Все трудящиеся люди обладают правом на оплачиваемый ежегодный отпуск. Но чтобы все работники одновременно не ушли в отпуска, необходимо спланировать отдых персонала.
Как в 2019 году оформить правильный отпускной график? До окончания текущего года в положенный срок необходимо оформить и утвердить отпускной график на следующий год.
При отсутствии этого документа трудовая инспекция может наложить на работодателя административное взыскание. Как отпускной график составляется правильно в 2019 году?
Общие аспекты
По ст.123 ТК РФ наличие отпускного графика нужно как для работодателей, так и для работников.
Для работодателя имеющийся график предотвращает претензии со стороны инспекции по труду. Работникам этот график позволяет быть в курсе очередности получения отпусков.
Многие организации не составляют отпускные графики, предоставляя сотрудникам брать отпуск по согласованию с руководством.
Но в такой ситуации нарушаются права работников. Становится невозможным планирование отдыха и его заблаговременная организация.
В некоторых случаях получить отпуск становится весьма затруднительно, особенно если уйти на отдых захочет сразу большая часть штатного персонала.
В 2019 году Рострудом был опубликован единый перечень основных требований трудового права, которые подлежат поверке.
Одним из таковых выступает соблюдение работодателем установленного порядка предоставления положенных отпусков.
При отсутствии утвержденного графика трудовые инспекторы вправе оштрафовать виновное лицо.
Что это такое
График отпусков это специальное расписание ежегодных очередных отпусков, какие предоставляются с сохранением заработной платы и в обязательном порядке.
Посредством этого обеспечивается гарантированное пребывание на рабочем месте нужного количества персонала на период, когда часть работников отдыхает.
Как оформить график отпусков верно? Для составления расписания отдыха предусмотрены некоторые правила, какие должны непременно соблюдаться.
Так график должен утверждаться единожды в год. В течение года его можно изменять, но при этом существуют определенные ограничения.
Так корректировки вносятся только по строкам, если это обусловлено текущей необходимостью и подтверждено соответствующим приказом руководителя.
Приказ должен согласовываться с администрацией организации и профсоюзом, при наличии оного.
При составлении графика отпусков необходимо учитывать пожелания сотрудников, оговаривая утверждаемые сроки. При этом непременно учитываются особенности рабочего процесса.
В коллективном соглашении или ином локальном нормативе прописывается максимальное число работников, которые могут одновременно уйти в отпуск в одном подразделении.
Это требуется во избежание остановки рабочего процесса. График отпусков это акт, содержащий информацию об отпусках сотрудников всех наличествующих структурных подразделений.
Каждый отдел должен иметь собственный отпускной график для имеющегося штата.
Подобная схема признается оптимальной для любой организации – руководство отдела составляет график при учете производственных потребностей, исходя из определенного количества работников.
Кто составляет график отпусков по Трудовому кодексу? Составлением занимается работодатель в лице отдела кадров, а утверждается готовый график руководителем.
Составленный график согласовывается с сотрудниками и корректируется кадровой службой.
Далее график корректируется с учетом требований руководителей, которые оценивают график, исходя из необходимости присутствия работников на рабочем месте.
Когда график корректируется по пожеланию одного работника, приходится смещать отпуска и других сотрудников.
Откорректированный график должен быть согласован со всеми лицами, кого касается порядок отпусков. Только после этого издается приказ о графике отпусков, с каким знакомятся начальники подразделений.
Составление приказа
Типовая форма отпускного графика содержит специальную графу для утверждения руководителем. Потому многие организации не утруждаются составлением отдельного приказа об утверждении графика.
Такая ситуация нарушением не считается, но все же наличие отдельного приказа зафиксирует факт утверждения отпускного графика.
Для приказа об утверждении отпускного графика не обязательно применять унифицированную форму.
Организация вправе составить собственный бланк произвольной формы, учитывая основные правила оформления и необходимость указания необходимой информации.
В приказе руководитель также может сделать дополнительные указания должностным лицам касательно предоставления отпусков.
Что касается унифицированных форм, то для составления приказа об утверждении используются формы Т-6 и Т-6а.
Отличие их в количестве человек, для которого они оформляются. Приказ по форме Т-6 предназначен для одного человека, а Т-6а – для группы сотрудников.
В приказе указывается следующая информация:
- фамилия, имя, отчество работника;
- наименование должности и подразделения;
- период, за какой предоставляется отпуск;
- название отпуска;
- количество отпускных дней и даты начала и завершения отпускного периода.
Существуют виды отпусков, для каких нужно учитывать период, за какой они предоставляются и есть виды, для каковых это не требуется.
Так учитывается период отпуска:
- ежегодного оплачиваемого;
- дополнительного с сохранением заработка;
- дополнительного отпуска не оплачиваемого.
Не принимается в расчет период отпуска:
- по беременности и родам;
- по уходу за ребенком;
- учебного.
После того как приказ на отпуск составлен и утвержден, сведения о нем заносятся в личную карточку каждого сотрудника, в соответствующий раздел.
Когда сотрудник идет в отпуск по графику, ему нет необходимости писать специальное заявление. Приказ на отпуск составляется на основании имеющегося графика.
Однако если имел место перенос отпуска либо работник желает поменять дату отпуска, то он подает на имя руководителя заявление, где указывает количество отпускных дней и желаемые даты.
Если отпуск предоставляется не по графику, то после утверждения приказа в графике указывается новая дата отпуска.
Законодательная база
Ст.123 ТК РФ определяет общие нормы по составлению отпускного графика. Так работодатель составляет и принимает график отпусков не позднее, чем за две недели до окончания текущего года.
Когда на предприятии наличествует профсоюзный орган, работодатель обязан учитывать его позицию (ст.372 ТК) в порядке, определенном для утверждения локальных нормативов (ст.8 ТК).
График по отпускам относится к документам, какие в первую очередь проверяются сотрудниками Рострудинспекции.
При отсутствии документа организации грозит административное наказание в соответствии с ч.1 ст.5.27 КоАП РФ.
По общепринятым правилам при создании графика работодателем должно учитываться пожелание работника, хотя неукоснительным это не является.
Но по ч.4 ст.123 ТК некоторым категориям работников ежегодный отпуск дается в подходящее для них время по их пожеланию, не перечащему правовым нормам.
Планируя отпуска, работодателю надлежит определить, какие отпуска отображать в графике, а какие нет. Также устанавливается, сколько отпускных дней положено тому или иному работнику.
По ст.115, ст.116 ТК отпуск бывает основным и дополнительным. Учебные и административные отпуска в графике не отображаются.
Если у работника имеются неиспользованные отпуска за предыдущие годы, то их можно предусмотреть в отпускном графике.
Но давать отпуск за еще не начавшийся год категорически запрещено. Отпускной график не является локальным нормативом, в нем отсутствуют правовые нормы.
И следственно на него не распространяется норма п.2 ст.22 ТК, предусматривающей ознакомление под роспись работников с принимаемыми локальными нормативами, касающихся трудовой деятельности.
В законе тоже отсутствует прямое указание на обязанность работодателя ознакомить работников с графиком, достаточно своевременно утвердить график и известить каждого сотрудника об очередности отпусков не позже чем за две недели до начала отпуска (ст.123 ТК).
Но позиция Роструда несколько отлична. В Письме Роструда №4414-6 от 31.10.2007 прямо сказано, что работодатель должен ознакомить всех работников с отпускным графиком под роспись.
Как грамотно составлять график отпусков в организации
Для того чтобы верно оформить график отпусков, надобно соблюсти основные правила:
| В графике указываются лишь ежегодные основные и обязательные дополнительные отпуска | Когда у субъекта имеется неиспользованный отпуск за предшествующий год, допустимо приплюсовать и его. Все прочие виды отпусков не отображаются |
| Отпуск возможно делить на части | По согласованию сторон |
| Надобно учитывать пожелания сотрудников | Обладающих правом на получение отпуска в удобное время |
| Надлежит учитывать взаимозаменяемость сотрудников | И производственные потребности в течение года |
| Для создания графика не обязательно применять унифицированную форму | Можно разработать собственную форму, утвердив ее соответствующим приказом |
Порядок заполнения формы Т-7
Обязанность по применению унифицированных форм документов с 2013 года отсутствует, если организация не относится к бюджетным.
Но разработанный организацией график должен заключать обязательные реквизиты, предопределенные ФЗ №402 от 6.12.2011 «О бухучете».
Если же продолжает использоваться унифицированная документация, то график отпусков создается по форме Т-7. При этом на сотрудников всех структурных составляется единая общая форма.
В пятой графе формы отображается длительность ежегодного отпуска в календарных днях. Шестая графа содержит сведения о дате начала отпускного периода.
Дату завершения отпуска в графике отображать нежелательно, поскольку отпускной период может удлиниться за счет больничного или включения праздничных дней.
Графы с седьмой по девятую заполняются по мере применения работниками отпусков. Бланк графика отпусков можно скачать здесь.
Распространенной является практика указания в графике только определенного месяца, без отображения конкретного числа. Можно ли не отражать дату начала отпуска?
Правомерность таких действий засвидетельствована Верховным Судом (определение № АПЛ13-606 от 6.02.2014).
При этом дата согласовывается с сотрудником. Но все же отсутствие точной даты чревато сложностями относительно заблаговременного извещения сотрудника.
Работник должен быть извещен о начале отпуска минимум за две недели, а об издании надлежащего приказа за три дня.
До какого числа нужно сформировать
Когда должен быть составлен отпускной график? По ст.123 ТК утвердить отпускной график необходимо не менее чем за две недели до наступающего календарного года.
Причем график до этого должен быть полностью согласован. Так на 2019 года отпускной график утверждается не позже 17.12.2016.
С составленным и утвержденным графиком знакомятся все сотрудники организации. Работодатель вправе самостоятельно выбрать порядок ознакомления.
Видео: находим ответ. Особенности составления графика отпусков
К примеру, можно каждого сотрудника попросить проставить свою подпись против даты утвержденного отпуска.
Также можно к графику приложить ознакомительный лист, в каком каждый работник укажет дату ознакомления и поставит свою подпись.
Если отпуск разделен на части
Не всегда положенный отпуск используется полностью. Это может обуславливаться как желанием работника, так и производственной необходимостью.
В этом случае допустимо делить отпуск на части (ч.1 ст.125 ТК). Закрепляется такая договоренность разными способами.
Сотрудник может подать заявление о делении отпуска, а руководитель завизирует его визой «согласен». Также может составляться соглашение о делении отпуска.
На основании достигнутого согласования корректируется график отпусков. Когда отпуск разделяется на части, то в графике на одного сотрудника заполняется несколько строк.
В них отображается начало и длительность каждой отпускной части. Особого внимания заслуживает отпуск внешних совместителей.
Для них отпуск планируется наравне со штатными сотрудниками. Предварительно у совместителя запрашивается дата его отдыха по основному месту трудоустройства.
Независимо от указанных в графике дат совместитель обязан получить отпуск в то же время, что и отпуск по основному месту работы (ч.1 ст.286 ТК).
Образец документа
Что же именно нужно отобразить в отпускном графике? Содержание будет примерно таким:
- список всех сотрудников, с какими подписан трудовой договор;
- число отпускных дней для каждого работника;
- предполагаемая дата начала отпускного периода;
- возможность деления отпуска на части.
В утвержденном графике в течение года отображаются такие изменения:
| В седьмой графе | Дата действительного начала отпуска |
| В восьмой графе | Реквизиты документа, послужившего основанием для переноса отпуска |
| В девятой графе | Рассчитываемая дата отпуска |
| В десятой графе | Важные примечания |
Часто задаваемые вопросы
Среди часто возникающих вопросов присутствуют такие как видоизменение графика при переносе отпуска, приеме новых сотрудников, вследствие производственной необходимости.
Так при переносе отпускной даты изменять отпускной график не надо. Достаточно внести дополнительную информацию в графы для примечаний.
При трудоустройстве новых сотрудников к утвержденному приказу создается приложение.
В нем на основании заявления от работника и надлежащего приказа утверждается отпускной график для нового работника.
При перенесении отпуска по производственной надобности от работника необходимо получить согласие и передвинуть отпуск приказом руководителя с внесением коррективов в действующий график.
Возможности 1С
Составить отпускной график можно на компьютере при помощи специального ПО. Например, посредством использования программы 1С «Зарплата и управление».
В данной программе предусмотрен документ «График отпусков». Расположен он в закладке «Кадры».
Процесс формирования будет таким:
| Открыть журнал «График отпусков организации» | И кнопкой «Добавить» сформировать новый документ |
| В документе указать дату | И выбрать организацию |
| Кнопкой «Заполнить» сформировать табличную часть | Здесь можно использовать два варианта — «По управленческому графику отпусков», при наличии такового или по «Списку сотрудников» |
| При выборе сотрудников | Их данные автоматически подставляются в таблицу, даты отпусков указываются вручную |
| Заполненный документ можно распечатать путем создания печатной формы Т-7 | Либо создания диаграммы, облегчающей процесс анализа отпускных периодов штатного персонала |
Можно в 1С сформировать и приказ на отпуск. Для этого в закладке «Кадровый учет» выбирается документ «Отпуска». Затем добавляется новый документ в журнал «Отпуска организаций».
При помощи кнопки «Заполнить» выбирается «Заполнить по графику отпусков». При этом настраивается период, за какой заполняется документ.
В табличную часть документа сведения вносятся на основании составленного ране отпускного графика. Останется только распечатать документ и заверить подписью руководителя.
Надо ли малым организациям
В небольших организациях практикуется предварительный опрос работников о желаемом времени положенного отпуска.
Однако во избежание разногласий не следует ограничиваться устной беседой, желательно получить от каждого работника письменное согласие с датой утвержденного отпуска.
При этом нередко график не составляется, и сотрудники идут в отпуск по согласованию с руководством.
Но какой бы маленькой организация не была, отсутствие отпускного графика становится нарушением трудового законодательства.
Правила относительно наличия отпускного графика не зависят от величины предприятия и численности его штата.
Как составить на 14 дней
Отпуск может делиться на части. Делится отпуск по согласованию сторон. Количество частей отпуска законодателем не ограничивается.
Но при этом существует утвержденная норма, что при делении отпускного периода хотя бы одна из его частей должна составлять четырнадцать дней.
Таким образом, если стороны не против поделить отпуск, то в графике указываются по отдельности даты начала и завершения каждого отпуска.
При этом одна часть обязательно равна четырнадцати дням, а оставшаяся часть делится на столько частей, сколько решат стороны.
Важно, что работодатель не вправе поделить отпуск в одностороннем порядке. Независимо от длительности отпускной части в ней не учитываются выходные дни.
Учитывая, что на процесс согласования и корректировки может потребоваться значительное время, необходимо начать составление графика заранее.
После завершения коррекции и окончательного утверждения графика, таковой передается в отдел кадров.
Здесь оформляется сводное расписание на все предприятие в целом. Делается это до подписания руководителем приказа об утверждении графика отпусков.
jurist-protect.ru
С какой целью применяется график отпусков?
По своей сути график отпусков представляет собой документ, регламентирующий время выхода в отпуск сотрудников организации. Он составляется для формирования определенной очереди отдыха работников, чтоб сохранить полноценную работоспособность всей структуры компании.
Был разработан определенный регламент для составления подобного графика. Он составляется единожды в году без возможности внесения каких-либо корректировок. Единственным исключением можно считать возможность внесения изменений в сроках длительности отпусков и только на основании изданного приказа руководителем коммерческой организации. Подобный документ должен быть согласован с административным составом компании и профсоюзом работников, если, конечно, такой имеется.
Отпускной график должен быть сформирован с учетом имеющихся пожеланий сотрудников и согласно специфике функционирования самой организации. Различные нормативные акты в том числе и коллективные договора могут регламентировать максимальную численность работников одного и того же структурного подразделения организации, что могут одновременно отправляться в отпуск. Данные шаги важно соблюсти для того, чтоб ежегодный месячный отдых сотрудников негативно не отражался на рабочем процессе компании.
Зачастую рекомендуется начать составлять график еще в ноябре. Это связано с тем, что его важно сдать руководству за две недели до начала Нового года. Такие требования выдвигаются действующим Трудовым кодексом РФ.
Существующие правила составления формы Т-7
По своей сути график представляет собой локальный документ конкретной организации, согласно которому ее сотрудники выходят в ежегодный отпуск. Он составляется по определенной форме, имеющей название Т-7. Для каждого отдельного структурного подразделения компании составляется свой собственный график. Таким образом, поступают на большинстве предприятиях. Сперва руководство каждого подразделения формирует свой собственный график с последующей его передачей в отдел кадров. Далее, сотрудники отдела кадров вносят свои коррективы в эти акты, основываясь на кадровом потенциале предприятия и специфике его работы.
После этого происходит согласование внесенных корректировок с сотрудниками, чьи отпуска были исправлены. Кроме того, важно получить согласие от непосредственного руководителя подразделения, ведь именно он знает потребности производства и понимает необходимость присутствия того или иного работника на предприятии. Кроме того, важно согласовать все возможные переносы отпусков, ведь даже изменение даты и срока отдыха одного сотрудника может передвинуть отдых нескольких работников, что чревато внутренними конфликтами в организации при отсутствии согласований.
После того как будут закончены все согласования итоговый документ передается вновь в отдел кадров для формирования окончательного сводного графика для всей организации.
Определенные нюансы составления документа
Помимо требований сотрудников компании, при составлении отпускного графика чрезвычайно важно учитывать требования действующего законодательства:
- вне зависимости от стажа отдельные категории работников могут рассчитывать на получение ежегодного отдыха с материальной выплатой. К таким работникам относятся: граждане возрастом до 18 лет, представительницы женского пола перед уходом в декрет и после него, лица, усыновившие детей возрастом до 3 лет. По этой причине при составлении такого графика требуется учесть факт присутствия в штате сотрудников беременных женщин и несовершеннолетних лиц.
Отдых предоставляется работнику до момента достижения им шестимесячного срока работы в организации лишь при согласовании с руководством предприятия и написания соответствующего заявления.
До момента наступления полугодичного срока работы сотрудника в организации при предоставлении отпуска ему нужно выплатить отпускные и предоставить отдых в полном объеме.
- получение двух отпусков допустимо для тех работников, кто пришел в организацию в конце предыдущего календарного года, к примеру, в начале октября. В таких ситуациях сотрудник имеет возможность взять отпуск в мае, а следующий за предыдущий год в любое другое время на протяжении всего оставшегося года. Подобна возможность должна учитываться в графике отпусков при его составлении и внесена в соответствующий акт;
- очередность работников по выходу в отпуск устанавливается с учетом наличия в штате сотрудников людей, относящихся к определенной категории граждан, которым принадлежит первоочередное право получения отдыха.
Ситуации, допускающие возможность внесения корректировок в график
В некоторых ситуациях уже после составления графика отпусков в штат сотрудников организации принимается новый работник. В таких условиях возникает проблема с формированием такого акта. Действующий ТК РФ не накладывает обязательства на работодателя, вносить какие-либо корректировки в уже сформированный график.
Правда, стоит отметить тот факт, что действующее законодательство не запрещает составлять дополнительный документ, где будет отображена информация об отпусках всех новых сотрудников. Подобная процедура представляет собой составление дополнительного акта, в котором будут вноситься данные о датах и сроках предоставления отдыха таким сотрудникам коммерческой структуры. Такой документ заверяется подпись непосредственного руководителя организации.
Все изменения должны быть отражены в отдельных графах 7-10 унифицированной формы отпускного графика Т-7:
- в графу 7 вносится информация о дате выхода в отпуск сотрудников организации;
- в графе 8 требуется указать название и номер документа, согласно которому будут внесены изменения в сроки и даты отправления работников на ежегодный отдых. К подобным документам относится заявление человека о переносе его отдыха, что заверено подписью руководителя предприятия. Это предусмотрено 124 статьей действующего ТК РФ;
- в 9 графе указывается предполагаемая дата отправки гражданина на отдых. Это допускается, к примеру, при написании заявления с просьбой о переносе отдыха на дату, когда его жена будет пребывать в декрете;
- в 10 графу вносятся самые разные замечания и заметки.
Кто может проверить данный бланк?
Независимо от размера штата сотрудников предприятия такой график чрезвычайно важно составлять. Согласно Трудовому кодексу данный документ является необходимым условием для соблюдения прав и обязанностей как сотрудников организации, так и ее руководства. Кроме того, этот акт регламентирует очередность выхода в отпуск работников, что дает возможность исключить вероятность возникновения различных разногласий и внутренних конфликтов внутри коллектива. В том случае если стороны трудовых отношений будут прямо нарушать своими действиями ТК РФ, то контролирующие органы имеют возможность наложить финансовые взыскания в качестве штрафных санкций.
Данный документ относится к тем, что в обязательном порядке проходит проверку трудовой инспекцией. Это связано с тем, что при отсутствии на предприятии такого графика происходит нарушение прав работников, а также не дает им возможность заранее планировать свой заслуженный отдых.
При выявлении фактов несоблюдения трудового законодательства кроме штрафа в отношении руководителя организации, контролирующие органы могут инициировать приостановление ее деятельности.
В данном видео подробная информация о том, как составлять график отпусков без ошибок. Подробная инструкция.
znaybiz.ru
График отпусков: как правильно составить
Некоторые бухгалтеры задаются вопросом: как составить график отпусков? На самом деле, оформление данного документа не должно вызвать особых трудностей. Но при составлении графика отпусков нужно учесть некоторые нюансы.
График отпусков: правила оформления и внесение изменений
При подготовке графика отпусков на очередной календарный год в первую очередь имеет смысл согласовать время отпуска тех работников, которые имеют право на него в удобное для них время.
К таким категориям работников, в частности, относятся:
- мужья, чьи жены находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
- совместители. Дело в том, что данной категории работников отпуск должен быть предоставлен в то же время, что и отпуск по основному месту работу (ст. 286 ТК РФ);
- несовершеннолетние работники (ст. 267 ТК РФ);
- почетные доноры России (пп. 1 п. 1 ст. 23 Федерального закона от 20.07.2012 N 125-ФЗ);
- супруги военнослужащих, планирующие отпуск одновременно с супругом (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ);
- чернобыльцы (п. 5 ст. 14 Закона РФ от 15.05.1991 N 1244-1).
С таких работников лучше собрать заявления, в которых они укажут свои пожелания относительно дат отпуск. Эти заявления будут являться подтверждением того, что вы действительно предоставили данным работникам отпуск в удобное для них время. Но стоит иметь в виду, что впоследствии работник может передумать и изменить желаемое время отпуска. В этом случае также имеет смысл заручиться соответствующим заявлением от работника.
Что отразить в графике отпусков
Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:
| Что отразить в графике | Комментарий |
|---|---|
| Список сотрудников | В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор |
| Количество дней отпуска | Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ). |
| Предполагаемая дата начала отпуска | Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ). |
| Возможность разделения отпуска на части | График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ) |
График отпусков:
Работодатель вправе разработать собственную форму графика отпусков. Данную форму нужно закрепить, как приложение к учетной политике. А можно воспользоваться унифицированной формой Т-7 «График отпусков» (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1).
График отпусков: бланк
Если вы все-таки решили не разрабатывать собственную форму графика отпусков, то унифицированную форму графика отпусков можете скачать здесь.
Приказ о графике отпусков: образец
Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.
Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.
Приказ о составлении графика отпусков: образец
Данный приказ может быть оформлен следующим образом:
ООО «Солнечный зайчик»
Приказ № 93
о составлении графика ежегодных отпусков
г. Москва 19.11.2018
Для подготовки и утверждения графика отпусков на 2019 год
приказываю:
1. Руководителям подразделений не позднее 07.12.2018 представить в письменном виде начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. информацию для составления графика отпусков на 2019 год.
При подготовке информации необходимо учесть:
— пожелания работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время;
— пожелания работников относительно разделения ежегодного основного оплачиваемого отпуска на части, одна из которых в соответствии со ст. 125 ТК РФ должна составлять не менее 14 календарных дней;
— период отпуска совместителей по их основному месту работы.
2. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. подготовить график оплачиваемых отпусков и представить его на утверждение не позднее 12.12.2018.
3. Начальнику отдела кадров Елизаровой К.И. довести настоящий Приказ до следующих лиц:
— главного бухгалтера Кустодиевой А.В.;
— начальника отдела продаж Егорова В.Т.;
— начальника отдела закупок Трунова Н.Н.
4. Контроль за исполнением Приказа возложить на начальника отдела кадров Елизарову К.И.
Генеральный директор Солнышков В.С.
С Приказом ознакомлены:
Начальник отдела кадров______________К.И. Елизарова
Главный бухгалтер___________________ А.В. Кустодиева
Начальник отдела продаж_____________ В.Т. Егорова
Начальник отдела закупок_____________Н.Н. Трунов
Лица, ознакомленные с таким приказом, помимо своей подписи, должны указать и дату ознакомления.
Образец приказа о составлении графика ежегодных отпусков
Утверждение графика отпусков
График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).
После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».
График отпусков образец заполнения в 2019 году
При подготовке графика отпусков вы можете воспользоваться нашим образцом графика отпусков.
Внесение изменений в график отпусков
Работодатель не может предугадать на год вперед все возможные кадровые перемещения. Например, увольнение работников, перенос отпуска или отзыв из него. Поэтому внесение различных изменений в график отпусков неизбежно.
Где в графике отпусков отражаются изменения
Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):
- в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
- в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
- в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
- в графе 10 отражаются различные примечания.
Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.
Внесение дополнений в график отпусков
Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.
Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.
Сколько времени нужно хранить график отпусков
Хранить этот документ нужно год (п. 693 Перечня, утв. Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558)
Ответственность за отсутствие графика отпусков
Отсутствие графика отпусков грозит работодателю штрафом в размере (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ):
- от 30000 руб. до 50000 руб. для самой организации, от 1000 руб. до 5000 руб. – для ее должностных лиц;
- от 1000 руб. до 5000 руб. для ИП-работодателей.
Отпуск в табеле учета рабочего времени
Конкретный код отпуска в табеле учета рабочего времени (форма № Т-12 или форма № Т-13, утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1
| Вид отпуска | Буквенный код | Числовой код |
|---|---|---|
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск | ОТ | 09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск | ОД | 10 |
| Отпуск без сохранения зарплаты, предоставленный работнику с разрешения работодателя | ДО | 16 |
| Отпуск без сохранения зарплаты, который работодатель обязан предоставить работнику по его заявлению в силу законодательства | ОЗ | 17 |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения зарплаты (например, предусмотренный коллективным договором) | ДБ | 18 |
| Отпуск по беременности и родам/отпуск в связи с усыновлением ребенка | Р | 14 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста | ОЖ | 15 |
| Оплачиваемый учебный отпуск | У | 11 |
| Неоплачиваемый учебный отпуск | УД | 13 |
В табеле учета рабочего времени ставится, либо буквенный, либо числовой код – оба кода указывать не нужно.
Отпуск в табеле учета рабочего времени: образец
Образец отражения отпуска в табеле учета рабочего времени рассмотрим на примере.
Пример. Работнице Петровой Е.Ф. предоставлен ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 7 календарных дней с 8 апреля 2019 г. На странице 2 табеля учета рабочего времени по форме Т-12 за первую половину месяца* записи в отношении данной работницы будут выглядеть следующим образом:
| Номер по порядку | Фамилия, инициалы, должность (специальность, профессия) | Табельный номер | Отметки о явках и неявках на работу по числам месяца | |||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 | 11 | 12 | 13 | 14 | 15 | Итого отработано за I половину месяца | |||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | ||||||||||||||
| 1 | Петрова Елена Федоровна, бухгалтер | 054 | Я | Я | Я | Я | Я | В | В | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | ОТ | Я | 6 |
| 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 8 | 48 | ||||||||||||
*Представлен фрагмент формы Т-12
glavkniga.ru
Из статьи вы узнаете:
1. Кому и для чего нужно составлять график отпусков.
2. Как подготовить график отпусков, и какие сведения в нем отразить.
3. Что делать, если фактические отпуска не совпадают с запланированными в графике.
О том, что ежегодный оплачиваемый отпуск – неоспоримое право работника, предусмотренное Трудовым кодексом, знают все. А вот о том, что предоставление такого отпуска – обязанность работодателя, причем не зависящая от желания самого работника, нередко забывают. Действительно, сплошь и рядом встречается ситуация, когда сотрудники по каким-либо причинам не горят желанием отгуливать свои законные отпуска, а работодатели не придают этому особого значения. Однако Трудовой кодекс на этот счет суров: «запрещается непредоставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд» (ч. 4 чт. 124 ТК РФ). Как же работодателю «заставить» своих работников использовать положенные им отпуска, чтобы выполнить требования трудового законодательства? Ответ прост: поскольку ответственность за своевременное предоставление отпусков сотрудникам лежит на работодателе, он же должен позаботиться об информировании работников о количестве положенных им дней отпуска, а также о том, чтобы эти дни были использованы. Для этих целей идеально подходит график отпусков. Для чего еще нужен график отпусков и как его составить, – читайте далее в статье.
Для чего нужен график отпусков
В соответствии с ТК РФ, основное назначение графика отпусков – установление очередности предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков сотрудникам. При этом график отпусков, утвержденный работодателем, является обязательным к исполнению как для самого работодателя, так и для работников (ч. 2 ст. 123 ТК РФ).
! Обратите внимание: Составление графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, независимо от численности работников. Отсутствие графика отпусков является административным правонарушением, за совершение которого предусмотрены следующие меры ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ):
- для должностных лиц — штраф от 1000 до 5000 руб.;
- для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб. или приостановка деятельности на срок до 90 суток.
Следует отметить, что работодатели-ИП вправе обходиться без графика отпусков, определяя порядок предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков по соглашению с работниками (ст. 305 ТК РФ, Письмо Роструда от 20.12.2011 № 3683-6-1). Однако и предпринимателям не лишним будет составить график отпусков, поскольку они также несут ответственность за то, чтобы их работники использовали отпуска своевременно и в предусмотренном законодательством объеме.
Итак, для чего же необходимо составлять график отпусков – обозначим основные направления применения этого документа:
- чтобы работодатель не «забыл» предоставить положенные ежегодные отпуска сотрудникам, а сотрудники не «забыли» их использовать;
- чтобы установить оптимальную очередность отпусков, с учетом взаимозаменяемости отдельных сотрудников, особенностей производственного процесса (сезонность) и т.д;
- чтобы использовать информацию, содержащуюся в графике, о количестве запланированных на следующий год днях отпуска сотрудников для формирования резерва на оплату отпусков в бухгалтерском учете и в налоговом учете;
- а также для других целей, определяемых самим работодателем.
Порядок составления графика отпусков
График отпусков составляется на календарный год, при этом утвердить его необходимо не позднее, чем за две недели до начала очередного года (ст. 123 ТК РФ). Например, график на 2016 год необходимо утвердить до 17.12.2015. Однако прежде, чем утвердить график отпусков, его необходимо составить. Рассмотрим, какие этапы включает в себя процесс подготовки графика отпусков.
1. Утверждение формы графика отпусков
Как и все первичные документы, форму графика отпусков утверждает руководитель организации. При этом может использоваться:
- унифицированная форма № Т-7 (утв. Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1);
- самостоятельно разработанная форма. В этом случае возможны два варианта: полностью самостоятельно разработанная форма, либо унифицированная форма, доработанная с учетом потребностей работодателя. Как правило, используется второй вариант, то есть в унифицированную форму вносятся корректировки. Например, из формы № Т-7 можно удалить коды по ОКУД, по ОКПО, реквизит учета мнения профсоюзного органа (при его отсутствии). Кроме того, форму можно дополнить графами, в которых сотрудники расписываются в том, что ознакомлены с графиком, а также в том, что уведомлены о начале отпуска (за 2 недели до его начала).
Скачать Форма графика отпусков (унифицированная форма № Т-7)
Скачать Образец графика отпусков (самостоятельно разработанная форма)
2. Утверждение процедуры составления и согласования графика отпусков
В зависимости от численности работников, количества структурных подразделений и других факторов процесс подготовки и согласования графика отпусков всей организации может быть весьма длительным. Поэтому порядок его подготовки необходимо закрепить в одном из следующих документов:
- в локальном нормативном акте (правилах внутреннего трудового распорядка или коллективном договоре);
- в отдельном приказе.
В документе, регулирующем порядок подготовки графика отпусков, целесообразно отразить, в частности, следующие сведения:
- лицо, ответственное за подготовку графика отпусков;
- круг лиц, ответственных за предоставление сведений о планируемых датах отпусков сотрудников (например, руководители подразделений);
- сроки предоставления сведений о планируемых отпусках, сроки согласования дат отпусков, срок представления графика на подпись руководителю.
3. Включение отпусков в график
В график должны включаться следующие отпуска, положенные сотрудникам:
- ежегодный основной оплачиваемый отпуск. Продолжительность ежегодного основного оплачиваемого отпуска, как правило, составляет 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Однако следует иметь в виду, что некоторым категориям работников положен удлиненный отпуск (работники до 18 лет, инвалиды, педагогические работники, госслужащие);
- ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск. Такой отпуск должен предоставляться, например, работникам, занятым на работах с вредными и опасными условиями труда, работникам с ненормированным рабочим днем, работающим в районах Крайнего Севера и в других случаях, предусмотренных законодательством (ст. 116 ТК РФ).
- отпуск, не использованный работником в текущем году и перенесенный на следующий год.
Таким образом, в графике отпусков необходимо запланировать по каждому сотруднику общее количество причитающихся ему дней ежегодного отпуска (основного и дополнительного), включая остаток неиспользованного на конец года отпуска.
! Обратите внимание: График отпусков составляется в отношении всех работников: как занятых по основному месту работу, так и совместителей. Лица, трудящиеся по гражданско-правовому договору, в график не включаются, поскольку ежегодный оплачиваемый отпуск им не положен. В графике отпусков не отображаются административные отпуска (без сохранения заработной платы), отпуска по беременности и родам, по уходу за ребенком.
4. Расчет дней отпуска, подлежащих включению в график
Для того чтобы определить, какое количество дней отпуска следует запланировать в графике на следующий год по каждому сотруднику, необходимо:
- Определить дату окончания «рабочего года» сотрудника, то есть дату, когда истекает очередной год со дня поступления на работу. Например, если сотрудник принят 24 июня 2014, то такой датой будет 23 июня каждого следующего года.
- Включить в график отпуска сотрудника таким образом, чтобы по состоянию на дату окончания «рабочего года» у него не осталось неиспользованных отпусков (этого требует ст. 122 ТК РФ). При этом предоставлять отпуска «авансом», то есть за неотработанное время, трудовым законодательством не возбраняется. Главное – чтобы за каждый отработанный год работник использовал не меньше дней отпуска, чем ему положено.
Пример.
Менеджер Савина О.Ю. принята на работу 24 июня 2014 года. В графике отпусков на 2015 год должен быть запланирован ее отпуск за рабочий год с 24.06.2014 по 23.06.2015 в количестве неиспользованный дней отпуска на 31.12.2014. Этот отпуск должен быть использован по графику до 23.06.2014. Отпуск за следующий рабочий год с 24.06.2015 по 23.06.2016 может быть включен как в график отпусков на 2015 год, так и в график на 2016 год (либо и в тот и в другой по частям).
! Обратите внимание: При разделении ежегодного отпуска (отпуска, положенного за один рабочий год) сотрудника на части необходимо (ст. 125 ТК РФ):
- согласие работника (например, в форме заявления);
- чтобы хотя бы одна из частей этого отпуска была не менее 14 календарных дней.
5. Учет пожеланий работников
Очередность отпусков в графике определяет и утверждает работодатель (ст. 123 ТК РФ). При этом он может (но не обязан) учесть пожелания работников. То есть работодатель вправе по своему усмотрению распределить отпуска сотрудников с учетом потребностей производственного процесса или характера деятельности (сезонности). Например, если зимний период — «не сезон» для выпускаемой продукции (работ, услуг), то работодатель может запланировать отпуска сотрудников именно на этот период. Однако для того, чтобы исключить конфликты и разногласия с работниками, все подобные особенности предоставления отпусков лучше предусмотреть в локальном нормативном акте (положении о внутреннем трудовом распорядке или коллективном договоре).
В большинстве же случаев работодатели идут навстречу своим сотрудникам и по возможности учитывают их пожелания к датам предстоящего отпуска. Сделать это можно разными способами, например:
- собрав с работников заявления о включении отпуска в график;
- составив опросный лист о планируемых отпусках на следующий год.
Скачать Образец заявления сотрудника на включение отпуска в график отпусков
! Обратите внимание: некоторым работникам ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть предоставлен по их желанию в любое удобное для них время (ч. 4 ст. 123 ТК РФ). К таким работникам относятся, например:
- несовершеннолетние в возрасте до 18 лет (ст. 267 ТК РФ);
- совместители (отпуск предоставляется одновременно с отпуском по основной работе) (ст. 286 ТК РФ);
- работники, супруги которых являются военнослужащими (отпуск предоставляется одновременно с отпуском супруга) (п. 11 ст. 11 Федерального закона от 27.05.1998 N 76-ФЗ «О статусе военнослужащих»);
- женщины перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него, а также по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК РФ);
- работники, жены которых находятся в отпуске по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ).
При составлении графика отпусков сведения о планируемом отпуске в первую очередь запрашиваются у таких работников, поскольку их пожелания должны быть учтены в обязательном порядке. Однако даже если отпуск работника, относящегося к перечисленным категориям, был запланирован в графике, в течение года он может передумать и написать заявление о предоставлении отпуска с другой даты. Работодатель в этом случае будет обязан пойти навстречу работнику и перенести его отпуск.
6. Уведомление работников об отпуске
Поскольку график отпусков не всегда отражает пожелания работников, целесообразно ознакомить всех работников с его утвержденным вариантом. Для этого можно предусмотреть специальную графу в форме графика отпусков («С датами отпуска ознакомлен»), либо составить ведомость ознакомления.
! Обратите внимание: О дате начала отпуска, указанной в графике отпусков, работодатель обязан известить каждого работника под роспись не позднее, чем за две недели (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). С этой целью в форму графика отпусков можно включить соответствующую графу («О дате начала отпуска уведомлен») (Письмо Роструда от 30.07.2014 N 1693-6-1). Возможны и другие варианты уведомления сотрудников, например, ознакомительные листы, ведомости, виза ознакомления на приказе об отпуске (Письмо Роструда от 22.03.2012 N 428-6-1). Работодатель самостоятельно определяет наиболее подходящий способ уведомления сотрудников об отпуске.
Скачать Образец уведомления работника о начале отпуска
7. Внесение изменений в график отпусков
Составляя график отпусков нужно понимать, что это плановый документ, составляемый на довольно продолжительный период – год. Поэтому без корректировок, скорее всего, не обойтись. Изменения в график отпусков могут быть внесены в следующих случаях:
- при переносе отпуска с согласия работника, например, в случае временной нетрудоспособности во время отпуска, в случае задержки выплаты отпускных и т.д. (ст. 124 ТК РФ);
- при переносе части отпуска в связи с отзывом сотрудника из отпуска (ч. 2 ст. 125 ТК РФ). При этом неиспользованная часть отпуска должна быть предоставлена работнику в любое удобное для него время;
- при переносе отпуска по желанию работника. Если работник не относится к «льготным» категориям (см. п. 5), работодатель может, но не обязан изменить запланированные даты отпуска.
В перечисленных случаях для внесения изменений в график отпусков работнику необходимо написать заявление о переносе отпуска. На основании заявления издается приказ руководителя о переносе отпуска. При этом в графике отпусков изменения отражаются:
- в графе 8 указывается основание для перенесения отпуска – реквизиты соответствующего приказа руководителя;
- в графе 9 указывается новый период отпуска в соответствии с приказом;
- в графе 10 «Примечание» можно указать причину переноса отпуска (например, отзыв сотрудника из отпуска)
- в графе 7 проставляется дата или период отпуска, фактически использованного сотрудником.
Скачать Образец заявления сотрудника о переносе отпуска
Скачать Образец приказа о переносе отпуска сотрудника
Рассмотренный порядок внесения изменений в график отпусков применим в случае переноса запланированного отпуска тех сотрудников, которые изначально были включены в график (то есть работали на дату составления графика). Если же работник принят после утверждения графика отпусков на очередной год, то сведения об отпуске такого сотрудника могут оформляться одним из способов:
- Приложением к утвержденному графику отпусков. Приложение составляется по той же форме, что и сам график, и включает только сведения об отпуске нового сотрудника (сотрудников). Как и график отпусков, приложение утверждает руководитель.
- Без внесения изменений (дополнений) в принятый график отпусков. Для этого новый работник пишет заявление в произвольной форме, в котором указывает желаемую дату начала отпуска и количество дней, а работодатель издает приказ о предоставлении отпуска.
Выбранный вариант отражения сведений об отпусках новых сотрудников (принятых после утверждения графика отпусков) желательно отразить в локальном нормативном акте работодателя.
***
И в заключение, выделим основные моменты, касающиеся составления графика отпусков:
- Наличие графика отпусков обязательно для всех работодателей-юридических лиц, за его отсутствие предусмотрена административная ответственность;
- Форму графика отпусков работодатель утверждает самостоятельно (возможно использование унифицированной формы № Т-7);
- Очередность отпусков в графике определяет работодатель, в обязательном порядке учитываются пожелания лишь некоторых работников;
- Работодатель обязан уведомлять работников о дате начала отпуска в соответствии с графиком.
Считаете статью полезной и интересной – делитесь с коллегами в социальных сетях!
Остались вопросы – задавайте их в комментариях к статье!
buh-aktiv.ru
Составление графика отпусков
В соответствии со статьями 114 и 115 ТК РФ все сотрудники, работающие в организации по трудовому договору, имеют право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск продолжительностью не менее 28 календарных дней. Иногда к основному отпуску присоединяется ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск, он предоставляется за особый характер труда, за работу во вредных и опасных условиях, в районах Крайнего Севера и местностях, приравненных к ним, а также в других случаях, предусмотренных федеральными законами (ст. 116ТКРФ).
Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков.
График отпусков — это локальный нормативный акт, утверждаемый руководителем предприятия с учетом мнения представительного органа работников, если таковой имеется. График отпусков должен быть в организации обязательно, поскольку он прямо упомянут в статье 123 ТК РФ. Кроме того, даже если штат сотрудников невелик, работодателю намного удобнее планировать отпуска заранее, чтобы в будущем избежать ненужных конфликтов по поводу времени ухода в отпуск.
Оформление графика отпусков как документа происходит не в произвольной форме, а на унифицированном типовом бланке формы № Т-7 — шаблоне графика отпусков. Убирать из него графы и строчки не допускается, но его можно при необходимости дополнять. В графике указывается время предоставления очередного ежегодного отпуска каждому сотруднику организации. При его составлении учитывается специфика организации, нормы трудового законодательства и пожелания сотрудников.
График отпусков (форма № Т-7) подписывают руководитель кадровой службы и руководители структурных подразделений. Этот документ утверждается подписью руководителя (проставляется непосредственно на документе) по согласованию с представительным органом работников. Специальный приказ об утверждении графика отпусков руководителем не издается.
График отпусков утверждается не позднее двух недель до начала того календарного года, в котором планируется предоставление отпусков.
Например, график на 2010 год должен быть утвержден не позднее 16- 17 декабря 2009 года.
Составленный не позднее, чем за две недели до наступления нового года, график отпусков будет заполняться в течение всего следующего года. В частности, в него будут вноситься сведения о фактически использованных отпусках, а также информация о переносе отпусков.
График отпусков необходимо составлять и в том случае, если на предприятии принят коллективный отпуск.
О времени начала отпуска сотрудников следует предупреждать не позднее, чем за две недели (ст. 123 ТК РФ) до его начала.
Установленная норма об извещении начала отпуска, не совсем удобна для обеих сторон, поскольку работник находится в неведении в течение всего года относительно возможности получить отпуск в желаемые сроки. Лишь за две недели до наступления отпуска работник практически ставится перед фактом скорого получения отпуска.
Трудовой кодекс не предусматривает обязанности знакомить всех сотрудников с графиком отпусков под расписку, однако лучше это все-таки сделать. В то же время достаточно того, чтобы каждый работник знал из правил внутреннего трудового распорядка, где он может увидеть утвержденный график отпусков: на доске объявлений, в отделе кадров и т.п.
Две недели — это малый срок, трудно спланировать полноценный продуманный отдых. Учитывая этот факт, кадровики поступают следующим образом. После утверждения графика отпусков с ним знакомят всех сотрудников под расписку.
Таким образом, работники заблаговременно под личную подпись (она проставляется на обратной стороне документа) ставятся в известность о дате наступления их ежегодного оплачиваемого отпуска. Кроме того, выписки из графика, заверенные руководителем кадровой службы, рассылаются для ознакомления по структурным подразделениям организации, где вывешиваются на видном месте.
Извещением о начале отпуска может служить и сам приказ о предоставлении отпуска (унифицированная форма № Т — б), если он будет издан в срок.
Отдельным работникам (в случаях, предусмотренных федеральными законами) ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по их желанию в любое удобное для них время.
Разработка графика отпусков
Прежде чем приступить к составлению графика отпусков, надо уяснить несколько моментов.
1. Разработка графика отпусков — процесс трудоемкий и достаточно долгий, особенно при большой численности персонала в организации. Учитывая, что Трудовой кодекс устанавливает требование по утверждению графика отпусков не позднее, чем за две недели до начала календарного года (не позднее 17 декабря), его разработка должна начаться раньше. Когда именно — решает руководитель предприятия или кадровые службы, поскольку в законодательстве нет требований на этот счет. Если к началу декабря будут собраны все необходимые данные, то удастся своевременно подготовить график к утверждению.
2. При составлении графика отпусков можно применять два подхода:
— реальный подход. График отпусков составляется, чтобы действительно служить рабочим документом в течение всего года. Реальный подход- это правильный путь, но применяется он не везде. В основном он используется на крупных предприятиях, где работает более тысячи человек и без графика отпусков просто не обойтись, а также на непрерывном производстве при сменной работе. Кроме того, встречаются ситуации, когда сотрудники отказываются брать отпуск по разным соображениям: кто-то боится потерять рабочее место, кто-то желает заработать. Работодателю в таком энтузиазме выгоды нет, ведь не предоставление отпусков — это серьезное нарушение трудового законодательства. Имея утвержденный график, можно настоять на том, чтобы сотрудник ушел в отпуск;
— формальный подход. Суть его в том, что график составляется и существует как формальный документ, необходимый для предъявления проверяющим органам. Такой подход популярен в организациях с небольшим штатом сотрудников и демократическими принципами управления. Если отпуска предоставляются работникам по их заявлениям в любое время, то заранее утвержденный график с фиксированными отпусками может быть неудобен. Поскольку Трудовой кодекс требует принятия графика отпусков, в назначенное время его необходимо составить и утвердить, пусть даже он будет носить формальный характер. Обычно перед проверкой такой график приводится в соответствие с реальной ситуацией, а в конце года задним числом составляется заново, уже на основании существующих приказов о предоставлении отпусков.
Выбрать первый подход правильно не только с точки зрения закона, но и удобно: имея реальный график отпусков, бухгалтерии проще планировать денежные суммы на выплаты отпускникам. Недовольными, скорее всего, будут некоторые работники, им придется долгожданный отпуск планировать почти за год.
Второй подход больше устроит работников, в меньшей степени — кадровые службы. Инспекторы по кадрам могут оказаться в неприятной ситуации, если неожиданная проверка из инспекции по труду выявит несоответствие времени отпусков в графике и в приказах.
Чтобы исключить риск, стоит придерживаться реального подхода к составлению графика отпусков.
А недовольных работников отослать к статье 123 ТК РФ, в которой говорится, что график отпусков обязателен как для работника, так и для работодателя.
3. Для составления графика необходимо получить следующую информацию.
Во-первых, нужно собрать пожелания сотрудников о времени предоставления отпусков.
В этом отделу кадров могут помочь руководители структурных подразделений (начальники отделов, цехов, директора подразделений). Они должны:
• собрать со своих подчиненных заявления о предполагаемом времени отпуска;
• уладить разногласия между сотрудниками, желающими пойти в отпуск в одно и то же время, если в данном структурном подразделении нет такой возможности;
• предоставить в отдел кадров или службу персонала сведения о согласованных датах начала отпусков своих подчиненных для составления сводного графика.
Следует проследить, чтобы пожелания работников относительно времени использования отпуска были оформлены письменно — в виде заявлений или анкет. Если впоследствии кто-то из сотрудников будет недоволен временем отпуска, которое будет закреплено в графике, с помощью заявления легко подтвердить, что его намерения учтены.
Если никаких пожеланий от работников не поступило, то руководители структурных подразделений распределяют отпуска самостоятельно, разработав методику определения очередности предоставления отпусков.
Во-вторых, необходимо собрать сведения о том, кто из сотрудников может пойти в отпуск в любое удобное для него время.
Некоторым работникам федеральные законы предоставляют право уйти в отпуск в удобное для них время. Со всех льготников надо собрать заявления о времени будущего отпуска и составить их список. Если кадровые службы не имеют сведений о всех льготниках, работающих в организации (не все оповещают об этом отдел кадров при поступлении на работу), нужно вывесить объявление с перечислением привилегированных категорий и просьбой принести подтверждающие документы — удостоверения, медицинские справки и т.п.
При составлении графика иногда допускаются ошибки, связанные с тем, что не учитываются пожелания беременных женщин, совместителей, несовершеннолетних, ветеранов и иных льготных категорий граждан. Мнения указанных сотрудников должны учитываться в первую очередь. Только после этого определяются сроки ухода в отпуск оставшихся работников в соответствии с производственной необходимостью организации, а также с учетом социальной справедливости (в том числе и с учетом того, когда работник был в отпуске в прошлом году).
Категория работников, имеющих право на отпуск в удобное для них время
В последнее время, в связи с заявлениями Президента РФ и министра труда РФ о том, что люди должны ежегодно отдыхать, графики отпусков и соблюдение порядка выплаты отпускных проверяются инспекторами Гострудинспекции особенно тщательно.
Следует не забывать, что большинство сотрудников имеют право на отпуск продолжительностью 28 календарных дней, но есть и исключения:
• если в трудовом договоре сотрудника написано, что у него ненормированный рабочий день, то работодатель обязан удлинить ему отпуск не менее чем на 3 дня (ст. 119 ТК РФ). Количество дней, на которое удлиняется отпуск, прописывается либо в трудовом договоре, либо в локальном нормативном акте компании;
• несовершеннолетним сотрудникам предоставляется отпуск продолжительностью 31 календарный день (ст. 267 ТК РФ);
• сотрудникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ст. 117 ТК РФ), а также за особый характер работы (ст. 118 ТК РФ) предоставляются дополнительные оплачиваемые отпуска;
• период, когда организации удобнее предоставить отпуска своим сотрудникам, не нарушая собственный производственный или технологический процесс (например, администрация дома отдыха или санатория старается отправлять своих работников в отпуск зимой или осенью, когда эти учреждения не загружены отдыхающими).
График отпусков утвержден, но это не означает, что он должен остаться неизменным — к сожалению, в жизни далеко не все складывается так, как планируется. То или иное событие может коренным образом изменить намеченную ранее перспективу. Это утверждение в полной мере касается и сроков предполагаемого отпуска, зафиксированных в графике отпусков.
В каких случаях можно вести речь о переносе отдыха на другой временной период.
Из текста статьи 124 ТК РФ следует, что заслуживающими внимания являются три обстоятельства, допускающие (при обоюдном соглашении сторон трудового договора) перенесение времени отпуска:
-работнику своевременно не была произведена оплата за время предстоящего отпуска;
-работник был предупрежден о времени начала отпуска позднее чем за две недели до его начала;
-предоставление отпуска сотруднику в текущем году может неблагоприятно отразиться на нормальном рабочим ритме работы организации. В таком случае время отдыха может быть перенесено на следующий рабочий год.
С переносом отпусков следует обращаться очень аккуратно. В соответствии с той же статьей 124 ТК РФ запрещается непредставление ежегодного оплачиваемого отпуска в течение двух лет подряд. Кроме того, нельзя переносить на следующий год отпуск несовершеннолетним (до 18 лет) и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда.
Бывает, что у работника меняются личные обстоятельства, и он сам просит перенести время отдыха на другой, более поздний период. Идти навстречу сотруднику в этой ситуации или нет, решает администрация. Если с учетом производственной необходимости какие-то изменения в графике отпусков нежелательны, то можно на вполне законных основаниях отказать работнику в этой просьбе.
www.bizneshaus.ru