Как отчитаться за командировку


Перед командировкой работник должен приобрести билеты, забронировать гостиницу, произвести другие расходы. Для этого ему выписываются под аванс деньги из кассы фирмы.

По возвращении из служебной поездки работник обязан отчитаться в бухгалтерии по осуществленным расходам.

Для подтверждения обычно предоставляются чеки и квитанции, на их основании формируется авансовый отчет.

Что нужно знать ↑

Авансовый отчет заполняется на специальном бланке, форма которого утверждена Федеральной службой государственной статистики и называется № АО-1.

Организации вправе доработать эту форму – дополнить новыми графами или убрать лишние.

Рекомендации по составлению авансового отчета представлены в Постановлении Госкомстата №55 от 01.08.2001 г.

Основные определения

Авансовый отчет рассматривается как первичная учетная документация, подтверждающая использование выданных средств.

Авансовый отчет подает подотчетное лицо – т. е. тот, кому выписали деньги, после чего документ подается в бухгалтерию и там проходит проверку. Проверенный бухгалтером документ подписывает директор организации.


Выдача наличных из кассы осуществляется по расходному кассовому ордеру, где прописываются цели расходования денег.

В бухгалтерии обычно имеется приказ, в котором перечислены лица, имеющие право на получение подотчетных средств.

Данным приказом определяется и период, на который предоставляются деньги (сроки выдачи законодательством не ограничены).

Основанием для выдачи денег в командировку может послужить командировочное удостоверение, либо приказ руководства о направлении сотрудника в служебную поездку.

Деньги не могут быть выданы работнику, за которым числится долг по предыдущему авансу, также не допустима передача подотчетных средств другому человеку.

Утверждение бланка документа

Бланк отчета представляет собой форму № АО-1 и включен в альбом унифицированных форм по учету кассовых операций и результатов инвентаризации денежных средств.

Данная форма определена Постановлением Госкомстата РФ от 01.08.2001 №55. Бланк представлен в виде двухсторонней унифицированной формы и подлежит обязательному заполнению в единичном экземпляре командируемым и бухгалтером.

Законодательная база

С 01.01.2013 г. формы первичной документации не являются обязательными к использованию, однако обязательными остаются документы, применяемые для первичного учета.

Они также установлены уполномоченными органами согласно действующему законодательству (например, кассовая документация).


Об этом говорится в Информации Министерства финансов РФ № ПЗ-10/2012. Для ведения бухучета могут применяться формы первичной документации и учетных регистров.

Они разработан хозяйствующим субъектом самостоятельно, а также другие рекомендованные документы (например, бланки, внесенные в альбомы унифицированных форм первичной документации).

В соответствии с ч. 4 ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ, документы первичного учета, используемые для подтверждения хозяйственной деятельности организации, должны быть утверждены руководством этой организации.

Таким образом, для формирования авансового отчета можно использовать:

  1. Форму № АО-1.
  2. Электронную форму, подписанную квалифицированной электронной подписью (письмо от 12.04.2013 г. № 03-03-07/12250).
  3. Самостоятельно составленный бланк, утвержденный руководством организации и содержащий предусмотренные законодательством реквизиты.

Что касается последнего пункта, то отсутствие обязательных реквизитов (перечень определен п. 2. Ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ) может привести к проблемам с налоговыми органами.

Неправильное заполнение собственной формы приведет к тому, что налоговая откажется принимать указанные в документе затраты.

Согласно ст. 252 НК РФ, расходами считаются аргументированные и документально удостоверенные траты, произведенные налогоплательщиком.


Это же условие применимо к удостоверяющим документам, прилагаемым к авансовому отчету. Постановление Госкомстата содержит рекомендации по использованию и заполнению формы авансового отчета.

В постановлении сказано, что отчет может быть составлен в бумажном или электронном виде.

На обратной стороне командируемое лицо прописывает список документов, подтверждающих затраты во время служебной поездки (квитанции, билеты, чеки и т. д.), и отмечает суммы затрат.

Бухгалтер просматривает целевое расходование денег, комплект удостоверяющих документов, правильность оформления, производит расчет сумм.

Правило касаемо сроков сдачи отчета определено п. 6.3 Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 г. №3210-У.

В письме Минфина РФ от 12.04.2013 г. №03-03-07/12250 говорится, что если документ оформляется в электронном виде, необходимо его заверение простой или усиленной квалифицированной ЭЦП (письмо Министерства финансов РФ от 20.08.2015 г. № 03-03-06/48232).

Как оформить авансовый отчет по командировке ↑

Оформление отчета осуществляется по приезду работника из командировки. Сотрудник получает бланк в бухгалтерии и начинает самостоятельно, либо с помощью бухгалтера заполнять форму.


Далее необходимую информацию вносит бухгалтер, после чего проверяет отчет с приложенными к нему документами и подает его на подтверждение руководству.

Необходимые данные

Авансовый отчет заполняется на основании подтверждающих документов, которые также подаются в бухгалтерию.

Если работник производил расчет наличными, к отчету прикладываются:

  • кассовые чеки;
  • квитанции к приходному кассовому ордеру или бланки строгой отчетности.

При безналичном расчете (например, банковской картой), отчет составляется на основании:

Оригиналов слипов Документов, оформляемых при оплате покупок картой
Квитанций От операций банкоматов и терминалов

К документам, подтверждаемым затраты сотрудника, также относятся билеты на поезд, счета на оплату жилплощади и т. д.

Порядок формирования документа

Авансовый отчет заполняется на бланке формы № АО-1. Документ состоит из трех листов:


Сначала заполняется шапка документа Указывается остаток по ранее выданным авансам (включая задолженность), далее указывается фактически израсходованная сумма по чекам и итоговый остаток в виде разницы данных сумм. Бухгалтер делает запись по дебету 26, кредиту 71 — подотчетное лицо отчиталось по командировке, проводка
Второй лист представляет собой расписку С подотчетной суммой, подтверждающей проверку отчета бухгалтером
Третий и другие листы включают детализацию затрат Номера и даты подтверждающих документов, на что израсходованы средства (суточные, билет и т. д.). Здесь расписывается подотчетное лицо
К авансовому документу прикрепляются Все предоставленные работником дополнительные документы

После того, как бухгалтер проверит целевое расходование денег и наличие подтверждающих затраты документов, авансовый отчет подается руководителю.

Здесь важно отметить то, что неподтверждение отчета руководителем является поводом к тому, чтобы налоговые органы отказали в принятии расходов.

Согласно пп. 5 п. 7 ст. 272 НК РФ датой проведения внереализационных и других затрат считается дата ратификации авансового отчета.

Если средства были перерасходованы, бухгалтер выдает из кассы сумму перерасхода. При этом оформляется расходный кассовый ордер на перерасход.

Если деньги были потрачены не полностью, остаток возвращается в кассу. Такая процедура подтверждается приходным кассовым ордером.

На основании ратифицированного авансового отчета бухгалтер осуществляет списывание подотчетной суммы.

Пример заполнения

В заполнении авансового отчета участвуют командируемое лицо и бухгалтер. В первом случае сотрудник начинает заполнение с указания на лицевой стороне основной информации.

Как составить и что прописывать:


  • название учреждения;
  • дата заполнения;
  • ФИО;
  • специальность (должности);
  • табельный номер;
  • цели аванса (хозяйственные или представительные затраты);
  • на лицевой стороне слева также заполняется таблица, содержащая информацию о ранее предоставленном авансе, выданных в настоящий момент деньгах и их расходовании (перерасход или остаток).

На оборотной стороне в графах с первой по шестую перечисляются удостоверяющие расходы документы, здесь же отмечаются потраченные суммы.

Документы пронумеровываются в соответствии с очередностью их перечисления. В первой графе командируемое лицо прописывает порядковый номер подтверждающего документа.

Во второй и третьей графе отмечаются дата составления и номер документа. В четвертой графе отмечается тип расхода (например, оплата за жилье).

В пятой графе прописывается сумма произведенных трат (если расход произведен в иностранной валюте – в шестой графе). Итоговая сумма затрат отмечается в строчке «итого» в пятой или шестой графе.

Бухгалтер при принятии заполненного отчета и удостоверяющих документов ставит свою подпись, указывает номер и дату отчета, итоговую сумму трат и количество представленных документов.

В расписке ставится дата подачи отчета, после чего она вручается работнику.


После проверки всех внесенных работником сведений бухгалтер приступает к заполнению на обратной стороне седьмой и восьмой графы (размеры затрат, подлежащих учету) и графы девятой (номера счетов бухучета).

Затем бухгалтер возвращается к лицевой стороне документа и отмечает:

  1. Оставшиеся средства (или перерасход) по ранее выданному авансу.
  2. Размер выданного из кассы аванса.
  3. Размер потраченных денег.
  4. Оставшиеся средства (перерасход) авансовой суммы.
  5. Бухгалтерскую учетную запись.

Данные для заполнения таблицы бухгалтерских записей берутся из девятой графы с оборотной стороны отчета.

Проанализированный отчет подписывается директором фирмы (ФИО и роспись с расшифровкой), либо заменяющим его лицом. Для этих целей вверху лицевой стороны отведена специальная строчка.

После заверения руководством отчетный документ принимают к учету с целью списания подотчетных сумм. Такой образец написания авансового отчета по командировке в 2019 году наиболее распространен.

Возникающие нюансы ↑

При заполнении авансового отчета могут возникнуть некоторые трудности. Обычно это происходит в ситуации, когда сотрудник отправляется в служебную командировку за границу или сразу по возвращении из командировки выходит в отпуск.


На самом деле, ничего сложного в этом нет – в первом случае может лишь потребоваться перевод некоторых строк, а во втором достаточно уложиться в установленные сроки сразу после выхода из отпуска.

Как быть при загранкомандировке?

Сотрудник, возвратившийся из командировки, должен подать в бухгалтерию авансовый отчет не позднее трех рабочих дней по окончании срока, на который выдавались средства.

Данное правило закреплено п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У и действует для заграничных служебных командировок.

Реквизиты, отнесенные к иностранной валюте (строчка 1а на лицевой стороне бланка, графы шестая и восьмая на обратной стороне), заполняются в случае предоставления работнику денег в иностранной валюте, согласно определенному российским законодательством порядку.

Если часть документов, удостоверяющих затраты во время заграничной командировки, составляется на иностранном языке, по мнению контролирующих органов, на отдельном листке нужно выполнить построчный перевод этих документов на русский язык.

Как сделать перевод? Это можно сделать самостоятельно, либо с помощью специализированной фирмы переводов.

Для билетов на самолет и иных транспортировочных документов на иностранном языке Министерство финансов требует перевод одних реквизитов, необходимых для подтверждения затрат (ФИО пассажира, место назначения, рейс, дата вылета и прилета, сколько стоит билет).


Перевод сведений, не имеющих особого значения для удостоверения затрат (например, условия применимости тарифа, правила авиаперелета и провоза багажа и т. д.) выполнять не нужно.

По мнению налоговиков, необходимость в переводе электронного билета на самолет полностью отсутствует.

Данный билет является унифицированной международной формой документа, поэтому большинство реквизитов заполняется согласно Единому международному кодификатору.

Вместе с тем, переводить другие подтверждающие документы (счета из отеля, счет за аренду автомобиля или такси и т. д.) все же придется. Это необходимо для установления целевого характера расходования средств.

Если перевод осуществляется сотрудником специализированной компании, расходы на перевод можно отнести к прочим расходам.

Если из командировки в отпуск

Если сотрудник по возращении из командировки сразу отправляется в отпуск, ему не обязательно идти на работу и предоставлять авансовый отчет. Срок сдачи документа в такой ситуации нарушен не будет.

В соответствии с п. 26 Положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 г. №749, срок подачи авансового отчета отсчитывается в рабочих днях, поэтому заполнением документа можно заняться по выходу из отпуска.

Каковы сроки предоставления

На сдачу отчета работнику отводится три рабочих дня с момента:

  1. Истечения срока предоставления средств. Данный срок прописывается в заявлении сотрудника на выдачу денег под отчет.
  2. Возвращения из служебной поездки.
  3. Выхода на работу из отпуска или с больничного, если срок предоставления средств закончился в этот период.

Таким образом, на составление и подачу авансового отчета работнику дается три рабочих дня с момента выхода на работу после командировки или окончания срока предоставления денег.

Составление авансового отчета обычно не вызывает трудностей у сотрудников. В бланке четко указаны все графы, которые требуется заполнить, в случае неясностей можно обратиться к бухгалтеру.

Никаких проблем не возникнет, если на руках имеются все документы, подтверждающие расходование подотчетных средств.

Также важно соблюдение сроков (сотруднику дается три рабочих дня на подачу документа). Если по возвращении из поездки подотчетное лицо уходит в отпуск, авансовый отчет подается после выхода из отпуска.

buhonline24.ru

Бланк задания в командировку

После внесения корректировок в законодательные нормы предприятия вправе продолжать применять командировочное задание. Какой бланк использовать? Типовая форма Т-10а утверждена Госкомстатом в Постановлении № 1 от 05.01.04 г. Это небольшой документ на одном листе. Организация может разработать собственный бланк, включив в него все необходимые реквизиты. Бланк отчета о командировке, образец в конце статьи, включен в ф. Т-10а.

Как заполнить служебное задание

Когда организация решила использовать унифицированный бланк ф. Т-10а, какие данные следует отразить в этом документе и каким способом? Заполнить форму разрешается как «на бумаге», так и электронно. Предварительно кадровик (или иное ответственное лицо работодателя) должен составить приказ об отправлении специалиста в поездку по делам предприятия. Затем заполняется сама форма Т-10а.

Какие данные внести в разделы задания на командировку:

  • Шапка документа – здесь приводится точное наименование компании, код ОКПО. Также вносится № задания (по порядку), дата заполнения и указывается ФИО (полностью) командированного лица и его табельный номер.
  • Графы с 1 по 10 с данными о командировке – в этом разделе таблицы приводятся общие сведения о предстоящей сотруднику поездке. Какую информацию вносить? Обязательно указывается то структурное подразделение предприятия, в котором трудится физлицо. Отдельно приводится его должность или же профессия. Далее заполняется, куда территориально направляется командируемый и в какую организацию. После чего вносятся даты планируемой командировки: дата отъезда обозначает начало, дата приезда – окончания. К примеру, менеджер компании улетает в г. Москву 22.05.18 г. в 22.30, а прилетает 29.05.18 г. в 01.30. В этом случае командировка длится 8 дн., дни отлета и прилета включаются в полном объеме. По стр. 7-8 заполняется общий период поездки, по стр. 9 указывается, какая компания оплачивает расходы, а по стр. 10 – документальное основание для командировки. Это может быть служебная записка или письмо, а также иная форма.
  • Графа 11 с данными о задании – по этой строке формулируется цель поездки. Заполнить этот раздел может непосредственный руководитель сотрудника, если компания крупная, или директор фирмы, если бизнес относится к СМП. После того, как данные внесены в стр. 11, заполнение задания приостанавливается до дня возвращения командированного лица в организацию.
  • Графа 12 с данными о выполнении – отчет по командировке, пример написания будет далее, составляется сотрудником уже по возвращении на место занятости. В этой части служебки кратко прописывается, что было сделано за время поездки.
  • Заверение формы – подписывает документ несколько ответственных лиц. Прежде всего, это сам работник, пребывавший в командировке. Кроме того, это руководитель структурного подразделения компании (при наличии), и наконец, руководитель всего предприятия. Одновременно директор выносит заключение путем подведения итогов поездки.

Служебное задание на командировку – образец заполнения

Чтобы вам было легче разобраться, как правильно внести данные в записку, ознакомьтесь с образцом уже заполненного документа. Как видно, ничего сложного здесь нет и сведения можно указывать в произвольном виде, с учетом специфики деятельности компании и сроков поездки. А кто обязан заполнять форму и в каком количестве экземпляров?

Ответственным лицом обычно выступает начальник отдела или структурного подразделения, или же кадровик. Если фирма небольшая, эти функции может исполнять и непосредственный руководитель. Служебная записка составляется в единственном экземпляре и хранится совместно с другими документами по командировкам. Заверяет форму только директор организации, проставление печати не является обязательным.

Обратите внимание! Если в поездку командируется сразу несколько человек, составление служебной записки требуется для каждого из них в отдельности. Однако приказ разрешено заполнять сразу на группу лиц.

Как отчитаться за командировку

В соответствии с нормами стат. 168 ТК предприятие-работодатель должно возместить командированному лицу все понесенные за время командировки издержки. Это суточные, затраты на проезд и проживание, а также иные виды трат при их возникновении. Чтобы получить деньги от работодателя без задержек, сотрудник обязан предоставить по своему возвращению финансовый отчет о командировке, образец можно найти в интернете. Или можно составить авансовый отчет.

В отчете указывается, сколько денег было получено от работодателя на поездку, какие долги числятся за предприятием или сотрудником, а также сколько средств было потрачено за время поездки. Для предоставления в бухгалтерию установлен 3-дневный срок отчета по командировочным расходам (п. 26 Постановления № 749). Дополнительно для обоснования фактически понесенных издержек командированное лицо обязано приложить все документы на проезд, жилье и т.д. На суточные прилагать документы не требуется.

Отчет по командировке – образец написания 2018

Собственно говоря, отдельной формы отчета после командировки на законодательном уровне не существует. Когда речь идет о подобном документе, форма отчета о командировке может быть разработана предприятием самостоятельно. Или же допускается использование уже рассмотренного бланка ф. Т-10а, где предусмотрены соответствующие строки для внесения данных сотрудником.

Какую информацию отразить в отчете? Поскольку этот документ заполняется по итогам проведенных в поездке мероприятий, командированное лицо должно отчитаться по факту, что было сделано и какие выгоды получила компания. К примеру, при направлении для переговоров с партнерами следует указать, с какими именно предприятиями взаимодействовал от лица организации работник. Если переговоры были продуктивными и привели к подписанию договоров, обязательно перечисляется, какие сделки и с кем заключены и т.д. Далее посмотрим, как написать отчет о командировке – пример выложен с учетом типовых ситуаций.

Отчет о выполнении командировочного задания – пример произвольной формы

Начальнику отдела сбыта ООО «Вертол-Сити»

Михееву Владимиру Александровичу

От менеджера по сбыту

Иванова Игоря Васильевича

Отчет по служебной командировке

В период с 21.05.18 г. по 24.05.18 г. я находился в служебной командировке в г. Санкт-Петербурге с целью посещения вставки электротехнического оборудования и обновления деловых контактов.

За время поездки я от лица ООО «Вертол-Сити» провел переговоры со следующими поставщиками оборудования:

  1. ООО «Энерготехника» г. Москва.
  2. ООО «ВИЛО-РУС» г. Москва.
  3. ООО «Завод по производству электрооборудования» г. Киров.
  4. ООО «Насосэнергомаш» г. Краснодар.
  5. ООО «Промышленная компания» г. Санкт-Петербург.
  6. ООО «Веста» г. Санкт-Петербург.

В целях заключения договоров поставки с указанными организациями в наш адрес в ближайшее время будут направлены коммерческие предложения. Помимо этого, и для расширения клиентской базы покупателей, я распространил действующие прайсы ООО «Вертол-Сити», что должно привести к росту покупательской активности.

Менеджер ____________________/Иванов И.В./

(Скачать бланк) Служебное задание на командировку

(Скачать образец заполнения) Служебное задание на командировку

Вывод – в этой статье мы разобрались, как написать отчет о командировке – образец выложен выше. Как видно из формы, этот бланк по сути является составной части широко распространенной ф. Т-10а. Информация вносится в документ частями: в первой – до командировки о предстоящем поручении; во второй – после возвращения в организацию о проделанных мероприятиях. Если предприятие использует не типовой бланк, а собственный, допускается как составление общей формы (на задание и отчет), так и отдельных документов. Разработанные формы отчетов следует утвердить в графике документооборота организации.

raszp.ru

Форма авансового отчета

Унифицированная форма № АО-1, которую рекомендовано использовать для составления отчета по командировке, утверждена Постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55. Ее применение не является обязательным. Каждая организация имеет возможность разработать необходимый и удобный для нее бланк самостоятельно и закрепить его использование в учетной политике и локальном нормативном акте о командировках.

Сроки

Отчитаться по итогам служебной поездки работник обязан не позднее чем через 3 дня после возвращения. Если командированный сотрудник из поездки вернулся, но на работу так и не вышел:

  • заболел;
  • ушел в отпуск;
  • снова получил задание уехать по рабочим вопросам,

то срок продлевается, и сдать авансовый отчет он должен не позднее трех дней со дня своего выхода на работу. Если он этого не сделал, то он становится не только подотчетным лицом, но и должником организации. Руководство имеет право удержать с него всю сумму, по которой нет данных об использовании, как это прописано в статье 137 ТК РФ. Если такое удержание из зарплаты происходит и подотчетные деньги становятся доходом работника, то на них необходимо начислить страховые взносы и удержать НДФЛ. Правда, по договоренности с руководством, срок сдачи документов можно восстановить или продлить.

Оправдательные документы

Каждая запись в бланке обязательно должна быть подтверждена документально. Это могут быть:

  • билеты (авиа, жд или автобусные);
  • чеки об оплате такси;
  • оплаченные счета гостиниц;
  • прочие.

Без подтверждающих бумаг можно указать только суточные, которые выплачиваются в фиксированных суммах.

Образец заполнения авансового отчета по командировке

Рассмотрим на примере, как заполнить унифицированный авансовый бланк. Штатный сотрудник ООО «Весна», специалист по логистике Кошкин Марат Сергеевич был командирован в ООО «Осень», расположенное в городе Белгород для налаживания поставок продукции. Перед поездкой он получил подотчет 30 000 рублей. После возвращения он должен за них отчитаться. Для этого сперва заполняется шапка авансового бланка:

Как отчитаться за командировку

Обратите внимание, что все, что отмечено зеленым на образце, заполняет сам работник, а то, что красным — отметка об утверждении директором, которая ставится уже после рассмотрения документа и проведения его по бухгалтерии.

Далее идет информация, которую заполняет бухгалтер. Тут нужно указать, сколько денег работник получил и на основании какого документа, а также сколько он израсходовал и какой получился остаток, который должен быть возвращен в кассу. Эту информацию пишут слева бланка, а справа есть специальное поле «Утвержден авансовый отчет по командировке», проводка ставится по дебету счета 44 и кредиту счета 71 в отношении принятых расходов, и по дебету счета 19 по сумме НДС в составе оплаченных сумм. Счет 44 «Расходы на продажу» используют торговые организации, при другом виде деятельности проводки могут быть иными. Подписать бланк должны три должностных лица:

  • бухгалтер, сверяющий расчеты;
  • главный бухгалтер компании;
  • кассир, который выдал деньги и принял их остаток.

Все суммы в бланке указываются не только цифрами, но и прописью.

Как отчитаться за командировку

На обратной стороне бланка сам работник должен расписать все суммы своих расходов. Указать приобретение билетов с номерами (отдельной строкой включенную сумму НДС), а также размер полученных суточных. Бухгалтер должен оставить расписку, что принял от подотчетного лица заполненный бланк и все прилагающиеся к нему документы. В конце ставится подпись и дата заполнения.

Как отчитаться за командировку


Образец: как заполнить авансовый отчет по командировке

ppt.ru

Что такое авансовый отчёт по командировке

Авансовый отчёт по командировке — это бухгалтерский документ, который каждый работник заполняет по возвращении из служебной поездки, отражая в нём все подлежащие возмещению расходы, понёсённые в связи с командировкой, и прилагает к нему документы, подтверждающие эти траты.

Для бухгалтерии компании-работодателя этот документ выполняет сразу две функции:

  • выступает подтверждением расходов при выдаче аванса перед убытием работника в командировку (а выдать ему аванс — обязанность работодателя, предусмотренная законом);
  • служит основанием для перечисления работнику средств, полагающихся ему в виде компенсации его трат.

Ключевое значение имеет авансовый отчёт и с позиций налогового учёта:

  • согласно ст. 252 и п. 1 ст. 264 Налогового кодекса (НК) РФ, командировочные расходы — это прочие расходы в связи с производством и реализацией;
  • в соответствии со ст. 313 и 314 НК РФ, эти расходы должны подтверждаться первичными бухгалтерскими документами, к которым относится и авансовый отчёт;
  • для проведения расходов по учётной документации нужна дата, в которую эти расходы были понесены, по закону такой датой применительно к тратам на командировку признаётся авансовый отчёт.

В целях настоящей главы налогоплательщик уменьшает полученные доходы на сумму произведённых расходов <…>. Расходами признаются обоснованные и документально подтверждённые затраты <…>, осуществлённые (понесённые) налогоплательщиком. Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме. Под документально подтверждёнными расходами понимаются затраты, подтверждённые документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации<…>. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

ст. 252 Налогового кодекса РФ

До 2015 года пакет обязательных командировочных документов был довольно толстым. Он включал в себя, в частности, командировочное удостоверение и бланк служебного задания с отчётом о его выполнении. К 2018 году в результате последних изменений в законодательстве обязательными для всех по закону остались лишь авансовый отчёт и приказ о командировке. Все остальные приобрели факультативный характер. Если их использование по-прежнему практикуется в организации и это отражено в локальном акте, регламентирующем служебные поездки работников (чаще всего это положение о командировках в организации, но допускаются и другие варианты, например, совокупность отдельных приказов), оформлять их по-прежнему нужно. А если нет, то они не нужны. Но в случае с авансовым отчётом обязательность его оформления даже не обсуждается.

Как заполнять авансовый отчёт по командировке

Стандартный бланк авансового отчёта по форме АО-1 (скачать бланк) содержит лицевую и оборотную сторону.

На лицевой указываются такие сведения:

  • Ф. И. О. подотчётного лица (командированного работника);
  • его табельный номер (как правило, этот пункт заполняет бухгалтер);
  • должность;
  • данные первичного документа (чаще всего расходный кассовый ордер, если деньги выдавались наличными, или данные документа, подтверждающего перевод средств на корпоративную карту), подтверждающего выдачу аванса. В ряде компаний практикуется частичная выдача аванса, если можно так выразиться, в натуральной форме когда компания вместо выдачи сотруднику, например, денег на проезд приобретает для него билет. В этом случае билет выдаётся сотруднику на руки перед поездкой, а в авансовом отчёте он отражается в числе документов, подтверждающих получение аванса (чаще всего этот раздел заполняет бухгалтер);
  • сведения об остатке предыдущего аванса, если применимо (может заполняться бухгалтером).

Оборотная сторона бланка посвящена собственно расходам. Здесь нужно последовательно указать:

  • дату, когда был понесён расход;
  • порядковый номер подтверждающего документа;
  • наименование расхода;
  • сумму;
  • наименование подтверждающего документа.

Каждому пункту посвящена отдельная графа.

Часто и у командированных, и у некоторых бухгалтеров возникает непонимание, какую именно дату указывать применительно к билетам. Ведь в нём указываются две даты — дата продажи и день отправления. А приобретаются билеты, если работник знал о командировке заблаговременно, как правило, предварительно. Опытные бухгалтеры советуют в этом случае указывать дату не поездки, а приобретения билета, то есть когда расход был фактически понесён. Сам же билет прилагается к отчёту как подтверждение целевого использования средств — что поездка состоялась.

Если вместо денег на проезд работнику выдали билет, тот отражается и в разделе о выданном авансе, и на оборотной стороне в числе понесённых расходов.

В случае заграничной командировки суммы расходов в рублях и иностранной валюте вносятся в предусмотренные для них графы.

Первичные документы, подтверждающие расходы, приклеиваются на отдельный лист формата А4, который затем подшивается к заполненному бланку отчёта. Впрочем, чаще всего от самого командированного требуется лишь сохранить и предоставить бухгалтерии все эти документы, а дальше с ними разбираются сами бухгалтеры.

Алгоритм сдачи авансового отчёта обычно такой:

  1. Сотрудник по возвращении из командировки заполняет и подписывает авансовый отчёт, прикладывает к нему все подтверждающие документы и передаёт всё это в бухгалтерию.
  2. Бухгалтер проверяет отчёт и расписывается в нём, подтверждая, что его принял.
  3. Отчёт утверждают главный бухгалтер и первое лицо компании, ставя свои подписи в соответствующих графах.
  4. Сотрудник возвращает неизрасходованный остаток аванса или получает компенсацию перерасхода.

Схема может корректироваться в зависимости от организационной структуры конкретной компании. Ведь в малом бизнесе зачастую есть только один штатный бухгалтер, а может его и не быть, функции же главбуха возлагаются на директора, который и расписывается один за всех. Но общее правило в том, что отчёт должны утвердить главный бухгалтер и директор, а перед подписанием всю документацию желательно проверить профессионалу.

Фотогалерея: образец заполнения авансового отчёта

Сроки сдачи авансового отчёта после командировки

Сдать авансовый отчёт работник обязан в течение трёх рабочих дней по возвращении из командировки. Таково требование закона.

Если же он этого не сделает, работодатель получает право взыскать с него всю сумму выданного аванса через удержания из зарплаты или в суде.

В свою очередь, об удержаниях он должен издать приказ в течение месяца по истечении крайнего срока сдачи авансового отчёта. При этом сумма таких удержаний не может быть больше 20% причитающихся работнику выплат. Когда удержания проводятся сразу по нескольким статьям (например, ещё не до конца удержан аванс по предыдущей командировке, за которую тот же сотрудник тоже вовремя не отчитался), их размер разрешается увеличить до половины зарплаты.

Если же работник с решением работодателя несогласен или тот пропустил месячный срок для издания приказа, ситуация подлежит разрешению только в суде.

Так что сделать всё вовремя в интересах, в первую очередь, самого работника.

Иногда бухгалтеры терзаются сомнениями, не будет ли проблем в свете того, что авансовый отчёт датирован одним числом, а расходы другими. Но никаких проблем с этим нет. Более того, командировка обычно длится больше одного дня, а отчитаться о ней работник получает возможность лишь по возращении. Впрочем, это же правило действует и применительно к случаям, когда дело касается разовой траты подотчётных средств — например, на закупку материалов, инструментов, оборудования и т. п. Если расходы были понесены в один день, а авансовый отчёт утверждён в течение трёх дней после этого, ничего страшного.

Даты [в подтверждающем документе и авансовом отчёте] не должны быть одинаковыми. Дата на чеке — это когда работник приобрёл товары. А дата на авансовом отчёте — это когда он отчитался о потраченных суммах в бухгалтерию. Это необязательно должен быть один день.

Тимур Унароков, юрист, г. Москва

https://pravoved.ru/question/1277188/

Подтверждающие документы к авансовому отчёту по командировке

Для подтверждения расходов используются все финансовые документы, которые есть на руках у сотрудника и подтверждают его траты в связи с командировкой, предусмотренные законом или согласованные с руководством.

Например, если работник был направлен на отраслевую выставку, он может приобрести там интересующие компанию образцы продукции — как в рамках служебного задания, так и по собственной инициативе, предварительно согласовав этот момент и бюджет затрат с начальством. Логично, что и эти его расходы должны быть возмещены.

В качестве таких документов используются:

  • билеты;
  • распечатанные бланки электронных билетов (маршрут-квитанций);
  • посадочные талоны, прилагаемые к маршрут-квитанции электронного билета на самолёт;
  • товарные чеки;
  • бланки строгой отчётности;
  • командировочное удостоверение, если в организации принято выписывать такие документы;
  • отчёт о выполнении служебного задания, если его оформление практикуется в компании.

Суточные отдельному документальному подтверждению не подлежат, а даты поездки, на основании которых рассчитывается этот вид командировочных расходов, в 2018 году подтверждаются билетами или, если работник добирался в пункт назначения и обратно на служебном или личном транспорте, путевыми (маршрутными) листами. Но если в самой компании принято оформлять командировочное удостоверение, ставшее с 2017 года необязательным, и этот порядок закреплён в её локальном акте, дни командировки считаются на основании сделанных в нём отметок, а само оно прилагается к авансовому отчёту наряду с другими документами.

Особенности подтверждения расходов по заграничной командировке

В случае с заграничной командировкой прилагаются документы и по расходам, подлежащим подтверждению в связи со спецификой таких поездок, а значит и подтверждающие их документы:

  • квитанция об оплате госпошлины за изготовление загранпаспорта, если у сотрудника его изначально не было и ему пришлось оформить его в связи с предстоящей загранкомандировкой;
  • подтверждение оплаты услуг визового центра;
  • квитанции или иные подтверждения оплаты консульских и визовых сборов, в том числе и в иностранной валюте (порядок оформления таких документов определяется политикой консульства конкретной страны — средства могут приниматься и подтверждаться в рублях, евро или иной валюте, например, долларах США);
  • копии первой страницы загранпаспорта и страниц с отметками о пересечении границ.

Если работник имеет второе гражданство, дающее ему право на безвизовый въезд в другие страны (например, является не только россиянином, но и одновременно гражданином Литвы, Республики Молдова или Украины, имеющим право на безвизовый въезд в Евросоюз), к отчёту он прилагает копии всех загранпаспортов, использованных в поездке. Ведь из РФ он согласно закону должен выезжать по российскому загранпаспорту.

В правоотношениях с Россией её граждане признаются только россиянами, сколько бы ещё паспортов у них ни было, за исключением стран, с которыми у России заключены соглашения о двойном гражданстве, но с государствами Евросоюза и теми, граждане которых имеют право безвизового въезда в ЕС, у РФ таких нет. А вот в другие страны имеет полное право въезжать по тому паспорту, который ему удобнее. А при таком раскладе это выгоднее и работодателю, поскольку отпадает необходимость компенсировать траты на визу. Иностранный паспорт при этом должен иметь нотариально заверенный перевод на русский язык.

Дата пересечения границы имеет значение при расчёте суточных. Ведь их размер в поездках по России и за границей чаще всего отличается. При этом по пути туда суточные по норме для другой страны считаются со дня въезда в неё, а на обратном пути со дня въезда в РФ — по внутрироссийской ставке. Например, если работник командирован в Германию и добирался туда и обратно самолётом, пересекая границы в день вылета, суточные с первого до предпоследнего дня командировки ему полагаются по ставке для Германии, а за день приезда — по российской.

Если работник был командирован в страну, для въезда в которую достаточно внутреннего паспорта РФ, включая Республику Беларусь (ведь на границе с ней паспортного контроля, как известно, нет), дни приезда и отъезда определяются по билетам или иным документам, позволяющим установить даты прибытия в пункт назначения и возвращения в начальный пункт командировки.

Немаловажную роль при подтверждении расходов на загранпоездку играет справка об обмене валюты. Этот документ применяется, если сотрудник получил аванс рублями и обменял их на валюты страны назначения. Если она приложена к отчёту, пересчёт всех валютных расходов в рубли ведётся по отражённому в ней курсу. Если справки нет, ничего страшного, но считать придётся по курсу ЦБ РФ на день утверждения отчёта.

Проводки по учёту командировочных расходов

Для проведения командировочных расходов по бухгалтерии используются такие счета:

  • 71 — расчёты с подотчётными лицами (из разряда Активно-Пассивных счетов), аванс отражается по дебету, расходы — по кредиту;
  • 70 — расчёты с персоналом по оплате труда;
  • 51 — расчётный счёт;
  • 50 — касса;
  • 94 — недостачи и потери предприятия.

В зависимости от характера операций используются такие проводки:

  • При выдаче аванса:
    • Дебет 71 — Кредит 50 — сотруднику выдан аванс наличными из кассы, бухгалтер оформил расчётно-кассовый ордер (РКО), сотрудник его подписал.
    • Дебет 71 — кредит 51: аванс перевели со счёта фирмы на счёт работника. Подтверждением выдачи аванса служит банковская платёжка.
  • Для закрытия выданных работнику сумм по возвращении работника из командировки:
    • Дебет 10 — Кредит 71 — покупка материалов (если они приобретались во время командировки).
    • Дебет 41 — Кредит 71 — покупка товаров.
    • Дебет 20 — Кредит 71, Дебет 26 — Кредит 71, Дебет 24 — Кредит 71 — торговая или производственная деятельность предприятия.
  • Для расчётов при недоиспользовании или перерасходе аванса:
    • Дебет 50 — Кредит 71 — сотрудник израсходовал аванс не полностью, остаток вернул в кассу наличными.
    • Дебет 51 — Кредит 71 — аванс израсходован не полностью, остаток работник перечислил на расчётный счёт.
    • Дебет 71 — Кредит 50 — сумма перерасхода возвращена работнику наличными из кассы, оформлен расходный кассовый ордер.
    • Дебет 71 — Кредит 51 — сумма перерасхода перечислена с расчётного счёта предприятия на расчётный счёт работника.
    • Дебет 94 — Кредит 71 — аванс в части, за которую работник не отчитался (например, потому что потерял подтверждающие документы), или в сумме не утверждённых работодателем расходов, списывается с недостачи компании.
    • Дебет 70 — Кредит 94 — часть аванса, подлежащая возврату, подлежит удержанию из зарплаты работника.

Фотогалерея: варианты проводок по командировочным расходам

Пример учёта расходов на командировку

Компания направила в командировку сотрудника на 10 дней. Его суточные равны одной тысяче рублей в день, на дорогу туда и обратно он потратил 10 тысяч рублей, в том числе НДС 1800 рублей. Проживание в гостинице обошлось ему в восемь тысяч рублей, в том числе НДС 1440 рублей. Компания является плательщиком НДС.

Сумма аванса сотруднику составила 25 тысяч рублей.

Подтверждённые командировочные расходы составили:

Проезд — 10 тысяч рублей.

Проживание — 8 тысяч рублей.

Суточные — 10 тысяч рублей.

Итого: 28 тысяч рублей, в этой сумме авансовый отчёт был утверждён.

Учитывая, что сумма аванса была равна 25 тыс., перерасход составил 3 тысячи рублей.

kadrovik.guru

Суточные при командировках в 2016 году

Обновление: 15 ноября 2016 г.

Как и ранее, в настоящем году работодатель при возмещении работнику понесенных им командировочных расходов обязан выплачивать ему суточные (дополнительные расходы, связанные с нахождением вне места постоянного проживания). Никаких новых правил в отношении суточных при командировках в 2016 году не введено.

Суточные как часть командировочных расходов

Ч. 1 ст. 168 Трудового кодекса РФ определяет круг расходов командированного работника, подлежащих возмещению работодателем. Он включает в себя:

  • затраты на проезд к месту командировки и обратно;
  • оплату найма жилого помещения (гостиницы, частного жилья и др.);
  • собственно суточные — дополнительные траты, связанные с проживанием вне места постоянного жительства;
  • прочие расходы, понесенные работником с разрешения или ведома работодателя.

То есть суточные – это часть командировочных расходов, имеющая свои особенности.

Состав командировочных расходов в скором будущем может быть изменен. Правительство планирует исключить из него суточные при командировках внутри Российской Федерации, оставив их лишь для зарубежных командировок.

Что входит в суточные командировочные расходы

Закон не регламентирует, на что могут быть потрачены суточные работником.

Исходя из п. 10 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749, суточные выплачиваются работнику для того, чтобы компенсировать ему неудобства от нахождения вне своего места жительства. В основном подразумеваются расходы на питание в командировке, понесенные работником. Но это могут быть и другие траты, которые работник по своему усмотрению посчитает необходимыми для создания комфортного пребывания вне дома.

За этот вид командировочных расходов работник не должен отчитываться. Значит, собирать и предъявлять работодателю чеки из предприятий общепита и т.п. не требуется. А работодатель лишен права контролировать целесообразность этих трат.

Именно поэтому закон не конкретизирует, что именно входит в понятие «суточные в командировке».

Размер суточных при командировках

Для коммерческих организаций сумма суточных законом не установлена. Порядок оплаты командировочных расходов, включая суточные и их размер, должен определяться коллективным договором или локальным нормативным актом организации (ст. 167 ТК РФ ). Обычно это положение о командировках или одноименный приказ.

Однако в налоговом законодательстве (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ ) определен максимальный размер суточных, не облагаемых НДФЛ: 700 руб. при командировках по России, 2500 руб. при загранкомандировках. При превышении этих сумм работодатель обязан удержать НДФЛ с работника.

По этой причине многие организации в своих локальных положениях о командировках устанавливают в качестве суточных именно эти суммы, хотя отступление от них в любую сторону нарушением закона не будет.

Размер суточных при командировках в 2016 году не изменился в сравнении с прошлыми периодами.

Выплата суточных расходов при командировке

Законодательство не определяет точные сроки выплаты аванса при командировке. Условие одно — этот аванс должен быть выплачен до начала командировки.

Необходимо знать, что работник имеет право отказаться от командировки из-за невыплаты аванса; этот отказ не будет считаться нарушением трудовой дисциплины.

Желательно прописать порядок и сроки выплаты суточных при командировках (а также в целом командировочных расходов) в локальном положении о командировках.

Выплата этих сумм работнику может производиться как наличными деньгами в кассе организации, так и путем перечисления денежных средств на банковскую зарплатную карту работника. Указание об этом также нужно закрепить в положении о командировках организации.

Таким образом, выплата суточных при командировках в 2016 году особенностями не отличается.

Также читайте:

Учет командировочных расходов: расчет и оформление

Многие компании и ИП в процессе своей деятельности сталкиваются с необходимостью отправить сотрудников в поездку вне места постоянной работы с целью выполнения определенных поручений. Такая поездка называется командировкой (ст. 161 ТК РФ). При этом работодатель обязан сохранить за командированным работником его трудовое место, средний заработок, а также возместить понесенные им издержки, перечень которых установлен законодательством.

Чтобы правильно и обоснованно учитывать командировочные расходы, бухгалтер должен иметь надлежащим образом оформленные документы, подтверждающие факт хозяйственной операции.

Учет командировочных расходов можно разделить на 2 основных этапа:

  • предварительный расчет и выдача денег под отчет командированному лицу;
  • утверждение авансового отчета сотрудника о потраченных суммах.

Для того чтобы выплатить аванс работнику на расходы для командировки, бухгалтеру нужно рассчитать его на основании 2 внутренних документов:

  • приказа или распоряжения руководителя о направлении работника компании в служебную командировку, в котором указываются Ф. И. О. сотрудника, срок и назначение поездки (для выполнения служебного задания);
  • письменного решения руководителя о поездке сотрудника в командировку на служебном или личном транспорте (если таковое принято).

Исходя из того, что написано в этих двух локальных документах, а также положения о командировках, разработанного и принятого в компании, бухгалтер рассчитывает денежный аванс, в который входят:

  • стоимость билетов за проезд до места командировки и обратно;
  • оплата за проживание в гостинице;
  • суточные на каждый день нахождения в командировке;

О том, платить ли работнику суточные за дни в пути, если билетом предусмотрено питание, читайте в материале«Би летом в командировку предусмотрено питание – платить ли работнику суточные за дни в пути?».

  • другие траты, разрешенные руководством.

Размер суточных не зависит от затрат на проезд и жилье. Эта отдельная статья расходов определяется как денежные средства, необходимые для выполнения работы и проживания во время командировки (на питание).

Суточные не ограничены законодательством, и каждая коммерческая организация вправе установить их размер внутренним актом. При этом нужно помнить, что существует лимит, свыше которого необходимо рассчитывать НДФЛ и удерживать его с работника. В 2017 году этот лимит равен 700 рублям в сутки для командировок по России и 2 500 рублям — для загранкомандировок.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!Аналогичные лимиты действуют с 2017 года при уплате страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).

Выплачиваются суточные за все дни в командировке, в том числе за выходные и нерабочие праздничные, а также дни в пути и вынужденные остановки (п. 11 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749). Отчитываться за использование суточных работнику не нужно.

Другими расходами могут быть траты на мобильную связь, интернет, оплата товаров и услуг, необходимых для работы.

Работник получает аванс в кассе организации или безналичным перечислением на карту и до окончания 3 дней после возвращения на постоянное место работы отчитывается в бухгалтерии за полученные деньги.

ВАЖНО! Для бухгалтерского учета командировочных расходов в 2017 году нет необходимости в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания (постановление Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595). Утверждение отчета о потраченных деньгах нужно будет производить на основании тех документов, которые предоставит работник, и в соответствии с положением о командировках, принятом в организации.

Однако многие компании с целью минимизировать риски возникновения спорных с налоговиками ситуаций все еще продолжают использовать прежние правила оформления командировочных расходов. Поскольку, например, в случае использования работником собственного автотранспорта и невозможности подтверждения даты отправки и прибытия проездными документами, служебная записка, по мнению Минфина, не будет являться документом, подтверждающим сроки пребывания в командировке (письмо Минфина от 20.04.2015 № 03-03-06/22368). Следовательно, у проверяющих могут возникнуть вопросы, связанные с размером суточных. А если будет оформлено командировочное удостоверение с отметками о прибытии/выбытии, то споров удастся избежать.

Прочитать, для чего нужно положение о командировках, и скачать его, можно в статье«Положение о служебных командировках – образец 2015-2016».

Учет расходов по загранкомандировкам

Командировка за границу оформляется так же, как и по России, только имеет некоторые особенности:

  • Добавляются дополнительные траты на оформление визы, заграничного паспорта, консульские и другие сборы, необходимые для выезда за границу (подп. 12 ст. 264 НК).
  • Лимит суточных, необлагаемых НДФЛ при командировке в другую страну, равен 2 500 руб.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ!Аналогичный лимит действует с 2017 года при уплате страховых взносов (п. 2 ст. 422 НК РФ).

  • При поездке за границу время для расчета суточных определяется по отметке в паспорте (письмо ФНС России от 25.11.2009 № МН-22-3/890).
  • Первичные документы, оформленные на иностранном языке, должны быть переведены на русский (п. 9 Положения по бухучету, утвержденного приказом Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н).

Если работник самостоятельно покупал валюту, то при составлении отчета ему необходимо приложить справки о ее покупке. Если такой справки не будет, то расходы будут пересчитаны по курсу Центробанка на момент получения подотчетных денег (п. 5, 6, 7 ПБУ 3/2006).

После утверждения отчета:

  • остаток аванса, возвращенный в валюте, приходуется в кассу с пересчетом в рубли по официальному курсу на дату поступления денег;
  • перерасход, произведенный в валюте, выдается сотруднику в рублях с пересчетом по курсу на день утверждения авансового отчета.

По суточным в валюте та их часть, которая облагается НДФЛ, должна быть пересчитана в рубли по курсу на последний день месяца, в котором был утвержден авансовый отчет (письмо Минфина от 01.11.2016 № 03-04-06/64006).

ВАЖНО! Если в локальном нормативном акте компании указать размер суточных в иностранной валюте, а выплатить сотруднику в рублях, то перерасчет делать не нужно (письмо Минфина от 22.04.2016 № 03-04-06/23252).

Командировочные расходы при УСН «доходы минус расходы»

При направлении работника в служебную командировку организация на УСН рассчитывает командировочные расходы так же, как при ОСНО. Возместив сотруднику все предусмотренные законом командировочные расходы, предприятие вправе уменьшить на них свои доходы в целях налогообложения при условии документального подтверждения и экономического обоснования произведенных затрат (подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ).

Отличительной особенностью является дата включения командировочных издержек в расходы. Поскольку учет расходов на УСН ведется кассовым методом, датой признания расходов считается дата утверждения авансового отчета. Однако в случае если работник израсходовал собственные средства и компания их ему возмещает, включить возмещаемые выплаты в книгу учета доходов и расходов следует в момент выдачи денег из кассы (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Еще один нюанс. По мнению Минфина, ИП без работников на упрощенке не может учитывать расходы на собственные поездки. Аргументирует такую позицию ведомство следующим образом: командировка — это поездка сотрудника по распоряжению работодателя. А у ИП работодатель отсутствует, равно как и он сам не может являться своим сотрудником (письмо Минфина от 05.07.2013 № 03-11-11/166). Суды же с такими выводами, как правило, не согласны (постановление ФАС ДВО от 22.08.2011 № Ф03-3248/2011).

Подробнее о признании расходов при УСН читайте в материале«Принимаемые расходы при УСН в 2015-2016 годах».

Отражение командировочных расходов в бухгалтерском учете

Утвержденный авансовый отчет — по форме АО-1 или самостоятельно разработанной форме — с приложенными к нему документами, подтверждающими произведенные в интересах фирмы расходы, будут служить основанием для отражения этих трат в бухгалтерском учете.

Что должен пересчитать и проверить бухгалтер?

Корректировочный расчет суточных (в случае, если командировка была короче или продолжительнее, чем было запланировано) бухгалтер при проверке авансового отчета проводит на основании билетов за проезд, из которых он берет дату отъезда и дату возвращения. Днем выезда считается текущий день, если время отправления в билетах — до 24:00 включительно, и следующий — с 00:00.

НАПОМИНАЕМ: если поездка была совершена на личном транспорте, то суточные считаются по путевому листу и счетам за проживание, по которым бухгалтер может отследить дату приезда и выезда для расчета суток в командировке.

Если нет никаких проездных документов, а также бумаг, подтверждающих факт проживания в месте командировки, работником предоставляется служебная записка о фактическом сроке пребывания в командировке, подтвержденная записью принимающей стороны. Ответственное лицо организации, в которую был командирован сотрудник, должно поставить отметку о дате прибытия и выбытия (п. 7 Положения о служебных командировках от 13.10.2008 № 749).

Если работник воспользовался служебным или личным транспортом, и ему необходима компенсация за его использование и бензин, то он должен представить служебную записку, путевой лист, по которому рассчитывается пройденный километраж, приложить счета и чеки за покупку топлива. Возможность возмещения таких трат должна быть предусмотрена в учетной политике.

Также должны быть проверены документы по найму жилья, подтверждающие оплату: чеки, квитанции, договор найма, расписка хозяина дома или квартиры. При проверке учитывается и утверждается фактически оплаченная и подтвержденная сумма.

Бухгалтерские проводки по командировочным расходам

Рассмотрим, какие проводки в 2017 году по учету командировочных расходов предусматривает План счетов.

В день выдачи работнику аванса на командировку делается проводка:

Дт 71 Кт 50, 51 — выплачены деньги на командировочные расходы.

После утверждения авансового отчета будут сделаны проводки в соответствии с распределением потраченных сумм по их назначению:

Дт 20, 23…44 Кт 71 — суточные, билеты на проезд (без НДС), счет в гостинице (без НДС);

Дт 19 Кт 71 — отражен НДС за проезд и жилье;

Дт 68 Кт 19 — принят к вычету НДС за транспорт и проживание;

Дт 20, 44, 91-2, 08, 10. Кт 71 — учтены другие расходы;

Дт 50 Кт 71 — возврат в кассу организации остатка аванса;

Дт 71 Кт 50 — возмещение перерасхода.

В конце месяца возможна следующая проводка:

Дт 70 Кт 68 — удержан НДФЛ с превышающих лимит суточных.

Какие проводки и в каких случаях нужно делать при выдаче аванса на командировки, читайте в статье«Выдано в подотчет на командировочные расходы — проводка».

Траты организации — на проезд, жилье, суточные и другие, утвержденные руководством, — компания имеет право отнести на расходы и уменьшить налогооблагаемую базу. Бухгалтеру следует ответственно отнестись к проверке отчета, чтобы у проверяющих органов не возникло никаких сомнений и вопросов.

На какие траты выдаются суточные деньги командированным?

Интересно было прочитать ответы авторов о величине суточных сумм во время командировок. Этим летом (2016 г.) мы ездили со студентами на практику в Москву, возили группу первокурсников почти в 30 человек, среди которых были и несовершеннолетние дети.

Нам оплатили дорогу авансом и проживание в хостеле с трехэтажными узенькими шатающимися кроватями. Мы, как преподаватели, жили в "люксе" – крохотной комнатушке с двухэтажной кроватью, правда в придачу с клопами, которые нас покусали.

Так вот, командировочные для студентов составляли 50 рублей в сутки (проезд один раз в метро), а для нас с коллегой – 100 р. Сильно на эти деньги не разгуляешься. В общей сложности каждый из нас (включая студентов) потратил по 5000 р. за четверо суток. Эти деньги ушли на питание, проезд по Москве и оплату экскурсий.

Вот так заботится о нас родной университет.

в избранное ссылка отблагодарить

Вообще-то считается, что суточные это некая сумма денег, достаточная для того, чтобы человек, находящийся в командировке смог на них купить себе покушать. Ну или сходить в столовую. Насколько я помню проживаниевсегда шло отдельной строкой в авансовом отчёте и в гостинице всегда приходилось брать чеки и подтверждение о том, что ты там жил. На это выделялись отдельные деньги, за которые необходимо было отчитаться после командировки. А за суточные отчитываться было не нужно,- хватало лишь отметки в командировочном удостоверении.

в избранное ссылка отблагодарить

Довольно часто бываю в командировках, так что "в теме".

Что такое суточные? Это дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (ч. 1 ст. 168 ТК РФ). Вот так, без уточнений.

То есть, на какие траты – на усмотрение работника, обычно подразумевается, что на еду. Жилье работодатель оплачивает отдельно, с суточными здесь связи нет.

Что касается размера – это на усмотрение работодателя, но есть минимум. Если командировка с "ночевой" (независимо от того, 5 км это от города проживания или 5000 км) – 700 рублей/сутки (в 2016 году), включая день приезда и день отъезда (если Вы выехали в 23:55, а вернулись в 00:05- это уже двое суток – считается по билетам). Имею ввиду командировки по России. Заграничные – 2 500 рублей, если не изменяет память.

Если командировка однодневная, то по закону суточные не положены, хотя они не запрещены, работодатель может их выплачивать, размер – тоже на усмотрение работодателя.

в избранное ссылка отблагодарить

Penzionero­ chka [41.2K]

700 рублей в сутки – откуда такие сведения? Это на вашем предприятии или по стране? И где это написано? — 11 месяцев назад

Источники: http://glavkniga.ru/situations/s502398, http://nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/poryadok_ucheta_komandirovochnyh_rashodov_v_2017_godu/, http://www.bolshoyvopros.ru/questions/2177592-na-kakie-traty-vydajutsja-sutochnye-dengi-komandirovannym.html

buhnalogy.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.