Оформление вкладыша в трудовую книжку

Для чего нужен вкладыш?

На протяжении бурной трудовой деятельности многие сотрудники сталкиваются с ситуацией, когда вносить изменения в раздел «Сведения о работе» становится некуда – все страницы полностью исписаны.

При этом законодательством строго запрещено:

  • Переименовывать прочие разделы документа и продолжать в них вносить данные о работе сотрудника;
  • Прикреплять чистые листы любого формата;
  • Применять бланки пустого документа в качестве вкладыша.

Заполнение документа не означает, что работник должен оформлять новый документ. Для того чтобы избежать проблем с переоформлением, государство предусмотрело специальные вкладыши, которые подшиваются в трудовую книжку. Правила оформления вкладыша для трудовой книги устанавливаются приказом Минтруда от 10 октября 2003 года под номером 69.

Главное назначение подобного бланка – наглядно предоставить работодателю информацию о потенциальном сотруднике: его сфера деятельности, трудовой опыт и прочее. Книга содержит личные сведения сотрудника: паспортные данные, уровень образования и поводы для увольнений из организаций.

Оформление вкладыша


Первое, что нужно знать работодателю – незакрепленный в трудовой книжке вкладыш считается не действительным. Строго запрещено скреплять документы скобами или использовать клей, из-за слабой надежности этих приспособлений.

При внесении ошибочных сведений во вкладыш, их исправление не допускается. По этой причине рекомендуется в первую очередь заполнить документ, а потом начать вшивание. Если лицо ошиблось при внесении данных, то необходимо предпринять следующие действия:

  • Извлечение вкладыша с недостоверной информацией;
  • Составление записи об утрате действия оставленного на документе штампа;
  • Формирование акта о порче;
  • Фиксирование изменений в книге учета трудовых книжек и вкладышей к ним;
  • Получение нового бланка.

После заполнения вкладыша необходимо оставить печать организации или подразделения. Печать выставляется рядом с подписью руководителя.

В шапке титульного листа выставляется штамп «Выдан вкладыш», где указана серия и нумерация оформленного документа.

В целом, заполнение вкладыша полностью аналогично заполнению трудовой книжки, однако следует учесть следующие факторы:

  1. Бланк должен заполняться только тем работодателем (или его ответственными сотрудниками), во время работы на которого были израсходованы все листы трудовой книжки;

  2. Помимо штампа, на титульном листе должна выставляться фактическая дата заполнения вкладыша, а не дата заведения трудовой книги;
  3. В дополнительный лист вносятся только актуальные данные. Например, в ходе рабочей деятельности у сотрудника могли измениться паспортные данные, уровень образования и т.д.;
  4. Правила не устанавливают лимиты на количество вкладышей, из-за чего один работник может дополнять свой основной документ неограниченное число раз.

Отсутствие печати с прошлой работы

Нередко случается так, что на прошлом месте деятельности, по халатности руководства, печать на титульном листе не была выставлена. Согласно пункту 2.2 Инструкции по оформлению и ведению документа, необходимо отправить сотрудника к предыдущему работодателю с просьбой о выставлении такой печати.

В случае если бывший работодатель настойчиво отказывается выставить печать при любых условиях, единственным решением конфликта станет судебное разбирательство.

Сотрудник сменил фамилию

В этом случае сотрудник должен написать заявление на имя директора, в котором указана причина смены фамилии. К заявлению прилагаются документы, подтверждающие факт изменений: паспорт, документ о разводе, справка о заключении брачного союза и т.д.

После принятия заявления принимается ряд шагов:


  1. Директор ставит на заявлении резолюцию и передает его работнику;
  2. Сотрудник посещает отдел кадров, где вносит запись о смене паспортных данных непосредственно в трудовой книге;
  3. После внесения изменений, директор выпускает приказ, в котором представлена процедура смены фамилии;
  4. Как только приказ вступает в силу, человек, ответственный за внесения изменений в документацию, может начать работу.

Измененные данные вновь отправляются работодателю для выставления необходимых печатей и подписей.

Запись о работе была сделана не в том разделе

Популярная ошибка – часть записи, принадлежащей к разделу «Сведения о работе» вписываются в другой раздел «Сведений о награждениях». Причина ошибка достаточно банальна – невнимательность сотрудника, заполнявшего документ.

В соответствии с пунктом правил №30, зачеркивания и прочие изменения ошибочных сведений в разделе о сведениях и вознаграждениях недопустимы. Все ошибки в записях необходимо исправлять через признание данных недействительными.

Как вшить вкладыш в трудовую книгу?

Законодательство не дает конкретных указаний о том, как правильно прикреплять вкладыш в основной документ. Существует лишь ряд ограничений, указанных выше. Наиболее часто бланк располагается в конце книги непосредственно перед обложкой.

Для вшивания бланка можно использовать толстую иглу с плотными нитками. Для упрощения задачи рекомендуется развернуть вкладыш посередине, после чего начать прокалывать толстой иглой или шилом. Далее, по заготовленным отверстиям начать пришивать дополнительный бланк к твердой обложке.

В некоторых организациях имеется специальное оборудование для закрепления вкладышей – швейные машинки с широким шагом стежка. Эту информацию следует уточнить у руководства.

Кто должен покупать книгу?


В соответствии с постановлением правительства от 16 апреля 2003 года № 225 (в редакции от 2008 года) работодатель обязан:

  1. На постоянной основе иметь в организации необходимое количество вкладышей для трудовой книги;
  2. При выдаче сотруднику бланка для основного документа, работодатель имеет право изъять с него плату за сопутствующие расходы. Денежные средства вычитают из заработной платы, о чем работник должен быть уведомлен, или переводом средств на счет фирмы.

Стоимость бланка меняется в зависимости от региона и может составлять от 150 до 300 рублей. Вкладыши можно купить также и в интернет-магазинах, которые поставляют товар по более низким ценам.

Нумерация записей во вкладыше

Нумерация в дополнительном бланке должна вестись в соответствии со всеми записями, сделанными в трудовой книге за весь промежуток времени. Обязательно должен ставиться порядковый номер, следующий за тем, который указан в основном документе.

27-ой пункт Правил ведения трудовой книги разрешает исправления при внесении неточных или некорректных данных. Так, в случае указания неверного порядкового номера, необходимо заявить о недействительности пункта, после чего вписать новой строкой актуальные сведения.

Прочие нюансы при заполнении

Правилами заполнения бланков установлены следующие моменты, о которых должен помнить работодатель и сотрудник:


  • Вкладыш не имеет юридической силы без главного документа;
  • Все изменения в обязательном порядке вносятся в книгу и ее дополнительные бланки без замедления;
  • Если запись, сделанная в книжке, оборвалась, то работодатель может, не прерывая, продолжить ее в бланке.

Что делать при потере вкладыша?

Потеря вкладыша – ситуация, которая не предусмотрена правилами, однако имеет место быть. В этом случае работник должен написать заявление на имя работодателя с объяснением причин и обстоятельств утраты.

После того как объяснительная была подписана, кадровый отдел должен издать приказ о выдаче нового вкладыша и продолжить его заполнение в штатном порядке. При этом старые данные не восстанавливаются.

Видео о вшивании вкладыша

Видео с инструкцией о том, как правильно вшить вкладыш в трудовую книгу с учетом всех особенностей и нюансов:

Вкладыш в трудовую книгу – дополнительный бланк, который прикрепляется к основному документу. Его главная задача – избавить работника от долгой процедуры переоформления трудовой книжки и упростить процесс заполнения документа для работодателя.

Источник: sovetadvokatov.ru

Когда нужен вкладыш в трудовую книжку?


Заполнение трудовой книжки и вкладыша регулируется постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225, которое содержит Правила ведения и хранения трудовых книжек (далее – Правила).

Пункт 38 этих Правил говорит о том, что в случае отсутствия места для внесения записей в необходимом разделе, следует завести вкладыш, бланк которого очень похож на саму трудовую книжку, имеет те же разделы и ведется по тем же правилам, что и трудовая книжка.

Указывается, что сам по себе вкладыш не является самостоятельным документом, он имеет юридическую силу только при наличии трудовой книжки, для которой данный вкладыш и является продолжением.

Кто покупает бланк вкладыша в трудовую книжку?

В отношении вкладыша действуют те же правила, что и для основного документа по учету трудового стажа. Поэтому, как и саму трудовую книжку, вкладыш выдает сотруднику работодатель.

Цена вкладыша

Законодатели обозначили единственного изготовителя бланков трудовой и вкладышей – это Объединение «ГОЗНАК» Минфина РФ. Заниматься продажей бланков установленного образца вправе лишь юрлица, которые соответствуют требованиям самого ГОЗНАКа.

Вместе с тем, цена на бланки не ограничивается на законодательном уровне, обычно стоимость вкладышей остается в пределах 200 рублей за 1 бланк.

Как оформляется выдача вкладыша в трудовую книжку в учете?

Вкладыш может быть выдан сотруднику безвозмездно или за плату. Если работодатель рассчитывает получить оплату за оформленный бланк, то есть два пути:


  • работник вносит деньги в кассу или переводит на расчетный счет работодателя;
  • работник пишет заявление с просьбой удержать стоимость бланка вкладыша из его заработной платы.

Имейте в виду, что компенсация за выданный бланк трудовой или вкладыша не входит в перечень допустимых с точки зрения ст. 137 ТК РФ удержаний из заработной платы без волеизъявления самого сотрудника. Хотя сам факт того, что выдача бланка вкладыша может быть возмездной операцией, законодательством не оспаривается. Об этом говорится в определении Верховного Суда РФ от 06.09.2007 № КАС07-416.

Поэтому не рекомендуется удерживать стоимость бланка из зарплаты, не получив письменное заявление от работника.

Выдача вкладыша сотруднику в бухгалтерском учете может выглядеть таким образом:

Кт 006 – учтена выдача бланка на забалансовом счете.

Дт 73 Кт 91 – начислен доход при выдаче бланка сотруднику (в момент его оформления, а не в момент физической передачи документа на руки работнику).

Дт 70 Кт 73 – произведено удержание стоимости бланка вкладыша из заработной платы.

Дт 50 (51) Кт 73 – сотрудник самостоятельно компенсировал стоимость бланка, внеся деньги в кассу или на расчетный счет работодателя.

Обратите внимание, что Минфин России считает выдачу трудовой книжки и вкладыша сотрудникам налогооблагаемым доходом работодателя, даже если выдаются бланки по цене приобретения. В частности письмо Минфина от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818 говорит о необходимости обложить операцию по выдаче бланка трудовой налогом на прибыль и НДС.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку?


Правилами не описывается сам процесс того, как вшивается вкладыш. Рекомендуется такая процедура:

  1. Открыть трудовую книжку так, чтобы справа была уже обложка книжки, а слева ее последний лист.
  2. Вложить вкладыш в раскрытую таким образом трудовую.
  3. Открыть вкладыш в самой середине.
  4. Приготовить длинную иголку и плотную нитку.
  5. Сшивать вкладыш и трудовую от сгиба страниц на середине вкладыша к корешку обложки трудовой книжки.
  6. Оставлять кончики ниток и закреплять их печатью и подписью нет необходимости, так как далее вносится надпись о выдаче вкладыша с указанием его серийного номера, который является уникальным. Поэтому подменить вкладыш впоследствии уже не удастся.

После физической вшивки вкладыша следует:

  1. Заполнить титульный лист вкладыша.
  2. Пронумеровать листы вкладыша таким образом, что первый лист вкладыша имеет номер, следующий за последней страницей трудовой или предыдущего вкладыша.
  3. Внести запись или сделать штамп на внутренней стороне обложки трудовой книжки о выдаче вкладыша.
  4. Внести запись о работе или о поощрениях с порядковым номером, следующим за последним номером, использованным в трудовой или предыдущем вкладыше.

Образец записи на обложке трудовой книжки

Запись о выдаче вкладыша вносится в саму трудовую, чаще на оборотную сторону титульной страницы обложки, и должна содержать информации о серии и номере бланка вкладыша.

Посмотрите, как выглядит запись.

Вкладыш в трудовую книжку

Титульный лист вкладыша в трудовую книжку: как оформить, образец

Требования к заполнению титульного листа вкладыша аналогичны требованиям по заполнению титульного листа самой трудовой книжки.

Вкладыш в трудовую книжку

Продолжается ли нумерация записей во вкладыше?

Нумерация записей как в трудовой, так и во вкладыше как продолжении трудовой, сквозная – то есть с окончанием трудовой книжки записи не прерываются, а в хронологическом порядке продолжаются со следующим порядковым номером.

Более того, допустим и вариант, когда запись начинается в трудовой книжке, а заканчивается во вкладыше.

Образец заполнения вкладыша в 2018 году


Какой номер имеет первая запись во вкладыше? Посмотрите образец внесения первой записи. Обратите внимание, что это первый разворот вкладыша, а запись начинается не с единицы.

Вкладыш в трудовую книжку

Образец заявления о выдаче вкладыша

Трудовое законодательство не требует написания заявления на выдачу вкладыша работнику. Вместе с тем, такое заявление имеет смысл получить для возможности удержать стоимость бланка из заработной платы сотрудника.

Посмотрите, как выглядит образец такого заявления.

Вкладыш в трудовую книжку

Статьи по теме:

  1. Оформление трудовой книжки впервые
  2. Можно ли иметь две трудовые книжки одновременно?
  3. Голограмма на трудовой книжке: куда клеится

Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей — как оформляется запись о выдаче вкладыша

Существует 2 регистра для учета трудовых книжек и вкладышей:

  • приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей;
  • книга учета движения трудовых книжек и вкладышей.

Первый документ учитывает исключительно чистые бланки. Запись о поступлении отражается на основании накладной или аналогичного документа. А выбытие отражается на основании запросов представителя отдела кадров или иного лица, отвечающего за ведение кадровой документации. Каждая запись в приходно-расходной книге по учету бланков находит свое отражение и в бухгалтерском учете на забалансовых счетах – по дебету или кредиту счета 006.

Во втором документе, книге учета движения трудовых, отражаются данные о предоставлении работниками трудовых книжек и вкладышей при поступлении на работу (или при выдаче работодателем) и о получении при увольнении. Записи данного регистра в бухгалтерском учете не отражаются.

Соответственно, при оформлении на работника чистого бланка вкладыша делаются 2 записи: о выбытии в приходно-расходной книге по учету бланков и о поступлении в книге учета движения трудовых.

Где скачать бланк вкладыша?

Вкладыш в трудовую печатается исключительно Объединением «ГОЗНАК», поэтому скачать в интернете бланк в том виде, в котором он должен быть, невозможно.

Источник: www.26-2.ru

Самые распространенные ошибки и связанные с ними проблемы

Как правильно выдать вкладыш в трудовую книжкуВкладыш в трудовую книжку принято считать отдельным документом, но без самой трудовой книжки он не является действительным. При оформлении вкладыша многие работодатели допускают огромное количество грубейших ошибок.

Например, в трудовой книжке не допускается появление всевозможных помарок, подчисток, зачеркиваний (как исключение в некоторых отдельных случаях) и исправлений. Что же происходит на практике? Когда в бланке трудовой заканчивается пустое место в разделе «Сведения о работе» и просто некуда вносить новую информацию, кадровики делают следующее: в разделе «Сведения о награждениях» перечеркивают слово «награждениях» и пишут «работе». Такие действия являются ярким примером безответственного, некорректного ведения бланков трудовых книжек со стороны работодателей. Проблемы, которые в будущем, скорее всего, появятся у сотрудника:

  1. Если возникнет необходимость смены текущего места работы, новый начальник может просто не принять соискателя по той причине, что у него неправильно заполнена трудовая книжка. Если соискатель дорожит данной работой, то ему придется возвращаться на прежнее предприятие и требовать в отделе кадров признания такого «исправления» недействительным. Далее должно быть произведено правильное оформление вкладыша в трудовую книгу. Если это не произойдет, то придется заводить новую трудовую книжку с сохранением старой.
  2. Выход на пенсию также может сопровождаться множеством коллизий из-за недобросовестного ведения бланка трудовой книги. Такая ситуация может повлечь за собой проблемы с оформлением социальных выплат согласно трудовому и страховому стажу. Сотрудник может просто потерять целый период своей трудовой деятельности. Доказывать свою правоту придется через суд.

Согласно нормативным актам, ведением, заполнением и хранением бланков трудовых книжек и вкладышей к ним занимается непосредственный работодатель. Предусмотрена также и ответственность за нарушение предписаний, но тем не менее, разбираться со всеми проблемами, связанными с нарушением правил, придется пострадавшему сотруднику.

Порядок оформления вкладыша в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку – это дополнительное приложение к уже имеющемуся бланку трудовой. Он «открывается» только в том случае, когда трудовая книга заполнена. Процесс оформления вкладыша в трудовую книгу должен подчиняться следующим правилам.

  • Право на оформление и выдачу вкладыша имеет исключительно работодатель.
  • Первая страница вкладыша должна содержать в себе все сведения о работнике, указанные в трудовой книжке. К ним относят:
  1. фамилию, имя и отчество}
  2. дату рождения}
  3. данные об образовании (получении диплома или аттестата)}
  4. специальность (в случае если таковая не была ранее указана, то и во вкладыше не следует «импровизировать», пусть лучше графа останется незаполненной).
  • Также должны быть внесены дата заполнения вкладыша (день внесения в него первых записей), фамилия, инициалы и подпись ответственного должностного лица, подпись владельца трудовой книжки. Как и трудовая книжка, вкладыш заполняется в соответствии с данными первичных документов: паспорта, диплома, трудовой книжки.
  • Вкладыш в трудовую книжку заполняется точно так же, как трудовая. Вкладыш является ее продолжением, поэтому нумерация записей в нем продолжается с учетом предыдущих трудовых событий. Вторая графа – это дата внесения записи, третья – запись о приеме на работу или увольнении, о переводе, сокращении и прочих событиях. Четвертая содержит название документа, на основании которого была внесена запись: приказ, постановление. Как и в трудовой, во вкладыше не допускаются сокращения слов. Вся информация должна быть зафиксирована в полном объеме.

Выдача вкладыша в трудовую книжку

Необходимо также знать, где делаются записи о вкладыше в трудовую книжку, так как это важный момент учета для предприятия и для сотрудника. Выдача вкладыша в трудовую книгу сопровождается записями:

  1. На внутренней стороне первого листа трудовой указывается «Выдан вкладыш», ставится его серия, номер. Это процедура повторяется при каждой последующей выдаче этого документа. Важно знать, что эти записи следует делать исключительно после заполнения вкладыша. Например, если при перенесении основных данных из трудовой книжки во вкладыш была допущена ошибка, то в таком случае необходимо «заводить» новый вкладыш (исправления допускаются в исключительных случаях).
  2. Сотрудник отдела кадров или непосредственно руководитель предприятия должен сделать запись в «Книге учета трудовых книжек» о том, кому и когда был выдан вкладыш. Нельзя забывать и о том, что там же нужно указать номер и серию вкладыша.
  3. Вкладыши в трудовую книгу должны быть подшиты. Нельзя заниматься вклеиванием такого важного документа. Чтобы не возникало лишних проблем и неприятностей с присоединением вкладыша к оригиналу, была придумана специальная обложка. Она предназначена для правильного и удобного вшивания вкладышей, но довольно часто их просто приклеивают прямо посередине трудовой или вшивают перед последней страницей бланка книжки.

Порядок выдачи вкладыша в трудовую книгу

Как выдать вкладыш в трудовую книгу – очень важный вопрос. Трудовая книжка может существовать без вкладышей как абсолютно самостоятельный документ.  Вкладыш же не имеет юридической силы без оригинала трудовой.

По этим причинам к оформлению вкладышей в трудовые книжки необходимо со всей ответственностью подходить руководству, отделу кадров и самому работнику.

Выдача вкладышей в трудовую книжку обычно сопровождается рядом предшествующих событий:

  • Когда заканчиваются свободные листы в бланке трудовой книжки, возникает необходимость ее продолжения, то есть оформления вкладышей. Это документы, на которых продолжается вестись хронология трудовой деятельности сотрудников.

Где делать запись о вкладыша в трудовую книжкуСотрудник должен быть оповещен о том, что возникла необходимость «заводить» вкладыш в трудовую книгу, в устной или письменной форме. Важно: без ведома владельца трудовой вкладыш оформлен быть не может. Далее последний в обязательном порядке пишет заявление, в котором указывает на необходимость завести дополнительный регистр – вкладыш. После этого заявление отправляется на рассмотрение руководства. Следующий шаг – подпись руководителя и присвоение заявлению визы.

  • На любом предприятии для осуществления каких-либо организационных или производственных задач необходим локальный распорядительный акт. В данном случае это приказы директора, президента или председателя. Они, как правило, составляются по заранее установленным шаблонам.

В приказе указывают все необходимые реквизиты предприятия/организации. Основание – заявление работника. Также указывается серия, номер и дата выдачи вкладыша. Назначается специальное ответственное лицо (группа лиц) за проведение всех этих мероприятий. Готовый приказ подписывается руководящим органом.

  • Сотрудник ставится в известность о том, что вкладыш оформлен и может быть подшит. Очень важно запомнить: вкладыши в трудовую книгу выдаются в соответствии с существующими на данный момент времени типовыми образцами.

Даже если трудовая была оформлена несколько десятков лет назад, вкладыш должен быть современного образца. Кадровики обязательно должны предупредить сотрудников о том, что вкладыши без своей главной составляющей (трудовой книги) просто недействительны.

Дополнительная информация

В регистре «Книга учета трудовых книжек» должны быть указаны все вышеприведенные данные. От работника нельзя утаивать информацию о том, что из зарплаты будет удержана некоторая сумма денег, которая понадобились для оформления вкладышей. Пока сотрудник работает на предприятии, его трудовая книжка находится в отделе кадров. Как только он увольняется – необходимо под расписку выдать ему трудовую и вкладыш.

Источник: hr-portal.ru

Как оформить вкладыш в трудовую книжку

Каждый кадровик сталкивался с ситуацией, когда в трудовой книжке сотрудника заканчивались свободные странички. Неопытный работник в этом случае может допустить три серьезные ошибки – завести новую трудовую книжку в продолжение старой, начать подклеивать в заполненный документ дополнительные листы или вносить сведения о работе в раздел сведений о награждениях. И то, и другое – категорически запрещено. Поступая таким образом, отдел кадров не только подставляет себя под законные штрафные санкции, но и создает большие проблемы владельцу документа.

Если трудовая книжка закончилась, а необходимость вносить в нее записи сохранилась, выход только один – оформить вкладыш в трудовую книжку. Ничего сложного в этой процедуре нет, однако, оформить ее нужно по всем правилам.

Алгоритм заполнения вкладыша в трудовую книжку в 2019 году:

Шаг 1. Кадровик обнаружил, что свободные листы в документе закончились, и сразу сообщил об этом сотруднику.

Шаг 2. Владелец книжки пишет заявление на имя руководителя с просьбой выдать бланк вкладыша в трудовую книжку. В ответ на это директор издает распоряжение о выдаче бланка, оговаривая, за счет каких средств он будет оплачен.

Шаг 3. Выдается бланк, при этом ответственный сотрудник фиксирует этот факт в Книге движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Шаг 4. Приступаем к заполнению. При заполнении вкладыша в трудовую книжку в 2019 году ориентируемся на общие правила заполнения трудовых книжек. На титульном листе обозначаем ФИО владельца, причем, если в основном документе были изменения в этой части, то во вкладыше прописываются обновленные данные. То же касается образования и специальности.

Дата заполнения никак не связана с датой заведения книжки, фиксируется фактический день, когда заполнялся документ. Ставятся подписи владельца и ответственного сотрудника отдела кадров. Заверяется печатью организации.

► Когда сомневаетесь, что дальше делать с трудовой книжкой: пять ситуаций с готовыми решениями

Шаг 5. В основном документе проставляется штамп «выдан вкладыш» с указанием его реквизитов. Правилами ведения трудовых книжек не установлено, в каком именно месте ставится эта отметка, но логично предположить, что удобнее всего сделать ее на внутренней стороне обложки.

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2018

Шаг 6. Внесение сведений о работе ничем не отличается от той же процедуры в трудовой книжке. Но есть один момент, который может вызвать затруднения — это последняя запись в основном документе, которая не помещается полностью на последней страничке. В таком случае ее просто нужно продолжить во вкладыше, даже если предложение будет разделено на два документа; пустых строк в бланке трудовой оставаться не должно.

Если в дальнейшем будут меняться основные сведения о сотруднике, новую информацию необходимо будет внести в оба документа.

Нумерация записей во вкладыше в трудовую книжку

Вкладыш в трудовую книжку является ее продолжением, а следовательно, нумерация записей в нем должна продолжать нумерацию, начатую в основном документе. Если начать нумерацию в дополнении заново – бланк будет считаться испорченным и недействительным. В случае, если промежуточная запись разделена на два документа допустимо во вкладыше проставить тот же её номер, что и в трудовой.

Как вшить вкладыш в трудовую книжку

В законодательных актах не уточняется, в какое именно место вшивается дополнение, но будет разумным предположить, новый документ начинается там, где заканчивается старый. Таким образом, сохранится хронология, и дальнейшее заполнение будет удобным. Вшивание вкладыша в трудовую книжку в 2019 году осуществляет сотрудник кадровой службы, и сложности этот процесс не представляет. Процедура обычно такова:

  • открыть трудовую на последней странице перед обложкой;
  • открыть вкладыш на срединном развороте;

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2018

  • сделать в обоих документах по два отверстия;
  • сшить их между собой суровой ниткой несколько раз для прочности скрепления
  • связать концы ниток в середине вкладыша.

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2018

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2018

Как исправить ошибки

От ошибок никто не застрахован, и если на этапе заполнения бланка была допущена неточность, его необходимо заменить. Вносить исправления не допускается.

Испорченный бланк списывается и уничтожается, о чем составляется соответствующий акт (причем номер утилизированного документа нужно вырезать и вклеить в журнал учета), и заводится новый вкладыш. Именно поэтому, предусматривая возможность ошибки, рекомендуется не подшивать документ до его полного правильного заполнения, а также не проставлять штамп заранее.

Если неточности будут допускаться во время заполнения основной части приложения, исправлять их следует по аналогии с трудовой книжкой, делая пометку о том, что запись недействительна.

Действия при ошибочной выдаче вкладыша в трудовую книжку

После того как вкладыш будет изъят из документа, необходимо внести исправления в трудовую книжку. Напомним, что зачеркивания в этом документе не допускаются. Любые исправления следует сопровождать пояснительными пометками. На внутренней стороне обложки трудовой книжки нужно сделать отметку о том, что вкладыш был оформлен ошибочно. По аналогии с такими пояснениями пункт следует заверить личной подписью лица, производящего исправления, и указать дату внесения исправлений.

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2018

Вкладыш в трудовую книжку: образец 2018

Источник: www.pro-personal.ru


Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.

Adblock
detector