Опись документов в личном деле работника бланк

Личное дело сотрудника – это совокупность документов, которые отражают деятельность человека, свидетельствуют о его работоспособности. Личное дело часто сравнивают с трудовой книжкой, но это грубая ошибка. Трудовая книжка, в первую очередь, отличается тем, что не содержит никакой дополнительной информации о работнике, кроме места его нынешней и прошлой работы.

При устройстве на работу, на предприятии сразу же формируется личное дело нового сотрудника, которое состоит из ряда необходимых бумаг (набор стандартный и регламентирован законодательством). Отвечать за ведение, формирование, внесение каких-либо изменений в личное дело может только уполномоченный сотрудник отдела кадров.

Личное дело отображает качества работника, его возможность выполнять свои обязанности на месте работы. По необходимости эти бумаги могут предоставляться правоохранительным органам.

Как правило, личное дело содержит не только информацию о сотруднике, но и все замечания и выговоры по поводу его работы. Информация об опозданиях, предупреждения. Если одно из замечаний вноситься в личное дело, то стоит насторожиться, ведь это очень серьезно.

Какие документы входят в состав личного дела?

Рекомендуется размещать документы в личном деле в такой последовательности:

1. Опись состава личного дела, последовательность всех документов для удобного поиска.
2. Заявление о приеме на работу.
3. Анкета работника с фотокарточками.
4. Трудовой договор.
5. Копия приказа о приеме на работу.
6. Копия аттестата и диплома об образовании.
7. Документы из воинской части, а также подтверждающие отсутствие судимостей.
8. Прописка по месту жительства.
9. Характеристики с прошлых мест работы, рекомендательные письма.

Опись личного дела работника состоит из заголовка, номера и индекса документа, даты включения, номера листов и примечание. В примечании, как правило, указывается какой документ используется – копия или оригинал.

Как ведется?

Все личные дела предприятия отображаются в специальной тетради или журнале, где им предоставляется специальный номер по месту работы. В таком журнале содержится краткая информация о деле: Ф.И.О. сотрудника, дата передачи в архив, дата начала ведения дела, номер.

Ошибочно мнение, что любой сотрудник отдела кадров имеет доступ к личным делам работников. Это не так, вся власть и возможность внесения изменений производится уполномоченным человеком. Изменения могут быть следующими: документы из ЗАГСа, смене имени и другие. При этом в личное дело вносятся копии документов, подтверждающих факты.

Правильное хранение личных дел очень важно, ведь это конфеденциальная информация, доступ к которой имеет ограниченное количество человек.

Сроки хранения личных дел:

• личные дела сотрудников хранятся до 75 дней;
• личные дела руководящих должностей могут храниться неограниченное количество времени;

Срок хранения начинается с того момента, когда дело передается в архив.

Порядок оформления

Так как на любом предприятии из-за большого количества сотрудников уследить за всеми документами и их потоком невозможно, то очень важно соблюдать все правила оформления, дабы избежать потери важной информации, которая может препятствовать организации рабочего процесса.

Грамотное хранение и оформление личных дел всех сотрудников значительно упрощает задачу:

1. Например, если предприятие достаточно крупное и на нем работает большое количество сотрудников, следует размещать их личные дела по алфавиту. Это упростит поиск нужной папки.
2. Страниц в личном деле работника не должно быть больше чем 250.
3. Титульный лист должен отображать только основные данные о личном деле. Это Ф.И.О. сотрудника и номер дела на предприятии.

Хранение личных дел можно производить такими способами:

1. В алфавитном порядке.
2. По структурным подразделениям компании(отделы).
3. Нумерация дел по их номерам или присвоение номеров при оформлении.

Образец

Как говорилось выше, только уполномоченные сотрудники имеют доступ к внесению изменений в личные дела.

Заголовком к личному делу служит Ф.И.О. работника. Также могут указываться вариации написания фамилии или девичья фамилия женщины. Например: Хлебная (Калинина) Елена Максимовна.

При оформлении личного дела разрешается принимать документы, которые датируются более ранним сроком, нежели дата принятия на работу сотрудника. Этот вопрос рассматривается в отдельных случаях, но, как правило, разрешается в пользу работника.

Полное оформление дела предусматривает такие пункты:

1. Оформление и внесение данных на обложку папки (оформление обложки будет рассматриваться далее).
2. Важно зафиксировать количество листов в деле (не более 250 страниц).
3. Оформление листа-заверителя.
4. Внутренняя опись документов в соответствии с наявным количеством собранного количества, проверка данных.
5. Подшивка, переплет дела.
6. Внесение необходимой информации в обложку личного дела сотрудника.

Очень важно знать то, какие документы подшиваются, а какие нет. В подшивку дела входят только самые важные и значимые документы, которые могут храниться сроком до 75 лет. Если имеются документы о начале отпуска, заявления об отпуске за свой счет и подобное, то эти документы не входят в подшив папки. Они прикладываются к общему количеству.

Инструкция по заполнению

После заведения личного дела сотрудника необходимо, чтобы он заполнил анкету. Анкета должна давать исчерпывающие ответы на все вопросы. Лаконичные и четкие ответы без лишней воды. После анкеты следует разместить фотокарточку работника.

Это должно быть новое фото, а не то, где ему 18, когда на самом деле перед вами стоит мужчина лет 40. Автобиография должна быть составлена грамотно, отражать все этапы жизни работника. Образовательные учреждения, интересы, места работы и другое.

Копии документов об образовании или о повышении квалификации в отдельных сферах должны быть заверены в первую очередь. Сотрудник при составлении личного дела обязывается своевременно сообщать о любых изменениях(фамилия, имя и другое).

Внешняя характеристика работника подписывается директором предприятия, а внутренняя – руководителем подразделения или отдела фирмы. Все страницы обязательно должны быть пронумерованы.

Образец оформления титульного листа

ГОСТ 17914-72 от 17 июля 1972 года регулирует правила оформления личных дел, они следующие:

1. Вверху титульного листа может находиться информация, которую разрешается заполнять только муниципальным или государственным архивом, это коды, даты сдачи документов в архив и другое.
2. В центре титульного листа, слегка отступив сверху, необходимо указать название организации. Как правило, в этом месте пишется сокращенное наименование фирмы.
3. Ниже наименования предприятия указывается отдел, в котором работает новый сотрудник.
4. Затем указывается номер дела, который берется в скобки. Перед ним обязательно нужно указать индекс, также в круглых скобках.
5. Затем прописывается заголовок личного дела. В качестве заголовка используется фамилия, имя, отчество работника.
6. Правый нижний угол титульного листа предназначен для такой информации, как срок принятия на работу сотрудника, день увольнения, срок хранения документации, дата сдачи в архив и другое.

Источник: hardcorecase.ru

Что такое опись и как она оформляется

Внутренняя опись представляет собой перечень с указанием основных реквизитов бланков, входящих в папку, или личное дело работника. Эта форма используется кадровым отделом организации.

Как выглядит образец заполнения документа? Вначале прописывают заголовок. Далее вносят информацию о работнике, информация о котором будет храниться в личном деле. Также указывают название предприятия, с которым заключен трудовой договор.

Непосредственно в самой таблице отражены следующие сведения:

1. Порядковый номер документа.
2. Регистрационный индекс.
3. Дата составления.
4. Заголовок.
5. Номера листов дела.
6. Дополнительные отметки (например, состояние документа, в случае изъятия или возврата причины, прочие примечания).

Под сводкой вписывают число отдельных наименований в деле. К примеру, если вся папка состоит из одного многостраничного документа, в строке «Итого» так и будет указано: 1 документ. Внизу бланка ставится подпись заполнившего сотрудника, обязательно с расшифровкой.

Правила оформления описи

Количество листов внутренней описи документов личного дела строго не регламентировано и зависит от объема. Для небольшой папки может быть достаточно одностраничной формы. Если же опись включает несколько листов, их следует пронумеровать.

В основном форма готовится в одном экземпляре и вкладывается в дело.

Важно! Если сотрудник просит предоставить ему копию внутренней описи документов, отказать ему работодатель не вправе.

Перечислим еще несколько рекомендаций по оформлению бланка:

• отсутствие ошибок и исправлений;
• внесение только достоверной и точной информации;
• хранение вместе с личным делом (можно либо прикрепить к обратной стороне первой обложки, либо просто вложить в папку).

Для бланка можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Допускается его заполнение от руки. Однако в большинстве случаев удобнее воспользоваться компьютером.

Где взять бланк для заполнения

Единого образца внутренней описи документов дела, обязательного для применения во всех организациях, не существует. Если сотрудников немного, в некоторых фирмах бланк формируется для каждого нового дела. Однако при большом количестве работников такой вариант вряд ли подойдет. Предпочтительно создать фирменный образец и утвердить его в учетной политике компании.

Напомним, какие сведения должны содержаться в бланке:

• название организации;
• данные сотрудника, на которого оформлено личное дело: его ФИО и должность;
• список вложенных бумаг, выполненный в виде таблицы;
• количество отдельных наименований, включенных в личное дело.

Стоит отметить, что перечень бумаг в личном деле постоянно меняется. Какие-то документы добавляются в папку, другие изымаются. Все подобные корректировки следует своевременно отражать в описи и указывать день, когда эти изменения произошли. При изъятии документа также вносятся причины и лица, затребовавшие его на руки.

В основном, в опись личного дела работника включают трудовые книжки, договора, сертификаты о полученном образовании или пройденных курсах. Туда же вкладывают заявление с просьбой принять на работу, личную карточку, автобиографию и характеристики. Также стоит вносить туда копии приказов в отношении работника, поощрения, информацию о научных достижениях, должностную инструкцию и сведения, затрагивающие вопросы охраны труда и безопасности.

Кто ответственен за ведение личного дела

Основное требование к сотруднику, который будет заниматься составлением внутренней описи, — владение информацией о порядке ее заполнения. В зависимости от масштабов предприятия, эти обязанности могут поручаться:

• кадровому специалисту;
• руководителю организации;
• секретарю.

Чаще всего на крупных предприятиях составление внутренней описи поручается кадровикам. Ведение дел обязательство кадрового отдела, поэтому и дополнение к нему поручается им.

Стоит заметить, что на этих работников возложена ответственность за хранение бумаг, обозначенных в описи. В судебной практике встречаются случаи обращений в суд в связи с утерей предоставленных в кадровую службу документов.

К каким делам требуется прилагать опись

На самом деле от кадрового отдела не требуется составлять опись ко всем делам. Этот документ по содержанию напоминает оглавление книги. Его составляют:

• к личным делам;
• к делам, которые требуют полного оформления: со сроком хранения более 10 лет либо к тем, которые находятся в архиве бессрочно.

В трудовой практике имеет место увольнение работника. В такой ситуации выдача ему на руки личного дела не допускается. Папка передается на хранение в архив. Если в описи остались пустые строки, они перечеркиваются. С увольнением ведение личного дела прекращается, а значит, вносить пометки во внутреннюю опись не имеет смысла.

Таким образом, внутренняя опись это бланк, представляющий собой перечень наименований и реквизитов документов, содержащихся в личном деле. В зависимости от объема папки он может быть одностраничным или включать несколько листов. В бланк вносят название документа, его регистрационный и порядковый номер, номера страниц дела и прочие отметки.

После увольнения работника опись вместе с личным делом передается в архив. Далее можно скачать образец документа по ссылке.

Источник: blanki.mwmoskva.ru

Для чего ведется личное дело?

Ведение личных дел работников возлагается на предприятии на специалистов кадрового отдела.

Личные дела сотрудников представляют по своей сути подшивку из представленных работником копий и оригиналов документов, приказов, заявлений и других подобных бланков.

Папка с делом открывается после издания приказа на прием сотрудника и закрывается — после выпуска приказа на увольнение.

В процессе принятия решения по управлению персоналом соответствующим специалистам необходимо получать информацию о конкретном работнике. В этом случае самым полным источником считается личное дело работника. Ведь оно содержит объективную информацию.

Также личные дела сотрудников позволяют в кратчайшие сроки предоставлять информацию о работниках по поступающим запросам извне.

Необходимость ведения личных дел

В государственных организациях

Федеральные и муниципальные законы обязуют специалистов бюджетных организаций и учреждений на каждого своего служащего и работника оформлять и вести личное дело. Это необходимо для систематизации информации и документов по личному составу данных учреждений, а также для выполнения требования некоторых законов.

В частных компаниях

Нормы ТК РФ не предусматривают обязанность фирмы по ведению личных дел работающих на предприятии. Но такую необходимость могут определять вышестоящие организации и собственники.

При решении вопроса о ведении личного дела нужно использовать принцип целесообразности. На малых предприятиях личные дела работников заводятся, как правило, на руководящий состав компании — директора, его заместителя, главного бухгалтера, его заместителя.

В связи с удобством большинство компаний оформляют личное дело на каждого своего  сотрудника.

Документы для формирования личного дела

Точный список бланков, включаемых в личное дело, определен только для государственных и муниципальных организаций и учреждений. Для остальных компаний не существует строго списка, содержащего какие именно должны быть документы в личном деле работника. Они также могут использовать существующий перечень для бюджетной сферы.

Каждое личное дело желательно начинать с перечня бланков, входящих в его состав. Документы, включаемые в личные дела работников, подразделяют на несколько категорий.

Документы, предоставляемые при поступлении сотрудника в компанию:

• Резюме кандидата, анкета, характеристика или же автобиография;
• Заявление о приеме;
• Копии паспорта, документа об образовании, свидетельств СНИЛС, ИНН, о браке, рождении детей.
• Копия военного билета (при наличии)
• Справки о прошедшем медосмотре, медицинские книжки;
• Справки об отсутствии судимости.
• Справки с прежних мест работы и т. д.

Документы, оформляемые отделом кадров при поступлении:

• Личная карточка сотрудника;
• Трудовой контракт с работника (экземпляр компании);
• Договор о материальной ответственности;
• Копия распоряжения о приеме на работу.

Документы, оформляемые при осуществлении работником трудовой деятельности:

• Должностная инструкция;
• Документы по аттестации или повышении квалификации работника;
• Согласие на обработку ПД;
• Заявление о предоставлении вычетов;
• Заявления на отпуска;
• Копии приказов об их предоставлении, приказов о поощрении, взыскании, переводе;
• Справки о последующих медосмотрах;
• Докладные и объяснительные в отношении данного сотрудника;
• Копии документов, на основании которых осуществляются изменения личных данных.

Скачать бланки для оформления личного дела

Титульный лист в формате Word.

Образец обложки в формате Word.

Пример внутренней опись документов, в формате Word.

Порядок оформления личного дела

Папка личного дела открывается на работника в момент его приема работу. Самой первой в нее подшиваются личная карточка, анкета, документы, представленные при поступлении в компанию.

Процесс создания личного дела обычно включает следующие этапы:

• Заполнение титульного листа (обложки);
• Оформление листа-заверителя дела;
• Заполнение внутренней описи;
• Подшивка или переплет документов дела.

Титульный лист

В верхней части титульного листа записываются наименование компании, а также обозначение подразделения, в котором трудится данный сотрудник. В правый угол крупно записываются номер дела и текущее число листов в описи.

Посередине листа проставляются полные Ф.И.О. работника. Допускается записывать здесь же вариации фамилии (к примеру, девичью фамилию замужней женщины).

Внизу титульного листа отмечаются даты начала и завершения регистра, общее количество листов, собранных в нем, номинальный срок хранения.

При передаче дела на хранение в архив, на свободном месте указывается номер согласно принятой в архиве номенклатуры.

Лист-заверитель

Данный документ составляется на отдельном листе А4 или А5. Запрещается делать его на обратной стороне обложки или чистый оборот на последнем листе документа дела. Если произведена прошивка дела без листа-заверителя, то он приклеивается за верх на обложку извнутри.

Лист-заверитель предназначен для отметки о нумерации документов в деле, физическом состоянии листов, особенности заполнения отдельных бланков и т. д.

В частности, здесь отмечаются:

• Литерные номера листов;
• Пропущенная нумерация страниц;
• Листы с фотографиями;
• Вшитые крупноформатные листы;
• Конверты с подшитыми вложениями в них;
• Поврежденные листы

Внутренняя опись

На описи отмечается номер дела и его заголовок (обычно это Ф.И.О. работника).

В табличной части документа последовательно указывается информация о новых бланках, добавляемых в дело. Сюда заносятся порядковый номер, индекс документа (при наличии), название, количество листов в новом документе.

В конце списка словами и цифрами записывается общее число подшитых документов, а также количество в описи страниц.

В завершение, документ подписывается кадровым специалистом, с расшифровкой Ф.И.О. и проставлением даты оформления.

Порядок ведения личных дел (учет, внесение изменений)

В процессе выполнения трудовых функций работающего, его личное дело будет дополняться различными документами — дополнительными соглашениями, копиями приказов, объяснительными и докладными записками, результатами аттестаций и многими другими. При этом все новые бумаги должны располагаться строго в хронологическом порядке.

Также в папку рекомендуется вставлять (но не подшивать) фотографию работника, и производить ее обновление не реже 1 раза в 5 лет.

Ответственный сотрудник обязан следить за актуальностью сведений в личном деле. Если меняются какие-либо сведения, указанные в основных документах дела (анкете, личном листке), то старый документ ни в коем случае не изымается, а составляется специальный бланк-дополнение. Они не имеют установленной формы и разрабатываются в каждой компании самостоятельно.

Хранение документов

Личные дела сотрудников содержат персональные данные, а потому должны храниться в сейфе или специальном шкафу, запираемом на ключ. При этом непосредственно в кадровой службе должны находиться документы только работающих сотрудников, а все остальные передаются на хранение в помещение архива.

Личные дела работников могут храниться следующими способами:

• По алфавиту;
• По структурным подразделениям;
• По табельным номерам работников или по номерам дел, присвоенных при их открытии.

На полках папки располагаются корешком наружу, в порядке присвоения им номеров.

Личные дела должны располагаться отдельно от бланков личных карточек и трудовых.

Выдают ли сотрудникам на руки личные дела?

Личные дела на руки работникам не выдаются. Однако, он может ознакомиться со всеми документами, которые подшиты в его папку, в помещении кадровой службы и в присутствии специалиста. Последний должен зафиксировать факт обращения к личному делу со стороны.

Во время работы с личным делом запрещено вносить в него какие-либо исправления, делать пометки, забирать документы и т. д. Любые изменения имеет право делать только уполномоченный на это кадровый работник. После возвращения необходимо проверить, все ли документы дела на месте и в исходном виде.

Источник: kadrypro.ru