Оформление сотрудника на работу

Прием работника на работу – это процедура, сочетающая в себе целый комплекс действий, правильное выполнение которых позволит нанимаемому лицу занимать соответствующую должность в организации.

Очень часто работники отдела кадров халатно относятся к своей работе, допуская ошибки при оформлении, которые в свою очередь могут привести к возникновению проблем у работодателя во время проверки, производимой трудовой инспекцией, либо к судебному разбирательству.

Прежде чем взяться за оформление документации при трудоустройстве сотрудника следует детально ознакомиться с нормативно-правовой базой.

Стоит отметить, что процесс заполнения необходимых документов (трудовой договор, трудовая книжка и др.) должен производиться в соответствии с профильным законодательством.

Процесс приема на работу состоит из следующих этапов:

— сбор документации, необходимой для приема нового работника;

— подписание трудового соглашения;

— создание приказа о том, что определенное лицо принимается на работу;

— процедура заполнения личной карты;

— создание личного дела будущего работника;

— процесс оформления трудовой книжки;

— изучение сотрудником внутренней локальной документации (производится под роспись);

— постановка нанимаемого сотрудника на учет в гос. органах;

Все необходимые действия по приему на работу производят сотрудники кадровой службы. В том случае, если в компании такая должность отсутствует, то все нужные кадровые процедуры должно осуществлять назначенное лицо. Эту роль может выполнять бухгалтер компании, юрист, секретарь или другие работники.

Прием сотрудника на работу. Пакет документов.

К числу необходимой документации для трудоустройства работника относятся:

— документ, свидетельствующий о получении должного образования;

— паспорт, а также ИНН;

— военный билет, если трудоустраиваемое лицо является военнообязанным;

— пенсионное с-во;

— медицинское заключение, свидетельствующее о том, что состояние здоровья позволяет работнику трудоустраиваться и выполнять свои обязательства.

Кроме вышеупомянутых документов, любой работодатель вправе требовать дополнительные варианты, которые позволят получить необходимую информацию о нанимаемом работнике. Но, следует помнить: если соискатель не предоставил хотя бы один из этих документов, это не может стать поводом для отказа в трудоустройстве.

Договор о приеме на работу. Особенности процедуры.

Требование касательно оформления заявления с просьбой принять на работу указано только в 2-х федеральных законах, регламентируемых устройство на гос., либо муниципальную службу. Но подача такого заявления стала уже традицией, поэтому при трудоустройстве каждому нанимаемому работнику предлагают заполнить заявление на имя руководителя компании, после чего, на основе этого «прошения» составляются все другие необходимые документы.

Несколько слов о трудовом договоре.

На основании упомянутого заявления, поданного руководству компании, будет заключаться трудовое соглашение. Этот договор должен быть подписан в 2-х экземплярах и направляться каждой из сторон. Правила составления данного документа, а также его содержание прописаны в ТК РФ.

В том случае, если прием сотрудника на работу осуществляется на должность связанную с хранением, обработкой, а также транспортировкой, либо использованием имущества и материальных ценностей работодателя то необходимо заключить договорное соглашение о личной материальной ответственности.

Трудовой договор необходимо зарегистрировать в специальном журнале. То же самое надо сделать и с документом о материальной ответственности и присвоить им номера по порядку. Подобная регистрация может осуществляться как с применением электронных специализированных программ, так и в журнале, ведение которого соответствует всем правилам (пронумерованный и прошитый).

Приказ о приеме на работу. Тонкости составления документа.

Подписанное договорное соглашение является основанием для издания приказа о трудоустройстве нового сотрудника. Этот документ должен включать в себя такие пункты как;

— должность и Ф.И.О.;

— структурное подразделение (его наименование);

— условия трудоустройства (временная занятость, постоянная, либо работа по совместительству);

— табельный номер работника;

— размер з/п;

— продолжительность испытательного срока.

Составленный приказ должен быть подписан руководством компании, либо уполномоченным лицом. После этого данный документ должен быть зарегистрирован в электронной базе, либо отдельном журнале. С приказом должен быть ознакомлен и нанятый сотрудник. Сделать это необходимо на протяжении 3-х рабочих дней после трудоустройства. Ознакомление осуществляется под роспись.

Особенности оформления трудовой книжки.

Прием человека на работу обязательно предусматривает внесение записи в трудовую книжку. Делают это после проведения оформления всей документации. Также отметим, что профильный кодекс допускает внесение записи после того, как нанятый сотрудник проработает в компании на протяжении 5-ти дней.

Работодатель должен предоставить трудовую книжку работнику в том случае, если он её не имеет. В свою очередь, нанятый сотрудник должен возместить сумму за этот документ работодателю.

В трудовой книжке должны присутствовать следующие данные:

— должность;

— название компании;

— дата принятия на работу и номер документа, который учитывался при трудоустройстве сотрудника.

Трудовую книжку необходимо зарегистрировать в специальном журнале учета. Этот документ должен храниться у работодателя. Впоследствии в него должны вноситься данные о поощрениях переводах и др.

Прием сотрудника на работу также должен сопровождаться постановкой на учет в такие органы как:

— Пенсионный фонд (подача документов не позже 30-ти дней);

— Социальное страхование. В тот фонд документы должны быть предоставлены на протяжении 10-ти дней;

— Фонд обязательного МС (не позже 30-ти дней).

nebopro.ru

Шаг 1. Требуем с работника все необходимые документы

При трудоустройстве на работу нужно предъявить работодателю (организации или индивидуальному предпринимателю) комплект документов, в частности паспорт, трудовую книжку, страховое пенсионное свидетельство и т.д. (подробнее об этом см., «Документы, требуемые при трудоустройстве сотрудника»). Без них прием на работу не состоится.

Данные документы являются приложением к заявлению о приеме на работу, которое пишет сотрудник (подробнее об этом см., «Заполняем заявление о приеме на работу (образец 2017)»).

Шаг 2. Берем согласие на обработку персональных данных

Следующим пунктом нашей шпаргалки является получение согласия будущего работника на обработку его персональных данных. Объясняется это тем, что получив требуемые документы, организация (индивидуальный предприниматель) получит доступ к личной информации сотрудника. В настоящее время обработка персональных данных возможна только с письменного согласия кандидата (подробнее об этом см., «Согласие работника на обработку персональных данных: бланк на 2017 год»).

Шаг 3. Знакомим с локальными нормативными актами

Перед заключением трудового договора работодатель (организация или индивидуальный предприниматель) должен ознакомить будущего работника с локальными нормативными актами предприятия, которые непосредственно связаны с работой данного сотрудника (ч. 3 ст. 68 ТК РФ).

Только после того, как сотрудник изучит внутренние нормативные документы компании, можно заключить трудовой договор, издать приказ о приеме и оформить другие необходимые документы (подробнее об этом см., «Знакомим работника с правилами внутреннего трудового распорядка»).

Шаг 4. Заключаем трудовой договор

После ознакомления будущего работника с локальными актами предприятия можно заключить с ним трудовой договор. В настоящее время для оформления трудовых отношений можно воспользоваться:

трудовым договором в свободной форме (подробнее об этом см., «Заключаем трудовой договор с работником (образец 2017)»);
типовым трудовым договором (подробнее об этом см., «Заключаем типовой трудовой договор с работником»).

Шаг 5. Издаем приказ о трудоустройстве

Когда договор подписан, можно переходить к следующему этапу оформления приема на работу – изданию приказа о трудоустройстве нового сотрудника (подробнее об этом см., «Приказ о приеме на работу (заполненный образец 2017)»). Напомним, что все события в жизни предприятия требуют документального оформления.

Шаг 6. Оформляем личную карточку

Следующим шагом процедуры приема на работу является оформление личной карточки работника. Личная карточка – это основной кадровый документ, содержащий всю необходимую информацию о сотруднике (подробнее об этом см., «Заполняем личную карточку работника (образец 2017)»).

Шаг 7. Вносим запись в трудовую книжку

Последним этапом оформления приема на работу по ТК РФ является внесение записи в трудовую книжку (подробнее об этом см., «Трудовая книжка запись о приеме не работу (образец)»).

blogkadrovika.ru

Законодательная база

Основы взаимоотношений труженика с работодателем изложены в параграфах Трудового кодекса (ТК) Российской Федерации. В частности, правила оформления трудового договора описываются в главах 10 и 11 указанного закона. Кроме того, для выполнения кадровых обязанностей необходимо знание содержания таких актов:

правительственного постановления № 225 от 16.04.2003, детально разбирающего тонкости порядка ведения трудовых книжек, их хранения и учета;
Постановления № 1 Госкомстатистики от 05.01.2004, которым утверждены формы первичной документации.

Важно: за несоблюдение норм законодательства кадровикам и руководителям грозят штрафы и иные наказания. Контролем этой работы занимается госинспекция труда.

Скачать для просмотра и печати:

Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 18.06.2017)

Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 N 225 (ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках»

Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

Методы оформления сотрудников в 2017 году

Законодательством предусмотрено несколько способов оформления отношений между работодателем и тружеником. В частности, среди них выделяют два вида договоров:

трудовой (ТД);
гражданско-правовой (ГПД).

Указанные методы считаются самыми востребованными. Кроме того, все большую популярность приобретают такие способы:

удаленная деятельность;
заемный труд (имеет ограничения).

Внимание: неофициальная работа относится к нарушениям действующего законодательства. Этот способ вредит как человеку, получающему «черную» зарплату, так и государственной системе.

Сравнение договорных отношений

Оформление ТД ведет к возникновению обязательств сторон, обусловленных действующим законодательством. Труженик принимает обязательства:

по выполнению определенных функций;
по соблюдению внутреннего распорядка.

Вторая сторона договора — работодатель — обязуется:

создавать условия для нормальной деятельности человека, в том числе предоставлять ему:
- рабочее место;
- необходимое оборудование и материалы;
включить в штат сотрудника;
соблюдать договорные условия оплаты труда, вытекающие из законодательных норм.

Взаимоотношения по ГПД заключаются в определении:

конечного объема работ или услуг;
конкретной оплаты.

Внимание: ГПД заключается в случае, когда нет необходимости в организации штатной должности с соответствующими функциями.

Чем отличается ТД от ГПД

Общие черты данных видов оформления взаимоотношений между работодателем и тружеником:

периоды деятельности включаются в стаж;
производится перечисление налогов и обязательных взносов.

Отличия занесены в таблицу ниже.

Признаки	ТД	ГПД
Суть документа	Выполнение определенной функции на долгосрочной основе	Достижение определенного результата
Правила трудового распорядка	Соблюдение обязательно	По договоренности
Передача функций третьим лицам	Запрещена	Возможна
Условия труда	Предоставляются работодателем	На усмотрение сторон
Оформление документов	Согласно ТК: приказ; запись в трудовой книжке; личная карточка и иное	Акт приема выполненных работ
Заработок	Выплачивается 2 раза в месяц; не может быть ниже минимальной границы	Не регулируется законом
Срок действия	Бессрочно	До окончания запланированных работ
Продление	Автоматически, если стороны не приняли иного решения	Запрещено
Условие разрыва	По определенным основаниям или желанию труженика	Предусматривается в тексте документа
Выплата налогов	Производится предприятием-нанимателем	Плательщик зависит от сторон договора: за частое лицо переводит деньги в бюджет наниматель; ИП оплачивает их самостоятельно

Важно: оформление по ГПД создает работодателю меньшее количество обязательств перед нанятым лицом.

Необходимые для оформления документы

Любой договор формируется на основании следующих бумаг:

паспорта;
СНИЛСа;
налогового номера.

Для ТД дополнительно требуется предоставление:

трудовой книжки (если таковой не имеется, то ее следует завести);
военного билета;
документа о полученном образовании;
медицинской справки (не всегда).

Важно: ТД в обязательном порядке подтверждается приказом, заверенным подписью руководителя. ГПД считается действующим после подписания его сторонами.

Алгоритм приема сотрудника по ТД

Предварительные условия состоят в том, что согласно статье 212 ТК каждое рабочее место должно пройти спецоценку условий труда. Если документа не имеется, то руководителя могут привлечь к административной ответственности или оштрафовать.

Порядок оформления труженика состоит из таких шагов:

Человек обязан написать заявление с указанием вакансии, на которую претендует. Бумага поступает руководителю. Он обязан поставить на ней визу, выражающую суть решения.
Если руководитель одобрил кандидатуру, то с претендентом заключается трудовой договор. В документ необходимо четко и ясно перечислить:
- круг обязанностей;
- условия осуществления оплаты труда;
- наличие и длительность испытательного срока;
- материальную ответственность (при необходимости);
- другие условия.

Внимание: ТД подписывается сторонами и скрепляется печатью юридического лица.

ТД необходимо зарегистрировать в специальном журнале. В его графах проставляется:
- номер документа;
- дата передачи одного экземпляра работнику;
- нанятое лицо обязано поставить подпись в журнале в специальной графе.
Составление и оформление приказа о зачислении на работу. В нем указывается:
- наименование должности;
- оклад, согласно штатному расписанию.
Сотрудник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под подпись. Кроме того, с этим человеком проводится инструктаж по технике безопасности, что фиксируется в соответствующем журнале.
После подписания ТД и приказа необходимо сделать запись в трудовой книжке (ТрК). На это кадровику отводится пять дней. Текст берется из приказа и полностью ему соответствует.
ТрК регистрируется в журнале движения этого типа документов. Подпись работника в этой книге необходима только после увольнения.
Кроме того, кадровик обязан заполнить личную карточку труженика (по форме Т2).
После этого фамилия вновь принятого заносится в табель учета трудового времени. Ответственное лицо обязано делать в нем соответствующие отметки. Данный документ является основанием для начисления заработка.
Информацию о новом труженике необходимо передать в такие госорганы:
- Пенсионный фонд — в течение 30 дней;
- ФСС отводит только 10 суток для оповещения;
- ФОМС предоставляет месяц.

Важно: при несоблюдении сроков передачи информации в указанные госорганизации нанимателю грозит наказание — штраф.

Кто решает, принимать или нет

Предварительной работой с претендентами занимается кадровая служба. В ее обязанности входит:

изучение документов;
выявление соответствия квалификационным требованиям;
проведение собеседований;
в некоторых ситуациях оформление экспертной оценки или предложений.

Важно: окончательное решение о приеме на службу человека принимает руководитель. Его виза является обязательно для исполнения кадровиком.

На каких документах нужна подпись вновь принятого

После оформления приказа следует ознакомить человека с локальными актами. Это записано в соответствующих статьях ТК. Новый труженик должен понимать условия и правила, установленные на производстве. Ведь исполнение данных требования для него становится обязательным.

Подпись труженика необходима на таких локальных актах:

о внутреннем распорядке (статья 68, часть 3 ТК);
положениях:
- об условиях оплаты работы (13 статья);
- о сохранности персональной информации (87 статья);
- об охране труда (212 статья);
должностной инструкции (один экземпляр храниться в кадрах, второй — на рабочем месте).

Внимание: если в ООО составлен коллективный договор, то с ним также знакомят нового члена.

Виды оформления сотрудников на работу

Всего есть несколько вариантов оформления отношений между руководством компании и специалистом, принимаемым на работу. От способа трудоустройства зависят правила оформления сотрудника на работу, права, обязанности сторон, ответственность, а также порядок уплаты налогов, обязательных взносов и пр.

Обсудим более подробно все перечисленные варианты.

Трудовой договор – соглашение между работодателем и работником, по которому вторая сторона обязуется на постоянной основе выполнять функции, возложенные на нее данным документом, следовать трудовому распорядку. Тогда как работодатель в свою очередь возлагает на себя обязанность после оформления сотрудника на работу в ООО или в организацию другой правовой формы предоставить работу, обеспечить необходимые для ее выполнения условия и далее в срок и в полном размере выплачивать зарплату. При этом Трудовой кодекс и соответствующие ФЗ устанавливают отношения в рамках данного соглашения.

После оформления сотрудника на работу в обязанности работодателя входит уплата за него НДФЛ и страховых взносов, предоставление налоговой, статистической, а также прочих видов отчетности в соответствии с законами России. Кроме того, он должен соблюдать права и интересы специалиста.

Гражданско-правовой договор – соглашение двух и более лиц, подписываемое с целью выполнения работ или услуг, названных в данном документе. Этот вид соглашения обычно используется в ряде ситуаций: заказывается разовая услуга либо их небольшой объем на непродолжительный период, незначительный для приема на постоянную работу.

При оформлении сотрудника на работу в ИП или организацию в 2017 году по этому договору работодатель уплачивает за нанятого гражданина подоходный налог и страховые взносы в ПФР и ФОМС (средства вносятся в ФСС только, когда это положение оговаривается договором).

Теперь давайте сопоставим два описанных вида договоров:

Признак	Трудовой договор	Гражданско-правовой договор
Предмет договора	Выполнение трудовой функции	Результат выполнения работы/предоставления услуг
Возможность привлечения к работе третьих лиц	Невозможно	Возможно
Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка	Обязательно	Необязательно
Условия для выполнения работы	Работодатель обязан предоставить специалисту необходимые условия труда	Работодатель не обязан предоставлять специалисту какие-либо условия для выполнения работы
Документация	За подписанием договора следует подготовка документов на сотрудника: приказа о приеме на работу, штатного расписания, графика отпусков, личной карточки, трудовой книжки, СНИЛС, пр.	За подписанием договора следует составление акта приемки работ или оказания услуг
Размер зарплаты	За месяц не может быть ниже МРОТ. При отсутствии указания конкретной зарплаты договор признается недействительным	Договор определяет размер оплаты, который не привязывается к МРОТ и может не вноситься в договор
Порядок выплаты зарплаты	Минимум дважды в месяц	Фиксируется договором
Срок действия договора	По общему правилу он является бессрочным, но в некоторых ситуациях может заключаться срочный договор	Только срочный, при отсутствии указания срока договор считается недействительным
Возможность продления срока действия договора	Возможно	Невозможно
Средства для выполнения работы	Предоставляются работодателем либо работник имеет право по согласованию с работодателем пользоваться личным имуществом. При этом износ данного имущества должен быть ему возмещен	Работник выполняет работы (оказывает услуги) посредством собственных средств
Порядок расторжения договора	Чтобы уволить работника, необходимы определенные основания. Также работник может по собственному желанию расторгнуть трудовой договор	Сам договор предусматривает порядок расторжения договора, то есть закон не устанавливает особых условий его расторжения
Ответственность за неисполнение обязанностей, предусмотренных договором	Для работодателя законом предусматривается административная ответственность, для работника – дисциплинарная. То есть взыскание, выговор, увольнение, но без штрафных санкций	Договор может предусматривать наложение штрафных санкций на работника. Работодатель со своей стороны обязан выплатить работнику проценты за пользование его денежными средствами, если он вовремя не оплачивает и не принимает работу
Налогообложение	Работодатель уплачивает подоходный налог, страховые взносы во внебюджетные фонды за работника	Если договор заключается с ИП, НДФЛ, взносы он уплачивает самостоятельно

Удаленной работой считается такая деятельность, которая ведется за пределами стационарного места работы, иначе говоря, дома, в транспорте, кафе, за границей, пр. При этом работодатель направляет задание специалисту удаленно: по почте, через Интернет либо другими способами.

Существует две разновидности удаленной работы:

надомная;
дистанционная.

Первый вариант связан с изготовлением определенных материальных предметов. Так, это может быть сборка ручек, выращивание грибов, вышивка, вязание, пр. Тогда как по итогам дистанционной работы заказчик получает информацию, сведения, то есть разного рода объекты интеллектуальной собственности.

Заемным трудом называется труд работника, осуществляемый по распоряжению работодателя в интересах, под управлением и контролем лиц, с которыми у него нет трудовых отношений. С 2016 года в России этот вид труда преимущественно запрещен.

Заемный труд также может быть двух видов:

аутсорсинг;
аутстаффинг.

Первым называется передача стороннему исполнителю (организации, ИП, гражданину) некоторых функций либо задач. Обычно для оформления сотрудника на работу в этом случае используется договор возмездного оказания услуг. Преимущественно на аутсорсинг передают ведение бухгалтерского, налогового, кадрового учета (подготовка, подача деклараций, ведение отчетности, пр.), юридическое сопровождение. Поскольку этот вид трудовых отношений не предполагает передачи работников исполнителя заказчику, такой тип заемного труда остается разрешенным. Обычно он выбирается управленцами для сокращения затрат на содержание штатных специалистов.

Аутстаффинг – это вид труда, при котором исполнитель передает персонал заказчику. То есть работники, продолжая находиться в штате исполнителя, действуют в интересах и подчиняются третьему лицу. Как мы уже упоминали, с 2016 года этот вид вошел в число запрещенных, поэтому за его применение работодатель может привлекаться к административной ответственности.

Единственное исключение в этом случае составляют частные агентства занятости, подходящие под определенные условия: наличие аккредитации, работа по ОСНО. Это могут быть юридические лица, направляющие персонал к своим аффилированным лицам при соблюдении условий и порядка предоставления работников, утвержденных соответствующим ФЗ. Правда, стоит отметить, что необходимый для этого закон пока не принят.

Порядок оформления сотрудника на работу

Есть ряд этапов, предусмотренных законом, предшествующих приему и оформлению сотрудника на работу. К этому списку относятся медицинское обследование, избрание на должность или выбор претендента на конкурсной основе, пр.

Шаг 1. Медицинское обследование

Сотрудник должен пройти медицинское обследование прежде, чем начать выполнять свои должностные обязанности. Однако это правило распространяется лишь на такие группы лиц, как:

Граждане, не достигшие 18 лет.
Лица, приступающие к работе в торговле, в сфере общественного питания, работники пищевой промышленности. Причем в этом случае медицинское обследование проводится перед приемом на должность и далее периодически. Например, для работников, не достигших 21 года, оно производится ежегодно.

Шаг 2. Ознакомление сотрудника с должностными инструкциями и иными нормами компании

Должностные инструкции представляют собой список обязанностей сотрудника. Работодатель может не предоставлять их при оформлении сотрудника на работу, но, благодаря этому документу, ему удастся избежать многих проблем, недоразумений, способных появиться в процессе трудовой деятельности.

При этом данный документ подготавливается и подписывается в двух экземплярах. То есть одна копия передается сотруднику, а вторая остается у работодателя.

Шаг 3. Заключение трудового договора согласно штатному расписанию

По закону оформление физического лица на работу в качестве сотрудника может происходить исключительно по гражданско-правовому или трудовому договору. Благодаря первому, работодателю удается получить такие преимущества: отчисление средств в ФСС является необязательным, это же правило распространяется на отпускные, больничные. Правда, этот вид договора используется только при учете итогового результата деятельности специалиста, в других ситуациях используется трудовой договор.

Как устанавливает ст. 67 ТК РФ, договор имеет силу лишь в том случае, если он составлен в письменной форме и подписан сторонами в двух экземплярах.

Не секрет, что есть ряд категорий данных, которые включаются в трудовой договор, – это обязательные (ч. 1 и ч. 2 ст. 57 ТК РФ) и дополнительные условия (ч. 4 ст. 57 ТК РФ).

Шаг 4. Заключение договора о материальной ответственности (МО)

Договор о полной индивидуальной МО не является обязательным документом для оформления сотрудника на работу, однако мы рекомендуем его подписывать. Для него на данный момент нет установленной формы, зато есть общепринятые пункты.

Чаще всего эта разновидность договора используется для работников магазинов, складов, производственных точек и даже для рядовых офисных сотрудников, когда речь идет об офисной технике. Кроме того, данный договор полезен при оформлении сотрудника на работу, если тот будет иметь дело с деньгами, прочими ценностями. Этот документ также подписывается в двух экземплярах, где один передается сотруднику, а второй – руководителю.

Шаг 5. Сотрудник пишет заявление на работу

Любой специалист должен составить и подписать заявление при приеме на работу. Далее этот документ согласовывается с руководителем структурного подразделения компании, который, в свою очередь, ставит на заявлении соответствующую отметку, то есть визу.

Такое заявление обязательно включает в себя резолюцию, отметку об исполнении. Если директор компании выносит по нему положительное решение, приступают к дальнейшей работе с документами, необходимыми при оформлении сотрудника на работу.

Шаг 6. Регистрация трудового договора и договора о МО в книге

Специалист, получивший на руки оба вышеназванных договора, ставит подпись в книге регистрации. Так у работодателя всегда будет возможность подтвердить тот факт, что человек бумаги получил.

Шаг 7. Публикация приказа о приеме на работу

Когда трудовой договор с работником заключен, подписывается соответствующий приказ. Постановлением Госкомстата РФ № 1 от 05.01.2004 г. утверждены формы приказа о приеме на работу, а именно: форма № Т-1 «Приказ либо распоряжение о приеме на работу» и утвержденная форма № Т-1а «О приеме работников». Этот документ используется при оформлении сотрудников на работу по трудовому договору, их учете, поэтому его содержание должно отражать все условия, содержащиеся в трудовом договоре. Прекрасно, если бумаги не только не противоречат друг другу, но и полностью совпадают.

Шаг 8. Отражение записи о приеме на работу в трудовой книжке

Необходимо также поставить отметку и в трудовой книжке при оформлении сотрудника на работу. Правда, изначально допускается просто принять этот документ и сделать запись уже в процессе работы. Как устанавливает ст. 66 ТК РФ, работодатель (кроме работодателей, являющихся физическими лицами, но при этом они не числятся как ИП) обязан вести трудовые книжки отдельно по каждому сотруднику, работающему в компании более пяти дней, если данная работа представляет собой основной заработок гражданина.

Шаг 9. Внесение записи в Книгу учета движения трудовых книжек

Кроме того, требуется внести информацию в Книгу учета движения трудовых книжек, вкладышей к ним. Помимо этого заполняется приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и их вкладышей.

Шаг 10. Оформление личной карточки на служащего

Вне зависимости от срока оформления сотрудника на работу, на каждого специалиста заводят личную карточку. После чего работник должен быть ознакомлен с записями, отраженными в данном документе и внесенными в трудовую книжку. В подтверждение ознакомления сотрудник ставит свою подпись. Подчеркнем, что именно по этой причине карточки ведутся на бумажном носителе, ведь подпись ставится после записи о приеме на работу, переводах, пр.

biznes-resurs.ru

Какие нужны документы для приема на работу

Для того, чтобы принять сотрудника на работу, вам необходимо запросить у него следующие документы:

Паспорт гражданина
Трудовая книжка, в случае, если сотрудник до этого нигде не работал, заводится новая
Снилс – страховое свидетельство – зеленая карточка
ИНН, если его так же не было – необходимо, чтобы сотрудник его получил в ФНС
Документ об образовании – он нужен скорее по желанию работодателя
Документ воинского учета, в случае если гражданин является военнообязанным
В определенных случаях мед.справка

Порядок приема на работу, пошаговая инструкция

Шаг 1. Специальная оценка условий труда (ранее до 2014 года – аттестация рабочих мест)

Если в организации есть наемные сотрудники, выполняющие какой-то труд, даже офисный, необходимо провести специальную оценку условий труда, для выявления вредных и опасных факторов в их работе. Относительно это фикция, но согласно закону это требование обязательно и применяется как к организациям, так и предпринимателям (согласно ст. 212 ТК РФ и ч.1 ст. 8, ФЗ № 426).

Да можно конечно провести оценку и после того, как вы начнете работать, но имейте в виду, что вас могут привлечь к административной ответственности, как ИП, так и ООО. Для начала могут выставить предупреждение, но есть и материальные рычаги влияния, ровно, как и приостановка деятельности предприятия, причем повторное нарушение будет караться более жестоко.

Шаг 2. Мед. справка

Прежде чем, принять сотрудника в некоторых случаях необходимо наличие медицинской справки, для этого он должен пройти медицинское исследование в специальном центре, после чего ему выдадут подтверждающий документ. Возможно и по желанию работодателя запросить такой документ.

Когда необходимо наличие мед справки:

В случае принятия на работу не совершеннолетнего
В случае работы в сфере общепита и пищевой промышленности, такие осмотры проводятся предварительно и периодически, а лица не достигшие 21 года – ежегодно

Шаг 3. Заявление на работу

Основанием для инициации приема на работу, ровно, как и заключение трудового договора является написание сотрудником заявление о приеме на работу. В случае одобрения этого заявление всеми руководителями, его визирует директор или генеральный директор компании и отдел кадров приступает к приему и оформлению всех необходимых документов.

Однако стоит заметить, что в настоящее время заявление является не обязательным документом при трудоустройстве, можно обойтись и без него. Это следует из того, что основание заключения между сотрудником и работодателем трудовых отношений является именно трудовой договор, на основании него уже будут формировать приказ о приеме на работу и другие кадровые документы.

Шаг 4. Заключение трудового договора с сотрудником

Основанием для установления трудовых отношений между работодателем и работником является заключение с ним гражданского или трудового договора – по факту, описание всех обязательств участников в письменном виде и закрепление печатями и подписями с обеих сторон. Составляется в 2-х экземплярах – один остается у работника, другой у работодателя.

Что отражается в трудовом договоре и срок действия

Все условия договора не должны противоречить трудовому законодательству, обычно содержит следующую информацию:

Испытательный срок, по закону установлен длительностью минимум 3 месяца, но по соглашению сторон он может быть сокращен или вообще отсутствовать
Должно быть описано место работы с описание структуры подчиненности
Обязанности, которые должен выполнять сотрудник
Размер оплаты труда
Описывается режим работы и отдыха

Трудовой договор может содержать и другие условия, которые нужно отразить на бумаге. В том числе может быть прописан срок действия:

На неопределенный срок или бессрочный, чаще всего такой заключают с работниками
На определенный срок – срочный, в случае, если после завершения контракта сотрудник все еще работает, то такое контракт переводится в бессрочный

Так же возможно заключение трудового договора о неразглашении коммерческой тайны предприятия и договор полной или частичной материальной ответственности (чаще всего работники склада и прочие ответственные лица).

Шаг 5. Регистрация трудового договора в журнале

После того, как был составлен трудовой договор с сотрудником или же несколько договоров – к примеру, еще дополнительно договор материальной ответственности, номера и даты этих договоров визируются в журнале учета.

После получения своих копий документов, сотрудник расписывается в соответствующей графе, для того, чтобы в последствии, если это понадобится доказать, что такой договор выдавался сотруднику на руки.

Шаг 6. Приказ о приеме на работу

Основанием, по которому сотрудник приступает к своим должностным обязанностям или наделяется какими-то полномочиями, является приказ о приеме на работу . В приказе отображаются условия, на которые приглашен сотрудник и после ознакомления визируется обоими сторонами. В качестве документа применяется унифицированная форма № Т-1 для одного и Т-1а для группы лиц.

Шаг 7. Ознакомления сотрудника с его должностными обязанностями

Прежде чем сотрудник приступит к исполнению своих трудовых обязанностей, необходимо предварительно их составить и описать в соответствующем документе. После ознакомления с этим перечнем ставится печать и дата ознакомления, так же распечатывается в двух экземплярах.

Если обязанности на группу лиц, или они типовые, то можно сделать лист ознакомления, где будут расписываться все сотрудники, принимаемые на эту вакансию с указанием их фамилий и даты подписания.

Шаг 8. Заполнение трудовой книжки

После того, как вы заполнили все необходимые документы, и у вас есть все подписи на них, вы в течение 5 дней должны произвести запись в трудовой книжке сотрудника о приеме на работу. Порой не стоит это делать сразу, т.к. бывает возникают нюансы и сотрудник просто не выходит на работу, так что лучше подождать трудовую неделю.

Шаг 9. Регистрация трудовой в книги учета трудовых книжек

После того, как вы успешно заполнили трудовую книжку, потребуется еще ее регистрация в журнале учета трудовых книжек.

Шаг 10. Личная карточка

Одновременно с приемом сотрудника оформляется личная карточка сотрудника по форме Т2, в которую заносятся его личные данные

Шаг 11. Учет рабочего времени

В ходе жизнедеятельности предприятия и посещения его сотрудниками, необходимо вести учет рабочего времени на каждого сотрудника. Гос. ком. статом, установлены две формы:

Т-12, может использоваться если предприятие будет вести учет рабочего времени и расчет с сотрудниками по зарплате. Допускается при этом вести учет без заполнения раздела о расчете заработной платы
Т-13, может применяться при использовании автоматизированной электронной техники

Шаг 12. Обязательная регистрация в ПФР и ФСС в качестве работодателя

После появления наемных сотрудников, вам необходимо зарегистрировать (попросту, получить номер в систем) организацию в фондах, как работодатель.

Для этого установлены определенные сроки:

Пенсионный фонд – 30 суток.
ФСС – 10 суток.
ФОМС – 30 суток.

Штрафы за работу без регистрации в фондах в качестве работодателя

В случае, если вы по каким-то причинам не зарегистрировались, то возможно наложение штрафов:

При просрочке менее 90 дней до 5 тыс. рублей (На ИП)
До 10 тысяч при просрочке более 90 дней (На ИП)
На ООО – 30-50 тыс. рублей

Медицинские полисы

В настоящее время у организаций нет обязанностей получать на каждого сотрудника мед. полис, с 1 марта 2011 года это обязанность вменена самому сотруднику. Подробнее о том, как можно получить полис ОМС описано здесь.

infportal.ru

Трудовой договор

Трудовой договор – соглашение между работником и работодателем по которому работник обязуется регулярно выполнять возложенные на него трудовым договором функции, соблюдать трудовой распорядок, а работодатель обязуется обеспечить условия для выполнения работы, предоставить саму работу и своевременно и в полном размере выплачивать заработную плату. Отношения в рамках указанного договора регулируются трудовым законодательством, в частности, Трудовым кодексом и соответствующими федеральными законами.

Признаки трудового договора:

включение работника в штат организации с обязанностью выполнять трудовые функции по определенной должности;
соблюдение работником правил внутреннего трудового распорядка, режима работы;
невозможность передачи работы третьим лицам;
обязательство работодателя регулярно выплачивать з/п и обеспечивать условия труда.

Порядок оформления по трудовому договору

Оформления на работу по трудовому законодательству включает следующие этапы:

Получение документов от работника.
Ознакомление сотрудника с локальными нормативными актами.
Заключение договора.
Оформление и регистрация документов на работника.
Внесение записи в трудовую книжку.

Принимая сотрудника на работу работодатель обязан уплачивать за него НДФЛ и страховые взносы, предоставлять налоговую, статистическую и иную отчетность, предусмотренную законодательством РФ, соблюдать права и интересы работника.

Более подробно с порядком приема на работу по трудовому договору вы можете ознакомиться здесь.

Гражданско-правовой договор

Гражданско-правовой договор – соглашение двух и более лиц, целью которого является выполнение определенных договором работ или услуг. Гражданско-правовой договор чаще всего заключается в случае, если необходимо выполнить разовую работу, если объем оказываемых услуг невелик и смысла принимать человека в штат на непродолжительный период нет.

Виды гражданско-правовых договоров

Существует несколько видов гражданско-правового договора:

подряда;
возмездного оказания услуг;
комиссии;
перевозки;
транспортной экспедиции;
доверительного управления имуществом;
поручения.

Примечание: заключение гражданско-правового договора в целом является намного более выгодным и удобным, нежели чем оформление трудового договора.

Обратите внимание, что при заключении гражданско-правового договора запись в трудовую книжку не вносится, но в общий трудовой стаж время работы по указанному договору включается. В случае, если договор заключается с физическим лицом, работодатель обязан уплатить за работника подоходный налог и страховые взносы в ПФР и ФОМС (в ФСС взносы уплачиваются только в том случае, если это оговорено в договоре).

Сравнение трудового и гражданско-правового договоров

Более подробно с видами гражданско-правового договора, его плюсами и минусами для работодателя и работника можно ознакомиться здесь.

Удаленная работа

Удаленной работой признается деятельность сотрудника, осуществляемая вне стационарного места работы (дома, в транспорте, кафе, за границей и т.п.). Задание от работодателя сотрудник как правило получает удаленно: по почте, через Интернет и т.д.

Удаленная работа бывает двух видов:

Надомная.
Дистанционная.

Надомная работа предполагает изготовление продукции, имеющей материально-вещественную форму, например, сбор ручек, выращивание грибов, вышивка, вязание и т.п.

Результатом дистанционной работы является не вещь, а информация, сведения, объекты интеллектуальной собственности. Дистанционными сотрудниками могут быть журналисты, редакторы, контент-менеджеры, копирайтеры, программисты и т.д.

Удаленного работника можно оформить как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору.

Примечание: уплата обязательных платежей и взносов зависит полностью от способа оформления сотрудника, и наличия у него статуса ИП.

Заемный труд

Заемным трудом признается труд работников по распоряжению работодателя, осуществляемый в интересах, под управлением и контролем лиц, с которыми у них нет трудовых отношений. С 2016 года заемный труд, за исключением отдельных случаев, в РФ запрещен.

Существует 2 вида заемного труда:

Аутсорсинг.
Аутстаффинг.

Аутсорсингом признается передача определенных функций или задач стороннему исполнителю (организации, ИП, физическому лицу). Отношения в рамках аутсорсинга в большинстве случаев оформляются договором возмездного оказания услуг. Чаще всего на аутсорсинг отдают ведение бухгалтерского, налогового и кадрового учета (составление и сдача деклараций, ведение отчетности и т.п.), юридическое сопровождение. Так как при аутсорсинге не происходит передача работников исполнителя заказчику данная форма заемного труда является разрешенной и может применяться работодателем для сокращения расходов по содержанию штата сотрудников.

Аутстаффинг представляет собой передачу сотрудников от исполнителя к заказчику. Работники числясь в штате исполнителя осуществляют свою работу и находятся в подчинении у третьего лица. Данный труд с 2016 года является запрещенным и его применение влечет привлечение к административной ответственности.

Исключение по использованию заемного труда сделано для:

частных агентств занятости, отвечающих определенным условиям (наличие аккредитации, применение общей системы налогообложения).
юридические лица при направлении сотрудника к своим аффилированным лицам при соблюдении условий и порядка предоставления работников, утвержденных соответствующим федеральным законом. На настоящий момент указанный закон не принят.

Неофициальное трудоустройство

Работа без официального оформления сотрудника грозит работодателю довольно серьезными проблемами. Действующим законодательством предусмотрена административная, налоговая и уголовная ответственность за незаконный найм и трудоустройство сотрудников.

Так, по КоАП РФ работодатель может быть привлечен за нарушение трудового законодательства, что грозит ему, в свою очередь, штрафом от 1000 до 5000 руб. для ИП и от 30 000 до 50 000 руб. для организации.

К налоговой и уголовной ответственности работодатель привлекается в связи с тем, что не исполняет в должной мере обязанности налогового агента, а именно, не исчисляет и не перечисляет в бюджет суммы налогов за своих неоформленных сотрудников.