Ежегодно происходят небольшие изменения при расчете отпускных, при том основные правила неизменны. Бухгалтера должны брать во внимание все нюансы, чтобы безошибочно провести расчеты. Задача по вычислению всех составляющих отпускных, является сложной, ведь нужно разбирать каждую ситуацию по отдельности. Поэтому нужно проверить, как отработан расчетный период, было ли начисление премии, происходило ли изменение оклада. Рассмотрим, как в 2020 году проводят расчет отпускных, показывая применение правил на примерах.
Что изменилось в расчете отпускных в 2020 году
Сотрудники всех предприятий интересуются изменениями, произошедшие в процессе расчета отпускных отчислений в 2020 году. Поменялся только учет расчетного периода. Бухгалтер сможет посчитать средний заработок, по сотруднику собирают данные за год. Речь идет о двенадцати месяцах, отработанных до отпуска.
Например, сотрудник хочет отправиться в отпуск в мае 2020 года. После того, как заявление попало к бухгалтерам, они запрашивают данные с мая 2019 года по июнь 2020 года. Остальные аспекты остаются неизменными и прописаны в ст. 139 Трудового кодекса РФ.
Важно! Ниже представлены примеры оформления заявления на получение оплачиваемого отпуска.
Основные правила, необходимые для расчета отпускных
Общие правила, касающиеся этапов расчета, которые состоят из простых пунктов.
Как узнать среднюю заработную плату
Понятие среднего заработка подразумевает под собой средний показатель заработной платы, который получал сотрудник в расчетный период. При учете отпускных, данные берут за один год, который был перед отпуском. Формула, которая позволяет рассчитать показатель:
Чтобы получить сумму отпускных, бухгалтера прибегают к следующей формуле, учитывая данные, полученные ранее:
Что учитывают в процессе расчета отпускных
Получить полную сумму, которую должен получить сотрудник, можно если учитывать все выплаты, которые были получены в последний год. Речь идет о следующих видах выплат:
· Зарплата, начисляемая по ставке или почасовой оплате.
· Заработная плата, которую сотрудники получают в неденежной форме.
· Награды за труд, премии за заслуги, оплачиваемые сотруднику, согласно внутренним правилам компании.
· Гонорары, которые получают сотрудники из сферы искусств и массовой информации.
· Утвержденные в организации надбавки, начисляемые при разных условиях труда.
· Доплаты, которые назначают после определенного стажа работы, либо выслуги лет, а также обладателям ценных навыков или заслуг, полезных предприятию.
Выше указаны только основные выплаты, сам список, учитываемый при расчете отпускных, значительно больше.
Что не включают в расчётную сумму
Стоит отметить, что не все начисляемые выплаты, попадают под внимание при высчитывании суммы отпускных. К таким относят социальные выплаты, т.е. те, что не относятся к оплате труда. Речь идет о денежной поддержке, которая направлена на погашение ряда затрат:
· оплата, за полученные коммунальные услуги;
· финансовая помощь, предназначенная для оплаты обучения;
· покрытие затрат на перемещение в общественном транспорте;
· расходы, касающиеся оплаты питания.
На размер среднего заработка не влияет любая помощь, которую получил сотрудник в материальной форме.
Государственную социальную поддержку, не учитывают при подсчетах средней зарплаты, также как и выплаты, которые получают сотрудники за неотработанные временные промежутки. Речь идет о таких финансовых поступлениях за:
· часы или дни простоя в организации;
· внеплановые выходные дни;
· командировки.
Кроме того, поверх этого, могли поступить вознаграждения, которые не указаны в трудовом договоре. Такого рода доплат, компании не учитывают при расчете отпускных выплат, т.к. это приводит к повышенную суммы, выплачиваемой сотрудником. Поэтому, это не указано в системе оплаты труда.
Аспекты, влияющие на сумму отпускной выплаты
Первое, на что смотрит бухгалтер, при определении суммы отпускных, это расчетный период, поскольку остальные расчеты отталкиваются от ситуации:
· весь расчетный период был отработан сотрудником полностью, на этот случай ориентируются редко, при том он является самым простым, ведь тут не нужны дополнительные вычисления и операции;
· частичная отработка выходов, что сотрудник провел в расчетный период. Дело в том, чаще сотрудники отрабатывают не все 12 месяцев перед отпуском, что заставляет бухгалтеров брать во внимание пропуски (например, командировки);
· неполная отработка расчетного периода, бывают ситуации, когда сотрудник год не был на рабочем месте. Часто такая ситуация случается у людей, которые перенесли тяжелые заболевания или травмы. Тогда, для оказания финансовой поддержки сотруднику, бухгалтерия учитывает расчетный период, когда сотрудник исполнял свои служебные обязанности. Ситуация характерна для женщин, которые находятся в декретном отпуске, либо в отпуске, назначенном по уходу за ребенком.
Неполная отработка выходов в расчетном периоде
Зачастую, сотрудники работают не все рабочие дни. Поэтому бухгалтерам надо провести вычитание дней, когда сотрудник отсутствовал, из обычного расчетного периода. К подобным пропускам относят командировки, либо больничные и т.п. Чтобы провести правильный расчет, нужно:
· определить размер среднего заработка, при том, учитывая два коэффициента: общий размер выплат за год до отпуска, а также количество дней, что были в отработанном периоде. Далее нужно разделить сумму выплат на число дней;
· итоговое число календарных дней, можно посчитать по формуле: 29,3 * количество месяцев (полностью отработанные) + количество дней (из частично отработанных сотрудником месяцев);
· рассчитать количество календарных дней в тех месяцах, когда сотрудник пропускал рабочие выхода, можно по формуле: число отработанных дней (за месяц) : количество дней в месяце * 29,3.
Рассмотри применение вышеперечисленных расчетов на примере:
Первый пример. Маргарита думает отправиться в отпуск на 20 дней с 15 февраля 2020 года. За 2019 год Маргарита отсутствовала несколько раз:
· она была в отпуске со второго по двадцать девятое августа;
· на больничном с третьего по седьмое ноября.
В остальном Маргарита всегда приходила на работу.
Итоговая сумма начислений с 15.02.2019 по 15.02.2020 вышла в размере 850 тыс. рублей, при этом в качестве отпускных было получено 40 тыс. рублей, а на больничное пособие выделено 7 600 рублей.
Получается, что из 850 000 нужно вычесть отпускные и больничные выплаты, что позволит получить корректные данные в дальнейшем. 850 000 – 40 000 – 7 600 = 802 400 рублей. Теперь расчет среднего дохода будет отталкиваться от полученной цифры.
Получается, что с учетом предыдущего отпуска и больничного, Маргарита проработала из 12 всего 10 месяцев, т.к. в августе и ноябре были пропуски. За август было отработано только 2 дня. Для того, чтобы их включить в расчеты, нужно сделать следующее: 2 : 30 * 29,3 = 1,95. Данное число будет учитываться далее.
За ноябрь, было отработано 25 дней (1,2, 8 – 30.11). Полученное число календарных дней подставляем в формулу: 25 (отработано) : 30 (всего в ноябре) * 29,3 = 24,41.
Общее количество дней, что отработал сотрудник можно высчитать следующим образом, учитывая коэффициенты за август и ноябрь, полученные при расчетах: 10 (полных отработанных месяцев) * 29,3 + 1,95 + 24,41 = 319,36 отработанных дней.
Необходимые числовые значения получены, теперь можно сделать финансовый расчет по простой формуле, позволяющей узнать средний заработок: 802 400 : 319,36 = 2512,525 рублей. Получается, что отпускные составят: 2512,525 * 20 = 50250,5 рублей.
Полная отработка выходов в расчетном периоде
Если сотрудник отработал без пропусков расчетный период, никаких проблем при вычислении не буде. Расчеты производят по простым формулам, не учитывающих сложные моменты. Для того, чтобы закрепить знания, рассмотрим пример и проведем по нем расчет.
Второй пример. Предположим, что Арсений хочет отдохнуть с 10 марта 2020 года в течении восьми дней. Арсений работал постоянно на протяжении 2019 года, при том не брал отпуск, в командировки не отправлялся и больничные не брал.
За 2019 год Арсений получил всего 890 тыс. рублей.
Средний заработок Арсения можно рассчитать, учитывая все коэффициенты и суммы: 890 000 : 12 : 29,3 = 2531,28 рублей.
Отпускные Арсения посчитать легко, достаточно полученную сумму, надо умножить на то количество календарных дней. На отпуск выходит: 2531,28 * 8 = 20250,24 рублей.
За расчетный период нет отработанных дней
В том случае, когда предоставляемый расчетный период, человек не отработал ни единого дня, перед периодом отпуска, тогда процесс начисления суммы отличается. Поэтому, бухгалтера вынуждены использовать данные, что предшествуют расчетному периоду.
При этом, стоит учитывать несколько вариантов развития процесса расчета:
· стандартная ситуация, когда сотрудник отсутствовал весь года, но до этого активно работал;
· в расчетный период и в предыдущие двенадцать месяцев сотрудник не выходил на работу (может быть у нового сотрудника, который недавно устроился в компанию);
· человек вообще ни дня не появлялся на работе.
Во всех ситуациях есть свои аспекты и решения, которые разберем немного позднее.
Третий пример. Ксения весь 2019 год пребывала в отпуске по уходу за ребенком. Снова вышла на работу в январе, однако, ей нужно выйти в отпуск двадцатого января.
Согласно общим правилам, в расчетный период попадают 20.01.2019-20.12.2019. Поскольку в этот период Ксения не выходила на работу, то бухгалтерия берет для расчетов период 20.01.2018-20.12.2018. В указанный период, Ксения исправно исполняла свои служебные обязанности, поэтому расчет отпускных не составит труда.
Четвертый пример. Евгений был принят на работу 11.04.2020, а с 28.04.2020 он планирует пойти в отпуск. Сложность данного расчета заключается в том, что у сотрудника нет предыдущего периода работы в данной организации, поскольку он в ней не числился. Поэтому, альтернативой в данном случае станет расчет отпускных, когда за основу будет взят только отработанный промежуток времени.
Для начала, нужно получить данные по зарплате, начисленной за указанный промежуток времени, после чего, число нужно разделить на количество отработанных Евгением дней. Получается что, с 11.04.2020 по 28.04.2020 Евгений отработал 18 календарных дней. Чтобы получить количество дней в отработанном периоде, нужно применить формулу: 18 : 31 * 29,3 = 17,01 дней.
Пятый пример. Иногда, бывает так, что сотруднику нужен отпуск, но он не отработал ни единого дня на новом рабочем месте. Это редкий случай, который возникает в экстренных ситуациях, при этом бухгалтеру необходимо знать правила поведения в этом случае. Для проведения расчета нужно использовать оклад сотрудника, либо тарифную планку, после чего, подставить полученное число в вышеприведенные формулы.
Как повышение оклада влияет на расчет
В том случае, если сотрудник получил повышение оклада, это обязательно отразится на размере отпускных выплат. Провести расчет по новому поможет коэффициент индексации. Его можно получить, если поделить сумму текущего оклада на сумму предыдущего оклада.
В зависимости о того, когда произошло увеличение оклада, зависит и расчет среднего заработка.
Таблица 1. Расчет размера отпускных, при учете увеличения оклада
| В какой период проведено повышение | Как проводить расчет среднего заработка |
|---|---|
| Год перед отпуском | Сумму умножают на коэффициент выплат, соответствующий периоду индексации |
| Перед отпуском, после расчетного периода | Средний заработок умножают на коэффициент |
| В отпускной период | Отпускные умножают на коэффициент, который начислен за дни индексации |
Шестой пример. Назару нужно отправиться в отпуск с 20.02.2020. Накануне, 15.01.2020 руководитель компании подписал указ о повышение заработной платы всем сотрудникам. Согласно этому, оклад Назара составил не 47 тыс., а 50 тыс. рублей.
Расчет коэффициента индексации прост, старый оклад делят на повышенный: 50 : 47 = 1,06. Повышение оклада произвели по окончанию расчетного периода, до наступления отпуска. Поэтому следует узнать средний заработок Назара. Для этого нужно заработок с 20 февраля 2019 по 20 январь 2020 помноженный на 1,06.
Как учитывать полученные премии
Если сотруднику были назначены премии в расчетный период, их необходимо учитывать при расчете. От типа премии ведут расчет по основным правилам. Наглядно разберем виды премий и особенности в таблице.
Таблица 2. Виды премий и их влияние сумму отпускных.
| Вид | Специфика расчета |
|---|---|
| Регулярная (начисляют раз в полгода, квартал или месяц) | Сумма полностью учитывается. Только в расчеты может быть добавлена одна премия из расчетного периода. Допустим, сотрудник перевыполнил норму по привлечению клиентов и за качество оказываемых услуг, его наградили премией два раза на перевыполнение нормы и раз за услуги. Однако, бухгалтер берет во внимание только по одной премии за услуги и норму. |
| Ежегодная | Если зачисление премии получено до отпускного периода, тогда вся сумма учитывается при расчете и не важно, в каком месяце был поощрен сотрудник. |
| Разовая | Сумма может учитываться в расчете отпускных только тогда, когда начисления указаны в положении о премировании, либо в другом документе организации. Премия, выписанная ко дню рождения или иному празднику, не учитывают для отпускных выплат. |
Седьмой пример. Василий захотел отпуск с 10.03.2020 года. Василий заработал 980 000 рублей за год. При том, в феврале произошло начисление Василию премии на сумму 20 000 рублей за выполнение плана за 2019 год.
Поэтому, когда производится расчет среднего заработка, бухгалтеру нужно к окладу прибавить сумму премирования: 980 000 + 20 000 = 1 млн. рублей. Василий получил итоговую премию, поэтому ее полностью учитывают, а дальнейшие расчеты производят по уже знакомым формулам.
Источник: infolgota.ru
Количество дней отпуска для расчета
Чаще всего отпуска предоставляются в календарных днях. Стандартный оплачиваемый основной отпуск — 28 календарных дней. Причем работник может отгуливать его не сразу, а по частям. Главное, чтобы хотя бы 2 недели отпуска были отгуляны непрерывно.
Некоторым категориям работников положен удлиненный основной отпуск (ст. 115 ТК РФ). Например, не достигшие 18 лет работники должны отдыхать 31 календарный день, а инвалиды — 30 (ст. 267 ТК РФ, ст. 23 Федерального закона от 24 ноября 1995 г. № 181-ФЗ)
В трудовом законодательстве предусмотрены также дополнительные отпуска работникам (ст. 116 ТК РФ).
Для расчета важно исключить из дней отпуска все нерабочие праздничные дни. То есть все общероссийские праздники, установленные ст. 112 ТК РФ, и праздники, установленные в конкретном регионе законом субъекта РФ (ч. 1 ст. 72 Конституции РФ, ст. 22, 120 ТК РФ, ст. 4 Федерального закона от 26 сентября 1997 г. № 125-ФЗ, п. 2 письма Роструда от 12 сентября 2013 г. № 697-6-1). При этом выходные дни в расчет по-прежнему включаются.
Важно! Нерабочие дни, на которые перенесены праздничные выходные, в расчет включаются. Если выходной совпадает с праздником, то Правительство РФ издает постановление, в котором устанавливает дату, на которую переносится выходной праздничный день. Например, в 2019 году 23 февраля выпало на субботу, а выходной с этого дня перенесли на 10 мая. Если сотрудник будет в отпуске 10 мая, этот день тоже надо оплатить.
Определение расчетного периода
По общему правилу расчетный период для расчета среднего дневного заработка определяется как 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, на который приходится первый день отпуска (ст. 139 ТК РФ, п. 4 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, далее — Положение).
Из расчетного периода необходимо исключить все время, когда работник (п. 5 Положения):
- Получал оплату в виде среднего заработка (за исключением перерывов для кормления ребенка в соответствии с законодательством). Например, время командировки или другого оплачиваемого отпуска;
- Находился на больничном или в отпуске по беременности и родам;
- Не работал в связи с простоем не по своей вине;
- Не участвовал в забастовке, но в связи с ней не мог работать;
- Использовал дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- В других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты. Например, время отпуска за свой счет или отпуска по уходу за ребенком.
Может получиться, что в предшествующих отпуску 12 месяцах вообще не было времени, когда работнику начислялась зарплата за фактически отработанные дни, либо весь этот период состоял из времени, исключаемого из расчетного периода. В этом случае в качестве расчетного периода нужно взять 12 месяцев, предшествующие первым упомянутым 12 месяцам (п. 6 Положения).
Если же у работника не было фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до его начала, то в качестве расчетного периода принимаются дни того месяца, в котором работник уходит в отпуск (п. 7 Положения).
В коллективном договоре, локальном нормативном акте могут быть предусмотрены и иные расчетные периоды для расчета средней заработной платы, если это не ухудшает положение работников (ст. 139 ТК РФ).
Определение заработка за расчетный период
В расчет берутся все начисленные работнику выплаты, которые предусмотрены системой оплаты работодателя, независимо от источников этих выплат (ст. 139 ТК РФ). В пункте 2 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24 декабря 2007 г. № 922, имеется открытый перечень подобных выплат.
Нельзя включать в расчет среднего заработка:
- Все выплаты, которые начислены работнику за время, исключаемое из расчетного периода. Они перечислены в п. 5 Положения. Например, средний заработок за дни командировок и в других аналогичных случаях, социальные пособия, выплаты за простой;
- Все выплаты социального характера и иные выплаты, не относящиеся к оплате труда. Например, материальная помощь, оплата стоимости питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха, подарков для детей (п. 3 Положения);
- Премии и вознаграждения, не предусмотренные системой оплаты труда (пп. «н» п. 2 Положения).
Премии (иные вознаграждения), предусмотренные системой оплаты труда, принимаются в расчет с учетом некоторых особенностей, установленных п. 15 Положения.
Расчет среднего дневного заработка
Зная расчетный период и общую сумму заработка за этот период, следует определить средний дневной заработок работника:
Средний дневной заработок = Заработок за расчетный период / (Кол-во полных месяцев в периоде × 29,3)
29,3 в формуле соответствует среднемесячному числу календарных дней. Причем расчетный период считается отработанным полностью, если в каждом месяце этого периода нет дней, исключаемых из расчетного периода (дней временной нетрудоспособности, командировок, отпусков, простоев и т п.).
Если расчетный период отработан не полностью, применяется формула:
Средний дневной заработок = Заработок за расчетный период / (29,3 × Количество полностью отработанных месяцев в расчетном периоде + Количество календарных дней в не полностью отработанных месяцах расчетного периода)
Причем для каждого не полностью отработанного месяца нужно применить формулу:
Количество календарных дней в не полностью отработанном месяце = 29,3 / Количество календарных дней месяца × Количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце.
Пример
Работник работает в организации с 1 августа 2018 года. 15 июля 2019 г. он уходит в отпуск на 14 календарных дней. В этом случае расчетный период составляет 11 месяцев — с 1 августа по 30 июня. За расчетный период сумма заработка для расчета отпускных составила 600 000 руб. Повышений окладов за это время в организации не было.
В марте работник 21 календарный день находился в командировке. Оставшихся дней марта — 10 (31 − 21). Соответственно март является неполным месяцем расчетного периода, из которого для расчета отпускных берется только 9,5 дней (29,3 × 10 / 31).
В октябре работник болел 11 календарных дней. Оставшихся дней октября — 20 (31 − 11). Соответственно октябрь также является неполным месяцем, из которого для расчета отпускных берется только 18,9 дней (29,3 × 20 / 31).
Полностью отработанных месяцев в расчетном периоде остается 9 (11 − 2). Соответственно средний дневной заработок работника составит:
600 000 руб. / (29,3 дн. × 9 мес. + 9,5 дн. + 18,9 дн.) = 2 054,09руб.
Работнику необходимо выплатить сумму отпускных 28 757,26 руб. (2 054,09 руб. × 14 дн.).
Сотрудникам, которые получают отпуск в рабочих днях, средний дневной зарабаток рассчитывается на основе количества рабочих дней по календарю 6-дневной рабочей неделе:
Средний дневной заработок = Зарплата, начисленная за все время работы / Количество рабочих дней по календарю шестидневной рабочей недели, которое приходится на отработанное сотрудником время
Если расчетный период вообще не отработан и не было зарплаты непосредственно перед отпуском (например, сотрудница вышла из отпуска по уходу за ребенком или работник был в длительной командировке и сразу уходит в отпуск), то применяется формула (п. 8 Положения):
Средний дневной заработок = Оклад (тарифная ставка) / 29,3
Источник: www.B-Kontur.ru
Порядок расчета отпускных
Порядок расчета отпускных регламентирует Постановление Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее — Постановление 922). Чтобы рассчитать средний заработок для оплаты отпуска, необходимо выполнить ряд действий. Рассмотрим по шагам.
Шаг 1. Определить состав выплат, произведенных работнику в расчетном периоде
Для расчета среднего заработка учитываются все предусмотренные системой оплаты труда виды выплат, применяемые у соответствующего работодателя, независимо от источников этих выплат (п. 2 Постановления 922). То есть выплаты, которые надо включить в расчет среднего заработка, обязательно должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в Положении об оплате труда) и начислены за труд, за работу — они должны являться заработной платой.
Нельзя включать в расчет отпускных:
- гарантии (например, средний заработок за период командировки, за время отпуска);
- компенсации (например, компенсации за использование работником личного транспорта в служебных целях);
- выплаты социального характера (например, материальную помощь).
Премии включаются в расчет среднего заработка в особом порядке, который поименован в п. 15 Постановления 922.
Шаг 2. Определить расчетный период
Расчетный период для исчисления среднего заработка — 12 календарных месяцев, предшествующих периоду, в течение которого за работником сохраняется средняя заработная плата (п. 4 Положения 922).
Календарным месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале — по 28-е (29-е) число включительно). Например, если работник уходит в отпуск в феврале 2020 года, то расчетным периодом будет период с 1 февраля 2019 года по 31 января 2020 года.
Из расчетного периода исключается время, а также начисленные за это время суммы, если:
- за работником сохранялся средний заработок в соответствии с законодательством Российской Федерации, за исключением перерывов для кормления ребенка, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации;
- работник получал пособие по временной нетрудоспособности или пособие по беременности и родам;
- работник не работал в связи с простоем по вине работодателя или по причинам, не зависящим от работодателя и работника;
- работник не участвовал в забастовке, но в связи с этой забастовкой не имел возможности выполнять свою работу;
- работнику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- работник в других случаях освобождался от работы с полным или частичным сохранением заработной платы или без оплаты в соответствии с законодательством Российской Федерации.
В расчет среднего заработка для отпускных следует включать только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному ему графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при трудоустройстве.
На практике могут возникнуть случаи, которые будут отличаться от стандартных. Например, в 12 предшествующих событию месяцах у работника не было фактически отработанных дней или фактически начисленной заработной платы. Как быть в данном случае? Средний заработок определяется исходя из суммы заработной платы, фактически начисленной за предшествующий период, равный расчетному (п. 6 Постановления 922).
Пример
Ложкина Вера уходит в отпуск в феврале 2020 года. Расчетный период: с 1 февраля 2019 г. по 31 января 2020 г. В это время Ложкина находилась в отпуске по уходу за ребенком. А в период с 1 февраля 2018 г. по 31 января 2019 г. (предшествующий периоду с 1 февраля 2019 г. по 31 января 2020 г.) она работала и получала зарплату. В таком случае средний заработок для отпускных можно рассчитать исходя из этого периода.
Также бухгалтер может столкнуться с ситуацией, когда работник не имел фактически начисленной заработной платы или фактически отработанных дней за расчетный период и до начала расчетного периода. В таком случае определять расчетный период нужно исходя из размера заработной платы, фактически начисленной за фактически отработанные работником дни в месяце наступления случая, с которым связано сохранение среднего заработка (п. 7 Постановления 922).
Пример
Вилкин Павел уходит в отпуск с 11 февраля 2020 г. Расчетный период: с 1 февраля 2019 г. по 31 января 2020 г. Вилкин в этот период не работал в данной организации. Его приняли на работу 3 февраля 2020 г. В таком случае расчетным будет период с 3 февраля 2020 г. по 10 февраля 2020 г.
Шаг 3. Рассчитать средний заработок для отпускных
Средний дневной заработок для оплаты отпусков, предоставляемых в календарных днях, исчисляется путем деления суммы заработной платы, фактически начисленной за расчетный период, на 12 и на среднемесячное число календарных дней (29,3) (п. 10 Постановления 922).
Пример расчета отпускных, когда расчетный период полностью отработан
Бухгалтер рассчитал отпускные Костину Антону, который уходит в отпуск с 21 по 29 января 2020 г. Расчетный период: с 1 января 2019 г. по 31 декабря 2019 г. Ежемесячно в расчетном периоде Костину начислялась заработная плата, исходя из оклада, в размере 30 000 рублей. Отпускные, которые начислил бухгалтер, составят: (30 000 руб. * 12 мес.) / 12/29,3 * 9 = 9 215,02 руб.
Если один или несколько месяцев расчетного периода отработаны не полностью, то средний дневной заработок исчисляется путем деления суммы фактически начисленной заработной платы за расчетный период на сумму среднемесячного числа календарных дней (29,3), умноженного на количество полных календарных месяцев, и количества календарных дней в неполных календарных месяцах (п. 10 Постановления 922). При этом количество календарных дней в неполном календарном месяце рассчитывается путем деления среднемесячного числа календарных дней (29,3) на количество календарных дней этого месяца и умножения на количество календарных дней, приходящихся на время, отработанное в данном месяце (п. 10 Постановления 922).
Пример расчета отпускных, когда весь расчетный период не отработан
Гришин Виктор работает в ООО «Астра». В июле 2020 г. он уходит в ежегодный основной оплачиваемый отпуск на 14 календарных дней. Оклад работника — 20 000 руб. В августе 2019 г. Гришин был на больничном 4 дня, и за этот месяц ему была начислена зарплата в размере 16 190,48 руб. Рассчитаем средний заработок на период отпуска Гришина Виктора:
- Определяем состав выплат, которые следует включить в расчет среднего заработка: 20 000 * 11 + 16 190,48 = 236 190,48 руб.
- Определяем количество дней, которые следует включить в расчет среднего заработка: (29,3 * 11) + (29,3/31 * (31-4)) = 322,3 + 25,52 = 347,82 дня.
- Рассчитываем средний дневной заработок% 236 190,48/347,82 = 679,06 руб.
- Рассчитываем начисленную сумму отпускных: 679,06 * 14 = 9506,83 руб.
Помните, что ежегодный отпуск можно делить на части. В таком случае при предоставлении каждой из частей отпуска расчетный период будет определяться каждый раз заново. Например, работник в 2019 году был в отпуске два раза: в июне — 14 календарных дней и в октябре — 14 календарных дней. Расчетный период для исчисления отпускных, которые пришлись на июнь, будет с 1 июня 2018 года по 31 мая 2019 г., а для отпуска в октябре расчетный период будет другим: с 1 октября 2018 г. по 30 сентября 2019 г.
Начислить отпускные можно в любой день, начиная с даты издания приказа об отпуске. Например, руководитель подписал приказ 17 июня 2019 г., а отпуск работника начнется только 4 июля. Начислить отпускные можно 17 июня, а можно и позже. Главное, чтобы отпускные были выплачены в строго установленные сроки.
Шаг 4. Выплатить отпускные, перечислить НДФЛ и страховые взносы
НДФЛ
Из начисленной суммы следует удержать НДФЛ, а потом выплатить работнику отпускные. Работодатель обязан выплатить отпускные не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ч. 9 ст. 136 ТК РФ). День выплаты отпускных и будет являться датой получения дохода в целях НДФЛ. Перечислить НДФЛ в бюджет необходимо не позднее последнего числа месяца, в котором перечислены отпускные (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Например, отпускные работнику выплачены 22 июля 2019 г. Значит, перечислить НДФЛ в бюджет следует в период с 22 июля по 31 июля 2019 года включительно.
Страховые взносы с отпускных
Начисляют за тот же месяц, в котором начислены (Письмо Минтруда России от 04.09.2015 № 17-4/Вн-1316).
Например, отпускные начислены работнику 19 июля 2019 г., выплачены 22 июля, а в отпуск работник уходит с 25 июля 2019 г. В такой ситуации начислить страховые взносы следует 19 июля 2019 г.
Перечислить страховые взносы с отпускных следует не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором начислили отпускные (п. 3 ст. 431 НК РФ). Если отпускные начислены в июле, то перечислить страховые взносы следует не позднее 15 августа 2019 г. включительно.
Отпуск в рабочих днях
Есть такие категории работников, которым отпуск предоставляется в рабочих днях:
- работники, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев (ст. 291 ТК РФ);
- работники, принятые для выполнения сезонных работ (ст. 295 ТК РФ).
За каждый месяц работы работнику предоставляется два рабочих дня отпуска. Например, срочный трудовой договор заключен с работником сроком на два месяца. В таком случае работник может рассчитывать на отпуск продолжительностью 4 рабочих дня. При этом порядок включения выплат в расчет отпускных аналогичен порядку включения выплат, когда отпуск предоставляется в календарных днях.
Пример расчета отпускных, предоставленных в рабочих днях
Синициной Анне предоставлен ежегодный оплачиваемый отпуск в рабочих днях с последующим увольнением (с 1 по 2 октября). С данной работницей был заключен срочный трудовой договор на временную работу (с 1 по 30 сентября). За отработанный месяц Синициной Анне было начислено 30 000 руб. Отпускные в таком случае будут рассчитаны следующим образом:
- Определяем количество дней, исходя из которых будут рассчитаны отпускные. Из количества календарных дней в сентябре вычитаются выходные дни по календарю 6-дневной рабочей недели. 30 – 4 = 26 дней.
- Определяем средний дневной заработок. Для этого начисленные за сентябрь выплаты следует разделить на количество рабочих дней в сентябре по календарю 6-дневной рабочей недели. 30 000 руб. / 26 дней = 1153,85 руб.
- Определяем сумму отпускных. Для этого средний дневной заработок умножается количество дней отпуска. Так как договор заключен был только на один месяц, то отпускные, которые полагаются Синициной Анне, составили два рабочих дня. 1153,85 * 2 дня = 2 307,69 руб.
Выводы к статье:
- Выплаты, включаемые в расчет отпускных, обязательно должны быть зафиксированы в локальных нормативных актах компании (например, в Положении об оплате труда) и начислены за труд, за работу, то есть должны являться заработной платой.
- В расчет среднего заработка для отпускных следует включать только те дни (часы), в которые работник присутствовал на работе, согласно установленному ему графику, и выполнял работу, предусмотренную трудовым договором, заключенным с ним при трудоустройстве.
- Если работнику отпуск предоставляется по частям, то для каждой части расчетный период будет определяться заново.
- Работникам, с которыми заключен трудовой договор на срок до двух месяцев, и работникам, принятым для выполнения сезонных работ, отпуск предоставляется в рабочих днях.
- Средний заработок для ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска определяется по тем же правилам, что и для основного.
Хотите быстро рассчитать отпускные в соответствии со всеми утвержденными правилами? Воспользуйтесь бесплатным калькулятором отпускных от сервиса Контур.Бухгалтерия.
Калькулятор расчета отпускных
Остались вопросы? Ответим на них в сервисе Вопрос эксперту
Источник: School.Kontur.ru