Когда составляется график отпусков на следующий год

12 Декабря, 2016 Бухгалтерские вести, № 45 (декабрь 2016) График отпусков является одним из базовых документов, составляющих основу кадровой документации любой компании независимо от формы собственности. Зачастую лица, ответственные за ведение кадровой документации, не придают должного значения такому локальному нормативному акту, как график отпусков. А ведь он обязателен как для работодателя, так и для работника (ч. 2 ст. 123 Трудового кодекса РФ). Целью его составления является упорядочение предоставления очередных оплачиваемых отпусков и обеспечение пребывания на работе необходимого количества работников. Также встречаются ситуации, когда работники не желают идти в отпуск, и тогда что делать работодателю? Ведь непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд запрещается (ч. 4 ст. 124 ТК РФ). Таким образом, выходом из ситуации, когда работник не желает идти в положенный ему очередной оплачиваемый отпуск, является составление графика отпусков.


В свою очередь, отсутствие или неправильноесоставление графика отпусков для работодателя влечет привлечение последнего к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП) в виде штрафа — на должностных лиц в размере от 1000 до 5000 руб.; на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб. В соответствии со ст. 305 ТК РФ режим работы, в том числе порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, определяется по соглашению между работодателем — физическим лицом и работником. Соответственно, график отпусков для данной категории работодателей не является обязательным. Вместе с тем при найме работодателем — физическим лицом большого числа работников целесообразно составлять график отпусков (Письмо Роструда от 20.12.11 №3683-6-1).

Правила составления графика отпусков

График отпусков составляется лицами, ответственными за ведение кадровой документации в компании. При составлении данного документа важно соблюсти принцип добровольности (учесть волеизъявление работников) при определении сроков очередного отпуска для особой категории работников. Речь идет о тех работниках компании, которые имеют право использовать его в любое удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). Например:

  • несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);

  • работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.98 №76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
  • работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам, вне зависимости от времени их непрерывной работы у данного работодателя (ч. 4 ст. 123 ТК РФ);
  • работники, усыновившие ребенка (детей) в возрасте до трех месяцев (ч. 3 ст. 122 Трудового кодекса РФ).

Важно отметить, что при составлении графика отпусков недавно принятые работники право на отпуск получат только по истечении шести месяцев работы в компании (ч. 2 ст. 122 ТК РФ). Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации не позднее чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ). При составлении графика отпусков необходимо учитывать и следующие нюансы: В свою очередь, если в период, за который предоставляется очередной отпуск, сотрудник брал дополнительные отпуска без сохранения заработной платы, срок которых больше семи календарных дней, или находился в отпуске по уходу за ребенком, то это время не включается в стаж, дающий право на оплачиваемый ежегодный отпуск. В рассматриваемых ситуациях допускается перенос времени ежегодного оплачиваемого отпуска по соглашению сторон. Ряд работников вправе получить отпуск вне зависимости от наличия стажа. Речь идет о несовершеннолетних работниках, женщинах перед отпуском по беременности или же после него, усыновителях детей, не достигших трехмесячного возраста.


  • Досрочное предоставление отпуска. Если работник принадлежит к льготной категории, его отпуск следует запланировать до истечения срока действия трудового договора. Например, предоставление отпуска работникам-совместителям.
  • По соглашению сторон. В случае если соглашением сторон к трудовому договору предусмотрено, что отпуск предоставляется работнику до истечения шести месяцев непрерывной работы, то тогда отпуск данному работнику необходимо включить в график отпусков.
  • Между сторонами заключен срочный трудовой договор, со сроком действия в текущем году. В рассматриваемом случае у работодателя нет оснований планировать на следующий год отпуск работника, трудовые отношения с которым завершатся до его наступления.
  • Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. В соответствии со ст. 116 ТК РФ ежегодные дополнительные оплачиваемые отпуска предоставляются работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда, работникам, имеющим особый характер работы, работникам с ненормированным рабочим днем, работникам, работающим в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, а также в других случаях, предусмотренных ТК РФ и иными федеральными законами (например, гражданским служащим, сотрудникам органов внутренних дел и т. д.).
  • В графике отпусков необходимо учитывать льготы, положенные сотрудникам.

Например, в компании была проведена аттестация рабочих мест, по результатам которой было установлено, что определенные должности подпадают под класс условий труда по степени вредности и опасности факторов производственной среды и трудового процесса со значением не ниже трех. Несмотря на полученные результаты, работодатель в график отпусков не включал положенные 7 дней дополнительного оплачиваемого отпуска, а также другие льготы, положенные в связи с этим. Работник обратился в суд, и последний признал его право на предоставление положенных трудовым законодательством льгот. Так, согласно определению Ленинградского областного суда от 23.07.14 №33-3637/2014, судьи учли требования Постановления Правительства РФ от 20.11.08 №870 и правовую позицию Пленума Верховного суда РФ. Поскольку длящееся нарушение трудовых прав сотрудников заключается в том, что фактически работодатель признал право своих сотрудников на компенсации и выплаты и даже начислил их, но не выплатил без объяснения причин, суд обязал предприятие не только издать соответствующие приказы и изменить графики сменности работников и оплачиваемых отпусков, но и полностью выплатить сотрудникам все положенные им компенсации и другие денежные выплаты. Таким образом, при составлении графика отпусков сотрудников работодатель обязан учитывать все льготы, положенные работникам по результатам пройденной аттестации.


  • В график отпусков подлежит обязательному включению отпуск, не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.
  • Работник, находящийся в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 года, теряет право на предоставление оплачиваемого отпуска даже при условии, что он вышел на работу на неполный рабочий день. Данной позиции придерживается ФАС Волго-Вятского округа в своем Постановлении от 06.04.15 №А39-3748/2014. Суть спора состояла в том, что при проведении проверки организации специалисты ФСС выявили, что несколько сотрудниц, которые находились в отпуске по уходу за ребенком и получали положенное при этом социальное пособие, фактически продолжали работать в организации на условиях неполного рабочего дня. Указанные работники в соответствии с графиками отпусков ходили в ежегодные оплачиваемые отпуска. Компания начисляла им и выплачивала положенные им отпускные, исходя из среднемесячного заработка. Однако проверяющие посчитали, что данные выплаты нарушают трудовое законодательство, требования ст. 260 ТК РФ, согласно которой ежегодный оплачиваемый отпуск может быть предоставлен женщине по ее желанию либо непосредственно перед отпуском по беременности и родам, или сразу по окончании отпуска по уходу за ребенком, независимо от стажа работы у данного работодателя.

    битры указали, что такая позиция согласуется с мнением ВC РФ, изложенным в Постановлении Пленума Верховного суда от 28.01.14 №1 «О применении законодательства, регулирующего труд женщин, лиц с семейными обязанностями и несовершеннолетних». Работник, который находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 года и одновременно получает пособие по уходу, не может выйти в ежегодный основной оплачиваемый отпуск, так как Трудовой кодекс РФ не предусматривает возможности использования двух и более отпусков одновременно.

Поэтому решение ФСС было оставлено судом в силе, а начисления пособия по уходу за ребенком, сделанные за период нахождения сотрудниц организации в ежегодных оплачиваемых отпусках, были отменены. Поскольку в компаниях практикуется привлекать работников (исполнителей) по договорам гражданско-правового характера, отметим, что указанная категория работников не подлежит отражению в графике отпусков. Поскольку в разрезе трудового законодательства на лиц, работающих по гражданским договорам, ТК РФ не распространяется. Соответственно, права на ежегодный оплачиваемый отпуск у данной категории лиц не возникает. Таким образом, график отпусков составляется в отношении всех работников, как занятых по основному месту работы, так и по совместительству. В графике отпусков не отражаются отпуска без сохранения заработной платы, отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

Продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска

По общему правилу продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Тем не менее Трудовой кодекс РФ допускает предоставление отдельным категориям работников ежегодного основного оплачиваемого отпуска продолжительностью более 28 дней. К ним относятся:


  • работники в возрасте до 18 лет — 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
  • работающие инвалиды (независимо от группы инвалидности) — не менее 30 календарных дней (ст. 23 Федерального закона от 24.11.95 №181-ФЗ «О социальной защите инвалидов в Российской Федерации»);
  • педагогические работники — от 42 до 56 календарных дней (ст. 334 ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 14.05.15 №466 «О ежегодных основных удлиненных оплачиваемых отпусках»);
  • государственные гражданские служащие — 30 или 35 календарных дней в зависимости от занимаемой должности (ст. 46 Федерального закона от 27.07.04 №79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации»);
  • судьи — 30 рабочих дней (ч. 2 ст. 19 Закона РФ от 26.06.92 №3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации»);
  • муниципальные служащие — 30 календарных дней (ч. 3 ст. 21 Федерального закона от 02.03.07 №25-ФЗ «О муниципальной службе в Российской Федерации»), и др.

Пошагово порядок составления и утверждения графика отпусков можно изложить следующим образом:

  1. Определить количество дней отпуска, которые следует запланировать в графике на следующий год по каждому сотруднику. Для этого следует определить дату окончания года, который работником был отработан (то есть дату, в которую истекает очередной год с момента принятия сотрудника на работу). Например, если работник принят 15 октября 2016 года, то датой окончания года, который работником был отработан, будет являться 14 октября каждого последующего года.

  2. Составить график отпуска по каждому сотруднику таким образом, чтобы по состоянию на дату окончания отработанного года у него не осталось неиспользованных отпусков (ст. 122 ТК РФ). Отметим, что действующим законодательством не запрещено предоставлять отпуска «авансом», то есть за неотработанное время. В данной ситуации необходимо отталкиваться от того, чтобы за каждый рабочий год работник использовал не меньше дней отпуска, чем ему положено.
  3. До 17 декабря каждого года необходимо составить и утвердить у руководителя компании (работодателя) график отпусков. Для этого можно воспользоваться унифицированной формой графика отпусков №Т-7 (утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.04 №1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»). Отметим, что график отпусков можно составить и в произвольной форме, однако при условии ее утверждения руководителем компании как формы первичного документа.
  4. Ознакомить всех работников с графиком отпусков лично под роспись. Для этого в унифицированной форме №Т-7 можно предусмотреть отдельную графу или ввести в практику ознакомление с графиком отпусков путем составления отдельной ведомости или иного документа (журнала учета ознакомления с графиками отпусков). В случае если впоследствии срок предоставления отпуска будет изменен по заявлению работника, необходимо внести соответствующую отметку в графах 8–9 графика формы №Т-7. Данная отметка проставляется на основании приказа о переносе отпуска.

  5. Не позднее чем за две недели до начала отпуска отдать работнику под роспись уведомление о начале отпуска (ч. 3 ст. 123 ТК РФ, Письмо Роструда от 30.07.14 №1693-6-1). Возможны и другие варианты уведомлений работников, например, путем визы ознакомления работника на приказе об отпуске (Письмо Роструда от 22.03.12 №428-6-1).
  6. Оформить приказ о предоставлении отпуска работнику (форма №Т-6). В ситуации, когда работник идет в отпуск в соответствии с графиком отпусков, то есть в свой срок, то заявление на отпуск от него получать не требуется.
  7. Время нахождения работника в ежегодном оплачиваемом отпуске необходимо отразить в табеле учета рабочего времени (унифицированный формы №Т-12 или №Т-13) буквенным кодом «ОТ» или цифровым кодом «09».
  8. Сведения о предоставленном (использованном) работнику ежегодном оплачиваемом отпуске необходимо отразить в разделе VIII личной карточки работника (унифицированная форма №Т-2).

Внесение изменений в график отпусков

Поскольку график отпусков является плановым документом, то при наступлении года, для которого данный локальный нормативный акт является действующим, могут возникнуть следующие ситуации, требующие корректировки. К ним относятся следующие случаи: 1. Принятие на работу нового сотрудника. Поскольку данный вопрос на законодательном уровне не урегулирован, то на практике применяются следующие варианты корректировки действующего графика отпусков:


  • К действующему графику отпусков оформляется приложение. Форма приложения зависит от того, какая форма графика отпусков используется в компании — унифицированная №Т-7 или произвольная (предварительно утвержденная как первичный кадровый документ работодателем). Указанное приложение необходимо согласовать с профсоюзом (при его наличии в компании, ч. 1 ст. 123, ст. 372 ТК РФ), утвердить руководителем организации.
  • В действующий график отпусков, утвержденный до приема нового работника, не вносят никакие изменения (дополнения). Вновь принятому работнику необходимо направить работодателю заявление, в котором указать намерение воспользоваться правом на оплачиваемый отпуск. При согласовании работником и работодателем даты начала и продолжительности отпуска, последний издает приказ о предоставлении отпуска и составляет записку-расчет. Соответственно, сведения о предоставленном отпуске вносятся в личную карточку работника.

2. Перенос отпуска с согласия работника (ст. 124 ТК РФ, Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты). Изменения вносятся в графы в 8, 9 графика отпусков унифицированной формы №Т-7, или в предусмотренные графы, если форма графика отпусков разработана работодателем самостоятельно. 3. Отзыв работника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). Поскольку форма №Т-7 не предусматривает внесение данных изменений (отсутствуют соответствующие графы и реквизиты), можно воспользоваться следующим: в графе 10 «Примечание» указать, что работник был отозван из отпуска, и проставить дату отзыва. В графе 8 отразить реквизиты приказа об отзыве из отпуска, в графе 9 — дату начала использования остальной части отпуска.

Источник: sber-solutions.ru

График отпусковИз статьи вы узнаете:

1. Кому и для чего нужно составлять график отпусков.

2. Как подготовить график отпусков, и какие сведения в нем отразить.

3. Что делать, если фактические отпуска не совпадают с запланированными в графике.

О том, что ежегодный оплачиваемый отпуск – неоспоримое право работника, предусмотренное Трудовым кодексом, знают все. А вот о том, что предоставление такого отпуска – обязанность работодателя, причем не зависящая от желания самого работника, нередко забывают. Действительно, сплошь и рядом встречается ситуация, когда сотрудники по каким-либо причинам не горят желанием отгуливать свои законные отпуска, а работодатели не придают этому особого значения. Однако Трудовой кодекс на этот счет суров: «запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд» (ч. 4 чт. 124 ТК РФ). Как же работодателю «заставить» своих работников использовать положенные им отпуска, чтобы выполнить требования трудового законодательства? Ответ прост: поскольку ответственность за своевременное предоставление отпусков сотрудникам лежит на работодателе, он же должен позаботиться об информировании работников о количестве положенных им дней отпуска, а также о том, чтобы эти дни были использованы. Для этих целей идеально подходит график отпусков. Для чего еще нужен график отпусков и как его составить, – читайте далее в статье.

 

Для чего нужен график отпусков

В соответствии с ТК РФ, основное назначение графика отпусков – установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам. При этом график отпусков, утвержденный работодателем, является обязательным к исполнению как для самого работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).

! Обратите внимание: Составление графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, независимо от численности работников. Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены следующие меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ):

  • для должностных лиц — штраф от 1000 до 5000 руб.;
  • для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Следует отметить, что работодатели-ИП вправе обходиться без графика отпусков, определяя порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков по соглашению с работниками (ст. 305 ТК РФ, Письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1). Однако и предпринимателям не лишним будет составить график отпусков, поскольку они также несут ответственность за то, чтобы их работники использовали отпуска своевременно и в предусмотренном законодательством объеме.

Итак, для чего же необходимо составлять график отпусков – обозначим основные направления применения этого документа:

  • чтобы работодатель не «забыл» предоставить положенные ежегодные отпуска сотрудникам, а сотрудники не «забыли» их использовать;
  • чтобы установить оптимальную очередность отпусков, с учетом взаимозаменяемости отдельных сотрудников, особенностей производственного процесса (сезонность) и т.д;
  • чтобы использовать информацию, содержащуюся в графике, о количестве запланированных на следующий год днях отпуска сотрудников для формирования резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете и в налоговом учете;
  • а также для других целей, определяемых самим работодателем.

 

Порядок составления графика отпусков

График отпусков составляется на календарный год, при этом утвердить его необходимо не позднее, чем за две недели до начала очередного года (ст. 123 ТК РФ). Например, график на 2016 год необходимо утвердить до 17.12.2015. Однако прежде, чем утвердить график отпусков, его необходимо составить. Рассмотрим, какие этапы включает в себя процесс подготовки графика отпусков.

 

1. Утверждение формы графика отпусков

Как и все первичные документы, форму графика отпусков утверждает руководитель организации. При этом может использоваться:

  • унифицированная форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
  • самостоятельно разработанная форма. В этом случае возможны два варианта: полностью самостоятельно разработанная форма, либо унифицированная форма, доработанная с учетом потребностей работодателя. Как правило, используется второй вариант, то есть в унифицированную форму вносятся корректировки. Например, из формы № Т-7 можно удалить коды по ОКУД, по ОКПО, реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Кроме того, форму можно дополнить графами, в которых сотрудники расписываются в том, что ознакомлены с графиком, а также в том, что уведомлены о начале отпуска (за 2 недели до его начала).

Скачать Форма графика отпусков (унифицированная форма № Т-7)

Скачать Образец графика отпусков (самостоятельно разработанная форма)

 

2. Утверждение процедуры составления и согласования графика отпусков

В зависимости от численности работников, количества структурных подразделений и других факторов процесс подготовки и согласования графика отпусков всей организации может быть весьма длительным. Поэтому порядок его подготовки необходимо закрепить в одном из следующих документов:

  • в локальном нормативном акте (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре);
  • в отдельном приказе.

В документе, регулирующем порядок подготовки графика отпусков, целесообразно отразить, в частности, следующие сведения:

  • лицо, ответственное за подготовку графика отпусков;
  • круг лиц, ответственных за предоставление сведений о планируемых датах отпусков сотрудников (например, руководители подразделений);
  • сроки предоставления сведений о планируемых отпусках, сроки согласования дат отпусков, срок представления графика на подпись руководителю.

 

3. Включение отпусков в график

В график должны включаться следующие отпуска, положенные сотрудникам:

  • ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Однако следует иметь в виду, что некоторым категориям работников положен удлиненный отпуск (работники до 18 лет, инвалиды, педагогические работники, госслужащие);
  • ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Такой отпуск должен предоставляться, например, работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, работникам с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и в других случаях, предусмотренных законодательством (ст. 116 ТК РФ).
  • отпуск, не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.

Таким образом, в графике отпусков необходимо запланировать по каждому сотруднику общее количество причитающихся ему дней ежегодного отпуска (основного и дополнительного), включая остаток неиспользованного на конец года отпуска.

! Обратите внимание: График отпусков составляется в отношении всех работников: как занятых по основному месту работу, так и совместителей. Лица, трудящиеся по гражданско-правовому договору, в график не включаются, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен. В графике отпусков не отображаются административные отпуска (без сохранения заработной платы), отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.

 

4. Расчет дней отпуска, подлежащих включению в график

Для того чтобы определить, какое количество дней отпуска следует запланировать в графике на следующий год по каждому сотруднику, необходимо:

  • Определить дату окончания «рабочего года» сотрудника, то есть дату, когда истекает очередной год со дня поступления на работу. Например, если сотрудник принят 24 июня 2014, то такой датой будет 23 июня каждого следующего года.
  • Включить в график отпуска сотрудника таким образом, чтобы по состоянию на дату окончания «рабочего года» у него не осталось неиспользованных отпусков (этого требует ст. 122 ТК РФ). При этом предоставлять отпуска «авансом», то есть за неотработанное время, трудовым законодательством не возбраняется. Главное – чтобы за каждый отработанный год работник использовал не меньше дней отпуска, чем ему положено.

Пример.

Менеджер Савина О.Ю. принята на работу 24 июня 2014 года. В графике отпусков на 2015 год должен быть запланирован ее отпуск за рабочий год с 24.06.2014 по 23.06.2015 в количестве неиспользованный дней отпуска на 31.12.2014. Этот отпуск должен быть использован по графику до 23.06.2014. Отпуск за следующий рабочий год с 24.06.2015 по 23.06.2016 может быть включен как в график отпусков на 2015 год, так и в график на 2016 год (либо и в тот и в другой по частям).

! Обратите внимание: При разделении ежегодного отпуска (отпуска, положенного за один рабочий год) сотрудника на части необходимо (ст. 125 ТК РФ):

  • согласие работника (например, в форме заявления);
  • чтобы хотя бы одна из частей этого отпуска была не менее 14 календарных дней.

 

5. Учет пожеланий работников

Очередность отпусков в графике определяет и утверждает работодатель (ст. 123 ТК РФ). При этом он может (но не обязан) учесть пожелания работников. То есть работодатель вправе по своему усмотрению распределить отпуска сотрудников с учетом потребностей производственного процесса или характера деятельности (сезонности). Например, если зимний период — «не сезон» для выпускаемой продукции (работ, услуг), то работодатель может запланировать отпуска сотрудников именно на этот период. Однако для того, чтобы исключить конфликты и разногласия с работниками, все подобные особенности предоставления отпусков лучше предусмотреть в локальном нормативном акте (положении о внутреннем трудовом распорядке или коллективном договоре).

В большинстве же случаев работодатели идут навстречу своим сотрудникам и по возможности учитывают их пожелания к датам предстоящего отпуска. Сделать это можно разными способами, например:

  • собрав с работников заявления о включении отпуска в график;
  • составив опросный лист о планируемых отпусках на следующий год.

 Скачать Образец заявления сотрудника на включение отпуска в график отпусков

! Обратите внимание: некоторым работникам ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в любое удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К таким работникам относятся, например:

  • несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
  • совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
  • работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
  • женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
  • работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).

При составлении графика отпусков сведения о планируемом отпуске в первую очередь запрашиваются у таких работников, поскольку их пожелания должны быть учтены в обязательном порядке. Однако даже если отпуск работника, относящегося к перечисленным категориям, был запланирован в графике, в течение года он может передумать и написать заявление о предоставлении отпуска с другой даты. Работодатель в этом случае будет обязан пойти навстречу работнику и перенести его отпуск.

 

6. Уведомление работников об отпуске

Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, целесообразно ознакомить всех работников с его утвержденным вариантом. Для этого можно предусмотреть специальную графу в форме графика отпусков («С датами отпуска ознакомлен»), либо составить ведомость ознакомления.

! Обратите внимание: О дате начала отпуска, указанной в графике отпусков, работодатель обязан известить каждого работника под роспись не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). С этой целью в форму графика отпусков можно включить соответствующую графу («О дате начала отпуска уведомлен») (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1). Возможны и другие варианты уведомления сотрудников, например, ознакомительные листы, ведомости, виза ознакомления на приказе об отпуске (Письмо Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1). Работодатель самостоятельно определяет наиболее подходящий способ уведомления сотрудников об отпуске.

Скачать Образец уведомления работника о начале отпуска

 

7. Внесение изменений в график отпусков

Составляя график отпусков нужно понимать, что это плановый документ, составляемый на довольно продолжительный период – год. Поэтому без корректировок, скорее всего, не обойтись. Изменения в график отпусков могут быть внесены в следующих случаях:

  • при переносе отпуска с согласия работника, например, в случае временной нетрудоспособности во время отпуска, в случае задержки выплаты отпускных и т.д. (ст. 124 ТК РФ);
  • при переносе части отпуска в связи с отзывом сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику в любое удобное для него время;
  • при переносе отпуска по желанию работника. Если работник не относится к «льготным» категориям (см. п. 5), работодатель может, но не обязан изменить запланированные даты отпуска.

В перечисленных случаях для внесения изменений в график отпусков работнику необходимо написать заявление о переносе отпуска. На основании заявления издается приказ руководителя о переносе отпуска. При этом в графике отпусков изменения отражаются:

  • в графе 8 указывается основание для перенесения отпуска – реквизиты соответствующего приказа руководителя;
  • в графе 9 указывается новый период отпуска в соответствии с приказом;
  • в графе 10 «Примечание» можно указать причину переноса отпуска (например, отзыв сотрудника из отпуска)
  • в графе 7 проставляется дата или период отпуска, фактически использованного сотрудником.

Скачать Образец заявления сотрудника о переносе отпуска

Скачать Образец приказа о переносе отпуска сотрудника

Рассмотренный порядок внесения изменений в график отпусков применим в случае переноса запланированного отпуска тех сотрудников, которые изначально были включены в график (то есть работали на дату составления графика). Если же работник принят после утверждения графика отпусков на очередной год, то сведения об отпуске такого сотрудника могут оформляться одним из способов:

  • Приложением к утвержденному графику отпусков. Приложение составляется по той же форме, что и сам график, и включает только сведения об отпуске нового сотрудника (сотрудников). Как и график отпусков, приложение утверждает руководитель.
  • Без внесения изменений (дополнений) в принятый график отпусков. Для этого новый работник пишет заявление в произвольной форме, в котором указывает желаемую дату начала отпуска и количество дней, а работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.

Выбранный вариант отражения сведений об отпусках новых сотрудников (принятых после утверждения графика отпусков) желательно отразить в локальном нормативном акте работодателя.

 

***

И в заключение, выделим основные моменты, касающиеся составления графика отпусков:

  1. Наличие графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, за его отсутствие предусмотрена административная ответственность;
  2. Форму графика отпусков работодатель утверждает самостоятельно (возможно использование унифицированной формы № Т-7);
  3. Очередность отпусков в графике определяет работодатель, в обязательном порядке учитываются пожелания лишь некоторых работников;
  4. Работодатель обязан уведомлять работников о дате начала отпуска в соответствии с графиком.

 

Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!

Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!

 

Нормативная база

  1. Трудовой кодекс РФ
  2. Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»
  3. Письма Роструда
  • от 30.07.2014 N 1693-6-1;
  • от 22.03.2012 N 428-6-1;
  • от 20.12.2011 № 3683-6-1

Как ознакомиться с официальными текстами указанных документов, узнайте в разделе Полезные сайты

Источник: buh-aktiv.ru

Форма Т-7

Необходимость наличия графика отдыха сотрудников установлена ст. 123 ТК РФ. В нем отражается информация о порядке распределения оплачиваемых ежегодных отпусков каждого работника предприятия. Планируются такие данные на весь календарный год в помесячном разрезе. Составляется документ с использованием унифицированной формы Т-7, утвержденной Госкомстатом РФ. В ней указываются следующие разновидности отпусков:

  • оплачиваемые ежегодные;
  • оплачиваемые дополнительные;
  • неиспользованные.

Если был принят новый работник

Тем не менее, не всегда составленный документ остается неиз­мен­ным в те­че­ние всего года. Могут возникнуть обстоятельства, тре­бу­ю­щие внесения в форму Т-7 новых данных (например, при приеме на работу нового работника).

Что делать в этой ситуации? Как было отмечено выше, по закону отдых трудящемуся предоставляется на основании графика. И составляется он за две недели до конца года. Однако часто работодатели принимают на работу новых работников после утверждения графика. Поэтому человек, пришедший в фирму, например, в январе, в документе учтен не будет (т. к. его составляли в декабре). Но через шесть месяцев принятый на работу в январе сотрудник может воспользоваться правом на отдых.

Сотрудникам, трудоустроившимся после утверждения графика, отдых можно предоставить на основании заявления без включения их в план. А можно офор­мить до­пол­не­ние к нему в виде от­дель­но­го до­ку­мен­та, ука­зав в нем све­де­ния об от­пус­ках новых ра­бот­ни­ков. Правда, эта мера не является обязательной.

В этом случае, когда у новичка появляется право на получение отдыха (как правило, по прошествии шести месяцев труда), его можно внести в план.

Дополнение составляется по той же форме, что и основной. Образец дополнения к графику отпусков на новых сотрудников представлен в начале статьи.

Выше реквизита «Утверждаю» вносят дополнительный реквизит: «Дополнительный график отпусков на ____ год».

Далее в таблице отражаются отпуска вновь принятых работников.

Т. к. дополнение — это приложение к основному документу, то его следует утвердить в том же порядке. Сначала его визирует начальник отдела кадров. Затем документ согласовывается с профсоюзным органом (если он есть). После этого дополнение утверждает своей визой руководитель организации.

Внести время отдыха новых сотрудников в форму Т-7 желательно. Но эта процедура актуальна только в отношении тех граждан, которые трудоустроились в организацию в первом полугодии. Ведь сотрудники, принятые на работу позже, как правило, используют право на длительный отдых только через 6 месяцев. А значит, будут внесены в план на следующий год.

Образец дополнительного графика отпусков на новых сотрудников

Образец дополнения к графику отпусков при приеме нового сотрудника

Скачать

Ответственность работодателя

Согласно ч. 1 и 2 ст. 123 ТК РФ, каждая организация должна составлять план отпусков. При проверке предприятия сотрудники Трудинспекции наверняка захотят убедиться в его наличии. Поэтому за его отсутствие работодатель может быть оштрафован на сумму от 30 000 до 50 000 руб (п. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Источник: clubtk.ru

Порядок составления и утверждения графика отпусков

График отпусков составляется по унифицированной форме N Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).

График отпусков должен быть утвержден в срок не позднее, чем за две недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ).

Как правило, работодатель получает от работников необходимую информацию о планируемых датах отпусков.

С учетом полученных сведений от работников составляется график отпусков.

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и утверждается руководителем организации или уполномоченным на то лицом подписью на графике отпусков.

Кроме основных ежегодных оплачиваемых отпусков в графике также указываются дополнительные отпуска и отпуска, которые не были использованы работниками в течение текущего года и поэтому были перенесены на следующий год.

Если в течение календарного года в организацию принят новый сотрудник, то такого сотрудника также нужно включить в график отпусков на текущий или следующий календарный год. Это можно сделать путем оформления дополнения к форме № Т-7.

При этом отпуска, в которые работники уходят  без сохранения заработной платы, в графике отпусков не указываются, так как форма N Т-7 применяется для отражения сведений о времени распределения только ежегодных оплачиваемых отпусков работников всех структурных подразделений организации на календарный год с разбивкой по  месяцам.

В графике могут также указываться отпуска внешних совместителей.

Для этого работодателю нужно получить от внешнего совместителя информацию о датах отпуска по основному месту работы.

График отпусков оформляется следующим образом.

  • графа 1 – здесь должно быть указано наименование структурного подразделения.

  • графа 2 – здесь должна быть указана должность (специальность, профессия) работника согласно штатному расписанию.

В графах 1 и 2 сведения указываются в соответствии со штатным расписанием.

  • графа 3 – здесь должны быть указаны ФИО работника.

  • графа 4 – здесь должен быть указан табельный номер. Данная графа заполняется, если в организации работникам присвоены табельные номера.

  • графа 5 – здесь должно быть указано количество календарных дней отпуска, который полагается работнику.

  • графа 6  здесь должна быть указана запланированная дата отпуска.

На момент утверждения графика графы 1 — 6 формы N Т-7 надо  заполнить.

Графы 7, 8 и 9 заполняются от руки.

В течение года в графе 7 указывают дату фактического начала отпуска.

Графы 8 и 9 заполняются в случае, если отпуск перенесён на другой период с указанием его предполагаемой даты.

В графе 8 надо указать документ, на основании которого отпуск был перенесён (например это может быть, приказ руководителя, если отпуск переносится в связи с производственной необходимостью, заявление работника).

А в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска.

Графа 10 заполняется, если:

  • в текущем году отпуск работнику не предоставлялся (ч. 3 ст. 124 ТК РФ);

  • работник был отозван из отпуска, и его часть будет перенесена на следующий год (ч. 2 ст. 125 ТК РФ);

  • отпуск был продлён (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

В данной графе указывают также основания для отзыва из отпуска, продления или переноса отпуска.

В графе «Утверждаю» ставится подпись руководителя организации.

График отпусков утверждается на год.

В графе «Номер документа» указывается его порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов.

График отпусков должен быть составлен согласно ч. 1 ст. 123 ТК РФ в срок, не позднее, чем за две недели до наступления календарного года, т.е. в середине декабря текущего года.

Дату составления графика отпусков необходимо указать в графе «Дата составления».

График отпусков подписывается руководителем кадровой службы и заверяется руководителем организации — работодателя.

С утверждённым графиком отпусков нужно ознакомить всех работников организации. Это можно сделать двумя способами:

  • дополнить форму № Т-7 графой 11 «С графиком ознакомлен (дата, подпись)» или «О времени начала отпуска извещён (дата, подпись)»;

  • приложить к графику отпусков ознакомительный лист, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и распишется.

Кроме этого, наниматель должен ещё раз в индивидуальном порядке сообщить каждому работнику о времени начала отпуска не позднее, чем за две недели.

Для этих целей можно завести журнал извещения работников о времени начала отпуска.

Журнал извещения сотрудников  составляется, как правило, на один месяц.

График отпусков является тем документом, который всегда проверяет трудовая инспекция, так как отсутствие графика отпусков нарушает права сотрудников и не позволяет работникам организации планировать свой отдых. 

Если в организации  отсутствует график отпусков, то в этом случае нанимателя могут оштрафовать или приостановить деятельность компании за несоблюдение трудового законодательства.

Источник: www.audit-it.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector