания (по порядку), дата заполнения и указывается ФИО (полностью) командированного лица и его табельный номер.
  • Графы с 1 по 10 с данными о командировке – в этом разделе таблицы приводятся общие сведения о предстоящей сотруднику поездке. Какую информацию вносить? Обязательно указывается то структурное подразделение предприятия, в котором трудится физлицо. Отдельно приводится его должность или же профессия. Далее заполняется, куда территориально направляется командируемый и в какую организацию. После чего вносятся даты планируемой командировки: дата отъезда обозначает начало, дата приезда – окончания. К примеру, менеджер компании улетает в г. Москву 22.05.18 г. в 22.30, а прилетает 29.05.18 г. в 01.30. В этом случае командировка длится 8 дн., дни отлета и прилета включаются в полном объеме. По стр. 7-8 заполняется общий период поездки, по стр. 9 указывается, какая компания оплачивает расходы, а по стр. 10 – документальное основание для командировки. Это может быть служебная записка или письмо, а также иная форма.

  • Графа 11 с данными о задании – по этой строке формулируется цель поездки. Заполнить этот раздел может непосредственный руководитель сотрудника, если компания крупная, или директор фирмы, если бизнес относится к СМП. После того, как данные внесены в стр. 11, заполнение задания приостанавливается до дня возвращения командированного лица в организацию.
  • Графа 12 с данными о выполнении – отчет по командировке, пример написания будет далее, составляется сотрудником уже по возвращении на место занятости. В этой части служебки кратко прописывается, что было сделано за время поездки.
  • Заверение формы – подписывает документ несколько ответственных лиц. Прежде всего, это сам работник, пребывавший в командировке. Кроме того, это руководитель структурного подразделения компании (при наличии), и наконец, руководитель всего предприятия. Одновременно директор выносит заключение путем подведения итогов поездки.

Служебное задание на командировку – образец заполнения

Чтобы вам было легче разобраться, как правильно внести данные в записку, ознакомьтесь с образцом уже заполненного документа. Как видно, ничего сложного здесь нет и сведения можно указывать в произвольном виде, с учетом специфики деятельности компании и сроков поездки. А кто обязан заполнять форму и в каком количестве экземпляров?


Ответственным лицом обычно выступает начальник отдела или структурного подразделения, или же кадровик. Если фирма небольшая, эти функции может исполнять и непосредственный руководитель. Служебная записка составляется в единственном экземпляре и хранится совместно с другими документами по командировкам. Заверяет форму только директор организации, проставление печати не является обязательным.

Обратите внимание! Если в поездку командируется сразу несколько человек, составление служебной записки требуется для каждого из них в отдельности. Однако приказ разрешено заполнять сразу на группу лиц.

Как отчитаться за командировку

В соответствии с нормами стат. 168 ТК предприятие-работодатель должно возместить командированному лицу все понесенные за время командировки издержки. Это суточные, затраты на проезд и проживание, а также иные виды трат при их возникновении. Чтобы получить деньги от работодателя без задержек, сотрудник обязан предоставить по своему возвращению финансовый отчет о командировке, образец можно найти в интернете. Или можно составить авансовый отчет.

В отчете указывается, сколько денег было получено от работодателя на поездку, какие долги числятся за предприятием или сотрудником, а также сколько средств было потрачено за время поездки. Для предоставления в бухгалтерию установлен 3-дневный срок отчета по командировочным расходам (п. 26 Постановления № 749). Дополнительно для обоснования фактически понесенных издержек командированное лицо обязано приложить все документы на проезд, жилье и т.д. На суточные прилагать документы не требуется.

Отчет по командировке – образец написания 2018


Собственно говоря, отдельной формы отчета после командировки на законодательном уровне не существует. Когда речь идет о подобном документе, форма отчета о командировке может быть разработана предприятием самостоятельно. Или же допускается использование уже рассмотренного бланка ф. Т-10а, где предусмотрены соответствующие строки для внесения данных сотрудником.

Какую информацию отразить в отчете? Поскольку этот документ заполняется по итогам проведенных в поездке мероприятий, командированное лицо должно отчитаться по факту, что было сделано и какие выгоды получила компания. К примеру, при направлении для переговоров с партнерами следует указать, с какими именно предприятиями взаимодействовал от лица организации работник. Если переговоры были продуктивными и привели к подписанию договоров, обязательно перечисляется, какие сделки и с кем заключены и т.д. Далее посмотрим, как написать отчет о командировке – пример выложен с учетом типовых ситуаций.

Отчет о выполнении командировочного задания – пример произвольной формы

Начальнику отдела сбыта ООО «Вертол-Сити»

Михееву Владимиру Александровичу

От менеджера по сбыту

Иванова Игоря Васильевича

Отчет по служебной командировке

В период с 21.05.18 г. по 24.05.18 г. я находился в служебной командировке в г. Санкт-Петербурге с целью посещения вставки электротехнического оборудования и обновления деловых контактов.

За время поездки я от лица ООО «Вертол-Сити» провел переговоры со следующими поставщиками оборудования:


  1. ООО «Энерготехника» г. Москва.
  2. ООО «ВИЛО-РУС» г. Москва.
  3. ООО «Завод по производству электрооборудования» г. Киров.
  4. ООО «Насосэнергомаш» г. Краснодар.
  5. ООО «Промышленная компания» г. Санкт-Петербург.
  6. ООО «Веста» г. Санкт-Петербург.

В целях заключения договоров поставки с указанными организациями в наш адрес в ближайшее время будут направлены коммерческие предложения. Помимо этого, и для расширения клиентской базы покупателей, я распространил действующие прайсы ООО «Вертол-Сити», что должно привести к росту покупательской активности.

Менеджер ____________________/Иванов И.В./

(Скачать бланк) Служебное задание на командировку

(Скачать образец заполнения) Служебное задание на командировку

Вывод – в этой статье мы разобрались, как написать отчет о командировке – образец выложен выше. Как видно из формы, этот бланк по сути является составной части широко распространенной ф. Т-10а. Информация вносится в документ частями: в первой – до командировки о предстоящем поручении; во второй – после возвращения в организацию о проделанных мероприятиях. Если предприятие использует не типовой бланк, а собственный, допускается как составление общей формы (на задание и отчет), так и отдельных документов. Разработанные формы отчетов следует утвердить в графике документооборота организации.


raszp.ru

Служебное задание: нужно ли оно?

В последнее время задача корректного оформления отчёта о командировке осложнена тем, что обязательные несколько лет назад командировочное удостоверение и служебное задание отменены законодательством (Постановление № 1595). Если фирма пожелает использовать данные виды документов в рамках внутреннего пользования, она вправе это сделать. Следовательно, бухгалтер должен либо отстоять перед руководством работу с документами по новым тенденциям, либо оставить прежний документооборот, закрепив использование первичной документации во внутренних актах компании.

Правила заполнения документов на командировку

Служебное задание (СЗ) ранее было обязательным к оформлению перед отправкой человека в другой город по работе, но в настоящее время его можно не использовать. СЗ всегда являлось основанием для утверждения приказа по организации о направлении сотрудника в командировку (Постановление №749). В настоящее время законодательством определены в обязательном порядке следующие типы документов:

  • приказ руководителя;
  • служебная записка сотрудника при поездке на автомобиле.

Приказ по-прежнему обязателен к утверждению, поскольку без этого документа командировка просто не состоится.

Служебная записка: образец написания

Служебная записка пишется не всегда, а только при использовании личного, служебного или арендованного автомобиля. Как правило, она дооформляется уже после командировки. В документе сотрудник указывает даты командировки, количество дней, место направления, марку и номер используемого транспортного средства.

Желательно в служебной записке перечислить документы, которые сотрудник привёз в качестве отчётных. Однако строгих требований со стороны законодательства по содержанию записки нет, их устанавливает каждая фирма самостоятельно.

Служебное задание: какой бланк теперь использовать

При отмене СЗ многие фирмы приняли решение не отказываться от этого документа из-за информативности и удобства использования. Ведь в служебном задании раскрыты задачи и цели поездки работника, а также сроки их осуществления.

В связи с необязательностью документа, каждая организация может составить свой образец для использования, но будет лучше если СЗ будет содержать следующие пункты:

  • название фирмы;
  • данные сотрудника, его должность и отдел, в котором он работает;
  • сроки командировки, общее количество дней;
  • цель командировки;
  • задания, включая сроки исполнения;
  • место назначения;
  • дата и номер служебного задания;
  • отчёт, который сотрудник заполнит после возвращения из поездки;
  • подписи (сотрудник и работодатель).

Печать в СЗ ставить нет надобности, но если у руководящего состава организации появится такое желание, то это не будет являться нарушением.

Важно помнить, что СЗ должно быть оформлено на каждого сотрудника по отдельности. Нельзя составлять документ на несколько человек сразу, так как каждый сотрудник отвечает за выполнение своей задачи, которую поручили именно ему.

Как правило, СЗ составляет начальник отдела, а сотрудник лишь ставит свою подпись после ознакомления с документом.

В большинстве случаев в организациях оформление документа ложится на сотрудников кадровой службы, а иногда даже и на бухгалтерию. Такая практика перекладывания работы с документами на определённое подразделение имеет место по той причине, что кадровики или бухгалтеры в силу наличия специальных знаний смогут качественнее и быстрее сделать эту работу.

Важно помнить, что если в командировку собирается поехать генеральный директор, то на него также составляется приказ и СЗ. Ведь директор — это наёмный работник, с которым также заключён трудовой договор, как и с другими сотрудниками компании.

Документы для авансового отчёта
Краткий отчёт о выполнении задания в командировке должен составлять каждый работник

Написание финансового отчёта о командировке

Документ, фиксирующий деятельность работника в командировке, составляется, как правило, уже после его возвращения. Такой отчёт нужен для того, чтобы сообщить о проделанной работе и целях, которые были достигнуты. Отчёт должен быть написан работником самостоятельно, а после составления необходимо заверить его подписью.

Отчёт о командировке, как и авансовый отчёт, предоставляется работником в течение трёх дней после возвращения из того пункта, куда его направляли (Положение №749).

В отчёте должно быть подробное изложение достигнутых целей, краткость в этом случае неуместна. Естественно, содержание задач должно быть таким же, как и в СЗ. Например, если в СЗ цель — заключение договора, то в отчётеследует написать, каких договорённостей удалось достичь.

Как написать отчёт о проделанной работе в свободной форме

Организация может не использовать унифицированные формы отчёта о командировке, поскольку вся необходимая информация уже есть в самом служебном задании. Фирма может разработать собственный документ для удобства использования в рамках отдельно взятой организации.

Фирма может использовать простой отчёт, состоящий из нескольких пунктов:

  • данные о работнике;
  • отдел, в котором сотрудник числится;
  • сроки командировки и количество дней, проведённых в ней;
  • цели и задачи, которые должны быть подробно и наиболее полно раскрыты;
  • данные о контрагентах или партнёрах;
  • результаты переговоров;
  • дата составления и подпись сотрудника.

Организация может по своему желанию добавлять новые пункты либо убирать имеющиеся, в зависимости от своей специфики.

Бывают ситуации, что цель поездки по каким-то причинам не была достигнута. В таком случае нужно написать о неудачной командировке, но лучше будет, если у работника есть уважительная причина. Сотрудник пишет о том, что командировочное задание им не выполнено и составляет докладную записку на имя руководителя. Директор, в свою очередь, принимает решение исходя из сложившейся ситуации:

  • направление работника в новую командировку;
  • отмена новых поездок, в связи с их нецелесообразностью;
  • меры дисциплинарного характера в случае вины сотрудника.

После завершения работы с отчётом о командировке сотрудник составляет авансовый отчёт. К нему прилагаются все документы, которые подтверждают траты во время поездки.

В настоящее время служебное задание и отчёт о командировке необязательны к использованию на предприятии, но при необходимости их можно составлять. Для больших организаций, где совершается много служебных поездок и в этом задействованы десятки работников, такие документы будут помощниками для бухгалтерии. Краткие письменные отчёты о командировке способствуют правильному ведению бухгалтерского учёта. В маленьких фирмах, напротив, лишние бумаги ни к чему и от них можно смело отказаться.

идея-малого-бизнеса.рф

Для чего нужно служебное задание

Служебное задание является официальным документом. Гриф «Обязательно» с него снят ещё в 2013 году. С этого момента все акты, которые утвердил Роскомстат РФ Положением №1 от 05.01.2004, стали только рекомендованными к применению. Теперь наниматель самостоятельно может разрабатывать более удобные формы отчёта о командировке, но при этом следует соблюдать все необходимые требования нормативных документов.

Во избежание спорных вопросов после возвращения сотрудника из командировки работодатель должен чётко прорабатывать все пункты служебного задания. Допустимо составление индивидуального графика с указанием конкретных дат исполнения поручений, которого должен придерживаться командированный сотрудник.

Примерный образец служебного задания

Составлением служебных заданий на предприятии занимаются руководители подразделений, под руководством которых трудится отправляющийся в поездку работник. В недавнем прошлом для отправки сотрудника в командировку составлялся целый пакет документов: приказ руководителя, командировочное удостоверение, служебное задание.

Порядок направления работников в командировки в настоящий момент регламентируется главой 24 ТК РФ, а также Постановлением Правительства РФ №749, с изменениями и дополнениями, вступившими в действие в начале 2016 года.

И, как следствие из приведённой выше законодательной нормы, командировочное удостоверение и служебное задание перешли в разряд желательных, но не обязательных документов.

Служебное задание, при его оформлении, хранится в архиве кадровой службы организации 5 лет. Если сотрудника отправляли с заданием за пределы страны, то срок хранения увеличивается в 2 раза.

Готовится служебное задание в 2 экземплярах. Один — для архива, другой непосредственно для сотрудника. В бухгалтерию копия задания не представляется, так как все данные для начисления командировочных указаны в приказе о командировании сотрудника.

Вначале подписи на документах ставят руководитель организации и начальник отдела, затем с ними знакомится отправляемый в командировку сотрудник. И если он согласен со всеми условиями, указанными в задании, то ставит ниже свою подпись.

Кадровые службы иногда задаются вопросом: ставить ли печать организации на бланке служебного задания?

Однозначного ответа тут нет. Исходите из важности сведений в документе. Возможно, вашему сотруднику придётся предъявить бланк служебного задания для полного выполнения поставленных задач. А печать в этом случае добавит аргументированности документу.

Отметим, что на бланке «М.П.» не отмечено. Более того, печать уже не обязательный реквизит организации в целом. Потому, если у Вашей организации печати нет вовсе, то беспокоится о заполнении подобного оттиска вообще не стоит.

Какой из бланков заполнить

Если в командировку отправляется несколько сотрудников сразу, не поленитесь заполнить служебное задание на каждого. Приказ на командирование может быть один на всех командированных.

Все графы в служебном задании подлежат обязательному заполнению. То же самое касается и графы «Отчёт о командировке». Написать отчёт о проделанной работе можно в свободной форме.

Краткий отчёт о командировке

Для составления отчёта о командировке законом унифицирована специальная форма Т-10а. Как было оговорено выше, по желанию руководителя та или иная часть формы Т-10а может быть модифицирована. Если предполагается расширенное описание цели поездки или отчёта о командировке, то целесообразнее увеличить эти разделы в бланке. Это позволит предоставить весь объём необходимой информации.

Если материал отчёта о командировке обширен, то дополнение бланка по форме Т-10а листом с информацией нарушением законодательства не считается. Произвольную форму отчёта никто не отменял.

Выполнение требований по заполнению формы: обязательно или нет?

Такой вопрос задают кадровики, когда сомневаются в необходимости оформления командировочного отчёта. Ответ: с 8 января 2016 года составлять отчёт необязательно.

Многие организации по привычке пользуются стандартным комплектом сопроводительных документов (приказ, задание и отчёт). Им так удобнее и понятней. Но вы можете отчёт о командировке не заполнять — нарушением это не станет.

Сложность в другом: контролирующие органы наверняка проверят все командировочные документы, по которым вы отправляли сотрудников в поездку. Ведь работнику в командировку даются деньги под отчёт. И суммы, которые были потрачены на нужды организации и на свои личные цели, облагаются налогом по-разному. Вот тут вам и пригодятся подтверждающие документы (например, чеки). И полезным будет тот бланк, где всё чётко и понятно прописано.

Перечень применяемых унифицированных форм на предприятии составляется и утверждается руководителем. Вся эта информация отражается в локальных правовых актах конкретной организации.

Если организация использует форму Т-10а, то работник обязан уложиться с составлением отчёта в 3 дня.

Как быть: работник не справился со служебным заданием

Напомним, что сотрудник отправляется в командировку по производственной необходимости. И возвращать положенные законом выплаты на питание, проживание, проезд он не обязан. А вот все суммы, которые сотрудник получил непосредственно на решение задач поездки, вернуть придётся.

Для этого прибывший из командировки работник составляет в письменном виде отчёт о командировке с подробным описанием каждой израсходованной суммы. На первом месте — объяснение, почему не выполнена цель поездки с указанием объективных причин.

Какие финансовые документы приложить к отчёту

Согласно законодательству работник, отбывающий в командировку, получает деньги под отчёт. Выдают их непосредственно перед отъездом. По прибытии из командировки сотрудник обязан составить авансовый отчёт. В этом ему помогает сотрудник бухгалтерии.

Работнику придётся отчитаться обо всех потраченных суммах в трёхдневный срок.

К учёту принимаются все финансовые документы; чеки, билеты, квитанции, оплаченные счета (оригиналы с печатью). Никакие рукописные записки бухгалтер в расчёт не примет.

Все документы, которые бухгалтер счёл оправдательными, вносятся в специальные графы на оборотной стороне авансового отчёта.

В случае выдачи командировочному сотруднику иностранной валюты записи делают на лицевой стороне отчёта (графа 1а) и на оборотной стороне (графа 6 и 8).

После сделанной сверки с бухгалтерией авансовый отчёт утверждается руководителем предприятия.

По итоговым подсчётам происходит взаиморасчёт прибывшего сотрудника с организацией. Если остались неиспользованные денежные средства, то они вносятся в кассу предприятия. В тех случаях, когда сотрудник потратил свои личные средства, из кассы предприятия или на банковский счёт ему выплачивается согласованная сумма.

Приведённый выше алгоритм оформления служебного задания и командировочного отчёта поможет работнику отчитаться о служебной поездке. Не являясь обязательными к заполнению, эти бланки пользуются широкой популярностью у кадровых сотрудников. Несложные в заполнении, они несут в себе массу информации, необходимой для слаженной работы кадровой и бухгалтерской служб предприятия.

ipshnik.com

Общие сведения

Цели, для которых гражданин отправляется в поездку, могут существенно различаться. Компания может послать сотрудника для:

  • заключения договоров;
  • участия в различных тренингах и семинарах;
  • проведения переговоров;
  • приобретения или реализации товарно-материальных ценностей;
  • участия в обучающих мероприятиях;
  • обслуживания удаленного структурного подразделения.

Вне зависимости от цели, которые преследовал специалист, после окончания поездки он обязан составить и передать отчет о выполнении поставленных задач. Документ важен для обеих сторон трудовых правоотношений.

На основании отчета руководство компании решает, насколько хорошо специалист справился с поставленными задачами в процессе командировке.

Работник же сможет избавить себя от необоснованных претензий и утверждений, что результаты поездки неудовлетворительные.

На основании документа руководство компании может наградить сотрудника или применить к нему дисциплинарное взыскание.

Формированием отчета занимается сам гражданин, приехавший из командировки.

На бланки документа в обязательном порядке проставляется подпись лица, которое приняло отчёт. Ее наличие будет свидетельствовать о том, что документ принят к рассмотрению.

Законодательная база

Чтоб разобраться с формой документа и выяснить основные нюансы его заполнения, стоит обратиться к действующему законодательству. Оно предусматривает только один вид отчета о командировке — авансовый.

Эта норма определена пунктом 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки.

Все остальные виды отчетов о командировке в 2018 году заполняются на основании внутренних нормативно-правовых актов организации.

Отчет о командировке

Сегодня существует несколько разновидностей командировочных отчетов. Чтобы разобраться в их особенностях, стоит ознакомиться с каждой из них.

Служебной

Согласно правилам, составить отчет о служебной командировке необходимо в течение 3 дней с момента возвращения.

Авансовый

Если необходимо заполнить авансовый отчет, нужно использовать бланк, соответствующий требованиям действующего законодательства. Документ заполняется по форме № АО-1.

Вносить данные в авансовый отчет должен сам работник, вернувшийся из командировки.

Если гражданин затрудняется самостоятельно заполнить бумагу, можно использовать готовый образец.

Документ заполняется в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию. При этом сотрудник обязан вносить данные только с лицевой и оборотной стороны. Остальную часть бумаги должна дополнять бухгалтерия.

Финансовый

Отправляясь в поездку, работник получает от организации денежные средства. Вернувшись, он обязан отчитаться о том, какие траты были совершены. Для этого составляется авансовый отчет.

Его необходимо дополнить финансовой документацией.

В качестве доказательств осуществленных затрат можно привести:

  • чеки;
  • квитанции;
  • оригиналы оплаченных счетов с печатью;
  • билеты.

Рукописные документы бухгалтер не примет.

За границу

Если работник был за границей, после возвращения он обязан составить отчет о выполнении поставленных задач, а также предоставить подтверждающую документацию о совершенных тратах.

Обязателен ли?

До 2018 года составление командировочного удостоверения было обязательным действием. Потребность в его оформлении закреплялась в действующих нормативно-правовых актах. Однако позднее подобная норма была упразднена.

Сегодня необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания зависит от решения руководителя.

Если в компании многие сотрудники периодически направляются в командировку, эксперты советуют не пренебрегать возможностью и обязывать их заполнять необходимую документацию. Это поможет избежать путаницы при начислении зарплаты и налогов.

Если компания обязывает своих сотрудников составлять командировочный отчет, этот факт необходимо отразить в локальных актах.

В небольших организациях эксперты советуют не обязывать сотрудников заполнять командировочные документацию. Это позволит уменьшить количество бумаг, с которыми необходимо работать.

Информацию о командировке сотрудника в этой ситуации можно получить из приказа, а не из отчета.

Как оформить?

Процедура оформления может существенно отличаться в зависимости от того, какую разновидность документа необходимо заполнить.

Чтобы заранее выяснить все нюансы процедуры, стоит ознакомиться с решением типичных вопросов, возникающих в процессе заполнения документации.

В свободной форме или нет?

Сегодня для составления отчёта обычно используется типовая форма т-10а.

Этот бланк считается стандартным. Он состоит из одного листа. В нём содержатся графы и колонки, обязательные к заполнению:

  1. В начальной части формы необходимо указать место отбытия.
  2. Затем фиксируются реквизиты уполномоченного лица, которое будет принимать документы ознакомлению.
  3. Далее работник обязан указать наименование работ, выполненных в период отсутствия. Список совершенных действий расписывается по дням. Это делается для того, чтобы работодатель мог проследить и сопоставить выполненные работы с расходами, которые были понесены на командировку.

Документ может быть составлен и по собственной форме организации.

Если компания решила самостоятельно разработать банк документа или просит сотрудников заполнять его в свободной форме, должен быть предусмотрен порядок оформления бумаги.

Рекомендуется зафиксировать в локальных актах:

  • период, в течение которого специалист обязан представить готовый отчет;
  • лицо, которому необходимо сдавать готовые документы;
  • сведения, которые в обязательном порядке должны быть отображены в бланке.

Сотрудников необходимо ознакомить с требованиями, закрепленными в нормативных документах организации. Работники предприятия должны оставить подписи, подтверждающие факт изучения требований.

Разрабатывая документ, работодатель должен учитывать, что существуют категории работников, которых нельзя отправлять в командировки.

В этот перечень ходят беременные женщины и лица, не достигшие 18 лет. Кроме того, некоторые сотрудники имеют право отказаться от командировки.

К ним относятся:

  • родители, занимающихся воспитания детей-инвалидов;
  • лица, у которых имеются дети возрастом до 5 лет;
  • родители детей в возрасте до 3 лет;
  • лица, которые осуществляют уход за больными родственниками в соответствии с медицинскими показаниями.

Если работник попадает в одну из категорий, он должен быть письменно проинформирован о своём праве. Направлять таких специалистов в командировку можно только их согласия. Оно должно быть зафиксировано на бумаге.

Пример написания

Правила заполнения документа не отличаются сложностью. Перед отправкой руководитель указывает работнику конкретную цель поездки. По итогу путешествия человек должен отчитаться о проделанной работе.

Нюансы заполнения документации зависят от индивидуальных требований организации.

Обычно бланк должен включать следующую информацию:

  • расход денежных средств по дням;
  • место командировочной работы;
  • использование авансовых платежей.

Эксперты советуют составлять отчет таким образом, чтобы при проверке документации налоговой инспекцией у ее сотрудников не возникли вопросы касательно необходимости поездки.

Если поставленную цель выполнить не удалось, необходимо указать причины произошедшего.

Если они уважительные, компания может решить не выполнять взыскание затрат, понесенных на командировку.

В основной части отчета должна быть указана точная дата прибытия и сдачи готового документа. Отчитаться необходимо в первый формальный день, после выхода на работу. Возможность продления сроков решается непосредственно с начальством.

Если места в бланке не хватает, разрешается продолжить изложение информации на обычном листе А4. Это не будет считаться нарушением действующего законодательства. По согласованию с работодателем может быть использована свободная форма. Для оформления документа можно использовать готовый пример.

Бланк отчета по командировке здесь,

образец заполнения отчета по командировке здесь.

Кто подписывает и согласовывает?

Согласно правилам, на документе должны присутствовать минимум 3 подписи. Их оставляют:

  • работник, оформлявший командировку;
  • руководитель структурного подразделения – проверяет правильность внесения данных в документ;
  • руководитель организации – утверждает готовый отчет и ставит резолюцию.

Сроки предоставления

Согласно Постановлению №749, вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться перед начальством в трехдневный срок.

В учет принимаются только рабочие дни. В документе нужно отразить, что было сделано во время командировки.

Сопроводительные документы

Если сотрудника направляют в командировку, потребуется составить целый пакет сопроводительных документов.

В обязательном порядке нужно оформить:

  • заявление на командировку, если гражданин попадает в перечень лиц, обладающих правом отказаться от путешествия;
  • приказ о направлении в командировку;
  • служебное задание.

По итогу командировки составляется отчет о выполнении поставленных задач. Он дополняется авансовым отчетом, к которому нужно приложить подтверждающую документацию о совершенных тратах.

nam-pokursu.ru

Авансовый отчет

После подписания приказа сотруднику, отправляющемуся по заданию, выдаются денежные средства на поездку – командировочные. При выдаче командировочных бухгалтерия учитывает:

  • проезд к месту выполнения задания и страховку для пассажиров на транспорте;
  • количество дней, которые работник проведет в командировке;
  • оплату за питание за дни командировки;
  • оплату за проживание в гостинице и передвижение по городу.

Законом предусмотрен только один вид командировочной отчетности – образец отчета о командировке (письменный). Это бланк авансового отчета. Все расходы командированный подтверждает документально (чеками, билетами, квитанциями). По возвращении из командировки сотрудник представляет авансовый отчет о потраченных на поездку средствах. Это обязательный к составлению документ. Он позволяет определить целенаправленность потраченных средств компании, и положена ли командированному доплата или, наоборот, ему нужно вернуть часть средств в кассу предприятия. Авансовый отчет прилагается к отчету по поездке в командировку.

Для упрощения составления отчетности, можно скачать образец отчета по командировке сотрудника.

Формы отчетности

Федеральный закон от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» требует документального подтверждения всех финансовых затрат организации первичными бухгалтерскими документами. Для унификации первичной отчетности введены формы учета для отправки работников компании в командировку:

  • форма Т-9 (приказ о командировке);
  • форма Т-9а (скачать бланк отчета по командировке).

Так как ТК РФ не обязывает работника отчитываться о прохождении командировки документально, то компания может разработать и утвердить документ о такой обязательной отчетности (статьи 8 и 22 ТК РФ). При этом организация может пользоваться для составления отчетности как собственной разработанной формой отчетности, так и унифицированными:

  • форма Т-10 (бланк командировочного удостоверения);
  • форма Т-10а (задание для командированного).

Внимание! Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595 отменило обязательное оформление командировочного удостоверения и задания на командировку. Применение форм первичной отчетности остается на усмотрение работодателя. Отчет о командировке (шаблон) не всегда обязателен для заполнения. Теперь для законности денежных выплат достаточно приказа по организации и подтвержденного документами авансового отчета.

Зачем нужно отчитываться

Отчет о командировке (образец) обязательно должен присутствовать в пакете командировочной документации. Все документы по командировкам подлежат проверке в налоговой (на НДФЛ И ЕСН). Перед отправкой работника по заданию, руководством должен быть подписан приказ о командировании. Также обычно отъезжающему выдается командировочное удостоверение, денежный аванс и заполненное по форме «Служебное задание». За сбор пакета документов отвечают несколько должностных лиц (включая командированного). Обычно это работник отдела кадров или делопроизводитель и бухгалтер. Прибывший с задания сотрудник сначала собирает всю финансовую документацию (чеки, билеты) по закончившейся командировке и только потом начинает составлять отчет о командировке в свободной форме (образец).

Составляя краткий отчет о выполнении задания, о том, как прошла командировка, можно, например, указать по каждому пункту задания – выполненное действие командированного и результат его действий:

  • 1. По п. 1 служебного задания 21.12.2016 была проведена встреча с главным инженером и технологом фабрики «Модный дом». Результат встречи в прилагаемом к отчету «Протоколе о намерениях».
  • 2. По п. 2 служебного задания 22.12.2016 посещение завода «Ростехмаш». Результат – согласованный заказ на отгрузку станков для предприятия. Отгрузка оборудования в наш адрес состоится 15.01.2017. Счета к оплате сданы в бухгалтерию.

Краткий отчет о выполнении задания, длительная командировка (пример) может содержать в себе пункты по заданиям или по дням (если в один день выполнялись несколько заданий).

Оформить правильно

Отчет о командировке может быть написан на обычном листе бумаги (без использования бланка). Отчет может быть выполнен в произвольной форме и приложен к пакету сдаваемых командировочных документов.

Отчет о командировке, пример написания: документ должен содержать в себе название отчета, из которого будет понятно, какое задание и в каком городе выполнял сотрудник. Далее можно перечислить действия командированного и результат, полученный в итоге. Удобнее всего действовать в командировке по выданному заданию, тогда работнику не придется оправдывать забывчивостью невыполненные пункты задания.

Отчет о выполнении служебного задания составляют, опираясь на перечисленные пункты и отчитываясь непосредственно по каждому. Если отчет в произвольной форме по какой-либо причине неудобен, можно отчитаться с помощью бланка отчета по командировке, образец которого есть выше.

По возвращении из командировки в бухгалтерию сдается командировочное удостоверение (если оно было оформлено) и авансовый отчет.

На форме Т-10 (командировочное удостоверение) с обратной стороны бланка должны находиться:

  • штамп родного предприятия о дате убытия в командировку;
  • штамп той организации, куда прибыл командировочный, и дата прибытия.

Составляя отчет по заграничной командировке, можно взять образец обычного авансового отчета. Командированный просто должен указать дополнительные затраты:

  • открытие визы;
  • расходы на оформление въездных и выездных документов;
  • оплата за работу переводчика или сопровождающего.

Чеки и билеты не на русском языке вполне могут быть приняты в качестве подтверждающих документов.

Заграничная командировка, как и внутри страны, может быть групповой или индивидуальной. Отчет можно составлять как от лица конкретного сотрудника, так и от всей группы. Отчет по заграничной командировке заполняется так же, как и по командировке в пределах нашей страны, – вам поможет обычный образец, представленный ваше.

Заполняем форму

Отчет о проделанной работе в командировке кратко составляется по форме Т-10а. Для верного заполнения нужно проследить, чтобы в графе 11 была указана вся требующаяся информация. Оформление считается правильным только после заполнения всех граф формы.

Рассмотрим подробнее, как составить отчет о командировке по общей унифицированной форме:

  • Документ регистрируется, ему присваивается порядковый номер, этот номер и дата подписания приказа указываются в начале документа.
  • Заполняются все реквизиты организации (ОКПО, полное название).
  • Фамилия, имя, отчество командированного, табельный номер.
  • В графу «должность» вписывается должность командированного, согласно штатному расписанию компании.
  • Вписывается пункт командирования и сроки командировки.
  • Цель командирования работника.
  • Указывается, на какие средства командируется сотрудник.

Внимание! Если сотрудник предприятия находится в статусе ученика (согласно трудовому договору), он может быть откомандирован только по причине, связанной с его ученичеством! Отчет об ученической командировке составляется точно так же, как и другие отчеты.

В результатах командировки указываются новые освоенные навыки и полученные знания. Перед оформлением приказа о командировке начальник отдела, где трудится командируемый, составляет «Служебное задание». Это задание является основанием для издания приказа о командировке и может быть указано в приказе, а также включаться в текст отчета о командировке. Работник должен ознакомиться с приказом на командировку и расписаться.

zhazhda.biz


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector