Как писать докладную записку

Раскрывать особенности какой-либо производственной ситуации вышестоящему должностному лицу в устной форме непродуктивно. Поэтому внутрикорпоративная информация передается по служебным каналам посредством справочной документации, а именно служебных записок или докладных. В отличие от служебной записки, докладная побуждает к принятию какого-либо решения. Как написать докладную, зависит от цели формирования данного документа.

Докладная записка – что это

Докладные активно используются в кадровом делопроизводстве. В абсолютном большинстве случаев их содержание касается рабочих вопросов.

Докладные можно классифицировать следующим образом:

Информирующие. В них содержатся важные для руководства данные о текущих работах. Особенно актуален этот вид в течение периода реализации какого-либо проекта. Как правило, в этом случае информирующая докладная подается руководству ежедневно или еженедельно, вплоть до полного завершения работ.

Отчетные. Задача — ввести руководство в курс происходящих на объекте или проекте событий. Возможно, автор докладной хочет выступить инициатором каких-либо действий по нормализации ситуации.
Докладные-жалобы. Пишутся в случае каких-либо нарушений или провокационных действий по отношению к автору документа со стороны его коллеги.

В любом случае, докладная — это документ, который является основанием для составления приказа, содержащего административное решение по тому или иному вопросу.

Кроме того, получение и рассмотрение руководителем докладной может обусловить такие действия с его стороны:

проведение служебного расследования;
сбор представителей профсоюзной организации, цеховых комитетов и так далее.

Авторами докладных могут быть начальники цехов, руководители структурных подразделений или отделов. Кроме того, обратиться к вышестоящему должностному лицу имеет право любой член коллектива. Начальник, получивший докладную записку, в свою очередь обязан ознакомиться с ее содержанием и в кратчайшее время отреагировать.

Правила составления докладной

Существует определенные правила того, как писать докладную. Каким бы ни было содержание бумаги, она не должна касаться личности того, кто ее пишет. В данном документе речь может идти о равном в иерархическом понятии члене коллектива, либо о нижестоящем работнике, либо о вышестоящем начальнике.

Законодательной базы, регламентирующей передачу докладных записок, не существует. Тем не менее в многолетней практике делопроизводства сложилась определенная культура перемещения докладной от одного служебного лица к другому.

Например, докладная может быть адресована руководителю всего бизнес-субъекта. Но деловая этика предписывает изначальное ознакомление с нею непосредственного руководителя ее автора.

Что может стать причиной формирования докладной записки

Фактическое содержание документа должно касаться какой-либо конкретной производственной ситуации.

Распространенными причинами составления бумаги являются такие факты:

злостное нарушение трудовой дисциплины кем-либо из сотрудников;
невыполнение должностных инструкций, обуславливающее наличие потенциальной опасности для персонала и производства в целом;
нарушения, требующие личного вмешательства руководства;
допущение оскорбительных высказываний по отношению к кому-то из членов коллектива;
допущение провокационных действий, ставших причиной внутрикорпоративного конфликта;
возникновение проблем административного характера.

Кроме того, докладная может быть написана и по положительному поводу. Например, руководитель структурного подразделения может сообщить об имеющих место производственных успехах или особых достижениях в работе. Цель такой докладной — стимулировать вышестоящее руководство к поощрению отличившегося работника.

Если кто-то из сотрудников выступил с рационализаторским предложением, которое было внедрено и уже дало определенные положительные результаты, это также однозначно является поводом для составления докладной.

Правила делопроизводства, касающиеся того, как правильно написать докладную и кому ее передать, следующие:

Написание. Информация должна быть изложена кратко и максимально объективно. В докладной не допускается никаких субъективных трактовок или оценочных суждений.
Передача руководителю. Это может быть начальник цеха подразделения или руководитель всего предприятия. Когда докладная передается непосредственно руководителю предприятия, то автор обязан зарегистрировать ее в канцелярии.
Ознакомление руководства с текстом.
Наложение резолюции и возвращение записки секретарю.
Возвращение секретарем докладной ее составителю для исполнения распоряжений, выраженных в резолюции.

Конечная цель написания и перемещения докладной — решение проблем, обозначенных в ней. Как только все они разрешаются, докладная должна отправиться на хранение в архив.

Содержание и внешний вид докладной записки

Не существует единого федерального образца для составления такого рода документов. Однако, на большинстве предприятий существуют корпоративные бланки, которые используются для составления деловой корреспонденции. Унифицированный бланк, разработанный внутри предприятия, упрощает процедуру и придает ей особую статусность. Впрочем, его наличие не является обязательным.

Докладная может быть написана и на обычном листе. Главное, чтобы ее структура отвечала вышеперечисленным пунктам. Не является принципиальным способ выражения информации – рукописный или машинный. Юридическую силу докладная обретает, если в ней правильно указаны все обязательные реквизиты.

Так, вверху справа располагается шапка документа.

В ней указывается:

должность и личные данные руководителя (можно ограничиться инициалами);
должность и личные данные автора документа (можно ограничиться инициалами).

Шапку удобнее заполнять по шаблону, если есть унифицированный бланк.

Порядок написания:

Наименование — Докладная. Как правило, его указывают в середине строки. Но не будет ошибкой, если наименование указывается слева от строки. Главное, чтобы оно занимало отдельную строку и писалось с заглавной.
Текст. Максимально подробное описание события, послужившее поводом составления документа. В этой части должен содержаться детализированный ответ на вопрос, что конкретно произошло? Кроме того, здесь же автор может озвучить свои соображения по поводу того, какими могут быть пути решения проблемы.
Дата.
Подпись составителя.

Кроме того, внешняя докладная обязательно включает в себя следующие данные:

присвоенный номер;
полные данные об организации;
город, область или район, где находится предприятие.

Для внешней докладной обязательным также является подзаголовок, который должен начинаться шаблонно: «Относительно…»

Как писать докладную записку — образец

Отдел кадров

Директору компании Боравто

Красильникову Г.Б.

От главного бухгалтера

Антоновой О.И.

Докладная записка № 1

Относительно трудовой дисциплины

Считаю своим долгом довести настоящим документом до сведения руководства факт грубого нарушения трудовой дисциплины сотрудницей бухгалтерии Ермаковой Анжелой Петровной.

Сегодня, 05.12.2018 г., во время обеденного перерыва Ермакова устроила празднование своего дня рождения со спиртными напитками. В результате этого она не смогла выполнять свои профессиональные обязанности по завершении перерыва.

На просьбу отпустить ее домой до завершения рабочей смены она получила отказ. Тем не менее, Ермакова А.П. покинула место работы. Никаких оправдательных документов на следующий день не представила.

По данному факту нарушения трудовой дисциплины предлагаю провести служебное расследование и принять административное решение.

05.12.2018 г.

Главный бухгалтер Подпись Антонова О. И.

Смыслом написания такой докладной является не только выявление и обнародование факта нарушения трудовой дисциплины, но и недопущение аналогичных ситуаций в будущем.

Поскольку по фактам, изложенным в основной части, принимаются серьезные решения, то перед тем, как писать докладную записку директору или иному должностному лицу, необходимо тщательно их (факты) проверить.

Источник: delatdelo.com

Что такое докладная записка?

Данный документ является фактической формальностью, которая в будущем сможет уберечь сотрудника от несправедливых решений и претензий начальства при решении определенного рабочего вопроса.

Записка всегда сообщает что-либо, подтверждает трудовые взаимоотношения, поэтому оформляется на бланке формата А4 или фирменном бланке предприятия, с регистрацией в специальном журнале.

Докладной документ подчиненное лицо пишет вышестоящему. Докладная содержит информацию, касающуюся деятельности конкретного структурного отдела, побуждая руководителя принять решение и вынести резолюцию, с визированием ее на бланке и указанием сроков рассмотрения.

Записка составляется по личной инициативе работника либо по требованию начальника, и всегда в конце содержит вывод. Правила оформления и код внутреннего документа соответствуют классификатору управленческой документации (ОКУД) — 0286041.

ВАЖНО! Докладной документ – это элемент связи между органами управления организации и персоналом.

Разновидности и цели образцов: Довожу до вашего сведения

Докладные документы необходимы в деятельности любой компании для того, чтобы:

повышалась эффективность труда;
находились пути решения конкретной проблемы;
разрешилась или исправилась неблагоприятная ситуация;
снялся определенный груз ответственности;
осуществилась защита при ущемлении прав.

Текст докладных записок бывает самым различным, но он всегда касается деятельности конкретного сотрудника, подразделения либо организации.

Часто записка выступает не только важным сообщением, но и конкретным предложением по повышению эффективности компании.

Образец записки: Довожу до вашего сведения, бывает внутренним и внешним.Первый вид документа работник пишет сам или по просьбе начальника. Записку визирует автор.

Внешняя докладная необходима для направления в вышестоящие инстанции, другие уполномоченные органы, и всегда оформляется на фирменном бланке. Дату ставят в календарный день оформления и визирования.

По содержательности различают следующие виды записок:

информационные(пишутся регулярно, сообщают о рабочем процессе, состоят из предложений по работе);
отчетные (содержат сведения по итогам распоряжения за конкретный период);
инициативные(сотрудник предлагает руководству принять решение по конкретному вопросу рабочих моментов).

Иногда докладные записки пишутна лентяев и скандалистов, если это мешает нормальному рабочему процессу.

Структурные элементы записки

Документ всегда имеет смысловые разделы. Структуру документа составляют следующие части:

Фактическая. Указывает причины, побудившие к написанию документа.
Аналитическая. Описывает саму ситуацию и способы ее разрешения.
Резюмирующая. Убеждает и побуждает начальство принять решение.

Документ оформляют не только в текстовом, но и табличном варианте. В некоторых записках отсутствует аналитическая часть, и тогда структура состоит из фактического раздела и вывода с предложениями по разрешению ситуации, или высказанным мнением специалиста.

ВАЖНО! Оформление докладной требует четкого формулирования проблемы и специальной точки зрения. Некоторые компании имеют разработанные документационные шаблоны.

Структура внутренней докладной представлена следующими строками:

обращение к руководству с указанием инициалов и фамилии начальника;
название подразделения, направляющего сведения;
календарная дата;
название;
инициалы лица, написавшего документ;
текстовое содержание;
подпись обращающегося.

Название запискивсегда пишут с большой прописной буквы по центру бланка, независимо от того, каким образом она оформляется: прописью или печатным способом (в том числе, и на ПК).

Структура внешнего документа состоит из таких строк:

обращения к руководителю;
названия компании;
адреса и указания структурного подразделения;
даты и номера регистрации (слева);
названия;
содержания;
ФИО и должности написавшего лица;
визы директора компании;
номеров телефонной связи начальства.

Правильно оформленный документ, имея юридическую силу, используется при проверках деятельности предприятий уполномоченными органами, особенно, в компаниях, связанных с финансовым бюджетным оборотом. При таких проверках записки могут предупредить наложение взысканий.

Записки составляют в организациях в таких случаях, как, например:

нарушение дисциплины и обязанностей на рабочем месте;
для выдачи премии;
осуществления финансовых и хозяйственных операций в компаниях;
непристойного поведения работников.

Источник: Papinian.com

Что это такое?

Докладная записка представляет собой документ информационно-справочного типа, адресованный вышестоящему руководству и содержащий описание определённой проблемы, выводы и предложения, выдвигаемые составителем. Часто документ носит негативный характер, однако в нём могут затрагиваться различные сферы: от поощрений до отчётности.

Особенности оформления и рассмотрения докладных определяются на производстве. Упоминание об этом документе содержится в классификаторе ОКУД 011-93: указано, что записка пишется руководителем подразделения в связи с несоблюдением трудовой дисциплины. Код формы – № 0286041.

Более подробно о том, что такое докладная записка, мы рассказывали в отдельной статье.

Цель составления

Основную цель записки характеризуют как обеспечение вертикальной связи: её всегда пишут нижестоящие вышестоящим. С помощью этого документа руководству сообщают важную информацию, объясняют сложившуюся ситуацию, побуждают к принятию решения. Например, если ваш начальник не прав и вы решили написать докладную на имя директора — как правильно это сделать, вы можете узнать здесь.

В числе функций выделяют следующие:

поиск решения проблемы, возникшей на производстве;
внесение предложений, улучшающих деятельность;
информирование о мнении коллектива относительно определённого распоряжения или приказа, о позиции составителя в сложившемся конфликте;
предоставление отчётов о выполненных работах;
жалоба на сотрудника, не выполняющего распоряжений или другим образом нарушающего трудовую дисциплину;
информирование о происшествиях, принёсших моральный или материальный ущерб;
донесение о достижениях и успехах.

Случаи, когда необходима

Так как цели докладной обширны, причин для её написания множество. Часто она встречается на производстве и пишется, потому что:

нарушается трудовая дисциплина (как написать докладную о нарушении трудовой дисциплины?);
сотрудник не выполняет обязанностей, ведёт себя некорректно (о том, как написать докладную о некорректном поведении сотрудника, читайте тут, а как оформить данный документ, если не выполняются должностные обязанности, вы узнаете здесь);
работник не находится на рабочем месте или систематически опаздывает (как написать докладную об отсутствии сотрудника на рабочем месте?);
необходимо внести изменения в производственный процесс, поощрить или наказать работника;
потребовалось дополнительное финансирование и укрепление материально-технической базы;
нужно предоставить отчёт о выполнении распоряжения руководства.

Нередко докладная записка встречается в вузах, школах и даже детских садах. На студента её пишут в случае, если он нарушает дисциплину, в большом количестве допускает прогулы, вызывающе себя ведёт. Более подробно о том, как правильно составить докладную записку на студента, вы узнаете в этом материале.

В ДДУ записка может составляться на родителя, воспитателя и даже самого ребёнка. Случается, что воспитатели оставляют заведующему докладную, если родители постоянно задерживаются либо воспитанник ведёт себя слишком агрессивно. На воспитателя документ может написать старший воспитатель, если работа выполняется с нарушениями. Об этом подробнее — здесь.

Все случаи, в которых пишется докладная записка, рассмотрены в отдельной статье.

Какие виды существуют?

Существуют несколько разновидностей докладных записок. По содержанию они бывают:

Инициативные. В них выносятся предложения и рекомендации, требующие от руководства принятия определённого решения.
Информационные. Повествуют о ходе работ, его особенностях, деталях исполнения приказов, результатах и т. п.
Отчётные. Из них руководство узнаёт о выполнении распоряжения или его этапа.

В зависимости от того, кто является адресатом, различают докладные:

Внутренние. Возможно их использование только в пределах одной организации либо структурного подразделения, адресуются руководству.
Внешние. Составляются на имя начальника вышестоящей организации.

Если вас интересуют все виды докладных записок, то об этом мы писали в отдельной статье.

Отличия от объяснительной и служебной

Докладная записка похожа как на объяснительную, так и на служебную, однако, это разные документы.

Докладная записка отличается от служебной тем, что обеспечивает связь между членами производственной иерархии и всегда пишется вышестоящему лицу от нижестоящего. Служебная же адресуется руководителю или работнику, имеющему тот же статус, что и составитель.

ОКУД служебная записка не предусматривается, пишется по требованию, но можно проявить и личную инициативу.
Объяснительная записка, так же, как и докладная, адресуется руководству, но имеет другую цель: она касается исключительно дисциплинарных нарушений, необходима для объяснения возникшей ситуации, роли сотрудника в ней. Для неё есть код ОКУД, пишется документ по требованию руководства.

На начальника и на работника

Докладная пишется не только на обычного работника, но и на начальника, если он каким-либо образом нарушает права других людей и вредит производственному процессу. Адресуется документ вышестоящему лицу, уполномоченному решать и знающему как дать ответ на подобные вопросы. В этой роли может выступать руководитель организации, представитель контролирующего органа и даже совет акционеров.

Случается, что на предприятиях составляют анонимное докладное письмо на начальство, но их вправе не рассматривать.

Чаще докладные пишутся на работников для того, чтобы их поощрить либо наложить дисциплинарное взыскание. В документе отображается информация:

суть нарушения или достижения;
причина, которую выясняют у работника;
краткая характеристика сотрудника;
возникшие последствия;
предложения о необходимости поощрения или наказания.

Все тонкости и нюансы написания докладной на сотрудника вы найдете в этой статье, а о том, как правильно составить данную бумагу на имя директора, если ваш начальник не прав, мы писали в другом материале.

Кто должен на предприятии составлять?

Докладная бывает инициирована сверху, но может писаться и самостоятельно. Документ на предприятии пишет:

сотрудник – руководителю отдела;
руководитель отдела – директору организации;
начальник подразделения – руководителю компании.

Адресатом может стать и бухгалтер, если необходимо решить определённые финансовые вопросы, и любой сотрудник. При этом сохраняется субординация: писать «через голову», минуя непосредственное руководство, не принято. Исключение составляют ситуации, если в докладной упоминается сам начальник.

Типовой формуляр и особенности его оформления

Существует особый бланк, на котором пишут докладную записку. Он содержит следующие реквизиты:

наименование предприятия, компании или подразделения;
наименование документа;
его номер регистрации, дата составления;
город, в котором происходит составление документа;
наименование и данные лица, которому адресуется записка;
заголовок к тексту;
собственно текст;
подпись составителя, её расшифровка.

Руководитель после принятия решения ставит свою резолюцию на докладной записке, которая включает в себя Ф.И.О. исполнителей, описание распоряжения, срок, отведённый для исполнения, подпись начальства и дату. Согласно п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003, резолюцию можно ставить на отдельном листе.

Скачать бланк докладной записки
Скачать образец докладной записки

Как правильно написать?

Особенности написания докладной записки регулируются ГОСТ 6.30-2003, введённым Постановлением № 65-ст. от 03.03.2003 г. Среди наиболее важных правил выделяют следующие:

Берётся лист А4, для внешнего использования – бланк предприятия.
В заголовке отражается её содержание – о чём конкретно она написана.
Основному тексту придают чёткую структуру.
Должны отсутствовать юридические и грамматические ошибки.
Проблема излагается подробно, но без лишних эмоций.
Наименование отдела пишется в левом верхнем углу листа, данные об адресате – в правом верхнем углу, название документа – по центру.
Данные составителя пишутся внизу в одну строку.
Докладные регистрируются под кодом 0286041.

Что касается структуры текста, то она включает в себя три раздела:

Конкретные факты, причины, из-за который решено написать докладную записку.
Анализирование ситуации, предложение различных вариантов решения. Этот раздел считается необязательным.
Выводы, просьбы и мнения, предложения действий, носящие рекомендательный характер.

Если у вас возникли трудности с написанием такого документа, то все советы, рекомендации и образец написания вы найдете в этой статье.

Ошибки при составлении

Докладная записка имеет юридическое значение, поэтому к составлению нужно относиться крайне внимательно. Недочёты приводят к тому, что записка теряет силу.

К основным ошибкам, которые допускают составители докладных записок, относятся:

Отсутствие чёткой структуры. Документ должен содержать все перечисленные выше графы, даже если пишется на обычном листе бумаги.
Излишняя эмоциональность, использование разговорных выражений, отход от делового стиля. Важно соблюдать принятый деловой этикет.
Искажение подачи информации, излишняя детализация либо, наоборот, умалчивание важны фактов. Беспорядочность изложения мыслей.
Попытки навязать руководству решение. Следует помнить, что в записке содержится мнение и личный взгляд, но последнее слово остаётся за адресатом.
Отсутствие даты регистрации.

Срок рассмотрения

Чёткий срок рассмотрения докладной записки не оговорен. Однако он обязательно прописывается во внутренних документах организации (как правильно составить внутреннюю докладную записку?). Существует и сложившаяся практика рассмотрения: обычно на это отводится 3-10 дней.

Реакция руководства и резолюция

После рассмотрения, руководитель, получивший записку, ставит свою резолюцию. Если документ внешний, его копия остаётся в организации, а резолюцию проставляют на оборотней стороне подлинника в нижней части.

Дальнейшие действия зависят от принятого решения. Если у руководителя возникают замечания, он вправе выразить их на отдельном листе, приложив к докладной. На основании записки и резолюции издаётся соответствующий приказ. Реакцией может быть поощрение работника либо применение к нему санкций вплоть до увольнения.

Руководитель вправе оставить без внимания информацию,и никак не ответить, если решит, что причин для взысканий или поощрений нет.

Определяя меры дисциплинарного воздействия, стоит руководствоваться принятыми нормами Закона, в частности, КоАП и ТК, чтобы наказание было правомерным. В спорных ситуациях желательно обратиться за консультацией к юристу.

Докладная записка – важный документ, порядок составления которого подчиняется принятым нормам. На его основании могут поощрить или наказать работника, поэтому, решив написать докладную, следует внимательно изучить обстоятельства дела и действовать чётко в рамках инструкций.

Источник: 101million.com

Форма и классификация

Докладная записка – документ, адресующийся руководству, содержащий суть проблемы, заключения и предложения. Ее пишут с намерением дать толчок вышестоящему начальству к решению той или иной проблемной ситуации, возникшей у сотрудника.

Внутренняя — адресована главе ведомства или начальнику отделения, пишется на обыкновенном листе.

Документ, выходящий за пределы организации, направленный в высшую инстанцию (администрацию, Министерство) считается внешним, его оформляют на специальном бланке.

Классификация докладных по адресату
Внутренние		Внешние
Указать название структурного отделения, адресата, название документа, текст и заголовок к нему, дату и подпись.		Добавить наименование организации, место составления, индекс, подпись руководителя, имя и контакты исполнителя.
Классификация по содержанию
Информационные	Инициативные		Отчетные
Систематически составляются в организации или на предприятии, извещают о способах и деталях выполнения заданий.	Их цель – побуждение получателя (обычно руководство) принять соответствующую резолюцию. Текст, кроме фактов, содержит инициативу (рекомендации и предложения).		Отчет о выполненной работе или ее этапе, информация о реализации указаний и распоряжений.

Как оформлять и правильно писать докладную записку

Составляют документ по следующему шаблону:

вверху (левый угол) указывают отдел, откуда поступает записка;
вверху (правый угол) должна быть указана должность, фамилия, инициалы адресата;
ниже посередине название документа;
под ним ставят дату и номер;
обязательно заголовок, начинающийся словами «О…», «Об…» или «Касательно…»;
текст (тело) документа, состоящий из введения, анализа и заключения. В первой части – изложение событий, побудивших к написанию записки. Во второй — разбор ситуации. Третья содержит заключения и рекомендации автора документа;
должность, подпись, фамилия, инициалы автора в одной строке.

Образец докладной на сотрудника

Чаще всего документ на имя руководителя пишет начальник подразделения, однако бывают случаи, когда между рядовыми сотрудниками возникает внештатная ситуация, требующая вмешательства вышестоящего начальства, — обида на рабочем месте, некорректное поведение.

Вот пример такого документа.

Транспортный отдел

Исполнительному директору ООО «Альфа»Сорокиной Галине Игоревне

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
№ 41-07/215 02.03.2016 г.

Об оскорблении на работе

Довожу до Вашего сведения, что 02.03.2016 г. водитель Добродомов Петр Алексеевич, исполняя должностные обязанности, унизил меня и нецензурно бранился в мой адрес.

Прошу применить к Добродомову П.А. дисциплинарное взыскание.

Менеджер по транспорту

Ильин

Ю.В. Ильин

Как пишется данный документ о прогуле: образец оформления

Отдел снабжения

Исполнительному директоруООО «Альфа»Сорокиной Галине Игоревне

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
№ 43-13/228 11.05.2016

Об отсутствии на рабочем месте

Довожу к Вашему сведению, что вчера, 10.05.2016 г., специалист по закупкам Иванющенко Роман Михайлович не явился на рабочее место. Отсутствие длилось весь день.

Причины неприбытия не подтверждены ни документально, ни по телефону, ни электронной почтой.

Предлагаю привлечь Иванющенко Р.М. к дисциплинарной ответственности за прогул.

Начальник отдела снабжения

Михайлов

С.П. Михайлов

Как писать объяснительную можно узнать на нашем сайте.

Как проверить ОГРН рассказано в статье. Как проверить бесплатно юридическое лицо по ОГРН.

О бизнес-плане открытия продуктового магазина здесь.

Как оформить документ данного типа о премировании

Отдел снабжения

Исполнительному директоруООО «Альфа»Сорокиной Галине Игоревне

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА

№ 42-08/223 08.04.2016 г.

О премировании

Прошу премировать менеджера по продажам Алферова Олега Владимировича денежным вознаграждением в размере 5000 рублей за расширение базы клиентов с 25 до 43 точек и удвоение объема продаж в 1-м квартале 2016 г.

Начальник отдела снабжения

Михайлов

С.П. Михайлов

В Украине и Беларуси данный документ составляется по той же форме, что и в РФ, на государственном языке.

В противном случае сотрудник может опровергнуть лжесвидетельство и привлечь автора к административной ответственности.

В чем разница между докладными и служебными записками можно узнать из видео.

Источник: vesbiz.ru

Что это такое

Докладная записка – это документ, в котором работник предприятия доводит до сведения руководства какую-либо информацию. В этом состоит ее главное отличие от служебной записки, в которой работники просят руководство о чем – либо.

Чаще всего они встречаются в кадровом делопроизводстве, поскольку информация, доводимая до сведения руководства, почти всегда касается сотрудников организации. Они являются первичным документом, на основании которого позже составляются другие документы и проводятся различные мероприятии (приказы, служебные расследования).

Кто и кому их пишет

Докладные записки составляются руководителями отделов и подразделений. Затем они отправляются к вышестоящему начальнику. Их может писать и простой сотрудник.

При их подготовке необходимо соблюдать следующие правила:

сотрудник не может писать докладную записку «сам на себя», то есть в составленном документе, лицо, ее составившее, не может быть тем, о ком докладывают руководству;
можно написать либо о нижестоящем сотруднике, либо о равном в иерархии предприятия.
всегда пишется в адрес вышестоящего руководства;
даже если в титульном листе указана фамилия руководителя предприятия, служебная записка сначала передается непосредственному руководству работника ее написавшего.

Все вышеуказанные принципы не регламентированы законодательством, они сложились в практике делопроизводства.

В каких случаях применяется

Докладная записка пишется в случаях когда нужно довести до вышестоящего руководства сведения:

о нарушении работниками трудовой дисциплины или должностной инструкции;
о произошедших нарушениях, решение по которым может принять только руководитель.

Иными словами, она носит информационный характер и предполагает, что дальнейший порядок действий определяет именно вышестоящее руководство.

Порядок передачи

Если придерживаться всех правил делопроизводства, то необходимо соблюдать следующий порядок передачи докладной записки:

Оформление записки.
Её передача непосредственному руководителю. Если записка передается сразу руководителю организации, то ее необходимо передать через секретаря, который ее регистрирует.
После того, как руководитель принимает решение по документу, он ставит на нем резолюцию и передает обратно секретарю.
Секретарь отправляет ее работнику, который должен исполнять указанные резолюции.
После того, как проблема, указанная в записке, решена, она отправляется на хранение.

Такой порядок строго соблюдается, как правило, только если предприятие крупное. В небольших компаниях эта система упрощена и докладные отправляются сразу руководителю организации.

Правила оформления

Докладные записки должны оформляться в соответствии с правилами делопроизводства.

На бланке или нет

Унифицированного бланка для оформления таких документов не предусмотрено, ее составляют либо на бланке предприятия, либо на простом листе бумаги.

Составить ее можно от руки, либо напечатать на компьютере.

В любом случае, если докладная записка будет содержать все необходимые реквизиты, она будет иметь силу документа, независимо от того в каком виде она составлена.

Некоторые организации разрабатывают свои бланки для составления различных документов, которые не имеют унифицированных бланков. В том числе и для докладных записок.

Источник: delat-delo.ru