Торговые предложения о сотрудничестве

Что такое коммерческое предложение

Любой бизнесмен, желающий привлечь как можно большее количество клиентов, задумывается о разработке коммерческого предложения. Именно оно побуждает потенциального потребителя купить товар компании или ее услугу. Часто его путают со спецификацией продукции, которая просто знакомит клиента с конкретным товаром, не побуждая покупателя к приобретению.

Разновидности коммерческих предложений

Существует два вида коммерческих предложений:

1. Персонифицированное. Оно создается для конкретного человека, внутри документа содержится личное обращение к адресату.
2. Неперсонифицированное. Другое название такого вида коммерческого предложения – «холодное». В документе нет обращения к конкретному потребителю или потенциальному партнеру, информация обезличена и направлена сразу на большое количество потенциальных клиентов.

Какие функции выполняет коммерческое предложение

Прежде чем начать составлять коммерческое предложение, нужно понять, какие функции оно выполняет. Чем-то они схожи с задачами рекламных сообщений:

• Привлечь внимание.
• Заинтересовать.
• Подтолкнуть к покупке.
• Вызвать желание приобрести товар.

Исходя из этих задач, разрабатывается коммерческое предложение. Обычно в самом начале используют визуальные эффекты, например, логотип организации.

Если коммерческое предложение отдается потенциальному клиенту в печатном виде, то отдельное внимание уделяется качеству бумаги, на котором печатается предложение. Можно для большего воздействия на клиента нанести специальные водяные знаки на документ. Ламинированная бумага произведет на потребителя товара приятное впечатление.

Стандартная структура коммерческого предложения (шаблон)

• Заголовок, содержащий графическое изображение (как правило, логотип).
• Подзаголовок, определяющий товар/услугу.
• Привлечение внимания, рекламирование услуг и продукции.
• Все выгоды от сотрудничества.
• Контактные данные отправителя, товарные знаки.

Составляя коммерческое предложение, нужно понимать, что каждый структурный элемент выполняет свои отдельные функции. Так, например, заголовок используется для привлечения внимания, мотивации к дальнейшему изучению документа. Именно данную часть коммерческого предложения можно назвать самой важной. Подзаголовок должен заинтересовать клиента еще больше, а основной текст обосновать ту информацию, которая была написана выше. А вот в конце предложения, как правило, нужно утвердить потребителя в необходимости покупки.

Как должно выглядеть правильное коммерческое предложение

Для составления предложения, дающего наибольшую отдачу, нужно понимать, что документ должен:

• быть конкретным и четким;
• демонстрировать все возможные выгоды, которые получит адресат;
• ни в коем случае не содержать ошибок;
• быть грамотным и структурированным;
• содержать информацию о специальных предложениях для клиента;
• быть составлен таким образом, что все сомнения у покупателя исчезнут.

Правила составления коммерческого предложения

Перед тем, как начать составлять предложение, необходимо определить, кто будет целевой аудиторией данного документа. Потом определяются желания, возможности потенциальных клиентов. Очень важно на этом этапе узнать реальные потребности покупателя.

После того, как необходимая информация будет получена, нужно структурировать ее. Для этого составляется примерный план предложения, с указанием преимуществ компаний, различных проводимых акций. Содержание данного документа может состоять из следующих разделов:

• Четкое определение проблемы.
• Варианты ее разрешения.
• Аргументы, которые доказывают необходимость пользования услугами именно вашей организации.
• Описание различных акций и предложений, увеличивающих выгоду покупателя.
• Призыв к действию.

В заголовке стоит упомянуть о решении конкретной проблемы потребителя. Важно указать ему конечный продукт, сделать который помогут товары вашей компании.

Не стоит в коммерческое предложение вносить информацию о достижениях компании. Необходимо избегать длинных рассказов о том, как все начиналось. Потенциальный потребитель вряд ли заинтересуется этим.

При написании предложения стоит избегать технических аспектов, не использовать научных терминов. Донести информацию нужно на простом и понятном для покупателя языке.

Стоит использовать четкие и понятные аргументы, которые действительно помогут клиенту утвердиться в решении купить товар.

Не стоит делать коммерческое предложение слишком объемным. Оно должно быть кратким, четким и ясным. Вряд ли потенциальному клиенту захочется читать многостраничные документы, такое изобилие информации может просто отпугнуть его.

Очень важно, чтобы предложение было оформлено качественно. Стоит воспользоваться услугами профессионального дизайнера. Красивое оформление может привлечь внимание потребителей.

В качестве аргументации можно использовать:

1. Отзывы других клиентов. Это доказательство можно назвать, пожалуй, самым ценным. Особенно если клиент этот довольно известен и авторитетен. Очень важно, чтобы отклик покупателя имел ту же смысловую нагрузку, что и само коммерческое предложение. То есть важно, чтобы эти два текста давали читателю понимание, что компания действительно эффективна в той или иной сфере.
2. Рассказать о своей истории успеха. Обязательно в центр повествования нужно поставить собственную компанию или себя самого. Это должна быть продающая история, которая действительно заинтересует покупателя, побудит его к каким-то активным действиям.

Стоит понимать, что коммерческое предложение должно быть продающим, а автор его выступает в роли продавца. Очень важно поставить себя на место продавца, чтобы максимально точно понимать то, что ожидает покупатель от товара или услуги. Нужно использовать правильную аргументацию, выстроить общение с клиентом. Только так коммерческое предложение будет действительно давать положительный результат.

Как увеличить читаемость коммерческого предложения

Можно увеличить читаемость коммерческого предложения следующими способами:

• Разбить информацию на абзацы, не делать их полотнами.
• Использование подзаголовков.
• Применение различных графических элементов, в том числе иллюстраций, маркированных списков.
• Использование шрифта с засечками в печатном варианте.
• Применение различных начертаний текста (использование курсива, жирного или подчеркнутого выделения необходимой информации).

Еще несколько правил (образец составления)

Заголовок. Именно эта часть коммерческого предложения является наиболее интересной для потребителя, если она заинтересует его, то с большей вероятностью потенциальный клиент прочтет всю информацию до конца. Стоит оценить, как будут воздействовать на покупателя слова «новый» и «бесплатный». В некоторых случаях они могут оттолкнуть клиента.

Не стоит использовать большое количество отрицаний или обобщенную информацию. Шрифт текста должен быть одинаковым. Доказано, что почти треть читателей обращают внимание на цитаты и информацию, заключенную в кавычки. Заголовок не должен быть емким и информативным.

Основной текст. В этой части коммерческого предложения очень важно, чтобы читатель не потерял интерес. Лучше всего уместить информацию в одном абзаце небольшого размера. А уже далее уделить внимание конкретным деталям. Стоит выделить преимущества товара, обязательно обращаться к читателю на «Вы». Составление длинных и сложных предложений может отпугнуть. Использовать профессиональные термины нежелательно.

Стоит говорить о товаре в настоящем времени, указывая его цену. Нужно предоставить клиенту и аргументы – результаты опросов, исследований, возможно, поместить один из отзывов потребителей. Нежелательно использовать превосходные степени, сравнения. Конкретика и понятность – вот главные условия составления хорошего коммерческого предложения.

Ошибки, которые допускают при составлении

Неестественное восхваление клиента.

Не нужно использовать шаблоны и дежурные фразы, которые только оттолкнут потенциального клиента.

Использование критических замечаний в сторону адресата.

Делать этого совершенно не нужно, даже если цель компании – помочь потенциальному потребителю. Это может вызвать крайне негативные эмоции у клиента. Лучше всего использовать кнут и пряник – вначале выделить плюсы, а только потом указать на совсем незначительные недоработки.

Перенасыщение предложения общей информацией о клиенте.

Не нужно говорить потребителю о том, что он знает и без этого. Лучше поделиться совершенно новыми и интересными данными, которые покупателю будет интересно изучить.

Запугивание клиента или так называемые «страшилки».

Ни в коем случае нельзя пугать потребителя, говорить ему, что без вашей помощи может случиться нечто ужасное. Никакого негатива и шаблонности. Стоит выделить достоинства использования продукции, невзначай сравнить с тем, что есть сейчас (применять слова: удобнее, выгоднее, эффективнее), давать только конкретную информацию.

Направление одного предложения сразу большому количеству лиц.

Неперсонифированная информация вызовет меньший интерес у потенциальных покупателей. Отдача от таких предложений будет минимальная. Не нужно пытаться охватить сразу большую аудиторию. Лучше выделить сектор, работа с которым с наибольшей вероятностью даст отличный результат. Важно написать коммерческое предложение так, чтобы читатель смог ощутить, что с ним говорят наедине. Возможно использование дополнительной информации, которая укажет, что общение ведется именно с данным клиентом. Стоит использовать информацию о предыдущем общении, если оно конечно было.

Неправильное понимание понятия «длинного» письма.

Многие уверены, что клиенту не интересны большие объемы информации. Однако стоит понимать, что любое скучное и совершенно неинтересное письмо читатель посчитает длинным. Размер цепляющего и действительно интересного коммерческого предложения не напугает потребителя, потому что он прочтет всю имеющуюся информацию на одном дыхании.

Не зря люди часто совсем короткие фильмы могут назвать скучными и растянутыми, а 3-х часовое кино назвать самым захватывающим, не упомянув о его длительности. Также обстоит дело с художественными произведениями, новостями, книгами, письмами. Читатель не воспримет 5 листов коммерческого предложения отрицательно, если они действительно будут познавательными и цепляющими.

На первый план ставить соответствие предложения грамматическим правилам.

Такое отношение к написанию текстов может сложиться еще со школьной скамьи, где главным фактором была именно грамматическая составляющая. В жизни же все совсем не так. Читателю куда важнее понять то, о чем написано. Нужно чтобы информация читалась и воспринималась клиентом легко и неформально. Стоит выстроить предложение так, чтобы оно было похоже на настоящее общение продавца с покупателем. Тут будут вполне допустимо использовать фрагменты предложений и фраз, иногда даже желательно.

Дать клиенту причину не изучать ваше коммерческое предложение.

Не стоит наивно полагать, что читатель будет крайне заинтересован в информации о вашей фирме, тем более об ее истории. Это совсем не так. Потенциальному покупателю это наименее интересно. Привлечь его внимание необходимо некой провокацией, необычным утверждением – словом всем тем, что выведет его из состояния равновесия и заставит прочесть коммерческое предложение до конца. Стоит учесть и тот факт, что удержание интереса не менее важный аспект. Нужно сделать упор на то, что сможет мотивировать человека. Наиболее часто нужды появляются из-за некого страха, желания стать индивидуальным, чувства вины, стремления стать красивым или здоровым. Именно в этом ключе и стоит рассмотреть проблему, посвятить ей коммерческое предложение. А далее показать, что предлагаемый товар все нужды сможет удовлетворить.

Голословность утверждений.

Вряд ли клиент будет расположен к вашему коммерческому предложению. Нужно обязательно подкреплять информацию вполне конкретными доказательствами. Приводить стоит наиболее четкие аргументы. Такой подход сможет убедить читателя в том, чтобы он купил товар или стал сотрудничать.

Проверка коммерческого предложения

Есть несколько довольно простых способов, которые помогут понять, какое влияние предложение окажет на адресата.

• Так называемая проверка «на беглый просмотр». Для этого нужно просто посмотреть на документ. Важно понять, какие части текста выделяются так, что их действительно хочется прочитать. Это заголовки, логотипы, выделения текстовой информации, фотографии. Если используемая там информация смогла помочь составить целостную картину о сути коммерческого предложения, то все сделано правильно.
• Проверка на понимание. Важно найти среди своих друзей и знакомых такого человека, который бы подпадал под целевую аудиторию вашего предложения. Если после первого прочтения он уловил все основные мысли документа, увидел преимущества представленного товара, то можно делать вывод, что предложение составлено правильно.
• Проверка «на пальцы». Стоит попробовать прочитать текст без слов о товаре вроде «лучший», «уникальный». Если читать предложение интересно и в таком виде, значит все сделано правильно. Очень важно, чтобы все хвалебные речи о своей компании были подкреплены точными данными, отзывами, историями, сертификатами.

Примеры / образцы коммерческого предложения

Примеров и образцов коммерческого предложения можно приводить очень много. Все они по своему хороши. Покажу одни из самых удачных на мой взгляд, которые разрабатывал Денис Каплунов.

Коммерческие предложения на оказание услуг:

• Пример 1;
• Пример 2;
• Пример 3.

В картинках:

• Пример 4;
• Пример 5;
• Пример 6;
• Пример 7;
• Пример 8;
• Пример 9;
• Пример 10;
• Пример 11;

Коммерческое предложение на поставку (продажу) товаров:

• Образец 1.

В картинках:

• Образец 2;
• Образец 3;
• Образец 4;
• Образец 5;
• Образец 6;

По мере нахождения хороших вариантов, буду дополнять списки.

Коммерческое предложение составлено, а что делать дальше

Не стоит наивно полагать, что после составления коммерческого предложения, работа заканчивается. Его нужно будет не только отправить адресатам, но еще и активно следить за тем, как на ваше письмо отреагировали. Очень важно быть в курсе событий. Стоит разделять несколько стадий прохождения предложения: «изучение», «рассмотрение альтернативных вариантов», «ваше предложение выбрано». Знать о том, что происходит с вашим документом в фирме потенциального клиента, просто необходимо для контроля собственных продаж, а также возможностей роста сбыта и продвижения.

Стоит составить некую базу данных клиентов, проверить достоверность найденных контактных данных, для этого можно позвонить по указанному номеру и уточнить адрес электронной почты. Перед отправлением или сразу же позже стоит сообщить секретарю или менеджеру об отправке коммерческого предложения. Не нужно общаться, используя в разговоре сленг или неформальное общение. Стоит уточнить время, в течение которого будет дан ответ.

Обязательно нужно указывать точные данные адресата – ФИО, название компании, должность. Во-первых, это сделает коммерческое предложение персонифицированным, а во-вторых, система не посчитает письмо спамом.

kakzarabativat.ru

Кто составляет письмо о сотрудничестве

Письмо о сотрудничестве может писать работник компании, в чью компетенцию входит развитие бизнеса по тому или иному направлению. Текст письма должен быть согласован с вышестоящим начальником или же руководителем компании.

На чьё имя писать

Письмо может быть написано на имя директора организации, в сотрудничестве с которой заинтересован отправитель послания. Также в качестве конкретного адресата может выступать заместитель руководителя по тому или иному направлению, начальник структурного подразделения или же узкопрофильный специалист. В любом случае окончательное решение о сотрудничестве принимается на уровне руководства компании.

Общие правила написания предложения

В первую очередь нужно помнить о том, что письмо является своего рода «крючком», основная задача которого «зацепить» партнера/заказчика/клиента. Поэтому оно должно быть интересным, содержательным, грамотным. Идеальный вариант, если после прочтения письма адресат сделает запрос на коммерческое предложение или прайс с перечнем товаров и услуг.

Несмотря на то, что письмо относится к официальному документообороту и является частью официальной деловой корреспонденции, стандартного, унифицированного бланка такого послания нет. Письмо о сотрудничестве составляется в свободном виде или же по шаблону, разработанному внутри предприятия, исходя из задач, потребностей и возможностей компании. При его составлении рекомендуется следовать некоторым простым правилам делопроизводства, деловой этики и русского языка.

В начале письма желательно обращаться к определенному человеку, применив эпитет «уважаемый» («Уважаемый Владимир Иванович!», «Уважаемая Белла Викторовна!» и т.д.).

Конечно, для этого заранее необходимо узнать имя, отчество и должность требуемого сотрудника. Затем можно приступать собственно к письму.

Здесь следует отметить то, что некоторые эксперты советуют писать к тексту заголовок, но это необязательно, особенно учитывая то, что плохо составленный заголовок может обернуться против отправителя (адресат может просто не заинтересоваться дальнейшей информацией). Поэтому мы этот этап минуем.

Содержание основной части письма о сотрудничестве

Основная часть письма должна содержать в себе суть предложения. Тут надо избегать размытых или витиеватых фраз, слишком длинных и запутанных предложений, специальной терминологии. Все должно быть четко, понятно и предельно лаконично.

Акцент следует ставить на отличительные черты и выгодные особенности товара или услуги.

В информации о самой организации-отправителе достаточно ограничиться годом, с которого она начала работать и перечислением основных видов деятельности, все остальное на данном этапе будет лишним. Зато можно назвать действующих клиентов предприятия, которые могут дать о нем положительные отзывы (желательно, чтобы это были компании с именем «на слуху»). В конце письма рекомендуется дать ссылку на сайт, где потенциальный партнер сможет найти и изучить все интересующие его дополнительные сведения.

Следует выдерживать побудительную интонацию в письме, но не перегибать палку – текст должен быть корректным и ни в коем случае не навязчивым.

Если текст слишком длинный, его необходимо разделить на абзацы или короткие пункты – так восприятие будет более полным. Основные темы и посылы желательно расположить в начале или конце, т.к. эти части легче всего запомнить.

Что в письме должно быть обязательно

Есть ряд сведений, которые непременно должны содержаться в послании, это:

• наименование компании-отправителя,
• её адрес и телефон для связи,
• должность и ФИО её представителя,
• суть предложения.

Также к письму могут прилагаться какие-либо дополнительные документы (в этом случае их наличие должно быть отражено в тексте предложения) или указываться ссылки на законы, подзаконные, нормативные и правовые акты, имеющие прямое отношение к предложению.

Правила оформления письма о сотрудничестве

Писать предложение о сотрудничестве можно от руки (устаревший способ, но иногда именно он бывает эффективным) или же печатать на компьютере. Его можно оформлять на обычном листе А4 формата или на фирменном бланке (второй вариант позволит не вбивать вручную реквизиты фирмы).

Письмо может иметь сколько угодно экземпляров и все они должны содержать в начале письма обращение, а в конце подпись автора, т.е. того должностного лица, которое представляет компанию-отправителя.

Ставить в письме дату нет необходимости, но если оно включает в себя информацию об ограниченных по времени акциях, скидках, бонусов и т.д., то дату поставить всё же следует.

Регистрировать письмо о сотрудничестве в журнале исходящей корреспонденции не нужно.

Как отправлять письмо

Отправлять письмо можно несколькими способами.

1. Первый, наиболее простой, доступный и оперативный – электронная почта. Правда, в этом случае письмо может легко затеряться, например, попав в папку «спам», так что данный метод подходит только тогда, когда у отправителя уже налажен прямой контакт с получателем (через телефон или личные встречи).
2. Второй путь, более надежный, но затратный по времени – отправить предложение через обычную Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении (не подходит в тех случаях, когда рассылка носит массовый характер, но если письмо содержит какую-то особо ценную информацию, то ничего лучше не придумать).
3. Третий вариант – факс, классический способ, до сих пор не утративший своей актуальности.
4. Четвёртый путь: отправить послание через любой мессенджер и прочие не совсем стандартные для деловой переписки современные средства связи (подходит только тогда, когда отправитель и адресат лично знакомы друг с другом).

assistentus.ru

Образы и шаблоны – польза и опасности

В нашу эпоху всеобщей стандартизации и унификации, особенно высоко ценится «живое слово». Так как искусству изложения мыслей на бумаге (сейчас – чаще на экране монитора) будущих бизнесменов почти никто не учит, возникает соблазн просто скачать образец предложения о сотрудничестве, заменить в нём названия фирм, имена-отчества и другие нужные слова, и получить готовое письмо. Ничего скверного в этом методе нет, однако такое заимствование таит в себе следующие опасности:

• Нет гарантии, что шаблон составлен абсолютно правильно;
• Образец может не вполне соответствовать актуальной ситуации;
• Кто-то уже прислал такой текст контрагенту, с которым предприятие стремится заключить договор о сотрудничестве. В принципе, ничего страшного, но у адресата может возникнуть подозрение о низком уровне интеллекта вероятного партнёра. Особенно плохо, если это правда.

Из всех перечисленных негативных последствий шаблонного подхода отнюдь не следует, что образцами пользоваться нельзя. Можно и нужно. Только, во-первых, необходимо знать общие правила и структуру составляемого документа, а во-вторых, желательно отнестись к делу творчески.

Как написать коммерческое предложение о сотрудничестве

Принимаясь за любое дело, необходимо подумать о его конечной цели. В данном случае программа-максимум состоит в убеждении желанного делового партнёра в выгодности сотрудничества. Что касается минимального допустимого эффекта, то он выражается стремлением дать почву для размышлений по тому же поводу. Не исключено, что задумавшись о вероятных перспективах и возможностях, открываемых совместной деятельностью, предприниматель «дозреет» и сделает встречный шаг.

Скачать образец

Исходя из цели, можно определиться с тем, как правильно составить письмо, содержащее предложение сотрудничества. В первую очередь оно должно соответствовать правилам деловой этики. Ими предусмотрены следующие стандарты:

• Текст размещается на фирменном бланке организации-адресанта;
• Заголовок должен кратко и ясно выражать суть письма;
• В отечественной практике наиболее распространённым и приемлемым обращением является прилагательное «уважаемый» с использованием имени и отчества лица, принимающего решения нужного уровня. Узнать, как зовут руководителя, обычно несложно;
• Употреблять такие формы приветствия, как «здравствуйте», или «добрый день» в принципе, тоже можно, но в переписке они не всегда уместны. К тому же нет никакой гарантии, что документ будет прочитан в указанное время суток.
• Уничижаться, извиняться за «отнятое время» (драгоценное, конечно) и льстить нельзя. Отношение к вероятному партнёру формируется с первых секунд знакомства, пусть и заочного. Потом отстаивать свои интересы будет трудно.
• Вежливо поблагодарить за внимание можно и нужно.

В конце текста выражается надежда на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество.

Структура письма проста, и включает всего три пункта:

1. Обращение;
2. Суть предлагаемого сотрудничества;
3. Выражение надежды на возникновение диалога с целью уточнения деталей.

О том, что независимо от способа доставки, текст должен содержать контактные реквизиты адресата, даже упоминать излишне. Это – само собой разумеется.

Для чтения удобней структурированный (то есть разбитый на подзаголовки или абзацы) текст, но это правило – общее для всей деловой переписки.

Типичные ошибки

Ошибки допускают все, и на них, конечно, учатся (но лучше на чужих). При составлении письма с предложением сотрудничества их авторы чаще всего грешат следующими стилистическими нарушениями.

Излишняя немногословность

Текст должен быть кратким, но не настолько, чтобы человек, читающий его, был вынужден догадываться о смысле. Считается, что один лист – предел, но если требуется больший объем, то лучше перейти на другую страницу и всё же досказать идею сотрудничества до конца. Если с самого начала предложение «зацепило», то время на чтение найдётся.

Повторы главной мысли

Пытаясь быть убедительными, некоторые авторы по два-три раза возвращаются к главной идее, на разные лады расхваливая её выгодность. Если это и в самом деле так, то вероятный партнёр сам сразу же оценит степень прибыльности сделки для себя. Не стоит предполагать, что он не умеет считать.

Самовосхваление

Хвастунов никто не любит – ни девушки, ни перспективные деловые партнёры. Если продукт или услуга в самом деле хороши, то об этом контрагент узнает по своим каналам, проверив информацию. Словам всё равно мало кто верит.

Допускаются тонкие намёки и ссылки на авторитетное экспертное мнение, но много места этому отводить не надо.

Слишком много цифр

Экономическое обоснование само по себе хорошо, но в письме, предлагающем сотрудничество, пространным расчётам не место. Достаточно указать вероятную величину рентабельности, а выкладки припасти для личной встречи. В этом есть своя интрига.

Ответ на коммерческое предложение

Оставление письма о предложении сотрудничества без ответа – нарушение деловой этики. Даже если партнёрство не представляет интереса, сообщить об этом необходимо. Разумеется, речь идёт не о массовой рассылке, а о конкретном предложении, адресованном руководителю.

Итак, вариантов может быть только два. Предприятие-адресат может:

• Выразить заинтересованность;
• Вежливо отклонить предложение.

Для обоих случаев есть свои правила, хоть и неписанные, но соблюдаемые большинством бизнесменов.

Если интерес есть. Понятно, что лучший вариант – когда сотрудничество «срастается» к обоюдному удовольствию. В этом случае форма ответа не так уж и важна. Наиболее заинтересованная сторона, а именно инициатор и автор письма будет рад ответу в любой форме – хоть устной и по телефону. За этой приятной реакцией наверняка последует приглашение к переговорам, которые, конечно, ещё неизвестно чем закончатся, но шанс на успех появляется.

Когда приглашение не принято. Психологически, нормальному человеку отказывать всегда труднее, чем соглашаться. Однако, когда это неизбежно, то следует помнить об этике поведения, выражаемой в создании условий «сохранения лица» (этому моменту большое внимание уделяют японские бизнесмены). В письменном виде отказ оформляется следующим образом:

• Ответ печатается на бланке фирмы;
• Документ озаглавливается как «ответ на предложение о сотрудничестве» с указанием входящих реквизитов и даты полученного письма. Если корреспонденция ведётся по электронной почте, использование выставляемой по умолчанию темы «Re:» нежелательно;
• Отказ сопровождается выражением сожаления. Распространено словосочетание «мы вынуждены»;
• Не лишним выглядит благодарность за предоставленную информацию;
• Указываются причины отказа. Они могут быть самыми общими или вполне конкретными, если деловые интересы от этого не страдают. Допустима формулировка «предлагаемое Вами сотрудничество не вполне соответствует политике нашей фирмы». Принятием более выгодного предложения отказ традиционно не аргументируется;
• Завершать текст отказа рекомендуется выражением надежды на сотрудничество в будущем, даже если автор понимает, что это лишь дань вежливости.
• Идеально, если в письме предлагается обсудить альтернативную совместную деятельность, в которой возможный партнёр заинтересован.

Использование шаблона при составлении отказа оправдано по причине возможной многочисленности сходных ситуаций. Сочинять ответ каждый раз слишком трудоёмко. Образец культурного и обоснованного отказа:

Скачать образец

Соблюдение правил делового общения важно не только по этическим причинам, но и из практических соображений. Ситуация на рынке скоротечна, и нет гарантии, что ранее отвергнутое предложение в новых условиях не засияет свежими красками.

Сроки ответа на предложение о сотрудничестве

Общепринятые деловые обыкновения предполагают реакцию на «горячие» предложения, в случае использования электронных каналов связи, в течение двух часов. Если за это время решение не принято, желательно, чтобы ответственное лицо всё равно связалось с отправителем и сообщило о переносе времени рассмотрения вопроса руководством.

Срок ответа на «бумажное» письмо – до двух дней. Практическая польза отклика состоит и в том, что предлагающая сторона не будет слать повторных писем.

delen.ru

Определяем целевую аудиторию, собираем контакты, используем 3 тактики отправки

Слова не продают. Продаёт информация. Чтобы собрать базу, написать продающее коммерческое предложение, нужно знать всё о Клиенте, продукте / услуге и ситуации на рынке в целом или регионе. Я покажу вам, как это работает в одном из своих примеров. А пока теория.

Не приступайте к сбору базы и написанию коммерческого предложения, пока у вас не будет:

• полного понимания целевой аудитории: что это за человек, о чём у него болит голова. Чем уже сегмент, тем лучше, например: «руководители ресторанов вегетарианской кухни»;
• предложения для ЦА, которое повысит доход, самолюбие, решит проблему в бизнесе или упростит работу – принесет реальную пользу.

О клиенте (целевой аудитории) и как собрать базу

Целевая аудитория – это люди (НЕ компании, а люди), у которых есть схожая задача, проблема, сложность и управляет всем этим: стремление заработать больше. Чем шире ваши познания о конкретных представителях  целевой аудитории (ЦА), тем больше понимание аудитории в целом.

Нас интересует узкий сегмент ЦА, которой мы предложим конкретную выгоду, часто взаимную. Пообщайтесь с представителями ЦА по телефону, через соц.сети, сайты, форумы – выясните их реальные потребности и проблемы. Это поможет найти болевые точки и возражения, которые вы с успехом закроете в своем коммерческом предложении.

 

База потенциальных клиентов

Базу клиентов НЕЛЬЗЯ покупать, собирать на сайтах и по каталогам регистрации компаний вслепую, особенно когда дело касается компаний. Потому что вы не узнаете своих потенциальных клиентов.

На сайтах и в каталогах указывают общий адрес, который просматривает менеджер. В большинстве случаев, менеджеру всё равно, сколько компания заработает и у него есть чёткие указания по поводу коммерческих предложений – в СПАМ и удалить!

Выгоды интересуют владельцев, индивидуальных предпринимателей и наёмных руководителей. Нам нужны только лица принимающие решение (ЛПР).

Работайте с сайтами, где есть контакты руководства или указана почта «для коммерческих предложений»

Правильные варианты сбора email базы для коммерческого предложения:

• человек сам оставляет заявку (подписная страница, личное общение);
• вы находите контакт руководителя или почту для КП на сайте (или в базе 2гис) – иногда бывает;
• взятие контактов через менеджера: письмом через форму обратной связи, почту или холодным звонком.

 

3 тактики работы с базой

Предполагается, что вы уже пообщались с менеджером (форма на сайте/телефон) или секретарём и добыли контакты руководителя: начальник отдела продаж, маркетинга, управляющий или владелец компании.

1. Звоним ЛПР перед отправкой холодного коммерческого предложения. Задача не продать товар или услугу, а пообщаться с человеком. Интересует ли его эта проблема и тема. Выслушать ответы, записать их. Договориться об отправке КП.
2. Звоним ЛПР после отправки холодного коммерческого предложения, если не было ответа в течение 1 – 2 рабочих дней. Говорим что-то вроде: «Сергей, здравствуйте! В понедельник отправили вам КП, но ВЫ так ничего и не ответили…». Задача: узнать, получил ли человек КП, если да, то записываем, что не понравилось. Пытаемся закрыть человека на сделку.
3. Отправляем КП по собранной базе и играем в Хатико.

Используйте только 1 и 2 вариант при тестировании КП. Потому что только так вы  получите обратную связь и сможете корректировать предложение. Это крайне важно, когда перед написанием КП вы не общались с потенциальными клиентами. Иногда выясняется, что выгоды и условия не интересуют ни одного ЛПР. Придётся снова вернуться к работе с ЦА и предложением.

Написание КП занимает 10% времени, редактура 20%, а сбор информации 70%!

 

Коммерческое предложение – продающий состав

Представляйте себе Клиента, как занятого человека. Он не хочет ничего читать. Ему всё равно кто вы, и из какой компании. И хуже того, вы ему НЕ нравитесь. Потому что хотите что-то продать. Ваше КП – это личное оскорбление.

Большая часть рекламы отсеивается за 3 – 5 секунд, когда она вас не касается

Гнев на милость сменится, если в коммерческом предложении есть:

• Тема письма, которая мотивирует его открыть, но не напоминает спам: «Мы вчера вам звонили…», «Здесь то, что вы просили…».
• Предложение, выгодное для Клиента. Оно может быть не выгодным для вас. Это нормально на 1 этапе продаж.
• Мини-описание компании – 2, 3 предложения о том, чем вы занимаетесь (можно опустить, если это объясняет иллюстрация).
• Точные ответы на вопросы: «зачем пишите (нужна причина)», «почему мне», «какая моя выгода и ваша», «какие условия».
• Несколько строк про деньги. Когда человек получает КП, то он точно должен знать, как изменится его финансовое положение или положение компании, когда он закажет услугу или купит товар.
• Доказательства, что это чертовски выгодная сделка. Если упустить этот шанс сейчас, то потом можно оказаться в жопе. Приведите убедительные примеры, что это и правда работает.
• Телефон, почта или другой удобный для Клиента способ связи.

Уложите все эти смыслы в надзаголовок, заголовок, подзаголовок, иллюстрацию (подпись к ней) и оффер, разбитый на понятные посылы. Когда получатель увидел свою выгоду, тогда он начинает читать. Ловушка захлопнется.

Продажа начинается, когда материал прошёл встроенный рекламный фильтр: мусор / предложение

Информация, которую хочет видеть клиент – продающие моменты (ПМ). Они закрывают возражения, отвечают на вопросы Клиента так, что захватывают воображение, заставляют читать и думать над предложением.

Отвлечь человека от массы важных дел – это 1 победа.

 

Пример структуры коммерческого предложения – экран «ПИ»

Этой структурой я пользуюсь в 6 из 10 случаев. Она простая, работает и стоимость коммерческого предложения в 1 – 2 листа комфортная для индивидуальных предпринимателей и малого бизнеса.

Верх (1 экран):

• надзаголовок + телефон + логотип;
• иллюстрация и подпись;
• заголовок;
• подзаголовок;
• оффер из 4 – 6 преимуществ, которые разбиты на 2 колонки;
• самый сильный аргумент (его выделяем: рамкой, цветом, особой иконкой);

Конечно, многое зависит от услуги, товара, бизнеса, условий, количества и качества продающей информации (ПИ). Но такая структура наиболее верная. Потому что она ломает стереотип КП – лист с полотном текста, где ничего нельзя понять за 10 – 15 секунд чтения.

 

На 1 экране покажите ценность предложения. Дайте продающую информацию, которая заинтересует получателя на дальнейшее чтение. Убедитесь, что он поймёт:

• о чём пойдёт речь;
• почему вы написали ему (понятный контекст) ;
• какие его выгоды;
• зачем нужна услуга / товар.

Идеальное условие, если вам известно имя, должность получателя, компания, в которую вы отправляете КП. Тогда вместе надзаголовка пишем персонализированное сообщение: «Василий Павлович, здравствуйте! Это выгодно для строительного бизнеса и работает» или другу мотивирующую на чтение фразу. Можно сообщить, чем вы занимаетесь.

Структура нужна, но продающая информация важнее

Если рекламный инструмент будут использовать в печатном виде, то у нас осталось половина страницы А4 до перехода на следующую страницу.  Надо успеть: закрыть главные возражения, дать условия (цену, как заказать), сообщить добавочную ценность и сделать призыв к действию. Призыва может быть 2:

• «переверните страницу, чтобы…» или «на следующей странице Вы узнаете…»;
• призыв позвонить, написать или перейти по ссылке.

Аккуратнее со ссылками, многие люди боятся вирусов, а письмо может попасть в спам

Отправляйте коммерческое предложение по EMAIL используя формат HTML. В этом формате на почту можно отправлять лендинги, у которых нет переходов между страницами. Конверсия выше, но из такого формата неудобно распечатывать документ, чтобы показать коллегам / руководству.

 

 Структура КП (экран убеждения)

Задача первого экрана: дать максимум продающей информации и обойти рекламный фильтр. Второго – доказать, что это верный выбор.

Продавать надо фактами и цифрами, а не обещаниями и лирикой. Когда фактов недостаточно, то делайте выгоды сильнее. Играйте НЕ словами, а смыслами. Пусть КП будет невыгодное для вас, но ведь задача коммерческого предложение – установить контакт с Клиентом. Получить горячий отклик (звонок, письмо), а не продать в лоб.

Продавайте НЕ словами, а смыслами.

Что использовать для убеждения:

• структура, где каждый подзаголовок – это что-то важно для получателя;
• примеры использования и результаты (ссылки на подтверждение ваших слов);
• закрытие 2 – 3 возражений, которые возникнут при прочтении верхней части;
• больше продающей информации о товаре /услуге (характеристики, преимущества, описание, если это сложный продукт);
• список клиентов и партнёров;
• дополнительную ценность предложения;
• расширенные гарантии (важно убедить человека, что они ничем не рискует);
• обоснованное ограничение предложения.

 

Разница между горячим и холодным коммерческим предложением в осведомлённости ЦА, подаче информации, её количестве и на что закрывать клиента.

Для «холодного» Клиента – это 1 или 2 контакт. Человек ещё ничего не знает о вас и предложении. Закройте потенциального клиента на звонок, консультацию, дайте ссылку на продающую страницу, сайт или видео, где есть больше информации.

Холодное коммерческое предложение заинтересует человека, и он станет «тёплым» клиентом

Для «тёплого» Клиента – это продающий материал, который даёт ответы на вопросы и мотивирует на покупку. Отправьте коммерческое предложение с полным набором продающих моментов. Это как минимум облегчит задачу дальнейшей продажи, потому что появится причина перезвонить. А как максимум, Клиент сам позвонит, чтобы купить.

Объём КП. Количество листов не имеет значения! Важнее количество и качество информации, которую нужно получить потенциальному Клиенту, чтобы принять решение о сотрудничестве или действии. Больше информации – это хорошо, но только тогда, когда она помогает принять решение, отвечает на вопросы, а НЕ создаёт новые.

Вы или вы? Если знаете имя получатели и обращаетесь к нему, то правильно писать Вы. Однако никто не запрещает всегда писать Вы (иллюзия личного обращения), кроме правил русского языка, но они к работе копирайтера имеют посредственное отношение. Лишь бы покупали, а напишем хоть матом. Исследований по эффективности «Вы, вы» не проводилось.

Добрались до примеров!

 

Примеры коммерческого предложения на поставку товара + 4 идеи для КП

Продажа товаров сложнее, чем продажа услуг. Всегда есть компания конкурент, которая продаёт то же самое. С ней уже налажена работа и логистика. Менять поставщика не имеет смысла, когда всё устраивает. Проблему решает специфика бизнеса по-русски, ситуация на рынке, крутой бонус и новшество.

1. Бизнес по-русски, это когда поставщик есть, но он нервирует всё руководство. Потому что ведёт себя как монополист: сроки срывает, сырьё или товар на троечку, а как доходит до решения вопросов, то переговоры тянуться месяцами. Коммерческое предложение с лучшими условиями – это самый распространенный способ подкинуть соли на рану и продать обезболивающее.
2. Ситуация на рынке. Когда турецкая ракета сшибла российский самолёт, то многие товары влетели под санкции. У российских компаний появился шанс разбогатеть. Это было золотое время для продажи клубники, огурцов, капусты, яблок, винограда и ещё 10 запрещённых продуктов для ввоза. Такие моменты нужно ловить и готовить под них КП.
3. Крутой бонус. Копирайтер Клод Хопкинс продавал не товар, а бонус. Он продавал рекламу пирогов Клиента, а уже потом смеси для производства пирогов «Cotosuet» (сырьё). И всё это работало в тандеме. Когда ты говоришь производителю в России – помогите вашим партнёрам продавать товары, снабдив их рекламной информацией, то люди в упор не понимают ЗАЧЕМ. Они говорят: «мы производители…». Занавес.
4. Новшество. Даже когда у товара небольшое преимущество или интересная особенность производства, то об этом надо рассказать во всех рекламных материалах и, конечно же, в КП. Вы видели новую Skoda Octavia 2017 года? Чуть-чуть изменили фары, решетку радиатора и продают авто, как уникальный продукт. Берите пример с автопроизводителей – фокус внимания на новшества.

Я не буду выкладывать пару примеров коммерческих предложений в виде скриншотов. Вместо этого, выложу 10, но ссылками. Все коммерческие предложения ниже написал Поздняков Михаил, т.е. автор этого блога.

Примеры откроются в новой вкладке (жмите, читайте):

Пример 1. «Ситуация на рынке»	Как мы продали 300 тонн клубники и заключили выгодное контракты, воспользовавшись санкциями
Пример 2.«Бизнес по-русски»	Поставка спецодежды: как небольшая компания выбивает себе нишу
Пример 3. «Новшество + подарок»	Поставки зубных имплантатов из Германии в клиники России
Пример 4. «После выставки + бонус»	Когда вы вернулись с выставки и нужно срочно реализовать каждую визитку
Пример 5.  «Бизнес по-русски + выгода»	Как я продавал обслуживание 1С бухгалтерии на выгодных для Клиента условиях
Пример 6.  «Ситуация на рынке + выгода»	Сдаем банкетную мебель для праздников в аренду — предложение для партнеров
Пример 7. «Новшество + удачное время»	Пора отдохнуть с Сергеем Ростом: новогоднее КП от event-компании RBTG
Пример 8. «Новшество»	Упростил менеджерам компаний МАКЕЙ поиск розничных партнеров
Пример 9. «Поставка игрушек, пример комплексного предложения»	Помог компании «АДИКА ГРУПП» найти больше партнеров для сотрудничества

Это действительно большая статья, самая полная по коммерческим предложениям. Буду добавлять примеры удачных коммерческих предложение их своей практики.

Посмотрите несколько примеров коммерческих предложений из своей ниши, чтобы узнать, как продают прямые и непрямые конкуренты. Так вы получите продающую информацию и узнаете, как написать коммерческое предложение для рассылки. Сделайте лучшее предложение!

___

А работают ли КП? Работают. Вот примеры коммерческих предложений с подтвержденной окупаемостью:

Конверсия КП по продаже клубники 10% — 300 тонн клубники продано	Как это было и рекомендация клиента
Как КП по продаже 3D-туров окупилось за 2 недели в 15 раз!	Кейс и рекомендация клиента

___

 

Образец коммерческого предложения на оказание услуг

Услуги продавать легче. Потому что информацию проще найти в Сети. Когда вы точно знаете, для чего нужна услуга и кто целевая аудитория. Сложность в рекламном предложении. Ведь сфера услуг быстро развивается и конкурентов тьма.

Товар можно испытать, купив небольшую партию или увидев результаты тестов, если это оборудование. Ценность услуги познаётся в её эффективности. Для примера возьмём создание коммерческого предложения.

Эффективность коммерческого предложения измерить сложно. Она зависит от количества собранной информации, умения копирайтера подать её, навыков дизайнера, менеджеров, которые рассылают КП и обрабатывают заявки. Хорошая email-база принесёт больше клиентов, чем плохая.

Как продавать услугу:

• Покажите, что изменится после оказания услуги. Когда вы купите коммерческое предложение: менеджерам станет легче продавать благодаря сильному рекламному материалу, у вас на руках будут результаты маркетингового аудита (портрет ЦА, возражения, проблемы, на что люди обращают внимание, принимая решение), что позволит сделать всю вашу рекламу более эффективной и продающей;
• Дайте расширенные гарантии. Если КП не приведёт клиентов после тестирования, которое мы проведём вместе, то я буду работать до старта продаж и прибыли, которая покроет стоимость моих услуг (с товарами расширенные гарантии работают хуже);
• Мини-кейсы, которые можно проверить. При создании коммерческих предложений я учитываю не только товар / услугу, рекламное предложение, целевую аудиторию, но и ситуацию на рынке. В 2014 году продал 300 тонн клубники одним листиком А4 (без графики). Вот ссылка на мой кейс;
• Смелое рекламное предложение. Давайте вот как поступим, если моё кпокажется нерабочим, что выяснится во время тестирования, то я верну деньги не только за текст, за графическое оформление, но и сделаю 2 вариант КП бесплатно. По рукам?

Чем больше сильных продающих моментов, тем лучше. Находите их, испытывайте разные варианты, играйте смыслами, благо услуги это позволяют.

Примеры коммерческих предложений на оказание услуг

Пример 1.«Бизнес по-русски»	Буфет-столовая для вузов — коммерческое предложение ректорам
Пример 2. «Бонус»	Предлагаем рассказать о своем бизнесе всей Чувашии
Пример 3. «Бонус»	Продаем услугу «тайный покупатель» через бонусы

Продавать  услуги проще, но нужно дать максимум продающей информации.

 

Как улучшить коммерческое предложение – ТОП 5 советов

1. Задавайте вопросы к готовому коммерческому предложению. Написали КП и довольны собой. Не спешите. Пусть материал отлежится 1 – 2 дня, а потом посмотрите на него свежим взглядом, поставив себя на место потенциального клиента. Помните, что вы ненавидите человека, который прислал КП.
2. Тестируйте, а потом делайте массовую рассылку. Даже если собрано 100500 продающих моментов, а ЦА давно проработана, не отправляйте КП по всей базе. Никогда! Сделайте выборку и отправьте 1/5. Таким образом, вы спрогнозируете результат.
3. Играйте НЕ словами, а выгодами. Это больно ранит копиАвторов. Завораживающие слова, яркие выражения и сочные высказывания – чушь собачья. Где-где, а в КП нужна конкретика, факты, продающие моменты и тонкое убеждение, а не демонстрация радуги и пение соловьём.
4. Освойте алгоритм доставки. Рекламный инструмент – это всего лишь инструмент. Им надо уметь пользоваться. Если коммерческое предложение попадает не к ЛПР, а к менеджеру, который лайкал котиков во время работы, то он продолжит лайкать котиков, удалив ваше предложение. Бывают исключения, но российская офисная действительность сурова.
5. Оформите коммерческое предложение графически. Во-первых, это привлечет внимание получателя. Во-вторых, толковый дизайнер грамотно разобьет текст, поэтому если со структурой беда, то этот косяк исправят. В-третьих, графическими иллюстрациями можно задавать акценты.

Секретного секрета нет. Для создания КП нужно понять, что необходимо целевой аудитории, сделать выгодное для неё предложение и не забывать о том, что потенциальный Клиент ненавидит вас. Потому что даже директора лайкают котиков.

А полезно-то было? Поделитесь своим мнением в комментариях.

____

С уважением, рекламист и копирайтер Поздняков Михаил

Вы можете заказать коммерческое предложение с отстройкой от конкурентов, свежими идеями и сопровождением до продаж. Разработаю для вас текст коммерческого предложения и оформлю его графически. Уже через 5 дней у вас будет мощный рекламный инструмент, который сразу можно пустить в работу. Ходите на деловые встречи чаще и заключайте выгодные контракты.

 

cool-texts.ru

Автор коммерческого предложения о сотрудничестве

Зачем пишется коммерческое предложение — это первый вопрос, на который предстоит ответить автору. Сначала стоит определиться с целью написания:

• найти новых покупателей товаров или услуг;
• договориться о посредничестве;
• возобновить деловые контакты со старыми клиентами;
• проверка коммерческого предложения на привлекательность для покупателей.

В каждом случае коммерческое предложение призвано оптимизировать продажи. А для этого нужно предельно выгодно предложить условия сделки. Предложение должно буквально сразить наповал читателя, условия продающего текста — не оставлять ни тени сомнения о выгоде сделки. Информация подаётся доступно для получателя, фальшь и обман только усилят раздражение.

Все эти условия учитываются при составлении предложения. Возможно, в вашей компании присутствует такой талантливый специалист, которому с лёгкостью даётся написание нужного текста. Коммерческое предложение составлять в одиночку сложнее. Команда грамотных критиков позволит предусмотреть все доблестные стороны предлагаемых товаров или услуг. И одновременно не допустит в тексте погрешностей.

На первый взгляд покажется, что написать эффективное коммерческое предложение непросто. Многие руководители обращаются к специалистам по правильному составлению продающих текстов. Но ведь попробовать самому, и потом убедиться, что предложение работает — ещё один плюсик в вашу пользу. Читайте нашу статью до конца — и получите уникальный опыт в вашу профессиональную копилку.

Приступаем к написанию текста

Пишем и оформляем: основные требования

Деление текста на смысловые части упростит работу по составлению предложения. Достаточно выделить 3 пункта плана:

Подробно о том, как написать коммерческое предложение, можно ознакомиться в этой статье: https://ipshnik.com/vedenie-ip/kommercheskoe-predlozhenie-na-okazanie-uslug-obrazets.html

• Введение. В нём указываются мотивы, побудившие автора отправить коммерческое предложение конкретному получателю. Возможно, это проводимая акция, распродажа, появление новой услуги (товара), поздравление с днём рождения и прочее. То есть все те события, к которым привязывается само предложение.
• Основная часть. Здесь указаны условия коммерческого предложения. То есть отображаются все сведения, которые хотелось бы донести до потребителя (читателя).
• Приложение. Оформляется и прилагается к предложению в особых случаях (расшифровка условий сделки, обоснование отдельных моментов, необходимые пояснения). Так как приложение неотделимо от коммерческого предложения, в верхнем правом углу делается надпись: «Приложение № ____к коммерческому предложению от ____________2016г.»

Основной момент: читающий предложение должен легко найти контактные данные. Оформляется текст коммерческого предложения на фирменном бланке организации. На каждом листе предложения — обязательное размещение реквизитов и контактов. Во-первых, вы избавите контрагента от поиска контактов (они всегда в пределах видимости), а во-вторых — обеспечите дополнительное доверие к вашей продукции (услуге).

Внимание! Все важные моменты должны быть замечены во время чтения текста. Поэтому обязательно выделяем другим шрифтом ключевые слова и фразы.

Примерная структура коммерческого предложения:

Как правильно написать коммерческое предложение на поставку товара? Читайте у нас на сайте: https://ipshnik.com/vedenie-ip/kommercheskoe-predlozhenie-na-postavku-tovara.html

1. Размещение эмблемы (фирменного знака) организации (если есть).
2. Указывается код ОКПО, код ОКУД организации.
3. Пишется полное или сокращённое название организации (согласно регистрационным документам).
4. Прописывается юридический и фактический адрес, банковские реквизиты, номер плательщика, телефон (желательно несколько), факс.
5. Отдельной чёткой записью — получатель коммерческого предложения. По возможности обращайтесь лично, и обязательно вежливо.
6. Название текста.
7. Текст предложения.
8. Если есть приложение к тексту, то обязательно указываются его реквизиты.
9. Контактное лицо, связавшись с которым можно получить компетентную информацию.

Специалист, подготовивший вариант коммерческого предложения, должен согласовать его со всеми заинтересованными лицами организации (руководитель, узкие специалисты, юрист, бухгалтерия). По результатам проверки каждый специалист проставляет визы (на лицевой стороне последнего листа бланка). Рядом с визой указываются замечания, если они есть.

Кто проверяет, правильно ли написано.

Есть государственные стандарты оформления писем. Специалист по документообороту проверяет, насколько оформленный текст соответствует правилам.

УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ

ГОССТАНДАРТ РОССИИ

ПРИНЯТ И Введён В ДЕЙСТВИЕ Постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. № 65-ст.

Если со стороны проверяющих коммерческий текст будут конкретные замечания, исполнитель исправит недоработки.

Стоит ли подписывать предложение?

Стоит. Руководитель ставит свою подпись на экземпляре, отправляемом заказчику. На оставшемся экземпляре ставится отметка, что копия заверена.

Как быть, если коммерческое предложение содержит коммерческую тайну самой организации либо заказчика? В таком случае обязательна запись о том, что доступ к данному документу ограничен.

В особо важных случаях (на усмотрение руководителя) проставляется печать организации.

Не совершайте типичных ошибок

Главная задача коммерческого предложения — продажа или ознакомление. Только на это стоит делать основной упор. Если вы рекламируете услугу — акцентируйте внимание читателя только на ней (шрифтом, вставками-картинками, цветом и т. д.). Если продавцом услуги выступает массово узнаваемый бренд, то не мешает сделать акцент и на нём. Ознакомьтесь с распространёнными ошибками — и не совершайте похожих.

1. Как указывалось выше, наличие фирменного бланка только приветствуется. Но пожалуйста, постарайтесь оформить текст без «крика реквизитов».
2. Неверно, если реквизиты фирменного бланка расположены только на первой странице. А вот личная фотография отправителя будет кстати.
3. Не размещайте чересчур бурное приветствие потенциальному заказчику. Вежливо и лаконично — этого достаточно.
4. Старайтесь не перехваливать свою организацию слишком подробно. Пара веских доводов из истории развития — и достаточно. Заказчика больше интересует личная выгода. Вот на её описание нужно выделить место.
5. Ошибка: слишком много «воды» в тексте («взаимовыгодное», «уникальность» и т. д.). Отсутствие конкретики — это повод выбросить коммерческое предложение, не дочитав его до конца.
6. Многие забывают указать, почему стоит сделать заказ именно в этой компании, не описаны преимущества.
7. Ошибка: текст напрягает (заумностью, сложными предложениями, профессиональными терминами и прочее).
8. Без призыва что-либо сделать потенциальный заказчик необязательно сразу перезвонит вам. Побуждайте к действию, укажите, что от человека требуется.
9. Много листов — не всегда хорошо. В идеале -1 лист (максимум — 3). Прайс на продукцию или услуги высылайте по запросу (если объём до 20 страниц).
10. Один сплошной текст без абзацев, списков, наличие длинных предложений, отсутствие подзаголовков — можете даже не отсылать. Эффективность такого текста равна нулю.
    

Пример коммерческого предложения спецодежды.

Пример оформления коммерческого предложения по продаже дверей.

Вариант оформления предложения рекламного агентства.

Пример предложения офисной мебели: коммерческое предложение.

Пример рекламы на транспорте: коммерческое предложение.

Пишем иностранцу на английском

Перед написанием коммерческого предложения за границу вспоминайте эту фразу: «Уровень вашего письма указывает на качество работы вашей организации». Вас, безусловно, поймут, но на достойное сотрудничество не рассчитывайте. Помните о первом впечатлении, его изначально портить явно не входит в ваши планы.

Письма иностранным партнёрам имеют своеобразное графическое оформление:

• Слева на странице есть вертикальная линия.
• Красных строк вообще нет.
• Примерно равные размеры смысловых блоков (для доступности восприятия).
• Пустое пространство как можно одинаково окружает сам текст. Ничего специально не двигайте. Изначально при сочинении планируйте именно такой вариант размещения.

Определитесь со стилем текста предложения:

• Манера изъяснения: официальная, доверительная, раскрепощённая и т. д.
• Одним письмом решаем один вопрос. Так принято. Хотите решить пару-тройку вопросов — отправьте дополнительные письма.
• Уважайте чужие правила.
• Сокращение слов как в обыденном разговоре — не для делового письма.

Типовая структура письма:

• Фирменный бланк отправителя. Как правило, адрес в нём указан.
• Адрес отправителя указывается наоборот, в отличие от нашего. Сначала Ф.И.О., дом, улица, город, страна, индекс.
• Дата: либо в правом верхнем углу письма, либо через три строки вниз после получателя.
• Начало письма (приветствие, послание, приглашение и т. д.).
• Основной текст (расположение посередине всего предложения).
• Финишное уважительное обращение.
• Указание на возможные приложения к письму.
• Допустимо вставить постскриптум.
• Указать автора.

Составляем письмо на русском языке:

Вот так оно выглядит в переводе на английский язык:

В обращении к иностранному контрагенту часто использует типичные фразы.

Хорошим тоном считается вежливое завершение коммерческого предложения. Обычно для этого подходят следующие фразы:

Какой почтой отсылать

Единого совета тут нет. Каждый выбирает удобный для себя способ. Массовые рассылки удобнее, конечно, делать по электронной почте. Возможностей у неё, безусловно, больше. И прежде всего для того, чтобы выгоднее преподнести услугу или товар. А вот передать секретную информацию лучше в виде бумажного сообщения.

Перед написанием коммерческого предложения учитывайте вариант отправки.

Образцы сопроводительных писем

Для чего составляется

Сопроводительное письмо — это краткое изложение основного послания. Носит, скорее, пояснительный характер. Составляется в следующих случаях:

• Объёмное коммерческое предложение.
• Содержимое разбито на составные части.

Структура сопроводительного письма

Форма письма — произвольная. Однако, стоит придерживаться определённой структуры:

• Личное обращение. Получателю будет приятно читать письмо, адресованное именно ему.
• Основной смысл. Кратко описываются основные момента основного письма (описание компании, выгода сотрудничества, контакты).
• Заключение. Чаще всего содержит вежливую фразу «с уважением…», а также «подробности во вложении».

Постарайтесь составить грамотное сопроводительное письмо на английском языке. Это позволит вам:

• Обратить на себя внимание. Не забывайте о первом впечатлении.
• Убедить в вашей грамотности и профессионализме.

Ждать или напоминать

После отправки коммерческого предложения иногда возникают вопросы: «Стоит ли напомнить о своём предложении? И как это сделать правильно?».

Выбирая между пассивным ожиданием и навязчивостью, стоит выбрать «золотую середину». Иначе скажем «не стать надоедливой мухой, мыслящей по шаблону». Разнообразие ситуаций порождает массу вариантов действий. Чуткость, вежливость, нескончаемое саморазвитие и хватка акулы — этот микс гарантирует удачные продажи.

Приведём пример отправки коммерческого предложения с дальнейшими действиями:

1. Отправка письма по электронной почте или с помощью телефакса. Сперва стоит позвонить потенциальному заказчику, согласовать с ним вариант получения коммерческого предложения. Возможно, заказчик сообщит email, на который удобно переслать письмо. Вариант отправки письма по телефаксу удобен, когда предложение небольшое (1–2 листа).
2. В день отправки желательно перезвонить и уточнить: получено ли сообщение. Спросить, всё ли понятно в письме. Обязательно задать вопрос: «Когда я могу вам перезвонить, чтобы узнать о возможности сотрудничества». Таким способом прокладывается цепочка к дальнейшим переговорам. Обычно договариваются созвониться через 3–5 дней. Инициатором звонка, в первую очередь, выступает отправитель коммерческого предложения. Именно отправитель берёт беседу под контроль — ненавязчиво диктует свои условия.
3. В момент последующего разговора учитывайте, что получатель предложения не обязан иметь к вам никаких вопросов. Эти вопросы провоцирует отправитель. Например, если клиент не проявляет особого интереса к вашему предложению, стоит самостоятельно смоделировать вопрос вместо клиента. «Заказчики часто интересуются: в чём же основные преимущества нашей продукции (услуги) перед конкурентами». И на этот вопрос самостоятельно ответить. Таким образом проведёте дополнительную презентацию.
4. Не факт, что клиент немедленно воспользуется вашим предложением. Обзвон делается систематически, с разумными интервалами.
5. Дополнительно заявлять о себе можно рассылками по email.

Никто, кроме самого предпринимателя, не знает всех подробностей и нюансов своего бизнеса. При составлении коммерческого предложения обязательно учитывайте мнение компетентных сотрудников. Внимательно относитесь к критике, зачастую она положительно влияет на составление удачного предложения. Как видно из статьи, существуют определённые правила грамотного составления текста. Но опять же — это вариант шаблона. Обязательно добавьте частичку личного креатива — и попадёте в десятку!

ipshnik.com