Правила ведения кассовой книги


Бланк кассовой книги по форме КО-4

• Скачать актуальный бланк КО-4 (формат Excel), а также в формате Word.

• Скачать образец заполнения КО-4.

• Смотреть инструкцию и образец КО-4.

Кассовая книга – это документ, в котором ведётся учёт всех операций по получению и выдаче наличных денег из кассы организации.

Кассовую книгу ведёт кассир (или лицо, его заменяющее). Он ежедневно вносит в неё записи на основании каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассовых ордеров. Но если приходно / расходные операции не совершались в какие-то дни, то и книгу заполнять не нужно за эти даты.

Одна книга рассчитана на один календарный год. Но если в течение года одного экземпляра кассовой книги оказалось мало, то заводится ещё один – и записи дальше продолжаются в хронологической последовательности.


В одной организации должна быть только одна кассовая книга, даже если  осуществляется несколько видов деятельности на разных налоговых режимах.

Единственное исключение: только обособленные подразделения (филиалы) юрлица ведут свою собственную кассовую книгу, но при этом копии листов книги и первичных кассовых ордеров передаются в головной офис в установленные организацией сроки.

ВНИМАНИЕ: с 1 июня 2014 года установлен новый порядок ведения кассовых операций, согласно которому ИП могут не оформлять Приходный и Расходный кассовый ордер, а также не вести кассовую книгу (Указания ЦБ РФ № 3210-У).

 

Как вести кассовую книгу

Книгу можно вести как на бумажном носителе, так и в электронном виде. Рассмотрим подробнее.

Кассовая книга на бумажном носителе (2 варианта её ведения)

1) Покупается уже готовая, распечатанная в типографии книга и ведётся вручную. Перед её заполнением нужно все листы прошить, пронумеровать, на последнем листе указать общее количество страниц, затем скрепить сургучной или мастичной печатью, подписями руководителя организации (или ИП) и главного бухгалтера.

В конце рабочего дня после оформления кассовой книги, т.н. вкладной лист остаётся в книге, а отрывной лист, т.н. отчёт кассира, отрывается и передаётся в бухгалтерию для проверки и подписания вместе со всеми оформленными за день первичными документами: РКО, ПКО, ведомости и т.п.

2) Книга оформляется с применением технических средств (компьютер и программное обеспечение), затем распечатывается и только потом подписывается собственноручной подписью. Порядок следующий:


  • Электронный шаблон кассовой книги (Word или Excel – без разницы) имеет 2 листа: верхний (с надписью «Образец 3, 5, 7, 9 и т. д.) является вкладным листом, а нижний (с надписью «Образец 4, 6, 8, 10 и т. д.) – отчёт кассира. Оба листа заполняются совершенно одинаково.
  • В течение дня в кассовую книгу кассир (или лицо, его заменяющее) вносит  записи на основе каждого приходного (ПКО) и расходного (РКО) кассовых ордеров.
  • В конце рабочего дня в книге выводится итоговая сумма прихода / расхода за день и остаток наличных денег в кассе на конец дня.
  • Затем распечатываются вышеуказанные 2 листа с одинаковым заполнением: вкладной лист и отчёт кассира.
  • Вкладные листы кассир оставляет и хранит у себя в отдельной папке, а в конце года они сшиваются (с указанием на последней странице книги общего количества страниц), скрепляются печатью, подписями руководителя организации (или ИП) и главного бухгалтера.
  • Листы «отчёт кассира» для сверки и подписания  передаются в бухгалтерию вместе со всеми сформированными за день первичными документами: РКО, ПКО, заявление на получение аванса, ведомости на оплату, заявление на выдачу в подотчет и т.п. и.

Листы нумеруются в порядке возрастания с начала года. При этом в последнем вкладном листе каждого месяца и календарного года необходимо указывать общее количество листов за каждый месяц и год соответственно.


Кассовая книга в электронном виде

Оформляется с применением технических средств (компьютер, ПО) с учетом обеспечения её защиты от несанкционированного доступа, искажений, потерь информации и подписывается электронными подписями в соответствии с установленными требованиями.

При использовании электронной подписи распечатывать книгу не нужно.

 

Образец заполнения кассовой книги

Титульный лист

Правила ведения кассовой книги

 

Кассовый лист (картинка увеличивается)

Правила ведения кассовой книги

 

ip-spravka.ru

Как правильно вести кассовую книгу в 2019 году

В каждой организации, приказом руководителя должен быть назначен человек, ответственный за кассу. Если штат позволяет, то это отдельный кассир, если нет, то, как правило, это главный бухгалтер. Именно это лицо должно вести учет всех операций и книгу. Контролирует процесс, в любом случае, главный бухгалтер. Сама кассовая книга представляет собой журнал, если ведется в бумажном виде, или отдельный раздел бухгалтерской программы, если ведется в электронном. И тот и другой способ разрешен, поэтому остановимся на каждом из них подробнее.

Для начала, рассмотрим обязанности кассира, поскольку они не зависят от способа ведения этого учетного документа и имеют определенный алгоритм, который выглядит так:


  1. В начале смены кассир должен открыть день, то есть внести запись с датой и суммой остатка средств в кассе. Эта сумма должна быть всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня. Такие операции могут быть не ежедневными, поэтому открывать смену и делать запись необходимо только в тот день, когда происходило движение средств. В остальные дни остаток просто переносится.
  2. Каждая операция по выдаче или приему наличных средств должна быть оформлена приходным кассовым ордером (ПКО) или расходным кассовым ордером (РКО). Кассир оформляет эти документы, присваивает им номера и делает запись о каждом из них.
  3. В конце смены кассир подводит итоги дня по приходу и расходу, о чем делает соответствующие записи и выводит остаток. Записи, сделанные за день заверяет подписью исполнитель с расшифровкой фамилии, имени и отчества. После чего учетный документ передается на проверку и утверждение главному бухгалтеру.

Такой порядок действий предусмотрен для каждой смены. Это только общие требования к ведению документа, основной порядок работы несколько отличается, в зависимости от организации процесса.

Отдельно нужно отметить требования к хранению этого учетного документа. Все РКО, ПКО, отрывные листы, различные чеки и сам журнал должны храниться в организации 5 лет. После истечения этого срока документацию следует уничтожить в установленном порядке.

Как заполнять кассовую книгу: образец электронного бланка


Проще всего организовать ведение такого документа в бухгалтерской программе, в которой отражается весь учет в организации. Эта функция, например, есть в 1С и других программах. В этом случае бланк формируется и заполняется прямо на компьютере, порядок внесения записи при этом не меняется: необходимо вносить данные о каждом ПКО или РКО. В конце дня кассир должен подвести итог, вывести остаток и распечатать листы за день в двух экземплярах. Все документы обязательно поступают на проверку главного бухгалтера, который сверяет данные первичных документов с данными в регистрах и заверяет их своей подписью. Исправления и правки недопустимы.

Ежегодно, а если обороты по кассе в организации ежедневные, то и ежеквартально, распечатанные листы необходимо сформировать в журнал и прошить. На последнем листе должно быть указано общее количество листов и стоять подпись руководителя организации, главного бухгалтера и оттиск круглой печати фирмы, при ее наличии. Кроме того, можно вести кассовую книгу полностью в электронном виде. В этом случае все записи обязательно должны быть заверены электронными подписями уполномоченных лиц, а информация и ее редактирование должны быть защищены от несанкционированного доступа с помощью дополнительных технических средств.

Кассовая книга: образец заполнения вручную и требования к заполнению


Ведение кассовой книги в 2019 году начинается с нумерации и прошивки ее листов. Концы шнуровки сзади журнала нужно заклеить бумажной полосой, на которой нужно указать количество листов, дату начала ведения книги и дату ее окончания. Для заверения записи должны расписаться главный бухгалтер и руководитель организации, а также поставлена печать, при ее наличии. Выглядеть это должно так:

Правила ведения кассовой книги

На титульном листе нужно указать наименование организации и период, на который открыт документ. Все записи нужно делать только синей или черной шариковой ручкой или чернилами.

Каждый лист делится на две части:

  • одна остается в книге;
  • вторая является отрывной и хранится вместе с реестрами РКО и ПКО.

Для заполнения листа кассир подкладывает копировальную бумагу таким образом, чтобы запись ручкой была на том листе, который остается в документе. Записи должны быть полностью идентичными, а вот подпись под копирку ставить нельзя. Поэтому расписаться в конце дня кассир должен на каждом экземпляре. Все записи о РКО и ПКО вносятся построчно, с указанием данных лица, которое внесло или получило деньги. Приход и расход проставляются в разных колонках. Если одного листа не хватает для отражения всех операций за один день, кассир должен заполнить строку "перенос", в которой записывается общая сумма прихода и расхода денег на этот момент. Следующий лист начинается с этих же сумм.


В конце дня следует подвести итоги и указать общий оборот по кассе за день и вывести остаток наличных средств на конец дня. Если в кассе фигурировали суммы, предназначенные для выдачи заработной платы или пособия по платежной или расчетно-платежной ведомости, кассир обязательно выделяет их в строке "в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии". После того, как все записи внесены, их сверяет с первичными документами и заверяет главный бухгалтер.

Правильно заполненный лист за день выглядит так:

Правила ведения кассовой книги

Административная ответственность

Нарушение ведения кассовой книги или ее отсутствие является административным правонарушением, ответственность за него предусмотрена статьей 15.1 КоАП РФ, как за нарушение обращения с денежной наличностью. За такой проступок органы ФНС могут наложить административный штраф:

  • в размере от 40 тысяч до 50 тысяч рублей на саму организацию;
  • в размере от 4 тысяч до 5 тысяч рублей на руководителя или главного бухгалтера.

ppt.ru

В обязанность кассира входит ведение кассовой книги (форма № КО-4). Все поступления и выдачи наличных денег предприятия учитывают в кассовой книге.


Правила ведения кассовой книги

Предприятие ведет только одну кассовую книгу.

Кассовая книга должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана печатью на последней странице, где делается запись «В этой книге пронумеровано и прошнуровано _______ листов».

Общее количество прошнурованных листов в кассовой книге заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера организации.

Записи в кассовой книге ведутся в двух экземплярах через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу. Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.


Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами.

Подчистки и неоговоренные исправления в кассовой книге не допускаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира, а также главного бухгалтера предприятия или лица, его заменяющего.

Записи в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

Ежедневно в конце рабочего дня, кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге.

Контроль за правильным ведением кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия.

Ведение кассовой книги автоматизированным способом

На предприятиях при условии обеспечения полной сохранности кассовых документов кассовая книга может вестись автоматизированным способом, при котором листы кассовой книги формируются в виде машинограмм: «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира».

Обе машинограммы:

  • должны составляться к началу следующего рабочего дня;

  • иметь одинаковое содержание;

  • включать все реквизиты, предусмотренные формой кассовой книги;

  • нумерация листов кассовой книги в этих машинограммах осуществляется автоматически в порядке возрастания с начала года.


В машинограмме «Вкладной лист кассовой книги» последним за каждый месяц должно автоматически печататься общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а в последней за календарный год – общее количество листов кассовой книги за год.

Кассир после получения машинограмм «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» обязан проверить правильность составления указанных документов, подписать их и передать отчет кассира вместе с приходными и расходными кассовыми документами в бухгалтерию под расписку во вкладном листе кассовой книги.

В целях обеспечения сохранности и удобства использования машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» в течение года хранятся кассиром отдельно за каждый месяц.

По окончании календарного года (или по мере необходимости) машинограммы «Вкладной лист кассовой книги» брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов за год заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия и книга опечатывается.

studfiles.net

Основные моменты ↑

Кассовая книга является специализированным журналом (регистром), куда вносятся все сведения об осуществляемых компанией операциях сопровождающихся наличными расчетами.

Журнал входит в бухгалтерскую отчетность ИП. Ведение кассовой книги является обязательным. Составляется и оформляется регистр по правилам налогового законодательства.

С 2019 года кассовая книга обязательна для всех предпринимателей, включая тех, кто работает по упрощенной налоговой системе. Журнал составляется строго по форме КО-4.

К ведению книги кассового учета нужно относиться серьезно, потому что во время налоговой проверки ее тщательно изучают сотрудники ФНС.

В случае неправильного оформления кассовой книги или по причине совершенных ошибок, внесения недостоверной информации с предпринимателя взимается штраф.

Ведется журнал кассового учета с начала и до конца текущего года. Как вести кассовую книгу должно быть известно каждому бизнесмену.

Что это такое

Книга кассового учета – документ, в котором собраны все кассовые операции, проводимые предпринимателем на протяжении дня. Кассовая книга ведется каждодневно, за исключением выходных.

В ней должно отражаться движение наличных денег, которое подтверждается приходной и расходной кассовой документацией. В конце дня в нее вписываются итоговые данные, которые включают обороты и расчеты лимита кассы.

В журнале регистрируются все приходно-расходные операции, включая расчеты сумм, корреспондирующих счетов и характер проведенных транзакций. Благодаря регистру фиксируются все финансовые потоки в наличной форме в работе фирмы.

Кассовая книга является обязательным документом, в который руководство фирмы может включать самостоятельно разработанную первичную документацию.

Кассовая книга как собственно и любое обращение наличности должна соответствовать нормативным актам Центробанка.

Какова роль документа

Каждый бизнесмен, осуществляя предпринимательскую деятельность должен вести ее в соответствии с законодательством России.

Тем более если это касается расчетов по оплате налогов, составлению и оформлению отчетности и другой аналогичной документации.

К числу таких обязательных документов можно отнести кассовую книгу, наличие которой является обязательной для тех, чья деятельность связана с наличными деньгами.

В отдельных случаях ИП может обойтись без кассовой книги. Однако если зарплата выплачивается работникам в наличной форме через кассу фирмы, то потребуется кассовая книга.

При этом если заработная плата сотрудникам компании начисляется безналичным платежом на платежные карточки, то предприниматель обязательно должен знать, что собой представляет кассовая книга, и какую информацию надо в нее вносить.

ИП должен уметь правильно ее вести, оформлять разбираться в нюансах ее заполнения. Поэтому иногда лучше воспользоваться услугами бухгалтера, который знает, как нужно вести книгу учета.

Законодательная база

Основанием для заполнения кассовой книги является Указание Центробанка от 11.03.2014 N 3210-У «О порядке ведения кассовых операций…». В журнале должны учитываться все денежные поступления/ отчисления.

В организации по закону должна быть одна книга кассового учета. На листах обязательно должна быть нумерация. Журнал также должен быть прошнурован, а в конце книги ставится сургучная или мастичная печать.

Прошитые листы заверяются подписью руководителя или уполномоченного лица. Опечатка производится мастичной печатью с использованием клея в составе, которого есть жидкое стекло.

Листы журнала должны быть сделаны из папиросной бумаги, краска штемпельная. При этом бумагу с оттиском печати нужно смазать с обеих сторон клеем, а после того как она будет опечатана, следует нанести повторно слой клея.

Все записи в книге кассового учета осуществляются в 2-х экземплярах. Для этого можно использовать обычную копирку.

Копия должна быть отрывной, так как она является частью отчета кассира.Оригинал сохраняется в кассовой книге. Нумерация оригинала и копии должна быть идентичной.

В кассовой книге нельзя подчищать и исправлять записи, за исключением исправлений, подтвержденных подписями кассира и главбуха.

Допускается автоматизированное ведение кассовой книги. В этом случае листы должны быть созданы в форме машинограмм, а нумерация листов осуществляется автоматически.

Выдачу средств из кассы, без подтверждения в виде росписи поставленной получателем в расходном кассовом ордере или при остатке наличных денег в кассе делать категорически запрещено.

Вся выданная денежная сумма будет отнесена к недостаче, затем взыскана с кассира. Все денежные средства в наличной форме, без подтверждения соответствующими кассовыми документами, считаются излишком и зачисляются в прибыль фирмы.

Руководство предприятия обязано оборудовать помещение надлежащим образом и создать условия для хранения денег в помещении кассы.

Это правило распространяется также на период транспортировки денег из финансовых учреждений и вовремя сдачи их в отделение банка. Иначе руководство компании будет нести административную или уголовную ответственность.

Рекомендации о том, как обеспечить хранение денежной массы в помещении и при транспортировке содержаться в пункте 7 Указаний Центробанка.

Требования, касающиеся технической оснащенности, а также установки сигнализации в помещении кассы компании распорядительным документов не установлены.

Однако рекомендуется хранить наличные деньги в несгораемых шкафах из металла, ключи от которого должны быть у кассира. В случае потери ключа желательно сообщить в полицию и сменить замок.

До того, как открыть помещение и несгораемый шкаф кассиру надо убедиться в сохранности замков, решеток на окнах, дверях и печатей, а также в исправности сигнализации.

При обнаружении повреждений кассир должен сообщить об этом инциденте руководству фирмы и в полицию.

Если на предприятии работает только один кассир, то при необходимости его временной замены нужно заключить договор с другим сотрудником. Это поможет избежать возможных недоразумений в будущем.

Порядок ведения кассовой книги ↑

Имеются готовые формы, по которым заполняется кассовая книга. Все операции, которые проходят в кассе в течение суток, должны отображаться на одной странице регистра.

По истечении рабочего дня нужно свести остатки и подвести итоги. Далее кассир по результатам своей работы составляет отчет, а всю наличность сдает в отдел бухгалтерии.

В кассовой книге все листы отрываются, так как одна часть сделана для того, чтобы отрывать, а другая остается в ней. Чтобы оторвать лист можно согнуть его по специальной линии и писать под копирку.

Журнал заполняется так:

Колонка «Остаток на начало дня» Включает в себя сумму, которая отображена на предыдущем листе в столбце «Остаток на конец дня»
В колонку «Номер документа» Пишется специальный номер ордеров прихода и расхода
В колонку №2 Вносятся данные из ордеров, сумма прихода и расхода пишется полностью (руб./коп)
В корреспондирующий счет вписывается счет – 51, заказчики и покупатели – 62, зарплата – 70, подотчет – 71 (ИП номер могут не писать)
Перенос» объединяет операции из предыдущих строк Оборот бланка нужно заполнить или прочеркнуть символом Z
Итоги в течение дня выводятся по приходу/расходу Остаток на конец дня должен быть идентичен остатку на его начало
В нижней части листа кассир и бухгалтер Фиксируют число поступивших кассовых ордеров и ставят подписи

Строение документа

Внешне регистр выглядит как 50-100 страничный журнал. В ней должен быть бланк титульного листа, который заполняется сведениями о периоде действия регистра. Для книги учета финансовый лимит не устанавливается.

Необходимые данные для оформления

Титульный лист журнала отображает:

  1. ОКПО компании.
  2. ФИО предпринимателя.
  3. Год ведения книги учета.
  4. Название структурного подразделения.

Общие правила составления вручную (инструкция)

Если журнал ведется вручную, то следует все листы пронумеровать, прошнуровать и опечатать на последнем листе. Все записи производить в 2-х экземплярах.

Для этого используется копировальная бумага. Обязанности кассира:

  • просчитывать итоговые операции за сутки;
  • высчитывать остаток наличности в кассе на начало будущего дня;
  • передавать отчет в бухгалтерию (отрывную копию страницы), приход/расход в ордере.

Все записи в регистре должны проверяться бухгалтером и соотносится с числом ордеров. После чего он обязан подтвердить документ, поставив подпись в регистре.

В кассовой книге, составленной вручную можно делать исправления, перечеркивая неправильные данные и вписывая достоверные.

А вот подчистки в журнале недопустимы. Если же происходят какие-то исправления, то необходимо подтвердить их подписью главбуха и кассира.

Пример заполнения

Любое поступление и расход наличности на протяжении дня занесутся в книгу кассового учета. Также операции должны подтверждаться приходным/расходным кассовым ордером.

В журнал записи вносятся каждый день, за исключением выходных. Под конец дня кассир должен проверить все записи, которые были внесены в книгу, потом все подсчитать и поставить подпись.

Бухгалтеру следует отдать отрывной лист и документы, подтверждающие операции. Дальше он заносит в кассовую книгу число переданных документов и скрепляет все своей подписью.

Затем бухгалтер все еще раз перепроверяет. Кассовая книга состоит из 2 частей. Они заполняются параллельно:

  • отрывной лист, который передается в бухгалтерию;
  • кассовая книга.

Каждый день журнал начинается с нового листа, где указывается:

  • дата и номер листа;
  • все операции и обороты на протяжении суток;
  • остаток наличности за прошлый день.

Кассовую книгу нужно открывать ежегодно. В конце года журнал прошнуровывается, а на последнем листе ставиться печать и вносится следующая запись «прошнуровано и пронумеровано столько-то листов».

Образец документа

Оформление титульного листа журнала:

  • название организации (юридическое лицо);
  • ФИО (ИП);
  • временной промежуток действия регистра (1 год);
  • название подразделения;
  • ОКПО.

В книге учета записи вносятся в готовый формуляр. Приходные/расходные операции, проведенные в течение одних суток, делаются на одном листе.

В конце рабочего дня сводится остаток, который подтверждается отчетом кассира. Затем деньги передаются в бухгалтерию.

Каждый лист журнала делиться на 2 части благодаря линии отрыва. Одна из них является страницей книги с показателями о совершаемых операциях, другая – отчет кассира.

Свернув лист по линии отрыва, и подложив его под копирку можно одновременно внести записи в обе части. Графы книги. В верхней части листа вписывается дата, месяц, год и номер страницы.

Рекомендации для заполнения вручную:

«Остаток на начало дня» Вносится сумма остатка в кассе на начало дня. Размер суммы берется с предыдущего листа – графа «Остаток на конец дня»
Колонка «Номер документа» Это номер кассового ордера
В следующую колонку Вносится ФИО предпринимателя или название организации
Номер субсчета или корреспондирующего счета Это данные о способе расхода или поступления денег (51 – счет, 62 – покупатели/заказчики, 70 – зарплата). ИП не заполняют эту колонку
«Приход» и «Расход» Вносится сумма цифрами в руб./коп через запятую (129,05 руб.)
«Перенос» Вносится сумма всех операций из предыдущих строк
«Итого за день» Подбивается итог полученных и выданных денег
«Остаток на конец дня» Суммируются наличные деньги прибытия и остаток за прошлый день. Из этой суммы вычитаются выданные деньги. Полученная сумма должна быть аналогична сумме наличных денег в кассе

Незаполненные строки нужно перечеркнуть ручкой, так чтобы невозможно было что-то дописывать в пустые поля. Это можно делать символом Z. Внизу записывается фамилия бухгалтера и кассира. Там же ставятся их подписи.

Часто задаваемые вопросы ↑

Ведение кассовой книги сопровождается следующими вопросами:

  1. Кто контролирует ведение КО-4.
  2. Какие нюансы возникают в обособленных подразделениях.
  3. Какое количество журналов должно быть на предприятии.

Также налогоплательщиков волнует вопрос о том, какой штраф ожидает предприятие в случае несвоевременных или не полностью внесенных операции с наличными деньгами?

Представители налоговой службы могут оштрафовать предприятие за неведение кассовой книги в соответствии с КоАП РФ. Сумма штрафа составляет от 40 до 50 тыс. руб.

На кого возлагается контроль за ведением КО-4

Как уже говорилось, что кассовая книга – это документ, который разработан для каждодневной фиксации всех кассовых операций компании.

Унифицированная форма журнала была утверждена Постановлением Госкомстата от 18.08.1998 №88. Следовательно, вопрос, кто осуществляет контроль над ведением кассовой книги, отпадает сам собой.

Так как согласно этому документу обязанность контролировать правильность ведения журнала возложена на главного бухгалтера.
Порядок проведения контроля утверждается приказом руководителя или отображается в учетной политике предприятия.

Обычно методы ведения контроля предусматривают следующие аспекты:

  • проверка нумерации кассовой книги;
  • изучение ведения журнала;
  • сверка кодов по фирме;
  • проверка списка документов, которые должны быть переданы специальными подразделениями в головное управление.

Нюансы в обособленных подразделениях

Каждое специальное подразделение предприятия, когда проводятся операции с наличной денежной массой, должно отмечать это в кассовой книге. Правила ее оформления такие же, как и в головном предприятии.

Вместе с тем в обособленных подразделениях есть некоторые особенности:

Когда филиал предприятия самостоятельно вносит наличность на расчетный счет Который открыт предприятием в банке, то остаток суммы устанавливается как для организаций. Если подразделение сдает наличность в кассу предприятия, то лимит они устанавливают самостоятельно. Тем не менее, в обоих случаях лимит должен быть закреплен приказом директора предприятия
Передача копий страниц кассовой книги обособленных подразделений Головную организацию осуществляется в установленном порядке
На обложке кассовой документации обязательно указывается Структурное подразделение

Сколько книг должно вести предприятие

В компании разрешается ведение нескольких журналов, если:

Предприятие – платежный агент Тогда у предприятия предусмотрена отдельно кассовая книга для проведения наличных операций и вторая для денежных средств, принятых компанией при осуществлении деятельности платежного агента
У предприятия есть обособленное подразделение Которое имеет собственную кассовую книгу

Подбивая итог нужно выделить несколько ключевых моментов. Ведение кассовой книги является обязательным, если субъект хозяйствования осуществляет операции с наличными деньгами.

Ответственным за ведение журнала является главный бухгалтер предприятия или предприниматель. Нарушение порядка ведения кассовой книги предусматривает наложение штрафных санкций на налогоплательщика.

buhonline24.ru

Заполнение кассовой книги

ведение кассовой книги
Итак, кассовая книга должна быть заведена в обязательном порядке для индивидуального предпринимателя в следующих случаях:

  1. если бизнесмен получает денежные средства, поступающие от клиентов, проводит расходование для собственных нужд, для осуществления предпринимательской деятельности, куда входит наличие собственного банковского счета;
  2. если предприниматель пользуется только безналичными расчетами с клиентами, поставщиками, при этом собственные расходы оплачиваются наличными;
  3. если бизнесмен снимает и вносит денежные средства наличными со своего банковского счета, при этом финансовые средства не являются частью дохода от осуществления предпринимательской деятельности.

Как следует из перечня условий, ведение такой формы учета денежных средств обязательно практически для всех индивидуальных предпринимателей, потому что малая доля бизнесменов пользуются исключительно безналичными операциями и банковскими картами.

Рассмотрим понятие кассовой книги.
Кассовая книга – это документ, где отображаются все расходные и доходные операции наличных денежных средств предпринимателя.

В таком документе обязательно должна содержаться информация обо всех зачислениях от поставщиков, клиентов, о выдаваемых денежных средствах бизнесменом подрядчикам, кредиторам и так далее.

платежная ведомость
Платежная ведомость – что это и для чего предназначена?
Авансовый отчет – пример заполнения.

Конфигурация кассовой книги имеет унифицированный характер, что существенно облегчает ее заполнение.

Однако необходимо соблюдать следующие требования по ее оформлению:

  1. титульный лист обязан содержать полные реквизиты бизнесмена, фирмы, предприятия;
  2. бланк книги имеет свой срок использования, который равен одному календарному году. Запрещается ведение одной книги в течение нескольких лет;
  3. все страницы необходимо нумеровать и прошивать, на последней странице должно быть их количество.

Каждый лист в кассовой книге делится на две части. В первой части содержится сама кассовая книга, во второй находится отчет кассира.

Если должность кассира в фирме отсутствует, то предприниматель самостоятельно заполняет обе части.

Порядок ведения кассовой книги в электронном виде

кассовая книга скачать
Порядок ведения этого документа одинаков для юридических и физических лиц.

Книга может вестись в электронном формате и в бумажном виде.

Электронный формат предусматривает использование различных программных продуктов, которые автоматизируют весь бухгалтерский учет на предприятии.

Таким форматом пользуется абсолютное большинство фирм и индивидуальных предпринимателей. Рассмотрим подробнее указанные способы заполнения кассовой книги.

При ведении кассовой книги электронным способом, кассиру необходимо в начале каждого последующего рабочего дня приготовить два одинаковых листа, содержащие «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира» соответственно.

В них должны быть указаны:

  • все нужные реквизиты,
  • содержать нумерацию по возрастанию, с начала календарного года,
  • последний вкладной лист месяца и года должен содержать общее количество листов за прошедший месяц либо год.

Хранение вкладных листов в кассе должно быть равно одному году.

В бухгалтерию передается отчет кассира, содержащий все расходные и приходные кассовые ордера.

По мере необходимости вкладные листы прошиваются, подвергаются опечатыванию. Такую процедуру делают в конце года в обязательном порядке.

Руководитель и главный бухгалтер заверяют кассовую книгу, указывают общее количество листов.

Порядок ведения кассовой книги в бумажном виде

образец кассовой книги
В ручном способе ведения кассовой книги документ заводится на определенный промежуток времени, исходя из числа операций.

Нумерация листов в книге происходит перед ее использованием.

Руководитель и главный бухгалтер, как и в электронном способе, заверяют ее и указывают общее количество листов на самой последней странице.

Затем кассовая книга подвергается прошивке и опечатыванию посредством мастичной или сургучной печати.

Самостоятельно произвести оформление кассовой книги фирмы не является особо сложным делом, однако для осуществления такого процесса требуются дополнительные документы.

Этими документами являются:

  • приходно-кассовый ордер, посредством которого осуществляется поступление денежных средств в кассу предпринимателя,
  • расходно-кассовый ордер, с помощью которого выдаются денежные средства из кассы.

Их формы, также утверждены и имеют свои особенности эксплуатации в обязательном порядке физическими и юридическими лицами.

Заполняя графы в кассовой книге, нужно опираться на данные ордера, которые необходимо прикреплять ко второй части кассового документа, то есть к отчету кассира.

Обязательный характер носит заполнение графы «остаток на конец дня», где суммируются все финансовые средства в кассе, взятые по данным приходно-кассовых ордеров.

расходный кассовый ордер
Как правильно заполнить расходный кассовый ордер?
Коэффициент текущей ликвидности – его норматив.
Узнать как составить докладную записку здесь: https://buhguru.com/buhgalteria/kak-napisat-dokladnuyu-zapisku-ee-obr.html

Если за день не произошло поступлений наличных денег в кассу, либо не было произведено операций по выдаче средств из кассы, надобность заполнять журнал за день отпадает.

Образец заполнения кассовой книги

Рассмотрим заполнение кассовой книги на конкретном примере: ТОО «АБС».

В обложке кассовой книги, согласно законодательству о ведении бухгалтерского учета, содержится следующая информация:

  1. в графе «Организация» указываем «Товарищество с ограниченной ответственностью «АБС»;
  2. в графе код форма по ОКУД вписываем «088878», по ОКПО – «098976565»;
  3. указываем период заполнения, допустим «на 4 квартал 2013 года»;
  4. далее указывается, сколько «в этой книге пронумеровано и прошнуровано __ листов», ставим цифру «3»;
  5. затем ставится подпись директора и главного бухгалтера, заверяется фирменной печатью, внизу указывается дата, в нашем случае «31 декабря 2013 года».

Далее идут страницы самой кассовой книги.

Допустим, были совершена кассовая операция 10 октября 2013 года. На листе указываем номер листа «3».

Сначала вписываем остаток на начало дня – 10 000 рублей. Так как деньги были выданы в подотчет командированному лицу Андрееву Г.А. в размере 5 000 рублей, значит, в номере документа вписываем номер расходно-кассового ордера – 125.

Затем в графе «От кого получено или кому выдано» вписываем фамилию Андреев Г.А.. Указываем номер корреспондирующего счета – 71. Графа «Приход» остается пустой, а в графе «Расход» указываем сумму – 5 000 рублей.

В графе «Итого за день» указываем расход 5 000 рублей. В графе «Остаток на конец дня» ставим указываем 5 000 рублей. В пустых графах ниже ставим «X».

Указываем фамилию кассира, ставим подпись.

Далее указывается и проверяется число документов: в нашем случае «ноль» приходных и «один» расходный бухгалтером ТОО. Вписывается его фамилия, ставится подпись.

Кассовая книга скачать бланк: правая и левая сторона образца
Левая сторона кассовой книги
Правая сторона кассовой книги

buhguru.com

Что представляет собой данный вид отчетности

Что представляет собой кассовая книгаДокумент данного вида выполнен в виде брошюры, состоящей из документов, в которых указан приход и расход денег. В соответствии с законами РФ, книга может иметь бумажный или электронный вид. Осуществлять заполнение и ведение книги может бухгалтер, кассир или какое-либо другое лицо, имеющее на это законное право.

Контроль документооборота осуществляет директор или главный бухгалтер. В том случае, если книга ведется лицом, являющимся предпринимателем, он отвечает за то, чтобы она была качественно и своевременно заполнена. В случае неверного введения данных, ответственность также будет нести предприниматель. Чаще всего, она будет заключаться в необходимости заплатить штраф.

Стоит отметить, что это не документ первичного типа. Именно по этой причине она не может быть адаптирована под различные учеты на предприятиях, а строго регламентируется в соответствии с формой, а также правилами введения данных. Отметим, что данные должны вноситься каждый день.

В данном документе нужно максимально верно отображать различные операции, связанные с движением денег по счету. После окончания рабочего дня, данные в книге сравниваются с кассовыми документами, которые поступили. После этого высчитывается лимит, который переходит на следующий рабочий день. При верном заполнении всей информации, ставится подпись ответственным лицом. Здесь идет речь про кассира или сотрудника бухгалтерии.

Чтобы обеспечить организацию на предприятии полноценного учета денег, нужно верно осуществлять ведение приходных и расходных кассовых ордеров, кассовой книги, а также ведомостей платежного типа и учета рабочего времени сотрудников организации.

Порядок ведения на 2018 год

Порядок ведения кассовой книгиОтражение всех проведенных операций по торговле может быть осуществлено в двух вариантах – электронном или бумажном. Во втором случае документ распечатывается, скрепляется и нумеруется. Далее документ прошивается и заверяется подписью директора предприятия. Вместо подписи директора также можно использовать подпись главного бухгалтера.

Особенности ведения кассовой книги в 2018 году следующие:

  1. В том случае если в документе бумажного вида по каким-либо причинам были указаны неточные данные, то они могут быть исправлены. Для этого неверные данные зачеркиваются и вносятся новые. Отметим, что стирать неверно внесенную информацию запрещено. Все исправления должны быть заверены подписью ответственного лица.
  2. Документ должен быть «прошит» минимум один раз в год. Ежегодно заводится новая книга.
  3. Сверка электронного варианта документа может осуществляться при помощи электронной подписи. В данном случае вовсе не обязательно ее распечатывать. Это можно будет сделать и в конце календарного года.

Нюансы заполнения документа

Нюансы оформленияОтметим, что еще несколько лет назад ведение должно было осуществляться только в том случае, если предприниматель выполнял торговлю за наличные деньги. В 2014 году налоговое законодательство несколько изменилось.

Индивидуальные предприниматель может не осуществлять ведение документации, если в его деятельности присутствуют расчетные и платежные ведомости, осуществляющие фиксацию выплат по заработной плате работникам, которые были наняты на работу.

В данном случае реестр выступает в качестве вспомогательного отчетного документа для предпринимателя. С его помощью им может быть осуществлено контролирование всех операций финансового характера по своей деятельности. Отметим, что это является достаточно удобным для предпринимателей.

Особенности заполнения в электронном виде

В целом, выбор в пользу бумажного или электронного вариантов зависит от количества расходных и приходных ордеров за смену или удобства заполнения. Ведение в электронном виде более удобное, так как в колонки может быть внесено значительно больше информации. К тому же, записи могут быть корректированы.

Как уже отмечалось, в случае с бумажным вариантом, если произошла ошибка, то ее нужно зачеркнуть и обязательно заверить подписью ответственного лица – это влияет на время заполнения и соответственно, оптимизацию всего рабочего процесса.

Существуют определенные требования для электронной документации:

  1. Человек, который ведет книгу, должен осуществлять записи про остатки наличных денежных средств. Остаток денежных средств на конец прошлого рабочего дня должен быть равен остатку на начало следующей смены. Данные о том, что сотруднику была выдана зарплата, указывают отдельно.
  2. После завершения работы (рабочего дня) бухгалтером сверяются данные в электронном документе. Далее, им ставится электронная подпись, подтверждающая точность информации.

Образец

В образце данного вида документации следует в обязательно порядке брать в учет следующие правила. Прежде всего, на главной странице (титульном листе) должны присутствовать реквизиты ИП или юридического лица. Помимо этого, здесь же указывается промежуток времени, на который заводится книга.

Образец заполнения кассовой книги

На всех листах, в верхней части, размещается дата его заполнения. В ячейке, указывающей на остаточное количество денег, на начало рабочего дня, в цифровой форме вносится сумма. Данная сумма переносится из одной ячейки в другую. В соответствии с информацией расходных и приходных кассовых ордеров, необходимо выполнить заполнение пяти столбцов:

  1. В первый вносится информация про номер ордера.
  2. Во втором указывается ФИО человека, получившего и сдавшего денежные средства в кассу.
  3. Третий может быть заполнен только организацией.
  4. В последующие два столбца необходимо вносить сумму расходов и приходов денежных средств.

Как можно заметить, по сравнению с предыдущими годами, заполнение кассовой книги не сильно изменилось. Специалисты, регулярно сталкивающиеся с документацией данного вида, рекомендуют осуществлять процедуру в электронном режиме. Это позволяет в значительной степени сэкономить свое время во время проверки и время ответственных лиц, заполняющих документацию.

Очень важно убедится в том, что заполнение выполняется человеком, который предметно разбирается в вопросе. Если данные были внесены правильно, то по окончанию календарного года становится в значительной степени меньше проблем, которые связаны с посещением налоговой.

В том же случае, если пренебречь данным вопросом, то с большой долей вероятности, в налоговой могут возникнуть серьезные проблемы. Для их решения потребуется обращаться к компетентным специалистам, что влечет за собой трату времени и денег предпринимателя или юридического лица.

Типичные ошибки при формировании кассовой книги представлены в данном видео.

znaybiz.ru


Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте, как обрабатываются ваши данные комментариев.