Как восстановить записи в трудовой книжке

В статье 65 Трудового кодекса указано, при трудоустройстве соискатель обязан предъявить трудовую книжку. В ней указываются сведения о физическом лице, как о работнике: место работы, срок, причина увольнения.

Но на практике часто соискатели не могут предоставить трудовую книжку, поскольку она была утеряна.

Что делать в данном случае, как восстановить записи и нужно ли делать это?

Возможные причины утери

Несмотря на существующие слухи о том, что в ближайшее время будут отменены трудовые книжки, они по сей день имеют юридическую силу и являются полноценным документом.

Его утрата возможна по нескольким причинам:

• утеря работником;
• утрата работодателем;
• кража (за украденные трудовые книжки несет ответственность лицо, у которого находился документ на момент совершения преступления) ;
• потеря в результате стихийных бедствий и других непредвиденных обстоятельств (пожар, неправомерные действия третьих лиц).

Вина работника

Если на момент утери трудовая книжка находилась на руках у работника, то ответственность полностью ложится на его плечи.

Потерять документ можно по многим причинам, как случайно, так и намеренно — например, если с прошлого места службы был уволен по статье.

Утерянную трудовую книжку работнику придется восстанавливать самостоятельно, либо при трудоустройстве нужно будет заводить новый документ.

Многие полагают, что потеряв трудовую книжку, достаточно купить новый бланк и оформить у работодателя.

На самом деле, это потеря не только документа, но и стажа, который может повлиять на решение при поиске работы.

Поэтому вопрос о том, нужно ли восстанавливать трудовую книжку, актуален для работников, имеющих даже минимальный стаж.

Вина работодателя

Утеря трудовой книжки может произойти по вине работодателя.

Ответственность возникает в том случае, если работник на момент пропажи документа был трудоустроен. Книжки должны храниться у работодателя с момента оформления на службу и до увольнения.

По необходимости, работнику выдается копия документа или оригинал под роспись.

Иные причины

Утрата трудовой книжки возможна по иным причинам  — кража, воздействие посторонних факторов, независящих от работодателя и работника (к ним относятся стихийные бедствия, пожар, противоправные действия третьих лиц и т.д.)

В этом случае ответственность за восстановление ложится на сторону, у кого находился документ.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником?

При утере трудовой книжки определяется виновник, в первую очередь.

И если им оказывается работник, то ответственность за восстановление документа несет он лично.

Чтобы вернуть утраченные данные, потребуется выполнить несколько действий.

Что делать? План действий

Работнику для восстановления трудовой книжки нужно сделать следующее:

• Обратиться к последнему работодателю и написать заявление о выдаче дубликата трудовой книжки.
• На рассмотрение заявления и выдачу дубликата работодателю выделяется 15 дней. В течение этого срока наниматель обязан удовлетворить запрос бывшего сотрудника.
• В трудовую книжку бывший работодатель не должен вносить все сведения об организациях, где ранее был трудоустроен работник. На основании предоставленных трудовых договоров, приказов и других документов, подтверждающих трудоустройство в других компаниях, указывается общий стаж без указания конкретных фирм.

Обратите внимание, что работник не имеет права самостоятельно вносить сведения в трудовую книжку.

Записи делаются только в отделе кадров на основании предоставленных документов.

Многих интересует, можно ли восстановить сведения не только о трудоустройстве, но и выданных наградах?

Работнику следует знать: работодатель обязан внести в дубликат трудовой книжки записи о поощрениях и наградах работника.

Документы

Помимо заявления, работнику потребуется предоставить ряд документов, подтверждающих трудовой стаж:

• приказы о принятии на работу или распоряжения об увольнении;
• трудовые договора или их заверенные копии;
• ведомости о выдаче заработной платы (их копии);
• выписка из лицевого счета в системе обязательного пенсионного страхования.

Заявление

Для получения дубликата работник должен написать заявление на имя руководителя отдела кадров бывшего нанимателя.

В документе указывается просьба о восстановлении трудовой книжки с указанием причины.

Например: «Сообщаю, что моя трудовая книжка была утеряна по независящим от меня обстоятельствам в период после увольнения и до трудоустройства. Прошу выдать мне дубликат трудовой книжки».

Пример документа:

Заявление на выдачу дубликата утраченной трудовой книжки

Если работодатель ликвидирован

Если бывший наниматель не может восстановить трудовую книжку по причине ликвидации организации, то работнику следует обратиться в одну из организаций:

• Пенсионный фонд;
• Государственный архив;
• суд.

Сложнее восстановить сведения о стаже в ликвидированной организации.

Чтобы получить справку об отработанных годах, следует направить письменное заявление или обратиться лично в архив, где хранятся документы организации.

Если работнику отказывают в предоставлении сведений, восстановить сведения о стаже можно через суд.

Если на руках есть копия

Законно восстановить трудовую книжку можно при наличии заверенной копии.

Если работник до потери сделал ксерокопию документа и заверил ее у работодателя, но сделать дубликат не составит труда. Для этого требуется написать заявление с просьбой предоставить дубликат и предоставить копию книжки.

Если у работодателя возникают сомнения в подлинности документа, то он вправе потребовать дополнительные сведения от бывших работодателей.

Куда обращаться?

Когда восстановить трудовую через бывшего нанимателя нет возможности, работнику можно обратиться в госорганы:

• Пенсионный фонд. Обратиться в территориальное отделение можно лично, написав заявление или направив заказное письмо с уведомлением. На рассмотрение и выдачу справки уходит около 10 дней.
• Госархив. На рассмотрение заявления уходит больше времени, но выдается справка с указанием точных сведений. Как восстановить стаж данным способом – это направить письменное заявление в территориальный отдел государственного архива.
• Суд. Это длительный, но самый верный способ восстановить утерянные сведения – это обратиться в суд. Госорганами направляются запросы бывшим нанимателям. Если организация ликвидирована или восстановить сведения не удается, то используются свидетельские показания.

Если книжку потерял работодатель

Утеря работодателем трудовой книжки своего сотрудника возлагает на нанимателя полную ответственность за восстановление сведений. Процедура зависит от фактора, ставшего причиной потери документа.

Что делать работнику?

Если в отделе кадров по месту трудоустройства отсутствует трудовая книжка, то от работника потребуется написать заявление на кадровика с указанием причины утери.

Отказ от выполнения просьбы влечет за собой ответственность перед законом, поэтому в случае неудовлетворения запроса работник должен обратиться в суд.

Кто должен восстанавливать?

Восстанавливать трудовую книжку должен работодатель. Он выполняет все действия, что и при утере книжки работником, только самостоятельно.

Ответственность работодателя

В РФ предусмотрено два вида ответственности работодателя за утерю трудовой книжки:

• обязательство по восстановлению данных о трудовом стаже работника;
• материальная ответственность.

Материальная ответственность возлагается на работодателя в том случае, если документ был утерян намеренно.

Обратившись в суд, работник может добиться не только восстановления трудовой книжки, но и выплаты материального ущерба в размере среднедневного заработка за каждый день задержки.

В том, что делать, если потерял трудовую книжку, есть множество нюансов, возникающих в процессе восстановления документа.

И если процесс кажется вам слишком трудоемким, лучше завести новую книжку, особенно при отсутствии длительного стажа и важных награждений.

kadriruem.ru

Что говорится в законе о восстановлении трудовой книжки

Начнем с того, что понятие «восстановление» в отношении трудовой книжки закон не употребляет, оно используется только на практике. Закон применяет термин «дубликат», и порядок его выдачи детально регламентирован.

Случаям и порядку выдачи дубликата посвящены пункты 31 — 32 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков и обеспечения ими работодателей, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила), а также пункты 7.1. – 7.2. Инструкции по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69 (ниже по тексту – Инструкция).

Рассмотрим, как можно восстановить утраченную трудовую книжку.

Когда может выдаваться дубликат утраченной трудовой книжки

С трудовыми книжками могут произойти такие неприятности, как:

• потеря ее самим работником;
• утрата ее работодателем, у которого она хранилась;
• ее негодность вследствие механического и тому подобного повреждения (порвалась, обгорела полностью или частично, залита жидкостью и пр.);
• массовая утрата из-за чрезвычайных происшествий (закон отдельно выделяет такой случай).

Во всех этих случаях Правила предписывают оформлять дубликат (фактически они регламентируют, как правильно восстановить трудовую книжку).

Отметим, что если трудоустраивается работник, не имеющий трудовой книжки и утверждающий о ее утрате, ему разрешается завести новую, а не выписывать дубликат.

Аналогично и в ситуации приема на работу гражданина с поврежденной трудовой книжкой можно оформить дубликат, а можно и завести новую.

В остальных ситуациях порядок действия работодателя имеет некоторые отличия.

Как восстановить трудовую книжку, если она утеряна работником

Преобладают ситуации, когда трудовая утрачена гражданином, уволенным с работы и по этой причине имеющим на руках свой основной документ о трудовой биографии.

Однако случается, что и в период работы (когда по всем правилам книжка должна храниться у работодателя) она оказалась на руках у работника и была им утеряна.

Такое возможно, если работник попросил выдать ему трудовую книжку согласно ст. 62 ТК РФ (для представления в органы социального страхования или обеспечения).

Иных законных возможностей выдачи работающему гражданину его трудовой книжки работодатель не имеет.

Итак, если гражданин сам утратил свою трудовую (потерял, сгорела, ее украли и т.п.), он должен незамедлительно обратиться к своему последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата трудовой книжки. Работодатель же в течение 15 дней обязан выдать работнику этот документ.

Если работник прежде не работал нигде, кроме как в данной организации

Процедура оформления дубликата трудовой книжки детально регламентирована Правилами и Инструкцией, хотя все тонкости осветить там, безусловно, невозможно.

Разрешение вопроса о том, как восстановить трудовую книжку при утере, зависит от нескольких факторов.

Самый простой случай – когда работник прежде не имел никаких иных мест работы.

Тогда записи в трудовой книжке восстанавливаются по документам, имеющимся в отделе кадров организации.

В дубликат вносятся:

• надпись «дубликат» в правом верхнем углу первой страницы;
• сведения о работнике — на основании представленных им паспорта (другого удостоверяющего личность документа – военного билета, водительского удостоверения и т.п.), документов об образовании (аттестата, удостоверения, диплома; в случае неоконченного образования — студенческого билета, зачетной книжки, справки) и профессии/специальности (свидетельство и пр.);


• сведения о работе, включая постоянные переводы, а также об увольнении – на основании трудового договора и допсоглашений к нему, личной карточки формы Т-2, приказов и других документов. Если документов не сохранилось, вносятся только те сведения, которые подтверждены документально. Никаких иных сведений, кроме указанных в этих документах, вносить нельзя;
• сведения о награждениях и поощрениях – согласно документам, хранящимся у работодателя (приказам, распоряжениям и пр.).

При этом конкретного перечня документов, необходимых для восстановления трудовой, закон не устанавливает. Помимо подлинников личных документов гражданина и приказов (распоряжений) работодателя, это могут быть справки, включая архивные, и т.п.

Заполнение дубликата в целом подчиняется общим правилам внесения записей в трудовые книжки, установленным Инструкцией (разделы 1 — 6).

Действия работодателя, если работник ранее трудился в иной организации

Если работник трудоустраивался, имея прежде опыт работы в другом месте, то правила в отношении заполнения дубликата трудовой книжки несколько иные.

Раздел «Сведения о работе» трудовой книжки заполняется следующим образом.

Во-первых, сначала вносится информация об общем трудовом стаже в качестве работника за период, предшествующий поступлению в эту организацию, если есть подтверждающие документы.

Причем наименование организации, производящей запись, не вносится.

Запись может выглядеть так:

«Общий стаж работы составляет 7 лет 2 месяца 3 дня».

Во-вторых, после указания наименования текущей организации вносятся записи о работе в ней, включая информацию о постоянных переводах, увольнении (на основании имеющихся в наличии документов — трудового договора, допсоглашений к нему, личной карточки ф. Т-2, приказов и пр.).

Сведения о награждениях вносятся в соответствующий раздел трудовой книжки также исключительно на основании имеющихся документов (приказов).

Представленные работником документы из иных организаций, на основании которых вносятся сведения в дубликат, должны быть надлежащим образом заверены.

Инструкцией установлена обязанность работодателя содействовать работнику в получении подтверждающих стаж его работы документов, в том числе находящихся в предыдущих местах работы гражданина

Восстановление трудовой книжки при утере ее работодателем или в результате чрезвычайной ситуации

В случаях, когда вина в утрате трудовой книжки работника лежит на работодателе, он обязан сам восстановить этот документ, не возлагая на работника сбор подтверждающих документов.

Порядок действий по оформлению дубликата общий.

Но от работника тут не требуется написания заявления об оформлении дубликата утраченной трудовой книжки.

Как восстановить трудовую книжку, если ликвидировано предприятие (организация), где прежде трудился работник

Это, пожалуй, самая сложная ситуация, ведь при ней придется искать правопреемника ликвидированного юридического лица либо ходить по различным архивам в поиске документов.

Итогом этого должны стать либо документы-первоисточники (их заверенные копии), упоминавшиеся выше, либо архивные справки.

Запрос в архив оформляется в виде заявления в свободной форме на имя директора. Там должны быть указаны следующие данные:

• ФИО заявителя;
• интересующий период;
• суть запроса и цель, для которой запрашивается информация;
• контактные данные заявителя (адрес и телефон).

Единого утвержденного образца архивной справки для восстановления трудовой книжки не существует.

Скачать образец архивной справки для восстановления трудовой книжки

Разумеется, только надлежаще заверенная подписью и печатью организации справка будет являться основанием для внесения соответствующей записи в дубликат трудовой книжки.

Возможно ли восстановить трудовую книжку по ее копии

Часто на практике возникает вопрос, можно ли и как восстановить трудовую книжку, если есть ее ксерокопия.

Из Правил и Инструкции однозначно следует, что ксерокопия, пусть даже она заверена подписью должностного лица и печатью работодателя, не может являться основанием для заполнения дубликата, поскольку не обладает должной юридической силой.

Но польза от такой копии трудовой, безусловно, может быть: в процессе восстановления не будут пропущены прежние места работы и должности гражданина, и по отраженным в ксерокопии реквизитам приказов (распоряжений) их будет проще отыскать.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный фонд РФ

Строго говоря, ПФ РФ в восстановлении утраченной трудовой книжки участия не принимает, он может лишь подтвердить уплату пенсионных взносов работником, а также его трудовой (ныне страховой) стаж. А это косвенно подтверждает факт его работы в определенный период у конкретного работодателя, но не более.

Иными сведениями, необходимыми для заполнения дубликата (о должности, на которую принимался работник, переводе на другую постоянную работу, дате и основании увольнения, сведениях о награждениях, наконец, приказах, послуживших основанием для внесения записей в трудовую книжку), ПФ не обладает. Следовательно, справок — оснований для записей в дубликат трудовой книжки ПФ РФ выдавать не может.

Тем не менее наличие в Пенсионном Фонде информация о страховом стаже работника делает в некоторых случаях нецелесообразным само восстановление трудовой книжки после ее утери.

Речь идет о ситуациях, когда работник начал свою трудовую деятельность после 2002 года (именно тогда началась регистрация граждан в качестве застрахованного лица в системе обязательного пенсионного страхования), до этого времени факт работы подтверждался только записями в трудовых книжках, трудовыми договорами и др. бумажными документами.

В подобных случаях не возникает проблем с тем, как восстановить страховой стаж при утере трудовой книжки.

Однако не стоит забывать, что записи в трудовой книжке имеют значение не столько для социального страхования или пенсионного обеспечения в далеком будущем, но и для подтверждения опыта работы по конкретной специальности (профессии) при трудоустройстве в данный момент. Поэтому трудовые книжки восстанавливают и довольно молодые работники, имеющие важную для их карьеры информацию в этом утраченном документе.

glavkniga.ru

Порядок действий

Для оформления дубликата трудовой книжки вам понадобится:

• Бланк новой трудовой книжки. Если книжку продолжал вкладыш, то купите и такой бланк.
• Если есть в наличии – копия трудовой с максимально актуальными сведениями.
• Придется поднять трудовые договоры со всех предыдущих мест работы.
• Приказы об увольнениях, назначениях, переводах и прочее.
• Справка из Пенсионного фонда о трудовом стаже.

Процедуру восстановления этого важного документа значительно облегчит наличие копий трудовой книжки. Делать ее желательно каждый раз при смене места работы или деятельности и обязательно заверить ее при этом в отделе кадров или соответствующей инстанции. Кроме того, немаловажное значение имеет то, каким образом произошла утеря трудовой книжки. В том случае, если она была просто повреждена, при создании ее дубликата восстанавливаются внятно читаемые записи, остальные вносятся на основании подтверждающих документов, предоставленных работником с предыдущих мест работы. При выдаче новой трудовой книжки в ней ставится отметка о том, что она является дубликатом, а также подобный штамп ставится в личной карточке работника.

Заявление работодателю

Если потерял трудовую книжку, как ее восстановить и что необходимо сделать в первую очередь? Сначала необходимо написать заявление об утере документа. Подавать его надо в кадровую службу того предприятия, о котором сделана последняя запись в трудовую книжку.

В том случае, если уже заключен трудовой договор на новом месте работы, то обращаться придется туда. Кадровики обязаны будут подать запросы в соответствующие инстанции для подтверждения трудовой деятельности работника и внести их в дубликат. Работодатель будет обязан согласно законодательству, в частности, постановлению «О трудовых книжках», выдать на руки заверенный дубликат документа со всеми соответствующими записями в течение 15 календарных дней.

Кроме того, работник может самостоятельно заняться ее восстановлением. При наличии у него заверенной копии утерянной трудовой книжки все записи просто переносятся в новый документ без подтверждения. Если таковой не имеется, придется потратить свое время и заняться сбором необходимых документов и справок. К ним относятся трудовые договоры, различные приказы о назначениях и переводах, а также повышениях, все они должны быть оригиналами. Кроме того, придется отправиться в Пенсионный фонд за справкой о стаже. В некоторых ситуациях, вероятно, будут необходимы другие подтверждающие документы.

В том случае, если предприятие уже не существует, за сведениями следует обращаться в архивную службу города. При наличии в ней необходимого запаса сведений выдается справка в соответствии с запросом. Не вносятся лишь те записи, которые сочтены недействительными. Если же предприятие, на котором трудился работник, просто преобразовано, то обращаться нужно в отдел кадров существующего правопреемника. При обращении в кадровый отдел там будут обязаны ознакомить работника с порядком действий и объяснить, как восстановить потерянную трудовую книжку.

В случае вины работодателя

Если трудовая книжка утеряна из-за вины работодателя вследствие халатного отношения или непредвиденных различных ситуаций, тогда должна создаваться специальная комиссия с привлечением незаинтересованных лиц. Ими могут являться работники других отделов, представители профсоюза или лица исполнительной власти. Согласно законодательству, если нет достоверных сведений для внесения в трудовую книжку, они должны быть подтверждены двумя свидетелями. Кроме того, трудовой стаж вписывается в дубликат без разбивки его на периоды и занимаемые должности, то есть суммарно.

В том случае, если работодатель не в силах разъяснить причины утери документа, или доказано, что он сделал это умышленно, следует обратиться в Трудовую инспекцию или судебную инстанцию. Возможно, при намеке о соответствующих действиях трудовая книжка работника неожиданным образом найдется, что будет свидетельствовать о том, что она не была выдана намеренно.

Работодатель обязан будет выплачивать средний заработок за каждый просроченный день задержки выдачи на руки сотруднику его книжки, согласно законодательству о труде. Также в этом случае он может понести наказание в соответствии с кодексом РФ об административных нарушениях.

Правила заполнения дубликата трудовой книжки

В третью графу «Сведений о работе» вносятся данные об общем трудовом стаже суммарно, то есть единое количество лет, месяцев или дней, кроме записи с последнего места работы. При этом не вписываются занимаемые ранее должности, периоды и не указываются предприятия, на которых трудился работник. Подобное оформление дубликата допускается в том случае, если нет подтверждающих документов о трудовом стаже и занятости на других предприятиях.

Наличие таких документов дает основание к более внимательному и полному рассмотрению этого вопроса. Во вторую графу должна вноситься дата трудоустройства, так же, как и дата увольнения. В третью – наименование предприятия и должность работника. Кроме того, делается соответствующая запись о переводе его на разные должности в случае повышения или прочего. В этой же графе пишется причина увольнения или основания для этого. В четвертую графу вносится название документа, его номер и дата оформления. Именно эта запись является основанием для того, чтобы в дубликат трудовой книжки были внесены новые записи.

Существует раздел «Награждения», куда, соответственно, вносятся сведения о поощрениях и наградах, полученных на месте прохождения трудовой деятельности. Штамп о том, что эта трудовая книжка является дубликатом, ставится на титульном листе в правом его углу, там же заполняются поля, куда вносятся личные данные работника.

Ни один человек не застрахован как от несчастных случаев, так и от потери необходимых документов, в частности трудовой книжки. Это очень неприятно и, естественно, влечет за собой ряд проблем. Поэтому, задаваясь вопросом, как восстановить трудовую книжку при утере, стоит помнить, что восстановление как таковое невозможно – выдается на законных основаниях лишь заверенный дубликат. Кроме того, не следует ни в коем случае пользоваться услугами разных мошенников и фирм с сомнительной репутацией, которые будут уверять в изготовлении копии утерянного документа быстро и без проблем. Такой документ будет считаться незаконным, и его использование может повлечь за собой уголовную или административную ответственность.

hr-portal.ru

Возможные причины утери

К утере трудовой книжки относятся:

• фактическая утрата;
• повреждения, в результате которых информация, содержащаяся в ней, становится недоступной;
• некорректные записи;
• неверно проставленные печати.

Окончание трудовой книжки не является причиной для получения дубликата. В этом случае сотрудники отдела кадров добавляют в неё дополнительные листы.

Выяснение причин утраты документа необходимо для того, чтобы понять, кому предъявлять претензии и с кого требовать восстановления документа.

С момента создания трудовой книжки и появления в ней первой записи, мест её хранения может быть два. Либо она храниться по месту службы работника, если же гражданин не трудоустроен, документ находится у него на руках. Исходя из этого, причиной утраты могут быть либо действия работника, либо проблемы могут возникнуть у его работодателя.

Восстановлением будет заниматься та сторона, по чьей вине произошла утрата трудовой книжки:

По вине работника

За хранение документа отвечает, прежде всего, его владелец. Пока трудовая книжка находится на руках у гражданина, её отсутствие может быть обосновано: потерей случайной; намеренным уничтожением или сокрытием документа самим владельцем; сокрытием или уничтожением документа силами третьих лиц; кражей; утратой, при несчастных случаях; и т.д. Форс-мажорные обстоятельства или намеренные действия третьих лиц по порче документа не освобождают гражданина от ответственности за документ. Восстановление книжки и восполнение утраченных данных полностью ляжет на него. Придется получить подтверждение от каждого работодателя в том, что гражданин являлся сотрудником предприятия, какую занимал должность и в течение какого срока являлся там сотрудником. Следует помнить, что новый бланк документа, если он поврежден или утерян гражданином, будет платным.

По вине работодателя

Порядок работы с трудовыми книжками определен Постановлением Правительства России. Пропажа документа по вине сотрудников организации, в которой работает гражданин, накладывает на них обязанность по сбору всех данных и созданию копии трудовой книжки. Это также относится к тем случаям, когда непосредственная вина персонала отсутствует, например, если на предприятии произошла кража или пожар. Ответственность кадровой службы: Пока гражданин числится работником организации, кадровая служба несет за документ полную ответственность, включая его заполнение и сохранность. Бывают случаи, когда возникает необходимость выдать оригинал трудовой книжки на руки сотруднику. Эта процедура должна сопровождаться регистрацией выдачи и подписью работника. Во всех остальных случаях выдается копия, заверенная администрацией предприятия. Поэтому, по закону, пока гражданин трудоустроен, восстановлением обязана заниматься организация, в которой он работает. Если в результате возникновения форс-мажорных обстоятельств, например, воздействия стихии, произошло массовое уничтожение трудовых книжек работников, в помощь предприятию исполнительной властью региона выделяются дополнительные сотрудники. В их полномочие входит сбор данных и восстановление записей. При отсутствии документальных подтверждений, члены такой комиссии имеют право восстановить стаж на основании свидетельских показаний. Восстановление утраченного документа начинается с написания заявления. Если действующий сотрудник потерял или испортил документ, ему следует обратиться в отдел кадров на своем предприятии. Если документ утрачен в тот момент, когда гражданин не является официально трудоустроенным, обращаться следует на последнее место работы.

Заявление

Чтобы получить дубликат утерянной трудовой книжки, заявление следует составлять по определенным правилам:

1. «Шапка» документа должна содержать наименование организации и ФИО заявителя.
2. «Тело» заявления должно содержать просьбу о создании дубликата (выдачу его на руки или изготовление).
3. Также в содержании должна быть указана причина утраты документа.
4. В заявлении чаще всего прописывают, что заявитель знает о необходимости оплатить новый бланк и согласен сделать это.
5. Можно дополнить заявление правовыми основаниями, дающими заявителю законную возможность запрашивать изготовление новой трудовой книжки, и сроками исполнения обязательств.

Указывая причину утери трудовой книжки, подтверждать её документально не обязательно. Это не относится к краже документа, которую следует подтвердить копией обращения в полицию. Если причины иные, и доказательства утраты существуют, лучше приложить их к заявлению.

Рекомендуется предоставить трудовую книжку, если она испорчена, но находится у работника в наличии. В этом случае в заявлении делается приписка о приложении документа.

Образец заявления может выглядеть следующим образом*:

Кому: Директору ООО «Главстрой» Иванову Г.С.

(название должности, наименование организации, ФИО руководителя)

От менеджера по работе с юридическими лицами

Комарова Ю.И.

(ФИО и должность заявителя)

ЗАЯВЛЕНИЕ № ___

15.01.2017 мне был выдан оригинал трудовой книжки для предоставления в Пенсионный фонд. 16.01.2017 документ был у меня украден.

В связи с утратой трудовой книжки, прошу оформить мне её дубликат на основании пункта 31 Постановления Правительства России N 225.

К заявлению прилагаю: документы о предыдущих местах работы и копию заявления в полицию о краже.

___________________ Подпись сотрудника

___16.01.2017__(дата создания заявления).

*все имена и названия являются вымышленными, любое совпадение случайно.

Сотрудникам отдела кадров работник должен предоставить все сведения, которые подтверждают трудовой стаж.

Заявление составляется в двух экземплярах. На том, который остается у работника проставляется номер входящего документа из регистрационного журнала и дата поступления заявления в секретариат.

В случае, если секретарь отказывает в проставлении данных, необходимо отправлять заявление заказным письмом, с описью вложенных документов. В этом случае роль отметки о вручении будет играть корешок квитанции и почтовое  уведомление о получении.

На основании заявления составляется приказ о создании дубликата трудовой книжки.

Необходимые документы

Требования к предоставлению документов, позволяющие оформить дубликат трудовой книжки исходят из той информации, которая должна быть в неё внесена.

При идеальных условиях оформленный повторно документ должен в точности повторять утерянный. Однако на практике такое бывает редко. Сложности при восстановлении трудовой книжки возникают у тех работников, которые часто меняли места службы.

Восстановление стажа — процесс трудоемкий. При нем необходимо собрать документальные доказательства работы с каждого предприятия и организации, где гражданин занимал какую-либо должность за свою трудовую деятельность.

Документы должны быть представлены либо оригиналами, либо представлять собой копии, заверенные подписями и печатями организаций, выдавших их.

Подтвердить стаж работы можно:

• трудовым договором;
• справкой с предыдущих мест работы;
• приказом, который составлялся при приеме на службу или увольнении с неё;
• приказом о смене должности или переводе в другое подразделение фирмы;
• квитанциями о получении заработной платы;
• справками из архивов или судебными решениями.

Наличие оригинальных печатей и подписей является обязательным на каждом из подтверждающих документов.

Если ответственность за восстановление документа лежит на гражданине, ему проще собрать необходимую информацию, чем работодателю, в связи с действием закона о персональных данных. Придется обосновать свой запрос и доказать, что он производится в интересах работника.

Если вся информация имеется в наличии, документ должен быть оформлен, согласно правилам:

• записи осуществляются в хронологическом порядке, начиная с данных о первом месте работы;
• в раздел бланка «Дата» вписывается день, месяц и год события (приема на работу, перевода, получения поощрения или выговора, увольнения и т.д.);
• в разделе «сведения» описывается наименование организации, событие (поступление на службу с указанием должности, перевод на иную должность, получение поощрения или взыскания, увольнение и т.д.);
• последний раздел предназначен для указания оснований для наступления событий, в нем указываются номера и даты приказов и постановлений, сделанных в отношении работника.

В отличие от оформления оригинала, в дубликате допускается вписывать в качестве оснований не сами приказы и постановления, а реквизиты документов, которые содержат ссылки на них.

Поскольку собрать все документы о предыдущих местах службы гражданина не всегда возможно, определен минимальный набор записей.

В него входят:

• возможность указать общий стаж работы без уточнений о местах работы и рабочих периодах;
• информация, если она имеется, о награждениях, поощрениях;
• информация о профессии, квалификации, специальности и должности гражданина;
• необходимость указать причину создания дубликата (номер заявления и приказа).

Если имеются данные об увольнении или переводах, они также подлежат внесению в документ.

Сроки

Тридцать первый пункт Постановления Правительства №255 обязывает специалистов отдела кадров изготовить и предоставить дубликат в установленные сроки восстановления трудовой книжки, которые соответствуют 15 дням и начинаются после подачи заявления.

Начинать отсчет следует, руководствуясь следующим:

• датой отсчета служит то число, которым заявление внесено в реестр входящих документов;
• если заявление было отправлено по почте, отсчет начнется с момента вручение, подтвержденного уведомлением;
• на текущего работодателя установленный срок не распространяется.

Выдача дубликата действующим сотрудникам на руки возможна только в исключительных случаях, под роспись и обязательна при увольнении.

Если предприятие ликвидировано

Получение подтверждения о работе может потребоваться тогда, когда предприятие, на котором работал гражданин, уже перестало существовать.

Порядок действий в таком случае следующий:

1. Выяснение статуса предприятия. Ликвидация фирмы не всегда означает, что она канула в лету. Возможно, произошла смена юридического лица. В этом случае у фирмы существует правопреемник и именно к нему следует обратиться за информацией и документами.
2. Если у правопреемника отсутствуют необходимые документы, придется обратиться в судебную инстанцию, заручившись поддержкой как минимум двух свидетелей. Они должны будут подтвердить, что гражданин действительно работал на ликвидированной фирме, его должность и срок службы.
3. При фактической ликвидации предприятия, следует обратиться за подтверждением стажа в архив. Закрываясь, организация обязана передать свой внутренний документооборот именно в местные архивы. Это требование закреплено на законодательном уровне.
4. Если информация отсутствует и в архиве, для подтверждения стажа гражданину также потребуется судебное разбирательство.

Таким образом, восстановить данные о работе на ликвидированном предприятии можно либо документом, выданным и заверенным правопреемником, архивной справкой или решением суда.

Если есть копия

Наличие ксерокопии трудовой книжки существенно ускоряет процесс создания дубликата. Если документ правильно заверен, нет необходимости дополнительно собирать данные с каждого места работы.

Копия считается юридическим документом, если она заверена на последнем месте работы гражданина подписью руководителя и печатью организации, либо подтверждена нотариально. Заверителем также может выступать специально уполномоченный сотрудник предприятия, например, начальник кадровой службы или главный бухгалтер.

В части организаций порядок создания копий закреплен правовыми нормативами. Тогда данное действие совершается в обязательном порядке.

Если гражданин имеет на руках заверенную копию:

• утратив оригинал трудовой книжки, подается заявление о создании дубликата;
• к нему прикладывается заверенная копия документа;
• дубликат создается на основе сведений, содержащихся в копии, исключая все записи, признанные в ней недействительными.

Создание заверенной копии не обязанность, а желание работодателя. В интересах сотрудника написать заявление о выдаче заверенной копии трудовой книжки при поступлении на работу и при увольнении. Согласно третьему пункту общих положений Постановления Правительства №255, выдать заверенную копию работодатель обязан в течение трех рабочих дней. Самостоятельно заверить трудовую книжку можно в нотариате.

Восстановление записей в трудовой книжке

Закон позволяет работодателям не восстанавливать записи в полном объеме при отсутствии данных о предыдущих местах службы гражданина. Если последний желает полностью восстановить данные, ему придется собрать всю необходимую информацию самостоятельно.

Если трудовая книжка утеряна, и гражданин не может самостоятельно вспомнить все места службы, можно обратиться в пенсионный фонд. Именно там можно получить справку, где будут содержаться данные, которые позволят восстановить сведения о работодателях в хронологическом порядке.

На основе этих данных гражданин сможет лично обойти все организации и собрать подтверждающие его работу документы.

Суд

К основным случаям, при которых восстановление трудовой книжки происходит через суд, относятся:

• отказ работодателя в оформлении дубликата;
• отсутствие данных о работе сотрудника на одном или нескольких предприятиях;
• отказ работодателя признать гражданина своим работником.

Через суд можно восстановить отдельную запись или полный документ. Второй вариант предпочтительнее, так как, несмотря на длительность, процесс по сбору всех необходимых данных возьмет на себя судебная система.

Именно в суде можно подтвердить факт работы показаниями свидетелей. Приглашать следует граждан, которые работали с истцом совместно. Наличие у них трудовых книжек с записями о работе на спорном предприятии будет являться косвенным подтверждением правдивости их показаний.

Иногда суд – единственный вариант повлиять на работодателя, нарушающего права сотрудника. Но, тем не менее, это крайняя мера. Дл начала стоит обратиться в трудовую инспекцию. Возможно, вопрос можно будет решить на её уровне, и это будет гораздо быстрее, чем судебная тяжба.

Пенсионный Фонд

Поскольку пенсионные отчисления регулярно производятся работодателями за каждого имеющегося сотрудника, возможность восстановить трудовую книжку через пенсионный фонд вполне логична.

Получить сведения из пенсионного фонда абсолютно бесплатно может как гражданин, так и организация. Для этого следует составить заявление. К нему нужно приложить документы, имеющиеся на руках, которые прямо или косвенно подтверждают стаж гражданина.

Допускается личная подача заявления, а также его почтовое отправление. В этом случае необходимо отправлять заказное письмо с описью и уведомлением.

Формируется ответ в течение 10 дней с момента подачи запроса. Справка из пенсионного фонда содержит сведения о стаже, местах и периодах работы.

Восстановление данных, к сожалению доступно не всегда. Это связано с тем, что учет персональных данных пенсионным фондом ведется не так давно. Отсутствующие данные за длительный срок можно получить через местный госархив.

Государственный архив

Архив, который может располагать документацией по трудоустройству гражданина, располагается в том месте, где зарегистрировано или было зарегистрировано предприятие. Если фирмы, где работал гражданин, находятся в разных регионах, придется посылать несколько запросов в разные архивы.

Следует быть готовым к тому, что процедура получения архивной справки занимает много времени и будет удачной только в том случае, если документы в архиве сохранились.

Услуги и помощь

Помощь в восстановлении основных документов предлагают различные фирмы, включая те, которые организованы государством:

Наименование организации	Описание услуги	Телефон
Best2NDFL	консультации по вопросам восстановления трудовой книжки, включая перечень необходимых документов; оформление справок и запросов с предыдущих мест работы, а также получение информации из архивов; оформление записей и внесение изменений в них.	+74991107793
Консультация-труд.рф	оказание бесплатной юридической помощи работникам в трудовых спорах; рассмотрение жалоб в электронном виде; наличие общественной приемной и горячей линии.	+74996494639
Трудовая инспекция (Москва и Московская область)	Защищает права работников, которые ущемляются работодателями, в нарушении последними законодательства и норм трудового права. Предписание, выставленное трудовой инспекцией, обязательно к исполнению. Обращаться в организацию следует в случае, если: организация отказывается оформлять дубликат трудовой книжки; сотрудник уволен неправомерно, о чем в трудовой оставлена запись; организация отказывает в выдаче книжки при увольнении сотрудника и т.д.	+74993224565

Судебные процессы и трудовые споры, относительно восстановления трудовых книжек помогут решить юристы по трудовому и гражданскому праву. Работа негосударственных фирм, помогающих восстановить трудовую книжку, платная. Цена зависит от того, какой вид услуг оказан гражданину.

Стоит быть внимательным, так как на рынке услуг существует большое количество мошенников, продающих фиктивные документы, а также предлагающих восстановление трудовых книжек. Чаще всего с реальным восполнением данных они не имеют ничего общего, а представляют собой заполнение бланка со слов, незаверенных копий и на основе другой неподтвержденной информации.

Кроме того такие фирмы часто используют для заверения поддельные печати. Эта деятельность преследуется по закону и может добавить гражданину дополнительные неприятности помимо отсутствия трудовой книжки.

Трудовой стаж

Понятие трудового стажа, о наличии которого свидетельствует трудовая книжка, является основой для социальных выплат гражданам.

Обобщенное понятие трудового стажа делится на подвиды:

• страховой;
• общий;
• специальный;
• и непрерывный.

Каждый из них зависит от определенных факторов:

Страховой	Формируется на основе тех периодов работы, когда с доходов гражданина уплачивались взносы в Пенсионный фонд. Исходя из длительности этого вида стажа, производятся расчеты пенсии и пособий по нетрудоспособности. Наличие более пяти лет стажа достаточно для получения прав на формирование трудовой пенсии по возрасту. Более 8 лет стажа дают право на 100% пособие по временной нетрудоспособности, 80% которого можно получить, если стаж составит от пяти до восьми лет. На 60% можно рассчитывать, имея страховой стаж менее 5 лет.
Общий	В зачет общего трудового стажа идет любая работа, а также деятельность, являющаяся общественно полезной. В него включаются: военная служба; периоды нетрудоспособности, возникшие в результате работы, включая инвалидность; уход за нетрудоспособными гражданами; декретный отпуск и отпуск по уходы за детьми. Пенсия, назначаемая по возрасту доступна гражданам, при наличии у них 25 лет общего стажа для мужчин и 20 — для женщин.
Специфический	Наличие этого вида стажа, полученного в результате работы повышенной опасности и в специфических условиях, дает гражданину право на повышающие коэффициенты при расчете пенсий и пособий. Образец такого стажа – работа на вредных производствах.
Непрерывный	Как ясно из названия, это постоянная работа в течение длительного времени без перерывов или с теми перерывами, которые установлены законодательно. До 2007 года именно этот вид стажа являлся главным при расчетах пособий и пенсий. Федеральным законом №255 от 29.12.06 этот принцип был изменен. В результате страховой стаж практически заменил непрерывный. Необходимость подтверждать длительность трудового для получения выплат от государства возложена на граждан.

При поиске новой работы

Часто поиск новой работы провоцирует граждан на сокрытие трудовой книжки:

• когда человек уволен по статье, с неудобной формулировкой;
• трудовая изобилует выговорами:
• претендуя на хорошую должность, гражданин стесняется предъявить трудовую книжку, так как старое место работы, по его мнению, не соответствует должному статусу.

Новый работодатель не несет ответственность за наличие у будущего сотрудника трудовой книжки до момента его поступления на работу. Его задача – принять трудовую книжку в общем пакете документов, либо, при её отсутствии, создать новую.

Если организация является первым местом работы гражданина, трудовая книжка заводится на чистом бланке. Если книжки нет, то возможно оформление новой, с указанием данных о стаже на основании предоставленных подтверждающих документов. При этом новая книжка не будет считаться дубликатом.

Все чаще идут разговоры о том, что молодым людям до 30 лет вообще нет необходимости заниматься оформлением дубликата, так как их пенсионные отчисления зафиксированы в пенсионном фонде и в будущем не будут нуждаться в ином подтверждении. Однако, насколько это утверждение верно, пока не наступило будущее, неизвестно.

Пока трудовая книжка является единственным документом, позволяющим доказать наличие стажа, её необходимо беречь. При порче и утрате, надо постараться восстановить документ оперативно, чтобы избежать потери данных о стаже.

buhuchetpro.ru

Можно ли восстановить трудовую книжку, кто занимается её восстановлением?

Невозможно восстановить трудовую книжку в изначальном варианте — собрать заново все записи, проставить подписи с печатями. Но заново зафиксировать опыт работы можно в дубликате документа.

Правила ведения трудовых книжек, их хранения и восстановления описаны в Постановлении Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. №225 и Постановлении Минтруда России от 10.10.2003 №69.

Как сделать дубликат

По правилам можно создать копию книжки, если оригинала по каким-то причинам нет в наличии. Для восстановления информации определяют, по чьей вине произошла утеря. Ответственность может лежать на работнике или работодателе.

Чтобы начать процесс восстановления документа, сотруднику нужно написать заявление на имя работодателя с просьбой выдать копию. Этим вопросом займётся будущий работодатель, если он принимает к себе работника без трудовой. Лицо при оформлении на работу заявляет о факте утери/порчи документа и перекладывает на организацию решение этой проблемы.

Стандартный процесс восстановления

Если запись в книжке не старше 3 месяцев, то можно её не восстанавливать, а сразу сделать новую.

Как оформить вкладыш в трудовую книжку: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/vkladyish-v-trudovuyu-knizhku-kak-oformit-obrazets.html

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ (глава 11 ТК РФ), «в случае отсутствия у лица, поступающего на работу, трудовой книжки в связи с её утратой, повреждением или по иной причине работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия трудовой книжки) оформить новую трудовую книжку».

Если срок давности записей в книжке длительный, то работник пишет заявление на имя организации (последнего места работы). Организация обязана отреагировать максимум через 15 дней после дня обращения сотрудника (постановление Правительства РФ №225).

К нанимателю можно обратиться двумя способами:

• лично принести заявление под подпись о его принятии;

• отправить обращение заказным письмом, причём нужно выбрать тип отправки — с уведомлением о вручении.

Пошаговое руководство по восстановлению документа

1. Определить, где находилась трудовая до её утраты. Если лицо официально трудоустроено, документ должен храниться у работодателя, следовательно, он несёт ответственность за сохранность документа. Если трудоустройства нет, значит, книжка была на руках у владельца, и он сам должен восстанавливать свой документ.
2. Написать заявление о выдаче дубликата книжки. Оформляется заявление на имя последнего (текущего) нанимателя.
3. Отправить запросы предыдущим работодателям с целью получить справку с подробностями о предыдущей трудовой деятельности.

Чтобы обезопасить себя, работник может хранить дома копию своей трудовой, где каждая запись подтверждена подписью начальника отдела кадров. При появлении новых отметок ксерокопию нужно обновлять.

Для чего нужна ксерокопия документа

Чтобы восстановить записи о своём опыте, нужно предоставить документальные доказательства его наличия. При этом в дубликате книжки сделают запись о длительности непрерывной деятельности — места работы, должности и периоды не восстанавливают. А также указывают документы, на основании которых подсчитан стаж.

Ознакомьтесь какой перечень документов необходим при приеме на работу: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/priem-na-rabotu/vazhnyie-momentyi-priema-na-rabotu-i-perechen-neobhodimyih-dokumentov.html

Если работодатель несёт ответственность за утерю или порчу трудовой, то все действия по её восстановлению выполняет он либо представитель организации. Причиной может служить халатность кадровика, форс-мажорные обстоятельства (например, пожар в офисе) и прочее.

Для подтверждения этих сведений нужна заверенная копия утраченного документа. Если такового нет, то работнику следует самостоятельно обратиться в те организации, где ранее трудился. Исправить положение поможет наличие выписок из личного дела, копии приказов о перемещениях, трудовых договоров и дополнительных соглашений к ним. Если предприятие закрылось, сведения о сотрудниках могут быть в городском архиве.

Как быть, если работодатель не выдаёт трудовую книжку

Если прежний наниматель намеренно удерживает документ, изъять книжку можно через суд. Согласно ст. 234 ТК РФ через суд можно взыскать с недобросовестного работодателя средний заработок за каждый день незаконного удержания трудовой книжки. Кроме того, работодатель возместит моральный ущерб сотруднику и расходы в связи с восстановлением дубликата.

Если книжки утеряны массово по причине чрезвычайной ситуации, то для их восстановления созывают специальную комиссию из работников профсоюза, представителей фирм и госорганов, а также других заинтересованных лиц.

Заявление на восстановление трудовой книжки

В заявлении должны присутствовать все перечисленные ниже реквизиты.

1. «Шапка» документа: наименование работодателя и свои данные.
2. Название документа: заявление об оформлении дубликата трудовой книжки в связи с её утратой.
3. Текст: причины фактической утраты, выдержка из закона о правилах восстановления книжек, просьба выдать дубликат, сведения о стаже и документальные доказательства.
4. Перечень приложений.
5. Дата и подпись.

Образец заявления о выдаче дубликата в связи с утерей

Восстановление документа в случае ликвидации предприятия

Если фирма ликвидирована, то восстановить записи о своём опыте работы можно с помощью государства. Поможет в этом Пенсионный Фонд, государственный архив или суд.

Как восстановить трудовую книжку через Пенсионный Фонд РФ

Следует обратиться в местное отделение и заполнить соответствующий бланк. Заявление нужно подать лично с подписью о вручении или отправить с уведомлением. Пенсионный Фонд выдаст справку в течение 10 дней. В ней будут указаны подробные сведения об опыте работы. Орган ведёт единый учёт сведений о каждом работнике сравнительно недавно, несколько последних лет.

Все о правилах приема на работу по совместительству: https://ipshnik.com/rabota-s-kadrami/priem-na-rabotu/pravila-priema-na-rabotu-po-sovmestitelstvu-oformlenie-neobhodimyih-dokumentov.html

Государственный архив

Если угораздило потерять трудовую, в которой были записаны периоды деятельности ранее 2000 года, следует в письменной форме обратиться в архив по месту регистрации фирмы.

Судебные органы

Обратиться необходимо с целью установления факта и периодов трудовой деятельности. Суд направит запросы в организации. Для подтверждения обоснованности иска можно привлекать свидетелей. Ответ на судебный запрос работодатели дают в минимальные сроки. Этот способ длительный (если работник трудился в нескольких организациях), но надёжный.

Видео: как оформить дубликат трудовой самостоятельно

Утеря трудовой книжки влечёт хлопоты для её владельца. Процесс восстановления записей о стаже и местах работы длительный и сложный. Но эта ситуация разрешима. Восстановленный дубликат не ущемляет работника в правах и не уменьшает его трудовых заслуг.

ipshnik.com