Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций, предназначенные для юридических лиц всех форм собственности (кроме кредитных организаций, осуществляющих кассовое обслуживание физических и юридических лиц) утверждены Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 18 августа 1998 года №88 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации»:
№КО-1 «Приходный кассовый ордер»,
№КО-2 «Расходный кассовый ордер»,
№КО-3 «Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов»,
№КО-4 «Кассовая книга»,
№КО-5 «Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств».
Приходный кассовый ордер (форма №КО-1) применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники.
Квитанция к приходному кассовому ордеру, оформленная с учетом требований пунктов 13 и 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации, регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3) и выдается на руки сдавшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе.
В приходном кассовом ордере и квитанции к нему указывается:
по строке «Основание» — содержание хозяйственной операции;
по строке «В том числе» — сумма НДС (записывается цифрами, а в случае, если продукция, работы, услуги не облагаются налогом, делается запись «без налога (НДС)»);
по строке «Приложение» — перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления;
в графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства.
Кассир, получив из бухгалтерии приходный ордер или заменяющий его документ, обязан проверить его, руководствуясь предписаниями пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Поступление в кассу наличных денег сопровождается выдачей квитанции приходного кассового ордера
В случае, когда деньги в кассу поступают за проданный товар, выполненную работу или оказанную услугу, организации и индивидуальные предприниматели, для которых федеральным законом предписано применение контрольно-кассовой техники (ККТ) при осуществлении наличных расчетов и (или) с использованием платежных карт, обязаны выдать покупателю (клиенту) кассовый чек, отпечатанный на ККТ (абзацы 1 и 4 статьи 5 Федерального закона от 22 мая 2003 года №54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».
Расходный кассовый ордер (форма №КО-2) используется для выдачи наличных денег из кассы организации как в условиях обычных методов обработки данных, так и при обработке информации с применением средств вычислительной техники. Расходный кассовый ордер оформляется с учетом требований пунктов 14 – 16, абзаца 4 пункта 17, пункта 19 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3).
В тех случаях, когда на прилагаемых к расходным кассовым ордерам документах (заявлениях, счетах и другом) имеется разрешительная надпись (виза) руководителя организации, подпись его на расходных кассовых ордерах необязательна.
В расходном кассовом ордере по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции, а по строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы с указанием их номеров и дат составления.
Кассир при получении из бухгалтерии расходного ордера или заменяющего его документа, обязан руководствоваться предписанием пункта 20 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
По общему правилу, регистрация в журнале Формы №КО-3 приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов (платежных или расчетно-платежных ведомостей, заявлений на выдачу денег, счетов и иное) производится бухгалтерией до передачи их в кассу.
Регистрация расходного кассового ордера или заменяющего его документа по общему правилу производится до передачи его в кассу. И лишь «расходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-платежных) ведомостях на оплату труда и других приравненных к ней платежей регистрируется после их выдачи» (смотрите пункт 21 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).
Кассовая книга №КО-4 применяется для учета поступлений и выдач наличных денег организации в кассе. Кассовая книга должна быть оформлена с учетом требований пункта 23 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Каждый лист кассовой книги состоит из 2-х равных частей: одна из них (с горизонтальной линовкой) заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр с лицевой и оборотной стороны через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Вторые экземпляры листов должны быть отрывными, они служат отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.
Записи кассовых операций начинаются на лицевой стороне неотрывной части листа после строки «Остаток на начало дня».
Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.
О порядке ведения кассовой книги, также — смотрите пункты 24 и 25 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Контроль за правильным ведением кассовой книги осуществляет главный бухгалтер организации.
Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма №КО-5) применяется для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег и кассовых документов по произведенным операциям.
В соответствии с Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденным Приказом Минфина Российской Федерации от 29 июля 1998 года №34н «Об утверждении положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации» — для обеспечения достоверности бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации должны производить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, и определяется их состояние.
О порядке проведения ревизии кассы и осуществления контроля за соблюдением кассовой дисциплины, смотрите раздел 4 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Наличные денежные средства могут выдаваться из кассы не только на основании расходного кассового ордера, но и на основании платежной или расчетно-платежной ведомости.
Эти ведомости оформляют при выдаче зарплаты сотрудникам организации.
При этом организация решает самостоятельно, какие формы ведомости использовать:
расчетно-платежную;
расчетную;
платежную.
Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 5 января 2004 года №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплате» утверждены типовые формы:
§ для расчетно-платежной ведомости форма №Т-49,
§ для расчетной ведомости форма №Т-51,
§ для платежной ведомости форма №Т-53.
По истечении установленного в организации срока для выдачи заработной платы и прочих выплат, кассир обязан в конце платежной ведомости указать итоговые выплаченные и депонированные (подлежащие выплате, но не выплаченные, а принятые на хранение до востребования) суммы, произвести сверку с общим итогом, подписать ведомость и в кассовую книгу записать фактически выплаченную сумму. Ведомость должна быть подписана кассиром, главным бухгалтером и руководителем организации. На общую сумму, которая будет выплачена по ведомости, оформляется расходный кассовый ордер. Номер расходного кассового ордера и дата составления указываются в ведомости. На депонированные суммы, сдаваемые в банк, составляют один общий расходный кассовый ордер.
Платежные ведомости регистрируются в специальном журнале (форма №Т-53а). Ведомости на выдачу зарплаты хранятся в организации в течение 75 лет. Журнал заводится на один календарный год и хранится в организации 5 лет.
Организация может выдавать денежные средства работнику на административно-хозяйственные нужды, командировочные, представительские и тому подобные расходы.
Срок, на который организация может выдать наличные денежные средства под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен, но он может и должен устанавливаться приказом руководителя организации. Приказом может быть утвержден перечень хозяйственных операций, оплачиваемых за наличный расчет; перечень должностей или список лиц, допущенных к их осуществлению; предельные размеры сумм, выдаваемых в подотчет по каждому виду операций, сроки сдачи авансового отчета.
В течение трех рабочих дней после окончания такого срока работник, получавший деньги под отчет, обязан отчитаться за потраченные деньги (предъявить авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих расходы, и/или вернуть остаток неизрасходованных денег, если таковой имеется).
Если денежные средства выдавались на командировочные цели, то работник должен отчитаться за них, также в срок не позднее трех рабочих дней после возвращения из командировки (пункт 11 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации).
Форма авансового отчета №АО-1 утверждена Постановлением Госкомстата Российской Федерации от 1 августа 2001 года №55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации №АО–1 «Авансовый отчет».
Авансовый отчет составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии на бумажном или машинном носителе информации.
На оборотной стороне формы АО-1 авансового отчета подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
При получении авансового отчета организацией, бухгалтер возвращает работнику отрывную часть авансового отчета. Это часть авансового отчета является распиской для работника, которая подтверждает, что документ был принят бухгалтерией к проверке.
В бухгалтерии проверяются целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, а также на оборотной стороне формы указываются суммы расходов, принятые к учету, и счета (субсчета), которые дебетуются на эти суммы.
Если по авансовому отчету выявлен остаток денежных средств, то работник обязан вернуть его в кассу организации. При этом кассир выписывает приходный кассовый ордер.
Если сотрудник обоснованно израсходовал большую сумму, то сумма перерасхода по авансовому отчету ему возмещается. При этом кассир должен выписать расходный кассовый ордер.
Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем организации или уполномоченным на это лицом и принимается к учету. Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру, перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.
Данные утвержденного авансового отчета являются основанием для списания подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
Сумма подотчетных средств, не возвращенная работником в установленный срок, может удерживаться из его заработной платы (статья 137 Трудового кодекса Российской Федерации (далее ТК РФ)). При этом следует иметь в виду ограничения, установленные в части 1 статьи 138 ТК РФ: «общий размер всех удержаний при каждой выплате заработной платы не может превышать 20 процентов, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, — 50 процентов заработной платы, причитающейся работнику».
Авансовый отчет должен хранится в организации «в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет» (пункт 1 статьи 17 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»).
Новая выдача денежных средств под отчет работнику возможна только после полного погашения прежней задолженности.
К сказанному следует добавить, что по требованию налоговых органов документы, которыми отчитывается подотчетное лицо, должны быть «парными»: либо накладная и квитанция к приходному ордеру, либо товарный чек (копия) и чек ККТ. Первый документ содержит название операции и сведения о товаре (услуге), второй — подтверждает факт оплаты. Исключением может являться представление только одного документа — чека ККТ, в случае, если в нем содержится текст — сведения (реквизиты) о товаре (услуге) (например, общепринятая в настоящее время форма кассового чека на отпуск бензина на автозаправочных станциях). В противном случае, при отсутствии необходимых документов, организация должна сумму денег, выданных в подотчет, включить в налогооблагаемую базу и начислить НДФЛ.
Общие положения о лимите остатка наличных денег в кассе, смотрите в Разделе 1 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Порядок установления лимита наличия денег в кассе организации, а также порядок и сроки сдачи наличных денег в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций, определены в Положении о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации от 5 января 1998 года №14-П (утверждено Советом директоров Банка России 19 декабря 1997 года, протокол №47).
Организации независимо от организационно — правовой формы должны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков на соответствующих счетах на договорных условиях.
Наличные денежные средства, поступающие в кассы организаций, подлежат сдаче в учреждения банков для последующего зачисления на счета этих организаций.
Денежная наличность сдается организациями в кассы учреждений банков непосредственно или через объединенные кассы при организациях, а также с использованием услуг организаций федеральной почтовой связи для перевода на соответствующие счета в учреждения банков. Наличные деньги могут сдаваться организациями на договорных условиях через инкассаторские службы учреждений банков или специализированные инкассаторские службы, имеющие лицензию Банка России на осуществление соответствующих операций по инкассации денежных средств и других ценностей.
Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются обслуживающими учреждениями банков для каждой организации по согласованию с их руководителями исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы учреждений банков.
При этом могут устанавливаться следующие сроки сдачи организациями наличных денежных средств:
— для организаций, расположенных в населенном пункте, где имеются учреждения банков или организации федеральной почтовой связи, — ежедневно в день поступления наличных денег в кассы организаций;
— для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы учреждения банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в учреждения банков или организации федеральной почтовой связи, — на следующий день;
— для организаций, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или организаций федеральной почтовой связи, а также находящихся от них на отдаленном расстоянии, — 1 раз в несколько дней.
Наличные деньги, принятые от физических лиц в уплату налогов, страховых и других сборов, сдаются администрациями и сборщиками этих платежей непосредственно в учреждения банков или путем перевода через организации федеральной почтовой связи.
В кассах организаций могут храниться наличные деньги в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согласованию с руководителями этих организаций.
Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем организациям, независимо от организационно — правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.
Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет установленной формы — «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».
По организации, в состав которой входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится приказом руководителя организации.
По представительствам, филиалам и другим обособленным подразделениям организации, расположенным вне места ее нахождения, составляющим отдельный баланс и имеющим счета в учреждениях банков, лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается обслуживающими учреждениями банков по месту открытия соответствующих счетов структурных подразделений.
При наличии у организации нескольких счетов в различных учреждениях банков организация по своему усмотрению обращается в одно из обслуживающих учреждений банков с расчетом на установление лимита остатка наличных денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из учреждений банка организация направляет уведомление об определенном для неё лимите остатка кассы в другие учреждения банков, в которых открыты её соответствующие счета. При проверке данной организации учреждения банков руководствуются этим лимитом остатка наличных денег в кассе.
По организации, не представившей расчет на установление лимита остатка наличных денег в кассе ни в одно из обслуживающих учреждений банка, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная организацией в учреждения банков денежная наличность – сверхлимитной, что влечет негативные последствия – привлечение к административной ответственности по статье 15.1 КоАП РФ.
Лимит остатка кассы определяется исходя из объемов налично-денежного оборота организации с учетом особенностей режима ее деятельности, порядка и сроков сдачи наличных денежных средств в учреждения банков, обеспечения сохранности и сокращения встречных перевозок ценностей.
При этом лимит остатка кассы может устанавливаться:
— в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы организаций с утра следующего дня;
— в пределах среднедневной выручки наличными деньгами;
— в зависимости от установленных сроков сдачи и суммы денежной выручки;
— в пределах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии).
Установленные учреждением банка лимиты остатка наличных денег в кассе письменно сообщаются каждой организации.
Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в установленном порядке по обоснованной просьбе организации (в случае изменения объемов кассовых оборотов, условий сдачи выручки и других), а также в соответствии с договором банковского счета.
Организация обязана сдавать в учреждения банков все наличные деньги сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе.
Об исключительных случаях, когда организация вправе хранить в кассе наличные деньги сверх установленных лимитов смотрите — положение пункта 9 Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации.
Решение о расходовании организацией поступающей в её кассу денежной выручки при наличии у неё нескольких счетов в различных учреждениях банков принимается в порядке, аналогичном установлению лимита остатка наличных денег в кассе такой организации.
Организации вправе получать наличные денежные средства в учреждениях банков, в которых открыты соответствующие счета на цели, установленные федеральными законами, иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, и нормативными актами ЦБ РФ.
Выдача денежной наличности организации на заработную плату и выплаты социального характера, стипендии производятся в сроки, согласованные с обслуживающими учреждениями банков.
Выдача наличных денег для расчетов с увольняемыми работниками и уходящими в отпуск, а также в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными правовыми актами, действующими на территории Российской Федерации, производятся независимо от установленных для организации сроков выплаты заработной платы.
Более подробно с вопросами, касающимися порядка ведения кассовых операций и применения контрольно-кассовой, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR-Интерком-Аудит» «Кассовые операции. Контрольно-кассовая техника».
Источник: www.audit-it.ru
Кассовые операции в первую очередь зависят от состояния расчетного счета организации, поскольку получить денежную наличность можно только при наличии денежных средств на расчетном счете.
Право на получение денежных средств наличными организацией оформляется посредством выписки денежного чека. Форма денежного чека законодательно не установлена, поэтому каждый банк вправе сам разработать собственную форму, сохранив при этом обязательные реквизиты. Чтобы получить чековую книжку организация должна подать соответствующее заявление в банк, который осуществляет расчетно-кассовое обслуживание ее расчетного счета. Обычно в чековой книжке содержится 25 или 50 страниц, каждая из которых состоит из двух частей: собственно чека, подлежащего сдаче в банк, и корешка, который остается в организации.
Денежная чековая книжка хранится у главного бухгалтера под ключом, а корешки оплаченных и испорченных чеков (а также сами испорченные чеки) должны храниться чекодателем не менее трех лет.
Заполняется чек только от руки (шариковой ручкой или чернилами) и одним почерком (т.е. одним человеком).
Заполняя лицевую сторону, следует избегать ошибок и помарок, поскольку в данном случае чек будет считаться недействительным. Испорченные бланки должны оставаться в чековой книжке, подклеиваться к корешку и погашаться надписью «Испорчен».
Необходимо вести журнал испорченных чеков с указанием номера чека, суммы, на которую он был выписан, а также причины невозможности его использования.
Наименование чекодателя, то есть владельца расчетного счета и чековой книжки, и номер его счета проставляются при получении книжки в банке от руки либо оттиском штампа организации одновременно на всех чеках.
В строке «Чек… на….» указывается сумма (цифрами), на которую он выписывается. При этом свободные места впереди и после суммы рублей должны быть прочеркнуты двумя линиями.
В следующей строке указываются место (в некоторых банках уже бывает заполнено) и дата выдачи чека. При этом дата выдачи указывается следующим образом: число (цифрами), месяц (прописью) и год (цифрами).
После слова «Заплатите» вписываются фамилия, имя и отчество кассира (сотрудника), на которого выдается чек, в дательном падеже, а свободное место прочеркивается двумя линиями. В следующей строке указывается прописью сумма, которую следует получить по чеку. Сумма прописывается в строке без отступов (от самого края) и с заглавной буквы, свободное место прочеркивается двумя линиями. Отступ даже на несколько миллиметров не допускается. Слово «рублей» должно указываться вслед за суммой прописью без оставления свободного места. Если цифрами сумма в чеке была написана с использованием прочерка в графе для копеек, то запись суммы прописью заканчивается словом «рублей». Если использовалось обозначение «00 копеек», то его следует применять в сумме прописью: «Семнадцать тысяч четыреста рублей 00 копеек».
Чек подписывают сотрудники организации-чекодателя, имеющие право первой и второй подписи, обязательно чернилами или шариковой ручкой.
Фамилии и подписи этих сотрудников должны быть зафиксированы в «Карточке с образцами подписей и оттиска печати». Обычно первая подпись принадлежит руководителю организации как распорядителю кредитов, а вторая — главному бухгалтеру. Чтобы не приостанавливать финансовую деятельность предприятия в их отсутствие, можно указать в карточке по две первых и две вторых подписи. Например: первая подпись — директор, зам. директора, вторая подпись — главный бухгалтер, зам. главного бухгалтера.
В левом нижнем углу лицевой стороны чека ставится печать организации, оттиск которой также зафиксирован в карточке. Печать не должна заходить за границы предназначенного участка.
На оборотной стороне в таблице указываются цели расхода получаемых денежных средств (в виде соответствующих им символов), а также ставятся подписи сотрудников организации-чекодателя (имеющих на то право). Далее следует подпись кассира (получателя средств) о получении на руки указанной в настоящем чеке суммы.
Нижняя часть оборотной стороны предназначена для проставления отметок, удостоверяющих личность получателя. Бухгалтер, выписывающий чек, вписывает в соответствующие строки паспортные данные лица, которому доверено получать деньги по данному чеку в расходной кассе операционного отдела банка.
Место под нижней горизонтальной чертой служит для пометок работников банка по проверке, распоряжению об оплате и непосредственно оплате наличных через расходную кассу операционного отдела банка.
Корешок остается в чековой книжке, являясь подтверждением использования чека на определенную сумму. Лицевая сторона корешка заполняется при выдаче документа на руки кассиру организации.
На ней указываются:
— сумма к получению наличными в банке;
— дата выдачи чека кассиру;
— фамилия и инициалы кассира (получателя денежных средств).
Лицевая сторона корешка должна быть подписана первой и второй подписью сотрудников организации-чекодателя, а также кассиром получателем, с проставлением даты получения.
Кассир предъявляет заполненный чек операционисту банка, который проверяет его достоверность (правильность оформления). Если замечаний по оформлению нет, операционист вырезает контрольную марку в правом верхнем углу и отдает ее получателю, а сам чек передает для оплаты в кассу банка.
Получатель денег предъявляет кассиру банка документ, удостоверяющий личность, отдает контрольную марку и называет общую сумму к получению.
Кассир банка сверяет названную сумму с указанной в чеке. Затем приклеивает контрольную марку на специальное место на лицевой стороне чека и выдает наличные получателю, который, в свою очередь, проверяет выданную сумму здесь же в расходной кассе банка.
Порядок получения наличных с расчетного счета в разных банках может различаться. В некоторых банках следует заказать наличные заранее лично или по телефону, в других банках чек надо сдать операционисту накануне получения денежных средств.
Полученные в банке деньги приходуются в кассу организации приходным кассовым ордером (ПКО), после чего на оборотной стороне корешка чека проставляются номер и дата ПКО. Эта отметка подписывается главным бухгалтером.
Особо следует обратить внимание на два момента:
— на корешке чека, в ПКО, его квитанции и в кассовой книге должна быть одна и та же дата;
— первая и вторая подписи на лицевой и оборотной сторонах чека должны быть одни и те же.
Чек действителен в течение 10 дней со дня выписки.
Излишки кассовой наличности, то суммы сверх установленного лимита кассы должны быть сданы на расчетный счет организации. Первичным документом при этом выступает объявление на взнос наличными.
Объявление состоит из трех частей:
— собственно объявление, которое остается в банке;
— квитанции, которая вручается вносителю денежных средств и на основании которой составляется расходный кассовый ордер, хранится с кассовыми документами;
— ордер, который возвращается в организацию, служит доказательством зачисления сданных денег на расчетный счет, хранится с банковскими документами.
Клиент вписывает следующие данные: дату, от кого, банк получателя, получатель, расчетный счет получателя, сумму прописью и цифрами, назначение платежа и подпись вносителя денежных средств.
Касса принимает наличные деньги на основании приходного кассового ордера, который также является первичным документом. Приходный кассовый ордер подписывает главный бухгалтер, а также кассир после выполнения операции по кассовому ордеру (после приема денежных средств от вносителя). При этом вносителю денежных средств выдается квитанция к приходному кассовому ордеру за подписью главного бухгалтера и кассира, скрепленная печатью организации. При получении в банке денежных средств по чеку также выписывается приходный кассовый ордер с регистрацией его на оборотной стороне корешка чека.
Выдача наличных денег из кассы производится по расходным кассовым ордерам или другим надлежаще оформленным документам: платежным ведомостям, расчетно-платежным ведомостям, заявлениям, счетам, на которых ставится специальный штамп, имеющий реквизиты расходного кассового ордера. Документы на выдачу денег, в том числе и расходный кассовый ордер, подписывают руководитель организации, главный бухгалтер, а также кассир, после выдачи денег по ордеру. Кроме того, расходный кассовый ордер содержит подпись получателя денег, который собственноручно указывает получаемую им сумму прописью и ставит дату получения денег.
Деньги отдельному лицу, не работающему в данной организации, выдаются по расходному ордеру при предъявлении им документа, удостоверяющего личность, в частности, паспорта, данные которого заносятся в ордер. При выдаче денежных средств по доверенности, они прилагаются к кассовому ордеру. После выплаты по платежной ведомости заработной платы, на всю выплаченную сумму составляется один расходный кассовый ордер, в котором в строке «Кому» указывается: «По платежной ведомости N..»
Источник: studopedia.ru
Документальное оформление операций по кассе
Правила выполнения кассовых транзакций с 01.06.2014 регламентируются Указанием Центробанка РФ, зарегистрированным 11.03.2014 под номером 3210-У.
Таким образом, с 01.06.2014 ранее действовавшее Положение ЦБ РФ, утвержденное 12.10.2011 под регистрационным номером 373-П и регулировавшее порядок кассовых операций, утратило юридическую силу.
Новый регламент 3210-У значительным образом не изменил ключевые принципы документального оформления транзакций, совершаемых по кассе хозяйствующего субъекта.
Важные нововведения затронули следующие аспекты кассовой дисциплины:
- Определение лимита кассового остатка предприятия на конец рабочего дня. Малые предприятия, как и индивидуальные предприниматели, вправе не устанавливать для себя этот лимит. Организации получили возможность самостоятельного выбора формулы вычисления такого ограничения – по размеру выручки наличностью или по величине реальных выплат наличностью.
Малым предприятиям, как и индивидуальным предпринимателям, разрешили не заполнять кассовую книгу по тем дням, когда расчеты наличностью отсутствовали. Кроме того, индивидуальным предпринимателям при некоторых обстоятельствах, определенных налоговым законодательством, разрешается обходиться без заполнения кассовых документов и кассовой книги.- Документацию можно формировать как на бумаге (письменно или компьютерной распечаткой), так и в электронной форме (при наличии цифровой подписи).
Очередные новшества в регламент документального оформления кассовых операций были внесены Указанием Центробанка РФ, утвержденным 19.06.2017 под номером 4416-У и введенным 19.08.2017 в законное действие:
- Если входящие/исходящие движения наличных денежных средств у хозяйствующего субъекта подтверждаются фискальными документами онлайн-касс (кассовыми чеками, БСО), кассир организации вправе оформить на общую сумму совокупный приходный/расходный ордер к завершению рабочего дня.
- Сверка подписей на кассовых бумагах осуществляется только тогда, когда соответствующий документ составляется на бумажном носителе.
- Оформление расходного кассового ордера (сокращенно – РКО) в формате электронного документа обуславливает возможность постановки на нем цифровой подписи получателя наличности.
- Оформление приходного кассового ордера (сокращенно – ПКО) в формате электронного документа обуславливает возможность отправки соответствующей квитанции на e-mail плательщика средств.
- Кассовая книга (КК) может заполняться не только кассиром, но и иными сотрудниками, обладающими необходимыми полномочиями.
Рекомендуем прочитать:
- как вносить исправления в кассовые документы;
- порядок хранения документации по кассе.
Какие первичные учетные формы оформляются — виды
Оформление кассовых операций производится при составлении следующего перечня документов:
- Первичные документы, фиксирующие поступление и приход наличности (ПКО) и расходование, выдачу наличности (РКО, ведомости платежные).
- Учетные кассовые регистры итоговых и регистрационных сведений из первичных бумаг (кассовая книга, журнал РКО/ПКО и книга учета наличности, полученной/выданной кассиром).
Это основные первичные документы по учету операций, совершаемых по кассе.
ПКО удостоверяется поступление (приход, прием) наличности. РКО подтверждается выплата (расходование, выдача) наличности.
Ведомостями платежными удостоверяется выплата зарплаты или аванса сотрудникам.
В кассовой книге фиксируются все поступления и выплаты наличности по кассе.
В журнале РКО/ПКО отражаются все первичные расходные и приходные кассовые ордера, сформированные хозяйствующим субъектом при приеме или выдаче наличности.
В книге учета наличности, полученной или выданной кассиром, отражаются сведения о денежной наличности, выданной из кассы иным кассирам или доверенному субъекту, а также информация о возврате наличности и кассовых бумаг по уже исполненным транзакциям.
Требования и правила заполнения
Нормативными требованиями регламентируются обязательные реквизиты любых кассовых документов:
- Наименование документа.
- Дата составления, заполнения.
- Название хозяйствующего субъекта (предприятия), оформляющего документ, то есть приходующего или расходующего наличность.
- Содержание оформляемой операции, подразумевающей прием или выдачу наличности.
- Количественные и стоимостные показатели оформляемой транзакции.
- Сведения о лицах, исполнивших и оформивших операцию (ФИО, должность).
- Подписи уполномоченных лиц организации, непосредственно связанных с выполнением и оформлением наличной операции.
Документы по исполняемым кассовым транзакциям оформляются на предприятии согласно следующим правилам:
- Кассовые транзакции проводятся уполномоченным сотрудником хозяйствующего субъекта, выполняющим обязанности операционного кассира.
- Документы кассы формируются в бумажной или электронной форме.
- Поступление наличности предприятию оформляется составлением ПКО. Когда кассир получает ПКО к исполнению, он проверяет обязательное наличие на нем подписи главного бухгалтера/директора (для бумажного документа), корректность сумм цифрами и прописью, присутствие подтверждающих бумаг. Деньги пересчитываются, а затем сверяются с приходным документом. Кассир подписывает бумагу, плательщику предоставляется квитанция со штампом.
- Обработка кассиром расходных бумаг выполняется по алгоритму, аналогичному работе с приходными бумагами.
Важный нюанс – идентификация получателя средств по удостоверению личности, доверенности. Расходные бумаги при выдаче наличности подписываются получателем средств и исполняющим кассиром.
- Любые кассовые движения организации фиксируются уполномоченным лицом в регистре кассовой книги. К завершению дня все данные сверяются кассиром, определяется величина кассового остатка.
Кем составляются первичная документация?
Первичные кассовые документы – как входящие, так и исходящие, – оформляются непосредственно через бухгалтерию.
Заполнение таких бумаг может осуществляться бухгалтером, кассиром или иным сотрудником организации, обладающим соответствующими полномочиями.
Лицо, исполняющее на предприятии обязанности кассира, должно знать свои должностные инструкции.
Когда кассир исполнил транзакцию, предусмотренную конкретным кассовым документом, бумага возвращается в бухгалтерию для проверки и регистрации.
За составление кассовой документации отвечает главный бухгалтер или, как вариант, руководитель.
Кто проставляет подписи?
На кассовых документах (бумагах) организации обязательно ставят свои личные подписи главный бухгалтер/бухгалтер хозяйствующего субъекта и кассир.
Если главный бухгалтер/бухгалтер отсутствует, документ может подписываться непосредственно руководителем организации. Электронный документ, соответственно, подписывается цифровой подписью организации.
Кассиру, исполняющему наличные транзакции, предоставляется штамп предприятия с подтверждающими реквизитами, а также образцы подписей уполномоченных субъектов (для сверки бумажных документов).
Допускается ли пропуск номера?
Нумерация бумаг не является обязательным требованием. Правила постановки номеров можно регламентировать самостоятельно.
Допускается применение цифровой, индексной, буквенной нумерации. Важно лишь соблюдать хронологию.
Как правильно подшивать для учета в бухгалтерии?
Подшивка бумаг производится ежедневно (в разрезе дня). Сшив необходимо сформировать к следующему дню (не позже).
Для сшива следует подбирать кассовые документы по возрастанию нумерации счетов бухучета (сначала по дебету, потом – по кредиту).
Листы, находящиеся в сшиве, нумеруются. Сшиву документации присваивается определенное наименование.
Какой документооборот надо вести при онлайн кассе?
Надо отметить, что хозяйствующие субъекты, применяющие в работе онлайн-кассы, вправе теперь отказаться от составления некоторых первичных бумаг и сводных регистров, поскольку значительная часть документации приобрела фискальный характер.
В обязательном порядке оформляются только ПКО, РКО, кассовая книга, а также БСО.
Кроме того, пользователям онлайн-касс следует составлять чек коррекции выручки/возврата прихода, отчет открытия/завершения смены.
Полезное видео
О порядке ведения и заполнения кассовой книги, подробно рассказано в данном видео:
Выводы
Кассовые документы – как первичные бумаги, так и сводные регистры, – подлежат обязательному ведению (составлению, заполнению) хозяйствующим субъектом.
Соответствующие процедуры, правила, нормы регламентируются общеобязательными актами. Определенные изменения кассовой дисциплины в части оформления бумаг по кассе затронули тех субъектов предпринимательства, которые применяют сегодня онлайн-кассы.
Источник: praktibuh.ru